TUGAS RECEPTIONIST DALAM UPAYA MENINGKATKAN KUALITAS KEPUASAAN PELANGGAN

TUGAS RECEPTIONIST DALAM
UPAYA MENINGKATKAN KUALITAS KEPUASAAN
PELANGGAN PADA POLITEKNIK LP3I JAKARTA KAMPUS

PASAR MINGGU

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan
Program Diploma Tiga Politeknik LP3I Jakarta

Oleh :
Luthfia Azzahra Ishak

180113010006

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK LP3I JAKARTA
2021

i

ABSTRAK

TUGAS RECEPTIONIST DALAM MENINGKATKAN KUALITAS KEPUASAN
PELANGGAN PADA POLITEKNIK LP3I JAKATA KAMPUS PASAR MINGGU

Luthfia Azzahra Ishak
([email protected])

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui tugas receptionist dalam meningkatkan
kualitas kepuasan pelanggan, mulai dari menjawab, mentransfer telepon dan
panggilan langsung, menerima dan menyampaikan pesan, menerima tamu yang
hadir serta mendata kunjungan tamu, menerima dan menyortir surat pengiriman,
mengrsipkan surat masuk dan keluar serta tanda terima, menyiapkan transportasi
dan akomodasi, dan menjaga kerapian area receptionist. Tujuan penelitian ini
adalah untuk mengetahui kendala dan solusi alternatif dalam pemecahan masalah.
Teknik pengumpulan data melalui observasi, yaitu mengamati langsung objek yang
diteliti dan beberapa bahan referensi yang penulis dapatkan dari buku maupun jurnal
terbaru. Kendala yang ditemui dalam tugas receptionist dalam meningkatkan
kualitas kepuasan pelanggan karena tidak jarang receptionist pada saat menerima
telepon pada saat bersamaan juga kedatangan tamu dengan posisi receptionist
sedang bertugas sendirian, solusinya receptionist meminta bantuan kepada partner
untuk handle telepon yang masuk.
Kata Kunci : Tugas, Receptionist, Kualitas, Kepuasan Pelanggan

iv

ABSTRACT

TUGAS RECEPTIONIST DALAM MENINGKATKAN KUALITAS KEPUASAN
PELANGGAN PADA POLITEKNIK LP3I JAKATA KAMPUS PASAR MINGGU

Luthfia Azzahra Ishak
([email protected])

This research was conducted to determine the receptionist's duties in improving the
quality of customer satisfaction, ranging from answering, transferring telephone and
direct calls, receiving and delivering messages, receiving guests who were present
and recording guest visits, receiving and sorting mailings, archiving incoming and
outgoing mail and signs. receive, prepare transportation and accommodation, and
keep the receptionist area tidy. The purpose of this study is to determine the
constraints and alternative solutions in problem solving. The technique of collecting
data is through observation, which is directly observing the object under study and
some reference material that the author gets from the latest books and journals. The
obstacles encountered in the receptionist's duties in improving the quality of
customer satisfaction are because it is not uncommon for the receptionist to receive
a call at the same time when guests arrive with the receptionist on duty alone, the
solution is that the receptionist asks for help from a partner to handle the incoming
phone.

Keywords: Tasks, Receptionist, Quality, Customer Satisfaction

v

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir
(TA) ini tepat pada waktunya.

Sebagaimana ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa mahasiswa
tingkat akhir diharuskan menyusun dan memaparkan Tugas Akhir (TA) sebagai
salah satu persyaratan penyelesaian pendidikan Politeknik LP3I Jakarta Program
D3. Untuk itu penulis melakukan observasi dari bulan November - Februari 2021 di
Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu kemudian meyusun laporan Tugas
Akhir (TA) ini di bawah bimbingan Ibu May Vitha Rahmadhani, S.S., M.SI.

Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak
yang telah terlibat dalam mendorong dan membantu penulis dalam pelaksanaan
penyusunan pelaporan Tugas Akhir, khususnya kepada :
1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Akhwanul Akmal, S.P., M.Si.

2. Wakil Direktur Bidang Akademik, Dra. Euis Winarti, M.M.
3. Wakil Direktur Bidang Non Akademik, Teddy Setiady, S.Sos., M.Kom.

4. Wakil Direktur Bidang Pemasaran, Rini Mardikawanty, S.Kom., M.A.
5. Ketua Jurusan Administrasi, Mujtabah Fatururrahman, S.Pd., M.M.

6. Kepala Bagian Pembelajaran & Laboratorium, Dedi Mizawar, S.E.
7. Kepala Bagian Bahasa, Utep Sobarli, M.Pd.

8. Kepala Bagian Agama Subly Abbas, M.E.Sy.
9. Dosen Pembimbing Tugas Akhir, Ibu May Vitha Rahmadhani, S.S., M.SI.

yang bersedia membimbing penulis dalam menyusun Tugas Akhir di tengah
kesibukannya.

10. Kepada Direktur PT Laksana Aneka Sarana Bogor Bapak Siddiq.
11. Kepada Seluruh Dosen Politeknik LP3I Jakarta kampus Pasar Minggu yang

telah mengajarkan penulis pengetahuan tentang ilmu dan Bisnis.

viii

12. Kepada Orang Tua dan keluarga tercinta yang telah memberikan dukungan
moril maupun spritual beserta do’anya.

13. Teman-teman yang selalu memberikan dukungan dan bantuannya.
14. Kepada semua pihak yang membantu dalam menyelesaikan Tugas Akhir

(TA) ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Untuk semua bimbingan dan petunjuk yang telah diberikan, penulis mengucapkan
terima kasih semoga kebaikan Bapak/Ibu mendapat balasan yang berlipat ganda
dari Allah SWT.
Akhir kata penulis berharap semoga laporan Tugas Akhir (TA) ini dapat bermanfaat
bagi kita semuanya, khususnya bagi perusahaan dan Mahasiswa/Mahasiswi
Politeknik LP3I Jakarta.
Jakarta, 19 Juni 2021

