รายงานการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบคอมพิวเตอร์. Anyflipdocx

การจดั เกบ็ เอกสาร

ดว้ ยระบบคอมพวิ เตอร์
(e-filing)

การจดั เก็บเอกสารด้วยระบบคอมพวิ เตอร์
(e-filing)

เสนอ
ครูปรยี า ปนั ธิยะ

จัดทาโดย
นางสาวรววี รรณ วงคส์ าย

เลขที่ 9 สบล. 63.1
สาขาวิชาการเลขานุการ

รายงานน้ีเปน็ ส่วนหน่งึ ของวชิ า 30203-2004 การจัดการเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์
ภาคเรยี นท่ี 1 ปกี ารศึกษา 2564
วิทยาลัยอาชีวศกึ ษาลาปาง

ก

คานา

รายงาน เรื่อง การจัดเก็บเอกสารด้วยระบบคอมพิวเตอร์ (e-filing) เป็นส่วนหน่ึงของวิชา 30203-
2004 การจัดการเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ผู้จดั ทาไดร้ ับมอบหมายจากครูปรียา ปนั ธยิ ะ ให้ศกึ ษาค้นควา้ เกี่ยวกับ
เร่ืองดังกล่าว ซึ่งในเน้ือหารายงานประกอบด้วย บทนา, การทางานของคอมพิวเตอร์, เอกสาร (Document)
ในสานักงาน, ระบบการจัดเก็บเอกสารท่ีดี ท่ีเปลี่ยนจาก Hardcopy เป็น Softcopy โดยการเลือกรูปแบบ
(Format) ที่เหมาะสม, ปัญหาของการเก็บเอกสารแบบเดิม, จุดเด่นของ Softcopy, การจัดเก็บเอกสารด้วย
คอมพิวเตอร์ที่เกิดปัญหาการค้นหาเอกสารไม่พบ, โฟลเดอร์ (Folder), การแบ่งระดับโฟลเดอร์ (Folder
Level), การบันทึกงานเก็บเอกสารไว้ใน โฟลเดอร์ (Folder) ท่ีแบ่งตามหมวดหมู่ และผลของการเก็บเอกสาร
ด้วยคอมพวิ เตอร์อยา่ งมีประสิทธภิ าพ

ซึ่งผู้จัดทา หวังเป็นอย่างย่ิงว่าคงจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ที่เข้ามาศึกษาค้นคว้า ผิดพลาดประการใด
ผู้จัดทาขอรบั ไว้เพียงผ้เู ดียว และขอขอบคณุ บดิ า มารดา ครู อาจารย์ ไว้ ณ ที่นด้ี ว้ ย

รววี รรณ วงค์สาย
สาขาวิชาการเลขานุการ
วิทยาลยั อาชีวศึกษาลาปางง

9 กรกฎาคม 2564

สารบญั ข

เรอ่ื ง หนา้

คานา ก
สารบัญ ข
สารบญั ภาพ ค
การจัดเกบ็ เอกสารด้วยระบบคอมพิวเตอร์ (e-filing) 2
2
บทนา 3-4
การทางานของคอมพิวเตอร์ 5-6
เอกสาร (Document) ในสานกั งาน 7
ระบบการจัดเก็บเอกสารทด่ี ี ทเ่ี ปล่ยี นจาก Hardcopy เป็น Softcopy 7
โดยการเลอื กรปู แบบ (Format) ทีเ่ หมาะสม 8
ปัญหาของการเก็บเอกสารแบบเดิม 9
จุดเด่นของ Softcopy 9
การจัดเกบ็ เอกสารดว้ ยคอมพิวเตอรท์ เ่ี กดิ ปัญหาการค้นหาเอกสารไมพ่ บ 9
โฟลเดอร์ (Folder) 10
การแบ่งระดบั โฟลเดอร์ (Folder Level) 10-11
การบนั ทกึ งานเกบ็ เอกสารไวใ้ น โฟลเดอร์ (Folder) ที่แบง่ ตามหมวดหมู่ 12
ผลของการเกบ็ เอกสารดว้ ยคอมพวิ เตอร์อย่างมปี ระสิทธภิ าพ 13
อ้างองิ

สารบัญภาพ ค

ภาพท่ี หนา้

ภาพท่ี 1.1 หลกั การทางานของคอมพิวเตอร์ 3
ภาพท่ี 1.2 แป้นพิมพ์ 3
ภาพท่ี 1.3 CPU 3
ภาพที่ 1.4 จอภาพคอมพวิ เตอร์ 3
ภาพที่ 1.5 เครอื่ งพิมพ์ 3
ภาพท่ี 1.6 ฮาร์ดดิส 4
ภาพท่ี 1.7 แผ่นซดี ี 4
ภาพท่ี 1.8 แฟลชไดร์ฟ 4
ภาพท่ี 2.1 เอกสารในสานกั งาน 5
ภาพท่ี 2.2 ใบส่ังสินค้า 5
ภาพที่ 2.3 บันทกึ ข้อความ 6
ภาพท่ี 2.4 โปรแกรม Microsoft Word 6
และ โปรแกรม Microsoft Excel 6
ภาพท่ี 3.1 E- Mail 7
ภาพที่ 3.2 E-Document 7
ภาพท่ี 3.3 Meeting 7
ภาพท่ี 4.1 การจัดเกบ็ เอกสารดว้ ยระบบคอมพวิ เตอร์ 8
ภาพท่ี 5.1 Softcopy 9
ภาพที่ 6.1 โฟลเดอร์ (Folder) 10
ภาพที่ 7.1 โฟลเดอร์ซ้อนโฟลเดอร์ 10
ภาพท่ี 7.2 นามสกลุ ของไฟล์ (File Extension) 11

