PANDUAN PELAKSANAAN EKSA JANM NS

5

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
NEGERI SEMBILAN
KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA
SURAT
1.0 TUJUAN
2.0 PENGENALAN EKSA 3
3.0 PENJENAMAAN SEMULA EKSA 4
5
3.1 LIMA (5) ELEMEN BARU EKSA 6-8
4.0 PRINSIP AMALAN 5S 9
5.0 POLISI EKSA JANMNS
6.0 MOTO EKSA JANMNS 10
7.0 SLOGAN EKSA JANMNS
8.0 LOGO EKSA JANMNS DAN PENJELASAN 10 - 11
9.0 OBJEKTIF EKSA 11
10.0 MISI EKSA
11.0 VISI EKSA 12
12.0 WARNA PENANDAAN
13.0 CIRI KEUTAMAAN AMALAN EKSA JANMNS 13
14.0 KUNCI KEJAYAAN PELAKSANAAN EKSA JANMNS
15.0 PENDEKATAN P-D-C-A 14
16.0 LANGKAH-LANGKAH EKSA
15
16.1 Pembentukan Jawatankuasa Pemandu EKSA 16
16.2 Mewujudkan Zon EKSA 17 - 22
16.3 Latihan EKSA 23
16.4 Pelancaran EKSA
16.5 Pelaksanaan EKSA 24

25 - 32

JK LATIHAN EKSA JANMNS 1

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

BIL PERKARA MUKA
SURAT
17.0 PENGAUDITAN EKSA 33 - 35
18.0 PELAKSANAAN AUDIT DALAM JANMNS
19.0 PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA JANMNS 36 - 37

19.1 Sudut EKSA 38
19.2 Ruang Tempat Kerja / Pejabat 39
19.3 Ruang Kerja / Bilik Pegawai 40 - 42
19.4 Tempat Penyimpanan / Stor Pejabat 43 - 46
19.5 Lobi Utama 47
19.6 Ruang Menunggu 48
19.7 Laluan Utama / Koridor 49
19.8 Bilik Mesyuarat 50
19.9 Bilik Latihan / Bilik Taklimat 50 - 51
19.10 Pantri 52
19.11 Bilik e-SPKB / Bilik Kontigensi Dan Data Centre 53 - 54
19.12 Ruang Kaunter 55 - 56
19.13 Bilik Fail 57
19.14 Bilik Cetak / Dokumentasi / Serbaguna 58 - 59
19.15 Keupayaan Sumber Manusia 59
19.16 Keselamatan Persekitaran 60
19.17 Tandas 61 - 62
20.0 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA 63
21.0 LAIN-LAIN 64
22.0 PENUTUP 64 - 65
23.0 RUJUKAN 66
67
LAMPIRAN 68 - 145

JK LATIHAN EKSA JANMNS 2

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

1.0 TUJUAN

Buku Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) ini

bertujuan untuk:
1) Memberi pemahaman tentang konsep EKSA secara umum.
2) Menerangkan hala tuju EKSA di Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri Sembilan.
3) Memberi panduan terhadap elemen-elemen baharu 5S yang diperkenalkan melalui
pelaksanaan EKSA.
4) Sebagai garis panduan untuk piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan
keselamatan secara minima yang boleh dilaksanakan.
5) Memberi pemahaman tentang pelaksanaan atau kaedah audit dalaman dan
pengauditan EKSA yang digunapakai dan perlu dipatuhi untuk mendapatkan
pensijilan EKSA.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 3

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

2.0 PENGENALAN EKSA

EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan

semula Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan
persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada

jabatan/agensi sektor awam di Malaysia. Langkah penjenamaan semula ini difikirkan

sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi
dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam
kalangan jabatan/agensi sektor awam.

MAMPU telah mengambil inisiatif untuk menambahbaik pelaksanaan Amalan 5S yang

kini dijenamakan semula kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA).

Langkah ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi
dan inovatif dalam kalangan agensi–agensi sektor awam melalui penyediaan persekitaran,
budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga agensi sektor awam.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 4

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

3.0 PENJENAMAAN SEMULA EKSA

EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam sektor

awam sejak tahun 2010. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan
Amalan 5S yang ditambah baik di samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA
bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya
menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pewujudan persekitaran

kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan menambah lima elemen
baharu.

Secara khususnya, penjenamaan semula ini dilaksanakan bertujuan untuk membolehkan
agensi kerajaan:

a) Memperluas pelaksanaan di agensi-agensi Kerajaan bagi mewujudkan
persekitaran yang kondusif;

b) Meningkatkan imej korporat;
c) Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak

berkepentingan;

d) Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui Pembudayaan
Amalan Hijau dan;

e) Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi

Kerajaan.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 5

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

3.1 LIMA (5) ELEMEN BARU EKSA

1
IMEJ KORPORAT

Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan
terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Nilai, etika dan
norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan
budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut menitikberatkan aspek
keselamatan persekitaran di setiap jabatan/agensi sektor awam.

2
KREATIVITI DAN INOVASI

Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA menggalakkan
warga jabatan/agensi membudayakan elemen kreativiti dan inovasi semasa melaksanakan
tugas dan tanggungjawab masing-masing. Persekitaran sektor awam yang sering kali
berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya organisasi yang dinamik
berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga jabatan/agensi digalakkan untuk sentiasa berfikir
di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan
selamat.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 6

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

3
AMALAN HIJAU

Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat dengan melaksanakan
program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah
penjimatan sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan
warga jabatan/ agensi ke arah penggunaan sumber secara optimum.

