GARIS PANDUAN EKSA SPP USC SABAH 2019 - 1

KANDUNGAN ii

Tujuan 1

BAHAGIAN 1: PENGENALAN KEPADA EKOSISTEM KONDUSIF 2
SEKTOR AWAM (EKSA) 3
4
1.1 Latar Belakang EKSA
1.2 Konsep EKSA 7
1.3 Ke Arah Pelaksanaan EKSA
8
BAHAGIAN 2: PELAKSANAAN EKSA DI SPP 8
8
2.1 Dasar EKSA 9
2.2 Objektif EKSA 10
2.3 Slogan EKSA 14
2.4 Logo EKSA SPP USC SABAH 16
2.5 Jawatankuasa Pemandu EKSA SPP USC SABAH 17
2.6 Struktur Jawatankuasa Pelaksana Peringkat Zon
2.7 Kitaran PDCA 18
2.8 Keperluan Fail Zon
19
BAHAGIAN 3: TATACARA AMALAN EKSA 20
21
3.1 Ruang Kerja/Bilik Pegawai 21
3.2 Bilik Mesyuarat/Ruang Perbincangan/Bilik Latihan 22
3.3 Lobi Utama/Ruang Tamu/Kaunter Khidmat Pelanggan 23
3.4 Surau/Ruang Solat 23
3.5 Stor 24
3.6 Bilik Fail/Dokumen 25
3.7 Pantri 26
3.8 Pengurusan laci alat tulis
3.9 Keselamatan persekitaran 27
3.10 Amalan Hijau/Go Green
28
BAHAGIAN 4: AUDIT DALAM 28

4.1 Tatacara Audit Dalam EKSA 29
4.2 Kriteria Pengauditan
31
BAHAGIAN 5: PENUTUP

LAMPIRAN I

i

TUJUAN

Panduan ini disediakan sebagai rujukan warga Suruhanjaya Perkhidmatan
Pelajaran Malaysia Urus Setia Cawangan Sabah (SPP USC Sabah) dalam
melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Panduan ini
menjelaskan konsep EKSA secara umum, panduan asas pelaksanaan EKSA,
kaedah pelaksanaan audit yang diguna pakai serta usaha-usaha pengekalan
amalan pelaksanaan EKSA di SPP USC SABAH. Panduan ini disediakan
berdasarkan Garis Panduan Perlaksanaan EKSA MAMPU.

ii

BAHAGIAN 1:

PENGENALAN KEPADA EKOSISTEM
K O N D U S I F S E K T O R A W A M (E K S A)

1

MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010 melalui
Panduan Amalan 5S Sektor Awam. Amalan 5S ini menekankan kepada lima
amalan utama iaitu sisih, susun, sapu, seragam, dan sentiasa amal seperti dalam
Rajah 1.

Rajah 1: Amalan 5S Sektor Awam
EKSA telah diperkenalkan pada Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan
semula Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi
mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya
lebih relevan dengan agensi sektor awam di Malaysia. Langkah penjenamaan
semula ini seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan
prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif
dan inovatif dalam kalangan agensi sektor awam.
Garis Panduan ini diharap dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran
pejabat di SPP USC SABAH supaya dapat mewujudkan persekitaran tempat kerja
yang sistematik, selesa, dan kondusif.

2

EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam
sektor awam sejak tahun 2010. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih
berteraskan Amalan 5S yang ditambah baik selain penambahan beberapa elemen
baharu. EKSA membolehkan agensi kerajaan meningkatkan imej korporat di
samping menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui
pembudayaan Go Green. Selain itu, amalan EKSA juga diharap dapat
menyemarakkan lagi aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak-
pihak berkepentingan (stakeholders). Dalam masa yang sama persekitaran kerja
yang kondusif dapat diwujudkan.

Lima elemen baharu yang diperkenalkan dalam EKSA ialah imej korporat, kreativiti
dan inovasi, Go Green, persekitaran kondusif dan kepelbagaian agensi. Imej
korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan
terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Nilai, etika
dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk
mewujudkan budaya korporat yang positif.

Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA
menggalakkan warga agensi membudayakan elemen kreativiti dan inovasi
dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Persekitaran
sektor awam yang sering kali berubah mengikut peredaran masa menuntut
pewujudan budaya organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi.
Warga agensi digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak bagi menghasilkan
persekitaran kerja yang kondusif lagi selamat.

Penekanan turut diberikan terhadap aspek Go Green di pejabat dengan
melaksanakan program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan dalam
penggunaan tenaga ke arah penjimatan sumber. Aktiviti Go Green diharap dapat
diterapkan kepada keseluruhan warga agensi ke arah penggunaan sumber secara
optimum.

Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya
organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi sektor awam.
Amalan EKSA menggalakkan agensi sektor awam memberikan penekanan
terhadap penyampaian sistem perkhidmatan yang mesra pelanggan dan elemen
delighting the customers. Bagi pelanggan Orang Kurang Upaya (OKU),
kemudahan yang sesuai harus disediakan untuk memberi keselesaan semasa
berurusan.

EKSA turut memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang
merangkumi kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira
kepelbagaian premis agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang
diberikan. Pendekatan one size fits all yang dipraktikkan sebelum ini didapati
kurang mencakupi keperluan kepelbagaian agensi kerajaan pada masa kini.

3

Pelaksanaan EKSA yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan
secara sistematik dan praktikal. EKSA berupaya memperkukuhkan lagi Sistem
Pengurusan Kualiti berasaskan Standard MS ISO 9000 dalam memenuhi
keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. EKSA yang
cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat
jabatan secara keseluruhannya.
Justeru, EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus
dan tindakan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara seperti yang
berikut:

(a) Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan menetapkan pelan
tindakan pelaksanaan yang jelas;

(b) Mewujudkan sektor/zon kerja;
(c) Mengadakan program latihan; dan
(d) Pelancaran EKSA jabatan/agensi.

Taklimat Pengenalan EKSA oleh
penceramah daripada MAMPU Cawangan
Sabah pada 28 November 2016

Pelancaran EKSA Peringkat SPP USC
Sabah di Shangri La’s Rasa Ria Kota
Kinabalu pada 10 Disember 2016.

4

Gotong-royong Perdana EKSA SPP USC
Sabah Bilangan 1/2017 pada 17 Januari
2017
Lawatan Penanda Aras EKSA ke Pejabat
Pilihanraya Negeri Sabah pada 20 Januari
2017
Lawatan Penanda Aras EKSA ke Pejabat
Pendidikan Daerah Beaufort pada 1
Februari 2017
Kursus Juruaudit Dalam EKSA di Pejabat
MAMPU Cawangan Sabah pada 2 Februari
2017

5

Penerangan mengenai EKSA pada 6
Februari 2017 sebelum Gotong-royong
Perdana EKSA Bilangan 2/2017
dimulakan.
6

BAHAGIAN 2:

PELAKSANAAN EKSA
DI SPP USC SABAH

7

Warga SPP USC SABAH sentiasa bekerja dengan berdisiplin, bekerjasama,
bersemangat dan ceria demi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang kondusif
dan mampan. Warga SPP USC SABAH membudayakan secara berterusan
amalan persekitaran yang berkualiti bagi memenuhi keperluan dan ekspetasi
pelanggan.

 Meningkatkan produktiviti perkhidmatan yang berkualiti bagi
 memenuhi keperluan dan ekspektasi pelanggan SPP USC SABAH.

 Mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih, selesa dan
 selamat berdasarkan amalan hijau.

 Meningkatkan imej korporat SPP USC SABAH.
 Memupuk semangat kerjasama dan disiplin dalam organisasi.
 Menerapkan nilai-nilai murni dalam kalangan warga SPP USC SABAH.

“Sistematik, Inovatif, Produktif”

8







 Reka bentuk logo ini diilhamkan dari bentuk lampu mentol dengan logo SPP
berada di dalamnya yang melambangkan dasar penjimatan oleh warga SPP. 



 Lakaran gunung di tengah logo adalah mengambil ilham daripada Gunung
Kinabalu yang menjadi kebanggaan Negeri Sabah. Manakala lakaran air di
bawah gunung adalah melambangkan alam sekitar. 



 Warna BIRU bermaksud warga SPP bersatu hati dalam suasana harmoni
bersama-sama melaksanakan transformasi EKSA.



 Warna HIJAU bermaksud pendekatan amalan hijau yang diamalkan oleh
EKSA dalam menjayakan EKSA.

9

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
JAWATANKUASA PEMANDU EKSA

 Menentukan hala tuju pelaksanaan EKSA di SPP USC SABAH.
 Membentuk pelan pelaksanaan EKSA di SPP USC SABAH.
 Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.
 Menetapkan polisi, peraturan serta garis panduan.
 Mengenal pasti ahli jawatankuasa, pemudah cara dan ketua kumpulan.
 Menetapkan sistem ganjaran.
 Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan jawatankuasa audit
 dalam.
 Mengawal kemajuan program dengan pembentukan standard yang sesuai

berkaitan kebersihan.

PENGERUSI

 Mempengerusikan Mesyuarat Induk Jawatankuasa Pemandu EKSA SPP
USC SABAH.

 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA.
 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA.
 Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan ahli
 jawatankuasa yang lain.
 Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.

TIMBALAN PENGERUSI

 Mempengerusikan Mesyuarat Induk Jawatankuasa Pemandu EKSA bila
 mana Pengerusi tidak dapat hadir.
 Hadir sama dalam Mesyuarat Induk Jawatankuasa Pemandu EKSA.
 Membantu Pengerusi menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA.
 Membantu Pengerusi membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA.
 Membantu Pengerusi mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan
 bantuan ahli jawatankuasa yang lain.