2

การจดั เก็บเอกสารดว้ ยระบบคอมพิวเตอร์ (e-filing)

บทนา

ในปัจจบุ ันการจัดเกบ็ เอกสารในหนว่ ยงานจะเป็นระบบแบบท่ีทาดว้ ยมอื (User Manual) ซง่ึ เอกสาร
ของทางราชการจะต้องปฏิบัติตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 โดยเฉพาะ
หมวดที่ 3 การเกบ็ รกั ษา ยมื และทาลายหนงั สือ ปัญหาที่พบในการเก็บด้วยมอื คอื ทาใหย้ ากตอ่ การดูแลและ
การค้นหา นอกจากน้ียังเสียค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและไม่มีความปลอดภัยต่อเอกสาร รวมไปถึงการรักษา
คุณภาพของเอกสารให้อยู่ในสภาพท่ีใช้งานได้นานที่สุด ซ่ึงต้องใช้เวลานาน เกิดความไม่สะดวกในการทางาน
ดังนั้นจึงมีความต้องการจัดระบบการทางานใหม่ โดยนาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการดูแลและ
จัดการกับเอกสาร มีการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์จั ดการกับระบบจัดเก็บและค้นหาเอกสาร เพื่อลดปัญหาใน
การจัดเก็บเอกสารลดข้อผิดพลาดท่ีอาจเกิดข้ึน รวมไปถึงทาให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในการจัดการเอกสาร
และ สามารถเรยี กดูเอกสารแบบ Online

การทีจ่ ะบริหารเอกสารด้านการจัดเก็บและสืบค้นใหบ้ รรลุวัตถปุ ระสงค์และเป้าหมายทีว่ างไว้
โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ผ่านระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ในการจัดเก็บเอกสารเพ่ือให้เข้าถึงเอกสารได้ง่าย
ด้วย Web browser ช่วยให้สามารถสืบค้นเอกสารได้สะดวก รวดเร็ว ตามความต้องการน้ัน มีเทคโนโลยี
สารสนเทศที่สามารถนามาใช้ได้หลายวิธี แต่ท่ีน่าสนใจและเหมาะกับการบริหารงานเอกสารของ สานัก
ชลประทานที่ 4 คือ ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (INFOMA WEBFORM) ซ่ึงระบบดังกล่าวถูกพัฒนาข้ึน เพื่อ
ช่วยในการแกป้ ัญหาต่าง ๆ จากการจัดเก็บและสืบค้นเอกสารด้วยมือดังที่กลา่ วมาแล้ว และยงั สามารถค้นหาได้
จากข้อมูลท่ีผู้ใช้งานเป็นผู้กาหนดเอง ซึ่งช่วยให้ได้รับความสะดวก รวดเร็ว ในการค้นหาเอกสาร ได้ง่ายในเวลา
เดียวกัน และพร้อม ๆ กันอีกด้วย วิธีการจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ ไว้ใน Web Saver เพ่ือให้สะดวกแก่การสืบค้น
และป้องกันมิให้เอกสารสูญหายจะช่วยแก้ปัญหาเรื่องสถานที่จดั เก็บ ประหยัดงบประมาณ ประหยัดเวลา และ
ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการงานเอกสารให้เกิดประโยชน์สูงสุด แนวทางการจัดเก็บเนื้อหา(Content
Management) ขอ้ มูล (Information Management) เอกสาร (Document Management) และองคค์ วามรู้
(Knowledge Management) สามารถจัดเก็บได้หลาย รูปแบบ เช่น Word, Excel, Gif, Jpeg แต่ส่วนมากจะ
ใช้ระบบภาพลักษณ์ (Image Processing) คือ การนาเอกสารต้นฉบับมาเข้าเคร่ืองกราดภาพ (Scanner) เพื่อ
แปลงเอกสารท่ีเป็นกระดาษให้เป็นเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ (Gif, Jpeg) หรอื สร้างระบบสารสนเทศงานสารบรรณ
เพื่อใช้งานอย่างง่ายคือ การเปล่ียนรูปแบบ เอกสารที่เป็นกระดาษให้อยู่ในลักษณะของไฟล์ PDF โดยใช้
โปรแกรม Adobe Acrobat Professional พร้อมกันนั้นก็บันทึกรายละเอียดข้อมูลเอกสารโดยแบบฟอร์ม
จัดเก็บเอกสารมาตรฐานสามารถทาการค้นหาเอกสาร ทีจ่ ัดเก็บได้อย่างรวดเร็ว เช่น เลขท่ีเอกสาร วันท่ีจัดเก็บ
ช่ือเร่ืองหรือใจความสาคัญของเน้ือเร่ือง รายละเอียดคาค้น ผู้จัดเก็บ สถานที่จัดเก็บ อายุของเอกสาร เพื่อเป็น
(Key word) ในการค้นหาเอกสารที่ตอ้ งการได้

