STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) MANAJEMEN RISIKO PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116
PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116 Nomor SOP SOP/SRH/SEKCAM/01 Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh CAMAT SURUH Nama SOP Manajemen Risiko Dibuat Oleh: Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP 1. Kualifikasi pendidikan minimal S1 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Teliti 4. Komunikatif Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP yang terdapat di Kecamatan Suruh 1. Komputer 2. ATK 3. Box File/Outnerd 4. Lemari arsip
Peringatan Pencatatan dan Pendataan Jika prosedur ini tidak dilaksanakan, maka berdampak: 1. Risiko pekerjaan tidak terkelola dengan baik 2. Penanganan risiko tidak dapat dilaksanakan Permasalahan yang sering terjadi: 1. Kesulitan menentukan nilai risiko 1. Tabel nilai risiko 2. Manajemen risiko
PROSEDUR MANAJEMEN RISIKO No Uraian Prosedur Pelaksana Mutu Baku Ket Sekretaris ISO Sekcam Camat Persyaratan / Kelengkapan Waktu Output 1 Melakukan Identifikasi, penilaian, pengkajian dan penanganan risiko sesuai dengan tabel pada masingmasing proses Ada proses yang dijalankan 15 menit Identifikasi manajemen risiko 4 Menetapkan tingkat dampak serta munculnya peluang dan menetap tingkat resikonya. Jika ditemukan tingkat risiko yang tidak dapat diterima, maka diusulkan tindakan rencana kerja untuk menghilangkan risiko atau menurunkan risiko pada tingkat yang dapat diterima T T Tabel 1 . Nilai Kemungkinan Tabel 2 . Nilai Dampak 15 menit Form Manajemen Risiko 5 Menyerahkan draf dokumen analisisi risiko untuk diverifikasi ke Sekcam dan Camat. Jika ditemukan isi yang belum disetujui, maka draf dokumen tersebut dikembalikan untuk diperbaiki Y Manajemen Risiko 1 hari Manajemen Risiko 6 Menyerahkan dokumen analisis risiko yang telah disetujui Sekcam untuk dikompilasi Manajemen Risiko 30 menit Manajemen Risiko 7 Mengkompilasi dokumen analisis risiko dan mengesahkan Manajemen Risiko 1 hari Manajemen Risiko 8 Melakukan pengkajian secara rutin analisa risiko pada proses rutin yang dijalankan Manajemen Risiko Menyes uaikan Manajemen Risiko
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGENDALIAN DOKUMEN PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116
PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116 Nomor SOP SOP/SRH/SEKCAM/02 Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh CAMAT SURUH Nama SOP Pengendalian Dokumen Dibuat Oleh: Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP 1. Kualifikasi pendidikan minimal S1 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Teliti 4. Komunikatif Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP yang terdapat di Kecamatan Suruh 1. Komputer 2. ATK 3. Box File/Outnerd 4. Lemari arsip
Peringatan Pencatatan dan Pendataan Jika prosedur ini tidak dilaksanakan, maka berdampak: 1. Dokumen tidak akan terkendali dengan baik 2. Pemberian status revisi dan penggandaan dokumen harus dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan jumlah yang digandakan, jika tidak maka akan menimbulkan tidak tepat sasaran dan tidak efisien. Permasalahan yang sering terjadi: 1. Dokumen tidak didistribusikan ke seluruh staf 1. Daftar Dokumen Eksternal 2. Daftar Dokumen SOP 3. Distribusi Dokumen
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN No Aktifitas Pelaksana Mutu Baku Ket Sekcam Kasi Camat Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output 1. Mengidentifikasi kebutuhan dokumen, revisi/penambahan dokumen Tupoksi semua seksi 1 hari Daftar kebutuhan dokumen 2. Menyusun Draft Dokumen dan Form Daftar kebutuhan dokumen, Pedoman penyusunan SOP 40 hari Draf dokumen 3. Memberikan nomor dokumen Sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku 1 hari Draf SOP 5. Memeriksa Draft Dokumen Draft dokumen 5 hari Draft Dokumen usulan perubahan/ penambahan dokumen 6. Mengesahan Dokumen Draft Dokumen usulan perubahan/ penambahan dokumen 1 jam Dokumen SOP dan form 7. Membuat daftar induk Dokumen (eksternal dan internal) SOP dan Perundangundangan 1 hari Dokumen eksternal dan internal 8. Penggandaan dan memberi Stempel pada dokumen Dokumen eksternal dan internal 3 jam SOP 9. Mendistribusikan Dokumen Dokumen yang telah di stempel 1 jam Daftar Distribusi Dokumen
