การจัดทาหนงั สอื ราชการ
ตามระเบยี บงานสารบรรณ
โดยอาจารยธ์ ดิ ารัตน์ จนั ทรแ์ กว้
(ขอขอบคุณข้อมูลจากระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี - ฝา่ ยบรหิ าร
ทวั่ ไป สานักบรหิ ารกลาง กรมตรวจบญั ชี ... )
การจดั ทาหนงั สอื ราชการ
หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารทีเ่ ปน็ หลักฐานในราชการ ซง่ึ เป็นเรอ่ื งเกยี่ วกับ
1. หนังสือท่ีมีไปมาระหว่างส่วนราชการ เช่น กระทรวงมหาดไทยมีหนังสือถึงสานักงาน ก.พ.
กระทรวงศึกษาธิการมหี นังสอื ถึงกรมการบินพาณิชย์ เป็นตน้
2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่น ซึ่งมิใช่สานักงานราชการหรือไปถึง
บุคคลภายนอก เช่น กรมชลประทานมีหนังสือถึงนายชูศักด์ิ เจริญชัย กรมตรวจบัญชีสหกรณ์มีหนังสือถึงร้าน
สหกรณก์ รุงเทพ จากดั เป็นต้น
3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือท่ีบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ เช่น
นายสมชาย ช่นื จติ มหี นงั สอื ถึงกรมวชิ าการเกษตร, มูลนธิ ิ 5 ธันวามหาราช มีหนังสอื ถึงกระทรวงหมาดไทย เปน็ ตน้
4. เอกสารท่ีทางราชการจัดทาขึ้นเพื่อเป็นหลักในราชการ เช่น รายงานการประชุม หนังสือ
รบั รอง ใบเสร็จรับเงนิ เป็นต้น
5. เอกสารท่ีทางราชการจัดทาขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบหรือข้อบังคับ เช่น คาสั่ง ระเบียบ
ข้อบังคบั ประกาศ เปน็ ตน้
หนังสือราชการตามระเบียบสานักนายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ มี 6 ชนิด คือ
1. หนังสือภายนอก ใช้ติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธีระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึง
หน่วยงานอน่ื ใดซ่งึ มใิ ชส่ ่วนราชการ หรือทีม่ ีถึงบุคคลภายนอก
2. หนงั สอื ภายใน ใชใ้ นการตดิ ตอ่ ราชการภายในกระทรวงทบวงกรม หรอื จงั หวดั เดยี วกัน
3. หนังสือประทบั ตรา ใช้ในการตดิ ต่อราชการเฉพาะกรณีท่ีไมใ่ ชเ่ รือ่ งสาคัญ
4. หนังสอื สง่ั การ ได้แก่ คาส่ัง ระเบยี บ และขอ้ บงั คับ
5. หนังสอื ประชาสมั พันธ์ ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
6. หนังสือท่ีทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการ
ประชุม
บันทกึ และหนงั สอื อ่ืน
2
หนงั สอื ภายนอก
คือ หนังสือติดตอ่ ราชการทเี่ ป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครฑุ เป็นหนงั สอื ติดต่อระหวา่ งส่วนราชการ
หรอื ส่วนราชการมีถงึ หนว่ ยงานอืน่ ใดซึ่งมิใช่สว่ นราชการ หรือท่มี ถี ึงบคุ คลภายนอก รวมถึงข้าราชการบานาญ
โครงสร้าง ประกอบด้วยส่วนสาคญั 4 สว่ น
หวั หนงั สือ ท.่ี ............ ตราครฑุ (ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื )
เรือ่ ง............................ (วัน เดอื น ปี)
เรียน..............................
อา้ งถึง (ถ้ามี)............................
สิ่งที่สง่ มาด้วย (ถา้ มี)..............................
เหตุท่มี หี นงั สอื ไป (ขอ้ ความ)............................................................................................................................
............................................................................................................................................................
จดุ ประสงค์ ...........................................................
ทมี่ หี นังสอื ไป
(ข้อความ)............................................................................................................................
............................................................................................................................................................
...................................................
จงึ ....................................................................
ทา้ ยหนงั สือ (คาลงท้าย)........................
(ลงช่ือ)............................................
(พิมพช์ ่ือเต็ม)............................
(ตาแหนง่ )............................
(สว่ นราชการเจ้าของเรอ่ื ง)...........
โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณยี อ์ เิ ล็กทรอนกิ ส์...........
สาเนาส่ง (ถ้าม)ี ……………………
1. ท่ี ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาของเรื่องตามท่ีกาหนดไว้ แล้วทับด้วยเลขทะเบียนหนังสือส่ง
(เลขทะเบียนเริม่ ตน้ ทุกปีปฏทิ ิน)
ตัวอยา่ ง - หนังสอื ของสานักบริหารกลาง กษ 0401/245
- หนังสือเวียนท่ีมีถึงผู้รับจานวนมาก โดยมีข้อความอย่างเดียวกัน ให้เพ่ิมรหัสตัวพยัญชนะ
“ว” หน้าเลขทะเบยี นหนงั สอื เชน่ กษ 0401/ว 771
- หนังสือของคณะกรรมการ ให้กาหนดรหัสตัวพยัญชนะเพ่ิมขึ้นได้ตามความจาเป็นหรือ
ใชท้ ีข่ องหน่วยงานระดบั กองที่เลขาฯ คณะสงั กดั
3
2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซ่ึงเป็นเจ้าของ
หนงั สือน้นั และลงที่ตง้ั ไว้ด้วย ซง่ึ สว่ นราชการเจ้าของหนังสอื ต้องสอดคลอ้ งกับผ้ลู งนามหนังสือ
ผู้ลงนาม ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ
อตส. หรอื ผปู้ ฏิบัติราชการแทน
หรอื รักษาราชการแทน สว่ นกลาง ส่วนภูมิภาค
ผอ.ลงนาม
กรมตรวจบัญชีสหกรณ์ กรมตรวจบัญชีสหกรณ์
คณะกรรมการ ลงนาม เทเวศร์ กทม. 10200 สานกั งานตรวจบญั ชสี หกรณ์ท่ี...
(ท่ีอย่)ู .............................
สง่ ให้กระทรวง ลงนาม
สานกั .................... สานักงานตรวจบญั ชสี หกรณ์...
กรมตรวจบัญชสี หกรณ์ กรมตรวจบญั ชสี หกรณ์
เทเวศร์ กทม. 10200 (ทีอ่ ย่)ู .............................
คณะ.............................
กรมตรวจบัญชสี หกรณ์ คณะ.............................
เทเวศร์ กทม. 10200 กรมตรวจบัญชสี หกรณ์
สานักงานตรวจบญั ชสี หกรณ.์ ..
(ที่อย)ู่ .............................
กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ -
ถนนราชดาเนนิ นอก กทม. 10200
3. วัน เดือน ปี ให้ลงเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชท่ีออกหนังสือ (ไม่ต้องแสดง
พยญั ชนะพ.ศ.) เชน่ 30 เมษายน 2556
4. เร่ือง ให้ลงเรื่องย่อท่ีเป็นใจความส้ันที่สุดของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีท่ีเป็นหนังสือต่อเนื่องให้ลงเรื่องของ
หนงั สือฉบบั เดมิ
5. คาข้ึนต้น ให้ใช้คาข้ึนต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามรายการใช้คาขึ้นต้น สรรพนาม และคาลงท้าย
ท่ีกาหนดไว้ในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ แล้วลงตาแหน่งของผู้ท่ีหนังสือนั้นมีถึง หรือ
ชอื่ บคุ คลในกรณีท่ีมถี ึงตวั บคุ คลไม่เก่ยี วกบั ตาแหน่งหน้าที่
ตวั อยา่ ง เรียน อธิบดีกรมที่ดนิ
เรยี น นายระเบียบ ประกอบกิจ
6. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว
จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยเรียงลาดับ ดังน้ี ช่ือส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ช้ันความลับ (ถ้ามี)
ชั้นความเร็ว (ถ้าม)ี เลขทห่ี นังสอื และวันท่ี เดอื น ปี ของหนงั สือนน้ั
ตวั อยา่ ง อ้างถึง หนงั สอื สานกั งาน ก.พ. ลบั ดว่ นมาก ท่ี นร 070833/142 ลงวนั ที่ 15
มนี าคม 2556
กรณีเป็นหนังสือถงึ ประชาชนท่ีมีหนงั สอื มา โดยไม่มเี ลขท่ีหนังสือ
ตัวอยา่ ง อ้างถึง หนังสือของท่าน ลงวนั ท.่ี ...........................
อ้างถึง หนังสอื ของทา่ น เรอื่ ง............................... (กรณไี ม่ได้ลงวันท)ี่
4
7. ส่ิงที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงช่ือส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือน้ัน หากมีหลายชุด
ให้ระบุจานวนชุดไว้ด้วย (กรณีมีส่ิงที่ส่งมาด้วยตั้งแต่ 2 หัวข้อข้ึนไป ในเนื้อหาของหนังสือจะต้องบอก
ส่ิงที่สง่ มาดว้ ยท้ังหมด เช่น รายละเอียดตามส่ิงท่ีส่งมาด้วย 1 และ 2) ในกรณีท่ไี มส่ ามารถส่งไปในซองเดยี วกัน
ได้ให้แจง้ ดว้ ยว่าสง่ ไปโดยทางใด
ตัวอยา่ ง กรณีเพยี งเรื่องเดียว แสดงดังน้ี
สิ่งทสี่ ่งมาด้วย รายงานการประเมินผลการปฏบิ ตั ิงาน จานวน 5 ชดุ
กรณมี เี อกสารส่งมากกวา่ 1 เรื่อง แสดงดังนี้
สิ่งที่สง่ มาด้วย 1. แบบประเมนิ ผลการปฏบิ ัติงาน จานวน 3 ชุด
2. รายชอื่ ขา้ ราชการท่มี ีคุณสมบตั ิ จานวน 2 ชดุ
8. ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจงา่ ย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ
ๆ
เหตุท่ีมีหนังสือไป เป็นข้อความที่ผู้มีหนังสือไป แจ้งเหตุท่ีต้องมีหนังสือไปยังผู้รับหนังสือ ซ่ึงอาจเป็น
ขอ้ ความตอนเดียว หรือ 2 ตอน หรือหลายตอนกไ็ ด้
จุดประสงค์ทีม่ หี นงั สอื ไป เป็นข้อความแสดงความประสงค์ทมี่ ีหนงั สอื ไปใหผ้ ้รู บั หนงั สือทาอะไร
ตวั อยา่ ง จึงเรยี นมาเพื่อทราบ (ผบู้ ังคบั บญั ชา มีถงึ ผู้ใตบ้ ังคบั บญั ชา)
จึงเรยี นมาเพื่อโปรดทราบ (ผใู้ ต้บังคับบัญชา มหี นังสือถึงผูบ้ งั คบั บัญชา
หรอื ในกรณีท่ีอยูใ่ นระดับเดยี วกนั
หรอื ในกรณีทีใ่ ห้เกยี รตผิ ู้รบั ถงึ แมจ้ ะอยูใ่ นระดับต่างกัน)
จึงขอเรียนหารือมาวา่ ..........
