SOP,WI dan form

SOP, WI dan
Form

Level IMS MANUAL
Document
STANDARD OPERATION PROCEDURE
1
WORK INSTRUCTION, JSA AND
2 STANDARD REFERENCE

3 FORM, RECORD

4

2

STANDARD OPERATION PROCEDURE

Pengertian

• Tulisan yang dibuat, diakui dan ditetapkan dalam suatu organisasi untuk menjelaska
n suatu pekerjaan bagaimana melakukannya, siapa yang mengerjakan, kapan wak
tunya, dimana tempatnya, apa tujuannya dan seperti apa laporannya.

• Prosedur / tata cara kerja / urutan pelaksanaan kerja yangsudah ditetapkan sebagi s
uatu standar kerja.

• Dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan si
stematis.

• Tata cara atau tahapan yang dibakukan dan harus dilalui untuk menyelesaikan suatu
proses kerja tertentu

Alasan Penyusunan SOP

• Pekerjaan berdampak pada Mutu
• Pekerjaan memiliki resiko kecelakaan
• Pekerjaan mempunyai dampak pada kesehatan
• Pekerjaan mempunyai dampak pada lingkungan
• Pekerjaan dapat dilakukan oleh orang lain

SOP

PRINSIP SOP

 Harus ada pada setiap kegiatan baik proses produksi maupun jasa
 Dinamis, Bisa berubah sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan.
 Harus didokumentasikan
 Prinsip SOP berdasarkan ISO 9001?

MANFAAT SOP dalam

 Pekerjaan dapat dilakukan secara secara benar dan konsisten
 pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.
 Mengetahu dengan jelas peran dan fungsi posisi

organisasi
 Memperjelasalur tugas, wewenagn dan tanggung jawab
 Menghindari kesalahan atau kegagalan proses
 Menghindari duplikasi pekerjaan yang tidak efisien
 Melindungi organisasi dari kesalahan administrasi

SOP

MAANFAT SOP

• Adanya Standard dan prosedur yang Jelas, Perusahaan memiliki standard operasional
yang baku.

• Dengan adanya prosedur yang jelas dan baku akan lebih lancar aktivitas karyawan se
mua bagian karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan meng
etahui dengan jelas apa yang menjadi tanggung jawabnya.

• Dokumen yang digunakan sudah Standard, sehingga memudahkan setiap karyawan
untuk mengingatnya.

• Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kem
ngkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi.

• Memudahkan dalam mengontrol system ataupun mengetahui jika terjadi kebocoran
di perusahaan ataupun untuk menganalisa titik lemah dari perusahaan untuk menjadi
bahan koreksi kembali.

• Administrasi perusahaan yang lebih rapih
• Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (Intern

ational Organization for Standarization)

SOP

Berikut ini informasi yang ada di SOP secara sederhana.
1. Judul harus jelas dan menggambarkan aspek kegiatan yang perlu dipandu dengan prosedur

kerja secara tetap.
2. Tujuan hendaknya dirumuskan secara detail dan jelas sehingga pelaksana SOP mengetahui arah ke

giatan secara jelas dan hasil kari kegiatan yang dikehendaki secara jelas pula.
3. Lingkup SOP merupakan proses kegiatan, diterangkan dengan jelas dan lengkap mana yang

akan diluput dan mana yang tidak.
4. Tanggungjawab dan wewenang (pelaksana dan fungsi organisasi) kemudian diidentifikasi

bagian akhir dari teks yang sesuai.
5. Penyelesaian kegiatan, pada bagian ini tingkat rincian dapat berbeda , tergantung pada

rutinitas kegiatan dan metode kerja yang digunakan.
6. Keterangan tentang kegiatan, tergantung pada kebutuhan organisasi, yang menerangkan

proses dengan bagan atau yang sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan berikutnya
harus dapat menjelaskan dan menentukan apa yang akan dilaksanakan, oleh siapa, bagian
atau unit mana, mengapa, kapan dimana dan bagaimana. Pada keterangan juga harus
menginformasikan kendali proses dan kendali aktifitas yang telah ditentukan. Selain itu juga
menentukan dokumen yang diperlukan yang berhubungan dengan kegiatan terkait dan
menentukan skema.
7. Rekaman yang berkaitan dengan aktifitas harus ditentukan dengan pasti. Metode untuk
menyimpan arsip dan semua pelaporan harus dinyatakan dengan jelas.



