38
GAMBAR 28
ARAHAN BERTUGAS LEBIH MASA LEWAT
DITERIMA BERBANDING TUNTUTAN
Sumber: Baucar Bayaran
Pendapat Arahan bertugas lebih masa tidak dibuat dengan teratur
Audit kerana hanya dikeluarkan selepas tempoh sebenar pegawai
menjalankan tugas lebih masa.
m. Borang Pengesahan Kerja Lebih Masa Ditandatangani Oleh Kumpulan
Sokongan
i. Perenggan 14.4 Arahan Pentadbiran KSU Bilangan 3 Tahun 2020 menetapkan
permohonan tuntutan hendaklah disertakan dengan memo/minit/dokumen bagi
arahan/kebenaran menjalankan tugas rasmi di luar waktu bekerja biasa yang
dikeluarkan oleh Ketua Jabatan/SUB/Penyelia dari kalangan Kumpulan
Pengurusan dan Profesional.
ii. Manakala Perenggan 14.5 Arahan Pentadbiran KSU Bilangan 3 Tahun 2020
menetapkan kerja-kerja lebih masa yang dilakukan melebihi lapan (8) jam sehari
hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan/SUB/ Penyelia dari kalangan Kumpulan
Pengurusan dan Profesional bagi melayakkan pemberian kemudahan Cuti Gantian
atau bayaran ELM.
38
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
39
iii. Semakan Audit terhadap baucar bayaran rujukan 12001257 bertarikh 11 Ogos
2020 mendapati dokumen sokongan bertugas lebih masa ditandatangani
oleh pegawai kumpulan sokongan iaitu Penolong Pegawai Tadbir,
Seksyen Pentadbiran Am bertarikh 7 Ogos 2020. Selain itu, pihak Audit
mendapati dokumen sokongan iaitu borang Kew-AP3/20-B-9
(Pengesahan Kerja Lebih Masa Melebihi 8 Jam Sehari) bagi baucar
bayaran rujukan 12001513 bertarikh 11 September 2020 juga
ditandatangani oleh Penolong Pegawai Tadbir Unit Pentadbiran.
Maklumat lanjut adalah seperti di Gambar 29 dan Gambar 30.
GAMBAR 29
DOKUMEN SOKONGAN BERTUGAS LEBIH MASA
Sumber: Baucar Bayaran
GAMBAR 30
BORANG KEW-AP3/20-B-9 -
PENGESAHAN KERJA LEBIH MASA
MELEBIHI 8 JAM SEHARI
Sumber: Baucar Bayaran 39
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
40
Pendapat Arahan kerja lebih masa yang tidak disahkan oleh pegawai
Audit Kumpulan Pengurusan dan Profesional tidak selaras dengan
peraturan yang ditetapkan.
n. Dokumen Senarai Semak Tidak Diisi Dengan Lengkap
i. Perenggan 14.11 Arahan Pentadbiran KSU Bilangan 3 Tahun 2020 menetapkan
permohonan tuntutan elaun lebih masa hendaklah menggunakan Sistem HRMIS
selaras dengan ketetapan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) KSU MPIC. Selain itu,
tatacara dan senarai semak tuntutan elaun lebih masa bagi pegawai
perkhidmatan awam lantikan tetap hendaklah menggunakan borang Kew.PA3/20-
A-3A. Perenggan 25 menyatakan Arahan Pentadbiran KSU Bilangan 3 Tahun 2020
ini berkuat kuasa mulai 1 Julai 2020.
ii. Sehubungan itu, bagi semua dokumen pembayaran sebelum 1 Julai 2020, pihak
Audit merujuk kepada Arahan Pentadbiran KSU MPIC Bil. 1 Tahun 2016 – Garis
Panduan Perakuan Dokumen Bayaran.
iii. Semakan Audit terhadap baucar bayaran tuntutan elaun lebih masa mendapati
wujud dokumen senarai semak tidak diisi dengan lengkap. Penuntut
menandatangani borang senarai semak namun ruangan yang
disenaraikan tidak ditandakan sewajarnya. Maklumat lanjut adalah seperti
di Jadual 23 dan Gambar 31 hingga Gambar 36.
JADUAL 23
DOKUMEN SENARAI SEMAK TIDAK DIISI DENGAN LENGKAP
BIL. NO. TARIKH BUTIRAN BAYARAN JUMLAH
BAUCAR BAUCAR TUNTUTAN
(RM)
1. 12000851 10.06.2020 Bayaran Elaun Lebih Masa 05/2020 715.10
2. 12001245 11.08.2020 Bayaran Elaun Lebih Masa 07/2020 397.85
3. 12000626 15.04.2020 Bayaran Elaun Lebih Masa 03/2020 546.01
4. 12001253 11.08.2020 Bayaran Elaun Lebih Masa 07/2020 571.05
Sumber: Baucar Bayaran
40
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
41
GAMBAR 31 GAMBAR 32
DOKUMEN SENARAI SEMAK TIDAK DIISI HANYA RUANGAN TANDATANGAN DIISI
Sumber: Baucar Bayaran Sumber: Baucar Bayaran
GAMBAR 33 GAMBAR 34
DOKUMEN SENARAI SEMAK HANYA RUANGAN TANDATANGAN DIISI
TIDAK DIISI
Sumber: Baucar Bayaran Sumber: Baucar Bayaran
41
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
42
GAMBAR 35 GAMBAR 36
DOKUMEN SENARAI SEMAK TIDAK DIISI DOKUMEN SENARAI SEMAK TIDAK DIISI
Sumber: Baucar Bayaran Sumber: Baucar Bayaran
Pendapat Pengisian dokumen senarai semak tidak dilengkapkan selaras
Audit dengan peraturan yang ditetapkan.
Syor Audit Unit Kewangan perlu menguatkuasakan semua peraturan selaras
ketetapan dalam Arahan Pentadbiran KSU, MPIC dan peraturan
kewangan yang berkuat kuasa.
4.1.6. PENYATA PEMUNGUT
Penyata Pemungut digunakan apabila pungutan hendak dimasukkan ke dalam bank.
Perkara penting dalam Penyata Pemungut adalah kod hasil, amaun dan jumlah dalam
angka, jumlah dalam perkataan, tandatangan Pegawai Penyedia, Peraku I dan Peraku
II. Nombor resit juga hendaklah dicatatkan di atas Penyata Pemungut bagi amaun yang
dibayar masuk bank. Hasil penemuan Audit ke atas 27 sampel Penyata Pemungut bagi
tahun 2020 adalah seperti dalam perenggan berikut:
42
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
43
4.1.6.1. Proses Pungutan Telah Dilaksanakan Dengan Teratur
Semakan Audit mendapati proses pungutan yang telah dibuat adalah teratur dan
mematuhi peraturan kewangan yang sedang berkuat kuasa bagi 27 sampel yang dipilih.
Ini termasuklah pungutan yang diterima melalui e-mel dan wang tunai telah dimasukkan
ke bank dengan segera. Selain itu, Penyata Pemungut telah disediakan tanpa kelewatan
dan diluluskan dengan segera oleh Pelulus II. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual
24.
JADUAL 24
BUTIRAN PROSES PUNGUTAN KE ATAS 27 SAMPEL PENYATA PEMUNGUT
PENYATA PEMUNGUT TARIKH TARIKH TEMPOH TEMPOH TARIKH TEMPOH KRITERIA RUMUSAN
[(Ya (√)/
PUNGUT DIBANKKAN LEWAT LEWAT TANDA LEWAT [(YA Tidak (X)
DIBANKKAN DISEDIA TANGAN DILULUS (√)/TIDAK
BIL. PELULUS II (X)/ (TB)] √
√
No. Tarikh Amaun (B) (C) * (D=C-B) (E=A-B) (F) **(G=F-A) i ii iii √
(a) (RM) √
√
1. P1066 14.10.20 100.00 14.10.20 14.10.20 - - 14.10.20 0 √ √ √ √
√
2. P1067 16.10.20 200.00 16.10.20 16.10.20 - - 16.10.20 0 √ √ √ √
√
3. P1065 13.10.20 400.00 13.10.20 13.10.20 - - 13.10.20 0 √ √ √ √
√
4. P1061 08.10.20 500.00 08.10.20 08.10.20 - - 08.10.20 0 √ √ √ √
√
5. P1058 07.10.20 500.00 07.10.20 07.10.20 - - 07.10.20 0 √ √ √ √
√
6. P1059 07.10.20 1,000.00 07.10.20 07.10.20 - - 07.10.20 0 √ √ √ √
√
7. P1060 07.10.20 600.00 07.10.20 07.10.20 - - 07.10.20 0 √ √ √ √
√
8. P1057 06.10.20 300.00 06.10.20 06.10.20 - - 06.10.20 0 √ √ √ √
9. P1056 05.10.20 886.00 05.10.20 - - 05.10.20 0 √ √ √ √
10. P1055 05.10.20 100.00 05.10.20 EFT - - 05.10.20 0 √ √ √ √
02.10.20 √
√
05.10.20 √
√
11. P1051 01.10.20 200.00 01.10.20 01.10.20 - - 01.10.20 0 √ √ √
√
12. P1052 01.10.20 200.00 01.10.20 01.10.20 - - 01.10.20 0 √ √ √
√
13. P1053 02.10.20 200.00 02.10.20 02.10.20 - - 02.10.20 0 √ √ √
14. P1054 02.10.20 100.00 02.10.20 02.10.20 - - 02.10.20 0 √ √ √
15. P1046 07.09.20 3,542.60 07.09.20 07.09.20 - - 07.09.20 0 √ √ √
16. P1047 11.09.20 6,410.36 11.09.20 - - 11.09.20 0 √ √ √
17. P1048 24.09.20 1,121.55 24.09.20 EFT - - 24.09.20 0 √ √ √
10.09.20
24.09.20
18. P1050 30.09.20 100.00 30.09.20 30.09.20 - - 30.09.20 0 √ √ √
19. P1042 14.08.20 1,121.00 14.08.20 14.08.20 - - 14.08.20 0 √ √ √
20. P1039 28.07.20 100.00 28.07.20 28.07.20 - - 28.07.20 0 √ √ √
21. P1031 24.06.20 400.00 24.06.20 EFT - - 24.06.20 0 √ √ √
22. P1029 19.06.20 300.00 19.06.20 - - 19.06.20 0 √ √ √
23.06.20
19.06.20
23. P1027 17.06.20 300.00 17.06.20 17.06.20 - - 17.06.20 0 √ √ √
24. P1028 17.06.20 200.00 17.06.20 17.06.20 - - 17.06.20 0 √ √ √
25. P1015 09.04.20 5,116.02 09.04.20 - - 09.04.20 0 √ √ √
26. P1071 28.10.20 28.10.20 EFT - - 28.10.20 0 √ √ √
500.00 08.04.20 -
27. P1072 28.10.20 28.10.20 - 0 √√ √
5,200.00 28.10.20 - 28.10.20
EFT - 0 √√ √
26.10.20 -
RM400
EFT
27.10.20 –
RM2,300.00
43
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
44
PENYATA PEMUNGUT TARIKH TARIKH TEMPOH TEMPOH TARIKH TEMPOH KRITERIA RUMUSAN
[(YA [(Ya (√)/
PUNGUT DIBANKKAN LEWAT LEWAT TANDA LEWAT Tidak (X)
DIBANKKAN DISEDIA TANGAN DILULUS (√)/TIDAK
BIL. PELULUS II (X)/ (TB)] √
i ii iii
No. Tarikh Amaun (B) (C) * (D=C-B) (E=A-B) (F) **(G=F-A)
(a) (RM) √√ √
EFT -
26.10.20 – - 0
RM2,500.00
Nota:
* Tidak mengambil kira cuti umum dan cuti hujung minggu
** Tidak mengambil kira 3 hari iaitu grace period yang ditetapkan oleh JAN - GP PK Kerajaan Persekutuan.
i. Pungutan telah dimasukkan dengan segera dan diakui terima oleh Bank
ii. Penyata Pemungut disediakan tanpa kelewatan
iii. Penyata Pemungut diluluskan dengan segera oleh Pelulus II
TB – Tidak Berkenaan
EFT – Electronic Transfer Fund
4.1.6.2. Laporan Resit Terperinci Tidak Disemak
a. Arahan Perbendaharaan 80(b) menjelaskan semua pemungut adalah
bertanggungjawab memastikan semua akaun adalah betul. Bagi tujuan ini mereka
atau wakilnya hendaklah membuat pemeriksaan dan semakan tiap-tiap hari semua
catatan yang dibuat dalam buku Resit Rasmi dan lesen, buku tunai dan buku-buku
akaun yang lain atau laporan yang dijana secara elektronik. Pegawai yang
diwakilkan mestilah bukan pegawai yang sebenarnya membuat catatan itu.
Pegawai yang menyemak hendaklah menandatangan ringkas dan mencatat tarikh
di tempat setakat mana buku-buku atau laporan-laporan yang dijana secara
elektronik itu telah disemak. Manakala dalam manual iGFMAS, Jabatan Akauntan
Negara juga menerangkan keperluan laporan resit terperinci yang dijana dari sistem
iGFMAS disemak setiap hari.
b. Semakan Audit mendapati sejumlah RM2,100 hasil terimaan Permohonan
Pembaharuan Lesen Biobahan Api Tahun 2020 pada 7 Oktober 2020 telah
dimasukkan ke bank pada hari yang sama. Bagaimanapun, semakan lanjut
terhadap Laporan Resit Terperinci mendapati laporan tidak disemak oleh
pegawai yang dipertanggungjawab. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 25
dan Gambar 37.
