MyPortfolio GURU BESAR

mmyyPPoorrttffoolliioo

GURU BESAR
SK LEMBAH BERINGIN

BAHAGIAN : SK LEMBAH BERINGIN
ALAMAT : SK LEMBAH BERINGIN 44100,
KUALA KUBU BHARU,
NO. TELEFON : SELANGOR DARUL EHSAN.
: 011-6575 1644
NO. FAKS. TIADA
:
LAMAN http://lamanmayasklb.blogspot.com/
SESAWANG

1

MAKLUMAT PEGAWAII

Nama : SAMSUDIN BIN AHMAD

Gelaran Jawatan : Guru Besar

Gred Hakiki Jawatan : DG38/ KUP 44

Tarikh Penempatan : 29 Disember 2016

Nama DILULUSKAN OLEH
Gelaran Jawatan
Gred Jawatan : ROZMAN BIN BAHARUDIN
Tarikh : Pegawai Penilai 1
: DG44
: 30 November 2018

2

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PENYELIA

1. 30 November 2018 Penyediaan MyPortfolio

3

KANDUNGAN MUKA SURAT
5-6
PERKARA 7
Carta Organisasi 8-9
Carta Fungsi
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 10 - 11
Deskripsi Tugas 13 - 126
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 127 - 128
Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa
Senarai Borang 129
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 131

4

CARTA ORGANISASI
1.1 CARTA ORGANISASI SK LEMBAH BERINGIN

JPN
PPD

GURU BESAR

PIBG

Guru Penolong Kanan Guru Penolong Kanan Guru Penolong Kanan
Pentadbiran & Kurikulum HEM Kokurikulum

Kurikulum Bimbingan & Sukan Permainan
Kaunseling Tahunann Bola Jaring
Ping Pong
Pentadbiran Projek Khas
Kelab &
Panitia Peperiksaan Disiplin Dan Kantin Lawatan Persatuan
& Penilaian Pengawas SPBT
Bahasa Bahasa Kewangan Pentadbiran Keselamatan Badan
Malaysia Inggeris Jadual Waktu Penyeliaan Projek Khas Uniform
Jadual Ganti Bekalan Guru
Sains Matematik Kelas RMT Dan
Tambahan Perkembangan Statistik / Program Susu
Staff Data Sekolah
Pusat Sumber Maklumat
P. Islam P. Moral Perancangan Guru
Perpustakaan /Pembangunan
P. Seni P. Muzik Sekolah Kebersihan & Kesihatan Pengakap B. Malaysia
Bilik APD Pengurusan Keceriaan PBSM B. Inggeris
Kajian Kemahiran Staff Pejabat Bangunan & Kadet Remaja Matematik
Tempatan Hidup BBM Pencegahan Selenggaraan Sekolah Sains
Dadah MPeSnS.SIslam
Pemulihan P.Jasmani Prasekolah Pendaftaran / Protocol & Kebudayaan
Pencegahan Rekod Hubungan
Jenayah Luar
Kebajikan
Inventori

Projek Khas

5

1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN SK LEMBAH BERINGIN
GURU BESAR
tN

PK PENTADBIRAN PK HAL EHWAL PK
& KURIKULUM MURID KOKURIKULUM

6

CARTA FUNGSI
7

AKTIVITI – AKTIVITI BAGI FUNGSI

GURU BESAR

PENGURUSAN ORGANISASI
a. Merancang dan mentadbir pengurusan strategik, pengurusan pengumpulan

dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan,
pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan pengurusan
dokumen dan rekod kerajaan
b. Merancang dan mengesahkan pelaksanaan Pentaksiran Berasaskan
Sekolah
c. Merancang dan meluluskan semua urusan kewangan sekolah
d. Merancang dan meluluskan hal ehwal pentadbiran pejabat merangkumi
pengurusan aset dan perolehan
e. Merancang dan meluluskan urusan persekitaran dan kemudahan fizikal
f. Merancang dan meluluskan pelaksanaan pembangunan sumber manusia
meliputi latihan personel dan penilaian prestasi
g. Merancang dan meluluskan program lawatan dan hubungan dengan pihak
luar

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Merancang dan memberi khidmat nasihat berhubung pelaksanaan PdP
b. Merancang dan meluluskan program panitia bagi meningkatkan tahap

profesionalisme guru dan pencapaian murid
c. Merancang dan meluluskan jadual waktu PdP bagi kelas dan guru supaya

PdP dilaksanakan dengan terancang dan berkesan
d. Merancang dan memberi nasihat dalam pelaksanaan pencerapan dan

tindakan susulan bagi peningkatan kualiti guru
e. Merancang dan meluluskan pelaksanaan pentaksiran / peperiksaan
f. Merancang dan mengesahkan semakan hasil kerja murid
g. Merancang dan memberi khidmat nasihat bagi pengurusan pusat sumber

sekolah.
h. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

8

PENGURUSAN HAL EHWAL MURID
a. Merancang dan meluluskan pelaksanaan program disiplin murid
b. Merancang dan meluluskan perkhidmatan bimbingan dan kunseling
c. Merancang dan meluluskan pengurusan kesihatan, kebajikan dan keceriaan

sekolah
d. Merancang dan meluluskan pengurusan buku teks
e. Mengawal dan mengesahkan pengurusan perkhidmatan keselamatan dan

kebersihan bangunan dan kawasan
f. Mengawal dan meluluskan pengurusan kantin dan kedai buku

PENGURUSAN KOKURIKULUM
a. Merancang dan mengesahkan Pengurusan Unit Beruniform, Kelab dan

Persatuan, Sukan dan Permainan
b. Merancang dan mengesahkan Pengurusan penyertaan murid dalam aktiviti

luar

9

DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

GELARAN Guru Besar KETUA Ketua Pengarah Pelajaran
JAWATAN
RINGKASAN GB PERKHIDMATAN Malaysia
GELARAN DG34
JAWATAN DG44 KEDUDUKAN DI