จึงเรยี นขอความกรุณามาเพอ่ื โปรดอนเุ คราะห์
จงึ ขอกาชบั มาเพื่อจักได้ระมัดระวังมิใหเ้ กิดกรณีเช่นนี้ขึน้ อีก
9. คาลงท้าย ใหใ้ ชค้ าลงท้ายตามฐานะของผู้รบั หนงั สือ ตามตารางการใช้คาข้นึ ต้น สรรพนาม และคาลงทา้ ย
ทก่ี าหนดไวใ้ นระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ
10. ลงช่ือ ให้ลงลายมือช่อื เจา้ ของหนงั สือ และใหพ้ ิมพช์ ่อื เตม็ ของเจา้ ของลายมือชื่อไวใ้ ตล้ ายมือชือ่
11. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของเจ้าของหนังสอื
(ตาแหนง่ ของผูล้ งลายมือชือ่ ต้องสอดคล้องกับส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ)
12. สว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ ง ให้ลงชอ่ื สว่ นราชการเจ้าของเรื่อง หรอื หน่วยงานท่ีออกหนังสอื
- สว่ นราชการท่ีออกหนังสืออยรู่ ะดับกระทรวงหรือทบวง ให้ลงชอื่ สว่ นราชการเจ้าของเรื่องท้ังระดับกรม
และระดับกอง
- ส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง
หรอื หน่วยงานที่รับผิดชอบ
13. โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของสว่ นราชการเจา้ ของเร่อื ง ตามหนังสอื สานกั นายกรัฐมนตรี
หรือหนว่ ยงานทอี่ อกหนังสอื ที่ นร 1305/ว 6069 ลว.18 ก.ค.2544
เร่ืองการระบุเลขหมายโทรศัพท์ โทรสาร
14. โทรสาร ใหล้ งหมายเลขโทรสารของส่วนราชการเจ้าของเรอื่ ง และไปรษณยี ์อิเล็กทรอนกิ ส์
หรอื หน่วยงานท่อี อกหนังสือ ตอ่ จากหมายเลขโทรศัพท์
15. ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนกิ ส์ (ถา้ ม)ี ใหร้ ะบุไปรษณยี ์
อเิ ล็กทรอนกิ สท์ ี่ใช้ในการรบั ส่งข้อมูลขา่ วสารอิเล็กทรอนิกส์
5
ตัวอย่างส่วนท้ายหนงั สอื (12 – 15) ส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง
สว่ นราชการเจ้าของหนังสือ
สานกั บรหิ ารกลาง
กรมตรวจบัญชีสหกรณ์ โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
สานกั บริหารกลาง ไปรษณยี ์อเิ ล็กทรอนกิ ส์ [email protected]
คณะกรรมการ............... ฝา่ ยบรหิ ารท่วั ไป
โทร. x xxxx xxxx
กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ [email protected]
ฝา่ ย............... (ที่เปน็ เลขาฯ คณะ)
โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนิกส์ [email protected])
กรมตรวจบัญชีสหกรณ์
สานกั บริหารกลาง
โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณียอ์ เิ ลก็ ทรอนกิ ส์ secretary @cad.go.th
16. สาเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีท่ีผู้ส่งจัดทาสาเนาส่งไปให้ส่วนราชการ หรือบุคคลอ่ืนทราบ และประสงค์จะให้
ผูร้ ับทราบว่าได้มีสาเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้วให้พิมพ์ชื่อเต็ม หรือช่ือย่อของส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลท่ีส่งสาเนาไปให้
เพ่ือให้เป็นท่ีเข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายช่ือที่ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายช่ือท่ีแนบ และแนบ
รายชอ่ื ไปด้วย
การวางครุฑห่างจากขอบกระดาษดา้ นบน ชนั้ 6
ประมาณ 1.5 ซม. ความลบั รูปแบบหนงั สือภายนอก
ชัน้ ความเร็วที่ ................. 1 ครุฑ 2 (สว่ นราชการเจา้ ของหนังสือ)
สงู 3 ซม.
(วัน เดอื น ป)ี 3 1 Enter + Before 6
pt
เรอ่ื ง ………………………………...............……. 4 1 Enter + Before 6 pt
เรียน …………ต…าแ…ห…น่ง…ห…ร…อื ช…อ่ื …บุค…ค…ล …………… 5 1 Enter + Before 6 pt
อา้ งถึง ………………………………………………. 6
ส่งิ ทส่ี ง่ มาด้วย ……………………………………… 7 1 Enter + Before 6 pt
1 Enter + Before 6 pt
ย่อหน้า 2.5 ซม. …..……….……เห…ต…ทุ ่ีม…หี …นงั…ส…อื ไ…ป………………………....1...E..n..t..e..r..+...B..e..f..o..r.e...6....p..t..........…………………….……
3 ซม. ………………………………………………………………………………………………………………………………8….……..………………… 2 ซม.
………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….……………
……………จ…ดุ …ปร…ะส…ง…คท์ …ี่ม…หี น…งั …สือ…ไป…………………………1…En…t…er…+…B…e…fo…re…6…p…t…………………………………..
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………….………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………....………
…………ส…รปุ…จ…ุดป…ร…ะส…งค…์ท…่มี …หี น…ังส…อื …ไป………………………1…En…t…er…+…B…e…fore 6 pt
(คาลงทา้ ย)...................9............1. Enter + Before 12 pt
(ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง)..............1...3.... (ลงลายมอื ชอ่ื ).............01..0...........4....Enter
(พมิ พ์ช่ือเต็ม)..............11...1.............
(ตาแหน่ง)..................................
2 Enter
โทร. x xxxx xxxx 14
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณยี ์อิเลก็ ทรอนิกส์............. 15
สาเนาสง่ (ถา้ ม)ี 16
ขนาดตัวอกั ษร ไม่ ชล้ันบ 7
เล็กกวา่ 32 pt ความลับ
ดว่ นท่ีสดุ
ท่ี กษ 04../............ กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์
เทเวศร์ กทม. 10200
1 Enter + Before 6
มกราคม +2B5e.f.orept6
เร่ือง ……………………………….........................…………………. 1 Enter pt
เรียน ……………ต…าแ…หน…ง่ …ห…รือ…ช…่ือบ…ุค…คล…………… 1 Enter + Before 6 pt
อา้ งถึง ………………………………………………. 1 Enter + Before 6 pt
สง่ิ ทส่ี ่งมาด้วย ……………………………………… 1 Enter + Before 6 pt
ยอ่ หน้า 2.5 ซม. …..……….……เห…ต…ทุ ี่ม…ีห…นงั…ส…ือไ…ป………………………1...E..n..t.e..r...+...B..e..f.o..r..e...6...p...t..............….………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………….……..…………………
3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….……………2 ซม.
……………จ…ุด…ปร…ะส…ง…ค์ท…่ีม…หี น…ัง…สือ…ไป……………………1…E…n…te…r …+…Be…f…or…e…6…p…t ……………………………………..
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………….………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..…..……
…………ส…รปุ…จ…ุดป…ร…ะส…งค…์ท…ีม่ …ีหน…ังส…ือ…ไป…………………1…E…n…te…r …+…Be…f…or…e 6 pt
ขอแสดงความนบั ถือ 1 Enter + Before 12 pt
4 Enter
(...................................................) 2 Enter
อธิบดีกรมตรวจบัญชสี หกรณ์
สานักบรหิ ารกลาง
โทร. 0 2016 8888 ต่อ 2107
โทรสาร 0 2282 0889
ไปรษณยี ์อิเลก็ ทรอนิกส์ [email protected]
ขนาดตวั อักษร ไม่ ลบั 8
เล็กกวา่ 32 pt
ด่วนทส่ี ุด
ที่ กษ 0401/............ กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์
เทเวศร์ กทม. 10200
1 Enter + Before 6 pt
มกราคม 25..
เรอ่ื ง ……………………………….........................…………………. 1 Enter + Before 6 pt
1 Enter + Before 6 pt
เรียน ……………ต…าแ…หน…่ง…ห…รือ…ช…อื่ บ…ุค…คล……………
อา้ งถึง ………………………………………………. 1 Enter + Before 6 pt
สิง่ ทีส่ ่งมาดว้ ย ……………………………………… 1 Enter + Before 6 pt
ยอ่ หน้า 2.5 ซม. …..……….……เห…ต…ทุ ่ีม…ีห…นงั…ส…ือไ…ป………………………1...E..n..t.e..r...+...B..e..f.o..r..e...6...p...t..............….………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………….……..…………………
3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….…………… 2 ซม.
……………จ…ุด…ปร…ะส…ง…ค์ท…ี่ม…หี น…งั …สือ…ไป……………………1…E…n…te…r …+…Be…f…or…e…6…p…t ……………………………………..
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………….………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..…..……
…………ส…รุป…จ…ดุ ป…ร…ะส…งค…์ท…ี่ม…หี น…งั ส…อื …ไป…………………1…E…n…te…r …+…Be…f…or…e 6 pt
ขอแสดงความนบั ถือ 1 Enter + Before 12 pt
4 Enter
(...................................................)
ผอู้ านวยการสานักบรหิ ารกลาง ปฏิบตั ริ าชการแทน
อธิบดีกรมตรวจบญั ชีสหกรณ์
สานักบรหิ ารกลาง 2 Enter
โทร. 0 2016 8888 ต่อ 2107
โทรสาร 0 2282 0889
ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส์ [email protected]
ขนาดตวั อกั ษร ไม่ ลลบัับ 9
เลก็ กว่า 32 pt
ด่วนท่ีสุด
ท่ี กษ 0401/............ สานักบริหารกลาง
กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์
เทเวศร์ กทม. 10200
1 Enter + Before 6 pt
มกราคม 25..
เรื่อง ……………………………….........................…………………. 1 Enter + Before 6 pt
1 Enter + Before 6 pt
เรียน ……………ต…าแ…หน…่ง…ห…รอื …ช…ื่อบ…ุค…คล……………
1 Enter + Before 6 pt
อา้ งถึง ……………………………………………….
1 Enter + Before 6 pt
สิ่งท่สี ง่ มาดว้ ย ………………………………………
ย่อหนา้ 2.5 ซม. …..……….……เห…ต…ทุ ี่ม…หี …นงั…ส…อื ไ…ป………………………1...E..n..t.e..r...+...B..e..f.o...r.e...6...p...t..............….………………………
3 ซม. ………………………………………………………………………………………………………………………………….……..…………………
………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….…………… 2 ซม.
……………จ…ุด…ปร…ะส…ง…ค์ท…่ีม…หี น…ัง…สอื …ไป……………………1…E…n…te…r …+…Be…f…or…e…6…p…t ……………………………………..