Luthfia Azzahra Ishak
Penulis

ix

DAFTAR ISI

COVER ...................................................................................................................... i
PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR.................................................................ii
PENGESAHAN UJIAN TUGAS AKHIR ....................................................................iii
ABSTRAK .................................................................................................................iv
ABSTRACT................................................................................................................v
SURAT KETERANGAN OBSERVASI ......................................................................vi
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR ...............................................vii
KATA PENGANTAR ...............................................................................................viii
DAFTAR ISI ...............................................................................................................x
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................................... 1
1.2Alasan Pemilihan Objek ...................................................................................... 2
1.3Tujuan dan Manfaat Penulisan ............................................................................ 3

1.1.1Tujuan Penulisan ................................................................................... 3
1.1.2Manfaat Penulisan .................................................................. .............. 3
1.4Rumusan Masalah .............................................................................................. 4
1.5Batasan Masalah ................................................................................................ 4
1.6Metodologi Penulisan .......................................................................................... 6
1.7Sistematika Penulisan ......................................................................................... 6
BAB II LANDASAN TEORI
2.1Tugas .................................................................................................................. 7
2.1.1Pengertian Tugas .................................................................................. 7
2.1.2Jenis-Jenis Tugas .................................................................................. 8
2.1.3Bentuk-Bentuk Tugas ............................................................................ 9
2.2Receptionist ...................................................................................................... 10
2.2.1Pengertian Receptionist ...................................................................... 10
2.3Kualitas Kepuasan Pelanggan .......................................................................... 11
2.3.1Pengertian Kualitas.............................................................................. 11

x

2.3.2Pengertian Kepuasan Pelanggan......................................................... 11
BAB III PROFIL PERUSAHAAN

3.1Sejarah Politeknik Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi
Indonesia (LP3I) Jakarta ..................................................................................... 12

3.2Visi dan Misi Politeknik LP3I Jakarta ................................................................... 13
3.3Aspek Kegiatan Usaha ........................................................................................ 14
3.4Struktur Organisasi Perusahaan.......................................................................... 18
3.5Deskripsi Kerja .................................................................................................... 19
BAB IV PEMBAHASAN

4.1Tugas Receptionist pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu .. 23
4.2Kendala-Kendala Yang Dihadapi Receptionist pada Politeknik .................. 33
4.3Solusi yang Dilakukan Terhadap Kendala dari Tugas Receptionist pada

Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu ......................................... 34
BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan
5.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
BIODATA PENULIS

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1Logo Perusahaan ..................................................................................12
Gambar 3.4Struktur Organisasi ................................................................................18
Gambar 4.1Menjawab Telpon...................................................................................24
Gambar 4.2Menerima dan Menyampaikan Pesan ....................................................25
Gambar 4.3Receptionist ...........................................................................................27
Gambar 4.4Menerima Tamu.....................................................................................28
Gambar 4.5Menerima dan Menyortir surat Pengiriman ............................................29
Gambar 4.6Mengarsipkan Surat Masuk dan Keluar .................................................30
Gambar 4.7Mempersiapkan Transportasi.................................................................32
Gambar 4.8 Menjaga Kerapihan Area Receptionist ..................................................33

xii

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dengan adanya perkembangan zaman dan perubahan ekonomi saat
ini,makasegalasesuatukebutuhanmasyarakatcenderungmeningkat. Dalam
suatu perusahaan yang terdiri dari beberapa bagian yang membentuk
suatu organisasi. Pada umumnya memiliki bagian-bagian untuk mengatur
semua kegiatan yang ada di perusahaan tersebut. Bagian-bagian ini
terdiri dari bagian keuangan, bagian HRD, bagian umum, dan bagian
pemasaran. Untuk suatu organisasi harus memiliki sumberdaya manusia
dengan kualitas yang baik dansesuai.

Tuntutan masyarakat terhadap perkembangan dunia usaha sangat tinggi.
Sehingga perusahaan harus memperhatikan fungsi dariseorang
receptionist dalam sebuahperusahaan.

Pekerjaan seorang receptionist merupakan aspek yang sangat penting
bagi suatu perusahaan karena receptionist adalah saran dari segala
informasi dari perusahaan. Jika suatu perusahaan tidak memiliki
receptionist maka segala informasi tentang perusahaan tersebut akan
sulit diketahui baik dalam menangani telepon maupun melayani tamu
yangdatangkekantorkarenatamuharusmenemuibagianreceptionist terlebih
dahulu. Hingga seorang receptionist sangat penting bagi suatu
perusahaan.
Seorang receptionist dituntut untuk mampu melakukan komunikasi lisan
maupun tertulis dengan baik. Komunikasi lisan digunakan pada saat

1

menerima telepon maupun pada saat menerima tamu, sedangkan
komunikasi tertulis yaitu pada saat mengisi data atau informasi
dari tamu yang datang ke perusahaan.

Jabatan dari seorang receptionist sangat penting bagi suatu
perusahaan karena kesan pertama terhadap suatu perusahaan
dapat terlihat dari bagaimana pelayanan yang baik dari seorang
receptionist dalam menangani telepon maupun berinteraksi pada
tamu-tamu.

Fungsi dari seorang receptionist adalah penghubung bagi suatu
perusahaan ke perusahaan lain maupun menghubungkan pihak
lain yang berkepentingan dengan perusahaan.

Adapun tugas-tugas dari seorang receptionist pada umumnya
meliputi menerima tamu, melakukan panggilan melalui telepon,
menerima dokumen - dokumen atau surat yang masuk melalui
email, dan melakukan pencatatan surat masuk dan keluar.