GRED JAWATAN WARAN Rujuk waran B63

GRED JD PERJAWATAN

BIDANG UTAMA Pendidikan

STATUS JAWATAN Tetap SUB-BIDANG 1. Pengurusan
2. Pengoperasian
HIRARKI 1 SK LEMBAH DISEDIAKAN
(BAHAGIAN) BERINGIN OLEH Samsudin Bin Ahmad

DISEMAK OLEH Marina Binti Masban
PPPD Hal Ehwal Murid

HIRARKI 2 DILULUSKAN Ridzuan Bin Morad
(CAWANGAN/ OLEH PPPD Pembangunan
SEKTOR/UNIT)

SKIM Pegawai TARIKH 19 November 2018
PERKHIDMATAN Perkhidmatan DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Merancang dan menetapkan hala tuju pengurusan organisasi, pengurusan kurikulum,
pengurusan hal ehwal murid dan pengurusan kokurikulum bagi memastikan peningkatan
kualiti sekolah serta kemenjadian murid.

10

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Merancang, merangka dan menetapkan 1. Merancang dan mentadbir pengurusan strategik,
program/ aktiviti pengurusan sekolah
yang komprehensif bagi memastikan pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data,
kualiti sekolah meningkat secara pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan
konsisten.
perhubungan pelanggan, pengurusan program dan
pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
2. Merancang dan mengesahkan pelaksanaan Pentaksiran

Berasaskan Sekolah
3. Merancang dan meluluskan semua urusan kewangan

sekolah
4. Merancang dan meluluskan hal ehwal pentadbiran

pejabat merangkumi pengurusan aset dan perolehan

5. Merancang dan meluluskan urusan persekitaran dan
kemudahan fizikal

6. Merancang dan meluluskan pelaksanaan pembangunan
sumber manusia meliputi latihan personel dan penilaian

prestasi
7. Merancang dan meluluskan program lawatan dan

hubungan dengan pihak luar

1. Merancang dan memberi khidmat nasihat berhubung

Merancang dan mentadbir pelaksanaan pelaksanaan PdP

kurikulum kepada guru bagi memastikan 2. Merancang dan meluluskan program panitia bagi

murid menerima pembelajaran meningkatkan tahap profesionalisme guru dan

berdasarkan dasar kurikulum pencapaian murid

kebangsaan 3. Merancang dan meluluskan jadual waktu PdP bagi kelas

dan guru supaya PdP dilaksanakan dengan terancang

dan berkesan

4. Merancang dan memberi nasihat dalam pelaksanaan

pencerapan dan tindakan susulan bagi peningkatan

kualiti guru

5. Merancang dan meluluskan pelaksanaan pentaksiran /

peperiksaan

6. Merancang dan mengesahkan semakan hasil kerja murid

7. Merancang dan memberi khidmat nasihat bagi

pengurusan pusat sumber sekolah.

8. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

Merancang dan mentadbir pengurusan 1. Merancang dan meluluskan pelaksanaan program
hal ehwal murid bagi memastikan disiplin murid
keselamatan, kebajikan dan
kemenjadian murid secara menyeluruh 2. Merancang dan meluluskan perkhidmatan bimbingan dan
kunseling
Merancang dan mentadbir pelaksanaan
kokurikulum bagi menyokong 3. Merancang dan meluluskan pengurusan kesihatan,
kemenjadian murid secara menyeluruh kebajikan dan keceriaan sekolah
dan seimbang dalam aspek jasmani,
emosi, rohani dan intelektual 4. Merancang dan meluluskan pengurusan buku teks
5. Mengawal dan mengesahkan pengurusan perkhidmatan

keselamatan dan kebersihan bangunan dan kawasan
6. Mengawal dan meluluskan pengurusan kantin dan kedai

buku

1. Merancang dan mengesahkan Pengurusan Unit
Beruniform, Kelab dan Persatuan, Sukan dan Permainan

2. Merancang dan mengesahkan Pengurusan penyertaan
murid dalam aktiviti luar

11

DIMENSI
● Kategori Sekolah : Luar Bandar
● Gred Sekolah: B
● Bilangan Sesi Persekolahan: Pagi Sahaja
● Bilangan Penolong Kanan: 3 Orang
● Bilangan Guru : 18
● Bilangan AKP: 3 Orang
● Bilangan Murid: 211 Orang
● Bilangan Kelas:6 Kelas
● Kelas PPKI: Tiada
● Prasekolah: 1Kelas

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan/ Ijazah Sarjana Muda Pengurusan Pendidikan

KOMPETENSI
● Memiliki sekurang-kurangnya Program Sijil Kelayakan Profesional Pemimpin

Pendidikan Kebangsaan (NPQEL)
● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia

PENGALAMAN
● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
● Berada dalam gred 29 sekurang-kurangnya 3 tahun
● Berada dalam gred 32 sekurang-kurangnya 3 tahun
● Sekurang-kurang 3 tahun berpengalaman dalam pentadbiran

12

PROSES KERJA

Aktiviti 1: Pengurusan Data

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
Mengeluarkan arahan PERATURAN
untuk mengumpul data ADA DAN PUNCA
yang diperlukan HUBUNGAN/
KUASA
Mengumpul data dari GAB DIRUJUK
1. GB yang berkaitan PK(P)
2. PK(P)
3. PK(P) Memasukkan data / GAB
4. GB menggabungkan data
5. GB yang dikumpul (sekiranya GAB
6. PK(P) perlu)
7. PK(P) PK(P)/GAB
Melaksanakan verifikasi
8. PK(P)/GAB dan validasi data PK(P)/GAB

9. PK(P) Membuat pengesahan ke GAB
10. GB atas data yang telah GAB
11. AKP disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan PK(P)
menyediakan laporan
berdasarkan keperluan GAB
GPK/GAB/
Membentangkan laporan
dalam mesyuarat PM
GB
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
pencegahan dan
penambahbaikan)
berdasarkan keputusan
mesyuarat.
Menyediakan laporan
tindakan susulan
Membuat pengesahan ke
atas laporan yang telah
dikemaskini
Rekod dan dokumentasi