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………….………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..…..……
…………ส…รปุ…จ…ุดป…ร…ะส…งค…์ท…ี่ม…ีหน…ังส…ือ…ไป…………………1…E…n…te…r …+…Be…f…or…e 6 pt
ขอแสดงความนับถือ 1 Enter + Before 12 pt
4 Enter
(...................................................)
ผอู้ านวยการสานกั บริหารกลาง
ฝ่ายบริหารทั่วไป 2 Enter
โทร. 0 2016 8888 ตอ่ 2107
โทรสาร 0 2282 0889
ไปรษณยี ์อิเลก็ ทรอนิกส์ [email protected]
ขนาดตัวอกั ษร ไม่ ลลบับั 10
เล็กกวา่ 32 pt
ดว่ นทส่ี ดุ
ที่ กษ 04..../............ คณะ……………..............
กรมตรวจบญั ชสี หกรณ์
เทเวศร์ กทม. 10200
1 Enter + Before 6 pt
มกราคม 25..
เร่อื ง ……………………………….........................…………………. 1 Enter + Before 6 pt
1 Enter + Before 6 pt
เรยี น ……………ต…าแ…หน…ง่ …ห…รือ…ช…่อื บ…ุค…คล……………
อา้ งถึง ………………………………………………. 1 Enter + Before 6 pt
สง่ิ ทสี่ ่งมาด้วย ……………………………………… 1 Enter + Before 6 pt
ย่อหน้า 2.5 ซม. …..……….……เห…ต…ุท่ีม…หี …นงั…ส…อื ไ…ป………………………1...E..n..t.e..r...+...B..e..f.o..r..e...6...p...t..............….………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………….……..…………………
3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….……………2 ซม.
……………จ…ดุ …ปร…ะส…ง…ค์ท…ี่ม…หี น…ัง…สือ…ไป……………………1…E…n…te…r …+…Be…f…or…e…6…p…t ……………………………………..
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………….………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..…..……
…………ส…รปุ…จ…ุดป…ร…ะส…งค…์ท…่มี …ีหน…ังส…อื …ไป…………………1…E…n…te…r …+…Be…f…or…e 6 pt
ขอแสดงความนบั ถือ 1 Enter + Before 12 pt
4 Enter
(...................................................)
ผ้อู านวยการสานักบรหิ ารกลาง
ประธานกรรมการ......................................
ฝา่ ยบรหิ ารทวั่ ไป 2 Enter
โทร. 0 2016 8888 ต่อ 2107
โทรสาร 0 2282 0889
ไปรษณีย์อิเลก็ ทรอนิกส์ [email protected]
ขนาดตวั อกั ษร ไม่ ลลับบั 11
เล็กกวา่ 32 pt
ด่วนที่สดุ
ท่ี กษ 04../............ กระทรวงเกษตรและสหกรณ์
ถนนราชดาเนิน กทม. 10200
1 Enter + Before 6
มกราคม +2B5e.f.orept6
เรื่อง ……………………………….........................…………………. 1 Enter pt
เรียน ……………ต…าแ…หน…ง่ …ห…รือ…ช…ื่อบ…ุค…คล…………… 1 Enter + Before 6 pt
อ้างถึง ………………………………………………. 1 Enter + Before 6 pt
สิง่ ที่ส่งมาดว้ ย ……………………………………… 1 Enter + Before 6 pt
ยอ่ หน้า 2.5 ซม. …..……….……เห…ต…ุที่ม…ีห…นัง…ส…ือไ…ป………………………1...E..n..t.e..r...+...B..e..f.o..r..e...6...p...t..............….………………………
3 ซม. ………………………………………………………………………………………………………………………………….……..…………………
………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….…………… 2 ซม.
……………จ…ุด…ปร…ะส…ง…คท์ …ี่ม…หี น…งั …สือ…ไป……………………1…E…n…te…r …+…Be…f…or…e…6…p…t ……………………………………..
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………….………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..…..……
…………ส…รุป…จ…ุดป…ร…ะส…งค…์ท…ี่ม…ีหน…ังส…อื …ไป…………………1…E…n…te…r …+…Be…f…or…e 6 pt
ขอแสดงความนบั ถือ 1 Enter + Before 12 pt
4 Enter
(...................................................)
ปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์
กรมตรวจบัญชีสหกรณ์ 2 Enter
สานกั บรหิ ารกลาง
โทร. 0 2016 8888 ต่อ 2107
โทรสาร 0 2282 0889
ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ [email protected]
สาเนาคฉู่ บบั 12
ขนาดตัวอกั ษร ไม่
เลก็ กว่า 32 pt
ดว่ นทสี่ ดุ
ที่ กษ 04../............ กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์
เทเวศร์ กทม. 10200
1 Enter + Before 6
มกราคม +2B5e.f.orept6
เร่อื ง ……………………………….........................…………………. 1 Enter pt
เรียน ……………ต…าแ…หน…ง่ …ห…รือ…ช…อื่ บ…ุค…คล…………… 1 Enter + Before 6 pt
อา้ งถึง ………………………………………………. 1 Enter + Before 6 pt
สิ่งท่ีสง่ มาดว้ ย ……………………………………… 1 Enter + Before 6 pt
ย่อหนา้ 2.5 ซม. …..……….……เห…ต…ทุ ่ีม…ีห…นัง…ส…ือไ…ป………………………1...E..n..t.e..r...+...B..e..f.o..r..e...6...p...t..............….………………………
3 ซม. ………………………………………………………………………………………………………………………………….……..………………… 2 ซม.
………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….……………
……………จ…ุด…ปร…ะส…ง…ค์ท…ี่ม…ีหน…ัง…สอื …ไป……………………1…E…n…te…r …+…Be…f…or…e…6…p…t ……………………………………..
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………….………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..…..……
…………ส…รปุ…จ…ดุ ป…ร…ะส…งค…์ท…่ีม…หี น…ังส…อื …ไป…………………1…E…n…te…r …+…Be…f…or…e 6 pt
ขอแสดงความนับถือ 1 Enter + Before 12 pt
4 Enter
(...................................................) 2 Enter
อธิบดกี รมตรวจบัญชีสหกรณ์
สานักบริหารกลาง
โทร. 0 2016 8888 ตอ่ 2107
โทรสาร 0 2282 0889
ไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส์ [email protected]
..........ผ้รู ่าง..........ผ้พู มิ พ์..........ผ้ตู รวจ13
หนงั สอื ภายใน
คือ หนงั สอื ติดตอ่ ราชการทีเ่ ป็นแบบพธิ ีน้อยกวา่ หนงั สือภายนอก เป็นหนังสอื ติดตอ่ ภายในกระทรวง
ทบวงกรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใชก้ ระดาษบนั ทกึ ขอ้ ความในการจดั ทา
โครงสรา้ ง ประกอบด้วยสว่ นสาคญั 4 สว่ น
หัวหนงั สือ ส่วนราชการ........................................................................................................................
ที่............................................วันท.่ี ....................................................................................
เหตุท่ีมหี นังสือไป เรอ่ื ง....................................................................................................................................
จดุ ประสงค์ (คาข้นึ ต้น)..........................................
ท้ายหนังสือ
(ข้อความ)............................................................................................................................
............................................................................................................................................................
..............................................................................................
จงึ .................................................................. ....................................................................
.................................................................................................................
(ลงชื่อ)......................................................
(พมิ พช์ ่อื เต็ม).....................................
(ตาแหน่ง)......................................
1. ส่วนราชการ ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือโดยมีรายละเอียดพอสมควร
ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมข้ึนไป ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกองถ้า
ส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ากว่ากรมลงมา ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือ
ส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง พรอ้ มทัง้ หมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร (ถ้ามี) และไปรษณีย์อิเล็กทรอนกิ ส์ (ถ้าม)ี
➢ กรณีสว่ นราชการที่ออกหนังสืออย่ใู นระดับกรม (อตส. หรอื ผปู้ ฏิบตั ริ าชการแทน
หรือผ้รู กั ษาราชการแทน ลงนาม)
กรมตรวจบัญชีสหกรณ์ สานัก.... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยี ์อิเลก็ ทรอนิกส์......
➢ กรณสี ว่ นราชการที่ออกหนงั สืออย่ใู นระดับกอง (ผอ. ลงนาม)
- ถงึ หน่วยงานภายนอก (ในสังกัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ)์
สานัก.....กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์ โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์....
- ถึงหนว่ ยงานในสังกดั กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์
สานัก........กล่มุ /ฝา่ ย..... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส.์ .........
➢ กรณสี ่วนราชการที่ออกหนงั สอื อยใู่ นระดับกลุ่มหรือฝา่ ย
กล่มุ /ฝา่ ย..... สานกั ....... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณียอ์ เิ ล็กทรอนกิ ส.์ .........
➢ กรณลี งนามโดยคณะทางาน
คณะ.......... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนิกส.์ .........
14
2. ท่ี ใหล้ งรหัสตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเรอ่ื ง ตามท่ีกาหนดไว้ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง
ตัวอยา่ ง
- หนงั สอื ของสานักบริหารกลางกษ 0401/245
- หนังสือเวียนที่มถี งึ ผรู้ บั จานวนมาก โดยมขี ้อความอย่างเดยี วกนั ให้เพิม่ รหสั ตวั พยญั ชนะ “ว”
หน้าเลขทะเบยี นหนังสือ เชน่ กษ 0401/ว 771
- หนังสือของคณะกรรมการ ใหก้ าหนดรหสั ตวั พยัญชนะเพิ่มขนึ้ ได้ตามความจาเปน็
หรอื ใช้ท่ขี องหน่วยงานระดบั กองที่เลขาฯ คณะสงั กดั
3. วนั เดอื น ปี ใหล้ งเลขของวนั ท่ี ช่อื เตม็ ของเดือน และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชที่ออกหนังสือ
4. เร่ือง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความส้ันที่สุดของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีท่ีเป็นหนังสือต่อเนื่องให้ลงเร่ืองของ
หนังสือฉบบั เดิม
5. คาขึ้นต้น ให้ใช้คาขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามรายการใช้คาขึ้นต้น สรรพนาม และคาลงท้าย
ทกี่ าหนด แลว้ ลงตาแหน่งของผทู้ ีห่ นังสือนัน้ มีถงึ หรือชือ่ บุคคลในกรณที ี่มถี งึ ตัวบคุ คลไมเ่ ก่ยี วกับตาแหน่งหน้าท่ี
6. ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ืองให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการ ให้แยก
เปน็ ขอ้ ๆ ในกรณีทม่ี ีการอา้ งถงึ หนงั สอื ทเ่ี คยมตี ดิ ต่อกันหรือมสี ่งิ ทส่ี ่งมาดว้ ย ให้ระบุไวใ้ นขอ้ น้ี
7. ลงชอื่ ใหล้ งลายมอื ชอ่ื เจา้ ของหนงั สือ และใหพ้ ิมพช์ ่อื เต็มของเจา้ ของลายมือชือ่ ไวใ้ ตล้ ายมอื ช่ือ
8. ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของเจา้ ของหนังสอื ในกรณที ่กี ระทรวงทบวงกรมหรือจงั หวดั ใดประสงคจ์ ะกาหนด
แบบการเขียนโดยเฉพาะ เพ่อื ใชต้ ามความเหมาะสมกใ็ ห้กระทาได้
การวางครฑุ ห่างจากขอบกระดาษด้านบน 15
ประมาณ 1.5 ซม. รปู แบบหนงั สือภายใน
ช้นั ความลับครฑุ อักษรตัวหนา้ ขนาด 29 พอยท์
ชั้นความเรว็ บันทกึ ขอ้ ความสงู 1.5 ซม.
