Pengenalan Kepada Sistem MyKPI & Hands-On System

Dashboard-Keterangan Paparan

Pastikan setiap pentadbir agensi 1 Rujukan tahun semasa senarai 2
menggunakan ID Pentadbir yang sah pelaksanaan penilaian KPI bagi
dan betul. Sila semak maklumat paparan pentadbir agensi.
dipaparan dashboard.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Dashboard-Keterangan Paparan

Klik ikon untuk kecil atau
besarkan paparan

2

Melaporkan maklumat bilangan Melaporkan maklumat bilangan Melaporkan maklumat bilangan
pegawai dinilai dalam agensi. pegawai dinilai yang telah mengisi
pegawai dinilai yang masih belum
3 KPI. 4
mengisi KPI. 5

Senarai empat (4) menu
utama sistem mengikut susunan
menurun aliran proses kerja.

1

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Dashboard : Pengiraan Peratusan

Contoh Pengiraan :

Ø Peratusan Pengisian KPI

(%)

%= Pegawai Yang Telah Isi KPI

4 Pegawai Dinilai

= X 100
14

= 28.57%

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Dashboard-Keterangan Paparan

Marah Pencapaian Pegawai 3
Yang Dinilai

Tier mengikut

kumpulan Pegawai Jumlah bilangan KPI yang
dimiliki oleh Pegawai
Yang Dinilai 2 Yang Dinilai.

4

Senarai Pegawai Yang Dinilai dalam Klik untuk paparan
agensi. kamus

1 5

Klik untuk paparan
kamus

6

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Dashboard-Keterangan Paparan

Klik ikon untuk kecil atau besarkan
paparan. Ia berfungsi memberikan
paparan yang lebih jelas.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI

Fungsi ini membenarkan
pentadbir agensi membuat
penyenaraian nama bagi

tujuan memilih pegawai
yang akan dinilai.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI

Fungsi -> Tambah KPI

Ø Pentadbir agensi perlu klik nama
pegawai seliaan untuk meneruskan
proses pengisian KPI tersebut.

Ø Bagi pegawai yang belum
mempunyai KPI. Ia akan mempunyai
paparan berikut.

Ø KPI boleh diisikan melalui dua
kaedah:
Ø Pengisian Baru –Melalui
kemasukan KPI satu persatu
sehingga lengkap, dan
Ø Salin – Yang mana pegawai
sudah mempunyai KPI tahun
sebelum. Ia akan disalin
melalui klik butang ’Salin’ dan
kemudiannya diubahsuai
mengikut tahun semasa.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI

Fungsi -> Tambah KPI

Pentadbir perlu mengisi ruang
wajib bagi membolehkan KPI
pegawai diisikan.

• Nama KPI
• Frekuensi
• Kelompok
• Dimensi
• Unit
• Sasaran
• Jenis Kiraan Pencapaian

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI

Rujukan Untuk Tambah KPI

Ø Pentadbir agensi yang mengisi
KPI boleh membuat rujukan
berdasakan kepada Kamus
yang telah dibangunkan
sebelum

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Panduan Penomboran adalah
kaedah susunan piawaian yang
boleh dirujuk oleh Pentadbir agensi.

Ø Susunan ini dikategorikan
berdasarkan tier pegawai untuk
memudahkan paparan KPI
merentasi agensi.

Ø Panduan boleh disesuaikan dengan

keperluan agensi dan boleh
diubahsuai.
Ø Pentadbir adalah digalakkan
meletakkan KPI Spesifik dibawah
nombor yang piawai.

Ø Contoh :
Ø Tier 1 -> 4.0
Ø Tier 2 -> 10.0
Ø Tier 3 dan 4 -> 6.0

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Panduan Penomboran adalah
kaedah susunan piawaian yang
boleh dirujuk oleh Pentadbir agensi.

Ø Susunan ini dikategorikan
berdasarkan tier pegawai untuk
memudahkan paparan KPI
merentasi agensi.

Ø Panduan boleh disesuaikan dengan

keperluan agensi dan boleh
diubahsuai.
Ø Pentadbir adalah digalakkan
meletakkan KPI Spesifik dibawah
nombor yang piawai.

