SKRIPSI RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MONITORING PERBAL PERJANJIAN PEMENUHAN KEWAJIBAN IZIN PRINSIP PEMANFAATAN TATA RUANG(IPPR) DENGAN METODE ADMINISTRATIVE WORKFLOW SYSTEMS(STUDI KASUS: BIRO PEMBANGUNAN DAN LINGKUNGAN HIDUP SETDA PROVINSI DKI JAKARTA)

4.1.10 Analisis Sistem Usulan
Berdasarkan analisis PIECES yang telah dijabarkan sebelumnya

terkait beberapa kelemahan yang ada, maka peneliti mengusulkan untuk
membuat suatu Sistem Monitoring Perbal Perjanjian Pemenuhan Kewajiban
Izin Prinsip Pemanfaatan Ruang (IPPR) dengan menerapkan metode
administrative workflow system sehingga dapat membantu dalam monitoring
berkas permohonan PPK dan tentunya dapat meningkatkan kinerja karyawan
di Biro Pembangunan dan Lingkungan Hidup DKI Jakarta khususnya di sub
bagian Pemanfaatan Tata Ruang Kota. Berikut ini merupakan sistem usulan
yang di usulkan oleh peneliti antara lain :

67

Gambar 4. 4 Sistem Usulan Sistem Informasi Monitoring Perbal Perjanjian
Pemenuhan Kewajiban IPPR (Sumber : Data Primer).

68

Berdasarkan gambar sistem berjalan di atas dapat di jelaskan bahwa :

1. Pemohon menyiapkan berkas kelengkapan persyaratan administrasi dan
registrasi serta login ke sistem. Kemudian pemohon menginput berkas yang
telah disiapkan ke sistem monitoring Perbal Perjanjian Pemenuhan
Kewajiban IPPR.

2. Sistem akan memberikan notifikasi bahwa ada permohonan yang masuk ke
Biro PLH.

3. Biro PLH akan menginput jadwal rapat pembahasan bersama SKPD dan
pemohon PPK.

4. Sistem akan memberikan notifikasi melalui e-mail dan whatsapp kepada
pemohon terkait jadwal rapat yang akan diadakan.

5. Melaksanakan rapat pembahasan permohonan PPK
6. Dari hasil keputusan rapat yang telah diadakan jika hasil dari rapat

dinyatakan sudah sesuai dengan persyaratan yang ada, maka Biro PLH akan
menginput paraf perbal PPK.
7. Kemudian sistem memberikan notifikasi secara otomatis bahwa ada perbal
PPK yang ditujukan ke biro hukum dan jika ada permohonan PPK yang
telah jatuh tempo maka sistem akan secara otomatis memberikan notifikasi
peringatan kepada Biro Hukum untuk segera menyelesaikan task yang ada.
8. Selanjutnya perbal PPK itu akan di verifikasi dan di accept oleh biro
hukum dan sistem akan memberikan notifikasi melalui e-mail dan whatsapp
kepada pemohon terkait informasi tentang pergerakan perbal PPK / berkas
permohonan PPK.

69

9. Kemudian sistem memberikan notifikasi bahwa ada perbal PPK yang
masuk ke Asbang LH dan jika ada perbal / permohonan PPK yang telah
jatoh tempo maka sistem akan secara otomatis memberikan notifikasi
peringatan kepada Asbang LH untuk segera menyelesaikan taks yang ada.

10. Selanjutnya perbal PPK itu akan di verifikasi dan di accept oleh Asbang
LH dan sistem akan memberikan notifikasi melalui e-mail dan whatsapp
kepada pemohon terkait informasi tentang pergerakan perbal PPK / berkas
permohonan PPK.

11. Kemudian sistem secara otomatis memberikan notifikasi bahwa ada perbal
PPK yang masuk ke Biro Umum dan jika ada perbal/permohonan PPK yang
telah jatoh tempo maka sistem akan secara otomatis memberikan notifikasi
peringatan kepada Biro Umum untuk segera menyelesaikan taks yang ada.

12. Selanjutnya perbal PPK itu akan di verifikasi dan di accept oleh Biro Umum
dan sistem akan memberikan notifikasi melalui e-mail dan whatsapp
kepada pemohon terkait informasi tentang pergerakan perbal PPK / berkas
permohonan PPK.

13. Sistem akan memberikan notifikasi bahwa Perbal PPK yang telah selesai
diverifikasi dan di accept oleh Biro Hukum, Asbang LH, Biro
Pembangunan dan Lingkungan Hidup, dan Biro umum harus di buatkan
draft PPK.

14. Setelah itu biro PLH menginput draft PPK ke sistem.

70

15. Secara otomatis sistem akan memberikan notifikasi melalui e-mail dan
whatsapp kepada pemohon bahwa draft PPK telah tersedia dan sudah bisa
di download didalam sistem tersebut.

16. Pemohon melakukan download draft PPK didalam sistem.
17. Setelah minuta notaris selesai dibuat, maka pemohon menginput minuta

notaris ke dalam sistem
18. Secara otomatis sistem akan memberikan notifikasi kepada biro

pembangunan dan lingkungan hidup terkait ada minuta notaris yang baru
masuk kedalam sistem yang harus di verifikasi.
19. Setelah itu, biro PLH akan memverifikasi minuta notaris
20. Kemudian secara otomatis sistem akan memberikan notifikasi melalui e-
mail dan whatsapp kepada pemohon terkait minuta yang sudah berhasil
verifikasi.
21. Dan untuk tahap terakhir Biro PLH membuat jadwal penandatanganan PPK.
22. Sistem akan memberikan notifikasi melalui e-mail dan whatsapp kepada
pemohon terkait jadwal penandatanganan yang akan diadakan.
23. Melaksanakan penandatanganan PPK bersama Sekda dan pemohon yang
bersangkutan. Untuk tahapan selanjutnya yaitu:
- PPK yang telah ditandatanganin akan dilakukan penomoran PPK dan

PPK yang telah dinomori akan di sampaikan aslinya kepada pemohon
yang bersangkutan.
24. Pemohon telah menerima PPK yang telah dinomori.

71

4.2 Workshop Design
Tahapan ini berisikan proses PPK yang akan digambarkan dengan Unified

Model Language (UML) Diagram antara lain :.