ส่วนราชการ 1
ท่ี 2 วนั ท่ี 3
เรื่อง 4
(คาขึ้นต้น) .................................5...................................
ยอ่ หนา้ 2.5 ซม. ...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……6………………………………….
...……………………………….…เห…ตทุ…ี่ม…ีห…นัง…สือ…ไ…ป …………………………………………………………………………………………………..
3 ซม. …...………………….…………………………………………………………………………………………………………………………………..2 ซม.
……………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………..
...………………………………….……………………1…E…n…te…r +……Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
………………….……………จ…ดุ ป…ร…ะส…งค…ท์ …ี่มีห…น…ังส…อื …ไป………………………………………………………………..…..
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
………………….…………ส…รุป…จ…ดุ ป…ร…ะส…งค…์ท…มี่ ีห…น…ังส…อื …ไป……………………………………………………………..…..
4 Enter
(ลงช่ือ)............................... 7
(พมิ พช์ อ่ื เต็ม)..................... 8
(ตาแหนง่ )..........................
ดว่ นทส่ี ุด บชนั ้ันทคกึวลขาบั มอ้ ลคับวาม 16
ส่วนราชการ กรมตรวจบัญชีสหกรณ์ สานักบรหิ ารกลาง โทร. 0 2628 5003 โทรสาร 0 2282 0889
ท่ี กษ 0401/ วนั ท่ี มกราคม 25 ..
เรอื่ ง
เรยี น ปลดั กระทรวงเกษตรและสหกรณ์
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
...……………………………….…เห…ตทุ…ี่ม…หี …นัง…สือ…ไป……………………………………………………………………………………………………..
3 ซม. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. 2 ซม.
……………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………..
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
………………….……………จ…ุดป…ร…ะส…งค…์ท…ี่มหี…น…งั ส…ือ…ไป………………………………………………………………..…..
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
………………….…………ส…รปุ…จ…ดุ ป…ร…ะส…งค…์ท…ม่ี หี…น…งั ส…ือ…ไป……………………………………………………………..…..
4 Enter
(...............................................)
อธบิ ดกี รมตรวจบัญชสี หกรณ์
ด่วนท่สี ดุ บนั ทกึลลขบัับอ้ ความ 17
ส่วนราชการ สานักบริหารกลาง กรมตรวจบัญชสี หกรณ์ โทร. 0 2628 5003 โทรสาร 0 2282 0889
ท่ี กษ 0401/ วันที่ มกราคม 25 ..
เรือ่ ง
เรียน อธบิ ดกี รมส่งเสริมสหกรณ์
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
...……………………………….…เห…ตุท…่ีม…ีห…นัง…สอื…ไป……………………………………………………………………………………………………..
3 ซม. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. 2 ซม.
……………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………..
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
………………….……………จ…ุดป…ร…ะส…งค…ท์ …่ีมีห…น…ังส…ือ…ไป………………………………………………………………..…..
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+…Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
………………….…………ส…รปุ…จ…ุดป…ร…ะส…งค…์ท…มี่ ีห…น…ังส…อื …ไป……………………………………………………………..…..
4 Enter
(...............................................)
ผู้อานวยการสานกั บรหิ ารกลาง ปฏิบตั ิราชการแทน
อธิบดีกรมตรวจบญั ชสี หกรณ์
ด่วนที่สดุ บนั ทลกึลับขับ้อความ 18
สว่ นราชการ สานักบรหิ ารกลาง กรมตรวจบัญชสี หกรณ์ โทร. 0 2628 5003 โทรสาร 0 2282 0889
ท่ี กษ 0401/ วนั ท่ี มกราคม 25 ..
เรือ่ ง
เรียน ผอู้ านวยการกองกลาง สานกั งานปลดั กระทรวงเกษตรและสหกรณ์
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
...……………………………….…เห…ตุท…ี่ม…ีห…นงั …สอื…ไป……………………………………………………………………………………………………..
3 ซม. …...………………….…………………………………………………………………………………………………………………………………..2 ซม.
……………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………..
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
………………….……………จ…ุดป…ร…ะส…งค…ท์ …ี่มีห…น…ังส…อื …ไป………………………………………………………………..…..
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
………………….…………ส…รุป…จ…ุดป…ร…ะส…งค…์ท…่มี หี…น…ังส…อื …ไป……………………………………………………………..…..
4 Enter
(...............................................)
ผู้อานวยการสานกั บริหารกลาง
ดว่ นทีส่ ุด บนั ทลกึลบัขับ้อความ 19
สว่ นราชการ ฝา่ ยบรหิ ารทัว่ ไป สานักบริหารกลาง โทร. 2107
ที่ กษ 0401.1/ วันท่ี มกราคม 25 ..
เรอื่ ง
เรียน ผู้อานวยการสานกั บริหารกลาง
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
...……………………………….…เห…ตทุ…ี่ม…ีห…นัง…สือ…ไป……………………………………………………………………………………………………..
3 ซม. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. 2 ซม.
……………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………..
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
………………….……………จ…ดุ ป…ร…ะส…งค…์ท…ี่มหี…น…งั ส…ือ…ไป………………………………………………………………..…..
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
………………….…………ส…รุป…จ…ุดป…ร…ะส…งค…์ท…ม่ี หี…น…ังส…อื …ไป……………………………………………………………..…..
4 Enter
(...............................................)
หวั หนา้ ฝ่ายบรหิ ารทัว่ ไป
ด่วนที่สุด บนั ทึกลลขบับั อ้ ความ 20
.ส...่ว..ห(.นท.ร.หี่.ือร.น.ใา.ชงั..ส้ทช..ือีข่.ก.ใอ.ห.งา.้กห..ราน..ห.่ว.นคย..ดงณ..าร.นห.ะรสั..ะพ.ด.ย.บั.ัญ.ก..ชอ..นง..ทะ..เีเ่.พป..ิ่ม็น..ขเ.ล.ึ้น.ข.ต.า.า.ค.ม.ณ.ค..ะว.าส..มัง..กจ..ัดา.เ.อป..ย.น็ ู่)....... โทร. ................................โทรสาร
ท่ี วนั ที่ มกราคม 25 ..
เร่อื ง
เรียน ......................................................................
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
...……………………………….…เห…ตทุ…่ีม…ีห…นัง…สอื…ไ…ป …………………………………………………………………………………………………..
3 ซม. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. 2 ซม.
……………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………..
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
………………….……………จ…ุดป…ร…ะส…งค…์ท…ี่มีห…น…งั ส…ือ…ไป………………………………………………………………..…..
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
………………….…………ส…รปุ…จ…ุดป…ร…ะส…งค…์ท…ม่ี หี…น…งั ส…ือ…ไป……………………………………………………………..…..
4 Enter
(...............................................)
ผู้อานวยการสานกั บริหารกลาง
ประธานกรรมการ ...................................
สาเนลาบัคฉู่ บบั 21
ดว่ นทส่ี ดุ บันทกึ ข้อความ
สว่ นราชการ กรมตรวจบัญชสี หกรณ์ สานักบริหารกลาง โทร. 0 2628 5003 โทรสาร 0 2282 0889
ท่ี กษ 0401/ วันที่ มกราคม 25 ..
เรอื่ ง
เรยี น ปลดั กระทรวงเกษตรและสหกรณ์
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
...……………………………….…เห…ตุท…ี่ม…หี …นงั …สือ…ไป……………………………………………………………………………………………………..
3 ซม. …...………………….…………………………………………………………………………………………………………………………………..2 ซม.
……………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………..
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
………………….……………จ…ดุ ป…ร…ะส…งค…์ท…่ีมีห…น…งั ส…อื …ไป………………………………………………………………..…..
...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……………………………………….
………………….…………ส…รปุ…จ…ุดป…ร…ะส…งค…์ท…ม่ี หี…น…งั ส…อื …ไป……………………………………………………………..…..
4 Enter
(...............................................)
อธิบดกี รมตรวจบญั ชสี หกรณ์
..........ผ้รู ่าง..........ผ้พู มิ พ์..........ผ้ตู รวจ22
หนงั สอื ประทับตรา คือ หนงั สือท่ใี ช้กระดาษตราครฑุ จัดทา โดยประทับตราแทนการลงชอ่ื ของ
หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง
หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไป เป็นผู้รับผิดชอบลงช่ือย่อกากับตราหนังสือ
ประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอกเฉพาะ
กรณที ไ่ี มใ่ ชเ่ รื่องสาคัญ ไดแ้ ก่
1. การขอรายละเอียดเพ่ิมเติม
2. การสง่ สาเนาหนงั สอื สงิ่ ของ เอกสาร หรือบรรณสาร
3. การตอบรบั ทราบท่ีไมเ่ ก่ยี วกบั ราชการสาคัญ หรือการเงิน
4. การแจง้ ผลงานท่ไี ดด้ าเนนิ การไปแลว้ ให้สว่ นราชการทเี่ ก่ียวข้องทราบ
5. การเตอื นเรอื่ งท่คี า้ ง
6. เร่อื งซึง่ หัวหนา้ ส่วนราชการระดับกรมขนึ้ ไปกาหนดโดยทาเปน็ คาสัง่ ให้ใชห้ นังสอื ประทับตรา
โครงสร้าง ประกอบดว้ ยส่วนสาคญั 3 สว่ น
ตราครฑุ
หัวหนังสอื ท.่ี ............
เหตุและจดุ ประสงค์ ถงึ ............................
ที่มีหนงั สอื ไป
(ข้อความ)............................................................................................................................
ทา้ ยหนงั สือ ............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
..........................................
(สว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื )
ตราชอื่ ส่วนราชการ
(วัน เดือน ป)ี
(สว่ นราชการเจา้ ของเร่อื ง)...........
โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณยี อ์ ิเลก็ ทรอนกิ ส.์ ..........
