การลดข้อผิดพลาดของเอกสารเบิกจ่ายเงิน

การจัดการองค์ความรู้ KM เรอื่ ง การลดข้อผดิ พลาดของเอกสารเบิกจ่ายเงนิ

การลดข้อผดิ พลาดของเอกสารเบิกจา่ ยเงนิ

ความสาคญั ของงานการเงิน
งานการเงนิ เป็นฝา่ ยทีต่ รวจสอบความถูกต้อง ความครบถ้วนของเอกสารเบิกจ่ายทางการเงิน

เช่น การจัดประชุม/อบรม การเบิกค่าใช้จ่ายในการไปราชการ การหักล้างยืมเงินไปราชการ/อบรม ซึ่งในปัจจุบัน
มีระเบียบต่าง ๆ ท่ีเปล่ียนแปลงไปตามสภาวการณ์ปัจจุบัน บางครั้งอาจทาให้มีการเบิกจ่ายที่มีข้อผิดพลาด
บ่อยครัง้ ไม่ว่าจะเป็นอัตราการเบิกจ่าย ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ในโครงการ เอกสารประกอบการเบิกจ่าย อีกทั้ง ยังมี
บุคลากรในหน่วยงานที่เพิ่งเข้ามาทางานใหม่ ยังไม่ทราบหลักเกณฑ์ วิธีการเบิกจ่าย เอกสารการเบิกจ่าย
หรือไม่ทราบรายละเอียดที่ถูกต้อง อาจทาให้การเบิกจ่ายเป็นด้วยความล่าช้า และอาจทาให้เกิดความ
ไม่พึงพอใจต่อผู้ที่ขอเบิกได้

ดังนั้น งานการเงิน ต้องมีแนวทางในการแก้ไขปัญหากระบวนการทางานต่าง ๆ ท่ีเป็นปัจจุบัน
ทาความเข้าใจกับบุคลากรในหน่วยงานถึงกระบวนการเบิกจ่าย ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสาร ซึ่งจะทาให้
รปู แบบการทางานเปน็ ระบบและเกดิ ประสิทธิภาพเพิ่มมากขน้ึ

กระบวนการเบิกจา่ ยเงนิ ของสว่ นราชการ
1. รับเอกสารประกอบการเบกิ จ่าย จัดทาทะเบยี นคมุ หลกั ฐานขอเบกิ ตรวจสอบความถูกต้อง

ครบถ้วนของเอกสารขอเบิกเงินและเอกสารประกอบ หากไม่ถูกต้องไม่ครบถ้วนให้ส่งคืนเจ้าหน้าที่ท่ีทาการยื่น
เอกสารขอเบิกเงนิ นากลับไปแก้ไขใหถ้ ูกต้อง

2. เม่ือผู้ปฏิบัติงานด้านการเงินตรวจสอบเอกสารขอเบิกเงินถูกต้องครบถ้วนแล้วให้ตรวจสอบ
งบประมาณท่ไี ด้รบั จัดสรร ทาการบนั ทกึ ขอนุมตั ิจากผูม้ ีอานาจลงนามเบกิ จา่ ยเงิน

3. เม่ือผ่านการอนุมัติเบิกจ่ายเงินแล้ว จึงทาการบันทึกขอเบิกจ่ายในระบบ GFMSI และทา
ทะเบยี นคมุ หลกั ฐานขอเบิก

4. ผู้มีอานาจลงนามอนุมัติตรวจสอบข้อมูล และอนุมัติการเบิกจ่ายในระบบ GFMIS Web
Online และเอกสารประกอบการเบกิ จ่าย

5. จัดทาใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย และบันทึกเลขท่ีเอกสารจากระบบ GFMIS Web Online
ในทะเบียนคมุ หลกั ฐานขอเบิก

๖. ภายหลังการนาส่งเงนิ ๑ วนั เรียกรายงานการขอเบิกเงินจากระบบ GFMIS Web Online
(A๐๗) ตรวจสอบความถกู ต้องกับเอกสารขอเบกิ เสนอผมู้ อี านาจลงนาม

