Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia

ISI KANDUNGAN

KANDUNGAN MUKASURAT

1. PENGENALAN 1
2. LATAR BELAKANG 2
3. OBJEKTIF 3
4. SKOP 3
5. DEFINISI 4
6. DASAR SEMASA 6
7. PUNCA BENCANA 7
8 PELAN TINDAKAN BENCANA REKOD (PTBR) 7
7
8.1 Pembentukan Pasukan Petugas PTBR 9
8.2 Pengumpulan Maklumat 10
8.3 Pelan Lantai 13
8.4 Kemudahan Fasiliti Yang Disediakan 14
8.5 Sistem Keselamatan 14
8.6 Analisa Risiko 15
8.7 Penilaian Risiko 17
8.8 Pelaksanaan Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR) 17
21
8.8.1 Pencegahan (Preventive) 23
8.8.2 Persediaan (Preparedness) 25
8.8.3 Semasa Bencana (Tindakan Proaktif / Response) 31
8.8.4 Selepas Bencana (Penyelamatan dan Pemulihan) 34
8.8.5 Senarai Nama Jabatan / Agensi Berkaitan Bencana 36
8.8.6 Senarai Nama Pembekal Peralatan Bencana 37
8.8.7 Senarai Peralatan Bilik Fail dan Bilik Rekod
8.8.8 Senarai Peralatan Pasukan Bertindak Bencana 39
8.8.9 Keperluan Suhu dan Kelembapan Bandingan Bagi 39
39
Bilik Registri dan Bilik Rekod 40
9. PENGGUNAAN 40
10. LATIHAN / KURSUS 40
11. PENGEMASKINIAN
12. PENUTUP
13. TARIKH KUATKUASA PEMAKAIAN

14. LAMPIRAN

Lampiran 1 - Senarai Semak Pencegahan (Preventive)
Lampiran 2 - Senarai Semak Persediaan (Preparedness)
Lampiran 3 - Senarai Semak Semasa Bencana (Response)

Lampiran 4 - Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Pemulihan Rekod Jenis
Kertas

Lampiran 5 - Peralatan dan Bahan-Bahan Yang Digunakan Untuk Kerja-Kerja
Pemuliharaan

Lampiran 6 - Pemuliharaan Rekod Secara Sidaian Untuk Mengeringkan Rekod
Lampiran 7 - Pengeringan Rekod Menggunakan Hair Dryer dan Seterika

Lampiran 8 - Pemulihan Rekod Akibat Bencana Lumpur

Lampiran 9 - Senarai Semak Pemulihan Bencana (Recovery)

Lampiran 10 - Glosari

1. PENGENALAN

1.1 Perbendaharaan Malaysia adalah salah satu Jabatan penting dalam Pentadbiran
Awam yang menjadi pusat pengumpulan dan perkongsian maklumat
berkaitan kewangan dan ekonomi bagi Sektor Awam amnya dan di
Perbendaharaan Malaysia sendiri khususnya. Maklumat yang terdapat di
Perbendaharaan Malaysia terdapat dalam pelbagai bentuk rekod seperti
dokumen, perjanjian, memorandum, pelan, laporan, buku, bahan pandang
dengar, gambar, fail dan rekod elekronik. Kumpulan rekod ini adalah rekod
penting bagi membolehkan aktiviti dan fungsi perkhidmatan Perbendaharaan
Malaysia dapat diteruskan sekiranya berlaku kecemasan dan bencana.

1.2 Sehubungan itu, bagi memastikan rekod penting ini sentiasa ada dan tersedia
untuk digunakan semasa dan selepas berlakunya bencana, satu Pelan Tindakan
Bencana Rekod (PTBR) perlu diwujudkan. PTBR ini sebagai panduan untuk
persediaan dan tindakan yang perlu diambil bagi pencegahan menghadapi
bencana, tindakan semasa bencana berlaku dan langkah-langkah pemulihan
rekod selepas bencana. Pelan ini menjurus kepada rekod-rekod berbentuk
konvensional yang diguna dan disimpan oleh Bahagian-Bahagian.

1.3 PTBR ini adalah pelengkap kepada Pelan Pengurusan Kesinambungan
Perkhidmatan (PKP) Perbendaharaan Malaysia 2019 (Pindaan 2020) yang
memfokuskan kepada aspek komunikasi, keselamatan fizikal dan bangunan.
Bahagian Teknologi Maklumat (BTM) pula telah menyediakan Pelan Pemulihan
Bencana (DRP) dan Pelan Teknikal Pemulihan Bencana (DRTP) bagi
menguruskan dokumen dan rekod elektronik akibat daripada gangguan teknikal,
ancaman manusia dan bencana alam.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 1

2. LATAR BELAKANG
2.1 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 15 yang dikeluarkan pada tahun 1951 telah
menggaris penubuhan Perbendaharaan Persekutuan. Bagi menyelaraskan
pentadbiran kewangan secara berpusat di semua negeri, Pekeliling
Perbendaharaan telah menyenaraikan peranan dan tugas Perbendaharaan
Persekutuan dan Setiausaha Perbendaharaan. Pekeliling ini memberi kuasa
kepada Perbendaharaan Persekutuan sebagai institusi yang mengawal selia dan
mengurus kutipan hasil dan perbelanjaan dalam semua urusan perniagaan
Kerajaan Pusat dengan cekap.

2.2 Perbendaharaan Persekutuan dijenamakan kepada Perbendaharaan Malaysia
sebagai Agensi Pusat yang diberi mandat bagi mengurus dan memajukan
ekonomi negara. Perubahan keadaan kewangan dan ekonomi negara telah
mempengaruhi perjalanan pentadbiran Perbendaharaan Malaysia sebagai
badan kewangan. Kewangan antarabangsa dan kedudukan ekonomi negara
semakin mencabar menjadikan Perbendaharaan Malaysia dari segi struktur,
fungsi dan tanggungjawabnya berkembang pesat.

2.3 Beberapa Bahagian dan Unit baharu ditubuhkan hasil transformasi dan
penstrukturan semula organisasi sehingga tahun 2020 selaras dengan keperluan
semasa untuk mengungkap dasar hasil dan kewangan negara bagi mencapai
objektif ekonomi negara. Sehingga kini, terdapat 23 Bahagian/ Unit termasuk
Perbendaharaan Malaysia Sarawak dan Perbendaharaan Malaysia Sabah.

2.4 Perjawatan Perbendaharaan Malaysia adalah seramai 1,781 Pegawai dan
Kakitangan. Perbendaharaan Malaysia terletak di Kompleks Kementerian
Kewangan, No. 5 Persiaran Perdana, Presint 2, Pusat Pentadbiran Kerajaan
Persekutuan, 62592 Wilayah Persekutuan Putrajaya. Kompleks Kementerian
Kewangan terdiri daripada dua (2) blok bangunan utama iaitu Bangunan
Perbendaharaan dan Bangunan Perbendaharaan 2.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 2

3. OBJEKTIF
3.1 Objektif PTBR adalah :

i. Menghasilkan manual lengkap sebagai rujukan dan persediaan kepada
pegawai dan kakitangan Perbendaharaan Malaysia dalam menghadapi
kemungkinan bencana kepada rekod;

ii. Mengenalpasti risiko dan ancaman bencana yang mungkin berlaku kepada
rekod;

iii. Mengenalpasti langkah-langkah pencegahan, persediaan, tindakan semasa
bencana dan pemulihan ke atas rekod selepas berlakunya bencana;

iv. Membentuk Pasukan Bertindak Bencana (Disaster Response Team) yang
akan bersedia dari segi tenaga, peralatan dan kelengkapan bagi menghadapi
dan menjalankan kerja pemulihan rekod selepas bencana;

v. Menyediakan direktori bencana untuk kegunaan ketika menghadapi bencana
kepada rekod;

vi. Mengkoordinasikan satu sistem perhubungan dan jaringan komunikasi
antara Pegawai dan Kakitangan Perbendaharaan Malaysia dengan Agensi
Kerajaan serta pembekal perkhidmatan yang berkaitan; dan

vii. Menambahbaik dan melancarkan aktiviti yang berkaitan dengan pengurusan
bencana kepada rekod.