Ø Contoh :
Ø Tier 1 -> 4.0
Ø Tier 2 -> 10.0
Ø Tier 3 dan 4 -> 6.0

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Panduan Penomboran adalah
kaedah susunan piawaian yang
boleh dirujuk oleh Pentadbir agensi.

Ø Susunan ini dikategorikan
berdasarkan tier pegawai untuk
memudahkan paparan KPI
merentasi agensi.

Ø Panduan boleh disesuaikan dengan

keperluan agensi dan boleh
diubahsuai.
Ø Pentadbir adalah digalakkan
meletakkan KPI Spesifik dibawah
nombor yang piawai.

Ø Contoh :
Ø Tier 1 -> 4.0
Ø Tier 2 -> 10.0
Ø Tier 3 dan 4 -> 6.0

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Panduan Penomboran adalah
kaedah susunan piawaian yang
boleh dirujuk oleh Pentadbir agensi.

Ø Susunan ini dikategorikan
berdasarkan tier pegawai untuk
memudahkan paparan KPI
merentasi agensi.

Ø Panduan boleh disesuaikan dengan

keperluan agensi dan boleh
diubahsuai.
Ø Pentadbir adalah digalakkan
meletakkan KPI Spesifik dibawah
nombor yang piawai.

Ø Contoh :
Ø Tier 1 -> 4.0
Ø Tier 2 -> 10.0
Ø Tier 3 dan 4 -> 6.0

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Nama KPI merujuk kepada tajuk kepada KPI yang
dilaksanakan oleh pemilik.

Ø Sistem telah menyediakan senarai tajuk piawaian yang
boleh digunakan melalui
Ø Klik Butang -> ’Pilih’

Ø Pentadbir boleh mengunci masuk tajuk yang telah
ditetapkan berdasarkan kamus yang dibangunkan.

Ø Contoh :
Ø Pencegahan Kebakaran Tanah Gambut Untuk
Mencegah Jerebu Di Malaysia
Ø Peratus Peningkatan Pendapatan Tahunan Pihak
Berkuasa Tempatan (PBT) Di Negeri Perak
Ø Pengurusan Modal Insan Perkhidmatan
Perakaunan Dan Kompetensi Pengurusan
Kewangan Anggota Perkhidmatan Awam

Pastikan nama KPI untuk KPI Spesifik setiap agensi dipilih melalui senarai “PILIH KPI” ,
dan memilih nama KPI 4.0 KPI Agensi Secara Spesifik sebagai Parent Id, sebelum
memasukkan KPI Spesifik Agensi yang lain. Proses ini adalah untuk kemudahan
penjanaan Laporan.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Penetapan KPI terdiri daripada dua jenis Ø Contoh :
Ø Pertama, KPI yang telah ditetapkan sebagai Parent KPI
dan ianya mempunyai Sub KPI (Child KPI) yang akan

diambil kira sebagai markah pencapaian dirinya.
Ø Oleh demikian, Pentadbir perlu memilih tetapan seperti

berikut :

Ø Kedua, KPI yang merupakan KPI utama dan tidak Ø Contoh :
mempunyai sebarang Sub KPI (Child KPI) ;

Ø Oleh demikian, Pentadbir tidak perlu membuat sebarang

perubahan tetapan.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Parent Id berfungsi menetapkan pemilihan Parent KPI kepada PENTING!
Sub KPI (Child KPI) yang dikunci masuk kepada pegawai Bagi KPI yang dijadikan sebagai Parent
uyang dinilai. KPI, tidak perlu untuk meletakkan
sebarang tetapan Parent Id bagi KPI itu
Ø Klik Down Arrow dalam ruangan Parent Id sendiri.

Parent Id hanya digunakan untuk Sub KPI
(Child KPI) sahaja, untuk menentukan
Parent KPI kepada Child KPI tersebut.

Elakkan daripada menetapkan KPI sebagai
Parent KPI bagi diri (KPI) sendiri.
Parent KPI mestilah KPI lain selain
daripada diri (KPI) sendiri.