JADUAL 25
LAPORAN RESIT TERPERINCI TIDAK DISEMAK
PENYATA PEMUNGUT KAEDAH
BAYARAN
BIL. NO. TARIKH JUMLAH BUTIRAN RUJUKAN
(RM) Wang pos
Wang pos
Kelulusan Permohonan K254547242 - Wang pos
RM100.00 Wang pos
Pembaharuan Lesen
K257473426 -
Kelulusan Permohonan RM100.00
Pembaharuan Lesen
1. P1058 07.10.2020 500 Kelulusan Permohonan K257473434 -
RM100.00
Pembaharuan Lesen
Kelulusan Permohonan K257473418 -
Pembaharuan Lesen RM100.00
44
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
45
PENYATA PEMUNGUT KAEDAH
BAYARAN
BIL. NO. TARIKH JUMLAH BUTIRAN RUJUKAN Wang pos
(RM)
Kelulusan Permohonan K257473442 - Cek
2. P1059 07.10.2020 1,000 Pembaharuan Lesen RM100.00 Cek
Kelulusan Permohonan 641892 – Cek
3. P1060 07.10.2020 600 Pembaharuan Lesen RM500.00 Cek
2,100 Kelulusan Permohonan 999557 – Cek
JUMLAH Pembaharuan Lesen RM100.00
Sumber: Penyata Pemungut Kelulusan Permohonan 425424 –
Pembaharuan Lesen RM100.00
Kelulusan Permohonan 444028 –
Pembaharuan Lesen RM300.00
Kelulusan Permohonan 913895 –
Pembaharuan Lesen RM600.00
GAMBAR 37
LAPORAN RESIT TERPERINCI YANG TIDAK DISEMAK
Sumber: Penyata Pemungut
Pendapat Tiada semakan oleh pegawai bertanggungjawab bagi
Audit mengesahkan ketepatan laporan berserta maklumat yang
dicatatkan dalam laporan resit.
Syor Unit Kewangan perlu membuat semakan sewajarnya selaras
Audit dengan kehendak peraturan yang berkuat kuasa.
45
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
46
4.1.7. Dokumen SG20
4.1.7.1. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) Bilangan 1 Tahun 2020
menjelaskan perkara mengenai Garis Panduan Bayaran Emolumen Pegawai Awam
Persekutuan. Antaranya adalah tatacara melengkapkan borang pergerakan dokumen
Ruangan 1 hendaklah ditandatangan oleh Penyemak, mengesahkan maklumat yang
dilengkap oleh Penyedia adalah tepat dan betul. Kemudian, Ruangan 2 pula
ditandatangan oleh Penyedia, mengesahkan maklumat dikunci masuk dalam sistem
dibuat berdasarkan Borang Kew 320 dan dokumen sokongan. Ruangan 3 pula
ditandatangan oleh Pengesah, mengesahkan maklumat dikunci masuk oleh Penyedia
adalah berdasarkan Borang Kew 320 dan dokumen sokongan.
4.1.7.2. Selain itu, Pekeliling Perbendaharaan - PS 6.1 Garis Panduan Pemantapan
Penubuhan Pusat Tanggungjawab (PTJ) Dan Pejabat Pemungut Perenggan 6.6.
menetapkan tanggungjawab PTJ untuk melaksanakan pengasingan tugas yang jelas
dalam pengurusan kewangan dan perakaunan bagi tujuan kawalan dalaman serta
meningkatkan tahap integriti dan ketelusan. Manakala Perenggan 9.6. menetapkan
tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk memastikan pelaksanaan tugas kewangan dan
perakaunan di PTJ/PP mengambil kira perkara-perkara berikut:
(a) Pengasingan tugas bagi tujuan kawalan mengikut peraturan yang dikeluarkan oleh
Jabatan Akauntan Negara Malaysia;
(b) Konsep multitasking dan multiskilling selaras dengan dasar perkhidmatan awam
kejat;
(c) Pegawai yang kompeten dan berintegriti bagi mengelakkan penyelewengan, ketirisan
dan kehilangan aset dan Wang Awam.
4.1.7.3. Dokumen SG20 Disedia Dan Disemak Oleh Pegawai Yang Sama
Semakan Audit terhadap dua (2) daripada 40 sampel SG20 bagi tahun 2020 mendapati
dokumen telah disedia dan disemak oleh pegawai yang sama. Maklumat lanjut adalah
seperti di Jadual 26 dan Gambar 38 hingga Gambar 39.
JADUAL 26
DOKUMEN SG20 DISEDIA DAN DISEMAK OLEH PEGAWAI YANG SAMA
BIL. NO. GAJI SG20 JUMLAH PENYEDIA PENYEMAK
1. 10110385 TARIKH (RM)
2. 10064236 01.03.2020 Nor Hidayu binti Nor Hidayu binti
01.03.2020 10,195.87 Baharudin binti Baharudin binti
Sumber: SG20 Nor Hidayu
6,898.35 Nor Hidayu Baharudin
Baharudin
46
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
47
GAMBAR 38 GAMBAR 39
DOKUMEN SG20 DISEDIA DAN DISEMAK DOKUMEN SG20 DISEDIA DAN DISEMAK
OLEH PEGAWAI YANG SAMA OLEH PEGAWAI YANG SAMA
Sumber: Baucar Bayaran Sumber: Baucar Bayaran
Pendapat Tugas penyedia dan penyemak yang tidak diasingkan
Audit menyebabkan tiada proses semak dan imbang.
Syor Unit Kewangan disyorkan mengasingkan tugas pegawai bagi
Audit meningkatkan kawalan dalaman proses kewangan.
4.1.8. KUTIPAN AKAUN BELUM TERIMA
4.1.8.1. Semua Pegawai Pengawal dan Pemungut bertanggungjawab untuk
memungut semua terimaan termasuk Akaun Belum Terima selaras dengan Arahan
Perbendaharaan dan Pekeliling yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia dari
semasa ke semasa. Kutipan Akaun Belum Terima yang melibatkan emolumen terlebih
bayar hendaklah disertakan dokumen sokongan antaranya Memo Kutipan Semula, Bukti
Pengiraan, Borang Kew.8-Pin.10/96, Lampiran A (Persetujuan Pegawai) dan Bukti
Bayaran oleh Pegawai. Pengauditan telah dijalankan terhadap 10 sampel kutipan Akaun
Belum Terima bagi tahun 2020.
47
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
48
4.1.8.2. Dokumen Sokongan Tidak Lengkap
Semakan Audit terhadap dokumen kutipan rujukan nombor resit 202029110100R300059
bertarikh 11 September 2020 mendapati tiada Borang Kew.8-Pin.10/96
dilampirkan. Borang ini memaparkan maklumat gaji pegawai di mana asas pengiraan
jumlah kutipan semula adalah berdasarkan catatan amaun dalam borang tersebut.
Maklumat lanjut adalah seperti di Jadual 27.
JADUAL 27
BUTIRAN SEMAKAN SAMPEL KUTIPAN AKAUN BELUM TERIMA
Dokumen Sokongan
Ada (/) Tiada (X)
NO. RESIT TARIKH NAMA BUTIRAN AMAUN
RESIT PEMBAYAR BAYARAN (RM) Bukti Bukti Lampiran
Bayaran Kiraan Kew.8 A
20202911 11.09.2020 Nurul Cuti 6,410.36 / /X /
0100R300059 Hidayah Menjaga
binti Zulkifli Anak
Tanpa Gaji
Sumber: Dokumen Resit Rasmi
Pendapat Dokumen sokongan kutipan Akaun Belum Terima yang lengkap
Audit dapat memudahkan rujukan untuk memastikan pengiraan
jumlah kutipan yang tepat.
Syor Unit Kewangan hendaklah memastikan dokumen sokongan
Audit adalah lengkap dan sempurna pada masa akan datang.
4.1.9. PELARASAN EMOLUMEN
Pengurusan pembayaran emolumen antaranya meliputi penetapan gaji permulaan
pegawai, penetapan gaji pegawai yang dinaikkan pangkat, bayaran anjakan gaji,
pelarasan emolumen bagi pegawai yang bercuti separuh gaji/tanpa gaji,
pemberhentian/pemotongan emolumen terhadap kes tindakan tatatertib, pemberhentian
emolumen bagi pegawai yang meletak jawatan/meninggal dunia/bersara dan bayaran
elaun dan imbuhan tetap. Slip Gaji Akhir merupakan penyata yang mengandungi
maklumat gaji, elaun-elaun dan potongan pegawai dan anggota Kerajaan yang sedia
ada di pejabat lama. Ianya dikeluarkan apabila berlaku pertukaran atau keluar dari
Sistem GFMAS-HRPY. Arahan Perbendaharaan 104 menyatakan bayaran tidak boleh
dibuat sehingga sijil gaji akhir disampaikan oleh pejabat di mana bayaran terakhir
dibuat. Hasil dari semakan Audit ke atas 10 sampel baucar pelarasan emolumen bagi
tahun 2020 mendapati perkara seperti berikut:
48
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
49
4.1.9.1. Perbezaan Tarikh Perakuan Baucar Bayaran Elektronik
Semakan Audit terhadap baucar bayaran bernombor 12001517 bertarikh 11 September
2020 mendapati catatan tarikh perakuan I pada dokumen Arahan Pembayaran
adalah berbeza dengan tarikh yang dicatatkan oleh Peraku I pada dokumen
BPD-AP 01 Pergerakan Modul iGFMAS. Butiran lanjut adalah seperti di Gambar 40
dan Gambar 41.
GAMBAR 40 GAMBAR 41
CATATAN TARIKH PERAKUAN I PADA CATATAN TARIKH PERAKUAN I PADA
DOKUMEN ARAHAN PEMBAYARAN DOKUMEN BPD-AP 01 PERGERAKAN
MODUL iGFMAS
Sumber: Baucar Bayaran Sumber: Baucar Bayaran
4.1.9.2. Dokumen Senarai Semak Bayaran Pelarasan Emolumen Tidak
Lengkap
Semakan Audit terhadap baucar bayaran bernombor 12002093 bertarikh 16 November
2020 mendapati borang Senarai Semak Bayaran Pelarasan Emolumen
menggunakan Format PPK-UK-9 tidak diisi dengan lengkap pada ruangan
pengesahan dokumen sokongan. Butiran lanjut adalah seperti di Gambar 42.
49
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
50
GAMBAR 42
SENARAI SEMAK BAYARAN
PELARASAN EMOLUMEN
Sumber: Baucar Bayaran
Pendapat Wujud perbezaan maklumat dan dokumen sokongan yang tidak
Audit lengkap bagi pelarasan emolumen yang dibuat.
Unit Kewangan perlu membuat semakan teliti bagi
Syor mengelakkan perkara yang sama berulang pada masa akan
Audit datang.
4.2. SKOP TUGAS PEGAWAI UNIT KEWANGAN BERDASARKAN PROSES
KEWANGAN YANG DIAUDIT
4.2.1. Dalam menjalankan tugas-tugas berkaitan kewangan, pematuhan terhadap
Akta Acara Kewangan/Arahan Perbendaharaan/Pekeliling/Arahan Pentadbiran hendaklah
dipatuhi. Ini bagi memastikan tidak berlaku risiko kesilapan, penyelewengan dan
penyalahgunaan kuasa dalam urusan kewangan Kerajaan yang menjurus kepada
kerugian atau pembaziran wang Kerajaan.
4.2.2. Berdasarkan semakan Audit terhadap 155 sampel dipilih, pihak Audit
mendapati lima (5) daripada tujuh (7) proses kewangan hanya melibatkan
seorang pegawai penyedia yang turut terlibat dengan (2) proses kerja. Butiran
lanjut adalah seperti Jadual 28.
50
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
51
JADUAL 28
PENGLIBATAN PROSES KERJA PEGAWAI PENYEDIA UNIT KEWANGAN
BIL. BAUCAR BAUCAR BAUCAR PENYATA DOKUMEN KUTIPAN PELARASAN
1. BIL ELAUN TUNTUTAN PEMUNGUT SG20 ABT EMOLUMEN
2. LEBIH PERJALANAN
3. MASA Noor Azeana
binti Abu
Nur Hidayah Nur Hidayah Hasnimar Hasnimar Nor Hidayu Noor Azeana Hari/ W29
binti Hasri binti Hasri binti Harun/ binti Harun/ binti binti Abu
Amirudin/ Amirudin/ W29 W29 Baharudin/ Hari/ W29
W19 W19 W22
Nor Hidayu Nurul Ain
binti binti
Baharudin/ Hashim/
W22 W22
Nurul Ain
binti
Hashim/
W22
DOKUMEN 13 35 20 27 40 10 10
TERLIBAT
(Bilangan)
NILAI 2,074.65 20,603.15 9,785.30 29,797.53 180,586.12 18,649.04 116,766.03
(RM)
4.2.3. Berdasarkan penemuan Audit yang dibangkitkan dalam perenggan 4.1.5.2
hingga 4.2., pihak Audit mendapati antara faktor ketidakpatuhan kepada
arahan/peraturan yang berkuat kuasa turut dipengaruhi oleh bebanan tugas pegawai
penyedia dan tiada pusingan tugas dilaksanakan. Pusingan dan pengasingan tugas
penting bagi meningkatkan kawalan dalaman berdasarkan sumber manusia sedia ada.
Pendapat Pusingan tugas dan pegawai penyedia ganti perlu dilaksana dan
Audit dilantik bagi memastikan proses kewangan dapat dijalankan
dengan teratur.
Syor Mengkaji semula bebanan tugas pegawai Unit Kewangan supaya
Audit kawalan dalaman bagi setiap proses kewangan dapat ditingkatkan.
4.3. Penutup Dan Syor Audit
Pada keseluruhannya proses kewangan bagi tujuan pembayaran dan kutipan di MPIC adalah
baik. Namun, tindakan penambahbaikan perlu diambil oleh MPIC bagi memastikan
wujudnya kawalan dalaman yang berkesan terhadap proses pembayaran dan kutipan yang
dilaksanakan oleh Unit Kewangan dengan mematuhi kesemua arahan dalaman Kementerian
dan peraturan Kerajaan. Pengasingan dan pusingan tugas di Unit Kewangan juga perlu
dilaksanakan bagi memastikan proses semak dan imbang yang teratur dan berkesan.