4
PERSEKITARAN KONDUSIF

Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi
berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan jabatan/ agensi sektor awam. Amalan EKSA
menggalakkan jabatan/agensi sektor awam memberikan penekanan pada penyampaian
sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Bagi
pelanggan orang kurang upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 7

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

5
KEPELBAGAIAN AGENSI

EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi kriteria
generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis jabatan/agensi
kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan
sebelum ini iaitu one size fits all didapati kurang mencakupi keperluan kepelbagaian
jabatan/ agensi kerajaan pada masa kini.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 8

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

4.0 PRINSIP AMALAN 5S

5S adalah satu akronim yang lahir daripada 5 perkataan Jepun iaitu Seiri, Seiton, Seiso,
Seiketsu dan Shitsuke. Kelima-lima perkataan ini merupakan langkah utama dalam
menjalankan Amalan EKSA iaitu:

 Mengasingkan dan melupuskan barang-barang
yang tidak diperlukan di tempat kerja secara
sistematik.

 Menyusun barang-barang yang diperlukan secara
kemas dan sistematik supaya mudah diambil dan
dikembalikan di tempat asal selepas digunakan.

 Membersihkan dan memeriksa tempat kerja
secara terperinci supaya tiada debu atau kotoran
di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat
kerja.

 Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan
penyusunan tempat kerja yang tinggi pada setiap
masa dengan mewujudkan piawaian amalan
terbaik dan memastikan piawaian tersebut
dipatuhi.

 Melatih pekerja untuk mengamalkan sistem
Amalan EKSA secara berterusan supaya menjadi
amalan dan budaya kerja jabatan.

Jadual 1

JK LATIHAN EKSA JANMNS 9

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

5.0 POLISI EKSA JANMNS

“ JANM Negeri Sembilan komited dalam Amalan EKSA dengan mewujudkan persekitaran
kerja yang kondusif, selamat, ceria, bersih, kemas dan sistematik bagi melahirkan budaya
kerja berkualiti berteraskan nilai-nilai bersama JANM “

6.0 MOTO EKSA JANMNS

“ Persekitaran Hijau Amalan 1 AG “

7.0 SLOGAN EKSA JANMNS

“ Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif “

8.0 LOGO EKSA JANMNS DAN PENJELASAN

JK LATIHAN EKSA JANMNS 10

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

9.0 OBJEKTIF EKSA

1) Mewujudkan tempat kerja yang bersih dan ceria.
2) Meningkatkan disiplin warga JANM dengan mengutamakan kebersihan, keselesaan,

kecekapan, keseragaman dan keselamatan persekitaran pekerja untuk
kecemerlangan perkhidmatan.
3) Menggalakkan komunikasi terbuka dan penglibatan secara aktif kepada semua
warga kerja.
4) Mempertingkatkan amalan EKSA secara berterusan melalui aktiviti pemantauan dan
penambahbaikan.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 11

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

10.0 MISI EKSA

1) Mencapai tahap tertinggi dalam mewujudkan pengurusan persekitaran berkualiti di
tempat kerja;

2) Mencapai tahap tertinggi dalam kecekapan dan keberkesanan pengurusan operasi di
tempat kerja;

3) Mencapai tahap tertinggi dalam keupayaan pengurursan keselamatan dan kesihatan
pekerja di tempat kerja;

4) Mencapai tahap tertinggi dalam keupayaan mengenalpasti, mengurangkan dan
menghapuskan pembaziran di tempat kerja; dan

5) Mencapai tahap tertinggi dalam amalan semangat bekerjasama secara berkumpulan
di tempat kerja.

11.0 VISI EKSA

“Membudayakan EKSA bagi merealisasikan JANM Negeri Sembilan menjadi sebuah
organisasi terbilang“

JK LATIHAN EKSA JANMNS 12

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

12.0 WARNA PENANDAAN

Imej korporat jabatan diserlahkan menerusi penyeragaman penggunaan warna-warna
korporat, warna penggunaan yang sejagat dan warna piawaian. Warna-warna tersebut
digunakan pada penanda, penunjuk arah dan susun atur peralatan yang dipamerkan kepada
umum. Penyeragaman penggunaan warna tersebut dapat menyerlahkan suasana
persekitaran yang lebih kondusif, teratur dan imej JANM NS.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 13

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

13.0 CIRI KEUTAMAAN EKSA JANMNS

1) Imej korporat menjadi identiti JANMNS, mempamerkan persekitaran berkualiti iaitu
kebersihan, kekemasan dan keselamatan;

2) Perkongsian sumber (masa, tenaga, kewangan, dan ilmu);
3) Hubungan harmoni antara kakitangan jabatan;
4) Kreatif dalam penggunaan sumber; dan
5) Cekap dalam penggunaan sumber supaya tiada pembaziran (penggunaan barangan

kitar semula, masa, tenaga, kewangan dan ilmu).

