การจัดทำงบการเงินด้วย Excel อย่างง่าย

สารบญั หน้า
เร่ือง
1
การจดั ทางบการเงิน 1
จุดประสงคข์ องการจดั ทางบการเงิน 2
ผใู้ ชป้ ระโยชน์จากงบการเงิน 3
ประโยชนข์ องงบการเงิน 4
การจดั ทางบการเงินดว้ ย Excel อยา่ งง่าย 4
4-5
1. สูตรคานวณบญั ชีใน Excel (พ้นื ฐาน) 6-7
2. การนาสูตรคานวณ มาใชง้ าน 8-9
3. สร้างสมุดบนั ทึกรายงานข้นั ตน้ ไปบญั ชีแยกประเภท
ตวั อยา่ ง การจดั ทางบทดลองดว้ ยโปรแกรม Microsoft Excel

1

การจดั ทางบการเงิน
‘งบการเงิน’ คืออะไร?

คือ รายงานทางการเงิน – บญั ชี ที่จดั ทาข้ึนมาเพื่อให้ทราบถึงการเงินของบริษทั , บริษทั ตลอดจน
กิจการน้ันๆ งบการเงินใหญ่ ประกอบด้วยงบการเงินเล็กแตกแขนงออกไปอีกหลายประเภท หากแต่
จุดประสงค์ คือ จะการแสดงให้เห็นถึงฐานะทางการเงิน ,ผลการดาเนินงาน รวมท้ังกระแสเงินสด ท่ี
ไหลเวยี นอยใู่ นธุรกิจ , บริษทั ตลอดจนกิจการน้นั ๆ ตามแต่รอบบญั ชี

จุดประสงค์ของการจัดทางบการเงิน
1. เพอื่ ใหผ้ นู้ างบการเงินไปใช้ ไดท้ ราบถึงคณุ ภาพการบริหารงาน วา่ มีประสิทธิภาพเพียงใด
2. เพ่ือให้ผูน้ างบการเงินไปใช้ ไดท้ ราบถึงผลลพั ธ์ของการดาเนินงาน และ ฐานะทางการเงินของ
ธุรกิจ วา่ กาลงั ยา่ แย่ หรือน่าพึงพอใจมากเพยี งใด
3. เพื่อให้ผูน้ างบการเงินไปใช้ ไดศ้ ึกษาถึงผลกระทบต่างๆ และนามาประยกุ ต์ใชก้ บั ปัจจุบนั เพื่อ
สร้างการดาเนินงานที่ดีมากข้ึน

2

ผู้ใช้ประโยชน์จากงบการเงิน
ผูใ้ ช้งบการเงินหรือผูม้ ีส่วนได้เสีย (Stakeholder) มีอยู่หลากประเภท จุดมุ่งหมายในการใช้งบ

การเงินก็แตกตา่ งกนั ออกไป เช่น
นกั ลงทนุ หรือ ผถู้ ือหุน้
เป็ นเจา้ ของเงินทุน เป็ นผูร้ ับไดผ้ ลตอบแทนจากการลงทุน รวมท้งั ยงั ตอ้ งรับความเส่ียงท่ีจะเกิดข้ึน

งบการเงินทาใหผ้ ลู้ งทุนทราบถึงผลการดาเนินธุรกิจของกิจการเป็นว่าอยา่ งไร สามารถคาดการณ์ถึงปันผลท่ี
จะไดร้ ับ และมลู ค่าของกิจการ

เจา้ หน้ี
เช่น เจา้ หน้ีการคา้ ผอ่ นชาระเช่าซ้ือ เงินใหก้ ู้ ท้งั ใหก้ ูร้ ะยะส้ัน และใหก้ ูร้ ะยะยาว โดยวเิ คราะห์ฐานะ
ทางการเงินและผลการดาเนินงานจากงบการเงิน ช่วยให้เจา้ หน้ีประเมินความสามารถในการชาระหน้ี ว่า
หน้ีสินจะไดร้ ับชาระหน้ีครบตามกาหนดและดอกเบ้ียหรือไม่
ผบู้ ริหาร
มีหนา้ ท่ีในการบริหารงานให้กิจการดาเนินงานตามเป้าหมาย ใชง้ บการเงินเพ่ือตดั สินใจเรื่องต่างๆ
การวางแผนลว่ งหนา้ ท้งั ระยะส้นั และระยะยาว การควบคมุ การจดั การ และติดตามการดาเนินงาน

