Rr. Oetami Noviana R., S.Pd., M.Pd KEPALA BIDANG ARSIP NDH : 007 PKA : 1 Tahun : 2023 KEARSIPAN DASAR-DASAR
KATA PENGANTAR Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyusun materi ini. Materi ini disusun dengan tujuan untuk memberikan pemahaman dasar tentang kearsipan, suatu aspek yang sangat penting dalam pengelolaan informasi di berbagai sektor kehidupan. Kearsipan bukan hanya sekedar penyimpanan dokumen, melainkan suatu sistem yang terorganisir untuk memastikan aksesibilitas, keamanan, dan keteraturan informasi. Dalam perkembangan zaman yang semakin pesat, kebutuhan akan pengelolaan arsip yang efektif semakin menjadi keharusan. Materi ini akan membahas konsep dasar kearsipan, mulai dari pengertian, tujuan, hingga prinsip-prinsip yang harus diterapkan dalam mengelola arsip. Kami berharap materi ini dapat memberikan pemahaman yang mendalam, sehingga setiap individu yang mengikuti pelatihan ini dapat menjadi agen perubahan dalam mengoptimalkan sistem kearsipan di lingkungan kerjanya masingmasing. Tentu saja, pengetahuan ini dapat menjadi landasan untuk mengembangkan kemampuan lebih lanjut dalam pengelolaan kearsipan. Terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan dan inspirasi dalam penyusunan materi ini. Semoga bermanfaat dan dapat menjadi panduan yang baik dalam menjalankan tugas-tugas kearsipan dengan efisien dan efektif. Akhir kata, kami berharap agar materi ini dapat memberikan kontribusi positif dalam upaya meningkatkan kualitas pengelolaan informasi di berbagai sektor. Terima kasih.
Sarana dan Prasarana Kearsipan Pemberkasan Arsip DAFTAR ISI Pengertian Arsip dan Kearsipan 1 Fungsi Arsip 3 Jenis-jenis Arsip 4 Empat Pilar Kearsipan 7 Kegiatan Pengelolaan Arsip Dinamis 10 12 Sistem Kearsipan 15 21
1 Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengansistem kearsipan. Pengertian arsip ialah“ Segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala cara penciptaannya,dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi fungsi-fungsi, kebijaksanaan- kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya”. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah,foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan- keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Menurut UU NO. 43 Tahun2009 tentang Kearsipan, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2 Berbeda dengan arsip yang sudah kita ketahui pengertiannya, kearsipan merupakan tata cara pengurusan penyimpanan warkat dan menurut aturan serta prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali. Kearsipan berasal dari bahasa Inggris “filling” yang artinya adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip atau file mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, dan penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan dan pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk memusnahkan arsip dengan kriteria tertentu. Setelah memahami pengertian dari arsip dan kearsipan, keduanya memiliki arti yang hampir sama.Akan tetapi, ada perbedaan antara arsip dan kearsipan. Perlu diketahui, arsip memiliki sifat yaitu bisa diterima oleh banyak kalangan, baik itu secara resmi atau personal. Sedangkan kearsipan merupakan cara untuk mengatur atau menyusun arsip-arsip yang telah diterima banyak kalangan. Dengan adanya kearsipan tersebut, maka tujuan pencarian arsip akan lebih mudah dilakukan, apalagi ketika seseorang membutuhkan untuk mencari informasi yang mana proses pencarian harus dilakukan. arsip dan kearsipan juga dapat dibedakan berdasarkan pemahaman bahwa arsip merupakan mediaatau barang, sedangkan kearsipan merupakan cara atau teknik yang mengatur dalam penyimpanan arsip agar dalam pencarian informasi atau arsip akan lebih mudah dilakukan Pengertian Kearsipan Berbeda dengan arsip yang sudah kita ketahui pengertiannya, kearsipan merupakan tatacara pengurusan penyimpanan warkat dan menurut aturan serta prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok yang meliputi penyimpanan,penempatan, dan penemuan kembali. Kearsipan berasal dari bahasa Inggris “filling” yang artinya adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip atau file mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, dan penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan dan pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk memusnahkan arsip dengan kriteria tertentu.