การเก็บเอกสาร (Filing) คือ กระบวนการจัดและเก็บเอกสารให้เปน็ ระเบียบ เพ่ือให้งา่ ยต่อการค้นหา
ไดง้ ่ายในทันทีที่ต้องการ สะดวก รวดเร็ว ทันเวลา กระบวนการจัดเกบ็ ประกอบด้วยการจาแนก จัดเรยี ง รักษา
ค้นหาและนามาใช้ประโยชน์ มีระเบียบแบบแผนเป็นระบบ (System) มีแหล่งเกบ็ ท่ีง่าย และปลอดภัย ช่วยให้
การปฏิบัติงานประจาวันของแต่ละหน่วยงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย การเก็บ
เอกสารเป็นวิธีการแบ่งประเภท (Clasifying) การจัด (Arranging) และการเก็บ (Keeping) เพ่ือรวบรวมให้
เอกสารอย่ใู นแหล่งเดียวกนั อยใู่ นแหลง่ ทีป่ ลอดภยั และสามารถคน้ หาเอกสารได้ทันทีทีต่ อ้ งการ

3

การทางานของคอมพิวเตอร์

ภาพท่ี 1.1 หลักการทางานของคอมพิวเตอร์
การทางานพน้ื ฐานของคอมพิวเตอร์ มี 4 ข้นั ตอน ดงั น้ี

1. รับข้อมูล (Input) คอมพิวเตอร์จะทาหน้าท่ีรับข้อมูลไปประมวลผล อุปกรณ์ที่ทาหน้าท่ีรับข้อมูล
ได้แก่ แป้นพิมพ์ เมาส์ เครื่องสแกน เปน็ ต้น

ภาพท่ี 1.2 แปน้ พิมพ์
2. ประมวลผลข้อมลู (Process) เมื่อคอมพิวเตอรร์ ับข้อมลู เข้าสรู่ ะบบแล้วจะทาการประมวลผลตาม
คาสัง่ หรอื โปรแกรมทกี่ าหนด อุปกรณ์ท่ีทาหนา้ ท่ีประมวลผลไดแ้ ก่ CPU

ภาพท่ี 1.3 CPU
3. แสดงผลข้อมูล (Output) เม่ือทาการประมวลผลแล้ว คอมพิวเตอรจ์ ะแสดงผลลัพธ์ อุปกรณ์ท่ีทา
หน้าท่ใี นการแสดงผลข้อมูลคือ จอภาพและเคร่ืองพิมพ์ เป็นตน้

ภาพท่ี 1.4 จอภาพคอมพวิ เตอร์

ภาพท่ี 1.5 เคร่ืองพิมพ์

4

4. จัดเกบ็ ขอ้ มลู คอมพวิ เตอรจ์ ะทาการจัดเก็บข้อมลู ลงในอุปกรณ์ท่ีเกบ็ ข้อมลู เช่น ฮารด์ ดิส
แผน่ ซีดี แฟลชไดร์ฟ

ภาพท่ี 1.6 ฮาร์ดดิส
ภาพท่ี 1.7 แผ่นซดี ี

ภาพที่ 1.8 แฟลชไดร์ฟ

5

เอกสาร (Document) ในสานกั งาน

ภาพที่ 2.1 เอกสารในสานักงาน

เอกสาร คือ กระดาษ หรือวัตถุใด ๆ ที่ได้ถูกบันทึก หรือทาให้ปรากฏด้วยการเขียน พิมพ์ ถ่ายรูป
บันทึก หรือวิธีอื่นใด ให้ปรากฏเป็นข้อมูล ข่าวสาร ตัวเลข แบบ แผนผัง หรือสัญลักษณ์ อย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่ง
ทาให้เกิดความหมายเพอ่ื การสื่อสารเกิดความเขา้ ใจได้

ในสมัยโบราณ เอกสารจะปรากฏเป็นข้อความที่บนั ทึกลงในแผน่ หนงั ผา้ ใบลานหรือวัสดุท่คี าดว่าจะ
มคี วามคงทน และหาได้ในขณะน้ัน ต่อมาเม่อื มีกระดาษ ขอ้ มูล ข่าวสารตา่ ง ๆ จึงถูกบันทกึ ในกระดาษ เกิดเป็น
คัมภีร์ หนังสอื และเอกสารตา่ ง ๆ

ในยุคปัจจุบัน จะมีการบันทึกข้อมูล ข่าวสาร ด้วยระบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ลงในฮาร์ดดิส หรือ
จานบันทกึ แบบแข็ง ฟล็อปป้ดี สิ ก์ (จานบนั ทึกแบบออ่ น) คอมแพคดิสก์ (Compact Disc) หรือซดี ี หรือแผ่น
ดีวดี ี เกิดเปน็ เอกสารทเ่ี รยี กว่า เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์

ซ่งึ เอกสารถอื วา่ มีความสาคัญตอ่ หนว่ ยงานธรุ กิจเพราะ
1. เปรยี บเหมือนความจา
2. ใชเ้ ปน็ หลกั ฐานในการอ้างอิง
3. ใชต้ ดิ ต่อระหวา่ งหนว่ ยงาน
4. เป็นหลกั ฐานทางวฒั นธรรมและภมู ิปัญญา

ในปจั จบุ ันสามารถแบ่งเอกสารไดอ้ อกเป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ ดว้ ยกนั ดังนี้
1. เอกสารภายนอก คือ เอกสารท่ีหน่วยงานได้รับมาจากหน่วยงานอ่ืนภายนอก ซึ่งอาจอยู่ในรูปของ

