1 PROTOKOL, ETIKET SOSIAL DAN PENGURUSAN MAJLIS www.intanbk.intan.my Buku Sisipan
2 Hak Cipta Terpelihara 2023 oleh Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN). Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana bahagian daripada kandungan buku ini dalam apa jua bentuk dan dengan apa cara pun sama ada secara eletronik, fotokopi, mekanikal, rakaman atau lain-lain sebelum mendapat izin bertulis daripada Pengarah, Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN). Perpustakaan Negara Malaysia Data Pengkatalogan-dalam-Penerbitan PROTOKOL, ETIKET SOSIAL DAN PENGURUSAN MAJLIS Diterbit dan dicetak oleh: Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) Jabatan Perkhidmatan Awam Kuala Lumpur Malaysia Laman web: http://www.intanbk.intan.my Tel.: (603) - 2084 7777 (Talian Utama) Faks: (603) - 2092 1512/(603) 2084 7471
3 ISI KANDUNGAN Bab 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Halaman 5 6 9 19 23 28 33 35 45 47 50 53 57 64 66 69 70 Tajuk Pengenalan Kepada Protokol Susunan Keutamaan Persekutuan Susunan Tempat Duduk Tetamu Susunan Bendera Susunan Potret dan Logo Rasmi Panggilan Hormat Persekutuan Peranan Pegawai Pengiring dan Penyambut Tetamu Pengacaraan Majlis Rasmi Pembacaan Doa Etiket Sosial Dalam Majlis Keterampilan Diri Dalam Majlis Etiket di Meja Makan Peranan Jawatankuasa Penganjuran Majlis Penyampaian Cenderamata/Sijil di Pentas Tatacara Penganjuran Majlis Dalam Talian Rujukan Penghargaan
4 PENULIS PENGGUNAAN BUKU SISIPAN Kedua-dua penulis adalah Perunding Latihan Kanan daripada Unit Kecemerlangan Komunikasi dan Bahasa Melayu, Pusat Pengajian Komunikasi dan Bahasa (PPKB), Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) Buku Sisipan ini dihasilkan bagi menggantikan bahan kursus berbentuk slaid-slaid ceramah yang biasanya diedarkan untuk rujukan para peserta kursus. Buku Sisipan ini akan dikemas kini daripada masa ke masa mengikut perkembangan terkini terhadap kandungan kursus. Buku Sisipan ini juga adalah terhad penggunaannya untuk rujukan khusus oleh peserta yang telah menghadiri kursus sahaja. Justeru pengedaran dan perkongsian Buku Sisipan ini di luar konteks perbincangan kursus yang dianjurkan oleh INTAN adalah TIDAK DIBENARKAN. Suzana binti Ibrahim Dr. Rohaizan binti Daud
5 BAB 1 PENGENALAN KEPADA PROTOKOL DEFINISI PROTOKOL KEUTAMAAN PROTOKOL 1. Sistem sopan santun atau peradaban atau peraturan yang perlu diamalkan dalam kehidupan. 2. Sistem sopan santun atau peradaban atau peraturan yang perlu diamalkan dalam perhubungan rasmi dan dalam menganjurkan majlis/upacara rasmi. 3. Peraturan dalam pelbagai upacara di istana ketua negara atau berkenaan penyambutan tetamu negara. 4. Kepatuhan terhadap peraturan dan etiket rasmi. 5. Peraturan yang diterima oleh semua pihak dalam hubungan antarabangsa, harian, pelbagai istiadat sama ada rasmi atau tidak rasmi. 6. Perkataan PROTOKOL berasal dari Bahasa Yunani iaitu PROTOKOLLEN yang menggabungkan dua kata dasar iaitu PROTOS KOLLA iaitu bermaksud: Protos - yang terutama Kolla - sesuatu pelekat atau cop mohor 7. Pelekat yang ‘utama’ merujuk sehelai kertas yang ditampalkan pada dokumen berkaitan keputusan perundingan untuk membuktikan kesahihannya. 1. Amalan dalam pelbagai aspek kehidupan manusia seperti: a. Amalan protokol individu (tingkah laku memberi gambaran tentang personaliti individu). b. Amalan protokol dalam keluarga (mengutamakan dan menghormati orang yang lebih tua). c. Amalan protokol dalam masyarakat (memberi/menjawab salam). d. Amalan protokol dalam majlis (susunan keutamaan, sambutan ketibaan dan kepulangan, susunan tempat duduk, menyambut dan mengiringi tetamu, tertib berpakaian). e. Amalan protokol di istana (ketertiban berpakaian, penggunaan bahasa istana apabila bertutur, cara duduk, tertib semasa makan dan tertib menghadap raja). f. Amalan protokol antarabangsa (susunan keutamaan perwakilan asing, panggilan hormat, sambutan penuh istiadat). 2. Menunjukkan rasa hormat majlis kepada tetamu. 3. Memastikan kelancaran pelaksanaan majlis.
6 BAB 2 SUSUNAN KEUTAMAAN PERSEKUTUAN Susunan Keutamaan Persekutuan adalah set susunan tetamu kehormat yang diguna pakai di peringkat Persekutuan. Ia juga digunakan sebagai rujukan ketika menyusun para tetamu kehormat di peringkat negeri dengan beberapa pengubahsuaian mengikut kesesuaian protokol peringkat negeri. Susunan ini ditentukan oleh Jawatankuasa Susunan Keutamaan Persekutuan yang akan diangkat untuk perakuan YAB Perdana Menteri. Sekiranya dipersetujui, ia akan dibawa untuk mendapat perkenan SPB Yang di-Pertuan Agong sebelum diwartakan di dalam Warta Kerajaan Persekutuan. Susunan ini akan dikemas kini apabila terdapat keperluan dan senarai terkini yang diwartakan adalah bertarikh 16 Mac 2017. Keanggotaan Jawatankuasa Susunan Keutamaan Persekutuan adalah seperti yang berikut: Pengerusi: Timbalan Ketua Setiausaha Kanan, Jabatan Perdana Menteri (JPM) Ahli-Ahli: i. Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja ii. Datuk Paduka Maharaja Lela iii. Ketua Protokol, Kementerian Luar Negeri iv. Setiausaha Bahagian, Bahagian Kabinet, Perlembagaan dan Perhubungan Antara Kerajaan, JPM. v. Setiausaha Bahagian, Bahagian Perkhidmatan dan Pengurusan Sumber Manusia, JPM Setiausaha: Setiausaha Bahagian, Bahagian Istiadat dan Urus Setia Persidangan, JPM Susunan Keutamaan Persekutuan yang terkini mengikut warta pada 16 Mac 2017 adalah seperti yang berikut: 1. Yang di-Pertuan Agong 2. Raja Permaisuri Agong 3. Raja-raja dan Pemangku Raja 4. Yang di-Pertua Negeri-Negeri 5. Bekas Raja Permaisuri Agong yang menerima saraan Diraja daripada Kerajaan Persekutuan 6. Perdana Menteri 7. Timbalan Perdana Menteri Kehormat – 7A Bakal-bakal Raja (Tengku Mahkota/Raja Muda)
