ข้อมูลวิชา-การจัดการสำนักงาน

เอกสารประกอบการสอน

วชิ า การจัดการสำนักงาน รหัส 3203 – 2005

เรียบเรยี งโดย
ครปู รยี า ปนั ธยิ ะ
สาขาวชิ าการจัดการสำนักงาน

วิทยาลัยอาชวี ศึกษาลำปาง
สงั กดั สำนกั งานคณะกรรมการการอาชีวศกึ ษา

กระทรวงศกึ ษาธิการ

1

วิชา การจัดการสำนกั งาน รหสั 3203 – 2005 การจดั การสำนกั งาน

จดุ ประสงค์รายวิชา

1. มีความเขา้ ใจกระบวนการจดั การสำนักงาน
2. สามารถปฏบิ ัตกิ ารจดั สำนักงาน จาํ ลอง
3. นาํ วิธกี ารจัดการสำนกั งาน ไปประยกุ ตใ์ ช้ให้เหมาะสมกบั สถานการณจ์ ริง
4. ตระหนกั ถึงความสำคัญของการจดั การสำนกั งาน

มาตรฐานรายวิชา

1. เข้าใจกระบวนการจัดสำนักงาน
2. ปฏิบัตงิ านเอกสารถกู ต้องตามรูปแบบของสำนกั งาน
3. บรหิ ารจดั การงานสำนกั งาน ตามมาตรฐานกำหนด

คำอธิบายรายวิชา

ศึกษาและปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดการสำนักงาน แนวความคิด ปรัชญาและวิธีการปฏิบัติงาน การจัดและ
ปรับปรุงระบบสำนักงาน บทบาทและหน้าที่งานสำนักงานท้ังในภาครัฐและเอกชน กระบวนการบริหารจัดการ
สำนักงาน การจัดผังสำนักงาน สายการดําเนินงานการบริหารงานเอกสาร ระบบการจัดเก็บเอกสารและเครื่องใช้
สำนกั งาน การใชโ้ ปรแกรมคอมพวิ เตอร์ในการบรหิ ารงานเอกสาร การจดั สำนกั งานจําลอง ฝึกปฏิบัตงิ านสำนักงาน
เพอื่ ให้เกิดทักษะในการปฏิบตั งิ าน

2

หนว่ ยท่ี 1
ความหมาย ความสำคญั ของงานสำนักงาน

บทนำ

การปฏิบัติงานในสำนักงาน นับว่าเป็นงานที่มีความสำคัญอีกอย่างที่องค์การธุรกิจประเภทต่าง ๆ ไม่
สามารถหลีกเลี่ยงได้ ไม่ว่าจะเป็นธุรกจิ ประเภทผลิตสินค้า ขายสินค้า หรือธุรกิจให้บริการ งานสำนักงานมกั เข้ามา
เกีย่ วข้องอยดู่ ว้ ยในทกุ ๆ หน้าที่ เพ่อื ช่วยส่งเสริมสนับสนนุ การทำงานใหเ้ กิดความคลอ่ งตัวมากยงิ่ ขนึ้ งานสำนกั งาน
เป็นงานทเ่ี ปน็ ศูนย์รวมของการให้บริการอำนวยความสะดวก เพอื่ ให้กจิ กรรมหลักขององค์การธุรกิจให้ดำเนินไปได้
ด้วยดี เปรียบเสมือนงานแม่บ้าน ที่จะต้องดูแลความเรียบร้อยในเรื่องต่าง ๆ และงานที่คอยให้บริการอำนวยความ
สะดวกแกบ่ ุคคลภายในและภายนอกหน่วยงานทกุ ระดบั

ความหมายของงานสำนกั งาน

ความหมาย ของงานสำนักงาน การปฏิบัติงานในสำนักงานนับว่าเป็นงานที่มีความสำคัญที่องค์การธุรกิจ
ประเภทต่าง ๆ ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทผลิตสินค้า ขายสินค้า หรือธุรกิจให้บริการ งาน
สำนักงานมักเข้ามาเกี่ยวข้องอยู่ด้วยในทุก ๆ หน้าที่ เพื่อช่วยส่งเสริมสนับสนุนการทำงานใหเ้ กิดความคล่องตัวมาก
ยิ่งขึ้น งานสำนักงานเป็นงานที่เป็นศูนย์รวมของการใหบ้ ริการอำนวยความสะดวก เพื่อให้กิจการหลักขององค์การ
ธุรกิจดำเนนิ ไปได้ด้วยดี ซึ่งเปรียบเสมือนงานแม่บ้านทีจ่ ะต้องดุแลความเรียบรอ้ ยในเรือ่ งต่าง ๆ และงานให้บริการ
อำนวยความสะดวกแก่บคุ คลภายใน และภายนอกหน่วยงานทกุ ระดับ

สำนักงาน คือ สถานที่ที่ใช้สำหรับปฏิบัติงานในด้านเอกสาร หนังสือหรือข้อมูลข่าวสาร สำนักงานถือเป็น
เสมือนหัวใจและมันสมองของการบริหารงานทั่ว ๆ ไปในวงราชการ เอกชน และรัฐวิสาหกิจ สำนักงานเป็นศูนย์
รวมของการบริหารงานด้านต่าง ๆ เช่น งานสารบรรณ งานบัญชี บทบาทหน้าที่หลักของงานสำนักงานคือ การ
ให้บริการ แก่หน่วยงานอื่น ทุกองค์การมีความจำเป็น ที่จะต้องมีสำนักงานเพื่ออำนวยความสะดวกในด้าน ต่าง ๆ
แกบ่ คุ คลภายในและบุคคลภายนอกองคก์ าร

ภาพที่ 1.1 งานสำนักงาน

3

Lewis Kelling ให้ความหมายของคำว่าสำนักงาน (Office) ไว้ว่า หมายถงึ สถานทท่ี ี่มกี ารโต้ตอบจดหมาย
การจดั เตรียมเอกสาร รายงาน การจดั เกบ็ เอกสาร และการบรหิ ารงานเอกสาร

George R. Terry อธบิ ายถงึ ลกั ษณะของสำนักงานไวว้ า่ งานสำนักงานหมายถงึ การดำเนินงานกับข้อมูลให้
บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด โดยอาศัยปัจจัยต่าง ๆ ได้แก่ บุคลากร อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ วัสดุอุปกรณ์
งบประมาณและระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกันโดยอาศัยหลักการจัดการ คือ การวางแผน การจัดองค์การ การบริหาร
งานบุคคล การอำนวยการและการสั่งการ การประสานงานและการควบคุมงาน เพื่อให้ได้ตามวัตถุประสงค์ของ
องคก์ ารนนั้

J.C. Denyer ได้ให้ความหมาย ของงานสำนักงานไว้ว่า เป็นการจัดองค์การ ภายในสำนักงานให้บรรลุ
จุดมุ่งหมาย จัดแบ่งหนา้ ทีโ่ ดยใชบ้ คุ ลากร อุปกรณแ์ ละวธิ ีปฏบิ ตั ใิ หเ้ หมาะสม รวมถงึ การจดั สภาพแวดล้อมที่ดี

Zone K. Quible ได้ให้ความหมายของสำนักงานไว้ว่า เป็นศูนย์กลางของข้อมูลโดยได้มีการรวบรวมจาก
หนว่ ยงานตา่ ง ๆ ทีไ่ ดด้ ำเนินการนำมาจดั ระบบอยา่ งเหมาะสม

George R. Terry ไดอ้ ธบิ ายลกั ษณะของงานสำนกั งานไว้วา่ สำนกั งานมีลกั ษณะดังนี้
1. ลักษณะงานส่วนใหญ่ของสำนักงาน จะประกอบไปด้วยงานพิมพ์ งานโต้ตอบจดหมาย งาน

คำนวณ งานออกแบบและวางแผนมีลักษณะเป็นงานเอกสาร (paper work) ซึ่งมีกระจายอยู่ทั่วไปในเรื่องทุก ๆ
เรื่องทเี่ กย่ี วกบั งานภายในหนว่ ยงาน และเร่อื งท่ีมาจากภายนอก

2. หนา้ ท่ใี หค้ วามสะดวก (Facilitating Function) คือ งานสำนักงานเป็นงานอำนวยความสะดวก
หรอื สนบั สนุนผลงานของหนว่ ยงานอนื่ ๆ ในสำนกั งานใหม้ ีประสิทธิภาพมากข้ึน เช่น การปรับปรุงงานสำนักงานให้
รวดเร็วขึ้น การจัดระบบการทำงานให้ง่ายขึ้น การใช้อุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานให้มีประสิทธิภาพ การ
ติดตามผลงาน การช่วยให้พนักงานภายในหน่วยงานเกดิ ความคล่องตวั ในการดำเนินงานในเร่ืองต่าง ๆ และช่วยให้
บุคคลผู้มาตดิ ตอ่ ได้รบั ความสะดวกรวดเร็วในเร่อื งราวทีม่ าติดตอ่

3. งานให้บริการ (A Service Work) งานสำนักงานเป็นงานที่ช่วยให้บริการ หรือเสริมงานหลัก
อ่นื ๆ ของสำนกั งาน เช่น งานประชาสมั พนั ธ์ งานตดิ ต่อตอ้ นรับ การประสานกับหนว่ ยงานอ่ืน ๆ เปน็ งานให้บริการ
ช่วยเหลอื ในเร่อื งตา่ ง ๆ แก่บุคคลทั่วไปท้งั ภายในและภายนอกองค์การ

4. ปริมาณงานสำนักงานขึ้นอยู่กับองค์ประกอบภายนอกสำนักงาน ไม่สามารถควบคุมได้ เช่น
จำนวนลูกค้า จำนวนจดหมายโต้ตอบติดต่อที่มีมายังหน่วยงาน จำนวนผู้ที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงาน จำนวนการซื้ อ
ขายสนิ คา้ ปรมิ าณการให้บรกิ ารแกล่ ูกคา้

5. งานสำนักงาน มีส่วนก่อให้เกิดผลกำไรแก่ธุรกิจในทางอ้อม เพราะงานสำนักงานเป็นงานที่ให้
การให้บริการแก่หน่วยงานอื่น สามารถสร้างความประทับใจ อำนวยความสะดวกรวดเร็วได้ จึงถือว่ามีส่วนร่วมใน
การสร้างกำไรในทางอ้อมแก่ธุรกิจ เช่น การจดบันทึกเกี่ยวกบั สนิ ค้าบริการ การจัดทำบันทึกทะเบียนประวัติลูกค้า
การติดตอ่ ลูกคา้ รายใหม่

4
6. งานสำนักงาน เป็นงานทีต่ ้องอาศัยคุณสมบตั ิ หรือคุณภาพส่วนบุคคลในการปฏิบัติ เช่น มีการ
ทำงานความประณีต ความสะอาดเรยี บร้อย ความสวยงามถูกต้อง นอกจากนี้ ยังควรเป็นผู้มีมนุษยสัมพนั ธ์อนั ดียม้ิ
แย้มแจ่มใส แต่เดิมมักนิยมสุภาพสตรีปฏิบัติงานในสำนักงาน เพราะมีความสะอาดประณีต นุ่มนวล อ่อนโยน แต่
ปจั จบุ ันสภุ าพบุรุษก็มีคณุ สมบัตดิ ังกล่าวสามารถปฏบิ ัตงิ านในสำนกั งานได้

ภาพท่ี 1.2 งานสำนกั งาน

5

ความสำคัญและขอบเขตของงานสำนกั งาน

งานสำนักงาน เป็นงานท่ีมีความสำคัญท่ีทุกหนว่ ยงาน ไม่วา่ กิจการจะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จะต้องจัด
ให้มีส่วนที่เป็นสำนักงานเพื่อทำหน้าที่อำนวยความสะดวก มีการรับเรื่องราว เอกสาร การติดต่อต่าง ๆ แต่งาน
สำนักงาน มิได้มีหน้าที่เพียงแต่รับส่งเอกสารเท่านั้น แต่ยังมีหน้าที่อื่น ๆ อีกมากมาย เช่น การดูแลความสะอาด
เรียบร้อยของอาคารสถานที่ทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน การประชาสัมพันธ์ งานพสั ดุ งานบุคลากร งานจดั ซื้อ
งานขาย งานการเงิน งานเหล่านี้จะมีงานสำนักงานเข้าไปแทรกอยู่ในกระบวนการปฏิบัติ เพื่อให้การดำเนินงาน
เป็นไปอย่างสะดวกราบรื่นบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การและช่วยเสริมสร้าง ความเข้าใจอันดีทั้งภายในภายนอก
หนว่ ยงาน การเสรมิ สร้างภาพพจน์ให้แกห่ น่วยงาน รวมถึงงานเบด็ เตล็ดอืน่ ๆ อีกมากมาย ซ่งึ สามารถสรปุ ได้ว่างาน
สำนักงานมขี อบเขตดงั น้ี

1. เพื่อสนับสนุนการทำงานของสายงานหลัก ซึ่งเป็นหน่วยงานที่สร้างรายได้ ผลกำไลให้แก่ องค์การ เช่น
งานการตลาด การจดั ซ้อื การบรกิ าร การประชาสัมพันธ์ งานกฎหมาย งานการเงินและบญั ชี

2. สำนักงานเป็นส่วนสนับสนุนให้องค์การได้รับการยอมรับความเชื่อถือในการดำเนินกิจกรรมของ
หนว่ ยงาน มคี วามสมั พันธก์ ับสภาพแวดลอ้ มภายในและภายนอกองค์การ

3. สำนักงานเป็นศูนย์กลางของการดำเนินงานแยกต่างหากจากศูนย์กลางการผลิต เช่น โรงอุตสาหกรรม
ต่าง ๆ ต้องมีส่วนซึ่งเป็นสำนักงานกลางตั้งอยู่ในทำเลที่สะดวก ง่ายแก่การติดต่อ โดยที่โรงงานผลิตออกไปตั้งใน
สถานทท่ี หี่ า่ งไกลออกไป สำนกั งานกเ็ ปน็ ศนู ย์กลางในการรบั สง่ ขอ้ มูล ดำเนินการในเร่อื งต่างในเกดิ ความสะดวก

4. สำนกั งานจัดตัง้ ขึ้นเพ่อื ประโยชนใ์ นการแข่งขนั ทางธรุ กจิ เพ่ือใหอ้ ยู่ในฐานะทสี่ ามารถไดเ้ ปรียบคู่แข่งขัน
ในด้านการต้อนรับ การบริการ การติดต่อที่ดีกว่าคู่แข่งได้ ประสิทธิภาพในการบริหารสำนักงานก็จะส่งผลสะท้อน
ต่อเปา้ หมายขององค์การดว้ ย

หากหน่วยงานใดไม่ให้ความสำคัญในการบริหารงานในสำนักงาน ทำให้เกิดข้อบกพร่องที่อาจมองเห็นได้
ดงั น้ี

1. สำนกั งานหรอื องค์การนั้นอยใู่ นสภาพทข่ี าดระเบียบ สกปก ไม่ได้รบั การดูแลรกั ษาให้อยู่ในสภาพท่ีดี
2. การดำเนินงานมีความล่าช้า ดีรับคำตำหนิข้อผิดพลาด คำร้องเรียนบ่อย ๆ งานไม่สำเสร็จทันตาม
กำหนดเวลา
3. คุณภาพงานไม่ได้มาตรฐานทค่ี วรเป็น ไม่สามารถเทียบกับสำนกั งานอื่น ๆ ได้มขี อ้ บกพร่อง
4. จำนวนของผูม้ าขอใชบ้ ริการหรอื รับบรกิ ารน้อยลง และไม่ประทับใจในการติดต่องานในแต่ละครง้ั
5. พนักงานในสำนักงานไม่พึงพอใจในงาน เบื่อหน่าย ไม่ยิ้มแย้มแจ่มใสหรือสนุกกับงานอาจ
เนื่องมาจากระบบงานไม่ดี หรือระบบการบริหารงานไม่ถูกต้อง สภาพแวดล้อมไม่เอื้ออำนวยเครื่องมือเครื่องใช้ไม่
เพียงพอ ชำรุดเสียหายใชก้ ารไมไ่ ด้

6
6. เกิดการสิ้นเปลือง สูญเสียทรัพยากรมากเกินความจำเปน็ มีข้อผิดพลาดสูงทำให้ค่าใช้จา่ ยสูงตามไป
ดว้ ย
7. อัตราการเข้า ออกจากงานของพนักงาน (Tumover) สูง อาจเป็นเพราะสภาพแวดล้อมของสถานที่
ทำงานหรือระบบการบริหารที่ขาดประสิทธิภาพ หรือเกิดความไม่เป็นธรรม ไม่มีการจูงใจพนักงานงานสำนักงาน
ของหน่วยงานแต่ละแห่งแตกต่างกันไป ตามลักษณะและขนาดของธุรกิจแต่ละประเภท สำนักงานบางแห่งอาจมี
สถานที่ถาวร บางแห่งอาจเช่า หรือจัดตั้งขึ้นชัว่ คราว มีจำนวนพนักงานไม่เทา่ กัน ขึ้นอยู่กับลกั ษณะงาน สำนักงาน
โดยทว่ั ไปควรประกอบด้วยขอบเขตหนา้ ที่ ดงั น้ี

1. งานเอกสาร หมายถึง งานโต้ตอบ ติดต่อ การบริหารงานเอกสาร งานธุรการ งานสารบรรณ
การบนั ทกึ การรายงาน การจัดเอกสาร งานประชมุ

2. งานเลขานกุ าร ถอื เสมือนเป็นภาพพจน์ขององค์กรน้นั ได้แก่ การให้บริการงานเลขานกุ ารให้แก่
สำนักงานน้ัน เช่น เลขานกุ ารผบู้ รหิ าร การจดบนั ทกึ รายงานการประชุมตา่ ง ๆ การนัดหมายงานติดตอ่ ตอ้ นรับ การ
ประสานงานในเรือ่ งตา่ ง ๆ งานเกยี่ วกบั การปฏิบตั งิ านข้อมลู เอกสาร

3. งานการเงินและการบัญชี หมายถึง การรับ-จ่ายเงินประเภทต่าง ๆ การเบิกจ่ายเงินเพื่อใช้ใน
การดำเนินงาน การเก็บรักษาเงิน การบันทึกตรวจสอบหลักฐานการเบิกจ่าย การควบคุมค่าใช้จ่าย รักษาระเบียบ
การรับ – จ่ายเงิน การจัดให้มีสภาพคล่อง (Cash Flow) มีปริมาณเงินสดในมือให้เพียงพอ มีการควบคุมการให้
สนิ เชือ่ การตดิ ตาม หนีส้ ิน การจัดทำงบการเงนิ ต่าง ๆ เชน่ งบดุล งบกำไลขาดทนุ ฯลฯ

4. งานจัดทำแผนงาน หมายถึง การกำหนดแผนงานหลัก แผนงานระยะสั้น แผนงานระยะยาว
แผนการดำเนินงาน แผนปฏบิ ัติงาน การดำเนินงานและการจัดทำ แผนงานต่าง ๆ ให้สามารถปฏิบัติได้ตามกำหนด
ระยะเวลาอยา่ งราบรืน่ เป็นไปตามแผนทก่ี ำหนดไว้

5. งานภาษอี ากร หมายถงึ การจดั วางแผนการชำระภาษี การบรหิ ารงานภาษีอากร ภาษีเงนิ ไดน้ ิติ
บุคคล การจ่ายเงินภาษีและการขอคืนภาษีอากร การศึกษาและติดตามการเปลี่ยนแปลง กฎหมายระเบียบบังคับ
เกีย่ วกับภาษี (งานดา้ นนส้ี ำนกั งานบางแห่งอาจรวมอยูใ่ นงานการเงนิ และบัญช)ี

ภาพท่ี 1.3 งานสำนักงาน

7

6. งานพัสดุ หมายถึง การจัดหา จัดซื้อพัสดุอุปกรณ์ครภุ ัณฑ์ เครื่องมือเครื่องใช้ในสำนักงาน เชน่
โต๊ะ เก้าอี้ ตู้ เครื่องมือต่าง ๆ เพื่อใช้ในการทำงานของฝ่ายต่าง ๆ รวมถึงการซ่อมบำรุง การตั้งงบประมาณจัดซื้อ
การตรวจรบั สงิ่ ของ การตรวจสอบพสั ดุคงเหลอื ฯลฯ