จดหมาย, ใบโฆษณา, ใบส่ังซื้อสินค้า, ใบกากับสินค้า, ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร และเอกสารอ่ืน ๆ
อีกมากมาย ซ่ึงเอกสารท่ีรับเข้ามาน้ีจะมีส่วนสาคัญในการบริหารงานของหน่วยงาน ที่หน่วยงานต้องให้
ความสาคัญแกเ่ อกสารเหล่านี้และตอ้ งเกบ็ รกั ษาไวเ้ พ่อื ใชเ้ ปน็ หลักฐานตอ่ ไปในอนาคตด้วย

ภาพท่ี 2.2 ใบสง่ั สินคา้

6

2. เอกสารภายใน คอื เอกสารทีจ่ ดั ทาขึน้ ใชภ้ ายในสานักงาน อาจจะเป็นเอกสารที่แต่ละแผนก
ในหน่วยงานจัดทาขึ้น เพื่อใหก้ ารทางานของหน่วยงานนั้นมีความคลอ่ งตวั มากย่ิงขนึ้ หรอื อาจจะเป็นเอกสาร
ทหี่ น่วยงานต้องการแจ้งให้พนักงานทราบก็ได้ ตัวอย่างเช่น บันทึกข้อความ คาสั่ง ประกาศ สัญญา งบการเงิน
รายงานตา่ ง ๆ ของบริษทั ฯ ซง่ึ เอกสารต่าง ๆ เหล่าน้สี ามารถใชเ้ ปน็ หลกั ฐานตอ่ ไปได้

ภาพที่ 2.3 บันทึกข้อความ
3. เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ คอื เอกสารท่ีจัดทาดว้ ยโปรแกรมคอมพวิ เตอร์ เชน่ ไฟล์รปู ภาพ ไฟล์จาก
โปรแกรม Microsoft Word ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ซงึ่ เอกสารในรูปแบบนจ้ี ะสามารถบรหิ าร
จดั การได้ง่ายกวา่ เอกสารรูปแบบกระดาษ

ภาพที่ 2.4 โปรแกรม Microsoft Word
และ โปรแกรม Microsoft Excel

ประเภทของเอกสาร

การแบ่งประเภทของเอกสารสามารถแบง่ ได้หลายแบบ ตัวอยา่ งเช่น
1. เอกสารสว่ นตัว/เอกสารท่วั ไป
2. เอกสารทว่ั ไป/เอกสารลับ
3. เอกสารฉบับร่าง/เอกสารฉบับสมบรู ณ์
4. เอกสารต้นฉบับ/เอกสารสาเนา
5. ในระบบคณุ ภาพ จะแบ่งเปน็ เอกสารควบคุม/เอกสารไม่ควบคมุ

7

ระบบการจดั เกบ็ เอกสารท่ีดี ท่เี ปล่ยี นจาก Hardcopy เป็น Softcopy
โดยการเลือกรปู แบบ (Format) ท่เี หมาะสม

1. Hardcopy คือเอกสารหรอื ข้อมลู ทจ่ี บั ต้องได้

- หนงั สอื ราชการ
- โทรสาร
- รายงานการประชุม
- แผน่ พับ

2. Softcopy คอื เอกสารหรือขอ้ มลู ที่เก็บอย่ใู นรปู แบบดจิ ทิ ัล เป็นนามธรรม ทไ่ี ม่สามารถจบั ต้องได้

- E-mail
- Appointment
- Meeting
- Request
- E- Document

ภาพที่ 3.1 E- Mail

ภาพที่ 3.2 E-Document

ภาพที่ 3.3 Meeting

8

ปัญหาของการเกบ็ เอกสารแบบเดมิ

ข้อแนะนาสาหรับการจัดการกับปัญหาการจดั เกบ็ เอกสาร

1. ปญั หาการจัดเก็บเอกสาร สาหรบั หน่วยงานหรอื หน่วยงานทีข่ าดเจา้ หนา้ ทส่ี าหรับในการทาหนา้ ท่ี
เก่ียวกับการจัดเก็บเอกสาร บางทีก็อาจจะจะต้องหาเจ้าหน้าที่เข้ามาทาหน้าที่ดังที่กล่าวมาข้างต้น โดยย่ิงไป
กวา่ นั้น เป็นต้นว่า ข้าราชการธรุ การ ข้าราชการบรหิ าร ฯลฯ

2. ฝึกหัดเจ้าหน้าท่ีท่ีมีอยู่แล้วให้มีความรู้และมีความเข้าใจสาหรับเพ่ือการดูแลจัดแจงเอกสารอย่าง
ถกู แนวทางแลว้ กเ็ ปน็ ระบบ

3. ขา้ ราชการผู้จะรับผิดชอบควรจะมีความละเอียดถี่ถ้วน มีความละเอียดรอบคอบ มีระบบระเบียบ
แบบแผนสาหรับการจัดแจงเอกสาร

4. สามารถจาแนกรูปแบบของเอกสาร สามารถแยกเอกสารได้เป็นหมวดหมู่ จาเป็นต้องรู้เรื่องแล้วก็
ตกลงใจวา่ จะเกบ็ เอกสารใดไว้บ้าง

