e-book หลักการเขียนหนังสือราชการ

แนวคิดวิธกี ารเขยี นบันทกึ รายงาน

(1) ขัน้ ตอนกอ่ นการทาบนั ทกึ หรือรายงานเสนอ

จัดลาดับ

วิเคราะห์

ก่อนทาบนั ทกึ หรอื รายงานเสนอ จบั ประเด็น

ผเู้ ขียนตอ้ งศึกษาวเิ คราะห์ ทาความเข้าใจ และเตรียมความพร้อม

ข้อมูลท่ีเก่ยี วข้องให้ครบถ้วน

(1.1) จดั ลาดับความสาคัญ ความเร่งดว่ นของหนังสือแต่ละชนิด

(1.2) ควรตัง้ ประเด็นของเร่อื งใหไ้ ด้ว่าอะไร เมื่อไร ท่ีไหน ใคร

ทาไม อยา่ งไร เป็นขอ้ ๆ ไว้กอ่ น

(1.3) อา่ นหรือศึกษาเร่ืองท้ังหมดให้ละเอยี ดและให้เขา้ ใจ

(1.4) ต้องจับประเดน็ สาคัญของเรอ่ื งให้ได้

(1.5) หากเปน็ เรือ่ งทีเ่ คยตดิ ตอ่ ไปมาระหวา่ งสว่ นราชการ ตอ้ ง

หาเรอ่ื งเดิมเพื่อประกอบการนาเสนอ

(1.6) เรอ่ื งใดทม่ี ีการอา้ งถงึ กฎหมาย ระเบยี บ ตอ้ งค้นหา

กฎหมายหรือระเบียบนนั้ ๆเพื่อประกอบการนาเสนอ

51

แนวคดิ วธิ ีการเขยี นบนั ทึกรายงาน

(2) ขน้ั ตอนการจัดทาบนั ทกึ หรือรายงาน

การบันทึกเสนอ ผู้ปฏบิ ตั ิควรต้องจดั ทาใหค้ รบถว้ น
ทง้ั 5 องค์ประกอบ คือ “เรื่องเดิม ข้อเทจ็ จรงิ ข้อ
กฎหมาย(ถา้ ม)ี ข้อพิจารณา และขอ้ เสนอ” โดยเขยี นให้

(2.1) เรอื่ งให้สน้ั กระชบั และลาดับความเปน็ มา
กอ่ นหลัง ให้เขา้ ใจง่าย

(2.2) ขอ้ ความท่ีจะบนั ทกึ เสนอตอ้ งเรียงลาดบั ความ
ตามหนงั สอื เดิมท่ีมีมาเพอื่ ให้เกิดความเข้าใจง่าย
ตามลาดับเหตุการณ์

(2.3) เสนอความเหน็ ประกอบการพจิ ารณา
สั่งการทกุ ครัง้

(2.4) ควรมีขอ้ เสนอแนะ หรือ
แนวทางสาหรับการตดั สินใจและส่งั การ

52

แนวคิดวิธีการเขยี นบนั ทกึ รายงาน

(3) ขน้ั ตนการนาเสนอบนั ทกึ หรอื รายงาน

การนาเสนอบนั ทึกรายงาน
ผปู้ ฏบิ ตั ิต้องเสนอตามสายการปฏิบัติงานตามลาดับชัน้

บังคบั บัญชา เว้นแต่ เรื่องเฉพาะตวั บุคคล เชน่ การกลา่ วหา
เรอ่ื งร้องเรยี น การอุทธรณค์ าสัง่ เป็นตน้

(1) เสนอเรอ่ื งตามระดบั ชนั้ ความเรว็ เช่น ด่วนท่ีสดุ
ดว่ นมาก และ ด่วน

(2) เสนอเร่อื งตามประเภท ชน้ั ความลบั ไดแ้ ก่ ลับ
ลบั มาก ลบั ที่สดุ

(3) ตรวจสอบเอกสารทแ่ี นบประกอบเรื่อง ให้
ครบถ้วน และอ้างองิ ให้ถูกต้อง ทกุ ครั้งก่อนนาเสนอ