51
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
52
5. PENGAUDITAN TERHADAP PENGURUSAN ASET
- KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
Latar i. Bahagian Pengurusan Pembangunan dan Kewangan (BPPK) terdiri
Belakang daripada tiga (3) unit utama iaitu Unit Kewangan, Unit Pentadbiran
dan Unit Pembangunan. Bahagian ini bertanggungjawab terhadap
Objektif semua perkara berkaitan urusan kewangan, pembangunan dan
Pengauditan pentadbiran MPIC bagi memastikan semua urusan tersebut
Skop berjalan dengan lancar dan teratur.
Pengauditan
ii. Unit Pentadbiran bertanggungjawab terhadap semua hal-hal
Rumusan pentadbiran MPIC antaranya pengurusan aset dan stor,
Audit pengurusan kenderaan dan pengurusan bangunan.
Pengauditan dijalankan bagi menentukan tatacara pengurusan aset di
MPIC telah dilaksanakan mengikut peraturan Kerajaan yang berkuat
kuasa.
i. Pengauditan dijalankan terhadap Sistem Pengurusan Aset dan
dokumen perekodan aset bagi tahun 2020 dan 2021 yang meliputi
penerimaan, pendaftaran, penggunaan, penyimpanan,
pemeriksaan, penyelenggaraan dan pelupusan yang dikemukakan
oleh BPPK.
ii. Perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat juga telah
dijalankan untuk mendapatkan penjelasan lanjut. Selain itu, pihak
Audit juga menjalankan pemeriksaan fizikal terhadap aset bagi
tujuan pengesahan di lokasi yang didaftarkan.
iii. Peraturan yang dirujuk adalah Pekeliling Perbendaharaan yang
berkuat kuasa dan Arahan Perbendaharaan berkaitan. Pengauditan
dijalankan berpandukan Garis Panduan Pengauditan Pengurusan
Kewangan (Indeks Akauntabiliti).
i. Unit Pengurusan Aset dan Jawatankuasa Pengurusan Aset
Kementerian (JKPAK) telah ditubuhkan serta Laporan Tahunan
Pengurusan Aset Kerajaan Tahun 2020 dikemukakan kepada
Perbendaharaan Malaysia selaras Pekeliling.
ii. Surat pelantikan baharu Pegawai Aset tidak dikeluarkan setelah
berlaku pertukaran Pegawai Pengawal pada bulan Disember 2019.
iii. Tiga (3) perolehan Aset Alih Harta Modal dan Aset Alih Bernilai
Rendah telah diterima oleh pegawai yang tidak diberi kuasa.
iv. Kelewatan mendaftar 25 aset di antara tiga (3) hingga 99 hari.
v. Sebanyak 11 unit aset tiada di lokasi penempatan seperti yang
direkod dalam KEW.PA-3 dan KEW.PA-4.
vi. Sebanyak 13 unit aset yang dibeli masih tidak digunakan setakat
bulan November 2021.
vii. Sebanyak 33 unit aset tidak dilabel dengan nombor siri
pendaftaran.
viii. KEW.PA–7 ada dipamerkan tetapi tidak dikemas kini.
ix. 19 orang pegawai pemeriksa aset yang telah dilantik berkuat kuasa
28 November 2019 hingga 28 Februari 2021 masih menjalankan
pemeriksaan aset selepas tamat tempoh kuat kuasa.
x. Seunit rak majalah yang dibeli pada 15 September 2021 telah
rosak tetapi tidak direkodkan dalam KEW.PA-9.
xi. Terdapat perbezaan rekod di antara KEW.PA 21 dan KEW.PA 18
bagi aset yang dilupuskan.
52
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
53
5.1. PENGURUSAN ASET
Pengurusan Aset Alih Kerajaan adalah meliputi pengurusan harta modal dan Aset Alih
bernilai rendah bagi aspek penerimaan, pendaftaran, penggunaan, penyimpanan,
pemeriksaan penyelenggaraan, pindahan, pelupusan, kehilangan serta hapus kira. Aset alih
bermaksud aset atau peralatan yang boleh dipindahkan atau dialihkan dari satu tempat ke
tempat lain secara mudah termasuk Aset Alih yang dibekalkan bersekali dengan penyediaan
bangunan atau infrastruktur lain. Aset alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:
a. Harta Modal (Aset Alih Dipermodalkan) iaitu Aset Alih yang harga perolehan asalnya
RM2,000 atau lebih setiap satu unit; atau
b. Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan) iaitu Aset Alih yang harga
perolehan asalnya kurang daripada RM2,000 setiap unit.
5.1.1. Unit Pengurusan Aset Ditubuhkan dan Laporan Tahunan Pengurusan
Aset Disediakan
5.1.1.1. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia perenggan 1.1 menyatakan Pegawai
Pengawal adalah bertanggungjawab untuk memastikan pengurusan aset dilaksanakan
secara cekap, teratur dan berkesan mengikut tatacara yang telah ditetapkan dengan
melaksanakan perkara-perkara berikut:
a. Menubuhkan sama ada Bahagian atau Seksyen atau Unit Pengurusan Aset (UPA)
mana-mana yang sesuai bagi menguruskan Aset Alih, Aset Hidup, Aset Tak Ketara
dan Stor Kerajaan Persekutuan di peringkat Kementerian/Jabatan/Pusat
Tanggungjawab (PTJ);
b. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) di setiap
Kementerian dan Jabatan Persekutuan di peringkat Ibu Pejabat/Negeri/Zon/Wilayah;
dan
c. Menyediakan dan mengemukakan Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan
Tahunan ke Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
5.1.1.2. Semakan Audit mendapati UPA, MPIC telah ditubuhkan di bawah seliaan
Bahagian Pengurusan Pembangunan dan Kewangan (BPPK) yang diketuai oleh
Setiausaha Bahagian PPK. Semakan lanjut Audit mendapati Laporan Tahunan
Pengurusan Aset Kerajaan Tahun 2021 telah dikemukakan Kerajaan kepada
Perbendaharaan Malaysia melalui surat rujukan MPIC.300-1/4/1 (2) bertarikh 5 Mac
2021 selaras dengan Pekeliling.
53
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
54
5.1.2. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan Dilaksanakan Selaras
Pekeliling
5.1.2.1. Pekeliling Perbendaharaan AM 1.1 perenggan 8.1 menetapkan JKPAK di
Kementerian dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian atau yang
setaraf dengannya. Mana-mana ahli JKPAK yang diberi kuasa oleh Pengerusi adalah
seperti Jadual 29.
JADUAL 29
KEANGGOTAAN JKPAK DI KEMENTERIAN
Pengerusi Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian atau yang setaraf
dengannya
Pengerusi Ganti Mana-mana Ahli JKPAK yang diberi kuasa oleh Pengerusi
Setiausaha Pegawai Aset
(a) Semua Ketua Bahagian/ Seksyen/ Unit atau wakil
Ahli (b) Ketua/ Pegawai Unit Audit Dalam atau wakil
(c) Pegawai-pegawai lain yang sesuai
5.1.2.2. Selain itu, perenggan 8.2.1 menetapkan kekerapan mesyuarat JKPAK ialah
setiap tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh sesuatu suku tahun seperti di Jadual
30.
JADUAL 30
KEKERAPAN MESYUARAT JKPAK
SUKU TAHUN TARIKH MESYUARAT
Pertama April-Mei
Kedua Julai-Ogos
Ketiga Oktober-November
Keempat Januari-Februari
5.1.2.3. Perenggan 8.3 pula menetapkan agenda mesyuarat JKPAK hendaklah
mengandungi perkara seperti Pengurusan Aset Alih, Pengurusan Aset Hidup,
Pengurusan Aset Tak Ketara, Pengurusan Stor, Perancangan Penyelenggaraan, dan
Pelupusan Aset dan Stok serta Hal-hal lain yang berkaitan dengan pengurusan Aset dan
Stor.
5.1.2.4. Semakan Audit mendapati mesyuarat JKPAK Kementerian dipengerusikan
oleh Timbalan Ketua Setiausaha (Perancangan Strategik & Pengurusan) manakala
Pengerusi Ganti ialah Setiausaha Bahagian PPK selaku Pegawai Aset yang juga
bertanggungjawab sebagai Setiausaha JKPAK. Pihak Audit juga mendapati ahli JKPAK
adalah terdiri daripada semua Setiausaha Bahagian/Ketua Unit dan pegawai dan
pembantu aset di Bahagian/Unit.
54
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
55
5.1.2.5. Berdasarkan rekod, mesyuarat JKPAK bagi tahun 2021 dan tahun 2021 telah
bermesyuarat mengikut ketetapan Pekeliling. Mesyuarat JKPAK Bil.4/2021 pula
dirancang akan dijalankan pada bulan Januari 2022 bagi melaporkan aktiviti sukuan ke-4
tahun 2021. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 31.
JADUAL 31
MESYUARAT JKPAK BAGI TAHUN 2021 DAN 2021
BIL. MESYUARAT TARIKH MESYUARAT
1/2021 & 2/2021 22.07.2021
3/2021 28.10.2021
4/2021 26.01.2021
1/2021 19.04.2021
2/2021 27.07.2021
3/2021 26.10.2021
4/2021 Belum Dilaksanakan
Sumber: Minit Mesyuarat JKPAK
5.1.2.6. Semakan lanjut Audit terhadap agenda mesyuarat JKPAK juga membincangkan
perkara-perkara seperti peruntukan perolehan aset dan stok Kerajaan, pengurusan Aset
Alih Kerajaan, aset hidup Kerajaan, aset tak ketara Kerajaan dan pengurusan stor
Kerajaan dilaporkan semasa mesyuarat diadakan. Selain itu, perubahan usia guna aset
di 1GFMAS juga ada dibentangkan untuk makluman ahli mesyuarat.
5.1.3. Pelantikan Pegawai Aset Tidak Diperbaharui
5.1.3.1. Pekeliling Perbendaharaan AM 1.1 perenggan 7 menetapkan Pegawai Aset di
Kementerian/Jabatan/PTJ hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal/Ketua Pengarah/
Pengerusi JKPAK peringkat Kementerian atau Ibu Pejabat Jabatan.
5.1.3.2. Semakan Audit mendapati pelantikan Pegawai Aset MPIC oleh Pegawai
Pengawal telah di buat melalui surat rujukan MPI. 311-1/1/1 (7) bertarikh 3 Julai 2019
kepada Encik Mohd Sharif Bin Mohammad Yaakob, Setiausaha Bahagian PPK.
Bagaimanapun, semakan lanjut Audit mendapati surat pelantikan baharu
tidak dikeluarkan setelah berlaku pertukaran Pegawai Pengawal pada bulan
Disember 2019. Surat pelantikan asal ditandatangani oleh mantan Pegawai
Pengawal. Maklumat lanjut adalah seperti di Gambar 43.
55
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
56
GAMBAR 43
PELANTIKAN PEGAWAI ASET MPIC
Sumber: UPA, MPIC
Pendapat Tiada pelantikan rasmi Pegawai Aset oleh Pegawai Pengawal sejak
Audit bulan Disember 2019.
5.1.4. Aset Diterima Oleh Pegawai Yang Tidak Diberi Kuasa
5.1.4.1. Pekeliling Perbendaharaan AM 2.2 menyatakan Ketua Jabatan hendaklah
melantik Pegawai Penerima yang bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa
Aset Alih yang diterima. Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima yang dilantik hendaklah
memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan. Aset yang diterima perlu dibuat
pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan aset tersebut menepati spesifikasi yang
ditetapkan. Bagi Aset Teknikal, penerimaan dan pemeriksaan hendaklah dilakukan oleh
pegawai-pegawai Kerajaan yang memiliki kepakaran dalam bidang-bidang berkaitan.
5.1.4.2. Semakan Audit mendapati Setiausaha Bahagian PPK telah melantik Puan
Roszulaida Bt Abdul Aziz (Penolong Pegawai Tadbir Kanan) dan Encik Mohammad Faiz
(Pembantu Tadbir) sebagai Pegawai Penerima yang bertanggungjawab untuk menerima
dan memeriksa Aset Alih. Manakala Encik Mohd Khairil Bin Azman (Pegawai Teknologi
Maklumat) pula telah dilantik sebagai penerima aset ICT Kementerian. Bagaimanapun
semakan lanjut Audit terhadap dokumen baucar bayaran mendapati tiga (3)
perolehan Aset Alih Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah yang bernilai
RM26,040 telah diterima oleh pegawai yang tidak diberi kuasa. Maklumat lanjut
adalah seperti di Jadual 32.
56
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
57
JADUAL 32
PENERIMAAN ASET OLEH PEGAWAI YANG TIDAK DIBERI KUASA
BIL. NO. BAUCAR TARIKH PERKARA PEGAWAI NILAI
BAYARAN PENERIMA ASET
(RM)
1. 12002224 25.11.2021 Perabot Pejabat Shahrizal bin Mastor
2. 12000348 23.02.2021 Shahrizal bin Mastor 5,800
3. 12000359 Perolehan Peranti Max Tag
24.02.2021 Bagi Kegunaan Kenderaan Shahrizal bin Mastor 1,450
Sumber: Baucar Bayaran Rasmi Jawatan/ Jabatan di
MPIC 18,790
Membekal, Menghantar dan
Memasang Kelengkapan Bagi 26,040
Rumah Kediaman Rasmi YB
Menteri MPIC
JUMLAH
Pendapat Penerimaan aset telah dilaksanakan oleh pegawai yang tidak
Audit diberi kuasa menerima dan mengesahkan aset Kementerian.