4. SKOP

4.1 PTBR ini digunapakai oleh Pegawai dan Kakitangan Perbendaharaan Malaysia
di Kompleks Kewangan, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan meliputi
bangunan Perbendaharaan dan Perbendaharaan 2.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 3

5. DEFINISI

5.1 Takrifan di dalam SOP ini, melainkan jika dinyatakan sebaliknya:

i. Bencana
Bencana adalah akibat dari kejadian yang menyebabkan kegagalan
penyampaian perkhidmatan Kerajaan. Bencana yang berlaku di Malaysia
adalah akibat dari kejadian-kejadian seperti berikut:

a. Bencana alam seperti banjir, gempa bumi, tanah runtuh, kemarau,
kebakaran hutan, ribut petir, ribut tropika, ribut dan tsunami;

b. Gangguan yang tidak dirancang atau disengajakan seperti kebakaran,
keganasan, sabotaj, kecurian, vandalisme dan tunjuk perasaan;

c. Gangguan kepada perkhidmatan dan utiliti seperti bekalan elektrik, air,
gas, komunikasi dan pengangkutan awam; dan

d. Gangguan akibat serangan siber seperti pencerobohan, virus, Distributed
Denial of Service (DDoS), kegagalan sistem ICT termasuk aplikasi,
rangkaian dan perkakasan (Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan
Agensi Sektor Awam, MAMPU).

ii. Rekod
Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau
peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas,
dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, foto,
mikrofilem, filem sinematografi, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara
elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal atau salinannya (Akta
Arkib Negara 2003 [Akta 629]).

iii. Rekod Awam
Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana
pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat
awam atau pekerja pejabat awam dalam penjalanan tugas rasminya dan
termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 4

rekod yang, pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan
atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah
Akta Arkib Negara (Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]).

iv. Pejabat Awam
Sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan mana-mana Negeri
atau sesuatu pejabat mana-mana kerajaan tempatan, pihak berkuasa
berkanun atau perusahaan Kerajaan (Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]).

v. Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR)
Pelan Tindakan Bencana Rekod merupakan dokumen bertulis yang
dibangunkan oleh Perbendaharaan Malaysia bagi persediaan menghadapi
bencana atau kecemasan. Dokumen ini menerangkan tindakan yang perlu
diambil bagi pencegahan dan persediaan menghadapi bencana, tindakan
semasa bencana berlaku dan langkah-langkah pemulihan rekod selepas
bencana.

vi. Arkib
Rekod yang dipelihara bagi nilai kebangsaan atau sejarahnya yang kekal dan
lama bertahan atau kedua-duanya (Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]).

vii. Pemulihan
Memulihkan rekod, bahan arkib dan kemudahan pejabat kepada keadaan
asal bagi meneruskan aktiviti seperti biasa (Emergency Planning for Records
and Archives Services, International Records Management Trust, 1999).

viii. Rekod Digital
Menukarkan data kepada bentuk digital supaya dapat diproses secara
langsung oleh komputer atau pemindahan data dari analog ke digital dengan
menggunakan perisian yang melibatkan kerja-kerja imbasan untuk diakses
secara dalam talian.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 5

6. DASAR SEMASA

6.1 Pelan ini melibatkan perundangan peruntukan di bawah Akta, Peraturan dan
Pekeliling Kerajaan seperti berikut:

i. Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), Perkara 7 (q) – Fungsi Ketua Pengarah
Mengenal pasti dan membuat salinan rekod penting yang perlu bagi
keberterusan fungsi atau penyusunan semula sesuatu organisasi semasa
dan selepas darurat dan juga rekod yang perlu bagi perlindungan hak dan
kepentingan organisasi itu dan orang perseorangan yang secara langsung
terjejas dengan kegiatan organisasi itu.

ii. Surat Pekeliling Bil. 5 Tahun 2007 – Panduan Pengurusan Pejabat, Bab 8,
Perkara 8.9 – Pelan Tindakan Bencana
Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah menyediakan Pelan Tindakan
Bencana bagi persediaan menghadapi bencana dan tindakan pemulihan
rekod akibat bencana. Jabatan dan Agensi boleh mendapat khidmat nasihat
kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara untuk menyediakan Pelan
Tindakan Bencana bagi pemeliharaan dan pemuliharaan rekod awam.

iii. Arahan Majlis Keselamatan Negara No. 20 - Mekanisme Pengurusan
Bencana Negara
Arahan ini bertujuan menggariskan Dasar dan Mekanisme Pengurusan
Bencana secara menyeluruh meliputi peringkat sebelum, semasa dan
selepas sesuatu kejadian bencana di darat. Arahan ini juga menjelaskan
peranan dan tanggungjawab Agensi Kerajaan, Badan Berkanun, Pihak
Swasta dan Badan-badan Sukarela dalam pengurusan bencana. Arahan ini
juga memberi fokus kepada pengurusan bencana dan bantuan peringkat
nasional yang memerlukan sumbangan sumber pelbagai Agensi.

iv. Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan Agensi Sektor Awam (PKP),
MAMPU
Pelaksanaan pengurusan kesinambungan perkhidmatan menyediakan garis
panduan dan program pelaksanaan fungsi kritikal serta proses-proses utama
yang berterusan walaupun berlaku gangguan atau bencana dan fungsi-fungsi
normal segera dibaik pulih dalam tempoh masa yang ditetapkan.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 6

7. PUNCA BENCANA
7.1 Terdapat beberapa punca bencana seperti berikut:

i. Semulajadi - Gempa bumi, kebakaran, banjir, tanah runtuh, ribut taufan,
tsunami, puting beliung dan sebagainya.

ii. Persekitaran - Pembuangan kimia larangan, tumpahan minyak, runtuhan
bangunan, radiasi kimia perosak, letusan gunung berapi, letupan bahan api,
kemalangan kenderaan, debu, jerebu, cahaya lampu, binatang, serangga
perosak dan sebagainya.

iii. Politik / Provokasi - Perbalahan pekerja, rusuhan, mogok, pemberontakan,
ancaman bom, membakar dengan sengaja, kecurian, sabotaj, vandalisme
kecuaian serta kelemahan aspek keselamatan dan sebagainya.

iv. Teknologi - Kegagalan perkakasan atau perisian, virus, gangguan
elektromagnetik, kegagalan bekalan kuasa elektrik, aktiviti penggodam,
kegagalan sistem penghawa dingin berpusat dan sebagainya.

8. PELAN TINDAKAN BENCANA REKOD (PTBR)

8.1 Pembentukan Pasukan Petugas PTBR

(i) Jawatankuasa Pengurusan Bencana Rekod seperti berikut:

Bil. Ahli Peranan

1 Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan Pengerusi

(Pengurusan)

2 Setiausaha Bahagian Dasar Saraan dan Pengurusan Ketua Pasukan

3 Timbalan Setiausaha Bahagian Dasar Saraan dan Timbalan Ketua

Pengurusan Pasukan

4 Ketua Seksyen Pentadbiran Setiausaha

5 Semua Setiausaha Bahagian / Timbalan Setiausaha Ahli

Bahagian

6 Ketua Unit Keselamatan Ahli

7 Ketua Unit Fasiliti Ahli

8 Ketua Unit Pengurusan Rekod Urusetia

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 7

Bidang Tugas Jawatankuasa Pengurusan Bencana Rekod:
a. Menetapkan dasar berkenaan pengurusan bencana rekod;
b. Menyokong program kesedaran dan pemulihan bencana di

Perbendaharaan Malaysia;
c. Menyediakan peruntukan yang mencukupi untuk program pengurusan

bencana rekod; dan
d. Memantau program pengurusan bencana di Perbendaharaan Malaysia.

(ii) Pasukan Bertindak Bencana Rekod:

Bil. Ahli Peranan

1 Ketua Seksyen Pentadbiran, BDSP Koordinator

2 Ketua Unit Pengurusan Rekod, BDSP Setiausaha

3 Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) semua Bahagian Ahli

4 Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) semua Bahagian Ahli

5 Pegawai Penyelaras ICT di Bahagian Teknologi Maklumat Ahli

(BTM)

6 Ketua Unit Keselamatan, Seksyen Pentadbiran, BDSP Ahli

7 Ketua Unit Fasiliti, Seksyen Pentadbiran, BDSP Ahli

8 Unit Pengurusan Rekod, Seksyen Pentadbiran, BDSP Urusetia

Bidang Tugas Pasukan Bertindak Bencana Rekod:

a. Menyelaras, menguruskan dan melaksanakan program / aktiviti
pencegahan bencana;

b. Menyelaras, menguruskan dan melaksanakan program / aktiviti
persediaan menghadapi bencana;

c. Menyelaras, menguruskan dan melaksanakan program / aktiviti bertindak
semasa bencana;

d. Menyelaras, menguruskan dan melaksanakan program / aktiviti
pemulihan selepas bencana; dan

e. Bekerjasama dengan Seksyen Sumber Manusia dalam melaksanakan
latihan pengurusan bencana kepada pegawai dan kakitangan.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 8

Selain itu, terdapat juga beberapa pihak ataupun badan yang turut terlibat
membantu Jawatankuasa dan Pasukan ini dalam menyelamatkan dan
memulihkan rekod yang telah rosak seperti Agensi Berkaitan Bencana dan
Pembekal Barangan Bencana.

8.2 Pengumpulan Maklumat

Dalam menyediakan PTBR ini, pengumpulan maklumat perlu dibuat bagi
mengenalpasti:

a. Jenis rekod;
b. Kepentingan rekod;
c. Jumlah rekod;
d. Lokasi penyimpanan rekod;
e. Kaedah pemeliharaan rekod (penyalinan atau backup);
f. Pelan lantai;
g. Kemudahan fasiliti yang disediakan; dan
h. Sistem Keselamatan.

Maklumat-maklumat berkaitan dengan penyimpanan dan pemeliharaan rekod
seperti:

Bil. Perkara Lokasi
1 Registri Aras 2 (Selatan), Blok Perbendaharaan

2 Bilik Fail Utama Aras 2 (Selatan), Blok Perbendaharaan

3 Bilik Rekod Aras G, Blok Utara
Aras 1, Blok Tengah

4 Bilik Fail Bahagian Pejabat Menteri Kewangan
Pejabat Timbalan Menteri Kewangan
Pejabat Belanjawan Negara (NBO)
Pejabat Pesuruhjaya Khas Cukai Pendapatan
(PKCP)
Bahagian Pengurusan Strategik Badan Berkanun
(SBM)
Bahagian Cukai (TAX)
Tribunal Rayuan Kastam (TRK)

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 9

Bil. Perkara Lokasi

5 Pusat Data Bahagian Undang-Undang (BUU)
6 Jumlah Rekod Bahagian Pengurusan Aset Awam (PAM)
7 Backup Bahagian Dasar Saraan dan Pengurusan (BDSP)
Bahagian Perolehan Kerajaan (BPK)
Bahagian Ekonomi (ED)
Bahagian Syarikat Pelaburan Kerajaan (GIC)
Bahagian Antarabangsa (INT)
Bahagian Kawalan Kewangan Strategik Dan
Korporat (BKSK)
Bahagian Pelaburan Strategik (SID)
Pejabat Dasar Fiskal Dan Pengurusan Hutang
(FPDMO)
Unit Audit Dalam Perbendaharaan (ADP)
Bahagian Teknologi Maklumat (BTM)
Pejabat Pendaftar Agensi Pelaporan Kredit (PPK)
Unit Integriti (UI)

Aras 2 Selatan, Seksyen Pentadbiran, BDSP
Aras 7 Selatan, BTM

Anggaran 450,000 unit fail

Program backup dilakukan ke atas rekod dan
koleksi arkib yang disimpan melalui program data
conversion dan sistem rekod elektronik yang
digunapakai oleh Pegawai dan Kakitangan.
Backup dilakukan ke dalam backup server atau
backup tape secara harian, mingguan atau
bulanan.

