การสร้างและจัดการเอกสาร ด้วย Microsoft Word By…Wasana Sa-ard
By…Wasana Sa-ard 1 การสร้างและจัดการเอกสารด้วย Microsoft Word การใช้งานโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิลด์(Microsoft Office Word) โปรแกรม Microsoft Office Word เป็นโปรแกรมที่ใช้ส ำหรับพิมพ์งำนเอกสำรต่ำง ๆ เช่น รำยงำน หนังสือ วิทยำนิพนธ์และจัดรูปแบบให้ดูสวยงำม นอกจำกนี้ยังสำมำรถสร้ำงงำนพิมพ์แบบคอลัมน์(คล้ำยงำนหนังสือพิมพ์) ได้ ด้วย ซึ่งควำมรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Office Word จะเป็นเนื้อหำเกี่ยวกับกำรใช้งำนของโปรแกรม ซึ่ง สำมำรถศึกษำรำยละเอียดได้ดังต่อไปนี้ 1. เริ่มต้นการเรียกใช้งานโปรแกรม กำรเรียนใช้งำนโปรแกรม สำมำรถ ท ำได้โดย 2 วิธี ได้แก่ วิธีที่ 1 1. คลิกปุ่ม Start บนแถบ Task bar 2. เลือก All Programs จำกนั้นเลือกไปที่ Microsoft Office 3. เลือก Microsoft Office Word… (เวอร์ชั่นนั้น ๆของเครื่อง) จะเปิดให้ใช้งำนได้ทันที วิธีที่ 2 เลือกดับเบิ้ลคลิกที่ไอคอนสัญลักษณ์Microsoft Office Word…(เวอร์ชั่นนั้น ๆของเครื่อง) จะสำมำรถเปิดใช้ งำนได้ทันทีเช่น Microsoft Office Word 2013 2. ส่วนประกอบหลักของโปรแกรม ส่วนประกอบของหน้ำจอโปรแกรมหลักๆ เพื่อจะได้เข้ำใจถึงส่วนต่ำง ๆ ที่จะกล่ำวอ้ำงถึงในเนื้อหำทั้งหมด นี้ได้ง่ำยขึ้น ค าอธิบาย - Quick Access Toolbar เป็นแถบเครื่องมือเรียกใช้งำนได้อย่ำงรวดเร็ว Quick Access Toolbar แถบ Ribbon Title Bar Status Bar
By…Wasana Sa-ard 2 - Title bar แถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ปัจจุบันที่เปิดใช้งำนอยู่ - แถบ Ribbon เป็นแถบที่รวบรวมค ำสั่งต่ำงๆ ของเมนูหรือทูลบำร์เพื่อให้ผู้ใช้เลือกใช้งำนง่ำยขึ้น - Status bar แถบแสดงสถำนะกำรท ำงำนปัจจุบันบนหน้ำจอ 3. การก าหนดแนวในการวางเอกสาร (Orientation) กำรก ำหนดแนวในกำรวำงเอกสำร ปกติหน้ำกระดำษจะถูกก ำหนดมำเป็นแนวตั้ง แต่เรำสำมำรถ เปลี่ยนกำรตั้งค่ำหน้ำกระดำษให้เหมำะสมกับกำรใช้งำน สำมำรถท ำได้ดังนี้ 1. คลิกที่่แท็บเค้ำโครงหน้ำกระดำษ(Page Layout) กลุ่ม ตั้งค่ำหน้ำกระดำษ(Page Setup) 2. คลิกที่่ค ำสั่ง ได้แก่ ระยะขอบ / กระดำษ / เค้ำโครง 3. คลิกกำรตั้งค่ำที่ต้องกำร 4. การบันทึกเอกสาร มีขั้นตอนดังนี้ วิธีที่ 