3 Arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian suatu kegiatan. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam dalam organisasi pemerintahan maupun swasta serta masyarakat selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benarhurus lah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. arsip mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan. Selain itu arsip juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah jika bahan bahan kearsipan terkumpul, tersimpan, terawat dan teratur dengan baik. Ada berbagai fungsi arsip yang dibagi menjadi dua, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder. Fungsi arsip berdasarkan kepentingannya adalah sebagai suatu pendukung atas dilakukannya atausetelah kegiatan pengarsipan selesai, yang mencakup nilai guna keuangan, nilai guna hukum, dan nilai guna administrasi, serta nilai guna teknologi dan ilmiah. Fungsi sekunder arsip adalah dapat digunakan untuk kepentingan suatu lembaga atau instansi, perorangan, serta sebagai alat bukti pertanggungjawaban yang termasuk di dalam nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi.
4 Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dandisimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dansis tematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis meliputi: Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Arsip Statis Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baiksecara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip terjaga, yaitu arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Arsip umum, yaitu arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Ar s ip Be rda s a r k an Fung s i d a Ar s i p b e rd a s a rk an nil a iny a
5 Arsip asli, yaitu lembar surat yang ditujukan kepada instansi sebagaimana tercantum pada alamatyang dituju dalam kepala surat atau lembar surat yang dinyatakan sebagai asli Arsip tembusan, yaitu lembaran penyampaian informasi kepada instansi yang mempunyai keberkaitan langsung ataupun tidak langsung dengan informasi surat sebagimana dikomunikasikaninstansi yang terdapat di kepala surat. Tembusan berupa lembaran yang berkena karbon ataupun alat copy lainnya. Istilah lain yang digunakan sebelmnya adalah “tindasan” atau “cc” (carbon copy). Arsip salinan, yaitu lembaran hasil penggandaan keseluruhan informasi surat yang dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang. Istilah lainnya adalah “Turunan”. Arsip petikan, yaitu lembar bersi sebagian ataupun beberapa kalimat yang diambil dari surat aslidan dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang. Istilah lainnya dari petikan adalah “kutipan”. Arsip keuangan Arsip kepegawaianArsip pendidikan Arsip pemasaran Arsip penjualan, dan sebagainya. Arsip yang berbasis kertas, yaitu arsip yang isi informasinya terekam dalam media kertas. Jenis arsip ini sering disebut sebagai arsip tekstual atau arsip konvensional. Arsip pandang dengar (audio visual), di antaranya dalam bentuk gambar statis (still images), citra bergerak (moving images), dan rekaman suara (sound recording). Arsip rekaman suara atau audioadalah media perekam informasi dalam bentuk suara atau lisan. Arsip rekaman gambar atau visualadalah media rekaman informasi dalam bentuk gambar wajah. Adapun arsip rekaman suara dan gambar atau audio visual adalah media rekaman informasi dalam bentuk suara dan gambar bergerak. Ar s i p b e rd a s a r k an k e a s li an ny a Ar s i p b e r da s a r k an s u b j e kn y a a t a u i s iny a Ar s i p b e rd a s a r k an med i any a
6 Arsip kartografi dan Arsip kearsitekturan, arsip kartografi adalah arsip yang informasinya tertulis dalam bentuk grafik atau foto metric, antara lain peta, chart, denah, desain bangun mesin atau pesawat, bagan, dan sejenisnya. Arsip kearsitekturan adalah arsip yang yang mengandung informasi yang berhubungan dengan kearsitekturan, misalnya arsip cetak biru pembangunan gedung atau bangunan bersejarah dan sebegainya. Arsip elektronik (mechine readable), yaitu arsip berisi rekaman informasi dari suatu kegiatan yang diciptakan dengan alat elektronik atau komputer.
