BAB 2 : PENGURUSAN PROJEK

2.1.5 Analisis Perancangan Projek dan Jadual
Kerja

• Merujuk kepada segala aktiviti yang terlibat
semasa dalam pembangunan projek.

Analisis • Perkara utama ialah menyediakan jadual
Perancangan kerja.
Projek dan Jadual
Kerja

1

Menentukan aktiviti jadual

Garis Panduan Menyediakan Susunan aktiviti
Jadual Kerja
Anggaran sumber diperlukan
untuk sesuatu aktiviti

Anggaran tempoh masa untuk sesuatu aktiviti

Pembangunan jadual

Anggaran kos dan penyediaan bajet

2

1. Menentukan aktiviti jadual

• Menentukan skop kerja mengikut Struktur Pecahan Kerja yang telah
ditetapkan.

• Sebagai contoh, seorang pereka bentuk ditugaskan untuk mendapatkan lakaran,
mengukur, menanda, memotong dan mencantum.

2. Susunan aktiviti

• Menyusun aktiviti yang perlu dilakukan dahulu.
• Sebagai contoh, lakaran sesuatu projek perlu dibuat terlebih dahulu sebelum

menyediakan bahan untuk membuat projek.

3. Anggaran sumber diperlukan untuk sesuatu aktiviti

• Meneliti anggaran sumber yang diperlukan seperti sumber manusia, bahan dan
peralatan.

3

4. Anggaran tempoh masa untuk sesuatu aktiviti

• Anggaran tempoh masa setiap aktiviti bergantung kepada mudah atau
kompleks sesuatu tugasan.

5. Pembangunan jadual

• Jadual kerja perlu disertakan dengan tempoh masa dalam bentuk mingguan
atau bulanan.

• Aktiviti atau proses kerja disusun mengikut keutamaannya.

6. Anggaran kos dan penyediaan bajet

• Melibatkan pengiraan kos modal yang diperlukan seperti kos bahan, alatan,
upah dan kos overhed.

• Bajet perlu disediakan bagi mengehadkan lebihan kos modal.

4

2.1.6 Penyediaan Anggaran Kos

• Proses ini dilakukan oleh perunding bahan.
• Perunding bahan bertanggungjawab untuk menyediakan peruntukan
Penyediaan kewangan kepada pereka bentuk sebelum mereka bentuk produk.

Anggaran
Kos

Kaedah Penyediaan
Anggaran Kos

Kaedah unit/kuantiti Konsep SMART

5

Anggaran kos mengikut kuantiti sesuatu barangan atau
perkhidmatan

Kaedah ini tidak berapa tepat dan tidak mengambil kira
keseluruhan kos barangan yang terlibat seperti kos penghantaran

Kaedah unit/ Kaedah ini pantas dan mudah difahami
kuantiti

Contoh pengiraan:
Kos satu barangan = RM200.00
Jumlah permintaan = 50 buah
Kos anggaran awal = RM10 000 (RM200 x 50)

6

Konsep SMART

S • Specify
✓Iaitu penetapan tujuan atau objektif projek

M • Measureable
✓Iaitu pengukuran pengagihan kewangan dalam kos-kos yang terlibat

A • Attainable
✓Bermaksud projek itu boleh dilaksanakan dari sudut keupayaan kewangan dan tenaga
kerja

R • Realistic
✓Mewakili kesesuaian dengan kehendak pengguna dan dianalisis sama ada kehendak
mereka mencapai tujuan projek

T • Time-bound
✓Bermaksud masa dan sumber kewangan mencukupi untuk menyiapkan projek itu

7

Contoh Aplikasi SMART

S • Tujuan projek

Nama projek : Bakul serba guna
Tujuan : Hadiah Hari Guru
Bilangan : 100 unit
Sasaran : Guru Sekolah Menengah

M • Pengukuran pengagihan kewangan

(a) Kos bahan dan alat

8

Bil. Bahan Kuantiti Kos seunit (RM) Jumlah (RM)
1 Kertas warna 100 keping 1.50 150.00
2 Kertas warna lutsinar 50 keping 0.50 25.00
3 Glu 3.00 9.00
4 Cat penyembur 3 tiub 6.00 12.00
5 Riben 2 tin 3.00 6.00
6 Labuci 2 gulung 3.00 6.00
7 Gunting 2 paket 3.00 3.00
8 Pengokot atau stapler 1 unit 4.80 4.80
9 Pembaris 1 unit 1.20 1.20
10 Pensel 1 batang 1.00 1.00
11 Getah gelung 1 batang 2.00 2.00
1 paket Jumlah: 220.00