4.2.1 Use Case Diagram
1. ldentifikasi actor yang terlibat

Tabel 4. 3 ldentifikasi Actor

Actor Deskripsi
Masyarakat
Pemohon Orang yang hanya ingin mengetahui informasi persyaratan
perjanjian pemenuhan kewajiban IPPR.
Biro PLH
Orang yang mengajukan permohonan perjanjian pemenuhan
Biro Hukum kewajiban IPPR, menginput minuta notaris dan orang yang
Asbang LH mendapatkan notifikasi progress permohonan ppk nya melalui
Biro Umum email dan wa.

Orang yang berperan sebagai administrator yang bertugas meng-
input persyaratan PPK, mengelola data user, mengelola data
permohonan PPK yang telah masuk, mengelola jadwal, membuat
draft PPK, membuatkan perbal dan memantau aktivitas yang terjadi
dalam sistem.

Orang yang bertugas memeriksa dan verifikasi perbal.

Orang yang bertugas memeriksa dan verifikasi perbal yang sudah di
verifikasi terlebih dahulu oleh Biro Hukum

Orang yang bertugas memeriksa dan verifikasi perbal yang sudah di
verifikasi terlebih dahulu oleh Biro Hukum dan Asbang LH.

2. Identifikasi Use case
Tahapan selanjutnya peneliti melakukan identifikasi Usecase untuk
menentukan alur kegiatan yang ada pada sistem monitoring perbal perjanjian
pemenuhan kewajiban IPPR.

72

Tabel 4. 4 identifikasi usecase

No Nama Usecase Deskripsi Actor

1. Lihat persyaratan PPK Usecase ini Pemohon, Masyarakat,
2. Manajemen data user menggambarkan proses Biro PLH, Biro
lihat persyaratan PPK Hukum, Asbang LH,
Biro Umum

Usecase ini Biro PLH
menggambarkan
kegiatan proses
menvalidasi, mengedit,
dan menghapus user
baru.

3. Registrasi Usecase ini Pemohon

menggambarkan proses

penambahan data

pemohon

4. Login Menggambarkan Pemohon, Biro PLH,

proses masuk ke dalam Biro Hukum, Asbang

sistem LH dan Biro Umum

5. Input persyaratan PPK Usecase ini Biro PLH
menggambarkan
kegiatan proses meng-
input persyaratan PPK

6. Input berkas permohonan Menggambarkan Pemohon

PPK baru proses pembuatan

permohonan PPK baru

setelah pemohon telah

mendapat surat

pemberitahuan bahwa

permohonan IPPR

dapat ditindak lanjuti

ke tahap proses PPK.

7. Membuat jadwal rapat Menggambarkan Biro PLH
proses pembuatan
jadwal rapat.

8. Lihat jadwal rapat Menggambarkan Pemohon, Biro PLH,
proses lihat jadwal Biro Hukum, Asbang
rapat LH dan Biro Umum

9. Membuat perbal PPK Menggambarkan Biro PLH
proses pembuatan,
menghapus, dan
mengedit perbal PPK

73

10 Verifikasi Biro Hukum Menggambarkan Biro Hukum
proses verifikasi atau
11. Verifikasi Asbang LH pemeriksaan terhadap
permohonan PPK yang
12. Verifikasi Biro Umum telah dikaji terlebih
dahulu dan telah
13. Membuat Draft PPK dilakukan rapat
14. Cetak Draft PPK pembahasan bersama
15. Input minuta notaris SKPD
16. Verifikasi minuta notaris
17. Membuat jadwal TTD Menggambarkan Asbang LH
18. PPK proses verifikasi atau
Lihat jadwal TTD PPK pemeriksaan terhadap
permohonan PPK yang
telah dikaji terlebih
dahulu dan telah
ditanda tanganin oleh
Biro Hukum

Menggambarkan Biro Umum
proses verifikasi atau
pemeriksaan terhadap
permohonan PPK yang
telah dikaji terlebih
dahulu dan telah
ditanda tanganin oleh
Asbang LH

Menggambarkan Biro PLH
proses peng-inputan
Draft PPK

Menggambarkan Pemohon
proses mencetak Draft
Minuta

Menggambarkan Pemohon
proses peng-inputan
minuta notaris

Menggambarkan Biro PLH
proses verifikasi
minuta notaris.

Menggambarkan Biro PLH
proses pembuatan
jadwal TTD PPK

Menggambarkan Biro PLH
proses lihat jadwal
TTD PPK

74

19. Melihat Laporan PPK Menggambarkan Biro PLH
proses melihat laporan
PPK

20. Cetak Laporan PPK Menggambarkan actor Biro PLH
dapat mencetak
laporan PPK

21. Notifikasi Menggambarkan Pemohon, Biro PLH,
proses melihat Biro Hukum, Asbang
Notifikasi LH dan Biro Umum

22. Monitoring Timeline PPK Menggambarkan Pemohon, Biro PLH,
proses monitoring Biro Hukum, Asbang
timeline PPK LH dan Biro Umum

Logout Menggambarkan Pemohon, Biro PLH
23. proses keluar dari
sistem oleh semua
aktor

75

3. UseCase Diagram

Gambar 4. 5 Usecase Sistem Informasi Monitoring Perbal Perjanjian Pemenuhan
Kewajiban IPPR(Sumber : Data Primer)
76

4. Narasi UseCase Diagram
Tabel 4. 5 Narasi Usecase Lihat Persyaratan PPK

Usecase Name Lihat Persyaratan PPK
Usecase IDE
Actor 1

Description Masyarakat, Pemohon, Biro PLH, Biro Hukum, asbang LH
dan Biro Umum

Menggambarkan proses melihat persyaratan PPK

Precondition Biro PLH melakukan input persyaratan PPK dan pemohon
membuka halaman awal sistem monitoring perbal perjanjian
pemenuhan kewajiban IPPR.

