test

HALAMAN JUDU L

LAPORAN PRAKTEK LATIHAN PROFESI (PLP) I
Disusun sebagai Laporan Akhir Kegiatan PLP/Magang I

Di Smk Karsa Mulya
Kota Palangkaraya Provinsi Kalimantan Tengah

Periode : 2 – 31 Oktober 2020

Disusun Oleh
Desi Agustriyani
NIM. 1801160088

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKARAYA
FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN
JURUSAN TARBIYAH

PROGRAM STUDY MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
TAHUN 2020

i

LEMBAR PENGESAHAN

ii

‫‪iii‬‬

‫‪KATA PENGANTAR‬‬

‫بسم ّل هلا ال هرحمن ال هرحيم‬

iv

Segala puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT. Dan atas segala limpahan
Rahmat, Taufik, dan Hidayahnya kepada kita semua. Yang dimana pada akhirnya dapat
menyelesaikan laporan PLP/Magang I ini dengan baik.

Pada kesempatan kali ini izinkan penulis untuk menyampaikan rasa terimakasih. Kepada
Bapak/Ibu selaku :

1. Dosen Pembimbing Praktek Lapangan Profesi/PLP I :
a. Bapak : Dr. Jasmani Asf, M.Ag

2. Pembimbing Lapangan/Guru Pamong
a. Ibu : Diadema Pratiwi, S.E

3. Kepala Sekolah SMK Karsa Mulya Palangkaraya :
a. Bapak : Marsiyo, S.T

Laporan ini disusun berdasarkan hasil observasi kami di SMK Karsa Mulya
Palangkaraya yang dimulai dari tanggal 2 oktober – 31 oktober 2020.

Serta semua pihak yang membantu penulis dalam penyelesaian laporan ini. Harapan
penulis dengan adanya laporan ini bisa menjadi sesuatu yang bermanfaat bagi kita semua,
khususnya para mahasiswa/mahasiswi “Tarbiyah dan Ilmu Keguruan” dan semua pihak
pada umumnya.
Terlepas dari kekurangan – kekurangan laporan ini, penulis berharap semoga laporan ini
bermanfaat bagi semua pembaca dan menjadikan amal sholeh bagi penyusun. Amin Ya
Robbal A’lamin.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb

Palangkaraya, Oktober 2020

Desi Agustriyani
NIM.1801160088

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..................................................................................................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................................................... ii
KATA PENGANTAR.................................................................................................................................. iii
DAFTAR ISI............................................................................................................................................... v
BAB I Pendahuluan.................................................................................................................................. 1

A. LATAR BELAKANG........................................................................................................................ 1
B. RUMUSAN MASALAH.................................................................................................................. 2
C. TUJUAN ....................................................................................................................................... 2
D. HASIL YANG DIHARAPKAN .......................................................................................................... 2
BAB II Kondisi Nyata Sekolah Smk Karsa Mulya...................................................................................... 3
A. GEOGRAFIS UMUM SEKOLAH ..................................................................................................... 3
B. SEJARAH SEKOLAH ...................................................................................................................... 3
C. TUJUAN, VISI DAN MISI SEKOLAH ............................................................................................... 4
D. YAYASAN SEKOLAH ..................................................................................................................... 5
E. KEPALA SEKOLAH ........................................................................................................................ 5
F. STRUKTUR ORGANISASI SEKOLAH .............................................................................................. 6
G. PENDIDIK DAN MATA DIKLAT ..................................................................................................... 7
H. SARANA FASILITAS YANG DIMILIKI............................................................................................10
I. DATA ROMBONGAN BELAJAR...................................................................................................11
BAB III Hasil dan Pembahasan...............................................................................................................12
A. MANAJEMEN ARSIP ..................................................................................................................12
B. PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP DENGAN MENGGUNAKAN KOMPUTER..............................15
C. HASIL KEGIATAN YANG DILAKUKAN SELAMA PLP I ..................................................................18
A. MANAJEMEN PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN...........................................................................18
B. MANAJEMEN KETATA USAHAAN ..............................................................................................18
C. MANAJEMEN PESERTA DIDIK....................................................................................................18
D. MANAJEMEN PERPUSTAKAAN..................................................................................................18
E. TEMUAN MASALAH DAN SOLUSI..............................................................................................19
BAB IV Penutup .....................................................................................................................................22
A. KESIMPULAN .............................................................................................................................22

v

vi

B. SARAN .......................................................................................................................................23
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................................24
LAMPIRAN ............................................................................................................................................. 25

BAB I
Penda hulua n

A. LATAR BELAKANG

Mahasiswa Fakultas Ilmu Keguruan sebagai calon guru merupakan calon pendidik yang
nantinya berperan penting dalam mencerdaskan anak bangsa dalam mewujudkan tujuan
pendidikan nasional.

Kegiatan Program Latihan Profesi (PLP) I telah dilaksanakan selama 26 hari yang di
tempatkan di SMK Karsa Mulya, terdiri dari 4 orang mahasiswa program studi Manajemen
Pendidikan Islam (MPI) IAIN Palangka Raya.

Saya sebagai penulis sangat bersyukur memiliki kesempatan untuk melakukan PLP di
SMK Karsa Mulya palangkaraya tersebut. Sehingga, penulis dapat memperoleh banyak
wawasan baru, mengetahui lebih luas saat terjun dalam kegiatan PLP I/Magang I di dunia
kerja pendidikan sekolah. Sehingga mahasiswa menjadi semakin termotivasi dan yakin akan
pekerjaan yang sesuai dengan kompetensi yang dimiliki.

Pelaksanaan PLP I yang penulis lakukan di SMK Karsa Mulya ini lebih berfokus kepada
Manajemen Arsip/Ketata Usahaan di sekolah Smk Karsa Mulya. Tata usaha sekolah
merupakan ujung tombak pelayanan jasa pendidikan suatu lembaga formal ataupun
nonformal, karena sebagai badan administrasi sekolah langsung menangani pelayanan di
dalam internal maupun eksteral sekolah.

Salah satu Tugas dari tata usaha/ administrasi pendidikan menurut buku panduan kerja
tenaga administrasi/madrasah adalah tata usaha atau administrasi bertugas dalam pelaksanaan
urusan administrasi surat dan pengarsipan.

Kegiatan menyimpan arsip sering disebut kearsipan atau filling. Secara lengkap

pengertian kearsipan adalah suatu kegiatan menempatkan dokumen-dokumen penting dalam

tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu. Sehingga setiap diperlukan dapat
menemukan kembali dengan mudah dan cepat.1

1 Kemendikbud, Panduan Kerja Tenaga Administrasi sekolah/Madrasah.Jakarta: direktorat Pembina tenaga
pendidikan dasar dan menengah direktorat jendral guru dan tenaga pendidikan kementrian pendidikan dan
kebudayaan, 2017. Hal. 16

1

2

B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan dapat di rumuskan sebagai berikut:

1. Bagaimana Teori tentang kearsipan di sekolah?
2. Apa saja kegiatan selama PLP 1 di SMK Karsa Mulya Palangka Raya?
3. Bagaimana hasil temuan masalah di SMK Karsa Mulya Palangka Raya?

C. TUJUAN
1. Mengetahui teori tentang kearsipan di sekolah.
2. Mengetahui hasil kegiatan PLP 1 di SMK Karsa Mulya Palangka Raya.