5.1.5. Aset Lewat Didaftarkan
5.1.5.1. Pekeliling Perbendaharaan AM 2.3 menyatakan Aset Alih yang diterima
melalui pembelian dengan wang Kerajaan, yang disewa beli dengan wang Kerajaan,
yang diterima melalui hadiah, pindahan dan melalui proses perundangan atau perjanjian
hendaklah didaftarkan. Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu
dari tarikh pengesahan penerimaan.
5.1.5.2. Semakan Audit terhadap 20 sampel Aset Alih Harta Modal dan 20 sampel
Aset Alih Bernilai Rendah untuk tahun 2021 mendapati berlakunya kelewatan
mendaftar 25 aset di antara tiga (3) hingga 99 hari. Maklumat lanjut adalah
seperti di Jadual 33 dan Jadual 34.
JADUAL 33
SENARAI ASET ALIH HARTA MODAL LEWAT DIDAFTAR
BIL. ASET NO. SIRI JENIS TARIKH TARIKH TEMPOH
PENDAFTARAN PEROLEHAN TERIMA DAFTAR LEWAT
1. (Hari)
2. Peti Sejuk MPI/PPK/H/21/1 Beli 23.02.2021 16.03.2021
3. Domestik 7
4.
5. Permaidani MPI/PPK/H/21/13 Beli 31.03.2021 22.07.2021 99
6. 98
Katil MPI/PPK/H/21/15 Beli 02.04.2021 23.07.2021 98
Katil MPI/PPK/H/21/17 Beli 02.04.2021 23.07.2021 98
Triple Seater MPI/PPK/H/21/20 Beli 02.04.2021 23.07.2021 42
Sofa
Coffee Table MPI/PPK/H/21/20 Beli 16.04.2021 11.06.2021
57
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
58
BIL. ASET NO. SIRI JENIS TARIKH TARIKH TEMPOH
PENDAFTARAN PEROLEHAN TERIMA DAFTAR LEWAT
16.04.2021 11.06.2021 (Hari)
7. Katil MPI/PPK/H/21/3 Beli 16.04.2021 11.06.2021
Beli 16.04.2021 42
8. Meja MPI/PPK/H/21/4 Beli 16.04.2021
Mesyuarat MPI/PPK/H/21/5 Beli 16.04.2021 42
Beli 16.04.2021
9. Meja Beli 21.04.2021 11.06.2021 42
Perenggan Beli 11.06.2021 42
05.07.2021 11.06.2021 42
10. Meja Solek MPI/PPK/H/21/7 Beli 17.06.2021 48
05.07.2021 23.07.2021 79
11. Set Bilik Tidur MPI/PPK/H/21/8 Beli
12. Set Meja MPI/PPK/H/21/10
Makan
13. Set Sofa MPI/PPK/H/21/18
Apc Back Ups
14. Rs MPI/BPM/H/21/16 28.09.2021 71
(X Ray)
Apc Back Ups
15. Rs MPI/BPM/H/21/18 28.09.2021 71
(X Ray)
Sumber: Sistem Pengurusan Aset
JADUAL 34
SENARAI ASET ALIH BERNILAI RENDAH LEWAT DIDAFTAR
BIL. ASET NO. SIRI JENIS TARIKH TARIKH TEMPOH
TERIMA DAFTAR LEWAT
PENDAFTARAN PEROLEHAN (Hari)
1. Alat MPI/PPK/R/21/2 Beli 18.02.2021 16.03.2021 12
Pengimbas Beli 23.02.2021 12.03.2021 3
Beli 23.02.2021 16.03.2021 7
2. Dapur Gas MPI/PPK/R/21/12 Beli 7
MPI/PPK/R/21/13 Beli 7
3. Hod (Cooker MPI/PPK/R/21/15 Beli 7
Hod) MPI/PPK/R/21/18
Beli 7
4. Ketuhar 23.02.2021 16.03.2021
Gelombang Beli 7
5. Kipas Angin Beli 23.02.2021 16.03.2021 99
Berdiri Beli 23.02.2021 16.03.2021 98
6. Mesin Dobi MPI/PPK/R/21/24
Mesin MPI/PPK/R/21/25 23.02.2021 16.03.2021
7. Pengering MPI/PPK/R/21/26
23.02.2021 16.03.2021
Pakaian
31.03.2021 22.07.2021
Peti Sejuk 02.04.2021 23.07.2021
8. Beku
Komersial
9. Permaidani MPI/PPK/R/21/37
10. Set Bilik Tidur MPI/PPK/R/21/39
Sumber: Sistem Pengurusan Aset
Pendapat Pendaftaran aset tidak dilaksanakan dengan teratur mengikut
Audit tempoh ditetapkan.
58
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
59
5.1.6. Aset Tiada di Lokasi Didaftarkan
5.1.6.1. Pekeliling Perbendaharaan AM 2 perenggan 9.8 menetapkan daftar Aset Alih
hendaklah dikemas kini apabila berlaku perkara-perkara seperti perubahan penempatan,
perubahan nama pegawai penempatan, penambahan/penggantian/naik taraf Aset Alih,
pemeriksaan Aset Alih, pindahan, serahan, pelupusan dan hapus kira. Selain itu,
perenggan 9.3 juga menetapkan bahawa butiran maklumat di dalam KEW.PA-3 dan
KEW.PA-4 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat.
5.1.6.2. Pemeriksaan fizikal Audit terhadap 50 sampel aset yang dibeli pada tahun
2021 dan tahun 2021 mendapati 11 unit aset tiada di lokasi penempatan seperti
direkod dalam KEW.PA-3 dan KEW.PA-4. Maklumat lanjut adalah seperti di Jadual
35.
JADUAL 35
ASET TIADA DI LOKASI PENEMPATAN
NAMA PEGAWAI/
NO. SIRI KETERANGAN PENEMPATAN
BIL. PENDAFTARAN ASET MENGIKUT PEMERIKSAAN FIZIKAL AUDIT
1. MPI/BBA/R/21/8
2. KEW.PA
MPI/KSU/H/19/16
3. Pn. Siti Normazlina Tiada papan tulis seperti rekod
MPI/UKK/H/19/16 Papan Tulis/ Azam/ Bilik Pen. namun terdapat papan tulis lain
4. White Board
5. MPI/M/H/20/7 Pegawai Penguasa dengan nombor siri pendaftaran
6. MPI/M/H/20/8 BBA MPI/BBA/R/21/1.
7. MPI/BBA/R/21/2
8. MPI/BBA/R/21/5 Tiada komputer riba seperti rekod
MPI/BBA/R/21/5
Komputer En. Alexander Larry dan didapati komputer riba yang
Riba/Laptop Aloysios/Bilik ada bersama pegawai direkod
Pegawai Khas KSU nombor siri pendaftaran
MPI/KSU/H/19/9.
Komputer Pn. Amirah Liyana Komputer riba berada di lokasi
Riba/Laptop Muhd Azuhan/Bilik berbeza iaitu di Bilik PA, Bahagian
PA Ketua Pengurusan Pembangunan dan
Komunikasi Kewangan (BPPK) di bawah
Korporat (KKK) penempatan Pn. Suryanti Ramli.
Komputer Pn. Nor Madiah Komputer meja berada di lokasi
Meja/Desktop Masri/Ruang Kerja berbeza iaitu di Ruang Kerja S/U
Komputer PT YBM SUPOL dan digunakan oleh Pn. Siti
Meja/Desktop Asiah Mohd Isa.
Kabinet Berlaci En. Ghazali Komputer meja berada di lokasi
Kabinet Berlaci Jusoh/Ruang Kerja berbeza iaitu di Ruang Kerja
Kabinet Berlaci PT/PAP YBM Pengawal Pengiring dan digunakan
oleh Pn. Ros Marinie binti Mamat.
Pn. Azera Kabinet berlaci berada di lokasi
Mahfuczar Mohd berbeza iaitu di Bilik Fail BBA.
Said/Bilik Pen. Peg. Kabinet berlaci berada di lokasi
Tadbir berbeza iaitu di Bilik PA BBA.
Pn. Shubatul Kabinet berlaci berada di lokasi
berbeza iaitu di Bilik Pen. Peg.
Islamiah Morli Tadbir dan digunakan oleh Pn.
/Ruang Kerja PT Azera Mahfuczar Mohd Said.
Pn. Siti Husna
Idrus/Bilik Fail
59
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
60
BIL. NO. SIRI KETERANGAN NAMA PEGAWAI/ PEMERIKSAAN FIZIKAL AUDIT
PENDAFTARAN ASET PENEMPATAN
MENGIKUT Kabinet berlaci berada di lokasi
9. MPI/BPM/R/21/2 Kabinet Berlaci KEW.PA berbeza iaitu di Bilik PA Bahagian
Pengurusan Maklumat (BPM).
10. MPI/BPM/R/21/3 Kabinet Berlaci Pn. Rumiza Kabinet berlaci berada di lokasi
Samhudi/Ruang berbeza iaitu di Bilik KPSU dan
Rak Kerja PT digunakan oleh Pn. Fouziah Baba.
11. MPI/PPK/R/20/7 Penyangkut
Pn. Rumiza Aset tiada di lokasi.
Kot Samhudi/Ruang
Sumber: Pemeriksaan Fizikal, UAD Kerja PT
Bilik
Penyelenggaraan
Aset
Pendapat Pengesahan aset sukar dilaksanakan bagi lokasi penempatan
Audit aset yang tidak dikemaskini.
5.1.7. Aset Tidak Digunakan dan Tidak Disimpan Di Lokasi Selamat
5.1.7.1. Pekeliling Perbendaharaan AM 2.4 menggariskan semua Aset Alih hendaklah
diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan mengurangkan
pembaziran, menjimatkan kos, mencapai jangka hayat, mencegah penyalahgunaan dan
mengelakkan kehilangan.
5.1.7.2. Pekeliling Perbendaharaan AM 2.4 perenggan 5 menetapkan panduan
penyimpanan Aset Alih hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di
bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan
hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan Aset
Alih. Setiap pegawai penempatan atau pegawai yang menggunakan Aset Alih tersebut
adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan
Aset Alih di bawah tanggungjawabnya.
5.1.7.3. Semakan Audit terhadap Aset Alih yang dibeli pada tahun 2021 dan tahun
2021 mendapati lapan (8) unit aset masih tidak digunakan sehingga ke tarikh
akhir pengauditan pada bulan November 2021 dan berada dalam simpanan
UPA. Selain itu, semasa pemeriksaan Audit dijalankan pada 6 Disember 2021,
sebanyak lima (5) aset yang dibeli pada tahun 2017 turut tidak digunakan
dan disimpan di Bilik Gelung Hos, Aras G Bangunan MPIC yang tidak berkunci.
Pemeriksaan lanjut mendapati bilik berkenaan tidak dikunci dan terdedah kepada risiko
kehilangan atau kecurian kerana boleh di akses oleh mana-mana pihak pada bila-bila
masa.
60
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
61
5.1.7.4. Semakan lanjut mendapati nilai keseluruhan aset yang tidak digunakan
tersebut berjumlah RM4,810. Bagaimanapun, berdasarkan laporan
pemeriksaan Aset Kew.PA-10 menyatakan aset-aset ini berstatus “Sedang
Digunakan”. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 36 dan Gambar 44 hingga
Gambar 48.
JADUAL 36
ASET YANG TIDAK DIGUNAKAN
BIL. NO. SIRI KETERANGAN TARIKH LOKASI NILAI
PENDAFTARAN ASET TERIMA ASET
(RM)
1. MPIC/PPK/R/17/1 Pengunci Tayar 01.11.2017 Bilik Gelung Hos, Aras G
Kenderaan 450
Bilik Gelung Hos, Aras G
2. MPIC/PPK/R/17/2 Pengunci Tayar 01.11.2017 450
Kenderaan Bilik Gelung Hos, Aras G
450
3. MPIC/PPK/R/17/3 Pengunci Tayar 01.11.2017 Bilik Gelung Hos, Aras G
Kenderaan 450
Bilik Gelung Hos, Aras G
4. MPIC/PPK/R/17/4 Pengunci Tayar 01.11.2017 Bilik Penyelenggaraan 450
Kenderaan Aset
Bilik Penyelenggaraan 850
5. MPIC/PPK/R/17/5 Pengunci Tayar 01.11.2017 Aset
Kenderaan Bilik Jurutera 840
Bilik Jurutera 145
6. MPI/PPK/R/20/1 Peti Sejuk 14.07.2021 Bilik Jurutera 145
Domestik Bilik Jurutera 145
Bilik Jurutera 145
7. MPI/M/R/20/1 Kabinet Dapur 03.03.2021 Bilik Jurutera 145
145
8. MPI/PPK/R/21/5 Alat Pengimbas 18.02.2021 4,810
9. MPI/PPK/R/21/6 Alat Pengimbas 18.02.2021
10. MPI/PPK/R/21/7 Alat Pengimbas 18.02.2021
11. MPI/PPK/R/21/8 Alat Pengimbas 18.02.2021
12. MPI/PPK/R/21/9 Alat Pengimbas 18.02.2021
13. MPI/PPK/R/21/10 Alat Pengimbas 18.02.2021
JUMLAH KESELURUHAN
Sumber: Baucar Bayaran dan Pemeriksaan Fizikal, UAD
GAMBAR 44 GAMBAR 45
ALAT PENGIMBAS TIDAK DIGUNAKAN PETI SEJUK DOMESTIK TIDAK DIGUNAKAN
Lokasi : Bilik Pen. Pegawai Tadbir, Aras 6 Lokasi : Bilik Penyelenggaraan Aset, Aras 6
Tarikh : 18 November 2021 Tarikh : 19 November 2021
Sumber : UAD, MPIC Sumber : UAD, MPIC
61
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
62
GAMBAR 46
KABINET DAPUR TIDAK DIGUNAKAN
Lokasi : Bilik Penyelenggaraan Aset, Aras 6
Tarikh : 19 November 2021
Sumber : UAD, MPIC
GAMBAR 47 GAMBAR 48
TEMPAT SIMPANAN ALAT PENGUNCI PINTU BILIK GELUNG HOS
TAYAR KENDERAAN TIDAK SELAMAT
TIDAK BERKUNCI
Lokasi : Aras G, MPIC Lokasi : Aras G, MPIC
Tarikh : 6 Disember 2021 Tarikh : 6 Disember 2021
Sumber : UAD, MPIC Sumber : UAD, MPIC
Pendapat Berlaku pembaziran aset yang tidak digunakan dan risiko
Audit kehilangan bagi aset yang tidak disimpan dengan selamat.