7 8. Ahli Darjah Utama Seri Mahkota Negara (D.M.N) 9. Ahli Seri Maharaja Mangku Negara (S.M.N) 10. Bekas Perdana Menteri 11. Bekas Timbalan Perdana Menteri 12. Ahli-ahli Seri Setia Mahkota (S.S.M) Kehormat – 12A Dato Undang Yang Empat dan Tungku Besar Tampin, Negeri Sembilan. 13. Ketua Hakim Negara Mahkamah Persekutuan 14. Yang di-Pertua Dewan Negara 15. Yang di-Pertua Dewan Rakyat 16. Ahli-ahli Jemaah Menteri 17. Setiausaha Jemaah Menteri/Ketua Setiausaha Negara Kehormat–17A Menteri-Menteri Besar dan Ketua-Ketua Menteri 18. Presiden Mahkamah Rayuan 19. Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Malaysia 20. Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Sabah dan Sarawak 21. Peguam Negara 22. Panglima Angkatan Tentera 23. Ketua Polis Negara 24. Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam 25. Ketua Audit Negara 26. Ketua Hakim Syarie 27. Timbalan Yang di-Pertua Dewan Negara 28. Timbalan Yang di-Pertua Dewan Rakyat 29. Ketua Pembangkang Parlimen 30. Timbalan Menteri 31. Pesuruhjaya Tinggi, Duta Besar, Menteri Yang Mutlak, Pemangku Pesuruhjaya Tinggi dan Kuasa Usaha 32. Hakim Mahkamah Persekutuan 33. Hakim Mahkamah Rayuan 34. Setiausaha Parlimen 35. Ahli Panglima Mangku Negara (P.M.N.) 36. Pegawai Gred Utama Turus I dan II 37. Pengerusi Majlis Rasmi Kerajaan 38. Ketua Setiausaha Kementerian 39. Pegawai Gred Utama Turus III 40. Pengerusi-Pengerusi Suruhanjaya yang ditubuhkan di bawah Perlembagaan Persekutuan 41. Hakim Mahkamah Tinggi dan Pesuruhjaya Kehakiman 42. Ahli Panglima Setia Mahkota (P.S.M.) 43. Gabenor Bank Negara 44. Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja
8 45. Datuk Paduka Maharaja Lela 46. Professor Diraja Kehormat – 46A – Timbalan Menteri Besar/Timbalan Ketua Menteri Kehormat – 46B – Speaker Dewan Undangan Negeri 47. Ahli Dewan Negara 48. Ahli Dewan Rakyat 49. Hakim Mahkamah Rayuan Syariah 50. Panglima Tentera Darat 51. Panglima Tentera Laut 52. Panglima Tentera Udara 53. Timbalan Ketua Polis Negara 54. Ahli Panglima Jasa Negara (P.J.N) 55. Ahli Panglima Setia Diraja (P.S.D) 56. Pegawai-pegawai Gred Utama ‘A’ dan pegawai Tentera dan Polis, dan Pengerusi/Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya 57. Naib Canselor Universiti Kehormat - 57A – Ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri dan Menteri Negeri di Sabah/ Sarawak 58. Pegawai Gred Utama ‘B’, pegawai Tentera dan Polis, dan Pengerusi/Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya Kehormat – 58A – Penerima Anugerah Fellow Negara 59. Wakil Tempatan Pertubuhan Bangsa-Bangsa Bersatu 60. Pegawai Gred Utama ‘C’, pegawai Tentera dan Polis, dan Pengerusi/Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya Kehormat – 60A – Ahli Dewan Undangan Negeri 61. Ahli Johan Mangku Negara (J.M.N) 62. Ahli Johan Setia Mahkota (J.S.M) 63. Ahli Johan Setia DiRaja (J.S.D) 64. Pegawai Gred 54, pegawai Tentera dan Polis, dan Pengerusi/Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya 65. Setiausaha Politik 66. Pegawai Gred 52 dan pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya 67. Konsul Besar negara-negara yang tiada perwakilan diplomatik di Malaysia
9 BAB 3 SUSUNAN TEMPAT DUDUK TETAMU PRINSIP ASAS SUSUNAN TEMPAT DUDUK KAEDAH ASAS MENYUSUN TEMPAT DUDUK 1. Tentukan kedudukan paksi tempat di mana tempat duduk akan disusun: a. Pentas b. Dewan c. Khemah d. Padang 2. Tentukan jumlah tetamu yang akan duduk di tempat yang akan disusun, sama ada a. ganjil atau, b. genap 1. Sekiranya jumlah tetamu adalah ganjil: a. Tetamu pertama duduk di tengah-tengah paksi (VIP 1) b. Tetamu kedua duduk di kanan tetamu pertama (VIP 2) c. Tetamu ketiga duduk di kiri tetamu pertama (VIP 3) PAKSI PENTAS PAKSI PENTAS AUDIENS AUDIENS AUDIENS AUDIENS VIP 2 VIP 1 VIP 3
10 MENYUSUN TEMPAT DUDUK TETAMU SELAIN YANG BERADA DI PENTAS 2. Sekiranya jumlah tetamu adalah genap: a. Tetamu pertama duduk di kanan paksi (VIP 1) b. Tetamu ketiga duduk di kanan tetamu pertama (VIP 3) c. Tetamu kedua duduk di kiri tetamu pertama (VIP 2) d. Tetamu keempat duduk di kiri tetamu kedua (VIP 4) 1. Tanpa mengira bilangan tetamu di pentas adalah ganjil atau genap. 2. Prinsip asas menyusun tempat duduk tetamu lain: a. Susunan secara berselang. b. Tetamu paling kanan yang tidak duduk di atas pentas mesti duduk di sebelah pandangan kanan VIP 1. c. Diikuti dengan tetamu di kekananan seterusnya mesti duduk di sebelah pandangan kiri VIP 1. Pandangan Kanan VIP 1 ...dan tetamu seterusnya ...dan tetamu seterusnya PAKSI PENTAS PAKSI PENTAS AUDIENS AUDIENS VIP 3 VIP 3 VIP 1 VIP 2 VIP 4 VIP 1 VIP 8 VIP 6 VIP 4 VIP 5 VIP 7 VIP 9 VIP 2
11 HAD BILANGAN TEMPAT DUDUK TETAMU DI PENTAS 1. Kaedah menentukan bilangan tetamu di atas pentas adalah berdasarkan: a. Jenis majlis : i. Majlis Penuh Istiadat (Istiadat Pertabalan, Pembukaan dan Penutupan Parlimen, Konvokesyen dll.) ii. Majlis Rasmi Dan Formal iii. Majlis Rasmi Tetapi Tidak Formal iv. Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal v. Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal b. Bilangan Tetamu Kehormat (VIP) yang diundang dan akan hadir. c. Tetamu diundang secara berpasangan atau diundang tanpa pasangan d. Keluasan pentas yang boleh menempatkan tetamu. e. Format majlis iaitu atur cara yang akan berjalan di dalam majlis (Penyampaian sijil, gimik perasmian, persembahan dan lain-lain). 2. Elemen lain di atas pentas: a. Perlu mengambil kira kedudukan elemen lain seperti tiang bendera, kumpulan koir, konti pengawalan audiovisual. b. Perlu mengambil kira pergerakan tetamu di atas pentas seperti keselesaan dan kesesuaian pergerakan. AUDIENS AUDIENS Contoh 1 Contoh 2
