4. คู่มือการจัดทำหนังสือราชการ

1

คำนำ

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘
เป็นระเบียบที่ใช้บังคับแก่หน่วยงานราชการ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการบริหารงาน
เอกสาร ซึ่งศูนย์การศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัยอำเภอเมืองสุพรรณบุรีต้อง ใช้ระเบียบนี้เป็น
แนวทางในการปฏิบตั งิ านเชน่ เดยี วกัน

ขา้ ราชการ บคุ ลากรและเจ้าหนา้ ทท่ี ุกตำแหนง่ ต้องเก่ียวข้องกับระเบียบงานสารบรรณทุกคน
งานธุรการได้เล็งเห็นถึงความจำเป็นที่จะต้องมีคู่มือการจัดทำหนังสือราชการ เพื่อให้ความรู้แก่ข้าราชการ
บุคลากรและเจ้าหน้าที่ทุกตำแหน่งในการจัดทำหนังสือราชการ และสามารถนำไปปฏิบัติงานได้ถูกต้องตาม
ระเบียบ จึงได้รวบรวมและจัดเก็บวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดทำหนังสือราชการในรูปของเอกสารพร้อมตัวอย่าง
หนังสือราชการ โดยนำระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และฉบับที่ ๒ พ.ศ.
๒๕๔๘ มาเปน็ หลกั ในการจัดทำ และมคี ำอธิบายเพ่ือให้เข้าใจย่ิงข้ึน เพอื่ ความสะดวกในการศึกษาหาความรู้ใน
การจดั ทำหนงั สอื ราชการไดถ้ ูกต้องและเปน็ มาตรฐานเดยี วกัน

คู่มือการจัดทำหนังสือราชการ ของศูนย์การศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัย
อำเภอเมืองสุพรรณบุรี เล่มนี้ เป็นเพียงส่วนหนึ่งของระเบียบงานสารบรรณเท่านั้น กล่าวคือ เฉพาะส่วนการ
จัดทำหนังสือราชการทีเ่ กี่ยวกบั การร่าง การพิมพ์ การเสนอ การบันทึก การทำหนังสือราชการประเภทต่าง ๆ
จึงหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคู่มือเล่มนี้จะเป็นประโยชน์แก่ข้าราชการ บุคลากรและเจ้าหน้าที่ทุกตำแหน่ ง สามารถ
นำไปปรับใช้ในการปฏิบัติงานได้เช่นเดียวกัน หากมีข้อผิดพลาดบกพร่องประการใด ก็ขออภัยและยินดีรับ
ขอ้ เสนอแนะ เพือ่ การปรบั ปรงุ ใหเ้ อกสารมคี วามสมบรู ณย์ ่ิงขน้ึ ในโอกาสต่อไป

นางสาววนี ัสจรีย์ ศรีเฮงไพบูลย์
นกั จดั การงานท่วั ไป
ผูจ้ ดั ทำ

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

สารบญั 2

เรือ่ ง หนา้

บทที่ 1 ความรู้เกยี่ วกับหนงั สือราชการ

บทท่ี 1 ความหมายและลกั ษณะของหนังสอื ราชการ
1.1 ความหมายและลักษณะของหนังสอื ภายนอก
1.2 ความหมายและลักษณะของหนังสือภายใน
บทที่ 2 วิธเี ขียนหนงั สอื ราชการภายนอกและภายใน
2.1 การเขยี นหัวเรอ่ื ง
2.2 การเขยี นเนือ้ เรอื่ ง
2.3 การเขยี นจุดประสงคข์ องเรือ่ ง
2.4 การเขียนทา้ ยเร่ือง
ภาคผนวก

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

3

ตอนที่ 1 การจดั ทำหนงั สือราชการ
บทที่ 1

ความรู้เกยี่ วกบั หนังสือราชการ

ความหมายของหนังสือราชการ

หนังสอื ราชการ คอื เอกสารที่เป็นหลักฐานของราชการ ได้แก่
๑. หนังสือทีม่ ีไปมาระหว่างส่วนราชการ
๒. หนังสือท่ีส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึง

บุคคลภายนอก
๓. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วน

ราชการ
๔. เอกสารทที่ างราชการจดั ทำข้นึ เพอื่ เป็นหลักฐานในราชการ
๕. เอกสารทีท่ างราชการจัดทำขน้ึ ตามกฎหมาย ระเบยี บ หรือขอ้ บังคับ
๖. ขอ้ มูลขา่ วสารหรอื หนงั สือทไ่ี ดร้ บั จากระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์

ความหมายและความสำคญั ของงานสารบรรณ

สารบรรณ มาจากคำว่า
สาร หมายถึง สาระ สำคัญ ส่วนสำคญั ถ้อยคำ จดหมาย ฯลฯ
บรรณ หมายถงึ หนังสือ

คำว่า สารบรรณ หมายถงึ หนังสอื ท่ีเป็นหลกั ฐาน (พจนานุกรมฉบบั ราชบัณฑติ สถาน ๒๕๒๕)

ส่วนคำว่า งานสารบรรณ หมายความว่า “งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่
การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย” โดยกำหนดขั้นตอนและขอบข่าย
ของงานสารบรรณวา่ คอื การบรหิ ารงานเอกสารทั้งปวง จะเรม่ิ ต้ังแตก่ ารคิด อา่ น รา่ ง เขียน แต่ง พิมพ์
จด จำ ทำสำเนา ส่ง หรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ
ตอบ ค้นหาติดตามและทำลาย ทั้งน้ี ต้องเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องและมี
ประสิทธิภาพเพอื่ ประหยัดเวลา แรงงานและคา่ ใช้จา่ ย

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

4

บทท่ี 2
ชนิดและแบบหนังสอื ราชการ

ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ได้ให้ความหมายของคำว่า
“หนังสือ” หมายถึง หนังสือราชการ และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 2)
พ.ศ.2548 ไดแ้ ก้ไขเพิ่มเตมิ ระเบียบข้อ 9 ไว้วา่

หนงั สอื ราชการ หมายถึง เอกสารทเี่ ป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่

ก) “หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ” เช่น หนังสือกศน.อำเภอเมืองสุพรรณบุรี มีถึง
นายอำเภอเมืองสุพรรณบุรี เปน็ ตน้

ข) “หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคล
ภายนอก” เชน่ สำนกั งาน กศน.จงั หวัดสุพรรณบุรี มหี นังสือถงึ นายเกง่ ขยนั เรยี น เปน็ ต้น

ค) “หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ”
เชน่ นางสาวสวย หนา้ ใส มหี นังสือถึง สำนักงาน กศน. เปน็ ตน้

ง) “เอกสารทที่ างราชการจัดทำขึ้นเพือ่ เป็นหลกั ฐานในราชการ” เชน่ ใบเสร็จรบั เงนิ เป็นตน้
จ) “เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ” เช่น ประกาศรับ
สมคั รนักศกึ ษาฯ เปน็ ตน้
ฉ) “ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” เช่น แผ่นบันทึก
ขอ้ มูล เทปแมเ่ หลก็ จานแมเ่ หลก็ แผ่นซดี ี อ่านอยา่ งเดียว หรอื แผน่ ดจิ ิทลั อเนกประสงค์

หนงั สอื ราชการ มี ๖ ชนิด คอื

1. หนังสือภายนอก
หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑ (ขนาดตัวครุฑสูง
๓ ซม. ดว้ ยหมกึ สีดำหรือทำครุฑดุนทก่ี ึง่ กลางส่วนบนของกระดาษ) เป็นหนังสอื ติดตอ่ ระหว่างส่วนราชการ หรือ
ส่วนราชการมถี งึ หนว่ ยงานอนื่ ใดซ่งึ มใิ ช่ส่วนราชการ หรอื ท่มี ถี ึงบุคคลภายนอก
หนังสือภายนอก มรี ายละเอียด ดงั น้ี

1. “ท”่ี เป็นส่วนประกอบทีอ่ ย่ทู างด้านซ้ายบนสุดของหนังสอื ซึง่ หนงั สอื ทุกฉบับจะมีกำหนดไวเ้ พ่อื
1.1 เป็นข้ออ้างอิงของฝ่ายที่ส่งหนังสือออก ในกรณีที่จะมีการอ้างถึงหนังสือฉบับ

นั้นในการติดตามเรื่องหรือเพื่อการติดต่อ โต้ตอบหลังจากที่ได้ส่งหนังสือนั้นออกไปแล้ว เป็น
ขอ้ อ้างอิงเมื่อต้องการจะค้นหาเร่ืองท่ีไดเ้ ก็บไว้

1.2 เป็นประโยชน์ในการเก็บเร่ืองระหว่างปฏิบัตหิ รือเมอื่ เรื่องน้ันได้ดำเนินการเป็น
ท่ีเรียบรอ้ ยแล้ว

1.3 เป็นตัวเลขสถิติแสดงปริมาณของหนังสือที่ได้มีการติดต่อกับหน่วยงานต่าง ๆ
ในรอบปปี ฏทิ ินหนง่ึ

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

5

2. “ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ” ให้ลงชื่อของส่วนราชการหรือคณะกรรมการที่เป็น
เจา้ ของหนงั สือน้ัน พร้อมทั้งลงทต่ี ั้งท่สี ามารถตดิ ตอ่ ทางไปรษณียไ์ ดโ้ ดยสะดวกไว้ดว้ ย สำหรับตำแหน่ง
ของส่วนราชการเจ้าของหนงั สอื จะปรากฏอยทู่ างด้านขวาสดุ ของหนังสอื และอยูบ่ รรทัดเดียวกับ “ที่”

3. “วัน เดือน ปี” ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ช่อื เต็มของเดือนและตวั เลขของปีพุทธศักราชท่ีออก
หนังสือ โดยไมต่ ้องมีคำว่าวนั ท่ี เดือน และ พ.ศ. นำหน้า สำหรับตำแหน่งตวั เลขของวันที่จะปรากฏอยู่
ตรงกึง่ กลางหนา้ กระดาษ บรรทดั ต่อจากทีอ่ ยู่ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง

4. “เรอ่ื ง” ใหล้ งสาระสำคัญ ใจความส้ัน กะทัดรดั และครอบคลุมเน้ือหาของหนงั สือฉบบั นน้ั
5. “คำข้ึนตน้ ” ระบุเฉพาะตำแหน่งของผู้ทห่ี นงั สือน้ันมีไปถึง หรือลงชอื่ บคุ คล ในกรณีท่ีเป็น
การตดิ ต่อกบั บุคคลโดยไมเ่ กยี่ วกบั ตำแหน่งหน้าที่ (โดยไม่ตอ้ งมคี ำวา่ “ฯพณฯ” หรอื “ทา่ น”นำหน้าชื่อ
ตำแหน่งหรือชื่อบุคคล) เช่น เรียน รัฐมนตรีว่าการกระทรวงศึกษาธิการ (ตามหนังสือกรมเลขาธิการ
คณะรฐั มนตรี ที่ น.ว. ๑๐๘/๒๔๘๘ ลงวนั ท่ี ๑๕ กันยายน ๒๔๘๘ และหนังสือสำนักนายกรัฐมนตรี ท่ี
นร ๐๑๐๕/ว ๙๕๓ ลงวันที่ ๑๒ เมษายน ๒๕๔๘ ให้ยกเลกิ การใชค้ ำวา่ ฯพณฯ)
6. “อ้างถึง” (ถ้ามี) ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปี
พุทธศักราช ของหนังสือนั้น (ถ้ามีชั้นความลับ ความเร็ว ให้ลงต่อจากชื่อส่วนราชการของเจ้าของ
หนังสือ)
การอ้างถึงให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว ยกเว้นต้องนำเรื่องอื่นท่ี
เปน็ สาระสำคัญมาพิจารณา จึงอ้างถึงหนงั สือฉบับอืน่ ๆ ท่เี กยี่ วข้องด้วย
7. “สิ่งที่ส่งมาด้วย” (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสอื
หากไม่สามารถบรรจุใสซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด การเขียน สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้
เขียนประเภทสิ่งพิมพ์ (ในกรณีที่เป็นหนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือสั่งการ ให้ระบุชื่อส่วน
ราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ปีที่ออกหนังสือ) พร้อมทั้งจำนวนของสิ่งพิมพ์ท่ี
สง่ ไป เช่น

สิ่งท่ีส่งมาดว้ ย สาเนาหนงั สือสานกั งาน กศน.จงั หวดั สุพรรณบรุ ี ท่ี ศธ 0210.81/13 ลงวนั ท่ี 1 เมษายน 2563 จานวน 1 ฉบบั

ส่ิงที่ส่งมาดว้ ย เอกสารทางวชิ าการ เร่ือง ภาษีมูลคา่ เพ่มิ จานวน 500 เลม่ (ส่งทางพสั ดุไปรษณีย)์

8. “ข้อความ” คือ เนื้อหาสาระที่ต้องการจะให้ผู้รับได้ทราบ ข้อความในหนังสือจะต้อง
ชัดเจน เขา้ ใจง่าย และมีสาระครบถ้วน ซึ่งข้อความในหนังสือราชการแบ่งออกเปน็ 3 ส่วน คือ

8.1 เหตุผล เป็นขอ้ ความท่ีกล่าวถึงสาเหตุทีม่ หี นงั สือ
8.2 จุดประสงค์ เป็นขอ้ ความในสว่ นทสี่ องทน่ี บั วา่ มคี วามสำคญั เพราะเน้ือความ
จะกล่าวถึงจุดประสงค์ของหนังสือฉบับนี้ ซึ่งจะต้องเขยี นใหช้ ดั เจนเพื่อให้ผู้รับหนังสือทราบว่า
ผู้เขียนมีจุดประสงค์อย่างไร ในกรณีท่หี นังสอื มจี ดุ ประสงคห์ ลายประการ ควรแยกจุดประสงค์
เปน็ รายข้ออยา่ งชดั เจนเพ่ือความสะดวกของผรู้ ับในการทำความเข้าใจและการนำไปปฏิบัติ
8.3 สรุป เป็นข้อความในส่วนสุดท้ายของหนังสือท่เี นน้ ให้ผูร้ ับหนังสือได้ทราบถึง
วธิ ีการปฏบิ ตั เิ มือ่ ไดร้ บั หนงั สือฉบบั นีแ้ ล้ว

