TENTARA NASIONAL INDONESIA MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA PETUNJUK TEKNIS TNI AU TENTANG MEKANISME PENYELENGGARAAN PENGADAAN JASA PERBAIKAN ALUTSISTA, SUKU CADANG BESERTA SARANA PENDUKUNGNYA SECARA TERPUSAT TAHUN 2016 PENGESAHAN: KEPUTUSAN KEPALA STAF ANGKATAN UDARA NOMOR KEP/350/IV/2016 TANGGAL 29 APRIL 2016 BERLAKU EFEKTIF: TANGGAL 29 APRIL 2016 AU-06.01.01-06-06
DAFTAR ISI DAFTAR ISI Halaman Keputusan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Kep/350/IV/016 tanggal 29 April 2016 tentang Petunjuk Teknis TNI AU Tentang Mekanisme Penyelenggaraan Pengadaan Jasa Perbaikan Alutsista, Suku Cadang Beserta Sarana Pendukungnya Secara Terpusat. BAB I PENDAHULUAN Umum ……………………………………………………………………. 1 Maksud dan Tujuan …………………………………………….……… 2 Ruang Lingkup dan Tata Urut………………………………….……… 2 Landasan ………………………………………………………………… 2 Kedudukan………………………………………………………………. 3 Pengertian ……………………………………………………………….. 3 BAB II KETENTUAN UMUM Umum …………………………………………………………………… 3 Tujuan ……………………………………………………………..……. 3 Sasaran ……….………………………………………………………… 3 Kebijakan Dasar ……………………………………………………….. 4 Asas-Asas ..……………………………………………………............. 4 Prinsip-Prinsip……………………..……………………………………… 4 BAB III PEDOMAN PENGADAAN JASA PERBAIKAN Umum ……………………………………………………………….…….. 5 Ketentuan Pengadaan Jasa Perbaikan ……………………………... 5 Persyaratan Administrasi Penyedia Pengadaan Jasa Perbaikan …. 6 Metode Penilaian Workshop ………………………………................ 11 BAB IV PENYELENGGARAAN PENGADAAN JASA PERBAIKAN Umum …………………………………………………………..…………. 12 Kriteria Kondisi Barang yang Akan Diperbaiki …………………….…. 12 Tindakan Perbaikan ………………………………………………….... 12 Parameter Pelaksanaan Proses Pengadaan Jasa Perbaikan Dengan Stripping dan Tanpa Stripping ………………………...……... 12 Metode Pemilihan Penyedia Jasa Perbaikan ………………………. 12 Parameter Metode Pemilihan Jasa Perbaikan ………………..……. 13 Penahapan Pengadaan Jasa rbaikan…………………………………. 14 Kondisi Barang BER (Beyond Economical Repair) …………..……… 24 Exchange Materiel …………………………………………………...... 26 BAB V TATARAN KEWENANGAN Umum …………………………………………………………………… 28 Wewenang dan Tanggung Jawab …………………………………….. 28
ii BAB VI PENUTUP DAFTAR PENGERTIAN DAFTAR LAMPIRAN DAFTAR DISTRIBUSI
TENTARA NASIONAL INDONESIA MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA KEPUTUSAN KEPALA STAF ANGKATAN UDARA Nomor Kep/350/IV/2016 tentang PETUNJUK TEKNIS TNI AU TENTANG MEKANISME PENYELENGGARAAN JASA PERBAIKAN ALUTSISTA, SUKU CADANG BESERTA SARANA PENDUKUNGNYA SECARA TERPUSAT KEPALA STAF ANGKATAN UDARA Menimbang : Bahwa untuk tertib administrasi dan tertib hukum dalam pelaksanaan pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat di TNI Angkatan Udara sehingga dapat berjalan lancar, akuntabel dan mampu memberikan hasil serta nilai guna yang optimal bagi kepentingan TNI Angkatan Udara, perlu disusun petunjuk teknis TNI AU yang ditetapkan dengan keputusan Kepala Staf Angkatan Udara. Mengingat : 1. Keputusan Presiden Nomor 01/TNI/Tahun 2015 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Kepala Staf Angkatan Udara. 2. Keputusan Panglima Tentara Nasional Indonesia Nomor Kep/42/I/2015 tentang Pemberhentian Dari dan Pengangkatan Dalam Jabatan di Lingkungan Tentara Nasional Indonesia. 3. Peraturan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor 32 Tahun 2015 tentang Pokok-Pokok Organisasi dan Prosedur Dinas Pengadaan TNI Angkatan Udara (Disadaau). 4. Peraturan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Kep/149/IV/2013 tentang Buku Petunjuk Pelaksanaan TNI AU Tentang Pengadaan Barang/Jasa.
2 MEMUTUSKAN Menetapkan : 1. Petunjuk Teknis TNI Angkatan Udara Tentang Mekanisme Penyelenggaraan Pengadaan Jasa Perbaikan Alutsista, Suku Cadang Beserta Sarana Pendukungnya Secara Terpusat, sebagaimana tercantum dalam keputusan ini. 2. Petunjuk teknis sebagaimana dimaksud angka 1 keputusan ini, digunakan sebagai pedoman dalam mekanisme penyelenggaraan pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat. 3. Petunjuk teknis sebagaimana dimaksud angka 1 keputusan ini, dapat ditinjau kembali untuk disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi. 4. Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal 29 April 2016 a.n. Kepala Staf Angkatan Udara Kepala Dinas Pengadaan, HB. Hendi Heryoko Marsekal Pertama TNI Kadiskumau : Kasetumau : Sesdisadaau : Kasubdisbindalada :
TENTARA NASIONAL INDONESIA Lampiran Keputusan Kasau MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA Nomor Kep/350/IV/2016 Tanggal 29 April 2016 PETUNJUK TEKNIS TNI AU TENTANG MEKANISME PENYELENGGARAAN PENGADAAN JASA PERBAIKAN ALUTSISTA, SUKU CADANG BESERTA SARANA PENDUKUNGNYA SECARA TERPUSAT BAB I PENDAHULUAN 1. Umum. a. Dalam rangka melaksanakan tugas seperti yang telah diamanatkan kepada TNI AU, diperlukan dukungan logistik. Fungsi dukungan logistik sangat penting dalam pembangunan dan pengembangan serta pembinaan kekuatan TNI AU untuk menjamin kedaulatan dan keutuhan wilayah NKRI. Fungsi dukungan logistik pada hakikatnya merupakan segenap upaya untuk menyiapkan dan mendorong kebutuhan materiel, fasilitas dan jasa dari berbagai sumber dalam mewujudkan kesiapan operasi. Penyelenggaraan fungsi dukungan logistik dalam rangka pelaksanaan tugas TNI Angkatan Udara salah satunya dapat diwujudkan melalui penyelenggaraan pengadaan. TNI Angkatan Udara sebagai salah satu komponen utama bidang pertahanan dituntut memiliki alutsista dan sarana pendukungnya yang berkemampuan tinggi dan handal, sehingga mampu menghadapi setiap bentuk ancaman baik yang datang dari dalam maupun luar negeri. Guna mewujudkan kondisi tersebut perlu adanya keterlangsungan penyelenggaran pengadaan jasa perbaikan sesuai kebutuhan di mana jasa perbaikan merupakan salah satu sistem yang tidak terpisahkan dari sistem pengadaan barang/jasa itu sendiri. Untuk mewujudkan hal tersebut perlu diatur pelaksanaannya, sehingga dapat diperoleh hasil pengadaan jasa perbaikan yang tepat sasaran, akuntabel, dan optimal. b. Bahwa untuk mewujudkan mekanisme pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat, perlu pengaturan mengenai tata cara yang sederhana, jelas dan komprehensif, sesuai dengan tata kelola yang baik sehingga dapat menjadi peraturan yang efektif bagi para pihak yang terkait. c. Berdasarkan pertimbangan tersebut perlu dirumuskan dan disusun petunjuk teknis yang diharapkan dapat digunakan sebagai pedoman untuk menyamakan persepsi, pola pikir, pola tindak dalam penyelenggaraan pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya yang tepat mutu, tepat jumlah, tepat jenis, tepat waktu dan tepat tempat dengan harga yang paling menguntungkan negara.
