PANDUAN AMALAN EKSA POLITEKNIK TUN SYED NASIR SYED ISMAIL ALL RIGHT RESERVED. Any unauthorized reprint or reuse of this material is prohibited. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording, or any information storage and retrieval system witout express writeen permission from author/publisher. Perpustakaan Negara Malaysia Data Pengkatalogan-dalam-Penerbitan Published by: Politeknik Tun Syed Nasir Syed Ismail, Hab Pendidikan Tinggi Pagoh, KM1, Jalan Panchor, 84600 Pagoh, Muar, Johor. Tel : 06-9742288 Fax: 06-9742395 www.ptsn.edu.my Editor: Ts. Azwin binti Ahmad Dr. Dulina binti Tholibon En. Mohd Fahmi bin Mat Zin Pn Asiah binti Ibrahim En Shahril Bahrin bin Sutan Haider Pn. Azierah Zawiyyah binti Azmi Pn. Nurhamimah bt Abu Bakar Cover Art: Mohd Hanafi bin Rahmat Printed by: JHO Marketing (cawangan Pagoh) No. 28, Jln Jaya 1/5B, 84300 Pagoh, Johor Darul Takzim.
KATA ALU-ALUAN PENGARAH Assalamualaikum w.b.t dan salam sejahtera. Syukur ke hadrat Ilahi kerana dengan limpah nikmat dan kurnia-Nya, Politeknik Tun Syed Nasir Syed Ismail, PTSN telah berjaya menerbitkan buku Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Garis Panduan ini diterbitkan sebagai rujukan dalam melaksanakan aktiviti ke arah pengurusan persekitaran kerja yang sistematik dan berkualiti diPTSN. Seiring dengan langkah-langkah transformasi perkhidmatan awam, seluruh warga perkhidmatan awam perlu mengubah persepsi dan paradigma terhadap kepentingan pengurusan persekitaran kerja dalam konteks yang lebih meluas dan bukan hanya sekadar sebagai housekeeping semata-mata. Pembudayaan EKSA dilihat berpotensi sebagai satu platform dalam menyokong sistem pengurusan kualiti, mewujudkan persekitaran hijau dengan membudayakan kempen Go Green yang menjadi amalan seluruh warga agensi sektor awam termasuk warga PTSN. Oleh itu, adalah menjadi harapan pihak pengurusan agar seluruh warga PTSN dapat bersama-sama membantu menaikkan imej dengan komitmen yang tinggi dan konsisten. Ini selari dengan hasrat pihak pengurusan PTSN yang secara tidak langsung dapat memberikan nilai tambah kepada sesebuah organisasi. Akhir kata, tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa EKSA PTSN yang komited menerbitkan Panduan Pelaksanaan EKSA sebagai langkah untuk menjayakan EKSA di PTSN. Semoga pelaksanaan EKSA ini dapat memberi impak positif untuk memperhebatkan budaya kerja berprestasi tinggi dan inovatif. HJ. ABD RAZAK BIN SENAN Pengarah Politeknik Tun Syed Nasir Syed Ismail
CORETAN REDAKSI EKSA merupakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam dan ianya adalah penjanaan semula kepada sistem 5S. Selaras dengan penambahbaikan dan perubahan semasa, EKSA diaplikasikan ke dalam sistem perkhidmatan awam bagi memudahcara dan sekaligus menjaga kualiti perkhidmatan awam di Malaysia khususnya. EKSA bukan sahaja membantu daripada segi pengurusan penyimpanan dan susun atur bahkan ianya mempunyai konteks yang lebih menyeluruh dalam menjana persekitaran yang kondusif bagi sector awam. Cabaran utama untuk membudayakan EKSA di Politeknik Tun Syed Nasir Syed Ismail (PTSN), memerlukan penglibatan daripada pelbagai pihak termasuk pengurusan atasan, staf sokongan, pensyarah-pensyarah, para pelajar, pihak keselamatan mahupun pihak luar yang berurusan di PTSN. Kerjasama yang padu di samping bantuan dana dan usaha keras semua warga PTSN diharap mempu menjadikan EKSA sebagai budaya dan amalan yang berterusan. Selaras dengan mewujudkan persekitaran hijau dan amalan Go green yang terkandung dalam garis panduan EKSA PTSN, diharap dapat memupuk semangat menghargai alam sekitar dan sekaligus penjimatan dapat dilakukan dengan mengguna pakai bahanbahan terbuang. Akhir kata, semoga garis panduan EKSA yang dibangunkan ini dapat menjadi rujukan dan terus dibudayakan oleh semua warga PTSN dalam memupuk persekitaran kerja yang kondusif. Sidang Redaksi, Jawatankuasa Garis Panduan EKSA, 1 MEI 2021