ถึงแมข้ อ้ มูลใน งบการเงิน จะเป็นส่ิงท่ีเกิดข้นึ แลว้ ในอดีต แต่กพ็ อบอกอนาคตบางอยา่ งได้ เช่น
ถา้ กิจการมีหน้ีสินจากการกยู้ มื พอใหเ้ ราคาดไดว้ า่ ตอ่ จากน้ีกิจการตอ้ งมีค่าใชจ้ ่ายดอกเบ้ีย และมีภาระในการ
คืนเงินที่กูย้ มื มา

3

ประโยชน์ของงบการเงิน

แตล่ ะองคป์ ระกอบของงบการเงินมีประโยชน์แตกตา่ งกนั ดงั ตอ่ ไปน้ี

1. งบกาไรขาดทนุ แสดงผลประกอบการ ความสามารถในการทากาไร รวมท้งั โครงสร้างรายไดแ้ ละ
ค่าใชจ้ ่ายของกิจการ

2. งบแสดงฐานะการเงิน แสดงให้เห็น ภาพรวมของธุรกิจ ฐานะการเงิน สภาพคล่องของกิจการ
ความสามารถในการชาระหน้ี รวมท้งั ประสิทธิภาพในการบริหารสินทรัพยข์ องกิจการ

3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผูถ้ ือหุ้น ส่วนของผูถ้ ือหุ้นแสดงให้เห็นมูลค่าของกิจการ ใน
การประเมินมูลค่าหุ้นของกิจการ มีตวั ช้ีวดั ประการหน่ึงเรียกว่ามูลค่าตามบญั ชี (Book Value)
โดยคานวณจากสินทรัพยส์ ุทธิหรือส่วนของผถู้ ือหุ้นซ่ึงเท่ากบั สินทรัพยร์ วมหักดว้ ยหน้ีสินรวม
และยงั แสดงการเคลื่อนไหวของทุนเช่นการเพ่มิ ทุน การจ่ายเงินปันผล

4. หมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นส่วนท่ีแสดงรายละเอียดของรายการในงบการเงิน นโยบายการ
บญั ชีท่ีกิจการใช้ ไดแ้ ก่ วิธีการรับรู้รายได้ วิธีการคดิ ค่าเส่ือมราคา รวมท้งั ภาระผกู พนั ในอนาคต
ความคบื หนา้ คดีความฟ้องร้อง เป็นตน้

5. งบกระแสเงินสด แสดงใหเ้ ห็นที่มาท่ีไปของกระแสเงินสดวา่ มาจากกิจกรรมดาเนินงานปกติ มา
จากการลงทุน การกูย้ มื หรือชาระเงินคืนกู้ ถึงแมม้ าตรฐานรายงานทางการเงินจะไม่ไดก้ าหนดให้
บริษทั จากดั จดั ทา แต่การจดั ทางบกระแสเงินสดจะช่วยผปู้ ระกอบการในการวางแผนการใชเ้ งิน
ทาให้ทราบถึงสภาพคล่องในการดาเนินงาน สามารถนาไปใช้วางแผนการใชจ้ ่ายของกิจการได้
โดยไมจ่ าเป็นตอ้ งจดั ทาตามรูปแบบที่เป็นทางการเหมือนบริษทั มหาชนกไ็ ด้

4

การจัดทางบการเงินด้วย Excel อย่างง่าย
1. สูตรคานวณบญั ชีใน Excel (พื้นฐาน)

ในส่วนน้ีจะเป็นเร่ืองของพ้นื ฐานในการใช้ Excel ดว้ ยการทา ‘บวกลบคณู หาร’
ประกอบไปดว้ ยเคร่ืองหมาย = ตามดว้ ย ตวั แปร และ ตวั ดาเนินการ โดยใชต้ วั แปรท่ีอาจใชข้ อ้ ความ