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116
PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116 Nomor SOP SOP/SRH/SEKCAM/03 Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh CAMAT SURUH Nama SOP Pengendalian Informasi Terdokumentasi Dibuat Oleh: Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP 1. Kualifikasi pendidikan minimal S1 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Teliti 4. Komunikatif Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP yang terdapat di Kecamatan Suruh 1. Komputer 2. ATK 3. Box File/Outnerd 4. Lemari arsip Peringatan Pencatatan dan Pendataan Jika prosedur ini tidak dilaksanakan, maka berdampak: 1. Informasi terdokumentasi tidak akan terkendali dengan baik 2. Menetapkan masa retensi harus sesuai dengan peraturan masa retensi penyimpanan, jika tidak maka akan menghambat pencarian dokumen atau arsip. 1. Daftar Induk Rekaman/ Informasi Terdokumentasi
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI No Aktifitas Pelaksana Baku Mutu Ket Staf Sekcam Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output 1 Mengidentifikasi Rekaman Mutu Daftar Informasi terdokumentasi 1 hari Daftar Informasi terdokumentasi 2 Menetapkan masa retensi Masa Retensi 1 hari Daftar Informasi terdokumentasi 3 Memberikan kode/label identifikasi pada kotak penyimpanan / tempat lain untuk memudahkan dalam penemuan Daftar Informasi terdokumentasi 1 hari Kode/label identifikasi 4 Menyimpan informasi terdokumentasi Kode/label identifikasi 30 menit Daftar Informasi terdokumentasi 5 Meninjau masa retensi informasi terdokumentasi Daftar Informasi terdokumentasi 2 jam Daftar Informasi terdokumentasi 6 Menarik informasi terdokumentasi yang masa retensi aktifnya telah habis dari lokasi kerjanya dan menyimpannya dalam gudang/almari pasif Daftar Informasi terdokumentasi 1 jam Daftar pemusnahan catatan mutu 7 Memutuskan informasi terdokumentasi yang masa pasifnya habis menjadi dokumen bila diperlukan. Daftar pemusnahan catatan mutu 15 menit Daftar pemusnahan catatan mutu
No Aktifitas Pelaksana Baku Mutu Ket Staf Sekcam Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output 8 Memusnahkan dokumen/catatan mutu Daftar pemusnahan catatan mutu 1 jam Daftar pemusnahan catatan mutu 9 Membuat berita acara pemusnahan dokumen/ informasi terdokumentasi Daftar pemusnahan catatan mutu 15 menit Berita Acara Pemusnahan dokumen/informasi terdokumentasi 10. Menandatangani berita acara pemusnahan Berita Acara Pemusnahan dokumen/informasi terdokumentasi 5 menit Berita Acara Pemusnahan dokumen/informasi terdokumentasi
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENANGANAN KELUHAN PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116
PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116 Nomor SOP SOP/SRH/SEKCAM/04 Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh CAMAT SURUH Nama SOP Penanganan Keluhan Dibuat Oleh: Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP 1. Kualifikasi pendidikan minimal S1 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Teliti 4. Komunikatif Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP yang terdapat di Kecamatan Suruh 1. Komputer 2. ATK 3. Box File/Outnerd 4. Lemari arsip Peringatan Pencatatan dan Pendataan Jika prosedur ini tidak dilaksanakan, maka berdampak: 1. Mengklarifikasi aduan harus dilakukan dengan hati – hati dan cermat agar mendapatkan data yang sebenarnya, Jika tidak penanganan pengaduan tidak bisa efektif dan berpotensi menimbulkan masalah baru. 1. Buku Register Keluhan Masyarakat