KANDUNGAN 1.0 PENDAHULUAN .............................. 7 2.0 PENGENALAN EKSA ...................... 7 2.1 TERMINOLOGI 5S DAN EKSA...8 2.2 OBJEKTIF EKSA..........................10 2.3 FAEDAH EKSA............................11 3.0 KUNCI KEJAYAAN EKSA ............ 12 3.1 LANGKAH PELAKSANAAN EKSA 13 3.2 PEMBENTUKAN JAWATAN KUASA EKSA DENGAN PERANAN YANG JELAS ............................................13 3.2 MEWUJUDKAN ZON EKSA.......16 3.3 LATIHAN......................................17 3.4 PELANCARAN EKSA .................17 4.0 PENGAUDITAN EKSA................... 18 4.1 KOMPONEN KRITERIA .............18 4.2 PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN ...............................................18 5.0 PENSIJILAN EKSA......................... 19 6.0 PELAKSANAAN AMALAN EKSA DI PTSN........................................................ 20 6.1 DASAR EKSA PTSN....................20 6.2 VISI EKSA ....................................20
6.3 MISI EKSA....................................20 6.4 OBJEKTIF EKSA..........................20 6.5 SLOGAN EKSA............................21 6.6 LOGO EKSA PTSN ......................21 JAWATANKUASA ZON ........................25 7.0 JAWATANKUASA PENYEDIAAN GARIS PANDUAN EKSA PTSN ................ 88 8.0 RUJUKAN.............................................. 88
1.0 PENDAHULUAN Garis panduan pelaksanaan EKSA ini disediakan sebagai rujukan kepada semua warga setiap zon di Politeknik Tun Syed Nasir Syed Ismail (PTSN). Penyediaan garis panduan yang bercirikan acuan dan prasarana PTSN ini menerapkan elemenelemen baharu yang diperkenalkan oleh pihak MAMPU selaras dengan Garis Panduan EKSA MAMPU (2015). EKSA perlu dipupuk dalam jiwa warga PTSN sebagai satu wadah yang mampu menampilkan PTSN sebagai sebuah Institusi Pendidikan Teknikal yang sistematik dan praktikal. Seterusnya mewujudkan persekitaran yang berkualiti, efisien dan produktif selain berupaya mengurangkan pembaziran dari segi masa dan ruang. 2.0 PENGENALAN EKSA Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) yang diperkenalkan mulai Januari 2014 merupakan penjenamaan semula terhadap penambahbaikan Amalan 5S iaitu Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN), Seiso (SAPU), Seiketsu (SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL). Selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi–agensi sektor awam melalui penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga agensi sektor awam. (Rujuk Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil 1 Tahun 2014: Ekosistem Kondusif Sektor Awam). Amalan 5S yang telah diamalkan dalam sektor awam sejak tahun 2010 merupakan komponen utama dalam pelaksanaan EKSA yang ditambah baik di PTSN, dengan menambah lima elemen baharu iaitu: i. Imej Korporat; ii. Kreativiti dan Inovasi; iii. Amalan Hijau iv. Persekitaran Kondusif; dan v. Kepelbagaian Agensi.
2.1 TERMINOLOGI 5S DAN EKSA AMALAN 5S ELEMEN BAHARU EKSA SEIRI/ SISIH/ SORT Menyisih barang-barang yang tidak perlu: Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja secarasistematik. Sebagai contoh membuang sampah. IMEJ KORPORAT Merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkanbudaya korporat yang positif. EKSA juga menitikberatkan aspek keselamatan persekitaran di setiap sektor awam. SEITON/ SUSUN/ SET IN ORDER Kekemasan: Menyusun secara kemas dan sistematik, barang yang diperlukan supayamudah diambil dan dikembalikan di tempat asal selepas digunakan. Sebagai contoh berupaya mendapatkan dokumen dalam tempoh 30 saat. KREATIVITI DAN INOVASI Menggalakkan warga organisasi membudayakan penerapan ciri-ciri EKSA semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masingmasing. Persekitaran sektor awam yang seringkali berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya organisasi dinamik, kreativiti dan inovasi.
