e-book หลักการเขียนหนังสือราชการ

หลักการเขียนหนงั สอื ราชการ
และรายงานเสนอผ้บู ังคับบญั ชา

เอกสารประกอบการบรรยาย
“โครงการสอนงานข้าราชการบรรจใุ หมโ่ ดยระบบพีเ่ ลย้ี ง”

แผนงานตวั ช้ีวัดรว่ ม (Join KPI) ดา้ นพฒั นาบุคลากร
แผนปฏิบตั ิราชการกรมสรรพากรปงี บประมาณ พ.ศ.2564

จัดทาโดย
นางสาวรุ่งอรณุ เพ็ชรค์ ุม้ นักตรวจสอบภาษีชานาญการพเิ ศษ

สานกั งานสรรพากรพ้นื ท่กี รงุ เทพมหานคร 10

บทนา

หัวใจของการติดต่อสื่อสารในวงราชการ คือ
“หนังสือราชการ” ผู้เขียนหนังสือราชการจึง
จาเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจในสิ่งท่ีเขียนอย่าง
ชัดเจน รวมท้ัง ข้อกฎหมาย ระเบียบที่เกี่ยวข้อง
นอกจากนี้ ยังต้องมีทักษะความชานาญในการย่อเร่ือง
การเขียน การพิมพ์หนังสือราชการอย่างถูกต้องและ
รวดเร็ว อันจะส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพในการ
ปฏิบตั งิ าน และเปน็ ภาพลักษณ์ท่ีดี ทั้งของผู้เขียนและ
ของหนว่ ยงานหรือองค์กร

ผู้ที่เร่ิมทาอาชีพรับราชการ หรือ ข้าราชการ
บรรจุใหม่ จึงควรศึกษาความรู้พื้นฐานและทักษะใน
การเขียนหนังสือราชการ เพ่ือประโยชน์นาไปใช้เป็น
เครือ่ งมอื สาคัญในการปฏิบตั ิงานราชการในอนาคต

2

ขอบเขต

ส่วนที่ 1 การเขียนหนงั สอื ราชการ
1.1 ความสาคญั และประโยชน์การเขยี นหนังสือ
1.2 ความหมายของหนังสอื ราชการ
1.3 การปฏิบัติเกย่ี วกับหนงั สอื ราชการ

ส่วนท่ี 2 หนังสอื ติดตอ่ ราชการ
2.1 ความหมายของหนังสอื ติดตอ่ ราชการ
2.2 โครงสร้างรปู แบบของหนงั สอื ตดิ ตอ่ ราชการ
2.3 หลกั การเขยี นหนงั สือตดิ ตอ่ ราชการ

ส่วนท่ี 3 การเขียนบนั ทกึ หรือรายงานเสนอผบู้ งั คบั บญั ชา
3.1 ความหมายของบนั ทกึ รายงาน
3.2 โครงสรา้ งลกั ษณะของบนั ทกึ รายงาน
3.3 แนวคดิ วิธีการเขยี นบนั ทึกรายงาน

สว่ นท่ี 4 เทคนิคการเขยี นหนังสอื ราชการ
สว่ นที่ 5 การเขียนหนังสอื ราชการทด่ี ี

3

สว่ นท่ี 1 การเขยี นหนงั สอื ราชการ

การเขียนหนังสือราชการ หรือหนังสือโต้ตอบในการ
ทางาน จะเริ่มต้นจากจุดใด ต้องเขียนอย่างไรให้ถูกต้อง
ครบถ้วน เกิดความเข้าใจตรงกัน และสามารถส่ือสารถึง
ความต้องการของผู้เขียนและผู้รับ เร่ืองน้ีเป็นปัญหา
ใหญ่ ของผ้ปู ฏิบัติงานที่เรม่ิ เขา้ มาทางาน

หากผู้ที่เริ่มต้นทางานหรือข้าราชการบรรจุใหม่ ได้
ศึกษาหาความรู้ ทาความเขา้ ใจ หลกั การและเทคนิคการ
เขียนหนังสือราชการ รวมทั้ง ฝึกฝนให้เกิดทักษะความ
ชานาญตามสมควรแล้ว จะทาให้มีเครื่องมือที่ดีสาหรับ
ใช้ในการปฏิบัติงาน ซ่ึงเป็นตัวช่วยทาให้สามารถเอาตัว
รอดจากปญั หาต่างๆ ที่อาจเกิดจากการ
ปฏบิ ตั หิ น้าท่ีในอนาคตไดเ้ ปน็ อยา่ งดี
และมีความสุขในการทางาน อันจะส่ง
ผลดีต่อเน่ืองถึงความเจริญก้าวหน้า
ในหน้าท่ีราชการต่อไป

4

ความสาคัญและประโยชน์การเขยี นหนังสือราชการ

1.1 ความสาคัญของหนังสอื ราชการ

(1) เป็นกระบวนการสื่อสารที่มีวิธีการชัดเจน เพราะ

มีรูปแบบในลักษณะต่างๆ มีวิธีการปฏิบัติในกระบวนการ

ส่ือสาร มีข้ันตอน เนื้อหาท่ีปรากฏ จึงเป็นกระบวนการ

สือ่ สารทถ่ี ูกนามาใชแ้ บบยั่งยืน

(2) เป็นเคร่ืองมือท่ีใช้ในการบริหารราชการ เพ่ือการ

สั่งการ การตัดสินใจ การวางแผน การกาหนดกฎเกณฑ์

การติดตามผล ซ่ึงกระทาเปน็ ลายลกั ษณอ์ ักษรเปน็ หนงั สอื

ราชการ ทาให้การบรหิ ารมีประสทิ ธภิ าพสงู สดุ

(3) เป็นเอกสารพยานหรือหลักฐานที่น่าเช่ือถือ

เพราะ ส่ิงท่ีปรากฏอยู่ในหลักฐานทางราชการ ถือเป็น

ข้อเทจ็ จริง

(4) เป็นหลักฐานอ้างอิงตรวจสอบได้ โดยการ

เชอ่ื มโยงขอ้ มลู หรอื งานสารบรรณ ก่อให้เกิดความถูกต้อง

สมบูรณ์และแม่นยา ตรวจสอบได้ว่าสิ่งใดเกิดข้ึนในอดีต

เม่ือใด เกิดขึน้ ไดอ้ ยา่ งไร 5

ความสาคัญและประโยชนก์ ารเขียนหนังสอื ราชการ

หนังสือราชการ เป็นเครื่องมอื สาคัญในการบริหาร
ราชการ และการปฏิบัติราชการ ดังนั้น การเขียน
หนังสือราชการที่ดี จะตอ้ งให้ผู้รบั ทราบและปฏิบัติตาม
วตั ถุประสงค์อยา่ งถูกตอ้ ง

กล่าวคือ การเขียนหนังสือราชการ ต้องทาให้ผู้รับ
รับรู้ถึงความต้องการของผู้เขียน จึงจะถือว่าการเขียน
หนงั สือราชการนัน้ มีประสิทธภิ าพ

ห า ก ผู้ เ ขี ย น ไ ม่ ป ฏิ บั ติ ต า ม รู ป แ บ บ ข อ ง ห นั ง สื อ
ราชการ เขียนเนอื้ หาที่เขา้ ใจยาก ไมค่ รบถ้วน จะสง่ ผล