1. ท่ี ใหล้ งรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ตามทกี่ าหนดไว้
2. ถงึ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง เชน่ ถงึ กรมพัฒนาท่ดี ิน, นายขจร เพียรทา
3. ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ืองใหช้ ดั เจนและเข้าใจงา่ ย
4. ชอ่ื ส่วนราชการท่ีสง่ หนังสือออก ใหล้ งชอื่ สว่ นราชการทีส่ ่งหนงั สือออก
5. ตราช่อื ส่วนราชการ ให้ประทับตราชอ่ื สว่ นราชการด้วยหมกึ แดง และใหผ้ ้รู บั ผิดชอบลงลายมือช่ือย่อกากับตรา
6. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือนและตวั เลขของปีพุทธศักราช ทอ่ี อกหนังสือ
7. ส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง ให้ลงชือ่ สว่ นราชการเจ้าของเร่อื ง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสอื
8. โทร. หรือทีต่ ้ัง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง และหมายเลขภายในตูส้ าขา (ถ้ามี) ด้วย
ในกรณีที่ไม่มีโทรศัพท์ ให้ลงช่ือท่ีตั้งของส่วนราชการเจ้าของเร่ืองโดยให้ลงตาบลที่อยู่ตามความจาเป็น และ
แขวงไปรษณีย์ (ถา้ มี)
9. ไปรษณยี อ์ ิเลก็ ทรอนิกส์ (ถา้ ม)ี ใหร้ ะบไุ ปรษณีย์อิเล็กทรอนกิ ส์ท่ีใชใ้ นการรบั สง่ ข้อมลู ข่าวสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์
การวางครุฑห่างจากขอบกระดาษดา้ นบน 23
ประมาณ 1.5 ซม. รูปแบบหนงั สือประทบั ตรา
ครุฑ
ที่ .........1........... สงู 3 ซม.
ถงึ ……...2..............1...E..n..t..e…r …+…Be…f…ore 6 pt
ย่อหน้า 2.5 ซม. .1...E..n..t..e..r..+...B..e..f..o..r.e...6....p..t......................................................................................3.... .....................
3 ซม. …………………………………………………เ…ห……ตุแ……ล……ะจ……ดุ ……ป……ระ……ส……งค……ท์ ……ม่ี หี……น……ังส……อื ……ไป………………………………………………………………..….……………………………………………………………………………….…………………………………..2 ซม.
…………………………………………………………………………………………………….….………….
ผ้รู ับผิดชอบลงลายมือชอ่ื ยอ่ กากบั ตรา (ส่วนราชการเจา้ ของหนังสอื ) 4 Enter
(ในบรเิ วณจุดไหนก็ได)้ (วัน เดอื น ปี)
4
เสน้ ผา่ ศนู ย์กลางวงนอก 4.5 ซ.ม.
เสน้ ผา่ ศนู ยก์ ลางวงนอก 3.5 ซ.ม. 5
6
4 Enter
(ส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง)....... 7
โทร. x xxxx xxxx 8
โทรสาร x xxxx xxxx 9
ไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส์.............
24
ท่ี กษ 0401/
ถงึ สานักงาน ก.พ.
ยอ่ หนา้ 2.5 ซม. ............................................................................................................................. .....................
3 ซม. …………………………………………………เ…ห……ตุแ……ล……ะจ……ุด……ป……ระ……ส……งค……์ท……ี่มีห……น……งั ส……อื ……ไป………………………………………………………………...………………………………………………………………………………….…………………………………..2 ซม.
…………………………………………………………………………………………………….….………….
(สว่ นราชการเจา้ ของหนังสือ)
(วัน เดอื น ปี)
สานักบริหารกลาง
โทร. 0 2016 8888 ต่อ 2107
โทรสาร 0 2282 0889
ไปรษณยี ์อเิ ล็กทรอนิกส์ [email protected]
สาเนาคู่ฉบบั 25
ท่ี กษ 0401/
ถึง สานักงาน ก.พ.
ยอ่ หนา้ 2.5 ซม. ..................................................................................................................................................
3 ซม. ………………………………………………เ……ห……ตุแ……ล……ะจ……ดุ ……ป……ระ……ส……งค……ท์ ……มี่ หี ……น……ังส……อื ……ไป………………………………………………………………..….……………………………………………………………………………….…………………………………..2 ซม.
…………………………………………………………………………………………………….….………….
(ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ)
(วนั เดอื น ป)ี
สานักบริหารกลาง
โทร. 0 2016 8888 ตอ่ 2107
โทรสาร 0 2282 0889
ไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส์ [email protected]
26
หนังสอื สง่ั การ ..........ผ้รู ่าง..........ผ้พู ิมพ์..........ผ้ตู รวจ
มี 3 ชนดิ ได้แก่ คาสงั่ ระเบียบ และข้อบงั คบั ใช้กระดาษตราครฑุ และให้
จดั ทา
➢ คาส่ัง คือ บรรดาขอ้ ความท่ผี ูบ้ ังคบั บัญชาสั่งการให้ปฏิบัตโิ ดยชอบดว้ ยกฎหมาย
1. คาส่ัง ใหล้ งชื่อส่วนราชการ หรอื ตาแหนง่ ของผ้มู อี านาจท่อี อกคาสง่ั
2. ที่ ใหล้ งเลขทีท่ ี่ออกคาสัง่ โดยเริม่ ฉบบั แรกจากเลข 1 เรยี งเปน็ ลาดับไปจนส้นิ ปีปฏทิ ินทบั เลขปีพุทธศกั ราช
3. เรอ่ื ง ใหล้ งชือ่ เรอื่ งท่อี อกคาส่งั ทอ่ี อกคาสง่ั เชน่ 3/2556
4. ข้อความ ให้อ้างเหตุท่ีออกคาสั่ง และอ้างถึงอานาจที่ให้ออกคาส่ัง (ถ้ามี) ไว้ด้วย แล้วจึงลงข้อความที่สั่ง
และ วันใชบ้ ังคับ
5. ส่งั ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตวั เลขของปีพุทธศกั ราชท่อี อกคาส่งั
6. ลงชอื่ ให้ลงลายมือช่ือผู้ออกคาสั่ง และพิมพช์ อ่ื เต็มของเจา้ ของลายมอื ช่ือไว้ใต้ลายมอื ชือ่
7. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผู้ออกคาส่ัง
➢ ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอานาจหน้าท่ีได้วางไว้ โดยจะอาศัยอานาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้เพ่ือถือ
เปน็ หลักปฏิบตั งิ านเป็นการประจา
1. ระเบยี บ ให้ลงชือ่ สว่ นราชการทอี่ อกระเบยี บ
2. ว่าด้วย ใหล้ งช่ือของระเบียบ
3. ฉบับท่ี ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเร่ืองนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับท่ีเท่าใด แต่ถ้าเป็นระเบียบ
เร่อื งเดยี วกนั ทมี่ ีการแก้ไขเพม่ิ เติมใหล้ งเปน็ ฉบับท่ี 2 และท่ีถัดๆ ไปตามลาดับ
4. พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศกั ราชทอ่ี อกระเบยี บ
5. ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกระเบียบ และอ้างถึงกฎหมายท่ีให้
อานาจออกระเบียบ (ถา้ มี)
6. ข้อ ใหเ้ รียงข้อความท่ีจะใช้เป็นระเบยี บเปน็ ข้อๆ โดยให้ข้อ 1 เปน็ ช่ือระเบียบ ข้อ 2 เปน็ วนั ใช้บังคับกาหนด
ว่าให้ใช้บังคับตั้งแต่เม่ือใด และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการ ระเบียบใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่องจะ
แบง่ เป็นหมวดก็ได้ โดยให้ยา้ ยข้อผู้รักษาการไปเป็นขอ้ สุดทา้ ยกอ่ นทจ่ี ะขึ้นหมวด 1
7. ประกาศ ณ วนั ท่ี ใหล้ งตัวเลขของวันท่ี ชื่อเตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปีพุทธศกั ราชท่ีออกระเบียบ
8. ลงชอ่ื ให้ลงลายมอื ชอ่ื ผู้ออกระเบยี บ และพมิ พ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือชอ่ื ไวใ้ ตล้ ายมือชอ่ื
9. ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผูอ้ อกระเบียบ
➢ ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าที่กาหนดให้ใช้โดยอาศัยอานาจของกฎหมายท่ีบัญญัติให้
กระทาได้ ใชก้ ระดาษตราครุฑ และใหจ้ ดั ทาตามแบบท่ี 6 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้
1. ขอ้ บงั คับ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการท่ีออกข้อบงั คับ
2. วา่ ด้วย ใหล้ งช่อื ของข้อบังคับ
3. ฉบับท่ี ถา้ เป็นข้อบังคับที่กล่าวถึงเป็นคร้ังแรกในเร่ืองน้ัน ไม่ต้องลงวา่ เป็นฉบับท่ีเท่าใด แต่ถ้าเป็นข้อบังคับ
เร่อื งเดียวกันที่มกี ารแกไ้ ขเพิ่มเติมใหล้ งเปน็ ฉบบั ที่ 2 และทีถ่ ัดๆ ไปตามลาดับ
4. พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปพี ทุ ธศักราชทอ่ี อกข้อบังคับ
5. ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพ่ือแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกข้อบังคับและอ้างถึงกฎหมายที่ให้
อานาจออกขอ้ บังคับ
6. ข้อ ให้เรียงข้อความท่ีจะใช้บังคบั เป็นข้อๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นชื่อข้อบังคับ ข้อ 2 เป็นวนั ใช้บังคับกาหนดว่า
ให้ใช้บงั คับต้ังแตเ่ ม่ือใด และข้อสดุ ท้ายเป็นข้อผรู้ กั ษาการ ขอ้ บงั คบั ใดถ้ามมี ากข้อหรอื หลายเรื่องจะแบ่งเป็น
หมวดกไ็ ด้ โดยใหย้ ้ายข้อผ้รู ักษาการไปเปน็ ข้อสดุ ทา้ ยก่อนท่ีจะข้ึนหมวด 1
7. ประกาศ ณ วันที่ ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพี ุทธศกั ราช ที่ออกข้อบังคับ
8. ลงชือ่ ให้ลงลายมอื ช่อื ผู้ออกข้อบังคบั และพิมพช์ อ่ื เต็มของเจา้ ของลายมือช่ือไว้ใต้ลายมือชื่อ
9กา.รตวาางแคหรฑุนหง่ ่าใงหจาล้ กงขตอาบแกหรนะด่งขาษอดง้าผนู้อบอนกข้อบังคบั 27
ประมาณ 1.5 ซม. รปู แบบคาสง่ั
ครุฑ
สงู 3 ซม.
คาส่ัง………………………………………… 1
ที่ ............../................ 2
เรื่อง ........................................................... 3
---------------------------------
3 ซม. …ย…่อ……ห……น้า……2…….……5……ซม…….…………………..……………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………...……...……...……...…….........……...……..……...……...……...……4...……...……...……..…………………………………………………………..……..…….………………………………2 ซม.
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………….………………
ยอ่ หน้า 2.5 ซม. ท้งั น้ี ต้งั แต.่ ................................................................. 1 Enter + Before 6 pt
สัง่ ณ วนั ที.่ .............................พ.ศ. ........ 5 1 Enter + Before 12 pt
4 Enter
(................................................) 6
................................................. 7
28
ตัวอยา่ งคาสงั่ กรมตรวจบัญชี
สหกรณ์
คาสงั่ กรมตรวจบญั ชสี หกรณ์
ที่ ............../................
เรื่อง ..................................................................................