2. Maksud dan Tujuan. a. Maksud. Petunjuk teknis ini disusun dengan maksud untuk dijadikan sebagai pedoman dan petunjuk bagi personel perencana, pelaksana dan pengawas, serta pengendali dalam menyelenggarakan pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat di TNI Angkatan Udara. b. Tujuan. Petunjuk teknis ini disusun dengan tujuan untuk mendapatkan kesamaan pola pikir dan pola tindak agar dalam pelaksanaan pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat di TNI Angkatan Udara sehingga dapat berjalan lancar, akuntabel dan mampu memberikan hasil serta nilai guna yang optimal bagi kepentingan TNI Angkatan Udara. 3. Ruang Lingkup dan Tata Urut. Ruang lingkup petunjuk teknis ini memuat hal-hal yang berkaitan dengan mekanisme pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat yang belum/tidak mampu dilaksanakan oleh TNI AU, yang disusun dengan tata urut sebagai berikut: a. Bab I Pendahuluan. b. Bab II Ketentuan Umum. c. Bab III Pedoman Pengadaan Jasa Perbaikan. d. Bab IV Penyelenggaraan Pengadaan Jasa Perbaikan Suku Cadang Alutsista. e. Bab V Tataran Kewenangan. f. Bab VI Penutup. 4. Landasan. Landasan yang digunakan untuk penyusunan petunjuk teknis ini adalah sebagai berikut: a. Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Lembaran Negara RI Tahun 2012 Nomor 155, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5334). b. Peraturan Menteri Pertahanan Nomor 17 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Pertahanan Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan Kementerian Pertahanan dan TNI. c. Peraturan Menteri Pertahanan Nomor 17 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Pengadaan Alat Utama Sistem Persenjataan di Lingkungan Kementerian Pertahanan dan TNI. d. Peraturan Panglima TNI Nomor 23 Tahun 2012 tentang Ketentuan Pengelolaan Kontrak Tahun Tunggal Yang Tidak Dapat Diselesaikan Pada Akhir Tahun Anggaran Berkenaan di Lingkungan TNI. 2
e. Peraturan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Perkasau/86/X/2010 tentang Buku Petunjuk Induk TNI AU Tentang Logistik. f. Peraturan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Perkasau/18/III/2009 tentang Buku Petunjuk Pelaksanaan TNI AU Tentang Penyelenggaraan Administrasi Perbendaharaan Material. g. Keputusan Kepala Staf TNI Angkatan Udara Nomor Kep/149/IV/2013 Tanggal 9 April 2013 Tentang Buku Petunjuk Pelaksanaan TNI AU tentang Pengadaan Barang/Jasa. h. Keputusan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Kep/662/XI/2013 tentang Buku Petunjuk Teknis TNI AU Tentang Pemberian SKHPP Bagi Mitra Kerja. 5. Kedudukan. Petunjuk Teknis TNI Angkatan Udara Tentang Mekanisme Pengadaan Jasa Perbaikan Alutsista, Suku Cadang Beserta Sarana Pendukungnya Secara Terpusat ini berkedudukan satu tingkat di bawah Buku Petunjuk Pelaksanaan TNI AU Tentang Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa. 6. Pengertian. Untuk memperoleh persepsi yang sama terhadap istilah yang digunakan dalam petunjuk teknis TNI AU ini telah disusun pengertian-pengertian sebagaimana tercantum dalam daftar pengertian. BAB II KETENTUAN UMUM 7. Umum. Penyelenggaraan pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya merupakan suatu rangkaian dari kegiatan pengadaan barang/jasa secara terpusat di lingkungan TNI Angkatan Udara. Untuk dapat menyelenggarakan pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat dengan optimal, diperlukan pemahaman tentang ketentuan-ketentuan dalam penyelenggaraan pengadaan jasa perbaikan bagi setiap personel TNI AU yang terlibat, agar dalam penyelenggaraannya dapat berhasil sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditentukan. Ketentuan umum ini meliputi tujuan, sasaran, kebijakan dasar, asas-asas, dan prinsip-prinsip. 8. Tujuan. Pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat diselenggarakan dengan tujuan agar dapat mencapai tingkat kesiapan operasional yang optimal sesuai dengan program kerja serta mampu memberikan hasil guna bagi TNI AU. 9. Sasaran. Sasaran diselenggarakannya pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat adalah menjamin terselenggaranya dukungan logistik dalam rangka pemeliharaan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara tepat waktu, tepat guna, tepat kualitas, tepat jumlah dan tepat sasaran, yang dilaksanakan secara efisien, efektif, terbuka, dan kompetitif serta akuntabel. . 3
10. Kebijakan Dasar. Pada dasarnya wewenang penyelenggaraan pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat berada pada Kasau. Hal-hal yang menjadi pertimbangan pada kebijakan dasar adalah: a. Terwadahinya kebijakan pimpinan tentang proses pengadaan jasa perbaikan yang sesuai dengan kepentingan organisasi. b. Tercapainya perumusan, pengembangan, dan penyiapan peranti lunak yang bersifat strategis maupun taktis. c. Terciptanya keseragaman dalam proses pengadaan jasa perbaikan suku cadang alutsista. 11. Asas-Asas. Asas-asas yang mendasari penyelenggaraan pengadaan jasa perbaikan suku cadang alutsista adalah: a. Keahlian. Stake holder yang menangani dan melakukan pengadaan jasa perbaikan harus benar-benar memiliki kompetensi dan teknik operatif yang mewadahi dalam penyelenggaraan pengadaan jasa perbaikan. b. Kreativitas. Personel yang menangani senantiasa mampu memberikan alternatif tindakan dan solusi permasalahan terkait dengan kegiatan pengadaan jasa perbaikan guna mendukung efektifitas dan efisiensi pencapaian tujuan pengadaan jasa perbaikan. c. Ketelitian. Personel yang menangani dan melaksanakan pengadaan jasa perbaikan harus orang yang teliti, bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran serta menjaga kerahasiaan dokumen. d. Keamanan. Dokumen pengadaan jasa perbaikan sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa. e. Objektif. Penyelenggaraan pengadaan jasa perbaikan harus dilaksanakan secara objektif sesuai dengan kondisi yang nyata. 12. Prinsip-Prinsip. Prinsip-prinsip yang digunakan dalam tata cara penyelenggaraan pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat terdiri atas: a. Pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu yang sesingkatsingkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan. b. Pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. c. Pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat harus terbuka bagi penyedia jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia jasa 4
yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan. d. Semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia jasa, sifatnya terbuka bagi peserta yang diundang. e. Pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat harus memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia jasa yang diundang dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun. BAB III PEDOMAN PENGADAAN JASA PERBAIKAN 13. Umum. Dalam rangka tertib aturan dan administrasi, maka pedoman pengadaan jasa perbaikan perlu disusun secara sistematis dan komprehensif agar dapat tercapai suatu sistem pengadaan jasa perbaikan yang akuntabel. Pedoman pengadaan jasa perbaikan ini meliputi beberapa aspek, yaitu: kualifikasi terhadap penyedia jasa perbaikan, kegiatan seleksi untuk mendapatkan calon penyedia barang/jasa, faktor sifat materiel TNI AU yang padat teknologi, keterbatasan peralatan dan sumber daya manusia, ketersediaan suku cadang serta aspek efisiensi anggaran. Dalam pelaksanaan seluruh aspek ini, harus tetap meletakkan kepentingan TNI Angkatan Udara di atas segala-galanya. 14. Ketentuan Pengadaan Jasa Perbaikan. Ketentuan umum pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat di TNI AU adalah sebagai berikut: a. Kualifikasi penyedia jasa perbaikan merupakan proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia jasa perbaikan sebelum memasukkan penawaran. Kualifikasi dilaksanakan pada tahap persiapan pengadaan jasa perbaikan. b. Dalam proses pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat dilaksanakan kegiatan seleksi untuk mendapatkan calon peserta penyedia jasa perbaikan yang memenuhi persyaratan kualifikasi sebagaimana ditentukan dalam dokumen pengadaan. c. Dikarenakan karakteristik atau sifat materiel TNI Angkatan Udara yang sangat spesifik dan padat teknologi, efisiensi anggaran, tuntutan waktu pemenuhan kebutuhan barang yang harus segera dipenuhi dalam rangka memenuhi tuntutan operasional pemeliharaan, jumlah penyedia jasa perbaikan yang terbatas, serta sedapat mungkin menghindari terjadinya gagal lelang maka sistem pemilihan penyedia jasa perbaikan tidak memungkinkan menggunakan sistem pelelangan umum. d. Dihadapkan pada keterbatasan fasilitas alat peralatan, sumber daya manusia, kewenangan sesuai regulasi dalam bidang teknik, waktu pemenuhan kebutuhan barang yang tidak bisa ditunda maka tidak dimungkinkan penentuan tingkat 5
kerusakan barang dilaksanakan pada tahap persiapan pengadaan atau sebelum proses pelaksanaan pengadaan jasa perbaikan. e. Waktu stripping dan availability (ketersediaan) suku cadang, FIFO (first in first out) sesuai regulasi internal workshop, TNI AU memilah barang yang harus diperbaiki di dalam dan di luar negeri sesuai dengan tuntutan pemenuhan kebutuhan operasional (strategi pemeliharaan). f. Dalam rangka efisiensi anggaran dan sesuai ketentuan yang berlaku, pelaksanaan pengadaan jasa perbaikan harus mengutamakan kepentingan TNI AU sehingga diperoleh harga yang menguntungkan negara sesuai dengan harga pasar yang berlaku dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. 15. Persyaratan Administrasi Penyedia Pengadaan Jasa Perbaikan. Adapun syarat-syarat administrasi yang harus dipenuhi oleh calon penyedia jasa perbaikan untuk pengadaan jasa perbaikan alutsista, suku cadang beserta sarana pendukungnya secara terpusat adalah sebagai berikut: a. Formulir Isian Lengkap dan Data-Data Perusahaan: 1) Permohonan menjadi penyedia jasa perbaikan TNI AU bermeterai. 2) Surat pernyataan bukan pegawai negeri sipil (PNS) /TNI bermeterai. 3) Surat pernyataan minat untuk mengikuti penyedia jasa perbaikan bermeterai. 4) Surat pernyataan kebenaran data bermeterai. 5) Surat pernyataan tidak masuk dalam daftar hitam bermeterai. 6) Penilaian kualifikasi, meliputi: a) Data administrasi. b) Izin usaha. c) Landasan hukum pendirian perusahaan. d) Pengurus perusahaan sesuai akta pendirian/perubahan terakhir. e) Data keuangan: (1) Susunan pemilik saham. (2) Pajak. f) Modal kerja. g) Sertifikat approval/rekomendasi bermeterai. 7) Neraca perusahaan tiga tahun terakhir dan disahkan oleh Akuntan Publik kecuali bagi perusahaan yang didirikan kurang dari tiga tahun. 6