ทาใหก้ ารสื่อสารเกิดความผดิ พลาด
คลาดเคลอ่ื น และมคี วามล่าช้า

ในการปฏิบัติงานราชการ

6

ความสาคัญและประโยชนก์ ารเขยี นหนงั สอื ราชการ

การเขียนหนังสอื ราชการท่ีดจี ะกอ่ ประโยชน์ ดังน้ี
1. ปฏิบัติงานบรรลุวัตถุประสงค์ตามเปูาหมาย

ที่กาหนด และเกิดผลสัมฤทธิ์ที่ดี
2. ส่ือสารความหมายได้อย่างถูกต้องครบถ้วน

ตรงประเด็น และเกดิ ความเข้าใจท่ีตรงกัน

3. สามารถประหยัดเวลาในการตีความและการ
ตรวจสอบเนือ้ หาความตอ้ งการ หรือวัตถปุ ระสงค์

4. เป็นเอกลักษณ์ท่ีดีของหน่วยงาน รวมถึงเป็น
สิ่งที่แสดงออกถึงคุณภาพและประสิทธิภาพของผู้
ของผปู้ ฏบิ ตั งิ านหรือผูเ้ ขยี น

7

ความหมายของหนงั สอื ราชการ

1.2 ความหมายของหนงั สือราชการ

ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสาร

บรรณ พ.ศ. 2526 “หนังสือราชการ”คือ เอกสารท่ีเป็น

หลกั ฐานในราชการ ได้แก่

(1) หนังสอื ทีม่ ีไปมาระหว่างส่วนราชการ กบั ส่วนราชการ

(2) หนังสือท่ีส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอ่ืน ซ่ึงมิใช่ส่วน

ราชการ หรือไปถงึ บุคคลภายนอก

(3) หนังสือท่ีหน่วยงานอื่นใด ซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือท่ี

บคุ คลภายนอกมมี าถึงส่วนราชการ

(4) เอกสารที่ราชการจดั ทาขน้ึ เพือ่ เป็นหลักฐานในราชการ

(5) เอกสารท่ที างราชการ จัดทาขน้ึ ตาม

กฎหมาย ระเบยี บ หรือ ข้อบงั คับ

มี 6 ชนดิ คือ หนงั สือภายนอก หนงั สอื ภายใน หนงั สือ

ประทับตรา หนงั สือสัง่ การ หนังสอื ประชาสมั พนั ธ์ และ

หนังสอื ทเ่ี จ้าหน้าท่ีทาขึ้นหรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานใน

ราชการ 8

ความหมายของหนังสอื ราชการ

หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็น
แบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อ
ระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงาน
อ่ืนใดซงึ่ มิใชส่ ว่ นราชการ หรอื ทมี่ ีถึงบคุ คลภายนอก **

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็น
แบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อ
ภายในกระทรวงทบวงกรมหรือจังหวัดเดียวกัน ใช้
กระดาษบนั ทึกข้อความ **

9

ความหมายของหนังสอื ราชการ

หนังสือประทับตรา คือ หนังสือท่ีใช้ประทับตรา
แทนการลงช่ือของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้น
ไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ท่ีได้รับ
มอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไป
เป็นผู้รับ ผิด ชอบ ลงชื่อย่อกากับต รา ห นังสือ
ประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วน
ราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก
เฉพาะกรณที ่ีไมใ่ ช่เรอื่ งสาคัญ

10

ความหมายของหนงั สือราชการ

หนังสือส่ังการ ใช้กระดาษตราครุฑตามแบบท่ี
กาหนด มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่

- คาสั่ง คือ บรรดาข้อความท่ีผู้บังคับบัญชาส่ัง
การให้ปฏิบตั โิ ดยชอบด้วยกฎหมาย

- ระเบยี บ คอื บรรดาข้อความที่ผู้มีอานาจหน้าที่
ได้วางไว้ โดยจะอ้างอานาจตามกฎหมายหรือไม่ก็ได้
เพอ่ื ถอื เป็นหลกั ปฏิบตั งิ านเปน็ ประจา

- ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจ
หน้าที่กาหนดให้ใช้โดยอาศัยอานาจของกฎหมายที่
บัญญัติใหก้ ระทาได้

11

ความหมายของหนงั สือราชการ

หนงั สอื ประชาสัมพนั ธ์ มี 3 ชนดิ ได้แก่
- ประกาศ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการ

ประกาศหรือช้ีแจงให้ทราบ หรือแนะแนวทาง
ปฏิบัติ ใชก้ ระดาษตราครฑุ

- แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความท่ีทาง
ราชการแถลงเพ่ือทาความเข้าใจในกิจการของทาง
ราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใดๆ ให้ทราบ
ชัดเจนโดยทว่ั กัน ใช้กระดาษตราครฑุ

- ข่าว คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการ
เห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

12

ความหมายของหนงั สอื ราชการ

หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐาน
ในราชการ คอื หนงั สือทที่ างราชการทาขึ้นนอกจากที่
กล่าวมาแล้วข้างต้น หรอื หนงั สือท่ีหน่วยงานอนื่ ใดซ่ึง
มิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอก มีมาถึงส่วน
ราชการและส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทาง
ราชการ มี 4 ชนิด ได้แก่

1. หนงั สอื รบั รอง คือ หนงั สอื ท่ีสว่ นราชการออกใหเ้ พือ่
รับรองแก่ บคุ คล นติ ิบุคคล หรอื หน่วยงาน เพอื่ วัตถปุ ระสงค์
อย่างหนงึ่ อยา่ งใดให้ปรากฏแกบ่ คุ คลโดยทั่วไปไมจ่ าเพาะ
เจาะจง

2. รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้
มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของท่ีประชุมไว้เป็น
หลกั ฐาน

13

ความหมายของหนงั สือราชการ

3. บันทึก คือ ข้อความซ่ึงผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อ
ผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาส่ังการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา
หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ากว่าส่วน
ราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้
ใช้กระดาษบันทึกขอ้ ความ

4. หนังสืออ่ืน คือ หนังสือหรือเอกสารอ่ืนใดที่เกิดข้ึน
เน่ืองจากการปฏิบัติงาของเจ้าหน้าที่เพ่ือเป็นหลักฐานในทาง
ราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบ
บันทึกภาพด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอก ที่ย่ืนต่อ
เจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าท่ีได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทาง
ราชการแล้ว มีรูปแบบตามท่ีกระทรวงทบวงกรมจะกาหนดข้ึน
ใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเร่ือง
ให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา
หลกั ฐานการสบื สวนและสอบสวน และคารอ้ ง เปน็ ตน้

14

การปฏิบัตเิ ก่ยี วกบั หนังสอื ราชการ

1.3 การปฏิบัตเิ กีย่ วกบั หนงั สอื ราชการ

หนังสอื ปฏบิ ัติโดยเรว็
ชนั้ ความเร็วของหนงั สือราชการ มี 3 ช้นั ได้แก่
1. ด่วนทส่ี ุด คือ ใหเ้ จ้าหนา้ ที่ปฏบิ ตั ใิ นทนั ทที ี่

ได้รับหนังสอื นั้น
2. ด่วนมาก คอื ให้เจา้ หน้าทป่ี ฏบิ ตั ิโดยเร็ว
3. ดว่ น คือ ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีปฏบิ ตั เิ ร็วกวา่ ปกติ

เทา่ ทจ่ี ะทาได้

การประทบั ช้ันความเร็ว
ตอ้ งประทับชั้นความเรว็ ดว้ ย
อกั ษรสีแดงขนาด 32 Point

15

การปฏิบัตเิ กี่ยวกบั หนงั สอื ราชการ

หนังสอื ปฏิบัตลิ บั
ชัน้ ความลบั ของหนังสือราชการ มี 3 ชน้ั และ

การตอ้ งปฏบิ ตั ติ ามระเบยี บ ว่าดว้ ยการรกั ษาความ
ปลอดภัยแหง่ ชาติ พ.ศ. 2517 ด้วย

