สมุดเล่มเล็ก

สมุดเลม่ เลก็

คำศัพท์ทใ่ี ช้ในหนังสือรำชกำร

จดั ทำโดย
นำงสำวประภสั สร จอมทิพย์
รหสั นกั ศึกษำ 61040334136 ห้อง 4/8

ควำมหมำยของหนังสือรำชกำร

ตามระเบียบสาํ นกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ได้
ให้ ความหมายของคาํ วา่ "หนงั สือ" หมาย ถึง หนงั สือราชการ และ
ระเบียบสาํ นกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ.
2548 ไดแ้ กไ้ ขเพมิ่ เติม ระเบียบขอ้ 9ไวว้ า่ "หนงั สือราชการ " คือ
เอกสารท่ีเป็นหลกั ฐานในราชการ

ประเภทของหนงั สือรำชกำร

1. หนังสือภำยนอก คือ หนงั สือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธี โดย
ใชก้ ระดาษ ตราครุฑ เป็นหนงั สือติดต่อระหวา่ งส่วนราชการ หรือ
ส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใช่ ส่วนราชการหรือท่ีมีถึง
บุคคลภายนอก

แบบฟอร์มหนังสือภำยนอก

2. หนังสือภำยใน คือ หนงั สือติดต่อราชการที่เป็นแบบพธิ ีนอ้ ยกวา่
หนงั สือ ภายนอก เป็นหนงั สือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือ
จงั หวดั เดียวกนั ใชก้ ระดาษบนั ทึก ขอ้ ความ (การใชห้ นงั สือภายใน ส่วน
ราชการมกั นิยมใชเ้ ฉพาะเร่ืองท่ีติดต่อภายในกรมเดียวกนั เป็นส่วนใหญ่
หากมีหนงั สือไปต่างกรมแมอ้ ยใู่ นกระทรวงเดียวกนั มกั นิยมใชห้ นงั สือ
ราชการ ภายนอก)

3. หนังสือประทับตรำ คือ หนงั สือที่ใชป้ ระทบั ตราแทนการลงชื่อของ
หวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมข้ึนไป โดยใหห้ วั หนา้ ส่วนราชการระดบั
กองหรือผทู้ ี่ไดร้ ับมอบหมายจาก หวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมข้ึนไป
เป็นผรู้ ับผดิ ชอบลงช่ือยอ่ กาํ กบั ตรา หนงั สือประทบั ตราให้ใชไ้ ดท้ ้งั
ระหวา่ งส่วนราชการกบั ส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกบั
บุคคลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสาํ คญั

แบบฟอร์มหนังสือภำยใน

แบบฟอร์มหนังสือประทบั ตรำ

4. หนงั สือสง่ั การ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ คาํ สง่ั ระเบียบ และ
ขอ้ บงั คบั

– คำสั่ง คือ บรรดาขอ้ ความที่ผบู้ งั คบั บญั ชาสงั่ การให้
ปฏิบตั ิโดยชอบดว้ ยกฎหมาย ใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ

– ระเบียบ คือ บรรดาขอ้ ความท่ีผมู้ ีอาํ นาจหนา้ ท่ีไดว้ าง
ไวโ้ ดยอาศยั อาํ นาจของกฎหมายหรือไม่กไ็ ด้ เพื่อถือเป็น
หลกั ปฏิบตั ิงานเป็นการประจาํ ใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ

– ข้อบงั คบั คือ บรรดาขอ้ ความที่ผมู้ ีอาํ นาจหนา้ ที่
กาํ หนดใหใ้ ช้ โดยอาศยั อาํ นาจของกฎหมายท่ีบญั ญตั ิให้
กระทาํ ได้ ใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ

แบบฟอร์มหนังสือคำส่ัง

แบบฟอร์มหนังสือระเบยี บ

แบบฟอร์มหนังสือข้อบงั คบั

5. หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ ประกาศ
แถลงการณ์ และข่าว

