Toolkit 1.4.1 Mengurus Perubahan TS25

MODUL 1.4 : MENGURUS PERUBAHAN

TOOLKIT 1.4

Toolkit 1.4.1

Fasa Perkara Soalan Langkah-langkah Mengurus Perubahan
Perubahan
Mewujudkan Bagaimana anda menanam Langkah Pertama :
1 iklim untuk kesedaran tentang kepentingan - Cipta Keperluan
berubah ProgramTS25?
Bagaimana anda mewujudkan 1. Untuk melakukan perubahan, proses ini menjadi lebih
kesegeraan untuk penerimaan mudah jika setiap warga organisasi merasakan
Program TS25? keperluanya.
Bagaimana anda menilai tahap
penerimaan warga sekolah terhadap 2. Pengurus hendaklah membentuk rasa keperluan untuk
Program TS25? berubah di dalam suasana organisasinya.ini akan
Bagaimana anda mengenal pasti membantu dalam menerbitkan motivasi bagi
siapakah yang akan dipilih untuk memulakan perubahan.
membentuk AJK Program TS25?
Bagaimana anda membina matlamat 3. Proses ini bukanlah setakat menunjukkan prestasi buruk
Program TS25 bagi menyokong Visi & yang lampau dari segi statistic atau menunjukkan kemajuan
Misi KPM agar dapat diterima oleh prestasi pesaing anda. Sebaliknya, pengurus perlulah jujur
warga sekolah? dan mengadakan dialog tentang apa yang berlaku dalam
pasaran semasa.
• Jika ramai guru menyedari hakikat dan tahu keperluan
untuk berubah maka proses mencipta keperluan
perubahan akan berlaku dengan sendirinya.
Mengenalpasti potensi ancaman dan membina senario
tentang apa yang bakal berlaku di masa hadapan.
• Menjangkakan peluang yang akan atau boleh di
eksploitasikan
• Membuatkan orang lain berfikir dan meluahkan
pendapat.

Langkah Kedua :
- Membentuk Pakatan yang Kuat

1. Yakinkan bahawa perubahan sangat diperlukan. Selalunya
proses ini memerlukan daya kepimpinan yang tinggi dan

TS25 : PENGGERAK PEMBELAJARAN BERMAKNA

MODUL 1.4 : MENGURUS PERUBAHAN

TOOLKIT 1.4

sokongan yang sewajarnya daripada orang yang
memainkan peranan penting dalam organisasi.
2. Mengurus perubahan sahaja tidak cukup, sebaliknya
anda perlu memimpin perubahan itu. Pemimpin perubahan
dalam organisasi tidak semestinya mengikut hierarki
tradisional organisasi.
3. Untuk memimpin perubahan, anda perlu untuk
membawa bersama pakatan,kumpulan, pengaruh yang
mana datang dari mana-mana sumber yang perlu, bidang
kerja yang berbeza, status, kepakaran yang berlainan dan
kepentingan politik yang pelbagai.
4. Apabila pasukan sudah dibentuk, pasukan hendaklah
bekerja dengan satu hati. Bentuk kesedaran dalam
melaksanakan perubahan dan teruskan momentum yang
diperlukan untuk menjayakan usaha perubahan.

Apa yang boleh dilakukan oleh pengurus adalah:-
• Kenalpasti “pemimpin sebenar” dalam organisasi anda
• Dapatkan komitmen dari ‘key player’ ini
• Bekerjasama dalam pasukannya dengan baik
• Periksa bidang kerja pasukan anda, pastikan ianya adalah
adunan dari jabatan yang berbeza dan tahap pengurusan
yang berbeza dalam organisasi anda

Langkah Ketiga : Cipta Visi Perubahan
1. Apabila kita mula fikirkan perubahan, pastinya terdapat
banyak idea-idea yang hebat dan jalan-jalan penyelesaian
yang berlegar-legar di kotak fikiran.
2. Kaitkan semua idea dan konsep tersebut kepada satu visi
keseluruhan supaya mudah diingati dan difahami oleh
orang lain.

TS25 : PENGGERAK PEMBELAJARAN BERMAKNA

MODUL 1.4 : MENGURUS PERUBAHAN

TOOLKIT 1.4

3. Visi yang jelas dapat membantu semua orang
memahami persoalan mengapa anda mengarahkan
melakukan itu dan ini. Apabila orang lain dapat melihat
sendiri apa sebenarnya

4. yang ingin dicapai oleh pemimpinya maka arahan yang
dikeluarkan oleh ketua menjadi lebih bermakna kepada
mereka.