Trigger Usecase ini ada untuk melihat persyaratan PPK sebelum
pemohon melakukan regiistrasi

Typical Course of Actor Action System Response
Event
1. Ketik link sistem 2. Menampilkan
monitoring perbal halaman awal sistem
perjanjian monitoring perbal
pemenuhan perjanjian
kewajiban IPPR pemenuhan
kewajiban IPPR

3. Melihat persyaratan
PPK

Alternative Course -
Conclusion User dapat melihat persyaratan PPK
Postcondition Pemohon melakukan Registrasi

Tabel 4. 6 Narasi Usecase Manajemen data user

Usecase Name Manajemen data user
Usecase IDE 2
Actor Biro PLH
Description Usecase Manajemen data user menggambarkan kegiatan
menvalidasi, mengedit, dan menghapus user baru.
Precondition
User terlebih dahulu login atau masuk ke halaman utama

77

Trigger Usecase ini ada untuk menvalidasi, mengedit, dan menghapus
data pengguna yang telah mendaftar.

Typical Course of Actor Action System Response
Event
1. Memilih menu 2. Menampilkan
“data user” halaman data user

3. Pilih “Tambah data” 4. Menampilkan form
data user
5. Mengisi form yang
tersedia 7. Sistem melakukan
validasi form data
6. Setelah itu klik user
“submitt”

Alternative Course 8. Menampilkan data
yg telah di simpan

8a: Apabila terjadi kesalahan dalam memvalidasi maka
kembali ke langkah 4

3a: klik “edit”
4a: sistem mengambil data dan menampilkan form data lama
user.
5a : mengisi form edit data lama user
6a : Klik “update”
7a: Sistem melakukan validasi data user
8a: Menampilkan data yang telah tersimpan
8a.1 : jika gagal maka kembali kelangkah 4a

3b: Aktor mengklik “delete”
4b: Sistem menampilkan konfirmasi penghapusan
5b: Klik “oke”
5b.1: Klik “cancel”
6b: Sistem menghapus data dan menampilkan data user yang
telah di update
6b.1: Sistem menutup tampilan konfirmasi.

Conclusion Aktor dapat menambahkan user , mengedit atau menghapus
Postcondition jika ada akun yang melakukan aktivitas diluar kewenangan
ataupun mencurigakan

Biro PLH telah berhasil melakukan manajemen data user

Tabel 4. 7 Narasi Usecase Registrasi

Usecase Name Registrasi
Usecase ID 3
Actor Pemohon

78

Description Usecase registrasi menggambarkan proses penambahan data
pemohon

Precondition Actor membuka halaman awal sistem monitoring perbal
Trigger perjanjian pemenuhan kewajiban IPPR

Usecase ini dilakukan agar pemohon dapat melakukan login ke
sistem.

Typical Course of Actor Action System Response
Event 1. Klik“registrasi”
2. MenampiIkan form
userdata.

3. isi data pada form

userdata yang

tersedia

4. Setelah itu klik 5. Sistem akan
“submit”
melakukan validasi

form userdata.

Nurkhaliza08 6. Menampilkan
halaman login.

Alternative Course 6: Apabila data yang telah di-submit belum lengkap maka
Conclusion sistem akan menampilkan tulisan “data belum lengkap”
Postcondition
kemudian kembali ke langkah 2

Usecase ini menggambar kan bahwa pemohon diharuskan
melaukan proses registrasi terlebih dahulu untuk mendapatkan
username beserta password sehingga bisa masuk ke sistem

Login

Tabel 4. 8 Narasi Use Case Login

Usecase Name Login
Usecase ID
Actor 4
Description
User
Precondition
Usecase login menggambarkan pengguna proses masuk ke
dalam sistem

Actor membuka halaman awal sistem monitoring perbal
perjanjian pemenuhan kewajiban IPPR, Registrasi, dan Setiap
actor yang akan mengakses sistem harus mempunyai username
serta password

79

Trigger Setiap actor harus login karena setiap actor mempunyai akses
level ataupun tugas yang berbeda.

Typical Course of Actor Action System Response
Event
1. Input alamat Sistem 2. Menampilkan
Monitoring Perbal halaman login.
PPK

3. Input username serta
password

4. Klik login 5. Verifikasi username
dan password

6. Menampilkan
halaman utama.

Alternative Course 6 : Apabila usernam serta pasword tidak sesuai, sistem akan
menampilkan tulisan “username dan password tidak sesuai”

kemudian kembali pada langkah 2

Conclusion Actor berhasil masuk ke Sistem Monitoring Perbal PPK

Postcondition Input persyaratan PPK atau input permohonan PPK

Tabel 4. 9 Input Persyaratan PPK

Usecase Name Input persyaratan PPK

Usecase ID 5

Actor Biro PLH

Description Menggambarkan proses input persyaratan PPK.

Precondition Login atau masuk ke halaman utama

Trigger Biro PLH harus input persyaratan PPK agar pemohon dapat
melihat dan menyiapkan berkas sesuai persyaratan PPK.

Typical Course of Actor Action System Response
Event
1. Klik “Persyaratan 2. Menampilkan
PPK” halaman Persyaratan
PPK.
3. Klik “tambah data”
4. Menampilkan form
Persyaratan PPK

5. Mengisi form
Persyaratan PPK

80

6. Klik “simpan” 7. Sistem melakukan
validasi form
persyaratan PPK

8. Menampilkan data yg
telah di simpan

Alternative Course 6: Klik “cancel” , kembali ke langkah 2
8: jika terjadi kesalahan menyimpan data maka kembali ke
Conclusion langkah 4
Postcondition
3a: Klik “Edit”
4a: Menampilkan form data lama persyaratan.
5a: Mengisi form data lama sesuai kebutuhan
6a: Klik simpan dan lanjut ke langkah 7
6a1: klik "cancel" maka kembali ke langkah 2
8a: jika terjadi kesalahan menyimpan data maka kembali ke
langkah 4a

3b: Aktor mengklik “delete”
4b: Sistem menampilkan konfirmasi penghapusan
5b: Klik “oke”
5b.1: Klik “cancel”
6b: Sistem melakukan validasi menghapus data
7b : data telah di hapus
6b.1: Sistem menutup tampilan konfirmasi

Usecase ini mendeskripsikan bahwa Biro PLH melakukan
input persyaratan PPK agar pemohon dapat melihat
persyaratan dan menyiapkan berkas sesuai persyaratan PPK.