12 SUSUNAN TEMPAT DUDUK SEKIRANYA TETAMU MENGHADAP AUDIENS SUSUNAN TEMPAT DUDUK SEKIRANYA TETAMU MENGHADAP PENTAS 1. Setelah mengambil keputusan terhadap jenis dan format majlis: a. Kita dapat melihat kesesuaian sama ada tetamu kehormat sesuai duduk di atas pentas atau menghadap pentas. b. Kita dapat menentukan bilangan tetamu yang akan duduk di kerusi utama menghadap pentas. 1. Setelah mengambil keputusan terhadap jenis dan format majlis: a. Kita dapat melihat kesesuaian sama ada tetamu kehormat sesuai duduk di atas pentas atau menghadap pentas. b. Kita dapat menentukan bilangan tetamu yang akan duduk di kerusi utama menghadap pentas. PAKSI PENTAS PENTAS KHAS Tetamu Berseorangan VIP 3 VIP 1 VIP 2 VIP 7 4 2 1 3 5 VIP 5 VIP 4 VIP 6 AUDIENS AUDIENS AUDIENS AUDIENS
13 2. LIMA ORANG TETAMU DI ATAS PENTAS DAN MENGHADAP AUDIENS 3. DUA ORANG TETAMU DI ATAS PENTAS DAN MENGHADAP AUDIENS Susunan secara ganjil ini tetap sama bagi bilangan ganjil yang seterusnya. Bilangan tetamu adalah mengikut kesesuaian keluasan pentas dan barisan seterusnya boleh disusun di belakang dengan memberi keutamaan kepada paling hadapan untuk tetamu paling utama seramai tiga atau lima orang sahaja. PENTAS PENTAS AUDIENS AUDIENS 4 2 1 1 2 3 5 CONTOH-CONTOH SUSUNAN SEBAGAI PANDUAN 1. TIGA ORANG TETAMU DI ATAS PENTAS DAN MENGHADAP AUDIENS PENTAS AUDIENS 2 1 3
14 4. EMPAT ORANG TETAMU DI ATAS PENTAS DAN MENGHADAP AUDIENS 5. DUA ORANG TETAMU BERSAMA-SAMA PASANGAN DI ATAS PENTAS DAN MENGHADAP AUDIENS 6. SUSUNAN TETAMU DI ATAS PENTAS DAN AUDIENS DISUSUN MENGIKUT DUA BLOK DI DALAM AUDITORIUM Susunan secara genap ini tetap sama bagi bilangan genap yang seterusnya. Bilangan tetamu adalah mengikut kesesuaian keluasan pentas dan barisan seterusnya boleh disusun di belakang dengan memberi keutamaan kepada barisan paling hadapan untuk tetamu paling utama seramai empat atau enam orang sahaja. PENTAS PENTAS PENTAS AUDIENS PEREMPUAN BLOK B LELAKI BLOK A JEMPUTAN SEORANG 4 2 1 3 5 5 1 10 6 15 11 4 2 9 7 14 12 3 3 8 8 13 13 2 4 7 9 12 14 1 5 6 10 11 15 3 3 1 1 2 2 4 4
15 8. SUSUNAN TETAMU HADIR SEORANG DAN AUDIENS DISUSUN MENGHADAP PENTAS 9. SUSUNAN TETAMU DAN AUDIENS HADIR BERPASANGAN DISUSUN MENGHADAP PENTAS PENTAS PENTAS 3 10 12 16 24 11 15 23 8 12 20 7 4 2 1 3 11 19 5 9 17 6 10 18 9 13 21 10 14 22 8 6 4 5 7 9 1 2 7. SUSUNAN TETAMU DAN PASANGAN DI ATAS PENTAS. AUDIENS DISUSUN MENGIKUT DUA BLOK DI DALAM AUDITORIUM PENTAS PEREMPUAN BLOK B LELAKI BLOK A JEMPUTAN BERSAMA-SAMA PASANGAN 5 3 1 2 4 6 5 1 10 6 15 11 4 2 9 7 14 12 3 3 8 8 13 13 2 4 7 9 12 14 1 5 6 10 11 15
16 10. SUSUNAN DALAMAN MESYUARAT ANTARA DUA PIHAK /ORGANISASI PRINSIP ASAS SUSUNAN TEMPAT DUDUK DI MAJLIS JAMUAN 1. Susunan Meja Panjang digunakan bagi majlis-majlis istiadat seperti jamuan di Istana sempena Istiadat Pertabalan, Sambutan Hari Keputeraan, Majlis Santapan Diraja dan lain-lain. Tetamu wanita tidak wajar disusun di hujung meja. 2. Susunan Meja Bulat adalah untuk kegunaan majlis-majlis rasmi dan formal. Saiz meja bulat adalah mengikut kesesuaian sama ada berkapasiti lima, tujuh atau sembilan. 3. Sekiranya prinsip gabungan digunakan dalam sesebuah majlis, maka Meja Panjang akan digunakan sebagai meja utama dan meja bulat akan digunakan sebagai meja tetamu-tetamu yang lain. 4. Sebaiknya para tetamu ditempatkan dalam bilangan ganjil di meja jamuan untuk menonjolkan keutamaan tetamu utama. Namun bilangan genap boleh digunakan apabila jemputan adalah secara berpasangan. 5. Prinsip kedudukan tetamu di kiri dan kanan paksi meja adalah sama seperti prinsip menyusun tempat duduk tetamu di majlis selain majlis jamuan. 6. Sekiranya meja utama dihadiri oleh tetamu daripada Kerabat Diraja, kedudukan tetamu di meja lain tidak boleh membelakangi meja utama. Maka meja lain yang paling hampir dengan meja utama tidak boleh disusun dengan kapasiti penuh meja. 7. Rujuk kepada contoh-contoh susunan meja bulat dan tetamu di meja yang berikut sebagai panduan. 1. Ketua pihak yang mengunjungi 2. Ketua pihak tuan rumah 3. Pegawai kanan pihak yang mengunjungi 5 3 1 3 5 4. Pegawai kanan pihak tuan rumah 5. Pegawai lain pihak yang mengunjungi 6. Pegawai lain pihak tuan rumah 6 4 2 4 6
17 2. SUSUNAN MEJA DI MAJLIS JAMUAN MAKAN – ADA ACARA DI PENTAS 3. SUSUNAN TETAMU DI MEJA UTAMA MAJLIS JAMUAN MAKAN 1. Tetamu Kehormat 2. Tuan Rumah 3. Ketua Program/Majlis/ Timbalan Tuan Rumah 4-9. Tetamu lain mengikut kekananan PENTAS 2 3 4 6 8 9 7 5 Paksi Meja MEJA UTAMA MEJA 1 MEJA 2 1 1. SUSUNAN MEJA DI MAJLIS JAMUAN MAKAN – TANPA ACARA DI PENTAS MEJA UTAMA MEJA 1 MEJA 2
18 4. SUSUNAN TETAMU DAN PASANGAN DI MEJA UTAMA MAJLIS JAMUAN MAKAN 5. SUSUNAN GABUNGAN MEJA PANJANG DAN MEJA BULAT 1. Tetamu Kehormat 2. Isteri Tetamu Kehormat 3. Tuan Rumah 4. Isteri Tuan Rumah 5. Ketua Program/Majlis/ Timbalan Tuan Rumah 6. Isteri Tetamu Nombor 5 7-10. Tetamu lain mengikut kekananan dan pasangan 1. Tetamu Kehormat 2. Isteri Tetamu Kehormat 3. Tetamu Kehormat Kedua 4. Isteri Tetamu Kehormat Kedua 5-8. Tetamu Kehormat Seterusnya dan Isteri TETAMU LAIN TETAMU LAIN TETAMU UTAMA MAJLIS ISTIADAT 7 5 3 1 2 4 6 8 Paksi Meja 1 2 3 4 5 6 7 8 10 9