7. งานอาคารสถานท่ี หมายถงึ การจดั อาคารสถานท่ี บำรุงรกั ษาใหส้ วยงาม น่าอยู่ ซ่อมแซมส่วน
ที่ชำรุดเสียหาย ตกแต่งให้สะอาดเรียบร้อย เช่น การดูแลห้องประชุม ห้องผู้บริหาร ห้องอาหาร ห้องน้ำ อาคาร
สำนกั งานรวม อาคารจอดรถ ระบบไฟฟ้า ประปา สาธารณปู โภค

8. การติดต่อสื่อสาร หมายถึง การจัดสิ่งอำนวยความสะดวกในการติดต่อ สื่อสาร เช่น การ
โทรศัพท์ทุกประเภท โทรสาร การรับ-ส่ง E-mail อินเตอร์เน็ต การส่องเอกสารทางไปรษณีย์ การรับ-ส่งพัสดุและ
เอกสารด่วนระหว่าง การจดั หา ซอ่ มบำรุงยานพาหนะ (งานน้สี ำนกั งานบางแหง่ อาจแยกไว้ต่างหาก)

9. การจัดให้มียานพาหนะสำหรับการเดินทางไปติดต่อในสถานที่ต่าง ๆ การบำรุงรักษา
ยานพาหนะให้อยู่ในสภาพดพี รอ้ มใชง้ านได้ทงั้ ใกล้และไกล

10. การสำรวจความคิดเห็นของพนักงาน ความตอ้ งการของพนักงาน การจัดกิจกรรมนิทรรศการ
ต่าง ๆ การให้บริการดา้ นประชาสัมพนั ธ์แก่บคุ คลภายในและภายนอกหนว่ ยงาน

11. งานพิธีกรรมและกิจกรรมต่าง ๆ งานนี้อาจจัดเป็นงานกิจกรรมพิเศษก็ได้ หมายถึง งานพิธี
ต่าง ๆ ที่จัดให้มีขึ้นในแต่ล่ะปี กิจกรรมของสังคม กิจกรรมของพนักงาน เช่น การจัดนิทรรศการประจำปี การ
เปดิ ตวั สนิ ค้า และเปดิ โชวร์ ูมใหม่ การตอ้ นรับคณะผู้เดินทางมาเยี่ยมชมกิจการ งานเฉลมิ ฉลองในโอกาศต่าง ๆ งาน
ต้อนรบั ผู้บรหิ ารใหม่ งานครบรอบวันก่อตง้ั บริษัทฯ วนั ครบรอบวนั สำคัญตา่ ง ๆ งานสงั สรรค์ ประจำปี งานต้อนรับ
บคุ คลสำคญั ฯลฯ

ภารกิจเหล่านี้ เป็นงานที่อยู่ในความดูแลรบั ผดิ ชอบของสำนักงาน ผู้บริหารสำนักงานมีหน้าที่ควบคุมดูแล
งานเหลา่ น้ใี หค้ รบถ้วนสมบรู ณ์ เพราะหากเกิดข้อบกพร่อง จะทำให้เกิดความเสยี หายแกส่ ำนกั งานไดร้ ับคำตำหนิได้
เพราะเปน็ งานท่หี าผ้รู ับผดิ ชอบโดยตรงไม่ได้ จงึ เปน็ หนา้ ทขี่ องผบู้ รหิ ารสำนักงานที่จะต้องเขา้ ไปดูแลรับผิดชอบงาน
เหล่านี้ แต่งานบางอย่างอาจมีผู้รับผิดชอบเฉพาะโดยตรง เช่น งานบุคลากร งานบัญชี อาจแยกออกไปงาน
สำนักงาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ ขนาด ลักษณะองค์การนั้น หน่วยงานบางแห่งอาจมีบุคลากรเพี ยง 2-3 คน ทำหน้าที่
เหล่าน้ี สำนักงานบางแหง่ อาจมีพนักงานนับสิบ นับรอ้ ยก็ได้ ข้นึ อยู่กับความจำเป็น ความเหมาะสม ขนาด ลักษณะ
ของหนว่ ยงานนน้ั ๆ

8

กิจกรรมในสำนักงาน

ในสำนักงานทกุ แห่งทั่วไปมกี จิ กรรมตา่ ง ๆ ทจ่ี ะต้องปฏบิ ตั ิมากมาย ซ่ึงสามารถจัดแบง่ กิจกรรมตา่ ง ๆ ออก
ได้เปน็ ดงั นี้

1. จัดองคก์ ารสำนกั งานให้มปี ระสทิ ธภิ าพ ได้แกง่ าน
1.1 กำหนดวา่ มงี านอะไรบา้ งทีจ่ ะทำ (กำหนดภาระหน้าที่หลกั ของหนว่ ยงาน)
1.2 กำหนดความสมั พันธร์ ะหว่างงานตา่ ง ๆ ไว้อยา่ งชัดเจน ไมใ่ หเ้ กดิ ความซำ้ ซ้อนกัน
1.3 มอบหมายอำนาจหน้าที่และความรบั ผดิ ชอบแกบ่ ุคคลต่าง ๆ ตามตำแหน่ง
1.4 กำหนดความรับผิดชอบของพนกั งานแตล่ ะตำแหน่งไวอ้ ย่างชัดเจน

2. จัดให้มสี ่งิ อำนวยความสะดวกทางกายภาพในสำนกั งานให้พอเพียง ได้แก่
2.1 จัดแผนสำนักงาน จดั วางเครอื่ งใชส้ ำนกั งานและเครอ่ื งมือต่าง ๆ
2.2 การรกั ษาความปลอดภัยภายในสำนกั งาน

3. กำหนดรายละเอียดประกอบการจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้ และวัสดุสำนักงานเพื่อกำหนดสมบัติของ
เครื่องมอื เครอ่ื งใชส้ ำนักงานใหเ้ กิดความสะดวกในการจัดซื้อ

4. จัดใหม้ ีเครื่องมือเครื่องใชต้ ิดต่อสื่อสารและการใหบ้ ริการอย่างเพียงพอ ได้แก่ เครื่องมือเคร่ืองใช้ในงาน
ดงั นี้

4.1 งานตอบโตจ้ ดหมาย งานพิมพ์ งานอัดสำเนา เชน่ เครอ่ื งคอมพิวเตอร์ เครอื่ งพิมพ์ดดี ไฟฟ้า
เคร่อี งโรเนยี วอดั สำเนา

4.2 งานเกบ็ เอกสาร เชน่ ตเู้ ก็บเอกสาร แฟ้มเอกสาร
4.3 งานรบั -ส่งหนงั สอื และไปรษณยี ภัณฑ์ เช่น เครอ่ื งจา่ หนา้ ซองจดหมาย
4.4 งานให้บริการโทรเลข โทรศพั ท์ โทรสาร (Facaimile) เชน่ เคร่อื ง โทรศพั ท์ชนิดพิเศษ ระบบ

ชมุ สายโทรศพั ท์ ISDN, การให้บริการพเิ ศษของการสื่อสารแหง่ ประเทศไทย
4.5 งานประชาสัมพันธ์ ได้แก่ เคร่ืองมือส่อื สารตา่ ง ๆ ทม่ี ีความทันสมัยการใชส้ อ่ื ประชาสัมพันธ์ ท่ี

เหมาะสม
4.6 งานให้บรกิ ารสง่ หนงั สือ และข่าวสารภายใน เชน่ บอรด์ ตดิ ประกาศ
5. รกั ษาสัมพนั ธภาพอนั ดีระหวา่ งนายจา้ งและลกู จ้าง ได้แก่
5.1 จัดใหม้ ีการควบคุมงานอยา่ งเหมาะสมและเพยี งพอ
5.2 วิเคราะห์งานและประเมินคา่ งาน
5.3 พจิ ารณากำหนดระดับเงินเดอื น ค่าตอบแทนท่ีเปน็ ธรรม
5.4 คัดเลือกบุคคลเข้าทำงานโดยพิจารณาจากความสามารถ ประสบการณ์รวมทั้งความ
รับผิดชอบ

9

6. วิเคราะหง์ านปรบั ปรุงวธิ ปี ฏบิ ัติงานในสำนักงาน ไดแ้ ก่
6.1 ศกึ ษาเก่ียวกับการเคลือ่ นไหวในการทำงานและหาวิธีทำงานใหง้ ่ายเขา้
6.2 กำหนดเวลามาตรฐานของงานแต่ละชนิด
6.3 กำหนดวธิ ีปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ
6.4 ศกึ ษาเทคนิคปรับปรงุ งาน และทำการปรบั ปรุงงานทีเ่ ป็นปัญหา

7. การคุมงานในสำนกั งาน
7.1 การควบคมุ คุณภาพสำนักงาน
7.2 การประเมนิ ผลการปฏิบตั ิงาน
7.3 กำหนดเวลาการทำงาน
7.4 จดั ทำคมู่ อื การปฏบิ ตั งิ าน
7.5 จัดทำการประเมนิ และเกบ็ บนั ทกึ ค่าใช่จ่ายในการปฏิบัตงิ าน
7.6 การรับฟงั ข้อเสนอแนะขอ้ ตำหนติ เิ ตยี นจากบุคคลอ่นื ๆ

ภาพที่ 1.4 งานสำนักงาน

10

คณุ สมบัติของผู้บริหารสำนกั งาน

ผู้บริหารงานสำนักงาน นับได้ว่าเป็นผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลจำนวนมากหลาย ๆ ระดับ จึงต้องมี
ความสามารถในด้านตา่ ง ๆ ดังนี้

1. มีพื้นฐานความรูใ้ นธรุ กจิ ด้านต่าง ๆ เชน่ ด้านการบญั ชี ด้านการตลาด การเงิน การบริหาร
2. มีความรู้เฉพาะด้านในสาขาวิชากรบริหารสำนักงานเป็นอย่างดี เช่น ความรู้ในเรือ่ งงานธรุ การ งานสาร
บรรณ การใช้เครอ่ื งใชส้ ำนกั งาน และเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ ๆ อยเู่ สมอ
3. มคี วามสามารถในการบรหิ ารจัดการ เพื่อนำความรทู้ างด้านการบริหารมาใช้ในสำนกั งานได้อย่างถูกต้อง
เชน่ หลักการจดั การ การวางแผน การจัดองคก์ ร เปน็ ตน้
4. มีประสบการณ์ในการทำงาน มีความรอบรู้ในงานสำนักงานเป็นอย่างดี รู้ปัญหาและหาทางแก้ไข
ปรบั ปรุงใหด้ ีขน้ึ
5. มีคณุ สมบัติอืน่ ๆ ได้แก่
- มีความเปน็ ผนู้ ำ (Leadership) ผู้จดั การสำนกั งานตอ้ งเป็นผมู้ ีศลิ ปะในการเปน็ ผนู้ ำท่ีดี
- มีไหวพริบ (Intelligence) ผู้จัดการสำนักงานต้องเป็นผู้มีไหวพริบดี เพื่อจะได้ดำเนินงานให้มี
ประสทิ ธิภาพ สามารแกไ้ ขปญั หาต่าง ๆ สามารถติดตอ่ สือ่ สารกับพนักงานโดยทั่วไปได้
- มีความมั่นคง (Stability) ผู้จัดการสำนักงานต้องเป็นบุคคลที่มีจิตใจมั่นคง เพื่อที่จะพยายามหันเห
พฤติกรรมของผูร้ ่วมงานใหร้ ่วมมือร่วมใจปฏิบัตงิ าน
- เป็นนักการทูต (Liaison Capacity) มีความสามารถในการติดต่อสัมพันธ์กับบุคคลทุกระดบั และจะต้อง
เข้าใจในงานฝา่ ยอน่ื ๆ และพร้อมท่จี ะให้ความร่วมมือกบั ผู้บรหิ ารฝ่ายตา่ ง ๆ ดว้ ย
- ความสามารถในการมอบหมายงานใหผ้ อู้ ่นื ทำ (Ability to delegate) เป็นท่ที ราบกันแลว้ ว่าผู้บรหิ าร คือ
ผู้ที่ทำงานสำเร็จได้โดยผู้อื่น บุคคลโดยทั่วไปมักจะเห็นว่าการลงมือทำงานเองนั้น จะได้ผลดีกว่าที่จะมอบหมายให้
ผู้อน่ื ทำแทน แต่ผู้บริหารทด่ี ีนน้ั ไมค่ วรลงมือปฏบิ ตั งิ านเอง ควรมอบหมายใหผ้ ูใ้ ตบ้ ังคับบญั ชาทำ โดยตนเองเป็นผู้ให้
คำแนะนำและควบคุมบงั คับบัญชาเท่านน้ั

ภาพท่ี 1.5 ผูบ้ รหิ ารทีด่ ี

11

- เป็นผมู้ องการณ์ไกล (Vision) หมายถึง ควรสนใจในการวางแผนงานสำหรับอนาคต
- มีความเข้าใจในการจัดองค์การเป็นอย่างดี (Understanding Organization) เพื่อที่จะได้คิด แก้ไข
ปรบั ปรงุ องคก์ ารและระบบงาน
- เป็นผู้มีความสามารในการบริหารและนโยบาย (Administrative ability) ทั้งนี้เพราะการบริหาร
สำนักงานเป็นเรื่องยงุ่ ยากซับซ้อนผู้จัดการสำนักงานไม่ควรยุ่งอยู่กับงานประจำวนั จนไม่มีเวลา พอที่จะคิดปรับปรุง
วธิ ีปฏิบัติใหม้ ีประสทิ ธิภาพเพื่อผลิตขอ้ มูลและรายงานที่มปี ระโยชน์และงา่ ยต่อการใช้

- การศึกษา (Education) ผู้จัดการสำนักงานควรได้รับการศึกษาฝึกอบรมอย่างพอเพียงสนใจ
แสวงหาความรใู้ หม่ ๆ เพมิ่ เตมิ อยูเ่ สมอ ท้งั นีเ้ พราะวา่ ปัจจบุ นั นี้ไดม้ กี ารนำเทคนิคใหม่ ๆ และเครอ่ื งมอื เครื่องใช้ต่าง
ๆ ซึ่งมีลกั ษณะยุ่งยากซับซอ้ นเขา้ มาใชใ้ นสำนกั งาน

- อารมณข์ นั (Humor) ผจู้ ัดการสำนกั งานควรเปน็ ผมู้ ีอารมณข์ ัน เพราะจะช่วยผอ่ นคลายความตึง
เครียดในสถานการณ์ต่าง ๆ ได้ทำให้ผู้รว่ มงานมคี วามสขุ ในการทำงาน

- มีความซื่อสัตย์สุจริต คือเป็นผู้รักษาความลับต่าง ๆ ได้ดี สามารถควบคุม รักษาข้อมูลต่าง ๆ
ไมใ่ หร้ วั่ ไหลเป็นอยา่ งดี

- ความสามารถในการวเิ คราะห์ (Analytical ability) เนื่องจากกจิ กรรมตา่ ง ๆ เพ่มิ มากข้ึนต้องใช้
ความ สามารถ ความชำนาญมากยงิ่ ขนึ้ จึงจำเปน็ ตอ้ งมีการวเิ คราะหร์ ายงานและสถานการณ์ต่าง ๆ

- ความสามารถทางการจัดการ (Management ability) ในการปฏิบัติงานสำนกั งานนั้น ผู้จัดการ
สำนักงานต้องมีความสามารถติดต่อสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชาทุกระดับได้เป็นอย่างดี คือจะต้องเป็นผู้สามารถ
ประสานงานเพ่อื ใหง้ านดำเนินไปอยา่ งมปี ระสิทธภิ าพรวดเรว็

- ความสามารถในการขายความคิด (Selling ability) เนื่องจากต้นทุนในการดำเนินงานมักจะมี
แนวโนม้ เพ่ิมมากขึ้น ผู้จดั การสำนกั งานจำเป็นต้องสามารถติดต่อสื่อสารกับผู้บรหิ ารระดับสูงเพื่อชี้แจงให้ผู้บริหาร
ระดับสูง เห็นคล้อยตามด้วยกับเหตุผลต่าง ๆ เช่น การต้องการพื้นที่สำนักงาน บุคลากร หรือเครื่องมือ เครื่องใช้
สำนักงานเพิ่มขึน้

- คุณสมบัติอื่น ๆ ผู้จัดการสำนักงานควรมีความสามารถในการปฏิบัติงานต่าง ๆ เช่นเดียวกับ
พนักงาน แม้ว่าผู้จัดการสำนักงานไม่จำเป็นต้องลงมือปฏิบัติงานเองก็ตาม เช่น เรามักกล่าวว่าผู้จัดการฝ่ายขายไม่
จำเป็นต้องเป็นพนักงานขายท่ีดีแต่ถ้าเปน็ ไปไดก้ ็ไมเ่ สียหายอะไรแต่กลับจะช่วยทำให้พนักงานเกดิ ความประทับใจ
ต่อผู้บงั คับบัญชาของเขาเสยี อีก

12

แนวโนม้ บทบาทของผู้บรหิ ารสำนกั งาน

C.L. Littlefield ได้กำหนดบทบาทแนวโน้มของผู้บริหารสำนักงานในลักษณะของผู้บริหาร
(Administrator) ไว้ดังนี้

1. ผบู้ ริหารจะเกีย่ วข้องกบั การตดั สินใจด้านนโยบาย
2. ผู้บริหารสำนักงานมีความรูใ้ นด้านเทคโนโลยีต่าง ๆ
3. ผบู้ รหิ ารรจู้ กั ควบคมุ ตน้ ทนุ คา่ ใชจ้ ่ายในการปฏบิ ตั ิงานสำนกั งานได้อย่างประหยดั ที่สุด
4. การใช้ความรู้ความสามารถเฉพาะด้านของพนักงาน เพื่อให้ได้ผลงานทีม่ ีคุณภาพ ถูกต้อง รวดเร็ว และ
ประหยัดจากแนวคิดดังกล่าว เป็นการแสดงให้เห็นว่า บทบาทของผู้บริหารสำนักงานเปลี่ยนแปลงไปในทางท่ี
เกี่ยวข้องกับนโยบาย การตัดสินใจ บทบาทของผู้บริหารสำนักงานจึงเปลี่ยนไปเป็นผู้บริหารการจัดการสำนักงาน
(Administrator Office Management)

ภาพที่ 1.6 บทบาทของผู้บริหาร

หนา้ ที่ความรับผดิ ชอบของผบู้ รหิ ารสำนักงาน

ผู้บริหารสำนักงานโดยทั่วไป ทำหน้าที่เสมือนเป็นแม่บ้านของสำนักงาน มีหน้าที่ดูแลรับผิดชอบกิจกรรม
หลาย ๆ อยา่ ง ดงั น้ี

1. ผู้รับผิดชอบต่ออาคารสำนักงาน ได้แก่ การออกแบบสำนักงาน การวางแผน และการจัดวางผัง
สำนักงาน การจัดแสงสว่างภายในสำนักงาน ฯลฯ

2. รับผิดชอบต่อเฟอร์นิเจอรแ์ ละเคร่ืองใช้สำนักงาน ได้แก่ การเลือกแลสรรหาอุปกรณ์ต่าง ๆ การกำหนด
มาตรฐานของอปุ กรณ์ต่าง ๆ ฯลฯ

3. รับผิดชอบต่อการจัดองค์การ ได้แก่ การจัดแบ่งงานเป็นแผนกต่าง ๆ ได้อย่างเหมาะสม ไม่ซ้ำซ้อนกัน
การกำหนดหนา้ ที่ความรบั ผิดชอบที่ชดั เจน

4. รบั ผดิ ชอบต่อการควบคมุ ภายในสำนกั งาน หมายถึง การควบคุมการใชว้ สั ดุอปุ กรณต์ า่ ง ๆ เช่น กระดาษ
ไม่ใหส้ ้นิ เปลือง ใชอ้ ุปกรณอ์ ย่างมีประสทิ ธภิ าพมากทส่ี ดุ