Berdasarkan uraian di atas penulis tertarik untuk membuat judul
“Tugas Receptionist dalam Upaya Meningkatkan Kualitas
Kepuasan Pelanggan pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Pasar Minggu”

1.2 Alasan Pemilihan Objek
Penulis memilih judul tersebut karena penulis saat ini sedang
bergabung di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu,
sehingga data yang diambil penulis dapat dipertanggung

2

jawabkan.

1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan
Adapun penulisan yang diwujudkan dalam Tugas Akhir (TA) ini
mempunyai tujuan dan manfaat sebagai berikut:

1.1.1 Tujuan Penulisan
Adapun penulisan yang dilakukan dan dituangkan dalam
Tugas Akhir (TA) mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui tugas receptionist pada Politeknik
LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu.
2. Untuk mengetahui kendala apa yang dihadapi
receptionist pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Pasar Minggu.
3. Untuk mengetahui solusi apa yang dilakukan terhadap
kendala dari tugas receptionist pada Politeknik LP3I
Jakarta Kampus Pasar Minggu.

1.1.2 Manfaat Penulisan
Penulis berharap agar penulisan Tugas Akhir (TA) ini dapat
memberikan kontribusi kepada berbagai pihak, antara lain :
1. Bagi Penulis
Laporan tugas akhir ini merupakan implementasi dari
teori yang telah didapatkan semasa perkuliahan di
Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu, selain
itu penulis juga dapat mengembangkan wawasan dan
pengetahuan.

3

2. Bagi Perusahaan

Tugas Akhir (TA) ini bisa dijadikan masukan yang
dapat dikembangkan berkenaan dengan masalah
yang dibahas untuk membantu kinerja dari
receptionist pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Pasar Minggu.

3. Bagi Pembaca

Tugas Akhir (TA) ini bisa dijadikan sebagai tambahan
informasi dan sumber bagi pihak yang berkompeten
terhadap masalah yang dibahas, sekaligus sebagai
bahan perbandingan dari laporan sejenis yang pernah
dibuat sebelumnya dan juga laporan ini diharapkan
dapat memberikan kontribusi sebagai sumber ilmiah.

1.4 Rumusan Masalah

Berdasarkan judul di atas, maka penulis mengidentifikasi masalah
pada:

1. Apa saja tugas receptionist pada Politeknik LP3I Jakarta
Kampus Pasar Minggu?

2. Apa saja kendala yang dihadapi oleh receptionist dalam
menjalankan tugasnya pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Pasar Minggu?

3. Solusi apa yang sudah dilakukan receptionist terhadap
kendala yang dihadapi pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Pasar Minggu?

1.5 Batasan Masalah

Dalam kajian ini penulis hanya membatasi masalah-masalah yang
diteliti, yaitu tugas dan tanggung jawab receptionist pada Politeknik

4

LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu, dan hal-hal yang akan
dianalisa sesuai dengan identifikasi masalah yang telah ditentukan
oleh penulis.

1.6 Metodologi Penulisan

Dalam pembuatan Tugas Akhir (TA) ini, penulis membutuhkan
data- data yang berhubungan dengan kajian penulis, yaitu
bersumber dari :

1. Studi Lapangan (Field Research)

Yaitu penelitian dengan cara terjun langsung di dalam
Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu yang menjadi
objek kajian. Teknik pengumpulan datanya, yaitu wawancara
dan observasi.

2. Studi Pustaka (Library Research)

Yaitu pengumpulan data-data dengan cara mempelajari
berbagai bentuk bahan-bahan tertulis, seperti buku-buku
penunjang kajian, catatan-catatan, maupun referensi lain
yang bersifat tertulis.

1.7 Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan Tugas Akhir (TA) ini, pembahasan dan
penganalisaannya di klasifikasikan secara sistematis kedalam V
(lima) bab, yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, penulis mengemukakan tentang
latar belakang penulisan alasan pemilihan objek,
tujuan dan manfaat penulisan, identifikasi masalah,
batasan masalah, metodologi penulisan serta
sistematika penulisan.

5

BAB II : LANDASAN TEORI
BAB III
BAB IV Dalam bab ini, penulis mengemukakan berbagai
BAB V referensi atau tinjauan pustaka yang mendukung
kajian, atau analisis yang penulis sampaikan.

: PROFIL PERUSAHAAN

Dalam bab ini, diuraikan tentang segala sesuatu
yang terkait dengan sejarah singkat perusahaan, visi
dan misi, aspek kegiatan usaha, struktur organisasi,
deskripsi kerja.

: PEMBAHASAN

Dalam bab ini, terdiri dari analisa terhadap keadaan
tugas dan tanggung jawab sebagai receptionist serta
kendala yang dihadapi dan cara untuk
menanganinya.

: PENUTUP

Bab ini, berisi tentang kesimpulan, dan saran-saran
yang berguna bagi perusahaan sebagai bahan
masukan.

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Tugas

2.1.1 Pengertian Tugas

Menurut Eny Rohyati (2019:50) dalam pengertian tugas
diatas, terkandung hal-hal yang mendukung terlaksananya
penjaminan bahwa segala sesuatunya akan berjalan sesuai
dengan yang diharapkannya. Adapun hal-hal tersebut adalah
sebagai berikut :

“Hubungan kerja berarti hubungan antara orang
yang bertanggung jawab dengan pihak lain, baik di
dalam maupun di luar organisasi. Bentuk hubungan
kerja itu antara lain melaporkan kepada siapa saja,
dan perusahaan luar mana saja yang terlibat atau
menentukan tanggung jawab seseorang karyawan.
Bila kondisi kerja kurang memuaskan, maka proses
pertanggung jawaban itu tidak akan terlaksana
dengan baik. Kondisi kerja itu antara lain tingkat
kebisingan ruang kerja, resiko kerja, temperatur
ruangan, pencahayaan, dan sebagainya”.