7 Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat 1. TND (Tata Naskah Dinas), 2. Klasifikasi Arsip, 3. JRA (Jadwal Retensi Arsip), 4. SKKAD (Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis). Keempat unsur tersebut seringkali disebut sebagai instrumen pengelolaan arsip dinamis. Keempat instrumen pengelolaan arsip dinamis ini merupakan syarat awal terciptanya pengelolaan arsip dinamisdengan baik. Tata Naskah Dinas dalam ketentuan Peraturan Menteri Dalam Negeri tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah didefinisikan sebagai pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Dasar hukum Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karawang tertuang pada PERBUP Karawang Nomor 23 Tahun 2017 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemeintah Daerah Prinsip Dasar Tata Naskah Dinas: TND wajib dimiliki oleh Pencipta Arsip; TND disusun berdasarkan peraturan yang terkait dengan suatu lembaga/instansi; TND merupakan acuan dasar dalam melakukan pembuatan naskah dinas dalam suatu lembaga/instansi. Tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip;Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh; Mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektifbangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI; 4 PILAR KEARSIPAN
8 Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dantugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Klasifikasi arsip dapat digunakan sebagai pedoman untuk menata fisik dan informasi arsip sehingga mampu merekam dan merekonstruksi kegiatan secara utuh dan faktual dari pelaksanaan kegiatan organisas. Dasar hukum Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karawang tertuang pada Peraturan Bupati (PERBUP) Karawang Nomor 28 Tahun 2019 Tentang Pedoman Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karawang. Prinsip Penyusunan Klasifikasi Arsip: Penyusunan klasifikasi arsip untuk pencipta arsip di pemerintahan daerah provinsi dan kabupaten/kota disusun oleh lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten/kota dengan mengikutsertakan perwakilan dari masing-masing SKPD di lingkungan pemerintahan daerah provinsi dan kabupaten/kota. Dalam penyusunan Klasifikasi Arsip, Pencipta Arsip dapat berkonsultasi dgn ANRI; Klasifikasi Arsip ditetapkan ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip atau Pejabat yg ditunju Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. (Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009) Dasar hukum Jadwal Retensi Arsip (JRA) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Karawang tertuang pada Peraturan Bupati (PERBUP) Karawang Nomor 81 Tahun 2018 tentang Jadwal Retensi Arsip Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karawang. Prinsip Dasar Jadwal Retensi Arsip: Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMDwajib memiliki JRA. (Pasal 48, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009) JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi
9 negeri, serta BUMN dan/atau BUMD setelah mendapat persetujuan/ pertimbangan Kepala ANRI. (Pasal 53, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian/ penggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan. Dasar hukum Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karawang tertuang pada Peraturan Bupati (PERBUP) Karawang Nomor 29 Tahun 2019 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karawang. Prinsip Dasar Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) SKKAAD wajib dimiliki oleh Pencipta Arsip; SKKAAD disusun berdasarkan peraturan yang terkait dengan suatu lembaga/instansi; SKKAAD merupakan acuan dasar dalam menyediakan arsip bagi pengguna arsip yang berhakdalam suatu lembaga/ instansi. Arsip Dinamis (SKKAAD)
10 Berikut ini adalah kegiatan pengelolaan arsip dinamis Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman merupakan aktivitas awaldari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih selalu, sering, atau kadang- kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk kepentingan manajerial dan operasional organisasi.Berkenaan dengan penggunaan arsip ini pencipta arsip perlu memiliki ketentuan prosedur peminjaman arsip, ketentuan waktu peminjaman, dan prosedur pengembalian arsip termasuk sanksi apabila terjadi kehilangan arsip. Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasidan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaanarsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan- bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktorekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air.
11 Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara .
12 Pemberkasan Arsip adalah pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan menggunakan huruf, nomor atau kombinasi huruf dan nomor yg digunakan sebagai identitas arsip ygakan disimpan. Arsip yang sudah diregistrasi dan didistribusikan harus diberkaskan sebagai arsip aktif berdasarkanklasifikasi arsip. Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan melalui kegiatan, pemeriksaan, penentuan indeks, pengkodean, pembuatan tunjuk silang, pengelompokan, pelabelan, pembuatan daftar isi berkas,penyimpanan arsip dan pembuatan daftar arsip aktif. Pemberkasan arsip aktif pada unit di tujukan untuk tertatanya fisik dan informasi arsip, serta tersusunnya daftar arsip aktif. Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas. Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat data yaitu unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, tahun, jumlah dan keterangan. Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat data yaitu nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, dan keterangan. Pemberkasan arsip aktif dan pembuatan arsip daftar arsip aktif pada unit kerja menjadi tanggungjawab pimpinan unit kerja dan dilaksanakan oleh arsiparis. Daftar arsip aktif disampaikan kepada unit kearsipan untuk disampaikan kepada UKPT sebagai simpul jaringan dalam rangka penyelenggaraan SIKN dan JIKN. Ruang kerja penuh dengan arsip Perbedaan arsip aktif dan inaktif tak jelas Tidak ada petugas yang secara khusus menangani arsip Pemberkasan Arsip Aktif Masalah yang timbul apabila tidak dilakukan pemberkasan arsip PEMBERKASAN ARSIP
13 Informasi tidak aman Arsip disimpan sesuai kepentingan petugas masing-masing Penemuan kembali arsip tidak bisa dilakukan secara cepat dan tepat Menyatukan informasi arsip Memudahkan temu balik arsip o Cepat o Tepat o Lengkap o aman Menjamin arsip tersimpan dengan aman dan terpelihara Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip. Instrumen yang digunakan adalah Klasifikasi Arsip, Kegunaannya: Mengelompokkan arsip yang masalahnya sama dalam satu berkas Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis (disusun secara berjenjang) Sarana untuk pemberkasan dan penemuan kembali arsip aktif Berfungsi untuk mengenali masalah yang dikandung arsip Sebagai tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk angka, huruf atau keduanya Disusun secara berjenjang dengan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokokmasalah, sub masalah dan sub-sub masalah. Pemeriksaan/Inspecting o tanda siap file o kelengkapan o kondisi fisik Tujuan Pemberkasan Arsip Pelaksanaan Pemberkasan Prosedur Pemberkasan
14 Penentuan indeks Indeks/kata tangkap dapat berupa : subyek, lokasi, nama orang, nama organisasi, tahun, atau identitas lainnya. Ketentuan mengindeks: singkat, jelas, mudah diingat berorientasi pada kebutuhan pemakai harus dapat dikelompokkan dalam pola klasifikasi Penentuan kode, berupa penggabungan antara huruf dan angka (lihat skemaklasifikasi); o Pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah diberi kode sesuai pola klasifikasi; o Tuliskan pada sekat I untuk Pokok masalah, Sekat II untuk Sub Masalah, dan sekat III untuksub-sub masalah. Tunjuk silang Jenis: o Lembaran Digunakan untuk menggantikan arsip yang disimpan di tempat lain. o Guide/ Folder Digunakan untuk menghubungan antara berkas yang satu dengan berkas lainnya karna salingberhubungan atau saling melengkapi. Penyortiran, yaitu mengelompokkan : subyek utama, sub subyek dan sub subsubyek sesuai denganrinciannya Pembuatan label (labeling) Penyimpanan pada filing cabinet Pembuatan daftar berkas dan daftar isi berkas Perangkat Keras o Filling Cabinet o Lemari Arsip o Sekat/Guide o Folder Perangkat Lunak o Kode Klasifikasi o Indeks o Tunjuk Silang Sarana Pemberkasan
15 Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip padatempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat. Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu : Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad o Paham peraturan mengindeks o Menyiapkan lembar tunjuk silang (bila perlu) o Menyiapkan peralatan arsip Keuntungan sistem filling abjad Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami Tunjuk silang sangat mudah diterapkan Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama Biaya pelaksanaannya lebih murah Kerugian sistem filiing abjad Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsistenMudah mengubah beberapa alfabet dalam surat Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga Langkah-langkah penyimpanan arsip o Penampungan o Penelitian o Pengindeksan Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)
16 o Pengkodean o Penyortiran o Penyimpanan Prosedur penemuan kembali arsip yang disimpan Teliti arsip yang diminta Isi bon peminjaman Bergeraklah menuju tempat penyimpanan Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip Ambil arsip yang diminta Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil Serahkan arsip kepada yang memerlukan Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu). Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor o Menyusun pola klasifikasi arsip o Menyiapkan peralatan arsip Kelebihan sistem filling nomor o Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, danteratur. o Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat. o Sederhana dan mudah dilaksanaka. o Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen. o Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi. o Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas. Kelemahan sistem filling nomor o Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks. o Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam,dapat menimbulkan kesulitan o Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak. Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)