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

6
9. “คำลงท้าย” จะต้องให้สัมพันธ์กับคำขึ้นต้น (ใช้ตามตารางที่กำหนดในระเบียบงาน
สารบรรณฯ)
10. “ลงชื่อ” ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือและพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใน
วงเล็บใต้ลายมือชื่อ ซึ่งพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อที่เป็นบุคคลธรรมดานั้น ให้คำนำหน้าชื่อว่า
นาย นาง นางสาว หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ ในกรณีเจ้าของลายมือชื่อมีตำแหน่งทางวิชาการ คือ
ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ และผู้ชว่ ยศาสตราจารย์ ให้พิมพค์ ำเตม็ ของชอ่ื ตำแหนง่ ทางวชิ าการไว้
หน้าชื่อเต็มในวงเล็บใต้ลายมือชื่อในกรณีที่ใช้คำว่า ปฏิบัติหน้าที่แทน รักษาราชการแทน รักษาการ
แทน ปฏบิ ตั ริ าชการแทนรักษาการในตำแหน่ง จะเปน็ ไปตามท่ีกฎหมายกำหนดในกรณีท่ีไม่มีกฎหมาย
กำหนด ให้ใช้คำวา่ แทน แล้วให้ลงตำแหน่งของเจา้ ของหนงั สือตอ่ ทา้ ยดังกลา่ ว
11. “ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง” ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือหรือส่วนราชการทีเ่ ปน็
ผู้รับผิดชอบดำเนินเรื่องหรือปฏิบัติการเกี่ยวกับเรื่องน้ันโดยตรง โดยพิมพ์ไว้ตรงมุมด้านล่างซ้ายของ
หน้ากระดาษในระดับบรรทัดที่ถัดลงมาจากบรรทัดชื่อตำแหนง่ (เริ่มจากส่วนราชการใหญ่ ย่อย เบอร์
โทร. โทรสาร อีเมล)์

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

7

รายละเอยี ดเพม่ิ เติมในการจดั ทำหนังสอื ภายนอก

สำเนาคู่ฉบบั ให้มีสำเนาทจี่ ดั ทำพร้อมกบั ต้นฉบบั และเหมือนกับตน้ ฉบับ (ปกติให้มีสำเนา
คู่ฉบบั ๒ ฉบบั โดยเกบ็ ไว้ทีต่ น้ เรื่อง ๑ ฉบบั และงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบับ) ผลู้ งลายมอื ชอื่ ในตน้ ฉบับจะต้อง
ลงลายมือชอ่ื หรือลายมือชือ่ ยอ่ ไว้ และให้ผรู้ า่ ง ผู้พิมพ์ และผูต้ รวจ ลงลายมือช่ือ หรือลายมอื ชอ่ื ย่อ ไวท้ ่ขี า้ งท้าย
ขอบลา่ งดา้ นขวาของหนงั สือ (ฉบบั ท่ี ๒) เพอื่ ท่ีจะเป็นหลักฐานให้รวู้ ่าใครเป็นผู้รับผิดชอบหนังสือนั้นในขั้นตอน
ใดบา้ ง หากมีขอ้ ผิดพลาดในหนังสอื ตอนใด กจ็ ะหาผู้รบั ผิดชอบไดถ้ กู ต้อง

แต่ในปัจจุบันได้บูรณาการโดยนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาประยุกต์ใช้ ในการ
ปฏบิ ัตงิ าน ดงั นน้ั งานสารบรรณกลางจะเกบ็ สำเนาหนงั สอื ภายนอกจากการสแกน เพราะสามารถสืบค้นสำเนา
หนังสือฯ ได้โดยผา่ นระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์

หนงั สือเวียน คือหนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่มตัว
พยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งกำหนดเป็นเลขหนังสือเวียนโดยเฉพาะเริ่มตั้งแต่เลข ๑ เรียงเป็น
ลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน หรือใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างใดอย่างหนึ่ง รูปแบบ
อ่ืน ๆ เหมือนกบั หนงั สอื ภายนอก ตัวอย่างเช่น ท่ี ศธ 0210.8101/ว ๓๔๓๕

ชน้ั ความลับ หนังสือราชการมีการกำหนดชั้นความลับ ๓ ชั้น (ตามระเบียบว่าด้วยการ
รักษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔) ดงั นี้

๑) ลบั ทสี่ ุด (Top secret)
๒) ลบั มาก (Secret)
๓) ลับ (Confidential)
ชัน้ ความลบั จะต้องประทับตราสีแดงไว้ก่ึงกลางหน้ากระดาษ ท้ังด้านบนและด้านล่างทุกหน้า
ของเอกสารท่ีมีช้ันความลับนนั้ และหนา้ ซองหนังสือด้วย (ใสซ่ อง ๒ ช้นั ช้นั ในสีน้ำตาลประทับตราช้ันความลับ
ซองชั้นนอกสีขาวไม่ต้องประทับชั้นความลับ ผนึกซองชั้นในด้วยกาวลงลายมือชื่อผู้ปิดผนึก ปิดรอยผนึกซอง
ด้วยเทป และใส่ซองช้ันนอก ติดใบรบั หนงั สอื ตามระเบียบฯ)

ช้ันความเร็ว หนังสือราชการมีการกำหนดช้ันความเร็ว 3 ช้นั ดงั น้ี
๑) ด่วนท่ีสุด เจา้ หน้าทป่ี ฏบิ ัตใิ นทันทที ี่ได้รับหนังสือน้ัน
๒) ด่วนมาก เจา้ หนา้ ท่ีปฏบิ ัติโดยเรว็
๓) ด่วน เจ้าหนา้ ทป่ี ฏบิ ตั เิ รว็ กวา่ ปกติ เทา่ ทที่ ำได้

ชน้ั ความเร็วจะประทับตราสีแดงไว้มมุ ซา้ ยบนของหน้าแรก และหนา้ ซองหนังสือ การปฏิบัติท่ี
มีการระบุชั้นความเร็ว ในกรณีที่ได้รับหนังสือ “ด่วนที่สุด” “ด่วนมาก” “ด่วน” “ด่วนภายในเวลาที่กำหนด”
ถ้าได้รับพร้อมกันควรพิจารณาดู “หนังสือด่วนภายในเวลาที่กำหนด” ก่อน เพื่อที่จะให้แน่ใจว่าจะสามารถ
ปฏิบัติการได้ภายในเวลาที่กำหนด ต่อจากนั้นจึงปฏิบัติหนังสือ “ด่วนที่สุด” “ด่วนมาก” “ด่วน”และหนังสือ
ธรรมดา ตามลำดับชน้ั ความดว่ น

เรื่องราชการที่จะดำเนินการหรือสั่งการด้วยหนังสือได้ไม่ทัน ให้ส่งข้อความทาง เครื่องมือ
สื่อสาร และให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ซึ่งการดำเนินการทางเครื่องมือสื่อสาร ให้ผู้ส่งและผู้รับ
บันทึกขอ้ ความไว้เปน็ หลักฐาน

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

8

หลักท่วั ไปในการเขยี นหนงั สือภายนอก (ครุฑ) คือ

• ตอ้ งรูช้ นิด/รปู แบบของหนังสือ
• ต้องรู้/เขา้ ใจเรื่องท่จี ะเขียนอย่างชัดเจน
• ตอ้ งรโู้ ครงสร้างของเนื้อเร่อื ง

ส่วนสำคัญ ข้อความหนังสือโต้ตอบ มี ๒ สว่ น

๑. เหตุ (ยอ่ หน้าแรก) เคยมีหนงั สือติดต่อกนั
ตดิ ต่อครั้งแรก อา้ งถึง

ด้วย............. ตาม.................น้นั
เนือ่ งด้วย............... ตามท.่ี ..............นนั้
เนอ่ื งจาก............ อนสุ นธ.ิ ............นั้น
ตาม.............ความละเอียดแจ้งแล้ว นนั้
ความสบื เนอื่ งจากที่อ้างถงึ (ย่อหน้าท่ี ๒)
บดั นี้ ........
ชื่อสว่ นราชการ เชน่ กศน.อำเภอเมอื งสุพรรณบรุ ี...
ในการนี้ .......

๒. วตั ถุประสงค์ (ย่อหนา้ ที่ ๓)
จงึ ..................
จงึ เรียนมาเพ่ือทราบ/โปรดทราบ
จงึ เรยี นมาเพ่ือโปรดพจิ ารณา
จงึ เรียนมาเพื่อโปรดพจิ ารณาอนุมัติ
จงึ เรียนมาเพ่ือขอได้โปรดพจิ ารณาดำเนนิ การตอ่ ไป
จึงเรยี นมาเพ่ือโปรดพิจารณาและแจง้ ผลการพิจารณาให้ทราบดว้ ย

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

9

ผงั แสดงการจดั ทำหนังสอื ภายนอก

ทำบนั ทกึ เสนอหวั หน้ำงำน ผ่ำนหวั หน้ำกลุ่ม ผ้อู ำนวยกำรลงนำม
(พร้อมหนังสือภำยนอก แนบใน
ครำวเดยี วกนั เพื่อลดข้นั ตอน)

จัดเกบ็ สำเนำหนังสือภำยนอก นำหนังสื อลงทะเบียนส่ ง
รวบรวมเข้ำแฟ้มเพื่อใช้เป็ น ภำยนอก (โดยงำนธุรกำร)

หลกั ฐำนอ้ำงองิ ต่อไป

2. หนงั สอื ภายใน
หนงั สอื ภายใน คอื หนงั สือติดต่อราชการทเี่ ป็นแบบพธิ นี ้อยกว่าหนงั สือภายนอก (ไม่ตอ้ งลงสถานที่ตั้ง
ไม่ต้องมีคำลงท้าย) เป็นหนังสือตดิ ต่อราชการภายในกระทรวง ทบวง กรมหรอื จังหวัดเดียวกัน หรือภายในเขต
พื้นที่เดียวกัน ย่อมเป็นที่รู้จักซึ่งกันและกันให้ใช้หนังสือภายใน ในการติดต่อราชการได้ ใช้กระดาษบันทึก
ขอ้ ความ ซึง่ มแี บบการทำหนังสอื ภายใน ดงั น้ี

1. ส่วนราชการ ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วน
ราชการ ที่ออกหนังสือเป็นระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องระดับกรมและกอง ถ้า
ส่วนราชการ ที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับ
กองหรือสว่ นราชการเจา้ ของเร่ืองพรอ้ มท้ังหมายเลขโทรศัพท์

2. ที่ ให้ลงพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง
(เชน่ เดียวกับหนังสือภายนอก)

3. วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ
โดยไม่ต้องใส่คำว่า เดือน และ พ.ศ.

4. เรือ่ ง ใหล้ งเรื่องยอ่ ทเ่ี ป็นใจความสำคัญของเนอ้ื หาในหนงั สือฉบับนน้ั
5. คำขึ้นต้น ใช้เช่นเดียวกันกับหนังสือภายนอก ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ
โดยลงเฉพาะตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีไปถึง หรือลงชื่อบุคคลในกรณีที่เป็นการติดต่อกับตัวบุคคล
โดยไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหนา้ ที่

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

10

6. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย ซึ่งเนื้อหาในหนังสือภายใน
แบ่งออกเป็น 3 ส่วน คอื สว่ นท่ีเป็นเหตุผล จุดประสงค์ และสรปุ

ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันหรือมีเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือ ให้
ระบไุ ว้ในเน้อื หาสว่ นใดสว่ นหนึ่งตามความเหมาะสม

ท้ังนี้ เพราะรูปแบบของหนังสือภายในจะไม่มี อ้างถึง และ สิ่งที่ส่งมาด้วย การอ้างถึง
หนังสือฉบับที่เคยติดต่อกัน เอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา ตลอดทั้งการแจ้งสิ่งที่มา
พร้อมกับหนังสอื จึงต้องระบชุ ่ือหนงั สอื เอกสาร หรอื แจง้ สิง่ ทส่ี ง่ มาดว้ ยลงไปในเน้อื หาเลย
7. ลงชอื่ และตำแหน่ง มลี กั ษณะการใชเ้ ช่นเดียวกับหนงั สอื ภายนอก

ความแตกตา่ งของหนงั สอื ภายนอก หนงั สือภายใน

หนงั สอื ภายนอก หนงั สือภายใน

๑. ตดิ ต่อระหวา่ งกระทรวงหรือติดต่อกบั ๑. ติดต่อระหวา่ งกรมหรือเทียบเทา่ ในสงั กัด
หน่วยงานและบุคคล อ่ืน กระทรวงเดยี วกนั

๒. ผลู้ งนามเป็นหวั หน้าสว่ นราชการ หรอื ๒. ผลู้ งนามเปน็ หัวหนา้ ส่วนราชการหรอื ผไู้ ด้รับ
ผไู้ ด้รับมอบหมาย มอบหมาย

๓. ใช้รปู แบบหนงั สือภายนอกใชก้ ระดาษครฑุ ๓. ใชร้ ปู แบบหนงั สอื ภายในใชก้ ระดาษบันทึก
มเี ร่ือง เรยี นและอา้ งถงึ ส่งิ ทส่ี ่งมาด้วย(ถ้ามี) ขอ้ ความ มเี ฉพาะเรื่องกบั เรยี น

๔. เปน็ พธิ กี ารเต็มรปู แบบออกเลขที่ทุกครัง้ ๔. เป็นทางการ ออกเลขทแี่ ต่เป็นพธิ กี ารน้อยกวา่
๕. ต้องพมิ พ์ให้เรยี บร้อย ๕. ตอ้ งพมิ พใ์ หเ้ รยี บร้อย

๖. มสี ำเนาคูฉ่ บับทกุ คร้งั ๖. มีสำเนาคู่ฉบับหรอื ไมก่ ็ได้

3. หนังสือประทับตรา

หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึน
ไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ท่ีได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็น

ผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับ

บคุ คลภายนอกใช้เฉพาะกรณที ไี่ มใ่ ชเ่ ร่ืองสำคัญ ไดแ้ ก่
 การขอรายละเอยี ดเพิ่มเติม
 การส่งสำเนาหนงั สอื ส่งิ ของ เอกสาร หรอื สารบรรณ
 การตอบรบั ทราบที่ไมเ่ กีย่ วกับสว่ นราชการสำคัญหรือการเงิน
 การแจง้ ผลงานท่ีได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการทีเ่ ก่ยี วข้องทราบ
 การเตอื นเร่ืองที่คา้ ง
 เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด โดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้หนังสื อ
ประทับตรา

**ข้อสังเกต หนังสือชนดิ นี้ ให้ประทบั ตรากอ่ นลงชื่อกำกบั ตรา**

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

11

4. หนงั สือสั่งการ
หนงั สือสั่งการ มี ๓ ชนิด ได้แก่ คำส่งั ระเบียบ และขอ้ บงั คับ โดยใหใ้ ชแ้ บบทีก่ ำหนด