19 BAB 4 SUSUNAN BENDERA PRINSIP MENYUSUN BENDERA PANDUAN PEMASANGAN DAN PENGIBARAN BENDERA DI PERINGKAT PERSEKUTUAN DAN NEGERI 1. Bendera-bendera di Malaysia disusun mengikut kekananan seperti yang berikut: a. Bendera Malaysia b. Bendera Negeri-negeri c. Bendera Wilayah Persekutuan d. Bendera Kementerian, Jabatan dan Agensi Kerajaan e. Bendera Pertubuhan dan Persatuan f. Bendera Syarikat 2. Sekiranya bendera negeri-negeri disusun serentak pada masa dan tempat yang sama, ia hendaklah disusun mengikut kekananan negeri-negeri iaitu mengikut tarikh pertabalan Sultan-sultan diikuti oleh tarikh perlantikan Yang Di-Pertua Negeri. 1. Pemasangan bendera negeri dan bendera Malaysia di Peringkat Persekutuan. 2. Pemasangan bendera negeri dan bendera Malaysia di Peringkat Negeri. MALAYSIA NEGERI NEGERI MALAYSIA MALAYSIA NEGERI NEGERI MALAYSIA
20 3. Pemasangan dua bendera negeri dan bendera Malaysia di Peringkat Persekutuan. 4. Pemasangan dua bendera negeri dan bendera Malaysia di Peringkat Negeri. Bendera negeri tuan rumah berada di tengah-tengah. 5. Pemasangan bendera negeri dan bendera Malaysia secara bersilang di Peringkat Persekutuan dan Negeri. Tiang bendera Malaysia berada di atas tiang bendera negeri. 6. Pemasangan bendera semasa lawatan Ketua Negara atau Ketua Kerajaan ke Malaysia dan Malaysia menjadi tuan rumah. NEGARA TETAMU MALAYSIA MALAYSIA MALAYSIA NEGERI NEGERI NEGERI NEGERI Atas Bawah
21 9. Pemasangan bendera negeri dan bendera Malaysia hendaklah dipasang dengan cara yang tepat. Pemasangan bendera secara terbalik adalah dilarang. 7. Pemasangan bendera secara sebaris bermula dengan bendera Malaysia (Contoh di laluan masuk ke kawasan bangunan Kerajaan) 8. Pemasangan bendera secara sebaris bermula di tengah-tengah dengan bendera Malaysia (Contoh di atas pentas atau di astaka) Kedudukan bulan songsang Bendera bersaiz biasa Bendera jenis gegantung Bendera jenis biasa dikibar secara gegantung Laluan masuk Pintu masuk 1 17 2 15 3 13 4 11 5 9 6 7 7 5 12 6 8 3 13 8 9 1 14 10 10 2 15 12 11 4 16 14 17 16
22 GEGANTUNG MALAYSIA 10. Pemasangan bendera secara gegantung (banner) perlu mengikut spesifikasi yang ditetapkan. Bahagian Atas Bahagian Bawah Ukuran Warna A B C D Bulan Bintang berwarna kuning yang menghala ke atas dengan berlatarbelakangkan warna biru. Jalur-jalur merah putih yang sama lebarnya berjumlah 14 jalur membujur dari atas ke bawah. Ukuran biasa ialah 12 kaki panjang dan 3 kaki lebar atau nisbah 4 : 1 Warna-warna yang digunakan ialah warna yang sama dengan bendera Malaysia. 1 2 3 4 1 UNIT
23 BAB 5 SUSUNAN POTRET DAN LOGO RASMI TATACARA PENGGANTUNGAN POTRET RASMI TATACARA PENGGANTUNGAN POTRET RASMI 1. Potret Rasmi yang terkandung di dalam pekeliling hanyalah meliputi potret yang berikut: a. Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong b. Seri Paduka Baginda Raja Permaisuri Agong c. Duli Yang Maha Mulia Sultan d. Duli Yang Mulia Sultanah e. Tuan Yang Terutama Yang di-Pertua Negeri dan isteri f. Yang Amat Berhormat Perdana Menteri g. Yang Amat Berhormat Menteri Besar/Ketua Menteri 2. Potret Rasmi digalakkan untuk digantung di dalam bangunan awam dan swasta, bangunan milik persatuan/pertubuhan, ruang perniagaan, persendirian dan lain-lain. 3. Penggantungan potret perlu mematuhi kesemua ketetapan seperti yang ditunjukkan seperti di dalam elemen yang dinyatakan. 1. Potret hendaklah digantung sekurang-kurangnya 45 darjah dari aras pandangan dan bersesuaian dengan keluasan serta ketinggian ruang yang terlibat. Terdapat dua aras sahaja bagi penggantungan potret iaitu Aras 1 dan Aras 2 2. Aras 1 – Potret Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong, Seri Paduka Baginda Raja Permaisuri Agong. Duli Yang Maha Mulia Sultan, Duli Yang Mulia Sultanah, Tuan Yang Terutama Yang di-Pertua Negeri dan isteri 3. Aras 2 - Yang Amat Berhormat Perdana Menteri dan Yang Amat Berhormat Menteri Besar/ Ketua Menteri 10 sm/ 4 inci ARAS 2 45% 10 sm/ 4 inci 10 sm/ 4 inci ARAS 1
24 4. Potret Rasmi tidak boleh digantung bersama-sama dengan barang-barang lain. 5. Bingkai potret hendaklah sesuai daripada segi saiz dan rekaan serta hendaklah seragam bagi kesemua potret. 6. Susun atur Potret Rasmi di Wilayah Persekutuan YAB Perdana Menteri Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong Seri Paduka Baginda Raja Permaisuri Agong
25 7. Susun atur Potret Rasmi di negeri-negeri beraja. 8. Susun atur Potret Rasmi di negeri-negeri beraja yang tidak mempunyai DYMM Sultanah adalah seperti berikut: 9. Susun atur Potret Rasmi di negeri-negeri tidak beraja adalah seperti berikut: YAB Perdana Menteri YAB Perdana Menteri YAB Perdana Menteri YAB Ketua Menteri YAB Menteri Besar YAB Menteri Besar TYT Yang di-Pertua Negeri DYMM Sultan Negeri DYMM Sultan Negeri DYMM Sultanah Negeri Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong Seri Paduka Baginda Raja Permaisuri di-Pertuan Agong Seri Paduka Baginda Raja Permaisuri di-Pertuan Agong Seri Paduka Baginda Raja Permaisuri di-Pertuan Agong YABhg. Isteri TYT Yang di-Pertua Negeri
26 TATACARA PENGGUNAAN LOGO RASMI 1. Logo kebiasaannya digunakan di beberapa perkara seperti yang berikut: a. Tirai latar (backdrop)/latar pentas b. Poster c. Buku Program d. Kain rentang/ gegantung (banner/bunting) dan lain-lain 2. Logo disusun mengikut keutamaan sama seperti keutamaan menyusun tetamu kehormat/susunan tempat duduk. Keutamaan disusun berdasarkan aturan yang berikut: a. Jata Persekutuan b. Jata Negeri c. Logo agensi persekutuan d. Logo agensi penganjur bersama e. Logo persatuan/ pertubuhan 3. Contoh penggunaan logo yang betul. Jata Negara: Boleh disusun bersama-sama logo lain, tetapi tidak boleh lebih rendah daripada logo lain Bukan Logo: Hanya lambang meraikan sesuatu peristiwa Logo-logo Rasmi Agensi Penganjur: Yang utama di tengah, diikuti Logo MPPD di kanannya dan Logo JPNS di kirinya.