14.0 KUNCI KEJAYAAN PELAKSANAAN EKSA JANMNS

1) Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan;
2) Struktur pengurusan EKSA yang efektif dan efisien;
3) Penambahbaikan dan perkongsian amalan baik EKSA secara berterusan;
4) Pelan Pelaksanaan kitaran P-D-C-A yang mantap secara berterusan;
5) Struktur pengurusan EKSA yang efektif dan efisien;
6) Projek perintis EKSA;
7) Pendidikan dan latihan kepada warga JANMNS;
8) Komunikasi yang efektif

JK LATIHAN EKSA JANMNS 14

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

15.0 PENDEKATAN P-D-C-A

PLAN PERSEDIAAN

PLAN  Memberikan pendedahan kepada pihak pengurusan ;
 Membentuk struktur pelaksanaan EKSA;
DO  Menubuhkan Jawatankuasa Pemandu EKSA; dan
CHECK  Menggariskan pelan tindakan pelaksanaan EKSA.
ACTION
PELAKSANAAN

 Sisih
 Susun
 Sapu
 Seragam
 Sentiasa amal

PENILAIAN

 Melaksanakan Audit Dalaman EKSA;
 Melakukan penandaarasan dengan jabatan dan organisasi

lain untuk penambahbaikan berterusan; dan
 Memastikan peraturan EKSA yang diterima pakai dipatuhi.

TINDAKAN

 Membudayakan Amalan EKSA;
 Membandingkan pencapaian sebenar dengan sasaran;
 Memberikan pengiktirafan / penghargaan terhadap usaha

warga kerja;
 Menyemak semula kitaran Plan-Do-Check-Action; dan
 Memperolehi pensijilan EKSA.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 15

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

16.0 LANGKAH-LANGKAH EKSA

PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PEMANDU
EKSA

MEWUJUDKAN ZON EKSA

LATIHAN EKSA

PELANCARAN EKSA

PELAKSANAAN EKSA

JK LATIHAN EKSA JANMNS 16

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

1

16.1 PEMBENTUKAN JAWATANKUASA
PEMANDU EKSA

1) Objektif pembentukan Jawatankuasa Pemandu EKSA adalah untuk
meningkatkan penyertaan semua peringkat warga dan mewujudkan
budaya penambahbaikan berterusan serta semangat kerja
berkumpulan ke arah mencapai prestasi cemerlang.

2) Struktur Pelaksanaan EKSA:

 Tanggungjawab pelaksanaan EKSA hendaklah menyeluruh yang
memerlukan setiap ahli menjalankan peranan masing-masing;

 Pengerusi Jawantankuasa Pemandu bertanggungjawab untuk
memastikan pelaksanaan EKSA dijalankan sebaiknya;

 Peranan ahli Jawantankuasa Pemandu JANMNS dan
Jawantankuasa Zon perlu dijelaskan supaya ia berjalan dengan
lancar; dan

 Struktur dan tanggungjawab bagi pelaksanaan EKSA JANMNS
adalah seperti Rajah 1.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 17

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

PENGERUSI
FASILITATOR
PENYELARAS

PENOLONG SETIAUSAHA
SETIAUSAHA

JAWATANKUASA JAWATANKUASA JAWATANKUASA
LATIHAN PROMOSI AUDIT

KETUA ZON ANJUNG KETUA ZON ANJUNG KETUA ZON PUNCAK
HARMONI WARISAN GEMILANG

PEMUDAHCARA PEMUDAHCARA PEMUDAHCARA

AHLI-AHLI ZON AHLI-AHLI AHLI –AHLI ZON
ANJUNG HARMONI ZON ANJUNG WARISAN PUNCAK GEMILANG

Rajah 1 : Carta Organisasi Jawatankuasa Pemandu EKSA

JK LATIHAN EKSA JANMNS 18

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

TANGGUNGJAWAB/ PERANAN JAWATANKUASA PEMANDU EKSA

PENGERUSI JAWATANKUASA PEMANDU

 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA.
 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA.
 Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan.
 Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.
 Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan pemudahcara.
 Menetapkan sistem pengiktirafan dan penghargaan.
 Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan jawatankuasa

kecil (Latihan, Promosi, Audit Dalam)
 Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.

FASILITATOR JAWATANKUASA PEMANDU

 Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli kumpulan zon.
 Memastikan semua ahli kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang

disediakan.
 Menentukan pembahagian zon.
 Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak

pengurusan dengan kumpulan pelaksana.
 Menyelaras dan memantau aktiviti.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 19

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

PENYELARAS

 Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA.
 Menyelaraskan program EKSA.
 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.
 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit.
 Menentukan Pembahagian Zon.
 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.

SETIAUSAHA

 Menguruskan mesyuarat JK Pemandu seperti menyediakan surat panggilan,
mencatat dan menyediakan minit mesyuarat.

 Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pemandu EKSA.
 Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan EKSA.
 Merakam gambar dan merekodkan semua aktiviti yang berkaitan dengan EKSA.
 Mengemaskini fail induk EKSA untuk tujuan rekod dan semakan pengauditan.
 Menyediakan dan mengemaskini Carta Perbatuan Pemandu dari semasa ke

semasa.

JAWATANKUASA LATIHAN

 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk amalan EKSA
kepada semua warga kerja dalam organisasi.

 Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi
mengukuhkan aktiviti EKSA.

 Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA yang
secukupnya.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 20

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

JAWATANKUASA PROMOSI

 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA.
 Mengendali aktiviti / kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan

bagi menjayakan pelaksanaan EKSA.
 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.
 Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.
 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan

warga.

JAWATANKUASA AUDIT

 Menyediakan kriteria audit dalaman EKSA.
 Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA.
 Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman EKSA.
 Menyemak kriteria audit dalaman EKSA dari semasa ke semasa mengikut

keperluan.