Menurut Eny Rohyati (2016:45) menjelaskan bahwa
“Tugas adalah salah satu kewajiban yang harus
dikerjakan, pekerjaan yang merupakan tanggung
jawab, melakukan sesuatu demi mencapai suatu
tujuan aktifitas kerja yang jelas, dapat dikenali, terdiri
atas banyak kegiatan”.

Sedangkan menurut Budijardjo (2017:88) menjelaskan
bahwa :

7

“Tugas adalah salah satu dokumen tertulis yang
digunakan sebagai panduan kerja bagi karyawan
ataupun staf pada jabatan tertentu, yang mana berisi
gambaran tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh
karyawan pada jabatannya itu, serta penggambarkan
kedudukan karyawan tersebut dalam organisasi”

Menurut Bernadin dalam Eny Rohyati (2016:39)
menyebutkan bahwa

“Tugas merupakan perincian tentang kegiatan yang harus
dilaksanakan, bagaimana pelaksanaan dan mengapa tugas
itu harus dikerjakan.”

2.1.2 Jenis-Jenis Tugas

Menurut Sedarmayanti (2016:26) Tugas adalah aktifitas
kerja yang jelas, dapat dikenali, terdiri atas banyak
kegiatan. Tugas pengembangan sekretaris,
mengelompokkan pekerjaan atau tugas sekretaris kedalam
3 (tiga) bagian yaitu :

1. Tugas Rutin

Tugas rutin adalah tugas-tugas umum yang
hamper setiap hari dihadapi tanpa menunggu
intruksi khusus dari pimpinan atau tanpa
menunggu waktu sudah harus dilaksanakan,
sesuai dengan yang telah diterapkan dalam
uraian tugasnya:

a. Membuka surat
b. Menerima file
c. Menerima tamu
d.Menerima telepon
e. Menyimpan arsip/surat, dan
f. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan

pimpinan

8

2. Tugas Insidental

Tugas insidental adalah tugas yang tidak
setiap hari dihadapi oleh sekretaris, hanya
akan dilaksanakan apabila ada instruksi
khusus dari pimpinan. Pemberian tugas
khusus biasanya berdasarkan unsur
kepercayaan pimpinan kepada sekretarisnya
bahwa ia dianggap mampu dan bisa
diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas
tertentu.

3. Tugas Kreatif

Tugas kreatif adalah tugas atas prakarsa
sendiri, yakni tanpa diminta, atau
diperintahkan oleh pimpinan. Tugas ini
merupakan hasil pertimbangan sekretaris
dengan perlu tidaknya sesuatu dikerjakan,
sehingga dapat membantu meringankan
beban pekerjaan pimpinan.

2.1.3 Bentuk-Bentuk Tugas

Menurut Yuni Pantiwati (2016:25) bentuk-
bentuk tugas meliputi:

1. Portofolio
2. Pembuatan jurnal atau paper
3. Simulasi
4. Membuat desain dan presentas
5. Observasi kritis
6. Mengerjakan proyek individu dan

kelompok
7. Melaporkan hasil studi lapangan
8. Melakukan kegiatan pemecahan

masalah
9. Membuat peta konsep, dan

sebagainya.

9

2.2 Receptionist

2.2.1 Pengertian Receptionist

Menurut Herpinus Simajuntak (2016:112)

“Receptionist sebagai salah satu fungsi di sebuah
perusahaan/organisasi yang bertugas menerima
tamu/pelanggan (baik secara langsung maupun via
telepon) dan selanjutnya menyediakan dan
memproses informasi seputar hal yang terkait dengan
perusahaan/organisasi yang diwakilinya.”
Menurut Herpinus Simajuntak (2016:29) menyebutkan
bahwa :

“Seorang receptionist wajib memiliki sejumlah
keterampilanguna baik, diantaranya kemampuan
berkomunikasi secara verbal, menggunakan
perangkat telekomunikasi, dan juga kemampuan
berbahasa inggris untuk menimbang interaksi dengan
orang asing.”
Menurut Kasmir (2017:43) menyebutkan bahwa:

“Receptionist adalah penerimaan tamu atau juga penerimaan
telepon disebuah perusahaan juga ditentukan oleh
receptionist meskipun juga banyak faktor lainnya.
2.3 Kualitas Kepuasan Pelanggan

2.3.1 Pengertian Kualitas

Menurut Farid Firmansyah dan Rudy Haryanto
(2019:11) menyatakan bahwa :

“Kualitas adalah totalitas fitur dan
karakteristik produk atau jasa yang
bergantung kepada kemampuannya untuk
memuaskan kebutuhan yang dinyatakan atau
tersirat.”

10

2.3.2 Pengertian Kepuasan Pelanggan
Menurut Didin Fatihudin dan Anang Firmansyah
(2019:18) menjelaskan bahwa :
“Kepuasan pelanggan adalah pengukuran atau
indikator sejauh mana pelanggan atau
pengguna produk perusahaan atau jasa sangat
senang dengan produk-produk atau jasa yang
diterima.”

11

BAB III
PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Politeknik Lembaga Pendidikan dan Pengembangan
Profesi Indonesia (LP3I) Jakarta.

Gambar 3.1 : Logo Perusahaan
Sumber : LP3I

Awal berdirinya LP3I (Lembaga Pendidikan dan Pengembangan
Profesi) sebagai tempat kursus komputer, bahasa Inggris,
akuntansi dan sekretaris di tahun 1989. Menurut Syahrial Yusuf,
jika seseorang dapat melakukan hal-hal tersebut pasti
kesempatan kerja akan terbuka. Keistimewaannya, kursus yang
dimodifikasi oleh dirinya menggunakan pola pengajaran perguruan
tinggi. Sant itu cabang LP3I hanya satu berada di Pasar Minggu
dengan satu kelas berisi 25 orang, dengan 6-8 ruangan. Di awal
berdirinya, LP3I memiliki lebih dari 20 dosen, berstatus tetap dan
sementara.