Apa yang boleh dilakukan oleh pengurus adalah:-
1. Tentukan nilai utama yang ingin dicapai dalam perubahan
2. Buat rumusan atau ayat pendek (satu atau dua ayat) yang
menggambarkan visi anda terhadap masa hadapan
organisasi.
3. Bentutk strategi untuk menjayakan visi.
4. Pastikan ahli pasukan dapat menerangkan visi anda dalam
atau kurang dari lima minit.
5. Kerap membuat latihan untuk ucapan menyampaikan “visi
perubahan

2 Melibatkan dan Bagaimana anda mengkomunikasikan

mengupayakan matlamat Program TS25 yang Langkah Keempat : Sampaikan Visi Melalui Komunikasi

seluruh sekolah menyokong Visi & Misi KPM kepada 1. Apa yang pengurus lakukan setelah visi dicipta akan

semua pihak yang berkepentingan? menentukan kejayaan.

Bagaimana anda mengatasi halangan 2. Apa yang ingin disampaikan pengurus, selalunya akan

yang timbul daripada mana-mana dibidas melalui komunikasi seharian dalaman

pihak berkepentingan? organisasi.

Bagaimana anda mengupaya SLT, 3. Jadi, pengurus perlu senantiasa berkomunikasi dengan

MLT dan guru sekolah anda untuk warga organisasinya, dengan hujah-hujah yang lebih

bertindak? membina dan tunjukkan dalam setiap pekerjaan yang

Apakah kejayaan/kemenangan jangka dilaksanakan.

pendek Program TS25 anda?

TS25 : PENGGERAK PEMBELAJARAN BERMAKNA

MODUL 1.4 : MENGURUS PERUBAHAN

TOOLKIT 1.4

4. Pengurus tidak boleh hanya mengharapkan sesi mesyuarat
sebagai medan penyampaian visinya, sebaliknya visi perlu
disampaikan pada setiap ketika dan peluang yang
diperolehi.

5. Gunakan visi pada setiap hari dalam membuat keputusan
dan menyelesaikan masalah. Apabila visi yang dibentuk
sudah sentiasa segar dalam minda setiap orang,
maka mereka akan mengingati dan memberikan respon
terhadapnya.

Apa yang boleh dilakukan oleh pengurus adalah:-
• Sering memperkatakan tentang visi perubahan.
• Secara terbuka dan jujur menangani kerisauan dan
pandangan orang lain.
• Aplikasikan visi dalam setiap aspek operasi kerja.
“Contoh melalui teladan”

Langkah Kelima : Hapuskan Halangan
1. Apabila struktur pengurusan perubahan sudah terbentuk,
periksa hanlangan-halangan pelaksanaanya sekerap
mungkin. Menghapuskan halangan dan rintangan boleh
memperkasakan
2. orang-orang yang kita harapkan untuk melaksanakan visi
dan dapat membantu perubahan untuk kekal diteruskan.

Apa yang boleh dilakukan oleh pengurus adalah:-
• Kenalpasti atau melantik ketua pelaksana perubahan di

setiap peringkat.
• Pastikan struktur organisasi, deskripsi kerja dan prestasi

kerja selari dengan visi anda

TS25 : PENGGERAK PEMBELAJARAN BERMAKNA

MODUL 1.4 : MENGURUS PERUBAHAN

TOOLKIT 1.4

• Kenalpasti dan beri penghargaan kepada orang yang
berjaya menjalankan tugasnya dengan baik dalam proses
perubahan ini.

• Kenalpasti orang yang menentang perubahan dan bantu
mereka untuk melihat apa yang sepatutnya mereka berikan
kepada organisasi.

• Jika perlu, buang halangan tersebut. (pekerja, birokrasi atau
lain-lain).

Langkah Keenam : Bentuk Sasaran Masa Pendek
1. Tiada motivasi terbaik selain dari mengecapi kejayaan.
Mungkin visi atau sasaran dalam pelaksanaan perubahan
adalah terlalu lama atau terlalu jauh untuk dicapai.
2. Jadi, membentuk sasaran-sasaran pendek dalam laluan
mencapai visi akan menjadikan usaha lebih realistik dan
setiap warga organisasi merasa kejayaan-kejayaan kecil.
Kejayaan tersebut pula diraikan.
3. Ini akan menaikkan motivasi warga organisasi dalam
meneruskan usaha perubahan yang direncana.