➢ คำสั่ง คอื บรรดาขอ้ ความที่ผู้บงั คบั บัญชาสง่ั การให้ปฏบิ ตั โิ ดยชอบด้วยกฎหมาย
ใชก้ ระดาษตราครุฑ
รายละเอียดของคำส่งั
• คำส่ัง ให้ลงชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งของผู้มีอำนาจที่ออกคำสั่ง เช่น คำส่ัง
ศูนย์การศึกษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศัยอำเภอเมืองสุพรรณบรุ ี
• ท่ี ให้เลขท่ีท่ีออกคำส่ัง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงเป็นลำดบั ไปจนถึงส้นิ ปี
ปฏทิ นิ ทบั เลขปี พุทธศักราชทอ่ี อกคำสงั่ เชน่ ท่ี ๕/๒๕63
• เรอื่ ง ใหล้ งชอ่ื เรื่องท่ีออกคำส่ัง
• ข้อความ ใหอ้ ้างเหตทุ ี่ออกคำส่ัง และอา้ งถึงอำนาจท่ีให้ออกคำสั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วย
แลว้ จึงลงข้อความที่ส่ังและวันท่ใี ช้บงั คบั
• ส่ัง ณ วนั ที่ ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเตม็ ของเดือน และตัวเลขของปพี ุทธศักราช
ท่อี อกคำสั่ง เช่น ส่งั ณ วันท่ี ๑ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕63
• ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำสั่ง และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้
ลายมือชื่อ
• ตำแหนง่ ให้ลงตำแหน่งของผูอ้ อกคำสงั่

➢ ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมาย
หรอื ไมก่ ไ็ ด้ เพื่อถือเปน็ หลกั ปฏบิ ัติงานเปน็ ประจำ
ใชก้ ระดาษตราครุฑ
รายละเอียดของระเบยี บ
• ระเบยี บ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการทอี่ อกระเบียบ
• วา่ ดว้ ย ใหล้ งชือ่ ของระเบียบ
• ฉบับที่ ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถงึ เป็นคร้ังแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงวา่ เป็นฉบบั ที่
เท่าใด แต่ถ้าเป็นระเบียบเรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็น ฉบับที่ ๒
และทีถ่ ดั ๆ ไปตามลำดับ
• พ.ศ. ใหล้ งตวั เลขของปีพุทธศักราชทอ่ี อกระเบยี บ
• ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกระเบียบ
และอ้างถึงกฎหมายทใี่ ห้อำนาจออกระเบยี บ (ถา้ มี)
• ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อๆ โดยให้ข้อ ๑ เป็นชื่อระเบียบ
ข้อ ๒ เป็นวันใช้บงั คับกำหนดว่าให้ใชบ้ งั คับตั้งแตเ่ มือ่ ใด และข้อสุดท้าย เป็นข้อ
ผู้รักษาการ ระเบียบใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้
ย้ายข้อผูร้ กั ษาการไปเป็นขอ้ สุดทา้ ยก่อนท่ีจะขึ้นหมวด ๑

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

12

• ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี
พุทธศักราช ที่ออกระเบียบ เช่น ประกาศ ณ วันที่ 2 พฤษภาคม พ.ศ.
๒๕63

• ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกระเบียบ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้
ใต้ลายมือชอ่ื

• ตำแหนง่ ใหล้ งตำแหน่งของผ้อู อกระเบียบ

➢ ข้อบงั คับ คอื บรรดาข้อความทผ่ี ู้มีอำนาจหน้าท่ีท่ีกำหนดให้ใชโ้ ดยอาศัยอำนาจของกฎหมาย
ท่ีบัญญัตใิ ห้กระทำได้
ใช้กระดาษตราครฑุ
การจัดทำระเบียบและการจัดทำข้อบังคับ จะมีรายละเอียดคล้ายกัน ส่วนที่แตกต่าง
ท่ีสำคญั คือระเบียบน้ันจะออกโดยอำนาจของกฎหมายหรอื ไม่ก็ได้ แตถ่ า้ เป็นข้อบังคบั แล้วต้อง
ออกโดยอำนาจของกฎหมายเท่านั้น เหตุที่ต้องมีข้อบังคับเนื่องจากกฎหมายบางฉบับได้
กำหนดให้ส่วนราชการออกเป็นขอ้ บังคบั

**การพิมพห์ นังสอื ส่ังการ ใหจ้ ดั ทำตามแบบที่กำหนด ทัง้ ตามระเบียบกำหนดใหม้ ีคำว่า “พ.ศ.” ไว้ดว้ ย ดงั นี้
∙ สง่ั ณ วนั ที่ 11 พฤศจกิ ายน พ.ศ. ๒๕63
∙ ประกาศ ณ วันท่ี 11 พฤศจิกายน พ.ศ. ๒๕63
∙ ให้ไว้ ณ วันท่ี 11 พฤศจิกายน พ.ศ. ๒๕63

5. หนงั สือประชาสัมพันธ์ มี ๓ ชนิด คือ ประกาศ แถลงการณ์ และ ข่าว
➢ ประกาศ คอื บรรดาขอ้ ความทีท่ างราชการประกาศหรอื ชีแ้ จงให้ทราบ หรอื แนะแนวทางปฏิบัติ
ใชก้ ระดาษตราครุฑ
รายละเอียดของประกาศ
• ประกาศ ใหล้ งชอื่ ส่วนราชการที่ออกประกาศ
• เรอื่ ง ใหล้ งชอ่ื เรื่องท่ปี ระกาศ
• ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลท่ตี ้องออกประกาศและข้อความทป่ี ระกาศ
• ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี
พุทธศักราช ที่ออกประกาศในแบบตัวอย่างของระเบียบงานสารบรรณ ได้
กำหนดไวใ้ หล้ ง “พ.ศ.” ดว้ ย
• ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกประกาศ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้
ใต้ลายมอื ชือ่
• ตำแหนง่ ให้ลงตำแหนง่ ของผู้ออกประกาศ

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

13

➢ แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจกรรมของทาง
ราชการ หรอื เหตกุ ารณห์ รอื กรณีใด ๆ ใหท้ ราบชัดเจนโดยทั่วกัน
ใช้กระดาษตราครฑุ
รายละเอยี ดของแถลงการณ์
• แถลงการณ์ ให้ลงชื่อสว่ นราชการทอ่ี อกแถลงการณ์
• เรอ่ื ง ให้ลงชือ่ เร่อื งท่ีออกแถลงการณ์
• ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกัน
ใหล้ งฉบบั ทีเ่ รยี งตามลำดับไว้ด้วย
• ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตุผลทีอ่ อกแถลงการณ์และข้อความท่ีแถลงการณ์
• สว่ นราชการท่อี อกแถลงการณ์ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์
• วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี
พุทธศักราชท่อี อกแถลงการณ์

➢ ขา่ ว คอื บรรดาข้อความที่ทางราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ใหท้ ราบ
รายละเอียดของข่าว
• ข่าว ใหล้ งชื่อสว่ นราชการที่ออกข่าว
• เรอ่ื ง ให้ลงชอื่ เรื่องที่ออกข่าว
• ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกข่าวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกันให้ลง
ฉบับที่เรยี งตามลำดับไวก้ อ่ น
• ขอ้ ความ ให้ลงรายละเอยี ดเก่ียวกบั เรอ่ื งของข่าว
• ส่วนราชการท่ีออกแถลงการณ์ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการทอ่ี อกข่าว
• วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี
พุทธศกั ราชทีอ่ อกขา่ ว

6. หนงั สอื ที่เจา้ หน้าท่ีทำขนึ้ หรือรบั ไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ
หนงั สือทเี่ จ้าหน้าท่ีทำข้ึนหรือรบั ไวเ้ ป็นหลักฐานในราชการ คอื หนงั สอื ท่ีทางราชการทำข้ึนนอกจาก
ที่กล่าวข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และ
ส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด ได้แก่

๑) หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคลหรือ
หน่วยงาน เพอ่ื วตั ถปุ ระสงค์อยา่ งหน่ึงอย่างใดให้ปรากฏแก่บคุ คลทว่ั ไป ไมจ่ ำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษ
ตราครฑุ

๒) รายงานการประชุม คอื การบันทึกความคิดเหน็ ของผู้มาประชุม ผู้เขา้ รว่ มประชุมและมติ
ของทีป่ ระชุมไวเ้ ป็นหลกั ฐาน

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

14

รายละเอียดของรายงานการประชุม
1. รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือการประชุมของคณะนั้น เช่น

รายงานประชุมคณะกรรมการ......
2. ครั้งที่ ใช้ลงครั้งที่ประชุมเป็นรายปี โดยเริ่มครั้งแรกจากเลข ๑ เรียงเป็นลำดับไป

จนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุม เมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่ให้เริ่มครั้งที่ ๑ ใหม่เรียง
ตามลำดับ เช่น คร้ังท่ี ๑/๒๕63 หรอื จะลงจำนวนครง้ั ทปี่ ระชุมทง้ั หมดของคณะที่ประชุมหรือ
การประชมุ นน้ั ประกอบกบั ครั้งทปี่ ระชุมเป็นรายปี เช่น คร้งั ที่ ๒๐๕-๕/๒๕63

3. เมอ่ื ให้ลงวันเดอื นปที ี่ประชุม
4. ณ ใหล้ งสถานทที่ ี่ประชมุ
5. ผมู้ าประชุม ให้ลงชือ่ และหรอื ตำแหน่งของผู้ไดร้ ับแต่งต้ังเปน็ คณะท่ปี ระชุม ซ่ึงมา
ประชมุ

ในกรณีท่เี ปน็ ผู้ได้รับการแตง่ ตั้งเป็นผแู้ ทนหน่วยงานให้ระบวุ ่าเป็นผู้แทนจาก
หนว่ ยงานใด พรอ้ มตำแหนง่ ในคณะที่ประชมุ หรือการประชุมน้ัน

ในกรณีที่เป็นผู้มาประชุมแทน ให้ลงชื่อมาประชุมแทน และลงด้วยว่ามา
ประชุมแทนผู้ใดหรอื ตำแหนง่ ใด หรือแทนผู้แทนหน่วยงานใด
6. ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะท่ี
ประชุมซึง่ มิได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบวา่ เป็นผู้แทนจากหนว่ ยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลท่ีไม่
สามารถมาประชุม (ถา้ ม)ี
7. ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะท่ี
ประชุมซึ่งได้เข้าร่วมประชมุ และหน่วยงานทสี่ งั กดั (ถา้ มี)
8. เริม่ ประชุมเวลา ใหล้ งเวลาทเ่ี รม่ิ ประชมุ
9. ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิด
ประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องประกอบด้วยหัวข้อ
ดังนี้

 เร่ืองประธานแจ้งใหท้ ปี่ ระชุมทราบ
 เร่ืองรับรองรายงานการประชุม
 เรื่องที่เสนอให้ท่ีประชมุ ทราบ
 เรื่องทีเ่ สนอใหท้ ีป่ ระชุมพจิ ารณา
 เรอ่ื งอื่น ๆ (ถ้ามี)
10. เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาท่ีเลิกประชุม
11. ผู้จดรายงานการประชุม ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงาน
การประชุม ลงลายมือชื่อพร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุลไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการ
ประชุมครงั้ นน้ั

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

15

การจดรายงานการประชุมและการรับรองรายงานการประชมุ

การจดรายงานการประชุม อาจทำได้ ๓ วิธี
๑) จดรายละเอียดทกุ คำพูดของกรรมการหรอื ของผเู้ ข้ารว่ มประชุมทกุ คร้ังพร้อมดว้ ยมติ
๒) จดยอ่ คำพูดท่ีเปน็ ประเดน็ สำคัญของกรรมการหรือผูเ้ ข้ารว่ มประชุม อนั เปน็ เหตุผลนำไปสู่

มตขิ องท่ปี ระชุมพรอ้ มด้วยมติ
๓) จดแต่เหตผุ ลกบั มติของที่ประชมุ

การรบั รองรายงานการประชุมอาจทำได้ ๓ วธิ ี
๑) รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับในกรณเี รอ่ื งเร่งดว่ น คอื เลขานุการอา่ นสรุปมติให้ท่ี

ประชมุ พจิ ารณารับรอง
๒) รับรองในการประชุมครั้งต่อไป ประธานหรือเลขานุการอ่านสรุปมติให้ที่ประชุมพิจารณา

รบั รอง
๓) รบั รองโดยการแจง้ เวียน ให้เลขานุการส่งรายงานการประชุมไปให้บุคคลในคณะกรรมการ

พจิ ารณารับรองภายในระยะเวลาทก่ี ำหนด
ความสำคญั ของรายงานการประชุม

รายงานการประชุมตามความหมายในพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน หมายความว่า
“รายละเอียดหรือสาระของการประชุมที่จดไว้เป็นทางการ” เป็นรายงานประเภทหนึ่งที่มีความสำคญั
อย่างย่งิ สรุปได้ดังน้ี

 เป็นหลักฐานการปฏบิ ตั งิ าน รายงานการประชุมจะเป็นหลักฐานสำคัญท่ีแสดงผลการ
ปฏบิ ัตงิ าน หรอื กิจกรรมของหน่วยงาน เพอ่ื เป็นหลักฐานขององค์กร ต่อไป

 เป็นเครื่องมือติดตามงาน รายงานการประชุมที่มีการจดมติไว้อย่างชัดเจน จะเป็น
หลกั ฐานสำคญั ใหเ้ ลขานกุ ารหรอื ผ้ทู ่ีไดร้ ับมอบหมายไดต้ ิดตามงานตามมติทปี่ ระชุม

 เป็นหลักฐานอ้างอิง รายงานการประชุมที่มีการรับรองจากที่ประชุมแล้วถือเป็น
เอกสาร ที่ใช้อ้างอิงได้ตามกฎหมาย หากมีปัญหาหรือความขัดแย้งในทางปฏิบัติ
สามารถใช้มตกิ ารประชมุ เพ่อื ยตุ ขิ ้อขดั แย้งได้

 เป็นข้อมูลข่าวสารของราชการ เลขานุการจะส่งรายงานการประชุมให้ผู้เข้าประชุม
ได้รับทราบข้อมูลหรือทบทวนเรื่องราวที่ผ่านมาในการประชุมครั้งก่อนเพื่อให้
ตอ่ เนื่องกับการประชมุ คร้ังต่อไป นอกจากนั้น ยังเปน็ ประโยชนส์ ำหรบั ผไู้ ม่มาประชุม
ได้ศึกษาดูและรับทราบมติที่ประชุมดว้ ยรายงานการประชุมที่ไม่ใช่เรื่องปกปิดยังเป็น
ข้อมูลข่าวสารประเภทหน่ึงท่ีสามารถเผยแพร่แก่บุคคลในองคก์ ร ให้รับทราบผลงาน
หรือความเคลอื่ นไหวขององค์กรเปน็ รปู แบบหนึ่งของการประชาสมั พนั ธ์ภายใน

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

16

รายงานการประชุมท่ีดมี ีลกั ษณะดงั นี้
๑. เนอ้ื หาถูกต้อง ตรงตามท่ปี ระชุมอภปิ ราย มตถิ กู ต้องและครบถว้ นทุกประเดน็
๒. เท่ียงตรง ผู้จดตอ้ งมีใจเปน็ กลาง และชใี้ ห้เห็นถงึ ความคดิ เห็นทีเ่ ปน็ ขอ้ วนิ จิ ฉัยของทป่ี ระชุม
๓. ชัดเจนและเข้าใจง่าย ผู้จดต้องคำนึงถึงผู้อ่านเป็นสำคัญ แม้ผู้ไม่ได้เข้าประชุมก็สามารถ