1. ลบั ทสี่ ดุ คอื (Top Secret) เปิดเผยทง้ั หมด
หรอื บางสว่ นจะเสยี หายตอ่ รัฐรา้ ยแรงทสี่ ุด

2. ลับมาก คือ (Secret) เปดิ เผยทง้ั หมดหรอื
บางส่วนจะเสียหายต่อรฐั รา้ ยแรง

3. ลบั คือ (Confidential) เปดิ เผยทง้ั หมด
หรอื บางสว่ นจะเสยี หายตอ่ รัฐ

16

การปฏิบตั ิเกย่ี วกับหนังสอื ราชการ

การจดั ทาสาเนา คอื เอกสารท่ีจัดทาขึ้นเหมอื นตน้ ฉบับ
ไมว่ า่ เป็นการถา่ ยเอกสารจากตน้ ฉบบั หรือ ถา่ ยจากเอกสาร
สาเนาอกี ทอดหนง่ึ หรือการพมิ พ์ให้เหมอื นต้นฉบบั โดยต้อง
ประทับตรา “สาเนาคูฉ่ บับ” หรือ “สาเนา” ไวด้ ว้ ย
สามารถกระทาได้ 2 วิธี

1. สาเนาคู่ฉบบั คอื
สาเนาท่จี ดั ทาพร้อมตน้ ฉบบั
มีผู้ลงลายมือชอื่ หรอื
ลงลายมือชอื่ ย่อไว้
และใหผ้ ู้รา่ ง/พมิ พ/์ ตรวจ
ลงลายมือชอื่ ย่อไว้ท้ายขอบลา่ งดา้ นขวา

2. สาเนา คือ สาเนาที่ส่วนราชการจัดทาขึ้นด้วยการ
ถ่าย คัด อัดสาเนา หรือวิธีการอ่ืนใด และต้องมีผลู้ งลายมือ
ชื่อรับรอง “สาเนาถูกต้อง” โดยเจ้าหน้าท่ีระดับ 2 ข้ึนไป
(เทยี บได้กับระดับชานาญงานขน้ึ ไป)

17

ส่วนท่ี 2 หนังสือติดต่อราชการ

2.1 ความหมาย “หนงั สอื ตดิ ต่อราชการ”
ในท่ีน้ีเป็นคารวมท่ีใช้เรียกหนังสือราชการ
ตามระเบียบสานักนายก รัฐมนตรีว่าด้วย งานสาร
บรรณ พ.ศ. 2526 โดยเฉพาะ 3 ชนิด ได้แก่
“หนังสือภายนอก” “หนังสือภายใน” และ
“หนงั สือประทับตรา”

18

โครงสร้างหนังสือตดิ ตอ่ ราชการ

หนังสือติดต่อราชการ ได้ถูกกาหนดชนิดหรือรูปแบบ
ไว้หลายอย่าง ทั้งน้ี เพ่ือให้เกิดความสะดวก และมีความ
เหมาะสมในการใชส้ ่อื สารตามควรแก่กรณี

โดยท่ัวไปหนังสือติดต่อราชการ มีองค์ประกอบที่
สาคัญ 4 ส่วนหลัก ได้แก่ ส่วนหัวหนังสือ ส่วนบทนาหรือ
เหตุท่ีมีหนังสือไป ส่วนจุดประสงค์หรือความต้องการของ
ผู้เขียน และส่วนท่ีสรุปว่าให้ผู้รับดาเนินการอย่างไร เช่น
ทราบ พิจารณา อนมุ ัติ สง่ั การ ดาเนินการ เป็นต้น

2.2 โครงสร้างรูปแบบหนังสือติดต่อ
ราชการ แบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ คอื

2.2.1 สว่ นหัวเร่ือง
2.2.2 ส่วนเนอ้ื เรือ่ ง และ

สว่ นจดุ ประสงค์ของเรอื่ ง
2.2.3 สว่ นท้ายเรื่อง

19

รปู แบบ “หนงั สือภายนอก”

หัวเรอื่ ง

เนอ้ื เร่อื ง

จดุ ประสงค์
ของเร่อื ง

ท้ายเรอื่ ง

20

รปู แบบ “หนังสอื ภายใน”

เน้ือเร่ือง หัวเร่ือง
ท้ายเรอื่ ง
จุดประสงค์
ของเรื่อง

21

รปู แบบ “หนังสอื ประทบั ตรา”

หวั เร่อื ง
เนือ้ เรื่อง

จุดประสงค์
ของเรอ่ื ง

ทา้ ยเรอ่ื ง

22

หลกั การเขยี นหนังสือตดิ ตอ่ ราชการ

2.3 หลักการเขยี นหนงั สอื ติดตอ่ ราชการ

การตดิ ต่อส่ือสารของหน่วยราชการ หนังสือที่เปน็ ลายลักษณ์
อักษร คือเอกสารหลักฐานท่ีมีความสาคัญอย่างยิ่ง ดังนั้น การ
เขียนหนังสือและจัดทาเอกสารท่ีดี ย่อมเกิดผลดีกับหน่วยงาน
ผู้ปฏิบัติงานและผู้รับท่ีต้องติดต่อส่ือสารด้วย แม้กระทั่งการขอ
ความร่วมมือต่างๆ ย่อมที่จะผ่านพ้นไปด้วยดี จนทาให้เกิด
ความสาเรจ็ ในการปฏิบัตหิ น้าทร่ี าชการ

การใช้สานวนลีลาในการเขียนหนังสือ มีหลักที่พึงปฏิบัติ
หรือมีข้อคานึงที่ควรหลีกเลี่ยง ไม่ใช้ถ้อยคา หรือสานวนบาง
ลักษณะ แต่มิได้หมายความว่าทุกหน่วยงานต้องมีสานวนหรือ
ลีลาที่เหมือนกันทั้งหมด เพราะการเขียนหนังสือราชการเป็น
“ศาสตร์และศิลปะ” ผู้เขียนมีความจาเป็นอย่างย่ิงท่ีจะต้องมี
ความรู้เกี่ยวกับ เนื้อหาที่เขียน หลักเกณฑ์ ระเบียบ และแบบ
แผนของการเขียนหนังสือราชการ และต้องรู้จักศิลปะในการใช้
ถ้อยคา สานวนลีลา การเขียนท่ีแนบเนียน สอดคล้องกับเนื้อหา
ประเภทหนังสอื และผู้รบั หนังสือนน้ั ด้วย

23

หลกั การเขียนหนังสอื ติดต่อราชการ

2.3.1 หลกั การเขียน : ส่วนหวั เรอ่ื ง
(1) การเขียนชื่อ“เรื่อง” ต้องเขียนย่อให้ส้ันท่ีสุด ให้ได้

ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร และแยกความแตกต่างจากเร่ืองอื่นได้
เพือ่ การเกบ็ ค้นหาอา้ งองิ ไดง้ า่ ย