13

CARTA ALIR
Aktiviti 1: Pengurusan Data

TANGGUNGJAWAB Mula PROSES KERJA TEMPOH
GDM Mula 150 MINIT
GDM Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu 15 MINIT
GDM serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah 15 MINIT
GDM
GDM Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail
Rekod Persediaan Mengajar
GDM
GDM Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian
(KSSR ) mengikut format penulisan

Memastikan suasana bilik darjah dalam 3 MINIT
keadaan kondusif

Merekodkan pengambilan dan pemulangan 3 MINIT
peralatan dan bahan yang diperlukan

Melaksanakan PdP dan bimbingan 3 MINIT
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid

14

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Pengurusan Data

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
/
1. Mengeluarkan arahan untuk
mengumpul data yang diperlukan

2. Mengumpul data dari sumber-sumber
yang berkaitan

3. Memasukkan data / menggabungkan
data yang dikumpul (sekiranya perlu)

4. Melaksanakan verifikasi dan validasi
data

5. Membuat pengesahan ke atas data
yang telah disemak dan dikemaskini

6. Menganalisis data dan menyediakan
laporan berdasarkan keperluan

7. Membentangkan laporan dalam
mesyuarat pengurusan

Membuat tindakan susulan (tindakan

8. pembetulan, pencegahan dan
penambahbaikan) berdasarkan

keputusan mesyuarat.

9. Menyediakan laporan tindakan
susulan

10. Membuat pengesahan ke atas laporan
yang telah dikemaskini

11. Rekod dan dokumentasi

15

PROSES KERJA
Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
. JAWAB YANG ADA PERATURAN DAN
HUBUNGAN/
Menubuhkan Jawatan DIRUJUK PUNCA KUASA
12. GB Kuasa Perancangan PK
PEKELILING
Strategik PK KEMAJUAN
PENTADBIRAN AWAM
13. GB Mengenal pasti isu PK BILANGAN 2 TAHUN
strategik sekolah 2005
GB/ PK/ GAB
14. GB Menetapkan matlamat Garis Panduan Bagi
sekolah GB/ PK/ GAB Mewujudkan Petunjuk-
Petunjuk Prestasi
15. Jawatankuasa Analisis persekitaran PK Utama Atau Key
(SWOT) Performance Indicators
(KPI) dan
Penyediaan Perancangan Melaksanakan
16. Jawatankuasa Strategik, Pelan Taktikal Pengukuran Prestasi di
Agensi Kerajaan
dan Pelan Operasi
Kelulusan Perancangan
17. GB Strategik, Pelan Taktikal
dan Pelan Operasi

18. PK/GAB Pelaksanaan Pelan GB/ PK
Operasi

Melaksanakan kajian PK
19. GB semula dan menambah

baik

20. Jawatankuasa Mendokumentasikan GB
Perancangan Strategik.

16

CARTA ALIR
Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

PGB Menubuhkan Jawatan Kuasa 60 minit
PGB Perancangan Strategik 180 minit
180 minit
PGB Mengenal pasti isu strategik
sekolah

Menetapkan matlamat sekolah

Jawatan kuasa Analisis persekitaran (SWOT) 1170 minit
1560 minit
Jawatan kuasa Penyediaan Perancangan 120 minit
Strategik, Pelan Taktikal dan
PGB Pelan Operasi

Kelulusan Perancangan Strategik,
Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

Tidak lulus Lulus

Penambahbaikan Pelaksanaan Pelan Operasi 1170 minit
1170 minit
GK/ GAB/ PM Melaksanakan kajian semula dan 60 minit
menambah baik
PGB
Mendokumentasikan
JK Perancangan Strategik.

TAMAT

17

SENARAI SEMAK

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengeluarkan surat pelantikan Jawatan kuasa
2. ● Mengenal pasti guru yang akan menguruskan
3.
4. perancangan strategik
Mengenal pasti isu strategik sekolah
5. ● Surat arahan
● Pengumpulan data dan laporan
6. ● Bengkel
7. Menetapkan matlamat sekolah
8. ● Surat arahan
9. ● Bengkel
Analisis persekitaran (SWOT)
● Faktor membantu pencapaian objektif
● Faktor menjejas pencapaian objektif
Menyediakan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal
dan Pelan Operasi
● Semakan Perancangan Strategik sedia ada
● Pelan Taktikal yang diterjemah dari Perancangan

Strategik
● Operasi lengkap dari setiap Pelan Taktikal yang

merangkumi 5W1H)
Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik,
Pelan Taktikal dan Pelan Operasi
● Rekod dan dokumen
Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan
Operasi kepada semua guru dan Anggota Kumpulan
Sokongan
● Taklimat/ Bengkel/ Arahan
● Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap operasi
Pelaksanaan Pelan Operasi
● Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah
● Laporan/ Dokumentasi
Kajian Semula/ Penambahbaikan
● Surat arahan
● Data/ Laporan/ Penilaian prestasi
● Keputusan penambahbaikan

10. Rekod dan dokumentasi

18

PROSES KERJA

Aktiviti 3: Mengurus Kewangan Sekolah

BIL TANGGUN PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
G JAWAB LAIN YANG UNDANG,
Melantik Jawatankuasa PERATURAN DAN
Pengurusan Kewangan dan ADA PUNCA KUASA
Akaun (JPKA) HUBUNGAN
Menyedia agihan tugas dan / DIRUJUK
tugas JK dan carta
1. GB organisasi. PPD