2. Menerima pengaduan lewat telepon harus dilakukan dengan hati – hati dan memperoleh data yang lengkap dan jelas jika tidak pengaduan tidak bisa diproses. 3. Mengarsipkan berkas pengaduan harus sesuai dengan standar arsip jika tidak arsip akan mudah hilang dan sulit dicari Permasalahan yang sering terjadi: 1. Keluhan masyarakat tidak tercatat dengan baik
PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN No Uraian Prosedur Pelaksana Baku Mutu Ket Sekcam Staf Camat Persyaratan / Kelengkapan Waktu Output 1. Menyediakan fasilitasi keluhan pelanggan - Form keluhan pelanggan - Kotak saran 1 jam - Form keluhan Pelanggan - Kotak saran 2. Menerima aduan/saran dari pelanggan/stake holder - Form keluhan Pelanggan 15 menit - Form keluhan Pelanggan 3. Menuliskan aduan/saran yang diterima - ATK , - Surat/form Penanganan Keluhan 5 menit Buku Penanganan Keluhan 4. Melaporkan aduan/saran yang diterima kepada atasan untuk ditindak lanjuti Buku Penanganan Keluhan 15 menit Buku Penanganan Keluhan 5. Melakukan klarifikasi ke pelayanan terpadu/sumber pengaduan bersama Kasi Informasi Aduan, Kendaraan roda 2, telepon 2 hari Hasil Klarifikasi aduan / saran, Buku Penanganan Keluhan 6. Menindak Lanjuti Aduan/saran Informasi Aduan, Sumber Data, Buku Penanganan Keluhan 2 hari Tindak Lanjut, 7. Menginformasikan hasil tindak lanjut aduan/saran Surat Pemberitahuan, Telepon 30 menit Surat Pemberitahuan 8. Mengarsipkan berkas pengaduan Surat Pengaduan, Buku Penanganan Keluhan, Surat Pemberitahuan 5 menit Buku penanganan keluhan
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGUKURAN KEPUASAN MASYARAKAT PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116
PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116 Nomor SOP SOP/SRH/SEKCAM/05 Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh CAMAT SURUH Nama SOP Pengukuran Kepuasan Masyarakat Dibuat Oleh: Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP 1. Kualifikasi pendidikan minimal S1 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Teliti 4. Komunikatif Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP yang terdapat di Kecamatan Suruh 1. Komputer 2. ATK 3. Box File/Outnerd 4. Lemari arsip Peringatan Pencatatan dan Pendataan Jika prosedur ini tidak dilaksanakan, maka berdampak: 1. Membuat laporan pengukuran kepuasan pelanggan harus sesuai dengan hasil analisis data jika tidak hasil laporan akan salah atau tidak sesuai dengan hasil data pengukuran kepuasan 1. Rekapitulasi Hasil SKM
2. Pengarsipan harus sesuai dengan standar arsip jika tidak arsip akan mudah hilang dan sulit dicari Permasalahan yang sering terjadi: 1. -
PROSEDUR PENGUKURAN KEPUASAN MASYARAKAT No Aktifitas Pelaksana Mutu Baku Keterangan Staf Sekcam Camat Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output 1. Menyusun konsep pengukuran kepuasan pelanggan - Draft Kuesioner - Data pelanggan 1 hari - Draft Kuesioner - Data pelanggan 2. Memeriksa konsep pengukuran Kuesioner 1 hari - Kuesioner 3. Menyetujui konsep pengukuran Kuesioner 30 menit Kuesioner 4. Melaksanakan pengukuran kepuasan pelanggan - Data mentah - Hasil tabulasi 4 bulan - Data mentah - Hasil tabulasi 5. Membuat laporan pengukuran kepuasan pelanggan Laporan IKM 1 bulan Laporan IKM 6. Membahas hasil pengukuran kepuasan pelanggan Laporan IKM 1 hari Laporan IKM 8. Menetapkan tindakan perbaikan/ pencegahan PTPP (Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) 1 hari PTPP (Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) 9. Membuat notulen rapat Notulen 1 jam Notulen 10. Mengarsipkan notulen rapat dan laporan IKM Notulen Laporan IKM 15 menit Notulen Laporan IKM
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116
PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116 Nomor SOP SOP/SRH/SEKCAM/06 Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh CAMAT SURUH Nama SOP Pengendalian Ketidaksesuaian Dibuat Oleh: Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP 1. Kualifikasi pendidikan minimal S1 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Teliti 4. Komunikatif Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP yang terdapat di Kecamatan Suruh 1. Komputer 2. ATK 3. Box File/Outnerd 4. Lemari arsip Peringatan Pencatatan dan Pendataan Jika prosedur ini tidak dilaksanakan, maka berdampak: 1. Mengevaluasi layanan tidak sesuai harus dilakukan secara keseluruhan jika tidak hasil evaluasi tidak akan optimal 1. Permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan
2. Memutuskan tindakan perbaikan harus dilakukan sesuai dengan layanan tidak sesuai dan bijaksana jika tidak maka tindakan perbaikan dan pencegahan tidak efektif dan optimal. Permasalahan yang sering terjadi: 1. -
PROSEDUR PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN No Aktifitas Pelaksana Mutu Baku Ket Staf Kasi/ Sekcam Camat Kelengkapan/ Persyaratan Waktu Output 1. Mengidentifikasi layanan tidak sesuai Jenis layanan 15 menit - Catatan layanan tidak sesuai - PTPP 2. Mengevaluasi layanan tidak sesuai - Catatan layanan tidak sesuai - PTPP 1 jam - Catatan layanan tidak sesuai - PTPP 3. Mengkonsultasikan dengan Camat - Catatan layanan tidak sesuai - PTPP 1 hari Catatan layanan tidak sesuai 4. Memutuskan tindakan perbaikan Catatan layanan tidak sesuai 15 menit Catatan layanan tidak sesuai 5. Memisahkan hasil layanan tidak sesuai Catatan layanan tidak sesuai 30 menit Hasil Layanan Tidak Sesuai 6. Melakukan tindakan perbaikan Hasil Layanan Tidak Sesuai 1 hari Hasil Tindakan Perbaikan 7. Meminta persetujuan pada sekcam/kasi Hasil Tindakan Perbaikan 1 jam Catatan layanan tidak sesuai 8. Menyetujui tindakan Perbaikan Catatan layanan tidak sesuai 30 menit Catatan layanan tidak sesuai 9. Memusnahkan hasil layanan tidak sesuai secara rutin Catatan layanan tidak sesuai 1 hari BA Pemusnahan layanan tidak sesuai
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) AUDIT INTERNAL PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116
PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116 Nomor SOP SOP/SRH/SEKCAM/07 Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh CAMAT SURUH Nama SOP Audit Internal Dibuat Oleh: Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP 1. Kualifikasi pendidikan minimal S1 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Teliti 4. Komunikatif Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP yang terdapat di Kecamatan Suruh 1. Komputer 2. ATK 3. Box File/Outnerd 4. Lemari arsip Peringatan Pencatatan dan Pendataan Jika prosedur ini tidak dilaksanakan, maka berdampak: 1. Membuat laporan pengukuran kepuasan pelanggan harus sesuai dengan hasil analisis data jika tidak hasil laporan akan salah atau tidak sesuai dengan hasil data pengukuran kepuasan 1. Surat Tugas Auditor 2. Jadwal Audit 3. DAftar periksa audit 4. Log status
2. Pengarsipan harus sesuai dengan standar arsip jika tidak arsip akan mudah hilang dan sulit dicari Permasalahan yang sering terjadi: 1. - 5. Tindakan perbaikan
PROSEDUR AUDIT INTERNAL No Aktifitas Pelaksana Mutu Baku Ket Sekcam Camat Lead Auditor Auditee Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output 1. Memimpin pelaksanaan opening meeting Audit Internal Agenda AMI 15” Daftar Hadir 2. Melaksanaan Audit Internal sesuai dengan jadwal yang telah disepakati Daftar periksa audit internal 2 hari Daftar periksa audit internal 3. Rapat pembahasan temuan Audit Internal Temuan AI 1 jam Temuan AI 4. Membuat Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan/ Corrective Action Request (PTPP/CAR) PTPP/CAR 2 jam PTPP/CAR 5. Membuat laporan ketidaksesuaian dan pencatatan dalam Log Status Log Status 1 jam Log Status 6. Memimpin pelaksanaan cloosing meeting Audit Internal Log Status 1 jam Log Status 7. Menyerahkan PTPP/CAR kepada auditee PTPP/CAR 15 menit PTPP/CAR