3. Mengetahui hasil temuan masalah di SMK Karsa Mulya
D. HASIL YANG DIHARAPKAN

1. Menambah pengetahuan dan wawasan terkhusus tentang teori kearsipan.
2. Dapat menambah wawasan ilmu pengetahuan sehingga dapat dijadikan modal utama

dalam melaksanakan tugas sebagai calon tenaga pendidik yang profesional pada
lembaga pendidikan Sekolah ataupun madrasah.
3. memberikan pengalaman bagi mahasiswa dengan kompetensi yang di miliki dengan
terjun langsung di lembaga pendidikan.

BAB II Kondisi Nyata Se ko la h Smk Karsa Mulya

A. GEOGRAFIS UMUM SEKOLAH

Nama Sekolah : SMK KARSA MULYA Palangka Raya

Alamat : Jalan George Obos, KM 4,5 No 130

Kelurahan : Jekan Raya

Kecamatan : Menteng

Kota : Palangka Raya

Provensi : Kalimantan Tengah

No Telepon : 0536-4213-601

E-Mail : [email protected]

Website : http//:smkkarsamuya.sch.id.

Tahun Berdiri : 2001

SK Penempatan Kota : SK Dinas Pendidikan Nasional Provensi Kalimantan Tengah

Nomor : 18/KPTS.10/mn/2001

No Statistik : 75216001001

No. NPSN : 30203493

Akreditasi :A

B. SEJARAH SEKOLAH
Yayasan Karsa Mulya Palangka Raya merupakan gagasan luar biasa Ibu Hj. Soedati

Warsito Rasman (istri H. Warsito Rasman, M.A / Gubernur Kalimantan Tengah tahun 1993
– 2000) dengan unit kegiatan Pelatihan bagi Pemuda Pemudi (khususnya yang putus sekolah)
yang berkeinginan untuk maju dan berkarir dan mandiri. Peserta pelatihan dimaksud dibekali
dengan berbagai ketrampilan teoritis maupun praktis kejuruan sesuai program dengan
fasilitas asrama, makan dan transport. Program yang disajikan Yayasan Karsa Mulya pada
saat itu antara lain ketrampilan : Otomotif, Wirausaha, Komputer, Batik, Perikanan dan
Peternakan, Pembuatan Batako, Las, Menjahit, Kecantikan, Jasa Boga.

Harapannya adalah setelah peserta diklat selesai mengikuti program dimaksud dan
dinyatakan lulus, langsung bisa terjun di masyarakat dengan berwirausaha atau bekerja
sesuai dengan bidang pelatihan yang diikutinya. Program ini terealisasi pada tahun 1996
sampai dengan tahun 2000 yang terbagi menjadi 10 angkatan pelatihan. Sesuai dengan
perkembangannya, demi peningkatan pelayanan Yayasan yang lebih baik dan formal maka

3

4

pada Tanggal 11 Agustus 2000 atas prakarsa Ibu Soedati Warsito Rasman dan diamanatkan
kepada Tim Pendiri SMK Karsa Mulya yang terdiri dari :

1. Ny. Netty F. Dirun, BA (Penanggung Jawab)

2. Suprapto Wahyunianto, S.Pd ( Koordinator )

3. Marsiyo ( Sekretariat)

4. Yakup Prio Sudarmono ( Anggota Sekretariat )

Bertempat di Gedung Wanita Jl. Diponegoro Palangka Raya , disepakati bahwa unit
kegiatan Yayasan Karsa Mulya dikembangkan dengan membuka unit kegiatan SMK
Otomotif dengan nama “SMK Karsa Mulya“, hal ini dikarenakan pada saat itu potensi sarana
dan prasarana serta sumber daya manusia relatif lebih siap dan memenuhi standar pendirian
sebuah SMK Otomotif. Setelah seluruh prosedur pendirian sekolah dilengkapi , maka
tertanggal 14 Pebruari 2001 Ijin Operaional SMK Karsa Mulya terbit dengan SK Kepala
Kanwil Depdiknas Prop. Kalimantan Tengah Nomor: 18/KPTS.10/MN/2001 tanggal 14
Pebruari 2001.
C. TUJUAN, VISI DAN MISI SEKOLAH

TUJUAN :SMK Karsa Mulya adalah mewujudkan Visi dan Misi sekolah serta visi dan misi
Program Keahlian yang pada akhirnya luusan dapat bersaing di dunia kerja dan terpenting
tahan banting untuk menghadapi situasi dunia yang selalu berubah-ubah.

VISI : Menjadi SMK Yang Mandiri, Profesional, Mampu Bersaing Dalam Ilmu Pengetahuan
dan Teknologi, berperan aktif meningkatkan sumber daya manusia yang Kreatif.

MISI : Menyiapkan Sumber Daya Manusia (SDM) Yang Kreatif, Inovatif, Menguasai
Ketrampilan, Ahli dan Dapat Bersaing Di Pasar Kerja dengan prinsip menerapkan sekolah
yang berbudaya lingkungan hidup dengan mengedepankan pembiasan diri, karakter dan
entrepreneur.

5

D. YAYASAN SEKOLAH
Yayasan Karsa Mulya Palangka Raya berdiri dengan Akta Notaris No. 181 Tahun 1996

dan disahkan oleh Kementerian Hukum dan Hak Azasi Manusia Republik Indonesia Nomor
C-1444 HT.01.02.TH 2007. Kepengurusan sampai dengan tahun 2017 terdiri dari :

1. Pembina :Ir. Hj. Rasmi Widyani, M.A.

H. Marhendra Aristanto, SH,M.BA

Hj. Rasmi Widyarani, S.S

2. Pengurus : Drs. H. Erwin Soekmawan, MM

Ir. Hj. Chandraning Mayawati

Hj. Rasmi Widyanarsi, SE

3. Pengawas : Ir. H. Herry Andriyanto

Hanityo Muktiarso, SH, MA

4. Png. Jwb. Pendidikan Formal / Pelaksana Kegiatan : Dr. Suprapto Wahyunianto,
S.Pd.,M.Si

Komitmen Yayasan Karsa Mulya , senantiasa berperan aktif meningkatkan kualitas
pelayanan dengan mengembangkan seluruh potensi kegiatan dengan menjunjung tinggi nilai
– nilai budaya dan karakter positif yang direalisasikan pada setiap unit kegiatan.

E. KEPALA SEKOLAH
Sejak SMK Karsa Mulya berdiri berdasarkan ijin operasional yang diterbitkan oleh

Kepala Kanwil Depdiknas Prop. Kalimentan Tengah Nomor 18/KPTS.10/MN/2001 tanggal
14 Pebruari 2001 , dari rentangan waktu ke waktu, Kepala SMK Karsa Mulya adalah sebagai
berikut:

1. Tahun 2001 (Pebruari- Agustus) : H. Riban Satia, S.Sos

2. Tahun 2001 – September 2016 : Dr. Suprapto Wahyunianto, S.Pd., M.Si

3. Tahun 2016 – sekarang : Marsiyo, ST

6

F. STRUKTUR ORGANISASI SEKOLAH
URAIAN STRUKTUR ORGANISASI

SMK KARSA MULYA PALANGKA RAYA

Pada Struktural Utama dapat diuraikan sebagai berikut :

PENGURUS YAYASAN, berwenang untuk kebijakan yang diamanatkan dalam
AD/ART/Putusan/Ketetapan Yayasan.

