06 PELANTIKAN JAWATANKUASA DI SEKOLAH Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) Jawatankuasa Bantuan Peringkat Sekolah Jawatankuasa Sebut Harga Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)
JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN AHLI JPKA (JPKA) i. Pengerusi : Pengurus Sekolah ii. Setiausaha : KPT/ PT Kewangan iii. Ahli-ahli : Semua Penolong Kanan Ketua Bidang/ Ketua Panitia Juruaudit Dalam Pegawai lain yang sesuai Kekerapan Mesyuarat Tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku tahun. PS 5.1 APP 2023 TPPKWS Bil Mesyuarat Tempoh Suku Tahun Tarikh Mesyuarat di Bahagian/ Jabatan Tarikh Akhir Hantar Minit dan Laporan ke Bahagian Kewangan Pertama Oktober – Disember (Tahun sebelumnya) Sebelum 31 Januari 31 Januari Kedua Januari – Mac (Tahun Semasa) Sebelum 25 April 25 April Ketiga April – Jun (Tahun Semasa) Sebelum 25 Julai 25 Julai Keempat Julai – September (Tahun Semasa) Sebelum 25 Oktober 25 Oktober
JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) Bidang Tugas 1. Membantu Pengurus Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun. 2. Meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan Audit 3. Merancang latihan untuk kakitangan yang mengurus halhal kewangan Agenda Mesyuarat 1. Pengurusan Bajet 2. Pengurusan Perbelanjaan 3. Pengurusan Pungutan & tunggakan hasil 4. Pengurusan Perakaunan 5. Pengurusan Perolehan 6. Pengurusan Aset dan Stor 7. Pembentangan Penyata Kewangan dan laporan tahunan sekolah PS 5.1
JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) Agenda Mesyuarat 1. Kedudukan semasa Aset Kerajaan 2. Laporan Hasil Pemeriksaan Aset 3. Laporan Tindakan Pelupusan 4. Laporan Tindakan Surcaj/ Tatatertib 5. Pengurusan stor 6. Hal-hal lain yang berkaitan dengan pengurusan aset dan stor. Kekerapan Mesyuarat Tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku tahun. AHLI JKPAK i. Pengerusi : Pengurus Sekolah ii. Setiausaha : Pegawai Aset iii. Ahli-ahli : Semua Penolong Kanan Ketua Bidang/ Ketua Panitia Juruaudit Dalam Pegawai lain yang sesuai Suku Tahun Tarikh Mesyuarat Pertama April-Mei Kedua Julai - Ogos Ketiga Oktober – November Keempat Januari - Februari APP 2023 TPPKWS AM 1.1 AM 2
JAWATANKUASA BANTUAN PERINGKAT SEKOLAH Mesyuarat sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun Pemilihan dan perakuan murid yang layak Laporan mesyuarat disimpan di sekolah
JAWATANKUASA SEBUT HARGA PK 2.9 • Jawatankuasa Sebutharga hendaklah dilantik secara bertulis berdasarkan Perwakilan Kuasa Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia di bawah AP 11. 01 02 03 04 05 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Sebut Harga Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Jawatankuasa Penilaian Teknikal Sebut Harga Jawatankuasa Penilaian Kewangan Sebut Harga Jawatankuasa Sebut Harga
07 MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT AP309 Secara berkala ke atas peti besi atau wang tunai, setem atau barangbarang lain yang berharga termasuk buku resit dan cek belum digunakan. Dilakukan tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam (6) bulan. Pengurus Sekolah Rekod dalam Buku Pemeriksaan Mengejut (Am 28) TPPKWS 2.7
