AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH Jabatan Pengurusan Kewangan Dan Pentadbiran Pejabat Institut Aminuddin Baki Cawangan Utara 08 Mac 2023
OBJEKTIF Menerapkan kefahaman terhadap konsep akauntabiliti dan peraturan yang berkuatkuasa dalam pengurusan kewangan sekolah. 01 Mengenal pasti tanggungjawab Pengurus Sekolah dalam 02 pengurusan kewangan sekolah. 03 Membuat refleksi terhadap penyata kewangan sekolah.
BIDANG UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH Pengurusan Belanjawan Pengurusan Terimaan/ Pungutan Pengurusan Perolehan Pengurusan Bayaran Pengurusan Aset dan Stor Pengurusan Perakaunan PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH KAWALAN PENGURUSAN
PRINSIP PENGURUSAN KEWANGAN LEGALITI AKAUNTABILITI
LEGALITI
AKTA TATACARA KEWANGAN 1957
SEKSYEN 5 AKTA PERWAKILAN KUASA 1956 [AKTA 358]
AKTA KONTRAK KERAJAAN 1949 [AKTA 120]
AKTA PENDIDIKAN 1996 Peraturan-peraturan (Akaun dan Audit) 2002
ARAHAN PERBENDAHARAAN
ARAHAN PERBENDAHARAAN https://www.mof.gov.my/ms/
ARAHAN PERBENDAHARAAN
PORTAL PEKELILING PERBENDAHARAAN https://ppp.treasury.gov.my/
SURAT PEKELILING AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA (SPANM)
SURAT PEKELILING KEWANGAN DAN GARIS PANDUAN YANG DIKELUARKAN OLEH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA https://www.moe.gov.my/
TATACARA PENGURUSAN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SKOLAH (EDISI 2012)
SURAT SIARAN/ ARAHAN KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) BERKAITAN YANG BERKUAT KUASA
AKAUNTABILITI
AKAUNTABILITI Memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan, secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya.
KONSEP AKAUNTABILITI Memikul amanah Kecekapan dan keberkesanan tindakan Kewajiban memberi penjelasan dan keterangan Menanggung akibat
JENIS AKAUNTABILITI Akauntabiliti Pengurusan 02 Akauntabiliti Kewangan 01 Akauntabiliti Program 03
Perancangan cekap dan berkesan KEPENTINGAN AKAUNTABILITI Elakkan kekurangan kutipan hasil Tiada pembaziran sumber kewangan, tenaga dan masa Elakkan tindakan mahkamah dan surcaj Elakkan rasuah dan penyelewengan
Below Average Satisfactory Excellent Very Good Outstanding Below Average Satisfactory Excellent Very Good Outstanding PEMANTAUAN PENGURUSAN KEWANGAN Bahagian Audit Sekolah Bahagian Audit Dalam KPM Bahagian Kewangan KPM Jabatan Pendidikan Negeri Pejabat Pendidikan Daerah Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti KPM
TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH
TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH Penyediaan Penyata Kewangan Sekolah Melantik Juruaudit Dalam Pelantikan jawatankuasa di sekolah Mengadakan pemeriksaan mengejut Penyediaan rekod/ dokumen kewangan untuk pengauditan Menjawab laporan/ pertanyaan audit Kehilangan dan hapus kira Penurunan Kuasa Memainkan peranan sebagai pengesah dalam eSPKWS dan tidak berkongsi kata laluan sistem eSPKWS Serahan Tugas Surcaj dan penalti
PENURUNAN KUASA Pengurus Sekolah sebagai Pegawai Perakaunan akan diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah yang menjadi tanggungjawab kepadanya. 01 SURAT PERWAKILAN KUASA
SURAT PERWAKILAN KUASA Pegawai Pengawal (KSU KPM) Pengarah JPN PPD P/GB/KPT/PT AP 11
KEBENARAN MENJALANKAN TUGAS Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah.