AMALAN 5S ELEMEN BAHARU EKSA SEISO/ SAPU/ SHINE Pembersihan: Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supayatiada debu atau kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempatkerja. Sebagai contoh tanggung jawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja. AMALAN HIJAU Di pejabat merupakan program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah penjimatan sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan warga jabatan/ agensi ke arah penggunaan sumber secara optimum. SEIKETSU/SERAGAM/ STANDARDISE Keseragaman: Mewujudkan piawaian amalan terbaik di tempat kerja dan memastikan piawaian tersebut dipatuhi di samping memastikan tempat kerjaitu bersih dan teratur sepanjangmasa. Sebagai contoh tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas. PERSEKITARAN KONDUSIF Adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan jabatan/ agensi sektor awam. Melalui amalan EKSA dapat menggalakkan organisasi memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Bagi pelanggan orang kurang upaya (OKU), kemudahan yang sesuai perlu disediakan
AMALAN 5S ELEMEN BAHARU EKSA SHITSUKE/ SENTIASA AMAL/ SUSTAIN Disiplin: Melatih pekerja untuk mengamal 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi dalam merealisasikan EKSA(5S). Sebagai contoh lakukan amalan 5s secara harian. PENILAIAN DAN PENGAUDITAN Mengambilkira kriteria generik dan kriteria khusus bagi kepelbagaian premis kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all didapati kurang relevan lagi terhadap keperluan kepelbagaian jabatan/ agensi kerajaan pada masa kini. 2.2 OBJEKTIF EKSA Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah untuk membolehkan jabatan/agensi kerajaan: i. Meningkatkan imej korporat ii. Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan iii. Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Amalan Hijau iv. Memperluas pelaksanaan di agensi-agensi kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif v. Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi kerajaan (Sumber: Garis Panduan EKSA MAMPU, 2015)
2.3 FAEDAH EKSA Faedah pengamalan EKSA seperti di Rajah 2.1 di bawah: Rajah 2.1: Faedah Pengamalan EKSA mewujudkan piawaian kerja yang jelas mewujudkan persekitaran kerja berkualiti meningkatkan kecekapan & keberkesanan pengurusan mengenalpasti, mengurang & menghapus pembaziran meningkatkan imej agensi sektor awam menjana idea kreatif dikalangan warga agensi meningkatkan semangat esprit de corp meningkatkan disiplin warga jabatan meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan
3.0 KUNCI KEJAYAAN EKSA Pelakasanaan EKSA dan kejayaannya adalah bergantung kepada elemen- elemen seperti pada Rajah 2.2 di bawah: Rajah 2.2: Elemen-elemen Kejayaan EKSA Sokongan dan komitmen pihak atasan Struktur pengurusan EKSA yang efektif dan efisien Pendidikan dan latihan kepada warga organisasi Komunikasi yang efektif Pelan pelaksanaan yang mantap Projek perintis EKSA Perkongsian amalan baik EKSA
3.1 LANGKAH PELAKSANAAN EKSA EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara seperti yang berikut: Rajah 2.3 : Peringkat Pelaksanaan EKSA Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil seperti pada Rajah 2.3 perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan melalui mekanisme yang ditetapkan. Pemantauan secara berterusan perlu dilakukan bagi menilai keberkesanan pelaksanaan pada semua peringkat, manakala kajian semula hendaklah dilakukan bagi menentukan langkah-langkah penambahbaikan yang perlu diambil. 3.2 PEMBENTUKAN JAWATAN KUASA EKSA DENGAN PERANAN YANG JELAS a) Pengerusi/ Naib Pengerusi bagi Jawatan kuasa EKSA Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaanEKSA; Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA; Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan; Menentukan belanjawan dan sumber-sumber i • Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA ii • Mewujudkan sektor/ zon EKSA iii • Latihan EKSA iv • Pelancaran EKSA
kewangan; Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator; Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan; dan Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; b) Koordinator Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli; Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan; Menentukan pembahagian zon; Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana; Mengadakan lawatan ke jabatan/agensi yang telah mendapat pensijilan untuk pendedahan; dan Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik. c) Penolong Penyelaras Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA; Memberikan latihan, nasihat dan panduan kepada ketua zon dan ahli kumpulan. Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang telah disediakan. Menjadi pengantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan Jawatankuasa Pelaksana. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.
d) Jawatankuasa Promosi Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA. Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran amalan EKSA kepada semua warga PTSN. Merancang dan menyediakan bajet perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang. Menganjurkan pertandingan EKSA (kebersihan, poster, banner dan lain-lain). Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang layak. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam kalangan warga kerja kepada jawatankuasa Induk EKSA. e) Jawatankuasa Audit Menyediakan kriteria audit dalam EKSA; Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA; Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA; dan Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut keperluan. f) Jawatankuasa Latihan Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi; Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA; dan Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya.
