1 Terbitan Pengarang
2 BUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA 3.0 JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SABAH KANDUNGAN PENDAHULUAN MUKA SURAT Prakata 2 Tujuan 4 Latar Belakang EKSA JPN Sabah 5-6 Dasar EKSA 7-8 Tadbir Urus EKSA JPN Sabah 9 PENGENALAN Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) 10 Objektif Pelaksanaan EKSA 18 Faedah Pelaksanaan EKSA 23 Kunci Kejayaan EKSA 25 PELAKSANAAN EKSA 27 LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN EKSA 1 PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA 1.1 Peranan Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA 1.2 Peranan Fasilitator EKSA 1.3 Peranan Penyelaras EKSA 1.4 Peranan Jawatankuasa Promosi EKSA 1.5 Peranan Jawatankuasa Audit EKSA 1.6 Peranan Latihan EKSA 1.7 Peranan Ketua Zon EKSA 1.8 Peranan Ahli-ahli Kumpulan EKSA Pelaporan Pelaksanaan EKSA 34 PENUTUP 66
3 PENDAHULUAN
4 PRAKATA Assalamuaaikum, Salam Sejahtera, Salam Sepakat Sabah Hebat. Pengurusan persekitaran kerja kondusif berimej korporat merupakan elemen yang dapat membantu mempertingkatkan sistem penyampaian perkhidmatan kerajaan selaras dengan Perkara 6.4 dalam Seksyen 6 - MS ISO 9001:2008. Amalan terbaik pembudayaan EKSA yang merupakan penjenamaan semula 5S Sektor Awam amat sesuai dan seiring dengan perubahan serta kehendak semasa yang sentiasa menekankan peningkatan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya inovatif dan kreatif dalam kalangan warga sektor awam. Dalam konteks Pendidikan Abad 21 yang ditekankan dalam pelaksanaan PPPM 2013-2025, persekitaran belajar yang kondusif akan membantu meningkatkan kualiti pembelajaran dan pengajaran di dalam bilik darjah. Persekitaran bilik darjah yang selesa dan kondusif dikaitkan dengan salah satu ciri PA21 dalam konteks pengurusan bilik darjah dan merupakan aspek yang ditekankan dalam Standard 4 SKPMg2. Pengamalan EKSA akan membantu kecekapan pengurusan di semua peringkat sepertimana faedah-faedah pelaksanaan EKSA yang akan dijelaskan di dalam buku panduan ini. EKSA yang merujuk kepada pengurusan persekitaran tempat kerja yang kondusif, selesa, dan diurus dengan sistematik merupakan asas kepada pelaksanaan tugas yang lebih berkualiti, pembentukan warga pendidikan yang lebih berdisiplin, mengukuhkan semangat kerja sepasukan dan meningkatkan tahap kepuasan kerja seluruh warga pendidikan. Saya amat yakin dan percaya bahawa pembudayaan EKSA di Ibu Pejabat, semua Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) dan juga sekolah akan membawa impak yang sangat positif kepada Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) Sabah. Penerbitan Buku Panduan Pelaksanaan EKSA 3.0 JPN Sabah ini diharap akan dapat membantu semua agensi di bawah JPN Sabah dalam merealisasikan pelaksanaan EKSA. DATUK TAH NIA BINTI HAJI JAMAN Pengarah Pendidikan Jabatan Pendidikan Negeri Sabah
5 SEKAPUR SIRIH KETUA PENOLONG PENGARAH KANAN, SEKTOR PENGURUSAN Assalamualaikum Wahrahmatullah wbt, Salam Sejahtera, Salam Sepakat Sabah Hebat. Syukur ke hadrat Allah S.W.T kerana dengan limpah dan kurniaNya, Buku Panduan Pelaksanaan EKSA 3.0 JPN Sabah Tahun 2023 dapat dihasilkan. EKSA yang diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam telah disambut baik oleh seluruh warga JPN Sabah. Pengiktirafan MAMPU melalui pensijilan terhadap Ibu Pejabat JPN, semua 24 PPD di negeri Sabah serta sebanyak 54 buah sekolah menjadikan JPN Sabah peneraju serta JPN pertama memperolehi pensijilan EKSA Kementerian Pendidikan Malaysia. Penerbitan Buku Panduan Pelaksanaan EKSA 3.0 JPN Sabah ini