8) Data personalia (keahlian teknis dan staf). 9) Data peralatan dan perlengkapan perusahaan. 10) Data pengalaman kerja tiga tahun terakhir kecuali perusahaan yang baru berdiri kurang dari tiga tahun. 11) Data pekerjaan yang sedang dilaksanakan. b. Kelengkapan Data Administrasi: 1) Foto kopi akta pendirian perusahaan dan perubahannya serta pengesahan sesuai dengan Keputusan Menkumham RI. 2) Surat keterangan domisili perusahaan. 3) Foto kopi KTP pengurus/penanggung jawab perusahaan yang masuk dalam akta perusahaan/perubahan terakhir. 4) Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) sesuai dengan bidang pekerjaan yang akan dilaksanakan. 5) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). 6) Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP). 7) Tanda Daftar Perusahaan (TDP). 8) Surat Pajak Tahunan (SPT) tahun terakhir (1 bundel). 9) Surat keterangan dukungan modal dari bank/referensi bank asli. 10) Surat pernyataan tidak pailit tahun terakhir yang dikeluarkan oleh pengadilan negeri. 11) Surat pernyataan sanggup memberikan price list bermeterai. 12) Company profile perusahaan. 13) Dukungan Bidang Usaha. Dukungan bidang usaha sebagai berikut: a) Principal di Dalam Negeri. Harus melampirkan surat penunjukkan/ perjanjian kerja sama/Memorandum of Understanding (MOU) dengan agen dalam negeri yang disahkan oleh notaris setempat. b) Principal di Luar Negeri. Kelengkapan dokumen dan fasilitas yang harus dimiliki oleh principal (luar negeri) terdiri atas: (1) Akta pendirian perusahaan atau yang sejenis seperti Accounting and Corporate Regulatory Authority/ACRA. 7
(2) Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) atau yang sejenis seperti ACRA. (3) Surat keterangan domisili perusahaan atau yang sejenis seperti ACRA. (4) Organisasi dan daftar personel principal. (5) Sertifikat yang dimiliki misalnya ISO/AS, DDOF, ASA, dan lainlain. (6) Format purchasing order dan receiving report. (7) Personel yang memiliki latar belakang (pendidikan formal) aviation/telah bekerja di bidang aviation/pengalaman baik training maupun kursus bidang aviation atau yang dipersyaratkan. (8) Fasilitas/tata ruang dan denah kantor memenuhi standar kelayakan. (9) Warehouse/gudang yang memenuhi standar. (10) Surat perjanjian/MOU dengan supporting letter dengan workshop/vendor/supplier. (11) Letter of Appointment (LOA) dari principal di luar negeri kepada perwakilan/agennya di Indonesia dan Power of Attorney (POA) yang menunjuk personel yang diberikan kewenangan tertentu oleh pihak principal. LOA dan POA di-endorse oleh Athan RI/Konsulat Jenderal RI/Atase Perdagangan RI/Pejabat Kedutaan RI setempat atau negara akreditasinya dan diketahui oleh notary public di negara asal penyedia jasa perbaikan. (12) Capability list. (13) Company profile/data principal. (14) Supporting letter/surat dukungan dari pabrikan/vendor kepada principal apabila principal-nya bukan sebagai pabrikan/vendor. c) Workshop. Kelengkapan dokumen dan fasilitas yang harus dimiliki oleh workshop adalah: (1) Workshop luar negeri terdiri atas: (a) Akta pendirian perusahaan atau yang sejenis seperti ACRA. (b) Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) atau yang sejenis seperti ACRA. (c) Surat keterangan domisili perusahaan atau yang sejenis seperti ACRA. 8
(d) Daftar personel workshop/kualifikasi (sertifikat yang dimiliki). (e) Daftar publikasi teknik/manual (untuk pesawat yang dimiliki TNI Angkatan Udara). (f) Daftar peralatan kerja (special tools and tester). (g) Daftar kemampuan beserta dokumen pendukungnya (capability list). (h) Sertifikat yang dimiliki (DGCA, FAA, EASA, ISO/AS, AMC, FMC, dll.). (i) Data AUP dan kalibrasi. (j) Quality control procedure. (k) Format purchasing order dan receiving report. (l) Format label brosur/order. (m) Surat perjanjian/MOU/supporting letter dengan principal. (n) Fasilitas pemeliharaan yang memenuhi standart. (o) Surat kerja sama (MOU) antara perusahaan dengan Workshop. (p) Surat Kelaikan (SLAIK) dan Capability List Workshop dari Dislambangjaau yang masih berlaku (khusus perusahaan yang sudah terdaftar di TNI AU). (q) Untuk persyaratan kualifikasi penyedia jasa perbaikan nonalutsista dokumen yang tersebut di bawah ini tidak bersifat wajib, kecuali apabila panitia pengadaan jasa perbaikan mempersyaratkan hal tersebut sebagai dokumen kualifikasi yang harus dilengkapi. Adapun dokumen tersebut adalah: i. Sertifikat yang dimiliki (DGCA, FAA, EASA, ISO/AS, AMC, FMC). ii. Data AUP (Alat Ukur Presisi) dan kalibrasi. iii. Surat/sertifikat penunjukan dari pabrikan sebagai authorized workshop. (2) Dalam negeri terdiri atas: (a) Akta pendirian perusahaan. (b) Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP). 9
(c) Surat keterangan domisili perusahaan. (d) Organisasi dan daftar personel workshop/kualifikasi (sertifikat yang dimiliki). (e) Daftar publikasi teknik/manual (untuk pesawat yang dimiliki TNI Angkatan Udara). (f) Daftar peralatan kerja (special tools dan tester). (g) Daftar kemampuan beserta dokumen pendukungnya (capability list). (h) Sertifikat yang dimiliki (DGCA, FAA, EASA, ISO/AS, dll.). (i) Data AUP dan kalibrasi. (j) Quality control procedure. (k) Format purchasing order dan receiving report. (l) Format label brosur/order. (m) Fasilitas pemeliharaan yang memenuhi standar. (n) Daftar pendidikan kualifikasi personel. (o) Daftar pengalaman/prestasi yang pernah dilaksanakan. (p) Surat kerja sama (MOU) antara perusahaan dengan workshop. (q) Surat Kelaikan (SLAIK) dan Capability List Workshop dari Dislambangjaau yang masih berlaku (khusus perusahaan yang sudah terdaftar di TNI AU). (r) Untuk persyaratan kualifikasi penyedia jasa perbaikan nonalutsista dokumen yang tersebut di bawah ini tidak bersifat wajib, kecuali apabila panitia pengadaan jasa perbaikan mempersyaratkan hal tersebut sebagai dokumen kualifikasi yang harus dilengkapi. Adapun dokumen tersebut adalah: i. Sertifikat yang dimiliki (DGCA, FAA, EASA, ISO/AS, AMC, FMC). ii. Data AUP dan kalibrasi. iii. Surat/sertifikat penunjukan dari pabrikan sebagai authorized workshop. 10
15) Surat Keterangan Hasil Penelitian Personel (SKHPP)/Security clearance yang masih berlaku dari Dispamsanau (khusus perusahaan yang sudah terdaftar di TNI AU). 16) Surat Kemampuan Bidang Usaha (SKBU) untuk maksimal sepuluh jenis/type pesawat termasuk radar, senjata, amunisi dan cad/pad sesuai kemampuan/dukungan yang diberikan dalam Letter of Appointment (LOA) dan Power of Attorney (POA) (khusus pemasok alutsista). 16. Metode Penilaian Workshop. Penilaian workshop yang mendukung calon penyedia jasa perbaikan yang akan mengikuti lelang pengadaan jasa perbaikan, akan dilaksanakan penilaian melalui serangkaian penilaian administrasi oleh panitia pengadaan jasa perbaikan. Sesuai dengan karakterisktik dan sifat pengadaan jasa perbaikan yang akan dilaksanakan maka kelompok kerja/panitia pengadaan jasa perbaikan berdasarkan analisa/pertimbangan profesional yang dimiliki dapat menentukan prioritas dan pembobotan penilaian terhadap parameter yang ada sehingga tercapai objektifitas pelaksanaan pengadaan jasa perbaikan sesuai ketentuan. Adapun parameter yang dipakai dalam menilai workshop adalah sebagai berikut : a. Turn Around Time. Turn around time adalah waktu yang diperlukan workshop untuk melaksanakan proses perbaikan sejak barang tersebut diterima di workshop sampai dengan selesai dikerjakan diluar waktu administrasi dan pengiriman (delivery). Barang tersebut diterima di workshop dibuktikan dengan dokumen bukti penerimaan, sementara barang tersebut selesai dikerjakan dibuktikan dengan dokumen test result atau dokumen yang sejenisnya. b. Kapasitas Produksi. Kapasitas produksi adalah jumlah produksi yang dilaksanakan oleh workshop tersebut dalam kurun waktu tertentu. c. OEM/MRO/Authorized Workshop. Apakah workshop tersebut termasuk dalam manufacture atau tidak. d. Kerja Sama Dengan Workshop Lain. Apakah workshop dimaksud mempunyai perjanjian kerja sama atau tidak dengan pabrikan/perusahaan lain. Hal ini dapat menggambarkan tentang performance workshop tersebut. e. Negara Pemakai. Semakin banyak customer dari berbagai negara yang menggunakan jasa workshop tersebut, semakin tinggi penilaian kepada workshop itu. f. Riwayat Pekerjaan. Bagaimanakah riwayat workshop tersebut dalam melaksanakan pekerjaan sebelumnya dari TNI AU. g. Sisa Tanggungan Pekerjaan. Sisa tanggungan pekerjaan para penyedia jasa dapat digunakan sebagai parameter untuk mengukur nilai kemampuan dan rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan yang telah diamanatkan oleh TNI AU. Semakin banyak memiliki tanggungan pekerjaan, semakin kecil pula penilaian terhadap penyedia jasa tersebut (periksa lampiran II). 11