g) Ketua Zon/ Subzon Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli– ahli kumpulan; Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA; Merancang aktiviti kumpulan; Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada fasilitator; Membantu memberikan panduan/ tunjuk ajar kepada ahli-ahli kumpulan. h) Ahli Zon Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA; Menyertai aktiviti EKSA secara aktif; Bekerjasama dalam kumpulan; dan Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA. i) Fasilitator EKSA Membantu dan memantau jawatankuasa Latihan, Promosi dan Audit di dalam aspek teknikal implimentasi EKSA di Zon. Sebagai tempat rujukan berkenaan Amalan EKSA. 3.2 MEWUJUDKAN ZON EKSA Mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA. Pembahagian sektor/zon hendaklah dijelaskan melalui pelan lokasi sektor/zon bagi memudahkan rujukan. Faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian sektor/zon adalah seperti yang berikut: susun atur keseluruhan sektor/zon dan
pembahagian kepada sektor/zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah sektor/zon tidak terlalu banyak) bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan. menentukan nama kumpulan untuk setiap sektor/zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi setiap sektor/zon; mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan sektor/zon dengan mengambil kira hala tuju EKSA di jabatan/agensi; dan sektor/zon di sesebuah jabatan/agensi haruslah berdasarkan aras/tingkat atau yang mana bersesuaian. 3.3 LATIHAN Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping membudayakan EKSA dalam kalangan warga jabatan/agensi. 3.4 PELANCARAN EKSA i. Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula program ini disamping menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam jabatan/agensi. ii. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung dan memberi komitmen serta sokongan padu kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA di samping menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan. iii. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah seperti yang berikut: • dasar EKSA; • zon EKSA;
• objektif EKSA; • pelan tindakan pelaksanaan EKSA; dan • buku panduan pelaksanaan EKSA. 4.0 PENGAUDITAN EKSA 4.1 KOMPONEN KRITERIA Rajah 4.1: Komponen Kriteria EKSA 4.2 PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN Audit Dalaman EKSA perlu dilaksanakan oleh jabatan/agensi secara penilaian kendiri. Audit Dalaman ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan setiap jabatan/agensi membuat penambahbaikan secara berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan dengan jayanya di sesebuah organisasi. Audit Dalaman dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh jabatan/agensi tersebut. Langkah yang terlibat adalah seperti yang berikut: Langkah 1: Membentuk Pasukan Audit • Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenal pasti, melatih dan melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti Audit Dalam EKSA jabatan/agensi. • Jawatankuasa Pelaksana ini juga perlu menyediakan kriteria A. Keperluan Utama Pelaksanaan B. Ruang Tempat Kerja/ Pejabat C. Tempat Umum D. Keselamatan Persekitaran E. Kawasan Persekitaran Pejabat F. Tempat Khusus
Audit Dalam EKSA organisasi dan menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA. Langkah 2: Latihan Audit EKSA • Pasukan Audit Dalam EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit dalam EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan. Langkah 3: Mengaudit Prestasi EKSA • Pasukan Audit Dalam akan menjalankan audit seperti yang dijadualkan oleh Jawatankuasa Pelaksana EKSA. Langkah 4: Mengumumkan penemuan Audit • Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit dalam kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA. • Penemuan turut dimaklumkan kepada ketua dan semua warga jabatan/ agensi. 5.0 PENSIJILAN EKSA Pensijilan: Dikeluarkan kepada jabatan/agensi berkaitan yang berjaya memperoleh markah purata 80% dan ke atas. Pecahan markah bagi pensijilan adalah seperti berikut: a. 90 hingga 100%: Cemerlang (Layak dipersijilkan) b. 80 hingga 89.9%: Baik (Layak dipersijilkan selepas penambahbaikan) c. Kurang 80%: Kurang Memuaskan (Belum Layak dipersijilkan)
Tempoh Sah Laku Sijil: Tempoh sah laku sijil EKSA adalah selama DUA TAHUN dan tarikh yang dipaparkan dalam sijil EKSA. Jabatan/Agensi boleh memohon pembaharuan sijil EKSA daripada MAMPU, satu bulan sebelum tarikh tamat tempoh sah laku sijil. 6.0 PELAKSANAAN AMALAN EKSA DI PTSN 6.1 DASAR EKSA PTSN PTSN komited dalam usaha menjayakan amalan EKSA serta penerapan teknologi hijau demi meningkatkan kualiti perkhidmatan yang produktif dan inovatif secara berpasukan demi mencapai status kepuasan pelanggan. 6.2 VISI EKSA Merealisasi ekosistem kerja yang produktif dan inovatif berterusan. 6.3 MISI EKSA i. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif, teratur dan selamat demi kesejahteraan warga dan pelanggan. ii. Meningkatkan budaya perkhidmatan PTSN yang kreatif dan inovatif secara optimum. iii. Memupuk kesedaran dalam kalangan warga dan pelanggan terhadap kepentingan amalan hijau melalui penjimatan sumber dan tenaga. 6.4 OBJEKTIF EKSA i. Mengekalkan imej korporat yang kondusif dan mesra alam. ii. Memupuk semangat dan jati diri yang berunsurkan TVET. iii. Mengamalkan sikap berhemah terhadap penggunaan tenaga dan sumber. iv. Membudayakan amalan hijau secara kreatif, informatif dan inovatif. v. Melestarikan usaha penambahbaikan berterusan.