27 4. Bagi agensi-agensi pusat seperti kementerian-kementerian, hanya Jata Negara boleh digunakan bagi menggantikan logo kementerian sedia ada. 5. Pekeliling dan arahan dalaman kementerian hendaklah dirujuk berkaitan penggunaan Jata Negara ini sebagai logo kementerian dan agensi-agensi di bawah kementerian. 6. Pekeliling mutakhir iaitu Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2022 berkenaan penggunaan Jata Negara.
28 2 1 Kategori Panggilan Hormat Kepentingan Panggilan Hormat BAB 6 PANGGILAN HORMAT PERSEKUTUAN TATACARA PENGGUNAAN PANGGILAN HORMAT PERSEKUTUAN Panggilan hormat perlu digunakan dengan tepat untuk menjaga kehormatan tetamu atau individu yang mempunyai panggilan hormat tertentu. Panggilan hormat akan digunakan dalam perkara-perkara seperti yang berikut: a. Teks ucapan dalam sesuatu majlis b. Teks Pengacara Majlis c. Surat/memo/e-mel rasmi d. Kad jemputan e. Sebagai pengiring dan lain-lain PANGGILAN HORMAT GELARAN GELARAN PANGGILAN HORMAT Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong Raja Permaisuri Agong Seri Paduka Baginda DYMM Raja Negeri Perlis Raja Permaisuri Perlis DYMM 3 Panggilan Hormat Diraja a. Panggilan Hormat Diraja b. Panggilan Hormat jawatan c. Panggilan Hormat penerima Darjah Kebesaran d. Panggilan Hormat ahli agama e. Panggilan Hormat untuk ATM, PDRM, Ahli Akademik dan pasukan beruniform
29 PANGGILAN HORMAT GELARAN GELARAN PANGGILAN HORMAT KDYMM Sultan Negeri Kedah Darul Aman Sultanah Negeri Kedah Darul Aman KDYMM DYMM Sultan Selangor Tengku Ampuan DYMM DYMM Yang Dipertuan Besar Negeri Sembilan Darul Khusus Tunku Ampuan Besar Negeri Sembilan Darul Khusus DYMM KDYMM Sultan Pahang Tengku Ampuan Pahang DYMM KDYMM Al-Sultan Kelantan Raja Perempuan Kelantan DYMM KDYMM Sultan Terengganu Sultanah Terengganu KDYMM DYMM Sultan Johor Sultanah Johor DYMM DYMM Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan Raja Permaisuri Perak Darul Ridzuan DYMM PANGGILAN PENYANDANG JAWATAN ISTERI/ SUAMI PANGGILAN TYT Yang di-Pertua Negeri Isteri Yang di-Pertua Negeri YABhg. YAB Perdana Menteri Isteri Perdana Menteri YABhg. YAB Timbalan Perdana Menteri Isteri Timbalan Perdana Menteri YABhg. YAB Menteri Besar/ Ketua Menteri Isteri Menteri Besar YABhg. YB Menteri Isteri Menteri YBhg. YB Timbalan Menteri Isteri Timbalan Menteri YBhg. YB Setiausaha Parlimen Isteri Setiausaha Parlimen YBhg. YB Yang Dipertua Dewan Negera/Dewan Rakyat Isteri Yang Dipertua Dewan Negera/Dewan Rakyat YBhg. YB SENATOR Ahli Dewan Negara Isteri Ahli Dewan Negara YBhg. YB Ahli Dewan Rakyat Isteri Ahli Dewan Rakyat YBhg. 4 Panggilan Hormat Jawatan
30 PANGGILAN HORMAT GELARAN ATM Brig. Jen. diikuti dengan nama YBhg. Brig. Jen. Datuk diikuti dengan nama YBrs. Mej. Jen. diikuti dengan nama YBhg. Mej. Jen. Datuk diikuti dengan nama PDRM ACP diikuti dengan nama YBrs. DCP diikuti dengan nama YBhg. DCP Datuk diikuti dengan nama Ahli Akademik YBrs. Dr. diikuti dengan nama YBrs. Prof. Madya Dr. diikuti dengan nama YBhg. Datuk Prof Madya Dr. diikuti dengan nama YBhg. Tan Sri Prof. Dr. diikuti dengan nama Pasukan/Badan Beruniform (Contoh: Jabatan Bomba dan Penyelamat) PKPjB - Penolong Kanan Pesuruhjaya Bomba PKPjB diikuti dengan nama YBrs. PKPjB diikuti dengan nama YBhg. Datuk PKPjB diikuti dengan nama PANGGILAN PENYANDANG JAWATAN ISTERI/SUAMI YBhg. Ketua Setiausaha Negara YBhg. YBhg. Peguam Negara YBhg. YBhg. Panglima Angkatan Tentera YBhg. YBhg. Ketua Polis Negara YBhg. YB Timbalan Yang Dipertua Dewan Negara/Rakyat YBhg. YAA Ketua Hakim Negara Mahkamah Persekutuan/ Presiden Mahkamah Rayuan/Hakim Besar/ Ketua Hakim Syarie YBhg. YA Hakim Mahkamah Persekutuan/ Mahkamah Rayuan/Tinggi/Syariah YBhg. YBrs. Ketua Jabatan Persekutuan/JUSA C dan Ke Atas (Yang tiada gelaran kerana Anugerah Darjah Kebesaran) YBrs. a) b) c) d) 1. 2. 1. 1. 1. a) b) c) d) a) b) c) a) b) c) 5 Panggilan Hormat ATM, PDRM, Ahli Akademik dan Pasukan Beruniform
31 JAWATAN PANGGILAN Mufti Sahibus Samahah Kadi Besar/Kadi Sahibul Fadilah Kadi Daerah, Kadi dan Naib Kadi Al-Fadil Tuan Kadi/Naib Kadi Ustaz Al-Fadhil Haji/Hajah Tuan/Puan 8 Panggilan Hormat Keagamaan (Islam) Nota: Ejaan Al-Fadil dan Al-Fadhil adalah bukan kesilapan ejaan PANGGILAN LELAKI/ SUAMI PEREMPUAN/ ISTERI PANGGILAN YABhg. Tun Isteri Tun (Toh Puan) YABhg. YBhg. Tan Sri Isteri Tan Sri (Puan Sri) YBhg. YBhg. Dato’/Datuk/Dato’ Seri/ Datuk Seri Panglima/ Dato’ Wira dll. Isteri Dato’/Datuk/ Dato’ Seri/Datuk Seri Panglima/Dato’ Wira YBhg. PANGGILAN LELAKI WANITA PANGGILAN YM Tunku/Tengku/ Engku/ Ungku Tunku/Tengku/Engku/ Ungku YM YM Ku/Raja Ku/Raja YM Tuan Syed/ Sheikh Sharifah/ Siti Puan/Cik 7 6 Panggilan Hormat Keturunan Panggilan Hormat Kerana Anugerah Darjah Kebesaran (ADK)