2. PK(P) Menentukan anggaran GB
perbelanjaan tahunan GB
3. PK PPD
4. GB Mengesahkan anggaran PPD
perbelanjaan tahunan PPD
5. GB GB
Melaksanakan Mesyuarat
6. GB JPKA sekurang-kurang 4 kali GB A. Perintah Am
setahun B. Akta Acara
7. PK, GKMP, Pengagihan waran
KP peruntukan Kewangan
Menerima waran peruntukan
8. PK, GKMP, dan membuat perancangan C. Arahan
KP perbelanjaan melalui Perbendahar
mesyuarat aan
Membuat pembelian
berdasarkan keputusan D. Surat-surat
mesyuarat Pekeliling
Mengawal dan menyemak berkaitan
pemberian per kapita (PCG),
9. PK gaji guru dan staf sokongan, GB
rekod akaun, laporan
10. PK, GKMP, penyata kewangan dan GB
KP punca-punca kewangan
SUWA dan Kerajaan
Menyedia dan membentang
laporan prestasi kewangan
dalam mesyuarat JPKA

11. GPK, Tindakan susulan jika perlu GB
GKMP, KP

12. AKP Merekod dokumen ke dalam GB
fail

19

CARTA ALIR

Aktiviti 3: Mengurus Kewangan Sekolah

TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

PGB MULA
PKP
PK Melantik JPKA 60 minit
PGB Agihan tugas 60 minit
PGB Tentukan perbelanjaan 390 minit
Mengesahkan perbelanjaan
Laksana Mesyuarat JPKA 180 minit

PGB Agih waran 60 minit
PK, GKMP, KP
PK, GKMP, KP Terima waran dan buat perancangan

PK Buat pembelian 180 minit
PK, GKMP ,KP Kawal dan semak kewangan
Bentang prestasi kewangan
Tindakan susulan jika perlu

PK, GKMP ,KP TIDAK YA
PT Buat susulan Merekod dokumen ke dalam fail

TAMAT

20

SENARAI SEMAK

Aktiviti 3: Mengurus Kewangan Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA CATATAN
(/)

1 Melantik JPKA /

2 Menyedia agihan tugas dan tugas JK
dan carta organisasi.

3 Menentukan anggaran perbelanjaan
tahunan

4 Mengesahkan anggaran perbelanjaan ///
tahunan

5 Melaksanakan Mesyuarat JPKA /
sekurang-kurang 4 kali setahun

6 Pengagihan waran peruntukan /

Menerima waran peruntukan dan
7 membuat perancangan perbelanjaan

melalui mesyuarat

8 Membuat pembelian berdasarkan
keputusan mesyuarat

Mengawal dan menyemak pemberian

per kapita (PCG), gaji guru dan staf
9 sokongan, rekod akaun, laporan

penyata kewangan dan punca-punca

kewangan SUWA dan Kerajaan

Menyedia dan membentang laporan
10 prestasi kewangan dalam mesyuarat

JPKA

11 Tindakan susulan jika perlu

12 Merekod dokumen ke dalam fail

21

PROSES KERJA

Aktiviti 4 : Pengurusan Aduan

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
JAWAB LAIN YANG PERATURAN DAN

ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
1. PK HEM Menerima dan
merekod aduan DIRUJUK
GB
2. GB/PK Mengeluarkan surat
PK/GAB
akuan terima (SAT)
PK/GAB
kepada pengadu.
GB
Menyalurkan aduan
3. GB kepada pihak GB

berkaitan. PK

4. PK/GKMP/GAB Menjalankan siasatan

5. PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil
siasatan .

6. PK/GKMP/GAB Menyediakan ulasan.

7. GB Mengesahkan laporan PK/GKMP/GAB

Menghantar keputusan

siasatan aduan GB
8. PK/GKMP/GAB bersama Borang
PK
Maklum Balas kepada GB

pengadu

Menyediakan analisis

9. GKMP/GAB aduan setiap bulan
dan dilaporkan dalam

mesyuarat pengurusan

10. GAB/PT Rekod dan
dokumentasi

22

CARTA ALIR
Aktiviti 4 : Pengurusan Aduan

23

SENARAI SEMAK
Aktiviti 4 : Pengurusan Aduan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN
/
1. Menerima dan merekod aduan /
/
2. Mengeluarkan surat akuan terima
(SAT) kepada pengadu.

3. Menyalurkan aduan kepada pihak
berkaitan.

4. Menjalankan siasatan

5. Melaporkan hasil siasatan .

6. Menyediakan ulasan. /

Menghantar keputusan siasatan aduan
7. bersama Borang Maklum Balas

kepada pengadu
Menyediakan analisis aduan setiap
8 bulan dan dilaporkan dalam mesyuarat
pengurusan

9 Rekod dan dokumentasi

24

PROSES KERJA

Aktiviti 5: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
1. / GB Melantik Jawatankuasa bagi
1 memastikan infratstruktur dan PK
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik PK/GKMP

Memberi arahan GB
2. GB melaksanakan pemantauan PK/GKMP

secara berkala Pegawai
Aduan
3. PK HEM Menyediakan jadual
pemantauan PK/GKMP

4. AJK Melaksanakan pemantauan PK/GKMP
secara berkala
PK/GKMP
Sekiranya ada aduan/isu

5. AJK tindakan segera perlu diambil
bagi menyelesaikan

aduan/isu tersebut

Menyediakan laporan dan
6. AJK dibentangkan dalam

mesyuarat pengurusan

Membuat tindakan susulan
7. PK HEM berdasarkan laporan yang

telah dibentangkan

8. AKP Rekod dan dokumentasi

25

CARTA ALIR
Aktiviti 5: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

26

SENARAI SEMAK

Aktiviti 5: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
/
Melantik Jawatankuasa bagi /

1. memastikan infratstruktur dan
persekitaran berada dalam keadaan

yang baik

2. Memberi arahan melaksanakan
pemantauan secara berkala

3. Menyediakan jadual pemantauan

4. Melaksanakan pemantauan secara
berkala

Sekiranya ada aduan/isu tindakan
5. segera perlu diambil bagi

menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. berdasarkan laporan yang telah
dibentangkan

8. Rekod dan dokumentasi

27

PROSES KERJA

Aktiviti 6: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
Arahan pelaksanaan program HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA
A. PERANCANGAN
PK(P) / PK KUASA
Menyediakan kertas kerja/ Petang
1. GB pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum GKMP
2. PK(P)/ PK seperti berikut :
Petang