BAB IV PENYELENGGARAAN PENGADAAN JASA PERBAIKAN 17. Umum. Mekanisme pengadaan jasa perbaikan pada dasarnya perlu disusun secara baik dan benar dalam rangka memperoleh hasil pengadaan jasa perbaikan yang optimal dan akuntabel. Tujuan dirumuskannya mekanisme jasa perbaikan adalah demi terwujudnya kesamaan pola pikir dan pola tindak bagi personel yang menangani kegiatan jasa perbaikan sehingga mampu memahami dan melaksanakan ketentuan pengadaan jasa perbaikan. Mekanisme ini diharapkan dapat diaplikasikan pada setiap situasi dan kondisi dengan tetap mengedepankan kepentingan TNI AU. 18. Kriteria Kondisi Barang yang Akan Diperbaiki. Panitia pengadaan jasa perbaikan memperhatikan kriteria kondisi barang akan diperbaiki dari rekomendasi pihak bin item yang tercantum pada UP. Adapun kriteria kondisi barang yang akan diperbaiki terdiri dari: a. Rusak Ringan. Barang dikatagorikan rusak ringan apabila diperkirakan mengalami kerusakan dibawah 30%. b. Rusak Sedang. Barang dikatagorikan rusak sedang apabila diperkirakan mengalami kerusakan berkisar antara 31% s.d. 45%. c. Rusak Berat. Barang dikatagorikan rusak berat apabila diperkirakan mengalami kerusakan berkisar antara 46% s.d. 60%. 19. Tindakan Perbaikan. Untuk tindakan perbaikan yang dapat direncanakan dalam pengadaan jasa perbaikan sesuai dengan tingkat kerusakan barang adalah sebagai berikut: a. Overhaul b. Repair c. Pemeliharaan periodik/phasei inspection/PI d. Inspect 20. Parameter Pelaksanaan Proses Pengadaan Jasa Perbaikan Dengan Stripping dan Tanpa Stripping. Setelah panitia pengadaan jasa perbaikan mengetahui kondisi barang yang akan diperbaiki dan memperkirakan sesuai keahlian terkait tindakan perbaikan yang diperlukan terhadap barang yang akan dilaksanakan perbaikan serta setelah mempertimbangkan dari berbagai aspek penilaian yang menguntungkan kepentingan TNI AU, maka selanjutnya panitia pengadaan jasa perbaikan menentukan proses perbaikan tersebut, apakah dipandang perlu proses pengadaan jasa perbaikan dilaksanakan dengan stripping atau tanpa stripping. 21. Metode Pemilihan Penyedia Jasa Perbaikan. Panitia pengadaan jasa perbaikan berwenang untuk menentukan metode pemilihan penyedia jasa perbaikan. Adapun metode yang dapat digunakan adalah sebagai berikut: 12
a. Pemilihan Khusus. Pemilihan khusus adalah metode pemilihan penyedia jasa perbaikan yang dilakukan dengan membandingkan paling sedikit dua calon penyedia jasa perbaikan yang berpotensi serta diundang dan selanjutnya dilakukan evaluasi kualifikasi. b. Penunjukan Langsung. Penunjukan langsung adalah metode pemilihan penyedia jasa perbaikan dengan cara menunjuk langsung satu penyedia jasa perbaikan. 22. Parameter Metode Pemilihan Jasa Perbaikan. Di dalam menentukan pemilihan metode pengadaan jasa perbaikan yang akan digunakan, panitia pengadaan jasa perbaikan perlu memperhatikan parameter sebagai berikut: a. Pemilihan Khusus. Panitia pengadaan jasa perbaikan dapat menggunakan metode pemilihan khusus dengan parameter sebagai berikut: 1) Terdapat beberapa calon penyedia jasa perbaikan yang memiliki kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan jasa perbaikan yang akan diadakan. 2) Apabila masih tersedia waktu yang cukup untuk melaksanakan pengadaan jasa perbaikan bila dihadapkan pada ketentuan pertanggungjawaban keuangan kontrak tahun tunggal. b. Penunjukan Langsung. Panitia pengadaan jasa perbaikan dapat menggunakan metode penunjukan langsung apabila memenuhi parameter sebagai berikut: 1) Hanya ada satu calon penyedia jasa perbaikan/single source yang memiliki kemampuan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan oleh panitia pengadaan jasa perbaikan. Adapun penyedia jasa perbaikan yang dinilai mampu untuk melaksanakan pekerjaan dan/atau memenuhi kualifikasi yang telah ditentukan adalah sebagai berikut: a) Pengalaman pengadaan jasa perbaikan sejenis sebelumnya. b) Hasil laporan kunjungan pameran/promosi. c) Hasil presentasi penyedia jasa perbaikan alutsista TNI. d) Hasil survei lapangan dan studi kepustakaan (melalui internet, jurnal, media masa, dan lain-lain) dan/atau e) Informasi lain yang relevan. 2) Keperluan commonality dan/atau interoperability. 3) Keadaan tertentu yang menyangkut pertahanan negara termasuk strategi pertahanan, kerahasiaan, percepatan untuk penanganan darurat dan/atau pemenuhan kebutuhan operasional yang bersifat sangat mendesak yang apabila tidak segera dipenuhi maka akan mengganggu kesiapan pelaksanaan tugas operasional. 13
4) Keadaan tertentu dalam rangka pemenuhan kebutuhan operasi, pendidikan dan latihan yang bersifat sangat mendesak diajukan secara berjenjang dari satuan kerja dan dikaji tingkat urgensinya oleh bin item selanjutnya diajukan kepada KPA/Kasau untuk memperoleh pengesahan. 5) Keadaan tertentu sebagaimana dimaksud pasal 4) ditetapkan oleh KPA dan menjadi bagian tertulis pada direktif KPA. 23. Penahapan Pengadaan Jasa Perbaikan. Pada penahapan proses pengadaan jasa perbaikan ini diawali dengan proses pemindahan barang dalam kondisi unserviceable/US dari satker pengguna barang ke RPC (Repairable Processing Centre) Bekmatpus sesuai aturan dan ketentuan yang berlaku, dimana pemindahan tersebut dapat dilakukan secara fisik disertai dokumen adminstrasi maupun dipindahkan secara administratif (barang dalam kondsi US tetap berada di satker pengguna barang karena alasan teknik terkait sifat dan jenis barang). Barang dalam kondisi US yang direncanakan proses perbaikannya melibatkan calon penyedia jasa perbaikan adalah barang dalam kondisi US yang telah melalui tahapan pengklasifikasian oleh pihak yang berwenang yang telah mempertimbangkan berbagai aspek yang paling menguntungkan TNI AU terutama aspek keterlangsungan dukungan kebutuhan logistik, terjaminnya akuntabilitas serta tepat waktu, tepat guna dan tepat sasaran. Adapun proses penahapan dalam pelaksanaan pengadaan jasa perbaikan adalah sebagai berikut: a. Tahap Persiapan. Pada tahap persiapan ini, proses pengadaan jasa perbaikan diawali dengan kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1) Penyusunan Usul Pesanan Oleh Bin Item. Penyusunan usul pesanan oleh bin item dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut: a) Usul pesanan disusun sesuai skala prioritas mengacu kepada Sasbinpuanops. b) Barang yang akan disusun dalam usul pesanan, dikoordinasikan dengan Dismatau sebagai pengendali persediaan. c) Berkoordinasi dengan Dismatau dan Bekmatpus untuk melaksanakan cek fisik barang di gudang RPC Bekmatpus atau di tempat lain yang telah disepakati. d) Cek fisik dilaksanakan oleh personel dari unsur bin item dan Dismatau dalam rangka rencana penyusunan usul pesanan. e) Cek fisik dilakukan untuk memastikan ketersediaan barang dan kelengkapan dokumen yang menyertai barang. f) Hasil cek fisik dituangkan ke dalam laporan cek fisik oleh tim cek fisik kepada bin item. 2) Penerbitan Surat Perintah Pengadaan. Mekanisme penerbitan surat perintah pengadaan oleh KPA diatur sebagai berikut: a) Slogau bertanggung jawab terhadap pengurusan penerbitan surat perintah pengadaan sampai dengan ditandatangani oleh KPA. 14
b) Surat perintah pengadaan yang telah ditandatangani oleh Aslog Kasau a.n. Kasau selaku KPA selanjutnya didistribusikan kepada Kadisadaau. 3) Penetapan Panitia Pengadaan Jasa Perbaikan. Penetapan panitia pengadaan jasa perbaikan oleh KPA diatur dengan mekanisme sebagai berikut: a) Kadisadau setelah menerima surat perintah pengadaan jasa perbaikan segera menyusun panitia pengadaan jasa perbaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b) Konsep surat pembentukan panitia pengadaan jasa perbaikan diajukan sesuai dengan prosedur yang berlaku diajukan kepada KPA untuk memperoleh pengesahan. c) Panitia pengadaan jasa perbaikan memulai tugasnya setelah surat perintah panitia pengadaan jasa perbaikan disahkan oleh KPA. b. Tahap Pelaksanaan. Tahap pelaksanaan dalam pemilihan pengadaan jasa perbaikan ini terdiri dari: 1) Pemilhan Khusus. Dalam metode pemilihan khusus ini dilaksanakan dengan dua metode, yaitu: a) Tanpa Stripping. Pemilihan khusus pengadaan jasa perbaikan dengan prakualifikasi tanpa stripping, diatur dengan mekanisme sebagai berikut: (1) Penerbitan surat perintah pengadaan. (2) Pembentukan panitia pengadaan. (3) Undangan prakualifikasi. (4) Pendaftaran dan pengambilan dokumen kualifikasi. (5) Pemasukan dan evaluasi dokumen kualifikasi, SKHPP dan sertifikat kelaikan. (6) Pembuktian kualifikasi. (7) Penetapan dan pembuatan berita acara hasil kualifikasi. (8) Pemberitahuan/pengumuman hasil kualifikasi. (9) Penyusunan Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS). (10) Undangan kepada peserta yang lulus kualifikasi. (11) Pemberian penjelasan (aanwijzing). 15
(12) Pelaksanaan cek fisik (aanwijzing materiil), mekanisme cek fisik diatur sebagai berikut: (a) Aanwijzing materiel dilaksanakan oleh unsur bin item, Dismatau, Disadaau dan seluruh calon penyedia jasa perbaikan yang diundang. (b) Apabila diperlukan calon penyedia jasa perbaikan dapat menghadirkan tim ahli atau expertise yang dapat memeriksa secara visual terhadap kelengkapan barang dan dokumen yang menyertai. (c) Waktu pelaksanaan disesuaikan dengan jadwal rangkaian proses pengadaan. (d) Tempat pelaksanaan di Bekmatpus atau di tempat materiel tersimpan sebelum pengiriman. (e) Aanwijzing materiel ini menghasilkan laporan aanwijzing materiel yang dijadikan dasar hukum dan mengikat kepada kedua belah pihak hingga tahap pengakhiran kontrak. (13) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya. (14) Pemasukan dokumen penawaran administrasi dan harga. (15) Pembukaan dokumen penawaran. (16) Pembuatan berita acara pembukaan dokumen penawaran. (17) Evaluasi dokumen penawaran. (18) Pembuatan berita acara evaluasi dokumen penawaran. (19) Penetapan pemenang. (20) Pengumuman pemenang. (21) Masa sanggah dan sanggah banding (apabila diperlukan). (22) Penerbitan Surat Permintaan Perbaikan (SPP) atau Maintenance Request (MR) sebagai dasar pembuatan Instruksi Pengeluaran (IP) barang. (23) Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ). (24) Penyerahan jaminan pelaksanaan oleh penyedia jasa perbaikan. (25) Penandatanganan kontrak. 16