PENANGGUNG JAWAB PENDIDIKAN FORMAL, berwenang untuk kebijakan
yang diamanatkan dalam AD/ART/Putusan/Ketetapan Yayasan.

KEPALA SEKOLAH, melaksanakan dan menjalankan kebijakan Sekolah
berdasarkan ketentuan yang mengikatnya, dan bertanggung jawab kepada Yayasan maupun
Kedinasan lainnya yang ditentukan.

WAKIL KEPALA SEKOLAH, bersama-sama dengan Kepala Sekolah
melaksanakan tugas sesuai dengan kewenanganya dan bertanggung jawab kepada Kepala
Sekolah. Terdiri dari : Waka Kesiswaan, Kurikulum, Humas, Sarana Prasarana

KETUA KOMPETENSI KEAHLIAN, bersama – sama Guru sesuai dengan
kompetensinya, menyelenggarakan proses diklat agar berjalan dengan baik,
bertanggungjawab kepada Kepala Sekolah dengan berkoordinasi dengan Wakil Kepala
Sekolah; bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah. Terdiri dari Kompetensi : teknik
kendaraan ringan, teknik sepeda motor, multimedia, bisnis dan tata niaga

KEPALA LABORATORIUM / BENGKEL, bersama – sama Guru produktif atau
pratikan menyiapkan dan mendukung seluruh proses diklat yang menjadi kewajibanya
dengan selalu berkoordinasi dengan Ketua Kompetensi Keahlian masing
masing; bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah. Terdiri dari : Laboratorium kkpi,
multimedia, bengkel mobil, bengkel sepeda motor, bisnis center

WALI KELAS, bersama-sama Guru bekerja sama mendukung secara
administrasi dan manajemen agar manajemen kelas yang menjadi kewenanganya dapat
berlangsung dengan tertib, aman, nyaman dan kondusif; bertanggung jawab kepada Kepala
Sekolah

Pada Struktur Staff dapat diuraikan sebagai berikut :

SEKRETARIS, melaksanakan kegiatan bersama staff sekretariat dalam pengelolaan
administrasi sekolah untuk mendukung kelancaran administrasi organisasi / sekolah

BP/BK, bersama- sama dengan Wakil Kepala Sekolah/Guru/ melaksanakan program
bimbingan siswa, yang dipertanggungjawabkan kepada Kepala Sekolah.

7

G. PENDIDIK DAN MATA DIKLAT

No Nama/NIP Pangkat/Gol. Jabatan Kualifikasi Mapel yang Status
Ruang Pendidikan diajarkan/Tugas (PNS/GT

PTT T/GTY)

I GURU PNS

1 Suprapto Wahyunianto, S.Pd, M.Si Pembina TK I/IVB Guru S1. Pen. Ekonomi Pemasaran PNS

19660616 198903 1 019

2 Mariani, S.P.d.I., M.Pd.I. Penata/ IIIC Guru S2 Magister PAI PAI PNS

19770518 201001 2 004

3 Susi, S.Pd. Penata TK I/ IIID Guru S1. Pen Kimia Kimia PNS

19790515 200604 2 013

4 Yusyanna Br Tarigan, S.Pd Pembina/ IV A Guru S1. Pen. Matematika PNS
Matematika

19790222 200502 2 004

5 Dermawati Situmorang, S.Pd Pembina/ IV A Guru S1. Pen. Matematika PNS
Matematika

19791224 200501 2 012

6 Murae, S.Pd, M.Pd Penata TK I/ IIID Guru S2 Manajemen Sejarah Indonesia PNS
Pendidikan

19741223 200701 2 015

7 Netty Siagian, S.S Penata TK I/ IIID Guru S1 Bahasa dan Bahasa Inggris PNS
Sastra

19710903 200604 2 016

8 Nurul Hidayah, S.AG., M.Pd.I. Penata/ IIIC Guru S2 Magister PAI PAI PNS

19760526 201001 2 004

9 Eva Damayanti, S.Pd Penata/ IIIC Guru S1. Pen Kimia Kimia PNS

19850317 200903 2 013

10 Ince Araini, S.Pd.K Penata Muda TK Guru S1 Pen. PAK PAK PNS
I/IIIB

19820607 201101 2 008

8

11 Erna Susilawati, S.Pd.I Penata Muda TK Guru S1 Bahasa Bahasa Inggris PNS
198210212 200903 2 001 I/IIIB

II GURU GTT/GTY Guru S1 Teknik Sipil Produktif GTY
12 Marsiyo, S.T
13 Yana, S.Pd - Guru S1 Pen. Akuntansi Produk Kreatif dan GTT
14 Yakub Priyo Sudarmono, S.Pd Kewirausahaan Provinsi
15 Rojali, S.ST
16 Subekti Pujiyanti, S.T - Guru S1 PJOK Penjaskes GTT
17 Widya Narmi, S.Pd Provinsi
18 Sriana, S.Pd
- Guru S1 Elektronika Simulasi dan GTT
19 Falentino, S.Pd
komunikasi Digital Provinsi
20 Rori Katha, S.Pd
- Guru S1 Teknik Gambar Teknik GTT
21 Ahmad Maulani, S.Pd
22 Mery Indra Wijaya, S.Kom Otomotif Provinsi
23 M. Indra Prasetya, S.Kom
24 Ahmad Septian, S.Kom - Guru S1. Pen. Matematika GTT
25 Eko Prasetyo, S.Pd Matematika
26 Susantie, S.Pd
27 Drs, Muchlisin - Guru S1 Pendidikan Penjaskes GTT
Olahraga Provinsi

- Guru S1 Pen.Teknik Pemeliharaan GTT
Mesin Kelistrikan Provinsi
Kendaraan Ringan

- Guru S1 Pen.Teknik Pemeliharaan GTT
Mesin Mesin Sepeda Provinsi
Motor

- Guru S1 Pen. Kimia Kimia GTT
Provinsi

_ Guru S1 Komputer Dasar Desain GTT
Grafis

- Guru S1 Komputer Teknik Animasi 2D GTT

dan 3D Provinsi

- Guru S1 Komputer Komputer Dan GTT
jaringan Dasar

- Guru S1 Pen. Fisika Fisika GTT

- Guru S1 Pendidikan Agama Hindu GTT

- Guru S1 Adm. Adm. Umum, GTT
Pendidikan marketing

9

28 Yani, S.Pd - Guru S1 BK Bimbingan GTT
29 Aperina Rayu, S.Ag - Konseling
30 Cahayu Anggreni, S.Pd -
Guru S1 Agama Agama Katolik GTT