เทคนคิ การเขยี นชื่อเร่อื ง
(1.1) โดยปกตคิ วรขึน้ ตน้ เร่ืองดว้ ย
คากริยา ซ่ึงจะทาใหผ้ ้รู บั หนงั สือมคี วามเขา้ ใจ
ในสาระนน้ั ทนั ทแี ละเกิดความชดั เจน
ตรงประเด็นมากท่สี ดุ เช่น ขออนมุ ัติ
ขออนญุ าต ขอหารือ ขอเชญิ ส่งแจง้ ผล
ขอชแ้ี จงและ ขอรายงาน เป็นต้น
(1.2) กรณีที่หนังสือท่ีมีเนื้อหากว้างมากหรือหลายประเด็น
ไม่สามารถหาคากริยามาใช้ให้ครอบคลุม ควรใช้คานามกว้างๆ
เพ่ือครอบคลุมเนื้อหา เช่น การปรับเงินเดือนข้าราชการ การ
เบกิ จ่ายค่าตอบแทน เปน็ ตน้

24

หลกั การเขยี นหนังสอื ตดิ ตอ่ ราชการ

(1.3) กรณีเป็นเรื่องท่ีมีการโต้ตอบต่อเนื่องกัน หรือมีการ
ติดต่อกันก่อนหน้าน้ี ควรใช้ช่ือเร่ืองเดิม ท้ังน้ี หากเรื่องเดิม
ข้ึนต้นด้วยคากริยาจะใช้ช่ือเรื่องเหมือนเดิมไม่ได้ ควรปรับช่ือ
เรือ่ งใหม้ ีลักษณะเปน็ การตอบรับ เช่น
เร่ืองเดิม “ขออนุญาต” เร่ืองตอบกลับควรปรับเป็น “การขอ
อนญุ าต หรอื การอนุมตั ิ” เป็นต้น

(1.4) หากเป็นเร่ืองที่ไม่พึงประสงค์ หรือเรื่องที่ไม่ดี ถ้าใช้
คาท่เี จาะจงเกินไปจะทาใหผ้ ูร้ บั เสียความรู้สึก ให้ใช้คาข้ึนตน้ ด้วย
คานาม เช่น

- เร่ือง ของดจ่ายเงินค่าตอบแทนเหมาจ่าย ปรับเป็น
“การจ่ายเงนิ ค่าตอบแทนเหมาจ่าย”

- เร่อื ง ขอให้แก้ไขปรับปรุงการแตง่ กายของข้าราชการ
สตรี ปรบั เป็น “การแตง่ กายของขา้ ราชการสตรี” เปน็ ตน้

25

หลักการเขียนหนงั สอื ตดิ ต่อราชการ

(1.5) เขียนชื่อเร่ืองให้ตรงประเด็น และสอดคล้องกับ

ส่วนสรุปท้ายหนังสือ เจ้าหน้าที่ส่วนใหญ่มักไม่ให้ความ

สนใจกับความสอดรับกันของหัวเรอ่ื งกับทา้ ยเรอื่ ง เช่น

- หวั เร่อื ง ขออนญุ าตใช้รถราชการ แตส่ รุปท้ายเร่ืองวา่

จงึ เรยี นมาเพือ่ ทราบ

- หัวเรื่อง ขออนุมัติผลการตรวจ แต่สรุปท้ายเร่ืองว่า

จึงเรยี นมาเพือ่ พจิ ารณา

(1.6) ใหใ้ ช้ภาษาเขยี นที่สภุ าพ รกั ษานา้ ใจผู้รับ เชน่

- เร่ือง ไม่อนุมัติการจ้างพนักงานลูกจ้างชั่วคราว อาจ

ปรบั เปน็ “เรือ่ ง ขอทบทวนการจา้ งลกู จา้ งชวั่ คราว”

- เรื่อง ขอให้ช้ีแจงเก่ียวกับครุภัณฑ์ที่สูญหาย อาจปรับ

เป็น “เร่ือง ชแ้ี จ้งขอ้ เท็จจรงิ กรณคี รุภณั ฑส์ ญู หาย” 26

หลกั การเขียนหนงั สือตดิ ตอ่ ราชการ

(2) การเขียน “คาข้ึนต้น” ให้ใช้คาข้ึนต้นตามฐานะของผู้รับ
หนังสือตามที่กาหนดไว้ในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย
งานสารบรรณ พ.ศ.2526

เทคนิคการเขียนคาขึน้ ต้น
(2.1) โดยท่ัวไปหากเป็นบุคคลธรรมดา ใช้คาข้ึนต้นว่า
“เรียน”แล้วตามดว้ ยชื่อตาแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อ
บุคคลในกรณีท่ีมถี ึงตัวบุคคล เชน่

เรียน สรรพากรภาค 2
เรยี น กรรมการผจู้ ัดการ บริษัท ก จากัด
เรียน นาย ข ในฐานะผชู้ าระบญั ชีของ บริษทั ก จากัด
(2.2) งดใช้คา “ฯพณฯ” นาหน้าชื่อหรือตาแหน่ง เพราะมี
มติ ครม. ต้ังแต่วนั ท่ี 30 สิงหาคม พ.ศ.2557 ให้เลิกใช้ เวน้ แต่
กรณีพิเศษเกี่ยวกับการต่างประเทศ หรือเป็นคาเฉพาะที่แปลมา
จากคาในภาษาตา่ งประเทศ

27

หลกั การเขียนหนงั สอื ตดิ ตอ่ ราชการ

(2.3) งดใช้คาว่า “คุณ” นาหน้าชื่อซึ่งอาจทาให้เกิด
ความเข้าใจผิดเพราะ “คุณ” เป็นคานาหน้าสุภาพสตรีที่
ได้รับพระราชทานเคร่ืองราชอสิ รยิ าภรณฝ์ ุายใน

(2.4) การใชค้ าวา่ “ผ่าน” ต้องใช้อย่างถกู ต้อง โดย
ใหเ้ รียงลาดบั ตามสายการบงั คับบญั ชาหรือสายงาน ทงั้ นี้
ให้ขนึ้ ตน้ ดว้ ยผู้บังคบั บัญชาระดับเหนอื ข้ึนไปกอ่ น เช่น

- เรียน อธบิ ดี ผ่านผู้อานวยการกองบรหิ ารทรัพยากรบุคคล
- เรยี น อธบิ ดี ผ่านสรรพากรภาค 2
- เรียน สรรพากรภาค 2 ผ่านสรรพากรพื้นทีก่ รุงเทพมหานคร 10

28

หลักการเขียนหนังสอื ติดต่อราชการ

(2.5) คาขึ้นต้นหนังสือภายนอก ให้ใส่ช่ือตาแหน่งเต็ม

ของผู้รับ ส่วนหนังสือภายในใช้เฉพาะชื่อตาแหน่งหลักได้

เช่น หนงั สือภายนอก หนงั สอื ภายใน

เรียน อธิบดีกรมสรรพากร เรยี น อธบิ ดี

เรยี น เลขาธิการสานกั งานศาลยุตธิ รรม เรยี น เลขาธกิ าร

(2.6) การใช้คาข้ึนต้นกับบุคคลท่านอื่น ให้เป็นไปตาม

หลักการใช้คาขึ้นต้นสรรพนาม และคาลงท้าย (ทั้งในหนังสือ

ราชการ และการจ่าหน้าของ) ที่กาหนดไว้ในระเบียบสานัก

นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไข

เพิ่มเติมฯ เช่น พระสงฆ์ ใช้ นมัสการ ,สมเด็จพระสังฆราช ใช้

กราบทลู ,หมอ่ มเจ้า ใช้ ทูล เป็นต้น

(2.7) คาขึ้นต้นของหนังสือประทับตรา ใช้คาว่า “ถึง” คา

เดียวเหมือนกันหมด และถ้าถึงส่วนราชการหรือหน่วยงานให้

ต่อท้ายด้วยชื่อส่วนราชการหรือหน่วยงานนั้นโดยไม่ต้องต่อด้วย

ชื่อตาแหน่งของหวั หนา้ หน่วยงาน เช่น

ถงึ กรมสรรพากร

ถงึ นายธนพล ธรรมดี

29

หลกั การเขียนหนงั สือติดต่อราชการ

(3) การเขียน“อ้างถึง” ใช้ในกรณีที่มีการติดตอ่ กันมาก่อนหน้านี้
เพ่ือเป็นการเท้าความเดิมหรืออ้างอิงท่ีมา โดยให้อ้างถึงหนังสือ
ฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่ มีเร่ืองอ่ืนท่ีเป็น
สาระสาคัญต้องนามาพจิ ารณา

