Pengurusan Pertubuhan Berkualiti JPPM JOHOR

KURSUS PENGURUSAN
PERTUBUHAN

YANG BERKUALITI

JABATAN PENDAFTARAN PERTUBUHAN MALAYSIA NEGERI JOHOR

a. Mentadbir dan menguatkuasakan Akta Pertubuhan 1966 dan

Peraturan-Peraturan Pertubuhan 1984.
b. Mengawal selia pengurusan pertubuhan,program dan aktiviti supaya

tidak bertentangan dengan perlembagaan pertubuhan,dasar negara,
keamanan, kebajikan keselamatan, ketenteraman
awam atau akhlak.
c. Memberi khidmat nasihat dan bimbingan dalam
aspek pengurusan pertubuhan serta mengurus dan
menyimpan rekod-rekod pertubuhan berdaftar.

Peneraju Pembangunan Masyarakat Sivil (Kumpulan yang mewakili
pertubuhan bukan kerajaan) yang dapat mendidik masyarakat untuk hidup
bersama dengan aman mengimbangkan kebebasan dengan landasan yang
betul agar masyarakat dapat berfungsi dengan cekap dan penuh keadilan.

Memperkasakan pertubuhan ke arah pembangunan dan
kesejahteraan rakyat

Memastikan pertubuhan berdaftar bergerak sejajar dengan Akta
Pertubuhan 1966,peraturan-peraturan pertubuhan 1984,undang-
undang pertubuhan dan pekeliling - pekeliling jabatan

“PERTUBUHAN” termasuklah mana-mana kelab, syarikat, perkongsian,
atau persatuan tidak kira apa jua jenis atau tujuannya sama ada
sementara atau kekal, yang mengandungi 7 orang atau lebih tetapi tidak
termasuk kesatuan sekerja, syarikat, badan-badan sukan, persatuan ibu
bapa dan guru (PIBG), koperasi atau mana-mana badan yang
didaftarkan dibawah mana-mana undang-undang bertulis lain.

“PERTUBUHAN BERDAFTAR” ertinya
mana-mana pertubuhan yang pada masa
itu didaftarkan di bawah Seksyen 7 Akta
Pertubuhan 1966.

AKTA
PERTUBUHAN
1966 (AKTA 355)

PERATURAN-
PERATURAN
PERTUBUHAN

1984

PERLEMBAGAAN
PERTUBUHAN

MENENTUKAN • Mempengaruhi kestabilan politik
negara melaluiprogram-program dan
KESTABILAN pelaksanaan aktiviti-aktiviti samada
POLITIK secara langsung atau tidak langsung

PEMBANGUNAN • Memainkan peranan dalam memajukan
pembangunan ekonomi negara melalui
EKONOMI program-program yang memberi
NEGARA pulangan kepada ahli-ahli dan
masyarakat

PEMBANGUNAN • Dengan mengadakan aktiviti-aktiviti 7
SOSIAL kemasyarakatan yang boleh memberi
impak positif kepada ahli-ahli dan
masyarakat setempat

Sebagai sebuah pertubuhan yang berdaftar, apakah dokumen atau
maklumat yang perlu difahami oleh ahli terutamanya pemegang
jawatan dalam menguruskan pertubuhan?

Undang-undang tubuh / perlembagaan

• Memahami Perlembagaan Pertubuhan
• Tanggungjawab Pemegang Jawatan
• Pengurusan Kewangan
• Pengendalian Mesyuarat
• Pindaan Perlembagaan

BAHAGIAN 1
MEMAHAMI PERLEMBAGAAN PERTUBUHAN

FASAL 1 NAMA
- Nama pertubuhan (Pertubuhan, Persatuan,Kelab)
- Takrif Nama (jika ada)
- Taraf (Kebangsaan, Negeri dan Lain-Lain)

FASAL 2 TEMPAT URUSAN
- Alamat urusan
- Alamat surat-menyurat

* Tidak boleh diubah tanpa kebenaran*

FASAL 3 MATLAMAT

- Jelas dan tepat selaras dengan nama pertubuhan (ringkas dan padat)
(cth.: mengeratkan hubungan sesama ahli)

FASAL 4 KEAHLIAN

- Ahli Biasa, Bersekutu, Kehormat, Seumur Hidup dan Remaja
- Khairat Kematian - ahli biasa (21-60 thn),ahli bawah umur (16-20 thn)
- Permohonan - dicadang/ disokong dan keputusan jawatankuasa
- Menjadi ahli setelah membayar yuran

FASAL 5 PEMBERHENTIAN DAN PEMECATAN AHLI

- Beri kenyataan bertulis/jelas segala hutang
- Pemecatan dan penggantungan keahlian.