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) MANAJEMEN RISIKO PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116
PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116 Nomor SOP SOP/SRH/SEKCAM/01 Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh CAMAT SURUH Nama SOP Manajemen Risiko Dibuat Oleh: Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP 1. Kualifikasi pendidikan minimal S1 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Teliti 4. Komunikatif Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP yang terdapat di Kecamatan Suruh 1. Komputer 2. ATK 3. Box File/Outnerd 4. Lemari arsip
Peringatan Pencatatan dan Pendataan Jika prosedur ini tidak dilaksanakan, maka berdampak: 1. Risiko pekerjaan tidak terkelola dengan baik 2. Penanganan risiko tidak dapat dilaksanakan Permasalahan yang sering terjadi: 1. Kesulitan menentukan nilai risiko 1. Tabel nilai risiko 2. Manajemen risiko
PROSEDUR MANAJEMEN RISIKO No Uraian Prosedur Pelaksana Mutu Baku Ket Sekretaris ISO Sekcam Camat Persyaratan / Kelengkapan Waktu Output 1 Melakukan Identifikasi, penilaian, pengkajian dan penanganan risiko sesuai dengan tabel pada masingmasing proses Ada proses yang dijalankan 15 menit Identifikasi manajemen risiko 4 Menetapkan tingkat dampak serta munculnya peluang dan menetap tingkat resikonya. Jika ditemukan tingkat risiko yang tidak dapat diterima, maka diusulkan tindakan rencana kerja untuk menghilangkan risiko atau menurunkan risiko pada tingkat yang dapat diterima T T Tabel 1 . Nilai Kemungkinan Tabel 2 . Nilai Dampak 15 menit Form Manajemen Risiko 5 Menyerahkan draf dokumen analisisi risiko untuk diverifikasi ke Sekcam dan Camat. Jika ditemukan isi yang belum disetujui, maka draf dokumen tersebut dikembalikan untuk diperbaiki Y Manajemen Risiko 1 hari Manajemen Risiko 6 Menyerahkan dokumen analisis risiko yang telah disetujui Sekcam untuk dikompilasi Manajemen Risiko 30 menit Manajemen Risiko 7 Mengkompilasi dokumen analisis risiko dan mengesahkan Manajemen Risiko 1 hari Manajemen Risiko 8 Melakukan pengkajian secara rutin analisa risiko pada proses rutin yang dijalankan Manajemen Risiko Menyes uaikan Manajemen Risiko
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGENDALIAN DOKUMEN PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116
PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116 Nomor SOP SOP/SRH/SEKCAM/02 Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh CAMAT SURUH Nama SOP Pengendalian Dokumen Dibuat Oleh: Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP 1. Kualifikasi pendidikan minimal S1 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Teliti 4. Komunikatif Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP yang terdapat di Kecamatan Suruh 1. Komputer 2. ATK 3. Box File/Outnerd 4. Lemari arsip
Peringatan Pencatatan dan Pendataan Jika prosedur ini tidak dilaksanakan, maka berdampak: 1. Dokumen tidak akan terkendali dengan baik 2. Pemberian status revisi dan penggandaan dokumen harus dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan jumlah yang digandakan, jika tidak maka akan menimbulkan tidak tepat sasaran dan tidak efisien. Permasalahan yang sering terjadi: 1. Dokumen tidak didistribusikan ke seluruh staf 1. Daftar Dokumen Eksternal 2. Daftar Dokumen SOP 3. Distribusi Dokumen
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN No Aktifitas Pelaksana Mutu Baku Ket Sekcam Kasi Camat Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output 1. Mengidentifikasi kebutuhan dokumen, revisi/penambahan dokumen Tupoksi semua seksi 1 hari Daftar kebutuhan dokumen 2. Menyusun Draft Dokumen dan Form Daftar kebutuhan dokumen, Pedoman penyusunan SOP 40 hari Draf dokumen 3. Memberikan nomor dokumen Sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku 1 hari Draf SOP 5. Memeriksa Draft Dokumen Draft dokumen 5 hari Draft Dokumen usulan perubahan/ penambahan dokumen 6. Mengesahan Dokumen Draft Dokumen usulan perubahan/ penambahan dokumen 1 jam Dokumen SOP dan form 7. Membuat daftar induk Dokumen (eksternal dan internal) SOP dan Perundangundangan 1 hari Dokumen eksternal dan internal 8. Penggandaan dan memberi Stempel pada dokumen Dokumen eksternal dan internal 3 jam SOP 9. Mendistribusikan Dokumen Dokumen yang telah di stempel 1 jam Daftar Distribusi Dokumen