Lihat persyaratan PPK

Tabel 4. 10 Input Berkas Permohonan PPK

Usecase Name Input berkas permohonan PPK
Usecase ID 6
Actor Pemohon
Description Menggambarkan proses input permohonan PPK.
Precondition Registrasi dan Login atau masuk ke halaman utama
Trigger input data dan berkas permohonan yang telah memiliki no
IPPR resmi

81

Typical Course of Actor Action Typical Course of Event
Event
1. Klik “Permohonan 2. Menampilkann
PPK” permohonan.

3. Klik “tambah 4. Menampilkan
data” form permohonan
PPK
5. Mengisi serta
7. Sistem melakukan
mengupload berkas- validasi input berkas
permohonan
berkas yang
8. Sistem memberikan
dibutuhkan dalam notifikasi kepada
biro PLH terkait
permohonan PPK dengan permohonan
baru masuk.
6. Klik “simpan”
9. Sistem menampilkan
data yg telah di
simpan

Alternative Course 6 : Klik “cancel” , kembali ke langkah 2

8: jika terjadi kesalahan dalam validasi dan menyimpan data

yang di input maka kembali ke langkah 4

3a: Klik “Edit”
4a: Menampilkan form data lama permohonan ppk.
5a: Mengisi form data lama sesuai kebutuhan
6a: Klik simpan dan lanjut ke langkah 7
6a1: klik "cancel" maka kembali ke langkah 2
8a: jika terjadi kesalahan menyimpan data maka kembali ke
langkah 4a

3a : klik “delete”
4a : Menampilkan pesan informasi “yakin ingin menghapus
data ini ?”
5a1 : klik “oke”
5a2 : klik “cancel”
6a1 : sistem berhasil menghapus data.
7a2 : tutup konfirmasi

3a: Klik “Detail”
4a: Menampilkan halaman detail.

82

Conclusion Usecase ini mendeskripsikan bahwa agar pengguna dapat
Postcondition menginput data permohonan PPK

Pemohon telah berhasil melakukan Input berkas permohonan
PPK dan biro PLH membuat jadwal rapat

Tabel 4. 11 Narasi Usecase Membuat Jadwal Rapat

Usecase Name Membuat jadwal rapat

Usecase ID 7

Actor Biro PLH

Description Usecase Membuat jadwal rapat menggambarkan bagaimana
proses pembuatan jadwal rapat.

Precondition Biro PLH telah mendapatkan Notifikasi bahwa ada
permohonan baru masuk

Trigger Proses pembuatan jadwal rapat.

Typical Course of Actor Action System Response
Event
1. Pilih menu “Jadwal 2. Menampilkan sub menu
PPK”
4. Menampilkan halaman
3. Klik “jadwal rapat” jadwal rapat

5. Klik “tambah data” 6. Menampilkan form
jadwal rapat.

7. Mengisi data sesuai 9. Sistem melakukan
form jadwal rapat validasi dan menyimpan
data yang di tambah
8. Klik “simpan”

10. Sistem memberikan
notifikasi kepada seluruh
pengguna terkait dengan
jadwal rapat yang telah
dibuat.

Alternative Course 11. Sistem menampilkan data
yg telah di simpan

8: Klik “cancel” , kembali ke langkah 6

10 : jika terjadi kesalahan dalam validasi dan menyimpan data
yang di input maka kembali ke langkah 6

83

Conclusion Untuk dapat membuat jadwal rapat maka terlebih dahulu harus
Postcondition ada permohonan yang masuk ke dalam sistem.

User dapat melihat Jadwal rapat

Tabel 4. 12 Narasi Usecase Lihat Jadwal Rapat

Usecase Name Lihat jadwal rapat
Usecase ID 8

Actor Pemohon, Biro PLH, Biro Hukum, Biro Umum dan Asbang
Description LH

Menggambarkan proses melihat jadwal rapat

Precondition Login ke halaman utama atau Biro PLH telah membuat jadwal
rapat

Trigger Usecase ini ada untuk melihat jadwal rapat yang akan
dilaksanakan.

Typical Course of Actor Action System Response
Event 1. pilih menu jadwal
2. Menampilkan sub
PPK menu
3. klik “jadwal rapat”
4. Menampilkan
5. Melihat jadwal rapat halaman jadwal
rapat

Alternative Course -

Conclusion User dapat melihat jadwal rapat
Postcondition
Melakukan rapat sesuai jadwal yang telah di berikan dan
setelah rapat Biro PLH membuat perbal PPK

Tabel 4. 13 Narasi Usecase Membuat Perbal PPK

Usecase Name Membuat perbal PPK
Usecase ID 9
Actor Biro PLH

84

Description Menggambarkan proses pembuatan perbal PPK.
Precondition
Trigger Login atau masuk ke halaman utama dan setelah rapat di
Typical Course of laksanakan.
Event
Usecase ini ada untuk pembuatan perbal PPK.
Alternative Course
Actor Action Typical Course of Event

1. Pilih menu perbal 2. Menampilkan
PPK halaman perbal ppk

3. Klik “tambah data” 4. Menampilkan
halaman form
perbal ppk

5. Mengisi data sesuai 7. Sistem melakukan
form perbal ppk validasi dan
menyimpan data
6. Klik “simpan” yang ditambahkan

8. Sistem memberikan
notifikasi kepada
biro Hukum terkait
dengan perbal
masuk untuk
diverifikasi.

9. Menampilkan data
yang telah disimpan

6 : Klik “cancel” , kembali ke langkah 2

8 : Jika terjadi kesalahan validasi dalam menyimpan data
maka kembali ke langkah 4

3a: Klik “Edit”

4a: Menampilkan form data lama perbal.

5a: Mengisi form data lama sesuai kebutuhan

6a: Klik simpan dan lanjut ke langkah 7

6a1: klik "cancel" maka kembali ke langkah 2

8a: jika terjadi kesalahan menyimpan data maka kembali ke
langkah 4a

3a : klik “delete”

85

Conclusion 4a : Menampilkan pesan informasi “yakin ingin menghapus
Postcondition data ini ?”
5a1 : klik “oke”
5a2 : klik “cancel”

6a1 : sistem berhasil menghapus data.

6a2 : tutup konfirmasi

Aktor dapat membuat paraf perbal PPK

Sistem akan memberikan notifikasi terkait perbal yang telah
dibuat kepada Biro Hukum untuk di verifikasi Biro Hukum.