8.3 Pelan Lantai
Pelan lantai bagi tujuan penyediaan PTBR ini meliputi dua bangunan iaitu:
(i) Bangunan Perbendaharaan

Bil. Bahagian Lokasi

BLOK A

1 Unit Pendaftaran Syarikat, Bahagian Perolehan Aras G

Kerajaan (BPK)

2 Bilik Rekod Aras Bawah
(Basement)

3 Taska PERMATA Aras 1

4 Bilik Mesyuarat Utama Aras 1- Aras 12

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 10

Bil. Bahagian Lokasi

5 Bilik Perbincangan Aras 1- Aras 12

6 Seksyen Kewangan, Bahagian Dasar Saraan dan Aras 2

Pengurusan (BDSP)

7 Bahagian Perolehan Kerajaan (BPK) Aras 3-5

8 Pejabat Belanjawan Negara (NBO) Aras 6-8

BLOK B

1 Dewan Utama Aras G

2 Dewan Galeri Aras G

3 Lobi Aras G

4 Kaunter Pengawal Keselamatan / Pertanyaan Aras G

5 Gloria Jean’s Aras G

6 Bilik Gerakan Polis Bantuan Aras 1

7 Bilik Taklimat Aras 1

8 Bilik Rekod Aras 1

9 Dewan Auditorium Aras 1

10 Bilik Mesyuarat Aras 1-11

11 Bilik Perbincangan Aras 1-11

12 Perpustakaan Aras 2

13 Bahagian Strategik Badan Berkanun (SBM) Aras 4

14 Seksyen Dasar Saraan, Bahagian Dasar Saraan dan Aras 4

Pengurusan (BDSP)

15 Bahagian Pelaburan Strategik (SID) Aras 5

16 Bahagian Cukai (TAX) Aras 6-7

17 Seksyen Komunikasi Korporat, Bahagian Kawalan Aras 7

Kewangan Strategik Dan Korporat (BKSK)

18 Bahagian Undang-Undang (BUU) Aras 7

19 Bahagian Antarabangsa (INT) Aras 8

20 Bahagian Ekonomi (FED) Aras 8-9

21 Pejabat Timbalan-Timbalan Ketua Setiausaha Aras 10

Perbendaharaan

22 Pejabat Ketua Setiausaha Perbendaharaan Aras 10

23 Pejabat Timbalan Menteri Kewangan I & II Aras 11

24 Unit Pelaksanaan dan Koordinasi Stimulus Ekonomi Aras 11

Antara Agensi Nasional (LAKSANA)

25 Pejabat Menteri Kewangan Aras 12

BLOK C

1 Unit Stor, Seksyen Kewangan dan Aset, Bahagian Aras G

Dasar Saraan dan Pengurusan (BDSP)

2 Unit Kenderaan, Seksyen Pentadbiran, Bahagian Aras G

Dasar Saraan dan Pengurusan (BDSP)

3 Bilik RELA Aras G

4 Bilik Mesyuarat Aras 1 – 11

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 11

Bil. Bahagian Lokasi

5 Bilik Perbincangan Aras 1-11

6 Pejabat Pesuruhnjaya Khas Cukai Pendapatan Aras 1

(PKCP)

7 Seksyen Pentadbiran, Bahagian Dasar Saraan dan Aras 2

Pengurusan (BDSP)

8 Seksyen Pembangunan Sumber Manusia, Bahagian Aras 3

Dasar Saraan dan Pengurusan (BDSP)

9 Bilik HRMIS Aras 3

10 Seksyen Pembangunan dan Perolehan, Bahagian Aras 3

Dasar Saraan dan Pengurusan (BDSP)

11 Bahagian Pengurusan Aset Awam (PAM) Aras 4

12 Makmal Komputer

13 Bahagian Syarikat Pelaburan Kerajaan (GIC) Aras 5

14 Bahagian Kawalan Kewangan Strategik Dan Korporat Aras 6

(BKSK)

15 Bahagian Teknologi Maklumat (BTM) Aras 7

16 Makmal Komputer Aras 8

17 Bilik Latihan Tanpa Komputer Aras 8

18 Bilik Penginapan Aras 8

(ii) Bangunan Perbendaharaan 2

Bil. Bahagian / Unit Lokasi
BLOK A

1 Kaunter Keselamatan Aras G

2 Bank Simpanan Nasional (BSN) Aras G

3 Bahagian Wang Tak Dituntut (BWTD) Aras 1

4 Pejabat Pendaftar Agensi Pelaporan Kredit (PPAPK) Aras 2

5 Bilik Mesyuarat Utama Aras 1-4

6 Bilik Perbincangan Aras 1-4

7 Unit Integriti (UI) Aras 3

8 Unit Audit Dalam (UAD) Aras 4

BLOK B

1 CIMB Bank Aras G

2 Bahagian Wang Tak Dituntut (BWTD) Aras 1

3 Bilik Mesyuarat Aras 1-4

4 Bilik Perbincangan Aras 1-4

5 Pejabat Penyenggaraan (Mizura Sdn. Bhd.) Aras 1

6 Bahagian Wang Tak Dituntut (BWTD) Aras 2

7 Seksyen Aplikasi, Bahagian Teknologi Maklumat Aras 3

(BTM)

8 Bilik Projek BTM Aras 3

9 Tribunal Rayuan Kastam (TRK) Aras 4

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 12

8.4 Kemudahan Fasiliti Yang Disediakan
Kemudahan yang terdapat di Perbendaharaan Malaysia adalah seperti berikut:

Bil. Kemudahan Lokasi

A Bangunan Perbendaharaan Aras Bawah dan G
Aras G
Blok Utara Aras Bawah
Aras G
1 Tempat Letak Kereta / Parkir Aras 1
2 Lobi Aras G
3 Kiosk
4 Bilik Gimnasium Aras Bawah dan G
5 Gelanggang Badminton Aras G
6 Kopi1 Aras G
Aras G
Blok Tengah Aras G
Aras G
7 Tempat Letak Kereta / Parkir Aras G
8 Lobi Aras 1
9 Kiosk Aras 1
10 Surau Utama Aras 1
11 Dewan Utama Aras 2
12 Dewan Galeri Aras 2
13 Gloria Jean’s Aras 12
14 Dewan Auditorium
15 Bilik Taklimat Aras Bawah dan G
16 Auditorium Aras G
17 Kafetaria Aras Bawah
18 Kedai Runcit Aras 1
19 Bilik Sidang Media Aras 8

Blok Selatan Aras Bawah dan G
Aras G
20 Tempat Letak Kereta / Parkir
21 Lobi
22 Bilik Muzik
23 Gelanggang Badminton
24 Asrama

B Bangunan Perbendaharaan 2

23 Tempat Letak Kereta / Parkir
24 Lobi

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 13

8.5 Sistem Keselamatan
Sistem Keselamatan yang terdapat di Perbendaharaan Malaysia adalah seperti
berikut:
Bil. Sistem Keselamatan
1 Penghadang (Flap Barrier)

2 Kamera Litar Tertutup (CCTV)

3 Penggera Keselamatan (Safety Alarm)

4 Pas Keselamatan (Access Card)

5 Sistem Pembaca Pas Keselamatan (Access Card Reader System)

8.6 Analisa Risiko

Analisa Risiko dilakukan dengan mengenal pasti jenis bencana dan kemungkinan
ianya berlaku disebabkan oleh keadaan geografi, cuaca, sistem dan manusia.
Berdasarkan kepada lokasi, bencana yang dijangka dihadapi oleh
Perbendaharaan Malaysia adalah seperti berikut:

1 Kebakaran 7 Kecuaian Manusia

2 Paip Bocor 8 Masalah Elektrik/ Rangkaian
(Network)

3 Pencerobohan/ Sabotaj/ Bom/ 9 Kegagalan Perkakasan
Serangan Udara 10 Rusuhan/Vandalisme

4 Kelembapan

5 Makhluk Perosak 11 Serangan Siber

6 Bencana Bangunan (Siling runtuh/ 12 Ribut/Tanah Runtuh
Retak)

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 14

8.7 Penilaian Risiko
Penilaian risiko terhadap rekod di Perbendaharaan Malaysia
Penilaian risiko kepada bencana adalah berbeza. Perbendaharaan Malaysia
perlu menilai risiko menggunakan skala yang dikategorikan seperti berikut:

1 - tiada
2 - sederhana
3 - tinggi
4 - sangat tinggi

Mengenalpasti impak risiko terhadap rekod di Perbendaharaan Malaysia
Impak risiko bencana terhadap Perbendaharaan Malaysia juga dilihat melalui
skala berikut:

1 - tiada
2 - sederhana
3 - tinggi
4 - sangat tinggi

Semakin tinggi skala impak risiko, semakin besar kesan kerosakan terhadap
rekod yang akan dihadapi. Kombinasi antara risiko dan impak akan
memperlihatkan kesan kerosakan dan kemusnahan rekod di Perbendaharaan
Malaysia.