---------------------------------
ยอ่ หน้า 2.5 ซม. …..……….……………………………………………..........................................……………………...…………
3 ซม. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....……………………………………………………………………………………..………………………………2 ซม.
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………….………………
ย่อหนา้ 2.5 ซม. ทัง้ น้ี ต้งั แต่..................................................................
สั่ง ณ วันท.่ี .............................พ.ศ. ........
(................................................) 6
อธบิ ดกี รมตรวจบัญชีสหกรณ์ 7
29
ตัวอยา่ งคาสั่งกระทรวงเกษตร
สหกรณ์
คาสั่งกระทรวงเกษตรและสหกรณ์
ท่ี ............../................
เรือ่ ง ...........................................................
---------------------------------
ยอ่ หนา้ 2.5 ซม. …..……….……………………………………………..........................................……………………...…………
3 ซม. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....……………………………………………………………………………………..………………………………2 ซม.
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………….………………
ยอ่ หนา้ 2.5 ซม. ทั้งน้ี ตัง้ แต.่ .................................................................
สั่ง ณ วันที่ .............................. พ.ศ. .......
(.................................................)
ปลดั กระทรวงเกษตรและสหกรณ์
สาเนาคูฉ่ บับหมายเหตุ กรณเี ปน็ คาสง่ั กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ ที่กรมจดั ทาส่งให้กระทรวง ลงนาม 30
คาสง่ั กรมตรวจบญั ชสี หกรณ์
ท่ี ............../................
เร่อื ง ..................................................................................
---------------------------------
ย่อหน้า 2.5 ซม. …..……….……………………………………………..........................................……………………...…………
3 ซม. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....……………………………………………………………………………………..………………………………2 ซม.
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………….………………
ย่อหนา้ 2.5 ซม. ท้ังน้ี ตง้ั แต.่ .................................................................
ส่งั ณ วันที่..............................พ.ศ. ........
(................................................)
อธิบดีกรมตรวจบัญชีสหกรณ์
..........ผ้รู ่าง..........ผ้พู มิ พ์..........ผ3้ตู ร1วจ
ตัวอยา่ งระเบียบกรมตรวจบญั ชี
สหกรณ์
ระเบียบกรมตรวจบัญชสี หกรณ์
วา่ ดว้ ย.........................................................................
(ฉบบั ที่ ............ถ้ามีเรอื่ งเดยี วกนั เกินกว่า 1 ฉบบั )
พ.ศ. .............
---------------------------------
ย่อหน้า 2.5 ซม. …..……….……………………………………………..........................................……………………...…….……
3 ซม. ย…อ่ …ห…น้า…2….…5…ซม….……ข…้อ…1…ร…ะ…เบ…ีย…บ…น้เี…ร…ียก…ว…า่ …“…ระ…เ…บีย…บ…..…...…..…...…...…...…...…...….......…...…...…...…...…...…...…...…...…...…...…...…...…..…พ….ศ…...…...…”…………2 ซม.
ข้อ 2 ระเบียบนใ้ี ห้ใช้บังคับต้ังแต่ ..............................................................................เปน็ ต้นไป
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
ข้อ (สดุ ท้าย) ผู้รักษาการตามระเบียบ (ถ้ามีการแบง่ เป็นหมวดใหน้ าข้อผู้รกั ษาการตามระเบยี บ
ไปกาหนดเปน็ ข้อสุดท้ายก่อนท่ีจะขน้ึ หมวด 1) ........................................................................................................
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
ประกาศ ณ วนั ที่..............................พ.ศ. ........ 1 Enter + Before 12 pt
4 Enter
(................................................)
อธบิ ดกี รมตรวจบัญชสี หกรณ์
32
ตวั อยา่ งข้อบังคับกรมตรวจบญั ชี
สหกรณ์
ข้อบังคบั กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์
ว่าดว้ ย.........................................................................
(ฉบบั ท่ี ............ถ้ามเี รือ่ งเดยี วกันเกินกวา่ 1 ฉบับ)
พ.ศ. .............
---------------------------------
ย่อหน้า 2.5 ซม. …..……….……………………………………………..........................................……………………...…….……
3 ซม. …ย่อ…ห…น้า…2….…5…ซม….……ข…้อ…1…ข…้อ…บ…ังค…ับ…น…ีเ้ ร…ีย…ก…วา่ …“…ข…้อ…บ…ังค…ับ…..…...…...…...…...…...…...….......…...…...…...…...…...…...…...…...…...…...…..…....…..….. …พ….ศ.…. .…...…”………2 ซม.
ข้อ 2 ข้อบงั คบั นี้ให้ใชบ้ ังคับต้ังแต่ .............................................................................เป็นตน้ ไป
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
ข้อ (สดุ ท้าย) ผูร้ ักษาการตามขอ้ บังคบั (ถ้ามีการแบ่งเปน็ หมวดใหน้ าข้อผูร้ ักษาการกาหนดเปน็
ข้อสุดทา้ ยกอ่ นทจ่ี ะขนึ้ หมวด 1) ...............................................................................................................................
………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………
ประกาศ ณ วัน ท.ี่ .............................พ.ศ. ........ 1 Enter + Before 12 pt
4 Enter
(................................................)
อธิบดกี รมตรวจบัญชสี หกรณ์
33
หนังสอื ประชาสมั พันธ์ หนงั สือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนดิ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
ใช้กระดาษตราครฑุ ในการจัดทา
➢ ประกาศ คอื บรรดาขอ้ ความทีท่ างราชการประกาศหรอื ชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ
1. ประกาศ ใหล้ งชื่อส่วนราชการทอ่ี อกประกาศ
2. เรือ่ ง ให้ลงชื่อเรื่องท่ปี ระกาศ
3. ขอ้ ความ ให้อา้ งเหตุผลทต่ี ้องออกประกาศและขอ้ ความทีป่ ระกาศ
4. ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล้ งตวั เลขของวันที่ ชือ่ เตม็ ของเดอื นและตัวเลขของปี พทุ ธศักราชทีอ่ อกประกาศ
5. ลงช่อื ให้ลงลายมอื ชอ่ื ออกประกาศ และพิมพช์ อ่ื เต็มของเจ้าของลายมือชอ่ื ไว้ใตล้ ายมือช่อื
6. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผู้ออกประกาศในกรณีที่กฎหมายกาหนดให้ทาเป็นแจ้งความให้เปล่ียนคาว่า
ประกาศ เปน็ แจ้งความ
➢ แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือ
เหตุการณ์หรือกรณใี ดๆ ใหท้ ราบชัดเจนโดยทวั่ กนั
1. แถลงการณ์ ให้ลงชอื่ สว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์
2. เรอ่ื ง ให้ลงชอื่ เรื่องท่ีออกแถลงการณ์
3. ฉบับท่ี ใช้ในกรณีท่ีจะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดียวท่ีต่อเน่ืองกันให้ลงฉบับที่เรียงตามลาดับไว้
ด้วย
4. ข้อความ ใหอ้ า้ งเหตุผลทตี่ ้องออกแถลงการณ์และข้อความท่แี ถลงการณ์
5. สว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์ ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการท่อี อกแถลงการณ์
6. วนั เดือน ปี ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดอื น และตัวเลขของปีพุทธศกั ราชที่ออกแถลงการณ์
➢ ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ให้ทราบ
1. ขา่ ว ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการท่ีออกข่าว
2. เรอื่ ง ใหล้ งช่ือเรอื่ งที่ออกขา่ ว
3. ฉบับท่ี ใช้ในกรณีท่จี ะต้องออกขา่ วหลายฉบับในเร่ืองเดียวทต่ี ่อเนอื่ งกัน ให้ลงฉบบั ที่เรยี งตามลาดบั ไวด้ ว้ ย
4. ขอ้ ความ ให้ลงรายละเอยี ดเกย่ี วกบั เร่อื งของข่าว
5. สว่ นราชการทอี่ อกข่าว ใหล้ งชือ่ สว่ นราชการทอ่ี อกขา่ ว
6. วนั เดือน ปี ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ชื่อเต็มของเดือน และตวั เลขของปีพุทธศกั ราชท่อี อกขา่ ว
การวางครุฑห่างจากขอบกระดาษดา้ นบน 34
ประมาณ 1.5 ซม. รปู แบบประกาศ
ครฑุ
สูง 3 ซม.
ประกาศ.…………………………………… 1
เร่ือง ........................................................... 2
---------------------------------
ย่อหน้า 2.5 ซม. ...............…..……………………………………………..........................3..............………………………………
3 ซม. ……………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………….2 ซม.
……………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
ประกาศ ณ วนั ท.ี่ ...............................พ.ศ. ...4..........1.. Enter + Before 12 pt
4 Enter
(................................................) 5
................................................. 6
35
ประกาศกรมตรวจบัญชสี หกรณ์
เรอื่ ง ...........................................................
---------------------------------
ยอ่ หนา้ 2.5 ซม. ...............…..……………………………………………........................................………………………………
3 ซม. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…..………………………………………………………………………………….………………………………….2 ซม.
……………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
ประกาศ ณ วันท.ี่ ...............................พ.ศ. ...............
(................................................)
อธบิ ดกี รมตรวจบัญชสี หกรณ์
36
รูปแบบแถลงการณ์
ก
แถลงการณก์ รมตรวจบัญชีสหกรณ์ 1
เรอ่ื ง ........................................................... 2
ฉบบั ท่.ี ...................(ถ้ามี) 3
---------------------------------
3 ซม. ย…อ่ …ห…นา้…2….…5…ซม….……...…...…...…...…...………..……………………………………………………………………………………………...….......…...…...…...…...…...…...…...…...…...…..4.…..…………………………….…………………………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………….2 ซม.
……………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
4 Enter
กรมตรวจบัญชีสหกรณ์ 5
วัน เดอื น ปี 6
37
รปู แบบขา่ ว
ก
ข่าวกรมตรวจบัญชีสหกรณ์ 1
เรื่อง ........................................................... 2
ฉบบั ท.่ี ...................(ถา้ มี) 3
---------------------------------
3 ซม. ย…อ่ …ห…นา้…2….…5…ซม….……...…...…...…...…...………..……………………………………………………………………………………………...….......…...…...…...…...…...…...…...…...…...…..4.…..…………………………….…………………………………
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………….2 ซม.