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116
PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116 Nomor SOP SOP/SRH/SEKCAM/03 Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh CAMAT SURUH Nama SOP Pengendalian Informasi Terdokumentasi Dibuat Oleh: Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP 1. Kualifikasi pendidikan minimal S1 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Teliti 4. Komunikatif Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP yang terdapat di Kecamatan Suruh 1. Komputer 2. ATK 3. Box File/Outnerd 4. Lemari arsip Peringatan Pencatatan dan Pendataan Jika prosedur ini tidak dilaksanakan, maka berdampak: 1. Informasi terdokumentasi tidak akan terkendali dengan baik 2. Menetapkan masa retensi harus sesuai dengan peraturan masa retensi penyimpanan, jika tidak maka akan menghambat pencarian dokumen atau arsip. 1. Daftar Induk Rekaman/ Informasi Terdokumentasi
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI No Aktifitas Pelaksana Baku Mutu Ket Staf Sekcam Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output 1 Mengidentifikasi Rekaman Mutu Daftar Informasi terdokumentasi 1 hari Daftar Informasi terdokumentasi 2 Menetapkan masa retensi Masa Retensi 1 hari Daftar Informasi terdokumentasi 3 Memberikan kode/label identifikasi pada kotak penyimpanan / tempat lain untuk memudahkan dalam penemuan Daftar Informasi terdokumentasi 1 hari Kode/label identifikasi 4 Menyimpan informasi terdokumentasi Kode/label identifikasi 30 menit Daftar Informasi terdokumentasi 5 Meninjau masa retensi informasi terdokumentasi Daftar Informasi terdokumentasi 2 jam Daftar Informasi terdokumentasi 6 Menarik informasi terdokumentasi yang masa retensi aktifnya telah habis dari lokasi kerjanya dan menyimpannya dalam gudang/almari pasif Daftar Informasi terdokumentasi 1 jam Daftar pemusnahan catatan mutu 7 Memutuskan informasi terdokumentasi yang masa pasifnya habis menjadi dokumen bila diperlukan. Daftar pemusnahan catatan mutu 15 menit Daftar pemusnahan catatan mutu
No Aktifitas Pelaksana Baku Mutu Ket Staf Sekcam Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output 8 Memusnahkan dokumen/catatan mutu Daftar pemusnahan catatan mutu 1 jam Daftar pemusnahan catatan mutu 9 Membuat berita acara pemusnahan dokumen/ informasi terdokumentasi Daftar pemusnahan catatan mutu 15 menit Berita Acara Pemusnahan dokumen/informasi terdokumentasi 10. Menandatangani berita acara pemusnahan Berita Acara Pemusnahan dokumen/informasi terdokumentasi 5 menit Berita Acara Pemusnahan dokumen/informasi terdokumentasi
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENANGANAN KELUHAN PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116
PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116 Nomor SOP SOP/SRH/SEKCAM/04 Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh CAMAT SURUH Nama SOP Penanganan Keluhan Dibuat Oleh: Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP 1. Kualifikasi pendidikan minimal S1 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Teliti 4. Komunikatif Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP yang terdapat di Kecamatan Suruh 1. Komputer 2. ATK 3. Box File/Outnerd 4. Lemari arsip Peringatan Pencatatan dan Pendataan Jika prosedur ini tidak dilaksanakan, maka berdampak: 1. Mengklarifikasi aduan harus dilakukan dengan hati – hati dan cermat agar mendapatkan data yang sebenarnya, Jika tidak penanganan pengaduan tidak bisa efektif dan berpotensi menimbulkan masalah baru. 1. Buku Register Keluhan Masyarakat