Guru S1 Bahasa Bahasa Indonesia GTT
Indonesia

31 Neny Suheniwati, S.Pd.I - Guru S1 Pen. Bahasa Bahasa Inggris GTT
Inggris

32 Fista Durin G, S.Pd - Guru S1. Pen. Matematika GTT
Matematika

33 Mamang Rahanto, S.Pd - Guru S1 Olahraga Penjaskes GTT

34 M. Julistia Dinata, S.Pd - Guru S1 Pen. Teknik Pemeliharaan GTT
Mesin Sasis

35 Mai Sumarni, S.Th - Guru S1 Pen. Teologia Agama Kristen GTT

36 Sri Rama, S.Pd - Guru S1 Bahasa Bahasa Indonesia GTT
Indonesia

37 Hana Pertiwi, S.Pd - Guru S1 PKN PKN GTT

38 Maimun, S.Pd - Guru S1 Bahasa Bahasa Indonesia GTT
Indonesia

III GURU PNS MENAMBAH JAM

39 Pujono, S.Pd, MM - Guru S2 Magister Kewirausahaan PNS/GT
Manajemen T

40 Dra. Hj. Fakhriyah - Guru S1 PKN PKN PNS/GT
T

41 Wardaleli, S.Pd - Guru S1 BK Bimbingan PNS/GT
Konseling T

42 Meriarini, S.Th - Guru S1 Pen. Teologia Agama Kristen PNS/GT
T

43 Dra. Jelitawati - Guru S1 PKN PKN PNS/GT
T

44 Murnise, S.PAK - Guru S1 Pen. Agama Agama Kristen PNS/GT
Kristen T

45 Novelita Sitinjak, S.Pd - Guru S1 Bahasa Bahasa Indonesia PNS/GT
IV TENAGA PTT/PTY Indonesia T

10

46 Diadema Pratiwi, S.E - PTY S1 Ekonomi Kepala Tenaga PTY
47 Manto - Manajemen Administrasi PTT
48 Romario - Sekolah PTT
PTT SMP
Tenaga
Instruktur - Administrasi
Sekolah

Teknologi Dasar
Otomotif

H. SARANA FASILITAS YANG DIMILIKI

Sarana dan Prasarana
SMK KARSA MULYA

PALANGKA RAYA

No. Sarpras
1. Kantor Utama:

a. Ruang Kepsek
b. Ruang ICT
c. Ruang Guru
d. Ruang Perpustakaan dan BP/BK
e. Ruang Toko
2. Mushola dan ada mesjid yang baru dibangun
3. Ruang Yayasan
4. Ruang Jaga
7. Wifi
5. Ruang Komputer :
a. Lab. 1
b. Lab. 2
6. Ruang Praktik Otomotif : Bengkel Sepeda Motor dan Mobil
7. Gudang dan Ruang Pengelolaan Sampah
8. Kantin
9. Ruang Kelas : 18
10. Ruang Aula
11. Lapangan Olahraga :
a. Basket
b. Volly

12. Perpustakaan

11

I. DATA ROMBONGAN BELAJAR

Rombel Kelas X XI XII
URAIAN LP LP LP
JUMLAH 193 31 208 46 166 61
TOTAL
224 254 227
KESELURUHAN 705

BAB III
Hasil da n Pemba hasa n

A. MANAJEMEN ARSIP

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagian bagan yang
memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa
yang masih berguna dan diperlukan sewaktu-waktu di masa mendatang. Arsip sering juga
disebut dokumen-dokumen penting. Contoh arsip misalnya surat-surat, kuitansi, faktur,
pembukuan, daftar gaji dan lain sebagainya.

Berdasarkan cara pengelolaan arsip dikelompokkan menjadi 2 yaitu arsip manual dan
arsip elektronik. Arsip manual dewasa ini tidak terlalu populer atau diminati. Karena selain
rumit banyak organisasi yang mengimplementasikan program paperless office dan arsip
elektronik. Arsip elektronik lebih banyak memberikan kemudahan, pengelolaan jauh lebih
baik, lebih cepat, lebih hemat, dan lebih akurat. Selain itu juga menjadikan Image lebih
positif bagi organisasi. Tetapi seperti apapun model pengarsipan elektronik masih juga
diperlukan pengarsipan manual untuk hal-hal tertentu. Biasanya sebuah organisasi atau
lembaga besar akan melakukan kombinasi untuk keduanya.

Kegiatan menyimpan arsip sering disebut kearsipan atau filling. Secara lengkap
pengertian kearsipan adalah suatu kegiatan menempatkan dokumen-dokumen penting dalam
tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu. Sehingga setiap diperlukan dapat
menemukan kembali dengan mudah dan cepat. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat
penting di dalam suatu lembaga. Dengan pengelolaan sistem arsip yang benar dan efektif
akan sangat membantu mendukung efesiensi kerja dalam perusahaan. Adapun tujuan
pengarsipan adalah:

a. Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip dibutuhkan;

b. Sebagai sumber daya yang berarti arsip merupakan sumber informasi yang sangat
dperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan;
c. Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan sejarah
atau dinamika organisasi di masa lalu.
Adapun menurut keperluannya arsip dibedakan menjadi 3 macam yaitu:

a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dalam proses penyelesaian;

b. Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan, karena sudah selesai diproses;
c. Arsip pribadi, yaitu arsip yang penting dan berlaku selamanya.

Dalam pengorganisasian arsip dalam kantor dibedakan menjadi beberapa, yaitu
pertama, Sentralisasi, yaitu kegiatan pengarsipan setiap unit di dalam perusahaan dilakukan
secara terpusat di satu bagian; kedua, Desentralisasi, yaitu kegiatan pengarsipan dilakukan
dimasing-masing bagian; dan ketiga Kombinasi, yaitu gabungan dari sentralisasi dan
desentralisasi. Syarat utama untuk kearsipan adalah tempat yang mencukupi kebutuhan,
mudah operasinya, hemat energy, hemat tempat dan tahan lama. Adapun perlengakapan arsip

12

13

meliputi box file, odner, ring binder, stop map, punch paper, stapler, paper clip, document
keeper, snelhecter, dan lain-lain.

Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian,
pelatihan, pengembangan dan aktifitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan
penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai
dokumentasi yang baik dan sesuai kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan)
yang rill, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efesien. (Badri,
M.Sukoco, 2007)

Fungsi Arsip

Menurut Amsya fungsi arsip terbagi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip stastis. Arsip
dinamis adalah arsip yang masih dipergunkan secara langsung dalam penyusunan
perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau penyelenggaraan pelayanan
ketatausahaan, sedangkan arsip stastis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perencanaan maupun pelayanan ketatausahaan sehari-hari. (Badri, M.Sukoco,
2007)

Dalam mengelola arsip di SMK Karsa Mulya menggunakan cara memasukkan berkas
kedalam file. Hal yang pertama dilakukan adalah mendokumentasikan berkas dalam bentuk
foto setelah itu men-scan menggunakan aplikasi dan kemudian diinput pada komputer. Maka
dengan adanya kearsipan tersebut dapat mempermudahkan guru dan staff dalam penggunaan
berkas yang telah diarsipkan.

Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur pencatatan, pengendalian, dan prosedur
penyimpanan. Prosedur pencatatan dan pengendalian surat masuk atau keluar bisa dilakukan
dengan menggunakan buku agenda, lembar disposisi, dan kartu kendali. Buku agenda adalah
alat untuk mencatat surat masuk atau keluar, ada 3 format buku agenda yang pada umumnya
digunakan, yaitu buku agenda tunggal, buku agenda berpasangan, buku agenda kembar.
Lembar disposisi digunakan untuk pengendalian surat. Dan kartu kendali, surat digolongkan
menjadi 3, yaitu rahasia, biasa, dan penting. Setelah melalui prosedur pencatatan dan
pengendalian selanjutnya surat atau dokumen masuk pada tahap berikutnya, yaitu
penyimpanan. Langkah-langkah penyimpanan antara lain: membuat indeks, dokumen diberi
kode, menyortir, dan menyimpan atau menempatkan di almari arsip dan diberi label.