6.5 SLOGAN EKSA PTSN kondusif, informatif dan produktif. 6.6 LOGO EKSA PTSN Rajah 6.1: Logo EKSA PTSN Maksud Logo; i. Tulisan EKSA berwarna Kuning melambangkan pengiktirafan warna rasmi PTSN. ii. Perkataan kondusif, informatif dan produktif merupakan slogan EKSA PTSN. iii. Ikon dua helai daun berunsurkan ton hijau adalah simbolik elemen alamiah selaras dengan konsep polygreen. iv. Lengkungan bulatan adalah sinonim dengan rekabentuk bangunan PTSN dan warna hijau lengkungan melambangkan mod berunsurkan tema semulajadi.
6.6.1 ZON EKSA i. Terbahagi kepada 3 zon. ii. Zon A diberi nama ARGON, melibatkan bangunan yang berlabel A1 hingga A3, bermula dari banguanan pentadbiran sehinggalah ke bilik pensyarah. iii. Zon B diberi nama BORON, melibatkan bangunan yang berlabel B1 hingga B10, kebanyakkannya bengkelbengkel dan makmal computer. iv. Zon C diberi nama CARBON, melibatkan bangunan yang berlabel C1-C18, kebanyakkannya merupakan makmal untuk amali pelajar. v. Ketiga-tiga zon di bezakan dengan penggunaan warna yang berbeza bagi muka hadapan dokumen-dokumen rasmi. vi. Zon ARGON menggunakan warna kuning, Zon BORON warna biru laut, dan ZON CARBON warna hijau. Rajah 6.2: Pelan Zon EKSA
6.6.2 CARTA ORGANISASI EKSA JAWATANKUASA INDUK PENGERUSI Pengarah PTSN PENASIHAT Timbalan Pengarah PTSN FASILITATOR KOORDINATOR Ketua Unit Jaminan Kualiti PTSN SETIAUSAHA PENYELARAS EKSA PTSN KETUA JK LATIHAN KETUA ZON ARGON KETUA JK PROMOSI KETUA ZON BORON KETUA ZON CARBON KETUA JK AUDIT
JAWATANKUASA LATIHAN JAWATANKUASA PROMOSI JAWATANKUASA AUDIT KETUA JAWATANKUASA LATIHAN SETIAUSAHA AHLI JAWATANKUASA KETUA JAWATANKUASA PROMOSI SETIAUSAHA AHLI JAWATANKUASA KETUA JAWATANKUASA AUDIT JAWATANKUASA ZON BORON JAWATANKUASA ZON CARBON JAWATANKUASA ZON ARGON SETIAUSAHA
JAWATANKUASA ZON KETUA ZON AHLI ZON KETUA SUBZON KETUA SUBZON KETUA SUBZON AHLI ZON AHLI ZON
STANDARD EKSA PTSN TINDAKAN PENYERAGAMAN KATEGORI A: KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
PERKARA PELAKSANAAN DASAR TUJUAN Memastikan Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh semua warga IMPAK Memudahkan proses pemantauan pelaksanaan berterusan PELAKSANAAN Mewujudkan keseragaman dalam pelaksanaan EKSA yang dibangunkan oleh Koordinator PTSN KESERAGAMAN 1. Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar EKSA 2. Menyebar Dasar dan Garis Panduan EKSA serta memastikan semua warga kerja memahaminya 3. Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini seperti: i. Minit mesyuarat ii. Surat lantikan Jawatankuasa iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa
PERKARA PENGLIBATAN PENGURUSAN ATASAN TUJUAN Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/ penasihat EKSA IMPAK Memudahkan proses pemantauan pelaksanaan berterusan PELAKSANAAN Memantau keberkesanan dalam pelaksanaan EKSA KESERAGAMAN 1. Memastikan Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh semua warga 2. Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran/ pendedahan dan lawatan 3. Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam mesyuarat pengurusan