Jadual 1: Risiko dan Impak Bencana Terhadap Rekod

Bil. Bencana (a) (b) (c)
Risiko Impak Skor
1 Kebakaran axb=c
2 Paip Bocor 2 4
3 Pencerobohan/Sabotaj/ 2 3 8
2 4
Bom/Serangan Udara 6
4 Kelembapan
5 Makhluk Perosak 8
6 Bencana Bangunan (Siling
23 6
runtuh/Retak) 23 6
7 Kecuaian Manusia 24 8

44 16

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 15

Bil. Bencana (a) (b) (c)
Risiko Impak Skor
8 Masalah Elektrik/Network axb=c
9 Kegagalan Perkakasan 3 4
10 Rusuhan/Vandalisme 2 4 12
11 Serangan Siber 2 4
12 Ribut/Tanah Runtuh 3 4 8
2 3
8

12

6

Jadual 2: Kedudukan Risiko dan Impak Bencana Terhadap Rekod

Bil. Keutamaan Bencana Risiko /
Impak
1 Kecuaian Manusia
2 Serangan Siber 16
3 Masalah Elektrik / Network 12
4 Kegagalan Perkakasan 12
5 Kebakaran 12
6 Pencerobohan / Sabotaj / Bom / Serangan Udara 8
7 Bencana Bangunan (Siling Runtuh / Retak) 8
8 Rusuhan / Vandalisme 8
9 Makhluk Perosak 8
10 Kelembapan 6
11 Paip Bocor 6
12 Ribut / Tanah Runtuh 6
6

Berdasarkan jadual di atas, semakin tinggi skor semakin besar risiko ancaman
bencana. Ancaman utama kepada rekod di Perbendaharaan Malaysia terbahagi
kepada dua (2) faktor iaitu:

(i) Faktor jangka pendek
Bencana yang disebabkan oleh gangguan yang biasa berlaku seperti
bekalan elektrik, kebocoran saluran air, kebocoran maklumat dan sabotaj
yang boleh mengakibatkan kehilangan, kerosakan dan kemusnahan kepada
rekod di bilik fail / bilik rekod.

(ii) Faktor jangka panjang
a. Kadar kelembapan (RH) yang tinggi sekiranya melebihi 60%;
b. Suhu yang tidak stabil atau terlalu tinggi;
c. Haiwan perosak; dan
d. Kewujudan agen pengoksidaan atau pencemaran pada tahap yang tinggi.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 16

8.8 Pelaksanaan Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR)

Pelaksanaan PTBR melibatkan tiga (3) peringkat iaitu:

8.8.1 Pencegahan (Preventive)

Pencegahan perlu dilaksanakan bertujuan meminimakan risiko bencana
dengan mengambil kira tindakan yang perlu diambil bagi mengurangkan
risiko kerosakan, kehilangan nyawa, harta dan rekod. Langkah
pencegahan bencana yang perlu adalah seperti berikut:

Bil. Risiko Pencegahan (Preventive)

1 Kebakaran • Menguatkuasakan peraturan-peraturan larangan
merokok dan memastikan punca kuasa elektrik
dimatikan apabila tiada Pegawai dan Kakitangan di
pejabat.

• Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup
dan sentiasa berada dalam keadaan yang baik
terutama bagi ruang penyimpanan rekod.

• Pemeriksaan pendawaian elektrik dilakukan secara
berkala.

• Memastikan peralatan elektrik menepati voltan
yang telah ditetapkan dan diluluskan oleh
Suruhanjaya Tenaga dan SIRIM.

• Memastikan tiada bahan mudah terbakar
diletakkan berdekatan dengan punca-punca
kebakaran.

• Memastikan alat-alat pencegahan kebakaran
disediakan dan diselenggara secara berkala:

o Penggera Kebakaran
o Pili Bomba
o Alat Penyembur Air (Water Sprinkler)
o Alat Pemadam Kebakaran (Fire Extinguisher)
o Sistem Penggera Kebakaran Jenis Pecah Kaca

(Breakglass Fire Alarm System)
o Fire Station and Hose Reel
o Pintu Rintangan Api
o Alat Pengesan Asap (Smoke Detector)

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 17

Bil. Risiko Pencegahan (Preventive)
o Alat Pengesan Haba (Heat Detector)
o Alat Pelindung Dari Kilat (Lightning Resistor)
o Pintu Kecemasan (Emergency Exit Doors)

2 Air / Banjir • Memastikan saluran paip tidak melalui bilik
fail/bilik rekod.

• Memastikan penyelenggaraan dan pembaikan
saluran paip/laluan air dan kebocoran bumbung
dilakukan secara berkala.

• Memastikan rekod tidak diletak di atas lantai atau
di bahagian bawah bangunan yang boleh
menyebabkan risiko terkena air/banjir.

• Memastikan sistem saliran air/longkang
diselenggara dan berfungsi dengan baik.

• Memasang sistem penggera yang boleh
mengesan kehadiran air.

• Menyimpan rekod di dalam kotak atau bekas
untuk mengurangkan kesan kerosakan akibat air.

• Pastikan kerja pembaikan ke atas bangunan
tidak akan menyebabkan kebocoran air.

3 Kawalan • Mengadakan kawalan dan sistem keselamatan

Keselamatan seperti perkhidmatan Pengawal Keselamatan 24

Fizikal jam sehari.

• Pemantauan pergerakan keluar dan masuk
pelawat/pembekal/kontraktor dan lain-lain
menggunakan pas keselamatan.

• Sistem Keselamatan
o Pemantauan CCTV 24 jam
o Bilik kawalan yang dilengkapi dengan panel
indicator
o Kad Akses
o Sistem Talian Terus Bomba
o Sistem Lif Barang/Lif Bomba
o Sistem Siaraya Berpusat / Intercom
o Sistem Telefon Berpusat

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 18

Bil. Risiko Pencegahan (Preventive)

4 Bilik Fail / • Bilik fail/bilik rekod adalah kawasan larangan dan
Bilik Rekod hanya boleh diakses oleh Pegawai dan
Kakitangan yang dibenarkan sahaja.
5 Program
Rekod • Pastikan semua pintu masuk ke bilik fail/bilik
Penting rekod adalah berkunci dan pastikan kunci hanya
dipegang oleh Pegawai dan Kakitangan yang
dibenarkan.

• Lokasi bilik fail/bilik rekod mempunyai suhu dan
kelembapan yang bersesuaian.

• Dilarang makan, minum dan menyimpan
makanan/air minuman di bilik fail/bilik rekod.

• Mengadakan pemeriksaan mengejut atau berkala
ke bilik fail/bilik rekod di setiap Bahagian.

• Melaksanakan penyelenggaraan bilik fail/bilik
rekod secara berjadual.

• Memastikan bilik fail/bilik rekod sentiasa bersih
dan terkawal.

• Mempunyai kemudahan dan kelengkapan
penyimpanan rekod seperti kabinet besi, rak, troli,
penghawa dingin dan sebagainya.

• Melantik Syarikat Kawalan Serangga (Pest
Control) untuk memberi perkhidmatan kawalan
serangga am dan kawalan anai-anai secara
berkala di bilik fail/ bilik rekod.

• Menyediakan alat pengukur suhu dan
kelembapan (HygroLog) untuk tujuan
mengenalpasti dan mengawal suhu bilik yang
telah ditetapkan.

• Mengenalpasti rekod penting untuk disimpan dan
dipelihara.

• Rekod penting (contoh: geran pelaburan, kontrak
perjanjian, perolehan dan sebagainya) di simpan
dalam peti besi, kabinet kalis api (fire resistant
cabinet) dan bilik kebal.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 19

Bil. Risiko Pencegahan (Preventive)

• Menyediakan salinan ke atas rekod yang kritikal
dalam bentuk digital atau lain-lain format dan
disimpan berasingan dari salinan asal.

• Salinan pendua secara softcopy (salinan digital)
disimpan dalam pelayan khas (server) dan
dikawal selia oleh Unit Pengurusan Rekod
(UPR).

• Memindah rekod penting ke tempat yang
selamat sekiranya berlaku bencana.

6 Teknologi • Peringatan/nota keselamatan berkala melalui
Maklumat & emel atau pop-up kepada warga

Komunikasi Perbendaharaan Malaysia.

• Mengadakan taklimat keselamatan ICT kepada
setiap warga di Bahagian dengan menjemput
pegawai daripada Bahagian Teknologi
Maklumat (BTM).

• IT personnel hendaklah mengemaskini software
patches.

• BTM mengadakan pemantauan secara
berkesan untuk mengelakkan serangan siber
berlaku.

• Penggunaan kata laluan (password) yang
terjamin.

• Menggunakan firewall yang boleh menghalang
sistem daripada digodam.

• Melantik authorized personnel untuk mengawal
sistem.

• Melindungi komputer dan data melalui
penyediaan bekalan kuasa tanpa gangguan.

• Penyelenggaraan secara berkala akan dapat
mengelakkan berlaku risiko kerosakan perisian
(software) dan perkakasan (hardware).