12

Dua tahun kemudian, LP3I berkembang di wilayah Tangerang,
Jakarta Barat, Aceh, dan Bali. Tahun 2000 mendapat izin sebagai
perguruan tinggi kemudian berganti nama menjadi politeknik mulai
tahun 2003 dengan 30 cabang tersebar di Medan, Bandung, dan
Jakarta. Perubahan ini menandai bahwa LP3I mendapatkan izin
baru dari Direktorat Pendidikan Tinggi (DIKTI) untuk
menyelenggarakan program 3 tahun, vokasional “Untuk
memenuhi izin ini dilalui dengan berbagai persyaratannya. Kita
membuat studi kelayakan, sama seperti perguruan tinggi lainnya,
disesuaikan dengan kebutuhan,” jelas Isral.

Inspirasi pendidikan vokasional yang diusung LP3I ini didapatkan
Syarial dari mengadopsi pendidikan di Australia dan Jerman.
Menurutnya, banyak pendidikan di luar negeri yang berkonsentrasi
pada vokasional yang memberikan skill pada pelajarnya untuk
siap masuk dunia kerja. Maka dari itu, LP3I memposisikan dirinya
sebagai lembaga pendidikan untuk membantu menyiapkan tenaga
kerja. LP3I yakin bahwa pendidikan yang bagus akan
menghasilkan lulusan yan bagus pula dan mudah terserap oleh
industri.

LP3I juga bekerja sama dengan universitas-universitas tertentu di
daerah dan Melbourne Polytechnique karena sama-sama
mengedepankan vokasional. “Setelah dilihat, kurikulum kita sama
dengan Melbourne Polytechnique, level 4 untuk akuntansi.

3.2 Visi dan Misi Politeknik LP3I Jakarta

1. Visi Politeknik LP3I Jakarta

Menjadi lembaga pendidikan yang terus menerus menyelaraskan
kualitas pendidikannya dengan kebutuhan dunia kerja dalam

13

pembentukan SDM (sumber daya manusia) yang profesional
beriman dan bertaqwa.
2. Misi Politeknik LP3I Jakarta
a. Mencetak sumber daya manusia yang siap kerja dengan

kemampuan yang terampil dan profesional.
b. Membentuk kepribadian SDM (Sumber daya manusia) yang

memiliki jiwa dan kemampuan berwirausaha.
c. Membentuk sumber daya manusia yang berbudi luhur.
d. Membangun jaringan kemitraan dengan dunia usaha dan

industri serta asosiasi profesi di dalam dan luar negeri.
e. Memiliki networking melalui penggunaan teknologi informasi

dan komunikasi.
f. Menjadi lembaga pendidikan terbaik dengan kualitas

berstandar internasional.
g. Memiliki jaringan di dalam dan luar negeri.
h. Memiliki lembaga pendidikan yang dipercaya dan bermanfaat

bagi masyarakat.
i. Memberikan kesejahteraan dan rasa aman bagi karyawan

dan keluarganya.
3.3 Aspek Kegiatan Usaha

Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu merupakan sebuah
lembaga yang bergerak di bidang Pendidikan. Berikut ini beberapa
Program Studi yang ada di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar
Minggu yaitu:
1. Administrasi Bisnis

A. Visi

14

Program Studi yang unggul di bidang Administrasi Bisnis
dengan orientasi kerja dan winusaha tahun 2020.
B. Tujuan
Program Studi administrasi bisnis memiliki tujuan yang merujuk
pada tujuan lembaga dan merupakan turunan dari misi sebagai
berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang profesional, berjiwa mandiri dan

berbudi luhur.
b. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi dalam

penyerapan kerja di dunia usaha dan industri.
c. Menghasilkan lulusan yang memiliki wawasan wirausaha.
d. Menghasilan lulusan yang memiliki sertifikasi kompetensi di

bidang Administrasi Bisnis.
2. Komputerisasi Akuntansi

A. Visi
Menjadi Program Studi yang unggul di bidang aplikasi
komputer akuntansi dengan orientasi kerja dan wirausaha
pada tahun 2020.

B. Tujuan
Program Studi Komputerisasi Akutansi memiliki tujuan
yang merujuk pada tujuan lembaga dan merupakan
turunan dari misi sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang profesional, berjiwa mandiri
dan berbudi luhur.
b. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi dalam
penyerapan kerja di duian usaha dan industri.

15

c. Menghasilkan lulusan yang memiliki keterampilan
praktis di bidang akuntansi dan pajak yang berorientasi
pada kebutuhan dunia usaha dan Industri.

d. Menghasilkan lulusan yang memilki wawasan
wirausaha.

3. Manajemen Informatika

A. Visi

Menjadi program studi yang unggul dalam bidang
pengembangan dan penerapan perangkat lunak dengan
orientasi kerja dan wirausaha pada tahun 2020.

B. Tujuan

Program Studi Manajemen Informatika memiliki tujuan
yang merujuk pada tujuan lembaga dan merupakan
turunan dari misi sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mampu bekerja secara
profesional dalam penerapan sistem informasi dan
komunikasi serta mempunyai wawasan wirausaha di
bidang Manajemen Infomatka (Sistem Informasi).

b. Mewujudkan iklim akademik yang kondusif untuk
meningkatkan semangat proses pembelajaran yang
bermutu, relevan di bidang Manajemen Informatika.

c. Menghasikan penelitian di bidang Manajemen
Informatika dan komunikasi untuk pengembangan ilmu
pengetahuan.

d. Memberikan kontribusi keilmuan di bidang Manajemen
Informatika dan komunikasi untuk meningkatkan
kesejahteraan masyarakat.

