VERIFIKASI HASIL PENGAWASANKEARSIPAN Untuk memvalidasi penilaian hasil pengawasan kearsipan yang dilakukan oleh tim pengawas perlu dilakukan verifikasi. Penilaian terhadap hasil pengawasan kearsipan internal harus melalui verifikasi sebelum penetapan nilai hasil pengawasan dilakukan. MPR, DPR, DPD, MA, MK, KY, Bank Indonesia, Kementerian, Badan, Lembaga, Komisi, TNI/POLRI, Komisi, BUMN Perguruan Tinggi Negeri Pemerintah Daerah Provinsi LKD PROVINSI Melaksanakan verifikasi terhadap hasil pengawasan kearsipan internal yang dilakukan oleh Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota dan BUMD provinsi Melaksanakan verifikasi terhadap hasilpengawasan kearsipan internal yang dilakukan oleh BUMD Kabupaten/Kota. Nilai hasil pengawasan kearsipan internal harus dilaporkan kepada ANRI paling lambat pada 30 Juni pada setiap tahunnya. Melaksanakan verifikasi terhadap hasil pengawasan kearsipan internal yang dilakukan oleh LKD KAB/KO
VERIFIKASI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL Jadwal pelaksanaan verifikasi penilaian hasil Pengawasan kearsipan internal terdiri dari: 1. Penerimaan penilaian hasil pengawasan kearsipan dari instansi (Paling lambat 30 Juni di setiap tahunnya). Meliputi dokumen: 1. LAKI UP dan UK 2. Portofolio/bukti 3. Instrumen audit (excel) 4. SK / Sprint tim pengawas 2. Proses Verifikasi (Maks. 2 bulan setelah 30 Juni setiap tahunnya) 3. Penyerahan Hasil Verifikasi (Paling lambat 15 Agustus setiap tahunnya)
NILAI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN Nilai hasil pengawasan kearsipan merupakan akumulasi nilai pengawasan kearsipan eksternal dan nilai pengawasan kearsipan internal dengan ketentuan sebagai berikut: Bobot nilai PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL (yang terverifikasi) Bobot nilai PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL 40% 60% NILAI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN Acuan penentuan Indeks kinerja penyelenggaraan kearsipan pada Objek Pengawasan. Nilai hasil pengawasan kearsipan ini berlaku pada tahun 2021.
PEROLEHAN KATEGORI > 90 –100 AA SANGATMEMUASKAN > 80 –90 A MEMUASKAN > 70 –80 BB SANGAT BAIK > 60 –70 B BAIK > 50 –60 CC CUKUP > 30 –50 C KURANG 0 – 30 D SANGAT KURANG KATEGORI NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN (Pasal 25 Peraturan Arsip Nasional RI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasn Kearsipan)
PENENTUAN NILAI HASIL PENGAWASAN CONTOH JENIS PENGAWASAN NILAI Tahun 2020 Tahun 2021 Tahun 2022 Tahun 2023 Pengawasan eksternal 70 80 85 90 Internal: Sistem kearsipan internal Pengelolaan Arsip aktif 75 80 88 90 NHP 70 (80x60%) + (80x40%) = 48 + 32 = 80 (85x60%) =(90x40%) = 51 + 35.2 = 86.2 (90x60%) + (90x40%) = 54 +36 = 90
PENYAMPAIAN LAPORAN LAKI Disampaikan kepada TIAP OBJEK PENGAWASAN dan di tembuskan kepada Kepala ANRI setiap tanggal 31 Agustus setiap tahun anggaran sebagai bahan penyusunan LHPKN. LAKE ✓ KEPALA ANRI kepada Menteri, Kepala, Ketua, Gubernur, Bupati/Walikota, Rektor dan pimpinan BUMN paling lambat tanggal 31 Agustus setiap tahunnya. ✓ GUBERNUR kepada Bupati/Walikota dan pimpinan BUMD tingkat provinsi dengan tembusan kepada Menteri Dalam Negeri dan Kepala ANRI paling lambat tanggal 31 Agustus setiap tahunnya. ✓ BUPATI/WALIKOTA kepada pimpinan BUMD tingkat kabupaten/kota dengan tembusan kepada Gubernur dan Kepala ANRI paling lambat tanggal 31 Agustus setiap tahunnya. Disampaikankepada:
PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL SECARA DARING???