13

5. รับผดิ ชอบตอ่ การตดิ ต่อส่ือสาร คือรับผิดชอบในการรบั -ส่ง เอกสารให้ถงึ มือผูร้ ับผดิ ชอบต่อความเข้าใจ
ทีถ่ ูกต้องหรอื ผิดพลาดของข้อความทีส่ ่ือสาร

6. รับผิดชอบต่อการบริหารงานบุคคลในสำนักงาน ได้แก่ รับผิดชอบในการผลิตเอกสาร การจัดเก็บ
เอกสารการจัดทำสำเนาเอกสาร การป้องกันความปลอดภัยแก่เอกสารสำคัญ เอกสารลับมิให้รั่วไหลออกไป
ภายนอก

7. รับผิดชอบต่อการบริหารงานบุคคลในสำนักงาน ได้แก่ รับผิดชอบในการมอบหมายอำนาจหน้าที่แก่
เจา้ หน้าทแี่ ต่ละคนไดเ้ หมาะสม มีการกำหนดค่าตอบแทนท่ีเป็นธรรม ฯลฯ

8. รับผิดชอบต่อการจัดระบบและวิธีปฏิบัติ ได้แก่ การปรับปรุงวิธีการปฏิบัติและกระบวนการปฏิบัติได้
อยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ รวดเร็วและถกู ตอ้ ง จัดทำมาตรฐานการทำงาน การหาวธิ กี ารทำงานใหง้ ่ายข้ึนการปรับปรุงงาน

การประเมินความสำเรจ็ ของสำนักงาน
เครื่องมือที่จะใช้วัดความมีประสิทธิภาพของสำนักงาน สังเกตได้จากสิ่งที่มองเห็นได้ชัดเจนและง่ายที่สุด

คือ ความพึงพอใจของผู้รับบริการ ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าหรือบุคคลภายนอกสำนักงานและพนักงานในสำนักงานว่ามี
ความพึงพอใจในสิ่งที่ต้องการหรือไม่ สำนักงานสามารถให้บริการที่ดีน่าประทับใจ เรียกว่า “ CS” (Customer
Satisfaction) หมายถงึ ความพึงพอใจของลกู คา้

1. ความกล้าที่จะเส่ียง (Risk Taking) หมายถึง การทำงานโดยต้องลงทุนในค่าใช้จ่ายที่จำเป็นถือเป็น
ตน้ ทนุ คงที่

2. การให้บริการด้วยอัธยาศัยไมตรีอันดี ยิ้มแย้มแจ่มใส (Enjoy Your Work) หมายถึง การมีอารมณ์และ
จติ ใจที่ดใี นการให้บรกิ ารแก่บุคคลอื่น มีจติ ใจพร้อมที่จะใหบ้ ริการทดี่ ที ส่ี ดุ (Service Mind) สนุกกบั การทำงาน มิใช่
ทำงานตามท่ีไดร้ ับคำสั่งมาใหท้ ำ แต่ควรทำดว้ ยความเตม็ ใจ

3 มคี วามรบั ผดิ ชอบ (Establish Responsibility) หมายถึง ความกลา้ ทีจ่ ะรบั ผิดชอบในผลท่จี ะเกิดข้ึนจาก
การกระทำของตนเอง และพรอ้ มทีจ่ ะแกไ้ ขปรบั ปรุงใหด้ ีขึ้น

4. พยายามไม่ทำให้เกิดคำตำหนิ (Avoid Blame) หมายถึง การตรวจสอบความถูกต้องของงานก่อนการ
พยายามคิดหรือวางแผนไว้ลว่ งหน้าถงึ ผลในทางลบท่ีจะเกิดขึน้

5. การวางแผนงานล่วงหน้า (Plan Ahead) หมายถึง การจัดตารางการทำงานไวล้ ่วงหน้าวา่ ในแต่ละปีหรือ
แต่ละเดือน มีงานอะไรบ้างที่จะต้องทำ มีงานประจำอะไรบ้าง มีงานอะไรบ้างที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เพื่อจะได้
เตรียมการในดา้ นต่าง ๆ ให้พรอ้ มที่จะรบั งาน

6. การขายความคิด (Sell Your Idea) หมายถึง การเสนอความคิดในเรือ่ งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในสำนกั งาน
อาจเกดิ จากความคิดของตนเอง

7. สนับสนุนแนวความคิดใหม่ ๆ (Encourage Creativity) หมายถึง การสนับสนุนความคิดเห็นของ
พนกั งานผปู้ ฏิบตั ิ

14

8. สร้างสมดุลระหว่างการสั่งการและการให้อิสระในการตัดสินใจเอง ( Balance Direction and
Autonomy Set Goal) หมายถงึ การเปิดโอกาสใหพ้ นกั งานสามารถรบั ผิดชอบในการตดั สินใจของตนเอง

9. การสร้างทีมงาน (Team Building) หมายถึง การทำงานโดยการสร้างทีมงานร่วมรับผิดชอบในแต่ละ
ด้านตามความถนดั ของแต่ละคน

10. การมอบหมายงาน (Delegation) หมายถึง การกำหนดความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ให้แก่
ผู้ใตบ้ ังคับบญั ชาตามความรคู้ วามสามารถ และความเหมาะสมกับลักษณะงาน

11. การจูงใจ (Motivate Effectively) หมายถึง การเสริมสร้างกำลังใจให้เกิดขึ้นในหมู่พนักงานทุกฝ่าย
ทุกระดับของสำนักงาน ใหม้ ีกำลงใจในการปฏบิ ัติงานอย่างเต็มความสามารถ พร้อมทจี่ ะให้บริการและอำนวยความ
สะดวกแกผ่ ู้มาติดตอ่ ดว้ ยสภาพจิตใจท่ดี ี

12. สนับสนุนความก้าวหน้าของผู้อื่น (Support The Growth Of Others) หมายถึง การที่ผู้บริหาร
สำนักงาน มีความยินดีที่จะสนับสนุนให้พนักงานผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคนได้แสดงความสามารถได้ทำงานที่ท้าทาย
ความสามารถ

13. ความผิดพลาดคือบทเรียน (Learn From Mistakes) หมายถึง การทำงานในสำนักงานย่อมมีความ
ผิดพลาดบกพร่องเกิดขึ้นได้เสมอ เพราะเป็นงานที่ละเอียดอ่อนที่รายละเอียดปลีกย่อยมากมาย และเกี่ยวข้องกับ
บุคคลหลายฝ่าย

14. ทำสำนักงานให้น่าอภิรมย์ (Create A Pleasant Workplace) หมายถึง การดูแลจัดหาและจัดการ
เก่ียวกบั สภาพแวดลอ้ มของสถานท่ีทำงาน

15. ทราบผลการปฏิบัติงาน (Feedback) หมายถึง การชี้แจงให้พนักงานในสำนักงานทุกคนได้ทราบว่า
ผลงานของแตล่ ะบคุ คลเป็นท่นี ่าพอใจเพยี งใด มสิ ่งใดควรปรับปรงุ

16. ยึดหลักจรรยาบรรณ (Behave Ethically) หมายถงึ การยดึ ถือจรรยาบรรณของวิชาชีพตามหน้าที่งาน
ของแต่ละฝา่ ยในสำนักงาน

17. การนิเทศงาน (Manage By Example) หมายถึง การสอนงานให้พนักงานเกิดการเรียนรู้ และปฏิบัติ
อย่างถูกตอ้ งตามขน้ั ตอน การปฏบิ ัตใิ หด้ เู ป็นตวั อย่าง การสอนงานอยา่ งเปดิ เผย

18. การชน่ื ชมในความเสยี สละและทุ่มเทงาน (Recognize the Contributions of Other) หมายถงึ การ
ใหพ้ นกั งานตระหนักในส่ิงที่พวกเขาได้กระทำว่ามีความสำคัญ

15

สรุป

เนือ้ หาในบทเรียนนไี้ ดใ้ หค้ ำจำกัดความของการจัดการสำนักงานจากนานาทศั นะของนักวชิ าการแต่ละท่าน
และทกุ ทา่ นยงั ได้ให้ความสำคญั กับงานสำนักงานเพราะเปน็ งานด้านการบรหิ ารและอำนวยความสะดวกและจะช่วย
เสริมภาพพจน์ที่ดีแก่หน่วยงานและสร้างกำไรทางอ้อมแก่หน่วยงาน ดั้งนั้นผู้ปฏิบัติงานสำนักงานในทุกระดับควร
เหน็ คณุ ค่าความสำคญั ของงานสำนักงานและปฏิบตั ิงานอย่างเต็มประสิทธภิ าพ

งานในสำนักงานดเู หมือนเป็นงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ท่ไี ม่มคี วามสำคัญเทา่ ใดนัก และไมม่ บี ทบาทที่โดดเด่น ไม่
จำเป็นต้องอาศัยบุคคลผู้มีความรู้สงู คอยดูแลก็ได้ แต่ในความเป็นจริงแล้วงานในสำนักงานเป็นงานทีม่ ีความสำคญั
อย่างยิ่งจะขาดเสียมิได้ เพราะเกี่ยวข้องกับบุคคลหลายฝ่าย ทั้งภายในและภายนอกสำนักงานเกี่ยวข้องกับ
สภาพแวดล้อมความเป็นอยู่ของพนักงานในหน่วยงาน เกี่ยวกับการติดต่อธุรกิจต่าง ๆ เกี่ยวข้องกับภาพพจน์ของ
หน่วยงาน บุคคลที่ทำหน้าท่ีเป็นผู้จัดการสำนักงาน ควรเป็นผู้ที่มีประสบการณ์ และมีความรู้ในเรื่องเกี่ยวกับ
สำนักงานอย่างดีด้วย มีความรอบรู้ปละใส่ใจในเรื่องต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในสำนักงาน งานสำนักงานต้องได้รับการ
จัดการในสิ่งสำคัญ 3 ประการ คือ เรื่องบุคลากร เรื่องสายทางเดินของงาน เรื่องสถานท่ีทำงานและสภาพแวดลอ้ ม
ในสำนกั งาน ทัง้ 3 สว่ นนี้จะควบคกู่ นั ไปพร้อม ๆ กัน สง่ ผลถึงประสทิ ธภิ าพและภาพพจนข์ ององค์การ

16

แหลง่ อ้างองิ

http://bitzaa55.blogspot.com/ คอมพิวเตอร์ [ระบบออนไลน์] แหลง่ ท่ีมา
http://bitzaa55.blogspot.com/2015/11/lewis-kelling-office-george-r.html (1 ตุลาคม 2563)

https://mutcharin.wordpress.com/ การบรหิ ารงานสำนักงานสมัยใหม่ [ระบบออนไลน์] แหลง่ ที่มา
https://mutcharin.wordpress.com/2014/02/08/ (1 ตลุ าคม 2563)

http://www.apdi2002.com/ การวางแผนงานสำนักงาน [ระบบออนไลน์] แหลง่ ที่มา
http://www.apdi2002.com/index.php?lay=boardshow&ac=webboard_ (1 ตุลาคม 2563)

17

หนว่ ยท่ี 2
การวางแผน

บทนำ

การวางแผน (Planning) เป็นหน้าทแ่ี รกของการจัดการในหน่วยตา่ ง ๆ ต้องอาศัยความรใู้ นการวางแผน ซ่ึง
เป็นเร่ืองเกย่ี วกบั การวิเคราะห์ และคาดคะเนลว่ งหน้าถึงอนาคต โดยอาศัยข้อมูลเปน็ เคร่ืองชว่ ยในการวิเคราะห์ ใน
ด้านการปฏิบัติงานภายในสำนักงาน ซึ่งเป็นงานประจำและงานอื่น ๆ โดยการจัดทำตารางทีมีการปฏิบัติงาน
ประจำปีในแต่ละปี เพื่อวางแผนการดำเนินงานล่วงหน้า การจัดวางแผนงานอื่น ๆ ที่นอกเหนือจากงานประจำเพอ่ื
จดั หาบคุ ลากร วัสดอุ ปุ กรณ์ งบประมาณ เพ่อื การดำเนนิ งานนั้นให้สำเรจ็ ลุลว่ งไปได้ดว้ ยดี

ความหมายของการวางแผน

การวางแผนสำนักงาน งานสำนักงานกจ็ ะเหมือนกับงานทุกชนดิ คอื ตอ้ งมีการเตรยี มงานหรือวางแผนงาน
ท้ังหมดไว้ลว่ งหน้า ในตอนแรกจะศกึ ษาความหมายของการวางแผนก่อน การวางแผนมีความหมายดังน้ี

1. การวางแผน (Planning) คือ เป็นหน้าที่หนึ่งของการบริหาร โดยวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในอดีต
ปจั จุบัน และคาดคะเนเหตกุ ารณ์ในอนาคต การวางแผนเป็นส่วนท่ที ำใหอ้ งคก์ ารบรรลุจดุ มุง่ หมาย

2. การวางแผน เป็นหน้าที่สำคัญในกระบวนการ ของการจัดการซึ่งเกี่ยวข้อง กับการตัดสินใจกำหนด
วตั ถปุ ระสงคแ์ ละแนวทางในการปฏิบัตลิ ว่ งหน้า โดยการวเิ คราะห์จากสภาวะแวดล้อม ของโอกาสและข้อจำกัดต่าง
ๆ ท่ีองคก์ ารมอี ยู่ เป็นการวเิ คราะห์ข้อมูลตา่ ง ๆ ท้งั ในอดตี และปจั จบุ ัน พร้อมทงั้ ประเมนิ สภาวะแวดล้อมในอนาคต
เพอ่ื กำหนดแนวปฏิบัตทิ ่ีจะนำไปสูค่ วามสำเรจ็ ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

ในส่วนของการวางแผนและการแก้ปญั หาต่าง ๆ สำหรับงานสำนกั งาน มดี ังนี้
1. หนา้ ที่ในการวางแผน ข้นั ตอนของการวางแผน ประเภทของแผนงานสำนกั งาน
2. การวิเคราะหร์ ะบบและวิธีปฏบิ ัติงาน
3. การศึกษาหาวธิ กี ารทำงานใหง้ ่ายข้นึ

ภาพท่ี 2.1 การวางแผน

18

หนา้ ท่ใี นการวางแผน

หนา้ ทใ่ี นการวางแผนงานสำนกั งาน จะตอ้ งเก่ยี วขอ้ งกับการตอบคำถามต่อไปน้ี
1. มีงานสำนักงานอะไรบ้างที่จะต้องทำ เป็นการวางแผนเกี่ยวกับงานสำนักงานว่ามีงานอะไรบ้าง และ
กำหนดความสมั พนั ธร์ ะหว่างงานนั้น โดยทั่วไปงานสำนกั งานประกอบด้วยงานบริการกระบวนการขอ้ มลู
2. จะมีวิธีทำงานอย่างไร การวางแผนเกี่ยวกับวิธีการทำงานที่เหมาะสมจะต้องมีการวิเคราะห์ระบบ วิธี
ปฏบิ ตั งิ าน กำหนดคู่มือการปฏิบัตงิ าน การกำหนดมาตรฐานในการปฏิบตั ิงานสำนักงานด้านเวลา คุณภาพ ปริมาณ
และค่าใช้จา่ ย
3. จะทำงานเม่ือไร องค์การควรจะกำหนดตารางเวลาในการปฏิบัติงาน ทง้ั ในระยะสนั้ และระยะยาว โดย
กำหนดประสมประสานความพยายามของบคุ ลากรทกุ คน เครื่องจักร และขอ้ มลู ต่าง ๆ ให้เหมาะสม
4. จะทำงานที่ไหน เป็นการวางแผนเกี่ยวกับที่ตั้งของฝ่ายต่าง ๆ การวางแผนด้านพื้นที่ และการวางแผน
จัดแผนผังสำนักงานและวางแผนเกย่ี วกับส่งิ แวดล้อม
5. จะทำงานรวดเรว็ ได้อยา่ งไร การศึกษาหาวธิ กี ารทำงานใหง้ า่ ยขึ้น การศึกษาเวลาและการเคลือ่ นไหวใน
การทำงานแตล่ ะอยา่ งใหร้ วดเรว็ ขน้ึ

คู่มืองานสำนกั งาน (Work Manual)

ภายในองค์การสง่ิ สำคัญบางประการ ก็คอื ผู้จัดการและบุคลากรน้ันต้องทราบว่าจะต้องทำอะไร ทำเมื่อไร
ทำอย่างไร และใครเปน็ คนทำ คมู่ ืองานสำนักงานจะช่วยตอบคำถามตา่ ง ๆ เหล่านไ้ี ด้เปน็ อย่างดี คู่มืองานสำนักงาน
ถือเปน็ มาตรฐานในการทำงาน ซึ่งใช้เปน็ เครือ่ งมอื ในการควบคมุ โดยใชเ้ ป็นหลกั เกณฑ์ในการทำงานแตล่ ะประเภท

คู่มือปฏบิ ัตงิ านคืออะไร
1. แผนที่บอกเส้นทางการทำงานทม่ี จี ดุ เร่ิมตน้ และจุดส้ินสุดของกระบวนการ
2. ระบถุ ึงข้นั ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ มกั จัดทำขนึ้ สำหรบั งานที่มีความซับซ้อน
มหี ลายข้ันตอนและเกยี่ วข้องกบั หลายคน
3. สามารถปรับปรุงเปลยี่ นแปลงเมื่อมกี ารเปลยี่ นแปลงการปฏบิ ตั งิ าน
4. เพอื่ ให้ผปู้ ฏบิ ัติงานไว้ใช้อา้ งอิง ไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการปฏบิ ัติงาน
ประโยชนก์ ารจดั ทำคูม่ อื การปฏิบัติงาน (Work Manual)

- ใชฝ้ กึ อบรมบคุ ลากรใหม่ (การจดั การความร้)ู
- ประหยัดงบประมาณในการฝกึ อบรม เน่อื งจากหวั หนา้ งานใชเ้ ปน็ ค่มู ือในการสอนงาน
- ทำให้การกำหนดหนา้ ทกี่ ารงานชัดเจนไมซ่ ำ้ ซอ้ น
- ใช้ในการควบคุมงานและการติดตามผลการปฏิบัติงานให้มีความผิดพลาดในการทำงานลด
นอ้ ยลง
- เป็นคู่มอื ในการประเมนิ ผลการปฏบิ ัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร
- ชว่ ยในการปรบั ปรงุ งานและออกแบบกระบวนงานใหม่

19

- ใชเ้ ป็นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการใหบ้ ริการ
- ไดร้ บั ทราบภาระหนา้ ทขี่ องตนเองชัดเจนย่งิ ข้นึ
- ได้เรียนรู้งานเรว็ ขึน้ ทัง้ ตอนทเี่ ขา้ มาทำงานใหม่ / หรือตอนทีจ่ ะย้ายงานใหม่
- มีขั้นตอนในการทำงานทแ่ี น่นอน ทำใหก้ ารทำงานได้งา่ ยขน้ึ
- รู้จกั วางแผนการทำงานเพอื่ ให้ผลงานออกมาตามเปา้ หมาย
- สามารถใชเ้ ป็นแนวทางเพอื่ การวเิ คราะหง์ านให้ทนั สมยั อยตู่ ลอดเวลา
- สามารถทำงานไดอ้ ย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งข้นึ เพราะมีส่งิ ท่อี า้ งอิง
- สรา้ งความเปน็ มอื อาชีพในการปฏิบัตงิ าน
ลกั ษณะทีด่ ีของค่มู อื การปฏิบตั ิงาน
- กระชับ ชัดเจน เขา้ ใจไดง้ า่ ย
- เปน็ ประโยชน์สำหรบั การทำงานและฝึกอบรม
- เหมาะสมกบั องค์กรและผใู้ ช้งานแต่ละกลุม่
- มคี วามนา่ สนใจ นา่ ตดิ ตาม
- มคี วามเปน็ ปัจจุบนั (Update) ไมล่ า้ สมยั
- แสดงหน่วยงานท่ีจดั ทำ วนั ท่บี งั คับใช้
- มตี วั อยา่ งประกอบ
ประโยชน์ของการจัดทำค่มู อื การใชง้ าน
1. เพื่อใหก้ ารปฏบิ ัติงานเป็นมาตรฐานเดยี วกนั
2. ผปู้ ฏิบตั ิงานทราบและเข้าใจวา่ ควรทำอะไรก่อนหลัง
3. เพือ่ ใหผ้ ปู้ ฏบิ ตั งิ านทราบว่าควรปฏบิ ตั ิอยา่ งไร เมื่อใด กบั ใคร
4. เป็นเครื่องมือในการฝึกอบรม
5. ใช้เปน็ เอกสารอ้างองิ ในการทำงาน
6. ผู้ปฏิบตั งิ านไม่เกดิ ความสบั สน
7. ลดขอ้ ผิดพลาดจากการทำงานทไี่ มเ่ ป็นระบบ
8. ชว่ ยเสริมสรา้ งความม่ันใจในการทำงาน
9. ช่วยลดความขดั แยง้ ทอ่ี าจเกิดขึ้นในการทำงาน
10. ช่วยลดเวลาการสอนงาน
11. ชว่ ยให้การทำงานเป็นมอื อาชพี
12. ชว่ ยในการออกแบบระบบงานใหมแ่ ละปรับปรงุ งาน
13. ผ้ปู ฏบิ ตั ิงานทราบรายละเอยี ดและทำงานไดอ้ ย่างถูกต้อง
14. ทราบถงึ เทคนคิ ในการทำงาน