16

e. Menghasikan lulusan yang memilki sertifikasi
kompetensi di bidang Manajemen Informatika dan
komunikasi serta diakui di dunia industri.

17

3.5 Deskripsi Pekerjaan
Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yang ada
pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu, dan penulis
hanya mendeskripsikan divisinya, yaitu divisi marketing, yaitu
meliputi :
1. Kepala Kampus
Tugas :
a. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan
tertinggi di lingkungan Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Pasar Minggu.
b. Menetapkan strategi – strategi untuk mencapai visi dan
misi kampus.
c. Mengkoordinasi dan mengawasi semua kegiatan di
kampus, mulai bidang Marketing, Finance & Human
Resource Departement (HRD), Akademik, dan Corporate
and Placement (C&P).
2. Koordinator Informasi Teknologi (IT)
Tugas :
a. Bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan
pemeliharaan kampus seperti membantu divisi.
b. Mengembalikan sistem yang bermasalah saat digunakan
user dengan waktu singkat.
c. Melakukan pembaharuan secara berkala pada sistem
ataupun aplikasi.

19

3. Kepala Bidang Kerja Sama dan Penempatan (C and P)
Tugas :
a. Membangun kerja sama antar perusahaan relasi untuk
menempatkan kerja bagi mahasiswa sebelum wisuda
atau setelah lulus dari Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Pasar Minggu.
b. Pelaksanaan layanan perizinan penempatan dan
pendayagunaan tenaga kerja.
c. Membina mahasiswa untuk memasuki dunia kerja mulai
dari training softskill, pembuatan Curriculum Vitae (CV),
dan simulasi tes seleksi kerja.

4. Kepala Bidang Akademik
Tugas :
a. Memonitor, mengevaluasi, dan menilai pelaksanaan
tugas di bidang pendidikan dan kerja sama.
b. Menyiapkan pendaftaran dan melaksakan wisuda
mahasiswa Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar
Minggu.
c. Menyusun data, memproses dan membagi ijazah
dinyatakan lulus dari Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Pasar Minggu.

20

5. Kepala Bidang Finance & HRD
Tugas :
a. Mengembangkan dan mengelola keuangan serta
memelihara sistem keuangan di Politeknik LP3I Jakarta
Kampus Pasar Minggu.
b. Menyusun laporan keuangan secara teliti dan benar.
c. Mempertanggung jawabkan jika mengalami kekeliruan
dalam mengelola keuangan.

6. Kepala Bidang Marketing
Tugas :

a. Menyusun strategi penjualan dengan membuat promosi
sesuai dengan trend pemasaran dan sumber daya
perusahaan.

b. Melakukan koordinasi kerja dan pembagian tugas serta
bertanggung jawab di lingkungan intern bagian
marketing untuk menghasilkan pola kerja yang lebih
baik.

c. Melakukan antisipatif dalam menghadapi penurunan
mahasiswa yang mendaftar di Politeknik LP3I Jakarta
Kampus Pasar Minggu.

21

7. Staff Marketing (Bagian Pemasaran)
Tugas :
a. Memperkenalkan atau memasarkan Politeknik LP3I
Kampus Pasar Minggu kepada siswa-siswi kelas tiga
SMA atau SMK.
b. Menyampaikan kepada Kepala Bidang Marketing tentang
segala sesuatu yang bermanfaat untuk meningkatkan
kualitas dan pemasaran.
c. Menjalin hubungan baik dengan calon mahasiswa.

8. Receptionist
Tugas :
a. Menjawab, mentransfer telepon, dan panggilan
langsung.
b. Menerima dan menyampaikan pesan.
c. Menerima tamu yang hadir serta mendata kunjungan
tamu.
d. Menerima dan menyortir surat serta pengiriman.
e. Mengarsipkan surat masuk dan keluar serta tanda
terima.
f. Menyiapkan transportasi dan akomodasi jika ada
karyawan yang akan ke luar kota.
g. Menjaga kerapian area Receptionist

22

BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Tugas Receptionist pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Pasar Minggu
Tugas dari seorang receptionist sangatlah penting bagi
Politeknik LP3I Jakarta kampus Pasar Minggu, karena
seorang receptionist harus bisa memberikan pelayanan yang
memuaskan, baik dalam menerima tamu penanganan telepon
masuk dan keluar dan menerima dokumen dokumen yang
masuk melalui email, atau juga bisa melalui surat.
Adapun tugas-tugas yang dilakukan receptionist pada
Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu sebagai berikut
:
1. Menjawab, Mentransfer Telepon, dan Panggilan
Langsung.
2. Menerima dan MenyampaikanPesan.
3. Menerima Tamu yang Hadir Serta Mendata
KunjunganTamu.
4. Menerima dan Menyortir Surat Pengiriman.
5. Mengarsipka surat masuk dan keluar serta tanda
terima.
6. Menyiapkan transportasi dan akomodasi jika ada
karyawan yang keluar kota.
7. Menjaga kerapian area receptionist.

23

Adapun tugas-tugas receptionist dalam upaya meningkatkan
kualitas kepuasan pelanggan, antara lain :

1. Menjawab, Mentransfer Telepon, dan Panggilan
Langsung
Suara receptionist Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Pasar Minggu mewakili suara pimpinan dan bagian
lainnya di perusahaan begitu juga dalam suara
bertelepon seorang receptionist harus terdengar
lembut namun tegas dan berbicara seolah-olah
sedang berhadapan langsung dengan si penelpon.

a. Apabila ada telepon masuk berdering seorang
receptionist harus menyiapkan buku atau kertas
kecil untuk mencatat bila ada informasi yang
penting agar tidak lupa.

b. Lalu receptionist segera mengangkat telepon itu
menawarkan bantuan kepada si penelpon.

c. Setelah ada jawaban dari penelepon lalu
receptionist menanyakan nama si penelpon dan
keperluannya untuk apa

d. Setelah receptionist mengetahui identitas dari
penelepon tersebut receptionist langsung
menghubungkan sesuai dengan permintaan si
penelpon, namun jika si penelpon ingin berbicara
dengan pimpinan maka terlebih dahulu kita
menyambungkan ke sekretarisnya terlebih
dahulu.

e. Jika jawabannya Iya, maka karyawan tersebut
akan langsung mengambil lain tersebut dan
receptionist langsung menutup teleponnya

24

Umumnya tamu-tamu yang datang ke Politeknik LP3I
Jakarta kampus Pasar Minggu adalah tamu yang sudah
melakukan perjanjian tamu yang tanpa perjanjian.