5.1.8. Aset Tidak Dilabel Dengan Nombor Siri Pendaftaran
5.1.8.1. Pekeliling Perbendaharaan AM 2.3 perenggan 9.9 menyatakan Nombor Siri
Pendaftaran yang seragam perlu dicatatkan pada daftar Aset Alih bagi memudahkan
pengenalan dan pengesanan. Perenggan 9.10 pula menyatakan semua Aset Alih
hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel atau mengecat atau mencetak
timbul bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/Jabatan/
PTJ yang berkenaan di tempat dan mengikut format yang bersesuaian pada Aset Alih
berkenaan. Bagi Kementerian/Jabatan/PTJ yang telah menggunakan SPA, label
hendaklah dijana melalui sistem dan dilekatkan pada aset berkenaan.
62
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
63
5.1.8.2. Semakan Audit terhadap Aset Alih yang dibeli pada tahun 2021 dan tahun
2021 mendapati 33 unit aset tidak dilabel dengan nombor siri pendaftaran.
Maklumat lanjut adalah seperti di Jadual 37 dan Gambar 49 hingga Gambar 53.
JADUAL 37
SENARAI ASET TIDAK DILABEL
BIL. NO. PENDAFTARAN KETERANGAN ASET LOKASI
1. ASET
MPI/TKSU(K)/H/20/3 Komputer Meja/Desktop Bilik Pejabat TKSU(P)
2. MPI/PPK/R/21/10 Alat Pengimbas Bilik Jurutera
3. MPI/BPM/H/20/1 Conference System Bilik BPM
4. MPI/BPM/H/20/2 Conference System Bilik Mesyuarat Kembang Semangkuk
5. MPI/M/R/20/8 Side Table For Sofa Bilik YBTM 2
6. Tiada rekod Side Table For Sofa Bilik YBTM 2
7. MPI/PPK/H/21/18 Set Sofa Kediaman Rasmi YB Menteri
8. MPI/PPK/H/21/11 Single Seater Sofa Kediaman Rasmi YB Menteri
9. MPI/PPK/H/21/20 Tipple Seater Sofa Kediaman Rasmi YB Menteri
10. MPI/PPK/H/21/2 Coffee Table Kediaman Rasmi YB Menteri
11. MPI/PPK/R/21/32 Rak buku Kediaman Rasmi YB Menteri
12. MPI/PPK/R/21/33 Rak buku Kediaman Rasmi YB Menteri
13. MPI/PPK/R/21/34 Rak buku Kediaman Rasmi YB Menteri
14. MPI/PPK/R/21/35 Rak buku Kediaman Rasmi YB Menteri
15. MPI/PPK/H/21/15 Katil Kediaman Rasmi YB Menteri
16. MPI/PPK/H/21/16 Katil Kediaman Rasmi YB Menteri
17. MPI/PPK/H/21/117 Katil Kediaman Rasmi YB Menteri
18. MPI/PPK/H/21/3 Katil Kediaman Rasmi YB Menteri
19. MPI/PPK/H/21/19 Tilam Kediaman Rasmi YB Menteri
20. MPI/PPK/H/21/8 Set Bilik Tidur Kediaman Rasmi YB Menteri
21. MPI/PPK/H/21/9 Set Bilik Tidur Kediaman Rasmi YB Menteri
22. MPI/PPK/R/21/39 Set Bilik Tidur Kediaman Rasmi YB Menteri
23. MPI/PPK/R/21/40 Set Bilik Tidur Kediaman Rasmi YB Menteri
24. MPI/PPK/H/21/12 Permaidani Kediaman Rasmi YB Menteri
25. MPI/PPK/H/21/13 Permaidani Kediaman Rasmi YB Menteri
26. MPI/PPK/H/21/14 Permaidani Kediaman Rasmi YB Menteri
27. MPI/PPK/R/21/36 Permaidani Kediaman Rasmi YB Menteri
28. MPI/PPK/R/21/37 Permaidani Kediaman Rasmi YB Menteri
29. MPI/PPK/R/21/38 Permaidani Kediaman Rasmi YB Menteri
30. MPI/PPK/H/21/10 Set Meja Makan Kediaman Rasmi YB Menteri
31. MPI/PPK/H/21/7 Meja Solek Kediaman Rasmi YB Menteri
32. MPI/PPK/H/21/5 Meja Perenggan Kediaman Rasmi YB Menteri
33. MPI/PPK/H/21/1 Peti Sejuk Kediaman Rasmi YB Menteri
Sumber: Pemeriksaan Fizikal, Unit Audit Dalam
63
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
64
GAMBAR 49 GAMBAR 50
KOMPUTER MEJA TIDAK DILABEL ALAT PENGIMBAS TIDAK DILABEL
Lokasi : Bilik TKSU (P), Aras 10 Lokasi : Bilik Jurutera, Aras 6
Tarikh : 18 November 2021 Tarikh : 18 November 2021
Sumber : UAD, MPIC Sumber : UAD, MPIC
GAMBAR 51 GAMBAR 52
CONFERENCE SYSTEM TIDAK DILABEL CONFERENCE SYSTEM TIDAK DILABEL
Lokasi : BPM, Aras 7 Lokasi : Bilik Kembang Semangkuk, Aras 11
Tarikh : 19 November 2021 Tarikh : 19 November 2021
Sumber : UAD, MPIC Sumber : UAD, MPIC
GAMBAR 53
SIDE TABLE FOR SOFA TIDAK DILABEL
Lokasi : Pejabat YBTM, Aras 12
Tarikh : 24 November 2021
Sumber : UAD, MPIC
Pendapat Pengenalan dan pengesahan aset yang tidak mempunyai label
Audit tidak dapat dibuat dengan teratur selain mempunyai risiko
kehilangan.
64
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
65
5.1.9. Senarai Aset Kew.PA-7 Tidak Dikemaskini
5.1.9.1. Pekeliling Perbendaharaan AM 2 perenggan 10 menetapkan senarai Aset Alih
yang ditempatkan di lokasi hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset/Pembantu Pegawai
Aset menggunakan KEW.PA-7. Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan
oleh Pegawai Aset/Pembantu Pegawai Aset manakala satu (1) salinan dipamerkan di
lokasi. Pegawai Aset/Pembantu Pegawai Aset hendaklah memastikan Aset Alih yang
kerap berlaku perubahan penempatan dan sukar untuk dikawal pergerakannya
hendaklah dikemaskini maklumat penempatannya setiap enam (6) bulan sekali dan
Kew.PA-7 hendaklah dikemas kini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan
kuantiti, lokasi atau pegawai penempatan.
5.1.9.2. Semakan Audit semasa pemeriksaan fizikal terhadap lokasi penempatan aset
yang dibeli pada tahun 2021 dan 2021 mendapati KEW.PA–7 ada dipamerkan tetapi
tidak dikemas kini. Maklumat lanjut adalah seperti di Gambar 54 hingga Gambar
57.
GAMBAR 54 GAMBAR 55
KEW.PA–7 TIDAK DIKEMASKINI KEW.PA–7 TIDAK DIKEMASKINI
Lokasi : Bilik TKSU (K), Aras 10 Lokasi : Bilik TKSU (P), Aras 10
Tarikh : 18 November 2021 Tarikh : 18 November 2021
Sumber : UAD, MPIC Sumber : UAD, MPIC
65
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
66 GAMBAR 57
KEW.PA–7 TIDAK DIKEMASKINI
GAMBAR 56
KEW.PA–7 TIDAK DIKEMASKINI
Lokasi : UKK, Aras 8 Lokasi : Bilik Mesyuarat Nyatoh , Aras 11
Tarikh : 19 November 2021 Tarikh : 19 November 2021
Sumber : UAD, MPIC Sumber : UAD, MPIC
Pendapat Lokasi penempatan aset sebenar tidak disahkan dan
Audit dikemaskini mengikut pegawai bertanggungjawab.
5.1.10. Pemeriksaan Aset Tidak Mematuhi Peraturan
5.1.10.1. Pekeliling Perbendaharaan AM 2.4 perenggan 6.3 menetapkan Pegawai
Pengawal/ Ketua Pengarah/Pengerusi JKPAK peringkat Kementerian/Ibu Pejabat Jabatan
hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa daripada
Gred 19 ke atas dan tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian Aset Alih
berkenaan. Perenggan 6.3.3 pula menyatakan tempoh lantikan tidak melebihi dua (2)
tahun dan dilantik di atas nama jawatan.
5.1.10.2. Semakan Audit mendapati 10 orang pegawai pemeriksa aset Kementerian
telah dilantik oleh Timbalan Ketua Setiausaha (Perancangan Strategik Dan Pengurusan)
pada bulan Disember tahun 2021. Pegawai tersebut merupakan pegawai yang sama
dilantik sebagai Pembantu Pegawai Aset Bahagian/Unit. Semakan lanjut mendapati
pelantikan ini adalah mematuhi peraturan yang ditetapkan. Butiran lanjut pegawai
pemeriksa adalah seperti di Jadual 38.
66
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
67
JADUAL 38
SENARAI PEMERIKSA ASET
BIL. NAMA PEGAWAI JAWATAN TEMPOH LANTIKAN PEGAWAI YANG
PEMERIKSA BERKUAT KUASA TERLIBAT
DENGAN
1. Puan Nurhidayaty Bt Pembantu Tadbir 08.12.2021 – 01.12.2022
Abdullah (P/O) 08.12.2021 – 01.12.2022 PENGENDALIAN
08.12.2021 – 01.12.2022 ASET ALIH
2. Puan Junanini Bt Pembantu Tadbir 08.12.2021 – 01.12.2022
Salleh (P/O) 08.12.2021 – 01.12.2022 YA (/) TIDAK (X)
08.12.2021 – 01.12.2022 x
3. Puan Kalarani A/P Pembantu Tadbir 08.12.2021 – 01.12.2022
Subramaniam (P/O) 08.12.2021 – 01.12.2022 x
08.12.2021 – 01.12.2022
4. Encik Mohd Idzam B Pembantu Tadbir 08.12.2021 – 01.12.2022 /
Jasmin (P/O)
/
5. Puan Nor Afzan Bt Pembantu Tadbir
Zaidi (P/O) /
6. Puan Norashidah Bt Hj Pembantu Tadbir /
Saidin (P/O) /
7. Puan Norslinda Bt Pembantu Tadbir /
Mohammed Noor (P/O)
/
8. Encik Norazali B. Pembantu Tadbir
Sahari (P/O) /
9. Puan Rashadah Bt Pembantu Tadbir
Abdul Jalil (P/O)
10. Puan Shubatul Pembantu Tadbir
Islamiah Bt Morli (P/O)
Sumber: Surat Lantikan Pemeriksa Aset
5.1.10.3. Bagaimanapun, semakan lanjut Audit terhadap dokumen pemeriksaan aset
bagi tahun 2021 mendapati 17 orang pegawai pemeriksa aset lain yang telah
dilantik berkuat kuasa 28 November 2019 hingga 28 Februari 2021 masih
menjalankan pemeriksaan aset bagi tahun 2021 melebihi tempoh kuat kuasa
pelantikan. Manakala dua (2) pegawai pemeriksa aset tidak dapat disahkan
tempoh lantikan sebenar kerana tidak mengemukakan surat lantikan.
Maklumat lanjut pelantikan pegawai pemeriksa aset yang telah tamat tempoh adalah
seperti di Jadual 39.
JADUAL 39
SENARAI PELANTIKAN PEMERIKSA ASET TAMAT TEMPOH
PEGAWAI
MENJALANKAN
BIL. NAMA PEGAWAI JAWATAN TEMPOH LANTIKAN PEMERIKSAAN
PEMERIKSA BERKUAT KUASA ASET SELEPAS
1.
2. TAMAT TEMPOH
3. YA (/) TIDAK (X)
4.