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran

d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan

Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program

h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program

3. PK(P) / PK Menentukan kaedah GKMP

Petang pemantauan berdasarkan salah

satu dari kaedah berikut :

a) Pelaporan Jawatan kuasa

Instrumen

b) Pengumpulan Data

c) Soal selidik

d) Temu bual

e) Semakan dokumen

4. GB Mendapatkan kelulusan PK(P)/ PK
daripada GB Petang

5. PK(P) / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP

Petang perbincangan jawatan kuasa

6. GAB B. PELAKSANAAN GKMP / GAB /
Melaksanakan program seperti AKP
yang telah dirancang

C. PEMANTAUAN DAN

PENGUKURAN

Melaksanakan pemantauan

7. PK (P)/ PK dan pengukuran GKMP / GAB /
AKP
Petang a) Pelaksanaan program

b) Pencapaian KPI

28

8. GKMP / GAB Menyediakan laporan program PK(P) / PK

setelah program selesai. Petang

D. KEBERKESANAN

9. GB PK(P) / PK
Petang / GKMP /
Kajian semula;

Menjalankan mesyuarat post GAB

mortem untuk mengenalpasti

kekuatan dan kelemahan

pelaksanaan program.

10. PK (P)/ PK Membuat tindakan susulan GAB
Petang berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.

11. GAB Penilaian prestasi; PK (P)/ PK
Petang / GKMP
12. PK(P) / PK Melaksanakan penilaian
Petang prestasi ke atas kumpulan GKMP / GAB
sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan
program.
Membentangkan laporan
penilaian prestasi dalam
mesyuarat.

13. GKMP / GAB Membuat penambahbaikan PK (P)/ PK

berdasarkan keputusan Petang

mesyuarat.

14. GKMP/ GAB Merekod dan mendokumentasi. GB/GPK

29

CARTA ALIR
Aktiviti 6 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

30

SENARAI SEMAK

Aktiviti 6 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1. Menyediakan kertas kerja

2. Mendapatkan kelulusan

3 Melaksanakan program

4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program

5. Kajian semula

6. Tindakan Susulan

7. Membentang laporan dalam
mesyuarat

7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

8. Merekod dan mendokumentasi

31

PROSES KERJA

Aktiviti 7: Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
Mengenal pasti agensi-agensi yang HUBUNGAN/ PERATURAN
dapat berkerjasama dengan pihak DIRUJUK DAN PUNCA
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama PK/GKMP KUASA
agensi luar / PIBG untuk
1. GB membincangkan program yang PIHAK LUAR
memberi impak kepada sekolah
2. GB dan PK Memberi arahan untuk melaksanakan PK
program GB
3. GB PK
4. PK Menerima arahan untuk PK/GKMP
5. GAB melaksanakan program PK/GKMP
6. PK PK/GKMP
7. GAB Menyediakan kertas kerja bagi setiap
8. GAB program yang dirancang GB
9. PK
10. GAB Mendapatkan kelulusan kertas kerja PK/GKMP
daripada GB

Melaksanakan aktiviti mengikut
prosedur

Menyediakan laporan setiap aktiviti
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

Rekod dan dokumentasi

32

CARTA ALIR

Aktiviti 7 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh
Masa

Mula

GB Urus lantikan Pegawai Aset, 120 minit
Pegawai Pemeriksa Aset Lembaga

Pemeriksa Pelupusan

GAB Tidak penuhi Penerimaan aset 60 minit
GAB sepesifikasi Semak spesifikasi aset 240 minit

Sediakan
laporan

Laporan lengkap

GAB Laporan penerimaan 260h1ha2ra0iriminit
GAB Daftar aset 120 minit
GAB
Sediakan Daftar Aset 1920 minit
PT
GAB Tanda pengenalan 180 minit

PT Penempatan aset 60 minit
GAB
Kemaskini Tidak lengkap Rekod dan kawal pergerakan aset 120 minit
laporan

Lengkap

Kemaskini senarai aset 30 minit

GAB Periksa kerosakan aset (jika ada) 30 minit
GB
GB Pemeriksaan aset 80 minit
GB 120 minit
Tamat Mesyuarat JKPAK 30 minit
GAB
33

Kemuka laporan

Perekodan dan pendokumentasian 40 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 7 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenal pasti agensi-agensi yang

1. dapat berkerjasama dengan pihak

sekolah

Mengadakan mesyuarat awal bersama

2. agensi luar/PIBG untuk
membincangkan program yang

memberi impak kepada sekolah

3. Memberi arahan untuk melaksanakan
program

4. Menerima arahan untuk melaksanakan
program

5. Menyediakan kertas kerja bagi setiap
program yang dirancang

6. Mendapatkan kelulusan kertas kerja
daripada GB

7. Melaksanakan aktiviti mengikut
prosedur

8. Menyediakan laporan setiap aktiviti
yang dilaksanakan

Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan

aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi

34

PROSES KERJA

Aktiviti 8 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

TANGG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
UNG LAIN YANG PERATURAN DAN

BIL. JAWAB ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. GB Mengurus pelantikan Pegawai Aset, PPD 1PEKELILING
2. GAB Pegawai Pemeriksa Aset dan
Lembaga Pemeriksa Pelupusan. PERBENDAHARA
3. GAB Pegawai Penerima Aset menerima
aset bersama dokumen lain dan PT AN (1PP):
4. GAB menyemak butiran dalam dokumen. Pengurusan Aset
5. GAB Memeriksa, mengira, menimbang,
6. GAB mengukur dan menguji aset seperti GB
7 PT dalam senarai bagi memastikan aset
8 GAB menepati spesifikasi. (Pemeriksaan GB
9 PT teknikal oleh pegawai bertauliah jika
perlu). GAB
Menyediakan laporan penerimaan PT
jika terdapat perkara yang tidak GAB
memenuhi spesifikasi. PT
GAB
Daftar aset dalam tempoh 2 minggu PT
dari tarikh penerimaan.