53

แนวคดิ วธิ ีการเขียนบันทึกรายงาน

รูปแบบการเขียนบนั ทึกเสนอผู้บงั คับบัญชา ทส่ี าคญั
บนั ทกึ รายงาน เพ่ือรายงานให้ทราบในเรื่องที่ได้ปฏิบัติหรือ

ประสบเหตมุ า ควรมอี งคป์ ระกอบดังน้ี
(1) เร่ืองเดิม : อ้างถึงท่ีมาของเรื่อง หรือคาส่ังที่ได้รับ

มอบหมายใหป้ ฏิบัติ
(2) ข้อเท็จจริง : นาประเด็นสาคัญท่ีได้จากการปฏิบัติมา

รายงานอย่างละเอียด กระชับ รัดกุมตรงประเด็น และเข้าใจง่าย
รวมทั้งแจง้ ผลการปฏบิ ตั วิ ่าเป็นอย่างไร

(3) ข้อกฎหมาย (ถ้ามี) : หากประเด็นที่นาเสนอเกี่ยวข้อง
กับข้อกฎหมาย คาส่ัง ข้อบังคับ ระเบียบ หรือแนวทางปฏิบัติ
ควรอ้างองิ ไปดว้ ย

(4) ข้อพิจารณา : สรุปประเด็น พร้อมท้ังแสดงความเห็น
หรือข้อเสนอแนะ หากมีหลายประเด็นให้แยกเป็นข้อๆ เพื่อเกิด
ความชดั เจนและง่ายต่อการสง่ั การ

(5) ข้อเสนอ : แจ้งวัตถุประสงค์ของผู้เขียน เช่น จึงเรียน
มาเพ่ือทราบ... จึงเรียนมาเพื่อขออนุมัติ... จึงเรียนมาเพื่อ
พิจารณาส่งั การ..... เป็นต้น

54

แนวคิดวิธกี ารเขยี นบนั ทกึ รายงาน

รปู แบบการเขียนบนั ทึกเสนอผู้บังคับบัญชา ท่ีสาคญั
บันทึกความเหน็ เพ่ือเสนอความเห็นประกอบการพิจารณา

หรืออนุมัตขิ องผู้บังคับบญั ชา ควรมอี งค์ประกอบดงั นี้
(1) เรื่องเดมิ : ให้สรุปความเป็นมาโดยการย่อเร่ือง เพื่อให้

ผู้บังคับบัญชาหรือผู้มีอานาจส่ังการ ได้มีข้อมูล หรือทราบ
ประเดน็ ปัญหา หรือความจาเป็นของเรื่อง

(2) ข้อเท็จจริง : นาเสนอประเด็นปัญหาท่ีต้องการเสนอ
ความเหน็ หรอื เสนอขออนมุ ตั ิ

(3) ข้อกฎหมาย : หากประเด็นที่นาเสนอเกี่ยวข้องกับข้อ
กฎหมาย คาสั่ง ข้อบังคับ ระเบียบ หรือแนวทางปฏิบัติ ควร
อ้างอิงไปด้วย

(4) ข้อพิจารณา : การบนั ทึกเสนอความเห็นผู้ทาบันทึกนั้น
ต้องแสดงความเห็นไว้ด้วยเสมอ และหากมีทางเลือกหลายวิธีให้
แสดงผลดีผลเสยี ของแต่ละวิธดี ้วย

(5) ข้อเสนอ : ให้สรุปความเห็นท่ีต้องการเสนอ พร้อมท้ัง
เปดิ ชอ่ งให้ผมู้ อี านาจสัง่ การไดใ้ ชด้ ลุ ยพนิ จิ เพ่ิมเตมิ (ถา้ ม)ี