17 Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor TerminalDigit. Filing System Nomor Dewey Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang harus dilakukanmeliputi hal-hal berikut. o Merancang daftar klasifikasi nomor Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode. o Menyiapkan dan menyusun perlengkapan o Penyimpanan Surat Filling System Nomor Terminal Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut dalambuku arsip. Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut. o Menyiapkan perlengkapan o Penyimpanan surat Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikandari datangnya surat. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian,mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan. Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal o Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun o Menyiapkan peralatan arsip Kelebihan sistem tanggal o Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo. o Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi. Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)
18 Kekurangan sistem tanggal Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihalarsip. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100%tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antaralain sebagai berikut; Filing Cabinet Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satulaci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak. Guide Jika satu laci memuat arsip satu tahun,maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan).Tetapi jika satu laci memuat 2- 3 bulan maka diperlukan guidesebanyak bulan tersebut. Hanging Folder Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari2-3 bulan tersebut. Kartu Indeks Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelasperalatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal.
19 Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkangeografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat. Sebagai contoh adalah :Indonesia (Negara) Sumatera (Provinsi)Liot (Kabupaten) Muara enim (Ibukota Kabupaten) Kelebihan sistem wilayah Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui. Kelemahan sistem wilayah Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secaralengkap. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayahyang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang. Kearsipan sistem, wilayah (Geographic Filling system)
20 Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana suratsurat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu). Prosedur penyimpanan sistem subyek o Memeriksa o Mengindeks o Mengkode o Menyortir Kelebihan sistem subyek o Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui o Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Kekurangan sistem subyek o Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbedasatu sama lain. o Kurang cocok untuk bermacam jenis surat Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system)
21 Penyimpanan arsip yang dilengkapi sarana dan prasarana ideal sangatlah dibutuhkan agar instansi pemerintahan dapat terus menggunakan arsip tanpa khawatir dengan bahaya yang mengintainya. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui Pasal 5 Ayat (2) PERKA Nomor 11 Tahun 2018 tentang Standar Pelayanan Jasa Kearsipan juga menjelaskan bahwa salah satu komponen berkaitan dengan pelayanan penyimpanan arsip internal organisasi adalah keberadaan sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang baik. Berikut adalah Sarana penimpanan arsip beserta penjelasannya. Sarana dan prasarana pertama yang harus dimiliki oleh gudang penyimpanan arsip adalah adanya ruangan khusus yang diperuntukkan untuk pengelolaan arsip. Keberadaan ruangan ini sangat penting untuk mempertahankan kondisi arsip yang Anda miliki. Perlu diketahui, Anda tidak dapat menggunakan gudang umum yang bisa dimanfaatkan menyimpan barang produksi atau peralatan, karena penyimpanan arsip biasanya membutuhkan fumigasi atau pengendalian jamur yang dapat merusak barang lainnya. Selain itu, ruangan yang akan dijadikan untuk gudang penyimpanan arsip sebisa mungkin juga memiliki beberapa fasilitas, seperti: Sistem Pengendalian Lingkungan Pembatasan akses dari dan menuju gudangSistem pendeteksi kebakaran dini Lingkungan yang terhindar dari hamaSistem keamanan khusus Dalam ilmu kearsipan ada beberapa istilah yang sepertinya masyarakat umum bahkan pengelola arsip sendiri masih banyak yang belum begitu paham terkait dengan penyimpanan arsip. Ruang penyimpanan arsip dikenal dengan istilah central file, recods center dan depot arsip. Lalu, apa perbedaan ketiga nama tersebut? Mari kita bahas bersama-sama.