Tabel 4. 14 Narasi Usecase Verifikasi Biro Hukum

Usecase Name Verifikasi Biro Hukum
Usecase ID
Actor 10
Description
Biro Hukum

Menggambarkan proses verifikasi atau pemeriksaan terhadap
perbal yang telah dibuat dan divalidasi oleh Biro PLH

Precondition Login atau masuk ke halaman utama dan setelah mendapatkan
Trigger notifikasi bahwa ada perbal masuk.

Usecase ini ada untuk memeriksa dan verifikasi perbal yang
telah dibuat dan divalidasi terlebih dahulu oleh biro PLH.

Typical Course of Actor Action Typical Course of Event
Event
1. Pilih menu Biro 2. Menampilkan
Hukum halamann Biro Hukum

3. klik “detail” 4. Menampilkan halaman
data perbal pemohon

5. Memeriksa dan

verifikasi perbal ppk.

6. Klik “accept” 7. Sistem melakukan

validasi dan

menyimpan data yang

telah disimpan

8. Sistem memberikan
notifikasi kepada

86

Alternative Course Asbang LH terkait
dengan perbal PPK
Conclusion
Postcondition 9. Menampilkan halaman
Biro Hukum

8 : Jika terjadi kesalahan dalam menyimpan data maka sistem
akan kembali ke langkah 2.

6a : jika perbal ditolak klik “decline” maka harus memberikan
keterangan di kolom note.
7a : klik “simpan”
8a: Verifikasi data yang telah di simpan.
7a.1: Klik “Cancel”
9a: Sistem memberikan notifikasi kepada Pemohon dan Biro
PLH
8a1 : maka sistem akan kembali kelangkah 2
10a: Menampilkan halaman Biro Hukum

Biro Hukum telah berhasil melakukan verifikasi perbal PPK

sistem memberikan notifikasi kepada Asbang LH terkait
dengan perbal PPK untuk di verifikasi asbang LH

Tabel 4. 15 Narasi Usecase Verifikasi Asbang LH

Usecase Name Verifikasi Asbang LH
Usecase ID
Actor 11
Description
Asbang LH

Menggambarkan proses verifikasi atau pemeriksaan terhadap
perbal yang telah diverifikasi terlebih dahulu oleh biro
Hukum.

Precondition Login atau masuk ke halaman utama dan setelah mendapatkan
notifikasi bahwa ada perbal masuk.

Trigger Usecase ini ada untuk memeriksa dan verifikasi perbal yang
telah diverifikasi terlebih dahulu oleh biro Hukum
Typical
Event Course of Actor Action System Response

1. Pilih menu Asbang 2. Menampilkan
LH halaman Asbang LH

3. klik “detail” 4. Menampilkan
halaman data perbal
pemohon

87

5. Memeriksa dan 7. Sistem melakukan

verifikasi perbal

ppk.
6. Klik “accept”

validasi dan

menyimpan data

yang telah disimpan

8. Sistem memberikan
notifikasi kepada
Asbang LH terkait
dengan perbal PPK

9. Menampilkan

halaman Biro

Hukum

Alternative Course 8 : Jika terjadi kesalahan dalam menyimpan data maka sistem
akan kembali ke langkah 2.
Conclusion
Postcondition 6a : jika perbal ditolak klik “decline” maka harus memberikan

keterangan di kolom note.
7a : klik “simpan”

8a: Verifikasi data yang telah di simpan.
7a.1: Klik “Cancel”

9a: Sistem memberikan notifikasi kepada Pemohon dan Biro

PLH

8a1 : maka sistem akan kembali kelangkah 2

10a: Menampilkan halaman asbanglh

Asbang LH telah berhasil melakukan verifikasi perbal PPK

sistem memberikan notifikasi kepada biro umum terkait
dengan perbal PPK untuk di verifikasi biro umum

Tabel 4. 16 Narasi Usecase Verifikasi Biro Umum

Usecase Name Verifikasi Biro Umum
Usecase ID
Actor 12
Description
Biro Umum
Precondition
Menggambarkan proses verifikasi atau pemeriksaan terhadap
Trigger perbal yang telah diverifikasi terlebih dahulu oleh Asbang LH

Login atau masuk ke halaman utama dan setelah mendapatkan
notifikasi bahwa ada perbal masuk.

Usecase ini ada untuk memeriksa dan verifikasi perbal yang
telah diverifikasi terlebih dahulu oleh Asbang LH

88

Typical Course of Actor Action Typical Course of Event
Event 1. pilih “Biro Umum”

3. Klik “detail” 2. Menampilkan

halamann Biro

Umum

4. Menampilkan
halaman data perbal
pemohon

5. Memeriksa dan 7. Sistem melakukan

verifikasi perbal

ppk.
6. Klik “accept”

validasi dan

menyimpan data

yang telah disimpan

8. Sistem memberikan
notifikasi kepada
Asbang LH terkait
dengan perbal PPK

9. Menampilkan

halaman Biro

Hukum

Alternative Course 8 : Jika terjadi kesalahan dalam menyimpan data maka sistem
akan kembali ke langkah 2.

6a : jika perbal ditolak klik “decline” maka harus memberikan

keterangan di kolom note.
7a : klik “simpan”

8a: Verifikasi data yang telah di simpan.
7a.1: Klik “Cancel”

9a: Sistem memberikan notifikasi kepada Pemohon dan Biro
PLH

8a1 : maka sistem akan kembali kelangkah 2

10a: Menampilkan halaman Biro umum

Conclusion Biro umum telah berhasil melakukan verifikasi perbal PPK
Postcondition
sistem memberikan notifikasi kepada Biro PLH terkait dengan
perbal PPK yang telah selesai di verifkasi agar di segera
dibuatkan Draft PPK

Tabel 4. 17 Narasi Usecase Membuat Draft PPK

Usecase Name Membuat Draf PPK
Usecase ID 13

89

Actor Biro PLH

Description Menggambarkan proses pembuatan draft PPK

Precondition Setelah menerima notifikasi dari biro umum terkait perbal
yang telah selesai diverifikasi biro umum.

Trigger Usecase ini ada untuk Membuat draft ppk.

Typical Course of Actor Action System Response
Event 1. Pilih” Draft PPK”
2. Menampiilkan
3. Klik“tambah data” halaman Draft PPK

4. Menampilkan
halaman form draft
ppk

5. Mengisi data sesuai 7. Sistem melakukan
form draft ppk dan
upload file

6. Klik “simpan”

validasi dan

menyimpan data

yang telah di

simpan.