KPI yang dimasukkan dalam senarai ini
merupakan KPI yang akan ditetapkan
sebagai ’Tidak memerlukan masuk

pencapaian’

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Tafsiran - berfungsi menerangkan maksud
KPI yang dikunci masuk.

Ø Paparan ruangan ini boleh disalin masuk
melalui dokumen word dan excel.

Ø Ia juga boleh memasukkan paparan dalam
bentuk jadual.

Ø Namun mempunyai kekangan seperti formula
matematik dan lebih kepada paparan dalam
antaramuka web sistem.

Ø Contoh KPI : KADAR PERTUMBUHAN
KELUARAN DALAM NEGARA KASAR (KDNK)
Ø Tafsiran : Merujuk kepada kadar
pertumbuhan ekonomi negara.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Justifikasi - berfungsi menerangkan
pelaksanaan KPI yang dikunci masuk.

Ø Contoh :

Ø KDNK Dunia pada tahun 2015
berkembang pada kadar 3.8%
berdasarkan unjuran terbaru IMF pada
Oktober 2014;

Ø Perdagangan Dunia pada tahun 2014
berkembang pada kadar 5%
berdasarkan unjuran terbaru IMF pada
Oktober 2014; dan

Ø Unjuran purata harga minyak mentah
(Brent) sebanyak USD55.00 setong
pada tahun 2015.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Kaveat - berfungsi memasukan halangan atau
kekangan dalam melaksanakan KPI yang
dikunci masuk.

Ø Contoh KPI : Star Rating
Ø Kaveat : Pendekatan baharu dan
jadual penilaian Penarafan Bintang
adalah tertakluk kepada persetujuan
Mesyuarat Panel Merakyatkan
Perkhidmatan Awam (Panel MPA) yang
dijadualkan kelak.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Kaedah Pengukuran - berfungsi menerangkan
penilaian yang akan mengukur KPI yang
dikunci masuk.

Ø Contoh KPI : PARAS DEFISIT FISKAL
Ø Kaedah Pengukuran : Paras defisit
fiskal sebagai peratus kepada KDNK
tahunan. Bagi tahun 2015, Kerajaan
Persekutuan meneruskan pelan
konsolidasi fiskal untuk mengurangkan
paras defisit sebagai peratus kepada
KDNK.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Trend Pencapaian - berfungsi menunjukan trend
penilaian KPI yang dikunci masuk sebagai
rujukan dalam kamus.

Ø Contoh KPI : PARAS DEFISIT FISKAL
Ø Trend Pencapaian :

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Sasaran Berkaitan - berfungsi memaparkan sasaran-
sasaran yang digunapkai bagi KPI yang dikunci
masuk.

Ø Contoh KPI : PARAS DEFISIT FISKAL
Ø Sasaran Berkaitan : Fiskal Defisit: -3.2%

Ø Frekuensi adalah penetapan kaedah pelaporan data
penilaian yang dilaksanakan keatas KPI tersebut.

Ø Ia terdiri daripada tiga jenis frekuensi iaitu
Ø Bulanan
Ø Tahunan
Ø Tahunan dan Bulan

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Kelompok adalah pecahan kumpulan pelaksanaan KPI yang
dikunci masuk. Ia adalah berdasarkan template kamus yang
dibangunkan mengikut agensi.

Ø Ia terdiri daripada tiga kategori kelompok iaitu
Ø Tanggungjawab Seluruh Perkhidmatan Awam
Ø Agensi Secara Spesifik
Ø Keberkesanan Peribadi

Ø Dimensi adalah pecahan kepada kelompok yang ditetapkan
kepada KPI yang dikunci masuk. Ia adalah berdasarkan
template kamus yang dibangunkan mengikut agensi.