5. ผู้ใชส้ ามารถนาไปใชไ้ ดอ้ ย่างแม่นยา มีความเข้าใจสาหรับในการเกบ็ เอกสารแลว้ ก็ค้นหาเอกสารได้
อย่างเร็ว ฉับไวมีความจาดีเพ่ือช่วยทาให้ปฏิบัติการได้เร็วแล้วก็มีคุณภาพ หรือทาเครื่องหมายหมวดไว้เพื่อไม่
ยงุ่ ยากต่อการคน้ หา

6. สาหรับหน่วยงานท่ีมีปัญหาประเด็นการยืมคืนเอกสารจากบุคคลภายในหน่วยงานหรือหน่วยงาน
อน่ื บางทกี อ็ าจจะจาต้องจัดทาทะเบยี นยมื คนื เอกสารไวเ้ พื่อง่ายสาหรับเพอ่ื การติดตามหรือทวงหนี้เม่ือถงึ เวลา

7. กรณีหน่วยงานท่ีมีขนาดใหญ่และก็มีงบประมาณพอเพียง ก็บางคร้ังก็อาจจะหาวัสดุหรือ
เครื่องใช้ไม้สอยสาหรับเพ่ือการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งบางทีอาจจะจาเป็นต้องใช้งบประมาณในตอนแรกเร่ิมแต่ว่า
จะเป็นผลดีในระยะยาวเนอ่ื งมาจากสามารถคน้ หาได้ง่าย เร็วทนั ใจ ยน่ เวลาและกม็ ธั ยัสถพ์ ื้นที่

8. ควรจะกาหนดช่วงเวลาสาหรับการเก็บ หน่วยงานควรจาเป็นต้องคิดแผนสา หรับในการจัดเก็บ
รวมท้ังทาลาย ซึ่งควรเป็นไปตามกฎเกณฑ์สานักนายกฯ กล่าวถึงงานสารบรรณ พุทธศักราช 2526 เพื่อรู้ว่า
หนังสือหรือเอกสารฉบับใดจาเป็นตอ้ งเก็บไว้นานเท่าไร แล้วก็เมื่อไรจาเปน็ จะต้องทาลาย ดงั น้จี ะช่วยลดจานวน
เอกสารทไี่ ม่จาเปน็ จาตอ้ งใชล้ ง ซง่ึ จะชว่ ยออมพ้ืนท่สี าหรบั การจัดเกบ็ เอกสารได้

เพราะฉะนั้นทุกหน่วยงานต้องให้ความสาคัญสาหรับในการจัดเก็บเอกสารของแต่ละหน่วยงานไม่ว่า
จะเป็นเอกสารในแบบอย่างกระดาษ หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็ตาม เน่ือง จากว่าเอกสารเป็นส่ิงท่ีจาดีกว่า
หน่วยงานอย่างย่ิงด้วยเหตุว่าเป็นหลักฐานสาหรับเพ่ือการดาเนินการติดต่อส่ือสารต่าง ๆ ซ่ึงที่สาคัญคนท่ีมี
บทบาทสาหรบั ในการดูแลจดั เกบ็ เอกสาร

ต้องตระหนักและหาวิธีการให้เอกสารของหน่วยงานไม่ให้สูญหาย สืบค้นได้ง่าย ประหยัดเวลา จะ
ส่งผลให้การดาเนินงานภายในองค์กรราบร่ืนและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เน่ืองจากทุกหน่วยงานในปัจจุบันต้อง
ได้รับการประเมินการดาเนินงานให้ได้คุณภาพตามท่ีรัฐกาหนด ยิ่งโดยเฉพาะหน่วยงานที่เป็นสถานศึกษา
จะต้องจัดเก็บหลักฐานเพื่อประกอบหลักฐานการประเมินการดาเนินงานภายในหน่วยงาน ซึ่งล้วนต้องใช้
เอกสารในการอา้ งอิงการดาเนนิ งานท้งั สิ้น

ภาพที่ 4.1 การจัดเกบ็ เอกสารด้วยระบบคอมพวิ เตอร์

9

จดุ เดน่ ของ Softcopy

Softcopy หมายถึง ผลลพั ธจ์ ากการประมวลผลทแี่ สดงผลของการปฏบิ ตั ิการของคอมพิวเตอร์ท่ี
ปรากฎบนจอภาพ ผลลพั ธ์นีย้ ังสามารถแก้ไขได้งา่ ย

จุดเดน่ ของ Softcopy

1. มองไมเ่ ห็น จับตอ้ งไม่ได้
2. สามารถเคลอ่ื นที่ไปมาได้ตลอดเวลา
3. สญู หายไดง้ ่ายในเวลาอันส้ันแคค่ ลกิ เดียว
4. ทาซ้าหรอื คดั ลอกไดง้ ่าย
5. เอกสารมหี ลายรปู แบบ เช่น รปู ภาพ เสียง ภาพเคล่ือนไหว

ภาพที่ 5.1 Softcopy

การจัดเกบ็ เอกสารดว้ ยคอมพวิ เตอร์ทเี่ กิดปญั หา
การค้นหาเอกสารไม่พบ

1. การบันทกึ (Save) งานทาโดยขาดการวางแผนการจดั เก็บ
2. ไมม่ มี าตรฐานในการกาหนดชื่อไฟลท์ ดี่ ี
3. เม่อื จัดเกบ็ แล้วไม่ได้มีการทาข้อมลู อ้างอิงถงึ สว่ นทท่ี าการจดั เกบ็ ข้อมลู ไว้
4. จานวนโฟลเดอร์มีมากเกนิ ไปหรอื มีความซา้ ซ้อน
5. ผ้ใู ชม้ คี วามรูแ้ ละทักษะในการใชค้ อมพิวเตอรท์ ่ตี ่างกัน