22 Central file Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2011 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Aktif di Central File, Central File adalah adalah pusat berkas atau pusat penyimpanan arsip aktif. Recods Center Seperti yang kita tahu bahwa dalam penjelasan pasal 47 ayat 1 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa penyimpanan arsip inaktif dilakukan pada sentral arsip inaktif atau records center sebagai tempat penyimpanan arsip inaktif pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan arsip. Sedangkan pengertian records center/pusat arsip penyediaan tempat penyimpanan arsip inaktif yang memadai dari baik dari segi peralatan dan segi ruang yang terdiri dari ruang penerimaan, ruang persiapan , ruang pemusnahan, ruang fumigasi. Pengelolaan records center harus memperhatikan faktor efesiensi dan faktor keamanan. Dari penjelasan di atas, record center atau pusat arsip ialah tempat yang disediakan untuk menyimpan arsip inaktif dari suatu lembaga. Dan dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang mendukung dan sesuai untuk kegiatan pemeliharaan arsip. Depot Arsip Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015, Tentang Pedoman Pembentukan Depot Arsip, telah dijelaskan terkait pengertian depot arsip. Depot arsip adalah gedung dan ruang penyimpanan arsip yang dirancang dengan struktur khusus guna memenuhi kebutuhan terhadap pelindungan arsip, serta mengutamakan tugas pemeliharaan dan perawatan arsip. Dari penjelasan diatas dapat diketahui bahwa penyimpanan arsip, dapat disimpulkan bahwa: 1. centra file digunakan untuk menyimpan arsip aktif, yang berada di unit pengolah atau bidang, 2. records center digunakan untuk menyimpan arsip inaktif, yang berada di Unit Kearsipan atau Sekretariat 3. Depot arsip digunakan untuk menyimpan arsip statis, yang berada di lembaga kearsipan atau Unit Kearsipan I (Lembaga Kearsipan/UPT Kearsipan).
23 Sarana dan prasarana penyimpanan arsip berupa rak atau lemari sangatlah dibutuhkan agar arsip perusahaan atau instansi Anda lebih aman dan tahan lama. Selain itu, Anda juga harus menyiapkan kotak yang dibutuhkan untuk menyimpan kartu kendali dan juga map arsip. Lebih lengkapnya, kebutuhan untuk rak dan kotak penyimpanan tersebut meliputi: Rak arsip, Rak Arsip adalah alat pengarsipan dengan menyusun berkas secara lateral atau menyamping. Berkas-berkas ini bisa dikelompokkan dulu, lalu dimasukkan ke ordner atau kotak arsip sesuai pengelompokan. Masing-masing kelompok bisa ditempelkan dengan label namanya untuk mempermudah pengelolaannya Contoh gambar rak arsip : Lemari arsip besi Lemari arsip besi atau biasa di sebut juga sebagai Fire Proof Cabinet. Lemari jenis ini tidak hanya mempunyai fungsi sebagai media pengarsipan dokumen atau file saja, namun lemari inipun tahan terhadap api. Sehingga apabila suatu saat terjadi kebakaran, maka dokumen yang tersimpan di dalam lemari arsip besi tersebut tidak akan terbakar. Contoh gambar lemari arsip:
24 Lemari Arsip Filling cabinet Selain sebagai tempat penyimpanan, filling cabinet dapat mengelompokkan dokumen dan arsip sehingga penyimpanan lebih efektif karena arsip maupun dokumen sudah dikategorikan sesuai dengan kategori masing-masing. Hal ini memudahkan untuk proses pencarian dokumen karena sudah dikelompokkan Contoh gambar filling cabinet: Fungsi dari Roll O’Pack Roll o’pack adalah untuk menyimpan dokumen dengan kapasitas besar. Roll o’pack biasanya digunakan di rumah sakit, kepolisian dan kantor-kantor lain yang memiliki banyak arsip dan membutuhkan tempat penyimpanan arsip yang besar. contoh gambar Roll O’Pack:
25 Rak sortir Rak sortir digunakan untuk memisahkan surat-surat untuk disimpan ke folder masingmasing. Contoh gambar rak sortir: Card cabinet merupakan lemari atau rak yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks, kartu kendali,dan kartu lain yang berhubungan dengan penyimpanan arsip agar mudah untuk lebih ditemukan karena intensitas penggunaannya cukup tinggi. Contoh gambar card cabinet :