PERKARA PELANTIKAN JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA TUJUAN Merancang dan melaksana aktiviti EKSA IMPAK Memudahkan proses adaptasi EKSA secara berterusan PELAKSANAAN Memantau keberkesanan dalam pelaksanaan aktiviti EKSA KESERAGAMAN 1. Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya tiga (3) Jawatankuasa seperti berikut: i. Jawatankuasa Latihan ii. Jawatankuasa Promosi iii. Jawatankuasa Audit 2. Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk pelaksanaan EKSA 3. Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA secara berkala seperti berikut: i. Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit iii. Melaksana program pengayaan ilmu
PERKARA PENGAUDITAN& PENGIKTIRAFAN TUJUAN Mendapatkan pengiktirafan EKSA IMPAK Mencapai objektif Sistem Pengurusan Kualiti (KPI PTSN) PELAKSANAAN Memantau keberkesanan dalam pelaksanaan kriteria/ Standard EKSA KESERAGAMAN 1. Melaksana Audit Pematuhan/Audit Dalam secara berterusan (Penilaian Kendiri) sama ada oleh jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun 2. Menyebarkan hasil/laporan Audit Dalam untuk makluman dan tindakan susulan warga agensi 3. Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima pensijilan (hanya untuk pensijilan semula)
PERKARA AMALAN HIJAU TUJUAN Penyeragaman menyeluruh IMPAK Maklumat yang jelas kepada semua warga PTSN PELAKSANAAN Semua Jabatan/ Unit di PTSN KESERAGAMAN 1. Pelaksanaan program penjimatan tenaga/ sumber secara menyeluruh seperti berikut; i. Notis/ arahan penjimatan tenaga ii. Penggunaan lampu / peralatan save energy iii. Penetapan suhu optimum 25˚C bagi bilik-bilik yang menggunakan split unit aircond. iv. Penjimatan kertas dengan penggunaan keduadua mukasurat v. Penjimatan air vi. Kempen hijau 2. Memperkasakan program kitar semula 3. Sediakan analisis penjimatan seperti kos, masa, tenaga pekerja dan ruang
PERKARA PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI TUJUAN Memperkasakan bakat dalam pelaksanaan EKSA IMPAK Mencapai kejayaan EKSA menerusi pelaksanaan program (KPI UPIK, PTSN) PELAKSANAAN Memantau keberkesanan dalam pelaksanaan kriteria/ Standard EKSA KESERAGAMAN 1. Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga 2. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh-contoh berikut: i. Kreativiti mengguna barangan terpakai ii. Barang terpakai untuk hiasan iii. Hiasan/kegunaan EKSA
STANDARD EKSA PTSN TINDAKAN PENYERAGAMAN KATEGORI B : RUANG TEMPAT KERJA/ PEJABAT
PERKARA PERSON-IN-CHARGE (PIC) TUJUAN Memastikan kawalan pelaksanaan EKSA di zon IMPAK Memudahkan proses pemantauan berterusan PELAKSANAAN Mewujudkan Tanda Nama PIC KESERAGAMAN 1. Saiz : 14 cm x 7.5 cm 2. Saiz gambar : 3 cm x 4 cm 3. Tulisan ; i. Nama : Arial rounded, Bold, saiz 20 atau lebih kecil bergantung kepada panjangnya huruf nama,yang penting didalam satu garis. ii. Kawasan seliaan : Arial rounded, bold, saiz 20. iii. No telifon : Arial rounded, bold, saiz 20. 4. Warna latarbelakang : templete EKSA