ตวั เลข ช่ือเซลลแ์ ละตาแหน่งเซลลน์ ้นั ๆ
และสาคัญสาหรับการสร้างสูตรคานวณใน Excel ท่ีสุดก็คือ ตัวดาเนินการอ้างอิง (Reference

Operator) เป็นตวั ดาเนินการท่ีใชอ้ า้ งอิงถึงตาแหน่งเซลล์

2. การนาสูตรคานวณ มาใช้งาน
พิมพส์ ูตรลงในเซลลโ์ ดยตรงคลิกท่ีเซลลท์ ี่ตอ้ งการใส่สูตรคานวณ แลว้ พิมพเ์ คร่ืองหมาย = ตามดว้ ย
สูตรคานวณท่ีตอ้ งการ หรือ ใชเ้ มาส์สร้างโดยลากเมาส์ไปยงั ตาแหน่งเซลลท์ ่ีตอ้ งการจากน้นั กดป่ ุม Enter

5

หมายเหตุ: ร.ว. หมายถึงขอ้ มูลท่ีนามาผา่ นในบญั ชีแยกประเภท เอามาจากการบนั ทึกรายการในสมดุ รายวนั
ผลลพั ธ์จะปรากฏข้นึ มาดงั รูป

การแกไ้ ขสูตรคานวณ หลงั จากสร้างสูตรคานวณเสร็จแลว้ หากตอ้ งการแกไ้ ขสูตรคานวณ สามารถ
ทาไดโ้ ดยการดบั เบิลคลิกท่ีเซลล์ หรือ กด F2 ดงั น้ี

การสร้างสูตรคานวณเพ่ือคานวณยอดคงเหลือในบญั ชีแยกประเภทแบบเบ้ืองตน้ ตวั อยา่ งน้ีจะแสดง
วิธีการสร้างสูตรคานวณเพ่ือคานวณยอดคงเหลือ บญั ชีเงินฝากธนาคารของร้านเอมอรป้ายโฆษณา ในเดือน
พฤษภาคม 2564 ซ่ึงมีวิธีดงั น้ี

6

3. สร้างสมุดบนั ทึกรายงานข้ันต้นไปบัญชีแยกประเภท
ข้นั ตอนที่ 1 สร้างสูตรคานวณเพ่ือหาผลรวมของจานวณเงินฝ่ัง เดบิต

ข้นั ตอนที่ 2 สร้างสูตรคานวณเพ่ือหาผลรวมของจานวณเงินฝ่ัง เครดิต
ข้นั ตอนที่ 3 คลิกท่ีเซลล์ B9 แลว้ สร้างสูตรคานวณ =D10-H10

7

ข้นั ตอนท่ี 4 ยอดคงเหลือในบญั ชีเงินฝากธนาคารที่ปรากฎข้นึ มาดงั รูป

หากตอ้ งการให้ธุรกิจประสบความสาเร็จ ควรให้เวลากบั การเรียนรู้บญั ชี หลายคร้ังที่การทาธุรกิจ
เป็ นเรื่องของการ คานวณ เพราะตวั เลขจะบอกเราว่าปัญหาท่ีแทจ้ ริงคืออะไร และวิธีแกท้ ี่ถูกตอ้ งควรเป็ น
แบบไหน

ตวั เลขสามารถนามาใช้ในการทาธุรกิจและประกอบอาชีพไดห้ ลายอย่างต้งั แต่การคานวณราคา
(คานวณกาไรขาดทุน , ผลการลงทุน ) หรือแมแ้ ต่คานวณสต็อกต่างๆ ตราบใดที่เรายงั ให้ความสาคญั กับ
‘เงิน’ (ยอดขาย และ กาไร)

คนที่คานวณเก่งและการทาบญั ชีก็จะสร้างกาไรไดเ้ ยอะ คนท่ีคานวณไม่เป็ นก็จะทาธุรกิจขาดทุน
สาหรับการทาธุรกิจน้นั แคร่ ู้ ‘บวกลบคูณหาร และ การทาบญั ชี’ คุณสามารถดูแลธุรกิจของคุณใหม้ ง่ั คงและ
ยง่ั ยนื ซ่ึงทกุ คนสามารถทาตามได้