PENYEDIAAN REKOD/ DOKUMEN KEWANGAN UNTUK PENGAUDITAN 08 Buku Tunai KWK, KWS, KWA Buku Tunai PWR Rekod Akaun Subsidiari Daftar Akaun Belum Terima Daftar Akaun Belum Bayar Daftar Bil Penyata Kewangan sebelumnya Resit Rasmi Murid Daftar Penghuni Asrama Rekod kehadiran Murid (Sistem Kehadiran Murid) Resit Rasmi Pejabat Penyata Penyesuaian Bank Sijil Perakuan PWR Baucar Bayaran Buku Tunai KWK, KWS, KWA Buku Tunai PWR Rekod Akaun Subsidiari Daftar Akaun Belum Terima Daftar Akaun Belum Bayar Daftar Bil Penyata Kewangan sebelumnya Resit Rasmi Murid Daftar Penghuni Asrama Rekod kehadiran Murid (Sistem Kehadiran Murid) Resit Rasmi Pejabat Penyata Penyesuaian Bank Sijil Perakuan PWR Baucar Bayaran
ARAHAN PERBENDAHARAAN 307
09 MENJAWAB LAPORAN/ PERTANYAAN AUDIT Dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan audit Dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan audit Tidak lewat dari 20 hari bekerja dari tarikh pertanyaan audit Tidak lewat dari 20 hari bekerja dari tarikh pertanyaan audit
ARAHAN PERBENDAHARAAN 306
10 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA WANG AWAM • Kehilangan bermaksud kehilangan wang awam yang disebabkan oleh kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai, kebakaran, kemalangan, bencana alam, kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia. • Hapus kira pada amnya merupakan satu prosedur perakaunan bagi memastikan laporan kewangan yang disediakan adalah kemas kini, tepat dan teratur.
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ASET ALIH • Kehilangan bermaksud kehilangan Aset Alih Kerajaan disebabkan oleh kecurian, kebakaran, kemalangan, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam. • Hapus Kira ialah proses untuk membatalkan rekod bagi Aset Alih yang hilang.
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK • Kehilangan bermaksud kehilangan stok kerajaan disebabkan oleh kecurian, kebakaran, kemalangan, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai. • Hapus Kira ialah proses untuk membatalkan rekod bagi stok yang hilang.
SURCAJ Tindakan mengutip balik wang atau nilai wang bagi harta kerajaan yang hilang atau yang tidak dapat dikutip yang dikenakan terhadap penjawat awam yang bertanggungjawab ke atas perkara itu kerana kecuaiannya, kelalaiannya atau tindakan yang kurang berhati-hati. SURCAJ DAN PENALTI PENALTI Seseorang yang melanggar Peraturan-peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 yang terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996 adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu Ringgit Malaysia (RM5,000) atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3) bulan atau kedua-duanya.
KESALAHAN YANG BOLEH DIKENAKAN SURCAJ Gagal memungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkan ke atasnya. Telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran wang awam yang tidak disahkan dengan sempurna. Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan sempurna dan teratur. Telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang awam atau harta benda kerajaan. Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi apa-apa kelewatan dalam pembayaran wang awam. TPPKWS 2.11.1
FAKTOR KETIDAKAKURAN KEWANGAN DI SEKOLAH
FAKTOR KETIDAKAKURAN KEWANGAN DI SEKOLAH Kurang penglibatan pihak pengurusan atasan dalam hal-hal pengurusan kewangan Kurang penglibatan pihak pengurusan atasan dalam hal-hal pengurusan kewangan Tiada penyeliaan dan pengawasan terhadap pegawai dan kakitangan Tiada penyeliaan dan pengawasan terhadap pegawai dan kakitangan Pegawai kurang mahir atau tiada latihan Pegawai kurang mahir atau tiada latihan Kawalan dalaman lemah Peraturan/ arahan tidak disimpan atau dikemaskini Peraturan/ arahan tidak disimpan atau dikemaskini Sengaja melanggar arahan kerana kepentingan diri sendiri Sengaja melanggar arahan kerana kepentingan diri sendiri