Membantu Pengerusi memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui
contoh amalan terbaik.

10

FASILITATOR
 Memberikan khidmat nasihat berkaitan pelaksanaan EKSA.
 Membantu Jawatankuasa Pemandu EKSA dalam setiap tugas.
 Memastikan perjalanan sistem EKSA seperti yang dirancang.
 Mendapatkan sokongan dan pengiktirafan dari pihak pengurusan atasan.
 Membantu membekal data-data terkini berkaitan dengan EKSA.
 Mengawasi dan mengadakan perbincangan serta galakan kepada kumpulan

EKSA pada setiap masa.

SETIAUSAHA/URUS SETIA
 Menjadualkan Mesyuarat Induk Jawatankuasa Pemandu EKSA.
 Menyelaraskan program EKSA.
 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.
 Menyimpan rekod utama dan minit berkaitan dengan pelaksanaan EKSA.
 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan, dan audit.
 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.

JAWATANKUASA LATIHAN
 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk amalan
 EKSA.
 Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi
 mengukuhkan aktiviti EKSA.
 Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA

secukupnya.

11

JAWATANKUASA PROMOSI
 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA untuk tempoh 6
 hingga 12 bulan.
 Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran
 penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan amalan EKSA.
 Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.
 Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti
 promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.
 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam

kalangan warga kepada Jawatankuasa Pemandu EKSA SPP USC SABAH.
JAWATANKUASA AUDIT DALAM
 Menyediakan kriteria audit dalam EKSA yang bersesuaian.
 Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA.
 Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA.
 Menyemak kriteria audit dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

12

ZON MARIKH

KETUA ZON

EN. ALBERT JOHN

SETIAUSAHA

PN. SUZILAH JAMAIN

JAWATANKUASA KECIL JAWATANKUASA KECIL JAWATANKUASA KECIL
AUDIT DALAM PROMOSI LATIHAN

PN. AINAH ANTIK CK. ALVERNIA PETER PN. MASNI BT. KALING

ZON BUMI

KETUA ZON

PN. ZATIL SHAHIRA
BT. MD. YUSOFF

SETIAUSAHA

PN. HAYANTI XXX

JAWATANKUASA KECIL JAWATANKUASA KECIL JAWATANKUASA KECIL
AUDIT DALAM PROMOSI LATIHAN

EN. AMIR XXX XXX XXX

SPP USC Sabah dibahagikan kepada dua (2) zon EKSA iaitu Zon Marikh dan Zon
Bumi. Zon EKSA adalah bagi menentukan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi
memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA.

13

JUARA ZON

KETUA ZON
 Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli zon.
 Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA.
 Merancang aktiviti kumpulan.
 Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada
 Ketua Zon.
 Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar.
 Melaksanakan setiap arahan yang telah diputuskan di peringkat Pengurusan
 dan Bahagian.
 Memastikan amalan EKSA dilaksana dan dipatuhi sepenuhnya di zon

masing -masing.

AHLI-AHLI ZON
 Menghadiri mesyuarat yang diadakan dan mengadakan catatan ringkas.
 Menyertai aktiviti EKSA secara aktif.
 Bekerjasama dalam kumpulan.
 Bertanggungjawab untuk memperbaiki tempat kerja sepanjang masa.
 Mewujudkan suasana harmoni dalam kalangan ahli.

14

 Carta perbatuan  Melaksanakan aktiviti
 Lawatan sisih, susun, sapu dan
 Latihan seragam
 Senarai semak EKSA
 Sedia contoh EKSA  Susunan dokumen
 Ruang kerja  Ruang kerja
 Ruang am  Ruang Am

 Melaksanakan cadangan  Menjalankan audit
Penambahbaikan dalam

 Mengekalkan dengan  Melaksanakan soal
sentiasa amal selidik kesedaran
EKSA
 Penghargaan kepada
warga kerja

 Persijilan EKSA

15

Dokumentasi pelaksanaan EKSA perlu disediakan di peringkat Pemandu dan
Pelaksana. Keperluan dalam fail EKSA adalah seperti dalam Jadual 1 yang berikut:

Jadual 1: Keperluan Dalam Fail EKSA.