โฟลเดอร์ (Folder)

ในคอมพิวเตอร์ โฟลเดอร์ (อังกฤษ: folder) เป็นแฟ้มข้อมูลจาลองท่ีเอาไว้บรรจุ ไฟล์
คอมพิวเตอร์ ปรากฏให้เห็นเป็นสัญลักษณ์รูปแฟ้มในระบบปฏิบัติการที่มีส่วนต่อประสานกราฟิกกับ
ผู้ใช้ นอกจากในโฟลเดอร์จะใช้เก็บไฟล์ได้แล้ว ยังสามารถใช้เก็บโฟลเดอร์ด้วยกันเองได้อีกด้วย โฟลเดอร์มีชื่อ
เรียกอีกมากมาย เช่น แคตตาล็อก (catalog) ซึ่งใช้เรียกในคอมพิวเตอร์แอปเปิล 2 และคอมพิวเตอร์คอม
โมดอร์ 128 หรอื ล้นิ ชัก (drawer) เปน็ ต้น

ไดเร็กทอรี เป็นชื่อเรียกของโฟลเดอร์เมื่อกล่าวถึงเร่ืองเก่ียวกับระบบไฟล์ และปรากฏคาน้ีมาก่อน
หน้าโฟลเดอร์มาเป็นเวลานานต้ังแต่สมัยที่คอมพิวเตอร์ยังไม่มีส่วนต่อประสานกราฟิกกับผู้ใช้ อันท่ีจริงแล้ว
โฟลเดอร์เกิดขึ้นมาเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงและจัดการกับไดเร็กทอรีได้อย่างสะดวก ในระบบปฏิบัติการ
วินโดวส์สามารถเรียกคาว่าโฟลเดอร์กบั ไดเร็กทอรี ไดใ้ นความหมายเดยี วกัน

10

เมือ่ มองโครงสร้างระดับขัน้ ของระบบไฟล์แล้ว ไฟล์จะถูกเก็บภายในไดเรก็ ทอรีใด ๆ เสมอ และไดเร็ก
ทอรีก็จะถูกเก็บอยู่ในไดเร็กทอรีขั้นท่ีเหนือกว่าไปเรื่อย ๆ ซ่ึงรูปร่างของโครงสร้างน้ีก็คือโครงสร้างต้นไม้ คาว่า
พ่อ (Parent) และลูก (child) ซ่ึงเป็นศัพท์ท่ีมาจากการอธิบายโครงสร้างต้นไม้จึงมักนามาใช้ในการระบุ
ความสัมพันธ์ระหว่างไดเร็กทอรีหน่ึง กับไดเร็กทอรีย่อย (dubdirectory) ของมัน นอกจากนี้ จะมีไดเร็กทอรี
พิเศษอยู่ไดเร็กทอรีหน่ึงซึ่งไม่มีไดเร็กทอรีขึ้นท่ีเหนือกว่า เรียกว่าไดเร็กทอรีราก (root directory) ซึ่งก็
เทียบเคียงกบั ราก (root) ในโครงสรา้ งต้นไมน้ น่ั เอง

ภาพที่ 6.1 โฟลเดอร์ (Folder)

การแบง่ ระดบั โฟลเดอร์ (Folder Level)

1. MAIN FOLDER เป็นโฟลเดอร์ท่ีมีจานวนน้อยที่สุดไม่ควรเพิ่มและลด เช่น FOLDER LADDA
เหมือนการเข้าบ้านควรมปี ระตูเดียว

2. SUB FOLDER เป็นโฟลเดอร์ท่ีอยู่ภายใน MAIN FOLDER เพิ่มได้ทีละน้อย เช่น FOLDER
TEACHER FOLDER STUDENT

3. WORK FOLDER เราจะทางานบน WORK FOLDER เช่น งานครูจะอยู่ใน FOLDER TEACHER
งานนักเรียนจะอยใู่ น FOLDER STUDENT

การบนั ทกึ งานเก็บเอกสารไวใ้ น โฟลเดอร์ (Folder)
ท่ีแบ่งตามหมวดหมู่

หน่วยยอ่ ยที่สุดในการเก็บข้อมลู ของ Windows ก็คือ “ไฟล์ (File)” หรอื แฟ้มข้อมูลทใี่ ช้เก็บสิ่งต่าง ๆ
ไม่วา่ จะเปน็ โปรแกรม หรือขอ้ มูลเอกสาร โดยแตล่ ะไฟลจ์ ะมีรปู สญั ลักษณ์ประจาเฉพาะพรอ้ มกบั ช่อื กากับ
เรยี กว่า “ไอคอน (icon)” และการที่ในเครื่องคอมพิวเตอร์มไี ฟลต์ ่างกนั เปน็ จานวนมาก จงึ ตอ้ งมีการแบง่ แยก
ใหเ้ ป็นหมวดหมู่ไมป่ ะปนกนั โดยแบง่ พืน้ ท่ใี นดสิ ก์ใหเ้ ปน็ ส่วน ๆ เรียกวา่ “โฟลเดอร์ (Folder)” ท่ีใช้เกบ็ ข้อมลู
ตา่ ง ๆ และในแต่ละโฟลเดอร์ยงั อาจแบง่ เปน็ “โฟลเดอรย์ ่อย (Subfolder)” ลงไปไดอ้ ีกหลาย ๆ ช้นั อยา่ งไม่
จากัด เรียกว่าเป็น โฟลเดอร์ซ้อนโฟลเดอร์