Menyediakan senarai daftar aset
(Harta Modal / Aset Alih Bernilai
Rendah).
Menanda pengenalan aset (melabel/
mengecat/ mencetak timbul) dengan
“Hak Kerajaan Malaysia”

Menempatkan Aset / Mengemaskini
penempatan aset.

Merekod dan mengawal pergerakan
aset.

10 GAB Mengemaskini senarai aset.

11 GAB Memeriksa kerosakan aset (jika ada). PT
12 GB GAB
13 GB Pemeriksaan aset sekurang- GAB
14 GB kurangnya sekali dalam setahun dan GAB
mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada Ketua
Jabatan.
Mengadakan Mesyuarat JK
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
(JKPAK) sekurang-kurangnya 4 kali
setahun atau sekali dalam tempoh
tiga (3) bulan.
Mengemukakan KEW. PA-10 dan
KEW. PA-11 bersama-sama Sijil
Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.
PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

35

CARTA ALIR

Aktiviti 8: Mengurus Pentadbiran Pejabat – Aset

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh
Masa

Mula

GB Urus lantikan Pegawai Aset, 120 minit
Pegawai Pemeriksa Aset Lembaga

Pemeriksa Pelupusan

GAB Tidak penuhi Penerimaan aset 60 minit
GAB sepesifikasi Semak spesifikasi aset 240 minit

Sediakan
laporan

Laporan lengkap

GAB Laporan penerimaan 260h1ah2ar0iriminit
GAB Daftar aset 120 minit
GAB
Sediakan Daftar Aset 1920 minit
PT
GAB Tanda pengenalan 180 minit

PT Penempatan aset 60 minit
GAB
Kemaskini Tidak lengkap Rekod dan kawal pergerakan aset 120 minit
laporan

Lengkap

Kemaskini senarai aset 30 minit

GAB Periksa kerosakan aset (jika ada) 30 minit
GB
GB Pemeriksaan aset 80 minit
GB 120 minit
Tamat Mesyuarat JKPAK 30 minit
GAB
36

Kemuka laporan

SENARAI SEMAK

Aktiviti 8: Mengurus Pentadbiran Pejabat – Aset

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai

Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa

1. Pelupusan.

● Permohonan Pelantikan

● Surat Lantikan

Pegawai Penerima Aset menerima aset

bersama dokumen lain dan menyemak butiran

2. dalam dokumen.
● Dokumen berkaitan

● Borang Penerimaan Aset Alih

● Borang Penolakan Aset Alih

Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur

dan menguji aset seperti dalam senarai bagi

memastikan aset menepati spesifikasi.

3 (Pemeriksaan teknikal oleh pegawai bertauliah
jika perlu).

● Lantikan pegawai penerima

● Dokumen pemeriksaan penerimaan

● Surat lantikan teknikal (jika perlu)

4. Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat
perkara yang tidak memenuhi spesifikasi.

Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh

5. penerimaan.
● Dokumen pendaftaran

● Nombor siri pendaftaran aset

Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal /

6. Aset Alih Bernilai Rendah).

● Rekod daftar aset

Menanda pengenalan aset dengan “Hak

Kerajaan Malaysia”

7. ● Tanda pengenalan aset;
- melabel, atau

- mengecat

- cetak timbul

Menempatkan Aset / Mengemaskini

penempatan aset.
8. ● Dokumen penempatan aset di lokasi
● Pamerkan

● Kemaskini

9. Merekod dan mengawal pergerakan aset.
● Dokumen pergerakan aset

10. Mengemaskini senarai aset.
● Laporan

37

11. Memeriksa kerosakan aset (jika ada).
● Borang aduan kerosakan

Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali

dalam setahun dan mengemukakan Laporan

Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.

12. ● Dokumen Laporan Pemeriksan
● Laporan Tindakan hasil penemuan

pemeriksaan

● Sijil Tahunan Pemeriksaan

● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut

Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset

Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4

kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)

bulan.
13. ● Senarai Jawatankuasa
● Surat panggilan

● Senarai kehadiran

● Minit mesyuarat

● Maklum balas mesyuarat

Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11

14. bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan
Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah

KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

38

PROSES KERJA

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(a) Perolehan Terus

TANGG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG LAIN YANG PERATURAN DAN

JAWAB ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. PT Membuat permohonan perolehan GPK/ GPK 1PEKELILING
2. GB berdasarkan keperluan. Petang/ GAB PERBENDAHARA
GPK/ GPK AN (1PP):
3. PT Meluluskan permohonan Petang Perolehan
perolehan jika peruntukan Kerajaan
mencukupi. GB
1PEKELILING
Memilih pembekal yang berdaftar PERBENDAHARA
dengan organisasi atau pembekal AN (1PP): Tadbir
yang berkelayakan jika pembekal Urus Kewangan
berdaftar tidak mempunyai
kemampuan membekal perolehan
tersebut.

4. PT Mengemukakan permohonan GB
untuk kelulusan.

5. PT Membuat permohonan melalui GB
sistem.

6. PT Mengeluarkan Pesanan GB
Tempatan/ Inden.

Menerima dan mengesahkan GPK/ GPK
perolehan bekalan/ perkhidmatan/ Petang/
7. GB

kerja. GAB/ PT

8. PT Memproses pembayaran. GB

9. PT Menilai prestasi pembekal. GPK/ GPK
Petang/
10. PT Menyediakan analisis prestasi GAB/
11. PT pembekal. GPK/ GPK
12. PT Petang/
Melaporkan laporan prestasi GAB/
pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal GB
berdasarkan prestasi semasa.
GB

13 PT Rekod dan dokumentasi GB

39

CARTA ALIR

9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(a) Perolehan Terus

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

PT Mula 20 minit
GB 30 minit
PT Permohonan perolehan
PT
PT Kelulusan
PT
GB Pemilihan pembekal 60 minit
PT
PT Permohonan kelulusan perolehan 20 minit
PT
PT Permohonan melalui sistem 40 minit
PT
PT Pesanan tempatan 30 minit

Penerimaan dan pengesahan 60 minit

Proses bayaran 20 minit

Menilai prestai pembekal 10 minit

Analisis prestasi pembekal 20 minit

Laporan prestasi pembekal 60 minit

Kemaskini senarai pembekal 20 minit

Tamat

Perekodan dan pendokumentasian 60 minit

40

SENARAI SEMAK

9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(a) Perolehan Terus

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Membuat permohonan perolehan berdasarkan
1. keperluan.