55

แนวคิดวิธีการเขียนบันทกึ รายงาน

รปู แบบการเขียนบนั ทึกเสนอผู้บังคับบัญชา ทส่ี าคญั

รายงานการปฏิบัติงาน
รายงานการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าท่ี โดยส่วนใหญ่การ
ปฏิบัติงานภายใต้ระเบียบหรือแนวทางปฏิบัติ ส่วนราชการได้
กาหนดรูปแบบรายงานไว้เป็นการเฉพาะแต่ละประเภทงาน หรือ
กลุ่มงาน อย่างไรก็ตามไม่ว่ารายงานจะถูกกาหนดในรูปแบบใน
การเขียนเนื้อหาของรายงานเสนอผู้บังคับบัญชาน้ัน ยังคงต้อง
เขยี นให้ครบถ้วนตามโครงสร้างของบนั ทึกรายงาน คือ “เร่ืองเดิม
ข้อเท็จจริง ข้อกฎหมาย(ถ้ามี) ข้อพิจารณา และข้อเสนอ” ดังที่
กล่าวมาแล้ว การเขียนรายงานการปฏบิ ตั ิงานทสี่ าคัญ เช่น

- รายงานผลการตรวจสอบภาษอี ากร
- รายงานการตรวจปฏบิ ัตกิ าร
- รายงานการวิเคราะห์และตรวจสอบแบบแสดง
รายการภาษี เปน็ ตน้

56

แนวคิดวธิ กี ารเขยี นบนั ทกึ รายงาน

วิธกี ารเขียนบันทึกเสนอผู้บงั คบั บัญชา
ผู้บังคับบัญชามีเร่ืองต้องพิจารณา วินิจฉัย ส่ังการ หรือ

รับทราบเป็นจานวนมาก ทาให้ไม่มีเวลาท่ีจะดูรายละเอียดท่ี
นาเสนอมาทุกเร่ืองได้ จึงเป็นหน้าท่ีของผู้เขียนบันทึกเสนอที่
จะต้องย่อเรื่อง สรุปประเด็นท่ีสาคัญ และเรียบเรียงใหม่ให้ชัดเจน
เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาอ่านเข้าใจได้ง่าย และสะดวกแก่การ
พิจารณาส่ังการ

การเขียนบันทึกหรอื รายงานเสนอผ้บู งั คบั บญั ชา ส่ิงสาคัญที่
ต้องมี คือ การเกริ่นนาถึงที่มา กล่าวถึงเนื้อหา และต้องมี
ความเหน็ ตลอดจนข้อเสนออย่างชัดเจน

ดังน้ัน ผู้เสนอจึงต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วน มีความคิด
สร้างสรรค์ รวดเร็วทันเวลา และกล้าเสนอในส่ิงที่ถูกต้อง เพื่อ
ความสาเร็จของงาน และเกดิ ประโยชน์แกห่ นว่ ยงานเปน็ สาคัญ

57

แนวคดิ วิธีการเขียนบันทกึ รายงาน

วิธีการเสนอบนั ทกึ รายงานตอ่ ผบู้ ังคับบัญชา
การเสนอหนงั สือ คอื การทาหนงั สอื บันทัก หรือรายงาน

เร่ืองท่ดี าเนนิ การในชั้นเจา้ หน้าทเี่ สรจ็ แล้ว เสนอต่อ
ผู้บังคับบัญชาเพอ่ื พจิ ารณาบนั ทึก ส่งั การ ทราบ หรอื ลงชื่อ การ
เสนอหนังสอื ดงั กลา่ ว ต้องเสนอตามสายการปฏบิ ตั งิ าน
ตามลาดับช้ันบงั คบั บัญชา ยกเวน้ กรณตี อ่ ไปน้ี

1. เรื่องทมี่ กี ารกาหนดชนั้ ความเรว็ หรอื เร่ือง
เฉพาะเจาะจงถึงบุคคล ให้เสนอโดยตรงได้แตต่ อ้ งรายงานให้
ผ้บู งั คบั บญั ชาทราบด้วย

2. เรื่องท่ีมกี ฎหมาย กฎ ข้อบังคบั ระเบยี บ กาหนดไว้
โดยเฉพาะ เช่น เรอ่ื งรอ้ งเรยี น การกล่าวหา หรือการอุทธรณ์
คาสั่งตอ่ ผู้บังคบั บัญชาชั้นเหนอื ขน้ึ ไป