20

ข้ันตอนของการวางแผน

ในการวางแผนการทำงานอยา่ งใดอยา่ งหนึ่งจะมีข้ันตอนดงั นี้
1. การพยากรณ์สภาวะแวดล้อม การรวบรวมสภาวะแวดล้อมทั้งภายใน และภายนอกองค์การ เช่น
ทรัพยากรของบริษัท นโยบายของบริษัท สภาพเศรษฐกิจ การเมือง สังคม เทคโนโลยี แนวโน้มของประชากร
คู่แข่งขัน
2. การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย การทำงานทุกชนิดจะต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์ และ
เป้าหมายในการทำงานนั้น ตัวอย่าง วัตถุประสงค์ในการจัดการงานสำนักงานได้แก่ การให้บริการแก่ฝ่ายต่าง ๆ
และลูกค้าด้วยความรวดเร็วและสร้างมนุษยสัมพันธ์อันดีให้เกิดขึ้น การรักษาการปฏิบัติงานด้านปริมาณ และ
คณุ ภาพ การพัฒนาระบบ กระบวนการปฏบิ ัติและวธิ ีปฏิบัตงิ านเพื่อเพมิ่ กำไรใหแ้ ก่องค์การ
3. การพัฒนากลยุทธ์ เป็นการค้นหาวิธีท่ีดีที่สุดในการทำงาน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ
ตัวอย่าง การพัฒนากลยุทธ์สำหรับงานสำนักงาน ได้แก่ การพัฒนาระบบกระบวนการปฏิบัติและวิธีปฏิบัติ งาน
บริหารข้อมูล การจัดเก็บเอกสาร การใช้เครื่องมือ การรายงาน แบบฟอร์ม การติดต่อสื่อสาร การจัดสิ่งแวดล้อม
ฯลฯ
4. การหาทางเลือก กลยุทธ์ต่าง ๆ ที่จะนำมาใช้ในการทำงานจะมีทางเลือกหลายทาง ซึ่งองค์การจะต้อง
พยายามค้นหาทางเลือกตา่ ง ๆ ท่ีจะมีผลตอ่ เปา้ หมายขององค์การ โดยยึดหลกั ว่ายอ่ มมที างเลอื กทีด่ ี กว่าเดิมเสมอ
5. การประเมนิ ผลทางเลือก โดยตรวจสอบดู ทางเลือกต่าง ๆ ในขอ้ 4 แล้วนำมาเปรียบเทยี บทางเลอื กใดที่
เสยี ตน้ ทุนต่ำกำไรสงู และบรรลวุ ตั ถุประสงค์ขององค์การ
6. การตัดสินใจเลือก ข้อมูลที่ได้จากการประเมินผลทางเลือกต่าง ๆ ในขั้นที่ 5 ในขั้นที่ 6 นี้ จะตัดสินใจ
เลอื กทางเลอื กท่ีเหมาะสมทส่ี ุด
7. กำหนดหลักเกณฑ์ในการวางแผน และจัดทำเป็นแผนปฏิบัติงาน เช่น แผนการบริหารข้อมูล แผนการ
ซื้อเครื่องมือเครื่องใช้ แผนการคัดเลือกบุคลากร แผนการติดต่อสื่อสาร แผนการจัดแผนผังสำนักงาน และการ
บริหารพื้นทสี่ ำนกั งาน
8. การจัดทำแผนโดยงบประมาณ การวางแผนในรูปการณ์กำหนดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ท่ีจะเกิดขึ้นสำหรับงาน
สำนกั งานตา่ ง ๆ

ภาพที่ 2.2 ขั้นตอนการวางแผน

21

ประเภทของการวางแผนในสำนักงาน

การวางแผนมีความสำคัญต่อการจัดการ ทำให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้ทรัพยากร การวางแผนทำให้รู้
แนวปฏิบัติงานในอนาคต ช่วยให้องค์กรลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการประกอบธุรกิจ ทำให้เกิดความเชื่อมั่น
ในการปฏิบัติงาน นอกจากนี้องค์กรยังสามารถตรวจสอบความสำเร็จของเป้าหมายได้ การวางแผนยังช่วยแบ่งเบา
ภาระหนา้ ท่ขี องผบู้ รหิ าร และเกดิ การประสานงานท่ดี ขี ององค์กร

การวางแผนมีองค์ประกอบพื้นฐาน ดังนี้ ความเป็นมาของแผน วัตถุประสงค์ของแผน เป้าหมายของแผน
แผนงาน และโครงการ

ความเป็นมาของแผน คือ บอกให้ทราบถึงเหตุผลที่จัดทำแผนขึ้นมาว่ามีเหตุผลหรือความเป็นมาอย่างไร
วัตถุประสงค์ในการจัดทำแผน ได้แก่ วัตถุประสงค์หลักคือ วัตถุประสงค์ซึ่งเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จหรือความ
ล้มเหลวของแผนงาน นอกจากนี้แผนยังมีวัตถุประสงค์ที่หากสามารถบรรลุได้จะทำให้เกิดผลดี แต่หากไม่สามารถ
ตอบสนองก็ไม่มีต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวขององค์กร เป้าหมายในเชิงคุณภาพ เป็นการกำหนดเป้าหมายที่
ผลสัมฤทธิ์ของการทำกิจกรรม เป็นเป้าหมายที่วัดและประเมินผลได้ยาก เช่น เป้าหมายในการพัฒนาทักษะทาง
ความคิดสร้างสรรค์ เป็นต้น เป้าหมายในเชิงปริมาณ เป็นการกำหนดเป้าหมายที่เป็นตัวเลข สามารถวัดและ
ตรวจสอบไดโ้ ดยงา่ ย เชน่ เปา้ หมายเพื่อเพิ่มยอดขายใหไ้ ด้ 20 %

กระบวนการในการจดั ทำแผน
1. ขัน้ เตรยี มการ
2. การวิเคราะห์ข้อมูล
3. การกำหนดแผน
4. การปฏิบตั ติ ามแผน
5. การประเมินผล

การแบ่งประเภทของแผน แบ่งได้ 4 ประเภท ได้แก่ แผนตามระยะเวลา แผนตามสถานที่หรือภูมิศาสตร์
แผนตามสายงานและแผนตามหลกั เศรษฐศาสตร์ การแบ่งแผนตามหลกั เศรษฐศาสตร์ แบ่งออกเปน็ 2 ประเภท คอื

- แผนมหภาค เป็นแผนระดับสูง หรือแผนใหญ่ เป็นแผนที่มีเนื้อหาสาระครอบคลุมงานหลักๆ
ขององคก์ รท้ังหมด

- แผนจุลภาค เป็นแผนระดับปฏิบัติการ มีวิธีการทำโดยนำแผนหลักมาทำการวิเคราะห์เพื่อจัด
ทำแผนย่อย ๆ โดยมวี ตั ถุประสงคเ์ พือ่ ทำให้แผนมหภาคบรรลุเป้าหมาย

- แผนตามสายงาน ประกอบด้วย แผนในระดับชาติ แผนระดับกระทรวง แผนระดับกรมหรือสำนักงาน
และแผนระดับกองหรือระดบั ฝ่าย

ถ้าเปน็ ผ้รู ับผิดชอบในการจดั ทำแผน จะตอ้ งมีแนวทางในการหาข้อมลู เพ่ือเขยี นแผนโดยศึกษานโยบายของ
องคก์ ร นโยบายของรัฐบาล ศึกษาแผนงานเดมิ และศึกษาสภาพแวดล้อมท่เี ก่ยี วขอ้ งในขณะนน้ั

22

ภาพท่ี 2.3 ประเภทของการวางแผน

ประเภทของแผน จำแนกเปน็ 3 ประเภท

1. แผนระยะยาว เป็นแผนที่กำหนดทิศทางและแนวโน้มของการปฏิบัติงานในช่วงเวลาที่กำหนด อาจจะ
เป็น 10 ปี 15 ปี หรือ 20 ปี เช่น แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ 15 ปี แผนพัฒนาการศึกษาของ
กระทรวงศึกษาธกิ าร ระยะ 10 ปี

2. แผนระยะกลาง เป็นแผนที่ให้รายละเอียดเพิ่มเติมจากแผนระยะยาว ส่วนใหญ่จะมีระยะเวลาอยู่
ระหวา่ ง 2 -5 ปี เช่น แผนพฒั นาการศกึ ษาแห่งชาติฉบบั ท่ี 10 เรามกั เรียกแผนประเภทน้ีว่า แผนกลยทุ ธ์

3. แผนระยะสั้น เป็นแผนที่กำหนดไว้อย่างเฉพาะเจาะจง ซึ่งอาศัยกรอบองแผนระยะกลางหรือแผนกล
ยุทธ์ เป็นแนวทางในการจัดทำรายละเอียดของแผนมีรายละเอียดครบถ้วนเกี่ยวกับงานที่ปฏิบัติ มีระยะเวลา
ดำเนินงาน มที รพั ยากร บุคลากร งบประมาณ วัสดุต่าง ๆ ทจ่ี ะตอ้ งใช้ เราเรียกแผนประเภทนี้ว่า แผนปฏบิ ตั ิการ

แผนทด่ี ี ควรมลี กั ษณะ
- มีการกำหนดนโยบายและวตั ถปุ ระสงค์ของแผนอยา่ งชัดเจน
- มีเหตุมผี ลสามารถปฏิบตั ิได้
- มีความสอดคลอ้ งกบั แผนในทุกระดบั
- มีความครอบคลมุ เน้อื หาสาระหรือวัตถุประสงคห์ ลักขององค์กร
- มีความยืดหยุน่
- มีการกำหนดขนั้ ตอนและบทบาทของผู้ที่เกยี่ วขอ้ งอย่างชัดเจน
- มกี ารนำทรัพยากรทอี่ งคก์ รมีอยูม่ าใชใ้ หเ้ กดิ ประโยชน์สูงสดุ
- มีความตอ่ เนอ่ื ง

23
ลักษณะของแผนสำหรับการบริหารสำนกั งานนั้น อาจทำในรูปแบบต่าง ๆ ไดด้ งั นี้
1. วตั ถปุ ระสงคห์ รือเป้าหมาย คอื จุดหมายปลายทางของการดำเนินงานก่อนทจ่ี ะลงมือทำงาน จะต้องคิด
และเลือกวัตถุประสงค์ก่อนว่าต้องการอะไร ชนิดไหนและให้ได้ผลสำเร็จถึงข้ันไหนเมื่อการทำงานสิ้นสุด การกำหนด
วัตถปุ ระสงค์เปน็ กิจกรรมที่ต้องพยากรณห์ รือคาดการณ์ไว้ลว่ งหน้า และตดั สินใจเกย่ี วกับอนาคต วัตถุประสงค์ที่ว่า
นี้มีทั้งที่เป็นระยะสั้นและระยะยาว ตัวอย่างวัตถุประสงค์ในการจัดการมีดังนี้ เช่น เพื่อให้เกิด การประสานงาน
ระหว่างกิจกรรมการจัดการสำนกั งาน กบั กจิ กรรมของฝา่ ยอ่นื ภายในองคก์ าร
2. นโยบาย หมายถึง ข้อความท่วั ๆ ไป หรอื สิง่ ท่ีเขา้ ใจและเปน็ ทีย่ อมรับ ใช้เปน็ แนวทางปฏิบตั ิสำหรับการ
ตดั สินใจของผอู้ ย่ใู ตบ้ งั คบั บญั ชา นโยบายเปน็ วิธที ี่พยายามกำหนดวธิ ีตดั สอนใจก่อนทเี่ รอื่ งต่าง ๆ จะเกิดข้ึน
3. กระบวนการปฏิบัติ ได้แก่ วิธีการทำงานที่เลือกไว้โดยเฉพาะว่า จะต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้บรรลุ
วัตถปุ ระสงคท์ ตี ั้งไว้
4. วิธีปฏิบัติงาน หมายถึง แบบหรือท่าทีในการปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น วิธีปฏิบัตินาในการ
พิมพ์ดีด วธิ ปี ฏิบัติในการใชเ้ ครอื่ งคอมพิวเตอร์
5. มาตรฐาน ถูกกำหนดขึน้ เพื่อใชเ้ ปน็ เกณฑ์หรือเคร่ืองประกอบการพิจารณาเพื่อใช้วัดหรือเปรียบเทียบว่า
งานชนิ้ น้ัน ๆ ได้ผลตรงตามที่กำหนดหรือไม่
6. งบประมาณ เป็นแผนท่ีประกอบด้วยขอ้ ความคาดหมายผลทคี่ ดิ ลว่ งหนา้ และแสดงออกมาเปน็ ตัวเลขใน
รปู ของตัวเงนิ จำนวน เวลา
7. แผนงาน หมายถึง แผนการทำงานที่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า ประกอบด้วย นโยบาย กระบวนการปฏิบัติ
วิธีปฏิบัติ กฎ งานทไ่ี ด้รบั มอบหมาย
8. กฎ อาจจะถือเป็นแผนงานที่ง่ายที่สุด เป็นแผนงานที่ต้องปฏิบัติตาม ถูกจัดขึ้นโดยพิจารณามาอย่าง
เลือกเฟน้ ทสี่ ดุ เพ่อื ใหท้ ุกคนอยใู่ นระเบยี บ ทเ่ี หมอื นกัน ทำให้การทำงานมรี ะบบ ระเบยี บมากย่งิ ข้นึ
9. กลยทุ ธ์ การนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้ เพื่อใหก้ ารทำงานได้เปรียบคแู่ ข่ง

ความสำคัญของการวางแผนในงานสำนักงาน

แผน (Plan) แผนกับการวางแผนเป็นคำที่แยกจากกันไม่ออก แผนคือข้อกำหนดที่ใช้เป็นเครื่องมือหรือ
แนวทางในการปฏิบัติ ส่วนการวางแผน คือ กระบวนการคิดพิจารณาไว้ล่วงหน้าวา่ จะทำอะไร อย่างไร ทำไมจึงทำ
ให้ใครทำ ทำที่ไหน เมื่อไหร่ โดยอาศัยการดำเนินงานที่เป็นระบบมีระเบียบและมีประสิทธิภาพ ผลผลิตจากการ
วางแผน ก็คือ การจัดทำแผน อันเป็นข้อกำหนดที่ใช้เป็นเครื่องมือหรือแนวทางในการปฏิบัติ หลักสำคัญของการ
วางแผนจึงมุ่งไปที่ความสำเร็จของการปฏบิ ัติงานและประสทิ ธภิ าพของการดำเนินงาน และถือได้ว่างานอันดับแรก
ของการบรหิ ารและจัดการของหน่วยงาน คอื การวางแผน

24
ความสำคญั

1. ชว่ ยใหก้ ารบริหารงานเปน็ ไปโดยประสานสอดคล้องกัน
2. ช่วยให้เกดิ การประหยดั ทั้งด้าน คน เวลา งบประมาณ
3. ช่วยให้มีการตรวจสอบ/ควบคุมงาน ใหม้ ีประสทิ ธิภาพ
4. ช่วยในการขยายงานและปรับปรุงวิธีการดำเนนิ งานขององคก์ ร
ลักษณะของการวางแผนในสำนักงาน
ลักษณะของการวางแผนในสำนักงาน ควรมีลกั ษณะ ดังนี้
1. มีความยดื หยนุ่ แผนทีด่ ีควรจะมีการยืดหยนุ่ สามารถปรับเปลยี่ นได้ตามความเหมาะสมของสถานการณ์
และปรบั เปลย่ี นไดต้ ามการดำเนินงานของฝา่ ยอืน่ ๆ ทเี่ กย่ี วข้องในขณะนัน้
2. มีความถกู ต้อง หมายถึง มกี ารวางแผนอยา่ งรอบคอบ คำนงึ ถึงความความสำคัญของการดำเนินงานของ
ฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของงานนั้น ๆ ครอบคลุมหน้าที่งานต่าง ๆ ในระดับต่าง ๆ เพ่ือให้บรรลุ
เปา้ หมายเดียวกนั
3. มีความชัดเจน หมายถึง ลักษณะของแผนมีความชัดเจน เฉพาะเจาะจงเข้าใจง่าย ไม่สลับซับซ้อน
มกี ำหนดเวลาชดั เจน และกำหนดวธิ กี ระบวนการปฏบิ ัติไว้อย่างชดั เจน
4. มีความสอดคล้อง การวางแผนปฏิบัติงานในสำนักงาน ควรจัดทำให้สอดคล้องกับการดำเนินงานของ
ฝ่ายอ่ืน ๆ ท่ีเก่ียวขอ้ ง และสอดคล้องกับการทำงานของบุคคลอืน่
5. ลำดับการทำงานก่อนหลัง การวางแผนเป็นงานที่จะต้องกระทำอย่างต่อเนื่องตลอดปี โดยการวางแผน
รายสัปดาห์ รายเดอื น และแผนประจำปี ตลอดถึงตอ่ เนื่องในปตี ่อไป

ภาพท่ี 2.4 การวางแผนในสำนกั งาน

25

การจัดทำตารางเพื่อวางแผนสำนักงาน

การจดั ทำตารางการปฏิบตั งิ านในรปู แบบนจ้ี ะชว่ ยใหก้ ารทำกจิ กรรมนน้ั มคี วามสะดวกราบรนื่ มองเหน็ เปน็

รปู ธรรมมากขึ้น มีการกำหนดกิจกรรม กำหนดคณะทำงานผู้รับผดิ ชอบในส่วนตา่ ง ๆ อย่างครบถว้ น ชดั เจน ช่วยให้

ผู้รับผิดชอบโดยตามตามช่วงระยะเวลาที่กำหนดไว้ อย่างไรก็ตาม การจัดทำตารางการปฏิบัติงานนี้เป็นเพียง

แนวทางกวา้ ง ๆ เท่านั้น ในทางปฏบิ ตั จิ ริงสามารถปรบั ได้และยืดหยุ่นได้ตามความเหมาะสมกบั ลักษณะงานน้นั จะ

ชว่ ยใหก้ ารจดั กจิ กรรมมีข้อบกพร่องน้อยทีส่ ดุ เพราะได้รบั การวางแผนไว้ล่วงหนา้ อย่างรอบคอบ

