คู่มือการติดต่อหน่วยงาน สถานีต ารวจ กองบังคับการสืบสวนสอบสวนต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 จัดท าโดย นางสาววิชชุดา บรรณสาร สาขาวิชาภาษาไทย
ค าน า การศึกษาการติดต่อหน่วยงานสถานีต ารวจกองบังคับการสืบสวน สอบสวน ต ารวจภูธรภาค 5 (กองบังคับการอ านวยการ 4) เป็นการศึกษาเกี่ยวกับ ความรู้ทั่วไปของหนังสือราชการในหน่วยงาน ประเภทและลักษณะของหนังสือ ราชการที่ใช้ในการติดต่อระหว่างองค์กรหรือระหว่างหน่วยงาน รวมถึงขั้นตอน การรับ – ส่งหนังสือราชการภายในหน่วยงาน คู่มือฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของการศึกษารายวิชาการฝึกประสบการณ์ วิชาชีพทางภาษาไทย (THAI 4802 - 58) หลักสูตรศิลปศาสตรบัณฑิต สาขาวิชา ภาษาไทย คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่ เพื่อเป็นแนวทางต่อผู้ที่สนใจจะศึกษาเรื่องการติดต่อหน่วยงานสถานีต ารวจ กองบังคับการสืบสวนสอบสวน ต ารวจภูธรภาค 5 (กองบังคับการอ านวยการ 4) วิชชุดา บรรณสาร 10 กุมภาพันธ์ 2566 ก
สารบัญ ข เรื่อง หน้า ค าน า ก สารบัญ ข ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับหนังสือราชการต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ประเภทและลักษณะของหนังสือราชการ 1. หนังสือภายนอก 2. หนังสือภายใน 1 1 1 7 ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงานต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 1. ขั้นตอนการรับหนังสือราชการ 2. ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ 25 25 30
ประเภทและลักษณะของหนังสือราชการ 1. หนังสือภายนอก หนังสือภายนอก คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยส่วนใหญ่ จะใช้กระดาษตราครุฑเขียนเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการ ถึงหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับหนังสือราชการต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 1
ประเภทและลักษณะของหนังสือราชการ หนังสือภายนอกของต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 มี2 ลักษณะ คือ 1. การใช้ตราครุฑ การใช้ตราครุฑ เป็นการใช้กระดาษตราครุฑในการติดต่อ โดย มีรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่อง เรียน อ้างถึงสิ่งที่ส่งมาด้วย เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ ซึ่งจะมีการออกเลขที่ทุกครั้ง รายละเอียดจะต้องเรียบร้อย ครบถ้วน สมบูรณ์ โดยผู้ลงนามจะเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย รวมถึง มีส าเนาคู่ฉบับ และส าเนาครบถ้วน 2. การใช้ตราประจ าหน่วยงาน การใช้ตราประจ าหน่วยงาน เป็นการใช้ตราประจ าหน่วยงานแทนการใช้ ตราครุฑ เพื่อบ่งบอกถึงองค์กรนั้น ๆ โดยในแต่ละองค์กรจะมีตราสัญลักษณ์ ที่แตกต่างกันไป โดยหนังสือราชการที่ใช้ตราประจ าหน่วยงานจะมีรายละเอียดและ ส่วนประกอบเช่นเดียวกับหนังสือราชการที่ใช้ตราครุฑ เช่น เรื่อง เรียน อ้างถึงสิ่งที่ ส่งมาด้วย การออกเลขที่ และเนื้อหาที่จะต้องครบถ้วนสมบูรณ์ รวมถึงการลงนาม โดยหัวหน้าส่วนราชการระดับ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับหนังสือราชการต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 2
ตัวอย่าง หนังสือราชการที่ใช้ตราครุฑ หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับกรมบัญชีกลาง 3
ตัวอย่าง หนังสือราชการที่ใช้ตราประจ าหน่วยงาน หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับการประปาส่วนภูมิภาค 4
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับบริษัทเอกชน 5 หนังสือราชการที่ใช้ตราประจ าหน่วยงาน
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับสหกรณ์ออมทรัพย์ 6 หนังสือราชการที่ใช้ตราประจ าหน่วยงาน
ตัวอย่าง ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับหนังสือราชการต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ประเภทและลักษณะของหนังสือราชการ 2. หนังสือภายใน หนังสือภายใน คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือ ภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม เดียวกัน หรือจังหวัด เดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ซึ่งหนังสือภายในที่ใช้ในกองบังคับการสืบสวนสอบสวน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 จะเป็นการใช้ลักษณะหนังสือราชการในรูปแบบบันทึก ข้อความ โดยจะพบการใช้รูปแบบบันทึกข้อความเป็นส่วนใหญ่ในการติดต่อระหว่าง กองบังคับการสืบสวนสอบสวนต ารวจภูธรภาค 5 กับต ารวจภูธรในสังกัดต ารวจภูธร ภาค 5 และหน่วยงานในสังกัด ซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องการแจ้งให้ทราบ การขอความอนุเคราะห์ และการรายงานผล 7
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อภายในต ารวจภูธรในสังกัด หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับต ารวจภูธรจังหวัดเชียงใหม่ 8
หนังสือราชการการติดต่อภายในต ารวจภูธรในสังกัด หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับต ารวจภูธรจังหวัดเชียงราย ตัวอย่าง 9
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อภายในต ารวจภูธรในสังกัด หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับต ารวจภูธรจังหวัดล าปาง 10
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อภายในต ารวจภูธรในสังกัด หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับต ารวจภูธรจังหวัดล าพูน 11
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อภายในต ารวจภูธรในสังกัด หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับต ารวจภูธรจังหวัดน่าน 12
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อภายในต ารวจภูธรในสังกัด หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับต ารวจภูธรจังหวัดแพร่ 13