merupakan daya usaha JPN Sabah untuk memudahkan setiap lokasi iaitu Sektor, PPD dan sekolah melaksanakan ESKA di lokasi masing-masing dengan mudah. Semoga dengan adanya buku ini akan memudahkan pelaksanaan dan pengamalan EKSA di semua peringkat sama ada di sektor, PPD lebih-lebih lagi di sekolah rintis yang baru memulakan pelaksanaan EKSA. Harapan saya agar amalan pengurusan persekitaran yang kondusif, bersih, kemas dan teratur menjadi budaya kerja setiap lokasi sesuai dengan pernyataan Quality is not a destination but a journey. EKSA yang merujuk kepada pengurusan persekitaran tempat kerja yang kondusif, selesa, dan diurus dengan sistematik merupakan asas kepada pelaksanaan tugas yang lebih berkualiti di samping meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi dan seterusnya menyemarakkan budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan warga jabatan. PUAN AJIJAH @ AZIZAH BINTI HAJI BABA Sektor Pengurusan
6 TUJUAN Buku Panduan Pelaksanaan EKSA 3.0 JPN Sabah ini disediakan untuk panduan semua lokasi; Ibu Pejabat, JPN Sabah, PPD dan sekolah. Menjelaskan tentang konsep EKSA Memberi panduan asas pelaksanaan EKSA kepada semua agensi di bawah JPN Sabah Memberi panduan usaha-usaha pengekalan pelaksanaanEKSA Contoh pelaksanaan di Ibu Pejabat dan PPD JPN Sabah
7 LATAR BELAKANG Pelaksanaan Amalan 5S JPN Sabah mula dicadangkan pada tahun 2009 dalam Mesyuarat Pengurusan JPN Sabah yang diadakan di Kudat dan dipengerusikan Pengarah Pendidikan pada masa itu. Mesyuarat Pengurusan Tertinggi JPN Sabah yang diadakan pada 15 Mac 2010 akhirnya memutuskan untuk melaksanakan Amalan 5S sepenuhnya di peringkat Ibu Pejabat sebelum dikembangkan ke PPD dan sekolah. Susulan daripada itu, Pelancaran Pelaksanaan Amalan 5S Ibu pejabat telah dilaksanakan pada 3 April 2010 dalam Majlis Perhimpunan Bulanan JPN Sabah. Bagi menjayakan pelaksanaan Amalan 5S ini pelbagai aktiviti telah dilaksanakan seperti ceramah 5S, latihan secara hands on, lawatan penandaarasan ke agensi lain dan gotong-royong perdana. Pada pemulaan pelaksanaan Amalan 5S ini, JPN Sabah merujuk kepada pelaksanaan Amalan 5S yang diperkenalkan oleh pihak Malaysia Productivity Corporation (MPC). Walau bagaimanapun, sesuai dengan perkembangan dalam Sektor Awam, pihak Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) telah mengeluarkan pekeliling berkaitan pelaksanaan Amalan 5S Sektor Awam. Sehubungan dengan itu, pihak pengurusan Tertinggi JPN Sabah telah memutuskan untuk mendapat Pensijilan Amalan 5S ini daripada pihak MAMPU memandangkan konsep yang dibawa lebih bersesuaian dalam konteks agensi kerajaan. Pelaksanaan awal 5S banyak dibantu oleh pihak MAMPU sehingga pada 13 September 2011, JPN Sabah telah diaudit oleh pihak MAMPU dan berjaya mendapat pensijilan 5S dengan skor sebanyak 95% (Cemerlang). JPN Sabah merupakan antara tiga (3) agensi kerajaan yang pertama dipersijilkan oleh MAMPU di negeri Sabah. Selain itu, JPN Sabah merupakan JPN yang pertama di seluruh negara mendapat Pensijilan 5S daripada pihak MAMPU. Pencapaian ini merupakan satu pencapaian yang amat membanggakan seluruh warga JPN Sabah. Usaha JPN Sabah tidak berhenti setakat itu, Amalan 5S telah menjadi budaya kepada JPN Sabah khususnya di Ibu pejabat. Sesungguhnya pelaksanaan Amalan 5S ini telah memberi impak yang besar bukan sahaja persekitaran kerja yang kondusif tetapi telah memberi impak kepada peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan Jabatan. Ini dapat dilihat melalui pelaksanaan tugas yang lebih sistematik, pengurusan dokumen, pengurusan stor, pengurusan