……………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
4 Enter
กรมตรวจบัญชสี หกรณ์ 5
วัน เดือน ปี 6
38
หนังสอื ทเี่ จา้ หนา้ ที่ทาขึน้ หรอื รบั ไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ
คือ หนังสือทท่ี างราชการทาข้ึนนอกจากท่ีกลา่ วมาแล้วขา้ งต้นหรอื หนงั สือที่หน่วยงานอ่ืนใดซึง่ มิใช่ส่วนราชการ
หรอื บุคคลภายนอกมีมาถงึ ส่วนราชการและส่วนราชการรบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนดิ คือ
หนังสือรับรองรายงาน การประชุม บนั ทึก และหนงั สอื อน่ื
➢ หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพ่ือรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพ่ือ
วัตถุประสงคอ์ ยา่ งหน่งึ อย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไมจ่ าเพาะเจาะจง
1. ส่วนราชการท่อี อกข่าว ให้ลงช่ือส่วนราชการที่ออกขา่ ว
2. เลขที่ ให้ลงเลขท่ีของหนังสือรบั รองโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข ท่ี 1 เรียงเป็นลาดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทินทับเลข
ปพี ทุ ธศักราชทอี่ อกหนังสือรบั รอง หรอื ลงเลขท่ีของหนงั สือทวั่ ไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด
3. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงช่ือส่วนราชการซึ่งเป็นเจา้ ของหนังสือนั้น และจะลงสถานที่ตั้งของส่วน
ราชการเจ้าของหนงั สือด้วยก็ได้
4. ข้อความ ให้ลงข้อความข้ึนต้นว่า หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า แล้วต่อด้วยช่ือบุคคล นิติบุคคล หรือ
หนว่ ยงานท่ที างราชการรับรองในกรณเี ปน็ บุคคลใหพ้ ิมพ์ชอ่ื เตม็ โดยมคี านาหน้านาม ชอ่ื นามสกุล ตาแหน่งหน้าที่
และสังกัดหนว่ ยงานทผ่ี นู้ นั้ ทางานอย่อู ยา่ งชดั แจ้ง แลว้ จึงลงข้อความทร่ี ับรอง
5. ให้ไว้ ณ วนั ที่ ใหล้ งตวั เลขของวันที่ ชือ่ เต็มของเดอื น และตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราชท่ีออกหนงั สือรบั รอง
6. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อหัวหน้าส่วนราชการผู้ออกหนังสือหรือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายและพิมพ์ชื่อเต็มของ
เจ้าของลายมอื ชอ่ื ไว้ใตล้ ายมือชื่อ
7. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผ้ลู งลายมอื ช่ือในหนังสือ
8. รูปถ่ายและลายมือชื่อผู้ได้รับการรับรอง ในกรณีท่ีการรับรองเป็นเร่ืองสาคัญที่ออกให้แก่บุคคล ให้ติดรูป
ถ่ายของผู้ท่ีได้รับการรับรอง ขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทับตราช่ือส่วนราชการที่
ออกหนังสือบนขอบล่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนแผ่นกระดาษ และให้ผู้น้ันลงลายมือชอ่ื ไว้ใต้รูปถ่าย
พร้อมทงั้ พมิ พช์ ่ือเต็มของเจา้ ของลายมือชือ่ ไว้ใตล้ ายมือช่อื ดว้ ย
➢ บนั ทกึ คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคบั บัญชาเสนอต่อผู้บังคบั บญั ชา หรือผู้บงั คบั บัญชาสั่งการแก่ใตบ้ ังคบั บัญชา
หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ากว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ
โดยปกตใิ ห้ใช้กระดาษบนั ทึกข้อความและให้มีหวั ขอ้ ดังตอ่ ไปน้ี
1. ช่อื ตาแหนง่ ทบ่ี ันทึกถึง โดยใชค้ าขึ้นต้นตามทีก่ าหนดไว้ในภาคผนวก 2
2. สาระสาคญั ของเรื่อง ให้ลงใจความของเรื่องท่บี ันทกึ ถ้ามเี อกสารประกอบก็ให้ระบุไวด้ ว้ ย
3. ชื่อและตาแหนง่ ให้ลงลายมอื ช่ือและตาแหน่งของผู้บนั ทึก และในกรณที ี่ไมใ่ ชก้ ระดาษบันทึกขอ้ ความใหล้ ง
วนั เดือนปีทีบ่ นั ทกึ ไว้ด้วย
การบันทึกต่อเนื่อง โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุคาข้ึนต้นใจความบันทึก และลงช่ือเช่นเดียวกับท่ีได้กล่าวไว้
ข้างต้น และให้ลงวัน เดือน ปี กากับใต้ลายมือชื่อผู้บันทึก หากไม่มีความเห็นใดเพิ่มเติมให้ลงชื่อและวัน
เดือน ปี กากับเทา่ นนั้
➢ หนังสืออ่ืน คือ หนังสือ หรือ เอกสารอื่นใดท่ีเกิดข้ึน เน่ืองจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าท่ี เพื่อเป็น
หลักฐานในทางราชการ ซ่ึงรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด้วย หรือหนังสือของ
บคุ คลภายนอกท่ียื่นต่อเจ้าหน้าท่ีและเจา้ หน้าท่ีได้รับเขา้ ทะเบียนรบั หนงั สอื ของทางราชการแล้วมีรูปแบบตามท่ี
กระทรวงทบวงกรมจะกาหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเร่ืองให้ทาตามแบบ
เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สญั ญา หลกั ฐานการสืบสวนและสอบสวน และคาร้อง เป็นตน้
การวางครุฑห่างจากขอบกระดาษด้านบน 39
ประมาณ 1.5 ซม.
ดว่ นทีส่ ดุที่ กษ 04../..........1.. ครฑุ รูปแบบหนงั สือรับรอง
สงู 3 ซม. 2 กรมตรวจบญั ชสี หกรณ์
เทเวศร์ กทม. 10200
1 Enter + Before 12 pt
ย่อหนา้ 2.5 ซม. หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า (ระบุชื่อบุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงานท่ีจะให้การรับรอง
พร้อมท้ังลงตาแหนง่ และสงั กัด หรือที่ตั้ง แลว้ ตอ่ ด้วยขอ้ ความที่รบั รอง).............................................3...……..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………....……พ………………………………
3 ซม. ………………………………………………………………………………….……………………………………………………..………………… 2 ซม.
………………………………………………………………………………….……………………………………………………..…………………
………………………………………………………………………………………………
ย่อหนา้ 2.5 ซม. ใหไ้ ว้ ณ วนั ท่ี..................................พ.ศ. ...............4 1 Enter + Before 12 pt
4 Enter
(.....................................................) 5
ผู้อานวยการสานกั บรหิ ารกลาง ปฏิบัติราชการแทน 6
อธิบดีกรมตรวจบญั ชสี หกรณ์
40
➢รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของท่ีประชุมไว้
เป็นหลักฐาน
1. รายงานการประชุม ใหล้ งช่อื คณะที่ประชุมหรือชือ่ การประชุมน้ัน
2. ครง้ั ท่ี ใหล้ งครง้ั ทปี่ ระชุม เชน่ ครั้งท่ี ๕/๒๕๔๗
3. เมือ่ ใหล้ งวันเดือนปีทปี่ ระชุม เช่น วนั จันทรท์ ี่ ๕ กรกฎาคม ๒๕๔๗
4. ณ ใหล้ งสถานทที่ ่ีประชุม เช่น หอ้ งประชมุ ๑ อาคาร ๓ ชนั้ ๒ กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์
5. ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะท่ีประชุมซ่ึงมาประชุม ในกรณีท่ีมี
ผมู้ าประชมุ แทนใหล้ งช่ือผมู้ าประชมุ แทน และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตาแหน่งใด
ตวั อยา่ ง ๑. นายสมศกั ดิ์ มุ่งการงาน เจา้ หน้าท่ฝี กึ อบรม 8 ว ประธาน
๒. นางจงดี
๓. นางสาวสมศรี มีทรัพย์ เจ้าหน้าทพี่ สั ดุ ๗ กรรมการ
๔. นายบญุ ถึง
๕. นางอบุ ล เกดิ ผล นกั วชิ าการตรวจสอบบัญชี ๖ กรรมการ
แดนไทย นกั สถติ ิ ๖ กรรมการ
รอดบุญ บุคลากร ๖ กรรมการและเลขานุการ
6. ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของผู้ท่ีได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมิได้มาประชุม
พรอ้ มทงั้ เหตผุ ล
ตวั อยา่ ง นางสมพศิ สุจริต เจ้าหน้าทีก่ ารเงินและบญั ชี ๖ ไปราชการ
7. ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงช่ือและหรือตาแหน่งของผู้ท่ีมิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะท่ีประชุมซ่ึงได้เข้าร่วม
ประชุม
8. เรมิ่ ประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาที่เริ่มประชมุ
9. ขอ้ ความ ใหบ้ ันทึกข้อความท่ีประชมุ โดยปกติเริ่มตน้ ดว้ ยประธานกล่าวเปดิ ประชมุ และเรอ่ื งทีป่ ระชุมกบั มติ
หรือข้อสรุปของทปี่ ระชมุ ในแต่ละเรอื่ งตามลาดับ
10. เลกิ ประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาทีเ่ ลิกประชุม
11. ผูจ้ ดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผจู้ ดรายงานการประชุมครัง้ น้นั
ตัวอยา่ ง …………………………………………..
(นางสดใส ตง้ั ใจจริง)
ผ้จู ดรายงานการประชุม
หรือ ………………..………………… ผู้จดรายงานการประชมุ
(นางสดใส ตั้งใจจรงิ )
เจา้ หนา้ ทีธ่ รุ การ ๕
10 เลกิ ประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลกิ ประชุม
11. ผจู้ ดรายงานการประชุม ใหล้ งช่อื ผูจ้ ดรายงานการประชมุ ครัง้ นัน้
41
รปู แบบรายงานการประชุม
ก
รายงานการประชมุ ………………..…
คร้งั ที่………/…………
เมอ่ื ………………………….……….
ณ ……………………………………..…
ผู้มาประชุม
ผู้ไมม่ าประชุม (ถา้ มี)
ผู้เขา้ ร่วมประชมุ (ถา้ มี)
เร่ิมประชุมเวลา
(ขอ้ ความ)……………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………….……………………………….…
………………………………………………………..