8

ตัวอย่าง

การจดั ทางบทดลองด้วยโปรแกรม Microsoft Excel

งบทดลอง (Trial Balance) เป็นงบท่ีพิสูจน์ความถูกตอ้ งของขอ้ มูลทางการบญั ชีว่าไดบ้ นั ทึกรายการ
ตามหลกั บญั ชีคู่ ซ่ึงจากการบนั ทึกรายการในสมุดรายวนั ทว่ั ไปทุกรายการตอ้ งประกอบดว้ ยดา้ นเดบิตและ
ดา้ นเครดิต การบนั ทึกจานวนเงินดา้ นเดบิตไวใ้ นบญั ชีหน่ึงเท่ากบั จานวนเงินเครดิตไวอ้ ีกบญั ชีหน่ึง ดงั น้นั
ยอดรวมของรายการเดบิตในบัญชีต่างๆจึงตอ้ งเท่ากับยอดรวมของรายการเครดิตในบญั ชีต่างๆซ่ึงการที่
ผลรวมของบญั ชีดา้ นเดบิตและดา้ นเครดิตเท่ากนั อาจมีการบนั ทึกบญั ชีบางบญั ชีท่ีไมถ่ กู ตอ้ ง แต่บนั ทึกบญั ชี
ท้งั ดา้ นเดบิตและดา้ นเครดิตดว้ ยจานวนเงินท่ีเท่ากนั เช่น ซ้ือหมึกพิมพ์ 2 กลอ่ ง เป็นเงิน 2,500 บาท

ตาราง : การเปรียบเทียบการบนั ทึกบญั ชีกบั การบนั ทึกบญั ชีที่ถกู ตอ้ ง

บนั ทึกบญั ชี

บนั ทึกบญั ชีท่ีถูกตอ้ ง

เดบิต เครื่องใชส้ านกั งาน 2,500

เครดิต เงินสด 2,500

เดบิต วสั ดุสิ้นเปลือง 2,500

เครดิต เงินสด 2,500

9

จะเห็นวา่ วสั ดุสิ้นเปลือง เป็นบญั ชีประเภทสิ้นทรัพยห์ รือค่าใชจ้ ่าย เมื่อมียอดเพม่ิ ข้ึน บนั ทึก
ทางดา้ นเดบิต เช่นเดียวกบั บญั ชีเคร่ืองใชส้ านกั งานจึงทาใหง้ บทดลองลงตวั

การจดั ทางบทดลองตอ้ งระบุวา่ เป็นงบทดลอง ณ วนั หน่ึงวนั ใด เม่ือสิ้นรอบระยะเวลาหน่ึง เช่น 3
เดือน 6 เดือน 1 ปี โดยการรวบรวมยอดคงเหลือเดบิตและยอดคงเหลือเครดิตในสมดุ บญั ชีแยกประเภท
ทวั่ ไปไวด้ ว้ ยจานวนเงินท่ีเทา่ กนั

ข้นั ตอนในการทางบทดลอง มีดงั น้ี

1. เปิ ดสมุดงานท่ีสร้างแบบฟอร์มต่างๆ และเพ่มิ แผน่ งานช่ือ “งบทดลอง”

2. พิมพช์ ื่อบญั ชีและเลขที่บญั ชี ในช่องชื่อบญั ชีและเลขท่ีบญั ชี

3. นายอดคงเหลือไปใส่ไวใ้ นช่องเดบิตหรือเครดิต โดยนามาจากยอดคงเหลือในบญั ชีแยกประเภท
ทว่ั ไป ตวั อยา่ งเช่น บญั ชีเงินสดนาเมาส์วางไวท้ ่ีช่องจานวนเงินดา้ นเดบิตใส่เครื่องหมาย = คลิก
เมาส์ที่แผน่ งานแยกประเภทเลือกบญั ชีเงินสด วางเมาส์ไวท้ ่ีช่องรายการ จานวนเงินยอดคงเหลือ
(C8) แลว้ กด Enterทาการเชื่อมโยงลกั ษณะเดียวกนั

4. หายอดรวมทางดา้ นเด D29 โดยใชส้ ูตร = S บิตท่ี

5. หายอดรวมดา้ นเครดิตท่ี E29 โดยใชส้ ูตร =SUM(E6:E27) ดงั ภาพ