Apa yang boleh dilakukan oleh pengurus adalah:-
• Letakkan sasaran awal yang boleh dicapai dan dilihat
• Jangan meletakkan sasaran awal yang terlalu tinggi atau

panjang. Ini kerana pengurus boleh mengubah mana-mana
kelemahan sistem kerja yang didapati tidak sesuai dan
menyedarinya dari awal lagi.
• Analisa kebaikan dan keburukan sasaran awal tersebut.
Kegagalan mencapai sasaran awal akan menyebabkan
keseluruhan proses perubahan gagal.
• Beri penghargaan pada setiap kejayaan awal

TS25 : PENGGERAK PEMBELAJARAN BERMAKNA

MODUL 1.4 : MENGURUS PERUBAHAN

TOOLKIT 1.4

3 Melaksana dan Bagaimana anda meneruskan Langkah Ketujuh : Terus Bina Perubahan

melestarikan perubahan sejajar dengan Teachers’ 1. Melancarkan produk baru dengan sistem yang baru adalah

perubahan Voice dan Students’ Voice? hebat. Tetapi jika mampu melancarkan 10 produk

Bagaimana anda membudayakan baru, bermaksud sistem tersebut telah berfungsi.

amalan Program TS25 yang telah 2. Untuk mencapai kejayaan yang ke 10 itu bermaksud

diterima oleh warga sekolah? pengurus perlu terus membina perubahanya dan tidak

terlalu terbawa-bawa dengan kejayaan awal.

3. Sentiasalah melihat kepada ruang yang ada untuk

penambahbaikan.

Apa yang boleh dilakukan oleh pengurus adalah:-
• Selepas setiap kejayaan awal, analisa apa yang telah
berlaku dengan baik dan apa yang yang perlu ditingkatkan.
• Pelajari konsep ‘kaizen’, iaitu peningkatan berterusan.

• Sentiasa hadir bersama idea segar dengan membawa agen
perubahan yang baru dan ketua pakatan agen perubahan
yang baru

Langkah Kelapan : Kukuhkan Perubahan Ke Dalam budaya
1. Yang terakhir sekali, mantapkan, padukan dan kukuhkan
perubahan yang dilakukan ke dalam organisasi agar
ianya menjadi budaya baru kepada organisasi.
2. Budaya organisasi selalunya menjadi pengukur kepada
usaha yang dilakukan.
3. Maka setiap nilai dari perubahan yang dijangkakan
mendatangkan kebaikan mestilah terserlah dari hari ke hari.
4. Lakukan usaha yang berterusan dalam memastikan
perubahan dapat dilihat dari segenap aspek organisasi. Ini
akan membantu perubahan tersebut dalam mendapat
tempat yang kukuh dalam budaya organisasi.

TS25 : PENGGERAK PEMBELAJARAN BERMAKNA

MODUL 1.4 : MENGURUS PERUBAHAN

TOOLKIT 1.4

5. Tidak kurang pentingnya juga dalam memastikan setiap
ketua jabatan atau kumpulan sentiasa menyokong
perubahan tersebut.

6. Ini termasuk staf sedia ada dan setiap staf baru yang baru
masuk ke dalam organisasi. Jika pengurus kehilangan
sokongan dari warga organisasi, berkemungkinan besar
usaha perubahan terpaksa dilakukan dari awal semula.

Apa yang boleh dilakukan oleh pengurus adalah:-
• Terangkan kemajuan perubahan pada setiap
kesempatan yang ada.
• Sampaikan dan hebahkan cerita tentang kejayaan proses
perubahan itu dan ulanginya. Malah boleh juga diceritakan
kejayaan perubahan yang sama jika ada berlaku di tempat
atau organisasi lain.
• Beri penerangan dan kefahaman tentang idea dan nilai
perubahan yang berlaku kepada staf baru.
• Kenal pasti watak penting dalam kejayaan perubahan.
• Pastikan semua warga organisasi mengenang sumbangan
watak penting yang telah menjayakan kejayaan
perubahan tersebut

TS25 : PENGGERAK PEMBELAJARAN BERMAKNA