(b) Kos bahan dan alat 9
Bilangan pekerja x masa x kadar upah sejam x bilangan hari
5 orang x 8 jam x RM5.00 x 2 hari
=RM400
Kos bahan + Kos upah + Kos overhed

(c) Kos overhed Kos/hari (RM) Jumlah (RM)
7.00 14.00
Perkara 4.00 8.00
Bil elektrik 2.00 4.00
Jumlah 26.00
Bil air
Bil telefon

Jumlah kos modal
Kos bahan + Kos upah + Kos overhed
RM220.00 + RM400.00 + RM26.00 = RM646.00
Kos pengeluaran untuk sebuah bakul serba guna = RM646.00 ÷ 100
= RM6.46

Kos jualan
Kos modal + Peratus keuntungan
RM6.46 + RM6.46 (100% keuntungan)
Kos jualan = RM12.92

10

A • Boleh dilaksanakan dan dicapai

Kos jualan − kos modal = keuntungan
RM12.92 − RM6.46 = RM19.38

R • Kesesuaian dengan kehendak pengguna

Pastikan projek selari dengan tujuan dan keperluan pelanggan telah dibuat analisis melalui
perbandingan harga dengan produk yang seakan-akan sama dalam pasaran. Ini adalah untuk
memastikan produk itu memenuhi keperluan pelanggan dan harga tidak terlalu tinggi.

T • Tempoh masa dan sumber kewangan

Tempoh masa dan sumber kewangan untuk menyiapkan sesuatu projek berada dalam skop
tugasan. Antara maklumat yang memberi panduan tempoh masa ialah Tarikh mula dan tarikh
akhir.

11

2.1.7 Pembentukan Kumpulan Kerja
Berdasarkan Tugas dan Peranan

Kumpulan • Merujuk kepada ahli pasukan yang bekerjasama dalam
Kerja sesuatu unit untuk menyiapkan pembinaan projek.

• Setiap ahli akan memainkan peranan penting dalam
melaksanakan tugasan masing-masing.

12

Kelebihan Pembentukan Kumpulan Kerja

Individu Pasukan

• Kurang tekanan • Mendapatkan hasil yang optimum
• Memikul tanggungjawab bersama ahli • Hubungan silaturahim sesame ahli

kumpulan yang lain semakin utuh
• Tanggungjawab sesuatu tugas • Berlaku komunikasi secara terbuka
• Kerjasama yang menyeluruh
dibahagikan mengikut kepakaran • Menggunakan sumber dengan
masing-masing
• Pengiktirafan dikongsi bersama-sama berhemah dan secara maksimum
• Setiap ahli pasukan boleh • Meningkatkan motivasi ahli pasukan
mempengaruhi ahli lain
• Pengetahuan dan pengalaman boleh 13
dikongsi bersama-sama

Jadual • Tugasan untuk setiap bahagian adalah berbeza-beza dan tidak bertindih.
Struktur • Mengandungi elemen-elemen tugasan dan peranan setiap ahli kumpulan.
Pecahan • Dapat mewujudkan nilai kerjasama, menjimatkan masa dan mengurangkan

Kerja kos.

Perkara yang Perlu Diberi Perhatian dalam Membentuk Kumpulan

(A) • Tugas yang mencabar perlu diberikan kepada ahli pasukan supaya ahli
Memberi pasukan dapat memberikan sumbangan yang optimum.

tugas • Pihak pengurusan harus mengenal pasti identiti individu dan memberi
yang tugasan yang selaras dengan kemampuan mereka.
mencabar

14

(B) Pemilihan Memilih seorang individu yang mempunyai
Pembentukan Latihan kemahiran yang tepat dalam menjalankan tugasnya.
Ganjaran
Individu Individu tersebut haruslah memainkan peranan
penting dalam pasukan.

Latihan perlu diberikan kepada setiap individu
dalam pasukan. Latihan ini bertujuan untuk

meningkatkan lagi kemahiran, komunikasi dan lain-
lain kemahiran yang diperlukan dalam pembinaan

sesuatu produk.
Merupakan satu bentuk pengiktirafan kepada
individu di atas kesungguhan yang ditunjukkan
terhadap sesuatu kerja. Pengiktirafan di antara
individu akan menggalakkan persaingan sihat di

kalangan ahli pasukan.

15

Langkah Pembentukan Bilangan ahli pasukan yang tidak terlalu ramai
Pasukan yang Berkesan Pelaksanaan latihan yang berterusan
Menjelaskan matlamat pasukan

Sistem ganjaran yang menarik dan sistematik
Menggunakan pengukur prestasi yang sesuai

Menggalakkan penyertaan ahli pasukan
Melaksanakan aktiviti pembentukan pasukan

Kepelbagaian ahli dalam pasukan
Memilih ahli pasukan dengan teliti

16