1 กำรบันทึกงำนครั้งแรก 1. คลิกปุ่มไฟล์ในแถบ Ribbon จะปรำกฏหน้ำต่ำงใหม่ จำกนั้นเลือกค ำสั่ง บันทึกเป็น/Save As เลือกค ำสั่ง เรียกดู 2. จะปรำกฏรำยละเอียดของกำรบันทึกเป็น/Save As จำกนั้นท ำตำมขั้นตอน ดังนี้ - ขั้นตอนที่ 1 ให้เลือก Drive ที่ต้องกำรบันทึกงำน เช่น Drive C:, Drive D:, Documents เป็นต้น - ขั้นตอนที่ 2 พิมพ์ชื่อแฟ้ม, ชื่อเอกสำรที่ต้องกำร และเลือกบันทึกชนิดของเอกสำรที่ต้องกำร - ขั้นตอนที่ 3 เมื่อเลือกรำยละเอียดในส่วนต่ำงๆ ได้แล้ว ให้กดปุ่ม บันทึกได้เลย
By…Wasana Sa-ard 3 วิธีที่ 2 กำรบันทึกงำนในครั้งต่อๆ ไป สำมำรถท ำได้โดย คลิกปุ่ม บันทึก / Save บนแถบ Quick Access Toolbar หรือคลิกที่ไฟล์ตรงแถบ Ribbon เลือกค ำสั่ง บันทึก / Save เพียงเท่ำนี้ก็จะเป็นกำรบันทึกงำนเรียบร้อยแล้ว 5. การพิมพ์ข้อความ/รายละเอียดงาน และการตกแต่งข้อความ เมื่อเรำท ำกำรพิมพ์ข้อควำมหรือรำยละเอียดเนื้อหำเอกสำรเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เพื่อให้ข้อควำมดูสวยงำม มำกยิ่งขึ้น สำมำรถจัดตกแต่งเพิ่มได้โดยมีขั้นตอนต่อไปนี้ 1. เมื่อต้องกำรตกแต่งข้อควำม ให้ใช้เมำส์คลุมข้อควำมที่ต้องกำรตกแต่ง จะปรำกฏทูลบำร์ขึ้นโดย อัตโนมัติหรือใช้แท๊ปค ำสั่งหน้ำแรก / ฟอนต์ 2. จะปรำกฏหน้ำต่ำงเครื่องมือของ ฟอนต์ ให้ก ำหนดรำยละเอียดเพิ่มเติม ตำมควำมต้องกำร ซึ่ง ประกอบด้วย แท็บฟอนต์ และ แท็บขั้นสูง o แท็บฟอนต์/ Font ใช้ก ำหนดชนิดของตัวอักษรโดยมีรำยละเอียดดังนี้ แบบอักษร คือ รูปแบบของตัวอักษร ลักษณะแบบอักษร คือ ลักษณะของตัวอักษร ขนำด คือ ขนำดของตัวอักษร ลักษณะเส้นใต้ คือ รูปแบบของตัวขีดเส้นใต้
By…Wasana Sa-ard 4 สีเส้นใต้ คือ สีของเส้นใต้ ลักษณะพิเศษ คือ เทคนิคพิเศษของตัวอักษร ขีดทับ/Strikethrough คือ ขีดกลำงตัวอักษร ขีดทับคู่/Double Strikethrough คือ ขีดกลำงตัวอักษร 2 เส้น ตัวยก/Superscript คือ ตัวยกขึ้น ตัวห้อย/Subscript คือ ตัวห้อย เงำ/Shadow คือ ตัวอักษรแบบมีเงำ เค้ำร่ำง/Outline คือ ตัวอักษรแบบโปร่ง นูนขึ้น/Emboss คือ ตัวนูน รอยจำรึก/Engrave คือ ตัวบุ๋ม ตัวพิมพ์ใหญ่ขนำดเล็ก/Small caps คือ ตัวพิพม์ใหญ่ที่มีขนำดเล็ก ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด/All caps คือ ตัวพิพม์ใหญ่ที่มีขนำดเท่ำกัน ซ่อน/Hidden