– ประกำศ คือ บรรดาขอ้ ความที่ทางราชการประกาศ
หรือช้ีแจงใหท้ ราบ หรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ ใหใ้ ช้
กระดาษตราครุฑ

– แถลงกำรณ์ คือบรรดาขอ้ ความที่ทางราชการแถลงเพ่อื
ทาํ ความ เขา้ ใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์
หรือกรณีใด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยทวั่ กนั ใหใ้ ชก้ ระดาษ
ครุฑ

– ข่ำว คือ บรรดาขอ้ ความที่ทางราชการเห็นสมควร
เผยแพร่ใหท้ ราบ

แบบฟอร์มหนังสือประกำศ

แบบฟอร์มหนังสือแถลงกำรณ์

6. หนงั สือที่เจา้ หนา้ ท่ีทาข้ึนหรือรับไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ
คือ หนงั สือท่ีเจา้ หนา้ ที่ทาข้ึนนอกจากที่กล่าวแลว้ ขา้ งตน้ หรือ
หนงั สือที่หน่วยงานอื่นใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือ
บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไวเ้ ป็น
หลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนงั สือรับรอง รายงาน
การประชุม บนั ทึกและหนงั สืออื่น

– หนังสือรับรอง คือ หนงั สือท่ีส่วนราชการออกใหเ้ พอื่ รับรอง
แก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพอ่ื วตั ถุประสงคอ์ ยา่ งหน่ึง
อยา่ งใดใหป้ รากฏแก่บุคคลโดยทวั่ ไป ไมจ่ าเพาะเจาะจง ใหใ้ ช้
กระดาษครุฑ

– รายงานการประชุม คือ การบนั ทึกความคิดเห็นของผมู้ า
ประชุม ผเู้ ขา้ ร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไวเ้ ป็นหลกั ฐาน

– บันทึก คือ ขอ้ ความซ่ึงผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาเสนอต่อ
ผบู้ งั คบั บญั ชา หรือผบู้ งั คบั บญั ชาสงั่ การแก่ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา
หรือขอ้ ความที่เจา้ หนา้ ที่ หรือหน่วยงานระดบั ต่ากวา่ ส่วน
ราชการระดบั กรมติดต่อกนั ในการปฏิบตั ิราชการ โดยปกติใหใ้ ช้
กระดาษบนั ทึกขอ้ ความ

– หนังสืออนื่ คือ หนงั สือหรือเอกสารอ่ืนใดที่เกิดข้ึนเน่ืองจาก
การปฏิบตั ิงานของเจา้ หนา้ ท่ีเพ่อื เป็นหลกั ฐานในทางราชการ ซ่ึง
รวมถึงภาพถา่ ย ฟิ ลม์ แถบบนั ทึกเสียง แถบบนั ทึกภาพดว้ ย หรือ
หนงั สือของบุคคลภายนอกที่ยนื่ ต่อเจา้ หนา้ ที่ และเจา้ หนา้ ที่
ไดร้ ับเขา้ ทะเบียนรับหนงั สือของทางราชการแลว้ มีรูปแบบ
ตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกาหนดข้ึนใชต้ ามความเหมาะสม
เวน้ แต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องใหท้ าตามแบบ เช่น โฉนด
แผนท่ี แบบ แผนผงั สญั ญา คาร้อง เป็นตน้

แบบฟอร์มหนังสือรับรอง

กำรใช้ภำษำในหนังสือรำชกำร

ภาษาราชการ หมายถึง น. ภาษาที่ใชส้ ่ือสารในราชการ
และวิชาการ เช่น จุดหมายติดต่อราชการ รายงาน การประชุม
ของหน่วยงาน รายงานวชิ าการ

ในการเขียนหนงั สือราชการท่ีดีจาํ เป็นอยา่ งยง่ิ ท่ี จะตอ้ งมี
หลกั การในการเขียน จึงจะทาํ ให้ ภาษาของ หนงั สือราชการ
น่าอา่ น มีความชดั เจน และตรงตาม วตั ถุประสงคข์ องการ
เขียน ซ่ึงการใชค้ าํ คาํ ทุกคาํ ใน หนงั สือราชการลว้ นแลว้ แต่มี
ความสาํ คญั จึงตอ้ งคาํ นึงถึง การใชค้ าํ ดงั ต่อไปน้ี