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อภายในต ารวจภูธรในสังกัด หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับต ารวจภูธรจังหวัดพะเยา 14
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อภายในต ารวจภูธรในสังกัด หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับต ารวจภูธรจังหวัดแม่ฮ่องสอน 15
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อภายในหน่วยงานในสังกัด หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับศูนย์ฝึกอบรมต ารวจภูธรภาค 5 16
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อภายในหน่วยงานในสังกัด หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับส านักงาน พิสูจน์หลักฐาน 17
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อภายในหน่วยงานในสังกัด หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับส านักงานตรวจสอบภายใน ส านักงานต ารวจแห่งชาติ 18
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อภายในหน่วยงานในสังกัด หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับส านักงานส่งก าลังบ ารุง 19
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อภายในหน่วยงานในสังกัด หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับกองบังคับการสืบสวนสอบสวน ต ารวจภูธรภาค 5 20
ตัวอย่าง หนังสือราชการการติดต่อภายในหน่วยงานในสังกัด หนังสือราชการการติดต่อระหว่างกองบังคับการอ านวยการ 4 กับศูนย์พิทักษ์เด็ก สตรี ครอบครัว และป้องกันปราบปรามการค้ามนุษย์ ต ารวจภูธรภาค 5 21
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการรับหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 1 การเข้าสู่ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต ารวจภูธรภาค 5 22
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการรับหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 2 คลิกเลือกเมนูระบบรับ - ส่งเอกสาร เพื่อตรวจสอบหนังสือ ราชการ 23
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการรับหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 3 เลือกหนังสือราชการที่ต้องการรับ โดยคลิกตรงบริเวณชื่อของ หนังสือราชการนั้นๆ 24
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการรับหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบเอกสารแนบ โดยการคลิกที่เมนูเอกสารแนบ 25
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการรับหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 5 ใช้ค าสั่งปริ้นเอกสารแนบ 26
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการรับหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 6 คลิกเมนูรับเอกสาร เพื่อยืนยันการรับหนังสือราชการในระบบ 27
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการรับหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 7 ลงทะเบียนหนังสือรับ โดยการเขียนเลขทะเบียนส่ง ที่ ลงวันที่ จาก ถึง เรื่อง และการปฏิบัติลงในหนังสือทะเบียนรับ 28
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการรับหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 8 การเขียนวันที่ เลขรับและเวลา ลงในหนังสือราชการตรงบริเวณ ตราปั้มของกองบังคับการอ านวยการ 4 ซึ่งน าข้อมูลมาจากขั้นตอนที่ 7 29
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 1 การเข้าสู่ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต ารวจภูธรภาค 5 30
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 2 คลิกเลือกเมนูระบบรับ - ส่งเอกสาร เพื่อส่งหนังสือราชการ 31
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 3 คลิกเลือกเมนู ส่งเอกสาร จากนั้นให้เลือกเมนู ส่งเอกสารข้าม เครือข่าย (เป็นการส่งหนังสือราชการให้กับต ารวจภูธรในสังกัด) 2 1 32
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 4 คลิกเลือกเครื่องหมายบวกบริเวณหน้า ค าว่า ต ารวจภูธรภาค 5 33
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 5 คลิกเลือกต ารวจภูธรจังหวัดที่ต้องการส่งหนังสือราชการ ตรงบริเวณชื่อของแต่ละจังหวัด โดยส่วนใหญ่จะส่งให้กับต ารวจภูธรในสังกัดทั้งหมด 8 จังหวัด 34
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 6 คลิกรูปภาพ เพื่อเลือกหน่วยงานที่ต้องการส่งหนังสือราชการ 35
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 7 คลิกเลือกหน่วยงานฝ่ายอ านวยการ (ฝอ.) โดยคลิกบริเวณ เครื่องหมายบวกหน้าตัวย่อของหน่วยงานฝ่ายอ านวยการ เพื่อเลือกฝ่ายที่ต้องการ ส่งหนังสือราชการ 36
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 8 คลิกเลือกฝ่ายก าลังบ ารุง (กบ.) โดยคลิกเครื่องหมายถูกบริเวณ ช่องสี่เหลี่ยมหน้าตัวย่อของฝ่ายก าลังบ ารุง จากนั้นคลิกเมนูปิดหน้าต่าง 1 2 37
ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 9 คลิกเครื่องหมาย เพื่อเลือกประเภทของหนังสือราชการ 38
ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 10 กรอกเลขที่หนังสือส่งลงในช่องให้ถูกต้อง 39
ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 11 กรอกวันที่ที่ส่งหนังสือ โดยการคลิกปฏิทิน จากนั้น ให้เลือกวันที่ที่ต้องการกรอก 1 2 40
ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 12 กรอกชื่อเรื่องของหนังสือราชการลงในช่องให้ถูกต้อง 41
ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 13 การแนบเอกสารแนบ โดยการคลิกเมนู จากนั้น เลือกไฟล์หนังสือราชการที่ต้องการแนบ 1 2 เรียกดู 42
ขั้นตอนการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนที่ 14 คลิกเมนูส่งเอกสาร เพื่อส่งหนังสือราชการให้กับฝ่ายธุรการ ต ารวจภูธรในสังกัดด าเนินการต่อในขั้นตอนต่อไป ขั้นตอนการรับ – ส่งหนังสือราชการในหน่วยงาน ต ารวจภูธรภาค 5 กองบังคับการอ านวยการ 4 ขั้นตอนการส่งหนังสือราชการ 43