58

สว่ นท่ี 4 เทคนิคการเขยี นหนังสือราชการ

ในการเขียนหนังสือราชการน้ัน ผู้เขียนรู้เพียงลักษณะ วิธี
เขียนข้อความในหนังสือติดต่อราชการ หรือบันทึกรายงานต่างๆ
ก็อยู่ในระดับพอท่ีจะเขียนเป็นเท่านั้น กล่าวคือเขียนให้เป็นแบบ
หนังสือราชการได้ พออ่านเข้าใจได้ และพอส่ือความหมายได้
แต่ยังไม่เพียงพอที่จะเป็นหนังสือราชการท่ีดีได้ เพราะหนังสือ
ราชการท่ีดีน้ัน นอกจาก ต้องเขียนตามแบบ เขียนให้อ่านเข้าใจ
และส่ือความหมายได้แล้ว ยังต้องเขียนให้ถูกต้อง ทั้งด้านเนื้อหา
หลักภาษา และความนิยม รวมถึง ต้องมีความชัดเจน รัดกุม
กะทัดรัด อีกท้ังยังต้องให้หวังผลได้ตามจุดประสงค์ของการมี
หนงั สอื ไป และต้องเขียนให้เป็นผลดกี บั ทุกฝุายดว้ ย

ดังนัน้ การศึกษาเรือ่ งหลักการเขียน
หนงั สือติดต่อราชการ ควรต้องศกึ ษาให้รู้
ถงึ เทคนคิ ในการเขยี นหนงั สือตดิ ตอ่ ราชการท่ีดี
อนั เป็นความรู้ที่สงู ขึ้นไปอีกระดับหน่ึงดว้ ย
ท้ังนี้ เพ่ือให้สามารถเขยี นหนงั สือตดิ ต่อราชการ
ให้ดียง่ิ ขึน้ เป็นทน่ี ่าช่ืนชม และประสบความสาเร็จ
ตามจดุ หมายหรือเปาู ประสงคข์ องการมหี นงั สอื

59

เทคนคิ การเขียนหนงั สอื ราชการ

1. ผเู้ ขยี นหนงั สอื ราชการต้องศึกษา เพ่ือให้รู้และเข้าใจ
เร่ืองราวให้ชัดแจ้งก่อนเขียน กล่าวคือ ต้องอ่านข้อความท่ี
เป็นเหตุเดิมซึ่งต้องโต้ตอบหนังสือนั้น ให้เข้าใจประเด็นต่างๆ
อย่างชัดเจน บางคร้ังก็ต้องอ่านทั้งเรื่องปัจจุบันและเร่ืองเดิม
ในปึกเรื่องโดยตลอด จนทราบหัวข้อ เน้ือหาและประเด็น
ตา่ งๆ ท่ตี ้องนามาบรรจไุ วใ้ นหนงั สอื นน้ั ดแี ลว้ จึงทาการเขียน
หนงั สือซ่งึ จะทาใหส้ ามารถเก็บข้อความได้ครบถ้วนตามความ
ประสงค์

1.1 ศึกษาเรื่อง ผู้เขียนต้องศึกษาเร่ืองให้ละเอียด
และเข้าใจสาระสาคัญของเร่ือง โดยต้องใช้ทั้ง ตา หู หัว ใจ
และมือ กลา่ วคือ

60

เทคนคิ การเขยี นหนงั สอื ราชการ

การเขียนหนังสือราชการ ต้องใช้สัมผัสทั้ง 5 คือ
ตา หู หัว ใจ และมือ กลา่ วคือ

- ตา ต้องอ่านเร่อื งราวต่างๆ
- หู ต้องสดับรับฟังว่าเรื่องนั้นเก่ียวข้องกับใคร
อย่างไร เคยมีเร่ืองทานองน้ีหรือเกี่ยวข้องมาอย่างไรบ้าง
ดาเนินการอยา่ งไร มปี ัญหาอะไรหรอื ไม่
- หัว ต้องใช้สมองคิดวิเคราะห์ถึงเนื้อหาสาระท่ี
เป็นแกน่ แทข้ องเร่อื งน้ันและแนวทางท่ีจะเขยี น
- ใจ ต้องต้ังใจศึกษาเรื่องให้เข้าใจ ทาจิตให้มี
สมาธิ มใี จเป็นกลาง ไม่มอี คติ
- มือ ต้องทาการค้นคว้าหาเรื่องราวที่เก่ียวข้อง
ขอ้ เท็จจริง ข้อกฎหมาย เพือ่ ประกอบการเขียน