อ่านเขา้ ใจไดท้ กุ ถอ้ ยคำชดั เจน
๔. ใช้ภาษาดี ใช้ภาษาราชการที่สั้น กระชับ ตรงประเด็น และสุภาพ เป็นประโยคบอกเล่าที่

เรียบง่าย ควรใช้ประโยคความเดียวที่ไม่มีคำเชื่อมมาก นอกจากนั้น ต้องมีวรรคตอนและตัวสะกดท่ี
ถกู ต้อง

๕. มหี ัวข้อยอ่ ยทุกเรือ่ ง ผ้จู ดควรตัง้ หวั ข้อยอ่ ยทุกเร่ือง เพ่ือสะดวกแกก่ ารกล่าวอา้ งอิง
๖. สามารถเป็นแผนปฏิบัติงานได้

๓) บนั ทกึ คอื ขอ้ ความซง่ึ ผ้ใู ต้บังคบั บัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผบู้ ังคับบญั ชาสั่งการแก่
ผู้ใตบ้ ังคับบัญชา หรือขอ้ ความที่เจ้าหน้าทีห่ รือหน่วยงานระดับตำ่ กว่าสว่ นราชการระดับกรมติดต่อกัน
ในการปฏบิ ัตริ าชการ โดยปกติใช้กระดาษบันทกึ ขอ้ ความ และให้มีหัวขอ้ ดงั ต่อไปน้ี

• ช่อื ตำแหนง่ ทบี่ นั ทกึ ถึง
• สาระสำคัญของเร่ือง ถา้ มเี อกสารประกอบกใ็ ห้ระบุไวด้ ้วย
• ช่ือและตำแหน่ง ลงลายมือช่ือและตำแหน่งของผ้บู ันทึก
ในส่วนสาระสำคัญของเรอ่ื ง ควรมีรปู แบบดังน้ี
ปัญหา : ประเด็นทเี่ ป็นปัญหาของเร่อื งท่จี ะพิจารณา
ขอ้ เท็จจริง : ข้อมลู ประกอบการพจิ ารณา ความเปน็ มาของเรื่อง
ข้อกฎหมาย : กฎเกณฑท์ ่เี ก่ียวข้อง เช่น กฎหมาย ระเบียบ คำสงั่
ข้อพิจารณา : การวิเคราะหเ์ รื่องเพือ่ เสนอความเหน็ อย่างมีหลกั เกณฑ์
ขอ้ เสนอ : การเลอื กวธิ ีการแก้ไขปัญหาที่ดที ส่ี ดุ
ลักษณะทั่วไปของการเขียนบันทกึ ทดี่ ี
๑. ความเปน็ เอกภาพ
๒. ความยาวพอเหมาะ อ่านเข้าใจง่าย ข้อความสำคัญสมบูรณ์ครบถ้วน
๓. เขียนอยา่ งชดั เจน เน้นหัวข้อสำคัญให้เดน่ ชัด
๔. ถกู ตอ้ ง รดั กุม ตรงประเด็น
๕. เนน้ ขอ้ เทจ็ จริง หลกั การ เหตุผล (ไม่นำความเหน็ สว่ นตัวเขา้ มารว่ มเสนอ)
๖. ข้อเสนอ มีความเป็นไปได้ บรรลุวัตถุประสงค์ มีผลกระทบและความเสี่ยงน้อย
ที่สุด
๗. มคี วามสมบูรณ์

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

17

“บนั ทกึ ” มีอยู่ ๓ ประเภท คือ
๑. บันทกึ เสนอผบู้ งั คบั บญั ชา
๒. บันทึกสงั่ การของผูบ้ งั คบั บัญชา
๓. บนั ทกึ ติดตอ่ ราชการระหว่างเจา้ หนา้ ที่ หรอื ระหว่างหนว่ ยงานท่ี ต่ำกว่ากรม

ส่วนหนังสือราชการท่ีใช้กระดาษบันทึกข้อความเขียน เช่นเดียวกับบันทึกเสนอ
ผู้บังคับบัญชาซึ่งติดต่อราชการ ระหว่างกรม ภายในกระทรวงเดียวกันนั้น เป็น “หนังสือ
ภายใน” ไม่ใช่ “บันทึก” บันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา เป็น “บันทึก” ประเภทหนึ่งตาม
ความหมายในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ข้อ ๒๖ และเนื่องจากเป็น
หนังสอื ที่เจ้าหน้าท่ีทำข้ึนไว้เป็นหลักฐานในราชการ ลกั ษณะวิธกี ารบันทึก แบ่งได้ ๔ ประเภท
คอื

๑. บันทึกยอ่ เร่อื ง
๒. บันทกึ รายงาน
๓. บนั ทึกขออนญุ าต ขออนุมัติ
๔. บันทึกความเหน็

๑. บันทึกย่อเรื่อง คือ ข้อความซึ่งผูใ้ ต้บังคับบัญชาเขียนเสนอตอ่ ผู้บงั คับบัญชา โดยย่อความ
จากต้นเรื่องทีม่ ี มาสรุปสาระสำคัญเสนอให้ผู้บังคับบัญชาทราบ โดยไม่มีความเหน็ ของเจ้าหน้าที่ผู้ทำ
บันทึก ถ้าบันทึกเป็นเรื่องที่ยาวหรือสับสน เจ้าหน้าที่ต้องทำบันทึกย่อเรื่องให้ผู้บังคับบัญชาอ่านได้
ง่ายๆ สั้นๆ สาระสำคัญสมบูรณ์ โดยผู้บังคับบัญชาไม่ต้องอ่านโดยละเอียดทั้งเรื่อง การทำบันทึกย่อ
เรือ่ งต้องเขียนให้ผบู้ ังคับบัญชา

• รู้ใจความของเร่ืองโดยสมบรู ณ์และชดั เจน
• เสียเวลาอ่านเรอ่ื งน้อยทสี่ ดุ
• เขา้ ใจเรือ่ งงา่ ยทีส่ ุด
การทำบันทึกย่อเรื่องเสนอผู้บังคับบัญชาจะต้องเสนอโดยสรุปรวมความทั้งเรื่องไม่ ใช่ย่อเรื่อง
เสนอเป็นตอนๆ ตามหนังสือทม่ี ีมา มเี ทคนิคการจดั ทำบันทกึ ดงั น้ี
๑. อา่ นเรอื่ งทง้ั เรื่องอยา่ งละเอยี ดใหเ้ ข้าใจแจม่ แจง้
๒. การจับใจความสำคัญของเรื่อง คือ การจับให้ได้ว่าเนื้อหาสาระของเรื่องนั้นมี
อยา่ งไร อะไรคือใจความ อะไรคือรายละเอียดประกอบ
ใจความ คือ เนอ้ื หาสาระของเรอ่ื ง ซ่งึ เมอื่ เขยี นลงก็จะไดค้ วามสมบรู ณ์ ถา้ ไมเ่ ขียนลง
จะขาดสาระสำคญั ไป
รายละเอียดประกอบ คือ ข้อความตบแต่ง ซ่งึ ตดั ออกก็ไมเ่ สยี ความ เขียนเพิ่มเข้าไป
กไ็ ม่ไดป้ ระโยชนม์ ากนกั ท่ีจะให้รู้
การสรุปรวมความทั้งเร่อื ง จะต้อง
* ลำดับความเอง ไม่จำเปน็ ต้องลำดับความตามเร่ืองเดิม
* ใช้ถ้อยคำของตนเอง

- ไมใ่ ชค่ ัดลอกจากขอ้ ความในเรื่องเดิม
- ไมใ่ ชต่ ดั ตอนจากข้อความในเรือ่ งเดมิ
* สรปุ เอาแต่ใจความสำคัญ ไมเ่ อารายละเอียด

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

18

เนื้อหาสาระ อันเป็นใจความสำคัญของเรื่องที่ควรทราบนั้น โดยทั่วไปจะตั้งเป็น
คำถามและคำตอบทีว่ า่

• เรื่องอะไร
• ใคร
• ทำอะไร
• ทำอยา่ งไร
• ทำทำไม
ถ้าเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับบุคคลอื่น หรือเกี่ยวกับเวลา หรือเกี่ยวกับสถานที่ ก็อาจต้อง
ถามเพมิ่ อกี เพอ่ื ใหไ้ ด้เนื้อหาสาระทส่ี มบรู ณ์ เช่น
• ทำต่อใคร
• ทำทไี่ หน
• ทำเมื่อใด

การเสนอเร่อื งใหเ้ ข้าใจง่าย
• ลำดบั ความใหด้ ี
• เน้นสว่ นสำคญั ของเร่ือง
• อ้างอิงให้ดูรายละเอียดประกอบ ทั้งนี้ไม่มีความเห็นของเจ้าหน้าที่ผู้ทำ
บันทึก ผู้บังคับบัญชาพอที่จะรับทราบหรือพิจารณาวินิจฉัยสั่งการได้
โดยไม่ผดิ พลาด

๒. บันทึกรายงาน คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบญั ชาเขียนเสนอต่อผู้บังคบั บัญชา โดยรายงาน
เรื่องที่ได้ปฏิบัติมา หรือประสบพบเห็นมา หรือศึกษาสำรวจ สืบสวน สอบสวน ได้ความมาเสนอให้
ผู้บังคับบัญชาทราบ หรือพิจารณาสั่งการ (อาจเป็นเรื่องในหน้าที่ หรือเรื่องที่ได้รับมอบหมาย
โดยเฉพาะหรืออาจเปน็ เรอ่ื งนอกหน้าท่ี) มีเทคนิคในการทำบนั ทกึ ดังนี้

(๑) ให้มสี าระสำคญั ครบถว้ น
* อ้างทม่ี าของเรือ่ ง
* เล่าเหตกุ ารณ์ท่เี กดิ ขน้ึ
* รายงานผลการดำเนินการท่ีตามมา
* รายงานการดำเนนิ การทำไปแลว้ และผลการดำเนนิ การ
* ปัญหาอปุ สรรค
* ความเห็นและข้อเสนอ

(๒) เขียนใหก้ ะทัดรัด
* เนอ้ื ความเท่าทีจ่ ำเปน็ ให้กระชบั
* ยกรายละเอยี ดไปไวใ้ นเอกสารแนบ

(๓) เสนอแนวทางสง่ั การ เสนอใหท้ ราบ หรือเสนอเพ่อื พจิ ารณาสงั่ การ

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

19

๓. บันทึกขออนุญาต ขออนมุ ัติ คอื ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเขียนเสนอต่อผู้บังคับบัญชา
เพอื่ ขออนญุ าตหรอื ขออนุมัติทำการอย่างใดอยา่ งหนงึ่ หรือขอเงนิ หรอื ขอวสั ดุส่งิ ของใด ๆ เชน่

• ขออนุญาตเดินทางไปราชการ

• ขออนุมตั โิ ครงการฝกึ อบรม

• ขอเบิกเงนิ ค่าใชจ้ า่ ยในการเดินทางไปราชการ
เป็นการบันทึกขออนุญาตหรือขออนุมัติจากผู้บังคับบัญชาเพื่อทำการใด ๆ ควรอ้างข้อ
กฎหมายหรือระเบียบที่กำหนดให้ต้องขออนุญาตในเร่ืองนั้น และอ้างหลักเกณฑท์ ี่กำหนดไว้ พร้อมทั้ง
เหตุผลความจำเป็นที่ต้องทำการนั้นหรือความเหมาะสมในการที่จะทำเช่นนั้นด้วย และถ้าเป็นการขอ
อนุญาตหรือขออนุมัติหลายประการ ก็ควรแยกประเด็นเสนอขอเป็นข้อๆ ใหผ้ ้บู งั คบั บัญชาพิจารณาได้
สะดวก มีเทคนิคในการทำบนั ทกึ ดังน้ี

• เสนอกิจการที่จะทำ

• แสดงเหตผุ ลความจำเปน็

• เสนอประมาณการทจี่ ะตอ้ งใช้

• คาดหมายผลหรือความสมควร

• เสนอคำขออนมุ ัติเปน็ ประเด็นๆ

๔. บันทึกความเห็น คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเขียนเสนอต่อผู้บังคับบัญชา โดยแสดง
ความเห็นเสนอแนะแนวทางพิจารณาวินจิ ฉยั หรือดำเนนิ การในเร่ืองที่เสนอนัน้ เพือ่ ผบู้ ังคบั บัญชาจะได้
พจิ ารณาสั่งการตอ่ ไป

การจัดทำบันทึกความเห็น

• กรณีที่ผู้ทำบันทึกเองริเริ่มตั้งเร่ืองเสนอขึ้นเอง เช่น เสนอแผนงาน โครงการ หรือ
เสนอข้อคิดเห็นอย่างใดอย่างหนึ่ง อาจตั้งเรื่องขึ้นเองหรือมีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้นจงึ
เสนอความเห็นเพอื่ ประกอบการพิจารณา

• กรณีที่ผู้อืน่ มหี นังสือมาหรือมีบนั ทึกเสนอขึน้ มา ซึ่งผู้บังคับบัญชาจะต้องพิจารณาสัง่
การหรือดำเนินการในเรื่องนั้น และผู้เป็นเจ้าหน้าที่เบื้องต้นจะต้องทำบันทึก
ความเห็นเสนอเพื่อประกอบการพิจารณาของผู้บังคับบัญชาว่าควรสั่งการหรือ
ดำเนินการเรื่องนั้นอย่างไร เพื่อเสนอผู้บังคับบัญชาในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ถ้าเป็นเรื่อง
ส้ันๆ เข้าใจงา่ ย ก็อาจบันทึกแต่เพียงความเหน็ ถ้าเป็นเรื่องยาวหรือสับสนเข้าใจยาก
ควรสรุปเรื่องโดยแสดงข้อเท็จจริง หรือข้อมูลของเรื่องและยกประเด็นที่เป็นปัญหา
จะตอ้ งพิจารณา และถา้ เปน็ เรื่องที่อาจส่งั การได้หลายทางก็ควรเสนอความเห็นว่าจะ
สั่งการได้ทางใดบ้าง โดยการเสนอด้วยว่าถ้าสั่งการทางใด จะเกิดผลอย่างไร หรือ
ตา่ งกันอย่างไร มีเทคนคิ การทำบนั ทึก ดงั น้ี
 ยอ่ เร่อื งเดิม
 ตัง้ ประเด็นท่ีเปน็ ปัญหา
 ประมวลข้อเท็จจรงิ
 วเิ คราะห์ปัญหา
 เสนอแนะแนวทางการดำเนินการ
 ให้ขอ้ เสนอแนะเพื่อพิจารณา

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

20
หลักการบันทึก ขอ้ ความ เน้ือเรอื่ ง ข้อความเน้อื เรอ่ื งจะต้องมีองค์ประกอบ ดงั นี้