SIMULASI PELAKSANAAN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL • Formulir ASKI dikirimkan kepada objek pengawasan • Diisi oleh objek pengawasan sesuai kondisi faktual, sertakan bukti dukung • Dikirim kembali ke UK I Penilaian mandiri • Tim Pengawas melaksanakan verifikasi dokumen, melihat kesesuaian isian pada formulir ASKI dengan bukti dukung • Lakukan pencatatan pada formulir terkait bukti dukung yang kurang maupun tidak sesuai Verifikasi dokumen • Pembahasan/klarifikasi hasil verifikasi dokumen • Berikan catatan terkait kebutuhan bukti dukung lebih lanjut • Informasikan batas waktu pemberian bukti dukung susulan Entry meeting daring • Pemaparan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS) • Kesempatan objek pengawasan untuk menyanggah dengan bukti dukung • Persetujuan secara jarak jauh Exit meeting daring
TATA CARA PENILAIAN PADA FORMULIR AUDIT SISTEM KEARSIPAN INTERNAL
FORMULIR AUDIT SISTEM KEARSIPAN INTERNAL (Kepka ANRI No 165 Tahun 2023 tentang Instrumen Pengawasan Atas Penyelenggaraan Kearsipan dan Tata Cara Penilaian Pengawasan Kearsipan) Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis ✓Sub aspek Penciptaan Arsip/Pengendalian Naskah Dinas ✓Sub aspek Penggunaan Arsip ✓Sub aspek Pemeliharaan Arsip ✓Sub aspek Penyusutan Arsip Aspek Sumber Daya Kearsipan ✓Sub aspek Sumber Daya Manusia Kearsipan ✓Sub aspek Prasarana dan Sarana Kearsipan
MENENTUKAN NILAI STANDARD Pada Sub aspek PENCIPTAAN: apabila TND belum memuat salah satu ketentuan yang tertera pada formulir, maka TIMWAS menyatakan tidak menjadi pembagi atau nilai standar menjadi 0, sehingga total nilai standar pada aspek penciptaan ini menjadi berkurang. Pada Sub aspek SDMK: apabila di UP tidak terdapat arsiparis, maka NILAI STANDAR DINYATAKAN 0 (NOL) dan tidak menjadi pembagi. Sedangkan pada UK, arsiparis harus dinilai dan menjadi pembagi, namun untuk PENGELOLA ARSIP, apabila dalam analisis beban kerja dan peta jabatan tidak terdapat pengelola arsip, maka nilai standar untuk pengelola arsip dinyatakan 0 dan tidak menjadi pembagi.
MEMBERIKAN NILAI HASIL AUDIT KEARSIPAN Setiap item dengan jawaban ”Ya” diberikan nilai 100 dan setiap jawaban “Tidak” diberikan nilai 0, kecuali pada beberapa item tertentu sebagai berikut: Untuk item pertanyaan yang MEMERLUKAN SAMPEL dalam proses pengawasan, penilaian dilaksanakan dengan ketentuan Jumlah sampel yang memenuhi kriteria dibagi jumlah sampel yang diuji dikalikan 100 atau dengan rumus: Untuk item pernyataan yang BERTANDA WARNA HIJAU pada kotak skor maka dapat diberikan nilai sesuai kondisi faktual dengan gradasi nilai 20, 50, 70, 100 sesuai petunjuk penilaian tertera pada instrumen ASKI.