Meluluskan permohonan perolehan jika
2. peruntukan mencukupi.

Memilih pembekal yang berdaftar dengan
organisasi atau pembekal yang berkelayakan
3 jika pembekal berdaftar tidak mempunyai
kemampuan membekal perolehan tersebut.

4. Mengemukakan permohonan untuk kelulusan.

5. Membuat permohonan melalui sistem.

6. Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden.
Menerima dan mengesahkan perolehan

7. bekalan/ perkhidmatan/ kerja.

8. Memproses pembayaran.

9. Menilai prestasi pembekal.

10. Menyediakan analisis prestasi pembekal.

11. Melaporkan laporan prestasi pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan

12. prestasi semasa.

13. Rekod dan dokumentasi

41

PROSES KERJA

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan

(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM20,000 hingga RM50, 000)

TANGG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG LAIN YANG PERATURAN DAN

JAWAB ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. GB Mewujudkan permintaan sebut PPD / JPN 1PEKELILING
harga seperti berikut: PERBENDAHARA
AN (1PP):
a. Menyediakan dokumen
sebut harga. Perolehan

b. Membuat pelawaan sebut

harga. Kerajaan
c. Menerima tawaran sebut 1PEKELILING

harga.

2. GB Membuat keputusan pemilihan GPK / GPK PERBENDAHARA
dan pengesahan sebut harga. Petang AN (1PP): Tadbir
Urus Kewangan
GPK / Memaklumkan keputusan sebut GB
3. GPK
harga kepada pembekal yang

Petang berjaya.

4. PT Mengeluarkan Pesanan GB
Tempatan/ Inden/ Dokumen
Kontrak.

5. GB Menerima dan mengesahkan PT
perolehan bekalan/ perkhidmatan/
kerja.

6. PT Mengurus pembayaran. GB

7. PT Menilai prestasi pembekal. GB

8. PT Menyediakan analisis prestasi GB
pembekal.

9. PT Melaporkan laporan prestasi GB
pembekal.

10. PT Mengemaskini senarai pembekal GB
berdasarkan prestasi semasa

11. PT Rekod dan dokumentasi GB

42

CARTA ALIR

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM20,000 hingga RM50, 000)

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

GB Mula
GB
GPK/ GPK Wujud permintaan sebut harga 20 minit
Petang
PT Keputusan pemilihan sebut harga 40 minit
GB
PT Pemakluman keputusan 10 minit
PT
PT Pesanan tempatan/ Inden/ Dokumen 20 minit
PT
PT Penerimaan dan pengesahan 40 minit
PT
Proses bayaran 60 minit

Menilai prestai pembekal 120 minit

Analisis prestasi pembekal 30 minit

Laporan prestasi pembekal 30 minit

Tamat Kemaskini senarai pembekal 80 minit

Perekodan dan pendokumentasian 60 minit

43

SENARAI SEMAK

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM20,000 hingga RM50, 000)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mewujudkan permintaan sebut harga seperti

berikut:

1. a. Menyediakan dokumen sebut harga.

b. Membuat pelawaan sebut harga.

c. Menerima tawaran sebut harga.

Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan

2. sebut harga.
● Surat lantikan jawatankuasa

● Minit mesyuarat pemilihan

3 Memaklumkan keputusan sebut harga kepada
pembekal yang berjaya.

4. Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/
Dokumen Kontrak.

5. Menerima dan mengesahkan perolehan
bekalan/ perkhidmatan/ kerja.

6. Mengurus pembayaran.

7. Menilai prestasi pembekal.

8. Menyediakan analisis prestasi pembekal.

9. Melaporkan laporan prestasi pembekal.

10. Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan
prestasi semasa

11. Rekod dan dokumentasi

44

PROSES KERJA

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan

(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM50,000 hingga RM500, 000)

PEGAWAI

TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,

BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN

JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA

DIRUJUK

Mewujudkan permintaan sebut harga

1. GB seperti berikut: PPD /JPN 1PEKELILING
● Menyediakan dokumen sebut PERBENDAHAR
harga. AAN (1PP):
● Membuat pelawaan sebut Perolehan
harga.

● Menerima tawaran sebut harga. Kerajaan

Meluluskan permintaan sebut harga

2. GB melalui mesyuarat pembukaan sebut PPD / JPN 1PEKELILING
harga. PERBENDAHAR
AAN (1PP):
● Surat lantikan jawatankuasa
● Dokumen Tadbir Urus

Mendapatkan kelulusan teknikal dan

kewangan seperti berikut: Kewangan
a. perolehan bekalan dan

3. GB perkhidmatan: PPD/ JPN
i. penilaian teknikal

ii. penilaian Kewangan

b. perolehan kerja, hanya satu

penilaian sahaja dibuat.

Membuat keputusan pemilihan dan

4. GB pengesahan sebut harga. . PPD/ JPN
● Surat lantikan jawatankuasa

● Minit mesyuarat pemilihan

5. GB Memaklumkan keputusan sebut harga PPD/ JPN
kepada pembida yang berjaya.

6. GB Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ GB
Inden/ Dokumen Kontrak.

Menerima dan mengesahkan

7. GB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PPD / JPN

kerja.