Ø Berikut adalah pecahan dimensi mengikut kelompok iaitu:
Ø Tanggungjawab Seluruh Perkhidmatan Awam
Ø Daya Saing Negara
Ø Agensi Secara Spesifik
Ø Kecekapan dan Keberkesanan Penyampaian
Perkhidmatan Awam
Ø Tadbir Urus dan Akauntabiliti
Ø Keberkesanan Peribadi
Ø Kepimpinan Transformasi Perkhidmatan Awam

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Unit - Merujuk kepada unit pengukuran KPI yang dikunci
masuk. Contoh : KM, Meter, Peratusan, Bintang dan lain-lain

Ø Wajaran - Merujuk kepada purata markah penilaian
keatas KPI yang dikunci masuk. Wajaran telah
ditetapkan dalam bentuk peratusan.

Ø Sub Wajaran - Merujuk kepada pecahan purata markah
penilaian keatas KPI yang dikunci masuk. Sub Wajaran
juga telah ditetapkan dalam bentuk peratusan.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Sasaran - Merujuk kepada sasaran KPI yang perlu
dicapai oleh pegawai yang dinilai. Sasaran yang
dimasukkan hendaklah berdasarkan unit yang telah
ditetapkan.

Ø Pencapaian - Merujuk kepada pencapaian sebenar KPI
yang telah dilaksanakan pegawai yang dinilai.

Ø Pencapaian turut boleh dimasukkan melalui template KPI.

Ø Jenis Kiraan Pencapaian - Merujuk kepada kaedah
pengiraan pencapaian KPI yang telah dikunci masuk.

Ø Ia mempunyai dua kaedah pengiraan :
Ø Lebih tinggi pencapaian adalah lebih baik (normal)
Ø Lebih rendah pencapaian adalah lebih baik
(reverse)

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - INPUT KPI

Ø Dokumen Sokongan – ruangan ini berfungsi
untuk pentadbir agensi memuat naik dokumen
rujukan kepada KPI yang telah dikunci masuk.

Ø Dokumen sokongan ini juga berfungsi sebagai
rujukan dan pembuktian kepada pencapaian
KPI yang telah dilaksanakan oleh agensi.

Ø Format dokumen yang boleh upload terdiri
dari pdf, word, ecxcel dan ppt.

Ø Namun ada kekangan pada jenis dokumen txt.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - SALIN KPI

Klik butang Salin KPI PYD

1

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - SALIN KPI

Pilih Tahun KPI yang mahu disalin
terlebih dahulu.

2

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - SALIN KPI

Senarai pilihan KPI PYD yang boleh
disalin.

3

Hanya senarai nama PYD yang
memaparkan paparan “dropdown
list” sahaja yang mempunyai KPI
dan boleh disalin.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - SALIN KPI

Membawa maksud:

KPI Tahun 2017 kepunyaan YBHG. DATO'
AZIZAN BIN MOHAMAD SIDIN akan

disalinkan kepada ENCIK AJIS BIN SITIN sebagai KPI
Tahun 2019

PERHATIAN

Pilih Tahun bagi KPI PYD yang mahu
disalin.

4

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI - SALIN KPI

Hasil KPI yang BERJAYA disalin.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019





Pengurusan KPI

Fungsi ini membenarkan
pentadbir agensi
membuat penyenaraian

untuk memilih kamus
pegawai yang dinilai.

Senarai Pegawai Yang Dinilai dalam Klik untuk paparan
agensi. kamus

1 2

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI

Fungsi -> Carian Pegawai

Ø Pentadbir agensi perlu
mengisi salah satu ruang
kaedah carian yang diingini.

Ø Kaedah carian No.KP
adalah yang paling pantas
dan tepat.

Ø Klik Butang ‘Cari’

Ø Senarai pegawai akan
dipaparkan untuk pemilihan.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI

Fungsi -> Jana Kamus

Ø Klik Ikon ‘Jana Kamus’
-> Papar Kamus

Fungsi : Jana
Kamus

Fungsi : Cetak PDF
keseluruhan

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI

Menu -> Pengurusan KPI -> KAMUS

Ø Pentadbir agensi boleh Jenis KPI yang dipaparkan
mencetak setiap Kamus KPI
yang telah dimasukkan. 1

Ø Paparan maklumat dalam Nama Pemilk Kamus KPI yang
kamus adalah bergantung dipaparkan
kepada pengisian KPI yang
telah dilaksanakan oleh 2
pentadbir.