CONTOH NILAI 100 ADALAH NILAI STANDAR, JIKA NOMOR HALAMAN TIDAK DIATUR PADA KEBIJAKAN TND MAKA NILAI 100 DI NOL KAN
JIKA PERTANYAAN INI DI NOL KAN ARTINYA TIDAK MENJADI PEMBAGI DAN MENGURANGI NILAI STANDAR CONTOH
CONTOH ✓ item jawaban “IYA”= 100 ✓ item jawaban “TIDAK”= 0
CONTOH PERNYATAAN YANG MEMBUTUHKAN SAMPLE maka penilaian diberikan berdasarkan rumus sebagai berikut: sampel yang memenuhi kriteria × 100 jumlah sampel yang diuji
CONTOH PERNYATAAN YANG PENILAIANNYA SECARA GRADUAL (20, 50, 70, 100) SESUAI KONDISI FAKTUAL
PENGGUNAAN FORMULIR ASKI UNIT PENGOLAH
FORMULIR ASKI UNIT PENGOLAH 1. PENCIPTAAN 1. Membutuhkan sample naskah dinas masing-masing 5-10 buah, yaitu berupa (surat perintah/surat tugas, nota dinas/memorandum, surat dinas/surat keluar, naskah dinas yang terdapat kata penyambung perpindahan halaman, naskah dinas yang terdapat nomor halaman, naskah dinas yang terdapat tembusan, naskah dinas yang terdapat lampiran, naskah dinas yang dibubuhi paraf, naskah dinas yang terdapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas (a.n., u.b., plt., plh.). 2. Portofolio lain yang dibutuhkan yaitu amplop, sarana pencatatan, lembar disposisi, buku ekspedisi. 3. Apabila pencipta arsip sudah menerapkan penciptaan arsip secara elektronik maka pada pernyataan terkait penggunaan kertas naskah dinas, kata penyambung perpindahan halaman, penggunaan cap dinas, penggandaan, penggunaan amplop tidak menjadi pembagi (nilai standar dan skor diberi angka 0). 2. PENGGUNAAN 1. Diperlukan pengamatan langsung terhadap ketersediaan arsip aktif yang disimpan dan portofolio yang dinilai sebagai berikut: out indicator, buku peminjaman/formulir peminjaman. 2. Ketersediaan daftar arsip aktif yang dilengkapi dengan kolom klasifikasi keamanan dan hak akses. 3. Apabila pencipta arsip telah melakukan pengelolaan arsip digital/elektronik maka ketersediaan out indicator tidak menjadi pembagi (nilai standar dan skor diberi angka 0).
FORMULIR ASKI UNIT PENGOLAH 3. PEMELIHARAAN 1. Pemberkasan: diperlukan pengamatan langsung terhadap tata cara pemberkasan arsip dan penyimpanan arsip sesuai sarana. portofolio yang dinilai adalah daftar arsip aktif. 2. Alih Media Arsip Aktif: jika UP melakukan alih media maka perlu dilengkapi berita acara alih media dan daftar arsip hasil alih media. 3. Pemeliharaan Arsip Vital/Terjaga: dinilai apabila UP memiliki arsip vital/terjaga. Diperlukan pengamatan langsung tata cara penyimpanan dan pengamanannya. Adapun portofolio yang disiapkan adalah daftar arsip vital/terjaga, serta berkas penyerahan salinan autentik arsip terjaga ke ANRI. 4. Apabila pencipta arsip telah melakukan pengelolaan arsip digital/elektronik maka pernyataan terkait sarana penyimpanan arsip (nomor 2.4.) tidak menjadi pembagi (nilai standar dan skor diberi angka 0). 4. PENYUSUTAN 1. Diperlukan pengamatan langsung terhadap tata cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, adapun portofolio yang dinilai: berita acara pemindahan arsip dan daftar arsip inaktif yang dipindahkan.