BIL. TAJUK KANDUNGAN FAIL YANG BERKAITAN
BAHAGIAN Fail Induk dan Zon
Dasar, objektif dan garis
1. PENGENALAN panduan EKSA

2. CARTA Carta Organisasi Induk, Fail Induk dan Zon
ORGANISASI Jawatankuasa (Pemandu)
dan zon

3. PELAN LANTAI Pelan lantai keseluruhan/ Fail Induk dan Zon
zon masing-masing

4. CARTA Carta perbatuan induk/JK Fail Induk dan Zon
PERBATUAN (Pemandu)/zon masing-
masing

5. MINIT Minit mesyuarat yang Fail Induk dan Zon
MESYUARAT disimpan mengikut
peringkat jawatankuasa
masing-masing

6. GAMBAR Gambar yang diambil Fail Induk dan Zon
AKTIVITI mempamerkan suasana
aktiviti EKSA. Tarikh
gambar diambil perlu
dipaparkan bersama-sama

7. GAMBAR Gambar yang diambil Fail Induk dan Zon

SEBELUM DAN mempamerkan suasana

SELEPAS sebelum dan selepas

pelaksanaan EKSA. Tarikh

gambar diambil perlu

dipaparkan bersama-sama

8. AUDIT Kriteria dan keputusan Fail Induk dan Zon
audit

9. LAIN-LAIN Maklumat tambahan Fail Induk dan Zon
seperti memo, surat, rekod
belanjawan, maklum balas,
laporan dan lain-lain.

16

BAHAGIAN 3:

TATACARA
AMALAN EKSA

17

 Lantai ruang kerja/bilik pegawai sentiasa dalam
keadaan bersih, selamat dan tidak licin, tidak
berlubang/pecah atau rosak dan tong sampah
disediakan.

 Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan
baik.

 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras
dengan imej korporat.

 Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di
ruang kerja/pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian.

 Satu tray surat (sekiranya ada) dilabelkan masuk/
keluar.

 Borang KEW.PA-7: Senarai Aset Alih Kerajaan
disediakan dan kemas kini.

 Kabinet fail (sekiranya ada) perlu dilabelkan dengan
kemas dan teratur.

 Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika
tidak digunakan dan sentiasa berada dalam keadaan
baik, selesa dan bersih.

 Blazer/selendang boleh diletak dengan kemas di
belakang kerusi (jika tidak ada almari disediakan).

 Wayar/kabel elektrik disusun kemas dengan
menggunakan comb-binding/black tape/ cable
casing conduit.

 CPU dan pedestal bergerak (sekiranya ada)
ditempatkan secara teratur dan seragam.

 Komputer/komputer riba haruslah tidak berhabuk
dan boleh digunakan.

 Pegawai boleh mewujudkan satu sudut mini yang
ditetapkan untuk tapak hiasan.

 Menetapkan ruang kasut (jika perlu) bagi
meletakkan tidak lebih dari tiga pasang kasut.

18

 Bilik mesyuarat/perbincangan/latihan perlulah sentiasa berkeadaan bersih dan
kemas.

 Semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer dan projektor
LCD berada dalam keadaan baik.

 Pelan lantai bilik dan pelan lampu disediakan dan dipaparkan di tempat yang
mudah dilihat.

 Borang KEW.PA-7: Senarai Aset Alih Kerajaan disediakan dan kemas kini.
 Maklumat berkaitan dengan mesyuarat/perbincangan/latihan dipamerkan di

pintu masuk bilik mesyuarat/perbincangan/latihan. Papan putih dibersihkan
 selepas digunakan.
 Etika/tatacara penggunaan bilik disediakan dan dipaparkan dengan jelas.
 Inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku sebarang kerosakan

diwujudkan.
 Barang-barang elektronik seperti projektor LCD dan suis ditutup sebelum

meninggalkan bilik mesyuarat/perbincangan/latihan.
 Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan

kekemasan bilik mesyuarat/perbincangan/latihan.

19

 Sofa/tempat duduk dan bahan bacaan disediakan
dan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria
selaras dengan imej korporat.

 Maklumat korporat berkaitan dengan agensi yang
terkini seperti visi, misi, maklumat pengurusan
atasan, moto dan piagam pelanggan dipamerkan.

 Buku pelawat dan direktori pegawai disediakan.
 Kaunter utama berimej korporat dan mudah akses

kepada borang maklum balas pelanggan, borang-
borang/brosur berkaitan, bahan bacaan maklumat
mengenai agensi dan piagam pelanggan.
 Kaunter khidmat pelanggan hendaklah sentiasa
bersih dan kemas.
 Usaha-usaha delighting the customer seperti
persekitaran yang kondusif dan kemudahan
sokongan yang lain dilaksanakan.
 Carta alir perkhidmatan (sekiranya berkaitan)
hendaklah dipamerkan dan terkini.

 Surau/bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.
 Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.
 Jadual waktu solat boleh disediakan untuk panduan masuk waktu solat bagi

kemudahan warga jabatan/agensi.
 Menyediakan kemudahan seperti Al-Quran, bahan bacaan, telekung,

sejadah dan selipar.
 Semua kemudahan sentiasa disusun kemas dan teratur di dalam almari/

kabinet/rak yang disediakan.
 Telekung/sejadah disediakan tempat sangkut yang sesuai agar kelihatan

kemas.
 Selipar/kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya.
 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus dan memantau

kebersihan surau/bilik solat.