๑. ปญั หา คือ ประเด็นของเร่อื งต้องพจิ ารณา หรอื ประเดน็ ของเรือ่ งท่ีต้องการ ได้แก่
ตวั ปัญหา คำขอ ความต้องการ ต้นเรอื่ ง

๒. ขอ้ เทจ็ จรงิ คอื ขอ้ มลู เพื่อประกอบการพิจารณา ไดแ้ ก่
 ความเป็นมา
 เรอื่ งเดิม
 ข้อเท็จจรงิ ท่เี ก่ียวข้องกับเรอื่ งนนั้ ซง่ึ ปรากฏชัด
 ข้อกฎหมายทเ่ี กย่ี วข้อง
 หลักการ, ระเบยี บ, คำส่ัง
 มตทิ ีป่ ระชมุ
 ความเปน็ ไปท่เี ก่ียวข้อง
 ตวั อยา่ งที่คลา้ ยคลึงพอจะเทยี บเคียงกับเรื่องนั้นได้

๓. ข้อพจิ ารณา คอื การวิเคราะห์เร่ืองเพ่ือเสนอความเห็น
 พิจารณาอย่างมหี ลักเกณฑ์ เหตผุ ล
 เปรยี บเทยี บ ข้อดี ข้อเสีย

๔. ขอ้ เสนอ คือ การเลือกหนทางท่ดี ีทส่ี ดุ เพอื่ ให้ผ้บู ังคบั บัญชาไดพ้ ิจารณาสง่ั การ
 มีความเป็นไปได้
 บรรลวุ ัตถุประสงค์
 ผลกระทบและความเสี่ยงน้อยทสี่ ุด

๔) หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าท่ี
เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพหรือ
หนังสือของบุคคลภายนอก ที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทาง
ราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่หน่วยงานจะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เช่น แบบฟอร์มการขอ
หนังสือรับรอง เว้นแตม่ แี บบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เชน่ โฉนด แผนท่ี แผนผงั สญั ญา
หลักฐานการสบื สวนและสอบสวน และคำรอ้ ง เปน็ ต้น

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

21

บทที่ 3
การใชภ้ าษาในการเขียนหนังสอื ราชการ

การเขยี นหนงั สอื เป็นท้ังศาสตรแ์ ละศิลป์

ในด้านศาสตร์ คอื หลกั การที่ชดั เจนตอ้ งเรียนรใู้ หแ้ ม่นยำ
ในด้านศิลป์ คอื การใช้วิธกี ารเขยี นท่นี ่มุ นวลทำใหบ้ รรลุจุดประสงคโ์ ดยเฉพาะการใชภ้ าษา
การใชภ้ าษาให้ดีนัน้ เปน็ สามัญสำนึก โดยอาศัยประสบการณ์การอ่านมาประกอบคือ อ่านมาก
เขยี นมากก็จะทำใหเ้ ขยี นได้และเขียนดีข้นึ เรื่อย ๆ

การใช้ภาษาในการเขียนควรคำนงึ ถึงการใชค้ ำประโยค และย่อหนา้ ดังน้ี

1. การใช้คำ คำทุกคำในหนังสือราชการและหนังสือโต้ตอบ ล้วนมีความหมายสำคัญ
ดงั น้นั จึงควรคำนึงถงึ การใช้คำบางประเภท ดังนี้

๑.๑ การสะกดคำ พจนานุกรมในคอมพิวเตอร์ (โปรดแกรมดิกชันนารี) ก็มีแต่ไม่
สามารถตรวจสอบได้ทุกคำ เช่น ชื่อเฉพาะหรือชื่อบุคคล การถอดคำภาษาไทยต่างประเทศ
จะตอ้ งใช้ให้ถกู ตอ้ งตามท่ีราชบณั ฑติ ยสถานกำหนดไว้

๑.๒ การใช้คำเชื่อม เช่น ที่ ซึ่ง อัน และ แต่ หรือ เพราะ ฉะนั้น จึง ฯลฯ ควร
เลือกใช้ให้ถูกต้องและไม่ใช้มากเกินไป เพราะจะทำให้ประโยคยาว ซับซ้อน เข้าใจยาก คำ
เขียนคำเดียวกันไม่ควรใช้ซำ้ ๆ ในประโยคเดียวกนั

๑.๓ การใชค้ ำใหเ้ หมาะสม

ก) คำสรรพนาม ควรใช้ ผม กระผม ดิฉัน ไม่ใช้ ข้าพเจ้า ควรใช้ชื่อ
หน่วยงานในกรณีที่มิใช่เรื่องเฉพาะบุคคลและไม่ควรใช้คำว่า “หน่วยงานของท่าน”
เพราะบุคคลย่อมมใิ ช่เจ้าของหน่วยงาน ควรใช้ชือ่ หน่วยงานเท่าน้นั

ข) คำบรุ พบท ไดแ้ ก่ กบั แก่ แต่ ต่อ มกั ใชผ้ ิด คอื ใช้คำวา่ กับ แทน แก่ เช่น
ส่งเอกสารใหก้ บั คณะกรรมาธิการ ควรใช้ ให้แก่ และใชค้ ำวา่ แด่ สำหรบั ผทู้ สี่ ูงกว่า
เชน่ ถวายแด่ อุทศิ แด่ เป็นต้น

ค) เช่น ได้แก่ อาทิ ในการยกตัวอย่างมกั ใชก้ นั สับสน ทถ่ี ูกตอ้ งคอื
คำว่า “เช่น” ใช้เม่ือสง่ิ ทีก่ ล่าวถึงจำนวนมาก ไมส่ ามารถนบั จำนวน

ได้ชัดเจน จึงยกขึ้นมาเป็นตัวอย่างพอสังเขป และไม่ต้องมีคำ “เป็นต้น”
ต่อท้าย และไม่ต้องใสค่ ำ “และ” ก่อนตัวอยา่ งสดุ ท้าย ดงั ประโยคต่อไปนี้

“สัตว์ ๔ เท้ามีหลายชนิด เช่น ช้าง มา้ ววั ควาย”

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

22

คำว่า “ไดแ้ ก่” ใชเ้ มือ่ สิ่งที่กล่าวถงึ มีจำนวนชัดเจน (ไม่จำเปน็ ต้องมี
การเรียงลำดับไว้) และหากนำมาแสดงไม่ครบให้ใส่คำท้ายด้วยเพื่อแสดงว่า
ยงั มีประการอน่ื ๆ อีก ดงั ตวั อย่าง

โรงเรียนที่เข้าร่วมรายการแข่งขันตอบปัญหาประชาธิปไตย ๕ แห่ง
ได้แก่ โรงเรยี นสวนกหุ ลาบ, โรงเรียนเตรียมอุดม, โรงเรยี นเทพศริ ินทร์ เปน็ ตน้

คำว่า “อาทิ” โดยนัยแปลว่า “ต้น” ซึ่งมีความหมายคล้ายกับ
“ได้แก่” ......เป็นต้นใช้เมื่อสิ่งที่กล่าวถึงมีจำนวนและการเรียงลำดับชัดเจน
และยกเฉพาะข้อต้นเพื่อกันสับสน “อาทิ” ยกมาเฉพาะที่สำคัญหรอื ลำดบั
ตน้ ๆ ไมต่ อ้ งใช้ไปยาลใหญ่ เพราะที่สำคัญมีเพียงเท่าน้ันดังตวั อยา่ งต่อไปนี้

“เบญจศีล มี ๕ ข้อ อาทิ หา้ มฆา่ สัตว์” ไม่ใชค้ ำ “อาทเิ ช่น”

ง) จะ จัก ใคร่
จะ ใชไ้ ดท้ ว่ั ไป เปน็ ภาษาราชการทใี่ ชไ้ ด้ เช่น จะเปน็ พระคณุ ย่งิ
จัก บางคนนิยมใช้ “จักขอบคุณยิ่ง” ความหมายของคำค่อนข้าง

หนัก มคี วามหมายคล้าย ต้อง ซึง่ ไมน่ มุ่ นวล ไมส่ ละสลวย
ใคร่ ซึง่ ใหน้ ยั ยะท่ีไม่สภุ าพ ไมม่ คี วามจำเปน็ ต้องใช้ในภาษาราชการ

และมีความหมายว่า อยาก หรือ ต้องการ เช่น “ใคร่ขอเชิญท่านไปเป็น
วิทยากร” ไม่ชดั เจนว่าต้องการเชิญ แลว้ จะเชิญจริง ๆ หรอื ไม่ หากตดั คำว่า
ใคร่ออกกส็ ่ือความหมายได้ชดั เจน

ไป - มา มักใช้สลับกัน ในการใช้คำนี้ควรคำนึงถึงผู้รับหนังสือเป็นสำคัญ ควรใช้
“จึงขอเชญิ ท่านไปเปน็ วทิ ยากร” เพราะผ้รู บั หนงั สือย่อมคดิ ว่าตนเดินทางไป หรอื สำนกั งาน...
ขอส่งผู้แทนมาร่วมประชุม” เพราะผู้รับหนังสือซึ่งเป็นผู้จัดประชุมย่อมคิดว่าจะมีผู้มาร่วม
ประชุม

การใช้เครื่องหมายในหนังสือราชการ ในภาษาไทยนิยมใช้เคร่ืองหมายบางชนิด
เพอ่ื ส่อื ความให้ชัดเจน ได้แก่

ไปยาลนอ้ ย ฯ ใชก้ ับสิ่งเดยี วกนั ทเี่ ขยี นไม่จบ
อญั ญประกาศ “__” เครื่องหมายคำพดู ใชเ้ มื่อต้องการคดั ลอกข้อความ
สญั ประกาศ __ ขดี เสน้ ใต้ ใชเ้ ม่ือตอ้ งการเน้นขอ้ ความ
ยัตภิ ังค์ - ใช้ในกรณตี ัดคำระหว่างบรรทัด

2. การใช้ประโยค ประโยคในหนังสือราชการและหนังสือโต้ตอบทั่วไป ควรมีลักษณะ
สำคญั ดงั น้ี

๒.๑ ประโยคสั้น ไม่ใช้คำเชื่อมมาก ควรใช้ประโยคเดียวมากกว่าประโยคความซ้อน
หรือประโยคความรวม ความยาวของแต่ละประโยคไม่ควรเกิน ๑ บรรทัด ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือย
ซ้ำซากท่ที ำให้ประโยคยาวโดยใชเ่ หตุ

๒.๒ ประโยคบอกเล่า แม้เป็นคำถามก็สามารถดัดแปลงได้ เช่น ขอหารือว่าสมควร
ปฏบิ ัติประการใด ไม่ควรใชป้ ระโยคคำถามโดยตรงว่าทำไดไ้ หม

๒.๓ ประโยคชัดเจน มีความหมายเดยี ว ไมค่ ลุมเครือ อ่านแล้วเข้าใจทันทโี ดยไม่ต้อง
อา่ นทวนหรือตีความ

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

23

๒.๔ ประโยคสละสลวย แม้ภาษาราชการจะเน้นความชัดเจน ตรงไปตรงมา แต่ก็
ควรมีความสุภาพสละสลวย น่าอ่าน และน่าปฏิบัติ ผู้อ่านไม่รู้สึกทางลบ ควรใช้ประโยคที่
สุภาพ เช่น จงึ ขอความรว่ มมือมายังสำนกั ....... โปรดจดั เจา้ หน้าท่ี...... จะขอบคณุ ย่งิ

3.การเขียนย่อหนา้ ความหมายและประเภทของย่อหน้า ย่อหน้า หมายถึงข้อความ
ตัง้ แต่ ๑ บรรทัดขึ้นไปที่มีใจความสมบรู ณ์

ลักษณะของย่อหนา้ ท่ีดี
 มีใจความสำคัญเพียงเรอ่ื งเดียว
 มกี ารเช่อื มโยงกนั เป็นเหตุเป็นผลกนั
 มกี ารเน้นย้ำสาระสำคญั ให้เด่นชัด

การพมิ พ์ย่อหนา้ แรกของหนังสือราชการ
 ถา้ หนงั สือนน้ั มีการอา้ งถึงหนงั สือท่ีติดต่อกัน ให้พิมพด์ ังนี้

“ตามหนังสอื ทอี่ ้างถงึ //สำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตร.ี ...(ใหเ้ คาะ ๒ ครงั้ )”

 ถ้าหนังสือนั้นยังไม่เคยติดต่อกันมาก่อน ส่วนมากจะขึ้นต้น ..ด้วย.. เนื่อง
ดว้ ยหรอื เน่ืองจาก ให้พมิ พด์ งั น้ี

“ดว้ ยสำนกั เลขาธิการคณะรัฐมนตรีแจง้ ว่า ท่ีประชมุ ..............” หรือ
“เน่ืองจากไดม้ ีพระราชกฤษฎกี า....... (จะไมเ่ วน้ วรรค)”

 หนงั สอื ที่ตอ้ งข้นึ ตน้ ด้วย ตามท่ี ใหพ้ ิมพด์ ังน.ี้ ..
“ตามทร่ี ะเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ..”