Puan Fatimah Bt Pen. Setiausaha 08.02.2019 – 28.02.2021 /
Yahaya Kanan
Puan Farihah Bt Pen. Setiausaha 08.02.2019 – 28.02.2021 /
Zambery Kanan
Nik Nur Fadhlillah Bt Pen. Setiausaha 08.02.2019 – 28.02.2021 /
Abd Razak
Encik Mohd Khairil B Pen. Setiausaha 08.02.2019 – 28.02.2021 /
Azman
67
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
68
BIL. NAMA PEGAWAI JAWATAN TEMPOH LANTIKAN PEGAWAI
PEMERIKSA BERKUAT KUASA MENJALANKAN
PEMERIKSAAN
5. Puan Nor Hafizah Bt Pustakawan 08.02.2019 – 28.02.2021 ASET SELEPAS
Muda 08.02.2019 – 28.02.2021 TAMAT TEMPOH
08.02.2019 – 28.02.2021 YA (/) TIDAK (X)
6. Puan Shahazan Pegawai Tadbir 08.02.2019 – 28.02.2021
Zuraina Bt Mohd Daud 08.02.2019 – 28.02.2021 /
/
7. Puan Arina Bt Pen. Pegawai Tiada Maklumat /
Zainuddin Tadbir Tiada Maklumat /
/
8. Puan Normiza Bt Pen. Pegawai 08.02.2019 – 28.02.2021 TB
Mohamad Tadbir TB
08.02.2019 – 28.02.2021
9. Puan Janatun Aisyah Pen. Pegawai 08.02.2019 – 28.02.2021 /
Bt Abu Hasan Tadbir 08.02.2019 – 28.02.2021
08.02.2019 – 28.02.2021 /
10. Puan Oh Tsiang Wynn Pen. Pegawai 08.02.2019 – 28.02.2021 /
Tadbir 08.02.2019 – 28.02.2021 /
08.02.2019 – 28.02.2021 /
11. Puan Azera Mahfuczah Pen. Pegawai /
/
Bt Mohd Said Tadbir /
12. Encik Mohd Fardzlin B Pen. Pegawai
Md Razi Teknologi
Maklumat
13. Encik Faizal Reza Bt Ketua Pembantu
Ripin Tadbir
14. Encik Mohd Nazreen B Pembantu Tadbir
Ramli (P/O)
15. Puan Nur Azlin Bt Pembantu Tadbir
Abdul Rahman (P/O)
16. Puan Hidayati Syamimi Pembantu Tadbir
Bt Mohd Noor (P/O)
17. Puan Nurul Hidayah Bt Pembantu Tadbir
Sallehuddin (P/O)
18. Puan Norsiah Bt Pembantu Tadbir
Mohammed (P/O)
19. Puan Nor Asnadinie Bt Pembantu Tadbir
Ali (P/O)
Sumber: Surat Lantikan Pemeriksa Aset
Pendapat Pemeriksaan aset dilaksanakan oleh pegawai pemeriksa aset
Audit yang tidak diberikan kuasa oleh Kementerian.
68
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
69
5.1.10.4. Pekeliling Perbendaharaan AM 2.4 perenggan 6.1 menyatakan Pemeriksaan
Aset Alih dilakukan ke atas semakan fizikal, rekod dan penempatan. Tujuan pemeriksaan
adalah untuk mengetahui keadaan dan prestasi aset, memastikan setiap Aset Alih
mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemas kini serta memastikan setiap
Aset Alih berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar. Perenggan 6.4 pula
menetapkan pemeriksaan ke atas semua Aset Alih hendaklah dilaksanakan sepenuhnya
(100%) dan pemeriksaan boleh dilaksanakan sepanjang tahun pada tahun semasa
secara berperingkat. Perenggan 10 menyatakan Ketua Jabatan hendaklah menyediakan
Sijil Pemeriksaan Aset Alih KEW.PA-13 setelah pemeriksaan selesai dilaksanakan pada
tahun semasa.
5.1.10.5. Semakan Audit terhadap rekod pemeriksaan Aset bagi tahun 2021 mendapati
pemeriksaan aset tidak mencapai kadar 100%. Sijil tahunan Pemeriksaan Harta
Modal dan Inventori (KEW.PA-12) tahun 2021 yang dijana melalui Sistem Pengurusan
Aset telah ditandatangani oleh Ketua Setiausaha pada 3 Mac 2021. Manakala
pemeriksaan Aset Alih bagi tahun 2021 sedang dijalankan sehingga ke tempoh
pengauditan dan dijangka selesai sebelum 31 Disember 2021. Maklumat lanjut
peratusan pemeriksaan aset adalah seperti di Jadual 40.
JADUAL 40
KADAR PEMERIKSAAN ASET BAGI TAHUN 2021 DAN 2021
TAHUN JUMLAH ASET TIDAK PERATUSAN
(Unit) DIPERIKSA ASET
KESELURUHAN DIPERIKSA DIPERIKSA
(%)
2021 5,291 5,119 172 96.75
2021 5,357 3,103 2,254 57.92
(Bulan September)
Sumber: Minit Mesyuarat JKPAK
Pendapat Pemeriksaan aset tahunan Kementerian tidak dilaksanakan
Audit sepenuhnya selaras dengan peraturan Kerajaan.
69
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
70
5.1.11. Aset Rosak Tidak Diselenggara
5.1.11.1. Pekeliling Perbendaharaan AM 2.5 perenggan 2.2 menyatakan
Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance) ialah kerja pembaikan atau
penggantian komponen apabila berlaku kerosakan/ kegagalan supaya Aset Alih dapat
berfungsi semula mengikut piawaian yang ditetapkan. Manakala perenggan 5
menetapkan Aset Alih yang dibawa keluar untuk tujuan penyelenggaraan hendaklah
mendapat kelulusan bertulis daripada Ketua Jabatan/ Pegawai Aset dan hendaklah
direkodkan dalam KEW.PA-9.
5.1.11.2. Semakan fizikal Audit terhadap Aset Alih yang dibeli pada tahun 2021 dan
tahun 2021 mendapati seunit Rak Majalah yang dibeli pada 15 September 2021
telah rosak. Bagaimanapun kerosakan aset tidak direkodkan dalam KEW.PA-
9. Maklumat aset tersebut adalah seperti Jadual 41 dan Gambar 58.
JADUAL 41
KADAR PEMERIKSAAN ASET TAHUN 2021
NO. KETERANGAN REKOD KEW.PA 4 LOKASI ASET
PENDAFTARAN ASET
MPI/PSM/R/21/8 Rak Majalah Ruang Kerja PSM Bilik Penyelenggaraan Aset
Sumber: Pemeriksaan Fizikal, UAD
GAMBAR 58
RAK MAJALAH
Lokasi : Bilik Penyelenggaraan Aset, Aras 6
Tarikh : 19 November 2021
Sumber : UAD, MPIC
Pendapat Tindakan penyelenggaraan tidak dapat dibuat bagi aset rosak
Audit yang tidak direkod dan aset tidak dapat diguna secara
optimum.
70
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
71
5.1.12. Rekod Pelupusan Aset Berbeza
5.1.12.1. Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) hendaklah dilantik oleh Pegawai
Pengawal/ Ketua Pengarah/ Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)
peringkat Kementerian atau Ibu Pejabat Jabatan menggunakan Surat Lantikan Lembaga
Pemeriksa Pelupusan KEW.PA-20. Dalam urusan pelupusan Aset Alih, kriteria pulangan
hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus
hendaklah meluluskan kaedah pelupusan yang sesuai untuk dilaksanakan dan paling
menguntungkan Kerajaan.
5.1.12.2. Semakan Audit mendapati seramai lima (5) orang pegawai telah dilantik
sebagai Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan bagi tempoh selama dua (2)
tahun berkuat kuasa dari tarikh surat pelantikan iaitu 10 Mei 2021. Berdasarkan Laporan
Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih MPIC (KEW.PA-21) yang telah dilantik,
sebanyak tujuh 46 item telah diluluskan untuk pelupusan bagi tahun 2021 dengan nilai
perolehan berjumlah RM46,028.
5.1.12.3. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 2.7 perenggan 1 menyatakan
pelupusan aset Kerajaan bertujuan untuk memastikan agensi Kerajaan tidak menyimpan
aset yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan, menjimatkan ruang
simpanan/pejabat, memastikan pelupusan boleh menjana hasil kepada Kerajaan dan
memastikan kaedah pelupusan yang dipilih bersifat mesra alam dan lestari. Perenggan
6.2 pula menetapkan semua Aset Alih yang dicadangkan untuk pelupusan hendaklah
disenaraikan di KEW.PA-21. Seterusnya, Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 2.7
perenggan 20.2.5 menetapkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih KEW.PA-22
hendaklah disediakan apabila pemusnahan telah selesai dilaksanakan dan dikemukakan
kepada Kuasa Melulus.
5.1.12.4. Semakan lanjut Audit mendapati 34 unit aset telah dilupus menggunakan
kaedah musnah, 10 unit aset dilupus secara e-waste dan dua (2) unit aset secara jualan
sisa. Bagaimanapun terdapat perbezaan rekod di antara KEW.PA 21 dan
KEW.PA 18 yang dijana melalui Sistem Pengurusan Aset bagi empat (4) jenis
aset yang dilupus. Maklumat lanjut adalah seperti di Jadual 42.
71
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
72
JADUAL 42
PERBEZAAN REKOD ASET YANG DILUPUS
KUANTITI
BIL. JENIS ASET KEW.PA 21 KEW.PA 18 KAEDAH
12 (Kini dikenali PELUPUSAN
1. Kerusi/Kerusi Kumpulan Pengurusan dan sebagai KEW.PA-
Profesional Dibuang
22) Dibuang
Dibuang
13 Dibuang
2. Kerusi/Kerusi Pengurusan Tertinggi 9 8
3. Telefon/Keyphones 65
4. Troli Banquet -1
Sumber: Dokumen Kew.PA 18 dan Kew.PA 21
Pendapat Perbezaan rekod menunjukkan pelupusan aset yang dibuat
Audit tidak teratur dan kuantiti sebenar sesuatu aset yang dilupus
tidak dapat disahkan.
Syor Audit Tatacara pengurusan aset perlu dilaksanakan dengan teratur
selaras peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa.
5.2. Penutup Dan Syor Audit
Pada keseluruhannya proses pengurusan aset di MPIC adalah baik. Namun, tindakan
penambahbaikan terhadap aspek penyelenggaraan rekod dan aset perlu diambil oleh
MPIC bagi memastikan pematuhan terhadap peraturan Kerajaan.
72
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
73
6. PENGAUDITAN TERHADAP PENGURUSAN KENDERAAN
- KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
Latar Unit Pentadbiran bertanggungjawab terhadap semua hal-hal
Belakang pentadbiran MPIC antaranya pengurusan aset dan stor, pengurusan
Objektif kenderaan dan pengurusan bangunan.
Pengauditan Pengauditan terhadap Pengurusan Kenderaan di MPIC telah dijalankan
Skop bagi menentukan tatacara pengurusan kenderaan telah dilaksanakan
Pengauditan mengikut peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa.
i. Pengauditan dijalankan terhadap perekodan kenderaan bagi tahun
Rumusan
Audit 2020 dan 2021. Perkara yang dinilai adalah pematuhan terhadap
prosedur merekod maklumat berkaitan kenderaan dan kawalan
dalaman dipatuhi.
ii. Pengauditan dijalankan dengan menyemak sampel rekod, fail dan
dokumen yang dikemukakan oleh BPPK bagi 19 buah kenderaan di
MPIC iaitu sebanyak enam (6) buah kenderaan milik Kementerian
dan 13 buah Kenderaan Konsesi. Semakan Audit telah dijalankan
terhadap dua (2) kriteria utama iaitu penggunaan kenderaan dan
penyelenggaraan rekod berkaitan. Perbincangan dan temu bual
dengan pegawai terlibat juga telah dijalankan untuk mendapatkan
penjelasan lanjut.
iii. Peraturan yang dirujuk adalah Pekeliling Perbendaharaan yang
berkuat kuasa dan Arahan Perbendaharaan berkaitan. Pengauditan
dijalankan berpandukan Garis Panduan Pengauditan Pengurusan
Kewangan (Indeks Akauntabiliti).
i. Satu (1) Job Description (JD) tidak diserahkan dan dua (2) JD tidak
dicatatkan tarikh kemaskini.
ii. Tiga (3) kenderaan tidak mempamerkan logo/nama Kementerian
atau Jabatan.
iii. Kelulusan perjalanan tiga (3) buah kenderaan bagi bulan
November 2020 dan lima (5) buah kenderaan bagi bulan Oktober
2021 tidak dapat disahkan.
iv. Penggunaan sebuah kenderaan yang melibatkan Buku Log
kenderaan, daftar pergerakan kunci, pergerakan dan penggunaan
sistem bayaran tol tanpa resit serta pergerakan kad inden tidak
ditandatangani oleh Pegawai Kenderaan.
v. Penggunaan sebuah kenderaan oleh dua (2) orang pegawai yang
tidak mempunyai surat kebenaran memandu kenderaan rasmi
Kementerian oleh BPPK.
vi. Tiada laporan ulasan analisa oleh Pegawai Kenderaan dibuat setiap
enam (6) bulan.
73
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
74
vii. Buku Log Kenderaan Jabatan bagi tahun 2020 dan 2021 tidak
dikemaskini sepenuhnya dan salinan asal butiran penggunaan
kenderaan tidak diserah serta disimpan oleh Pegawai Kenderaan.
viii. Saman PDRM berjumlah RM10,950 telah dikenakan terhadap
kenderaan berdaftar MPIC bagi tahun 2020 dan 2021 namun
pengesahan jumlah saman yang dijelaskan tidak dapat dibuat
kerana dokumen berkaitan tidak dikemukakan.
ix. Nombor pendaftaran kenderaan WYY 2464, Toyota Fortuner bagi
kegunaan Bahagian Biobahan Api (BBA) adalah berbeza dengan
nombor pendaftaran direkodkan dalam maklumat penyata minyak
tahun 2020 dan 2021 yang dikeluarkan oleh Petronas Dagangan
Berhad.
x. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden tidak lengkap dan dikemaskini
dengan sempurna.
xi. Tiada bukti semakan silang dengan resit dan disahkan oleh
pemegang kad inden sebelum bayaran dibuat.
xii. Satu (1) kad KSBTTR yang telah diserah kepada penerima tidak
direkodkan nama pegawai yang menerima kad tersebut dan
nombor siri kad juga tidak dapat dikenal pasti. Buku rekod
pergerakan KSBTTR juga tidak dikemaskini dengan lengkap.
74
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
75
6.1. PENGURUSAN KENDERAAN
Hasil semakan Audit mendapati perkara-perkara berikut:
6.1.1. Pelantikan Pegawai Kenderaan Tidak Teratur
6.1.1.1. Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1 perenggan 15.1.1 menetapkan Ketua
Jabatan hendaklah melantik seorang pegawai untuk mengurus kenderaan Kerajaan.