คือ ซ่อนตัวอักษร o แท็บขั้นสูง ใช้ก ำหนดระยะห่ำงระหว่ำงตัวอักษร ตัวอย่ำงเช่น มำตรำส่วน/Scale ปรับอัตรำส่วนของตัวอักษร ปกติเป็น 100% ระยะห่ำง/Spacing ปรับระยะห่ำงระหว่ำงตัวอักษร ปกติ/Normal แบบปกติ ขยำย/Expanded ขยำยระยะห่ำงระหว่ำงตัวอักษรให้กว้ำงขึ้น บีบ/Condensed บีบระยะห่ำงระหว่ำงตัวอักษรให้แคบลง ต ำแหน่ง/Position ต ำแหน่งของกำรวำงข้อควำม 3. เมื่อก ำหนดรำยละเอียดต่ำงๆ ตำมที่ต้องกำรและเหมำะสมกับเนื้อหำ เสร็จแล้ว คลิกปุ่ม ตกลง / OK 6. การแทรกวัตถุ และองค์ประกอบอื่นๆ 6.1 การแทรกรูปภาพ กำรแทรกรูปภำพใส่่ลงในเอกสำรสำมำรถท ำได้2 รูปแบบ คือ กำรแทรกภำพจำกไฟล์รูปภำพที่เรำมีอยู่ และ กำรแทรกภำพส ำเร็จรูปของโปรแกรม
By…Wasana Sa-ard 5 การแทรกภาพจากไฟล์รูปภาพที่มีอยู่ 1. คลิกต ำแหน่งที่จะวำงรูป→คลิกที่แท็บแทรก กลุ่ม ภำพประกอบ 2. คลิกเลือกค ำสั่ง รูปภำพ (Picture) (จะปรำกฏหน้ำต่ำง แทรก insert Picture ขึ้นมำให้เลือกด ำเนินกำร) 3. คลิกเลือกชื่อไฟล์รูปภำพที่ต้องกำรที่มีอยู่ในเครื่อง 4. คลิกปุ่ม แทรก insert การแทรกรูปร่างหรือรูปทรง (Insert Shapes) รูปร่ำงหรือรูปทรง คือ รูปที่เรำวำดเองโดยมีรูปทรงต่ำงๆ เช่น รูปสี่เหลี่ยม สำมเหลี่ยม วงรี ทรงกระบอก ทรงปิระมิด เป็นต้น หรือภำพวำดต่ำงๆ ในลักษณะที่เรำแทรกเข้ำมำในงำนเอกสำรด้วยกำรใช้เมำส์คลิกค้ำงแล้วลำก ไปจนกว่ำจะได้ขนำดควำมกว้ำง และควำมสูงตำมที่ต้องกำรจึงปล่อยเมำส์ซึ่งเรำสำมำรถท ำได้ตำมขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่แท็บแทรก Insert กลุ่ม ภำพประกอบ 2. คลิกเลือกค ำสั่งรูปร่ำง Shapes 3. คลิกเลือกรูปร่ำง รูปทรง Shape ใดๆ ทีละ 1 รูปแล้ววำดในพื้นที่ว่ำงเอกสำร สังเกตตัวชี้เมำส์จะเปลี่ยน รูปร่ำงไปเป็น + 4. ลำกเมำส์เพื่อวำดขนำดให้ได้ตำมที่ต้องกำร 6.2 การแทรกอักษรศิลป์ กรณี การพิมพ์ข้อความไว้ก่อนแทรกรูปแบบข้อความศิลป์ 1. ลำกคลุมหรือคลิกข้อควำมที่ต้องกำร 2. คลิกเลือกค ำสั่งอักษรศิลป์WordArt ในแท็บแทรก Insert กลุ่มข้อควำม Text 3. คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องกำร และดูผลลัพธ์ที่ได้จำกกำรแทรก พร้อมทั้งตกแต่งสีให้มีควำมสวยงำม กรณี เลือกรูปแบบข้อความศิลป์ก่อนพิมพ์ข้อความ 1. คลิกเลือกค ำสั่งอักษรศิลป์WordArt ในแท็บแทรก Insert กลุ่มข้อควำม