aset, perkhidmatan kaunter dan semua ini telah menyumbang kepada penyampaian perkhidmatan yang lebih baik. Impak yang juga ketara dapat dilihat ialah kepuasan bekerja, memupuk kerja sepasukan dan seterusnya telah meningkatkan imej jabatan. Pada 9 Julai 2013 Pengarah Pendidikan Negeri Sabah telah mengumumkan agar Amalan 5S dipeluaskan ke peringkat PPD dan berjaya mendapat pensijilan pada tahun 2014. Ibu Pejabat JPN Sabah telah diaudit untuk Pensijilan semula pada 18 sehingga 19 Ogos 2013 dan berjaya mengekalkan kejayaan dengan pencapaian Cemerlang dalam pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti daripada pihak MAMPU. Pada tahun 2014 pihak MAMPU telah mengeluarkan pekeliling untuk pelaksanaan EKSA di semua Sektor Awam iaitu Penjenamaan Semula Amalan 5S kepada EKSA iaitu Ekosistem Kondusif Sektor Awam. JPN Sabah telah bertindak dalam pelaksanaan EKSA bermula pada 06 Jun 2014. Kini, JPN Sabah amat berbangga dengan pencapaian mendapat penganugerahan Pensijilan EKSA di Ibu Pejabat, 24 PPD dan 4 buah sekolah menengah. Pada tahun 2017, JPN Sabah terus mengorak langkah melaksanakan peluasan EKSA ke sekolah-sekolah di seluruh pelusuk negeri melalui projek rintis di 48 buah sekolah (satu sekolah rendah dan satu sekolah menengah) bagi setiap PPD. Majlis pelancaran telah diadakan pada 24 Januari 2017 disempurnakan oleh YBhg. Datuk Hajah Maimunah Haji Suhaibul, Pengarah Pendidikan Negeri Sabah.
8 DASAR EKSA JPN SABAH
9 DASAR EKSA JPN SABAH YANG BAHARU
10 TADBIR URUS AMALAN EKSA JPN SABAH Jawatankuasa Induk EKSA Pengerusi: Datuk Tah Nia binti Haji Jaman Pengarah Pendidikan Timbalan Pengerusi: Puan Ajijah @ Azizah binti Haji Baba Ketua Penolong Pengarah Kanan, Sektor Pengurusan Ahli: Semua Timbalan Pengarah, Ketua Sektor dan Semua PPD Urusetia : Sektor Pengurusan Jawatankuasa Pelaksana EKSA Pengerusi:Puan Ajijah @ Azizah binti Haji Baba Ketua Penolong Pengarah Kanan, Sektor Pengurusan Fasilitator: Encik Makmur bin Ibak Sektor Perancangan dan Pengurusan PPD Penyelaras : Puan Herdawati @ Herdayati binti Mohd. Tahir Sektor Pengurusan Ahli: Semua Penyelaras EKSA Sektor & PPD Urusetia: Sektor Pengurusan Jawatankuasa Promosi EKSA Pengerusi: Puan Hayati binti Sabdin Menjalankan Tugas, Ketua Penolong Pengarah Sektor Pengurusan Maklumat Penyelaras : Puan Tamiah binti Tambrin Ahli : Semua Pegawai Promosi EKSA Sektor & PPD Urusetia: Sektor Pengurusan Maklumat Jawatankuasa Audit EKSA Pengerusi: Ustaz Roslan bin Diming Ketua Penolong Pengarah Kanan Sektor Pendidikan Islam Penyelaras : Puan Zainab binti Arifin Ahli: Semua Juruaudit EKSA Sektor &PPD Urusetia: Sektor Pendidikan Islam Jawatankuasa Latihan EKSA Pengerusi: Encik Awang Ahmad Zaki bin Abu Bakar Ketua Sektor, Sektor Sumber Manusia Penyelaras : Puan Noraidah binti Nurmin Ahli: Semua Pegawai Latihan EKSA Sektor & PPD Urusetia: Sektor Sumber Manusia
11 PENGENALAN
12 APA ITU EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) i. EKSA iaitu Ekosistem Kondusif Sektor Awam merupakan penjenamaan semula Pelaksanaan Amalan 5S kepada EKSA untuk memenuhi keperluan sektor awam. ii. Pelaksanaan EKSA mempunyai matlamat yang sama iaitu untuk mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti, secara sistematik dan praktikal. iii. Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja. iv. EKSA berupaya memperkukuhkan Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan Standard MS ISO 9000 dalam memenuhi keperluan klausa 6.4 Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. v. EKSA yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.