8. PT Mengurus pembayaran. GB

9. PT Menilai prestasi pembekal. GB
10. PT GB
11. PT Menyediakan analisis prestasi GB
12. PT pembekal. GB
13. PT Melaporkan laporan prestasi GB
pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal
berdasarkan prestasi semasa

Rekod dan dokumentasi

45

CARTA ALIR

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi

RM50,000 hingga RM500, 000)

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

Mula

GB Wujud permintaan sebut harga 20 minit

GB Kelulusan sebut harga dan teknikal 40 minit

GB Keputusan pemilihan 30 minit

GB Pemakluman keputusan 10 minit

GB Pesanan tempatan/ Inden/ Dokumen 20 minit

GB Penerimaan dan pengesahan 40 minit

PT Proses bayaran 60 minit

PT Menilai prestai pembekal 120 minit

Analisis prestasi pembekal 30 minit

PT

Laporan prestasi pembekal 30 minit

PT

Kemaskini senarai pembekal 80 minit

PT

Tamat Perekodan dan pendokumentasian 60 minit

PT

46

SENARAI SEMAK

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi

RM50,000 hingga RM500, 000)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mewujudkan permintaan sebut harga seperti berikut:

1. ● Menyediakan dokumen sebut harga.
● Membuat pelawaan sebut harga.

● Menerima tawaran sebut harga.

Meluluskan permintaan sebut harga melalui

2. mesyuarat pembukaan sebut harga.
● Surat lantikan jawatankuasa

● Dokumen

Mendapatkan kelulusan teknikal dan kewangan

seperti berikut:

a. perolehan bekalan dan perkhidmatan:
3 i. penilaian teknikal
ii. penilaian Kewangan

b. perolehan kerja, hanya satu penilaian sahaja

dibuat.

Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan

4. sebut harga. .
● Surat lantikan jawatankuasa

● Minit mesyuarat pemilihan

5. Memaklumkan keputusan sebut harga kepada
pembida yang berjaya.

6. Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/ Dokumen
Kontrak.

7. Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/
perkhidmatan/ kerja.

8. Mengurus pembayaran.

9. Menilai prestasi pembekal.

10. Menyediakan analisis prestasi pembekal.

11. Melaporkan laporan prestasi pembekal.

12. Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan
prestasi semasa

13. Rekod dan dokumentasi

47

PROSES KERJA

Aktiviti 10 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
JAWAB LAIN YANG PERATURAN DAN
MAKLUMBALAS
PELANGGAN (Luar) ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN
Menubuhkan jawatan kuasa / DIRUJUK
pengurusan maklum balas.
1. GB PK / PK 1. Akta Pendidikan
2. PK / PK Petang Menyediakan borang maklum Petang
3. GB balas pelanggan GAB 1996 (Akta 550)
GPK
4. PK / PK Petang Menyediakan Peti Cadangan/ 2. Pelan
5. PK / PK Petang Maklum Balas Pelanggan di GAB
tempat yang sesuai dan Pembangunan
berkunci GB
Pendidikan
Menyemak dan menganalisis
maklum balas pelanggan Malaysia 2013 –
setiap bulan
2025
Membentangkan analisis
dalam mesyuarat pengurusan 3. Pekeliling
untuk tindakan susulan.
TAHAP KEPUASAN GURU Kemajuan
DAN STAF (Pelanggan
Dalam) Perkhidmatan

Awam Bilangan 1

Tahun 2008:

Panduan

Pengurusan

Perhubungan

Pelanggan

6. PK / PK Petang Menyedia dan mengedar GAB
Borang Tahap Kepuasan
guru dan Staf sekurang-
kurangnya 1 kali setahun.

7 PK / PK Petang Menyediakan laporan analisis GB
tahap kepuasan guru dan
staf untuk dibentang dalam
mesyuarat pengurusan

8 GB Membuat tindakan pembetulan PK / PK
dan penambahbaikan yang telah Petang
diputuskan dalam mesyuarat

pengurusan

9 PK / PK Petang Menyerahkan tindakan GAB
pembetulan dan

penambahbaikan kepada Pihak

Pengurusan

14 PK / Petang Merekod dan GAB
mendokumentasi

48

CARTA ALIR

Aktiviti 10 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA
MULA
Menubuhkan Jawatan Kuasa
GB Pengurusan Maklum Balas
PK / PK Petang Sedia borang maklum balas

GB Sedia peti maklum balas
PK / PK Petang Analisis maklum balas

GB Perbincangan profesional
Bentang laporan maklum balas
PK / PK Petang pelanggan
Tiada isu
Tindakan Ada isu
Pembetulan dan
Penambahbaikan

PK / Petang Perekodan dan pendokumentasian

TAMAT

49

SENARAI SEMAK
Aktiviti 10 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

MAKLUMBALAS PELANGGAN

1. Menubuhkan jawatan kuasa pengurusan
maklum balas.

Mesyuarat penubuhan jawatan kuasa

Menyediakan borang maklum balas pelanggan
2. a) Mencetak borang maklum balas

b) Mengedar dan menempatkan borang
berdekatan dengan peti cadangan

Menyediakan Peti Cadangan / Maklum Balas

Pelanggan di tempat yang sesuai dan berkunci

3 a) Menyediakan peti cadangan
b) Meletakkan peti cadangan di tempat yang

telah ditetapkan

c) Memastikan kunci pada setiap peti maklum

balas

Menyemak dan menganalisis maklum balas

4. pelanggan setiap bulan
a) Mengumpul dan menyatukan borang

maklum balas

b) Melaksanakan analisis maklum balas

Membentangkan analisis dalam mesyuarat
5. pengurusan untuk tindakan susulan.

a) Menyediakan bahan pembentangan

b) Membentangkan laporan kepada GB

TAHAP KEPUASAN GURU DAN STAF

Menyedia dan mengedar Borang Tahap
6. Kepuasan guru dan Staf sekurangkurangnya 1

kali setahun.
a) Mencetak borang maklum balas
b) Mengedarkan borang kepada semua guru
c) Pengumpulan dan analisis

Menyediakan laporan analisis tahap kepuasan

7. guru dan staf untuk
dibentang dalam mesyuarat pengurusan

a) Menyediakan bahan pembentangan

b) Membentangkan laporan kepada GB

50