Text 2. คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องกำร 3. พิมพ์ข้อควำม หรือประโยคที่ต้องกำร (พิมพ์ข้อควำมลงแทนค ำว่ำ “ใส่ข้อควำมของคุณที่นี้(Your text here)”) 4. คลิกไปยังต ำแหน่งอื่นที่ว่ำงอื่นๆ เมื่อพิมพ์ข้อควำมเสร็จเรียบร้อย พร้อมทั้งตกแต่งสีให้มีควำมสวยงำม 6.3 การแทรกตาราง 1. คลิกเลือก Ribbon แทรก ( Insert ) เลือกค ำสั่ง ตำรำง ( Table ) 2. เลือกจ ำนวนคอลัมน์และแถวที่ต้องกำร 3. พิมพ์ข้อควำมแต่ละช่อง แล้วกดปุ่ม Tab เพื่อเลื่อนช่องถัดไป
By…Wasana Sa-ard 6 การตกแต่งตาราง 1. เลือกช่วงข้อมูลในตำรำง 2. จะปรำกฏแถบฟังชันก์ใหม่ขึ้นมำ ชื่อ เครื่องมือตำรำง / Table Tools 3. กำรตกแต่งตำรำงให้คลิกเลือก Ribbon ออกแบบ / Design 4. กำรปรับโครงสร้ำงตำรำงให้คลิกเลือก Ribbon เค้ำโครง / Layout จะปรำกฏปุ่มทูลบำร์ต่ำง ๆ ให้ เลือกใช้งำนได้ทันที 6.4 การแทรกและปรับแต่งกล่องข้อความ (Text Box) 1. คลิกที่แท็บแทรก Insert 2. คลิกเลือกค ำสั่งกล่องข้อควำม Text Box ในแท็บแทรก Insert กลุ่ม ข้อควำม 3. คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องกำรจำกหน้ำรำยกำร 4. คลิกเลือกค ำสั่งวำดกล่องข้อควำม Draw Text Box เพื่อวำดขนำดได้เอง 5. พิมพ์ข้อควำมตำมต้องกำรลงไป แล้วคลิกไปยังต ำแหน่งที่ว่ำงอื่นๆ เมื่อท ำกำรพิมพ์ข้อควำมเสร็จเรียบร้อย แล้ว ทั้งสำมำรถเคลื่อนย้ำยต ำแหน่งได้ตำมต้องกำร 6.5 การก าหนดหัวและท้ายกระดาษ (Header and Footer) มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกแท็บ Ribbon แทรก ( Insert ) จะปรำกฏแถบค ำสั่งหัวข้อ หัวกระดำษ และ ท้ำยกระดำษ 2. เลือกต ำแหน่งของงำนเอกสำรที่จะใส่ข้อควำมหรือรูปภำพ จะปรำกฏฟังชันก์ใหม่ขึ้นมำชื่อว่ำ เครื่องมือ หัวกระดำษและท้ำยกระดำษ เลือก Ribbon ออกแบบ ภำยในจะมีชุดค ำสั่งต่ำง ๆ มำกมำย เช่น หัวกระดำษและท้ำย กระดำษ, แทรก, กำรน ำทำง, ตัวเลือก, ต ำแหน่ง, ปิด เมื่อก ำหนดค่ำต่ำง ๆ เสร็จแล้วให้เลือกค ำสั่ง ปิด เพื่อออกจำก ส่วน หัว หรือท้ำยกระดำษ 3. หำกต้องกำรก ำหนดระยะห่ำงระหว่ำงข้อควำมหัวกระดำษ - ท้ำยกระดำษจำกขอบกระดำษ ให้เลือกที่ Ribbon เค้ำโครงหน้ำกระดำษ จำกนั้นเลือกค ำสั่ง ระยะขอบ คลิกเลือก ลูกศร ลงเลือกตัวเลือก ในระยะขอบกระดำษ กรณี ถ้ำไม่มีระยะขอบกระดำษที่ต้องกำรให้เลือกค