13 PEMBUDAYAAN DAN PENGENALAN EKSA Dalam usaha pembudayaan dan pengekalan persekitaran berkualiti, aktiviti sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal merupakan perkara asas dalam pelaksanaan EKSA. Kesemua aktiviti ini dilaksanakan melalui gotong-royong secara berkala dan amalan secara berterusan warga jabatan. A. SISIH i. Memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang- barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. ii. Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan:
14 B. SUSUN i. Prinsip SUSUN: Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya. ii. Kaedah penyusunan: kemas, berkesan dan selamat. Barang yang diperlukan disusun mengikut keperluan penggunaan. iii. Berikut adalah panduan aktiviti susun secara berkesan: a. Gunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO). b. Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada barang/peralatan/rekod. c. Menyimpan barang/peralatan/rekod mengikut kategori. d. Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai. iv. Kaedah Penyusunan: a. Barang/peralatan/rekod yang aktif digunakan: - Situasi semasa bekerja – fail aktif dan dalam tindakan sahaja berada di atas meja kerja. - Situasi selepas waktu kerja – fail disusun/disimpan semula ke tempat asal dengan mengikut kaedah susunan dan tatacara pengurusan fail. - Alat tulis hendaklah sentiasa berada di dalam laci meja kerja dengan keadaan kemas dan teratur. Bahan-bahan rujukan semasa yang diperlukan sahaja berada di atas meja.
15 b. Barang/peralatan/rekod yang jarang digunakan: - Barang/peralatan/rekod yang jarang digunakan termasuk fail separa aktif perlu disimpan mengikut prosedur pengurusan dengan kemas dan teratur bagi memudahkan capaian. c. Barang/peralatan/rekod yang tidak digunakan: - Barang/peralatan/rekod termasuk fail tutup hendaklah mengikut tatacara pengurusan barang/peralatan/rekod. - Bagi pesanan tempatan hendaklah mengikut tatacara perolehan/penyimpanan. v. Kejayaan pelaksanaan susun boleh diukur melalui ujian pencarian dokumen/barang dalam tempoh yang ditetapkan (tidak lebih 30 saat).
16 vi. Rumusan kaedah penyusunan berkesan. - Urusan stok barang/alat tulis mengikut kaedah “First-In-First-Out(FIFO)” - Barang/peralatan/dokumen disediakan tempat khas dan dilabelkan. - Barang/perlatan/dokumen hendaklah diletakkan di tempat yang mudah dilihat dan mudah dikesan. - Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula. - Barang/peralatan/dokumen hendaklah boleh dicapai (retrieve) sebaik-baiknya dalam masa 30 saat. - Alatan eksklusif seperti kamera video, alat perakam diasingkan daripada alatan biasa. C. SAPU i. Sapu adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan. SAPU juga memberi penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan. ii. Pembersihan atau sapu perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan bersih.