KETUA ZON

 Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan.
 Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam perlaksanaan aktiviti EKSA.
 Merancang aktiviti kumpulan.
 Memberikan maklum balas mengenai status perlaksanaan EKSA kepada

pemudahcara.
 Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli kumpulan.
 Menjana perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak

pengurusan dan kumpulan.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 21

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif
PEMUDAHCARA

 Membantu memberikan latihan dan panduan kepada ahli kumpulan zon.
 Memastikan semua ahli kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang

disediakan.
 Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak

fasilitator, jawatankuasa pemandu dengan ahli zon.
 Membantu menyelaras dan memantau aktiviti di zon masing-masing.

AHLI-AHLI ZON
 Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA.
 Menyertai aktiviti EKSA secara aktif.
 Bekerjasama dalam kumpulan.
 Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan perlaksanaan

EKSA.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 22

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

2

16.2 MEWUJUDKAN ZON EKSA

1) Tujuannya adalah untuk mewujudkan kawasan yang
dipertanggungjawabkan kepada kumpulan serta memudahkan
pelaksanaan dan pengawasan EKSA.

2) Penyelaras EKSA dengan kerjasama Ketua Zon akan menentukan zon-
zon yang sesuai. Pembahagian kawasan hendaklah diwujudkan
menggunakan pelan lokasi untuk kemudahan rujukan kumpulan
EKSA.

Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon:
 Susun atur keseluruhan kawasan dan pembahagian kepada zon-zon

kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi bagi
memudahkan penyelarasan dan pemantauan
yang lebih sistematik dilaksanakan.
 Menentukan nama kumpulan untuk setiap zon dan bilangan keahlian
kumpulan setiap zon.
 Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan
dan kawasan / zon masing-masing dengan mengambil kira halatuju
amalan EKSA di JANMNS yang berimejkan korporat: dan
 Zon-zon di JANMNS adalah berdasarkan aras / tingkat atau bahagian /
cawangan / unit di mana yang bersesuaian.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 23

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

3 16.3 LATIHAN EKSA

Tujuannya adalah untuk menyebarkan metodologi EKSA, mendalami
pengetahuan berkaitan EKSA di samping membudayakan EKSA dalam
kalangan warga dan melatih warga organisasi dengan pengetahuan asas
perlaksanaan EKSA.
Latihan yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman:

 Program Kesedaran EKSA;
 Panduan Amalan Konsep Perlaksanaan EKSA; dan
 Audit Dalaman EKSA.

4

16.4 PELANCARAN EKSA
Pelancaran EKSA diadakan untuk merasmi dan menyampaikan hasrat
pengurusan bagi melaksanakan Amalan EKSA dalam JANMNS.

Latihan yang perlu diikuti bagi meningkatkan pihak pengurusan hendaklah
terlibat secara langsung serta memberi komitmen dan sokongan padu kepada
pelaksanaan Amalan EKSA melalui penetapan sasaran-sasaran yang ingin
dicapai, dasar dan objektif Amalan EKSA dan juga menentukan matlamat setiap
langkah pelaksanaan. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa
pelancaran adalah seperti berikut:

 Dasar EKSA;
 Objektif EKSA;
 Buku Panduan Pelaksanaan EKSA;
 Zon-zon EKSA; dan
 Pelan Tindakan Pelaksanaan EKSA.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 24

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

5

16.5 PELAKSANAAN EKSA

JK LATIHAN EKSA JANMNS 25

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

S1 SISIH

SISIH merupakan proses pengasingan barang-barang yang diperlukan dan tidak diperlukan
di tempat kerja. Ia tertumpu kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak
diperlukan di tempat kerja, manakala barang-barang yang diperlukan akan diambil tindakan
pada prinsip 5S yang kedua iaitu Susun.

Aktiviti sisih boleh dilakukan dengan penggunaan kaedah tag. Kaedah tag adalah secara
berikut:

TAG MERAH Barang, dokumen atau peralatan yang tidak
diperlukan akan ditanda dengan Tag Merah
1. Tidak Perlu / Buang dan ditentukan sama ada barang tersebut
2. Perlu dilupuskan boleh dilupuskan dengan segera atau
3. Catatan: dihapuskira atau dijual mengikut prosedur.

TAG KUNING Barang, dokumen atau peralatan yang masih
belum dipastikan status, hendaklah
1. Perlu/Tetapkan Lokasi diletakkan Tag Kuning.
2. Simpan Sehingga

3. Catatan:

TAG HIJAU Barang, dokumen atau peralatan yang hendak
disimpan tetapi belum mempunyai lokasi
1. Disimpan/ yang ditetapkan, barang tersebut hendaklah
Perlukan Tempat diletakkan Tag Hijau dan ditandakan.

4. JK LATIHAN EKSA JANMNS 26
2. Lokasi :

3. Catatan:

5. Catatan:

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

Barang yang sedang menunggu kelulusan untuk dilupuskan hendaklah dikumpulkan di satu
tempat sehingga kelulusan untuk dilupuskan diperolehi. Butiran barang-barang tersebut
perlu direkodkan pada Borang Tag Merah untuk diambil tindakan.

BORANG TAG MERAH

Bil. Nama Lokasi Kuantiti Kelulusan/
Barang (Zon) Tindakan

Di sediakan Oleh: Disahkan oleh:
_________________ _________________

JK LATIHAN EKSA JANMNS 27

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

S2 SUSUN

SUSUN merujuk kepada prinsip ‘Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada
barangnya’. Tujuan utama menyusun adalah untuk menjimatkan penggunaan ruang,
penyimpanan barangan lebih kemas, teratur dan memudahkan proses mengesan dan
mendapatkan barangan pada masa akan datang.