ำสั่ง ระยะขอบแบบก ำหนดเอง จะปรำกฏหน้ำต่ำง กำรตั้งค่ำหน้ำกระดำษขึ้นมำ เลือกระยะขอบกระดำษที่ต้องกำร คือ บน, ล่ำง, ซ้ำย และขวำ จำกนั้นคลิกปุ่ม ตกลง 7. การสร้างเอกสารงานพิมพ์แบบคอลัมน์ กำรสร้ำงเอกสำรในลักษณะแบบคอลัมน์ จะเป็นกำรแบ่งข้อมูลในเอกสำรออกเป็นหลำยๆ คอลัมน์ตัวอย่ำง เอกสำรที่สร้ำงเป็นคอลัมน์ เช่น หนังสือพิมพ์ นิตยสำร หรือแผ่นพับ/โบรชัวร์ มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องกำรจัดรูปแบบ หรือถ้ำยังไม่มีข้อมูล ให้คลิกเป็น cursor ต ำแหน่งที่ต้องกำร จัดรูปแบบ 2. ที่Ribbon เค้ำโครงหน้ำกระดำษ จำกนั้นเลือกค ำสั่งคอลัมน์คลิกลูกศรลงของปุ่มทูลบำร์เลือกจ ำนวน คอลัมน์ที่ต้องกำร
By…Wasana Sa-ard 7 3. ก ำหนดรำยละเอียดเพิ่มเติม คลิกเลือกค ำสั่งคอลัมน์เพิ่มเติม.../More Columns 8. การคัดลอก หรือท าซ้ ารูปแบบ เป็นกำรก ำหนดรูปแบบกำรสร้ำงเอกสำร หรือ ข้อมูลในลักษณะที่เหมือนกับต้นฉบับ โดยให้เลือกใช้ ปุ่มทูลบำร์บนแถบเมนูหน้ำแรก / คลิปบอร์ด / ตัว คัดวำงรูปแบบ 9. การใส่หมายเลขล าดับ และสัญลักษณ์หน้าหัวข้ออัตโนมัติ เป็นกำรก ำหนดรูปแบบกำรสร้ำงเอกสำร หรือในลักษณะกำรก ำหนดตัวเลข หรือสัญลักษณ์ก ำกับหัวข้อ หรือ ประเด็นต่ำงๆ โดยให้เลือกใช้ปุ่มทูลบำร์บนแถบเมนูหน้ำแรก / ย่อหน้ำ และ/หรือ ปุ่มทูลบำร์บนแถบเมนูแทรก / สัญลักษณ์ 10. การออกแบบลายน้ า/สีหน้ากระดาษ เป็นกำรก ำหนดรูปแบบกำรสร้ำงเอกสำร ในลักษณะกำรเพิ่มรำยละเอียดให้เอกสำรมีควำมโดดเด่นและเพิ่มสีสัน ของเอกสำรในกรณีกำรน ำเสนอผ่ำนหน้ำเอกสำร โดยให้เลือกใช้ปุ่มทูลบำร์บนแถบเมนูออกแบบ / พื้นหลังของหน้ำ 11. การออกแบบหน้าปก เป็นกำรก ำหนดรูปแบบกำรสร้ำงหน้ำปกเอกสำรอัตโนมัติจำก รูปแบบส ำเร็จรูปในโปรแกรมก ำหนดไว้ ให้เอกสำรมีควำมโดดเด่นและ เพิ่มสีสัน โดยให้เลือกใช้ปุ่มทูลบำร์บนแถบเมนูแทรก / หน้ำแรก 12. การแทรก หรือ ออกแบบแผนภูมิ
By…Wasana Sa-ard 8 เป็นกำรก ำหนดรูปแบบ และกำรสร้ำงเอกสำรที่น ำเสนอ แผนภูมิ ในกำรน ำเสนอเอกสำรมีควำมน่ำสนใจมำกยิ่งขึ้น ซึ่ง กำรท ำงำนฟังก์ชั่นนี้จะท ำกำรเชื่อมโยงโปรแกรมร่วมกับ โปรแกรมไมโครซอฟท์เอ็กเซล โดยให้เลือกใช้ปุ่มทูลบำร์บน แถบเมนูแทรก / ภำพประกอบ / แผนภูมิ
By…Wasana Sa-ard 9 การสร้างและจัดการเอกสาร ด้วย Microsoft Word