61

เทคนคิ การเขียนหนงั สอื ราชการ

1.2 จับประเด็นของเร่อื ง หมายถงึ จบั จดุ สาคัญของ
เรื่องท่ีจะมีหนังสือไปว่าเป็นเรื่องอะไร มีจุดประสงค์อย่างไร
เพ่ือจะได้นาไปใช้พิจารณาในเขียนเร่ือง เนื้อความ
จุดประสงค์ ของหนังสอื ทีม่ ีไปใหถ้ ูกตอ้ ง

1.3 ย่อเร่ือง การย่อเร่ืองให้สั้น โดยย่อเอาแต่
ใจความท่ีเป็นสาระสาคัญพอสังเขป และต้องให้ได้ความ
สมบูรณ์และชัดเจน เทคนิคการย่อเรื่อง คือ ศึกษาและ
ประมวลสาระสาคัญของเร่ือง ลาดับข้ันตอนของเร่ืองท่ีเคย
ติดต่อระหว่างกันมาก่อน ลาดับเหตุการณ์ที่เกิดข้ึน ลาดับ
เน้ือความท่ีจะเขียนก่อนหลัง ลาดับจุดประสงค์ของหนังสือ
แล้วจึงย่อให้สั้นโดยเอาเฉพาะใจความสาคัญของแต่ละเร่ือง
ให้ครบ

62

เทคนคิ การเขียนหนังสอื ราชการ

2. การเขียนหนังสือราชการให้ถูกต้อง โดยควรเขียนให้

ถูกลักษณะดังต่อไปน้ี คือ ถูกแบบ ถูกเน้ือหา ถูกหลักภาษา

และถกู ความนยิ ม

2.1 การเขียนให้ถูกแบบ คือ ต้องเขียนหนังสือ

ติดต่อราชการให้ถูกแบบ ท่ีกาหนดตามระเบียบสานัก

นายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ย งานสารบรรณ พ.ศ.2526

2.2 การเขียนให้ถูกเนื้อหา คือ ต้องเขียนให้ครบ

องค์ประกอบอย่างน้อยต้องเขียนนาด้วยเหตุท่ีมีหนังสือไป

จุดประสงค์หรือความประสงค์ท่ีมีหนังสือไป และส่วนสรุป

เน้ือความ โดยให้เร่ิมต้นข้อความที่เป็นเหตุก่อน ต่อไปจึงเป็น

ข้อความท่ีเป็นความประสงค์ หรือข้อความตกลง กรณีท่ีมี

หลายขอ้ ใหแ้ ยกเป็นข้อๆ แ ล้ ว ม า จ บ ล ง ด้ ว ย

ขอ้ ความทเ่ี ปน็ ความประสงค์สุดท้าย

63

เทคนิคการเขยี นหนงั สอื ราชการ

2.3 การเขียนให้ถูกหลักภาษา คือ รูปประโยคควร
ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ เช่น ส่วนผู้กระทา เรื่องว่า
“ประธาน” ส่วนการแสดง เรียกว่า “กริยา” ส่วนผู้ถูกกระทา
เรียกว่า “กรรม” และส่วนขยาย เรียกว่า “กริยาวิเศษณ์”
สาหรับการใช้คาในหนังสอื ราชการควรใชภ้ าษาราชการ เข่น

คาท่ีไมค่ วรใช้ (ภาษาพดู ) คาทคี่ วรใช้ (ภาษาราชการ)
ถ้า หาก
ขณะน้ี
เดย๋ี วนี้
เหมอื นกนั เชน่ เดยี วกัน
ไดไ้ หม ได้หรือไม่
ดาเนนิ การ
ทา ตรวจสอบ
ตรวจดู ประสงค์
ใคร่ เหตใุ ด
ทาไม สิง่ ใด อนั ใด 64
อะไร