20

  Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.
 Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan diwujudkan dan dipamerkan di
 tempat yang mudah dilihat.
 Sudut informasi (contohnya, tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan
 dan ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat.
 Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian mengikut tarikh

pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan
mengikut kaedah First In First Out (FIFO).
  Semua barang di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.
 Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan disusun dengan teratur
 supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan.
 Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli
 berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.
 Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk kepada
prosedur pengurusan stor yang sedang berkuat kuasa (contoh: bilik hawa
dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang-
barang toksik disimpan dengan kemas dan menggunakan peralatan
 sepatutnya termasuk peralatan sokongan).
 Kaedah/sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan
urusan merekod keluar masuk stok (menyediakan Borang KEW.PS-3: Kad
Kawalan Stok dan Borang KEW.PS-4: Kad Petak yang dikemas kini).
 Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual.

21

 Fail-fail aktif disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
 Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet

fail dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan. Bilik sentiasa
 dalam keadaan bersih dan kemas.
 Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di

ruang yang mudah dilihat.
 Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.
 Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan

boleh dicapai dalam tempoh 30 saat (menggunakan formula kabinet, laci,
dan poket).
 Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan.
 Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang
sedang digunakan (contoh: kad daftar penggunaan dan kad keluar masuk
fail).
 Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi
berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.
 Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.
 Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan
ditentukan di tempat khas.
 Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual.
 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail.

 Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas serta bebas daripada
sebarang serangga/makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan.

 Semua peralatan/perabot/perkakas disusun dengan kemas dan teratur
setelah digunakan.

 Perkakas/alatan yang disimpan di dalam kabinet/almari/rak dilabelkan
dengan nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian.

 Pelan susun atur/pelan lantai pantri disediakan dan dipamerkan di ruang
yang mudah dilihat.

 Singki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa
makanan.

 Meja makan sebolehnya dialas dan berkeadaan bersih.
 Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan di dalam

bekas bertutup.
 Tong sampah disediakan dan ditutup dan suis peralatan elektrik ditutup

setelah digunakan.
 Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan

kekemasan pantri.

22

Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh
seperti yang berikut:

 Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada
alat-alat tulis dan disusun kemas.

 Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-
dokumen rasmi dan peralatan rasmi seperti diari,
planner, buku catatan dan cop Jabatan.

 Laci bawah diguna bagi menempatkan alatan/
barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon
bimbit dan lain-lain. Sekiranya bilangan laci meja
yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih)
maka keutamaan penyimpanan ialah kepada
peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis,
buku catatan dan dokumen rasmi.

23

Langkah-langkah keselamatan yang boleh diambil bagi menjamin keselamatan
persekitaran adalah seperti yang berikut:

(a) Pelan Tindakan Kecemasan

(i) Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:
  Arahan keselamatan

 Latihan pengungsian bangunan
 Tanda amaran
 Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul
 Tanda arahan laluan kecemasan
(ii) Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan
baik dan tiada halangan.

(b) Pendawaian/ kabel

(i) Memastikan pendawaian untuk elektrik/telefon/kabel/komputer/mesin/
peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.

(ii) Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang
digunakan.

(c) Peralatan pencegahan kebakaran

Memastikan alat pemadam api menepati kriteria yang berikut:
(i) Dibuat penyenggaraan berkala.
(ii) Mempunyai tatacara penggunaan.
(iii) Berkeadaan bersih.
(iv) Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai.
(v) Disediakan pegawai yang menyelia berserta nombor telefon pegawai

yang berkaitan.

(d) Laluan/ tangga kecemasan

(i) Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup.
(ii) Memaparkan tanda arah keluar dengan jelas.
(iii) Pendawaian tambahan tanpa tauliah yang boleh mendatangkan bahaya

seperti litar pintas dan sebagainya adalah tidak dibenarkan.
(iv) Peralatan rosak dilaporkan kepada pihak pengurusan dan disenggarakan

dengan segera.
(v) Tangga laluan kecemasan tidak dihalang dengan sebarang objek/alatan/

bahan yang boleh mengganggu laluan kecemasan.
(vi) Tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan dengan jelas dan mudah

dilihat.

24

(e) Lampu dan soket
(i) Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.
(ii) Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.
(iii) Menyediakan pelan lampu bagi memudahkan pengesanan.

(f) Pengurusan kunci
(i) Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara
keselamatan.
(ii) Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang
selamat.
(iii) Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai
bertanggungjawab.
(iv) Menyediakan buku log peminjaman kunci dan kemas kini.

(i) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti
yang berikut:
 Notis/arahan penjimatan tenaga.
 Penggunaan lampu/peralatan jimat tenaga.
 Penetapan suhu optimum.
 Penjimatan kertas.
 Penjimatan air.