เทคนิคการเขยี นอา้ งถงึ
(3.1) การเขียนอ้างถึงในหนังสือภายนอก ต้องระบุช่ือ
หน่วยงานที่อ้างถึง ชั้นความลับ(ถ้ามี) ช้ันความเร็ว(ถ้ามี) เลขที่
หนงั สือ ลงวนั ท่ขี องหนงั สอื ทีอ่ ้างถึง ตามลาดับ เช่น

อ้างถึง หนังสือสานักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ลับมาก ด่วนท่ีสุด ท่ี นร
0506/ว164 ลงวันที่ 15 มีนาคม 2564

สาหรบั การเขียนอ้างถึงใน
ส่วนนาของเนือ้ เรือ่ ง ในหนังสอื
ภายนอก ให้สรุปเรอื่ งเดิมสนั้ ๆ มา
ใสใ่ นยอ่ หนา้ แรก โดยตอ้ งไมเ่ ขียน
คาว่า “เร่ือง” และ“ลงวันท”ี่
ลงไปในเนื้อหาน้ัน

30

หลกั การเขยี นหนงั สือติดต่อราชการ

(3.2) การเขียน“อ้างถึง”ในหนังสือภายในจะไม่ปรากฏอยู่ใน
ส่วนหัวเร่ือง แต่จะอยู่ในบทนาหรือเน้ือความ ส่วนแรกของส่วน
เนือ้ เร่ือง
ตวั อย่าง การเขยี นอ้างถึงในสว่ นนาของเนื้อเรอ่ื ง
หนังสือภายนอก

ตามหนงั สือท่ีอ้างถึง กระทรวงมหาดไทยขอความร่วมมือในการสอดส่อง
ดูแลความสงบเรียบร้อยในช่วงเทศกาลสงกรานต์ พ.ศ.2564 ความละเอียด
แจ้งแล้ว นน้ั

หนงั สือภายใน

ตามหนังสือกระทรวงมหาดไทย ท่ี มท 1234/5 ลงวันท่ี 5 เมษายน
2564 จังหวัดนนทบุรีขอความร่วมมือในการสอดส่องดูแลความสงบ
เรยี บรอ้ ยในช่วงเทศกาลสงกรานต์ พ.ศ.2564 ความละเอยี ดแจง้ แล้ว น้ัน

(3.3) การเขียน “อ้างถึง” บางกรณีอาจอ้างถึง ระเบียบ
คาสงั่ หรอื แนวทางปฏิบัติ ก็ได้

31

หลักการเขยี นหนงั สอื ตดิ ต่อราชการ

(4) การเขียน“สิ่งท่ีส่งมาด้วย” ใช้กับหนังสือภายนอกเท่านั้น
โดยต้องระบุให้ชัดเจนว่าเป็นเอกสารหรือสิ่งใด จานวนเท่าใด
ลักษณะนามท่ีใช้ควรให้สะท้อนลักษณะหรือรูปแบบของสิ่งท่ีส่งมา
ด้วยอย่างชดั เจน

สาหรับหนังสือภายใน ให้ระบุสิ่งที่ส่งมาด้วยไว้ในส่วนเน้ือ
เรือ่ งหรือสว่ นจดุ ประสงคข์ องเรือ่ ง โดยใช้คาวา่ “เอกสารแนบ”

ตวั อย่าง การเขียนสงิ่ ที่สง่ มาด้วย

สิ่งท่ีส่งมาด้วย 1. รายงานการประชุมการบริหารงานจัดเก็บภาษีในระดับ
จงั หวดั (ก.บ.จ.)ครง้ั ที่ 3/2564 จานวน 15 แผ่น

2. โปสเตอร์ประชาสัมพันธ์การย่ืนแบบแสดงรายการภาษี
ทางอินเตอร์เน็ท จานวน 100 แผน่

3. คู่มือการให้บริการแนะนาการยื่นแบบแสดงรายการภาษี
ออนไลน์ จานวน 25 เลม่

32

หลกั การเขียนหนงั สอื ตดิ ต่อราชการ

2.3.2 หลักการเขียน : ส่วนเนื้อเรื่อง และจดุ ประสงค์ของเรอ่ื ง
การเขียน“ส่วนเนื้อเรื่อง” คือ ส่ิงที่จาเป็น และเป็นหัวใจ

สาคัญของการสื่อสารหนังสือราชการ จึงต้องคานึงถึงหลักการ
เขียนให้มากที่สุด ซ่ึงอาจเขียนเป็นข้อความตอนเดียว หรือ 2
ตอน หรอื 3 ตอนแล้วแต่กรณี โดยอาจใช้หลกั 5W 1H

องค์ประกอบของสว่ นเน้ือเร่ือง อาจแบ่งได้ 2 ส่วน ได้แก่
สว่ นนา(เหตุ) และส่วนเน้อื ความ (ความประสงค์)

33

หลกั การเขยี นหนงั สอื ตดิ ตอ่ ราชการ

(1) การเขียนส่วนนา หรือเหตุผล เพ่ือบอกถึงที่มา ปัญหา
หลักการเหตุผล หรืออาจเป็นการเท้าความเดิม เพื่อเกร่ินให้ผู้รับ
ทราบวา่ ผู้เขยี นตอ้ งการสือ่ สารอะไร

เทคนคิ การเขียนเนื้อเรอ่ื ง “ส่วนนา”
(1.1) ใช้คาขึ้นต้น “ด้วย.. เนื่องด้วย.. เน่ืองจาก” กับ
เรื่องท่ีติดต่อกนั เปน็ ครั้งแรก
(1.2) ใช้คาข้ึนตน้ “ตาม..ตามที่.. ตามหนังสือท่ีอ้างถึง..”
สาหรับเรื่องท่ีมีการติดต่อกันก่อนหน้านี้ หรือเป็นเรื่องท่ีต่อเน่ือง
หรือเรื่องโต้ตอบกนั
(1.3) การใชค้ าต่อทา้ ยย่อหนา้ ของสว่ นนา เชน่
กรณเี ร่ืองตอ่ เนอื่ ง ใช้คาลงทา้ ย “นั้น”
กรณีอา้ งถงึ หนังสือ ใชค้ าลงท้าย “ความแจ้งแล้ว นน้ั ”
กรณีมีสิ่งทสี่ ง่ มาดว้ ย ใชค้ าลงท้ายหนังสือภายนอก“รายละเอยี ด

ตามสง่ิ ทีส่ ่งมาดว้ ย” หรอื คาลงทา้ ยหนงั สือ
ภายใน “รายละเอียดตามเอกสารแนบ”