Kementerian yang mempunyai 20 buah kenderaan hendaklah melantik Pegawai
Kenderaan sepenuh masa dan sebolehnya mempunyai sijil dalam bidang kejuruteraan
automotif/ mekanikal.
6.1.1.2. Semakan Audit mendapati Pegawai Kenderaan telah dilantik oleh BPPK
melalui dokumen nombor rujukan MPIC.300-4/3/3(1). Namun, semakan lanjut
mendapati surat lantikan tersebut lewat dikeluarkan iaitu pada 7 Januari 2021
walaupun arahan menjalankan tugas kepada pegawai berkuat kuasa mulai 8
Disember 2021. Butiran pelantikan adalah seperti di Gambar 59.
GAMBAR 59
DOKUMEN PELANTIKAN
PEGAWAI KENDERAAN
Sumber: Bahagian Pentadbiran, BPPK
6.1.1.3. Selain itu, mengikut Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bil. 8
Tahun 1991 pula, tugas dan tanggungjawab Pegawai Kenderaan yang dilantik
hendaklah dinyatakan dalam Senarai Tugas Pegawai.
75
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
76
6.1.1.4. Semakan lanjut Audit terhadap Myportfolio (Deskripsi tugas/Job Description)
mendapati tugasan berkaitan mengurus kenderaan telah dinyatakan dengan jelas dalam
senarai tugas dua (2) daripada tiga (3) pegawai yang terlibat dalam pengurusan
kenderaan. Namun, dua (2) JD yang dikemukakan tersebut tidak mempunyai
tarikh kemaskini pada ruangan ‘tarikh dokumen’. Manakala semakan Audit
terhadap JD bagi Pegawai Kenderaan tidak dapat dibuat kerana tidak
dikemukakan untuk semakan pihak Audit. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual
43.
JADUAL 43
PELANTIKAN PEGAWAI PENGURUSAN KENDERAAN
BIL. NAMA DESKRIPSI CATATAN
TUGAS
1. Encik Mohd Fadzli Bin Abdul Rahman Tiada JD tidak diserahkan
(Pegawai Kenderaan) Maklumat untuk semakan Audit
2. Encik Mohd Faizal Reza Bin Ripin Ada Tarikh tidak dikemaskini
(Ketua Pembantu Tadbir)
Puan Dalilah Binti Rusli
3. (Pembantu Tadbir - Ada Tarikh tidak dikemaskini
Perkeranian/Operasi)
Sumber: Myportfolio
Pendapat Pelantikan dan pengemaskinian senarai tugas tidak dibuat
Audit dengan teratur dan dikemas kini.
6.1.2. Fail Kenderaan Diwujudkan dan Disimpan
6.1.2.1. Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1 Lampiran E perenggan 2.1.3 menetapkan
fail setiap kenderaan hendaklah dibuka untuk menyimpan dokumen mengenai
kenderaan berkenaan. Fail hendaklah sentiasa di kemaskini dari semasa ke semasa dan
disimpan di pejabat di mana kenderaan berada.
6.1.2.2. Semakan Audit mendapati kesemua lapan (8) buah kenderaan Jabatan telah
diwujudkan fail kenderaan serta telah disimpan dengan baik.
6.1.3. Nama/logo Pengenalan Kenderaan Kementerian Tidak Dipamerkan
6.1.3.1. Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1 Perenggan 23.5 dan Lampiran E
perenggan 2.1.4 menetapkan semua kenderaan Kerajaan kecuali kereta rasmi jawatan
hendaklah mempamerkan nama/logo Kementerian atau Jabatan bagi kedua-dua belah
sisi kenderaan. Nama/logo hendaklah jelas dan bersesuaian dengan kenderaan.
76
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
77
6.1.3.2. Pemeriksaan fizikal Audit pada 29 November 2021 mendapati tiga (3)
kenderaan bernombor pendaftaran WWY 414 (Toyota Fortuner), WVT 1283
(Toyota Fortuner) dan VEA 2728 (Proton Persona) tidak dipamerkan
logo/nama Kementerian atau Jabatan. Kenderaan tersebut hanya
dipamerkan jata negara di kedua-dua belah sisi kenderaan. Butiran lanjut
adalah seperti di Gambar 60 hingga 62.
GAMBAR 60
KENDERAAN TIDAK DIPAMERKAN LOGO/NAMA KEMENTERIAN
Lokasi : Tempat Parkir, MPIC
Tarikh : 29 November 2021
Sumber : UAD, MPIC
GAMBAR 61
KENDERAAN TIDAK DIPAMERKAN LOGO/NAMA KEMENTERIAN
Lokasi : Tempat Parkir, MPIC 77
Tarikh : 29 November 2021
Sumber : UAD, MPIC
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
78
GAMBAR 62
KENDERAAN TIDAK DIPAMERKAN LOGO/NAMA KEMENTERIAN
Lokasi : Tempat Parkir, MPIC
Tarikh : 29 November 2021
Sumber : UAD, MPIC
Pendapat Tanda pengenalan kenderaan Kementerian tidak dipamerkan
Audit sebagaimana ketetapan Pekeliling.
6.1.4. Kawalan Penggunaan Kenderaan Tidak Teratur
6.1.4.1. Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1 Perenggan 16.2 (iv) menetapkan semua
pergerakan kenderaan hendaklah berdasarkan arahan tugas yang dikeluarkan oleh
Ketua Jabatan/Pegawai Kenderaan. Pemanduan tanpa kebenaran boleh dikenakan
tindakan berdasarkan peraturan semasa.
6.1.4.2. Berdasarkan semakan Audit terhadap lapan (8) sampel Buku Log Kenderaan
bagi bulan November 2021 dan Oktober 2021 mendapati perjalanan yang dibuat ada
diluluskan oleh Pegawai Kenderaan. Namun, kelulusan perjalanan bagi tiga (3)
buah kenderaan bagi bulan November 2021 dan lima (5) buah kenderaan
bagi bulan Oktober 2021 tidak dapat disahkan memandangkan salinan asal
buku log kenderaan tersebut tidak diserah kepada pihak Audit. Butiran lanjut
adalah seperti di Jadual 44.
78
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
79
JADUAL 44
SAMPEL PERJALANAN KENDERAAN
BIL. NO. JENIS/ MODEL PERJALANAN MAKLUMAT TARIKH
PENDAFTARAN DILULUSKAN PERJALANAN
BULAN NOVEMBER 2021
1. WWY 414 Toyota Fortuner Ya 03.11.2021 hingga 20.11.2021
2. WVL 2681
3. VBR 1784 Coaster Ya 25.11.2021
4. VEA 2728
5. WVT 1283 Hyundai Starex Ya 02.11.2021 hingga 19.11.2021
6. WPQ 775
7. VEA 2644 Proton Persona Tiada Maklumat Tiada Maklumat
8. VEA 2653
Toyota Fortuner Tiada Maklumat Tiada Maklumat
Toyota Innova Ya 02.11.2021 hingga 25.11.2021
Proton Persona Ya 17.11.2021 hingga 30.11.2021
Proton Persona Tiada Maklumat Tiada Maklumat
BULAN OKTOBER 2021
1. WWY 414 Toyota Fortuner Tiada Maklumat Tiada Maklumat
2. WVL 2681
3. VBR 1784 Coaster Ya 17.10.2021 hingga 27.10.2021
4. VEA 2728
5. WVT 1283 Hyundai Starex Ya 02.10.2021 hingga 25.10.2021
6. WPQ 775
7. VEA 2644 Proton Persona Tiada Maklumat Tiada Maklumat
8. VEA 2653
Toyota Fortuner Tiada Maklumat Tiada Maklumat
Toyota Innova Ya 07.10.2021 hingga 26.10.2021
Proton Persona Tiada Maklumat Tiada Maklumat
Proton Persona Tiada Maklumat Tiada Maklumat
Pendapat Perjalanan kenderaan tidak diluluskan dan maklumat
Audit perjalanan tidak dikemaskini sepenuhnya.
6.1.4.3. Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1 Lampiran C Perenggan 3.4 dan 7.4
menyatakan tanggungjawab pemandu untuk menyerahkan buku log pada setiap akhir
bulan kepada Pegawai Kenderaan dan menyerahkan helaian asal butiran penggunaan
kenderaan yang telah disahkan dan disimpan oleh Pegawai Kenderaan.
6.1.4.4. Pihak Audit mendapati satu (1) kenderaan bernombor pendaftaran WYY 2464
iaitu kenderaan jenis Toyota Fortuner telah ditempatkan khusus untuk kegunaan
Bahagian Biobahan Api (BBA). Semakan mendapati perkara-perkara seperti berikut:
a. Salinan asal buku log kenderaan, daftar pergerakan kunci, pergerakan dan
penggunaan sistem bayaran tol tanpa resit serta pergerakan kad inden telah
diserahkan kepada Pegawai Kenderaan setiap hujung bulan dan disahkan.
79
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
80
b. Walaubagaimanapun buku log kenderaan, daftar pergerakan kunci,
pergerakan dan penggunaan sistem bayaran tol tanpa resit serta
pergerakan kad inden tersebut tidak ditandatangani oleh Pegawai
Kenderaan.
c. Pada 13 September 2018, BPPK telah mengeluarkan surat kebenaran memandu
kenderaan rasmi Kementerian Toyota Fortuner (WYY 2464) kepada Encik Khairol
Nizam bin Asri dari Bahagian Biobahan Api (BBA). Namun, berdasarkan buku log
kenderaan yang disemak bagi tahun 2021 dan 2021 mendapati nama
pegawai lain turut memandu kenderaan tersebut. Butiran sampel bagi bulan
Julai hingga September 2021 serta Mei dan Jun 2021 adalah seperti di Jadual 45
dan Jadual 46.
JADUAL 45
PEMANDU TIDAK MEMPUNYAI SURAT KEBENARAN MEMANDU BAGI TAHUN 2021
TARIKH PERJALANAN JULAI TAHUN 2021 SEPTEMBER
OGOS
02.07.2021 En. Ruhadi
07.07.2021 En. Ruhadi
10.07.2021 En. Ruhadi
13.07.2021 En. Ruhadi
16.07.2021 En. Othman
21.07.2021 En. Othman
11.08.2021 En. Azhar
18.08.2021 En. Ruhadi
25.08.2021 En. Ruhadi
02.09.2021 En. Ruhadi
08.09.2021 En. Ruhadi
09.09.2021 En. Ruhadi
29.09.2021 En. Ruhadi
Sumber: Buku Log Kenderaan
JADUAL 46
PEMANDU TIDAK MEMPUNYAI SURAT KEBENARAN MEMANDU BAGI TAHUN 2021
TARIKH TAHUN 2021
MEI JUN
07.05.2021 En. Ruhadi
01.06.2021 En. Ruhadi
24.06.2021 En. Ruhadi
Sumber: Buku Log Kenderaan
Pendapat Penggunaan kenderaan tidak diluluskan oleh Pegawai
Audit Kenderaan dan dipandu oleh pegawai yang tidak mempunyai
kebenaran.
80
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
81
6.1.4.5. Selain itu, Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1 perenggan 4.7 dan 6.2
menghendaki Pegawai Kenderaan menyediakan Analisa Kadar Penggunaan Bahan Api
setiap enam (6) bulan. Pihak Audit mendapati tiada laporan ulasan analisa oleh
Pegawai Kenderaan dibuat setiap enam (6) bulan seperti yang dikehendaki
dalam Pekeliling.
Pendapat Pegawai kenderaan tidak menjalankan tugas sebagaimana
Audit dipertanggungjawabkan dalam peraturan.
6.1.4.6. Pekeliling Perbendaharaan W.P 4.1 Perenggan 13.1 menetapkan setiap
kenderaan hendaklah dibekalkan dengan Buku Log bagi tujuan mengawal dan
memantau penggunaan kenderaan. Buku Log hendaklah dikemaskini oleh pemandu bagi
setiap perjalanan dan penyenggaraan kenderaan. Selain itu, Lampiran C Perenggan 2
dan 3 menetapkan buku log kenderaan hendaklah diselenggara dengan kemaskini
dengan melengkapkan catatan nama dan tandatangan pegawai yang diberi kuasa, nama
dan tandatangan pegawai yang mengguna, tujuan perjalanan, jumlah jarak perjalanan
serta penggunaan bahan api bagi semua kenderaan.
6.1.4.7. Semakan Audit terhadap lapan (8) Buku Log Kenderaan Jabatan bagi tahun
2021 dan 2021 mendapati buku log ada diselenggara namun tidak dikemaskini
sepenuhnya. Selain itu, salinan asal butiran penggunaan kenderaan tidak
diserah dan disimpan oleh Pegawai Kenderaan. Butiran lanjut adalah seperti di
Jadual 47 hingga Jadual 49.
JADUAL 47
PENYELENGGARAAN BUKU LOG KENDERAAN
BUKU LOG DISELENGGARAKAN DENGAN LENGKAP DAN KEMASKINI
TAHUN 2021 DAN 2021
NO. RUANGAN DIISI LENGKAP DAN KEMASKINI SALINAN ASAL
PENDAFTARAN [YA()/ TIDAK(X)/ TIDAK BERKENAAN (TB)] * BUTIRAN
KENDERAAN PENGGUNAAN
KENDERAAN DISERAH
WWY 414 i ii iii iv v vi vii viii ix x xi DAN DISIMPAN
WVL 2681
VBR 1784 [YA()/TIDAK(X)]
VEA 2728
WVT 1283 x x x x x x
WPQ 775
VEA 2644 x
VEA 2653
x
81
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
82
*Nota Tarikh vii. Bacaan Odometer
i. Masa viii. Jarak Perjalanan
ii. Nama Pemandu ix. Pembelian Bahan Api/
iii. Tujuan Dan Destinasi Perjalanan x. Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan
iv. Nama Dan Tanda Tangan Pelulus xi. Buku Log Kemaskini
v. Nama Dan Tanda Tangan Pengguna
vi.