Adapun penanganan melayani tamu yang dilakukan oleh
seorang receptionist adalah :

A. Tamu yang sudah melakukan perjanjian sebelumnya

Jenis tamu seperti ini adalah seorang karyawan yang telah
mengundang sebelumnya tamu tersebut untuk datang ke
kantor. pada waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Agar
receptionist tidak bertanya lagi tentang maksud dan tujuan
kedatangan tamu tersebut, tamu yang sudah melakukan
perjanjian ini untuk keperluan meeting dan bisa juga untuk
melakukan janji temu dengan pimpinan, tamu tersebut
sudah mengkonfirmasi pada bagian receptionist.
Langkah-langkah yang dilakukan seorang receptionist pada
saat tamu tersebut datang yaitu :

a. Tamu yang berkunjung ke Politeknik LP3I Jakarta
Kampus Pasar Minggu, terlebih dahulu mengisi
bukutamu.

b. Setiap tamu yang berkunjung harus disambut
denganramah, berikan senyuman, mengucapkan
salam dan menanyakan keperluannya untuk
bertemu dengan siapa di bagianapa.

c. Setelah receptionist tahu keperluan tamu tersebut
maka receptionist juga tidak lupa menanyakan
apakah tamu tersebut sudah mempunyai janji
sebelumnya dengan karyawan atau pimpinan yang
dituju.

27

ketika tamu datang ke kantor adalah :

a. Tamu yang berkunjung ke Politeknik LP3I Jakarta
Kampus Pasar Minggu, terlebih dahulu mengisi
bukutamu.

b. Setiap tamu yang berkunjung harus disambut
denganramah senyum, mengucapkan salam, dan
menanyakan keperluannya untuk bertemu dengan
siapa dibagian apa, lalu ingin bertemu dengan
siapa di bagia napa.

c. Setelah receptionist tahu keperluan tamu tersebut
maka receptionist juga tidak lupa menanyakan
apakah tamu tersebut sudah mempunyai janji
sebelumnya dengan karyawan atau pimpinan yang
yang dituju.

d. Receptionist langsung menghubungi karyawan
yang dituju dan memberitahu bahwa ada yang
ingin bertemu dan langsung memberitahukan
keperluan tamu tersebut.

e. Apabila karyawan yang bersangkutan mau
langsung menemui tamu tersebut, receptionist
harus mengantarkan tamu itu ke bagian yang dituju
atau mempersilahkan tamu menunggu diruang
tunggu. Dan apabila yang datang adalah seorang
sales maka receptionist harus pintar
menanganinya seperti meminta sales tersebut
untuk meninggalkan brosur atau yang lainnya, dan
setelah itu receptionist baru menyerahkan brosur
tersebut ke bagian yang dituju.

29

a. Surat pribadi dapat langsung ditujukan kepada yang
bersangkutan.

b. Surat dinas dapat dibedakan antara surat sangat
rahasia/rahasia dan bukan rahasia, kemudian
diserahkan kepada agendaris.

2. Selanjutnya oleh receptionist surat yang sifatnya rahasia
akan langsung disampaikan kepada pimpinan dan untuk
surat yang sifatnya bukan rahasia oleh receptionist dibuka.
Selanjutnya receptionist akan membaca isi suratnya terus
dicatat pada buku agenda.

3. Kemudian surat akan dibaca oleh pimpinan untuk didiposisi.
Biasanya disposisi dibubuhkan di bagian kiri bawah yang
kosong atau bagian kiri atas sebelum salam pembuka.
Disposisi berupa : alamat disposisi, isi disposisi, paraf dan
tanggal disposisi. Selesai didisposisi oleh pimpinan, surat
akan disalurkan ke alamat disposisi (biasanya Kepala
Bagian).

4. Kepala bagian (alamat disposisi) setelah membaca isi surat
akan memproses surat tersebut sesuai dengan
disposisi yang dibubuhkan pimpinan. Apabila surat telah
selesai diolah, Kepala Bagian akan membubuhkan disposisi
di bawah disposisi yang telah ada. Selanjutnya surat
diserahkan kepada receptionist.

5. Selanjutnya receptionist akan mencatat surat pada buku
arsip.

32

Seorang receptionist harus berusaha mendapatkan
informasi yang akurat menyangkut beberapa hal di bawah
ini :

A. Tujuan Perjalanan

Receptionist dapat bertanya kepada pimpinan atau
mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan
perjalanan dinas untuk mengetahui tujuan perjalanan
pimpinan agar dapat mengatur jadwal dan acara
kegiatan (itinerary) pimpinan secara baik.

B. Waktu Keberangkatan dan Tempat Tujuan

Receptionist harus mengetahui secara pasti tentang
hari, tanggal, bulan dan jam berapa pimpinan akan
memulai perjalanannya. Selain itu sekretaris perlu
mengetahui pimpinan akan singgah di tempat mana
saja selama perjalanannya. Ini semua dimaksudkan
agar sekretaris bisa merencanakan perjalanan
pimpinan, mengurus visa, reservasi tiket dan hotel,
dan sebagainya.

C. Transportasi

Receptionist harus mengetahui jenis transportasi apa
yang diinginkan oleh pimpinan, apakah transportasi
darat, laut, atau udara.