34

หลกั การเขยี นหนังสือติดต่อราชการ

(2) การเขียนส่วนเนื้อความ หรือความประสงค์ เป็นส่วนที่
ต่อมาจากส่วนนา (เหตุ) ซ่ึงส่วนใหญ่มักเขียนเป็นย่อหน้าที่ 2
ของเนื้อเรื่อง เป็นข้อความเพ่ือแสดงความประสงค์ว่าตอ้ งการให้
ผู้รับทาอะไรหรือทาอย่างไร

เทคนิคการเขยี นเน้ือเรือ่ ง “ส่วนเน้อื หาหรือวตั ถปุ ระสงค”์
(2.1) การเขียนเน้ือหาต้องเขียนให้ส้ันกระชับท่ีสุด เพื่อ
การสื่อสารตรงประเด็น และสามารถทาให้ผู้รับเข้าใจและปฏิบัติ
ตามได้ทันที หากมีเนื้อความมาก ผู้เขียนสามารถแยกออกเป็น
ขอ้ ๆ ใหเ้ กดิ ความชัดเจน

35

หลักการเขยี นหนังสอื ติดตอ่ ราชการ

(2.2) การใช้ภาษาในหนังสือราชการ รูปประโยคในหนังสือ
ติดตอ่ ราชการควรมีลักษณะสาคญั ดงั นี้

- ประโยคส้ัน ไม่ใช้คาเช่ือมมาก ควรใช้ประโยคความ
เดียว ไม่ควรใช้ประโยคความซ้อนหรือประโยคความรวม ไม่ใช้
คาฟุมเฟือยที่ทาให้ประโยคยาวเกนิ ไป

- ประโยคบอกเล่า แม้ว่าวัตถุประสงค์เป็นต้ังคาถามก็
สามารถดัดแปลงได้รูปประโยคได้ เช่น ขอหารือวา่ สมควรปฏิบัติ
ประการใด ไม่ควรใช้ประโยคคาถามโดยตรงว่า ทาไดไ้ หม ปฏิบัติ
ได้หรือไม่

- ประโยคชัดเจน ตรงประเด็น ไม่คลุมเครือ อ่านแล้ว
เข้าใจทนั ทีโดยไม่ต้องทวนหรอื ตีความ

- ประโยคสละสลวย มีความไพเราะคมคาย สุภาพ น่า
อา่ นและน่าปฏบิ ตั ติ าม

36

หลกั การเขยี นหนงั สือตดิ ตอ่ ราชการ

(2.3) การเขียนย่อหน้าในหนังสือราชการ เน่ืองจากหนังสือ
ราชการแต่ละเรื่องมีหลายย่อหน้า จึงขอแนะนาแนวทางการ
เขยี นย่อหนา้ เพือ่ ใช้ประโยชนใ์ นการปฏิบัติงาน ดงั น้ี

(1) ย่อหน้านาความคิด เพ่ือบอกจดุ ประสงค์
หรือสรา้ งความสนใจในเร่อื งนั้น
(2) ย่อหนา้ แสดงความคดิ เพือ่ แสดงความ
คดิ เหน็ ขอ้ มูล ความตอ้ งการของผเู้ ขียน ควร
มีเพยี งประเด็นสาคญั เดียว

(3) ย่อหนา้ โยงความคดิ เพ่ือเชอ่ื มระหว่าง
ย่อหน้าท่ีไม่เกยี่ วขอ้ งกนั หรอื คนละ
ประเด็นกนั
(4) ยอ่ หน้าสรปุ ความคดิ เพ่ือสรุปเรือ่ งที่
เขียน โดยลาดับเรอ่ื งราวหรอื ยอ่ หนา้ ตา่ งๆ
ให้ต่อเนอ่ื งเปน็ เร่อื งเดียวกนั อย่างเหมาะสม

37

หลักการเขยี นหนงั สือติดตอ่ ราชการ

(2.4) การเขียนสรุปเน้ือความ ต้องกล่าวสรุปถึงจุดประสงค์

ของหนังสือราชการฉบับนั้นให้ชัดเจนว่าผู้เขียนมีจุดประสงค์

อย่างไร ควรเป็นประโยคส้ันๆ เพ่ือสรุปหรือเน้นย้าหรือขอบคุณ

และไม่ควรมีเนื้อหาสาคัญอยู่ในส่วนนี้อีก หากเป็นกรณีท่ีมี

จุดหมายหลายประการควรแยกจุดประสงค์เป็นข้อๆเพ่ือความ

ชดั เจนและสะดวกในการทาความเขา้ ใจและการนาไปปฏิบัติ

(2.5) การเขียนเน้ือเรื่องโดยใส่คาขอบคุณ(ถ้ามี)ไว้ในวรรค

ท้ายของเนื้อความแล้วเป็นอันจบของหนังสือราชการฉบับน้ัน

ทันที ไม่จาเป็นต้องตามด้วย “จึงเรียนมาเพื่อ” อีกในย่อหน้า

ต่อไปอีก เพราะถือว่าครบตามองค์ประกอบของเนื้อหาอย่าง

สมบูรณ์แล้ว แต่หากยังไม่มีคาขอบคุณ อาจเพิ่มส่วนลงท้าย

๑-๓ บรรทัดได้ ด้วยการข้ึนย่อหน้าว่า “จึงเรียนมาเพื่อ...” และ

ระบุเจตนาท่ีต้องการให้ผู้รับปฏิบัติตาม แล้วอาจต่อด้วยคา

ขอบคุณ อนึ่งในการเขียนคาขอบคุณ ควรพิจารณาถึงความ

อาวุโสของตาแหน่งผูร้ บั หนังสือนน้ั ดว้ ย เช่น

- ตาแหนง่ เสมอกนั หรือต่ากว่า ใชค้ าวา่ “ขอขอบคุณ”

- ตาแหนง่ สงู กว่า ใชค้ าว่า “จะขอบคุณย่ิง”

- ตาแหนง่ ที่ใชค้ าข้ึนต้นกราบเรียน ใช้คาวา่ “จะเป็นพระคุณอยา่ งยิง่ ”
38

หลกั การเขียนหนังสอื ตดิ ต่อราชการ

ตัวอย่างท่ี ส่วนเนื้อความท่ีใส่คาขอบคุณ ไว้ในวรรคท้ายของ
สว่ นเน้ือเรอื่ ง

…….ในการนี้ สานักงานสรรพากรพื้นท่ีกรุงเทพมหานคร 10 จึงขอให้ท่านส่ง
รายชื่อข้าราชการเข้าร่วมการประชุมดังกล่าว จานวน 2 คน ทางอีเมล์
[email protected] ภายในวันศุกร์ที่ 9 เมษายน 2564 เพื่อจะได้
เตรยี มการต้อนรบั ได้ถูกต้องต่อไป ขอขอบคุณในความร่วมมือล่วงหน้ามา ณ
โอกาสน้ี

ขอแสดงความนับถอื

ตัวอย่างที่ ส่วนเน้ือความท่ีใส่คาขอบคุณ ไว้ในส่วนท้ายของส่วน
เนอื้ เรอ่ื ง

………..ในการนี้ สานกั งานสรรพากรพนื้ ท่กี รงุ เทพมหานคร 10 จงึ ขอให้ท่านส่ง
รายช่ือข้าราชการเข้าร่วมการประชุมดังกล่าว จานวน 2 คน ทางอีเมล์
[email protected] ภายในวันศุกร์ท่ี 9 เมษายน 2564 เพ่ือจะได้
เตรยี มการต้อนรับได้ถูกตอ้ งต่อไป

จึงเรยี นมาเพ่ือดาเนนิ การตอ่ ไปดว้ ย และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้