ตัวอย่างการจัดทำตารางการวางแผนการจัดกจิ กรรมของสำนักงาน

กจิ กรรม มกราคม กมุ ภาพันธ์

1 2341234

1. ช่วงระยะเวลาเดรยี มการ ไดแ้ ก่

- การเชิญผเู้ ขา้ รว่ มงาน

- การประสานงานเรื่องต่าง ๆ

- การจัดเตรียมเอกสาร

2. ช่วงระยะเวลาก่อนกิจกรรม เชน่

- การยืนยนั จากผู้เข้ารว่ มประชุม

- การสำรองสถานที่

- การรบั ส่ง-เอกสารผทู้ ่เี กี่ยวขอ้ ง

3. ช่วงระยะเวลาดำเนนิ กจิ กรรม เชน่

- การตอ้ นรับ

- การดำเนนิ การประชุม

- การจัดหาสิ่งอำนวยความสะดวก

4. ช่วงระยะเวลาภายหลงั กิจกรรมเสร็จสิน้ ลง เช่น

- การส่งจดหมายขอบคุณผูใ้ ห้ความช่วยเหลือ

- การประเมนิ ผลกจิ กรรม

26

การวิเคราะห์ระบบในงานสำนักงาน

การวเิ คราะห์ระบบงาน
การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการของการกำหนดลักษณะหรือเนื้อหาของงานโดยการจัดเก็บและจัดการ
ขอ้ มลู เกีย่ วข้องกบั งาน การวเิ คราะห์งานท่ีสมบรู ณจ์ ะมกี ารเก็บข้อมลู ที่เกย่ี วขอ้ ง 5 ปจั จัย ดังนี้

1. งานทตี ้องการจะทำใหบ้ รรลุผลสำเร็จ
2. กิจกรรมที่จำเป็นจะต้องทำ หรือเป็นพฤติกรรมของลกั ษณะงานนนั้ ๆ
3. อปุ กรณ์ เครอ่ื งไม้ เคร่อื งมอื ท่ีจำเป็นจะตอ้ งใช้
4. ปัจจัยและสภาพแวดล้อมในการทำงาน
5. ลักษณะส่วนบคุ คลทจี่ ำเป็นสำหรับทำงานนนั้ ๆ หรอื ความสนใจพเิ ศษท่จี ะตอ้ งมี
วธิ ีการวิเคราะหง์ าน
วธิ ีการวิเคราะหง์ านสามารถแบง่ ออกเป็นสปี่ ระเภทขนั้ พ้นื ฐาน
(1) วิธกี ารสังเกต
(2) เทคนคิ การสมั ภาษณ์
(3) แบบสอบถาม, รวม Checklist เกยี่ วกบั งาน
วธิ ีการสงั เกต
สังเกตกิจกรรมการทำงานและพฤติกรรมของผู้ปฏิบัติงานเป็นวิธีการวิเคราะห์งานที่สามารถนำมาใช้ได้
อย่างอิสระหรือร่วมกับวิธีการอื่น ๆ ของการวิเคราะห์งานได้ ตัวอย่าง การวิเคราะห์งานตามข้อสังเกต 3 ข้อ อาทิ
การสังเกตโดยตรง การวิเคราะห์วิธีการทำงานร่วมกับเวลาในการทำงาน และศึกษาแนวทาง การปฏิบัติงานนั้น ๆ
เทคนคิ ตา่ ง ๆ เหตุการณส์ ำคัญ ๆ ท่เี กดิ ขึ้น แม้วา่ พวกจะถูกจ้างดว้ ยวิธีการเดียวกัน แต่สิ่งทแ่ี ตกต่าง ในการทำงาน
ด้วยวธิ ีการสงั เกต และต้ังข้อสังเกตต่าง ๆ จะทำให้เกิดประโยชน์ในการวิเคราะห์งาน
การสังเกตโดยตรง
โดยใช้การสังเกตโดยตรงด้วยการวิเคราะห์เพียงข้อสังเกตพนักงานในการปฏิบัติหน้าที่ และทำการบันทึก
ข้อสังเกตที่พบได้ขณะที่พวกเข้าปฏิบัติงาน ผู้สังเกตการณ์จำเป็นต้องมีการบันทึกข้อมูลทั่วไปหรือผลงานจาก
รูปแบบที่มีประเภทโครงสรา้ งสำหรบั ความคิดเห็น ทุกอย่างจะถูกตั้งข้อสังเกต เช่น สิ่งที่ทำให้งานสำเร็จ อุปกรณ์ที่
ถูกนำมาใช้ สภาพแวดล้อมการทำงาน หรอื ปัจจัยอนื่ ๆ ท่ีเกีย่ วข้องกบั งาน
วิธีการสงั เกตโดยตรงมีข้อจำกัด : เปน็ ขอ้ จำกดั บางอย่างที่เป็นธรรมชาตเิ กย่ี วกับการวิเคราะห์งาน ครั้งแรก
พวกจะไม่สามารถจับภาพลักษณะของงาน เชน่ กระบวนการตัดสนิ ใจ หรอื การวางแผนตงั้ แตก่ ระบวนการตดั สินใจ
จะไม่สามารถสังเกตเห็น นอกจากการสังเกตจากภายนอกจะให้ข้อมูลเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความต้องการ
ส่วนบคุ คลสำหรับงานตา่ ง ๆ เพราะชนดิ ของขอ้ มูลนี้ยังไม่เด่นชดั และสังเกตไดอ้ ย่างง่ายดาย ดังนน้ั วธิ ีการสังเกตจะ
ให้ขอ้ มลู เลก็ ๆ น้อย ๆ ท่ไี ดจ้ ากการปฏิบตั งิ าน

27

วิธีการวิเคราะห์งาน ด้วยการสังเกตที่มีความซับซ้อนในการทำงานการวิเคราะห์วิธีการใช้เพื่ออธิบาย การ
ผลิตงานด้วยตนเองซ้ำ เช่น โรงงานหรืองานชุมนุมบรรทัด วิธีการเหล่านี้ถูกนำมาใช้โดยวิศวกรอุตสาหกรรม เพ่ือ
กำหนดอัตรามาตรฐานการผลิตที่ใช้ในการกำหนดอัตราค่าจ้าง ประเภทขอการวิเคราะห์งานดว้ ยวิธกี ารศกึ ษาเวลา
และการเคลื่อนไหวและการวิเคราะห์การปฏิบัติงาน ใช้การศึกษาวิธีการปฏิบัติงาน ซึ่งวิศวกรอุตสาหกรรม จะทำ
การสังเกตและจดบันทึกกิจกรรมของคนงานแต่ละคน ด้วยการใช้นาฬิกาจับเวลา และคำนวณเวลาที่ใช้ในการ
ปฏิบัติงานแต่ละครั้ง แต่ละกลุ่ม แต่ละแผนก ด้วยการแยกองค์ประกอบของาน และใช้กล้องถ่ายวิดีโอ ในการเก็บ
ภาพวิธีการปฏิบัติงานและเทคนิคในการทำงานแต่ละขั้นตอน ของแต่ละกลุ่มแต่ละทีมงานของกิจกรรม ต่าง ๆ ที่
จะต้องปฏิบัติ ภาพยนตร์ เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์เพื่อค้นหาวิธีการที่ยอมรับได้ในการทำงานและตั้งเป็น ค่า
มาตรฐานเกี่ยวกับวิธีการทำงานบางอย่างได้ ข้อมูลเหล่านี้อาจจะเป็นประโยชน์สำหรับการพัฒนาโปรแกรม การ
ฝกึ อบรมและการกำหนดอตั ราค่าจา้ งพนักงาน

เหตกุ ารณส์ ำคญั ท่เี กิดขน้ึ
เทคนคิ การวเิ คราะหเ์ หตกุ ารณ์สำคัญที่เกิดขนึ้ เก่ยี วข้องกบั การสังเกตและการบนั ทึกตัวอยา่ งของพฤติกรรม
ที่มีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งใช้ตรวจสอบและตรวจับลักษณะการทำงานที่ไม่ได้ผล หรือ ผิดพลาด วิธีการ
ของพฤติกรรมที่ใช้ในการตัดสินใจให้เป็น "ได้ผลลัพธ์" หรือ "ไม่ได้ผลลัพธ์" ในแง่ของผลผลิตจากพฤติกรรมการ
ปฏบิ ตั งิ าน
ข้อมูลต่อไปนี้จะถูกบันทึกไว้สำหรับแต่ละเหตุการณ์ "ในกรณีวิกฤติ" สิ่งที่นำไปสู่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น และ
สถานการณ์ที่มันเกิดขึ้น สิ่งที่พนักงานปฏิบัติ ขณะทำกิจกรรมโดยเฉพาะอย่างยิ่งขั้นตอนการทำงานท่ี (มี
ประสิทธิภาพ) และ ขั้นตอนการทำงานที่ (ไม่มีประสิทธิภาพ) พฤติกรรมการรับรู้และการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า
ของพนักงาน /ทมี งาน / แผนก/ กลุ่มงาน การตัดสนิ ใจทเ่ี ป็นในระดับการควบคุมการทำงานของพนักงานที่จะทำให้
งานบรรลุผลสำเร็จ และความรบั ผดิ ชอบของพนักงานในขั้นตอนการปฏิบัตงิ านตา่ ง ๆ
วิธีการท่ีสำคัญสำหรบั เหตุการณ์ท่เี กิดขนึ้ มคี วามแตกต่างจากการสังเกตโดยตรงและการทำงานด้วยวิธีการ
วิเคราะห์ข้อสังเกตว่าพฤติกรรมที่ไม่ถูกบันทึกว่าเป็นพฤติกรรมที่ยังไม่เกิดขึ้น แต่หลังจากที่พฤติกรรมที่ได้รับการ
ตัดสินมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือไม่ได้ผลในแง่ของผลผลิต ซึ่งหมายความว่าคนที่ใช้วิธีการที่
สังเกตเหตุการณส์ ำคัญ ๆ ที่เกิดขึ้นจะต้องอธิบายพฤติกรรมในการดำเนินการย้อนหลัง หรือความเป็นจริงท่ีเกิดข้นึ
ในการดำเนินงานกิจกรรมที่มีข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้อย่างถูกต้อง ด้วยข้อมูลที่มาจากการจดบันทึกของผู้
สังเกตการณ์ ซึ่งเป็นการยากมากที่จะสามารถเก็บรายละเอียดทั้งหมดด้วยการมองวิธีการปฏิบัติงาน และบันทึก
พฤตกิ รรมของพนักงาน
เทคนคิ การสมั ภาษณ์
เทคนิคการสัมภาษณ์ที่เกี่ยวข้องกับการอภิปรายระหว่างนักวิเคราะห์งาน (หรือการสัมภาษณ์อื่น) และ
อาศัยผู้เชี่ยวชาญเป็นผูอ้ อกแบบคำถามที่ใช้ในการสัมภาษณ์ ข้อมูลพื้นฐานในการปฏิบัติงาน ในลักษณะ One-to-
One เรียกว่าการสัมภาษณ์รายบุคคล แต่ถ้าเป็นการสัมภาษณ์พนกั งานตัง้ แต่ 2 คนขึ้นไป จะเรียกว่าการสมั ภาษณ์

28
แบบกลุ่ม การวิเคราะห์ข้อมูลจากการท่ีมีการสัมภาษณ์งานรายบุคคลและแบบกลุ่ม มักจะเป็นการสัมภาษณ์โดย
ผู้บังคับบัญชาของพนักงานในการวิเคราะห์งาน นอกจากนี้อาจจะเป็นการผสมระหว่างผู้บังคับบัญชาและ
ผูเ้ ชีย่ วชาญเก่ียวกบั การวิเคราะห์งาน ท่มี คี วามรู้ ความเข้าใจในลกั ษณะงานแบบนเี้ ป็นพิเศษ การสัมภาษณ์ลักษณะ
น้ีจะเรียกว่า การประชุมเชิงวิชาการ เมื่อสิ้นสุดการสัมภาษณ์หรือการอภิปรายโต้ตอบกัน ก็จะเป็นการสรุป
รายละเอยี ดของงานท่ีสะท้อนถึงความคดิ เหน็ ของผู้เช่ยี วชาญ

การออกแบบการสัมภาษณ์ในลักษณะการประชุมเชิงวิชาการ จำเป็นอย่างมากที่จะต้องมีการออกแบบ
โครงการการจัดงานที่เป็นมาตรฐาน กำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ในการสัมภาษณ์ กำหนดหัวข้อที่จะใช้ใน
การสัมภาษณ์ เชิญตัวแทนพนักงานที่มีความรู้ความเข้าใจในงานนั้น ๆ อย่างถ่องแท้ ผู้เชี่ยวชาญมีความเข้าใน
ลกั ษณะงานนั้น ๆ เป็นอย่างดี มีความสามารถในการวิเคราะห์งานลกั ษณะนม้ี ากอ่ น เปน็ ตน้

เทคนิคการสังเกตและการสัมภาษณ์การวิเคราะห์งานมักจะใช้ในการพัฒนาวิธีการที่ซับซ้อนมากขึ้นของ
การวิเคราะห์งาน และจำเป็นจะต้องมีการเตรียมการล่วงหน้า มีการกำหนดกลุ่มพนักงานที่มีความสำคัญและเป็น
ตวั แทนของพนกั งานส่วนใหญ่ มาเลา่ รายละเอยี ดและตอบขอ้ ซกั ถามของผูเ้ ชีย่ วชาญการวิเคราะหง์ าน

แบบสอบถาม, รวม Checklist เกยี่ วกับงาน
การจัดทำแบบสอบถามสามารถกรอกโดยพนกั งานแตล่ ะบคุ คล หรือ โดยนักวิเคราะหง์ าน สำหรับกลุ่มของ
พนักงาน ด้วยการตอบแบบสอบถามที่มีความแตกต่างกันในแต่ระดับของการปฏิบัติงาน และโครงสร้างตำแหน่ง
ของพนักงาน แบบสอบถามที่ไม่มีโครงสร้าง ด้วยการตั้งคำถามในลักษณะเปิดกว้าง หรือ ขอคำตอบที่ไม่ได้ระบุ
รายละเอยี ดท่ชี ดั เจน

ภาพท่ี 2.5 แบบสอบถาม

29

ตวั อย่างแบบสอบถามปลายเปิด
- อธิบายหน้าท่ีการทำงานของคุณ
- อธิบายลกั ษณะการทำงานประจำวันของคุณ
- คณุ มที ักษะ ความรู้ ความเขา้ ใจ ในลักษณะงานทคี่ ุณทำอยู่ หรอื ไม?่
- รายการตรวจสอบสำหรบั การวเิ คราะหง์ านด้วยการแบบสอบถาม
- ข้อเสนอแนะ : การออกแบบสอบถามจะต้องใช้การตรวจสอบเพ่ือประเมนิ รปู แบบการปฏิบตั งิ าน และ
เป็นการรวบรวมข้อมูลท่ีปฏิบัติงานอยู่ประจำ การออกแบบสอบถามควรจะมีคำถามที่เหมาะสม ง่ายแก่การเข้าใจ
คำถามชัดเจน ไม่กำกวม ไม่ตีความได้หลายด้าน มีความเฉพาะเจาะจง มีเป้าหมายที่ชัดเจนในการนำคำตอบไปใช้
งานดา้ นการวเิ คราะห์งานได้จรงิ
ตัวอยา่ งแนวคำถาม
ระบุลักษณะงาน

- ช่อื งานท่ีปฏบิ ัติ
- ที่อยหู่ รอื สถานที่ปฏบิ ตั งิ าน
- จำนวนเฉลย่ี ของงานและความสำคัญของงานท่ปี ฏบิ ัติอยู่
งานที่ดำเนนิ การ
- อะไรเปน็ หน้าที/่ ความรบั ผิดชอบท่ดี ำเนนิ การอยู่
- วธิ กี ารทพี่ นักงานปฏิบตั งิ านอยเู่ ป็นประจำ
- ทำไม พนักงานจะตอ้ งปฏิบัติงานในลักษณะน้ี
- ความถ่ี ของงานที่มคี วามเฉพาะเจาะจง หรือ เร่งด่วนในช่วงเวลาปฏิบตั ิงาน
ทกั ษะและความรู้ ในการปฏิบตั งิ าน
- ระดบั วฒุ กิ ารศกึ ษา
- ประสบการณใ์ นการทำงานลกั ษณะน้ี
- ระดับทกั ษะและความเชี่ยวชาญในงานทป่ี ฏิบัติอยู่
- ปัญหาที่พบขณะปฏิบตั ิงาน หรือข้อผดิ พลาทค่ี ้นพบ
- แนวทางแก้ไขปญั หาระหวา่ งการปฏบิ ัติงาน
ทักษะพิเศษ ที่จำเป็นในการปฏิบตั ิงาน
- ความสามารถในการคำนวณคณติ ศาสตร์
- ร่างการท่ีแข็งแรง ระดบั มาตรฐาน
- บคุ ลกิ ส่วนตวั ทด่ี ี ภาพลักษณภ์ ายนอกทด่ี ูดี โดดเดน่
ความตอ้ งการทางกายภาพ
- ลกั ษณะการทำงานแบบนต้ี อ้ งการความอดทนสงู และใช้อุปกรณ์ขนาดใหญ่

30
- สภาพแวดล้อมในการทำงาน มีความเสี่ยงอันตราย ความชื้นสูง หรือ อากาศร้อน อากาศหนาว
กว่าปกติ
- เปน็ ลักษณะงานท่ไี มม่ ใี ครพงึ ประสงค์
- ตอ้ งทำงานในเวลากลางคนื เปน็ ประจำ
ความรับผิดชอบ
- คา่ ใชจ้ า่ ยในอุปกรณ์มรี าคาแพงจะตอ้ งใชท้ ักษะ และความรับผดิ ชอบสูง
- จำเป็นจะต้องเดนิ ทางและมีสนิ ทรพั ย์มูลค่าสูงเกยี่ วเน่ืองขณะเดินทาง
- งานทมี่ ีงบประมาณและคา่ ใช้จา่ ยในการดำเนนิ งานทส่ี ูง
- ต้องใชค้ วามสมั พนั ธ์ทเ่ี ป็นลักษณะเครอื ข่าย และสร้างพันธมติ รใหมๆ่ อย่างมาก

สรุป

การวางแผนในสำนักงานเป็นหน้าที่สำคัญประการแรกของการบริหาร จัดการในสำนักงานผู้บริหารควร
คำนึงถึงการวางแผนการทำงานไว้ล่วงหน้า เพื่อให้งานสำนักงานคล่องตัว ไม่ติดขัดล่าช้า หรือพิจารณาปัญหา
อุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น การจัดทำคู่มืองานสำนักงาน นับเป็นเอกสารที่ใช้ในการทำงานของพนักงานให้เป็นไปใน
รปู แบบเดียวกัน

ภาพที่ 2.6 การวางแผนในสำนักงาน

31

แหลง่ อา้ งองิ

www.apdi2002.com การวางแผน [ระบบออนไลน์] แหลง่ ท่ีมา
http://www.apdi2002.com/index.php?lay=boardshow&ac=webboard_ (1 ตุลาคม 2563)

https://erp.mju.ac.th/ การจดั ทำค่มู อื การปฏิบัติงาน [ระบบออนไลน์] แหลง่ ทมี่ า
https://erp.mju.ac.th/acticleDetail.aspx?qid=749 (1 ตุลาคม 2563)

https://sites.google.com/ เทคโนโลยสี ารสนเทศ 2 [ระบบออนไลน์] แหลง่ ที่มา
https://sites.google.com/site/wordprocessing022555 (1 ตลุ าคม 2563)

https://sites.google.com หลกั การจดั การ [ระบบออนไลน์] แหลง่ ท่ีมา
https://sites.google.com/site/hlakkarcadkar32001003/hnwy-thi-6-kar (1 ตุลาคม 2563)

http://www.plan.msu.ac.th ความสำคญั ประโยชนแ์ ละประเภทของแผน [ระบบออนไลน์] แหล่งท่ีมา
http://www.plan.msu.ac.th/kmplan/KMDetails.php?stat=read&kmid (1 ตุลาคม 2563)

http://oknation.nationtv.tv/blog/ Modern Management Forum [ระบบออนไลน์] แหลง่ ที่มา
http://oknation.nationtv.tv/blog/newmanagement/2012/10/27/entry-1 (1 ตุลาคม 2563)