PERKARA TANDA NAMA DI KUBIKAL/BILIK TUJUAN Memastikan kawalan pelaksanaan EKSA di zon IMPAK Memudahkan proses pemantauan berterusan PELAKSANAAN Mewujudkan Tanda Nama KESERAGAMAN 1. Saiz : 28.5cm x 9cm 2. Saiz gambar : 5cm x 6cm 3. Tulisan ; iv. Nama : Arial rounded, saiz 48 atau lebih kecil bergantung kepada panjangnya huruf nama,yang penting didalam satu garis. v. Jawatan : Arial rounded, saiz 20. vi. No talifon : Arial rounded, saiz 20. 4. Warna latarbelakang : templete EKSA
PERSON-IN-CHARGE (PIC) ; ALI BIN ABU PENSYARAH 06-9742288 EXT. 222 ALI BIN ABU 06-9742288 EXT. 222 PIC SURAU LELAKI Sila hubungi saya jika terdapat apa-apa masalah di lokasi ini Rajah 6.7: Contoh Tanda Nama PIC Rajah 6.8: Contoh Tanda Nama di Kubikal/Bilik
Rajah 6.9 : Label Tanda Nama di Kubikal Rajah 6.10 : Ruang Kerja Pegawai
PERKARA PAPAN KENYATAAN/ PAPAN KENYATAAN PERGERAKAN STAF TUJUAN Menyediakan maklumat terkini IMPAK Memudahkan pengesanan maklumat PELAKSANAAN Menyedia/mengemaskini maklumat dan carta pergerakan staf KESERAGAMAN 1. Semua pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak yang sensitif TIDAK dibenarkan ditampal 2. Sediakan pelapik atau tempat khas dan dikemaskini oleh PIC 3. Bagi carta pergerakan staf hendaklah dipaparkan ditempat yang sesuai/ mudah dilihat 4. Carta pergerakan staf mengandungi maklumat berikut; i. Nama staf ii. Catatan iii. Petunjuk
Petunjuk: Rajah 6.11 : Papan Kenyataan Bagi Pergerakan Staf di Setiap Jabatan/Unit ADA CUTI/ MC MESYUARAT/SEMINAR/KURSUS/DLL
PERKARA PENGURUSAN FAIL FORMAT EKSA/ FAIL KETUA ZON TUJUAN Mewujudkan fail format EKSA/ fail ketua zon yang seragam IMPAK Memudahkan pengenalan terhadap EKSA dan memudahkan tugasan penyediaan Fail PELAKSANAAN Di semua zon dengan implementasi warna tema KESERAGAMAN 1. Muka depan dan tetulang fail 2. Semua ketua Zon mesti menyimpan dokumen berikut: i. Dasar, Visi, Misi dan Objektif EKSA. ii. Logo dan Slogan EKSA. iii. Carta Organisasi Zon. iv. Minit Mesyuarat/ Nota Perbincangan Kumpulan (mingguan/ bulanan) dan tindakan susulan. v. Pelan Tindakan Aktiviti. vi. Pelan Lantai Zon EKSA. vii. Gambar-gambar aktiviti SEBELUM dan SELEPAS aktiviti EKSA. viii. Keputusan Audit dan Jadual Audit. ix. Memorandum/Maklumat Terkini dari Ketua EKSA atau Fasilitator x. Kriteria Audit
KESERAGAMAN (PENGURUSAN FAIL FORMAT EKSA/ FAIL KETUA ZON) 3. Sistem Simpanan Dan Susunan Fail Di Rak/Laci Besi i. Susunan fail hendaklah dibuat secara berdiri. Fail nipis boleh disusun secara berdiri penggunakan ‘Magazine Box’. ii. ‘Box file’ dibenarkan disusun di atas rak dan dibuat secara berdiri. iii. Setiap fail mesti ditulis nombor rujukan fail. iv. Satu rekod senarai fail (Indeks Daftar) yang ada dalam simpanan hendaklah disediakan. v. Susun fail dari depan ke belakang (sekiranya dalam kabinet besi) dan urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari depan ke belakang. vi. Font yang digunakan pada rak hendaklah jelas kelihatan dari jauh. vii. Sekiranya ada menyimpan fail dalam kotak, prosedur untuk penyimpanan dan pengambilan fail adalah sama seperti menyimpan fail dalam kabinet besi atau kabinet kayu.