เทคนิคการเขียนหนงั สอื ราชการ

คาทไ่ี มค่ วรใช้ (ภาษาพูด) คาทคี่ วรใช้ (ภาษาราชการ)
ขอยืม ขอรับการสนบั สนนุ
ชว่ ย อนุเคราะห์
ประสานงานไปยงั
ตดิ ต่อไปท่ี ในกรณีน้ี
ในเร่อื งน้ี
ทาเสรจ็ แล้วเสร็จ เรยี บร้อยแล้ว
ยังไมไ่ ดท้ า ยงั ไม่ดาเนนิ การ
แจง้ เรยี น
บอก มชิ อบ
ผดิ ไมส่ มควร
ไม่ดี ปจั จุบนั
ตอนนี้ พ้นกาหนดเวลา
เลยเวลา

65

เทคนิคการเขียนหนังสอื ราชการ

2.4 การเขียนให้ถูกความนิยม หนังสือราชการต้อง
ทาตามรูปแบบและถ้อยคาตามที่กาหนดไว้แล้วในระเบียบ
ส่วนรายละเอียดอื่นๆ ที่มิได้กาหนดไว้ ต้องเขียนตามความ
นิยมที่ใช้กันท่ัวไปในวงราชการ เช่น การใช้ภาษาราชการ
การไม่ใชค้ าเช่อื มซา้ ๆ หากใช้คาเช่ือมเดียวกันเชื่อมคาหลาย
คาให้ใส่เพยี งคาเช่ือมคาสุดท้าย เปน็ ตน้

3. การเขียนหนงั สอื ราชการตอ้ งให้ชัดเจน กลา่ วคือ

ต้องชัดเจนทั้งเนื้อหาและจุดประสงค์ รวมท้ัง ต้องทาวรรค

ตอนหรือการย่อหน้าให้เกิดความกระจ่างย่ิงข้ึนด้วย ดังน้ี

3.1 ชัดเจนในเน้ือความ เขียนให้เนื้อความเป็นท่ี

เข้าใจได้แน่นอนไม่คลุมเครือ ไม่ให้แปลความหมายได้หลาย

นัย ไมใ่ หเ้ ปน็ ทล่ี าบากแก่ผรู้ บั หรอื

ผ้อู ่านในการแปลความหมายของถอ้ ยคา 66

เทคนิคการเขียนหนงั สอื ราชการ

3.2 ชัดเจนในจุดประสงค์ เขียนให้ผู้รับหนังสือ
เขา้ ใจได้อย่างชัดแจ้งว่าจะให้ทาอะไร อย่างไร เช่น เพ่ือทราบ
เพื่อพิจารณา เพ่ืออนุมัติ เพ่ือถือปฏิบัติ เพ่ือดาเนินการ เพื่อ
ซอ้ มความเขา้ ใจ เปน็ ตน้

3.3 กระจ่างในวรรคตอน เขียนเว้นวรรค และย่อ
หน้าข้ึนตอนใหม่ ให้ถูกต้องเหมาะสมตามสมควรแก่กรณี
เพื่อใหอ้ า่ นงา่ ยและเกดิ ความเขา้ ใจไดง้ า่ ย

4. การเขียนหนังสือราชการต้องเขียนให้รัดกุมและ
กะทัดรัด กล่าวคือ เขียนให้มีความหมายแน่นอนสามารถ
ยืนยันได้แน่นอนในคาที่เขียน ดิ้นไม่ได้ หรือไม่มีช่องโหวให้
เกิดการโต้แย้ง เว้นแต่เป็นกรณีที่ไม่อาจยืนยันได้แน่นอนก็ไม่
ควรใช้คายืนยันท่ีเป็นการผูกมัด อาจเติมคาว่า “โดยปกติ”
“มักจะ” “น่าเช่ือว่า” “อาจ” ลงในคาตอบในหนังสือน้ัน
นอกจากนี้ ยังต้องเขียนให้สั้นมีเน้ือหาครบและวัตถุประสงค์
ชัดโดยไมใ่ ชค้ าเย่ินเยอ่ หรือคาฟุมเฟอื ยเกนิ จาเป็น

67

เทคนิคการเขยี นหนงั สอื ราชการ

5. การเขียนหนังสือราชการให้บรรลุจุดประสงค์และ
เป็นผลดี คือ เขียนให้ผู้รับหนังสือเข้าใจชัดเจนว่าผู้เขียน
หนงั สอื มคี วามต้องการอะไร หรือมีจุดประสงค์ให้ผู้รับหนังสือ
ปฏบิ ตั อิ ยา่ งไร