32

หน่วยที่ 3
การปรบั ปรงุ งานในสำนกั งาน

บทนำ

การปรับปรุงงาน เป็นผลสืบเนื่องมาจากการศึกษางานในอุตสาหกรรม ในการหาวิธีการทำงานให้ง่ายขึ้น
และเพิ่มผลผลิต ได้แก่ ในยุคแรก เฟรเดอริค ดับบลิว เทเลอร์ ได้รับการยกย่องให้เป็นบิดาแห่งการจัดการในด้าน
เชิงวิทยาศาสตร์ ต่อมา กิลเบรธ ได้ศึกษาเกี่ยวกับเร่ือง การเคลื่อนไหวที่มีประสิทธิภาพทำให้ประหยัดเวลาและ
แรงงาน ทำให้งานงา่ ยขน้ึ และมีประสทิ ธิภาพมากขน้ึ

ความหมายของการปรบั ปรุงงาน

การปรับปรุงงาน หมายถึง การเปลี่ยนแปลงแก้ไขปรับปรุงงานที่เป็นอยู่หรือกระทำอยู่แล้วให้มี
ประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม เป็นการแก้ไขปัญหาหรือความบกพร่องต่าง ๆ ที่ได้รับการร้องเรียน หรือตำหนิจาก
ผู้รับบรกิ าร

สาเหตทุ ี่ตอ้ งทำการปรบั ปรงุ งาน

การปรับปรุงงานจะกระทำเมื่อเห็นว่างานนั้นเกิดข้อบกพร่อง หรือมีปัญหาในการปฏิบัติ หรือผลงานขาด
ประสิทธิภาพไม่บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ควรมีการนำเอาวิทยาการสมัยใหม่ เทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้
ภายในหน่วยงาน ค่าใช้จ่ายในหน่วยงานสูงเกินกว่าผลงานที่ได้ ทำงานผิดพลาดมีการลักลอบกระทำผิด ยักยอก
สงิ่ ของเครือ่ งใช้ภายในสำนักงาน ขาดการควบคมุ งานท่ีดี พนักงานทำงานไมเ่ ต็มประสิทธิภาพ พนักงานมีงานล้นมือ
ปรมิ าณงานมากเกนิ กวา่ จำนวนบุคลากร หรอื งานน้อยจนกระทง่ั บุคลากรมีเวลาว่างมาก สง่ิ เหลา่ นีเ้ ป็นเคร่ืองช้ีบอก
ถึงความจำเปน็ ท่ีจะตอ้ งมกี ารปรบั ปรุงงาน

การปรับปรุงงาน เป็นการปรับปรุงสว่ นต่าง ๆ ของหน่วยงาน เช่น มีการจัดระบบการบริหารงานใหม่ เช่น
เพิ่มการกระจายอำนาจมากขึ้นเพื่อให้เกิดความคล่องตัว การเปลี่ยนแปลงอำนาจหน้าที่การจัดแบ่งหน้าที่งานใหม่
การแยกงานออกไปตั้งเป็นหน่วยงานใหม่ให้มีอิสระจากหน่วยงานเดิม หรือการรวมเอาหน่วยงานหลายหน่วยงาน
ที่คล้ายคลึงกันเข้าเป็นหน่วยงานเดียวกัน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน สร้างความพึงพอใจให้แก่
พนักงานผปู้ ฏบิ ตั ิและผู้รับบริการ แต่สงิ่ ท่ีอาจเป็นปัญหาตดิ ตามมาภายหลังการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงอาจเกิดขึ้นได้
เชน่ ความขดั แย้งระหวา่ งบคุ คลหรอื ระหว่างหน่วยงาน ซ่ึงผบู้ รหิ ารควรหาทางป้องกันโดยการเสริมสร้างความเข้าใจ
อนั ดีตอ่ กัน

เครื่องชบ้ี อกในการปรบั ปรงุ งาน

ข้อสังเกตว่าหนว่ ยงานควรทำการปรับปรงุ มีข้อช้บี อกทสี่ ามารถสังเกตได้ ดงั น้ี
1. ประสิทธิภาพการทำงานลดต่ำลงเป็นระยะเวลานานพอสมควร ซึ่งมิได้เกิดจากปัจจัยหรือตัว

แปรอย่างใดอยา่ งหนึง่ ในชว่ งระยะเวลาหนึง่
2. กระบวนการทำงานเปลี่ยนแปลงไปในทศิ ทางที่ผิดพลาด

33
3. ขวญั และกำลังใจของพนักงานลดน้อยลง
4. การตดิ ตอ่ สื่อสารผดิ พลาด เกดิ ความไมเ่ ขา้ ใจกนั ระหว่างผู้ปฏบิ ัติ อาจกอ่ ใหเ้ กดิ ความขัดแย้งได้
5. ผปู้ ฏิบัติงานเกิดความร้สู กึ เชือ่ งชา้ ขาดแรงกระตุน้ ในการทำงาน ไมเ่ ห็นความสำคัญของงาน

การวเิ คราะหเ์ พอื่ การปรบั ปรุงงาน

การปรับปรงุ งานตอ้ งอาศัยการวิเคราะห์งานอย่างละเอยี ดจากแผนผงั ดังตอ่ ไปนี้
1. แผนผังกระจายงาน (Work Distribution Chat) หรือ WDC หมายถึง ผังแสดงกิจกรรมทั้งหมดที่มีอยู่
ในสำนักงาน ประกอบด้วยรายละเอียดต่าง ๆ ของงานแต่ละกิจกรรม แสดงหน้าที่ของพนักงานแต่ละคน
ประกอบด้วย ผังรายการแสดงงานหรือกจิ กรรมที่มีอยู่ในสำนักงาน และผงั แสดงรายละเอียดของงานที่พนักงานแต่
ละคนปฏิบัติ
2. แผนผังแสดงสายทางเดินของงาน (Flow Process Chart) หมายถึง แผนผังโครงสร้างทิศทางการ
ปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนของงานใดงานหนึ่ง เช่น ติดต่อเรื่องใดต้องปฏิบัติอย่างไร แบ่งเป็นขั้นตอนโดยมี
รายการแสดงไว้ทุก ๆ งาน งานสำนักงานประกอบด้วยสายทางเดินของงาน 5 อย่าง คือ การปฏิบัติ การเดินทาง
การตรวจสอบ การรอคอย และการเกบ็ รักษา
3. แผนผังแสดงกระบวนการปฏิบัติงาน (Procedure Chart) หมายถึง แผนภูมิที่แสดงให้เห็นลักษณะ
กระบวนการของวิธีการ และรายละเอียดการปฏิบัติงานใดงานหน่ึงตั้งแต่เร่ิมต้นจนจบกระบวนการ แผนภูมิน้ีแสดง
ถงึ การเคลอื่ นไหวของงานจากท่ีหน่งึ ไปยังอกี ท่ีหน่งึ ซ่ึงสามารถนำมาวิเคราะหป์ รบั ปรุงการเคลือ่ นไหว

ภาพที่ 3.1 การปรับปรงุ งานในงานสำนักงาน

หลักหรือข้อควรพจิ ารณาในการปรงุ งานสำนักงาน

แนวทางในการปรับปรุงงานสำนกั งานเพ่อื ใหบ้ รรลุเปา้ หมายอย่างมปี ระสิทธิภาพ สามารถทำไดด้ งั นี้
1. การจดั แบ่งงานใหม้ คี วามชัดเจน มคี วามเทา่ เทยี มกนั ไมม่ ากหรือนอ้ ยเกินไปกับผู้ปฏิบัติ
2. มีการจัดลำดับชั้นของงาน เรียงลำดับก่อนหลังอย่างถูกต้องสมเหตุสมผลจะทำให้สายทางเดินของงาน
สัน้ ลงไมย่ ้อนไปย้อนมา ลดระยะทางในการเดินทางของเอกสาร
3. การปรบั ปรุงงานทกุ คร้งั ควรใหพ้ นกั งานเข้าไปมสี ่วนรว่ มในการปรบั ปรุงงาน

34

4. มีการกำหนดมาตรฐานงาน มีมากนอ้ ยเพียงใดสำหรับงานแต่ละชนิด
5. มีการมอบหมายงานอย่างถูกต้องตามหลักการมอบหมายงานที่ดี การสื่อสารในงานชัดเจน มีการ
เสรมิ สรา้ งแรงจูงใจให้แกพ่ นักงาน
6. มกี ารนเิ ทศงานหรือสอนงานแก่พนักงานใหม่ หรือพนกั งานท่ตี ้องประสบการณ์ ควรได้รับการดูแลอย่าง
ใกลช้ ดิ จากพนกั งานพี่เลย้ี ง
7. การเสริมสร้างทัศนคติที่ดีในการทำงานสำนักงานให้เกิดใจรักในงานที่ทำ และมีความเต็มใจพร้อม
ใหบ้ ริการ

การปรับปรุงงานโดยอาศยั เทคนิคการปรบั ปรุงงาน

เทคนิคในการปรับปรงุ งาน คือ การปรับปรุงงานโดยอาศัยเทคนิคเข้าช่วยเพื่อปรับปรุงเปลี่ยนแปลงสภาพ
การทำงาน กระบวนการทำงานให้เกิดความคล่องตัว ง่าย รวดเร็ว ประหยัด สะดวก ลดค่าใช้จ่าย ดังมีคำกล่าวว่า
“เทคนิคการปรับปรุงงาน คือ วิธีการที่มรี ะเบียบแบบแผนในการแก้ไขปัญหาและลดต้นทุนโดยอาศยั การวิเคราะห์
อย่างมีระบบ เพอ่ื ใหเ้ กิดความสัมพันธ์อันดีระหว่าง คน งาน อุปกรณ์ เวลา คา่ ใช้จ่ายท่มี อี ยู่”

เทคนิคการปรบั ปรุงงานประกอบดว้ ย
1. การปรับปรุงระบบงาน หมายถึง การศึกษาวเิ คราะหป์ รับปรุงระบบการทำงานใหด้ ีขึน้ เก่ียวข้องกับส่ิงท่ี
จะต้องคำนึงถึง
2. การปรับปรุงวิธีการทำงาน หมายถึง การปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติให้เกิดความคล่องตัว สะดวก
รวดเรว็ ลดความล่าชา้
3. การปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงาน หมายถึง การปรับปรุงสภาพภายใน และภายนอกสำนักงานให้
น่าอยู่ สะอาดเรียบร้อย สวยงามเรียบร้อย การจัดวางเครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน การรักษาความปลอดภัยใน
ทรพั ยส์ นิ และชีวิตของพนกั งาน

เทคนิคการปรบั ปรงุ งานด้วย WIP

หมายถึง การที่พนักงานทั้งหมดในกลุ่มทำงานร่วมกันปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงาน โดยการศึกษา
ระบบงานในกลุม่ งานนั้น เพ่ือวิเคราะห์ถึงข้อมูลสาเหตขุ องปญั หา และหาวิธีการแกไ้ ขปรับปรุงร่วมกันให้เหมาะสม
กับหนา้ ทค่ี วามรบั ผดิ ชอบของหน่วยงานนน้ั ๆ โดยให้ผลงานทีด่ ขี ้นึ กว่าเดมิ โดยลดเวลาและค่าใชจ้ ่ายลง

วัตถปุ ระสงคข์ องเทคนคิ การปรับปรุงงานโดย WIP มีดังนี้
1. เพอื่ พัฒนาจติ สำนึกของพนักงานให้ตระหนกั ในคุณภาพงาน เพ่ือปรับปรงุ ไปสเู่ ปา้ หมายเดียวกัน
2. การรวมพลังความสามารถของพนกั งาน การใหพ้ นกั งานเขา้ มามสี ่วนรว่ มในการแกไ้ ขปัญหา
3. เพอ่ื สนบั สนนุ การบริหารงานเพอ่ื การเปลีย่ นแปลงไปสสู่ ิ่งทด่ี ีกวา่ เดิม
4. เพ่อื ใหเ้ กิดความสามคั คีเป็นน้ำหนงึ่ ใจเดยี วกัน
5. เพอ่ื กระตุน้ ให้ผู้เกี่ยวข้องกำหนดทางเลือกและทางเดินของงานได้ดว้ ยตนเอง ช่วยเสรมิ สรา้ งแรงจูงใจใน
การทำงาน

35

6. เสริมสร้างบรรยากาศทด่ี ใี นการทำงาน
หลักในการปรบั ปรุงงานดว้ ยเทคนิค WIP ประกอบดว้ ย
1. การกำจัดงานที่ไม่จำเป็นออก หมายถึง การตัดทอน การขจัด การลดขั้นตอนของงานที่ไม่จำเป็นออก
เสยี ให้เหลอื เฉพาะงานท่เี กย่ี วข้องและสำคัญเท่านน้ั
2. การรวบรวมงานที่กระจัดกระจายออกให้อยู่ในที่เดียวกัน หมายถึง การรวบรวมงานให้เป็นกลุ่มก้อน
รวมอยู่ในท่เี ดยี วกนั เพ่ือความคลอ่ งตวั ในการติดตอ่
3. การจัดสรรงานใหม่ หมายถึง การกำกับดูแลประสานงานต่าง ๆ ให้สอดคล้องกัน จัดบุคลากรให้
เหมาะสมกับงานนน้ั
4. การทำงานใหง้ ่าย หมายถึง การกำจัดขัน้ ตอนท่ีมีความยากล่าชา้ ในการปฏิบัติลงเสีย อาจำทำได้โดยการ
ใชเ้ ทคโนโลยีสมยั ใหมเ่ ขา้ ช่วยใหง้ า่ ยและรวดเร็วข้ึน

เทคนคิ การปรับปรุงงานด้วย (Work Simplification) WS

แนวทางในการปรบั ปรุงงานด้าน Work Simplification มีดังน้ี
1. การสร้างทัศนคติความเชื่อในการปรับปรุงงาน ให้เกิดทัศนคติที่ดีต่อการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงโดยมี
วธิ ีการดังน้ี การวางแผนกำหนดวิธกี ารลว่ งหน้า วิธีการทำงานมหี ลายวิธี การทำงานไมม่ วี ิธีใดเปน็ วิธีท่ดี ีท่ีสุด
2. การสร้างความคิดริเริ่มในการปรับปรุงงาน ความคิดริเริ่มเกิดจากการสังเกต จดจำ การเรียนรู้จาก
ประสบการณ์ตา่ ง ๆ
หลักในการปรับปรุงงานด้วยเทคนิค WS ประกอบด้วย
1. เวลาทใ่ี ช้ในการทำงานแต่ละชน้ิ กับงานที่ทำได้มีความเหมาะสมหรอื ไม่ มีพนกั งานคนใด
2. ความสามารถของผู้ปฏบิ ตั งิ าน การมอบหมายงานควรคำนงึ ถึงความรู้ ความสามารถของบคุ คลผ้รู ับมอบ
งานให้เหมาะสมกนั
3. การกระจายของงาน หมายถงึ สายทางเดินของงาน การจดั แบง่ งานไปยังผปู้ ฏิบตั ิแตล่ ะคนให้รับผิดชอบ
พอเหมาะกบั ความสามารถ
4. ความสมดุลของงานกับพนักงานผู้ปฏิบัติ หมายถึง งานในสักงานมีปริมาณพอเหมาะกับพนักงาน ผู้
ปฏิบตั ิ ไมเ่ กดิ ปญั หาคนล้นงาน

การจัดการเคลอื่ นไหวอยา่ งมปี ระสิทธภิ าพ

การศึกษาการเคลื่อนไหวในการทำงาน เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานง่ายขึ้น เป็นการวิเคราะห์การ
เคลื่อนไหวในการปฏิบัติงานของพนักงานให้เคลื่อนไหวตัวอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อศึกษาถึงการเคลื่ อนไหวแล้ว
จำเปน็ ต้องศึกษาเรื่องเวลา

การศึกษาการเคล่อื นไหวใชแ้ กป้ ัญหาของวธิ ปี ฏิบัติงานตามหลักการเคลอ่ื นไหวอย่างมปี ระสิทธิภาพดังน้ี
1. ใชม้ ือทั้งสองขา้ งทำงานชว่ ยกันสองมือ เพ่ือเพ่ิมผลผลติ

36
2. เคลอ่ื นมือทง้ั สองข้างในทิศทางตรงกันขา้ ม โดยให้การเริ่มต้นและส้ินสดุ ของการเคลอ่ื นไหวของช่วงแขน
ในเวลาเดียวกัน เชน่ พนกั งานพิมพ์ดีด ใชก้ ารพมิ พส์ มั ผสั เคลื่อนไหวทั้งสองมอื
3. การเคล่ือนมอื ของช่วงแขนใหอ้ ยู่ในลกั ษณะโคง้ หลกี เล่ียงการหกั มมุ เพราะจะทำให้สะดุดเมื่อยลา้
4. การจัดวางสิ่งของให้วางตามลำดับการเคลื่อนไหวตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดไปรอบหนึ่ง จึงกลับจุดเริ่มต้น
ใหม่
5. ระยะหา่ งของการเคลื่อนไหวใหส้ ั้นท่ีสดุ เท่าที่จะทำได้
6. ปรับการเคลื่อนไหวของรา่ งกายใหถ้ ูกตอ้ งเพ่ือลดความเม่ือยลา้
7. จดั วางงานท่ีจะทำให้อยูใ่ นรัศมีที่มอื เอ้ือมถึง
8. การกำหนดปริมาณขนาดพ้นื ที่ทำงานปกติ
9. จดั วางวัสดุ อปุ กรณ์ใหถ้ กู ที่ ให้เปน็ ทเ่ี ปน็ ทาง ไม่ต้องค้นหาเมอ่ื ต้องการใช้งาน
10. จดั ใหง้ านทตี่ ้องทำเขา้ มาหาตัวผทู้ ำ จากวงรอบนอกเข้าหาดา้ นใด
11. การเคล่อื นไหวเป็นธรรมชาติ ตำแหน่งที่น่งั ไม่กีดขวางทางอืน่ ไม่กา้ วก่ายลว่ งลำ้ ไปในพ้ืนท่ีอนื่
12. จัดหาพื้นที่รองรับงานที่ทำสำเร็จแล้ว และงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการ แยกออกจากกันให้เห็น อย่าง
ชัดเจน

แนวทางแก้ไขปัญหางานในสำนักงาน

แนวทางการแก้ไขปัญหาการทำงานในสำนักงาน พิจารณาจัดหาคำตอบจากคำถามต่อไปนี้ เพื่อเป็น
แนวทางในการปรบั ปรุง โดยแบง่ การพจิ ารณาเป็น 3 แนวทาง คือ

1. แนวทางในการคน้ หาปญั หาและปรบั ปรุงทง้ั ระบบ
2. แนวทางการแกไ้ ขปญั หางานที่มปี ริมาณงานน้อยแตม่ ีปัญหา
3. แนวทางการแก้ไขปัญหางานทีม่ ีปรมิ าณงานมาก

ภาพท่ี 3.2 การปรับปรุงงานในงานสำนักงาน

37

สรุป

การปรบั ปรุงงานในสำนักงาน ในการปฏบิ ัติงานให้ประสบความสำเรจ็ ต้องมีการวางแผนงานที่ดีรวมถึงการ
ปรบั ปรุงงานทท่ี ำอยูเ่ สมอจงึ จะทำให้ประสบความสำเรจ็ และบรรลตุ ามเปา้ หมายทวี่ างไว้ ซง่ึ ทกุ องคก์ รตอ้ งมีการวาง
การทำงานในแต่ละวันเพื่อปรับป รุงทำงานและกระบวนการให้มีประสิทธิภาพตลอดเวลาซึ่งการวางแผนและ การ
ปรับปรุงการทำงานมีความสำคัญเป็นอย่างมากที่จะต้องอาศัยความร่วมมือจากหลาย ๆ ฝ่าย เพื่อให้ การวางแผน
และปรับปรุงการทำงานเกิดประสทิ ธภิ าพและประสิทธิผลรวมถงึ ยงั จะช่วยใหผ้ ู้ปฏิบัตงิ านมกี ารพัฒนาตัวเองและมี
แนวคดิ ในการพัฒนาการปฏบิ ัติงานแบบย่ังยืนซึ่งจะทำใหอ้ งค์กรมีศักยภาพเหนือคูแ่ ข่งขนั

38

แหลง่ อา้ งอิง

เนตร์พณั ณา ยาวริ าช. การจดั การสำนกั งาน. กรงุ เทพมหานคร เซน็ ทรลั เอ๊กเพรส จำกัด, 2550.