8. Sistem memberikan
notifikasi kepada
Pemohon melalui
email dan wa terkait
dengan draft PPK
telah selesai dibuat
dan dapat di cetak.

Alternative Course 9. Menampilkan
halaman draft ppk

6 : Klik “cancel” , kembali ke langkah 2

8 : Jika terjadi kesalahan dalam menyimpan data maka
kembali ke langkah 4

3a : klik “delete”
4a : Menampilkan pesan informasi “yakin ingin menghapus
data ini ?”
5a1 : klik “oke”
5a2 : klik “cancel”
6a1 : sistem berhasil menghapus data.
6a2 : tutup konfirmasi

Conclusion Aktor dapat menginput draft PPK dan upload file
Postcondition Cetak draft PPK

90

Tabel 4. 18 Narasi Usecase Cetak Draft PPK

Usecase Name Cetak Draft PPK
Usecase ID 14
Actor Pemohon

Description Menggambarkan proses mencetak Draft ppk

Precondition Pembuatan Draft PPK telah selesai.

Trigger Usecase ini ada untuk mencetak Draft ppk yang dapat berupa
file.

Typical Course of Actor Action System Response
Event 1. pilih menu draft ppk
2. Menampilkan
3. Klik “download” halaman menu draft
ppk

4. Sistem
menampilkan hasil
download.

Alternative Course -

Conclusion User dapat mendownload atau mencetak Draft PPK.
Postcondition Pemohon telah berhasil mencetak draft PPK

Tabel 4. 19 Narasi Usecase Input Minuta Notaris

Usecase Name Input minuta notaris
Usecase ID
Actor 15
Description
Pemohon
Precondition
Trigger Menggambarkan proses meng-input dan upload file minuta
notaris telah selesai dibuat

Login atau masuk ke halaman utama

Usecase ini ada untuk meng-input minuta notaris.

Actor Action Typical Course of Event

91

Typical Course of 1. piIih“minuta 2. Menampiilkan
Event notaris” haIaman minuta
notaris
3. Klik“tambah data”
4. Menampilkan

halaman form

minuta notaris

5. Mengisi data sesuai 7. Sistem melakukan
form minuta notaris
dan upload file

6. Klik “simpan”

validasi dan

menyimpan data

yang telah di

simpan.

8. Sistem memberikan

notifikasi kepada

biro PLH terkait

dengan minuta

notaris yang telah

masuk ke sistem.

Alternative Course 9. Menampilkan
halaman minuta
notaris

6 : Klik “cancel” , kembali ke langkah 2

10 : Jika terjadi kesalahan dalam menyimpan data maka
kembali ke langkah 4

3a : klik “delete”
4a : Menampilkan pesan informasi “yakin ingin menghapus
data ini ?”
5a1 : klik “oke”
5a2 : klik “cancel”
6a1 : sistem berhasil menghapus data.
6a2 : tutup konfirmasi

Conclusion Aktor dapat meng-input dan mengupload file minuta notaris
Postcondition
Biro PLH dapat memverifikasi minuta notaris yang telah di
input oleh pemohon.

Tabel 4. 20 Narasi Usecase Verifikasi Minuta Notaris

Usecase Name Verifikasi minuta notaris
Usecase ID 16

92

Actor Biro PLH

Description Menggambarkan proses melihat minuta notaris.

Precondition Setelah mendapatkan notifikasi bahwa ada minuta notaris
masuk.

Trigger Usecase ini ada untuk melihat minuta notaris yang dapat
berupa file yang bisa di download.

Typical Course of Actor Action Typical Course of Event
Event 1. pilih menu minuta

notaris 2. Menampilkan

3. Klik “accept” halaman menu

minuta notaris

4. Memverifikasi data
yang telah di setujui

5. Memberikan
notifikasi kepada
pemohon

Alternative Course 6. Menaampilkan
menu minuta notaris

3a : klik “decline”
4a : Memverifikasi data yang telah di setujui
5a : Memberikan notifikasi penolakan kepada pemohon
melalui WhatsApp dan email
6a : Menaampilkan menu minuta notaris.

Conclusion User dapat melihat minuta notaris
Postcondition Biro PLH membuat jadwal TTD PPK

Tabel 4. 21 Narasi Usecase Membuat Jadwal TTD PPK

Usecase Name Membuat jadwal TTD PPK
Usecase ID 17
Actor Biro PLH
Description Usecase jadwal ttd ppk menggambarkan proses pembuatan
jadwal TTD PPK
Precondition Setelah melihat minuta notaris
Trigger input jadwal TTD PPK..

93

Typical Course of Actor Action Typical Course of Event
Event 1. piIih“Jadwal PPK”
2. MenampiIkan sub
3. Klik “jadwal TTD PPK” menu

5. Klik “tambah data” 4. Menampilkan halaman
jadwal TTD PPK

6. Menampilkan form
jadwal TTD PPK.

7. Mengisi data sesuai 9. Sistem melakukan

form jadwal TTD PPK
8. Klik “simpan”

validasi dan menyimpan

data yang di tambah

10. Sistem memberikan
notifikasi kepada
pemohon melalui wa
dan email terkait
jadwal TTD PPK.

Alternative Course 11. Sistem
menampilkan data
yg telah di simpan

8 : Klik “cancel” , kembali ke langkah 6

10 : Jika terjadi kesalahan dalam menyimpan data maka
kembali ke langkah 6

5a: Klik “Edit”
6a: Menampilkan form data lama jadwal.
7a: Mengisi form data lama sesuai kebutuhan
8a: Klik simpan dan lanjut ke langkah 9
8a1: klik "cancel" maka kembali ke langkah 4
10a: jika terjadi kesalahan menyimpan data maka kembali ke
langkah 6a

5a : klik “delete”
6a : Menampilkan pesan informasi “yakin ingin menghapus
data ini ?”
7a1 : klik “oke”
7a2 : klik “cancel”

8a1 : sistem berhasil menghapus data.