Panduan berikut boleh digunakan dalam aktiviti SUSUN secara berkesan:

1) First-In-First-Out (FIFO);
2) Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada peralatan dan perkakasan;

3) Menyimpan barang-barang mengikut kategori yang telah ditetapkan dan
bersesuaian mengikut keperluan bahagian masing-masing; dan

4) Memastikan barang disusun dengan keadaan dan ketinggian yang bersesuaian dan
selamat.

Kaedah Susunan Tindakan diperlukan

Item Selalu Mesti diletak dekat
digunakan tempat kerja

SUSUN Item Jarang Diletakkan jauh dari
digunakan tempat kerja

Item Tidak Mesti disimpan
digunakan berasingan tetapi mudah
dicari apabila diperlukan
tetapi
disimpan

JK LATIHAN EKSA JANMNS 28

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

S3 SAPU

SAPU menekankan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja atau
peralatan bersih daripada habuk / debu yang boleh mengganggu fungsi peralatan, kualiti
produk dan kesihatan.
Aktiviti SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja sentiasa bersih dan
kemas. Langkah-langkah berikut boleh diamalkan untuk melaksanakan aktiviti SAPU secara
berkesan:

1) Mengagihkan Tugasan Pembersihan
Kebersihan di tempat kerja menjadi tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan
harus jelas iaitu:

 Mengenalpasti ruang / peralatan / mesin yang perlu diwujudkan hak milik.
 Mengadakan jadual giliran harian pembersihan kawasan yang telah

ditentukan.
2) Menentukan hak milik ruang / peralatan bagi setiap ahli.
3) Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan.

Oleh kerana kerja-kerja pembersihan bangunan dilakukan oleh pihak swasta,
pegawai yang diberikan hakmilik terhadap ruang / peralatan tersebut hendaklah
membuat pemantauan dengan memastikan ia sentiasa bersih.

4) Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan (sekiranya
perlu).
Alatan / bahan keperluan kerja pembersihan yang disediakan bagi kerja-kerja
pembersihan dalaman hendaklah disusun supaya mudah diambil dan disimpan
apabila diperlukan.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 29

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif
5) Melaksanakan kerja pembersihan.

 Mengenalpasti ruang dan peralatan yang perlu dibersihkan termasuk ruang
atau bahagian yang perlu dibersihkan termasuk ruang atau bahagian yang
tersorok seperti belakang almari ataupun atas rak yang tinggi.

 Melaksanakan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua
peralalatan, lantai, dinding dan siling.

 Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan berfungsi.
 Melaporkan segala kerosakan peralatan untuk tindakan penyelenggaraan.

Kejayaan pelaksanaan Amalan SAPU boleh diukur melalui:
 Produk dan hasil kerja berkualiti.
 Persekitaran kerja yang selesa dan selamat.
 Keadaan persekitaran lebih bersih.
 Kos penyelenggaraan lebih rendah

JK LATIHAN EKSA JANMNS 30

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif
SAPU

S4 SERAGAM

SERAGAM merujuk kepada pelaksanaan aktiviti 3S yang pertama secara berterusan. Ia
dapat dilaksanakan dengan cekap dengan mewujudkan prosedur dan piawaian yang sesuai.
Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap:

Siapa yang bertanggungjawab

Mengapa perlu dilaksanakan

Bila perlu dilakukan

Di mana perlu dilaksanakan

Apa tindakan perlu diambil

Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan

JK LATIHAN EKSA JANMNS 31

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

S5 SENTIASA AMAL

SENTIASA AMAL adalah usaha membudayakan amalan 4S yang pertama di tempat kerja ke
arah penambahbaikkan secara berterusan. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan
penyertaan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan 5S dapat
dilaksanakan secara berkesan dan cekap.

Panduan untuk mengekalkan EKSA
 Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan EKSA dengan

mengadakan latihan yang berterusan;
 Memastikan audit dalaman amalan EKSA dilaksanakan mengikut jadual;
 Memastikan aktiviti promosi berterusan;
 Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan untuk usaha yang

ditunjukkan oleh warga JANMNS; dan
 Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik

Kejayaan pelaksanaan Amalan SENTIASA AMAL boleh diukur melalui:
 Prestasi keputusan audit dalaman EKSA yang cemerlang;
 Warga JANMNS mematuhi peraturan di tempat kerja;
 Wujud disiplin dan semangat kerja berpasukan;
 Warga JANMNS mempunyai daya usaha untuk menambahbaik aktiviti di

tempat kerja;
 Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja; dan
 Penyertaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 32

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

17.0 PENGAUDITAN EKSA

Selaras dengan penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam, beberapa kriteria penilaian
baharu telah dibangunkan. EKSA memperkenalkan model penilaian baharu yang
mengandungi kriteria generik dan kriteria khusus yang mengambil kira kepelbagaian
premis jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan
yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all digantikan dengan model baharu seperti
pada Rajah 1.