1. การสะกดคาํ การสะกดคาํ จะตอ้ งสะกดให้ ถกู ตอ้ งตาม
พจนานุกรมฉบบั ราชบณั ฑิตยสถานกาํ หนด ไวโ้ ดยเฉพาะชื่อ
เฉพาะ หรือช่ือบุคคลกร ถอดคาํ จาก ภาษาต่างประเทศเป็น

ภาษาไทยกจ็ ะตอ้ งใชใ้ หถ้ กู ตอ้ ง ตามที่ราชบณั ฑิตยสถาน
กาํ หนดไวด้ ว้ ย

2. การใชค้ าํ เชื่อม ไดแ้ ก่ ท่ี ซ่ึง อนั และ แต่ แก่ ต่อ
เพราะฉะน้นั จึง ควร เลือกใชใ้ หถ้ ูกตอ้ ง และไม่ควรใชม้ าก
เกิน เพราะจะทาํ ใหป้ ระโยคซบั ซอ้ น เขา้ ใจยาก คาํ เชื่อม คาํ
เดียวกนั ไม่ควรท่ีจะใหซ้ า้ํ ๆ ในประโยคเดียวกนั หรือ ในยอ่
หนา้ เดียวกนั

3. การใชค้ าํ ใหเ้ หมาะสม ในการเขียนหนงั สือ ราชการการ
เลือกใชค้ าํ ใหเ้ หมาะสมถือเป็นหวั ใจสาํ คญั อยา่ งยง่ิ ซ่ึงการ
ใชค้ าํ ใหเ้ หมาะสม ไดแ้ ก่ การใชค้ าํ ข้ึนตน้ การใชค้ าํ ลงทา้ ย
รวมถึงคาํ ที่ใชใ้ นการจ่าหนา้ ของดว้ ย

คำศัพท์ทใ่ี ช้ในหนงั สือรำชกำร

ภำษำทั่วไป ภำษำรำชกำร
ไม่ได้ มไิ ด,้ หาได้ไม่,มอิ าจ...ได้
ช่วย
ถ้า อนุเคราะห์
ตอ้ งการ หาก
เด๋ียวนี้
อยา่ งไร ประสงค์
ขณะนี้,บัดนี้
เหมอื นกัน เชน่ ใด,ประการใด
ได้ไหม เช่นเดียวกนั
ทำ ไดห้ รอื ไม่
ตรวจดู ดำเนินการ
บอก ตรวจสอบ

แจง้

ภำษำทั่วไป ภำษำรำชกำร
ไมด่ ี มิชอบ,ไม่สมควร
ทำไม
อะไร เหตใุ ด
ขอยืม สง่ิ ใด,อันใด
ใคร ขอรับการสนับสนนุ
ทีไ่ หน
ผู้ใด
แบบไหน ทีใ่ ด
เสรจ็ แลว้ แบบใด
ตดิ ต่อไปยงั แล้วเสรจ็ ,เรียบรอ้ ยแลว้
ยงั ไม่ไดท้ ำ ประสานงานไปยัง
ในเรอ่ื งนี้ ยงั ไมไ่ ดด้ ำเนินการแต่อย่างใด
ขอเตือนวา่ ในกรณีน้ี
ขอเรียนให้ทราบวา่

ภำษำท่วั ไป ภำษำรำชกำร
คิดแล้ววา่ พจิ ารณาแล้วว่า
ความจรงิ
ไม่วา่ ง ขอ้ เทจ็ จรงิ
สงสยั วา่ ตดิ ภารกิจ
มีขอ้ สงั เกตว่า
แกไ้ ข พิจารณา
จา่ ยเงนิ ให้ สนับสนนุ คา่ ใชจ้ า่ ย
เรอื่ งนนั้ เรอ่ื ง(กรณี)ดังกลา่ ว