ภาพท่ี 7.1 โฟลเดอรซ์ ้อนโฟลเดอร์

11

ภายในเครื่องคอมพวิ เตอร์จะเก็บไฟล์ไวน้ บั พนั นับหม่นื ไฟล์ โดยทีไ่ ฟล์แตล่ ะไฟลจ์ ะทาหน้าทแ่ี ตกต่าง
กนั การนาไฟลท์ ่ีมหี นา้ ทแี่ ตกต่างกนั มาเกบ็ ไวใ้ นท่แี ห่งเดยี วกันย่อมก่อให้เกดิ ความสับสนเป็นอยา่ งมาก เราจึง
ตอ้ งมเี ทคนิคในการแบ่งแยกให้ไฟลป์ ระเภทเดยี วกนั ให้อยใู่ นท่แี ห่งเดยี วกนั เรยี กวา่ “โฟลเดอร์ (Folder)”

หลักเกณฑใ์ นการตั้งชือ่ ไฟล์และโฟลเดอร์

1. มคี วามยาวไม่เกิน 255 ตวั อกั ษร
2. ใช้สญั ลักษณ์ใดก็ไดร้ วมทงั้ ช่องวา่ ง แต่ยกเวน้ สัญลกั ษณ์ \ / : * ? ” < > |
3. ไม่จาเป็นต้องมีนามสกุล (ส่วนขยาย) ยกตัวอย่างเช่น ไฟล์ภาพแบบ Bitmap ไม่จาเป็นต้องมี
.bmp ต่อท้าย
การตัง้ ช่ือไฟล์ควรต้งั ใหส้ ่ือความหมายชัดเจน และเกี่ยวข้องกับเนื้อความในไฟล์ โดยใชค้ าท่ไี ม่กากวม
สามารถค้นหาภายหลังได้ง่าย และไม่ควรนาช่ือตนเองมาตั้งชื่อไฟล์ เพราะเม่ือไฟล์มีจานวนมากข้ึนแล้วจะไม่
สามารถค้นหาไฟลท์ ่ีตอ้ งการใชง้ านได้

นามสกลุ ของไฟล์ (File Extension)

ไฟล์ในคอมพวิ เตอร์มมี ากมายหลายประเภท Windows จงึ มีวิธกี ารในการระบปุ ระเภทของไฟล์โดย
การใสน่ ามสกลุ ให้กับไฟลเ์ หล่านั้น เชน่ ไฟลท์ ่สี ร้างดว้ ยโปรแกรม Notepad จะมนี ามสกุลเปน็ .txt

เรานยิ มใส่จุด (.) คนั่ ระหว่างชื่อและนามสกุลของไฟล์ ดังนั้นจึงพบวา่ ไฟล์ทส่ี ร้างด้วยโปรแกรม
Notepad จะถูกตั้งชือ่ ไว้ในรูปของ “ชือ่ ไฟล์ .txt” และไฟล์โปรแกรมสว่ นใหญจ่ ะมรี ปู แบบเปน็ ชอ่ื ไฟล์ .exe

อยา่ งไรก็ตาม ในขณะที่เปิด (Open) ไฟล์ขึ้นมาใช้งานนนั้ จะไม่พบส่วนขยายของไฟล์
เนอ่ื งจาก Windows จะไม่แสดงสว่ นขยายของไฟล์ แตจ่ ะแสดงชนดิ ของไฟล์โดยอาศัยภาพสื่อความหมาย
ท่ีเรยี กว่าไอคอน (Icon) แทน ดงั ตัวอยา่ งในภาพดา้ นลา่ ง

ภาพที่ 7.2 นามสกลุ ของไฟล์ (File Extension)

ขนาดของไฟล์ (File size)

สญั ญาณไฟฟ้าทใี่ ช้ในคอมพวิ เตอร์เรียกวา่ ดิจิตอล(Digital) สญั ญาณดจิ ิตอลสอ่ื สารโดยการสง่ เลข 0
และ 1 เราเรยี กหน่งึ สัญญาณทีส่ ่งนว้ี ่า 1 บิต (Bit)

ไฟลท์ ่ีเซฟลงในคอมพิวเตอร์ก็จะถูกเกบ็ ไว้ในลักษณะของบิตเช่นเดียวกัน เช่นการท่เี ซฟตัวอักษร“A”
ลงในคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์จะใช้เน้ือที่ 8 บติ ในการเก็บ ดังนั้นถ้าตอ้ งการเซฟคาว่า “Hello” คอมพิวเตอร์
จะต้องใช้เนื้อท่ี 40 บิต ในการเกบ็

อักษรแตล่ ะตวั จะตอ้ งใช้เนอ้ื ท่ี 8 บิต เสมอ เราจงึ นิยมใช้คาวา่ ไบต์ (Byte) เรยี กขอ้ มูลขนาด 8 บิต
เชน่ การเซฟประโยค “Hello” ทใี่ ช้เนื้อที่ 40 บติ ก็คือการใช้เนื้อที่ ในการเก็บ 5 ไบต์ นั่นเอง