32 PANGGILAN HORMAT/ PH KETURUNAN GELARAN DARJAH KEBESARAN GELARAN AKADEMIK SALUTASI UMUM JANTINA NAMA YAB (Untuk jawatan Perdana Menteri) Tun Tan Sri Dato’ Seri YM Datuk Seri Dr. Tengku Ahmad bin Tengku Ali YBhg. Tan Sri Datuk YBhg. Tan Sri Datuk Prof. Dr. Prof Madya Dr. Sahibus Samahah Datuk Dr. YBrs. Dr. YBrs. Encik/Puan 9 Susunan panggilan hormat, gelaran jawatan, gelaran kerana anugerah darjah kebesaran, gelaran akademik serta gelaran bagi tokoh agama (Islam) yang betul. ...diikuti dengan jawatan
33 BAB 7 PERANAN PEGAWAI PENGIRING DAN PENYAMBUT TETAMU PANDUAN BAGI PEGAWAI PENGIRING DAN PENYAMBUT TETAMU SENARAI TUGAS BAGI PEGAWAI PENGIRING (LIAISON OFFICER, LO) 1. Hendaklah mengetahui majlis yang sedang dijalankan. 2. Mengetahui tujuan majlis tersebut diadakan. 3. Mengetahui tetamu utama yang akan merasmikan (dan jika ada pertukaran di saat akhir). 4. Mesti mengetahui atur cara majlis secara keseluruhan. 5. Mesti mengetahui susunan tempat duduk untuk memandu atau menunjukkan tempat-tempat duduk tetamu yang berkenaan. 6. Mempunyai pengetahuan berkaitan protokol. 1. Berpakaian kemas seperti yang diarahkan. 2. Berada 30 minit lebih awal di tempat yang ditugaskan. 3. Berada di lokasi yang telah ditetapkan. 4. Menghubungi urus setia jika menghadapi masalah atau tidak dapat bertugas di saat-saat akhir. 5. Menyambut VVIP/VIP dengan senyum, bersalam, kenalkan diri dan mengiringinya ke dalam dewan (berada di sebelah kiri VIP). 6. Pastikan VVIP/VIP yang diiring sudah ada tempat duduk. 7. Serahkan buku program yang telah tersedia. 8. Sebelum keluar dewan, maklumkan pada VVIP/VIP anda menunggu di luar dewan. 9. Sentiasa bersiap sedia dari masa ke semasa membantu apa-apa yang diperlukan VVIP/VIP. 10. Ambil perhatian jika VVIP/VIP perlukan bantuan. 11. Ambil maklum tempat duduk anda jika disediakan dalam dewan. 12. Bila majlis tamat, LO berdiri dan tunggu untuk mengiring VVIP/VIP ke tempat makan khas yang disediakan. 13. Ambil maklum tempat duduk VVIP/VIP di dewan makan. 14. Tarik kerusi dan pelawa VVIP/VIP duduk. 15. Sila duduk di meja makan di tempat yang ditetapkan. Maklumkan kepada VVIP/VIP tempat duduk anda.
34 SENARAI TUGAS BAGI PENYAMBUT TETAMU 1. Menyemak senarai jemputan. 2. Mengenali tetamu. 3. Menyambut ketibaan tetamu. 4. Mengedarkan program. 5. Mengiringi tetamu. 6. Menunjukkan tempat duduk. 7. Memberi maklumat. 8. Membantu tetamu dalam pelbagai hal (setakat mampu). 9. Menjaga ketenteraman majlis. 10. Menjaga keselesaan tetamu. 11. Merujuk kepada urus setia/ketua penyambut jika mempunyai sebarang kemusykilan. 16. Jangan menunggu berhampiran meja makan VVIP/VIP. 17. Menghubungi pemandu untuk memaklumkan VVIP/VIP akan pulang. 18. Bersiap sedia untuk tunggu mengiringi VVIP/VIP balik, hingga ke tempat kereta yang sama semasa tiba. 19. Senyum, salam dan ucapkan terima kasih kepada VVIP/VIP. 20. Pastikan kereta VVIP/VIP bergerak meninggalkan premis. 21. Tidak meninggalkan premis sehingga kereta VVIP/VIP bergerak meninggalkan premis.
35 BAB 8 PENGACARAAN MAJLIS RASMI PERANAN SEBAGAI PENGACARA MAJLIS: 1. Seorang pengacara memainkan peranan sebagai: a. Orang yang memimpin acara/majlis. b. Orang yang memberi arahan dalam majlis. c. Orang yang membuat pengumuman tentang atur cara sesuatu majlis. d. Orang yang mengawal perjalanan/situasi sesuatu majlis. 2. Tugas-tugas pengacara: Sebelum Majlis a. Menghadiri mesyuarat bersama penganjur. b. Mendapatkan maklumat keseluruhan majlis. c. Mendapatkan maklumat tentang perkara-perkara yang berikut: i. Tarikh ii. Tempat iii. Masa Majlis iv. Masa Raptai v. Tetamu Jemputan/audiens vi. Susunan Protokol vii. Atur cara majlis viii. Cue Master ix. Floor Manager x. Pasangan pengacara d. Menyediakan skrip (oleh penganjur). e. Hantar skrip untuk disemak penganjur. f. Membuat latihan/menghadiri raptai. g. Uji cuba mikrofon/guna mikrofon sendiri. h. Menyediakan pakaian/dandanan/perapian diri. i. Menjaga kesihatan. j. Membuat penyesuaian dengan pasangan pengacara.