4. หลักการยอ่ หน้าและเวน้ วรรค

๔.๑ หลักการยอ่ หน้า ควรย่อหน้าในกรณที ่ีส้นิ สุดเนื้อความ ถา้ ยังไม่ส้ินสุดเน้ือความ
แต่ย่อหน้ายาวมาก ควรย่อหน้าเมื่อสิ้นสุดประโยค ในหนังสือราชการย่อหน้าหนึ่งไม่ควรเกิน
๘ บรรทดั หรอื อาจถงึ ๑๒ บรรทัดกไ็ ด้

๔.๒ หลักการเว้นวรรค ตามระเบยี บสารบรรณ กำหนดวรรคไว้ ๒ ชนดิ คือ วรรค ๑
ตัวอักษร และวรรค ๒ ตัวอักษร แต่ในการพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ การวรรค ๑ เคาะจะเล็ก
เกินไป ฉะนั้น วรรคเล็กอาจใช้ ๒ เคาะ ส่วนวรรคใหญ่อาจใช้ ๓ เคาะก็ได้ วรรคเล็ก ใช้วรรค
ระหว่างคำ ใช้ก่อนและหลังคำบางคำ วรรคใหญ่ ใช้วรรคระหว่างข้อความที่ยังไม่จบแต่ยาว
มาก หรือประโยคที่จบสมบูรณ์แล้ว การใช้วรรคตอนไม่ถูกต้องก็อาจทำให้เข้าใจความหมาย
คลาดเคล่อื นไปได้

การตัดคำเมอื่ สนิ้ สดุ บรรทัด ตอ้ งพจิ ารณาตัดอย่างรอบคอบ คำทตี่ ดั แล้วความหมาย
เปลี่ยนก็ไม่ควรตัด เช่น นักการ - ศึกษา ฯลฯ ในการตัดคำต้องใส่ยัติภังค์ - เสมอ การพิมพ์
หนงั สือราชการไมจ่ ำเปน็ ต้องกั้นหลงั ให้ตรงกนั การกนั้ หลังมกั ทำใหว้ รรคตอนผดิ พลาดเสมอ

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

24

บทท่ี 4
การรา่ งและการตรวจแกร้ า่ งหนังสือ

การร่างหนังสือ คือ การเรียบเรียงข้อความขั้นต้นตามเรื่องที่จะแจ้งความประสงค์ไปยังผู้รับ
หรือผู้ต้องทราบหนังสือนั้น ก่อนที่ใช้จัดทำเป็นตน้ ฉบับเหตุท่ีต้องร่างหนังสือ เพื่อให้มีการตรวจแกใ้ ห้เหมาะสม
ถูกต้องตามระเบยี บแบบแผนกอ่ น เว้นแต่หนงั สอื ทเ่ี ปน็ งานประจำปกตอิ าจไม่ต้องเสนอรา่ งตรวจแก้ก็ได้

หลกั การร่างหนงั สือ ผูร้ ่างจะตอ้ งร้แู ละเขา้ ใจใหแ้ จ่มแจง้ แยกประเดน็ ทเี่ ป็นเหตุผลและความ
มงุ่ หมายทจ่ี ะทำหนังสือนั้น โดยตงั้ หวั ขอ้ เร่ืองท่ีจะรา่ งว่า

➢ อะไร เมอื่ ไร ท่ีไหน ใคร ทำไม อยา่ งไร เปน็ ขอ้ ๆ ไว้
➢ ให้ขึ้นต้นเริ่มใจความที่เป็นเหตุก่อน ต่อไปจึงเป็นข้อความที่เป็นความประสงค์และ

ข้อตกลงถา้ มีหลายขอ้ ใหแ้ ยกเปน็ ขอ้ ๆ เพ่อื ใหช้ ัดเจนและเข้าใจงา่ ย
➢ ความใดอ้างถึงตัวบทกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ คำสั่ง หรือเรื่องตัวอย่าง

พยายามระบใุ หช้ ดั เจน เพอ่ื ฝา่ ยผู้รับหนังสอื จะค้นหามาตรวจสอบไดส้ ะดวก
➢ การร่างควรใช้ถ้อยคำสั้นแต่เข้าใจง่าย พยายามใช้คำธรรมดาที่ไม่มีความหมายได้

หลายทาง
➢ สำนวนทไี่ มเ่ หมาะสมสำหรับใชเ้ ป็นสำนวนหนงั สอื ไมค่ วรใช้
➢ ระวงั อักขรวธิ ี ตวั สะกด การันตแ์ ละวรรคตอนให้ถกู ต้อง
➢ ต้องระลึกถึงผ้ทู จี่ ะรบั หนงั สือวา่ เข้าใจถูกต้องตามความประสงคท์ ่ีมีหนังสือไป
➢ ผรู้ า่ งตอ้ งพิจารณาดว้ ยวา่ หนังสือที่รา่ งนัน้ ควรจะมีถึงใครบ้าง หรือควรจะทำสำเนาให้

ใครทราบบ้าง ประสานงานกบั หน่วยงานใดบนั ทกึ ไว้ในรา่ งดว้ ย
➢ การอ้างถึงเรื่องที่จะร่างน้ี ต้องพิจารณาวา่ ผู้รับหนงั สือทราบมาก่อนหรือไม่ ถ้าทราบ

มาก่อนแลว้ ความตอนใดที่เป็นเหตุกย็ ่อลงได้หรอื อ้างชื่อเรือ่ งก็พอ
➢ การร่างหนังสือใหใ้ ช้ถ้อยคำสภุ าพและสมกบั ฐานะของผ้รู ับ
➢ ถ้ารา่ งหนังสือทเี่ ปน็ การปฏิเสธคำขอ ควรแจง้ เหตผุ ลในการที่ต้องปฏิเสธให้ผ้ขู อเข้าใจ
การรา่ งหนังสอื ทมี่ ลี ักษณะเป็นการส่งั การ
➢ ตอ้ งมีขอ้ ความอนั เป็นเหตุและผลเชน่ เดียวกัน
➢ การใชค้ ำต้องใหร้ ดั กุม อย่าเปิดชอ่ งให้ตคี วามไดห้ ลายนยั ซึ่งอาจทำให้เกิดการเขา้ ใจผดิ
➢ การใช้ถอ้ ยคำทผ่ี รู้ บั คำสัง่ สามารถปฏบิ ัติได้
➢ กอ่ นรา่ งควรพจิ ารณาคน้ หาว่ามบี ทกฎหมายใหอ้ ำนาจส่ังการไวแ้ ลว้ ประการใด
➢ คำสั่งต้องไม่ขัดกับกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ถ้าขัดกับคำสั่งเก่าต้องยกเลิกคำสั่ง

เกา่ เสียกอ่ น

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

25
ผู้ตรวจร่างหนังสือ เป็นผู้กลั่นกรองงานโดยใช้ความรู้ความสามารถและวิจารณญาณ
อยา่ งลกึ ซึ้ง เปน็ ผู้รับผิดชอบอย่างเต็มทใี่ นผลงานน้ัน ควรมีคณุ สมบตั ิ ดงั น้ี

๑) มคี วามรใู้ นงานสารบรรณ รรู้ ะเบยี บงานสารบรรณทุกขั้นตอนเปน็ อย่างดี
๒) มีความรเู้ รื่องหนังสือราชการหรอื หนงั สือโตต้ อบ
๓) มีความรู้ในเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับเรื่อง ผู้ตรวจต้องสามารถวิเคราะห์ความถูกต้อง
เหมาะสมของเนื้อหา การอ้างอิงข้อมูลหรือข้อกฎหมาย การเสนอความคิดเห็นหรือ
ข้อพจิ ารณา เป็นตน้
๔) มีความรู้ความสามารถทางภาษา การสะกดคำ การใช้คำ ประโยค และการเรียบ
เรียงข้อความให้ถูกต้อง ชัดเจนและเข้าใจง่าย รู้จักใช้วรรคเล็กวรรคใหญ่ การตัดคำระหว่าง
บรรทัด ตลอดจนการยอ่ หน้าอย่างเหมาะสม
๕) มีความคิดวิจารณญาณและความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ สามารถพิจารณาความ
เหมาะสมของเรื่อง และผลที่จะเกิดขึ้น มีความคิดสร้างสรรค์ในการเสนอความคิดเห็น ไม่ยึด
ติดวิธีเขยี นแบบเดิมท่เี ขียนตามกนั มา
๖) มคี วามรอบคอบและรบั ผิดชอบ ต้องเปน็ ชา่ งสงั เกตและรอบคอบทุกด้าน
๗) มีเหตุผลที่อธิบายได้ สามารถอธิบายแก่ผูพ้ ิมพ์ได้ การอธิบายจะทำให้ผู้ร่างและผู้
พมิ พพ์ ัฒนาความรูแ้ ละปฏบิ ตั ิงานได้รวดเรว็ ขึ้น
๘) มีความเห็นอกเห็นใจ ไม่ควรแก้ร่างทั้งหมดหรอื ขีดฆ่าทั้งหน้า ไม่ควรขีดฆ่าทับคำ
เดิม แต่ใช้การวงรอบคำผิดแล้วแก้ไขไว้ข้างบนคำนั้น หรือโยงออกมาเขียนแก้ในที่ว่าง การ
แกไ้ ขควรเขียนชัดเจนใหอ้ ่านงา่ ย
วธิ ีตรวจแก้หนงั สือ มีวธิ ีดงั น้ี
๑) ตรวจรูปแบบ ว่าถูกต้องตามมาตรฐานของระเบียบงานสารบรรณ หรือไม่ ดังน้ัน
ผูต้ รวจตอ้ งแมน่ ยำในรปู แบบของหนังสอื
๒) ตรวจเนือ้ หา พิจารณาเนื้อหาสาระทั้งในหนังสือที่อ้างถงึ หนังสือที่เขียนไป ตรวจ
การตั้งชื่อเรื่อง การสรุปย่อในย่อหน้าแรก การเสนอเนื้อหาในส่วนเนื้อความ การลำดับความ
ตลอดจนการลงท้ายที่แสดงความประสงคข์ องหนงั สือ รวมทั้งสงิ่ ทส่ี ง่ มาดว้ ย
๓) ตรวจภาษา ข้อบกพรอ่ งส่วนใหญ่ด้านภาษา เชน่ สะกดผดิ วรรคตอนผดิ ประโยค
ยาวเกินไป เป็นต้น

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

26

บทท่ี 5
การเสนอหนังสอื ต่อผบู้ งั คบั บญั ชา

การเสนอหนังสือ คือ การนำหนังสือที่ดำเนินการช้ันเจ้าหน้าที่เสร็จแล้วเสนอต่อ
ผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณา บันทึก สั่งการ ทราบ และลงชื่อการเสนอหนังสือ ให้ เสนอไปตามสายการ
ปฏิบตั งิ าน ตามลำดบั ชั้นผูบ้ งั คับบัญชาโดยปกตกิ ารเสนอหนังสือต้องใสแ่ ฟม้ หรือซองเรยี งตามลำดับ โดยแยก
ตามลักษณะความสำคัญของเรื่อง แต่ให้จัดลำดับเรื่องที่ต้องพิจารณาก่อนไว้ข้างหน้า เรื่องที่ได้รับมาก่อนต้อง
เสนอเพือ่ ให้ได้รับการปฏบิ ัติใหเ้ สร็จก่อน ในกรณที ส่ี ่วนราชการมหี นังสือราชการมาก ควรแยกเป็นประเภทและ
แฟ้มหรือซอง หากส่วนราชการใดมหี นังสอื ราชการน้อยอาจใชแ้ ฟ้มเดยี วกไ็ ด้

การจัดหนังสือเสนอ ให้จัดให้สะดวกในการพิจารณา โดยมีเอกสารประกอบการพิจารณาให้
พร้อมและต้องจดั ให้เปน็ ระเบยี บเพ่อื ให้พลิกดูไดท้ ันที ผูร้ วบรวมเร่ืองเสนอควรมบี นั ทกึ ย่อไว้วา่ หนังสือในแฟ้มมี
เรื่องอะไรบ้าง เมื่อรับแฟม้ คืนจะได้ตรวจสอบว่าเรื่องใดไดร้ ับการพิจารณา สั่งการ หรือลงชื่อเร่ืองใดถูกนำออก
จากแฟ้มไปเพ่อื เอาไว้พจิ ารณาในกรณีทีผ่ ู้บงั คับบัญชานำเร่อื งออกจากแฟ้มไปพิจารณา จะต้องเขยี นบนั ทึกสอด
ไว้ในแฟ้มแทนที่เรื่องที่นำออกไปด้วย การเสนอหนังสือเรื่องสำคัญซึ่งมีรายละเอียดจะต้องพิจารณามาก ผู้ทำ
เรื่องอาจขอนำเรื่องเสนอด้วยตนเองก็ได้ ทั้งนี้ เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้บังคับบัญชาสอบถามเหตุผลบางประการ
ประกอบการพิจารณาเมอื่ ไดร้ บั อนุมัตแิ ล้วกน็ ำเร่อื งไปเสนอด้วยตนเอง

ลกั ษณะการจัดเรียงหนงั สือเสนอ
๑) ใหเ้ รียงลำดบั ขึน้ มา โดยเม่อื มกี ารบนั ทกึ ขึ้นมาใหม่ใหเ้ รียงซ้อนไวข้ ้างหน้าเป็นลำดับ
๒) เมอ่ื เรอ่ื งไปถึงผบู้ งั คับบญั ชา ผบู้ ังคบั บญั ชาจะเหน็ บันทกึ ของผู้บันทกึ หลงั สุดก่อน
๓) เพื่อความสะดวกแก่ผู้บังคับบัญชาในการพิจารณาความเห็นที่ผ่านขึ้นมา

ตามลำดับจะให้ หมายเลข ๑, ๒, ๓ โดยเขียนตัวเลขอยู่ภายในวงกลม กำกับเรื่องที่เสนอ
ขึ้นมาตามลำดับกไ็ ด้

๔) เรื่องที่เสนอมีหลายแผ่น เพื่อให้เกิดความเรียบร้อยและป้องกันการสูญหาย ให้
เย็บหรือยึดตดิ กนั ให้เรยี บร้อยทมี่ ุมบนด้านซ้ายมอื

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

27

บทท่ี 6
การสำเนา

สำเนา คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นเหมือนกับต้นฉบับไม่ว่าจะทำจากต้นฉบับ สำเนาคู่ฉบับหรือจากสำเนา
อกี ชัน้ หนง่ึ การทำสำเนาอาจทำไดห้ ลายวิธี ดังนี้

➢ วิธีคดั หรอื ลอกจากต้นฉบับ คำตอ่ คำใหถ้ ูกต้องกบั ต้นฉบับเดมิ
➢ วิธีถอดหรือจัดทำพร้อมต้นฉบับ เช่น พิมพ์ต้นฉบับพร้อมสำเนาด้วยการใช้กระดาษ

คาร์บอน
➢ วธิ ีถา่ ยจากต้นฉบบั เช่น การถา่ ยดว้ ยเครอื่ งถ่ายเอกสาร
➢ วิธีอัดสำเนาดว้ ยการทำใหห้ มึกท่กี ระดาษไขตน้ ฉบับติดท่ีกระดาษสำเนา

สำเนาแบ่งออกเปน็ ๒ ประเภทคือ
๑. “สำเนาคฉู่ บบั ” เปน็ สำเนาทจี่ ัดทำพร้อมกบั ต้นฉบบั และเหมือนต้นฉบบั ผลู้ งลายมอื ช่อื ใน

ต้นฉบบั จะลงลายมือช่ือหรือลายมือชื่อย่อไว้ และให้ผ้รู ่าง ผพู้ มิ พ์และผู้ตรวจ ลงลายมือช่ือหรือลายมือ
ชอื่ ยอ่ ไว้ทีข่ า้ งทา้ ยขอบล่างของหนงั สือ ถ้าเป็นหนงั สอื ภายนอกซึ่งปัจจุบันพิมพ์ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์
การทำสำเนาวิธนี ี้ คือ ใหต้ ัดครฑุ ออกแลว้ จงึ ส่ังพิมพส์ ำเนาเป็น ๒ ฉบบั

๒. “สำเนา” เป็นสำเนาทส่ี ่วนราชการหรอื เจา้ หนา้ ท่จี ดั ทำขึ้น สำเนานอ้ี าจทำขน้ึ ดว้ ยการถ่าย
คัด คัดสำเนาหรือด้วยวิธีอื่นใด สำเนาชนิดนี้โดยปกติต้องมีการรับรอง การรับรองสำเนา ให้มีคำ
รับรองว่า “สำเนาถูกต้อง” และให้เจ้าหน้าที่ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องที่ทำสำเนานั้น ลงลายมือชื่อรับรอง
พร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจงตำแหน่งและวัน เดือน ปี ที่รับรอง และโดยปกติให้มีคำว่า “สำเนา” ไว้ท่ี
กึ่งกลางหนา้ เหนอื บรรทัดแรกของสำเนาหนงั สอื ด้วย