26 Selain ruangan dan lemari atau rak penyimpanan khusus, hal lain yang tidak kalah penting untuk gudang penyimpanan arsip Anda adalah mempersiapkan segala kebutuhan untuk memudahkan proses indexing dan penataan arsip yang dimiliki. Beberapa peralatan yang biasanyadibutuhkan untuk penyimpanan arsip antara lain. Folder atau map, Folder atau map terdiri dari beberapa jenis yang dapat Anda pilih, seperti map berdaun (stopmap folio), map dengan penjepit (snelhecter), map bertali (portapel), dan lainnya. Contoh gambar Folder atau map: Hanging map Atau map gantung, Hanging map atau map gantung adalah map yang digunakan untuk menyimpan berkas pada filling cabinet atau tempat penyimpanan khusus lain Berkas-berkas berisi data akan ditempatkan pada map gantung, kemudian dimasukan kedalam filling cabinet atau alat lain secara vertikal. Contoh gambar hanging map: PERSIAPKAN PERALATAN UNTUK MENYIMPAN ARSIP
27 Guide atau sekat penunjuk, Guide atau sekat penunjuk yang terbuat dari plastik tebal atau kertas karton, yang berfungsi sebagai pembatas, penunjuk, atau penyangga deretan map atau folder penyimpanan arsip. contoh gambar guide atau sekat penunjuk : Boks arsip Boks Arsip adalah sarana tempat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam rak arsip, terbuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya. Contoh gambar boks arsip : Laptop atau komputer, Laptop atau komputer adalah kebutuhan penyimpanan arsip yang berfungsi untuk kebutuhan administrasi atau indexing arsip agar dapat terdata dengan baik. Jika Anda juga berencana untuk memiliki arsip dalam format digital, makakeberadaan server untuk penyimpanan arsip sangatlah penting. Dengan begitu, keamanan informasi arsip lebih terjamin dan tidak rentan akan risiko kerusakan atau kehilangan arsip. Saat ini ada beberapa jenis server storage yang dapat Anda pilih, yaitu server virtual berbasis cloud dan juga server fisik. Keduanya sama baiknya untuk penyimpanan arsip, hanya sajakelebihan dari server virtual tidak membutuhkan tempat khusus. Sementara itu, server fisik biasanya membutuhkan tempat khusus dengan suhu yang sejuk, karena server akan berjalan terus-menerus. MEMILIKI SERVER
KUMPULAN SOAL
1. Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu adalah arsip....... a. Dinamis b. Aktif c. Inaktif d. Statis 2. Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus menerus, disebut arsip.... a. Dinamis b. Aktif c. Inaktif d. Vital 3. Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, disebut arsip..... a. Dinamis b. Aktif c. Inaktif d. Vital 4. Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan merupakan ciri dari arsip.... a. Dinamis b. Aktif c. Inaktif d. Statis 5. Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang disebut... a. Dinamis b. Atatis c. Vital d. Terjaga
6. arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya disebut arsip... a. Dinamis b. Statis c. Vital d. Terjaga 7. Kegiatan pengelolaan arsip dinamis meliputi.... a. Penciptaan,penggunaan, penilaian, dan penyusutan arsip b. Penciptaan,penggunaan dan pemeliharaan arsip, serta penilaian arsip c. Penciptaan,penggunaan, dan penyusutan arsip d. Penciptaan,penggunaan dan pemeliharaan arsip, serta penyusutan arsip 8. Penciptaan arsip adalah.... a. Kegiatan untuk menghasilkan arsip b. Kegiatan untuk pemanfaatan arsip bagi kepentingan organisasi c. Kegiatan untuk menjaga arsip d. Alih media arsip 9. Instumen yang diperlukan dalam kegiatan penyusutan arsip adalah..... a. Tata Naskah Dinas b. Klasifikasi Arsip c. Jadwal Retensi Arsip d. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis 10.Pola Pengaturan atau struktur fungsi yang disusun secara sistematis dan logis yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip disebut.... a. Tata Naskah Dinas b. Klasifikasi Arsip c. Jadwal Retensi Arsip d. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