Sebab-sebab secara bertulis dan beri
peluang membela diri

FASAL 6 SUMBER KEWANGAN

- Bayaran masuk
- Yuran Bulanan/Tahunan
- Yuran Seumur Hidup
- Sumbangan (bentuk wang/barangan)
- Kegiatan ekonomi

FASAL 7 MESYUARAT AGUNG
- Mesyuarat Agung Tahunan/Dwi Tahunan

- Tarikh mesyuarat (Mengikut mesyuarat pertama.
Tempoh 12 bulan/24 bulan/tarikh ditetapkan)

- Korum (1/2 daripada ahli berhak mengundi
@ 2 x AJK), Khairat Kematian - 3 x AJK

- Notis (contoh selewatnya 14 hari dari tarikh)
- Bersama salinan minit mesyuarat/ laporan aktiviti/

Penyata Kewangan bagi tahun lalu

SAMB …….. FASAL 7

- Penangguhan jika korum tidak cukup selepas ½ (tidak lebih 30 hari)
- Jika korum tidak cukup selepas ½ jam dari waktu yang ditetapkan

untuk mesyuarat yang ditangguhkan itu,maka mesyuarat boleh
dijalankan tetapi tidaklah berkuasa meminda undang-undang tubuh

AGENDA

- Laporan Setiausaha mengenai aktiviti pertubuhan yang lalu
- Laporan Bendahari yang membentangkan Penyata Kewangan yang telah diaudit
- Pemilihan Ahli Jawatankuasa/Juruaudit (Ikut tempoh)
- Menguruskan perkara-perkara lain yang dibentangkan dalam mesyuarat

SAMB….. FASAL 7

- MESYUARAT AGUNG KHAS

- Bila difikirkan mustahak oleh Ahli Jawatankuasa atau atas permintaan tidak
kurang 1/5 ahli yang berhak mengundi dengan menerangkan tujuannya dan
dikemukakan kepada Setiausaha.

- Diadakan pada satu tarikh di dalam tempoh satu bulan dari tarikh
penerimaan permintaan mesyuarat tersebut.

- Pengumuman dan agendanya diedarkan oleh Setiausaha kepada semua
ahli sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat.

- Korum dan penangguhan Mesyuarat Agung terpakai untuk Mesyuarat
Agung Khas, tetapi bezanya jika korum tidak cukup selepas ½ jam dari
waktu ditetapkan maka mesyuarat tersebut hendaklah dibatalkan dan dalam
masa 6 bulan dari tarikh ini, Mesyuarat Agung Khas atas permintaan ahli-
ahli dengan tujuan yang sama tidaklah boleh diadakan.

FASAL 8 JAWATANKUASA

- Jawatankuasa pertubuhan
- Warganegara (jika bukan warganegara perlu mohon kelulusan

Pendaftar Pertubuhan melalui sistem eroses)
- Cara pemilihan dicadang serta disokong dan pemilihan cara mengundi
- Tempoh lantikan
- Fungsi Jawatankuasa
- Mengelola dan mengaturkan kerja-kerja pertubuhan

SAMB…… FASAL 8

- Membuat keputusan dan mengikut dasar am yang diputuskan dalam
Mesyuarat Agung.

- Jawatankuasa hendaklah mengemukakan laporan kegiatannya dalam tahun
lalu kepada Mesyuarat Agung.

- Jawatankuasa boleh tubuhkan Jawatankuasa Kecil.
- Jawatankuasa Lama hendaklah menyerahkan semua dokumen pertubuhan

kepada Jawatankuasa Baru yang dipilih.

SAMB…… FASAL 8

MESYUARAT JAWATANKUASA

- Sekurang-kurangnya 4 kali setahun (ikut undang- undang tubuh)

- Perlu beri notis (ikut undang-undang tubuh). Korum ½ AJK

- Pengerusi dengan bersendirian atau tidak kurang daripada 4 orang
(ikut undang-undang tubuh) AJK oleh memanggil mesyuarat Jawatankuasa
pada bila-bila masa

- Korum sekurang-kurangnya ½ AJK

- Mungkir hadir 3 kali berturut tanpa alas an munasabah disifatkan telah
meletak jawatan

FASAL 9 KEWAJIPAN-KEWAJIPAN PEGAWAI

- Kuasa dan tugas pemegang jawatan

- Laksanakan tugas mengikut jawatan yang dipegang
- Ahli Jawatankuasa Biasa hendaklah membantu Jawatankuasa

menjalankan tugas

FASAL 10 KEWANGAN

- Menyimpan wang tunai
- Tandatangan cek
- Penyimpanan wang
- Kuasa perbelanjaan
- Pengerusi/Setiausaha/Bendahari
- Ahli Jawatankuasa
- Mesyuarat Agung
- Tahun kewangan bermula