รวมทั้ง ต้องโน้มน้าวจูงใจให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติ
ตามน้ันโดยหวังผลใหเ้ ปน็ ไปตามทีผ่ ้เู ขยี นตอ้ งการ

สาหรบั เขียนหนังสือราชการบางประเภทผู้เขียนต้อง
ใช้ศิลปะในการเขียนเป็นพิเศษเพื่อให้เป็นผลดีด้วย เช่น

- หนังสือตักเตือนจะต้องเขียนไม่ให้ผู้ถูกตาหนิหรือผู้
ถู ก ตั ก เ ตื อ น เ กิ ด ค ว า ม รู้ สึ ก ส ะ เ ทื อ น ใ จ ม า ก ไ ป เ พ่ื อ ไ ม่ ใ ห้
เกิดปฏกิ ิรยิ าตอบโตร้ นุ แรง

- หนังสือตอบปฏิเสธจะต้องเขียนไม่ให้ขาด
ความสมั พันธ์อันดีตอ่ กนั เป็นตน้

68

สว่ นที่ 5 การเขยี นหนงั สอื ราชการทด่ี ี

ผทู้ ี่มีคณุ ลกั ษณะ เปน็ ผ้เู ขยี นหนงั สอื ราชการทด่ี ี
ควรมขี อ้ คานึงในการเขยี น ดังน้ี

1. ตอ้ งเอาใจของผลู้ งนามมาใส่ใจเรา
2. ต้องเอาใจของผู้รบั หนงั สอื มาใสใ่ จเรา
3. ต้องรจู้ กั ใชค้ าใหถ้ กู ตอ้ ง ใหม้ ีนา้ หนักและมีความ
นา่ เชื่อถือ
4. ต้องใช้อักขรวธิ ี ตัวสะกด การนั ต์
5. ต้องเว้นวรรคตอนใหถ้ กู ต้อง
6. ใชภ้ าษาเขียน ไมใ่ ช้ภาษาพดู
7. หลกี เลี่ยงการใช้ภาษาต่างประเทศ
8. ใช้ถอ้ ยคาส้นั ๆ กะทดั รดั ชดั เจน ไม่ใช้
คาฟุมเฟอื ย
9. ลาดับความใหด้ ไี ม่เขยี นวกวน
10. ใชถ้ อ้ ยคาสุภาพ เหมาะสมกบั ผรู้ บั

69

สรุปการเขียนหนังสือราชการทดี่ ี

ลกั ษณะของหนังสอื ราชการทีด่ ี

มชี ีวติ คือ ส่อื ความหมายได้
มีวิญญาณ คือ หวงั ผลตามจุดมงุ่ หมาย
มสี ติ คือ ให้เกิดผลดี ไม่มผี ลรา้ ย
มหี ลกั คอื ถูกหลกั การเขียนหนงั สอื

มีศิลปะ และหลกั กฎหมาย(ถ้ามี)
คอื ไพเราะ คมคาย โน้มนา้ ว

จูงใจ ให้ความรู้สึกที่ดี

70

อ้างองิ

*ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
*การเขยี นหนังสอื ราชการ : ความรพู้ ื้นฐานในการเขยี นหนงั สอื
ราชการ สานกั งาน ก.พ. http:www.ocsc.go.th/
*ระเบยี บกรมสรรพากรว่าดว้ ยการตรวจสอบภาษีอากรตาม
ประมวลรัษฎากร พ.ศ.2550
*ระเบียบกรมสรรพากรว่าด้วยการตรวจปฏิบัติการ พ.ศ.2554
*แนวทางปฏิบตั ิกรมสรรพากรท่ี มก. ๗๘/๒๕๖๐ เร่ือง การ
วิเคราะหแ์ ละตรวจสอบแบบแสดงรายการภาษี
*แนวทางปฏิบัตกิ รมสรรพากรท่ี มก. ๗๔ / ๒๕๖๐ เรื่อง การ
แนะนา ควบคุมและตดิ ตามผปู้ ระกอบการ