ขอแสดงความนับถอื

39

หลักการเขียนหนงั สอื ติดตอ่ ราชการ

(2.6) การเขียนส่วนท้ายของเนื้อเร่ือง ให้ข้ึนต้นด้วยคาว่า
“จึง” แล้วตามด้วยข้อความท่ีบอกถึงจุดประสงค์ ซ่ึงจะต้องให้
สัมพนั ธก์ ับจุดประสงค์ในตอนตน้ ด้วย
ตวั อย่างเช่น

จึงเรยี นมาเพือ่ โปรดทราบ / จึงเรยี นมาเพอื่ ทราบ
จึงเรียนมาเพ่อื โปรดพจิ ารณาอนุมัติ
จงึ เรยี นมาเพอ่ื โปรดพจิ ารณา หากเหน็ ชอบโปรดอนุมัติ
จึงเรยี นมาเพอื่ ขอซ้อมความเขา้ ใจและถือปฏิบัติ
จงึ เรียนมาเพอ่ื พจิ ารณาดาเนินการต่อไป
จึงเรยี นมาเพื่อโปรดดาเนนิ การใหแ้ ล้วเสรจ็ โดยด่วน
จงึ เรียนมาเพ่อื โปรดปฏบิ ัตติ าม...โดยเคร่งครัด
จึงเรยี นมาเพือ่ ขอทราบวา่ .....
จงึ เรยี นมาเพอ่ื ขอหารอื วา่ ....

40

หลักการเขียนหนงั สือติดตอ่ ราชการ

2.3.3 หลักการเขียน : สว่ นท้ายเรอื่ ง
(1) การเขียนส่วนท้ายเรื่องของ “หนังสือภายนอก”

ประกอบด้วย รายการดงั น้ี
(1.1) คาลงท้าย ให้ใช้คาลงท้ายตามฐานะของผู้รับ

หนังสือตามที่กาหนดไว้ในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย
งานสารบรรณ พ.ศ.2526 และให้สอดคล้องกับคาข้ึนต้น
โดยท่ัวไปบุคคลที่ข้ึนต้นด้วยเรียนใช้คาลงท้ายว่า “ขอแสดง
ความนับถือ” บุคคลที่ขึ้นต้นด้วยระดับกราบเรียน ใช้คาลงท้าย
ว่า “ขอแสดงความนับถืออย่างย่ิง”

(1.2) ลงช่ือและตาแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของ
หนังสือ และให้พิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ในวงเล็บใต้
ลายมอื ชอ่ื และตาแหน่งของเจา้ ของหนงั สือนน้ั

41

หลักการเขียนหนังสอื ติดต่อราชการ

กรณีผลู้ งลายมือชอื่ เปน็ ผทู้ มี่ ียศ ใหพ้ มิ พช์ อื่ ยศไว้บรรทดั
เดียวกับลายมือชื่อ และพมิ พเ์ ฉพาะชื่อผูล้ งนามไวใ้ น
วงเล็บ

ขอแสดงความนบั ถอื อยา่ งยิ่ง
พลเอก เปรม ติณสูลานนท์

(เปรม ติณสลู านนท)
ประธานองคม์ นตรี

(1.3) สว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ ง หมายเลขโทรศัพท์
และโทรสาร กรณีส่วนราชการท่ีออกหนังสือเป็นส่วน
ราชการระดับกระทรวงใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ ง
ทั้งระดับกรมและกอง หากส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่
ในระดับกรมลงมา ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
เพียงระดับกองหรือหน่วยงานท่ีรับผิดชอบ แล้วตามด้วย
หมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร หรอื ไปรษณยี ์อเิ ล็กทรอนิกส์

42

หลักการเขยี นหนงั สือตดิ ต่อราชการ

(2) การเขียนส่วนท้ายเร่อื งของ “หนังสือภายใน”
สว่ นทา้ ยเร่ืองของหนังสือภายใน ไม่ต้องมีคาลงท้าย

สว่ นช่อื ส่วนราชการเจา้ ของเรื่องได้อยู่ในส่วนหัวเรื่องแล้ว
จึงให้ลงชื่อและตาแหน่งเจ้าของหนังสือเท่านั้น โดยให้
พิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้ลายมือชื่อ และ
ตาแหนง่ ของเจ้าของหนงั สือนนั้

43

ส่วนที่ 3 การบันทึกหรือรายงานเสนอ
ผ้บู งั คับบัญชา

3.1 ความหมายของบนั ทกึ และรายงาน
“บันทึก”เป็นหนังสือราชการชนิดที่ 6 กล่าวคือ

เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าท่ีจัดทาขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐาน
ในราชการ ซึ่งความหมายของ “บันทึก” ในท่ีน้ี คือ
ข้อความท่ีผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ
ผู้บังคับบญั ชาส่งั การแกผ่ ใู้ ต้บังคับบัญชา หรือขอ้ ความท่ี
เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ากว่าส่วนราชการระดับ
กรมติดต่อกนั ในการปฏบิ ตั ริ าชการ

44

โครงสร้างลักษณะของบนั ทึกหรือรายงาน

3.2 โครงสร้างและลกั ษณะของบนั ทกึ หรอื รายงาน

โครงสร้างของบันทึกหรือรายงาน โดยท่ัวไปมี

องคป์ ระกอบหลักทส่ี าคญั ดงั น้ี

1. เรือ่ งเดมิ

2. ข้อเทจ็ จริง

3. ขอ้ กฎหมาย(ถ้าม)ี

4. ข้อพจิ ารณา

5. ขอ้ เสนอ ลักษณะของบนั ทกึ อาจ

แบง่ แยกได้ 5 ประเภท ดงั นี้

1. บันทึกย่อเร่อื ง

2. บันทกึ รายงาน

3. บนั ทกึ ความเหน็

4. บนั ทึกสงั่ การ

5. บันทกึ ตดิ ตอ่

45

โครงสร้างลกั ษณะของบนั ทกึ หรือรายงาน

ลกั ษณะของบนั ทกึ แบง่ ตามวิธกี าร

1. บันทึกย่อเร่อื ง
การบันทกึ ย่อเรอื่ ง คอื การเขียนหรอื พิมพ์เพ่ือเกบ็ ขอ้ ความยอ่ จาก
ต้นเร่อื ง เฉพาะประเดน็ สาคัญใหพ้ อเข้าใจเร่ืองเพยี งพอที่จะสั่งงานได้
โดยไม่ผิดพลาด
กอ่ นบันทกึ ยอ่ ผูบ้ ันทึกจะตอ้ งต้งั หวั ขอ้ เรื่องอะไร เม่ือไหร่ ทไี่ หน
ใคร ทาไม อยา่ งไร เปน็ ข้อ ๆ ไวก้ อ่ น แล้วจงึ อ่านเรอื่ งให้ตลอด เพ่ือ
จบั ประเด็นสาคัญของเรอื่ ง เขียนเป็นขอ้ ความส้ัน ๆ การเรยี บเรียงให้
เรยี บเรยี งเป็นขอ้ ๆ ขน้ั แรกพยายามย่อเรอื่ งตามลาดับข้อความของ
หนังสอื ทีอ่ ีกฝาุ ยหนงึ่ ติดต่อมาก่อน และข้นั ต่อไปปรับปรงุ แก้ไขลาดบั
ใหม่เพือ่ ใหเ้ ข้าใจงา่ ยข้ึน
การเสนอเรื่องที่บันทึกยอ่ จะตอ้ งจดั เร่ืองให้เรยี บรอ้ ยตอนที่เป็น
ประเดน็ สาคัญในต้นเรือ่ งให้ขีดเส้นใต้หรอื ติดกระดาษค่ันหนา้ ตาม
หวั ข้อทเี่ รียบเรยี งเขียนข้อความหรอื เลขหมายใหส้ ะดวกแกก่ ารพลกิ
อา่ น
หนงั สอื ฉบบั ใดท่มี ีข้อความสาคัญไม่อาจจะยอ่ ลงให้ส้ันไดอ้ ีก ให้
เสนอไปท้ังเร่ือง โดยทาเป็นบันทึกตอ่ เนือ่ ง ความสาคัญตอนใดใน
หนงั สอื ทีต่ ้องการให้เปน็ ที่สังเกตในการพิจารณาส่งั การของ
ผบู้ ังคับบญั ชา ให้ยกขอ้ ความสาคัญในตอนนั้นบันทึกเสนอไปด้วย