b) Dengan Stripping. Pemilihan khusus pengadaan jasa perbaikan dengan prakualifikasi dengan stripping, diatur sesuai dengan mekanisme sebagai berikut: (1) Penerbitan surat perintah pengadaan jasa perbaikan. (2) Pembentukan panitia pengadaan jasa perbaikan. (3) Undangan prakualifikasi. (4) Pendaftaran dan pengambilan dokumen kualifikasi. (5) Pemasukan dan evaluasi dokumen kualifikasi, SKHPP dan sertifikat kelaikan. (6) Pembuktian kualifikasi. (7) Penetapan dan pembuatan berita acara hasil kualifikasi. (8) Pemberitahuan/pengumuman hasil kualifikasi. (9) Penyusunan Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS). (10) Undangan kepada peserta yang lulus kualifikasi. (11) Pemberian penjelasan (aanwijzing). (12) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya. (13) Pemasukan dokumen penawaran tahap I (administrasi) berisi spesifikasi teknis, workshop dan capability list, sertifikat kelaikan, delivery time, warranty claim, dan jaminan penawaran. (14) Pembukaan dokumen penawaran tahap I. (15) Pembuatan berita acara pembukaan dokumen penawaran tahap I. (16) Evaluasi dokumen penawaran tahap I. (17) Pembuatan berita acara evaluasi dokumen penawaran tahap I. (18) Penetapan pemenang. (19) Pengumuman pemenang. (20) Pelaksanaan cek fisik (aanwijzing materiel), mekanisme cek fisik diatur sebagai berikut: (a) Aanwijzing materiel dilaksanakan oleh unsur bin item, Dismatau, Disadaau dan seluruh calon penyedia jasa perbaikan yang diundang. 17
(b) Apabila diperlukan calon penyedia jasa perbaikan dapat menghadirkan tim ahli atau expertise yang dapat memeriksa secara visual terhadap kelengkapan barang dan dokumen yang menyertai. (c) Waktu pelaksanaan disesuaikan dengan jadwal rangkaian proses pengadaan. (d) Tempat pelaksanaan di Bekmatpus atau di tempat materiel tersimpan sebelum pengiriman. (e) Aanwijzing ini materiil ini menghasilkan laporan annwijzing materiel yang dijadikan dasar hukum dan mengikat kepada kedua belah pihak hingga tahap pengakhiran kontrak. (21) Penerbitan Surat Permintaan Perbaikan (SPP) atau Maintenance Request (MR) sebagai dasar pembuatan Instruksi Pengeluaran (IP) barang. (22) Stripping dilaksanakan di tempat yang disepakati oleh kedua belah pihak (workshop/fasilitas penyedia jasa perbaikan/site), dengan ketentuan sebagai berikut: (a) Apabila diperlukan dalam rangka peninjauan pelaksanaan stripping, sebelum calon penyedia jasa perbaikan mengajukan surat penawaran, akan dilaksanakan peninjauan oleh minimal tiga personel, terdiri atas unsur Disadaau, bin item/ahli komoditi (inspektor) dan Dismatau (pengendali persediaan). (b) Segala biaya yang timbul pada pelaksanaan kegiatan tersebut menjadi tanggung jawab calon penyedia jasa perbaikan. (c) Penyedia jasa perbaikan wajib memberikan stripping report paling lama enam puluh hari kalender sejak menerima Instruksi Pengeluaran (IP), dengan ketentuan stripping report diterbitkan oleh workshop dan dilengkapi dengan dokumen hasil stripping. (23) Pemasukan dokumen penawaran tahap II berisi total penawaran harga, rincian penawaran harga, proforma invoice dari principal yang telah di-endorse oleh Atase Pertahanan RI/Konsulat Jenderal RI/Atase Perdagangan RI/Perwakilan Pemerintah RI di negara setempat, dan stripping report. (24) Pembukaan dokumen penawaran tahap II. (25) Pembuatan berita acara pembukaan dokumen penawaran tahap II. (26) Evaluasi dan negosiasi. 18
(27) Pembuatan berita acara evaluasi dan negosiasi. (28) Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ). (29) Penyerahan jaminan pelaksanaan oleh penyedia jasa perbaikan. (30) Penandatanganan kontrak. 2) Penunjukan Langsung. Dalam metode Penunjukan Langsung ini dilaksanakan dengan dua metode, yaitu: a) Tanpa Stripping. Penunjukan langsung pengadaan jasa perbaikan dengan prakualifikasi tanpa stripping, diatur dengan ketentuan sebagai berikut: (1) Penerbitan surat perintah pengadaan. (2) Pembentukan panitia pengadaan. (3) Penetapan penyedia jasa perbaikan dalam direktif tertulis KPA. (4) Undangan prakualifikasi. (5) Pendaftaran dan pengambilan dokumen kualifikasi. (6) Pemasukan dan evaluasi dokumen kualifikasi, SKHPP dan sertifikat kelaikan. (7) Pembuktian kualifikasi. (8) Pengajuan saran penunjukan penyedia jasa perbaikan kepada KPA. (9) Penetapan dan pembuatan berita acara hasil kualifikasi. (10) Pemberitahuan/pengumuman hasil kualifikasi. (11) Penyusunan Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS). (12) Undangan kepada peserta yang ditunjuk dan lulus kualifikasi. (13) Pemberian penjelasan (aanwijzing). (14) Pelaksanaan cek fisik (aanwijzing materiel), mekanisme cek fisik diatur sebagai berikut: (a) Aanwijzing materiel dilaksanakan oleh unsur bin item, Dismatau, Disadaau dan calon penyedia jasa perbaikan yang ditunjuk. (b) Apabila diperlukan calon penyedia jasa perbaikan dapat menghadirkan tim ahli atau expertise yang dapat memeriksa 19
secara visual terhadap kelengkapan barang dan dokumen yang menyertai. (c) Waktu pelaksanaan disesuaikan dengan jadwal rangkaian proses pengadaan. (d) Tempat pelaksanaan di Bekmatpus atau di tempat materiel tersimpan sebelum pengiriman. (e) Aanwijzing ini materiel ini menghasilkan laporan hasil aanwijzing yang dijadikan dasar hukum dan mengikat kepada kedua belah pihak hingga tahap pengakhiran kontrak. (15) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya. (16) Pemasukan dokumen penawaran administrasi dan harga. (17) Pembukaan dokumen penawaran. (18) Pembuatan berita acara pembukaan dokumen penawaran. (19) Evaluasi dan negosiasi. (20) Pembuatan berita acara evaluasi dan negosiasi. (21) Penerbitan Surat Permintaan Perbaikan (SPP) atau Maintenance Request (MR) sebagai dasar pembuatan Instruksi Pengeluaran (IP) barang. (22) Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ). (23) Penyerahan jaminan pelaksanaan oleh penyedia jasa perbaikan. (24) Penandatanganan kontrak. b) Dengan Stripping. Penunjukan langsung pengadaan jasa perbaikan dengan prakualifikasi dan dengan stripping, diatur dengan ketentuan sebagai berikut: (1) Penerbitan surat perintah pengadaan. (2) Pembentukan panitia pengadaan. (3) Pengajuan saran penunjukan penyedia jasa perbaikan kepada KPA. (4) Penetapan penyedia jasa perbaikan dalam direktif tertulis KPA. (5) Undangan prakualifikasi. (6) Pendaftaran dan pengambilan dokumen kualifikasi. 20
(7) Pemasukan dan evaluasi dokumen kualifikasi, SKHPP dan sertifikat kelaikan. (8) Pembuktian kualifikasi. (9) Penetapan dan pembuatan berita acara hasil kualifikasi. (10) Pemberitahuan/pengumuman hasil kualifikasi. (11) Penyusunan Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS). (12) Undangan kepada peserta yang ditunjuk dan lulus kualifikasi. (13) Pemberian penjelasan (aanwijzing). (14) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya. (15) Pemasukan dokumen penawaran tahap I (administrasi) berisi spesifikasi teknis, workshop dan capability list, sertifikat kelaikan, delivery time, warranty time, dan jaminan penawaran. (16) Pembukaan dokumen penawaran tahap I. (17) Pembuatan berita acara pembukaan dokumen penawaran tahap I. (18) Pelaksanaan cek fisik (aanwijzing materiel), mekanisme cek fisik diatur sebagai berikut: (a) Aanwijzing materiel dilaksanakan oleh unsur bin item, Dismatau, Disadaau, dan calon penyedia jasa perbaikan yang ditunjuk. (b) Apabila diperlukan calon penyedia jasa perbaikan dapat menghadirkan tim ahli atau expertise yang dapat memeriksa secara visual terhadap kelengkapan barang dan dokumen yang menyertai. (c) Waktu pelaksanaan disesuaikan dengan jadwal rangkaian proses pengadaan. (d) Tempat pelaksanaan di Bekmatpus atau di tempat materiel tersimpan sebelum pengiriman. (e) Aanwijzing ini materiel ini menghasilkan laporan hasil Annwijzing yang dijadikan dasar hukum dan mengikat kepada kedua belah pihak hingga tahap pengakhiran kontrak. (19) Penerbitan Surat Permintaan Perbaikan (SPP) atau Maintenance Request (MR) sebagai dasar pembuatan Instruksi Pengeluaran (IP) barang. 21
(20) Stripping dilaksanakan di workshop/fasilitas penyedia jasa perbaikan, dengan ketentuan sebagai berikut: (a) Apabila diperlukan dalam rangka peninjauan pelaksanaan stripping, sebelum calon penyedia jasa perbaikan mengajukan surat penawaran, akan dilaksanakan peninjauan oleh minimal tiga personel, terdiri atas unsur Disadaau, bin item/ahli komoditi (inspektor) dan Dismatau (pengendali persediaan). (b) Segala biaya yang timbul pada pelaksanaan kegiatan tersebut menjadi tanggung jawab calon penyedia jasa perbaikan. (c) Penyedia Jasa perbaikan wajib memberikan stripping report paling lama 60 hari kalender sejak menerima Instruksi Pengeluaran (IP), dengan ketentuan stripping report diterbitkan oleh workshop dan dilengkapi dengan dokumen hasil stripping. (21) Pemasukan dokumen penawaran tahap II (harga) berisi total penawaran harga, rincian penawaran harga, proforma invoice dari principal yang telah di-endorse oleh Atase Pertahanan RI/Konsulat Jenderal RI/Atase Perdagangan RI/Perwakilan Pemerintah RI di negara setempat, dan stripping report. (22) Pembukaan dokumen penawaran tahap II. (23) Pembuatan berita acara pembukaan dokumen penawaran tahap II. (24) Evaluasi dan negosiasi dokumen penawaran tahap I dan II. (25) Pembuatan berita acara evaluasi dan negosiasi (26) Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ). (27) Penyerahan jaminan pelaksanaan oleh penyedia jasa perbaikan. (28) Penandatanganan kontrak. c. Tahap Pengakhiran. Lingkup kegiatan pada tahap pengakhiran pengadaan jasa perbaikan dimulai segera setelah kontrak ditandatangani oleh pihak pembeli dan pihak penjual sampai dengan kewajiban para pihak yang berikatan kontrak telah dilaksanakan. Adapun kegiatan pada tahap pengakhiran ini meliputi: 1) Pengendalian Pelaksanaan Kontrak. Pengendalian pelaksanaan kontrak meliputi hal hal sebagai berikut: a) Melaksanakan koordinasi dengan penyedia jasa perbaikan untuk membuat progres report setelah kontrak berlaku. 22