  Kempen hijau.
(ii) Melaksanakan program kitar semula.
(iii) Menyediakan analisis penjimatan seperti kos, masa, tenaga pekerja dan

ruang.

25

BAHAGIAN 4:

AUDIT DALAM

26

Audit Dalam EKSA merupakan satu kaedah penilaian kendiri pelaksanaan amalan
EKSA di SPP USC SABAH. Audit Dalam perlu dijalankan secara berkala untuk
memastikan zon membuat penambahbaikan secara berterusan.

(i) Membentuk ahli jawatankuasa audit untuk melaksanakan Audit Dalam
EKSA.

(ii) Menentukan kekerapan aktiviti pengauditan.
(iii) Melatih juruaudit untuk memastikan pelaksanaan audit dijalankan dengan

cekap dan berkesan.
(iv) Melaksanakan pengauditan seperti yang dijadualkan.
(v) Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah memaklumkan

penemuan audit kepada Pengerusi Jawatankuasa Pemandu EKSA SPP USC
SABAH dan kepada semua warga SPP USC SABAH.

EKSA memperkenalkan model penilaian baharu yang mengandungi kriteria
generik dan kriteria khusus yang mengambil kira kepelbagaian premis jabatan/
agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Terdapat dua model
yang digunakan iaitu Model A yang menggunakan pendekatan berdasarkan kriteria
generik dan Model B yang merupakan gabungan antara kriteria generik dan
khusus.

Komponen generik terdiri daripada komponen seperti yang berikut:

(i) Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan
(ii) Komponen B: Ruang Tempat Kerja/Pejabat
(iii) Komponen C: Tempat Umum
(iv) Komponen D: Keselamatan Persekitaran
(v) Komponen E: Kawasan Persekitaran Jabatan

Bagi komponen khusus pula hanya mengandungi satu komponen sahaja iaitu
Komponen F: Tempat Khusus.

Kriteria audit yang diguna pakai oleh SPP USC SABAH berdasarkan kepada Model
A, iaitu Komponen A sehingga Komponen E1 atau Komponen E2. Kriteria
pemarkahan penilaian EKSA adalah seperti di Lampiran.

27

BAHAGIAN 5:

PENUTUP

28

Garis Panduan EKSA SPP USC SABAH ini disediakan untuk memberi panduan
kepada warga SPP USC SABAH dalam menguruskan persekitaran kerja yang
bersih, kemas, tersusun dan selamat. Melalui EKSA, warga SPP USC SABAH
secara bersama-sama akan membina disiplin dan etika kerja yang baik bagi
menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti. EKSA juga dapat memupuk semangat
kerja berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi yang dapat meningkatkan
kualiti dan produktiviti penyampaian perkhidmatan SPP USC SABAH kepada
pelanggan dan seterusnya membawa kepada peningkatan imej korporat SPP USC
SABAH. Oleh itu, diharap panduan ini dapat membantu warga SPP USC SABAH
melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui EKSA dan
membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi satu amalan.

29

LAMPIRAN

KOMPONEN
PENILAIAN EKSA

30

KOMPONEN GENERIK KOMPO

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1
A1) Dasar / Polisi EKSA
Garis
1 Menyediakan garis panduan selaras dengan panduan
Dasar EKSA agensi. tidak
disediakan

2 Menyebarkan dasar dan garis panduan EKSA Dasar dan
serta memastikan semua warga kerja Garis
memahaminya. Panduan
EKSA tidak
disebarkan

3 Memastikan EKSA diamalkan dan dipatuhi oleh EKSA tidak
semua warga agensi. diamal dan
dipatuhi oleh
warga agensi

4 Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan Dokumentasi

EKSA disusun dengan teratur dan sentiasa tidak teratur

dikemas kini tremasuk perkara yang berikut: dan tidak

dikemas kini

i. Minit mesyuarat

ii. Surat lantikan Jawatankuasa

iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa

31

ONEN A 3 4 5 MARKAH
2
Garis
Garis panduan
panduan disediakan
disediakan kepada
kepada semua warga
sebahagian agensi
warga agensi
Dasar dan
Dasar dan Garis
Garis Panduan
Panduan EKSA
EKSA disebarkan
disebarkan dan difahami
dan difahami oleh semua
oleh warga
sebahagian
warga EKSA
diamalkan
EKSA dan dipatuhi
diamalkan oleh semua
dan dipatuhi warga agensi
oleh
sebahagian Semua
warga agensi dokumentasi
teratur dan
Sebahagian dikemas kini
dokumentasi
teratur dan
dikemas kini

KOMPONEN GENERIK

KOMPO

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1

5 Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA Tiada
seperti ketetapan agensi/garis panduan yang keseragaman
dibangunkan oleh agensi.