FORMULIR ASKI UNIT PENGOLAH SDM KEARSIPAN 1. Ketersediaan arsiparis/pengelola arsip bisa substitusi, jika salah satunya tidak tersedia, maka tidak menjadi pembagi. 2. Portofolio Arsiparis: Ijazah D3 Kearsipan/S1 Kearsipan/STTP Diklat Fungsional Arsiparis, atau Tanda Kelulusan Sertifikasi/Uji Kompetensi Arsiparis yang diangkat melalui inpassing, sertifikat sertifikasi kearsipan, STTPL Diklat Teknis Kearsipan/Sertifikat Bimbingan Teknis/ Sosialisasi/ Workshop Kearsipan atau bukti dukung lainnya. 3. Portofolio Pengelola Arsip: STTPL Diklat Teknis Kearsipan, dan Sertifikat Bimbingan Teknis/ Sosialisasi/ Workshop Kearsipan atau bukti dukung lainnya. 4. Apabila pencipta arsip telah melakukan pengelolaan arsip digital/elektronik maka kewajiban arsiparis dalam menyimpan arsip aktif sesuai media simpan yang sesuai (nomor 1.7.3) tidak menjadi pembagi (nilai standar dan skor diberi angka 0). PRASARANA DAN SARANA 1. Prasarana dan Sarana Kearsipan pada unit pengolah yaitu: folder, guide, label, out indicator, indeks dan tunjuk silang, filing cabinet. 2. Pada subaspek ini diperlukan pengamatan langsung bentuk dan penggunaan prasarana dan sarana tersebut. 3. Apabila pencipta arsip telah melakukan pengelolaan arsip digital/elektronik maka sarana kearsipan yang menjadi penilaian yaitu ketersediaan, komputer/laptop, koneksi internet, koneksi internet, server.
PENGGUNAAN FORMULIR ASKI UNIT KEARSIPAN
FORMULIR ASKI UNIT KEARSIPAN PENCIPTAAN 1. Portofolio yang dibutuhkan yaitu amplop, sarana pencatatan, lembar disposisi, buku ekspedisi. 2. Apabila pencipta arsip sudah menerapkan aplikasi persuratan maka pada pernyataan petugas penerimaan naskah dinas yang berhak (nomor 2.1.) tidak menjadi pembagi (nilai standar dan skor diberi angka 0). PENGGUNAAN 1. Diperlukan pengamatan langsung terhadap ketersediaan arsip inaktif yang disimpan dan portofolio yang dinilai sebagai berikut: out indicator, buku peminjaman/formulir peminjaman. 2. Ketersediaan daftar arsip inaktif yang dilengkapi dengan kolom klasifikasi keamanan dan hak akses. 3. Apabila pencipta arsip telah melakukan pengelolaan arsip digital/elektronik maka ketersediaan out indicator tidak menjadi pembagi (nilai standar dan skor diberi angka 0).
FORMULIR ASKI UNIT KEARSIPAN PEMELIHARAAN 1. Diperlukan pengamatan langsung terhadap penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip inaktif, dan alih media arsip inaktif 2. Portofolio yang dibutuhkan yaitu daftar arsip inaktif. 3. Berkenaan Alih Media Arsip Inaktif, jika unit kearsipan melakukan alih media maka agar mempersiapkan portofolio berupa berita acara alih media dan daftar arsip hasil alih media. 4. Apabila pencipta arsip telah melakukan pengelolaan arsip digital/elektronik maka pernyataan terkait sarana penyimpanan arsip (nomor 3.2, 3.3, 3.4) dan tata cara penataan boks (nomor 3.8) tidak menjadi pembagi (nilai standar dan skor diberi angka 0). PENYUSUTAN 1. Berkenaan Pemindahan Arsip, diperlukan portofolio: berita acara pemindahan arsip dan daftar arsip inaktif yang dipindahkan. 2. Berkenaan Pemusnahan Arsip, perlu dipastikan terlebih dahulu apakah unit kearsipan jenjang berikutnya diberikan kewenangan untuk melakukan pemusnahan, jika tidak maka pertanyaan selanjutnya tidak akan menjadi pembagi. Apabila diberikan kewenangan portofolio yang dibutuhkan arsip yang tercipta sesuai prosedur pemusnahan. 3. Berkenan Penyerahan Arsip Statis, portofolio yang dibutuhkan berupa berkas koordinasi penyerahan arsip statis dan daftar arsip usul serah.