b) Membuat surat teguran I kepada penyedia jasa perbaikan tentang perkembangan kontrak dan mengajukan kepada Kadisadaau untuk mendapat pengesahan. Surat teguran I diberikan kepada penyedia jasa perbaikan paling lambat lima belas hari kalender sejak jatuh tempo kontrak. c) Membuat surat teguran II kepada penyedia jasa perbaikan tentang perkembangan kontrak dan mengajukan kepada Kadisadaau untuk mendapat pengesahan. Surat teguran II diberikan kepada penyedia jasa paling lambat tiga puluh hari kalender sejak jatuh tempo kontrak. d) Membuat surat konfirmasi ke bin item yang berisi tentang status pekerjaan jasa perbaikan yang belum diterima/selesai. Apabila pekerjaan jasa perbaikan yang belum selesai tersebut sudah tidak lagi dibutuhkan untuk kepentingan kegiatan pemeliharaan alutsista/operasional/ perawatan personel, maka dalam rangka ketertiban administrasi dan pertanggungjawaban keuangan terhadap kontrak ini akan dilakukan pemutusan secara sepihak. Namun apabila pekerjaan jasa perbaikan yang belum diterima tersebut masih diperlukan untuk kepentingan kegiatan pemeliharaan alutsista/operasional/perawatan personel maka kepada bin item diminta untuk memberikan penjelasan terkait hal tersebut dan kepada kontrak ini akan dilaksanakan amandemen. Surat konfirmasi kepada bin item dibuat setelah surat teguran II dan paling lambat 45 hari kalender sejak jatuh tempo kontrak. e) Koordinasi dengan pihak terkait untuk menindaklanjuti jawaban konfirmasi dari bin item. f) Membuat surat teguran III kepada penyedia jasa perbaikan tentang perkembangan kontrak dan mengajukan kepada Kadisadaau untuk mendapat pengesahan. Surat teguran III diberikan kepada penyedia jasa perbaikan paling lambat lima puluh hari kalender sejak jatuh tempo kontrak. g) Melaksanakan tindakan/kegiatan terkait tindaklanjut kontrak sesuai keputusan pejabat yang berwenang, tindaklanjut kontrak antara lain : (1) Kontrak diterminasi, atau (2) Kontrak dilanjutkan dengan dilaksanakan amandemen kontrak, dengan catatan apabila keterlambatan tersebut dikarenakan wanprestasi yang dilakukan oleh penyedia jasa perbaikan, maka kepada penyedia jasa perbaikan tersebut akan dikenakan sanksi administrasi dan sanksi finansial (salah satunya berupa denda) sesuai ketentuan yang berlaku. h) Melaksanakan evaluasi terhadap kinerja penyedia jasa perbaikan dalam rangka untuk mempertimbangkan keikutsertaan penyedia jasa perbaikan apabila akan mengikuti kegiatan lelang pengadaan barang/jasa pada tahun anggaran berikutnya. 23
2) Pengendalian Pelaksanaan Kontrak Jasa Perbaikan. Apabila dipandang perlu, Kadisadaau selaku PPK dapat menunjuk tim pengendali jasa perbaikan. Perlunya pembentukan tim pengendali pemeliharaan disampaikan oleh panitia pengadaan jasa perbaikan pada saat aanwijzing dan merupakan satu persyaratan yang bersifat mandatory serta merupakan salah satu variable yang dinilai pada saat dilaksanakan evaluasi penawaran harga. Ketentuan tentang tim pengendali pemeliharaan dicantumkan dalam klausul kontrak. Adapun pembentukan tim pengendali pelaksanaan kontrak jasa perbaikan, diatur dengan ketentuan sebagai berikut: a) Tim pengendali pemeliharaan merupakan tim teknis yang dibentuk oleh Kadisadaau selaku PPK, berjumlah gasal minimal tiga personel yang bertugas membantu PPK dalam melaksanakan pengendalian proses pelaksanaan perbaikan di workshop/fasilitas pihak penyedia jasa sesuai ketentuan kontrak. b) Tim ini dibentuk oleh Kadisadaau selaku PPK dalam rangka memenuhi tuntutan ketepatan waktu, ketepatan kualitas serta karena sifat pekerjaan jasa yang komplek. c) Tim pengendali pemeliharaan didalam pelaksaan tugasnya bertanggung jawab kepada Kadisadaau selaku PPK. d) Personel tim pengendali pemeliharaan berasal dari unsur expertise (bin item atau user). e) Tim pengendali pemeliharaan melaksanakan bertugas sejak menerima surat perintah dari Kadisadaau selaku PPK. f) Biaya yang timbul akibat pelaksanaan kegiatan tim pengendali pemeliharaan ini sepenuhnya merupakan tanggung jawab dari penyedia jasa perbaikan. g) Hasil pekerjaan tim pengendali pemeliharaan adalah berupa laporan hasil pengendalian pemeliharaan yang dilaporkan kepada Kadisadaau selaku PPK dan merupakan salah satu kelengkapan dokumen pembayaran. 3) Pembayaran. Pembayaran tagihan pekerjaan jasa perbaikan diatur sesuai ketentuan yang disepakati para pihak sesuai klausul kontrak. Adapun jenis pembayaran pekerjaan jasa perbaikan dilakukan dalam dua jenis anggaran, meliputi: a) Pembayaran Tagihan Kontrak Rupiah. b) Pembayaran Tagihan Kontrak Devisa. 23. Kondisi Barang BER (Beyond Economical Repair). Adapun ketentuan-ketentuan terhadap barang yang dinyatakan BER setelah dilaksanakan proses stripping di workshop/fasilitas penyedia jasa perbaikan adalah sebagai berikut: 24
a. Kriteria Barang Dinyatakan BER. Barang dinyatakan BER dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Setelah workshop mengeluarkan laporan hasil stripping yang menyatakan bahwa materiel yang akan diperbaiki dalam kondisi BER, laporan hasil stripping yang menyatakan materiel dalam kondisi BER harus disertai dengan dokumen atau data dukung yang cukup (specification data sheet/dokumen sejenis yang setara). 2) Apabila harga perbaikan materiel tersebut melebihi dari harga pembelian materiel yang baru/OHC. 3) Barang Obsolete. b. Mekanisme Apabila Terjadi Barang BER. Adapun mekanisme yang harus dilaksanakan adalah sebagai barikut: 1) Penyedia jasa perbaikan mengirim surat laporan kepada Kadisadaau selaku PPK disertai laporan hasil pelaksanaan stripping yang menyatakan materiel dalam kondisi BER. Surat laporan penyedia jasa perbaikan tersebut harus dilengkapi dokumen dan data dukung yang cukup dari workshop yang melaksanakan stripping serta data dukung tersebut telah disahkan/di-endorse oleh Atase Pertahanan/Konsulat Jenderal/Atase Perdagangan/Perwakilan RI/notary public di negara tersebut (khususnya untuk perbaikan luar negeri). 2) Kadisadaau selaku PPK memerintahkan untuk dilaksanakan rapat berdasarkan surat resmi yang diterima dari penyedia jasa perbaikan guna membahas langkah-langkah yang akan diambil. 3) Rapat tersebut melibatkan unsur dari Slogau, Disadaau, Dismatau, bin item/user, Bekmatpus, pihak penyedia jasa perbaikan serta unsur lain apabila diperlukan. 4) Hasil rapat tersebut dilaporkan kepada Kadisadaau selaku PPK sebagai saran dan masukan untuk pengambilan keputusan. Adapun saran dan masukan yang akan diambil dapat diklasifikasikan dalam beberapa hal, antara lain sebagai berikut: a) Pengadaan jasa perbaikan tidak dilanjutkan/gagal kontrak, dengan pertimbangan tidak membawa dampak negatif serta tidak berpengaruh terhadap kegiatan operasional dan pemeliharaan. b) Proses pengadaan jasa perbaikan tetap dilanjutkan meskipun tidak menguntungkan dari pertimbangan ekonomis, dikarenakan pertimbangan operasional dan pemeliharaan masih dibutuhkan serta tidak ada lagi sumber barang/jasa lain. c) Penggantian materiel yang akan diperbaiki, hal ini setelah mempertimbangkan bahwa jenis materiel tersebut masih dibutuhkan untuk kepentingan pemeliharaan dan operasional serta masih terdapat materiel sejenis dalam kondisi “US”. 25
d) Exchange materiel atau pertukaran materiel setara secara fungsi, nilai dan usia yang akan diperbaiki, hal ini dilakukan setelah mempertimbangkan berbagai aspek dan sudut pandang berbagai kepentingan. 5) Apabila Kadisadaau memutuskan untuk melanjutkan proses perbaikan maka proses pengadaan jasa perbaikan akan dilanjutkan. 6) Apabila Kadisadaau memutuskan untuk tidak melanjutkan proses pengadaan jasa perbaikan maka penyedia jasa perbaikan wajib mengembalikan materiel beserta dokumen barang yang menyertai materiel dimaksud ke gudang Bekmatpus dengan kondisi sama seperti pada saat pengambilan. c. Aksesoris Item. Apabila terjadi barang BER yang merupakan bagian atau aksesoris item dari major item, maka aksesoris item tersebut harus dikembalikan ke gudang Bekmatpus dengan kondisi sama seperti pada saat pengambilan dan harus diputuskan melalui hasil rapat yang melibatkan Slogau, Disadaau, Dismatau, bin item/user, Bekmatpus, pihak penyedia jasa perbaikan serta unsur lain apabila diperlukan. . d. Kekurangan Pagu Anggaran. Apabila hasil stripping menyatakan biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan perbaikan melebihi dari pagu anggaran, maka akan dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Penyedia jasa perbaikan wajib mengembalikan materiel dimaksud ke gudang Bekmatpus dengan kondisi sama seperti pada saat pengambilan. 2) Apabila materiel tersebut sangat dibutuhkan untuk mendukung kesiapan operasi maka materiel tersebut tetap berada di workshop menunggu penambahan anggaran di tahun berikutnya. Selama materiel berada di workshop pihak penyedia jasa perbaikan wajib bertanggungjawab terhadap keamanan, kondisi dan kelengkapan materiel dimaksud. e. Tindak Lanjut Keputusan. Tindak lanjut keputusan untuk melanjutkan proses perbaikan terhadap materiel yang dinyatakan BER harus dengan mempertimbangkan aspek dan sudut pandang dari berbagai kepentingan, di mana kepentingan TNI Angkatan Udara harus menjadi prioritas yang utama. 25. Exchange Materiel. Didalam pelaksanaan proses jasa perbaikan di workshop/fasilitas penyedia jasa perbaikan tidak menutup kemungkinan akan terjadi atau diperlukan adanya penggantian materiel yang akan diperbaiki karena diakibatkan oleh beberapa sebab atau harus dilaksanakan exchange materiel. Adapun ketentuan mengenai exchange materiel diatur sebagai berikut: a. Pengertian. Exchange materiel adalah suatu tindakan yang dilakukan dengan memberikan atau menerima materiel yang bernilai setara satu sama lain untuk memperoleh atau memenuhi sesuatu kebutuhan yang diinginkan. b. Kriteria Exchange. Adapun kriteria yang harus dipenuhi oleh materiel tersebut adalah sebagai berikut: 26