Sistem penempatan di dalam almari arsip dilakukan dengan beberapa cara antara lain:
Pertama Sistem abjad, penggolongan dokumen disusun menurut huruf pertama nama orang
atau nama perusahaan; Kedua Sistem nomor, penggolongan dokumen berdasarkan nomor
atau kode; Ketiga Sistem geografis, sistem penyimpanan dokumen menurut nama tempat dan
wilayah; Keempat Sistem subyek, penyimpanan dokumen digolongkan menurut
subyek/perihal/masalah dari dokumen; dan Kelima Sistem kronologis, penyimpanan
dokumen digolongkan menurut urutan waktu.

14

Metode pemusnahan arsip ada beberapa antara lain:

a. Perajangan, dokumen yang akan dimusnahkan dirajang atau dicacah dengan
menggunakan mesin perajang kertas;

b. Pembakaran, cara ini jarang digunakan karena asapnya yang menyebabkan pencemaran
udara selain itu juga apabila ada kertas yang tidak terbakar maka dokumen rahasia masih
bisa terbaca;

c. Pemusnahan kimiawi, menggunakan bahan kimia untuk melenyapkan atau melunakkan
kertas;

d. Pembubuhan, dokumen yang akan dimusnahkan dimasukkan ke dalam suatu tempat lalu
diisi air dan dihancurkan sampai seperti bubur.

Dalam melaksanakan kegiatan administrasi perkantoran, dokumen yang perlu diarsip
semakin hari semakin bertambah banyak, sehingga menimbulkan permasalahan. Adapun
beberapa masalah yang timbul karena meningkatnya volume dan jumlah arsip adalah:

a. Pengelolaan arsip menjadi kurang praktis

Banyaknya jenis dokumen serta meningkatnya volume menjadikan pengelolaan arsip secara
manual menjadi tidak praktis lagi.

b. Membutuhkan tempat yang lebih luas

Ruang sering kali menajadi masalah bagi lembaga yang kapasitas ruangnya terbatas.
Sehingga penumpukkan dokumen menjadi masalah yang harus diatasi.

c. Menjadi sulit untuk menemukan kembali

Meskipun pengarsipan manual sangat membantu dalam pengelolaan dokumen, namun jika
dalam jumlah yang besar cukup merepotkan.

d. Resiko rusak karena tempat tidak memadai lagi
Karena kurangnya tempat untuk menyimpan arsip, maka penyimpanan cenderung

menumpuk-numpuk sehingga sangat riskan menimbulkan kerusakan atau mungkin
hilang.

Untuk menyelesaikan permasalahan di atas, maka solusinya adalah pengarsipan secara
elektronis. Selain itu banyak manfaat dari pengelolaan arsip secara elektronik, antara
lain:

a. Lebih mudah sistem penyimpanannya

Dengan menggunakan sistem komputerisasi akan memudahkan dalam penyimpanan dan
pengorganisasian file.

b. Lebih cepat dan lebih mudah untuk ditemukan

Dengan indeks elektronik akan membuat lebih cepat dan lebih mudah untuk menemukan
arsip.

c. Lebih aman dan lebih praktis

15

Arsip elektronik lebih aman dan praktis, sehingga menghemat waktu dalam menemukan
kembali.

d. Menghemat tempat
Perlengkapan arsip elektronik hanyalah komputer dan disk sehingga tidak memerlukan

tempat yang besar.

e. Lebih mudah dalam berbagi arsip
Sistem online akan memudahkan berbagi arsip dengan bagian lain untuk lokasi yang jauh

sekalipun.

f. Lebih mudah untuk penanganan data yang rusak
Sistem pengelolaan arsip elektronik memudahkan untuk recovery dokumen atau file.2

B. PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP DENGAN MENGGUNAKAN KOMPUTER

Penyimpanan arsip merupakan salah satu kegiatan kearsipan yang merupakan
bagian dari sistem pengelolaan arsip. Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang
digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan
dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat
tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Jadi sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang
digunakan untuk mempermudah kerja penyimpanan warkat atau dokumen, serta lebih mudah
untuk ditemukan kembali bila dokumen tersebut diperlukan lagi.

Menurut Agus Sugiarto (2005:138), pada dasarnya terdapat tiga komponen yang
terdapat dalam sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan komputer, yaitu:

a. Kabinet virtual
Kabinet virtual ini merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata
yang digunakan pada sistem kearsipan konvensional. Bedanya hanya jika di dalam
kabinet nyata, kemampuan untuk menampung arsip terbatas, sedangkan pada kabinet maya
ini kemampuan menampung data tidak tebatas. Yang membatasi adalah kemampuan
fisik hard disk dalam menyimpan data digital.
b. Map virtual
Map virtual merupakan data base yang atribut-atributnya seperti map yang
sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti map konvensional
yang memiliki kemampuan terbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual ini memiliki
kemampuan yang tidak terbatas dalam menyimpan dokumen
c. Lembaran arsip

2 Dra. MC. Maryati, M.M., Manajemen Perkantoran Efektif, Yogyakarta: UPP STIM YKPN,
2014, Hal: 115-131

16

Lembaran arsip yang tersimpan di dalam map virtual bisa berbentuk file dokumen
atau gambar. File dokumen adalah file-file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel, Power
Point dan sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai
hasil scanner atau import bitmap dari media lain.3

Selain itu dalam pemasukan data yang akan diarsipkan ke dalam komputer ju
terdapat beberapa komponen lainnya, yaitu:

a. Media untuk memasukkan data
Menurut Amsyah,untuk memasukkan data yang akan diolah oleh komputer dapat
dipergunakan dua macam sistem, yaitu:4

1) Sistem kartu berlubang
Pada sistem kartu berlubang data arsip yang akan dikomputerkan diterapkan
dalam bentuk lubang-lubang di atas kartu punch (punched card) dengan mesin pelubang
(keypunch) yang cara kerjanya hampir sama dengan mesin ketik elektrik. Pekerjaan ini
merupakan pekerjaan manual. Sistem kartu berlubang merupakan media pemasukan data
yang lama digunakan, pada zaman sekarang masih sedikit dan mungkin sudah jarang
ditemui yang menggunakan sistem ini, karena perkembangan zaman modern yang sudah
memudahkan kita dalam memasukkan data kedalam compute
2) Pengolahan data elektronik
Pada sistem pengolahan data elektronik, komputer mengolah data ke dalam
bentuk impuls elektrik. Sistem ini sudah merupakan pekerjaan computer. Dalam bentuk
impuls elektrik maka data arsip dapat masuk ke dalam komputer.

b. Pencitraan
Menurut Sulistyo dan Basuki,untuk memasukkan data yang berupa arsip atau
dokumen ke dalam komputer dapat dilakukan dengan menggunakan sistem pencitraan
(imaging). Pencitraan mengacu pada teknologi yang menyimpan citra dokumen atau gambar
ke microfilm atau media komputer. Dalam penyimpanan data pencitraan ini merupakan data
yang disimpan pada suatu benda yang dapat dimasukkan ke dalam sistem komputer untuk
diolah. Adapun macam-macam pencitraan yaitu:5