2. Menerima pengaduan lewat telepon harus dilakukan dengan hati – hati dan memperoleh data yang lengkap dan jelas jika tidak pengaduan tidak bisa diproses. 3. Mengarsipkan berkas pengaduan harus sesuai dengan standar arsip jika tidak arsip akan mudah hilang dan sulit dicari Permasalahan yang sering terjadi: 1. Keluhan masyarakat tidak tercatat dengan baik
PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN No Uraian Prosedur Pelaksana Baku Mutu Ket Sekcam Staf Camat Persyaratan / Kelengkapan Waktu Output 1. Menyediakan fasilitasi keluhan pelanggan - Form keluhan pelanggan - Kotak saran 1 jam - Form keluhan Pelanggan - Kotak saran 2. Menerima aduan/saran dari pelanggan/stake holder - Form keluhan Pelanggan 15 menit - Form keluhan Pelanggan 3. Menuliskan aduan/saran yang diterima - ATK , - Surat/form Penanganan Keluhan 5 menit Buku Penanganan Keluhan 4. Melaporkan aduan/saran yang diterima kepada atasan untuk ditindak lanjuti Buku Penanganan Keluhan 15 menit Buku Penanganan Keluhan 5. Melakukan klarifikasi ke pelayanan terpadu/sumber pengaduan bersama Kasi Informasi Aduan, Kendaraan roda 2, telepon 2 hari Hasil Klarifikasi aduan / saran, Buku Penanganan Keluhan 6. Menindak Lanjuti Aduan/saran Informasi Aduan, Sumber Data, Buku Penanganan Keluhan 2 hari Tindak Lanjut, 7. Menginformasikan hasil tindak lanjut aduan/saran Surat Pemberitahuan, Telepon 30 menit Surat Pemberitahuan 8. Mengarsipkan berkas pengaduan Surat Pengaduan, Buku Penanganan Keluhan, Surat Pemberitahuan 5 menit Buku penanganan keluhan
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGUKURAN KEPUASAN MASYARAKAT PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116
PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116 Nomor SOP SOP/SRH/SEKCAM/05 Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh CAMAT SURUH Nama SOP Pengukuran Kepuasan Masyarakat Dibuat Oleh: Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP 1. Kualifikasi pendidikan minimal S1 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Teliti 4. Komunikatif Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP yang terdapat di Kecamatan Suruh 1. Komputer 2. ATK 3. Box File/Outnerd 4. Lemari arsip Peringatan Pencatatan dan Pendataan Jika prosedur ini tidak dilaksanakan, maka berdampak: 1. Membuat laporan pengukuran kepuasan pelanggan harus sesuai dengan hasil analisis data jika tidak hasil laporan akan salah atau tidak sesuai dengan hasil data pengukuran kepuasan 1. Rekapitulasi Hasil SKM
2. Pengarsipan harus sesuai dengan standar arsip jika tidak arsip akan mudah hilang dan sulit dicari Permasalahan yang sering terjadi: 1. -
PROSEDUR PENGUKURAN KEPUASAN MASYARAKAT No Aktifitas Pelaksana Mutu Baku Keterangan Staf Sekcam Camat Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output 1. Menyusun konsep pengukuran kepuasan pelanggan - Draft Kuesioner - Data pelanggan 1 hari - Draft Kuesioner - Data pelanggan 2. Memeriksa konsep pengukuran Kuesioner 1 hari - Kuesioner 3. Menyetujui konsep pengukuran Kuesioner 30 menit Kuesioner 4. Melaksanakan pengukuran kepuasan pelanggan - Data mentah - Hasil tabulasi 4 bulan - Data mentah - Hasil tabulasi 5. Membuat laporan pengukuran kepuasan pelanggan Laporan IKM 1 bulan Laporan IKM 6. Membahas hasil pengukuran kepuasan pelanggan Laporan IKM 1 hari Laporan IKM 8. Menetapkan tindakan perbaikan/ pencegahan PTPP (Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) 1 hari PTPP (Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) 9. Membuat notulen rapat Notulen 1 jam Notulen 10. Mengarsipkan notulen rapat dan laporan IKM Notulen Laporan IKM 15 menit Notulen Laporan IKM
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG KECAMATAN SURUH JL. R. Suharman Km 01 Suruh - 50776 Telp./Fax. (0298) 317116