MODEL A MODEL B

Generik Generik
dan Khusus

Komponen Komponen
A hingga E A hingga F

RAJAH 1 : Model Baharu Penilaian EKSA

JK LATIHAN EKSA JANMNS 33

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

Penilaian Model A adalah berdasarkan kriteria generik manakala penilaian Model B
merupakan gabungan antara kriteria generik dan khusus. Kriteria penilaian yang diguna
pakai adalah mengikut kesesuaian jabatan/agensi di mana terdapat 6 komponen kriteria
penilaian seperti pada Rajah 2. Kriteria-kriteria yang disusun adalah bersesuaian dengan
keperluan yang terdapat di pelbagai jabatan/agensi. Ini bagi memastikan pengauditan
dilaksanakan secara menyeluruh dan memenuhi aspek kepelbagaian dan perbezaan antara
sesuatu jabatan/agensi. Kategori jabatan/agensi yang dinilai adalah seperti pada Rajah 3.
Panduan lengkap bagi setiap komponen penilaian adalah seperti pada Lampiran 16

Komponen A - Keperluan Utama Pelaksanaan

Komponen B - Ruang Tempat Kerja / Pejabat

Komponen C - Tempat Umum

Komponen D - Keselamatan Persekitaran

Komponen E - Kawasan Persekitaran Jabatan

Komponen F - Tempat Khusus

nen E - Kawasan P Rajah 2 : Komponen-komponen Penilaian

JK LATIHAN EKSA JANMNS 34

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

Penilaian Model A

Bangunan dan Kawasan • Contoh: Stesen Penguatkuasaan Jabatan
Pengangkutan Jalan Bukit Kayu Hitam,
Sendiri : Komponen A Pejabat Daerah dan Tanah Marang dan

Hingga E1 Pejabat Pendidikan Daerah Batang Padang

Bangunan Sendiri dan • Contoh: Unit Pemodenan Tadbiran dan
Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
Berkongsi Kawasan :

Komponen A Hingga E2

Berkongsi Bangunan

dan Kawasan : • Contoh: Wisma Persekutuan

Komponen A Hingga D

Penilaian Model B

Agensi di bawah • Polis Diraja Malaysia, Jabatan Imigresen

Kluster Keselamatan : Malaysia, Markas Angkatan Tentera Malaysia,
Komponen A hingga F Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia

Agensi di bawah • Mahkamah, Pusat Latihan, Masjid, Pihak
Berkuasa Tempatan, Pejabat Kadi
Kluster Pentadbiran :

Komponen A hingga F

Agensi di bawah • Hospital, Klinik, Sekolah, Institut Pengajian
Tinggi Awam, Politeknik, Kolej Komuniti
Kluster Sosial :

Komponen A hingga F

Rajah 3: Kategori Jabatan/Agensi yang Diaudit 35

JK LATIHAN EKSA JANMNS

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

18.0 PELAKSANAAN AUDIT DALAM JANMNS

Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan oleh jabatan/agensi secara penilaian kendiri. Audit
Dalam ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan setiap jabatan/agensi
membuat penambahbaikan secara berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan
dengan jayanya di sesebuah organisasi.
Audit Dalam dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh jabatan/agensi tersebut.
Langkah yang terlibat adalah seperti yang berikut:

1 MEMBENTUK KUMPULAN PASUKAN AUDIT DALAMAN EKSA

Antara tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Audit Dalaman EKSA;
 Menyediakan kriteria Audit Dalaman EKSA
 Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman EKSA
 Menyediakan laporan dan analisis keputusan Audit Dalaman EKSA; dan
 Menyemak kriteria Audit Dalaman EKSA dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

2 LATIHAN AUDIT EKSA

Tujuan latihan Audit Dalaman EKSA adalah untuk menyebarkan metodologi EKSA dan melatih
kumpulan juruaudit dalam melaksanakan tanggungjawab dengan cekap dan berkesan dalam
urusan pengauditan EKSA.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 36

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

3 MEMBENTUK KRITERIA AUDIT

 Kriteria Audit Dalaman perlu disediakan mengikut kesesuaian Jabatan / Bahagian yang
akan dinilai serta tidak bercanggah dengan EKSA yang sedang dilaksanakan di JANMNS.

 Setelah menentukan pelbagai kriteria untuk di audit, maka perlu didokumenkan dalam
bentuk borang audit untuk digunakan semasa proses audit berjalan oleh panel penilai

4 MENGAUDIT PRESTASI EKSA

 Kumpulan Juruaudit Dalaman perlu merancang aktiviti audit bagi JANM NS secara
berjadual mengikut kesesuaian masa.

 Jabatan / Bahagian yang telah bersedia boleh diaudit dengan menggunakan borang audit.
 Pasukan Audit Dalam akan menjalankan audit seperti yang dijadualkan oleh

Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

5 MENILAI DAN MENGUMUMKAN KEPUTUSAN/PENEMUAN AUDIT

 Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit boleh dipamerkan di setiap sudut EKSA yang
disediakan. Keputusan ini secara tidak langsung dapat mewujudkan persaingan yang sihat
antara zon dan memberikan kepuasan pada kumpulan yang terbabit.