1) Pencitraan microfilm
Mikrofilm adalah suatu proses fotografi dimana dokumen atau arsip direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan, transportasi, dan
penggunaan. Mikrofilm dapat dibaca langsung melalui suatu alat baca mikrofilm, apabila

3 Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. 1998 Hal: 71
4 bid, hal. 225
5 Basuki, Sulistyo.Manajemen Arsip Dinamis.Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. 2003. Hal. 195

17

mempunyai alat bantu cetak mikrofilm, maka arsip yang sama besarnya dengan aslinya dapat
dicetak. Cetakan mikrofilm tersebut adalah hard copy. Mikrofilm dapat memperkecil arsip
sampai kira-kira 2% dari ukuran aslinya. Demi keamanan arsip, mikrofilm sebagai duplikat
arsip dapat disimpan di tempat yang lebih aman. Selain penyimpanan dan pencarian dokumen
pada mikrofilm secara manual, ada juga yang otomatis, yaitu dengan menggunakan
kombinasi mikrofilm dan komputer. Alat tersebut adalah computer output microfilm (COM)

2) Sistem pencitraan digital
Menurut Sulistyo dan Basuki (2003:191), terdapat beberapa kegiatan di dalam
sistem pencitraan digital, yaitu:

a) Pencitraan digital
Pencitraan digital adalah kemampuan menerima, menyimpan, menemukan,
memaparkan, membagi, dan mengolah informasi yang belum diolah dalam bentuk digital
secara elektronik. Sistem pencitraan digital merupakan sistem computer yang didesain untuk
menangkap dokumen atau gambar sebagai citra, menyimpannya secara digital dan
menemukannya kembali, mendistribusi dan memaparkan, atau mencetak citra sesuai dengan
permintaan.
b) Penangkapan dokumen atau Pemindai (scanner)
merupakan alat untuk memasukkan informasi ke komputer tanpa mengetik ulang.
Caranya kertas atau film dimasukkan ke sebuah pemindai ketas atau mikrografik, kemudian
dari kertas atau mirografis didigitalkan.
c) Registrasi dan pengindeksan citra dokumen
registrasi disini adalah praktek memberikan pengenal khas bagi sebuah arsip
dinamis dalam system tata arsip dinamis. Pengindeksan adalah proses menyusun dan
menerapkan istilah atau kode pada arsip dinamis atau statis. Istilah indeks dapat dibuat dari
sebuah arsip dinamis oleh computer atau dibuat oleh pengindeks untuk meningkatkan
kecepatan dalam menemukan kembali.
d) Penyimpanan citra dokumen,
citra dapat disimpan pada optik. Pilihan media ditentukan berdasarkan jumlah
frekuensi rujukan yang ditunjukkan ke dokumen yang sudah dicitrakan. Dokumen yang
sering diakses dapat disimpan di hard disk. Untuk dokumen yang jarang diakses media
berupa pita magnetis, piringan optic, atau Compact Disk.Terdapat beberapa klasifikasi
piringan optic, diantaranya:
(1) WORM (Write Once Read) adalah sebuah alat simpan computer cakram
optic yang hanya dapat ditulis sekali saja tetapi dapat dibaca berkali-kali.
(2) Piringan terhapuskan (Erasable Disk) adalah sebuah cakram atau piringan
yang menyimpan, memindahkan, mengubah, dan menghapus data
(3) Compact Disk (CD) merupakan media optic untuk menyimpan citra.CD-ROM
digunakan untuk menyimpan dan menyebarkan suara, gambar dan pangkalan data tekstual
ASCII dan perangkat lunak.CD-R adalah sebuah CD-ROM yang dapat menerima tambahan

18

informasi baru namun informasi tidak dapat diubah.CD-RW adalah sebuah CD-ROM yang
dapat merekam informasi berulang-ulang.

C. HASIL KEGIATAN YANG DILAKUKAN SELAMA PLP I
Selama 26 hari melakukan PLP 1 di SMK Karsa Mulya Palangka Raya di kegiatan

yang dilakukan di antaranya:
A. MANAJEMEN PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN

Kegiatan yang berkenaan dengan Manajemen tenaga pendidik dan kependidikan ialah
membantu menyusun dan pengimputan data biodata validasi tenaga pendidik dan
kependidikan SMK Karsa Mulya Palangkaraya. Dan memperbaiki jika ada salah nama
didalam ijazahnya.
B. MANAJEMEN KETATA USAHAAN

Kegiatan yang berkenaan dengan Manajemen Ketata Usahaan adalah
a. Mengarsipkan surat masuk dan keluar,
b. Mendesposisikan surat masuk,
c. Membuat surat tugas,
d. Membuat struktur organisasi SMK karsa Mulya Palangkaraya yang mana

terdapat 3 struktur organisasi yaitu: struktur yayasan, struktur manajemen
sekolah, dan struktur jurusan.
e. Membuat daftar hadir guru
f. Membuat daftar hadir siswa
C. MANAJEMEN PESERTA DIDIK
Kegiatan yang berkenaan dengan manajemen peserta didik ialah
a. menginputan data siswa pindahan
b.penginputan data ijazah siswa

D. MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
Kegiatan berkenaan dengan manajemen perpustakaan ialah :

- Menyusun buku sesuai dengan jurusan nya
- Membuat kode buku
- Menempel kode buku sesuai dengan jurusan nya

Kegiatan-kegiatan diatas yang telah penulis lakukan selama 26 hari PLP I/Magang 1 di
SMK Karsa Mulya Palangka Raya akan dibuktikan dengan lampiran-lampiran yang berkaitan
dengan kegiatan tersebut. Selain kegiatan-kegiatan diatas penulis juga melakukan berbagai

19

kegiatan lainnya hanya saja beberapa kegiatan diatas adalah kegiatan yang paling sering
penulis lakukan dan yang lebih berkaitan dengan tujuan PLP/Magang 1.6

E. TEMUAN MASALAH DAN SOLUSI
1.Temuan Masalah

Program Latihan Profesi (PLP)/Magang 1 yang penulis lakukan di SMK Karsa Mulya ini
lebih berfokus kepada Manajemen Ketata Usahaan/ Tenaga Administrasi sekolah.

Dalam menunjang kelancaran proses pembelajaran di sekolah diperlukan suatu bagian
yang mendukung kegiatan tersebut yaitu tata usaha sekolah. Pada hakikatnya kegiatan tata
usaha adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun
(menerima), mencatat, mengeloah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan
keterangan yang diperlukan oleh sekolah. Tata usaha merupakan salah satu unsur
administrasi manajemen. Oleh karena itu, kegiatan-kegiatannya harus direncanakan,
diarahkan, dikoordinasikan, dikontrol dan dikomunikasikan agar benar-benar berdaya guna.

Berdasarkan hasil wawancara dengan koordinator Ketata Usahaan SMK Karsa Mulya
Palangka Raya ibu Diadema Pratiwi, S.E, pengarsipan surat serta dokumen di sana masih
dilakukan dengan pengarsipan manual dan belum terkomputerisasi, hal ini dikarenakan tidak
adanya suatu komputer khusus untuk pengarsipan di bagian pengadminitrasian, serta
dokumen-dokumen SMK Karsa Mulya Palangka Raya.