IMPAK KETIDAKAKURAN PENGURUSAN KEWANGAN
IMPAK KETIDAKAKURAN PENGURUSAN KEWANGAN Mengurangkan hasil kerajaan Tunggakan hasil terus meningkat Perbelanjaan melebihi pendapatan Kelewatan pembayaran Pengurusan aset dan stor kurang sempurna Rasuah dan penyelewengan
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
CADANGAN UNTUK MENINGKATKAN PENGURUSAN KEWANGAN YANG BERKESAN 01 Memahirkan diri 02 Melakukan pemantauan dan penyeliaan 03 Menanamkan nilai murni dan integriti kepada warga sekolah 04 Tindakan segera kepada laporan dan pemerhatian audit Tindakan segera kepada laporan dan pemerhatian audit 04 Tindakan segera kepada laporan dan pemerhatian audit 05 Setiap tindakan perlu ada jawapan/ justifikasi 06 Mengamalkan prinsip pengurusan kewangan
PENEMUAN AUDIT
Kelemahan Kawalan Pengurusan 1. Juruaudit Dalam tidak dilantik 2. Pemeriksaan dalaman tidak dijalankan (AP308) 3. Pemeriksaan mengejut tidak dijalankan (AP309) 4. Surat kebenaran dan penurunan kuasa tidak disediakan 5. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun dan Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan tidak dijalankan 6. Dokumen kewangan tidak dikemukakan 7. Lebihan bantuan lewat/ tidak dipulangkan
Rekod Kewangan Tidak Diselenggara/ Tidak Kemaskini 1. Penyata Penyesuaian Bank 2. Daftar Penghuni Asrama 3. Daftar ABB 4. Borang Kutipan dan Serahan Guru ke Pejabat 5. Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah 6. Daftar ABT 7. Daftar Bil 8. Daftar Stok Buku Cek 9. Daftar Pemeriksaan Mengejut 1. Penyata Penyesuaian Bank 2. Daftar Penghuni Asrama 3. Daftar ABB 4. Borang Kutipan dan Serahan Guru ke Pejabat 5. Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah 6. Daftar ABT 7. Daftar Bil 8. Daftar Stok Buku Cek 9. Daftar Pemeriksaan Mengejut 10. Akaun Subsidiari 11. Daftar Stok Buku Resit 12. Buku Tunai 13. Borang Nota Minta 14. Daftar Cek Batal 15. Pesanan Sekolah 16. Rekod Kehadiran Murid 17. Buku Tunai PWR 18. Baucar Bayaran 10. Akaun Subsidiari 11. Daftar Stok Buku Resit 12. Buku Tunai 13. Borang Nota Minta 14. Daftar Cek Batal 15. Pesanan Sekolah 16. Rekod Kehadiran Murid 17. Buku Tunai PWR 18. Baucar Bayaran
PENEMUAN SPRM
PENEMUAN SPRM
RUMUSAN
RUMUSAN Memahami tugas dan tanggungjawab sebagai Pengurus Sekolah. Memahami tugas dan tanggungjawab sebagai Pengurus Sekolah. Melaksanakan tugas dengan bertanggungjawab mengikut peraturan-peraturan yang telah ditetapkan. Melaksanakan tugas dengan bertanggungjawab mengikut peraturan-peraturan yang telah ditetapkan. Menyedia, menyimpan rekod, menghantar laporan/penyata kewangan dengan sempurna dan teratur. Menyedia, menyimpan rekod, menghantar laporan/penyata kewangan dengan sempurna dan teratur. Membuat penurunan kuasa bagi menjalankan tugas-tugas kewangan dan membuat lantikan bagi jawatankuasa yang ditubuhkan. Membuat penurunan kuasa bagi menjalankan tugas-tugas kewangan dan membuat lantikan bagi jawatankuasa yang ditubuhkan.
TERIMA KASIH Slaid yang disediakan untuk rujukan am sahaja dan tidak semestinya komprehensif. Sila rujuk peraturan yang berkuatkuasa semasa melaksanakan tugas.