Rajah 6.12: Muka Depan Fail Rekod Pensyarah
PERKARA SUDUT ZON EKSA TUJUAN Mewujudkan sudut EKSA yang kreatif (secara maya/fizikal) IMPAK Maklumat terkini dapat disebarkan kepada semua pihak PELAKSANAAN Format susunan kandungan sudut EKSA diselaraskan KESERAGAMAN 1. Dibina mengikut kreativiti dan hendaklah menggunakan peralatan yang mengandungi unsur-unsur ‘Go green’. 2. Nama sudut zon dapat dilihat dengan jelas. 3. Mengandungi perkara-perkara seperti berikut; i. Carta organisasi ii. Gambar aktiviti sebelum dan selepas iii. Pelan lantai iv. Carta perbatuan semasa v. Informasi/hebahan vi. Tarikh kemaskini sudut
PERKARA RUANG KERJA/ BILIK PEGAWAI TUJUAN Penambahbaikan berterusan IMPAK Ruang kerja/ bilik pegawai akan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan tersusun PELAKSANAAN Semua ruang kerja/ bilik pegawai di PTSN KESERAGAMAN 1. Lantai ruang kerja/ bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih 2. Meja kerja kemas dan peralatan berada dalam keadaan tersusun 3. Menyediakan hiasan yang minimum selaras dengan imej korporat (maksima 3 unit) 4. Tanda nama dan jawatan diletakkan diruang kerja/kubikal dan dipintu bilik pegawai mengikut kesesuaian 6. Dokumen diurus dengan efektif KESERAGAMAN (RUANG KERJA/ BILIK PEGAWAI) 7. KEW.PA-7 disediakan dan dikemaskini 8. Kabinet fail hendaklah kemas dan teratur 9. Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah disusun rapi setelah digunakan
KESERAGAMAN (RUANG KERJA/ BILIK PEGAWAI) 10. Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan bersih 11. Wayar/ kabel elektrik disusun dengan kemas 12. CPU dan pedestal bergerak ditempatkan secara teratur dan seragam 13. Komputer/pencetak tidak berhabuk dan berfungsi 14. Komputer di shut down selepas habis waktu bekerja 15. Wallpaper dan screen saver dekstop komputer / laptop boleh diseragamkan dengan imej korporat PTSN 16. Pegawai boleh mewujudkan sudut mini bersaiz seperti A1 di partition sebagai ruang peribadi 17. Menyediakan ruang bagi meletakkan kasut tidak lebih dari tiga (3) pasang kasut 18. Hanya dua (2) samada blazzer/baju bengkel/lab coat sahaja boleh di sangkut dibelakang kerusi
Rajah 6.14 : Wayar diikat kemas. Rajah 6.15 : Laci dilabel.
PERKARA PENGURUSAN LACI ALATULIS TUJUAN Penambahbaikan berterusan IMPAK Laci akan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan tersusun PELAKSANAAN Semua laci alatulis di ruang kerja individu KESERAGAMAN 1. Pengurusan dan penggunaan laci adalah seperti berikut; i. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya bagi alatulis dan disusun kemas mengikut kreativiti staf dan dilabel “Stationary”. ii. Laci tengah digunakan bagi menempatkan dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan dan dilabel “Document”. iii. Laci bawah diguna bagi menempatkan barang peribadi seperti beg tangan, telefon bimbit dll. Dan dilabel “Personal”. 2. Sekiranya bilangan laci kurang dari tiga (3), keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alatulis, buku catatan dan dokumen rasmi
PERKARA STOR TUJUAN Mewujudkan keadaan stor yang tersusun rapi dan kemas IMPAK Peralatan distor mudah diperolehi PELAKSANAAN Stor utama PTSN KESERAGAMAN 1. Mewujudkan pelan lantai stor dan laluan kecemasan dengan jelas 2. Sudut informasi seperti Tatacara Permohonan diwujudkan dan dipamerkan 3. Tanda amaran seperti DILARANG MASUK dipamerkan dengan jelas 4. Mewujudkan kaedah/ sistem merekod yang sesuai mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan. Mengikut kaedah FIRST IN-FIRST OUT (FIFO) 5. Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk kepada prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa
PERKARA BILIK FAIL TUJUAN Penambahbaikan berterusan IMPAK Sistematik, selesa dan seragam PELAKSANAAN Semua bilik fail di PTSN KESERAGAMAN 1. Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik 2. Fail di dalam kabinet perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail 3. Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja 4. Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh : kad daftar pengguna/ kad keluar masuk fail, kategori fail aktif/fail tidak aktif/fail tutup)
PERKARA SUDUT/ BILIK CETAK/ DOKUMENTASI /RUANG GUNASAMA TUJUAN Penambahbaikan berterusan IMPAK Sistematik, selesa dan seragam PELAKSANAAN Semua bilik/sudut/ ruang di PTSN KESERAGAMAN 1. Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat (jika berkaitan) 2. Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis) (jika berkaitan) 3. Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) yang kemas kini di semua bilik/ruang (jika berkaitan) 4. Memastikan ruang memenuhi kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Kemas iv. Selamat 5. Melantik PIC bagi setiap ruang berserta nombor telefon untuk dihubungi 6. Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas