ParticiPate
StipendiatInnen als MentorInnen für Geflüchtete
Avicenna-Studienwerk e.V.
Große Hamkenstr. 19
49074 Osnabrück
Projektleitung:
Hakan Tosuner
Projektkoordination:
Madina Karimova
[email protected]
Projektassistenz:
Monika Osterburg
[email protected]
DAS PROJEKT Fon:
0541-506 99 14 20
Mit dem vom Bundesministerium für Bildung und Forschung
geförderten und vom Avicenna-Studienwerk koordinierten Projekt Mail: participate@avicenna-
ParticiPate werden in den Jahren 2020 bis 2022 bis zu 180 studienwerk.de
StipendiatInnen der 13 Werke als MentorInnen für Menschen mit
Fluchterfahrung gewonnen und können in der aktiven Phase Website:
besondere Zielgruppen wie Studierende, Kinder und Frauen www.avicenna-studienwerk.de
unterstützen und empowern.
Social Media:
www.facebook.com/
AvicennaStudienwerk
Das Projekt ist mehrdimensional angelegt: Neben den Aktivitäten in
den bundesweiten Project Labs, übernehmen StipendiatInnen Paten-
schaften, und erhalten kontinuierliches kompetenzvertiefendes
Angebot in Form von Schulungen und Supervision.
ParticiPate agiert förderwerkeübergreifend: Starke Synergien aller
13 Werke und ein lebendiger Austausch führen zu einem
gemeinsamen Ziel.
HINTERGRUND UND ZIELE
Seit 2015 sind mehr als eine Million flüchtender Menschen nach Deutschland
gekommen. Eine besondere Herausforderung bei ihrem Ankommen stellen u.a.
Besonderheiten in den einzelnen Biographien dar - wie z.B. unterbrochene Bildungs-
verläufe, traumatische Erfahrungen, spezielle Bedarfe etc. - , die zu benachteiligenden,
die gesellschaftliche Teilhabe hemmenden Effekten führen können. Das Projekt strebt
es daher an, mit Unterstützung ehrenamtlich aktiver StipendiatInnnen an den
Problemstellen anzusetzen und eine aktive Teilhabe der Geflüchteten - Studierenden,
Kinder und Frauen - im Sinne des Projekttitels ParticiPate zu fördern.
ZIELGRUPPEN
FOKUS STUDIERENDE FOKUS SCHÜLERINNEN UND FOKUS FRAUEN
SCHÜLER
Fluchtmigration kann erhebliche Insgesamt rund ein Drittel der
Auswirkungen auf die Auch bei Schülerinnen und nach Deutschland gekommenen
Bildungschancen der Schülern können biographische Geflüchteten sind Frauen.
Migrierenden haben, denn Besonderheiten, wie Brüche Sichere Daten zur aktuellen
erzwungene Auswanderung und Diskontinuitäten in ihrem Situation geflüchteter Frauen in
bedeutet, dass die Bildungswege persönlichen Bildungsweg, Deutschland gibt es allerdings
abrupt unterbrochen werden und traumatische Erfahrungen, bislang nur wenige, weil diese in
Menschen nach der Flucht Hilfe Sprachbarrieren, unzureichende der Datenerhebung häufig
bei der Reintegration in das Ressourcenausstattung und unterrepräsentiert sind.
Bildungssystem benötigen. Es mangelnde Information über das Außerdem werden geflüchtete
werden daher v.a. in deutsche Bildungssystem Frauen in der Öffentlichkeit oft
Bildungskontexten engagierte Bildungswege nachhaltig pauschal als passive
und kultursensible Menschen negativ beeinflussen. Hier Begleiterinnen männlicher
gebraucht, die Studierende und können zivilgesellschaftliche Migranten repräsentiert. Es gilt
Studieninteressierte bei der Akteure ansetzen und daher die allgemeine
Partizipation an lokalen Unterstützung leisten. Wahrnehmung durchzubrechen
Bildungs-, Sprach- und Leistungsstarke, sozial und Frauen mit Fluchterfahrung
Kulturangeboten unterstützen. engagierte StipendiatInnen im Sinne des Empowerments
Dies kann u.a. durch können durch gezielte einen Zugang zur rechtlichen,
ehrenamtliche Beratung, Einzelmaßnahmen Kinder und sozialen, politischen wie
Mentoring, etc. erfolgen. Jugendliche fördern. ökonomischen Teilhabe zu
ermöglichen.
OPENINGS PROJEKTSÄULEN
Es werden zwei Opening-Veranstaltungen PROJECT LABS
angeboten, die eine Einführung in die
In den zehn bundesweiten Project Labs werden
Projektaktivitäten beinhalten. Die Teilnehmenden Aktionen für die Zielgruppen des Projektes –
werden im Rahmen einer dreitägigen
Studierende/Studieninteressierte, SchülerInnen
Wochenendbegegnung über das Projekt im Detail und Frauen - umgesetzt. Diese werden
informiert, lernen sich kennen und vernetzen sich.
aufgrund der Bedarfe entwickelt und innerhalb
Sie reflektieren ihre persönliche Rolle als des jeweiligen Project Lab koordiniert. Lab-
Ehrenamtliche und sollen Chancen und Risiken des übergreifende Vorhaben werden genauso
Ehrenamts erkennen. Das Format zielt außerdem begrüßt, wie Partner-Projekte. Insgesamt
darauf ab erste Grundlagen im Projektmanagement sollen der Arbeitsrahmen und die flexible
Struktur der Zusammenarbeit die
sowie in der Übernahme von Patenschaften zu
erwerben. Teilnehmenden dazu ermutigen, ihre Ideen frei
zu entfalten.
MENTORING KOMPETENZVERTIEFUNG
Parallel zu den Project Labs werden Mentoring- Zur Unterstützung, Kompetenzvertiefung und als eine
Strukturen etabliert. Es wird angestrebt 1:1- Form der Wertschätzung des Ehrenamts wird für die
Patenschaften zwischen den StipendiatInnen und StipendiatInnen ein offenes Angebot von
Mentees mit Fluchterfahrung zu bilden. Eine Fortbildungen geschaffen. Das Fortbildungsangebot
Betreuung von Mentee-Gruppen ist dabei nicht soll den Ehrenamtlichen helfen, die für dieses
ausgeschlossen. Das Ziel ist es eine Begleitung von Engagementfeld erforderlichen Kompetenzen zu
erwerben bzw. zu vertiefen, z.B. zu den Themen
bis zu 80 Stunden pro Mentor im Projektjahr zu
ermöglichen. Die MentorInnen treffen sich Migration, Asylrecht, Regionalkompetenz,
Sprachvermittlung für Ehrenamtliche, etc. Die Formate
regelmäßig mit den Mentees, helfen ihnen bei der
aktiven Partizipation am gesellschaftlichen und stellen zudem eine Maßnahme des Team-Buildings
kulturellen Leben und unterstützen sie bei dar, um gruppendynamische Prozesse unter den
Projektbeteiligten zu fördern.
schulischen/universitären und persönlichen Fragen.
AKTIONEN FÜR GEFLÜCHTETE
Auf die Opening-Veranstaltungen folgt die Umsetzungsphase der Projektideen: In den regionalen Project Labs
führen StipendiatInnen innerhalb eines Jahres Aktionen für Geflüchtete durch. Mit den Aktionen sollen vor allem
Studierende, Schülerinnen und Schüler und Frauen mit Fluchterfahrung unterstützt und motiviert werden, das
eigene Potenzial auszuschöpfen: Das können z.B. Infoveranstaltungen zu Arbeitsmarkt- und Hochschulzugang,
Sprachtandems, Nachhilfe, Theater- und Musikprojekte, Freizeitaktionen, etc. sein. Die Maßnahmen werden
vom Avicenna-Studienwerk begleitet und aus Projektmitteln finanziert.
ALLTAG, BERUFLICHE BEGEGNUNG
KOMMUNALES ORIENTIERUNG UND
UND MOBILITÄT
UND AUSTAUSCH
ARBEITSMARKT
BILDUNG EMPOWERMENT FREIZEIT
GESUNDHEIT KULTUR UND ORIENTIERUNGS-
UND KREATIVITÄT HILFEN UND
MENTORING
MEDIZINISCHE
VERSORGUNG
SPORT SPRACHE STUDIUM
VORGÄNGERPROJEKT
Als eine gesamtgesellschaftliche Aufgabe ist die Förderung der aktiven Partizipation
jedes Einzelnen ohne eine engagierte Zivilgesellschaft nicht möglich. Das Projekt
„Unsere Zukunft. Mit Dir!“ reiht sich als eine vom BMBF geförderte Initiative in den
Kontext der Maßnahmen der ersten Orientierung sowie der Integration von Menschen
mit Fluchterfahrung mit Hilfe der engagierten Ehrenamtlichen. Im Zeitraum von 2016
bis 2019 wurden förderwerkeübergreifend 355 StipendiatInnen mit Schulungen und
einem kompetenzerweiternden Angebot auf die Beratung und Unterstützung von
Geflüchteten vorbereitet.
STIMMEN
MELANIE BAYO, Stipendiatin PHU LUU, Stipendiat der ALI YESIL, Stipendiat des
der Hans-Böckler-Stiftung Heinrich-Böll-Stiftung Avicenna-Studienwerks
„Es ist mir eine Herzens- „Auf meinem Weg dorthin, wo ich "Als Stipendiat eines
angelegenheit, ein Verständnis in heute stehe, stand ich oft muslimischen Begabten-
unserer Gesellschaft vor verschlossenen Türen und förderungswerks sehe ich ein
herzustellen, das die meines wusste anvielen Stellen nicht großes Potential. Da die meisten
Erachtens durchaus präsente weiter. Aus diesem Grund Stipendiat/innen von Avicenna
"Wir" und "Sie"-Kultur bricht. möchte ich Meine Erfahrungen selbst sog. Migrantenkinder sind,
Anstelle einer Koexistenz nutzen, um für andere die in Deutschland erfolgreich
sogenannter "verschiedener Geflüchtete als "Türenöffner" und ihren Weg gefunden haben,
Bevölkerungsgruppen" sollten "Wegweiser" zu fungieren.Ich besteht meines Empfindens nach
wir ein Miteinander anstreben, möchte Menschen, die ein sehr direkter Bezug zu den
das von gegenseitigem Ähnliches durchleben müssen, Geflüchteten - womöglich ein
Austausch und Verständnis wie ich in meiner Kindheit, die Lichtblick für viele. Durch die
geprägt Möglichkeiten zeigen, die ein interreligiöse und interkulturelle
ist.“ Migrationshintergrund mit sich Zusammenarbeit können wir ein
bringt und sie ermutigen ihren großes Zeichen in unserer
Weg zu gehen.“ Gesellschaft setzen.“
"UNSERE ZUKUNFT. MIT DIR!"
ANASTASIA COSMIDOU, Stipendiatin der JAN AMRHEIN, Stipendiat der Konrad-Adenauer-
Studienstiftung des deutschen Volkes Stiftung
„Auch wenn ich bereits Erfahrungen im sozialen „Das Grundrecht auf Asyl ist eine immense
Bereich sammeln konnte, habe ich noch nicht den Errungenschaft Deutschlands, was selbst wiederholt
Schritt gewagt, eigenständig Projekte zu entwickeln durch sein kriegerisches Handeln etliche Menschen
und zu leiten. Gemeinsam mit meiner Projektgruppe
zur Flucht zwang. Ich bin deshalb froh, dass sich
will ich Ideen entwickeln, um nicht nur die Deutschland dazu entschied, trotz großer
erfolgreiche Integration der Geflüchteten zu Flüchtlingszahlen und der Angst vor der
unterstützen, sondern gleichzeitig auch die in
Deutschland bereits sehr pluralistische Gesellschaft Überforderung der Aufnahmekapazitäten die
für die schwere Lage der Asylsuchenden zu Grenzen für alle Asylsuchende offen zu halten und
so eine Willkommenskultur anregte, die in Europa
sensibilisieren."
bis heute einzigartig gewesen ist."
ANJA FAHLENKAMP, Stipendiatin des Ernst Ludwig KARINA NASYEDKIN, Stipendiatin der Friedrich-
Ehrlich Studienwerks Ebert-Stiftung
„Für mich ist die Hilfe für "Was verbirgt sich hinter den Begriffen Integration und
geflüchtete Menschen nicht nur eine menschliche Teilhabe? Für uns, LotsInnen, die das Märchenbuch-
Notwendigkeit, sondern auch ein Projekt ins Leben gerufen haben, bedeutet es
wichtiger Ausdruck des Respekts für Verständnis füreinander und miteinander zu haben.
Menschenanderer Herkunft und Religion, der Wir glauben, dass absolut jede und jeder kann (und
mir auch vor dem Hintergrund der Holocaust-und sollte) ihre oder seine Empathie stärken. Vor allem
Fluchterfahrungen meiner eigenen das bewusste Hineinfühlen in eine Lebenssituation,
Großeltern ganz besonders am Herzen liegt.“
die man selbst nicht durchlebt hat, schult die
Anteilnahme."
BILANZ
In der Zeit von 2016 bis 2019 fanden bundesweit über 200 Aktionen für Geflüchtete statt, die StipendiatInnen in
ihren jeweiligen Regionalgruppen realisiert haben: Es ist eine breite Palette aus kurz andauernden und
längerfristig angelegten Maßnahmen, die sowohl eigenständig funktionieren, als auch Kooperationen mit
Trägern der Geflüchtetenarbeit inkludieren. Die Projekte tangieren diverse Bereiche wie Kultur und Kreativität,
Sport, Bildung und Studium, Orientierungshilfen und Mentoring, sowie Begegnung und Austausch. Im
genannten Zeitraum wurden bis zu 20.000 Menschen mit Fluchterfahrung durch das Projekt erreicht und
unzählige InteressentInnen indirekt angesprochen.
PROJEKTMANAGEMENT:
IDEEN FINDEN UND KREATIV ENTWICKELN
Wie man zu seiner eigenen Idee kommt, ist sehr unterschiedlich. In jedem Fall sollte man sich überlegen, wo
man eigentlich hin will. Dazu gibt es erprobte Kreativitätstechniken wie beispielsweise das Brainstorming.
Dabei wird die Fragestellung (z. B. „Was möchten wir erreichen?“) auf ein Blatt geschrieben und gut sichtbar
in die Mitte gelegt. In dieser ersten Phase (Ideenproduktion) geht es darum, so viele Ideen wie möglich zu
entwickeln. Die Projektgruppenmitglieder notieren ihre Visionen auf Karten, ohne zunächst auf deren
Realisierbarkeit zu achten. Wichtig: Die Ideen dürfen noch nicht kommentiert oder bewertet werden! Erst in
der zweiten Phase (Ideenbewertung) werden sie diskutiert und die besten von ihnen ausgewählt.
Eine andere Methode ist die Zukunftswerkstatt. Sie besteht aus drei Phasen: In der „Kritikphase“ sammeln
die Beteiligten Probleme, Missstände und Kritik an der jetzigen Situation. In der „Utopiephase“ schildern sie
ihre Vorstellung von einer idealen Situation, ohne dabei wiederum auf Realisierbarkeit zu achten. Schließlich
stellen sie sich in der „Umsetzungsphase“ vor, die überzeugendsten Ideen in die Realität umzusetzen.
BEDARF PRÜFEN UND VORHANDENES ANGEBOT EINSCHÄTZEN
Viele Ideen werden aus einem Bedarf heraus geboren: Die kulturellen Angebote an einem Ort sind mager,
Fremdenfeindlichkeit nimmt überhand, etc. Vor dem Projektbeginn lohnt es sich, zu prüfen, ob dieser Bedarf
bei eurer potentiellen Zielgruppe tatsächlich besteht. Mit anderen Worten: Brauchen die Jugendlichen /
Studierenden / Bewohner euer Projekt? Und sagen sie das auch? Um das herauszufinden, könnt ihr einige
Menschen befragen, die noch nichts mit dem Projekt zu tun haben, die aber davon betroffen sein könnten.
Auch lohnt es sich, zu recherchieren, ob es schon Projekte mit dem gleichen Anliegen gibt oder gab.
Diese Recherche hat zwei Vorteile: Erstens könnt ihr euch von vorhandenen Projekten abgrenzen und eure
Einzigartigkeit herausstellen. Vielleicht habt ihr beispielsweise einen anderen Fokus oder eine andere
Herangehensweise gewählt. Zweitens könnt ihr euch von den vorhandenen Projekten Rat und
Unterstützung holen und von deren Erfahrung profitieren.
I. VON DER IDEENFINDUNG BIS ZUR ZIELFORMULIERUNG
ZIELE UND ZIELGRUPPEN DEFINIEREN
Alle Anstrengungen sind umsonst, wenn man nicht weiß, in welche Richtung man gehen möchte. Was sind
Ziele? „Ziel? Das ist doch wohl klar! Wir wollen ein Seminar (eine Reise, eine Ausstellung ...) organisieren.“
Doch ist das tatsächlich das Ziel oder handelt es sich hier nicht vielleicht eher um ein Mittel, um dieses Ziel zu
erreichen? Mittel und Ziele werden häufig verwechselt.
Ein Seminar beispielsweise ist in den seltensten Fällen das tatsächliche Ziel. Viel eher muss man sich
hier die Frage stellen: „Was bezwecken wir eigentlich mit der Veranstaltung eines Seminars?” Soll über
bestimmte Themen diskutiert und sollen damit andere Menschen informiert werden? Will man Vorurteile
zwischen verschiedenen ethnischen, sozialen oder sonstigen Gruppen abbauen? Möchte man eine
Publikation erstellen, um über das eigene Tun zu informieren und zum Umdenken zu bewegen? Möchte man
andere Menschen weiterbilden, ihnen Hilfsmittel in die Hand geben, damit sie an der Universität, im
Berufsleben oder im Alltag leichter zurechtkommen?
ZIELEBENEN
Bei dieser Reflexion unterscheidet man zwischen verschiedenen „Zielebenen“:
Ganz oben steht die Vision. Die Vision ist wie ein erstrebenswerter „Horizont“, den ihr mit einem einzigen
Projekt zwar nicht erreichen könnt, den ihr aber anstrebt, z. B.: „Alle Studieninteressierten unter den
Geflüchteten sollten in Deutschland einen Studienplatz bekommen“.
Die strategischen Ziele beschreiben, was euer Beitrag zur Annäherung an diese Vision ist. Was soll euer
Projekt in eurem Umfeld bewegen? Z. B.: „Die Studieninteressierten unter den Geflüchteten sind über
Möglichkeiten und Chancen eines Studiums in Deutschland informiert.“
Die operativen Ziele sind die verschiedenen Teilziele, die für euer strategisches Ziel wichtig sind, z. B.: „Wir
organisieren im nächsten Semester für Interessierte zwei Informationsveranstaltungen mit studierenden
Geflüchteten.“ Oder: „Wir geben eine Informationsbroschüre zum Thema ‚Hochschulzugang für Geflüchtete
im einfachen Deutsch‘ heraus.“
Aus diesen operativen Zielen leiten sich die verschiedenen Aufgaben für das Projektteam ab.
Warum diese mühsame Ausformulierung der Ziele? Erstens: Nur wenn das Ziel definiert ist, kann die
operative Phase, also die Aufgabenplanung beginnen. Zweitens: Ziele sind eine Herausforderung, also
motivierend für alle Beteiligten. Drittens: von Anfang an klar definierte Ziele verhindern spätere
Missverständnisse im Team und dienen der anschließenden Erfolgskontrolle. Und schließlich erwarten auch
eure Förderer ein klar formuliertes Projektziel.
PROJEKTMANAGEMENT:
WIE FORMULIERT MAN ZIELE?
Ziele sollten so konkret wie möglich formuliert werden. Zur Orientierung folgende Kriterien. Ziele sollten:
spezifisch messbar akzeptiert realistisch terminiert
(Was genau wollen (Woran können wir (Wird das Ziel von (Verfügen wir über (Wann soll das Ziel
messen, ob wir das allen Beteiligten die notwendigen
wir erreichen?) Ziel erreicht aben?) erreicht sein?)
getragen?) Ressourcen?)
...formuliert sein.
ZIELGRUPPEN
Bei der Zielformulierung sollte man nicht nur überlegen, was, sondern auch wen man erreichen möchte. Wer
sind die potentiellen Teilnehmer oder Besucher eures Projekts? Wie alt sind sie? Wo wohnen sie?
Welche Interessen haben sie? Wie sieht ihr Leben aus? Was wissen sie schon über das Thema eures
Projekts? Welche Sprachen sprechen sie? Wenn ihr die Zielgruppe klärt, könnt ihr gezielter um Mitstreiter,
Teilnehmer und Unterstützer werben und öffentlich wirksam sein.
ERFOLGSKRITERIEN
Auch wenn es so klingt, Erfolgskontrolle findet nicht erst nach Abschluss eines Projekts statt.Erfolgskriterien
sollte man bei der Planung erarbeiten, um sich das Ergebnis des Projekts so konkret wie möglich vorstellen
zu können und dadurch seine Schritte besser zu planen. Während des Projekts bilden diese Kriterien
Anhaltspunkte, um sich nicht zu „vergaloppieren”; am Projektabschluss bilden sie Orientierungspunkte, um
den Erfolg zu messen. Erfolgskriterien müssen am Projektbeginn feststehen, da ihr im Laufe der Zeit
möglicherweise eure Bewertungsmaßstäbe verschiebt und dadurch Erfolge eventuell nicht mehr wahrnehmt.
Leitfragen zur Erstellung von Erfolgskriterien sind:
• Woran werden wir feststellen können, dass wir unsere Ziele erreicht haben?
• Woran werden unbeteiligte Dritte bemerken, dass sich in unserem Sinne etwas verändert hat?
Da ihr auch euren Förderern Rechenschaft schuldig seid, berücksichtigt deren Ansprüche und Erwartungen
und stellt euch noch eine weitere Frage:
• Welche Kriterien der Förderer sollten wir beachten?
Plant zu jedem Kriterium auch ein Instrument ein, mit dem ihr dessen Erfüllung überprüfen könnt.
KRITERIENKATALOG FÜR PROJECT LABS
1. Konkrete Zielsetzung und 6. Kooperationspartner und Vernetzung
nachvollziehbares Handlungskonzept
Die Kooperationspartner – falls vorhanden - sind
Es liegt eine detaillierte Projektplanung vor, in der konkret benannt, sowie die Inhalte und die Formen der
die Zielsetzungen sowie die konkreten möglichen Kooperation sind beschrieben. Bei der Wahl
Handlungsschritte eindeutig und systematisch der Kooperationspartner wird deren (partei-)politische
beschrieben sind. und religiöse Neutralität versichert.
2. Zielgruppeund ihre Partizipation 7. Nachhaltigkeit
Die Zielgruppe entspricht der im Projekt anvisierten Mit dem Einzelprojekt werden ggf. Strukturen
Zielgruppe und ihre aktive Teilhabe an der implementiert oder Ergebnisse erbracht, die die
Durchführung des Einzelprojektes ist angemessen Zielgruppe mittel- bzw. langfristig in Anspruch
beschrieben. Die Anzahl der potenziell zu erreichenden nehmen kann.
Zielgruppenmitglieder ist (ggf. als Näherungswert)
genannt und ist realistisch.
3. Bedarfsorientierung 8. Erarbeitung in Absprache mit dem Project Lab
Der Bedarf ist konkret formuliert. Das Einzelprojekt Einzelaktionen sollten vom jeweiligen Project Lab
deckt den aktuellen (bzw. speziellen) Bedarf durch akzeptiert sein, unabhängig von der tatsächlichen
entsprechende Angebotsausrichtung hinreichend ab. Mitwirkung des/r einzelnen Projektteilnehmers/in bei
deren Umsetzung. Die Aktionen können von einzelnen
Lab-Mitgliedern konzipiert und durchgeführt werden.
4. Abgrenzung der Aktion 9. Transparenz in der Kommunikation
Die Aktion grenzt sich von den übrigen Aktionen des Es wird durchgehend eine offene Kommunikation mit
Project Labs ab und ist nicht Teil einer bereits der Projektkoordination geführt, v.a. im Hinblick auf
bestehenden anderen Aktion. Nach Möglichkeit ist der nicht geplante Vorfälle und außerordentliche
innovative Charakter der Aktion konkret aufgezeigt. Situationen. Alle Änderungen und Lösungsvorschläge
werden der Projektkoordination zeitnah kommuniziert.
5. Finanzierbarkeit 10. Dokumentation
Es liegt eine Kostenkalkulation mit Angabe Von jedem Project Lab ist zum Abschluss der Aktion
voraussichtlicher Ausgaben vor (vgl. Formular ein entsprechender Verwendungsnachweis zu
Finanzplan). Die Kosten sind realistisch und erbringen. Der Verwendungsnachweis besteht aus
angemessen. Es wurde auf ein gesundes Kosten- einem Sachbericht, sowie einem zahlenmäßigen
Nutzen-Verhältnis geachtet. Nachweis über getätigte Ausgaben.
PROJEKTMANAGEMENT:
DER PROJEKT- UND ZEITPLAN
Das Ziel ist klar, nun geht es darum, den richtigen Weg einzuschlagen und die richtige Ausrüstung
mitzunehmen. Es geht darum, zielgerichtet vorzugehen. Im Projekt- und Zeitplan werden die Einzelschritte
des Projekts geplant, strukturiert, chronologisch geordnet und an alle Beteiligten verteilt, so
dass die Teammitglieder zu einem gemeinsamen Vorgehen verpflichtet sind.
Der Projektplan ist der „Fahrplan“ eures Projekts: Er gibt Auskunft über eurer Ziel, den genauen Anfahrtsweg,
eure Abfahrts- und Ankunftszeiten und über die Personen, die einsteigen. Ihr solltet ihn für eure
Förderanträge, zur eigenen Orientierung und für eure Öffentlichkeitsarbeit immer „im Gepäck“ haben.
AUFGABEN UND BEREICHE DEFINIEREN
Zunächst geht es darum, eine Übersicht über die einzelnen Aufgaben zu erstellen und diese Aufgaben in
„Arbeitsbereichen“ zu organisieren. Dazu gibt es zwei Methoden:
Von der Aufgabe zum Arbeitsbereich: Ihr notiert alle zu erledigenden Aufgaben, die euch einfallen, auf
kleine Karten und gruppiert sie in großen Arbeitsbereichen.
Vom Arbeitsbereich zur Aufgabe: Wenn ihr schon ungefähr wisst, welche Arbeitsbereiche ihr benötigt,
notiert ihr euer Projektziel auf ein großes Blatt Papier und gruppiert darum herum die verschiedenen
Arbeitsbereiche wie z. B. „Unterkunft“, „Programm“, „Öffentlichkeitsarbeit“, „Finanzen“ usw. Dann geht ihr für
jeden Bereich ins Detail und überlegt, was genau erledigt werden muss.
Bei der Aufgabenplanung ist es wichtig, die einzelnen Schritte so genau wie möglich zu beschreiben. Also
nicht notieren: „Öffentlichkeit informieren“, sondern: „Handzettel gestalten“, „Handzettel an der Universität und
an den Gymnasien verteilen“ю Verliert auch hier euer Ziel nicht aus den Augen.
II. VOM ZEITPLAN BIS ZUR AUFGABENVERTEILUNG
ZEITPLAN ERSTELLEN
Der nächste Schritt zum Projektplan: Ordnet die verschiedenen Aufgaben zeitlich. Wie viel Zeit braucht
man für jede Aufgabe? In welcher Reihenfolge müssen die Aufgaben erledigt werden?
Falls oft viele Schritte parallel laufen müssen wie beispielsweise die Aufgaben „Programm erarbeiten“ und
„Räumlichkeiten suchen“, ist ein Balkendiagramm sinnvoll. Darin werden auf der vertikalen Achse
die Arbeitsbereiche, auf der horizontalen Achse die Zeiträume und in die Zeilen die einzelnen Aufgaben
eingetragen. Ein solches Diagramm macht sowohl die Abhängigkeiten der Aufgaben untereinander als auch
besonders „kritische Punkte“ erkennbar.
Wichtig: Plant „Pufferzeiten“ ein! Es kommt immer was dazwischen.
AUFGABEN VERTEILEN UND VERANTWORTLICHKEITEN KLÄREN
Der Zeitplan steht, die Aufgaben sind klar, jetzt können sie verteilt werden. Jedes Teammitglied trägt dabei
die Verantwortung für die Aufgabe, die es übernimmt.
Klare Zuständigkeiten erleichtern die Arbeit und verhindern, dass sich niemand verantwortlich fühlt. Ihr könnt
dafür eine Tabelle erstellen, in der ihr Folgendes festhaltet: Wer macht was? Mit wem? Bis wann?
Was: Die genaue Aufgabe, der konkrete Arbeitsschritt.
Wer: Wer ist dafür verantwortlich, dass diese Aufgabe erledigt wird? Das heißt nicht, dass diese Person die
Aufgabe allein erfüllt, sondern dass sie dafür sorgt, dass sie erfüllt wird. Wichtig ist, dass nur eine Person in
dieser Spalte genannt wird, sonst entstehen Missverständnisse („Ich dachte, du machst das ...“). Außerdem
dürfen nur Personen, die persönlich anwesend sind, als Verantwortliche in die Spalte eingetragen werden.
Mit wem: Wer hilft der verantwortlichen Person?
Unterstützung: Welche Ressourcen werden für diese Aufgabe gebraucht? Geld, Material, Genehmigungen,
Informationen, Kontakte...
Bis wann: Datum, an dem die Aufgabe erledigt sein muss. Hier ist es wichtig, ein konkretes Datum zu
notieren, z. B.: „15.08.“, nicht jedoch: „in zwei Wochen“ oder „Mitte August“, denn so etwas kann
unterschiedlich interpretiert werden.
Ergebnis melden an: Derjenige, der prüft, ob die Aufgabe rechtzeitig erledigt werden kann.
Der Verantwortliche kann sich bei Terminproblemen an ihn wenden und gemeinsam mit ihm nach einer
Lösung suchen.
TIPPS FÜR DAS PROJEKTMANAGEMENT:
1. Das Projekt – kein statisches Gebilde!
Wir kennen kein einziges Projekt, bei dem man nicht im Laufe der
Projektumsetzung von der ursprünglichen
Planung abweichen musste. Das ist an sich auch erst einmal kein
Problem, denn – vor allem längere und komplexe – Projekte
entwickeln sich immer weiter, es werden neue Ideen eingebaut und
die Projekte müssen auch an die veränderte Realität angepasst
werden. Das wichtige hierbei ist, dass dir dieser Sachverhalt
bewusst ist: Projekte sind KEINE statischen Gebilde, die einmal
festgeschrieben und dann einfach abgearbeitet werden. Du musst
also regelmäßig Anpassungen an deiner ursprünglichen Planung
vornehmen und diese auch mit den Projektbeteiligten besprechen.
2. Plane mit kurzen Aufgaben
Projektaktivitätenplanung ist aufwändig (und manchmal auch etwas
langweilig). Dennoch ist es eine der wichtigsten Aufgaben im
Projektmanagement und du solltest auf keinen Fall der Versuchung
erliegen – der Einfachheit halber – unendlich lange, allgemein
gehaltene Aufgabenblöcke zu “planen”. Hierdurch wirst du dir zwar
am Anfang des Projektes ein wenig Arbeit ersparen, im Laufe des
Projektes wird sich dies aber doppelt und dreifach rächen! Je länger
und allgemeiner ein Aufgabenblock gehalten ist, desto schwieriger
wird es auch den Fortschritt dieser Aktivität im Auge zu behalten.
Kurze Aufgaben hingegen lassen sich einfacher überwachen und
Fehlentwicklungen werden früher sichtbar. So kannst du auch
früher gegensteuern und das Projekt in “ruhigem Fahrwasser”
halten.
3. Kenne das Projektziel (und verfolge dieses konsequent)
Es klingt wie eine Binsenweisheit, aber:
(a) du musst deine Projektziele klar benennen können,
(b) wissen welches Ergebnis dein Projekt zu einem erfolgreichen Projekt
macht und
(c) jede einzelne Aufgabe in deinem Projekt sollte zur Erreichung deines
Projektziels beitragen.
Und nur wer sich darüber im Klaren ist, welche Aktivitäten direkt zur
Zielerreichung beitragen und wobei es sich nur um “nice-to-have”-
Aktivitäten handelt, kann ein effektives (= Zielerreichung) und effizientes (=
optimaler Kosten/Nutzen-Faktor) Projektmanagement erreichen!
SO VERMEIDEST DU FEHLER
4. Setze ein gemeinsames Ziel
Klare Ziele müssen auch klar mit den Projektbeteiligten
kommuniziert werden, denn jeder Projektbeteiligter sollte
immer genau wissen, was er tut und vor allem auch warum!
Gerade in großen und komplexen Projekten – an denen viele
Personen mitarbeiten – kann man sich schnell im alltäglichen
“Klein-Klein” verfangen und das “große Ganze” und seinen
eigenen Beitrag dazu aus dem Blick verlieren. Ein
gemeinsames Ziel trägt in erheblichem Maße zur Motivation
des Projektteams bei und erhöht dadurch die
Erfolgsaussichten.
5. Richtige Kommunikation – Die “Geheimzutat” für gute
Projekte
Im Grunde genommen ist eine der wichtigsten Kernaufgaben
im Projektmanagement die Schaffung guter Beziehungen
zwischen den verschiedenen Projektakteuren, um mit diesen
das optimale Ergebnis zu erreichen. Es muss jedoch nicht nur
einfach Kommuniziert werden, sondern es muss auch “richtig”
kommuniziert werden und das schließt u.a. folgende Punkte
mit ein:
· TRANSPARENTE KOMMUNIKATION: · PÜNKTLICHKEIT: · VERANTWORTLICHKEITEN:
Du solltest dich immer Fragen, wie offen du Transparenz ist gut, aber nur wenn die Weiß jede Person in deinem Projektteam
(mit wem und warum) kommunizierst und Informationen auch rechtzeitig bei den ganz genau, für was sie verantwortlich ist
ob es “versteckte” Details gibt, die du mit richtigen Personen ankommen. Oft wird (und bis wann)? Nur wenn es klare
den Projektbeteiligten, dem Förderer oder beispielsweise versucht, Probleme im Zuordnungen von Verantwortungen gibt,
einem anderen Akteur teilen solltest. kleinen Kreis zu lösen, bevor sie offen können Aufgaben gut und rechtzeitig
Außerdem musst du genau darauf achten, angesprochen werden. Häufig ist es aber erledigt werden! Zu einer klaren
dass die jeweiligen Akteure auch wirklich dann schon zu spät für eine gute/einfache Zuordnung gehört auch, dass es pro
informiert sind. Viele Probleme/ Lösung. Aus diesem Grund sollte in jedem Aufgabe nur einen “Leitenden” gibt.
Missverständnisse entstehen nämlich Projektteam ein “konstruktives Miteinander” Sobald zwei (oder sogar noch mehr)
deshalb, weil Person A sich ganz sicher gefördert werden, so dass die “Leitende” mit einer Aufgabe betraut sind,
war, dass Person B über etwas informiert einzelnen Mitarbeiter die Probleme frühzeitig wird garantiert etwas “zwischen den
ist, aber in Wirklichkeit wusste Person B ansprechen können und so auch frühzeitig Stühlen” landen, weil jeder dachte: “der
nur einen Teil bzw. war gar nicht im Bilde. gemeinsam an einer Lösung gearbeitet Andere macht das”!
Zudem ist gerade in der Kommunikation werden kann!
mit dem Förderer darauf zu achten, dass er
sich auch ausreichend informiert fühlt!
6. Risikomanagement / Kenne die Projekt-Killer-Risiken
Weißt du, wo in deinem Projekt die kritischen Punkte
liegen? Und wenn ja, hast du auch einen Plan, wie du mit
diesen Risiken umgehen willst? Manche Risiken kannst du
sicherlich einfach ignorieren, weil sie zum einen wahrscheinlich
gar nicht eintreten werden und zum anderen keine projekt-
kritischen Risiken darstellen. Je wahrscheinlicher ein Risiko
jedoch auftreten könnte bzw. je wahrscheinlicher es sich bei
einem Risiko um ein “Projekt-Killer-Risiko” handelt, desto
intensiver musst du dich frühzeitig um eine Vermeidungs-/
Lösungsstrategie bemühen.
7. Lerne mit Problemen umzugehen
Wenn (unerwartete) Probleme auftreten (und das werden sie
definitiv! – auch wenn du zu Beginn deines Projektes mögliche
Probleme analysiert hast), dann solltest du diese immer ruhig
und professionell angehen. Denn wenn du den Kopf verlierst,
dann ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass auch den
anderen Projektbeteiligten das Gleiche passiert. Und nur, wer
in kritischen Situationen die verbleibenden Optionen sauber
analysiert, wird auch das Optimum herausholen können.
8. Überprüfe die Entwicklungen in regelmäßigen Abstand
Leider werden Projekte viel zu häufig zu Beginn geplant und
(wenn überhaupt) erst am Ende bewertet, um zu
dokumentieren, was gut und was weniger gut gelaufen ist.
Aber auch, wenn diese Vorgehensweise sicherlich sinnvoll ist,
wäre es deutlich besser, wenn auch schon während der
Projektlaufzeit regelmäßige und systematische Überprüfungen
stattfinden würden. Denn nur dann kannst du auf Probleme
auch sinnvoll reagieren und das Projektergebnis verbessern.
Natürlich gibt es noch unzählige weitere Tipps und Trick sowie
andere Punkte, die während einem Projekt beachtet werden
müssen, wenn du aber diese 8 Punkte gewissenhaft
im Blick behältst, wirst du mit größter Wahrscheinlichkeit die
typischen “Anfängerfehler” (die auch erfahrenen
Projektmanagern immer wieder passieren) umgehen.
Quelle: www.erfolgreich-projekte-leiten.de
NOTIZEN
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EXKURS:
Ein Projekt steht selten allein für sich da, es bringt seine Organisatoren mit vielen unterschiedlichen Menschen,
Menschengruppen und Organisationen in Berührung. Teilnehmer, Förderer und Presse haben alle einen Bezug
zum Projekt, auch wenn dieser sehr unterschiedlich sein kann. Im Laufe eurer Projektarbeit werdet ihr mit
Partnern, die euch unterstützen oder mit denen ihr eng zusammenarbeitet, ein Netzwerk aufbauen. Diese
Beziehungen zu pflegen lohnt sich: auch für zukünftige Projekte.
WER SPIELT DA ALLES MIT? DAS PROJEKTUMFELD
Wer sind sie, die Akteure in eurem Projektumfeld? In einem
ersten Schritt geht es darum, sie zu identifizieren. Nehmt
ein großes Blatt Papier, schreibt den Namen eures Projekts
in die Mitte und listet darum herum eure Akteure auf!
Folgende Kategorien von Akteuren können euch dabei
helfen: neue Projektmitarbeiter, Teilnehmer, Förderer,
Unterstützer, potentielle Kooperationspartner, Sponsoren,
Mitarbeiter der Verwaltung, Zeitungen, Spender,
Interessenten usw. Fragt euch auch: Wer noch könnte ein
Interesse an unserem Projekt haben? Wer noch könnte das
Gelingen unseres Projekts stark beeinflussen? Tipp: Geht
so detailliert wie möglich vor, denn ihr könnt die Liste
später, z. B. bei der Suche nach Geld und
Kooperationspartnern oder bei der Öffentlichkeitsarbeit, gut
einsetzen!
Neben eurer Zielgruppe gibt es noch zwei Arten von
Akteuren. Die einen haben ähnliche Ziele wie ihr:
potentielle Mitarbeiter und Helfer, Initiativen oder
Organisationen, die auf dem gleichen Gebiet tätig sind oder
euer Projekt ergänzen könnten. Mit diesen könnt ihr eine
Kooperation eingehen.
Die anderen Akteure sind dadurch zu charakterisieren,
dass sie ein punktuelles Interesse an eurem Projekt haben,
auch wenn sie sonst andere Ziele verfolgen, oder dadurch,
dass ihr selbst Berührungspunkte mit ihnen ausmachen
könnt. Das sind z. B. die potentiellen Förderer und
Sponsoren, der Bürgermeister eurer Stadt, der
Radiosender der Universität usw. All diese Akteure können
euch unterstützen.
Auf das „Netzwerk“, das all diese Akteure zusammen
bilden, könnt ihr bei zukünftigen Projekten wieder
zurückgreifen.
KOOPERATIONEN UND NETZWERKE
KOOPERATIONEN EINGEHEN
TIPPS für die Netzwerkpflege Der Vorteil von Kooperationen sind so genannte
„Synergien“. Das heißt, die Partner wirken so zusammen,
• Ein Netzwerk lebt von der Kommunikation dass „das Ganze“, das dabei entsteht, „mehr“ ist „als die
untereinander. Tauscht euch intensiv mit allen Summe seiner Teile“ (Quelle: wikipedia.de). Wenn sie
Beteiligten aus! also zusammenarbeiten, können sie Ziele erreichen, die
sie nicht erreicht hätten, wenn jeder für sich gearbeitet
• Neben der Kommunikation über Telefon und hätte. Gewinnen könnt ihr durch Kooperationen z. B.
Internet sind auch regelmäßige Treffen mit den Teilnehmer, praktisches Wissen (durch Austausch), Geld
Netzwerk-partnerinnen und -partnern (durch gemeinsame Nutzung von Geräten oder
außerordentlich wichtig. In Gesprächsrunden Räumen), neue Zielgruppen, Öffentlichkeit usw. Wenn
können Ideen ausgetauscht und weitere Projekte sich beispielsweise zwei Initiativen gemeinsam an den
geplant werden. Bürgermeister wenden, wirken sie glaubwürdiger, als
wenn jede Initiative einzeln um Unterstützung bittet.
• Ein Netzwerk ohne Organisation endet im Chaos.
Evaluiert in regelmäßigen Abständen, was bei eurer Die Zusammenarbeit mit Partnern, die aus anderen
Netzwerkarbeit gut funktioniert und in welchen Bereichen kommen oder andere Zielgruppen haben, ist
Bereichen sie verbessert werden muss. Passt die interessant, aber nicht immer einfach. Folgende Regeln
Organisation eurer Netzwerkarbeit an. sind deshalb, vor allem wenn man das erste Mal
zusammenarbeitet, zu empfehlen: Plant viel Zeit für
• Erweitert und aktualisiert bei Bedarf die Ziele Absprachen ein! Abstimmen solltet ihr euch am
eures Netzwerks. Bittet ggf. auch eure Projektanfang über eure Ziele (mit mehreren Partnern
Netzwerkpartnerinnen und -partner um Anregungen. kann das viel Zeit beanspruchen), über alle
Entscheidungen während des Projekts und vor allem
• Stellt eure Arbeit regelmäßig der Öffentlichkeit vor über eure Darstellung nach außen. Nur wenn alle Partner
beteiligt sind, identifizieren sie sich mit dem Projekt, und
• Versucht fortlaufend, neue Partnerinnen ein gemeinsames Projekt kann gelingen. Legt klare
und Partner in euer Netzwerk einzubinden. Verantwortlichkeiten fest (Wer ist wofür verantwortlich
und wofür nicht?), um Missverständnissen vorzubeugen!
Fixiert alle eure Verabredungen schriftlich! Wichtig ist
hierbei nicht die Form (z. B. ein Vertrag), sondern die
schriftliche Fixierung an sich. Je detaillierter die
einzelnen Punkte der Zusammenarbeit festgehalten
werden, desto besser. Oft reicht dafür eine E-Mail oder
ein Protokoll aus, das die Vereinbarungen eines Treffens
zusammenfasst. Sorgt dafür, dass alle Partner gleich
informiert sind! Schickt wichtige E-Mails als Kopie („cc“)
an alle Partner, haltet alle „auf dem Laufenden“, auch um
klar nach außen aufzutreten. Tauscht euch intern
genügend aus! Trefft euch, telefoniert, schreibt E-Mails.
PROJEKTMANAGEMENT:
WIE SCHREIBE ICH EINEN ANTRAG
In eurem Antrag möchtet ihr überzeugend wirken und den Vergleich mit anderen Projekten bestehen.
Stellt deshalb den innovativen Aspekt eures Projekts heraus und gestaltet den Antrag benutzerfreundlich.
Bleibt sowohl im Antragstext als auch in der Kalkulation übersichtlich und verständlich sowie sprachlich
und inhaltlich korrekt und haltet eventuelle formale Bedingungen wie Antragsformulare, Anlagen usw. ein.
Versetzt euch in die Position des Empfängers! Erstens hat er viele Anträge vor sich, zweitens zählt für ihn
nichts als der Antrag, auf dessen alleiniger Grundlage er entscheiden muss. Habt ihr ein standardisiertes
Antragsformular vor euch, verschafft euch zunächst einen Überblick: Welche Fragen müssen beantwortet
werden? Welche Anlagen sind beizulegen? Wichtig: Alle Fragen und alle Spalten müssen beachtet
und der Antrag darf nicht eigenmächtig verändert werden.
• Antragstext oder Projektantrag: Das Projekt in Worten
• Finanzplan: Das Projekt in Zahlen
Habt ihr euren Projektplan und euren Finanzplan zur Hand, könnt ihr nun den Antragstext schreiben:
DER ANTRAGSTEXT
An den Anfang des Antragstextes gehört eine Kurzbeschreibung des Projekts, in der ihr für Außenstehende
kurz und verständlich das Projekt und sein Ziel beschreibt. Worum es in eurem Projekt geht, das sollte auf
einen Blick zu erfassen sein. Verzichtet deshalb hier auf große theoretische Einführungen und
formuliert prägnant und übersichtlich, was konkret in welchem Zeitraum passieren soll. Fasst die
Kurzbeschreibung neutral, also nicht in der wir- oder ich-Form.
Ein paar Tipps zur Beantwortung bestimmter Fragen:
Zum Antragspunkt „Ziele des Projekts“: Nennt hier möglichst konkrete spezifische Ziele für euer Projekt, um
euch von anderen Projekten abzuheben! Nennt lieber kleinere Ziele, die dafür den besonderen Charakter
des Projekts kennzeichnen. „Interkultureller Austausch“ beispielsweise wäre als Ziel zu allgemein. Möglichst
konkrete Ziele sprechen für die Qualität des Projekts.
Zum Antragspunkt „Kooperationen“: Macht so detaillierte Angaben wie möglich, schreibt also nicht nur „Firma
X“, sondern „Firma X stellt Räume zur Verfügung“, nicht nur „Firma Y“, sondern „Firma Y unterstützt das
Projekt mit 500 Euro / schickt einen Referenten / stellt ihren Kopierer zur Verfügung“ usw.
III. ANTRAGSTELLUNG
Wichtig: Für die Antragstellung sind Fristen gesetzt. Das heißt aber nicht, dass man den Antrag auch nur zu
diesem letzten Termin einreichen darf. Wartet daher nicht bis zur letzten Minute, um euren Antrag loszu-
schicken. Je früher der Antrag beim Förderer eintrifft, desto mehr Zeit bleibt für etwaige Nachfragen und
Verbesserungen. Ihr tut damit also vor allem euch und eurem Projekt einen Gefallen.
FINANZPLAN
Nun geht es darum, euer Projekt in Zahlen zu „übersetzen“. Der Finanzplan fasst in einer Tabelle
folgende Informationen zusammen: Welche Kosten entstehen und woher kommt das Geld dafür?
Die Kalkulation sollte mit besonderer Sorgfalt erstellt werden. Wer möchte, dass ihm Geld anvertraut wird,
sollte beweisen, dass er verantwortlich damit umgehen und fehlerfrei kalkulieren kann.
Reise-, Verpflegungskosten etc. sollten aufgeschlüsselt werden, z. B.: „Hin- und Rückfahrt von 2
Teilnehmer/innen vom Wohn- zum Veranstaltungsort à 15 Euro = 2 x 15 = 30 Euro“. So lässt sich überprüfen,
ob die angegebene Summe realistisch ist.
Tragt nur runde Summen ein, keine Centbeträge. Das erleichtert das Nachrechnen durch die
Förderinstitution. Erst in der Abrechnung müssen die Beträge auf den Cent genau angegeben werden.
Die Kalkulation muss ausgeglichen sein. Prüft die Kalkulation und rechnet alle Posten noch einmal nach.
Kalkuliert auch die tatsächlich benötigten Gelder realistisch. Wer zu hoch kalkuliert, muss damit rechnen,
dass sein Projekt nicht mit der vollen Summe gefördert oder dass der Antrag abgelehnt wird.
CHECKLISTE: ANTRAGSTEXT
Ist die Adresse des Antragstellers und der Teilnehmer der
Projektgruppe samt Telefonnummer (evtl. auch
Mobiltelefon) und E-Mail korrekt angegeben?
Ist der Antragsteller auch in der nächsten Zeit, vor allem in
den Wochen direkt nach Abgabe des Antrags, unter dieser
Adresse erreichbar?
Ist die Kurzbeschreibung des Projekts so verständlich, dass
sie auch Außenstehende verstehen?
Werden klare und für das Projekt spezifische Ziele genannt?
Sind die Maßnahmen geeignet, um das Ziel zu erreichen?
Werden die innovativen Elemente des Projekts
hervorgehoben?
Werden die geleisteten Vorarbeiten klar definiert (Bei wem
wurde was erreicht? Was muss noch wann mit wem
geklärt werden?)?
Ist die Art der geplanten Zusammenarbeit mit anderen
Förderern (Institutionen, Firmen, Einzelpersonen, usw.)
näher definiert (Wer unterstützt wie?)?
Sind alle Punkte, die im Finanzplan auftauchen, im
Antragstext in Worten erwähnt?
Wurden alle Fragen auf dem Projektantragsformular
beantwortet?
CHECKLISTE: FINANZPLAN
Sind die Projektkosten realistisch kalkuliert? Liegt dem
eine genaue Recherche zu Grunde?
Gibt es Einsparmöglichkeiten?
Wurden Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten
aufgeschlüsselt?
Wurden alle Felder ausgefüllt?
Sind alle Projektschritte, die im Antragstext erwähnt sind,
auch in der Kostenkalkulation berücksichtigt?
Stimmt die Summe der einzelnen Kosten mit der
Gesamtsummeder Projektkosten überein?
Sind auf der einen Seite die Ausgaben und auf der anderen
Seite die Summe der erhaltenen Mittel und der Einnahmen
ausgeglichen?
Wurde die Kalkulation zum Schluss nochmals überprüft?
PROJEKTMANAGEMENT:
PROJEKTBEWILLIGUNG
Wird dem Projektantrag zugestimmt, spricht man auch von der „Bewilligung” einer Förderung. Mit der
Bewilligung sind so genannte „Bewilligungsbedingungen” verknüpft. Diese Bedingungen sind eine Art
Vertrag zwischen Projektleiter und Förderer, der meist folgende grundsätzliche rechtliche und formale Dinge
regelt: Die bewilligten Mittel sind zweckgebunden. Sie müssen für das beantragte Projektvorhaben
verwendet werden. Es ist also nicht möglich, anstatt eines beantragten Seminars eine Reise zu veranstalten.
Das Projektteam verpflichtet sich, gewisse Vorgaben einzuhalten, z. B. die fristgerechte Abgabe des
Abschlussberichts und der Abrechnung, den verantwortungsvollen Umgang mit dem Geld und die
Veröffentlichung bzw. Werbung für das Projekt.
Zur Bewilligung gehört auch, dass ihr klärt, auf welchem Wege ihr das Geld bekommt. Könnt ihr das Geld auf
ein Privatkonto überweisen lassen oder braucht ihr ein spezielles Projektkonto? Zu beachten ist hier: Ein
Projektkonto ist für eine lose Gruppe, die keine „juristische Person“ ist (wie z. B. ein Verein), nicht einfach zu
eröffnen.
MITTELVERWALTUNG
Das Geld ist da, nun geht es darum, den Überblick über Art und Umfang der Ausgaben für euer Projekt zu
behalten. Ernennt für diese Aufgabe eine Person aus dem Projektteam zum Finanzbeauftragten, die für solche
Dinge wie Abrechnung der Reisekosten, Bezahlen der Rechnungen oder Materialeinkäufe verantwortlich ist. Das
bedeutet natürlich nicht, dass der Finanzbeauftragte all diese Dinge selbst erledigen muss. Auch anderen
Projektmitgliedern oder Teilnehmern kann er Geld für solche Aufgaben aushändigen, nur muss er überblicken,
wem er wie viel gegeben hat, und die entsprechenden Belege und das Restgeld zurückfordern.
Geht die Finanzverwaltung ruhig und systematisch an! Wie viel Mühe können Abrechnungen machen, bei
denen Quittungen fehlen oder Belege unverständlich sind. Solch ein Chaos lässt sich durch ein Mindestmaß an
Ordnung vermeiden.
IV. PROJEKTBEWILLIGUNG UND MITTELVERWALTUNG
Jede Ausgabe muss durch einen Beleg (Quittung, Kassenbon, Rechnung...) nachgewiesen werden. Der
Beleg muss folgende Daten enthalten:
• Rechnungsbetrag
• Währung
• Datum
• Ausstellungsort
• Beschreibung der Leistung, des Artikels, der Ware
Dokumentiert jede Ausgabe, die ihr tätigt. Je eher ihr eure Belege sortiert, umso einfacher wird eure
Abrechnung. Legt beispielsweise einen Ordner an, in dem ihr für jeden Posten aus der Kalkulation eine
Klarsichtfolie abheftet (für Veranstaltungs- und Raumkosten, Reisekosten, Unterkunftskosten, Verpflegung,
Öffentlichkeitsarbeit usw.). Sortiert die Belege während des Projekts in den Ordner und klebt sie, sobald ihr
dazu Zeit findet, auf.
PROJEKTMANAGEMENT:
Ein Projekt endet nicht, wenn die Teilnehmer nach Hause gefahren sind oder die Broschüre veröffentlicht
und verteilt ist. Zu einem Projektabschluss gehören folgende Aufgaben:
• Sachbericht und Verwendungsnachweis für die Geldgeber
• Erstellung einer Belegliste anhand der Belege
• Vorlage sämtlicher Belege (Rechnungen, Quittungen, etc.)
• Sonstige Dokumentation (Teilnehmerliste, Fotos, Presseartikel, Verträge, etc.)
Nach Abschluss eures Projekts erwarten Förderer einen Abschlussbericht bzw. Verwendungsnachweis von
euch. Ein Abschlussbericht hat die Aufgabe, den Projektverlauf sowie alle Kosten und Ausgaben zu belegen,
und zwar so, dass auch Außenstehende sie nachvollziehen können. Der Abschlussbericht besteht aus einem
Sachbericht (Ablauf des Projekts) und einem Finanzbericht (Abrechnung der Projektkosten, Verwendungs-
nachweis im engeren Sinne). Als Anlage kann er auch eine Projektdokumentation sowie Presseartikel über
das Projekt beinhalten.
SACHBERICHT
Nicht nur das Projektteam und die Teilnehmer sind an den inhaltlichen Ergebnissen des Projekts interessiert,
sondern auch die Förderer. Der Sachbericht ist eine „Visitenkarte“ für euch und den Förderer, die den Verlauf
und die Ergebnisse eures Projekts vorstellt. Er kann Grundlage für einen Folgeantrag sein und unterstützt den
Förderer dabei, seine Arbeit nach außen zu präsentieren. Im Sachbericht geht es um Objektivität, stellt also nicht
nur eure Erfolge und positiven Erfahrungen, sondern auch Probleme und Fehler dar. Sowohl für euch selbst als
auch für eure Förderer und ihre Arbeit ist eure Kritik wichtig, denn aus Fehlern lernt jeder! Ein Sachbericht ist
keine Projektdokumentation. Er sollte kurz, knapp und sachlich Auskunft über die wichtigsten Fragen zum
Projekt geben. Die Anforderungen des Förderers an den Sachbericht solltet ihr schon während der
Projektdurchführung klären. Projektdokumentation oder Pressespiegel können unabhängig vom Bericht erstellt
und beigefügt werden.
V. PROJEKTABSCHLUSS
VERWENDUNGSNACHWEIS
Der Finanzbericht gibt Auskunft über die Verwendung der Fördergelder. Zum Finanzbericht gehören die
Belege als Original, die Belegliste oder das Abrechnungsformular und ein Finanzierungs- oder
Verwendungsnachweis, der einen Überblick über die tatsächlichen nach Posten geordneten Kosten gibt
und sie den bewilligten Mitteln gegenüberstellt. Allgemein gilt hier: Seid genau, überprüft euch
mehrmals, informiert euch über die formalen Vorgaben und Zeitfristen desm jeweiligen Förderers und
haltet sie ein.
Abb. Sachbericht
Abb. Verwendungsnachweis
Abb. Belegliste Abb. Belege
EXKURS: SICHERUNG DER NACHHALTIGKEIT
WAS IST NACHHALTIGKEIT?
Als Definition von Nachhaltigkeit kann gelten (Meadows/Meadows/Randers: Die neuen Grenzen des Wachstums,
1992): "Zustand eines Systems, das sich so verhält, dass es (nach menschlichem Ermessen) über unbeschränkte
Zeit ohne grundsätzliche oder nicht steuerbare Veränderungen (...) im Rahmen der gegebenen Umwelt
existenzfähig bleibt und vor allem nicht in den Zustand der Grenzüberziehung gerät." Aufrechterhaltbarkeit ist ein
inoffizieller Begriff und gibt die amerikanische Bezeichnung sustainability wieder. Der analoge deutsche Begriff ist
Nachhaltigkeit, der jedoch in manchen Wendungen und Zusammenhängen irreführend wirken kann.
WIE SICHERE ICH NACHHALTIGKEIT?
Fördermittelgebern und anderen Unterstützern ist wichtig,
dass die Ergebnisse deiner Aktion bzw. deines Projektes
Bestand haben, also über einen bestimmten Zeitraum
erhalten bleiben. Gerade in der Arbeit mit Geflüchteten geht
es darum, immer wieder Lösungen für neue
Herausforderungen zu finden, schnell auf sich verändernde
Situationen zu reagieren, also flexibel zu bleiben. Auch in
diesem Umfeld ist Nachhaltigkeit möglich. Sie kann darin
bestehen, dass du, unterstützt durch Fördermittel, etwas
aufbaust, das du dann aus eigener Kraft und über einen
langen Zeitraum fortführen möchtest Nachhaltigkeit kann
auch darin bestehen, dass du in einem Projekt gemachte
Erfahrungen mit anderen teilst.
Eins ist sicher: Für eine nachhaltige Umsetzung ist das
Denken und Planen weit über den Zeithorizont des
Projektes hinaus unabdingbar. Überleg Dir, welche
Wirkungen über das Projekt hinaus bestehen bleiben sollen
und auf welche Ebenen (sozial, ökonomisch, etc.) sich die
gewünschten nachhaltigen Wirkungen beziehen.
Eine Möglichkeit die Nachhaltigkeit der Projekte zu sichern
besteht darin, entsprechende Rahmenbedingungen zu
schaffen in Form von neuen Strukturen oder Angeboten
mit langfristigen Wirkungen. Eine weitere Möglichkeit einer
nachhaltigen Umsetzung ist die Multiplikation von
Ergebnissen. Oft werden Projekte entwickelt und umgesetzt
mit dem impliziten Gedanken, dass Produkte oder Angebote
von anderen Akteuren übernommen werden. Eine solche
Zielsetzung hat jedoch meist nur Erfolg, wenn sie von
Anfang an konkret geplant wird und allfällige Partner in die
Entwicklung miteinbezogen werden. Nachhaltige
Umsetzung kann aber auch Heißen, ein Angebot zu
übernehmen statt neu zu entwickeln. Damit wird die Chance
erhöht, dass sich dieses Angebot breiter etablieren kann.
EXKURS: UMGANG MIT UNTERKUNFT-BETREIBERN
TIPPS FÜR EINE ERFOLGREICHE KOMMUNIKATION
1. Ein klares Konzept mitbringen. Damit
überzeugt man am schnellsten. Knapp und präzise
beschreiben, was man vorhat. Gerne auch
illustrieren, dann versteht jeder sofort die Idee –
und unterstützt am ehesten.
2. Geschmeidig bleiben. Möglicherweise gefällt
die Idee, aber bei der konkreten Umsetzung gibt es
Änderungswünsche. An dieser Stelle nicht
dogmatisch auf der „reinen Lehre“ beharren,
sondern auch mal Abstriche machen.
3. Alle mit ins Boot holen. Nicht jede Mitarbeiterin
und jeder Mitarbeiter eines Betreibers hat dieselbe
Meinung zu einem Projekt, das in der Unterkunft
umgesetzt werden soll. Um sich vor bösen
Überraschungen zu schützen, sollte man das
Vorhaben mit mehreren Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern besprechen.
4. Langer Atem. Gerade wenn die
Organisationsstruktur unübersichtlich ist, kommt es
gern zu Verzögerungen. Am besten ist, man
definiert selbst, bis wann man eine Rückmeldung
braucht und hängt sich dann so lange ans Telefon,
bis man diese erhalten hat.
5. Verbindlichkeit. Auf der sicheren Seite ist man,
wenn man mit dem Betreiber zu einer schriftlichen
Vereinbarung kommt: Welche Räume darf ich in
welcher Form nutzen? Was wird dort stattfinden?
Wer übernimmt welche Kosten? Wie erhalten die
Freiwilligen Zugang zur Unterkunft?
6. Wertschätzung. Es gibt viele Betreiber oder
einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die noch
nicht lange dabei sind. Die meisten versuchen
aber, gute Arbeit zu leisten und vieles möglich zu
machen. Das sollte man anerkennen, auch wenn
die Prozesse manchmal länger dauern.
Quelle: https://asylothekberlin.wordpress.com/
IDEENWAND
HIER KANNST DU DEINE AKTIONSIDEEN NOTIEREN
IDEENWAND
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Avicenna-Studienwerk e.V.
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