1). Materiel tersebut mengalami kerusakan dan tidak dapat diperbaiki kembali. 2). Jenis materiel tersebut telah mengalami up-grade dan tidak diproduksi lagi oleh pabrikan. 3). Materiel dalam kondisi BER. 4) Pelaksanaan exchange tidak berpengaruh terhadap penambahan biaya. 5) Pelaksanaan exchange materiel harus selaras dengan sasaran pembinaan kemampuan yang telah ditetapkan oleh TNI AU. 6) Waktu yang digunakan untuk exchange materiel ini harus relatif sama dengan barang yang dikembalikan. c. Mekanisme Exchange. Apabila dalam proses pengadaan jasa perbaikan akan dilaksanakan exchange materiel, maka dalam pelaksanaannya diatur dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Pihak penyedia jasa perbaikan wajib membuat surat resmi tentang permohonan exchange materiel kepada Kadisadaau selaku PPK dengan disertai hasil stripping report dari workshop yang telah di-endorse oleh Atase Pertahanan RI/Konsulat Jenderal/Atase Perdagangan/Perwakilan RI di negara tersebut. 2) Kadisadaau selaku PPK memerintahkan untuk dilaksanakan rapat berdasarkan surat resmi yang diterima dari penyedia jasa perbaikan guna membahas langkah-langkah yang akan diambil. 3) Rapat tersebut melibatkan unsur dari Slogau, Disadaau, Dismatau, bin item/user, Bekmatpus, pihak penyedia jasa perbaikan serta unsur lain apabila diperlukan. 4) Rapat tersebut dilaksanakan dalam rangka merumuskan saran dan masukan kepada Kadisadaau selaku PPK untuk mengambil keputusan yaitu menerima atau menolak permohonan exchange materiel dari penyedia jasa perbaikan. 5) Disadaau membuat surat jawaban berdasarkan keputusan Kadisadaau selaku PPK kepada calon penyedia jasa perbaikan. d. Status Materiel yang Mengalami Exchange. Terhadap semua materiel yang mengalami exchange diatur sesuai ketentuan sebagai berikut: 1) Status materiel yang telah di-exchange pada dasarnya sudah tidak menjadi kekuatan TNI AU. 2) Dalam rangka ketertiban administrasi dan pertanggungjawaban perbendaharaan materiel negara, maka terhadap materiel yang telah diputuskan untuk dilaksanakan exchange perlu segera dilakukan tindak lanjut proses administrasinya sesuai ketentuan yang berlaku. 27
BAB V TATARAN KEWENANGAN 26. Umum. Kegiatan penyelenggaraan pengadaan barang/jasa di TNI AU sangat berkaitan dengan berbagai pihak baik di lingkungan TNI AU maupun instansi di luar TNI AU. Mengingat lingkup keterlibatan kegiatan yang begitu luas, perlu disusun ketentuan tentang tataran tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing instansi terkait agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaannya. 27. Wewenang dan Tanggung Jawab. Wewenang dan tanggung jawab para pejabat yang terkait dengan proses pengadaan jasa perbaikan mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan tahap pengakhiran diatur sesuai ketentuan sebagai berikut: a. Perencanaan. Pejabat yang berwenang terhadap perencanaan dalam pengadaan jasa perbaikan adalah: 1) Kepala Staf Angkatan Udara (Kasau). Kasau menetapkan kebijakan umum pengadaan jasa perbaikan untuk suku cadang alutsista. 2) Asisten Perencanaan dan Anggaran Kasau (Asrena Kasau). Asrena Kasau selaku pejabat yang merumuskan kebijakan anggaran untuk pengadaan jasa perbaikan untuk suku cadang alutsista 3) Instansi Pembina Item (Inbin Item). Inbin item merencanakan dan menyusun kebutuhan untuk pengadaan jasa perbaikan untuk suku cadang alutsista b. Pelaksanaan. Pejabat yang berwenang terhadap pelaksanaan pengadaan jasa perbaikan adalah: 1) Kasau selaku KA UO TNI AU dan Kuasa Pengguna Anggaran berwenang: a) Menetapkan pejabat pengadaan jasa perbaikan terdiri dari PPK, Panitia Pengadaan/ULP dan Komisi Pemeriksa Materiel/PPHP. b) Menerbitkan surat perintah pengadaan jasa perbaikan kepada Kadisadaau selaku PPK. 2) Aslog Kasau yang bertindak sebagai pengawas kegiatan memberi persetujuan terhadap UP inbin item untuk segera diterbitkan surat perintah pengadaan. 3) Kadismatau selaku Ordonatur Materiel melaksanakan verifikasi serta evaluasi persedian terhadap UP bin item. 4) Inbin Item selaku Kalakgiat menyusun sesuai skala prioritas pemaketan pekerjaan jasa perbaikan yang dituangkan ke dalam usul pesanan dan berkoordinasi dengan Dismatau untuk melaksanakan pengecekan kesiapan materiel yang akan dimasukkan kedalam paket pekerjaan perbaikan serta melaksanakan monitoring pengadaan jasa perbaikan. 28
5) Kadisadaau selaku PPK membuat, menandatangani, melaksanakan pengawasan dan pengendalian kontrak pengadaan jasa perbaikan. 6) Kabekmatpus Dismatau melaksanakan tugas selaku Bendaharawan Materiel terhadap barang yang akan dilaksanakan perbaikan serta memfasilitasi pelaksanaan cek fisik barang yang akan diperbaiki. c. Pengawasan dan Pemeriksaan. Pengawasan dan pemeriksaan terhadap pengadaan barang/jasa dilaksanakan oleh: 1) Inspektur Jenderal dan Perbendaharaan Angkatan Udara (Itjenau) selaku Aparat Pengawas Internal Pemerintah (APIP) melaksankan pengawasan dan pemeriksaan terhadap proses penyelenggaraan pengadaan jasa perbaikan sesuai standar pengawasan dan pemeriksaan yang berlaku. 2) Asisten Logistik Kasau (Aslog Kasau) sebagai pengawas kegiatan melaksanakan pengawasan terhadap proses pengadaan jasa perbaikan sesuai ketentuan yang berlaku. BAB VI PENUTUP 28. Demikian Petunjuk Teknis TNI AU Tentang Penyelenggaraan Pengadaan Jasa Perbaikan disusun dengan harapan dapat tercapai kesamaan pola pikir, dan pola tindak, sehingga proses pengadaan jasa perbaikan dapat berjalan lancar dan mampu memberikan hasil guna yang optimal bagi TNI AU serta akuntabilitas pelaksanaannya dapat dipertanggungjawabkan. a.n. Kepala Staf Angkatan Udara Kepala Dinas Pengadaan, Cap/tertanda HB. Hendi Heryoko Marsekal Pertama TNI Autentikasi Kepala Sekretariat Umum Angkatan Udara, Ahmad Dachlan Sukardjo, S.E., M.M. Kolonel Adm NRP 515583 29
DAFTAR PENGERTIAN 1. Ahli Komoditi. Ahli komoditi adalah personel yang menguasai tentang segala hal terkait materiel/barang tertentu meliputi perawatan, penyimpanan, penggunaan materiel tersebut. 2. Alat Utama Sistem Senjata (Alutsista). Alutsista yaitu setiap jenis materiel yang merupakan alat utama sistem senjata beserta perlengkapannya yang dipergunakan untuk melengkapi kebutuhan pokok komponen utama pertahanan negara. 3. Accounting and Corporate Regulatory Authority (ACRA). Accounting and Corporate Regulatory Authority (ACRA) adalah peraturan tentang keuangan dan seluruh kegiatan bisnis suatu perusahaan. 4. AMC/Authorized Maintenance Center. AMC/authorized maintenance center adalah pusat perawatan resmi. 5. AS/Aerospace Standart. Aerospace standart adalah standar penerbangan international. 6. Barang. Barang merupakan bagian dari kekayaan negara yang terdiri dari satuansatuan tertentu yang dapat dihitung, diukur, ditimbang dan dinilai keperluan pembekalan, pemeliharaan dan dukungan bagi kegiatan TNI baik untuk kepentingan operasi maupun administrasi. 7. Barang Obsolete. Barang obsolete adalah materiel yang sudah tidak memenuhi syarat untuk digunakan lagi/kedaluwarsa, karena sudah tidak diproduksi lagi oleh pabrikan pembuatnya (termasuk suku cadangnya). 8. Beyond Economical Repair (BER). Kondisi kerusakan yang perbaikannya memerlukan biaya yang dinilai tidak ekonomis bila dibandingkan dengan harga barang yang sama dengan kondisi baru. 9. Bench Test. Bench test adalah cara pemeriksaan suatu komponen yang dilakukan di meja pemeriksaan untuk mengetahui kondisi dan fungsi kerjanya. 10. Capability List. Capability list adalah daftar kemampuan perusahaan/badan usaha untuk pengadaan barang maupun jasa perbaikan yang harus diserahkan kepada panitia pengadaan barang/jasa. 11. Company Profile. Company profile adalah laporan yang memberikan gambaran tentang sejarah, status, bidang usaha dan tujuan dari suatu perusahaan. Informasi ini dapat berupa domisili badan usaha, akte, SIUP, pengalaman pekerjaan maupun surat pendukung lainnya. 12. DDOF/Designeted Distributor and Overhaul Facility. DDOF/designeted distributor and overhaul facility adalah fasilitas atau pabrikan sebagai tempat overhaul pesawat. 13. DGCA/ Directorate General of Civil Aviation. DGCA/Directorate General of Civil Aviation pejabat Direktur Jenderal Perhubungan Udara Kementerian Perhubungan.
14. EASA/ European Aviation Safety Agency. EASA/European Aviation Safety Agency Organisasi keselamatan dan keamanan penerbangan wilayah Uni Eropa. 15. FAA. FAA/Federal Aviation Administration adalah lembaga regulator penerbangan sipil yang bertanggung jawab sebagai pengatur dan pengawas penerbangan sipil di Amerika Serikat. 16. FMC/Facility Maintenance Company. FMC/facility maintenance company adalah fasilitas pemeliharaan pesawat di workshop (pabrikan). 17. FIFO (First In First Out). FIFO (first in first out) adalah cara pengaturan/pengeluaran barang di gudang, di mana barang yang lama dikeluarkan terlebih dahulu. 18. Inspection. Inspection adalah pemeriksaan yang dilaksanakan terhadap kondisi materiel. 19. Inspect/inspeksi. Inspect/inspeksi adalah suatu pemeriksaan dengan cara pengukuran, pengujian ataupun memperbandingkan suatu item terhadap ketentuan/persyaratan yang ditetapkan. 20. ISO. ISO/International Organization for Standardization adalah badan penetap standar internasional yang terdiri dari wakil-wakil dari badan standardisasi nasional setiap negara. 21. Jasa Perbaikan. Jasa perbaikan adalah pekerjaan yang dilaksanakan untuk memperbaiki atau merawat suku cadang yang mengalami kerusakan. 22. Kapasitas Produksi. Kapasitas produksi adalah jumlah materiel yang dapat diproduksi oleh workshop/pabrikan dalam kurun waktu tertentu. 23. Kebutuhan mendesak. Kebutuhan mendesak adalah kebutuhan terhadap materiel yang harus dipenuhi dalam waktu yang singkat dikarenakan hal-hal tertentu seperti latgab TNI, Angkasa Yudha, bencana alam, dukungan kesiapan operasi, dan sebagainya. 24. Kualifikasi. Kualifikasi adalah kemampuan yang dimiliki oleh penyedia barang/jasa/workshop/principal. 25. Letter of Appointment. Letter of appointment adalah surat penunjukan yang dikeluarkan oleh pejabat principal untuk menunjuk perwakilannya di Indonesia, yang wajib disahkan oleh notaris publik di negara asal penyedia alutsista dan diketahui Atase Pertahanan RI atau pejabat Kedutaan RI yang ditunjuk di negara principal atau negara akreditasinya. 26. Maintenance Request. Maintenance request adalah permintaan untuk perbaikan suatu komponen atau peralatan, dalam arti penerima pekerjaan harus mengajukan stripping report pada jangka waktu tertentu untuk mengajukan penawaran harga perbaikan. 2