11.Dasar hukum Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karawang tertuang pada PERBUP Karawang Nomor.... a. Nomor 23 Tahun 2017 b. Nomor 28 Tahun 2019 c. Nomor 29 Tahun 2019 d. Nomor 43 Tahun 2017 12.Dasar hukum Jadwal Retensi Arsip (JRA) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Karawang tertuang pada Peraturan Bupati (PERBUP) Karawang Nomor …. a. Nomor 23 Tahun 2017 b. Nomor 28 Tahun 2019 c. Nomor 81 Tahun 2018 d. Nomor 29 Tahun 2019 13.record center adalah.... a. pusat berkas atau pusat penyimpanan arsip aktif b. tempat yang disediakan untuk menyimpan arsip inaktif dari suatu lembaga c. untuk menyimpan arsip statis, yang berada di lembaga kearsipan atau Unit Kearsipan I d. tempat menyimpan arsip aktif, yang berada di unit pengolah atau Unit Kearsipan III 14.Apa fungsi dari Guide atau sekat penunjuk? a. untuk menyimpan berkas pada filling cabinet b. untuk menyimpan kartu indeks c. tempat penyimpanan arsip d. pembatas atau penyangga deretan map atau folder penyimpanan arsip 15.Sistem penyimpanan arsip yang merupakan sistem penyimpanan warkat berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan adalah sistem kearsipan.... a. Kearsipan sistem nomor b. Kearsipan sistem tanggal c. Kearsipan sistem, wilayah d. Kearsipan sistem Subjeck
16.Berikut ini ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif, yang berada di unit pengolah atau bidang.... a. Central file b. Recods Center c. Gudang d. Depot Arsip 17. Kearsipan sistem, wilayah disebut juga.... a. chronological filling system b. Geographic Filling system c. Numeric filling system d. Subjeck filling system 18. Memudahkan proses pengarsipan dan pengelompokan surat sehingga mudah ditemukan ketika diperlukan merupakan fungsi dari.... a. Lembar disposisi b. Guide/sekat c. Kartu kendali d. Daftar arsip 19. Sarana yang digunakan oleh pimpinan untuk memberikan wewenang dan tugas kepada bawahan dalam bentuk perintah atau instruksi secara singkat, merupakan fungsi dari a. Lembar disposisi b. Guide/sekat c. Kartu kendali d. Daftar arsip 20. Ukuran kertas yang di gunakan untuk kegiatan pembuatan surat dalam PERBUP Karawang nomor 23 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah adalah..... a. A4 b. A5 c. F4 d. Bebas
21.Jenis huruf yang digunakan untuk kegiatan pembuatan surat dalam PERBUP Karawang nomor 23 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah adalah.... a. Pica atau arial b. Pica atau times new roman c. Times new roman atau arial d. Arial atau bookman old style 22. Ukuran huruf yang digunakan untuk kegiatan pembuatan surat dalam PERBUP Karawang nomor 23 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah adalah... a. Harus ukuran 12 b. Ukuran 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan c. Ukuran bebas d. Ukuran 10 sampai dengan 12 23.Spasi yang digunakan untuk kegiatan pembuatan surat dalam PERBUP Karawang nomor 23 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah adalah.... a. Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan b. Spasi 2 c. Spasi 1,5 atau 2 sesuai kebutuhan d. Bebas 24.Dalam PERBUP Karawang nomor 23 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah Stempel untuk naskah dinas menggunakan tinta berwarna ungu dan dibubuhkan pada bagian..... a. Kiri tanda tangan pejabat b. Kanan tanda tangan pejabat c. Tepat di tengah tanda tangan pejabat d. Bebas 25.Ketika seseorang menjadikan daerah dan tanggal sebagai sistem kearsipan, maka sistem apakah yang digunakan... a. Kronologis dan geografis b. Subjek dan kronologis c. Geografis dan kronologis d. Numerik dan geografis