6 a) Menyedia dan memaparkan sudut EKSA di Sudut EKSA
tempat yang strategik (secara maya atau tidak
fizikal) dan mengandungi perkara seperti disediakan
berikut:

i. Dasar EKSA agensi
ii. Carta organisasi
iii. Gambar aktiviti sebelum dan selepas
iv. Pelan lantai
v. Carta Perbatuan semasa

vi. Informasi/hebahan
vii. Tarikh kemas kini sudut EKSA

b) Memastikan maklumat dan bahan yang Tidak terkini

dipaparkan sentiasa dikemas kini dan dalam dan tidak

keadaan baik. berada dalam

keadaan baik

32

ONEN A

2 3 4 5 MARKAH

Keseragaman Keseragaman
pada pada
sebahagian keseluruhan
agensi agensi

Sudut EKSA Sudut EKSA Sudut EKSA Sudut EKSA

disediakan disediakan mengandungi mengandungi

tetapi hanya tetapi hanya semua semua

mengandungi mengandungi perkara perkara

dua perkara tiga hingga seperti seperti

seperti empat dicadangkan dicadang

dicadangkan perkara serta

seperti dipaparkan

dicadangkan secara kreatif

dan inovatif

Sebahagian Terkini dan
sahaja yang berada dalam
terkini dan keadaan baik
dalam
keadaan baik

KOMPONEN GENERIK

KOMP

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1

A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA

7 a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Jawatankuasa

Pelaksana EKSA yang terdiri sekurang- pelaksana

kurangnya tiga (3) Jawatankuasa seperti tidak dibentuk

yang berikut: dan tidak

dilantik

i. Jawatankuasa Latihan

ii. Jawatankuasa Promosi

iii. Jawatankuasa Audit

b) Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar Fasilitator tidak
rujuk pelaksanaan Ekosistem EKSA. dilantik

8 Merancang dan melaksanakan program/aktiviti Program/

EKSA secara berkala seperti yang berikut: aktiviti EKSA

tidak dirancang

i. Menyediakan dan mengemas kini carta dan

perbatuan aktiviti. dilaksanakan

ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan

audit.

iii. Melaksana program pengayaan ilmu.

3

PONEN A 3 4 5 MARKAH
2
Jawatankuasa
Jawatankuasa pelaksana
pelaksana dibentuk dan
dibentuk dan dilantik serta
dilantik tetapi mempunyai
hanya semua
mempunyai jawatankuasa
satu hingga yang disyorkan
dua
jawatankuasa Fasilitator telah
yang disyorkan dilantik dan
terlatih
Fasilitator
dilantik tapi Program/aktiviti
tidak terlatih EKSA
dirancang dan
Program/aktiviti dilaksanakan
EKSA
dirancang
tetapi tidak
dilaksanakan

33

KOMPONEN GENERIK

KOMP

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1

A3) Penglibatan Pengurusan Atasan

9 Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/ Pengurusan
penasihat EKSA. atasan bukan
penaung/
penasihat
EKSA

10 Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA Program tidak

seperti program kesedaran/pendedahan dan dilaksanakan

lawatan.

11 Membentangkan dan melaporkan pelaksanaan Aktiviti EKSA
aktiviti EKSA dalam mesyuarat pengurusan. tidak
dibentangkan
dan
dilaporkan
dalam
mesyuarat
pengurusan

34

PONEN A
2 3 4 5 MARKAH

n Pengurusan
atasan
k Mempunyai sebagai
n program penaung/
penasihat
kesedaran/ EKSA
pendedahan
yang kurang Mempunyai Mempunyai Mempunyai
aktif program
kesedaran/ program program
pendedahan
yang aktif kesedaran/ kesedaran/
tanpa
penglibatan pendedahan pendedahan
pengurusan
atasan yang aktif yang aktif

dengan dengan

sebahagianny penglibatan

a melibatkan pengurusan

pengurusan atasan

atasan sepenuhnya

A Sebahagian Semua aktiviti

aktiviti EKSA EKSA

n dibentangkan dibentangkan

dan dan

dilaporkan dilaporkan

dalam dalam

mesyuarat mesyuarat

pengurusan pengurusan

4

KOMPONEN GENERIK

KOMP

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1

A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment) Audit dalam
tidak
12 Melaksanakan audit pematuhan/audit dalam dilaksanakan
secara berterusan sama ada oleh jawatankuasa
dalaman atau agensi luar/lain sekurang-
kurangnya dua kali setahun.