Pengarsipan di SMK Karsa Mulya Palangka Raya dilakukan secara manual yaitu mulai
dari surat itu di terima di bagian loket setelah itu, surat itu masuk ke bagian tata usaha
kemudian surat itu diperiksa dan di desposisikan oleh petugas tata usaha setelah itu di
serahkan kepada kepala sekolah kemudian kepala sekolah menanda tangani desposisi serta
surat itu diarahkan kemana apakah untuk wakamad kesiswaan, atau wakamad kurikulum dan
sebagainya setelah itu surat di kembalikan ke bagaian TU lagi, kemudian petugas TU yang
menyampaikan ke guru/ orang yang bersangkutan baru setelah itu masuk kedalam boxfile
surat masuk namun belum di masukan kedalam boxfile agenda surat menurut pengelompokan
suratnya.

Sedangkan surat keluar biasanya di buat untuk menanggapi surat masuk. Guru/ orang
yang di tugas kan oleh kepala sekolah perihal surat yang masuk akan meminta surat tugas
kepada staf TU lalu staf TU membuatkan surat tugas setelah jadi memintakan tanda tangan ke

6 Kemendikbud, Panduan Kerja Tenaga Administrasi sekolah/Madrasah.Jakarta: direktorat Pembina tenaga pendidikan
dasar dan menengah direktorat jendral guru dan tenaga pendidikan kementrian pendidikan dan kebudayaan, 2017. Hal.5

20

kepala sekolah setelah itu surat di gandakan 1 surat untuk arsip yang dimasukkan kedalam
boxfile surat keluar dan 1 surat untuk guru yang bersangkutan.

Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan PLP I/Magang 1 di SMK Karsa
Mulya Palangka Raya mengenai kearsipan surat menyurat. Pengarsipan disana sudah
dilakukan secara sistematis sesuai dengan prosedurnya, yang menjadi permasalahan disana
menurut penulis ialah sulitnya menemukan kembali arsip dan dokumen yang diperlukan
bahkan sampai hilangnya dokumen-dokumen sekolah yang sangat penting ketika
peminjaman arsip yang tidak di kembalikan dan hanya memiliki 1 dokumen arsip sajasemua
ini bisa terjadi dikarenakan pengarsipan disana belum dilakukan secara terkomputerisasi,
serta penumpukkan arsip surat masuk dan surat keluar yang belum diagendakan kedalam
buku agenda serta belum dimasukkan kedalam boxfile pengelompokkan surat.

SMK karsa Mulya memiliki boxfile terhadap pengelompokan surat masuk dan surat
keluar, ada surat masuk kurikulum, surat keluar kurikulum, surat masuk kesiswaan surat
keluar kesiswaan dan sebagainya. Untuk surat masuk ketika tata usaha sudah menerima
lembar disposisi untuk arsip mereka maka arsip surat masuk itu mereka tumpuk dan belum
diagendakan kedalam buku agenda dan dimasukkan kedalam boxfile pengelompokan surat
apakah surat itu surat masuk kurikulum atau surat masuk kesiswaan dan sebagainya, sehingga
penumpukan ini menjadikan pekerjaan TU bertambah untuk mengagendakan dan
memasukkan arsip surat masuk dan surat keluar kedalam boxfile yang begitu banyak.

Adapun sistem pengarsipan disana mereka menggunakan sistem subyek, sistem ini
adalah sistem penyimpanan dokumen digolongkan menurut subyek/perihal/masalah dari
dokumen. Pengagendaan lebih baik dilakukan disaat surat itu masuk dan keluar agar
pekerjaan itu tidak menumpuk yang mengakibatkan bisa hilangnya surat yang dijadikan arsip
dan juga memakan waktu lama untuk mengagendakan dan mengarsipkan surat masuk dan
surat keluar kedalam boxfile.

Berdasarkan analisis penulis permasalahan ini timbul karena kurangnya sumber daya
manusia yang berkompeten dibidang kearsipan. Pegawai yang ada di SMK Karsa Mulya
hanya 1 orang dan mengurus semua tugas-tugas TU tanpa adanya sataf TU, selain itu petugas
TU SMK karsa Mulya tidak hanya mengurus tentang arsip surat masuk dan surat keluar saja
melaikan bertugas mengerjakan berbagai macam pekerjaan TU, sehingga petugas belum
optimal dalam hal pengarsipan surat serta dokumen. Sedangkan Berasarkan peraturan mentri
Pendidikan Nasional tahun 2008 tentang standar Tenaga Administrasi sekolah/madrasah
adalah bahwa tenaga administrasi sekolah mencakup kepala tenaga administrasi, pelaksana

21

urusan, dan petugas pelayanan urusan sekolah/madrasah. untuk dapat diangkat sebagai tenaga
administrasi sekolah.

2.Saran Solusi
Solusi untuk permasalahan di atas ialah pengarsipan jika dilakukan secara

terkomputerisasi maka akan mempermudah pengarsipan itu sendiri, pengagendaan akan
langsung dikelola sehingga tidak terjadi penumpukan arsip surat masuk dan surat keluar yang
belum diagendakan. Selain itu juga manfaat dari pengarsipan dilakukan secara
terkomputerisasi, apabila arsip itu diperlukan maka lebih mudah untuk menemukannya dan
menghemat tempat karena tidak memerlukan banyak tempat untuk pengarsipan, barang yang
diperlukan hanya komputer. Dalam pengarsipan yang dilakukan secara terkomputerisasi,
memerlukan sumber daya manusia yang ahli dibidang itu, sehingga memudahankan dan
melancarkan pengarsipan itu sendiri.

Adapun saran aplikasi untuk pengarsipan serta dokumen yang penulis tawarkan adalah
Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web (SIPAS), SIPAS adalah kependekan dari Sistem
Informasi Pengelolaan Arsip Surat. Aplikasi SIPAS ini dibuat menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan menggunakan database MySQL dengan fitur aplikasi yang cukup
lengkap, termasuk di dalamnya adalah Disposisi Surat. Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web
SIPAS ini merupakan Aplikasi Client Server Berbasis Web yang diimplementasikan dalam
sebuah jaringan komputer client server dengan server localhost menggunakan Xampp
Version 5.6.3 dan Xampp Control Panel Version 3.2.1

Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web (SIPAS) sangat cocok digunakan sebagai alat bantu
administrasi / pengelolaan arsip surat disetiap proses sistem informasi surat menyurat pada
instansi pemerintah atau perusahaan.

BAB IV
Penutup

A. KESIMPULAN

Berdasarkan uraian yang telah di berikan maka dapat penulis simpulkan sebagai
berikut:

Sekolah SMK Karsa Mulya lahir dari cita-cita luhur Ibu Hj. Soedati Warsito Rasman
selaku pendiri yayasan karsa mulya. Yayasan karsa mulya ini didirikan mempersembahkan
segala kegiatannya untuk lapisan dan golongan masyarakat. Salah satunya yaitu
terselenggaranya lembaga pendidikan kejuruan yang di sebut dengan SMK Karsa Mulya
Palangka Raya.