FASAL 11 JURUAUDIT

- Lantikan seorang/dua orang (tidak termasuk dalam bilangan AJK)
- Tempoh lantikan
- Memeriksa penyata kewangan
- Membuat perakuan dan menandatangani penyata kewangan

FASAL 12 PENTADBIR HARTA

- Melantik 3 orang pemegang jawatan utama pertubuhan pada masa
itu dan pelantikan disahkan melalui Sijil Perakuan oleh Pendaftar
Pertubuhan.

- Tindakan seperti menjual, menukar hak milik mesti dengan
persetujuan Mesyuarat Agung.

FASAL 13 TAFSIRAN PERLEMBAGAAN PERTUBUHAN

- Jawatankuasa boleh memberi tafsiran
- Keputusan itu adalah muktamat jika tidak diubah oleh keputusan

Mesyuarat Agung.

FASAL 14 PENASIHAT/PENAUNG

- Jika difikirkan perlu
- Menyatakan persetujuan secara bertulis

FASAL 15 LARANGAN

- Permainan bentuk judi dilarang.
- Tidak mengganggu perniagaan.
- Persatuan penganut tidak boleh mentadbir rumah ibadat.
- Keuntungan disalurkan kembali untuk pertubuhan dan tidak boleh

beri faedah,bonus dan seumpamanya kepada ahli.

FASAL 16 PINDAAN PERLEMBAGAAN

- Dibentang dan diluluskan dalam Mesyuarat Agung
- Dikemukakan dalam tempoh 60 hari selepas tarikh Mesyuarat Agung
- Kuatkuasa selepas diluluskan oleh Pendaftar Pertubuhan

FASAL 17 PEMBUBARAN

- Adakan Mesyuarat Agung Khas
- Korum 3/5 bagi Persatuan biasa, (Persatuan Khairat Kematian - 3/4)

daripada ahli yang berhak mengundi.
- Segala hutang dan tanggungan pertubuhan hendaklah dijelaskan dan

baki wang hendaklah diselesaikan mengikut cara yang dipersetujui
dalam Mesyuarat Agung Khas.
- Maklumkan kepada Pendaftar Pertubuhan 14 hari dari tarikh keputusan
pembubaran

FASAL 18 BENDERA, LAMBANG DAN LENCANA

- Keterangan dari segi reka bentuk dan maksud
- Nyatakan simbol,perkataan dan seumpamanya
- Nyatakan warna yang ada (dilarang menggunakan lambang – lambang

tertentu.

Sebagai contoh:
(Bendera Kebangsaan, lambang kerajaan negeri,lambang jabatan kerajaan dsb)

✓ Membuka Akaun Bank Persatuan

✓ Menyediakan borang keahlian untuk diedarkan kepada sesiapa yang berminat untuk
menyertai Persatuan yang telah didaftarkan

✓ Membuat kutipan yuran ahli persatuan seperti yang diperuntukkan dalam Perlembagaan
Persatuan

✓ Mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) serta membuat pelantikan AJK baru

✓ Menghantar Penyata Kewangan Tahunan yang lepas seperti yang dibentangkan dalam
AGM ke dalam sistem eRoses dalam tempoh 60 hari dari tarikh AGM diadakan

✓ Mengadakan Mesyuarat AJK mengikut bilangan yang diperuntukkan dalam
Perlembagaan Persatuan

BAHAGIAN 2
TANGGUNGJAWAB PEMEGANG JAWATAN

Bertanggungjawab atas kesempurnaan perjalanan semua
mesyuarat
Mempengerusi Mesyuarat Agung /Jawatankuasa
Menandatangani Peringatan Mesyuarat
Menandatangani Cek atau dokumen kewangan

Membantu Pengerusi
Memangku jawatan Pengerusi semasa ketiadaannya

Menguruskan hal-hal surat menyurat

Melaksanakan keputusan Mesyuarat Agung dan mesyuarat AJK

Menghantar Penyata Tahunan dalam masa 60 hari dari tarikh Mesyuarat
Agung kepada Jabatan Pendaftaran Pertubuhan (ROS)

Mengemukakan penyata tahunan & pindaan (jika ada) dalam masa 60 hari dari
tarikh keputusan mesyuarat agung