 Penilaian dan persaingan ini boleh diikuti dengan sistem ganjaran dan penghargaan.
Sistem ganjaran boleh ditawarkan mengikut ketetapan aktiviti yang dijalankan kepada
pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori. (Contoh: Ruang kerja terbaik; dll)

 Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit dalam
kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

 Penemuan turut dimaklumkan kepada ketua dan semua warga jabatan/ agensi.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 37

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

19.0 PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA JANMNS

Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA ini terbahagi kepada 17 kategori utama yang
merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di JANMNS iaitu:

1. Sudut EKSA
2. Ruang Tempat Kerja / Pejabat
3. Ruang Kerja Warga / Bilik Pegawai
4. Tempat Penyimpanan / Stor Pejabat
5. Lobi Utama
6. Ruang Menunggu
7. Laluan Utama / Koridor
8. Bilik Mesyuarat
9. Bilik Latihan / Bilik Taklimat
10. Pantri
11. Bilik eSPKB / Bilik Kontigensi / Data Centre
12. Ruang Kaunter
13. Bilik Fail
14. Bilik Cetak / Dokumentasi / Serbaguna
15. Keupayaan Sumber Manusia
16. Keselamatan Persekitaran
17. Tandas

JK LATIHAN EKSA JANMNS 38

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

19.1 SUDUT EKSA

Sudut EKSA utama perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
1. Polisi / Objektif EKSA
2. Carta Organisasi EKSA
3. Carta Perbatuan
4. Nama kumpulan / zon
5. Gambar dan rekod aktiviti sebelum dan selepas aktiviti EKSA
6. Jadual giliran bertugas (Sekiranya ada)
7. Buletin / informasi berkaitan EKSA
8. Sudut EKSA hendaklah berimej korporat dengan hiasan yang tidak keterlaluan atau

berlebih-lebih supaya tidak kelihatan seperti konsep taska / tadika
9. Tarikh kemaskini sudut EKSA
10. Mudah untuk diselenggara sekiranya rosak, pudar dan terdapat pertukaran pegawai.

Sudut dalam keadaan bersih, tidak berdebu, tersusun, kemas dan selamat.
11. Maklumat dan bahan yang dipaparkan di Sudut EKSA sentiasa dikemaskini dan

dalam keadaan baik.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 39

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

19.2 RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

Ruang tempat kerja / pejabat terbahagi kepada 2 bahagian berikut:

1. Fizikal
2. Keperluan Umum

19.2.1 FIZIKAL

1

 Lantai perlulah memenuhi kriteria berikut :-

i) selamat dan tidak licin

ii) tiada sampah di lantai dan tidak kotor

LANTAI iii) tidak berlubang / pecah / rosak
iv) tong sampah disediakan

 Program pemantauan dan jadual pembersihan
disediakan dan dipatuhi.

2

DINDING  Dinding dan siling bersih daripada kekotoran dan
DAN dalam keadaan baik.

SILING  Perhiasan yang dipamerkan bersesuaian dan selaras
dengan imej korporat.

3

LAMPU  Semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan
DAN baik.

SOKET  Soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 40

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

19.2.2 KEPERLUAN UMUM

1  Peralatan kerja seperti berikut di ruang kerja dalam
keadaan teratur dan kemas :-
SUSUN ATUR i) Komputer
PERALATAN ii) Dulang (Tray) keluar / masuk
iii) Fail
iv) Perhiasan tidak keterlaluan
v) Kedudukan laci

 Susunan laci meja / kekaki boleh gerak (mobile pedestal)
yang seragam.

2  Alat tulis disusun dengan kemas dan teratur di atas
meja / dulang (tray) / dalam laci.
KEADAAN
PERALATAN  Semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh
digunakan.

 Tanda / Label bersesuaian bagi barang yang
disimpan dalam ruang tertentu / laci.

 Semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan
kemas.

 Tatacara penggunaan untuk peralatan guna sama
(yang bersesuaian) dipamerkan.

 Arahan / Notis dipamerkan bagi memastikan
peralatan disusun kemas.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 41

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

3

 Tanda nama pegawai / kakitangan pada bilik atau kubikel
yang seragam.

PELABELAN  Label yang bersesuaian dan seragam bagi seksyen / unit.
DAN PAPAN
 Papan tanda / Tanda arah menggunakan tulisan yang
TANDA / sesuai, jelas dan mudah dibaca.
TANDA
ARAH  Papan tanda / Tanda arah diletakkan pada kedudukan
strategik dan mudah dilihat.

4

PERHIASAN  Perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

 Perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam
keadaan baik.

5  Pelan lantai disediakan dan dipapar di bilik / ruang guna

sama yang mudah dilihat.

 Pelan lampu disediakan dan dipapar di bilik / ruang guna
sama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis).

KEPERLUAN  Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) dipapar di dalam
UMUM semua bilik / ruang.

 Pegawai Bertanggungjawab atau Person-in-Charge (PIC)
dilantik bagi setiap ruang / bilik guna sama berserta
nombor telefon untuk dihubungi.

 Etika / Tata Cara penggunaan bilik guna sama disediakan
dan dipapar dengan jelas.

 Inisiatif / Tindakan proaktif pembaikan direncana
sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada).

JK LATIHAN EKSA JANMNS 42

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

19.3 RUANG KERJA / BILIK PEGAWAI

1. Lantai ruang kerja / bilik pegawai dengan perabot sentiasa berada dalam keadaan
bersih serta tiada sebarang kecacatan yang berpotensi mengancam keselamatan
pegawai.

2. Tanda nama, jawatan pegawai dan senarai Aset Alih Kerajaan (Kew.PA-7) perlu
dipaparkan di ruang kerja / partition pegawai / pintu bilik pegawai mengikut
kesesuaian.

3. Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan masuk / keluar / dalam tindakan.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 43

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif
4. Rubber stamp yang aktif (dilabelkan serta disenaraikan) jika berkaitan dengan

tugasan harian sahaja.