Tanggal 14 Pebruari 2001 Ijin Operaional SMK Karsa Mulya terbit dengan SK Kepala
Kanwil Depdiknas Prop. Kalimantan Tengah Nomor: 18/KPTS.10/MN/2001 tanggal 14
Pebruari 2001. Telah memiliki Nomor Pokok Sekolah (NPSN): 30203493. Dan mempunyai
Nomor Statistik Sekolah: 75216001001.

Teori yang digunakan dalam laporan ini berdasarkan teori manajemen tenaga pendidik
kependidikan, dan manajemen arsip

Hasil kegiatan berdasarkan kegiatan-kegiatan yang sudah dilakukan mahasiswa PLP
I/Magang 1 di SMK Karsa Mulya palangka Raya selama 26 hari yang mahasiswa jadikan
sebagai pengalaman yang berharga sebelum terjun kedunia kerja yang sesungguhnya.

Adapun permasalahan yang ditemukan di SMK Karsa Mulya Palangka Raya
Berdasarkan PLP I/Magang 1 selama 26 hari di SMK Karsa Mulya Palangka Raya, ialah
sulitnya menemukan kembali arsip dan dokumen yang diperlukan bahkan sampai hilangnya
dokumen-dokumen sekolah yang sangat penting ketika peminjaman arsip yang tidak di
kembalikan dan hanya memiliki 1 dokumen arsip saja semua ini bisa terjadi dikarenakan
pengarsipan disana belum dilakukan secara terkomputerisasi, serta penumpukkan arsip surat
masuk dan surat keluar yang belum diagendakan kedalam buku agenda serta belum
dimasukkan kedalam boxfile pengelompokkan surat. Selain itu, kurangnya sumber daya
manusia yang berkompeten dibidang kearsipan dikarenakan Pegawai tenaga adiministrasi
yang ada di SMK Karsa Mulya hanya 1 orang.

Solusi yang di berikan adalah dengan pengarsipan yang dilakukan secara
terkomputerisasi serta dengan memiliki staff pembantu yang dapat membantu kinerja kepala
tata usaha dalam pengerjaannya juga yang pasti memudahkan.

semakin baik kinerja pegawai tata usaha dan ditambahkan nya pegawai staff TU
pembantu maka akan semakin baik juga mutu pengelolaan sekolah.

22

23

Tidak hanya itu solusi yang diberikan penulis juga menawarkan saran solusi berupa
aplikasi yang bernama SIPAS untuk memudahkan pengrsipan surat menyurat serta dokumen
SMK Karsa Mulya Palangka Raya.

B. SARAN

Selama pelaksanaan PLP I ini saya menyimpulkan beberapa hal dan memiliki beberapa
saran, yaitu:

1. Bagi Mahasiswa MPI kedepan
a. Mahasiswa diharapkan dapat lebih berperan aktif menyampaikan pendapat dalam
diskusi.
b. Mahasiswa diharapkan dapat membangun interaksi kepada seluruh pegawai guru
dan karyawan
c. Mahasiswa harus dapat memanfaatkan waktu luang untuk melakukan hal positif
d. Agar dapat menganalisis permasalahan yang ada di lapangan untuk
e. Kemudian dapat dijadikan sebagai tugas akhir

2. Bagi Panitia Pelaksana
a. Jangka Waktu pelaksanaan yang di berikan sangatlah kurang maksimal, di
sarankan untuk lebih panjang lagi.
b. Dapat meningkatkan kerjasama dengan lembaga non kependidikan yang lain agar
pengalaman mahasiswa dapat lebih beragam.

DAFTAR PUSTAKA

Kemendikbud, Panduan Kerja Tenaga Administrasi sekolah/Madrasah.Jakarta: direktorat
Pembina tenaga pendidikan dasar dan menengah direktorat jendral guru dan tenaga
pendidikan kementrian pendidikan dan kebudayaan, 2017. Hal. 16
Dra. MC. Maryati, M.M., Manajemen Perkantoran Efektif, Yogyakarta: UPP STIM YKPN,
2014, Hal: 115-131
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. 1998 Hal:
71
Ibid, hal. 225
Basuki, Sulistyo.Manajemen Arsip Dinamis.Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. 2003.
Hal. 195
Kemendikbud, Panduan Kerja Tenaga Administrasi sekolah/Madrasah.Jakarta: direktorat Pembina
tenaga pendidikan dasar dan menengah direktorat jendral guru dan tenaga pendidikan kementrian
pendidikan dan kebudayaan, 2017. Hal.5
Buku profil SMK Karsa Mulya Palangkaraya Edisi 2020

24

25

LAMPIRAN

- PEMBUATAN STRUKTUR ORGANISASI SEKOLAH SMK KARSA MULYA

26

- MEMBANTU MENDEPODIK DATA SISWA

- MENYUSUN IJAZAH SISWA LULUSAN 2020

27

- MENDATA BUKU DAN MENEMPEL KODE BUKU BARU

- MEMBUAT DAFTAR HADIR GURU SMK KARSA MULYA

28
- MEMBUAT SURAT TUGAS

29

30

NO Hari/Tanggal Kegiatan
1. 02-10-2020 Pengantaran ke SMK Karsa Mulya
Observasi
2. 05-10-2020 Pengarahan Tugas
Bersih Kantor
3. 06-10-2020 Menyusun ijazah siswa lulusan 2020
4. Bersih Kantor
Penginputan data Ijazah siswa
07-10-2020 Bersih Kantor
Pembuatan Surat Tugas
5. 08-10-2020 Menyusun Buku Pelajaran
6. 09-10-2020 Menempel kode buku pelajaran
7. 12-10-2020 Mendepodik data siswa
8. 13-10-2020 Membuat surat tugas untuk pelatihan guru
agama hindu
9. 14-10-2020 Membuat Absen Guru tetap dan calon guru tetap
10. 15-10-2020 Membuat struktur organisasi sekolah
11. 16-10-2020 Rapat guru tentang sekolah online
12. 19-10-2020 Bersih kantor
Jaga di resepsionis
13. 20-10-2020 Mendata siswa lulusan 2020
14. 21-10-2020 Pengarsipan berkas siswa
15. 02-11-2020 Penjemputan Mahasiswa PLP I

31

NO Aspek yang Diamati Deskripsi Keadaan yang

diamati

1 Observasi Fisik

a. Keadaan Lokasi Keadaaan Lokasi SMK Karsa

Mulya kurang

strategis

b. Keadaan Gedung Keadaan Gedung SMK Karsa

Mulya

sangat baik

c. Keadaan Sarpras Keadaan sarpras SMK Karsa Lumayan

Baik

d. Keadaan Personalia Keadaan Personalia saling membantu dan

Saling berkomunikasi dengan baik

e. Penataan Ruang Kerja Penataan ruang kerja sangat baik

f. Keadaan Fisik Lainnya Keadaan fisik lainnya cukup baik

2 Observasi Tata Kerja

a. Struktur Organisasi Struktur Organisasi sangat sesuai dengan tugas

Yang telah diberikan

b. Program Kerja Lembaga Terlaksana sesuai yang telah direncanakan

c. Pelaksanaan Program Terstruktur

d. Iklim Kerja antar PersonaliaSangat baik

e. Hasil Yang dicapai Dari beberapa aspek dari observasi yang telah

dilakukan di SMK Karsa Mulya telah

Memenuhi hasil yang cukup baik.

f. Kegiatan Terstruktur

g. Program Pengembangan Terlaksana