17 iii. Langkah-langkah yang berikut perlu dijadikan panduan untuk melaksanakan sapu secara berkesan: a. Mengagihkan Tugasan Pembersihan menggunakan kaedah berikut: Mengenalpasti ruang/peralatan/mesin yang perlu diwujudkan hak milik (ownership). b. Mengadakan jadual giliran harian pembersihan kawasan yang telah ditentukan. c. Menentukan hak milik (ownership) ruang/peralatan bagi setiap ahli. Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan dengan: - Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan. - Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang bersesuaian. - Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan. - Mewujudkan piawaian kerja pembersihan. (Sekiranya Jabatan/Agensi tidak melaksanakan aktiviti pembersihan atau aktiviti pembersihan diswastakan, semua ruang kerja dan peralatan seperti dinyatakan di atas hendaklah dipastikan bersih). d. Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan. Alatan/bahan keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan disusun supaya mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan. e. Melaksanakan kerja pembersihan boleh dilaksana melalui: - Mengenalpasti ruang dan perlatan yang perlu dibersihkan termasuk ruang atau bahagian yang tersorok seperti di belakang almari ataupun di atas rak yang tinggi. - Melaksanakan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan, lantai, dinding dan siling. - Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan berfungsi. - Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan perlatan untuk tindakan penyelenggaraan. f. Kejayaan pelaksanaan Amalan SAPU boleh diukur melalui: - Produk dan hasil kerja yang berkualiti. - Persekitaran kerja yang selesa dan selamat. - Keadaan persekitaran lebih bersih dan kos penyelenggaraan lebih rendah. D. SERAGAM i. Seragam bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Aktiviti EKSA di peringkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai. 1 5
18 ii. Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap: Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H. WHO – Siapa yang bertanggungjawab WHY – Mengapa perlu When – Bila perlu dilakukan Where – Di mana perlu dilaksanakan What - Apa tindakan yang perlu diambil How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan Mewujudkan senarai semak peraturan inventori. - Mengadakan prosedur kerja pembersihan - Mengadakan jadual penyelenggaraan - Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang seragam. iii. Kejayaan pelaksanaan seragam diukur melalui: - Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik. - Mempunyai impak visual yang positif. - Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP). E. SENTIASA AMAL i. SENTIASA AMAL ialah usaha pengekalan di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/Agensi. ii. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan persekitaran berkualiti dan kondusif dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap. iii. Berikut ialah panduan untuk mengekalkan EKSA: - Mengadakan program pelaksanaan pengiktirafan EKSA seperti Zon terbaik, Bilik terbaik, Sudut terbaik, Pengurusan Dokumentasi EKSA terbaik, Tandas terbaik, Hasil Kreativiti terbaik, Anugerah Go Green terbaik dan sebagainya. - Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan EKSA dengan mengadakan latihan yang berterusan. - Memastikan audit dalaman EKSA dilaksanakan secara berkala. - Memastikan aktiviti promosi berterusan.
19 - Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi. - Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik. iv. Kejayaan pelaksanaan SENTIASA AMAL ini boleh diukur melalui: - Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman EKSA Jabatan/Agensi. - Warga Jabatan/Agensi sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat melaksana EKSA di samping mematuhi peraturan di tempat kerja. - Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan dalam kalangan warga Jabatan/Agensi. - Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan menambahbaik EKSA di tempat kerja. - Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja. - Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah berkaitan EKSA.
20 Mempamerkan imej korporat mengikut agensi jabatan dengan mengurangkan penggunaan hiasan yang berlebihan. Hiasan yang dipilih sesuai dengan fungsi. Contohnya di sekolah, fungsi utama ialah ikhtisas, kurikulum, kokurikulum dan Hal Ehwal Murid (HEM). OBJEKTIF PENJENAMAAN SEMULA EKSA
21 Susun atur kelengkapan dan peralatan pejabat yang kemas dan teratur serta sentiasa bersih dan tidak berhabuk agar dapat memelihara persekitaran yang kondusif dan berkualiti.
22 Setiap agensi sektor awam akan diaudit oleh pihak MAMPU dengan menggunakan Kriteria EKSA yang telah dihasilkan dan penilaian adalah mengikut jenis agensi dan kluster jabatan tertentu.