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 20

Bil. Risiko Pencegahan (Preventive)

7. Keselamatan • Memberi kesedaran kepada warga tentang
Rekod kepentingan menawan dokumen di dalam sistem
Elektronik DDMS 2.0 yang bertindak sebagai repositori
digital dengan memastikan dokumen yang
disimpan dipelihara secara berterusan (active
preservation).

• Mengamalkan sistem hybrid yang mana
dokumen fizikal dipelihara dan ditempatkan di
bilik fail/bilik rekod.

• Penyimpanan data di dalam pengkomputeran
awan (cloud computing).

• Keperluan mewujudkan Pusat Pemulihan Data
Tidak Berpusat (Decentralized Recovery Centre)
untuk memastikan lebih daripada satu tempat
menyimpan data sebagai sandaran (back up).

Senarai semak pencegahan (preventive) seperti di Lampiran 1.

8.8.2 Persediaan (Preparedness)
Sebagai persiapan menghadapi bencana, Perbendaharaan Malaysia
mengadakan:

Bil. Perkara Persediaan

1 Peruntukan • Sumber Kewangan
Mengurus Bagi
Aktiviti o Pembelian peralatan dan kelengkapan
Menyelamat menghadapi bencana
Rekod
o Penyelengaraan bilik fail/bilik rekod
o Pembelian peralatan keselamatan
o Program penyalinan rekod penting seperti

pendigitalan

• Sumber Manusia
o Keperluan latihan
o Petugas ketika bencana

• Peralatan
o Peralatan bilik simpanan rekod
o Peralatan Pasukan Bertindak Bencana
o Peralatan Pemulihan Rekod

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 21

o Peralatan Keselamatan

• Kawasan/Ruang rekod sekiranya
o Bilik Fail/Bilik Rekod
o Ruang pemulihan
berlakunya bencana

2 Menubuhkan Pasukan ini akan terlibat secara langsung
Pasukan dalam aktiviti:
Bertindak
Bencana • Latihan pengungsian (fire-drill) yang dibuat
dengan kerjasama Jabatan Bomba dan
Penyelamat;

• Mengenalpasti pelan lantai, ruang dan
peralatan penting yang diperlukan ketika
bencana;

• Menyelamat rekod sekiranya berlaku
bencana; dan

• Kerja-kerja pemuliharaan rekod selepas
bencana oleh ahli pasukan.

3 Membangunkan Direktori bencana yang dibangunkan adalah

Direktori meliputi senarai talian telefon dan alamat :

Bencana

• Pengurusan Atasan Perbendaharaan

Malaysia.

• Pasukan Bertindak Bencana.

• Agensi Sokongan Yang Berkaitan Dengan
Bencana.

• Agensi Berkaitan Pembekal Perkhidmatan.

4 Membuat Program ini dilakukan ke atas rekod penting/

salinan terperingkat yang ditetapkan disimpan melalui
sandaran (back- program data conversion, pendigitalan dan
up) rekod
sistem rekod elektronik yang disediakan.

Penyediaan salinan keselamatan dan salinan

pendua dilakukan bagi melindungi rekod dan

data.

Senarai semak persediaan (preparedness) seperti di lampiran 2.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 22

8.8.3 Semasa Bencana (Tindakan Proaktif / Response)

Setiap Pegawai dan Kakitangan di Perbendaharaan Malaysia dikehendaki
mengikuti peraturan dan tatacara menghadapi bencana seperti berikut:

Bil. Tindakan
1 Melaksanakan prosedur kecemasan seperti membunyikan loceng
kecemasan.
2 Pegawai dan Kakitangan dikehendaki keluar dari bangunan dan
berkumpul di tempat berkumpul yang dikhaskan.
3 Menghubungi dan memaklumkan berlakunya bencana kepada:
• Pasukan Bertindak Bencana Rekod (Response Team); dan
• Jawatankuasa Pengurusan Bencana Rekod Perbendaharaan
Malaysia.
4 Mendapatkan kebenaran dan kelulusan memasuki lokasi bencana
bagi membuat penilaian tahap dan anggaran rekod yang rosak dan
memberikan cadangan pemulihan rekod.
5 Merakam keadaan bencana menerusi gambar foto, video atau
rakaman digital sebagai bukti untuk tujuan tuntutan insurans dan
perancangan masa hadapan.

Senarai semak semasa bencana (response) seperti di Lampiran 3.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 23

Carta Aliran Semasa Bencana

Isyarat
bencana /
kecemasan

Ketua Setiausaha Pasukan Bertindak Bomba, Polis,
Perbendaharaan Bencana JPAM, Hospital

Perbendaharaan dll
Malaysia

Pengisytiharan
Bencana

Operasi Menyelamat

Penilaian Kerosakan

Tindakan Pemulihan

Laporan Keseluruhan

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 24

8.8.4 Selepas Bencana (Penyelamatan dan Pemulihan)

Penyelamatan dan pemulihan rekod selepas bencana perlu dilaksanakan
dengan segera seperti berikut:

(a) Penyelamatan

Bil. Kaedah Penyelamatan

1. Memindahkan rekod yang terselamat ke ruang lain yang tidak
terlibat dengan bencana.

2. Membuat pengasingan rekod penting dan rekod rasmi.

3. Memindahkan rekod-rekod yang basah ke dalam peti ais beku.

4. Menstabilkan persekitaran rekod untuk mengelakkan
pertumbuhan kulat dengan menyediakan alat penyerap lembapan
(dehumidifier) dan silica gel untuk mengawal kelembapan.

5. Membuat penilaian untuk mengetahui tahap kerosakan rekod dan
memberi cadangan pemulihan rekod yang diperlukan.

6. Mendapatkan keperluan peralatan, pembekal dan perkhidmatan
sebenar yang diperlukan untuk melaksanakan kerja-kerja
pemulihan rekod.

7. Menyediakan ruang untuk merekod dan membungkus rekod bagi
tujuan pembekuan, pengeringan dan lain-lain kaedah
pemuliharaan kecil.

8. Mencadangkan pemusnahan kepada rekod yang rosak.

(b) Pemulihan Rekod Akibat Banjir / Air

Bil. Jenis Rekod Kaedah Pemulihan

1. Rekod / • Rekod basah boleh dikeringkan secara
Dokumen semulajadi menggunakan kipas, alat pengering
Basah rambut, seterika atau mesin penyedut
hampagas (vacuum cleaner).

• Sekiranya rekod basah di bahagian tepi atau
sebahagian kecil sahaja, rekod hanya perlu
dianginkan menggunakan kipas.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 25

• Sekiranya rekod basah keseluruhan, rekod
perlu dikering dengan cara sidaian/ampaian
atau dianginkan.

• Sekiranya jumlah rekod yang basah terlalu
besar, rekod perlu dikering beku di dalam peti
sejuk beku (freezer) sebelum kerja pemulihan
rekod dijalankan.

• Rekod yang hendak dikering beku hendaklah
terlebih dahulu diikat dan dibungkus
menggunakan plastik yang bersesuaian.

• Proses pengeringan perlu dijalankan di tempat
yang sejuk, kering dan bersih.

• Elakkan daripada meletakkan rekod di lokasi /
tempat yang mempunyai suhu yang tinggi dan
kelembapan yang tinggi yang boleh
menggalakan pertumbuhan cendawan dan
kulat.

• Menggunakan dehumidifier sekiranya perlu
untuk menyerap kelembapan.

• Aliran kerja pemuliharaan rekod jenis kertas
seperti di Lampiran 4.

• Peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
untuk kerja-kerja pemulihan seperti di
Lampiran 5.

• Pemulihan secara sidaian untuk mengeringkan
rekod seperti di Lampiran 6.

• Pengeringan rekod menggunakan hair dryer
dan seterika di Lampiran 7.

2. Gambar Foto • Pemulihan rekod akibat bencana lumpur
seperti di Lampiran 8.

• Keluarkan gambar foto daripada sampul plastik
atau kertas dengan berhati-hati.

• Jika boleh, keringkan secara semulajadi (air-
dry) dengan serta merta. Kepilkan gambar foto
dengan menggunakan penyepit pada tali untuk
pengeringan. Pastikan setiap satu gambar tidak
bertindih antara satu sama lain.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 26

• Letakkan gambar pada permukaan yang rata
untuk pengeringan. Gambar foto perlu
diterbalikkan secara bersilih ganti.

• Jika gambar foto tidak boleh dikeringkan
dengan segera, ia perlu direndam di dalam air
sejuk yang bersih. Tempoh rendaman tidak
boleh melebihi dua hari.

• Gambar foto boleh dikeringkan mengikut
langkah-langkah di atas atau dihantar terus ke
makmal pemprosesan foto.

• Pastikan gambar berwarna direndam dalam
bekas yang berasingan daripada gambar hitam
dan putih.

3. Pita video dan • Keluarkan bahan dari air.
kaset
• Buka bekas atau pembungkus (casing).

• Jika berlaku penyejatan, bilas dengan air dan
hantar kepada pakar untuk pengeringan,
pembersihan dan penyalinan.

• Keringkan dalam masa 24 jam.

• Setelah benar-benar kering, buat penyalinan
bahan.

• Semak semula salinan yang dibuat untuk
dibaca dan labelkan sebelum melupuskan
salinan asal.

4. Cakera padat • Jangan memainkan/memutarkan salinan asal
(CD / DVD) yang rosak kerana ia boleh merosakkan
peralatan.

• Berus lumpur pada casingnya dengan lembut.