D. Akomodasi

Receptionist harus mengetahui hotel atau motel
yang diinginkan pimpinan. Biasanya pimpinan lebih
menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi
tempat pertemuan dilaksanakan, dan tentu saja
daerah yang aman dan nyaman.

34

memaksa langsung ingin berbicara pada yang
bersangkutan, sedangkan orang yang bersangkutan
sedang tidak berada ditempat dan sedang sibuk tidak
ingin diganggu.

c. Sering kali dalam menerima tamu yang hadir
menghadapidata kunjungan tamu yang tidak sesuai.
Ketika tamu tersebut memaksa untuk bertemu dengan
pimpinan sedangkan pimpinan tersebut sedang sibuk
dan tidak ingin diganggu.

4.3 Solusi yang Dilakukan Terhadap Kendala dari Tugas
Receptionist pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar
Minggu
Setelah disebutkan kendala-kendala yang dihadapi receptionist
pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu maka
dapat diketahui usaha yang dilakukan oleh Politeknik LP3I
Jakarta kampus Pasar Minggu dalam mengatasi kendala dan
memberi solusi yang baik dari kendala yang dihadapi oleh
seorang receptionist agar dapat memperlancar pekerjaan
diantaranya sebagai berikut.

1. Adapun dalam penerimaan telepon, receptionist segera
mengangkat telepon masuk tersebut dan meminta tamu
yang datang secara bersamaan pada saat telepon
masuk untuk menunggu terlebih dahulu

2. Adapun dalam menerima pesan seorang receptionist
dapat mengatasi komunukasi dengan bahasa asing dan
juga menghadapi penelpon yang tidak sopan dengan
cara menyampaikan bahasa yang santun dan sopan

37

kepada penelpon walaupun penelpon menyampaikan
dengan tidak sopan.
3. Adapun dalam menerima tamu, ketika tamu tersebut
memaksa untuk bertemu dengan pimpinan, receptionist
harus pintar-pintar memberi alasan yang tepat kepada
tamu tersebut bahwa pimpinan sedang sibuk atau
sedang tidak ada di tempat jika tamu tersebut ingin
menunggunya.

38

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Pada bab terakhir dalam penulisan tugas akhir (TA) ini,
penulis akan menarik beberapa kesimpulan serta saran-
saran yang bermanfaat untuk meningkatkan efektivitas
kerja pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar
Minggu.

1. Tugas utama seorang receptionist pada Politeknik
LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu adalah
menjawab, mentransfer telepon dan panggilan
langsung, menerima dan menyampaikan pesan,
menerima tamu yang hadir serta mendata
kunjungan tamu, menerima dan menyortir surat
serta pengiriman, mengarsipkan surat masuk dan
keluar serta tanda terima, menyiapkan transportasi
dan akomodasi jika ada karyawan yang akan ke
luar kota.

2. Kendala yang dihadapi oleh receptionist pada
Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu yaitu
pada saat bersamaan dengan telepon masuk
berdering serta pada waktu yang sama juga
kedatangan tamu dengan posisi petugas front office
sedang berjaga sendirian. Receptionist
mendapatkan penggilan telepon dengan bahasa
asing dan kadang menghadapi penelepon yang
tidak sopan karena memaksa langsung ingin
berbicara pada yang bersangkutan. Dalam

39

menerima tamu yang hadir menghadapi data
kunjungan tamu yang tidak sesuai.
3. Solusi untuk menyelesaikan kendala yang dihadapi
adalah receptionist segera mengangkat telepon
masuk tersebut dan meminta tamu yang datang
secara bersamaan pada saat telepon masuk untuk
menunggu terlebih dahulu. Seorang receptionist
dapat mengatasi komunukasi dengan bahasa asing
dan juga menghadapi penelpon yang tidak sopan
dengan cara menyampaikan bahasa yang santun
dan sopan. Receptionist harus pintar-pintar
memberi alasan yang tepat kepada tamu tersebut
bahwa pimpinan sedang sibuk atau sedang tidak
ada ditempat jika tamu tersebut ingin
menunggunya.

5.2 Saran
Adapun saran yang dapat diberikan dalam pemecahan
masalah atau kendala tersebut dalam fungsi receptionist
pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu
adalah sebagai berikut :

1. Sebaiknya receptionist tidak bertugas sendirian di
front office, harus ada partner sehingga tugas
receptionist dapat berjalan dengan baik.

2. Sebaiknya karyawan yang memiliki janji temu,
harus segera koordinasi dengan receptionist.

3. Sebaiknya Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar
Minggu mengadakan pelatihan bahasa asing
untuk karyawannya juga.

40

DAFTAR PUSTAKA

Fatihudin, Didin, and Anang Firmansyah. 2019.

Firmansyah, Farid, and Rudy Haryanto. 2019. Manajemen Kualitas Jasa.

Vol. 113. Duta Media Publishing.
Kasmir, Customer Service Excelent Teori dan Praktik.2017.

Pantiwati, Yuni. "Hakekat asesmen autentik dan penerapannya
dalam pembelajaran biologi." Jurnal Edukasi
Matematika dan Sains 1, no. 1 (2016):18-
27.Pemasaran Jasa:(Strategi, Mengukur Kepuasan
Dan Loyalitas Pelanggan).

Deepublish, 2019.

Rohyati, Eny. 2019 "PENYUSUNAN TUGAS DAN

TANGGUNGJAWAB KARYAWAN PADA

UNIVERSITAS X." Jurnal Psikologi 12,.

Simanjuntak, Herpinus. English for Receptionist. Kesaint Blanc, 2016.

Tjiptono, Fandy, and Gregorius Chandra. "Service, Quality dan
Satisfaction Edisi 4." Yogyakarta: Andi Offset (2016).

41