39

หนว่ ยท่ี 4
การจดั องคก์ าร และโครงสรา้ งสำนกั งาน

บทนำ

การจัดองค์การเป็นหน้าที่ทางการบริหารที่รองลงมาจากการวางแผน ภายหลังจากการวางแผนงานไวเ้ ป็น
อยา่ งดี จะต้องดำเนนิ การตามแผนทีไ่ ดก้ ำหนดไว้ โดยการจัดแบ่งกลมุ่ กิจกรรมทจี่ ะตอ้ งทำ แบ่งงานใหแ้ ตล่ ะฝา่ ย ทำ
หน้าที่ของตน พร้อมทั้งกำหนดอำนาจหน้าที่ เพื่อให้มีอำนาจในการสั่งการบังคับบัญชาไปยังผู้ปฏิบัติรวมทั้งการ
กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างงานหรือกิจกรรมต่าง ๆ โดยกำหนดในรปู แบบของโครงสร้างองคก์ ารท่ีมีความชัดเจน
เขา้ ใจงา่ ย

ความหมายของการจดั องค์การ

การจัดองค์การในสำนักงาน เป็นหน้าที่สำคัญประการหนึง่ ของหลักการจัดการ การจัดองค์การที่ดีจะช่วย
ให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรามร่ืน ไมส่ ลับซบั ซ้อน เพราะมีการแบ่งหน้าที่งานอย่างชัดเขน จะชว่ ยให้ทราบถึงลักษณะ
ของงานที่จะต้องปฏิบัติในแต่ละหน่วยงาน ช่วยให้ทราบคุณสมบัติของพนักงาน ที่จะมาปฏิบัติงานใน หน้าที่ต่าง ๆ มี
การระบุขอบเขตอำนาจหน้าที่มีความรับผิดชอบของแต่ละคนไว้อย่างชัดเจน มีการกำหนดสาย ของการบังคับ
บญั ชา แสดงขอบเขตในการควบคุมงาน มีการกำหนดสายการบังคับบญั ชา มกี ารมอบหมายอำนาจหน้าท่ี การรวม
อำนาจหรือการกระจายอำนาจในการสั่งการและตัดสินใจ สิ่งต่าง ๆ เหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญในการจัดองค์การเพื่อให้
การปฏิบตั งิ านบรรลตุ ามวตั ถุประสงค์ของหน่วยงาน

การจัดองค์การ หมายถึง การจัดระเบยี บกิจกรรมให้เปน็ กลุ่ม มีการกำหนดหนา้ ที่งานนั้นให้มีความชดั เจน
การมอบหมายงานให้บุคคลปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวตั ถุประสงค์ของงานที่ตั้งไว้ การจัดองค์การเป็นเรื่อง
เกี่ยวกับการจัดระเบียบงาน เพื่อให้บุคลากรต่างทราบว่าตนเองมีหน้าที่อะไร มีกิจกรรมใดที่จะต้องทำ การจัด
องค์การกระทำเพอื่ ประโยชน์ ดงั ต่อไปนี้

1. การจัดกลมุ่ ตา่ ง ๆ กำหนดตำแหนง่ งาน
2. กำหนดความสมั พนั ธร์ ะหว่างผู้บงั คบั บญั ชาและผ้ใู ต้บังคับบัญชาโดยดูจากแผนภูมิองค์การ
3. การกำหนดความสมั พันธร์ ะหวา่ งตำแหนง่ ต่าง ๆ ทีจ่ ดั แบ่งกลุ่มไว้ เพ่ือให้เกิดการประสานงาน

ภาพท่ี 4.1 การจดั องค์กร

40

แผนภมู กิ ารจัดองคก์ าร

แผนภูมิองค์การ หรือผังโครงสร้างองค์การ หมายถึง แผนผังที่แสดงถึงกลุ่มตำแหน่งงาน ซึ่งรวมกลุ่มเป็น
สายการบังคับบัญชา โดยมีการแบ่งกลุ่มแบ่งระดับ โครงสร้างองค์การที่มีการจัดขึ้นอย่างถูกต้อง โดยมีการจัด
ตำแหน่งชัดเจน มีสายการบังคับบัญชาที่แน่นอน และมีชื่อตำแหน่งระบุไว้ ก็จะช่วยให้ได้ข้อมูลการจัดการที่เป็น
ประโยชน์ยิ่งขึ้น กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผังโครงสร้างองค์การเป็นเครื่องมือ ที่จะช่วยให้เข้าใจโครงสร้างขององค์การ
อำนาจหน้าที่ ความรับผิดชอบ ตลอดจนสายการบังคับบัญชาในองค์การนั้น ๆ บรรจง อภิรติกุล และสุรินทร์ ม่วง
ทอง (อ้างใน ศริ อิ ร ขนั ธหตั ถ์, 2536 ) ไดจ้ ัดแบ่งประเภทของแผนภมู อิ งคก์ ารไว้ 2 ประการ คอื

1. แผนภูมิหลัก (Master Chart) เป็นแผนภูมิที่แสดงโครงสร้างขององค์การทั้งหมดขององค์การว่ามีการ
แบ่งสว่ นงานใหญ่ ออกเป็นมิชนดิ นี้แสดงสายการบังคบั บัญชาลดหลัน่ ตาลำดับ จึงอาจเรียกได้วา่ "Hierarchicหน่วย
ทก่ี อง กแ่ี ผนท่ีสำคญั ๆ ตลอดจนความสมั พันธท์ ่ีต่อเน่ืองกนั เนอ่ื งจากแผน Chart" แบบแผนภูมิหลกั หรอื Master
Chart น้แี บ่งออกได้ 3 แบบคือ

แบบสายงานปิรามิด (Conventional Chart) แบบนี้เรียกได้อีกหลายอย่าง เช่น Line or
Military เป็นแบบที่จดั รูปคลา้ ยกองทัพหรืออาจเรียกได้อกี อย่างหน่ึงวา่ แบบตามแนวดิง่ (Vertical Chart) แผนภูมิ
ลกั ษณะน้ีได้กำหนดให้ตำแหนง่ สงู สดุ เชน่ ตำแหนง่ ผอู้ ำนายการ หรือผู้จดั การใหญอ่ ยูส่ ูงสดุ ตำแหนง่ รอง ๆ ลงมาก็
เขยี นไว้ในระดบั ท่ีตำ่ ลงมาตามลำดับ ดงั น้นั จงึ มลี ักษณะคลา้ ยรปู ปริ ามิด ดงั นี้

แบบตามแนวนอน (Horizontal Chart) หรือแบบซ้ายไปขวา (Left to Right Chart) แบบนี้
เป็นลักษณะการเขียนแผนภูมิที่แสดงตำแหน่งสูงสุดไว้ทางซ้ายมือ และหน่วยงานระดับรอง ๆ เลื่อนออกไปทาง
ขวามอื ตามลำดบั

แบบวงกลม (Circular Chart) ลกั ษณะของแผนภูมิชนดิ น้แี สดงเปน็ วงกลมโดยกำหนดตำแหน่ง
สูงสุดอยู่ตรงกลางและตำแหน่งรอง ๆ อย่ใู นรัศมที ่หี า่ งออก ๆ ไปตามลำดบั

2. แผนภูมิเสรมิ (Supplementary Chart) แผนภูมิเสริม คอื แผนภมู ิที่แสดงถึงรายละเอียดของหน่วยงาน
ย่อย ๆ ที่แยกจากแผนภูมิหลัก โดยแยกเป็นหน่วยงานย่อยว่ามีลักษณะหน้าที่และความรับผิดชอบอย่างไร หรือ
แสดงของเขตความสัมพันธ์ของงานในหน่วยหนึ่ง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบอย่างไร หรือแสดง
ขอบเขตความสัมพันธ์ของงานในหน่วยหนึ่ง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นภายในแผนกเดียวกัน หรือเกี่ยวโยงไปยังแผนกอ่ืน ๆ
แผนภมู ิเสรมิ นี้ แบง่ ออกเปน็ ไดห้ ลายลักษณะ หรือหลายแบบ เช่น

1. แผนภูมิแสดงทางเดินของสายงาน (Work Flow Chart) หมายถึงแผนภูมิที่แสดงสายการ
ปฏบิ ตั ทิ างเดนิ ของงาน

2. แผนภูมิการจัดรูปแบบสถานที่ (The Layout Chart) เป็นแผนภูมิ ที่แสดงการจัดสถานที่
ทำงาน ซงึ่ หมายถงึ การจดั สถานทตี่ ำแหนง่ ของงาน การจดั ห้องท่ที ำงาน เพ่ือให้การปฏบิ ตั ิงานเป็นไปโดยสะดวก และ
เรยี บรอ้ ย รวดเร็ว

41

3. แผนภูมิชื่อบุคคล (Roster Chart) เป็นแผนภูมิที่แสดงชื่อบุคคลที่ดำรงตำแหน่ง ทั้งนี้เพ่ือ
ประโยชนใ์ นการติดตอ่ ประสานงานและใหบ้ ริการ ข้ันตอนและขอ้ เสนอแนะนำในการเขยี นแผนภูมิ

1. รวบรวมหน้าท่ีตา่ ง ๆ ตามทกี่ ำหนดไว้ในการแบ่งงาน
2. จัดประเภทของงาน งานท่ีคลา้ ยกนั ให้อยู่แผนกและฝา่ ยเดียวกนั
3. กำหนดตำแหน่งงานโดยคำนงึ ถึงอำนาจหนา้ ท่แี ละความรับผิดชอบ และความสำคญั ของงาน
4. กำหนดชนดิ ของแผนภูมิ
5. เขียนชอื่ เรือ่ งของแผนภมู ิ อันประกอบดว้ ย
- ชอ่ื ของหน่วยงานหรอื ช่ือองคก์ ารนัน้ ๆ
- ช่ือของแผนภมู ิตามกิจกรรม เชน่ "แผนภมู ิแสดงแบง่ ส่วน ราชการ" "แผนภูมิสายทางเดินของงาน" ฯลฯ
- ใช้รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า แทนหน่วยงาน หรือตำแหน่ง หรือบุคคล และควรมีขนาดเท่ากันโดยกำหนด
ตำแหน่งสูงสุดให้รปู ใหญก่ ว่าตำแหน่งรอง ๆ ลงไป
- จดั รูปส่ีเหล่ยี มผืนผา้ ให้ตำแหนง่ สูงต่ำลดหล่ันตามสายงานการบังคับบญั ชา หนว่ ยงานใดที่มคี วามสำคัญมี
อำนาจหน้าทเ่ี ท่ากัน ก็ให้อยใู่ นระดับเดียวกนั
- ลากเส้นสายการบังคับบัญชาผ่านรูปส่ีเหลี่ยม ใช้เส้นตรงตามขวางและตามยาวขีดเช่ือมโยงแทนสายการ
บังคบั บญั ชา และไม่ควรลากผ่านทะลุรูปส่ีเหลี่ยมแทนทีห่ นว่ ยงานหรือบุคคลเป็นอันขาด
- พวกที่ทำหน้าที่ปรึกษา (Staff) ให้เขียนไว้ต่างหากตามระดับของหน่วยงานที่ให้คำปรึกษาถ้ามีอยู่หน่วย
เดียวให้เขยี นไวท้ างซ้ายมือ
- การเขียนเส้นสายการบังคับบัญชาตามข้อ 8 ให้ใช้เส้นทึบหนา หรือเส้นหนักแทนสายการบังคับบัญชา
โดยตรงในหน้าทีห่ ลกั สว่ นหนว่ ยงานท่ีปรึกษาให้ใช้เสน้ บางหรอื จดุ ไขป่ ลาแทน

เครื่องมือท่ีใช้ในการจดั องคก์ าร

การจัดโครงสร้างองค์การ จะต้องอาศัยเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดองค์การมีความสมบูรณ์มากขึ้นโดยใช้ส่ิง
ตอ่ ไปนี้

1. ผังโครงสร้างองค์การ (Organization Chart) หรือแผนภูมิองค์การ ซึ่งจะช่วยให้ทราบถึงสายการ
บังคับบัญชา การแบ่งหน้าท่ีงานแตล่ ะชนิดที่มีอยู่ท้ังหมดภายในสำนักงาน และตำแหน่งของผู้รับผิดชอบงานแต่ละ
ประเภทตามลำดับขนั้ ของการบังคบั บัญชาและความสัมพนั ธร์ ะหว่างกัน

2. คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) หมายถึง คำอธิบายรายละเอียดลักษณะของงานแต่ละ
ชนิด เพื่อให้ทราบถึงขอบเขตหน้าที่ของงานแต่ละชนิดว่าจะต้องปฏิบัติภารกิจใดบ้าง ปฏิบัติอย่างไร มีอำนาจ
เพียงใด งานในตำแหนง่ น้ัน ๆ

42

คำบรรยายลกั ษณะงาน (Job Description)

คำบรรยายลกั ษณะงาน หมายถึง การกำหนดหนา้ ที่ และความรับผิดชอบของงานหนึง่ ๆ ในหน่วยงาน
เพ่อื สรา้ งความเข้าใจอนั ดีระหวา่ งผูบ้ งั คบั บญั ชา และผ้รู ่วมงานโดยระบตุ ำแหน่งและประเภทบุคคล ทีจ่ ะปฏิบัติงาน
ในตำแหน่งนั้น ๆ ไว้อย่างชัดเจน ตามปกตกิ ารทำคำบรรยายลักษณะงาน จะตอ้ งทำควบค่ไู ปกับการกำหนด
มาตรฐานการเรียนรู้ ความสามารถขั้นตำ่ ของผปู้ ฏบิ ัติงานในตำแหน่งนั้น ๆ โดยการกำหนดลกั ษณะงาน จะต้องเปน็
รายลเอียดทแ่ี สดงวา่ งานชิน้ นน้ั จะตอ้ งทำอะไร ทำโดยวิธีใด ขอบเขตความรับผิดชอบของงานในแตล่ ะหน้าที่มี
อะไรบา้ ง เปน็ การบรรยายลกั ษณะของงานน้ัน ๆ

การจดั แผนกงานในสำนักงาน (Departmentation)

การจดั แผนกงาน หมายถงึ การรวมกลุ่มกจิ กรรมตา่ ง ๆ เข้าดว้ ยกัน โดยมีการรวมกิจกรรมทีค่ ล้ายกนั และ
เหมาะสมทจ่ี ะนำมาปฏบิ ตั ิ ในกลุ่มเดยี วกนั เข้าไว้ด้วยกนั เป็นกลุม่ แผนก หรือหนว่ ยงาน หลกั เกณฑพ์ ้นื ฐาน ที่จะใช้
สำหรบั การจดั แผนกงาน มีดังนี้

1. การจัดแผนกงานตามหน้าที่ (Departmentation by Function) การจดั แผนกงานตามหน้าทน่ี ้ี
เปน็ การจดั องคก์ ารทเี่ ป็นที่ยอมรบั อยา่ งกวา้ งขวาง และหนา้ ที่หลัก สว่ นใหญ่แผนกต่าง ๆ จะมกี ็คอื หน้าท่ีทางด้าน
การผลติ การขายและการเงนิ ธงชยั สนั ติวงษ์ (2537) ได้กลา่ วถงึ ข้อดีและข้อเสยี ของแตล่ ะแบบการจัดแผนกงาน
ไว้ตามตารางข้างล่าง ต่อไปนี้

ภาพท่ี 4.2 การจัดแผนกงานตามหน้าที่
ขอ้ ดีการจัดแผนกงานตามหนา้ ที่

1. เหมาะกับธุรกจิ ขนาดเลก็ ในระยะเรม่ิ แรก
2. เป็นการจัดท่ีถูกตอ้ งตามเหตผุ ลในเร่ืองของหนา้ ทหี่ ลงั
3. เมอ่ื เกิดปัญหาขนึ้ ระหวา่ งผูบ้ รหิ ารในแต่ละหน้าทกี่ ็จะสามารถทำการประสานงานให้ทุกอยา่ ง
เปน็ ไปโดยสอดคล้องกัน
4. ถกู ตอ้ งตามหลักเกณฑ์ของการแบ่งอาชีพตามความถนดั

43
ข้อเสียการจัดแผนกงานตามหน้าที่

1. ไมเ่ หมาะสมกบั ธรุ กจิ ที่มีการขยายตวั
2 การทำงานของทกุ กลมุ่ ไมส่ ามารถเนน้ ถึงวัตถุประสงค์ขององค์การโดยส่วนรวมได้
3. การประสานงานตดิ ตอ่ ระหวา่ งหน้าท่ตี า่ ง ๆ เปน็ ไปไดย้ าก
4. ไมเ่ ปดิ โอกาสให้มีการฝึกฝนตวั ผ้บู ริหารในระดับรองลง และไมม่ ีโอกาสเรยี นรูง้ านสว่ นตา่ ง ๆ
2. การจัดแผนกงานตามประเภทผลิตภัณฑ์ (Departmentation by Product) การจัดแผนกแบบนี้
มกั จะใช้ในการจัดแผนกงานขององค์การธุรกิจขนาดใหญ่มีกระบวนการในการปฏบิ ัติงานซับซ้อน องค์การธรุ กิจผลิต
สนิ คา้ หลายอยา่ ง ถ้าจะใช้การจดั แผนกงานตามหน้าท่ีก็จะทำให้แต่ละแผนกมีงานมากเกินไป การดแู ลผลิตภัณฑ์แต่
ละอย่างอาจดูแลไม่ทั่วถึง การขยายงานก็จะมีปัญหาอย่างมาก ทำให้องค์การธุรกิจขาดความคล่ องตัวในการ
ดำเนินงานและเสยี โอกาสในการแสวงหาผลประโยชน์กับองคก์ ารได้
ข้อดกี ารจดั แผนกงานตามผลิตภัณฑ์
1. เหมาะสมกบั องค์การทมี่ ีขนาดใหญข่ ึน้
2. ช่วยให้ผู้บริหารสูงสุดสามารถมอบหมายอำนาจหน้าที่ในการทำงานตามหน้าที่ต่าง ๆ ให้กับ
ผู้บรหิ ารของหนว่ ยได้
3. ช่วยใหป้ ระเภทสินค้าตา่ ง ๆ ไดร้ บั ความสนใจเตม็ ที่
4. ช่วยให้ผู้ทำงานในหน้าที่ต่าง ๆ มีโอกาสฝึกฝนความรู้ความสามารถของตน ในส่วนที่เกี่ยวกับ
ผลิตภัณฑ์แตล่ ะอย่างไดอ้ ยา่ งดี
ข้อเสียการจดั แผนกงานตามผลิตภัณฑ์
1. เกิดปญั หาในเรอ่ื งของการประสานงานในองคก์ าร
2. หน่วยตา่ ง ๆ ท่ีแบ่งแยกตามผลติ ภัณฑม์ ีอำนาจมากเกินไป
3. การจัดแผนกงานตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ (Departmentation by Territory) การจัดแผนก
โดยแบ่งตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ หรืออาณาเขตนี้โดยคำนึงถึงสภาพทางภูมิศาสตร์ หรือทำเลที่ตั้งที่กิจการจะต้อง
เข้าไปดำเนินการในพื้นที่นั้น ๆ เป็นสำคัญ และจะถูกนำมาใช้จัดแผนกงานสำหรับองค์การธุรกิจ ที่อาณาเขตการ
ขายกว้างขวางและธรุ กิจอยูใ่ นสภาวะทีม่ กี ารแข่งขันสงู