• Lapkan casing dengan tuala yang dilembapkan
(bukan tuala basah).

• Jika tiada kerosakan kepada disk, buka
casingnya dan berus habuk/lumpur pada disk
dengan berus lembut atau tisu secara berhati-
hati.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 27

• Lap dari tengah disk secara terus ke bahagian
luar disk. Jangan lap secara berpusing ke atas
disk tersebut.

• Pengendalian disk hendaklah dilakukan secara
berhati-hati pada bahagian dalam kerana ia
mudah tercalar dan boleh mempengaruhi
kebolehan main semula disk tersebut.

(b) Pemulihan Bahan Akibat Makhluk Perosak (Anai-Anai)/Kelembapan

Bil. Jenis Rekod Kaedah Pemulihan
• Semak semua bahan.
1. Dokumen /
Rekod Yang • Keringkan di bawah cahaya matahari untuk
Ditumbuhi menghapuskan kulat.
Kulat

• Sapu spora kulat yang mati dengan lembut
daripada objek.

• Jika bilangan bahan yang dijangkiti terlalu
banyak untuk dikeringkan dan dirawat, bahan
itu perlu disejukbekukan.

• Kawasan penyimpanan perlu dibersihkan dan
dikeringkan untuk memastikan tiada sisa spora
kulat yang tertinggal.

• Pewasapan perlu dilakukan bagi mematikan
kulat yang tertinggal di dokumen.

• Pakai topeng perlindungan dan sarung tangan
pada setiap masa. Pastikan keadaan
persekitaran tidak menyumbang kepada
pertumbuhan kulat.

(c) Pemulihan Akibat Kebakaran

Bil. Jenis Rekod Kaedah Pemulihan

1. Rekod/ • Dilarang menggunakan air atau larutan lain
Dokumen untuk membersihkan rekod/dokumen.
Kertas
• Bersihkan jelaga dan abu pada dokumen/rekod
menggunakan pembersih hampagas (vaccum)
dengan segera. Jika dokumen/rekod masih

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 28

2. Gambar basah/lembap akibat pancuran air, tunggu
sehingga kering.

• Gunakan pembersih hampagas (vaccum) pada
tetapan terendah atau tiub plastik yang lebih
kecil dimasukkan ke dalam tiub utama untuk
mengurangkan sedutan.

•Dilarang menggunakan berus dan pastikan
muncung pembersih hampagas (vaccum) tidak
menyentuh permukaan dokumen/rekod.

•Bersihkan semua permukaan luar terlebih
dahulu sebelum membuka barangan berlipat
seperti buku.

• Bersihkan helaian dokumen pada kedua-dua
belah dokumen dengan menggunakan span
cucian kering.

•Untuk membuang lebihan sisa, span jelaga
boleh digunakan dengan teliti. Potong span
kecil-kecil untuk penggunaan yang lebih tepat
pada permukaan kotor. Permukaan kotor span
boleh dipotong untuk digunakan semula pada
permukaan yang bersih.

• Sekiranya terdapat banyak dokumen/rekod
yang basah dan tidak dapat dibaikpulih dalam
masa yang singkat, ia akan menyebabkan
pertumbuhan kulat. Bagi mengatasi masalah ini
bungkus dokumen/rekod menggunakan plastik
(pastikan ketebalan 1–2cm sahaja). Masukkan
ke dalam tempat penyejuk peti ais. Apabila
anda meneruskan kerja, keluarkan semula
bahan untuk pembaikan.

• Membuat salinan kepada bahan asal untuk
meminimakan kerosakan pada bahan asal.

• Kumpulkan potongan gambar yang terkoyak
pada permukaan bebas habuk.

• Pastikan tangan kering dan bersih.

• Padankan potongan koyak di atas kadbod.

• Letakkan sekeping kadbod lain di atas gambar
dengan lembut dan gulungkan kedua-dua

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 29

keping kadbod dengan gambar diletakkan di
tengah di antara kedua-dua kadbod.

• Keluarkan kadbod di bahagian atas, gunakan
pita bebas asid di bahagian belakang gambar.

• Imbas (scan) gambar yang terkoyak
menggunakan aplikasi pengimbas yang khas
untuk mengeluarkan (remove) kecacatan,
kesan koyak pada gambar berkenaan.

• Peringatan: Pita bebas asid boleh diperolehi
daripada kedai gambar.

(d) Pemulihan Akibat Dikoyak/Terkoyak

Bil. Jenis Rekod Kaedah pemulihan

1. Dokumen / • Sekiranya dokumen/rekod terkoyak tentukan
Rekod Koyak posisi yang betul bagi dokumen yang terkoyak
tersebut.

• Gunakan tape yang dikhaskan untuk
pembaikan rekod.

• Selepas tape dilekatkan pada kawasan yang
terkoyak, gunakan bone folder untuk meratakan
pembukaan.

(e) Pemulihan Bagi Kehilangan Maklumat Rekod Elektronik

Bil. Jenis Rekod Kaedah Pemulihan

1. Rekod elektronik • Semak salinan digital yang disimpan di dalam
Pelayan (Server) khas yang diselenggara oleh
UPR dan BTM.

• Semak salinan yang telah ditawan di dalam
sistem DDMS 2.0.

• Semak dokumen fizikal yang dipelihara dan
ditempatkan di bilik fail / bilik rekod.

• Rujuk penyimpanan data di dalam
pengkomputeran awan (cloud computing)
untuk mendapatkan semula salinan pendua
maklumat yang hilang.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 30

• Rujuk Pusat Pemulihan Data Tidak Berpusat
(Decentralized recovery centre) untuk data
sandaran (back up data).

Senarai semak pemulihan bencana (recovery) seperti di Lampiran 9.

8.8.5 Senarai Nama Jabatan / Agensi Berkaitan Bencana
Senarai nama Jabatan / Agensi berkaitan bencana seperti berikut:

Bil Jabatan / Agensi Alamat Telefon
1. Talian Kecemasan 999

2. Pejabat Ketua Persiaran Sultan Sallahuddin 03-88726021

Pegawai Abdul Aziz Shah, Presint 1, 03-62090600
03-88880970
Keselamatan 62000 Putrajaya, Wilayah 03-83184142
03-31421333
Kerajaan Malaysia Persekutuan Putrajaya. 03-89254444

3. Arkib Negara Jalan Tuanku Abdul Halim, 03-89206000
Malaysia 50568 Kuala Lumpur.
03-88862222
4. Jabatan Bomba Lebuh Wawasan Presint 7,
dan Penyelamat, 62250 Putrajaya.
Putrajaya
Persiaran APEC, Cyberjaya,
5. Balai Bomba & 63000 Cyberjaya, Selangor.
Penyelamat,
Cyberjaya Taman Murni, 63000 Sepang,
Selangor.
6. Balai Bomba &
Penyelamat 2991, Persiaran Kemajuan,
Sepang Seksyen 16, 43650 Bandar
Baru Bangi, Selangor.
7. Balai Bomba &
Penyelamat Bangi

8. Ibu Pejabat Taman Desa Utama. 43000

Angkatan Kajang, Selangor.

Pertahanan Awam

(APM)

9. Ibu Pejabat Polis, Lebuh Sentosa, Presint 7,
Putrajaya 62250 Putrajaya, Wilayah
Persekutuan Putrajaya

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 31

Bil Jabatan / Agensi Alamat Telefon
03-83182222
10. Balai Polis Jalan Cyber Point 5, 63000 03-22662222
Cyberjaya Cyberjaya, Sepang, Selangor. 03-89114222
03-88703770
11. Ibu Pejabat Polis Jalan Bukit Aman, Tasik
Diraja Malaysia Perdana, 50560 Kuala Lumpur. 03-80008000

12. Ibu Pejabat Polis Jalan Cheras, Bandar Kajang, 03-83124200
Daerah Kajang 43000 Kajang, Selangor.
Aras 7,8 & 9, Blok D9, Kompleks 03-89475555
13. Ibu Pejabat D, Pusat Pentadbiran Kerajaan 03-89133333
Sukarelawan Persekutuan, 62546 Putrajaya. 03-21438122
Rakyat Malaysia
(RELA) Blok E1,E3,E6,E7 & E10, 03-92851576
Kompleks E, Pusat Pentadbiran 03-87376911
14. Kementerian Kerajaan Persekutuan 62590
Putrajaya. 03-88882040
Kesihatan Malaysia
03-80008000
15. Hospital Putrajaya Jalan P9, Presint 7, 62250
Putrajaya, Wilayah Persekutuan
Putrajaya.

16. Hospital Serdang Jalan Puchong, 43000 Kajang,
Selangor.

17. Hospital Kajang 4, Jalan Semenyih, 43000
Kajang, Selangor.

18. Persatuan Bulan Lot PT54, Lengkok Belfield Off,
Sabit Merah Jalan Wisma Putra, Kampung
Attap, 50460 Kuala Lumpur.

19. St. John 41, Jalan Shelley, Maluri,
Ambulance of 55100 Kuala Lumpur.
Malaysia
145-E, 1st Floor, 145, Jalan
20. St. John Bukit, Bandar Kajang, 43000
Ambulance KSS Kajang, Selangor.

21. Majlis Perdana Putra, Level G,
Keselamatan Persiaran Salahuddin Abdul
Negara Wilayah Aziz Shah, Presint 1, 62502
Persekutuan Putrajaya.
Kuala Lumpur
Kompleks Perbadanan
22. Perbadanan
Putrajaya Putrajaya, 24, Persiaran

Perdana, Presint 3, 62000

Putrajaya.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 32

Bil Jabatan / Agensi Alamat Telefon
03-27801100
23. Indah Water No. 44, Jalan Dungun, Bukit
Konsortium Sdn Damansara Heights, 50490
Bhd Kuala Lumpur.