8a2 : tutup konfirmasi

Conclusion Biro PLH telah membuat jadwal TTD PPK.
Postcondition Biro PLH dan Pemohon dapat melihat jadwal TTD PPK

94

Tabel 4. 22 Narasi Usecase Lihat Jadwal TTD PPK

Usecase Name Lihat jadwal TTD PPK

Usecase ID 18
Actor Pemohon dan Biro PLH

Description Menggambarkan proses melihat jadwal TTD PPK

Precondition Login atau masuk ke halaman utama

Trigger Usecase ini ada untuk melihat jadwal TTD PPK yang akan
dilaksanakan.

Typical Course of Actor Action Typical Course of Event
Event 1. PiIih”jadwal PPK”
2. Sub menu jadwal
ppk

3. Klik menu "Jadwal 4. Menampilkan
TTD PPK" halaman jadwal PPK

5. Melihat jadwal TTD
PPK

Alternative Course -

Conclusion User dapat melihat jadwal TTD PPK
Postcondition Menampilkan halaman jadwal TTD PPK

Tabel 4. 23 Narasi Usecase Melihat Laporan PPK

Usecase Name Melihat Laporan PPK
Usecase ID 19
Actor
Description Biro PLH

Precondition Usecase melihat laporan ini menggambarkan prosess melihat
Trigger laporan PPK.

Login atau masuk ke halaman utama

Usecase ini ada untuk melihat laporan PPK yang dapat berupa
file yang bisa di download.

Actor Action Typical Course of Event

95

Typical Course of 1. KIik”laporan 2. MenampiIkan
Event PPK” halaman menu
Iaporan PPK

Alternative Course 3. Melihat laporan
Conclusion PPK
Postcondition
-

User dapat melihat laporan PPK

Cetak laporan PPK

Tabel 4. 24 Narasi Usecase Cetak Laporan PPK

Usecase Name Cetak laporan PPK
Usecase ID 20
Actor Biro PLH
Description Menggambarkan proses mencetak laporan PPK.

Precondition Login atau masuk ke halaman utama

Trigger Usecase ini ada untuk mencetak laporan PPK yang dapat
berupa file.

Typical Course of Actor Action Typical Course of Event
Event 1. PiIih”Iaporan PPK”

3. Klik “download” 2. MenampiIkan

haIaman menu

Laporan PPK

4. Sistem
menampilkan hasil
download.

Alternative Course -

Conclusion User dapat mendownload atau mencetak laporan PPK

Postcondition Biro PLH telah berhasil mencetak laporan

96

Tabel 4. 25 Narasi Usecase Notifikasi

Usecase Name Notifikasi
Usecase ID
Actor 21
Description
Biro PLH, Biro Hukum, Pemohon, Asbang LH dan Biro umum

Menggambarkan proses Melihat Notifikasi dari berbagai
berkas yang sedang berjalan dan notifikasi yang terintegrasi
lewat email dan wa hanya untuk pemohon.

Precondition -

Trigger Usecase ini ada untuk melihat Notifikasi dari berbagai berkas
yang sedang berjalan dan sebagai sistem peringatan ketika ada
berkas yang telah jatoh tempo.

Typical Course of Actor Action Typical Course of Event
Event 1. KIik”notifikasi”

2. MenampiIkan

haIaman menu

notifikasi

3. Melihat notifikasi
yang tersedia.

Alternative Course -

Conclusion User mendapatkan notifikasi ketika mendapatkan taks baru
yang harus dikerjakan dan untuk pemohon sistem akan
memberikan notifikasi tentang progress berkas permohonan
melalui emai dan wa

Postcondition -

Tabel 4. 26 Narasi Monitoring Timeline PPK

Usecase Name Monitoring Timeline PPK
Usecase ID
Actor 22
Description
Biro PLH, Biro Hukum, Pemohon, Asbang LH dan Biro umum
Precondition
Menggambarkan proses monitoring timeline PPK untuk
monitoring pergerakan berkas PPK yang terhubung dengan
aktivitas proses ppk.

Login ke halaman utama atau pemohon telah mendapatkan
notifikasi melalui email dan wa terkait pergerakan berkasnya.

97

Trigger Pemohon dapat monitoring pergerakan berkas permohonannya
melalui usecase monitoring timeline PPK. Sementara itu Biro
PLH dapat monitoring pergerakan berkas permohonan
bedasarkan filter yang tersedia.

Typical Course of Actor Action Typical Course of Event
Event
1. PiIih”TimeIine
PPK” 2. MenampiIkan

haIaman menu

timeline PPK

3. Monitoring timeline
PPK

Alternative Course -

Conclusion Pemohon dapat melihat Timeline PPK untuk memonitoring
pergerakan berkas PPK dan untuk biro PLH dapat monitoring
Timeline PPK bedasarkan filter yang sedang berjalan maupun
terhenti.

Postcondition Aktor berhasil melakukan monitoring berkas permohonan ppk.

Tabel 4. 27 Narasi Usecase Logout

Usecase Name Logout
Usecase ID
Actor 23

Description Biro PLH, Biro Hukum, Pemohon, Asbang LH dan Biro
umum
Precondition
Trigger Usecase ini menggambarkan proses pengguna yang akan
Typical Course keluar dari sistem monitoring
Event
Login dan Setelah actor menyelesaikan kegiatan disistem

Digunakan setiap actor untuk keluar dari sistem.

of Actor Action Typical Course of Event

1. Pilih nama user 2. MenampiIkan table
logout

3. Klik Logout 4. Menampilkan
5. Klik “oke” konfirmasi logout.

6. Memproses keluar
dari sistem.

98

7. Menampilkan
halaman utama
login.

Alternative Course 5a : klik “cancel”
6a : menutup kotak konfirmasi
7b : Kembali ke langkah 2

Conclusion Aktor berhasil keluar dari Sistem Monitoring Perbal PPK
Postcondition Proses logout berhasil

4.2.2 Activity Diagram

1. Activity Diagram Lihat Persyaratan PPK

Gambar 4. 6 Activity Diagram Lihat Persyaratan PPK
Aktivitas berikut masyarakat dan all user (pemohon biro PLH, biro
hukum, asbang lh, dan biro umum) dapat melihat dan mendapatkan
informasi seputar persyaratan apa saja untuk melakukan permohonan PPK. .
2. Activity Diagram Manajemen data user

99

Gambar 4. 7 Activity Diagram Manajemen Data User
Aktivitas ini biro PLH menjalani proses manajemen data user yang
mana biro PLH dapat mengedit, memverifikasi dan menghapus data jika ada
user yang membahayakan.
3. Activity Diagram Registrasi

100

Gambar 4. 8 Activity Diagram Registrasi
Aktivitas berikut pemohon dapat melakukan registrasi terlebih
dahulu dan mengisi data-data secara lengkap agar pemohon bisa masuk
kedalam sistem informasi monitoring perjanjian pemenuhan kewajiban
IPPR.