23 Menggalakkan pelaksanaan Kreativiti dan Inovasi / best practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga agensi. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti: kreativiti mengguna barangan terpakai, barang terpakai untuk hiasan dan Hiasan / kegunaan EKSA. Pelaksanaan Go Green digalakkan bagi menyokong kempen guna semula, kitar semula dan penjimatan. Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti : Notis/arahan penjimatan tenaga, Penggunaan lampu/peralatan save energy, Penetapan suhu optimum, Penjimatan kertas, Penjimatan air dan Kempen hijau. PENGGUNAAN FRAME UNTUK SUDUT EKSA PERGERAKAN STAF PENYIMPANAN PAYUNG
24 2 3 4 5 7 8 9 1 6 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA
25 FAKTOR KEJAYAAN EKSA BIL PERKARA 01. Sokongan dan komitmen pengurusan atasan 02. Pelan pelaksanaan EKSA 03. Pengurusan EKSA 04. Latihan EKSA kepada warga Jabatan / Agensi 05. Projek rintis EKSA 06. Perkongsian EKSA Sabah
26 PELAKSANAAN EKSA
27 Langkah-langkah pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) 1. Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA 2. Menyediakan pelan tindakan bagi pelaksanaan EKSA 3. Mewujudkan sektor/zon kerja EKSA 4. Mewujudkan Sudut EKSA 5. Mengadakan program latihan berkaitan EKSA 6. Memantau keberkesanan pelaksanaan EKSA secara berterusan 7. Mengkaji semula dan menentukan langkah-langkah penambahbaikan secara berterusan 8. Mendokumentasikan pelaksanaan EKSA dan menyimpan rekod-rekod EKSA Tahap pelaksanaan EKSA perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan JPN Sabah melalui mekanisme yang sedia ada. HURAIAN LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN EKSA LANGKAH 1: PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA 1. Objektif pembentukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA ialah untuk meningkatkan penyertaan semua peringkat warga Jabatan/Agensi dalam melaksanakan EKSA serta semangat kerja berkumpulan warga Jabatan/Agensi ke arah mencapai prestasi dan budaya kerja yang cemerlang. 2. Struktur Pelaksanaan EKSA (Struktur Organisasi EKSA) - Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana EKSA hendaklah menyeluruh dan setiap ahli Jawatankuasa dan ahli hendaklah menjalankan peranan masing-masing. - Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan EKSA dijalankan sebaiknya. - Peranan Jawatankuasa Pelaksana EKSA Jabatan/Agensi dan Jawatankuasa Pelaksana EKSA di peringkat Bahagian/Zon perlu dijelaskan bagi melancarkan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab
28 PERANAN PENGERUSI JAWATANKUASA PELAKSANA BIL PERKARA 01. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA 02. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA 03. Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan 04. Melaksanakan aktiviti pemantauan EKSA 05. Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan 06. Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator 07. Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan 08. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan jawatankuasa kecil; latihan, promosi, dan audit 09. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik 10. Pelaporan status EKSA secara keseluruhan Plan Do Check Action
29 PERANAN FASILITATOR KPI : Terlibat dalam Jawatankuasa Pelaksana / Jawatankuasa Audit / Promosi / Latihan EKSA BIL PERKARA 01. Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli 02. Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan 03. Menentukan pembahagian zon 04. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana 05. Menyelaras dan memantau aktiviti PERANAN JAWATANKUASA AUDIT KPI : Jawatankuasa Audit – output – MAMPU 2 tahun sekali audit dan 2 kali latihan juruaudit outcome - cemerlang BIL PERKARA 01. Menyediakan pelan perancangan Audit EKSA 02. Pelaksana Audit berdasarkan kriteria Audit Dalam EKSA 03. Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman EKSA 04. Melapor status dan penambahbaikan PERANAN JAWATANKUASA PROMOSI BIL PERKARA 01. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi 02. Mengenalpasti aktiviti / kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan EKSA 03. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan 04. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga
30 PERANAN JAWATANKUASA LATIHAN BIL PERKARA 01. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk EKSA kepada semua warga kerja 02. Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA 03. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya 04. Melaporkan status aktiviti yang telah dilaksanakan PERANAN KETUA ZON BIL PERKARA 01. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan 02. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar 03. Merancang aktiviti kumpulan 04. Menggalakan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA 05. Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada Fasilitator PERANAN AHLI-AHLI KUMPULAN BIL PERKARA 01. Memberikan komitmen secara berterusan 02. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA 03. Bekerjasama dalam kumpulan 04. Menyertai aktiviti secara aktif
31 PELAPORAN PELAKSANAAN EKSA
32 PELAPORAN PELAKSANAAN EKSA (LAMPIRAN) LANGKAH 2: MEWUJUDKAN ZON EKSA 1. Tujuan pewujudan Zon EKSA untuk mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA. 2. Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA Jabatan/Agensi dengan kerjasama penyelaras dan fasilitator EKSA akan menentukan zon yang bersesuaian. 3. Pembahagian zon hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi zon bagi memudahkan rujukan. 4. Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon: 4.1 Susun atur keseluruhan zon dan pembahagian kepada zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah zon tidak terlalu banyak bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan). 4.2 Menentukan nama kumpulan untuk setiap zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi setiap zon. 4.3 Zon di Jabatan/Agensi haruslah berdasarkan aras/tingkat atau yang mana bersesuaian. 4.4 Mewujudkan sudut dan dokumentasi EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan zon masing-masing.