36 KRITERIA KRITERIA YANG DIPERLUKAN UNTUK MENJADI PENGACARA: Semasa Majlis a. Datang awal. b. Bawa bersama teks/skrip yang kemas dan terang. c. Semak perubahan terkini dengan Floor Manager. d. Uji mikrofon. e. Sediakan air mineral. f. Berjumpa dengan Cue Master. g. Menyemak pakaian. h. Menjaga sebutan. i. Bertenang. j. Fokus. k. Peka. l. Sentiasa bersedia. m. Membuat rakaman kendiri. Selepas Majlis a. Buat semakan tugasan dengan Floor Manager. b. Hadiri sidang pascanilai (post-mortem). c. Tonton/dengar semula rakaman dan semak kekuatan serta kelemahan diri. d. Buat catatan dan sedia untuk penambahbaikan. e. Dokumenkan teks pengacaraan yang telah digunakan. Fasih Fokus Suara Sabar Serius Cergas Berpengetahuan Tidak Panik Berbudi Bahasa Sihat Tubuh Badan Tiada Darah Gemuruh Tidak Gugup dan Gagap
37 ASPEK YANG PERLU DIBERI PERHATIAN UNTUK MENJADI PENGACARA YANG BAIK: TIP PENJAGAAN SUARA SEBELUM MENJADI PENGACARA MAJLIS: 1. Mempunyai sebutan yang jelas dan terang dalam sebarang bahasa yang digunakan. 2. Memiliki kepelbagaian intonasi dalam sebutan dan penekanan suara. 3. Mengamalkan teknik jeda (pause) yang betul untuk menarik perhatian dan menekankan perkara yang penting. 4. Mengamalkan teknik pernafasan yang betul dan baik bagi mengawal suara. 5. Mengikuti latihan vokal dan mengenali jenis suara sendiri dan pasangan pengacara. 6. Mempunyai suara yang baik dan boleh dikawal daripada segi ketinggian nada, kelajuan dan kekuatan suara. 7. Berupaya merawat kegugupan dan sebarang gangguan suara. 8. Mengamalkan Formula Suara pada setiap masa: Ty = (Pa + Ps) HM + L + Pu 9. Mengetahui protokol secara menyeluruh, terutamanya berkaitan susunan keutamaan dan panggilan hormat. 10. Mempunyai imej dan penampilan yang kukuh sebagai penyokong keyakinan audiens terhadap pengacaraan yang dijalankan. 1. Membersihkan kahak di kerongkong. Kerongkong yang bersih menghasilkan suara yang baik. 2. Kurangkan makanan berminyak. 3. Elakkan minum minuman berkafein tinggi. 4. Amal teknik minum air yang betul. 5. Amal teknik pernafasan yang konsisten. 6. Keluarkan suara sebelum majlis (lontarkan suara, bercakap, menyanyi).
38 ATUR CARA PENTADBIRAN DAN TEKS PENGACARA MAJLIS 1. Pengacara majlis rasmi hendaklah menggunakan teks atau skrip penuh sebagai panduan semasa bertugas sebagai pengacara. 2. Teks pengacara perlu disediakan oleh pihak penganjur dan sebaiknya dimasukkan ke dalam atur cara pentadbiran sebagai panduan kepada keseluruhan perjalanan majlis. 3. Sekiranya mengacara majlis tidak formal, gunakan kad ringkasan sebagai panduan. 4. Contoh petikan format atur cara pentadbiran dan teks pengacara majlis di dalam atur cara pentadbiran: CONTOH ATUR CARA PENTADBIRAN
39 CONTOH ATUR CARA MAJLIS 24 MAC 2015 (Selasa)
40 CONTOH FORMAT ATUR CARA PENTADBIRAN
41 CONTOH TEKS PENGACARA DI DALAM ATUR CARA PENTADBIRAN
42 IMEJ PENGACARA MAJLIS MENGAWAL KEGUGUPAN SEMASA BERTUGAS SEBAGAI PENGACARA MAJLIS 1. Pengacara majlis seharusnya menjadi orang pertama dilihat sebagai menghormati kod etika berpakaian sesebuah majlis rasmi. 2. Elakkan berpakai terlalu istimewa sehingga tidak mematuhi kod etika berpakaian yang telah ditetapkan. 3. Pengacara majlis rasmi yang profesional perlu memaparkan imej yang berikut: a. Bersih. b. Kemas. c. Sesuai daripada segi pemilihan warna pakaian, dandanan dan aksesori. d. Mengamalkan penampilan yang minimum. e. Cara berdiri yang sopan dan beryakinan. f. Air muka yang baik dan tenang. g. Penampilan tidak keterlaluan. h. Kegugupan yang tidak ketara. 1. Rawat sebab-sebab yang menimbulkan gugup. Antara sebab yang biasa menimbulkan kegugupan adalah: a. Perasaan bimbang dinilai. b. Perasaan bimbang akan kesilapan/kegagalan. c. Kurang bersedia. d. Kurang yakin. e. Penilaian terhadap audiens/VIP. f. Perasaan rendah diri. g. Tempat/suasana janggal/tidak biasa. 2. Hadapi gugup dengan cara: a. Bersedia daripada segi minda, kesihatan, emosi dan pengetahuan b. Memperbanyak latihan secara sendirian (raptai). c. Pastikan fasih mengenai teks dan perjalanan majlis. d. Kenali audiens terutamanya tetamu-tetamu penting – jadi sebahagian daripada majlis. e. Kenali tempat dan persekitaran serta segera sesuaikan diri. f. Buat rakaman suara, dengar semula dan baiki. g. Buat rakaman video, tonton semula dan baiki. h. Elakkan meniru gaya orang lain. Bina identiti dan yakin dengan diri sendiri.