4. Activity Diagram Login

101

Gambar 4. 9 Activity Diagram Login
Aktivitas berikut all user (pemohon, biro PLH, biro hukum, asbang
lh dan biro umum) melakukan proses login agar dapat masuk kedalam sistem
informasi monitoring perjanjian pemenuhan kewajiban IPPR dengan
mengisi username serta password dengan benar.

102

5. Activity Diagram input persyaratan PPK

Gambar 4. 10 Activity Diagram Input Persyaratan PPK
103

Aktivitas berikut Biro PLH sebagai admin dapat melakukan proses
input persyaratan PPK, selain itu biro PLH dapat mengedit persyaratan PPK
tersebut jika ada informasi yang salah ataupun informasi yang berubah
sehingga harus di perbarui.

104

6. Activity Diagram lnput berkas permohonan PPK

Gambar 4. 11 Activity Diagram Input Berkas Permohonan PPK
Aktivitas lni pemohon dapat melakukan proses input berkas

permohonan PPK dan pemohon harus melengkapi persyaratan-persyaratan
yang ada agar berkas bisa diproses lebih lanjut.

105

7. Activity Diagram Membuat jadwal rapat

Gambar 4. 12 Activity Diagram Pembuatan Jadwal Rapat
106

Pada aktivitas ini Biro PLH dapat melakukan proses pembuatan
jadwal rapat setelah ada berkas permohonan PPK baru masuk dengan cara
klik tambah data pada halaman jadwal rapat dan jug dapat melakukan edit
data serta menghapus jika ada data jadwal yang salah baik jadwal rapat
maupun jadwal TTD PPK.
8. Activity Diagram Lihat Jadwal Rapat

Gambar 4. 13 Activity Diagram Lihat Jadwal Rapat
Aktivitas melihat jadwal rapat, all user dapat melihat jadwal rapat
berupa tanggal, waktu dan tempat dilaksanakan rapat. Informasi seputar jadwal
rapat ada di halaman jadwal rapat didalam sistem informasi monitoring
perjanjian pemenuhan kewajiban IPPR

107

9. Activity Diagram Membuat Perbal PPK

Gambar 4. 14 Activity Diagram Membuat Perbal PPK
108

Pada aktivitas ini biro PLH dapat membuat perbal PPK setelah
mendapat keputusan dari rapat yang sebelumnya dilaksankan. Untuk
pembuatan perbal PPK, mengedit dan melakukan hapus data ada di halaman
perbal PPK didalam sistem informasi monitoring perjanjian pemenuhan
kewajiban IPPR.
10. Activity Diagram Verifikasi Biro Hukum

Gambar 4. 15 Activity Diagram Verifikasi Biro Hukum
109

Pada aktivitas ini biro hukum dapat melakukan pemeriksaan dan
verifikasi perbal ppk yang telah dibuat oleh biro PLH dan jika ada penolakan
dari biro hukum, maka biro hukum akan memberikan note pada perbal
tersebut. Untuk verifikasi biro hokum ini ada di halaman biro hukum didalam
sistem informasi monitoring perjanjian pemenuhan kewajiban IPPR.
11. Activity Diagram Verifikasi Asbang LH

Gambar 4. 16 Activity Diagram Verifikasi Asbang LH
110

Pada aktivitas ini, Asbang LH dapat melakukan pemeriksaan dan
verifikasi perbal ppk yang telah diverifikasi terlebih dahulu oleh biro Hukum
dan jika ada penolakan dari asbang lh, maka asbang lh akan memberikan
note pada perbal tersebut. Untuk verifikasi asbang lh ini ada di halaman
asbang lh didalam sistem informasi monitoring perjanjian pemenuhan
kewajiban IPPR.
12. Activity Diagram Verifikasi Biro Hukum

111

Gambar 4. 17 Activity Diagram Verifikasi Biro Hukum
Pada aktivitas ini biro umum dapat melakukan pemeriksaan dan

verifikasi perbal ppk yang telah diverifikasi terlebih dahulu oleh asbang lh
dan jika ada penolakan dari biro umum, maka biro umum akan memberikan
note pada perbal tersebut.Untuk verifikasi biro umum ini ada di halaman biro
umum didalam sistem informasi monitoring perjanjian pemenuhan
kewajiban IPPR.

112

13. Activity Diagram Membuat Draft PPK

Gambar 4. 18 Activity Diagram Membuat Draft PPK
Pada aktivitas ini biro PLH dapat melakukan pembuatan draft ppk
setelah mendapatkan notifikasi dari biro umum bahwa perbal PPK terlah
selesai diverifikasi. Untuk membuat draft ppk ini ada di halaman draft ppk

113

didalam sistem informasi monitoring perjanjian pemenuhan kewajiban
IPPR.
14. Activity Diagram Cetak Draft PPK

Gambar 4. 19 Activity Diagram Cetak Draft PPK
Aktivitas ini pemohon dapat melakukan cetak draft ppk setelah biro
PLH telah selesai membuat draft ppk nya. Untuk cetak draft ppk ini ada di
halaman draft ppk didalam sistem informasi monitoring perjanjian
pemenuhan kewajiban IPPR.

114

15. Activity Diagram Input Minuta Notaris

Gambar 4. 20 Activity Diagram Input Minuta Notaris
Aktivitas berikut pemohon bisa melakukan Input minuta notaris
kedalam sistem ketika pemohon telah setelah membuat minuta notarisnya.

115

Untuk Input minuta notaris ini ada di halaman minuta notaris didalam sistem
informasi monitoring perjanjian pemenuhan kewajiban IPPR.
16. Activity Diagram Verifikasi Minuta Notaris

Gambar 4. 21 Activity Diagram Verifikasi Minuta Notaris
116