เลกิ ประชุมเวลา
…………………………….……………
ผ้จู ดรายงานการประชมุ
การเตรยี มการและจัดทารายงานการประชุม
การเตรียมการประชุม เป็นการเตรียมความพร้อมเพื่อให้การประชุมดาเนินไปด้วยความเรียบร้อย เริ่มตั้งแต่
ก่อนประชุม ระหว่างประชุม หลังประชมุ และเพื่อการประชมุ ครั้งต่อไป ซึ่งผู้มหี น้าทใี่ นการจดั เตรยี มการประชุม
หรอื เป็นเลขานุการคณะกรรมการฯ จะตอ้ งดูแลความเรยี บรอ้ ย ดงั นี้
ก่อนประชุม ควรมขี ้อมลู ทต่ี ้องทราบวา่ จะประชุมอะไร มีวาระการประชุมอะไร (เพื่อจัดเตรียมข้อมลู
และเอกสารประกอบ) คณะกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมคือใคร และท่านใดติดภารกิจในช่วงไหน (เพื่อเป็น
ขอ้ มูลในการกาหนดการประชมุ )
เม่ือไดข้ ้อมลู เบื้องต้นแล้ว หากหนว่ ยงานของตนเองไม่มีสถานที่สาหรับการประชุม เป็นหน้าที่ของผู้จัด
ต้องหาสถานที่เพื่อใช้ประชุม โดยดูว่าสถานที่นั้นอยู่ในความดูแลของใคร ห้องประชุมท่ีใช้เพียงพอกับจานวน
ผู้เข้าร่วมประชุมหรือไม่ วัสดุอุปกรณ์ท่ีมีตรงตามความต้องการและมีประสิทธิภาพหรือไม่ มีวันใดที่ห้อง
ประชมุ น้ันว่าง เมอื่ ไดข้ อ้ มูลและความพรอ้ มของหอ้ งประชุมแล้ว ให้แจ้งประธานทีป่ ระชุมทราบเพอ่ื พจิ ารณาว่า
เหน็ ควรประการใด และจะกาหนดวนั ประชมุ เป็นวนั และเวลาใด
เม่ือประธานท่ีประชุมเห็นควรและกาหนดวัน เวลา และสถานท่ี ที่ประชุมแล้ว ข้ันต่อไป คือ แจ้งให้
ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ โดยจัดทาหนังสือเชิญประชุม (กรณีท่ีเร่งด่วนไม่สามารถจัดทาหนังสือเชิญได้ทัน
ให้ประสานงานแจ้งโดยวาจาเพ่ือให้ผู้เข้าประชุมทราบ) แจ้งให้คณะกรรมการฯ หรือผู้เข้าประชุมทราบ พร้อมส่ง
เอกสารประกอบการประชุม 42
(หากสามารถจัดเตรียมได้ทัน) กรณีที่ไม่สามารถจัดเอกสารประกอบการประชุมส่งไปพร้อมกับหนังสือเชิญ
ประชุมได้ ให้จัดส่งภายหลังแต่ควรส่งก่อนการประชุมเพ่อื ให้ผู้เข้าประชุมไดศ้ ึกษาข้อมูล และเตรียมการในส่วน
ทีเ่ ก่ียวขอ้ ง
วันประชุม ก่อนท่ีจะมีการประชุมผู้มีหน้าท่ีในการจัดเตรียม ต้องไปตรวจสอบความพร้อมของสถานที่
วัสดุอุปกรณ์ท่ีใช้ในการประชุม ว่าเรียบร้อยและพร้อมในการประชุมหรือไม่ หากพบปัญหาจะได้แก้ไขได้ทันก่อน
เรม่ิ ประชุม อยา่ รอให้ถงึ เวลาเข้าประชุมเพราะถ้าพบปัญหาอาจไม่สามารถแก้ไขได้ทนั ซง่ึ จะถือเป็นความบกพร่อง
ของผู้จัดเตรียมการประชุม
ระหว่างการประชุม ให้ตรวจสอบองค์ประชุม ว่าจานวนผู้มาประชุมเพียงพอท่ีจะเปิดการประชุมหรือไม่
โดยท่ัวไปจะมีจานวน ๓ ใน ๔ ของผู้มาประชุม (ไม่นับผู้เข้าร่วมประชุม) จึงจะเปิดการประชุมได้ หลังจากนั้นให้
บันทึกรายช่ือผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม และผู้เข้าร่วมประชุม ทั้งนี้ ในระหว่างการประชุมจะต้องเตรียม
เจ้าหน้าที่เพ่ืออานวยความสะดวกในการประชุมด้วย เช่น เจ้าหน้าท่ีที่จะทาการนาเสนอข้อมูลขึ้นหน้าจอ หรือ
เขียนกระดาน เจา้ หน้าที่ประสานดา้ นอืน่ ๆ เปน็ ต้น
จดุ มงุ่ หมายของการจดรายงานการประชุม
๑. เพือ่ เกบ็ ไวเ้ ป็นหลักฐานอ้างอิง
๒. เพ่อื ยืนยันการปฏิบตั ิงาน ว่าใครทาอะไร มกี ารอภิปรายอย่างไร มมี ตใิ นเรื่องใดไว้อย่างไร
ใครจะต้องปฏิบัติต่อไป และแสดงถึงข้อเทจ็ จริงและเหตุผลในการพิจารณาของทีป่ ระชุม
๓. เพื่อแสดงถึงผลงานทไี่ ด้ดาเนนิ การมาแล้ว ว่าได้ทาอะไรมาบา้ ง
๔. เป็นเคร่ืองมือในการติดตามงาน ทไี่ ด้มอบหมายวา่ ได้ดาเนนิ การอย่างไร
๕. เพอ่ื แจ้งผลการประชมุ ใหบ้ ุคคลที่เกี่ยวขอ้ งทราบและปฏบิ ตั ิต่อไป
วธิ ีการจดรายงานการประชุม ทาได้ ๓ วธิ ี
1. จดละเอยี ดทกุ คาพดู พรอ้ มดว้ ยมติของทป่ี ระชมุ
2. จดย่อเรอื่ งที่พจิ ารณาเฉพาะประเด็นสาคัญทน่ี าไปสู่มติของท่ปี ระชุม พร้อมดว้ ยมติการประชมุ
3. จดสรปุ สาระสาคญั ของเร่ืองทีพ่ จิ ารณา ความเหน็ เหตผุ ลในการพจิ ารณาของทีป่ ระชมุ และมตขิ องทป่ี ระชมุ
เรื่องท่นี าเสนอในการประชุมจะจดั เป็นหวั ขอ้ ทเ่ี รยี กวา่ “วาระ” หรือ “ระเบียบวาระการประชมุ ”
ในแตล่ ะวาระกจ็ ะมีเรื่องย่อย ๆ ออกไป
ตวั อยา่ งวาระการประชุม วาระที่ ๑ เรอื่ งท่ีประธานแจง้ ใหท้ ป่ี ระชุมทราบ
เรื่องท่ี ๑ ……………………………………………..
เรอ่ื งที่ ๒ ……………………………………………..
เรื่องท่ี ๓ ……………………………………………..
วาระท่ี ๒ รบั รองรายงานการประชุม
……………………………………………………….
วาระท่ี ๓ เร่อื งสืบเนือ่ ง (หรือค้างการพจิ ารณา)
เรอื่ งท่ี ๑ ……………………………………………..
เร่อื งท่ี ๒ ……………………………………………..
วาระท่ี ๔ เรอ่ื งเสนอเพื่อพิจารณา
เร่อื งท่ี ๑ ……………………………………………..
เร่ืองที่ ๒ ……………………………………………..
43
ในบางกรณี จะจัดเป็นเรื่อง ๆ โดยไมแ่ ยกเปน็ “วาระ” กม็ ี กรณีเชน่ นีก้ ารจดรายงานการประชมุ
จะจดเปน็ เรอื่ งๆ ไป
ตวั อยา่ ง เรอื่ งที่ ๑ เรื่องที่ประธานแจ้งใหท้ ่ีประชุมทราบ
เรอื่ งที่ ๒ รับรองรายงานการประชมุ
เรื่องท่ี ๓ เร่ืองเสนอเพ่อื พจิ ารณา
เรอ่ื งท่ี ๔ ……………………………………………..
ตัวอย่าง
วาระที่ ๑ เร่ืองที่ประธานแจ้งให้ท่ีประชุมทราบ
เร่อื งท่ี ๑ …………………………………………
ประธานแจ้งใหท้ ่ีประชมุ ทราบว่า………..
เรอ่ื งที่ ๒ …………………………………………
ฯลฯ
มตทิ ี่ประชมุ รบั ทราบ
วาระท่ี ๒ รับรองรายงานการประชมุ
ประธานขอให้ทีป่ ระชุมพจิ ารณารับรองรายงานการประชมุ …………………….….…………..………….……
เมอื่ .................................................
มติทป่ี ระชมุ รบั รอง
วาระที่ ๓ เร่ืองเพื่อทราบ
3.1 ……………………………………………………………………………………………….………..…………..…………..
3.2 ……………………………………………………………………………………………….……………….………………..
มตทิ ี่ประชุม รบั ทราบ
วาระท่ี ๔ เรือ่ งเพ่ือพิจารณา
4.1 …………………………………………………………………………………….…………………………………………..
4.2 …………………………………………………………………………………….…………………………………………..
มติท่ีประชุม รบั ทราบ
วาระท่ี ๕ เร่ืองอื่น ๆ (ถา้ มี)
………………………………………….…………………………………………………………………………….……………..
44
เทคนิคการจดรายงานการประชุม จะต้องมเี คร่อื งมือช่วย ดังนี้
1. เครอื่ งบันทกึ เสยี ง
2. เจา้ หน้าท่ีในการจดบันทึก เพ่ือจดชอ่ื ผู้พดู สาระสาคัญในการประชมุ ควบคไู่ ปกับการบันทึกเสยี ง
(เพราะบางช่วงเครื่องบันทึกเสียงอาจมีปัญหา เช่น เสีย มีเหตุให้ไม่สามารถบันทึกเสียงได้ ซ่ึงอาจทาให้
ขอ้ ความขาดหายไป)
การจดบันทึกของเจ้าหน้าท่ีจะจดสรปุ สาระสาคัญ ความเห็น เหตุผลในการพจิ ารณา และประเด็นที่สาคัญ
ผูจ้ ดตอ้ งมคี วามสามารถในการจับประเด็นและใจความได้อยา่ งถูกต้อง ครบถว้ นและทันการ
ปัญหาในการท่จี ะเขียนรายงานการประชมุ
คือ ขาดความมั่นใจในการเขียน ขาดประสบการณ์ในการจัดทา ดังนั้นจึงต้องหมั่นฝึกฝนตนเองในการ
จบั ประเดน็ ของการประชุม การใช้สานวนในการเขียนขอ้ ความ การใช้คาเช่ือมตอ่ ประโยค โดยการอ่านหนงั สอื
ทีผ่ ่านเร่ืองเข้ามาหรอื ออกไปให้มากข้ึน ดูการเขยี นรายงานการประชุมของผู้อื่นที่ผา่ นเร่อื งมาท่ีหน่วยงาน แล้ว
ใช้ความสังเกตว่าข้อความในหนังสือนั้นใช้สานวนอะไร จึงทาให้เน้ือหามีความสละสลวย มีวิธีการเรียบเรียง
อย่างไรจึงออกมาได้ดี และที่สาคัญท่านต้องลงมือเขียนรายงานการประชุมด้วยตนเอง เมื่อทาแล้วผิดก็แก้
เพราะไมใ่ ชเ่ รอ่ื งเสียหายอะไร
ถ้าไม่สร้างความมั่นใจ เขยี นแล้วกลวั ผดิ ไม่สร้างประสบการณ์ อย่างน้เี มอ่ื ไรจึงจะทาได้ การจะทาสิ่งใด
ไม่อยากเกินกว่าการเรยี นรู้ ถ้าไม่ทาไมล่ งมือ เมื่อไรกท็ าไมไ่ ด้ หากทา่ นต้ังใจหมนั่ ศึกษาสร้างประสบการณ์
รับรองไดเ้ ลยว่าทา่ นจะสามารถเขยี นรายงานการประชุมได้ดแี น่นอน