33 SUDUT EKSA 1. Sudut EKSA perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan EKSA kepada warga Jabatan/Agensi bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan EKSA. 2. Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut: Sudut EKSA hendaklah berimej korporat (objek hiasan yang tidak keterlaluan atau berlebih-lebihan). Sudut EKSA perlu disediakan tarikh kemaskini.
34 DOKUMENTASI EKSA 1. Dokumentasi EKSA perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan EKSA kepada warga Jabatan/Agensi bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan EKSA. 2. Dokumentasi EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut: Lampiran : dimasukkan Buku Garis Panduan Pelaksanaan EKSA JPN Sabah. Gambar aktiviti masukkan aktiviti pengiktirafan dan gotong-royong EKSA, aktiviti pembudayaan kreativiti dan inovasi, tindakan penjimatan /Go Green iii. Jawatankuasa EKSA semua sektor & PPD
35 Cover Fail EKSA perlu menggunakan cover yang telah diseragamkan oleh JPN Sabah. LANGKAH 3: LATIHAN EKSA 1. Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping untuk membudayakan EKSA kepada warga Jabatan/ Agensi. 2. Di antara latihan/program yang perlu diikuti bagimeningkatkan kefahaman: Program Kesedaran EKSA Kaedah Amalan dan Pelaksanaan EKSA Audit Dalaman EKSA
36 LANGKAH 4: PELANCARAN EKSA 1. Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula di samping untuk menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam Jabatan/Agensi. 2. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung serta memberi komitmen dan sokongan padu kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA dan juga menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan. 3. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah seperti berikut: Dasar EKSA. Zon-zon EKSA. Objektif EKSA. Pelan tindakan pelaksanaan EKSA. Buku Panduan Pelaksanaan EKSA.
37 PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN Audit Dalaman EKSA perlu dilaksanakan di Jabatan/Agensi sebagai penilaian kendiri pelaksanaan EKSA. Audit Dalaman ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan setiap Jabatan/Agensi membuat penambahbaikan secara berterusan. TATACARA AUDIT DALAMAN Langkah 1 : Membentuk Pasukan Audit Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenal pasti, melatih dan melantik juruaudit untuk melaksanakan audit dalaman EKSA Jabatan/Agensi. Jawatankuasa Pelaksana ini perlu: Menyediakan kreteria Audit Dalaman EKSA (Lampiran 1) Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman EKSA.
38 Langkah 2 : Latihan Audit EKSA Pasukan audit dalaman EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit dalaman EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan. Langkah 3: Mengaudit prestasi EKSA 3.1 Pasukan audit dalaman akan menjalankan audit dalam seperti yang telah dijadualkan oleh Jawatankuasa Pelaksana Audit. 3.2 Melaksana Audit Pematuhan / Audit Dalam secara berterusan sama ada oleh jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun. 3.3 Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima pensijilan. Bagi pensijilan semula.
39 41
40 CIRI-CIRI AMALAN BAIK EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
41 JPN Sabah melaksanakan pelbagai ciri-ciri amalan baik dalam pelaksanaan EKSA mengikut ruang/persekitaran kerja jabatan. Berikut adalah contoh-contoh pelaksanaan EKSA yang dipraktikkan di JPN Sabah. RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI 1. Lantai ruang kerja/bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih. 2. Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik. 3. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras denganimej korporat. 4. Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja/partition pegawai/pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian. 5. Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan masuk / keluar diurus dengan berkesan. 6. Kew PA 7 senarai aset lokasi disediakan dan kemaskini.
42 7. Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, kabinet fail perlu dilabelkan dengan kemas dan teratur. 8. Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan. 9. Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa danbersih. 10. Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang pintu (jika almari tidak disediakan). Jika di ruang kerja sediakan ruang penyangkut yang sesuai. 11. Wayar/kabel elektrik disusun kemas dengan menggunakan black tape/ cabel casing conduit. 12. CPU dan pedestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur dan kemas. Komputer dan pencetak haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan. 13. Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktubekerja. 14. Wallpaper dan screen saver desktop komputer diseragamkan dengan imej korporat Jabatan. Agensi menggunakan logo EKSA JPN Sabah
43 15. Menetapkan ruang kasut (jika perlu) bagi meletakkan TIDAK lebih dari tiga (3) pasang kasut. PELABELAN DAN PENETAPAN LOT Setiap peralatan gunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot yang bersesuaian.