24. Syarikat Bekalan Jalan Pantai Baharu, Taman 03-20885400
Air Selangor Sdn. Bukit Pantai, 59100 Kuala
Bhd. (SYABAS) Lumpur. 1-800-88-5252
(Toll free)

39222 (SMS
Enquiries)

25. Telekom Malaysia Level 51, North Wing, Menara 1-300-888-123
TM, Jalan Pantai Baru, 50672 (toll free)
Kuala Lumpur.
03-22409494

26. Telekom Malaysia Presint 1, 62000 Putrajaya. 03-88884452
Putrajaya

27. Tenaga Nasional 129, Jalan Bangsar, Bangsar, 03-2296 5566

Berhad 59200 Kuala Lumpur. 1-300-885-454
(Toll free)

28. Tenaga Nasional Galeri PjH, GF, 10, Persiaran 03-88866851
Putrajaya Perdana, Presint 4, 62100
Putrajaya.

29. Alam Flora Sdn. Wisma DRB-HICOM, 2, Jalan 1-800-88-7472
Bhd. Usahawan U1/8, Seksyen U1,
40150 Shah Alam, Selangor.

30. Alam Flora Presint 15, 51A, 51B & 51C, 03-88901764
Putrajaya Jalan Diplomatik, 62050
Putrajaya

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 33

8.8.6 Senarai Nama Pembekal Peralatan Bencana

Berikut senarai nama pembekal yang boleh dihubungi untuk mendapatkan
peralatan bencana:

Bil. Jenis Bekalan Syarikat / Alamat Telefon
1. Alatulis 03-88893733
Pustaka Rawang
(Stationery) Unit U, 02-1, Jalan 9E/1, Presint 9,
62250 Putrajaya.

The Art Stationery 03-86895067

Persiaran Bestari, Cyber 11, 63000

Cyberjaya, Selangor.

2. Blower Air Spec Marketing Sdn Bhd 03-7783 7082
No. 53, Jalan Puchong, 6, Jalan

10/152,Taman Perindustrian OUG,

K58200 Kuala Lumpur.

3. Generator Multi Pro Engineering Services 03-8061 9732 /
T73-T74, Taman Teratai Mewah, 03-8061 4759
Jalan Langkawi, 53100 Setapak,
Kuala Lumpur 03-80667276

LT Generator Sdn Bhd
1, JMP8, Jalan Meranti Permai 8,
Meranti Permai Industrial Park,
47100 Puchong, Selangor.

Daiden Equipment Sdn Bhd 03-79839119
Lot 103 Section 92 & 92A

Batu 3 ½ Jalan Sungai Besi

57000 Kuala Lumpur

4. Jentera Berat Yoo Kian Ann & Son Building 03-3341 4432
Jengkaut (Back Contractor
Hoe) dan 174C, Jln Meru Kaw 18,
Jentolak
41050 Klang, Selangor

Syarikat Ikhlas Kekal Sdn. Bhd. 03-2282 2939 /
80, Jalan Maarof, Bangsar Baru, 03-22824899

59100 Kuala Lumpur

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 34

Bil. Jenis Bekalan Syarikat / Alamat Telefon
5. Kain Kapas 03-2693 0229
Arked Sutra
(Cotton) 81, Jln Tunku Abdul Rahman, 012-3347175
Kuala Lumpur /
Eyana House of Cotton 03-78737752
Lot 337. Tingkat 3, Amcorp Mall,
Jalan Persiaran Barat, Petaling
Jaya, Selangor

6. Kanvas dan Care Canopy 012-6486865
Kanopi (Canvas Lot 1, Kompleks IKS, Kg. Sungai
dan canopy)
Tangkas, 43000 Kajang, Selangor.

M U Canopy & Rental Services 019-9854128
No. 6, Jalan Mutiara 1/1, Taman

Mutiara Indah, 47100 Puchong,

Selangor.

7. Pengangkutan Zakira Transport Agency 012-6619853
(Lori)
Jalan KP 4/7, Kota Perdana, 43300

Seri Kembangan, Selangor.

Nizar Mover & Logistics Sdn. 019-2047355
Bhd.
No.46, Jalan Desa Serdang 5,

Taman Desa Serdang, 43300 Seri

Kembangan, Selangor.

8. Peralatan dan Chan Moon Hoong 03-6253 6160
Perkakasan 44 Jln Segambut Tengah, Kuala 03-4042 8003
(Cangkul,
Penyodok, Lumpur.
Pungkis dsb)

9. Peti Ais (Freezer) Yong Jeng Aircond &
Refrigeration (M) Sdn Bhd
10 Jalan Pahang, Kuala Lumpur.

Kejuruteraan Jaya Tech Sdn Bhd 03-7983 3322
No 27, Jalan 1/116B, Kuchai

Entrepreneur's Park, Off Jalan

Kuchai Lama, 58200 Kuala

Lumpur.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 35

8.8.7 Senarai Peralatan Bilik Fail Dan Bilik Rekod
Peralatan bilik rekod yang perlu disediakan ialah:

Bil. Perkara Peralatan
1 Peralatan dan Perkakasan ICT Komputer
Pencetak (Printer)

2 Alat Komunikasi Telefon

3 Peralatan, Perkakasan dan Pigeonhole
Kelengkapan
Rak Bergerak
Rak Statik
Kabinet Besi Berlaci Empat (4)
Kabinet Besi Berpalang
Kerusi
Meja Transit
Kotak Fail
Tangga / Stool
Mesin Perincih (Shredder)

4 Alat Kawalan Udara dan Suhu Bilik Alat Penghawa Dingin
Alat Mengawal Kelembapan
(Dehumidifier)
Alat Pengukur Suhu dan
Kelembapan
(Hygrolog/Thermohygrograph)
Kipas Angin

5 Buku, Kad dan Borang Daftar Buku Daftar Fail
Kad / Buku / Borang Pergerakan
Fail
Kulit Fail Putih (Am 435 – Pin. 1/80)
Kulit Fail Hijau (Am 436)
Kulit Fail Merah Jambu Berpalang
(Am 437)
Kulit Fail Kuning Berpalang (Am
438)
Kertas Minit (Kertas Am 6)
Sampul Kecil (Am 435A-Pin.1/82)

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 36

6. Alat Pengesanan dan Pencegahan Pemadam Api
Kebakaran
Pengesan asap / haba
Penyembur Air / Powder / Gas
Automatik
Penggera Keselamatan
Pintu Rintangan Api

7. Peralatan Mesin Mesin Perincih
8. Sistem Aplikasi Digital Document Management
System (DDMS) 2.0

9. Papan Tanda / Signage Kawasan Larangan Merokok
Kawasan Larangan Masuk
Kawasan Larangan Makan &
Minum
Tanda Nama Pegawai
Bertanggungjawab
Papan Kenyataan

8.8.8 Senarai Peralatan Pasukan Bertindak Bencana

Senarai peralatan yang diperlukan untuk Pasukan Bertindak Bencana
adalah:

Bil. Perkara Perkakasan / Peralatan
A Sebelum Bencana
i. Lampu Suluh
B Semasa Bencana ii. Generator
iii. But Keselamatan
iv. Apron / Vest
v. Topi Keselamatan
vi. Jaket Keselamatan
vii. Sarung Tangan (Glove)

i. Alat Pembesar Suara
ii. Topeng Muka (Face Mask)
iii. Getah Paip
iv. Dulang (Tray)
v. Peralatan dan Perkakasan (Cangkul,

Penyodok, Pungkis dsb)
vi. Wisel Keselamatan
vii. Pelampung

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 37

Bil. Perkara Perkakasan / Peralatan
C Selepas Bencana
i. First Aid
ii. Baldi
iii. Alat perakam video (Video recorder)
iv. Alatulis (Stationaries)
v. Baldi
vi. Bloating paper
vii. Cardboard
viii. Dehumidifier
ix. Dulang (Tray)
x. Getah paip
xi. Goggles
xii. Gunting
xiii. Jaring
xiv. Kabel sambungan (Extension cable)
xv. Kain kapas putih
xvi. Kamera
xvii. Kipas (Portable Fan)
xviii. Kotak dokumen
xix. Meja
xx. Mop
xxi. Newsprint paper
xxii. Pemotong (Cutter)
xxiii. Penyedut hampagas (Wet / Dry vacuum)
xxiv. Penyepit
xxv. Pita larangan (Cordon tape)
xxvi. Pita pelekat
xxvii. Plastik lutsinar
xxviii. Plastik sampah
xxix. Playar
xxx. Polyethylene plastic
xxxi. Silica gel
xxxii. Spatula
xxxiii. Sticky pad
xxxiv. Tali penyidai
xxxv. Tisu
xxxvi. Tong sampah
xxxvii. Topeng muka (Face mask)
xxxviii. Troli
xxxix. Walkie-talkie

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 38

8.8.9 Keperluan Suhu Dan Kelembapan Bandingan Bagi Bilik Registri Dan
Bilik Rekod

Suhu yang optimum bagi mengekalkan dokumen dan rekod dalam keadaan
baik adalah 16°C -18°C manakala kelembapan bandingan atau relative
humidity (RH) yg sesuai adalah sekitar 40%-50%. Peralatan yang digunakan
untuk mengukur suhu dan kelembapan adalah hygrolog manakala
dehumidifier boleh digunakan di bilik rekod untuk menyerap lebihan
lembapan bagi mengekalkan kelembapan bandingan yang optimum.