JADUAL 48
MAKLUMAT SALINAN ASAL BUTIR-BUTIR PENGGUNAAN KENDERAAN
DISERAH DAN DISIMPAN BAGI TAHUN 2021
SALINAN ASAL BUTIR-BUTIR PENGGUNAAN KENDERAAN
DISERAH DAN DISIMPAN DI PEJABAT
NO. [YA()/TIDAK(X)]
PENDAFTARAN
BULAN/2021
JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEP OKT
WWY 414 x x x x x x x
WVL 2681
VBR 1784 x x x x x xx
VEA 2728
WVT 1283
WPQ 775
VEA 2644
Sumber: Buku Log Kenderaan
JADUAL 49
MAKLUMAT SALINAN ASAL BUTIR-BUTIR
PENGGUNAAN KENDERAAN DISERAH DAN DISIMPAN
BAGI BULAN JANUARI HINGGA BULAN OKTOBER TAHUN 2021
SALINAN ASAL BUTIR-BUTIR PENGGUNAAN KENDERAAN
DISIMPAN DI PEJABAT
NO. [YA()/TIDAK(X)]
PENDAFTARAN BULAN/2021
JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEP OKT
WWY 414 x x x x x xx
WVL 2681
VBR 1784 x x
VEA 2728 x x x x xx
WVT 1283 x
WPQ 775
VEA 2644 x x x x x x x x xx
Sumber: Buku Log Kenderaan
82
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
83
Pendapat Buku Log Kenderaan Jabatan tidak dikemaskini dengan lengkap
Audit dan sempurna.
6.1.5. Notis Kesalahan Lalu Lintas/ Saman Tidak Dijelaskan dan Maklumat
Saman Tidak Lengkap
6.1.5.1. Mengikut Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1- Pengurusan Kenderaan
Kerajaan, pemandu kenderaan Kerajaan hendaklah mematuhi sepenuhnya undang-
undang dan peraturan lalu lintas. Pemandu adalah bertanggungjawab menyelesaikan
notis kesalahan lalu lintas/saman yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa. Sekiranya
sesuatu kesalahan lalu lintas dilakukan oleh pemandu atas arahan pegawai pengguna,
maka pegawai tersebut hendaklah bertanggungjawab untuk menyelesaikan notis
kesalahan lalu lintas/saman tersebut dengan syarat arahan untuk melakukan kesalahan
berkenaan hendaklah dicatat dalam Buku Log dan disahkan oleh pegawai pengguna.
Ketua Jabatan hendaklah mengeluarkan surat peringatan bertulis kepada
pemandu/pegawai pengguna yang tidak menyelesaikan saman tertunggak. Sekiranya
pemandu/pegawai pengguna tidak menyelesaikan saman tertunggak setelah diberi
peringatan bertulis dalam tempoh sebulan, tindakan berikut hendaklah dilaksanakan
iaitu:
i. Membuat proses tukar nama saman daripada Kementerian/Jabatan kepada
pemandu/pegawai pengguna; atau
ii. Mendahulukan bayaran saman dengan peruntukan Kementerian/Jabatan dan
mengambil tindakan memotong gaji pemandu/ pegawai pengguna secara
sekaligus atau ansuran mengikut jumlah saman.
6.1.5.2. Semakan Audit mendapati terdapat saman PDRM berjumlah RM10,950 bagi
tahun 2021 dan 2021 yang telah dikenakan terhadap kenderaan berdaftar di MPIC.
Namun, pihak Audit tidak dapat membuat pengesahan jumlah saman yang
dijelaskan kerana dokumen berkaitan tidak dikemukakan. Selain itu, sehingga
tempoh akhir pengauditan pada bulan November 2021, pihak Audit hanya menerima
maklumat berkaitan jumlah saman yang dikenakan oleh PDRM tidak
termasuk saman dari jabatan/agensi lain.
6.1.5.3. Semakan lanjut juga mendapati maklumat berkaitan saman antaranya
nombor rujukan notis kesalahan, nama pemandu, surat peringatan yang telah
dikeluarkan serta tindakan yang telah dilaksanakan dan tindakan lanjut oleh
PPK bagi saman yang telah diterima juga tidak dilengkapkan. Butiran lanjut
adalah seperti di Jadual 50.
83
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
84
JADUAL 50
REKOD SAMAN PDRM BAGI TAHUN 2020 DAN 2021
TARIKH NO. RUJ. AMAUN PIHAK BUTIRAN NO. NAMA SURAT TINDAKAN
NOTIS KOMPAUN BERKUASA KOMPAUN KENDERAAN PEMANDU PERINGATAN SETELAH
DIKELUARKAN DIBERI
KESALAHAN (RM) PERINGATAN
[YA()/ BERTULIS
TIDAK(X)] DIKELUARKAN
[YA()/
29.12.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju VG3161 x x TIDAK(X)]
x
15.12.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju xx x
10.12.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju xx x
18.11.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju VEB157 x x x
150.00 PDRM Pandu laju x x x
13.11.2020 x
26.10.2020 x 300.00 PDRM Pandu laju xx x
23.10.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju xx x
12.11.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju VH2956 x x x
10.11.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju xx x
17.08.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju xx x
13.08.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju xx x
20.07.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju VCC5438 x x x
07.07.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju xx x
17.06.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju xx x
13.05.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju xx x
24.09.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju xx x
20.02.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju VBT1722 x x x
150.00 PDRM Pandu laju x x x
06.02.2020 x
23.01.2020 x 300.00 PDRM Pandu laju xx x
21.09.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju VDW3691 x x x
10.09.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju VEA2644 x x x
08.08.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju VCS3449 x x x
07.08.2020 x 150.00 PDRM Pandu laju VBS2344 x x x
01.08.2020 x 300.00 PDRM Pandu laju W5R x x x
05.02.2020 x 300.00 PDRM Pandu laju VBW5712 x x x
Jumlah A (RM) 4,350.00
25.07.2021 B202108120 300.00 PDRM Pandu laju VBT 3045 x x x
30.03.2021 002470
17.05.2021 300.00 PDRM Pandu laju xx x
12.04.2021 B202104060
21.04.2021 003028 300.00 PDRM Pandu laju xx x
05.05.2021
04.05.2021 B202105270 300.00 PDRM Pandu laju VCC 5438 x x x
15.04.2021 001728 300.00 PDRM Pandu laju x x x
10.06.2021
12.05.2021 B202104150 300.00 PDRM Pandu laju xx x
004650
300.00 PDRM Pandu laju xx x
B202104210
002769 300.00 PDRM Pandu laju VCS 3449 x x x
B202105100 300.00 PDRM Pandu laju VEB157 x x x
001133 300.00 PDRM Pandu laju x x x
B202105040
003293
B202104150
006117
B202107010
000911
B202105210
000779
84
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
85
TARIKH NO. RUJ. AMAUN PIHAK BUTIRAN NO. NAMA SURAT TINDAKAN
NOTIS KOMPAUN BERKUASA KOMPAUN KENDERAAN PEMANDU PERINGATAN SETELAH
DIKELUARKAN DIBERI
KESALAHAN (RM) Pandu laju PERINGATAN
Pandu laju [YA()/ BERTULIS
Pandu laju TIDAK(X)] DIKELUARKAN
Pandu laju [YA()/
22.04.2021 B202104220 300.00 PDRM Pandu laju xx TIDAK(X)]
003228 PDRM Pandu laju
PDRM Pandu laju x
PDRM Pandu laju
14.04.2021 B202104150 300.00 PDRM Pandu laju xx x
005905 PDRM Pandu laju
PDRM Pandu laju
26.07.2021 B202108120 300.00 PDRM Pandu laju xx x
002680 PDRM
PDRM
06.08.2021 B202108230 300.00 PDRM xx x
002966 PDRM
13.06.2021 B202107050 300.00 xx x
002711
19.05.2021 B202105280 300.00 xx x
002797
26.05.2021 B202106100 300.00 xx x
001781
15.08.2021 B202108290 300.00 x x x
007508 x x x
VGH 1485
B202108290
15.08.2021 007623 300.00
20.06.2021 B202107280 300.00 xx x
000005
28.06.2021 B202107280 300.00 xx x
001133
11.07.2021 B202108040 300.00 xx x
002036
Jumlah B 6,600.00
(RM)
Sumber: Pegawai Kenderaan MPIC
Pendapat Maklumat perekodan bagi Notis Kesalahan Lalu Lintas/Saman
Audit tidak dikemaskini dengan lengkap dan tidak dapat disahkan
pihak Audit.
6.1.6. Kawalan Kad Inden Tidak Diselenggara Dengan Teratur
6.1.6.1. Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1 Lampiran A, Perenggan 7.2 menyatakan
Kad inden hendaklah disimpan oleh Pegawai Kenderaan oleh Pegawai Kenderaan dan
diserahkan kepada pemandu sekiranya ada keperluan mengisi bahan api. Kad inden
akan dikembalikan kepada Pegawai Kenderaan apabila urusan mengisi bahan api telah
selesai.
6.1.6.2. Lampiran A, Perenggan 7.5 menerangkan Buku Rekod Pergerakan Kad Inden
diselenggarakan dengan kemaskini dengan melengkapkan catatan tarikh kad diambil,
nama dan tandatangan pegawai yang menyerahkan kad dan menerima kad yang
dikembalikan, nama dan tandatangan pemandu, tarikh kad dikembalikan, jumlah RM
85
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
86
dan liter yang diisi serta nombor resit. Ketua Jabatan hendaklah memeriksa Buku Rekod
Pergerakan Kad Inden dari semasa ke semasa.
6.1.6.3. Hasil semakan Audit mendapati perkara seperti perenggan berikut dan
Jadual 51.
i. Nombor pendaftaran kenderaan WYY 2464 bagi Toyota Fortuner yang
diperuntukkan bagi kegunaan Bahagian Biobahan Api (BBA) adalah
berbeza dengan nombor pendaftaran yang direkodkan dalam maklumat
penyata minyak tahun 2021 dan 2021 yang dikeluarkan oleh Petronas
Dagangan Berhad. Nombor pendaftaran kenderaan yang direkod dalam
Penyata Tuntutan Petronas Smartpay adalah WYY 6424. Pihak Audit
berpendapat perkara ini berlaku kerana tiada semakan teliti dijalankan oleh
Pegawai Kenderaan sebelum pembayaran dibuat kepada pembekal bahan api.
Maklumat lanjut adalah seperti di Gambar 63.
GAMBAR 63
PERBEZAAN NOMBOR PENDAFTARAN KENDERAAN
Sumber: Unit Audit Dalam
ii. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden ada diselenggara namun rekod tidak lengkap
dan dikemaskini dengan sempurna. Nombor siri kad inden tidak
dinyatakan dalam rekod tersebut menyebabkan pihak Audit sukar
mengenal pasti jenis kad yang diguna pakai oleh sesebuah kenderaan
Jabatan; dan
86
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
87
iii. Ruangan buku rekod pergerakan kad inden juga tidak lengkap di mana
beberapa ruangan tidak di isi oleh pemandu dan Pegawai Kenderaan.
JADUAL 51
BUKU REKOD PERGERAKAN DAN PENYELENGGARAAN KAD INDEN
KAD INDEN BUKU REKOD PERGERAKAN KAD INDEN
DISIMPAN
NO. NOMBOR RUANGAN* DIISI LENGKAP DAN RUMUSAN DIPERIKSA
PENDAFTARAN SIRI OLEH KEMASKINI [YA ()/ DARI
KAD PEGAWAI
KENDERAAN KENDERAAN [YA ()/ TIDAK (X)] TIDAK SEMASA
INDEN [YA )/ (X)] KE
TIDAK (X)] i ii iii iv v vi vii viii
SEMASA
[YA()/
TIDAK(X)]
Toyota Fortuner x x x
WVT 1283
Proton Persona x x x x x x x
VEA 2644
Coaster x x x x
WVL 2681
Hyundai Starex x x x x
VBR 1784
Proton Persona x x x x x x
VEA 2728
Toyota Innova x x x x
WPQ 775
Toyota Fortuner x x x x x x x x
WWY 414
Nota:
i. Tarikh Kad Inden Diambil ii. Nama & Tandatangan Pegawai Yang Menyerahkan Kad Inden
iii. Nama & Tandatangan Pemandu iv. Tarikh Kad Inden Dikembalikan
vi. Jumlah Diisi Liter & RM)
v. Nama & Tandatangan Penerima Kad
Inden Yang Dikembalikan viii. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Di Kemaskini
vii. Nombor Resit
6.1.6.4. Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1 Lampiran A, Perenggan 6.4 hingga 6.6
menyatakan Pegawai Kenderaan membuat semakan dan pengesahan terhadap Penyata
Pembelian kad/pembelian dalam tempoh yang ditetapkan. Sekiranya terdapat kesilapan
pada Penyata Pembelian Bahan Api, Pegawai Kenderaan hendaklah melaporkan dengan
segera kepada pembekal.
6.1.6.5. Semakan lanjut Audit terhadap penyata pembelian/penyata kad inden
mendapati tiada bukti semakan silang dengan resit dan disahkan oleh
pemegang kad inden sebelum bayaran dibuat. Pegawai kenderaan hanya
mengenakan cop sah nama dan jawatan terhadap penyata pembelian dan
penyata kad inden.
Pendapat Semakan secara teliti dan penyelenggaraan rekod tidak dibuat
Audit dengan lengkap dan kemaskini.
87
LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2021
KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
LTUAD 2021
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search