FORMULIR ASKI UNIT KEARSIPAN SDM KEARSIPAN 1. Portofolio pejabat struktural: uraian jabatan, STTPL Diklat Teknis Kearsipan bagi pimpinan unit kearsipan. 2. Portofolio Arsiparis: Ijazah D3 Kearsipan/S1 Kearsipan/STTP Diklat Fungsional Arsiparis, atau Tanda Kelulusan Sertifikasi/Uji Kompetensi Arsiparis yang diangkat melalui inpassing, sertifikat sertifikasi kearsipan, STTPL Diklat Teknis Kearsipan/Sertifikat Bimbingan Teknis/ Sosialisasi/ Workshop Kearsipan atau bukti dukung lainnya. 3. Portofolio Pengelola Arsip: STTPL Diklat Teknis Kearsipan, dan Sertifikat Bimbingan Teknis/ Sosialisasi/ Workshop Kearsipan atau bukti dukung lainnya. PRASARANA DAN SARANA 1. Pertanyaan pada Subaspek Prasarana dan Sarana Kearsipan pada unit pengolah terkait gedung penyimpanan arsip inaktif (record center), ruangan, serta peralatan penyimpanan arsip inaktif, boks penyimpanan. 2. Pada subaspek ini diperlukan pengamatan langsung bentuk dan penggunaan prasarana dan sarana tersebut. 3. Apabila pencipta arsip telah melakukan pengelolaan arsip digital/elektronik maka sarana kearsipan yang menjadi penilaian yaitu selain ruang server dengan perlengkapannya juga ketersediaan komputer/laptop, koneksi internet, koneksi internet, server.
Apabila pengawasan kearsipan internal dilaksanakan dalam jaringan (daring), kebutuhan untuk melakukan pengamatan langsung dapat digantikan melalui penyediaan portofolio berupa foto, video, atau teleconference yang diarahkan pada sasaran objek yang diamati
PORTOFOLIO PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
Penciptaan Arsip
Sarana Pencatatan: Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
Sarana Pencatatan: Kartu Kendali
Sarana Pencatatan: Takah
Sarana Pencatatan: Agenda Elektronik
Penggunaan Arsip
Sarana Peminjaman Arsip
Pemeliharaan Arsip
Penempatan Arsip Aktif dalam Filing Cabinet
CONTOH DAFTAR ARSIP AKTIF
Daftar Arsip Inaktif No. Arsip Kode Klasifikasi Uraian Informasi Arsip Kurun Waktu Jumlah Keterangan Pencipta Arsip : Unit Pengolah :
Berita Acara dan Daftar Arsip Alih Media
Arsip Vital UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional penciptaan arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang.
Arsip Vital Organisasi
Daftar Arsip Vital No. Jenis Arsip Unit Kerja Kurun Waktu Media Jumlah Jangka Simpan Motode Perlindungan Lokasi Simpan Ket.
CONTOH DAFTAR ARSIP VITAL
Pelindungan dan Pengamanan Arsip Vital Metode Pelindungan Arsip Vital Duplikasi dan Pemencaran (dispersal) Peralatan Khusus (vaulting)
Arsip Terjaga UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. ➢ Arsip Kependudukan ➢ Arsip Kewilayahan ➢ Arsip Kepulauan ➢ Arsip Perbatasan ➢ Arsip Perjanjian Internasional ➢ Arsip Kontrak Karya ➢ Arsip Masalah-masalah Pemerintahan yang Strategis Jenis dan Kategori Arsip Terjaga
Pengelolaan Arsip Terjaga
Penyusutan Arsip