Menerima kenyataan bertulis pemberhentian ahli-jelaskan hutang

Mengguna/ mengendali sistem eROSES
Menyimpan semua rekod & dokumen pertubuhan (cth sijil pendaftaran,
perlembagaan berdaftar, keputusan pindaan)
Menandatangani cek dan dokumen kewangan

Mencatat minit mesyuarat agung @ Jawatankuasa

Menyimpan buku daftar ahli

Membantu Setiausaha

Memangku jawatan
Setiausaha semasa

ketiadaannya

Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan

Bertanggungjawab sepenuhnya atas penyediaan/ketepatan penyata
kewangan pertubuhan

Menyimpan buku akaun, buku yuran, buku kira-kira, resit, penyata bank dan
dokumen kewangan lain

Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan dan
bertanggungjawab di atas ketetapannya

Menandatangani cek dan dokumen kewangan

Menyimpan wang tunai dalam tangan mengikut nilai/ RM yang ditetapkan
dalam perlembagaan

Mengutip yuran mengikut kadar yang ditetapkan dalam perlembagaan atau
hutang keahlian

• Membantu Bendahari
• Memangku jawatan Bendahari semasa

ketiadaannya

• Membantu jawatankuasa dalam
menjalankan tugas

PERMOHONAN KEAHLIAN

Dicadang/disokong oleh ahli - Permohonan lulus ->Bayaran Jadi Ahli
>hantar -> Setiausaha -> Masuk & Yuran Pertama

jawatankuasa (pertimbangan)

DALAM TEMPOH KEAHLIAN (MESYUARAT AGUNG)

Sebelum bersidang semak Berhak/Layak Mengundi (Ahli Tidak Berhak Mengundi &
status -> Biasa & Ahli Seumur Hidup) Diundi (Ahli Bersekutu, Ahli

keahlian/kelayakan/bayaran Kehormat & Ahli Remaja)
yuran/ korum
33

Hutang Yuran (Bulanan/ Tahunan)
• lebih 2 bulan/tahun :

✓ Terima surat peringatan yang ditandatangan oleh setiausaha @
wakilnya

✓ Hilang hak keistimewaan sebagai ahli hingga hutang dijelaskan

34

Hutang Yuran (Bulanan/ Tahunan)
• lebih 3 bulan/tahun

✓ Dengan sendirinya terhenti menjadi ahli;
✓ Jawatankuasa boleh ambil tindakan yang sah dengan syarat

berpuashati yang ahli telah menerima kenyataan berkenaan hutangnya
terlebih dahulu
✓ Jawatankuasa mempunyai kuasa menetapkan yuran masuk semula
bagi keahlian yang terlucut disebabkan hutang
✓ Yuran khas @ kutipan untuk perkara tertentu boleh dipungut dengan
persetujuan mesyuarat agung – jika ada gagal membayar dalam
tempoh yang ditetapkan-dianggap sama seperti hutang yuran

35

1) Buku Daftar Ahli
2) Buku Yuran
3) Buku Kira-kira Kewangan
4) Buku Minit Mesyuarat Agung/Khas
5) Buku Minit Mesyuarat Jawatankuasa
6) Buku Resit dan Baucer Bayaran
7) Buku Bank/Buku Cek/Penyata Bank
8) Sijil Pendaftaran
9) Perlembagaan Pertubuhan dan pindaan yang diluluskan oleh Jabatan

Pendaftaran Pertubuhan

BAHAGIAN 3
PENGURUSAN KEWANGAN

PENYIMPANAN WANG TUNAI

Had atau kebenaran menyimpan tunai di tangan Bendahari (mengikut
perlembagaan pertubuhan)

PENYIMPANAN WANG DI BANK

Akaun Bank hendaklah di atas nama Pertubuhan

(Contoh : Bendahari dibenarkan menyimpan wang runcit tidak lebih daripada
RM 500.00 (Ringgit Malaysia Lima Ratus Sahaja) pada sesuatu masa. Wang
yang lebih daripada jumlah itu mestilah dimasukkan ke dalam bank yang
diluluskan oleh Jawatankuasa. Akaun bank itu hendaklah di atas nama
Pertubuhan )

Perbelanjaan hendaklah mendapat kelulusan seperti termaktub dalam
perlembagaan :

a) Pengerusi, Setiausaha Dan Bendahari
b) Jawatankuasa
c) Mesyuarat Agung

Contoh
•< RM 1,000.00 – Kelulusan Pengerusi, SU & Bendahari
•> RM 1,000.00 – Kelulusan Jawatankuasa
•> RM 5,000.00 – Kelulusan Mesyuarat Agung

Cek-cek Pertubuhan hendaklah ditandatangani seperti termaktub dalam
perlembagaan contoh:

Bersama oleh :
1) Pengerusi
2) Setiausaha
3) Bendahari

TANGGUNGJAWAB PERTUBUHAN TERHADAP JPPM

Mengemukakan Penyata Tahunan dalam tempoh 60 hari selepas Mesyuarat
Agung.
[Seksyen 14(1), Akta Pertubuhan 1966 (Akta 335)]

PENYATA TAHUNAN

• Minit Mesyuarat Agung
• Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan Tahunan
• Kunci Kira-kira
• Senarai jawatankuasa
• Pindaan yang dibuat semasa Mesyuarat Agung (jika berkaitan)

BAHAGIAN 4
PENGENDALIAN MESYUARAT

MESYUARAT : Rundingan untuk membincangkan sesuatu atau untuk mencari

sesuatu ketetapan.

MESYUARAT AGUNG : Rundingan besar (oleh sesuatu persatuan, badan

dll).

Dewan Bahasa dan Pustaka

Penyampaian & Kerjasama,
pertukaran maklumat penyelarasan &

komunikasi

Penyelesaian konflik Memperbaiki prestasi
semasa

Halacara dan halatuju
masa hadapan

AGUNG AGUNG JAWATANKUASA
(TAHUNAN) (LUAR BIASA) AJK

AGM EGM

a) Adakan mesyuarat Ahli Jawatankuasa untuk tetapkan tarikh dan
tempat Mesyuarat Agung Tahunan.

b) Mesyuarat Agung Tahunan diadakan setelah berakhirnya tahun
kewangan tetapi tidak lewat dari tarikh yang dinyatakan dalam
perlembagaan :
contoh 1: sebelum 31 Mac setiap tahun
contoh 2: dalam tempoh 12 bulan dari tarikh MAT terakhir

c) Keluarkan notis panggilan Mesyuarat Agung Tahunan mengikut
perlembagaan.

d) Pastikan notis mesyuarat cukup tempoh :
(contoh: 14 hari sebelum diadakan Mesyuarat Agung Tahunan).

e) Dalam notis maklumkan tarikh, waktu dan tempat mesyuarat.

✓ Keahlian di dalam sesebuah Persatuan bukanlah secara automatik
(Seksyen 2 AP 1966)

✓ AJK yang bankrap yang belum dilepaskan, bukan sahaja tidak layak
memegang apa-apa jawatan tetapi juga tidak layak menjadi
penasihat atau pekerja persatuan berdaftar

✓ AJK yang telah disabitkan melakukan kesalahan melanggar
perlembagaan Persatuan dan Akta Pertubuhan 1966, akan
kehilangan kelayakan memegang apa-apa jawatan selama 5 tahun
dalam mana-mana Persatuan yang di sertainya (Seksyen 9A AP
1966)

KEAHLIAN KRITERIA PENGENAAN KELAYAKAN
YURAN MENGUNDI

/DIUNDI
DI DALAM
AGM/EGM

KEAHLIAN BIASA Mematuhi syarat keahlian.
(ORDINARY
MEMBERSHIP)

KEAHLIAN Tawaran kepada ahli yang
SEUMUR HIDUP membayar yuran secara one
(LIFETIME off.
MEMBERSHIP)

KEAHLIAN Tidak memenuhi kriteria ahli
BERSEKUTU biasa tetapi menunjukkan
(ASSOCIATE minat terhadap pertubuhan.
MEMBERSHIP)

KEAHLIAN KRITERIA PENGENAAN KELAYAKAN
YURAN MENGUNDI /DIUNDI
KEAHLIAN DI DALAM AGM/EGM
KEHORMAT
(HONORARY Terdiri daripada mereka yang
MEMBERSHIP) dihormati dan boleh memberi
sumbangan kepada
KEAHLIAN pertubuhan.
REMAJA Ditentukan oleh Jawatankuasa
(YOUTH
MEMBERSHIP) • < 18 tahun
• Perlu mendapatkan

kebenaran daripada

penjaga.

Pastikan korum cukup sebelum bermula mesyuarat
* Separuh (1/2) daripada jumlah ahli atau 2 kali
AJK mengikut mana yang kurang

Contoh 1 Contoh 2

Ahli : 100 orang Ahli : 45 orang
AJK : 15 orang AJK : 15 orang

Korum : ½ daripada 100 orang = 50 Korum ½ daripada 45 orang = 23
orang atau orang

2 x AJK = (2x15) = 30 orang atau 2 x AJK = (2x15) = 30 orang

mengikut mana yang kurang mengikut mana yang kurang
= 30 orang = 23 orang