46

โครงสรา้ งลักษณะของบันทึกหรอื รายงาน

ลักษณะของบันทกึ แบง่ ตามวิธีการ

2. บันทกึ รายงาน
บันทึกรายงาน คอื การรายงานเสนอผูบ้ ังคบั บัญชาในเรื่องที่

ปฏบิ ัตหิ รอื ประสบพบเห็นหรือสารวจสบื สวนที่เก่ยี วกบั งานราชการ
หลักการเขยี นบนั ทกึ รายงาน มีหลกั การพืน้ ฐานเชน่ เดียวกับ

บนั ทกึ หรอื หนงั สือตดิ ตอ่ ราชการ กล่าวคอื ส่วนหนา้ ส่วนเน้อื หา
และส่วนทา้ ย หรืออาจใช้หลกั 5 องค์ประกอบ
คือ“เรอ่ื งเดิม ข้อเทจ็ จริง และขอ้ กฎหมาย(ถ้ามี)
ขอ้ พิจารณา ข้อเสนอ” กไ็ ด้
ขอ้ สงั เกต เก่ยี วกับการเขียนบันทกึ รายงาน

- หากเปน็ การรายงานเรอ่ื งท่ีปฏบิ ตั งิ าน
ในหนา้ ที่ ใหเ้ ขียนรายงานขอ้ เทจ็ จรงิ ให้ละเอยี ด

- หากเปน็ เร่อื งทไ่ี ด้รบั มอบหมายเฉพาะ ใหร้ ายงานทุกเรอ่ื งที่
ผู้บงั คับบัญชาต้องการทราบหรอื สนใจ

- หากทเ่ี ป็นเรือ่ งนอกเหนอื หน้าที่ ซึ่งรายงานดว้ ยความหวังดี
อนั อาจเป็นประโยชนแ์ ก่ราชการ ให้เขียนรายงานให้ส้ันเอาแต่
ข้อความท่จี าเป็น แตแ่ ยกเปน็ หัวขอ้ ไว้ตา่ งหาก

- หากเป็นรายงานทตี่ ้องให้ผบู้ งั คับบญั ชาตดั สินใจ ผูร้ ายงาน
ตอ้ งเสนอความเหน็ เพ่ือประกอบการพจิ ารณาของผบู้ ังคับบญั ชา
ดว้ ย 47

โครงสรา้ งลักษณะของบันทกึ หรอื รายงาน

ลักษณะของบันทกึ แบง่ ตามวธิ กี าร

3. บนั ทกึ ความเหน็
บันทึกความเห็น คือ ข้อความที่เขียนหรือพิมพ์แสดง

ความรู้สึกนึกคิดของตน เกี่ยวกับเรื่องท่ีบันทึกว่าอะไร เม่ือไร ท่ี
ไหน ใคร ทาไม อย่างไร เรื่องใดเร่ืองหนึ่ง เพ่ือช่วยประกอบการ
พจิ ารณาส่งั การ

บันทึกน้ีจะทาเป็นบันทึกต่อเนื่องเร่ืองใดเร่ืองหน่ึง หรือ
ต่อท้ายบันทึกย่อเรื่อง หรือบันทึกรายงานก็ได้ โดยสรุปประเด็นท่ี
เปน็ เหตแุ ลว้ จึงเขยี นความเหน็ ทีเ่ ป็นผล

หลักการเขียนบันทึกความเห็น ในย่อหน้าแรกคือส่วนนา
หรือเรื่องเดิมเช่นเดียวกับบันทึกอ่ืน ย่อหน้าท่ีสองคือข้อเท็จจริง
และข้อกฎหมาย ส่วนข้อพิจารณาในการเสนอความเห็นมักใช้คา
ว่า“หน่วยงาน”พจิ ารณาแล้วเห็นว่า.... และมักมคี าว่า “จะ
เห็นได้ว่า เห็นว่าน่าจะ” ซึ่งแสดงความ คิดเห็นของผู้เขียน
บนั ทึก และในสว่ นท้ายของบนั ทึก
มกั เป็นข้อเสนอให้ดาเนินการ
เช่นเดยี วกบั บันทกึ อน่ื ๆ

48

โครงสรา้ งลักษณะของบันทกึ หรอื รายงาน

ลักษณะของบันทกึ แบง่ ตามวิธกี าร

4. บนั ทกึ สงั่ การ
บนั ทึกส่งั การ คือ ขอ้ ความทผ่ี ู้บงั คับบญั ชาเขยี นหรอื พิมพ์เพือ่ สั่งการ

ไปยังผ้ใู ตบ้ งั คบั บัญชาในเร่ืองใดเร่ืองหน่ึง

5. บนั ทกึ ตดิ ต่อ
บนั ทกึ ตดิ ตอ่ คือ การเขียนหรือพมิ พ์ข้อความตดิ ตอ่ ภายในระหวา่ ง

หนว่ ยงานหรือระหวา่ งเจ้าหน้าท่ีในสังกัดเดยี วกนั ในกรณที ม่ี กี ารอ้างถึง
หนังสือที่เคยติดตอ่ กนั หรอื มีส่ิงที่ส่งมาดว้ ยให้ระบไุ วใ้ นข้อความท่ีบันทกึ
ดว้ ย

นอกจากน้ียังมีรายงานที่อยู่ในรูปแบบอื่นท่ีมิใช่บันทึก ซึ่งเจ้าหน้าที่
จัดทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานราชการ ถือว่าเป็นหนังสือราชการ ตาม
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ.2526 ด้วย
เช่นเดียวกัน เช่น รายงานผลการตรวจสอบภาษีอากรตามประมวล
รัษฎากร รายงานผลการตรวจปฏิบัติการ รายงานผลการตรวจนับสินค้า
และวัตถุดิบ รายงานผลการวิเคราะห์และตรวจสอบแบบแสดงรายการ
ภาษี รายงานการตรวจแนะนาด้านภาษีอากร และรายงานอืน่ ๆ

49

แนวคดิ วิธกี ารเขยี นบนั ทกึ รายงาน

3.3 แนวคดิ และวธิ ีการเขียนบนั ทกึ รายงาน
แนวคิดเกย่ี วกับการเขยี นบนั ทกึ หรอื รายงาน
แนวคดิ เกย่ี วกบั การเขียนบนั ทกึ หรอื รายงานเสนอ

ผู้บังคับบญั ชา มีขั้นตอนทสี่ าคัญ 3 ประการ คือ
(1) กอ่ นบนั ทกึ หรอื รายงานเสนอ
(2) การบนั ทกึ หรือรายงานเสนอ
(3) การนาเสนอบนั ทกึ หรือรายงาน

50