ไฟลค์ อมพิวเตอรโ์ ดยท่วั ไปมกั มขี นาดใหญ่มาก และไฟลโ์ ปรแกรมบางไฟล์อาจจะมขี นาดหลายล้าน
ไบต์ ตัวเลขทมี่ ากขนาดน้ีย่อมกอ่ ให้เกิดความไมส่ ะดวก

12

ผลของการเกบ็ เอกสารด้วยคอมพิวเตอรอ์ ยา่ งมปี ระสิทธภิ าพ

ประโยชน์ท่ีไดร้ ับจากระบบการจัดเกบ็ เอกสาร

1. สามารถทางานและการค้นหาเอกสารไดร้ วดเรว็ และถูกต้องมากขน้ึ
2. ประหยดั เวลาในการคัดแยกเอกสาร โดยรายละเอยี ดส่วนใหญ่ถูกบันทึกลงในเคร่อื งคอมพิวเตอร์
ของเครอ่ื งสแกนเนอร์
3. สามารถบริหารงานเอกสารได้อยา่ งมีประสิทธภิ าพ
4. ประหยัดคา่ ใช้จา่ ยในการจัดเกบ็ เอกสารไวใ้ นตู้ แฟ้ม กระดาษ
5. เพ่ิมประสทิ ธภิ าพในระบบจดั เกบ็ เอกสาร โดยจัดเกบ็ ในรปู แบบของเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์
ในระบบคอมพวิ เตอร์
6. ผู้ใช้ระบบสามารถเรียกค้นการเอกสารได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
7. ประหยดั พน้ื ท่ีในการจดั เก็บ ลดความซ้าซอ้ นในการเกบ็ เอกสาร
8. เกบ็ รักษาและสารองข้อมูลไว้อยา่ งปลอดภยั
9. ลดปญั หาสญู เสียเอกสาร หรือสูญหาย สามารถจัดเก็บและเรียกดเู อกสารต้นฉบับได้นานข้ึน
10. ลดการใชท้ รัพยากร กระดาษ เวลา บคุ ลากร

13

อ้างอิง

rtc.ac.th/ /kmFiling.pdf?fbclid. การจัดเก็บเอกสารดว้ ยระบบคอมพิวเตอร์ (e-filing). [ระบบออนไลน์].
แหล่งท่ีมา http://www.rtc.ac.th/www_km/02/0217/ (10 กรกฎาคม 2564)

site/sumonta26091998. หลักการทางานของคอมพวิ เตอร์. [ระบบออนไลน์]. แหลง่ ที่มา
https://sites.google.com/site/sumonta26091998 (10 กรกฎาคม 2564)

th.wikipedia.org/wiki/เอกสาร?fbclid=. ความหมายของเอกสาร. [ระบบออนไลน์]. แหลง่ ที่มา
https://th.wikipedia.org/wiki (10 กรกฎาคม 2564)

rtc.ac.th/ /kmFiling.pdf?fbclid. ระบบการจัดเก็บเอกสารทด่ี ี Hardcopy Softcopy. [ระบบออนไลน์].
แหล่งที่มา http://www.rtc.ac.th/www_km/02/0217/ (10 กรกฎาคม 2564)

ko.in.th/. ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร. [ระบบออนไลน์].
https://www.ko.in.th (10 กรกฎาคม 2564)

rtc.ac.th/ /kmFiling.pdf?fbclid. จุดเดน่ ของ Softcopy. [ระบบออนไลน์]. แหลง่ ที่มา
http://www.rtc.ac.th/www_km/02/0217/ (10 กรกฎาคม 2564)

rtc.ac.th/ /Filing.pdf?fbclid. การจดั เก็บเอกสารดว้ ยคอมพิวเตอร์ท่ีเกดิ ปัญหาการค้นหาเอกสารไมพ่ บ.
[ระบบออนไลน์]. แหลง่ ท่ีมา http://www.rtc.ac.th/www_km/02/0217/ (10 กรกฎาคม 2564)

th.wikipedia.org. ความหมายของโฟลเดอร์. [ระบบออนไลน]์ . แหล่งทม่ี า
https://th.wikipedia.org/wiki/ (10 กรกฎาคม 2564)

rtc.ac.th/ /kmFiling.pdf?fbclid. การแบง่ ระดับโฟลเดอร์ (Folder Level). [ระบบออนไลน์]. แหลง่ ที่มา
http://www.rtc.ac.th/www_km/02/0217/ (10 กรกฎาคม 2564)

168training.com/e-learning_new/. การทางานเป็นหมวดหมู่ของไฟล์ โฟลเดอร์ และไอคอน.
[ระบบออนไลน์]. แหล่งทม่ี า http://www.168training.com/e-learning_new
(10 กรกฎาคม 2564)

site/noppamasppppp/prayochn. ประโยชน์ที่ได้รบั จากระบบการจดั เกบ็ เอกสาร. [ระบบออนไลน์].
https://sites.google.com/site/noppamasppppp (10 กรกฎาคม 2564)

จัดทำโดย

นำงสำวรวีวรรณ วงคส์ ำย
เลขที่ 9 สบล. 63.1

สำขำวชิ ำกำรเลขำนกุ ำร
วทิ ยำลยั อำชีวศกึ ษำลำปำง