9. PENGGUNAAN

9.1 PTBR ini diedarkan kepada semua Bahagian di Perbendaharaan Malaysia dan Ahli
Pasukan Bertindak Bencana seperti berikut:
i. Ketua Setiausaha Perbendaharaan
ii. Semua Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan
iii. Semua Setiausaha Bahagian
iv. Semua Timbalan Setiausaha Bahagian
v. Ketua Seksyen Pentadbiran, BDSP
vi. Ahli Pasukan Bertindak Bencana
vii. Ketua Unit Keselamatan, Seksyen Pentadbiran
viii. Ketua Unit Fasiliti, Seksyen Pentadbiran
ix. Syarikat Penyelenggaraan Bangunan semasa yang dilantik.

10. LATIHAN / KURSUS

10.1 PTBR ini akan digunakan sebagai salah satu kursus di bawah Pelan Latihan
Operasi (POL) yang diadakan untuk Pegawai dan Kakitangan di Perbendaharaan
Malaysia setiap tahun. Selain itu, latihan secara demonstrasi dilaksanakan semasa
Latihan Kebakaran diadakan dengan kerjasama Unit Fasiliti dan Unit Keselamatan,
Seksyen Pentadbiran, Bahagian Dasar Saraan dan Pengurusan (BDSP).

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 39

11. PENGEMASKINIAN
11.1 Pengemaskinian PTBR boleh dilakukan setiap lima (5) tahun atau dari masa ke
semasa mengikut keperluan seperti berikut:
i. Perpindahan Pejabat Perbendaharaan Malaysia ke lokasi baharu;
ii. Pertukaran keanggotaan dalam Pasukan Petugas;
iii. Perubahan maklumat direktori Pasukan Petugas, Pembekal, senarai
kelengkapan dan sebagainya;
iv. Terdapat sebarang pindaan dan perubahan bidang tugas, kaedah
pemeliharaan, penambahbaikan prosedur penyelamatan dan sebagainya;
v. Keperluan membuat kajian semula risiko supaya pemantauan terhadap
bencana dapat diberi perhatian;
vi. Terdapat perubahan dalam struktur bangunan dan pengubahsuaian
bangunan; dan
vii. Terdapat perubahan struktur organisasi Perbendaharaan Malaysia.

12. PENUTUP
12.1 PTBR Perbendaharaan Malaysia adalah penting sebagai dokumen dan
maklumat kepada Pegawai dan Kakitangan di semua Bahagian di
Perbendaharaan Malaysia. Persediaan dan kesedaran terhadap impak bencana
ke atas rekod dapat membantu dalam usaha pemeliharaan rekod kerajaan bagi
menjamin kesinambungan perkhidmatan pengurusan kewangan, perakaunan
dan fiskal negara.

13. TARIKH KUAT KUASA PEMAKAIAN
Pemakaian Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 ini
terpakai kepada semua Bahagian di Perbendaharaan Malaysia dan berkuat kuasa
serta merta.

(DATO’ ASRI BIN HAMIDON)
Ketua Setiausaha Perbendaharaan
Perbendaharaan Malaysia.

Tarikh : 6 Mei 2021

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 40

SENARAI SEMAK PENCEGAHAN (PREVENTIVE) Lampiran 1
Catatan
Bil. Perkara Ya Tidak

1. Mengadakan latihan pengungsian (Fire-drill) / ceramah

kepada kakitangan.

2. Menguatkuasa peraturan-peraturan pencegahan
kebakaran seperti larangan merokok dan sebagainya.

3. Memastikan alat-alat pencegahan kebakaran seperti alat
penyembur air (water sprinkler), alat pengesan asap
(smoke detector), alat pemadam api (fire extinguisher) di
sediakan dan diselenggara secara berkala.

4. Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup dan
sentiasa berada dalam keadaan yang baik terutama bagi
ruang-ruang yang menyimpan bahan rekod dan arkib.

5. Menyemak secara berkala pendawaian elektrik.
Peralatan elektrik perlu menepati voltan yang telah
ditetapkan dan diluluskan oleh Suruhanjaya Tenaga dan
SIRIM.

6. Memastikan tiada bahan mudah terbakar berada
berdekatan dengan punca-punca kebakaran.

7. Memastikan lightning resistor berada dalam keadaan
yang baik.

8. Memastikan penyelenggaraan secara berkala
dilaksanakan bagi:
• Saluran paip / laluan air
• Kebocoran bumbung
• Bilik Fail / Bilik Rekod

9. Memastikan langkah-langkah keselamatan seperti
berikut dipatuhi:

• Pemantauan CCTV

• Perkhidmatan Pengawal Keselamatan 24 jam

• Pemantauan pergerakan keluar dan masuk
Penyelidik / Pelawat / Kakitangan / Pembekal /
Kontraktor dan lain-lain.

10. Menyediakan salinan keselamatan dalam bentuk digital
atau salinan pendua (back-up).

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 41

SENARAI SEMAK PERSEDIAAN (PREPAREDNESS) Lampiran 2

Bil. Perkara Ya Tidak Catatan

1. Menyediakan prosedur bertulis bagi persediaan, respon
dan pemulihan.

2. Memastikan prosedur dikemaskini dari semasa ke
semasa.

3. Memastikan bekalan dan peralatan yang diperlukan
untuk menghadapi bencana disediakan dan
diselenggara.

4. Memastikan peralatan on-site perlu disediakan oleh
Jabatan/ Agensi sebagai persediaan menghadapi
kemungkinan bencana di lokasi simpanan peralatan di
Stor Bencana.

5. Peralatan off-site yang perlu diperolehi daripada
pembekal / Jabatan/ Agensi lain untuk sokongan ketika
bencana bergantung kepada keperluan.

6. Menubuh dan melatih Pasukan Tindakan Bencana
Rekod dengan langkah-langkah menghadapi bencana
contohnya; latihan pengungsian bangunan dengan
kerjasama Jabatan Bomba dan Penyelamat.

7. Mengenalpasti pelan lantai bangunan dan lokasi suis
utama.

8. Mengemaskini senarai kedudukan inventori peralatan
penting yang ditanda dalam pelan lantai.

9. Mengemaskini senarai alamat dan nombor telefon
pasukan yang terlibat (off-site support).

10. Senarai nama, alamat dan nombor telefon:
• Jawatankuasa Pengurusan Bencana
• Pasukan Bertindak Bencana
• Pembekal yang berkaitan

11. Mewujudkan sejumlah peruntukan kewangan untuk
digunakan semasa bencana.

12. Menyediakan polisi insuran bagi perlindungan rekod.

13. Menyediakan prosedur keselamatan rekod.

14. Mendokumen dan mengedar PTBR kepada kakitangan
MOF.

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021 42

SENARAI SEMAK SEMASA BENCANA (RESPONSE) Lampiran 3
Catatan
Bil. Perkara Ya Tidak

1. Melaksanakan prosedur kecemasan seperti
membunyikan loceng kecemasan dan
mengumpulkan kakitangan di tempat yang telah
ditetapkan.

2. Menghubungi dan memaklumkan mengenai
berlakunya bencana kepada :

• Ketua Pasukan Bertindak Bencana;

• Setiausaha Jawatankuasa Pengurusan
Bencana;

• Pengurusan Tertinggi Jabatan; dan
• Off Site Support

3. Setelah mendapat kelulusan memasuki lokasi
bencana, buat penilaian untuk mengetahui tahap
kerosakan dan mendapatkan keperluan peralatan,
pembekal dan perkhidmatan sebenar.

4. Menstabilkan persekitaran rekod untuk
mengelakkan pertumbuhan kulat dengan
menyediakan alat dehumidifier dan silica gel untuk
mengawal kelembapan.

5. Merakam keadaan bencana menerusi gambar
foto, video atau rakaman digital sebagai bukti
untuk tujuan tuntutan insuran dan perancangan
masa depan.

6. Menyediakan ruang untuk merekod dan
membungkus bahan bagi tujuan pembekuan,
pengeringan dan lain-lain kaedah pemuliharaan
kecil.

43

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021

Lampiran 4

PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PEMULIHAN REKOD
JENIS KERTAS

Bencana: Banjir / Kebocoran

Menilai Kerosakan

Rekod Basah Rekod Lembap Rekod Rosak Rekod Tidak
Tetapi Kering Rosak

Rekod Dibekukan

Pemilihan Kaedah
Pengeringan Rekod

Dianginkan/dikipaskan dalam Rekod-Rekod Kering
Bangunan Baikpulih Rekod

Pengeringan Dengan Vacuum

Pengeringan Secara Pembekuan Pembersihan
(Freeze-Dry) Pengenyahan Asid
Pembaikan Kecil
Penggunaan Alat Pembaikan Salut Mati
Dehumidifier/Silika Gel Pembaikan Tisu
Lain-Lain Cara Yang Sesuai Leaf Casting
dsb

Ruang Penyimpanan Rekod/ Bilik
Fail/ Bilik Rekod Telah
Dibersihkan Atau Bilik Lain Yang
Sesuai

44

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021

Lampiran 5

PERALATAN DAN BAHAN-BAHAN YANG DIGUNAKAN UNTUK KERJA-KERJA
PEMULIHARAAN

45

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021

46

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021

47

Pelan Tindakan Bencana Rekod Perbendaharaan Malaysia Tahun 2021