SUMBER RUJUKAN KUASA BIL. TUGAS KEWANGAN ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 1. Menerima wang awam AP 69 : Kebenaran Bertulis Untuk Menerima wang 2. Menandatangani Resit Rasmi Pejabat AP 70 : Pengeluaran Resit Rasmi 3. Menyelenggara Buku Tunai AP 80(b) : Menyemak Semua Catatan Setiap Hari 4. Menyelenggara Panjar Wang Runcit AP 3(e) : Panjar Wang Runcit AP 112 : Permohonan Panjar 5. Menandatangan Pesanan Sekolah AP 190C.(a) : Tatacara Bayaran 6. Memperaku Baucar Bayaran AP 101 : Penetapan Kuasa Memperaku Dan Menandatangani Baucar 7. Memasukkan wang ke bank AP 78 : Terimaan Dimasukkan Ke Dalam Akaun Bank Kerajaan 8. Menyelenggara rekod-rekod kewangan yang lain AP 11 – Kuasa kewangan yang lain dinyatakan dengan jelas dan bertulis
KETIADAAN PENGURUS SEKOLAH Pengurus Sekolah Mengeluarkan surat perwakilan kuasa kepada pegawai yang lain. Pengurus Sekolah Mengeluarkan surat perwakilan kuasa kepada pegawai yang lain. Pegawai Paling Kanan Memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat perwakilan kuasa. • Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang Pegawai Paling Kanan Memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat perwakilan kuasa. • Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang
SERAHAN TUGAS Pegawai bertukar ganti - kedua-dua pegawai ini hendaklah menandatangani satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan kedudukan helaian dokumen kewangan untuk dikepilkan bersama Nota Serah Tugas NOTA SERAH TUGAS 1. Surat Penyerahan dan Akuan Terima Nota Serah Tugas 2. Senarai Tugas Jawatan 3. Kedudukan Terakhir TugasTugas Yang Belum Selesai 4. Senarai Harta benda/ Peralatan Pejabat 5. Kedudukan Kewangan/ Akaun dan Lain-lain 6. myPortfolio 7. Borang Serahan Dokumen Kewangan 8. Lain-lain Hal • Nota Serah Tugas - Surat Edaran JPA.193/6/3-4/(20) Bertarikh 19 Julai 1985 • Borang Serahan Dokumen Kewangan - TPPKWS Edisi 2012 02
03 MEMAINKAN PERANAN SEBAGAI PENGESAH DALAM eSPKWS
TIDAK BERKONGSI KATA LALUAN SISTEM ESPKWS
04 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN SEKOLAH Mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan kepada Ketua PTJ pada atau sebelum 28 Februari. • TPPKWS 2.4.2 Menyediakan Penyata Kewangan Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember setiap tahun • Peraturan-peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit)2002 Ketua PTJ serahkan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya bagi tujuan pengauditan.
PENYATA KEWANGAN SEKOLAH 01 Kunci Kira-kira 02 Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan 03 Penyata Penerimaan dan Pembayaran 04 Nota Kepada Akaun 05 Penyata Lain
Refleksi Penyata Kewangan Sekolah AKTIVITI
PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN Penyata yang menunjukkan jumlah terimaan yang SEBENARNYA diterima dan juga jumlah bayaran yang SEBENARNYA dibayar dalam tempoh kewangan serta kedudukan baki wang dalam bank pada tahun kewangan berkenaan. Angka bandingan. (Perlu mengikut angka yang telah disahkan oleh pihak Audit) Pastikan baki awal wang seperti di Buku Tunai mengikut baki akhir tahun sebelum. Terimaan yang diterima pada tahun semasa mengikut peruntukan. Bayaran yang dibuat pada tahun semasa mengikut peruntukan. Pastikan baki akhir sama dengan Buku Tunai dan Penyata Penyesuaian Bank.
PENEMUAN AUDIT BERKAITAN PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN Angka bandingan tidak mengikut angka yang telah disahkan oleh Audit. Penerimaan/ Pembayaran terlebih/ terkurang nyata. Baki Wang di bank berbeza dengan Buku Tunai/ Penyata Penyesuaian Bank.
PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN Penyata yang menunjukkan amaun yang SEPATUTNYA diterima dan juga amaun yang SEPATUTNYA dibayar dalam tempoh kewangan serta menunjukkan lebihan/ (kurangan) bagi tahun kewangan berkenaan Angka bandingan. (Perlu mengikut angka yang telah disahkan oleh pihak Audit) Perihal pendapatan /hasil sekolah adalah amaun sepatutnya terima dalam tahun kewangan termasuk Akaun Belum Terima (ABT). Perihal pendapatan /hasil sekolah adalah amaun sepatutnya terima dalam tahun kewangan termasuk Akaun Belum Bayar (ABB). Menunjukkan prestasi perbelanjaan sekolah dan akan dibawa ke Kunci Kira -Kira.
PENEMUAN AUDIT BERKAITAN PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN Angka bandingan tidak mengikut angka yang telah disahkan oleh Audit. Pendapatan/Perbelanjaan terlebih/ terkurang nyata. Contoh: Terlebih bayar Lebihan/ Kurangan berbeza dengan Nota Kepada Akaun.
KUNCI KIRA -KIRA Angka bandingan. (Perlu mengikut angka yang telah disahkan oleh pihak Audit Baki seperti di Buku Tunai pada 31 Disember dan perlu sama seperti di Penyata Penerimaan dan Pembayaran Terimaan yang sepatutnya diterima tetapi belum diterima sehingga berakhir tahun kewangan semasa. Wang yang dikutip dan belum dimasukkan ke bank pada 31 Disember termasuk PWR Deposit yang dibayar oleh sekolah kepada pihak luar bagi sesuatu perkhidmatan . Perbelanjaan yang sepatutnya dibayar tetapi masih belum dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan semasa Deposit yang diterima oleh sekolah sebagai cagaran dan perlu dikembalikan selepas tamat tempoh perjanjian. Pendapatan tahun hadapan yang diterima dalam tahun kewangan semasa Lebihan/ (Kurangan) perlu sama dengan lebihan/ (kurangan) di Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan Imbang
PENEMUAN AUDIT BERKAITAN KUNCI KIRA-KIRA Terimaan/ Belanja yang belum dikutip tidak diisytiharkan sebagai ABT/ABB. Deposit Diterima/ Dibayar terlebih/ terkurang nyata. Kunci Kira-kira tidak imbang.
NOTA KEPADA AKAUN - Sebahagian daripada akaun yang perlu dibaca bersama Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 01 Kandungan Penyata Kewangan lebih mudah difaham. 02 Memperjelaskan perihal dalam Penyata Kewangan utama. 03 Memperincikan butiran yang mempunyai akaun subsidiari.
PENEMUAN AUDIT BERKAITAN NOTA KEPADA AKAUN Angka di Nota kepada Akaun berbeza dengan Penyata Kewangan utama.
PENYATA PENYESUAIAN BANK - Penyata yang disediakan oleh sekolah bagi menyesuaikan baki Buku Tunai dengan baki Penyata Bank 01 Perlu diselenggara mengikut Kumpulan Wang. 02 Membantu pihak sekolah untuk mengenal pasti perbezaan antara Buku Tunai dengan Penyata Bank. 03 Pengurus Sekolah boleh memantau transaksi sekolah melalui Penyata Penyesuaian Bank.
PENEMUAN AUDIT BERKAITAN PENYATA PENYESUAIAN BANK Penyata Penyesuaian Bank tidak tepat. Cek tamat tempoh laku tidak dibatalkan dan dibuat bayaran ganti. Kutipan tidak dibankkan. Kutipan tidak diperakaunkan.
05 MELANTIK JURUAUDIT DALAM TUGAS JURUAUDIT DALAM Menyemak rekod kewangan Memastikan prosedur dan peraturan kewangan dipatuhi Menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan mengemukakan kepada Pengurus Sekolah serta membentangkan dalam Mesyuarat JPKA. Melantik secara bertulis seorang guru yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah sebagai Juruaudit Dalam • TPPKWS 2.5.1 • AP 308 CONTOH SENARAI SEMAK JURUAUDIT DALAM
ARAHAN PERBENDAHARAAN 308