5. Alat tulis diletakkan di dalam bekas alat tulis dalam kuantiti yang munasabah dan
disusun dengan baik. Alatan yang merbahaya seperti pisau atau gunting dilarang
diletakkan di atas meja.

6. Fail-fail aktif / diari / organizer disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
7. Dokumen rujukan peribadi seperti nota rujukan, disimpan menggunakan ring file /

magazine box. Ring file / magazine box ( maksimum 2 unit sahaja dibenarkan ) perlu
dilabelkan mengikut ketetapan berikut:

i. Tetulang ring file / indeks / magazine box perlu dilabelkan dengan Logo,
Tajuk, Nama / Jawatan, Nama Unit / Bahagian. (Rujuk Lampiran B1)

ii. Penggunaan jenis dan saiz tulisan mengikut kesesuaian fail; dan
iii. Warna yang ditetapkan perlu seragam. Contoh: Semua label diseragamkan

menggunakan warna kuning.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 44

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

8. Folder yang dibenarkan untuk diletak di atas meja hanya satu (1) unit sahaja.
Contoh : Fail MyPortfolio

9. Penggunaan ruang laci meja setiap pegawai adalah :
i. Laci paling atas perlu dilabel ALAT TULIS dikhaskan penggunaannya kepada
alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai.
ii. Laci tengah perlu dilabel RASMI digunakan bagi menempatkan alatan /
barangan barangan seperti nota, diari dan fail.
iii. Laci bawah perlu dilabel PERIBADI digunakan bagi menempatkan alatan /
barangan peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.
(Rujuk Lampiran B2)

JK LATIHAN EKSA JANMNS 45

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif
10. Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan.
11. Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selamat, selesa dan bersih.
12. Meja kerja dan perabot dalam keadaan kemas dan peralatan disusun dengan baik.
13. Barang peribadi / aksesori / hiasan dimeja hendaklah bersesuaian /minimum dan

tidak mengganggu ruang untuk bekerja selaras dengan imej korporat. Setiap zon
diminta untuk seragamkan ruang. Contoh :

a.) Satu (1) kalendar sahaja diletakkan di atas meja.
b.) Ruangan sudut peribadi perlu minimum. Contoh: Penggunaan

polystyrene board saiz A4 paper untuk sudut peribadi.
c.) Bag serta barang peribadi lain boleh diletakkan di dalam kotak dan

diseragamkan untuk semua zon. Contoh: Penggunaan kotak.
d.) Kasut / selipar boleh diletakkan di dalam bakul plastik dan

diseragamkan untuk semua zon. Dua (2) pasang kasut sahaja
termasuk kasut yang dipakai. Contoh: Penggunaan bakul plastik.

b.)
a.)

c.) d.)

JK LATIHAN EKSA JANMNS 46

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif
14. Blazer / selendang (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas di dalam almari,

sekiranya tiada almari, ia boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi. Hanya
salah satu item sahaja dibenarkan diletakkan di belakang kerusi.
15. Penggunaan bantal di belakang kerusi adalah mengikut keperluan. Hanya satu (1)
bantal sahaja dibenarkan.

16. Wayar / kabel komputer atau telefon disusun kemas dengan menggunakan cable
tight, black tape atau cable casing.

17. Komputer dan pencetak haruslah dipastikan sentiasa bersih daripada habuk dan
berfungsi.

18. Komputer dimatikan (shut down) selepas habis waktu bekerja.
19. Wallpaper dan screen saver desktop computer / komputer riba boleh diseragamkan

dengan imej korporat Jabatan / Agensi.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 47

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

19.4 TEMPAT PENYIMPANAN / STOR PEJABAT

1) Stor dan semua peralatan pejabat sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas,
teratur dan tidak berdebu.

2) Pelan lantai stor dipamerkan di tempat mudah dilihat.
3) Peralatan sokongan pengurusan stor dan troli berada dalam keadaan baik dan

ditentukan tempat khas.
4) Sistem rekod inventori disediakan dengan yang jelas dan teratur bagi memudahkan

capaian barangan dengan cepat dan pantas.
5) Label pada setiap ruang letak barang / bahan disediakan.
6) Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor disediakan dan

dipamerkan untuk dipatuhi warga kerja.
7) Kad inventori stok disediakan dengan maklumat yang sentiasa dikemas kini.
8) Tiada bahan / peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor.
9) Penanda aras minimum barang dalam stor perlu disediakan bagi memudahkan

pengesanan stok yang tinggal untuk tindakan penambahan stok / barang yang bar

JK LATIHAN EKSA JANMNS 48

Persekitaran Kerja Kondusif, Warga Kerja Inovatif

19.5 LOBI UTAMA

1) Semua peralatan dan persekitaran lobi utama sentiasa disusun kemas, bersih, ceria,
tidak berhabuk dan selaras dengan imej korporat.

2) Laluan-laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti
barang / peralatan yang boleh mengganggu laluan umum.

3) Maklumat seperti pelan / visi / misi / maklumat pengurusan atasan, moto dan
piagam pelanggan sentiasa dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah
dilihat.

4) Buku Kedatangan Pelawat, direktori pegawai, sudut informasi untuk pelanggan dan
perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat.

5) Penyambut tetamu dan pegawai bertugas hendaklah sentiasa ada bertugas di
kaunter lobi utama dan mengamalkan layanan mesra pelanggan.

JK LATIHAN EKSA JANMNS 49