27. Mekanisme. Mekanisme adalah bagian-bagian dalam suatu keseluruhan sistem yang menghasilkan kegiatan sesuai dengan tujuan. 28. Maintenance. Maintenance (pemeliharaan) adalah kegiatan yang dilakukan untuk mempertahankan materiel/fasilitas tetap dalam keadaan baik (serviceable) atau memulihkan kondisi materiel/fasilitas ke dalam kondisi siap pakai. 29. Repair. Repair (perbaikan) adalah tindakan pemeliharaan yang dilakukan terhadap suatu barang/subsystem untuk mengembalikan ke kondisi/fungsi semula akibat mengalami kerusakan/karena berfungsi kurang baik. 30. OEM/Original Equipment Manufacturer. OEM/original equipment manufacturer adalah suatu perusahaan yang memproduksi produk atau komponen yang kemudian dibeli oleh perusahaan lain ataupun ritel dengan memakai merek dagang dari perusahaan pembeli tersebut . 31. Overhaul. Overhaul proses pemeliharaan tingkat berat yang berlaku bagi suatu alat peralatan/komponen yang pelaksanaannya meliputi pembongkaran, pencucian, pemeriksaan atau penggantian dengan yang baru untuk memenuhi persyaratan standar dan toleransi, memasang kembali seluruh bagian dan mengujinya. 32. Pelimpahan Wewenang (Power of Attorney). Pelimpahan wewenang (power of attorney) adalah suatu pendelegasian wewenang dari pejabat yang berhak mengeluarkannya (manajemen perusahaan di luar negeri) kepada seseorang untuk melaksanakan negosiasi dan/atau menandatangani dokumen kontrak untuk kepentingan pihak penyedia alutsista militer. 33. Pengadaan. Pengadaan adalah kegiatan untuk memperoleh barang/alutsista TNI yang prosesnya dimulai dengan perencanaan kebutuhan sampai diterimanya alutsista TNI yang berfungsi sesuai dengan peruntukannya. 34. Prakualifikasi. Prakualifikasi adalah penilaian terhadap barang/badan/ perusahaan calon rekanan untuk menentukan apakah barang/badan/perusahaan tersebut memenuhi syarat-syarat untuk dapat dinyatakan lulus dan didaftar dalam daftar rekanan mampu. 35. Principal. Principal yaitu badan usaha yang dalam suatu perjanjian memberikan amanat kepada pihak lain untuk melaksanakan transaksi perdagangan. 36. Profesional. Profesional adalah sikap mental dari pihak penyelenggara jasa perbaikan untuk bertindak sesuai dengan peraturan dalam bidang yang dijalaninya. 37. Proforma Invoice. Proforma invoice adalah faktur sementara yang diterbitkan oleh principal. 38. Phase Inspection/PI. Phase inspection/PI adalah suatu pemeriksaan berkala dengan interval waktu yang sama serta beban kerja yang bobotnya seimbang dan terbagi rata untuk setiap interval dalam siklus pemeriksaan. Tujuannya untuk memperkecil downtime setiap pelaksanaan inspeksi terjadwal. 3
39. Purchasing Order. Purchasing order adalah kontrak pengadaan yang diberlakukan sebagai bagian dari kontrak berlanjut (rolling contract). 40. Repair. Repair adalah kegiatan pemulihan kembali ke dalam kondisi siap pakai dari kondisi tidak berfungsi menurut standar yang ditentukan. 41. Receiving Report. Receiving report adalah laporan hasil penerimaan materiil. 42. Repairable. Repairable adalah suatu item yang bila rusak (unserviceable) dapat direkondisi/diperbaiki untuk dipakai kembali. 43. SKBU/Surat Kemampuan Bidang Usaha. SKBU/surat kemampuan bidang usaha adalah surat yang menyatakan kemampuan calon penyedia barang/jasa berdasarkan LOA/POA yang dimiliki dari principal. 44. Stripping. Stripping adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh workshop/pabrikan untuk mengetahui kerusakan, data usia pemakaian dan rencana kebutuhan materiel dalam suatu proses perbaikan komponen/end item. 45. Stripping Report. Stripping report yaitu rincian laporan kerusakan, data usia pemakaian dan rencana kebutuhan materiel dalam suatu proses perbaikan komponen/end item. 46. Stakeholder. Stakeholder adalah seluruh pihak yang terkait dan bertanggung jawab dalam mengambil keputusan maupun kebijakan dalam suatu sistem pengadaan barang/jasa. 47. Surat Keterangan Hasil Penelitian Personel (SKHPP)/Security Clearence (SC). Surat keterangan hasil penelitian personel (SKHPP)/security clearence (SC) yaitu surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang (Dispamsanau) bahwa ditinjau dari segi pengamanan seseorang tidak membahayakan untuk berada dalam daerah/objek pengamanan tertentu. 48. Turn Around Time. Turn around time adalah waktu yang diperlukan workshop untuk melaksanakan proses perbaikan sejak barang tersebut diterima di workshop sampai dengan selesai dikerjakan di luar waktu administrasi dan pengiriman (delivery). Barang tersebut diterima di workshop dibuktikan dengan dokumen bukti penerimaan, sementara barang tersebut selesai dikerjakan dibuktikan dengan dokumen test result atau dokumen yang sejenisnya. 49. Workshop. Workshop (bengkel) merupakan tempat yang dilengkapi dengan alat-alat/peralatan beserta fasilitas baik yang bergerak (mobile) maupun yang tidak bergerak (fixed) untuk perbaikan/pengujian materiel yang rusak/proses modifikasi. 4
TENTARA NASIONAL INDONESIA Lampiran A Keputusan Kasau MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA Nomor Kep/350/IV/2016 Tanggal 29 April 2016 TABEL PENILAIAN WORKSHOP NO. SASARAN NILAI KETERANGAN 1. Turn around time 1 – 10 2. Kapasitas produksi 1 – 10 3 OEM/MRO/authorized 1 – 10 4 Kerja sama dengan workshop lain 1 - 10 5 Negara pemakai 1 - 10 6 Riwayat pekerjaan 1 - 10 7 Sisa tanggungan pekerjaan 1 - 10 8. Dll……………... (standardisasi dapat ditambahkan oleh tim ULP sesuai kebutuhan) a.n. Kepala Staf Angkatan Udara Kepala Dinas Pengadaan, Cap/tertanda HB. Hendi Heryoko Marsekal Pertama TNI Autentikasi Kepala Sekretariat Umum Angkatan Udara, Ahmad Dachlan Sukardjo, S.E., M.M. Kolonel Adm NRP 515583
TENTARA NASIONAL INDONESIA MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA ALUR KEGIATAN PERBAIKA NO. URAIAN KEGIATAN PENGADAAN JASA PERBAIKAN (KOMPONEN PERBAIKAN) I Tahap Persiapan 1. Pembuatan Konsep UP 2. Radiogram ke Satker untuk mengirim barang US ke RPC (apabil barang belum masuk ke RPC) 3. Mengirim barang yang dimaksud ke RPC (Bentuk 40170) (Barang tidak bias dikirim, secara administrasi 40170 tetap dikirim) 4. Membuat laporan penerimaan barang US (DRR) 5. Permintaan cek fisik barang di RPC 6. Cek fisik barang di gudang RPC/On Site di satuan 7. Membuat laporan hasil cek fisik barang II Tahap Pelaksanaan Pemilihan Khusus Stripping 1. Penerbitan Surat Perintah pengadaan 2. Aanwijzing 3. Pelaksanaan cek fisik (Aanwijzing Materiil) 4. Membuat laporan hasil cek fisik barang 5. Laporan hasil aanwijzing sebagai dasar hukum 6. Penerbitan Surat Penerimaan Perbaikan (SPP)/MR sebagai dasar IP 7. Penerbitan IP (Instruksi Pengeluaran) 8. Pengambilan barang 9. Pelaksanaan Stripping di Workshop 10. Penandatanganan Kontrak III Tahap Pengakhiran Tahap pengakhiran dimulai setelah tandatangan kontrak oleh Piha Pembeli dan Penjual sampai dengan kewajiban para piha dilaksanakan. CATATAN : Tim cek fisik terdiri dari : 1. Bin Item 2. Dismatau 3. Mitra kerja
AN KOMPONEN (STRIPPING) DISADAAU DISMATAU BIN ITEM RPC BEKMATPUS SATKER GPL TIM FISIK MITRA KERJA la P ak ak Lampiran B Keputusan Kasau Nomor Kep/350/IV/2016 Tanggal 29 April 2016
TENTARA NASIONAL INDONESIA MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA ALUR KEGIATAN PERBAIKAN K NO. URAIAN KEGIATAN PENGADAAN JASA PERBAIKAN (KOMPONEN PERBAIKAN) I Tahap Persiapan 1. Pembuatan Konsep UP 2. Radiogram ke Satker untuk mengirim barang US ke RPC (apabil barang belum masuk ke RPC) 3. Mengirim barang yang dimaksud ke RPC (Bentuk 40170) (Barang tidak bias dikirim, secara administrasi 40170 tetap dikirim) 4. Membuat laporan penerimaan barang US (DRR) 5. Permintaan cek fisik barang di RPC 6. Cek fisik barang di gudang RPC 7. Membuat laporan hasil cek fisik barang II Tahap Pelaksanaan 1. Penerbitan Surat Perintah pengadaan 2. Aanwijzing 3. Pelaksanaan cek fisik (Aanwijzing Materiil) 4. Membuat laporan hasil cek fisik barang 5. Laporan hasil aanwijzing sebagai dasar hukum 6. Penerbitan Surat Penerimaan Perbaikan (SPP)/MR sebagai dasar IP 7. Penerbitan IP (Instruksi Pengeluaran) 8. Pengambilan barang 9. Penandatanganan Kontrak III Tahap Pengakhiran Tahap pengakhiran dimulai setelah tandatangan kontrak oleh Piha Pembeli dan Penjual sampai dengan kewajiban para piha dilaksanakan. CATATAN : Tim cek fisik terdiri dari : 1. Bin Item 2. Dismatau 3. Mitra kerja
KOMPONEN (TANPA STRIPPING) DISADAAU DISMATAU BIN ITEM RPC BEKMATPUS SATKER GPL TIM FISIK MITRA KERJA la P ak ak Lampiran C Keputusan Kasau Nomor Kep/350/IV/2016 Tanggal 29 April 2016
DAFTAR DISTRIBUSI NO NAMA JABATAN/SATUAN JUMLAH KET. 1 2 3 4 1 Kasau 1 2 Wakasau 1 3 Irjenau 1 4 Koorsahli Kasau 1 5 Asrena Kasau 1 6 Aspam Kasau 1 7 Asops Kasau 1 8 Aspers Kasau 1 9 Aslog Kasau 1 10 Pangkoopsau I 1 11 Pangkoopsau II 1 12 Dankodikau 1 13 Dankoharmatau 1 14 Gubernur AAU 1 15 Danseskoau 1 16 Dankorpaskhas 1 17 Danpuspomau 1 18 Kadiskuau 1 19 Kadisinfolahtaau 1 20 Kadislitbangau 1 21 Kadispamsanau 1 22 Kadissurpotrudau 1 23 Kadispenau 1 24 Kadisbangopsau 1 25 Kadislambangjaau 1 26 Kadispotdirga 1 27 Kadiskumau 1 28 Kadisminpersau 1 29 Kadisdikau 1 30 Kadiswatpersau 1
ii 31 Kadiskesau 1 32 Kadispsiau 1 33 Kadismatau 1 34 Kadisaeroau 1 35 Kadiskomlekau 1 36 Kadisfaskonau 1 37 Kadisadaau 1 38 Kasetumau 1 39 Arsip Bagum Disadaau 7 Jumlah 45