43 i. Pilih satu kelompok audiens untuk dipandang yang membantu ketenteraman. j. Sediakan kad ringkasan. k. Buat pendekatan positif mengapa ditugaskan dengan tugasan tersebut. l. Buat regangan ringkas di bahagian jari kaki. m. Baca atau ucapkan secara berulang-ulang teks pengacaraan yang ada untuk membuat peneguhan (affirmation). n. Tarik nafas dalam-dalam, simpan dan lepaskan perlahan-lahan. o. Minum air – dengan teknik yang betul. p. Bersederhana – jangan terlalu santai atau terlalu bimbang. q. Perlu tenang – untuk dapat fikiran yang baik. r. Berdoa. KREATIVITI DAN PENGAYAAN DALAM PENGOLAHAN TEKS PENGACARA MAJLIS 1. Elemen kreativiti boleh dimasukkan ke dalam teks pengacaraan untuk majlis selain Majlis Penuh Istiadat dan Majlis Rasmi dan Formal dengan tatacara protokol yang ketat. 2. Elemen kreativiti ini bertujuan mengisi ruang masa yang kadangkala timbul dalam sesebuah majlis. Sebagai contoh, perjalanan naik dan turun pentas yang besar dan mengambil masa, boleh diisikan dengan elemen kreativiti ini. Antara elemen yang sesuai disertakan dalam teks adalah: a. Pantun b. Ayat seloka c. Fakta d. Kronologi ringkas peristiwa e. Pujian 3. Contoh Pantun a. Awal bismillah pembuka bicara, Tangan bersambut salam diberi; Tetamu ceria bermula acara, Kehadiran semua menambah seri b. Pergi abang jalan ke pekan, Beli ikan buat hidangan; Selamat datang kami ucapkan, Kepada sekalian tetamu undangan
44 4. Contoh Seloka ”Demikian Kata, Demikianlah Ucapan, Itulah Hasrat Dan Juga Harapan, Daripada Ayahanda Orang Budiman, Kata Nasihat Jangan Sekali-kali Dilupakan, Jadikanlah Ia Sebagai Pedoman, Dalam Menempuh Gelombang Kehidupan”. 5. Contoh Fakta “Untuk makluman para hadirin sekalian, graduan yang menerima anugerah sebentar tadi adalah merupakan antara tiga graduan yang berjaya menamatkan program diploma dalam masa satu tahun daripada keseluruhan 165 orang graduan program khas ini” . 6. Contoh kronologi “Sebagai perkongsian ringkas, tetamu istimewa kita ini sebenarnya baru sahaja tiba daripada lapangan terbang, sekembalinya beliau pagi ini daripada tuntutan tugas di Jakarta. Manakala sebelum itu, beliau menghadiri lawatan kerja di Miri Sarawak dan Seri Begawan, namun masih sudi meluangkan masa menghadiri majlis kita pada hari ini”.
45 BAB 9 PEMBACAAN DOA PEMBACA DOA Beberapa perkara penting berkaitan dengan pembacaan doa: 1. Individu yang dilantik untuk membacakan doa dan memimpin bacaan doa adalah orang yang mempunyai ilmu dan keperibadian yang sesuai dengan tugasnya. 2. Pembaca doa adalah orang yang memimpin ucapan permohonan daripada hamba kepada Allah dengan hati yang ikhlas . 3. Bagi majlis peringkat persekutuan yang dihadiri oleh SPB YDPA, doa hendaklah dipimpin oleh SS Mufti Wilayah Persekutuan. 4. Bagi majlis peringkat negeri yang dihadiri oleh DYMM Sultan atau Raja, doa hendaklah dipimpin oleh SS Mufti Negeri atau Timbalan Mufti Negeri. 5. Pembacaan doa dikecualikan bagi majlis/acara yang mempunyai unsur-unsur yang tidak selari dengan syarak. 6. Pembaca doa hendaklah ditempatkan di rostrum di atas pentas semasa membacakan doa dan disediakan kerusi khas baginya dalam kalangan khalayak di bahagian yang paling hampir dengan kedudukan rostrum. Pembaca doa berkongsi rostrum dengan tuan rumah, bukan dengan pengacara majlis. 7. Kriteria pembaca doa yang baik adalah seperti yang berikut: 1 5 2 6 3 7 4 8 Lelaki Tahu kesesuaian doa dengan majlis Sebutan tepat Suara penuh khusyuk dan tawaduk Muslim Menadah ke dua belah tapak tangan Akhlak dan sahsiah baik Tidak membalikkan tangan tatkala membaca doa tolak bala
46 TEKS DOA Permulaaan doa hendaklah mengandungi lafaz “Bismillahhirrohmanirrohim” puji-pujian dan selawat ke atas Nabi Muhammad S.A.W 2 1 5 3 6 4 7 Mukadimah Mulai isi kandungan doa dengan Bahasa Arab dan diikuti dengan bahasa lain/terjemahan Menyebut secara khusus doa untuk kesejahteraan DYMM SPB YDPA sekiranya majlis dihadiri baginda Mengandungi permohonan keselamatan, kesejahteraan umum dan diikuti dengan doa khusus berkaitan majlis Tidak menyentuh perkara-perkara yang menimbulkan suasana tidak harmoni Menyebut nama-nama Allah di setiap perenggan Tidak mengambil masa melebihi lima minit
47 BAB 10 ETIKET SOSIAL DALAM MAJLIS (ABC DALAM ETIKET) ATTITUDE (SIKAP) Berkaitan perasaan, impian, harapan, pengalaman, persekitaran, pemikiran, kepercayaan dan nilai murni dalam kehidupan. PERLU FAHAM Peraturan yang biasa dalam tingkah laku sosial. Ketetapan atau kod imej yang diterima dalam upacara sperti di dalam istana atau dalam majlis formal atau masyarakat amnya. Hukum-hukum yang lazim dalam sopan santun yang dipatuhi antara ahli-ahli dalam profesion yang sama. Peraturan pergaulan dan budi bahasa. Adab tertib dalam sesuatu kelompok masyarakat atau sesuatu pekerjaan.
48 BEHAVIOUR (KELAKUAN/TATACARA) Berkaitan raut wajah, cara bersalaman, cara berjalan, cara duduk, tertib penggunaan telefon, etiket makan, bahasa badan dan cara berkenalan.
49 COMMUNICATION/CLOTHING/CLEANLINESS Perbualan sosial Topik bersesuaian: Hobi, muzik, pakaian, kesusasteraan, sukan, cuaca dan lain-lain. Tidak sesuai: Perbualan peribadi, fahaman politik, keagamaan, konflik dan lain-lain. Etiket e-mel dan mesej ringkas di aplikasi WhatsApp i. Pendek dan ringkas ii. Susunan perkara berdasarkan konteks iii. Subjek yang sempurna dan tepat iv. E-mel yang berbeza untuk topik yang berlainan v. Menggunakan fungsi reply-all dan salinan (cc) secara berasingan vi. Tebalkan perkara yang penting (bold)
50 BAB 11 KETERAMPILAN DIRI DALAM MAJLIS ELEMEN KETERAMPILAN DALAM MAJLIS 1. Keterampilan didefinisikan sebagai sebuah pakej daripada penampilan yang baik dan kecekapan di dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab. 2. Oleh yang demikian, individu yang bertugas sebagai penganjur majlis, tuan rumah malahan sebagai tetamu yang dijemput hadir ke sesebuah majlis perlu menitik beratkan perihal keterampilan. 3. Keterampilan memaparkan betapa lengkapnya persediaan penganjuran sesebuah majlis dan ketelitian setiap individu yang bertugas menjayakan majlis tersebut. 1. Pakaian ke Pejabat PAKAIAN KE PEJABAT Pematuhan kepada peraturan yang ditetapkan Sesuai dengan jenis pekerjaan Kemas dan terurus Barang kemas dan hiasan ditahap yang paling minima Pewangi yang ringan Kemampuan ekonomi diutamakan Kebersihan diri dititikberatkan