หนังสือภายนอกของศูนย์การศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศยั อำเภอเมือง
สุพรรณบุรี ให้เจ้าของเรื่องจัดทำสำเนาคู่ฉบับโดยผู้มีอำนาจลงนามในหนังสือลงนามท้ัง
ต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ ทั้งนี้ เพื่อสารบรรณกลางจะได้ลงเลขทะเบียนหนังสือส่งและวันท่ี
หนังสอื สง่ ออก ให้ตรงกบั ตน้ ฉบับและส่งคนื เจา้ ของเรอื่ งจัดเกบ็ เพ่ือตรวจสอบหรือใช้อ้างองิ

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

28

บทท่ี 7
การพิมพ์และการใชเ้ คร่อื งหมายในการพมิ พ์

ผู้พิมพ์ ควรมีความระมัดระวังในการพิมพ์คือ พิมพ์ไม่ตก มีความรู้ในตัวสะกดการันต์ ตัวย่อ
และมีความรู้รอบตัวนอกเหนือจากการพิมพ์หนังสือ เช่น เข้าใจข้อความในหนังสือน้ัน จัดวรรคตอน ได้ถูกต้อง
เมื่อจำเป็น รู้หลักภาษา รู้แบบหนังสือราชการ ชื่อส่วนราชการ ชื่อและตำแหน่งในวงราชการ รู้จักและอ่าน
ลายมือผู้ร่างที่เกี่ยวข้องได้ดี วางรูปหนังสือ สามารถจดั ลำดับและแบง่ งานให้เหมาะสม และรู้จักรักษาเคร่ืองมือ
เครื่องใชแ้ ละอปุ กรณ์ต่าง ๆ ท่ีใชพ้ มิ พ์

๑. การพิมพ์หนงั สอื ราชการทตี่ ้องใช้กระดาษครุฑ ถ้ามีขอ้ ความมากกว่า ๑ หน้า หนา้ ต่อไปให้
ใช้กระดาษไม่ต้องมีตราครุฑ แต่ให้มีคุณภาพเช่นเดียวหรือใกล้เคียงกับแผ่นแรก การพิมพ์กระดาษ
ขนาด เอ ๔ บรรทดั แรกของกระดาษควรอยู่ห่างจากขอบกระดาษดา้ นบน ประมาณ ๓ เซนติเมตร

๒. ให้กนั้ ระยะห่างจากขอบกระดาษดา้ นซ้ายมือ ประมาณ ๓ เซนติเมตร เพ่ือความสะดวกใน
การเกบ็ เขา้ แฟ้มตวั อักษรสดุ ท้ายควรหา่ งจากขอบกระดาษด้านขวาไม่น้อยกวา่ ๒ เซนตเิ มตร

๓. การเว้นวรรคระหว่างข้อเร่ืองกับเรื่อง ให้เว้น ๒ เคาะ หลังจากพิมพ์หัวข้อแล้ว ให้เคาะ ๒
ครัง้ พิมพข์ อ้ ความต่อไป เช่น

ข้อ ๑ โครงการสมั มนาเจา้ หน้าทบี่ นั ทึกข้อมูล
ข้อ ๒ โครงการสัมมนาเจ้าหน้าทธี่ ุรการ
๔. การพิมพ์ไม้ยมก (ๆ) ไม่ต้องเคาะก่อนพิมพ์ไม้ยมก แต่เคาะ ๑ ก่อนพิมพ์ข้อความต่อไป
เช่น เรื่องต่างๆ ท่ไี ด้รบั การพิจารณาแลว้
๕. ก่อนจะพิมพ์วงเล็บ (...) ให้เคาะ ๑ ก่อนเปิดวงเล็บ และปิดวงเล็บให้เคาะ ๑ เสมอ เช่น
เปน็ เงิน ๒๐๐ บาท (สองรอ้ ยบาทถว้ น) ตามใบเสร็จ...
๖. การพิมพ์ตัวหนังสือที่มีไปยาลน้อย (ฯ) ไม่ต้องเคาะก่อนพิมพ์ไปยาลน้อย แต่เคาะ ๑ หลัง
พิมพแ์ ลว้ เช่น ฉันจะออกเดินทางจากกรงุ เทพฯ เวลา ๐๑.๐๐ นาฬกิ า
๗. การพิมพ์ทมี่ ตี ัวเลขโดยทว่ั ไปให้เคาะหนา้ ๑ เคาะ และเคาะหลงั ๑ เคาะเสมอ เช่น จำนวน
๑๐๐ บาท และการพิมพ์จำนวนเลขที่เกิน ๓ หลัก ให้พิมพ์จุลภาค (,) ระหว่างหลักพันกับหลักร้อย
เชน่ นายแดงให้เงินฉัน จำนวน ๒,๕๐๐ บาท และถา้ พิมพ์ตัวเลขทีเ่ ก่ียวกบั การเงินควรพมิ พ์ทศนยิ ม (.)
และยัติภงั ค์ (-) ไว้ด้วย ตามตวั อย่างข้างต้น
๘. เครื่องหมายคำพูด “......” ก่อนพิมพ์เครื่องหมายคำพูดเปิดให้เคาะ ๑ เมื่อพิมพ์และปิด
เครอื่ งหมายคำพดู ให้เคาะ ๑ กอ่ นพิมพ์ขอ้ ความตอ่ ไป เชน่ อยากบอกวา่ “ฉันรักเธอ” เทา่ ฟ้า
๙. การใช้ไปยาลใหญ่ ฯลฯ เคาะหน้าก่อนพิมพ์ ๑ เคาะ และเคาะหลังเมื่อพิมพ์แล้ว ๑ เคาะ
กอ่ นพมิ พข์ อ้ ความตอ่ ไป เชน่ ทุเรยี น มังคดุ ละมุด ขนุน ฯลฯ นอกจากน.้ี .................

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

29

๑๐. ไม่ตอ้ งเคาะเมื่อต้องการพิมพเ์ ปอร์เซ็นต์ เช่น ๑๕% แตเ่ คาะ ๑ กอ่ นพิมพ์ข้อความต่อไป
เชน่ ประชาชนจำนวน ๔๕% ไมไ่ ปลงคะแนนเลอื กตั้งผวู้ า่ ราชการกรงุ เทพมหานคร

๑๑. การเวน้ วรรค ตามระเบียบงานสารบรรณ กำหนดวรรคไว้ ๒ ชนิด คือ
* วรรค ๑ ตัวอกั ษร คือ วรรคเล็ก แต่ในการพมิ พด์ ว้ ยคอมพิวเตอร์ การวรรค ๑ เคาะ

จะเลก็ เกินไป อาจสงั เกตไม่เหน็ ฉะน้ัน หากใช้ ๒ เคาะ จะดวู รรคชดั เจนกว่า
* วรรค ๒ ตวั อกั ษร คอื วรรคใหญ่ อาจใช้ ๓ เคาะ

๑๒. การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้า ต้องพิมพ์เลขหน้า โดยให้พิมพ์ตัวเลขหน้ากระดาษไว้
ระหว่างเครื่องหมายยัติภังค์ (-) ที่กึ่งกลางด้านบนของกระดาษ ห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ ๕
เซนติเมตร

๑๓. การพิมพ์หนังสือราชการไม่จำเป็นต้องกั้นหลังให้ตรงกัน การกั้นหลังทำให้ วรรคตอน
ผดิ พลาดได้ เพยี งพิมพใ์ ห้เหลือทีว่ า่ งดา้ นขวาของหนังสือประมาณ ๑ นวิ้ หรือ ๒ เซนตเิ มตร

๑๔. การพิมพ์หนังสือที่มีจำนวนหลายหน้า ให้พิมพ์คำต่อเนื่องของข้อความที่จะยกไปพิมพ์
หน้าใหม่ไว้ด้านล่างมุมขวาของหน้านั้นๆ แล้วตามด้วย...(จุด ๓ จุด) และควรจะต้องมีข้อความของ
หนังสอื เหลอื ไปพมิ พ์ในหน้าสุดท้ายอยา่ งนอ้ ย ๒ บรรทดั ก่อนพมิ พ์คำลงทา้ ย

การพมิ พ์ช่ือเต็มของเจา้ ของลายมือชื่อ ปฏบิ ตั ดิ งั น้ี
๑. คำนำหน้านาม วา่ นาย นาง นางสาว หน้าช่อื เตม็ ใต้ลายมือชอื่ เช่น
ลายมอื ช่ือ ..................................
ใต้ลายมือช่ือ (นางสาวสวย หนา้ ใส)
ตำแหนง่ นักจดั การงานท่วั ไป
ข้อสังเกต วรรคเล็กระหวา่ งชื่อกบั ช่ือสกลุ ใช้ ๒ เคาะ
๒. เจ้าของลายมือชื่อมีบรรดาศักดิ์หรือฐานันดรศักดิ์ ให้พิมพ์คำเต็มของบรรดาศักดิ์หรือ

ฐานันดรศักดไ์ิ วใ้ ต้ลายมือช่ือ เช่น
ลายมอื ชอื่ ..........................................
ใตล้ ายมือชื่อ (หม่อมราชวงศ์.......... .............)

ข้อสังเกต คำนำหน้าชื่อ (ฐานันดรศักดิ์) ที่มีมาแต่กำเนิดจะเขียนติดกับชื่อไม่ต้องเว้นวรรค
เช่น หม่อมราชวงศ์คึกฤทธิ์ ปราโมช ส่วนคำนำหนา้ ช่อื ในลักษณะอ่ืนๆ เรยี งลำดับกอ่ น – หลังตามท่ีได้
รับคำนำหน้าชื่อนั้นมา ตัวอย่างเช่น พลเรือตรี นายแพทย์ หม่อมราชวงศ์ไกรธวัช ศรีธวัช หม่อม
ราชวงศ์ เขียนติดกับชื่อ เพราะเป็นคำนำหน้าชื่อซึ่งมีมาแต่กำเนิด นายแพทย์ ได้มาหลังจากสำเร็จ
การศึกษา เขยี นนำหนา้ คำว่า หม่อมราชวงศ์ พลเรือตรี เปน็ ยศทางทหาร เขยี นไวล้ ำดบั แรก

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

30

๓. ตำแหน่งทางวิชาการ หมายความว่า ตำแหน่งศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ หรือผู้ช่วย
ศาสตราจารย์ ซึ่งได้รับแต่งตั้งตามกฎหมายว่าด้วยสถาบันอุดมศึกษา ไม่ว่าเป็นตำแหน่งทางวิชาการ
ประจำ ตำแหน่งทางวิชาการพิเศษ ตำแหน่งทางวิชาการเกียรติคุณหรือที่เรียกชื่ออย่างอื่นในลักษณะ
เดียวกัน ผู้ดำรงตำแหน่งทางวิชาการ หมายความว่า ผู้ได้รับแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งทางวิชาการและ
ยงั คงดำรงตำแหน่งหรอื มสี ิทธใิ ช้ตำแหน่งนั้นตามกฎหมายหรอื ระเบยี บของสถาบนั อดุ มศึกษาให้ผู้ดำรง
ตำแหน่งทางวิชาการมีสิทธิใช้ตำแหน่งทางวิชาการที่ได้รับเป็นคำนำหน้านามได้ในการลงชื่อ หนังสือ
เอกสาร งานสารบรรณหรือการเรียกขานใดๆ เสมือนยศหรือคำนำหน้านามอย่างอื่นในกรณีที่ผู้ดำรง
ตำแหนง่ ทางวิชาการมีสิทธิใชค้ ำนำหนา้ นามอยา่ งอื่นดว้ ยใหเ้ รียงตามลำดับก่อนหลัง ดังน้ี

➢ ตำแหน่งทางวชิ าการ
➢ ยศ
➢ บรรดาศักดิ์ ฐานันดรศักดิ์ หรือคำนำหน้านามสตรีที่ได้รับพระราชทาน

เครือ่ งราชอสิ ริยาภรณ์และมสี ทิ ธิใช้คำนำหนา้ นามนัน้ ตามกฎหมาย ระเบียบ
หรือประกาศของทางราชการ

ผู้ดำรงตำแหน่งทางวิชาการจะใช้ตำแหน่งทางวิชาการใตช้ ื่อหรือต่อท้ายชื่อก็ได้ ในกรณีดำรง
ตำแหน่งทางบริหารหรือตำแหนง่ อ่ืนดว้ ย ผู้ดำรงตำแหน่งทางวชิ าการจะใช้ท้ังตำแหนง่ ทางวิชาการและ
ตำแหนง่ ทางบรหิ ารหรือตำแหนง่ อ่นื ใตช้ อ่ื หรือต่อท้ายชื่อพร้อมกันก็ได้

ในกรณีที่ผู้ใดใช้ตำแหน่งทางวิชาการเป็นคำนำหน้านาม ผู้นั้นไม่สมควรใช้คำว่า “นาย”

“นาง” หรือ “นางสาว” เปน็ คำนำหน้านามพร้อมกับตำแหนง่ ทางวิชาการ ภายในบังคบั แห่งกฎหมาย

หรือระเบยี บวา่ ดว้ ยสถาบนั อุดมศึกษาแต่ละแห่ง การใชต้ ำแหนง่ ทางวิชาการเป็นคำนำหน้านามอาจใช้

อกั ษรย่อ ดงั นี้
➢ ศาสตราจารย์ ศาสตราจารย์พิเศษ ศาสตราจารย์เกียรติคุณ หรือที่เรียกช่ืออย่าง

อน่ื ในลักษณะเดียวกนั ใชอ้ ักษรยอ่ ศ.
➢ รองศาตราจารย์ รองศาตราจารยพ์ เิ ศษ ใช้อกั ษรยอ่ รศ.
➢ ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ผู้ช่วยศาสตราจารย์พิเศษ ใช้อกั ษรยอ่ ผศ.

ตัวอยา่ งเชน่

 ศาสตราจารย์เกียรติคณุ ตรึงใจ บูรณสมภพ
 ศาตราจารย์สุรพล นติ ิไกรพจน์
 รองศาสตราจารย์กอบกุล พันธเ์ จริญวรกลุ

 ผ้ชู ว่ ยศาสตราจารย์วิทยา ตนั สวุ รรณนนท์

๔. เจ้าของลายมือชื่อเปน็ สตรีและมสี ามีที่ได้รบั พระราชทานเคร่ืองราชอิสรยิ าภรณ์ฯ ซึ่งได้คำ
นำหนา้ ช่อื วา่ ทา่ นผหู้ ญงิ หรือคณุ หญงิ ใต้ลายมอื ช่ือ เชน่

ลายมอื ช่อื ................................... .........................................
ใต้ลายมอื ชื่อ (คุณหญิง...... .................) (ท่านผู้หญงิ ........ .................)