ภาพที่ 4.3 การจัดแผนกงานตามพ้นื ทีท่ างภมู ิศาสตร์

44
ขอ้ ดกี ารจัดแผนกงานตามพืน้ ทภี่ ูมิศาสตร์

1. ชว่ ยให้ประหยดั คา่ ใชจ้ า่ ยในการปฏิบัตกิ าร ทงั้ ทางด้านการผลติ และการขายรวมทัง้ ค่าขนสง่
2. แก้ไขปญั หาในเรือ่ งของการติดตอ่ ภายในของบรษิ ทั
3. ช่วยให้มีการฝกึ ฝนและพฒั นาตัวผู้บรหิ ารใหม่ๆได้เปน็ อย่างดี
4. ชว่ ยใหท้ ราบถึงความต้องการของทอ้ งถน่ิ ไดด้ ีกวา่ จงึ เกิดจดุ แข็งทางการตลาดได้
ขอ้ เสยี การจัดแผนกงานตามพน้ื ทภ่ี มู ศิ าสตร์
1. ตอ้ งเสยี คา่ ใช้จ่ายเพิ่มขึน้ ในเรอื่ งของการประสานงานและการคมนาคม
2. เกิดปญั หาเรอื่ งของการประสานงานในองค์การ
3. หนว่ ยต่าง ๆ ทแ่ี บ่งแยกตามพ้นื ทอ่ี าจจะมอี ำนาจมากเกนิ ไป
4. ขาดโอกาสฝึกความชำนาญเฉพาะด้านตามอาชพี เฉพาะอยา่ ง
3. การจัดแผนกงานตามกระบวนการผลิต (Departmentation by Process) การแบ่งกิจกรรมออกเป็นกลุ่ม
ตามขั้นตอน กระบวนการผลิต หรือกระแสการไหลของงาน เช่น กิจการหนังสือพิมพ์เชยี งใหม่นิวส์อาจจะมีการจดั
แผนกศลิ ปท์ ำหนา้ ที่ออกแบบรูปเลม่ ์ แบบหนา้ โฆษณา แบบตวั อกั ษร แผนกพิมพแผนกสต๊อก แผนกจัดส่งสินค้า ฯลฯ

ภาพท่ี 4.4 การจัดแผนกงานตามกระบวนการผลิต
ขอ้ ดกี ารจัดแผนกงานตามกระบวนการผลติ

1. ชว่ ยใหเ้ กิดผลดีจากการแบ่งงานกนั ทำตามความถนดั
2. สะดวกและงา่ ยทจ่ี ะนำมาใช้ในระดับต่ำขององค์การ
ขอ้ เสยี การจัดแผนกงานตามกระบวนการผลิต
1. การประสานงานระหว่างแผนกทำได้ยาก
4. การจดั แผนกงานตามหรือลกู คา้ (Departmentation by Customer) เป็นวิธจี ัดแผนกงานอีกอย่างหน่ึงท่ี
องค์การธรุ กจิ จะให้ความสำคัญแก่กลุ่มลูกคา้ เพราะสินค้าทีอ่ งคก์ ารผลิตออกมานน้ั อาจตอบสนองความต้องการ
ของผ้บู ริโภคแตกตา่ งกนั เนอื่ งจากพฤตกิ รรมของกลุม่ ลูกค้าทีจ่ ะซ้ือสินคา้ นั้นแตกตา่ งกัน

45

ภาพท่ี 4.5 การจดั แผนกงานตามลกู ค้า
ขอ้ ดีการจัดแผนกงานตามลูกคา้

1. ชว่ ยใหส้ ามารถสนองความตอ้ งการของลกู ค้ากลุ่มต่าง ๆ ไดด้ ี
2. เป็นการพัฒนาให้มีผเู้ ชย่ี วชาญและความชำนาญในการขายสนิ คา้ ให้กับกลมุ่ ลูกคา้ แต่ละกลุ่ม
ข้อเสยี การจดั แผนกงานตามลกู คา้
1. การประสานงานของแต่ละหน่วยงานจะเกิดขน้ึ ได้ยาก เพราะตา่ งฝา่ ยตา่ งแขง่ ขนั กัน
2. การจดั แบ่งกล่มุ ผูบ้ รโิ ภคอาจทำได้ยาก หากผ้บู ริโภคบางรายประกอบธุรกจิ หลายประเภท
3. หากมีการเปลี่ยนแปลงในกลุ่มของลูกค้าอาจจะทำให้การทำงานของบางแผนกน้ อยลงไป
หรอื ไมม่ ีงานทำเลยก็ได้

สรปุ

การปรับปรงุ งานในสำนักงาน ในการปฏบิ ัติงานให้ประสบความสำเรจ็ ต้องมีการวางแผนงานที่ดีรวมถึงการ
ปรับปรุงงานที่ทำอยู่เสมอ จึงจะทำให้ประสบความสำเร็จและบรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ ซึ่งทุกองค์กรต้องมีการ
วางการทำงานในแต่ละวันเพื่อปรับปรุงทำงาน และกระบวนการให้มีประสิทธิภาพตลอดเวลา ซึ่งการวางแผนและ
การปรับปรุงการทำงานมีความสำคัญเป็นอย่างมากที่จะต้องอาศัยความร่วมมือจากหลาย ๆ ฝ่าย เพื่อให้ การการ
วางแผนและปรับปรุงการทำงาน เกิดประสิทธิภาพ และประสิทธิผลรวมถึงยังจะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานมีการพัฒ นา
ตวั เองและมีแนวคดิ ในการพัฒนาการ ปฏิบัตงิ านแบบยัง่ ยืน ซึ่งจะทำใหอ้ งคก์ รมศี กั ยภาพเหนือคู่แขง่ ขนั

46

แหลง่ อา้ งองิ

เนตรพ์ ัณณา ยาวิราช. การจดั การสำนักงาน. กรุงเทพมหานคร เซ็นทรลั เอ๊กเพรส จำกัด, 2550.

https://docs.google.com/ แผนภมู อิ งค์การ [ระบบออนไลน์] แหลง่ ที่มา
https://docs.google.com/presentation/d/17SJs_F_wjIkC6_ (1 ตุลาคม 2563)

https://www.baanjomyut.com/ การจดั แผนกงาน (Departmentation) [ระบบออนไลน์] แหลง่ ท่ีมา
https://www.baanjomyut.com/library_2/extension-1/organization/08.html (1 ตุลาคม 2563)

47

หน่วยท่ี 5
การบริหารงานบุคคลในสำนักงาน

บทนำ

การปฏิบัตงิ านในสำนักงาน ไมว่ า่ จะเปน็ หน่วยงานธุรกจิ ภาคเอกชนหรือภาครัฐบาลต้องอาศยั บุคลากร ซึ่ง
นับเป็นทรัพยากรอันมีค่าในการดำเนินงานให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ หากหน่วยงานใดมีบุคลากรมาก
เกินไปย่อมทำให้สูญเสียค่าใช้จ่ายในการว่าจ้างมากเกินความจำเป็น หรือหน่วยงานใดมีบุคลากรปฏิบัติหน้าที่น้อย
เกินไป ทำให้หน่วยงานนั้นเกิดปัญหาขาดแคลนบุคลากรที่จะปฏิบัติงานในหน้าที่ต่าง ๆ การขาดบุคลากรที่มี
ความสามารถในการปฏิบตั ิงาน พนักงานอาจต้องปฏิบัติงานหลายหน้าท่ีในเวลาเดยี วกัน หรือบางหนว่ ยงานอาจจะ
มีบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถไม่ตรงกับความต้องการใช้งาน ทำให้ไม่สามารถปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพได้
เพราะพนกั งานขาดขวัญกำลังใจในการทำงาน ดงั นั้น ผบู้ รหิ ารสำนักงานจงึ มีหน้าที่ในการบริหารบคุ ลากรด้วย

ความหมายของการบริหารงานบคุ คล

การบริหารงานบุคคล Staffing หรือ Personal Administration หรือ Personal Management
หมายถึง การดำเนินงานเกี่ยวกับบุคคลในการทำงานในหน่วยงานหรือ องค์การเพื่อให้บุคคลมาปฏิบัติงานตามท่ี
ต้องการ และให้บุคคลได้ปฏิบัตงิ านอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งมกี ระบวนการสำคัญ ดังน้ี

การกำหนดนโยบาย กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล เพื่อเป็นกรอบในการ
บริหาร นโยบายจะเริ่มตั้งแต่แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสงั คมแห่งชาติ นโยบายรฐั บาล นโยบายในแผนพัฒนาระดับ
กระทรวง มตคิ ณะรฐั มนตรี สว่ นภาคธุรกจิ เอกชน เนน้ ท่นี โยบายและระเบยี บท่จี ำเปน็ แกก่ ารดำเนนิ งาน

การวางแผนกำลังคน Man Power Planning เป็นกระบวนการวางแผนว่าหน่วยงานมีกำลังคนกี่คน แต่
ละคนปฏิบัติหน้าที่อย่างไร ความรู้ความสามารถด้านใดบ้าง เพื่อความเหมาะสมกับงาน ซึ่งเริ่มตั้งแต่แผนความ
ตอ้ งการแผนการให้ไดม้ าของกำลงั คนและแผนการใช้กำลงั คน
การจดั บุคคลและการสรรหาบคุ คลใหด้ ำรงตำแหนง่ Placement& Recruitment

- การสรรหาบุคลากร เป็นกระบวนการ ที่จะประชาสัมพันธ์หน่วยงานเพื่อให้ได้บุคคลที่มีความรู้
ความสามารถเหมาะสมสำหรับองค์กร ให้มาสมัคร เพื่อคัดเลือก Selection คนที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสม
ทส่ี ดุ เขา้ ร่วมปฏิบัตงิ านในองคก์ ร

- การจัดบุคคล Placement หมายถึงการจัดบุคคลที่ผ่านการคัดเลือก ให้ดำรงตำแหน่งที่หน่วยงาน
วางแผนไวแ้ ล้ว เพื่อให้บคุ คลปฏบิ ตั หิ น้าทีเ่ กดิ ประโยชนต์ อ่ องค์กรสูงสุด

ความหมายของการบริหารงานบุคคล คำว่า “การบริหารงานบุคคล” มาจากภาษาอังกฤษที่ว่า
“Personal Administration” หรอื “Personal Management” ซง่ึ มผี ใู้ หค้ ำจำกัดความไวอ้ ย่างหลากหลาย ดงั นี้

เฟอรคิ ซ์ เอ ไนโกร (Felix A. Nigro) ไดใ้ หน้ ิยมว่า “Personnel Administration is the art of selection
new employees and making use of old ones in such manner that the maximum quality and

48
quantity of output and service are obtained from the working force” แปลว่า “ศิลปะในการเลือกคน
ใหมแ่ ละใช้คนเก่าในลกั ษณะที่จะให้ไดผ้ ลงานและบริการจากการปฏิบัติงานของบุคคลเหลา่ นั้น ทงั้ ดา้ นปริมาณและ
คุณภาพ”

สมพงศ์ เกษมสนิ มคี วามเหน็ วา่ “การบริหารงานบุคคลน้ัน เป็นการจัดการ เกี่ยวกับบคุ คลนบั ตงั้ แต่ การสรรหา
บคุ คลเข้ามาปฏิบตั ิงาน การดูแลบำรุงรกั ษา จนกระทงั่ พน้ ไปจากการปฏิบัติงาน”

ชศู ักด์ิ เท่ียงตรง กลา่ วว่า “การบรหิ ารงานบุคคล คอื การบรหิ ารทรพั ยากรมนุษย์ โดยมีจุดมุ่งหมาย เพอื่ ให้
ได้คนดี มีคุณวุฒิ และมีความสามารถเหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่ มาทำงานด้วยความสนใจ พึงพอใจ อย่างมี
ประสิทธิภาพ และประสิทธิผล”

จะเหน็ ไดว้ า่ การบรหิ ารงานบุคคล มใิ ชเ่ พียงการเลือกและแต่งต้งั คนเข้ามาทำงาน เท่าน้ันแตเ่ ป็น การดำเนิน
กิจกรรม การบรหิ ารคนนั้น ตง้ั แตเ่ รมิ่ ต้นนบั ตัง้ แต่ก่อนบุคคลนั้นจะเข้าสู่องค์การจนกระท่ังพ้นจากองค์การไป เพื่อให้
สอดคลอ้ งกับการบริหารองค์กรโดยรวม

ภาพที่ 5.1 การบรหิ ารงานบุคคล

ความสำคญั ของการบรหิ ารงานบคุ คล

จากการศึกษา ความหมายของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ที่ได้กล่าวมาข้างต้นนั้นคงจะทำให้เกิดความ
เข้าใจ และยอมรับว่าการบริหารทรัพยากรมนุษย์มีความสำคัญ และสามารถที่จะเอื้อประโยชน์ให้องค์การดำเนิน
ธุรกิจ ต่าง ๆ ไปสู่เป้าหมายไดอ้ ยา่ งมั่นใจ จะเห็นได้ว่าทุกองคก์ ารประสงค์ที่จะพัฒนาตนเองไปสู่ความสำเร็จ ซึ่งใน
ฐานะผู้นำธุรกิจ โดยเฉพาะคุณภาพของบุคลากร นับเป็นปัจจัยสำคัญที่จะนำพาองค์การไปสู่เป้าหมายได้ ในฐานะ
เป็นผู้ปฏิบัติที่มีคุณภาพทั้งนี้เพราะงานดา้ นการบริหารทรัพยากรมนุษย์เป็นงานที่มุง่ เลือกสรรคนดี มีความรู้และมี
ความสามารถ เขา้ มาปฏิบตั งิ าน และเมื่อเราได้คัดสรรให้บคุ ลากรเหล่าน้ีเขา้ มาอยู่ในองค์การแล้ว จะมีงานด้านการ
บริหารทรัพยากรมนุษย์ ก็ไม่ได้หยุดอยู่เพียงเท่านี้ หน่วยงานทรัพยากรมนุษย์จะต้องดูแลฝึกอบรม และพัฒนาให้
บคุ ลากรได้รับความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ที่ทันสมัยสอดคล้องกับสภาพการเปลี่ยนแปลงของโลกธุรกิจ
ที่มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยีที่จะเป็นพลังเสริมให้บุคลากรปฏิบัติงานได้มี

49

ประสิทธิภาพ และพร้อมจะปฏิบัติงานที่ท้าทายความรู้ ความสามารถ สร้างความสำเร็จให้แก่องค์การมากยิ่งข้ึน
ปจั จุบนั การใหค้ วามสำคญั การบริหารทรัพยากรมนุษยจ์ ึงมสี าเหตมุ าจากปัจจยั ตา่ ง ๆ ต่อไปนี้

1. การแข่งขันของโลกธุรกิจยุคใหม่ จากการเปลี่ยนแปลงของสังคม เศรษฐกิจและการเมือง ทำให้มีการ
เปลย่ี นแปลงบทบาทของบคุ ลากร ผู้บริหาร และท่ีสำคัญบคุ ลากรไมไ่ ดอ้ ยู่ในฐานะที่จะต้องปฏิบตั งิ านให้องคก์ าร ใด
องค์การหนึ่งเท่าน้ัน หากแตว่ า่ มกี ารโยกย้ายไปปฏิบตั ิงานในท่ีอื่น ๆ ที่พอใจมากกว่า ไมว่ า่ จะเปน็ เร่ืองของค่าตอบแทน
สวัสดิการ ความเป็นอยู่ และที่สำคัญผู้บรหิ ารไม่ได้บรหิ ารงานโดยอาศยั อำนาจเพียงอย่างเดียวอกี ต่อไป ซึ่งแนวคิด
ใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นทำให้ไม่อาจใช้เงินอย่างเดียวเป็นสิ่งจูงใจได้ แต่จำเป็นต้องอาศัยเรื่องเกียรติยศความมั่นคงในการ
ปฏบิ ตั งิ าน ประกอบด้วย โดยเฉพาะภาวการณ์ แขง่ ขนั ระหว่างธุรกิจทำให้บทบาทหรือความสำคัญของบุคลากรแต่
ละคนมอี สิ ระท่ีจะตัดสนิ ใจเลอื กปฏบิ ัติงานทีต่ รงกับความรู้ ความสามารถของตน มากยงิ่ ขึ้น

2. กฎเกณฑ์และข้อกำหนดของรัฐ จากความเอารดั เอาเปรียบระหวา่ งนายจ้างและลูกจ้าง รัฐบาลจึงได้เข้า
มาควบคุมการดำเนินงาน ตั้งแตเ่ รมิ่ กอ่ ต้ังธรุ กิจจนการเลกิ ธรุ กจิ กฎเกณฑ์และข้อกำหนดต่าง ๆ ที่บัญญตั ิขึน้ มาทำให้
ระบบเศรษฐกิจปัจจบุ ันถอื เป็นผลประโยชน์ของส่วนรวมและความเปน็ ธรรมในสังคมเป็นหลัก โดยเฉพาะรัฐเข้ามามี
บทบาทในเรื่องสวัสดิการ รายได้ สภาพการปฏิบัติงาน การจ้างแรงงานในวันหยุดและเงินทดแทนต่าง ๆ ตาม
กฎหมาย แรงงาน เพ่อื ไม่ให้ผ้บู ริหารเอาเปรยี บบุคลาการในองค์การ และเนน้ กระบวรการบริหาร ทรัพยากรมนุษย์
ใหไ้ ดร้ บั ความเป็นธรรมยิ่งขน้ึ

3. ความเตบิ โตดา้ นเทคโนโลยี ปัจจบุ ันบคุ ลากรปฏบิ ตั งิ านโดยอาศัยเครื่องมือ เคร่ืองจักรทีม่ ีเทคโนโลยีเป็น
เครื่องทุนแรง การปฏิบัติงานย่อยมีความซับซ้อนมากขึ้น องค์การจำเป็นต้องจัดฝึกอบรมพัฒนาเพื่อเพิ่มพูนความรู้
ความสามารถ ให้แก่บุคลากรอย่างต่อเนื่อง รวมทั้งส่งเสริมสนับสนุนให้บุคลากรมีความก้าวหน้าในตำแหน่งหน้าท่ี
งาน มรี ายได้เพยี งพอ ดำรงชพี มีสวสั ดกิ ารเกอื้ หนนุ มีเกยี รติยศชือ่ เสยี ง และมคี วามมั่นคงพงึ พอใจกบั งาน ท่ปี ฏิบัติ
มากที่สดุ

4. ความซับซ้อนขององค์การ การดำเนินงานปัจจุบันต้องเผชญิ กับความซับซ้อนของปัจจัยต่าง ๆ ไม่ว่าจะ
เปน็ ปจั จัยภายในหรอื ภายนอกองค์การ จำเปน็ จะต้องปรับและพฒั นาตนเองใหแ้ ข็งแกร่งและรองรับสภาพตา่ ง ๆ ได้
เมื่อองค์การมีขนานใหญ่ ความต้องการเงินทุนและบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถย่อมมีมากขึ้น โครงสร้างที่
ซับซ้อนนี้เองจำเป็นต้องกำหนดให้การดำเนินงานทุกอย่างมีระบบและแนวทางปฏิบัติที่แน่นอน เพื่อสร้างในด้าน
ความสัมพันธ์ท่ดี รี ะหวา่ งบุคลากรในฝ่ายต่าง ๆ ให้มากข้นึ โดยอาศยั บุคลากรที่มีศักยภาพ และพร้อมท่ีจะทำหน้าที่
ปฏิบตั งิ าน จงึ จะทำให้ไมเ่ กิดปัญหาตามมา

5. การเปลี่ยนบทบาทของฝ่ายบริหาร โดยเฉพาะปรัชญาทางการบริหารได้เปลี่ยนแปลงไป คือจากการ
บริหารงานที่มุ่งหวังผลกำไรเพียงอย่างเดียว ยังจะต้องคำนึงถึงความรับผิดชอบต่อสังคมและประเทศ เป็นสำคัญ
ทัง้ นเี้ พราะกิจกรรมขององคก์ ารจะเปน็ รปู แบบใดย่อมมีผลมาจากปัจจัยทางสังคม การเมือง และวัฒนธรรมที่องค์การ
กำหนดไว้ เว้นแตส่ ภาพแวดล้อมปัจจุบันไม่ได้ทำให้ผู้เป็นเจ้าของปจั จัยการผลิตมีอิทธิพลเหนือผู้บริโภค แต่ฝ่ายเดียว