44 PENGURUSAN LACI ALAT TULIS Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut: i. Laci paling atas (ALAT TULIS) dikhaskan penggunaannya kepada alat alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai. ii. Laci tengah (DOKUMEN) diguna bagi menempatkan barang atau peralatan seperti diari, buku catatan, cop dan kalkulator. iii. Laci bawah (PERIBADI) diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. * Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis buku catatan dokumen rasmi. PENGURUSAN DOKUMEN 1. Fail-fail aktif/diari/organizer disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa. 2. Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.
45 BILIK FAIL 1. Bilik fail sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas. 2. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nomborindeks/rujukan. 3. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalam tempoh masa 30 saat. 4. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan. 5. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet. 6. Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas. 7. Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual. 8. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilikfail. BILIK STOR 1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas. 2. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat. 3. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan denganjelas. 4. Stor disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah “First-In-FirstOut” (FIFO). 5. Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur. 6. Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan danlaluan.
46 7. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas. 8. Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk kepada prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa (Contoh: bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang-barang toksik disimpan dengan kemas dan menggunakan peralatan sepatutnya termasuk peralatan sokongan). 9. Alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan berkeadaan baik ditempatkan di stor. 12. Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakansecara berjadual. * Dibenarkan menggunakan kreativiti dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi perlu melambangkan imej korporat Jabatan/Agensi (tertakluk kepada peraturan dan garis panduan yang sedang berkuatkuasa). BILIK MESYUARAT/BILIK PERBINCANGAN 1. Bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa berkeadaan bersih dan kemas. 2. Gambar pemimpin tertinggi negara /negeri disediakan. 3. Visi dan Misi Jabatan disediakan. 4. Pelan lantai Bilik Mesyuarat disediakan. 5. Peralatan/kemudahan dalam bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan. 6. Maklumat berkaitan mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot inboard). 7. Barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan suis ditutup (off) sebelum meninggalkan bilik mesyuarat / bilik perbincangan.
47 8. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan bilik mesyuarat / bilik perbincangan. BILIK LATIHAN 1. Bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas. 2. Peralatan/kemudahan di bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan serta info yang dipaparkan adalah terkini. 3. Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan dan diselenggara secara berkala. 4. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan bilik latihan. PANTRI 1. Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas, serta bebas daripada sebarang serangga / makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan. 2. Semua peralatan / perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan. 3. Perkakas / alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek elektrik dan waterdispenser boleh disediakan di pantri. 4. Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa makanan
48 5. Tong sampah disediakan. 6. Suis peralatan elektrik ditutup setelah digunakan. 7. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan pantri. SURAU/BILIK SOLAT 1. Surau/bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas. 2. Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudahdilihat. 3. Jadual waktu solat boleh disediakan untuk panduan masuk waktu solat bagi kemudahan warga Jabatan/Agensi. 4. Menyediakan kemudahan seperti Al-Quran, bahan bacaan, telekung, sejadah dan selipar. 5. Semua kemudahan sentiasa disusun kemas dan teratur dalam almari/kabinet/rak yang disediakan. 6. Telekung disediakan tempat sangkut yang sesuai agar kelihatan kemas. 7. Selipar/kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya. 8. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus dan memantau kebersihan surau/bilik solat.
49 TANDAS 1. Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai, dinding sentiasa dalam keadaan bersih dan kering serta bau yang menyenangkan. 2. Peralatan/kelengkapan seperti tong sampah / tong sanitari, cermin muka, bahan pewangi, tisu dan sabun disediakan di dalam tandas. 3. Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik. 4. Sinki dan mangkuk tandas sentiasa berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan baik. 5. Memastikan pengudaraan tandas adalah baik. 6. Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik. 7. Arahan / kaedah penggunaan peralatan di dalam tandas dipamerkan dengan jelas (mengikut kesesuaian). 8. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan tandas.
50 PERPUSTAKAAN/PUSAT SUMBER 1. Perpustakaan/pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih, kemas dan teratur. 2. Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan. 3. Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan. 4. Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik. 5. Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan mudah dilihat.