INSTRUKSI KERJA
(IK)

IK / WI

PENGERTIAN

• tata cara dalam melakukan satu jenis aktifitas,
• suatu perintah yang disediakan untuk membantu seseorang dalam melakukan pe

kerjaan dengan benar atau suatu set instruksi untuk melakukan tugas atau untuk
mengikuti prosedur

Contoh IK

• Kode unit : PAR.HT02.022.01

• Judul Unit : Berkomunikasi Melalui Telepon

• Deskripsi Unit

unit ini berhubungan dengan keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untu

k berkomunikasi secara efektif di telepon. Unit ini dianggap sama dengan keteramp

ilan umum unit berkomunikasi melalui telepon



PERBEDAAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)

dengan

INSTRUKSI KERJA
(IK)

SOP & IK

PERBEDAAN SOP DAN IK

Dilihat dari kompleksitas aktifitasnya

 SOP menggambarkan pengendalian banyak aktifitas dari suatu pr
oses, misalnya SOP Produksi, sedangkan

 IK hanya merupakan petunjuk atau tata cara dalam melakukan sa
tu jenis aktifitas,

SOP & IK

PERBEDAAN SOP DAN IK

Dilihat dari kompleksitas aktifitasnya

• SOP biasanya menggambarkan flowchart hubungan antar proses/aktifitas,
misalnya untuk prosedur produksi, salah satu input dari prosesnya adalah
hasil dari proses distribusi barang mentah, dan output dari proses produk
si menjadi input dari SOP pengemasan/pengepakan.

• instruksi kerja menceritakan deskripsi teknis dari suatu aktifitas misalnya i
nstruksi kerja mesin percetakan dimana instruksi itu menggambarkan urut
-urutan, mulai dari menyalakan tombol sampai mesin itu bekerja sampai
dengan selesai atau cara mematikan mesin.

SOP & IK

PERBEDAAN SOP DAN IK

Dilihat dari kompleksitas aktifitasnya

• SOP
biasanya menggambarkan flowchart hubungan antar proses/aktifitas, misalnya unt
uk prosedur produksi, salah satu input dari prosesnya adalah hasil dari proses dist
ribusi barang mentah, dan output dari proses produksi menjadi input dari SOP pe
ngemasan/pengepakan.

• instruksi kerja
menceritakan deskripsi teknis dari suatu aktifitas misalnya instruksi kerja mesin p
ercetakan dimana instruksi itu menggambarkan urut-urutan, mulai dari menyalaka
n tombol sampai mesin itu bekerja sampai dengan selesai atau cara mematikan
mesin.

SOP & IK

PERBEDAAN SOP DAN IK

Dalam SDM

 SOP Recruitment & Selection,
dimana disini inputnya adalah kebutuhan karyawan dan keluarannya adalah
karyawan yang siap untuk bergabung,

 WI
yang merupakan turunan dari SOP, misalnya dalam melakukan WI dalam mel
akukan tes yang berisikan detail satu persatu langkah-langkah yang dilakuka
n dalam aktifitas tes yang dilakukan tersebut

SOP & IK

PERBEDAAN SOP DAN IK

SOP
merupakan standar kerja yang berhubungan dengan semua orang atau
antar departemen dalam suatu perusahaan / instansi.

Instruksi Kerja
merupakan standard kerja yang sifatnya individual / how to do sehingga
IK lebih cocok digunakan oleh perseorangan dalam melaksanakan sesua
tu.

TERIMA KASIH