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

31
กรณีของผู้ที่มีคำนำหน้าชื่อหลายประเภท จะไม่นิยมใส่คำนำหน้าครบทั้งหมด นิยม
เขยี นให้กระชบั โดยเลือกใช้คำนำหน้าทใ่ี ช้ คือ
๔.๑ ใชค้ ำนำหน้าชอ่ื ระดับสูงสุด
๔.๒ ให้คำนำหน้าชื่อเท่าที่ต้องการระบุ หรืออาจจะขึ้นอยู่กับโอกาสหรือหน้าที่ท่ี
ปฏิบัติ ในขณะนั้น ตัวอย่างเช่น สตรีที่ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ชั้น
ทุติยจุลจอมเกล้า ตติยจุลจอมเกล้าและจตุตถจุลจอมเกล้า ใช้คำนำหน้าที่ชื่อว่า ท่านผู้หญิง
หรอื คุณหญิง
ถ้าเป็นหม่อมราชวงศ์ หรือหม่อมหลวง ให้ใช้ท่านผู้หญิงแทนฐานันดรเดิม เช่น เดิม
หม่อมหลวงเพ็ญศรี วัชโรทัย ปัจจุบัน ท่านผู้หญิงเพ็ญศรี วัชโรทัย หากฐานันดรศักดิ์ เป็น
หม่อมเจ้า ใหใ้ ชว้ ่าทา่ นผ้หู ญิง หม่อมเจ้า ดงั น้ี ท่านผู้หญงิ หม่อมเจา้ เพ็ญศรี วัชโรทัย
๕. เจ้าของลายมือชื่อมียศที่ต้องใช้ประกอบชื่อ ให้พิมพ์คำเต็มของยศไว้หน้าลายมือชื่อและ
พมิ พช์ อื่ เต็มไว้ใตล้ ายมือชื่อ เชน่
ลายมือช่อื พลเอก .............. ...............
ใต้ลายมือช่ือ (.......... ...................)
ตำแหน่ง ประธานคณะกรรมาธิการ.................วฒุ ิสภา
๖. การลงชื่อแทน ให้ใช้คำว่า ปฏิบัติหน้าที่แทน รักษาราชการแทน ทำหน้าที่แทน ปฏิบัติ
ราชการแทน รักษาราชการแทนในตำแหน่ง ทำการแทน แลว้ แต่กรณี

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

32

บทที่ 8
คำขึ้นตน้ สรรพนาม คำลงท้ายในหนงั สือราชการ

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

33

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

34

ตอนท่ี 2
การพมิ พ์หนงั สอื ราชการ โดยใชโ้ ปรแกรมการพิมพ์ในคอมพวิ เตอร์

(MICROSOFT OFFICE WORD)

การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย การจัดทำกระดาษตราครุฑและกระดาษบันทึกข้อความ
โดยใชโ้ ปรแกรมการพิมพ์ในเคร่ืองคอมพิวเตอร์ ใหจ้ ัดทำใหถ้ ูกต้องตามแบบของกระดาษตราครุฑ (แบบท่ี 28)
และแบบของกระดาษบันทึกข้อความ (แบบที่ 29) ท้ายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.2526 โดยเฉพาะส่วนหัวของแบบกระดาษบันทึกข้อความ จะต้องใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็น
ช่องว่างหลังคำ ดังต่อไปนี้ ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง และต้องไม่มีเส้นทึบแบ่งส่วนระหว่างหัวกระดาษบันทึก
ข้อความกับสว่ นท่ีใชส้ ำหรับการจดั ทำขอ้ ความ

1. การตั้งค่าในโปรมแกรมการพมิ พ์
1.1 การต้ังระยะขอบหน้ากระดาษ
- ขอบซา้ ย 3 เซนติเมตร
- ขอบขวา 2 เซนตเิ มตร
- ขอบบน 2.5 เซนตเิ มตร
- ขอบล่างประมาณ 2 เซนตเิ มตร
1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single

ในกรณีที่มีความจำเป็น อาจปรับระยะเป็น 1.05 พอยท์ หรือ 1.1 พอยท์ ได้ตามความ
เหมาะสม โดยให้คำนึงถึงความสวยงามและรูปแบบหนังสือเป็นสำคัญ (ระยะ 1.05 พอยท์
หรือ 1.1 พอยท์ จะสวยงาม อา่ นงา่ ยและสบายตากวา่ ระยะ 1 เท่า หรอื Single)

1.3 การกัน้ ค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยรู่ ะหวา่ ง 0-16 เซนติเมตร (หน้ากระดาษ
A4 เมือ่ ต้งั ระยะขอบซ้าย 3 เซนตเิ มตร ขอบขวา 2 เซนตเิ มตร จะเหลอื พืน้ ทีส่ ำหรบั การพิมพ์
มคี วามกว้าง 16 เซนติเมตร)
2. ขนาดตราครฑุ

2.1 ตราครุฑ 3 เซนติเมตร ใช้สำหรับการจัดทำกระดาษตราครุฑ (หนังสือราชการ
ภายนอก) ตราครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ใช้สำหรับการจัดทำกระดาษบันทึกข้อความ (หนังสือ
ราชการภายใน)

2.2 การวางตราครุฑให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 1.5 เซนติเมตร (เผ่ือ
พื้นท่สี ำหรบั ประทบั ตราหนังสือ และการลงทะเบยี นรับทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส)์

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

35

บทท่ี 9
การพมิ พ์หนังสอื ราชการภายนอก

การพิมพ์หนงั สอื ราชการภายนอก

➢ ใช้รูปแบบตัวพมิ พไ์ ทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH SarabunIT9) ขนาด 16 พอยท์

➢ การพิมพ์ “ท”่ี และ “สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สอื ” ใหพ้ ิมพ์ตรงกับแนวเทา้ ของตราครฑุ

➢ การพิมพช์ อื่ เดือน ใหต้ ัวอกั ษรตัวแรกอยตู่ รงกบั แนวเท้าขวาของตราครฑุ

➢ การพิมพ์ เรือ่ ง คำขน้ึ ต้น อา้ งถงึ สงิ่ ท่ีสง่ มาด้วย ให้มรี ะยะบรรทดั ระหว่างกันเท่ากับระยะ
บรรทดั ปกติ และเพ่ิมค่าก่อนหน้าอกี 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)

➢ การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้
บรรทดั ระยะการพมิ พ์ เท่ากับ 2.5 เซนตเิ มตร และให้มรี ะยะบรรทัดระหว่างข้อความแต่
ละภาคห่างเท่ากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter +
Before 6 pt)

➢ การพมิ พ์คำลงทา้ ย ใหพ้ ิมพต์ ัวอักษรตวั แรกอยตู่ รงกับแนวก่งึ กลางของตราครุฑ และห่าง
จากบรรทัดสุดท้ายของภาคสรุปเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 12
พอยท์ (1 Enter + Before 12 pt)

➢ การพิมพช์ ือ่ เต็มของเจา้ ของหนังสือ (ชื่อ สกุล) และตำแหน่ง เว้นระยะบรรทัดการพิมพ์ 3
บรรทัด (4 Enter) ให้ถือคำลงท้ายเป็นหลัก โดยให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีท่ี
ตอ้ งพมิ พต์ ำแหน่ง 2 บรรทัด ระหว่างบรรทดั ให้ใชร้ ะยะ 1 Enter

➢ ระยะระหว่างตำแหนง่ กับสว่ นราชการเจ้าของเร่อื ง ใหเ้ วน้ บรรทดั การพมิ พ์ 3 บรรทดั (4
Enter) จากตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือให้พิจารณาตามความเหมาะสมของพ้ืนที่ที่
เหลืออยใู่ นหน้ากระดาษนั้น โดยสามารถเลือกใชร้ ะยะบรรทัด 1 Enter หรือ 1 Enter +
Before 6 pt หรือ 2 Enter ไดต้ ามความเหมาะสม

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

36

ตัวอย่างหนงั สอื ราชการภายนอก

ที่ ศธ 0210.8101/................ กศน.อำเภอเมืองสุพรรณบรุ ี

หอประชมุ อำเภอเมอื งสุพรรณบุรี

ต.ท่าพ่ีเลี้ยง อ.เมอื งฯ สพ. 72000

1 Enter + Before 6 pt

มีนาคม 2563
เร่อื ง .......................................................................................1...E.n..t.e.r + Before 6 pt
เรียน ......................................................................................1...E.n..t.e.r + Before 6 pt
1 Enter + Before 6 pt

อ้างถึง หนังสือ ..................................... ที่ .................................... .....ลงวันที่ ..............................................

สิ่งทีส่ ง่ มาดว้ ย ........................................................................1...E.n..t.er + Bจefำoนreว6นp.t....................
2.5 ซม./ 2 Tab ภาคเหตุ ......................................................1...E..n..t.e.r..+...B..e..f.o.r.e...6...p..t.......................................... .....

............................................................................................................................................................................

............................................................................................................................. ..............................................

1 Enter + Before 6 pt

ภาคความประสงค์ .................................................................................................................

............................................................................................................................................................................

............................................................................................................................. ..............................................

1 Enter + Before 6 pt

ภาคสรปุ .................................................................................................................................

................................................................................................................. ...........................................................

............................................................................................................................. ...............................................
1 Enter + Before 12 pt

ขอแสดงความนับถือ

4 Enter

(.............................................................)
ผอู้ ำนวยการศูนย์การศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศยั

อำเภอเมืองสุพรรณบรุ ี

4 Enter

กล่มุ .............................
งาน....1...E.n..t.e..r.................
โโททรรส. า011รEE30nn5ttee35rr 525129536415
Spb.a1mEsn_tenr [email protected]

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

37

บทท่ี 10
การพิมพ์หนงั สอื ราชการภายใน

การพิมพ์หนงั สอื ราชการภายใน

➢ ใช้รูปแบบตัวพิมพไ์ ทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH SarabunIT9) ขนาด16 พอยท์

➢ การพิมพส์ ว่ นหัวของแบบบนั ทึกข้อความ

 คำวา่ “บนั ทึกข้อความ” พมิ พด์ ้วยอกั ษรตวั หนา ขนาด 29 พอยท์ และปรับค่า
ระยะบรรทดั จาก 1 เทา่ เปน็ ค่าแน่นอน (Exactly) 35 พอยท์

 คำว่า “ส่วนราชการ วนั ท่ี เร่ือง” พิมพด์ ้วยอกั ษรตวั หน้า ขนาด 20 พอยท์

 การพิมพ์คำว่า “วันท่ี” ให้พิมพ์ตรงกับตัวอักษร “ข” และให้พิมพ์ตัวอักษรตัว
แรกของชื่อเดือน ตรงกับแนวหลังของตัวอักษร “ม” ของคำว่า “บันทึก
ขอ้ ความ” (ดแู บบฟอรม์ ประกอบ)

 ใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็นช่องว่างหลังคำ ส่วนราชการ ที่ วันที่ และ
เรอื่ ง

➢ การพิมพ์คำขึ้นต้น ให้มีระยะบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มค่า
ก่อนหน้าอกี 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)

➢ การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5
เซนตเิ มตร

➢ การพมิ พ์ชือ่ เตม็ ในวงเลบ็ (ช่ือ สกลุ ) ใหพ้ มิ พอ์ ยใู่ นแนวกึ่งกลางกระดาษ เว้นระยะบรรทัด
การพิมพ์ 3 บรรทัดปกติ (4 Enter) จากบรรทัดสุดท้ายของข้อความ และการพิมพ์
ตำแหน่ง ให้พิมพ์อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง 2 บรรทัด
ระหว่างบรรทัดใหใ้ ช้ระยะ 1 Enter

➢ จำนวนบรรทดั ในแตล่ ะหน้าให้เป็นไปตามความเหมาะสมกบั จานวนข้อความ

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

38

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

39

บทที่ 10
การพมิ พ์หนังสือราชการภายใน

การพิมพ์คำส่ัง / ประกาศ

➢ ใช้รปู แบบตวั พมิ พไ์ ทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH SarabunIT9) ขนาด 16 พอยท์

➢ ระหว่างตัวครุฑกับข้อความใหใ้ ช้ระยะบรรทัด (1 Enter+Before 6 pt) หรือปรับให้ดูว่า
สวยงามไม่ชิดหรือหา่ งจนเกินไป

➢ หวั เรือ่ งให้ใช้ค่ากึ่งกลางสำหรบั การจัด ให้ใช้เสน้ ขีดระหวา่ งหัวเร่ือง (คำสั่ง/ประกาศ) เส้น
ที่ขดี ระยะพอประมาณ

➢ ระหว่างเส้นข้นั กบั ภาคเหตุ ให้ใช้ระยะบรรทัด (1 Enter+Before 12 pt)

➢ การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ ระยะการพิมพ์เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร
และเพิ่มค่าก่อนหนา้ อกี 6 พอยท์ (1 Enter+Before 6 pt)

➢ การพมิ พย์ อ่ หนา้ ก่อนย่อหน้าสุดท้าย (ทัง้ นี้ตงั้ แต.่ .../จงึ ประกาศให้ทราบโดยท่วั กนั ) ระยะ
การพิมพ์ย่อหน้าเท่ากับ 2.5 เซนติเมตร และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1
Enter+Before 6 pt)

➢ การพิมพย์ อ่ หนา้ สดุ ท้าย (สัง่ ณ วันที่ ..../ ประกาศ ณ วนั ที่ ...) ใหต้ ั้งคา่ ย่อหน้าเท่ากับ 4
เซนตเิ มตร และเพมิ่ ค่ากอ่ นหน้าอีก 12 พอยท์ (1 Enter+Before 12 pt)

➢ การพิมพค์ ำลงทา้ ย ใหถ้ อื ปฏบิ ตั เิ ชน่ เดียวกับการพิมพห์ นงั สอื ภายนอก

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

40

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ

3 CM 41

3 CM

ประกาศ ศูนยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัยอำเภอเมืองสุพรรณบรุ ี
เรือ่ ง ..................................................................................
---------------------------------

Before 12 pt

------2.5 CM------ ภาคเหตุ ....................................................................................................................................
.................................................................................. ............................................................................................
............................................................................................................................. .................................................
.................................................................................................................................... ..........................................
3 CM .............................................................................................................................................................................. 2 CM

Before 6 pt

------2.5 CM------ ภาคความประสงค์ ....................................................................................................................
........................................................................................................................................... ...................................
..............................................................................................................................................................................
............................................................................................................................. .................................................
.............................B..e.f.o..r.e..6...p.t.................................................................................... ................................................
------2.5 CM------ ทงั้ นี้ ตั้งแต่บดั นเี้ ป็นตน้ ไป

Before 12 pt

-------------- 4 CM------------- สง่ั ณ วันท่ี พฤษภาคม พ.ศ. 2563

Enter
Enter
Enter

(นางอชั ญา แจม่ ถาวร)
ผอู้ ำนวยการศนู ย์การศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัย

อำเภอเมืองสุพรรณบุรี

คู่มือการจัดทาหนังสือราชการ