13 Menyebarkan hasil/laporan audit dalam untuk Hasil/laporan
makluman dan tindakan susulan warga agensi. audit dalam
tidak
disebarkan

14 Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada Laporan

SPP USC SABAH selepas setahun menerima

pensijilan Penilaian

(hanya untuk pensijilan semula). Kendiri tidak

dikemukaka

kepada

SPP USC

SABAH

35

PONEN A
2 3 4 5 MARKAH

Audit dalam Audit dalam

dilaksanakan dilaksanakan

n sekali dalam mengikut

satu tahun jadual

n Hasil/laporan Hasil/laporan

audit dalam audit dalam

disebarkan disebarkan

kepada kepada

sebahagian semua warga

warga

Laporan

Penilaian
k Kendiri
an dikemukakan

kepada
SPP USC
SABAH

5

KOMPONEN GENERIK

KOMPO

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1

A5) Pengiktirafan

15 Melaksanakan program pengiktirafan Ekosistem Program S

EKSA di peringkat agensi seperti contoh anugerah pengiktirafan d

yang berikut: tidak p

dilaksanakan d

i. Zon Terbaik

ii. Bilik Terbaik

iii. Bahagian Terbaik

iv. Ruang Kerja Terbaik

v. Tandas Terbaik

vi. Hasil Kreativiti Terbaik

vii. Anugerah Amalan Hijau terbaik

16 Menerima pengiktirafan dan ditanda aras sama Tiada
ada di peringkat jabatan/daerah/negeri/ pengiktirafan
kebangsaan atau lain-lain. diterima/tidak
ditanda aras
oleh agensi
lain

17 Menyebarkan dan mempamerkan maklumat Program
mengenai program pengiktirafan kepada semua pengiktirafan
warga agensi. tidak
disebarkan

36

ONEN A
2 3 4 5 MARKAH

Satu hingga Sekurang- Empat Lima atau

dua program kurangnya program lebih program

pengiktirafan tiga program pengiktirafan pengiktirafan

dilaksanakan pengiktirafan dilaksanakan dilaksanakan

dilaksanakan

Menerima Menerima
pengiktirafan pengiktirafan
tetapi tidak dan ditanda
ditanda aras aras oleh
oleh agensi agensi lain
lain
Program
Program pengiktirafan
pengiktirafan disebarkan
disebarkan dan
dan dipamerkan
dipamerkan kepada
kepada semua warga
sebahagian
warga

KOMPONEN GENERIK

KOMPO

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1

A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

18 Melaksanakan inovasi/amalan baik (best Program
practice) yang boleh meningkatkan produktiviti inovasi/
dan kualiti kerja warga. amalan baik
(best practice)
tidak
dilaksanakan

19 Melaksanakan program kreativiti dan inovasi Program

seperti contoh yang berikut: kreativiti dan

inovasi tidak

i. Kreativiti menggunakan barangan terpakai dilaksanakan

ii. Barang terpakai untuk hiasan

iii. Hiasan/kegunaan EKSA

37

ONEN A 3 4 5 MARKAH
2
Program
inovasi/
amalan baik
(best
practice)
dilaksanakan

Program
kreativiti dan
inovasi
dilaksanakan

KOMPONEN GENERIK

KOMPO

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1

A7) Tindakan Penjimatan/Go Green Tidak
20 a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/ melaksanakan
sumber secara menyeluruh seperti contoh program
yang berikut: penjimatan
tenaga
i. Notis/arahan penjimatan tenaga
ii.Penggunaan lampu/ peralatan jimat Tiada
program/
tenaga (save energy usaha kitar
iii. Penetapan suhu optimum semula
iv. Penjimatan kertas dilaksanakan.
v. Penjimatan air Tiada analisis
vi. Kempen hijau penjimatan
disediakan
b) Melaksanakan program/usaha kitar semula
peringkat agensi.

c) Menyediakan analisis penjimatan, sebagai
contoh:

i. Kos
ii. Masa
iii. Tenaga pekerja
iv. Ruang

JUMLAH SKOR (KOMP

Jumlah Markah: /120X 100% = %
(Jumlah markah diperoleh dibahagi dengan jumlah markah penuh bagi sem

38

ONEN A 3 4 5 MARKAH
2

Melaksanakan Melaksanakan
sekurang- sekurang-
kurangnya dua kurangnya tiga
program program
penjimatan penjimatan
tenaga tenaga

Program/usaha
kitar semula
dilaksanakan

Analisis
penjimatan
disediakan

PONEN A)

mua kriteria yang berkaitan X 100%)
8

RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT KOMPO
1
FIZIKAL Tidak bersih

B1) Lantai Tiada program
1 Memastikan lantai memenuhi kriteria yang pemantauan
berikut:

i. Selamat dan tidak licin
ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai
iii. Tidak berlubang/pecah atau rosak
iv. Tong sampah disediakan

2 Menyediakan program pemantauan dan
memastikan jadual pembersihan dipatuhi.

B2) Dinding dan Siling Dinding kotor
dan rosak
3 Memastikan dinding dan siling bersih daripada
kekotoran dan dalam keadaan baik.

4 Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan Hiasan
selaras dengan imej korporat. keterlaluan
dan tidak
bersesuaian

39