Sila Klik Link -> Cetak PDF
untuk cetakan setiap
kamus.
3

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019



PENGURUSAN KPI

Menu -> Pengurusan KPI -> Template

Fungsi ini membenarkan
pentadbir agensi membuat
penyenaraian bagi tujuan

memilih Template KPI
pegawai yang akan dinilai.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN KPI Fungsi -> Template
Ø Pentadbir agensi perlu klik nama
Menu -> Pengurusan KPI -> Template
pegawai seliaan untuk
memaparkan KPI tersebut.

Pengiraan
Ø Kaedah pengiraan template

adalah berdasarkan peratusan.
Ø Semua unit pengukuran akan

ditukar dalam format peratusan.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Template - Keterangan Paparan

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Template - Keterangan Paparan

1

Tahun Penilaian

2

Maklumat menunjukan
pemiliktemplate KPI berkaitan

Indikator jenis KPI yang 3
dilaksanakan pemilik

Ruang bagi pengisian pencap4aian

sebenar KPI yang dilaksanakan
pemilik.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Template - Keterangan Paparan

Klik butang ‘Refresh’ bagi 4
mendapati markah terkini
pemilik templat.

Klik butang ‘Simpan’

5

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

CONTOH PENGISIAN KPI SPESIFIK
UNTUK TUJUAN PELAPORAN.

Default Tier 1 bermula dengan 4.0. Jadikan KPI Agensi Secara Spesifik sebagai
Boleh tukar mengikut susunan no KPI. Parent Id bagi semua KPI Spesifik, dan
(Tier 2,3 dan seterusnya.) seterusnya boleh diikuti dengan nama KPI
Spesifik lain mengikut KPI Spesifik Agensi.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Template - Keterangan Paparan

Pengiraan Wajaran :
Ø Markah Wajaran adalah 100%
Ø Jika terdapat wajaran melebihi 100% maka ia

menunjukkan terdapat KPI mempunyai wajaran yang

salah setiap kumpulan dimensi.

Contoh Pengiraan :
Ø Peratusan Wajaran Dalam Template (%)

% Wajaran = Wajaran_1 Dimensi 1+Wajaran_2 Dimensi_1 +….+Wajaran_N Dimensi_1
Bilangan Wajaran
15+15
X 100
=

2

= 15%

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Template - Keterangan Paparan

Menu -> Pengurusan KPI -> Template
Indikator :

Ruang paparan pencapaian KPI
yang dilaksanakan pemilik.
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Template - Keterangan Paparan

Pengiraan % Pencapaian :
Ø Markah Pencapaian adalah 100%
Ø Ia mempunyai dua kaedah pengiraan :

Ø Lebih tinggi pencapaian adalah lebih baik
(normal)

Ø Lebih rendah pencapaian adalah lebih baik

(reverse)

Contoh Pengiraan : Pencapaian Pematuhan Best Practices Contoh Pengiraan : Global Competitiveness Index

Dalam Pengurusan Projek • Sasaran Tangga 20
• Sasaran 80% • Pencapaian Tangga 18
• Pencapaian 75%

% Normal = Pencapaian X 100 % Reverse = Sasaran X 100
Sasaran Pencapaian

= 75 X 100 = 20 X 100
80 18

= 93.75% = 111% (Max ->100%)

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Template - Keterangan Paparan

Pengiraan Peratusan Skor Dimensi:

Contoh Pengiraan :

% Dimensi = (% Pencapaian KPI n1 + % Pencapaian KPI n2 + ….n ) Wajaran
Bilangan KPI
X

100

100+100+85.714+100 5
100
=X

4

= 96.4285 X 0.05

= 4.82 %

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Template - Keterangan Paparan

Pengiraan Peratusan Markah Keseluruhan :

Contoh Pengiraan :

% Markah = dimensi n1 + dimensi n2 + dimensi n3+dimensi n4

= 4.82+54.51+30+9.16
= 98.49 %

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019