7. ภายหลังจากกรมบัญชีกลางอนุมัติคาขอเบิกในระบบ GFMIS เรียกรายงานการจ่ายเงิน
เข้าบัญชีผู้มีสิทธิรับเงิน แล้วแต่กรณี เบิกจ่ายตรงผู้ขาย หรือ จ่ายผ่านส่วนราชการ รับเป็นเช็ค หรือจ่ายผ่าน
ระบบ Krungthai Corporate บันทึกเลขที่เอกสารสั่งจ่ายจากระบบ GFMIS ในทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก
และจดั ทาทะเบียนคุมประจางวด

๘. ตดิ ต่อผู้มสี ิทธริ บั เงนิ มารับใบรบั รองการหกั ภาษี ณ ทจี่ า่ ย (ถ้ามี) และให้ออกใบเสร็จรับเงนิ
หรือจัดส่งทางไปรษณยี ์

9. ติดตามใบเสร็จรับรับเงิน แนบใบเสร็จรับเงินกับเอกสารประกอบการขอเบิก จัดเก็บเอกสาร
เรียงลาดบั ตามเลขทีข่ อเบกิ

ศูนยถ์ า่ ยทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ท่ี 19 จังหวดั สรุ าษฎรธ์ านี หนา้ 1

การจดั การองค์ความรู้ KM เรื่อง การลดขอ้ ผดิ พลาดของเอกสารเบกิ จ่ายเงนิ

ข้ันตอนการตรวจสอบเอกสาร
1. เม่อื ส่วนราชการได้รับการจัดสรรงบประมาณแล้ว จึงจะมีสิทธิก่อหนี้ผูกพันและใช้จ่ายเงิน

ได้ตามกฎหมาย ฉะนั้น ในกรณีท่ีส่วนราชการต้องการนาเงินงบประมาณไปจัดหาพัสดุ ส่วนราชการก็ต้องไป
ดาเนินการให้ถูกต้องตามระเบียบว่าด้วยการพัสดุ จนถึงข้ันตอนทาสัญญาหรือใบสั่งซ้ือเสียก่อน แล้วจึงนา
สัญญา/ใบสั่งซื้อมาบันทึกข้อมูลเข้าระบบ GFMIS หลังจากตรวจรับพัสดุแล้ว จึงนาใบตรวจรับพัสดุมาบันทึก
ข้อมลู เข้าระบบ โดยจะต้องระบุรหสั ทีเ่ ก่ียวข้องกับพสั ดุที่จัดซื้อ/จ้าง/เช่า และรหัสตามระบบงานอื่นที่เกี่ยวข้อง
ไดแ้ ก่ รหสั งบประมาณ รหสั บัญชี และรหัสตน้ ทุน

2. เม่ือตรวจรับพัสดุแล้ว ส่วนราชการต้องบันทึกรายการต้ังเบิกโดยใช้เลขท่ีสัญญา/ใบส่ังซ้ือ
ท่ีออกโดยระบบ GFMIS เพื่อเรียกข้อมูลเดิมขึ้นมาทารายการต้ังเบิก โดยการระบุวันที่และเงื่อนไขการจ่ายเงิน
เสร็จแล้วปล่อยข้อมูลดังกล่าวท้ิงไว้ หลังจากน้ัน กรมบัญชีกลางจะเข้ามาดึงข้อมูลของส่วนราชการไปปลด Block
และทาการจ่ายเงิน (Run Payment) โดยโอนเงนิ เข้าบญั ชีเจ้าหนี้ของสว่ นราชการตอ่ ไป การต้งั เบิกท่ีผ่านระบบ
จดั ซอื้ การจา่ ยเงินจะตอ้ งจ่ายตรงเขา้ บัญชเี จ้าหน้ี (Direct Payment) อย่างเดยี ว

สาหรับการต้ังเบิกที่ไม่ผ่านระบบจัดซ้ือ การต้ังเบิกตามใบสาคัญ และการตั้งเบิกในกรณีอื่นๆ
สว่ นราชการสามารถเข้ามาทารายการตัง้ เบิกไดท้ นั ที เม่อื ไดร้ ับการแจง้ หน้ี หรอื ใบสาคญั จากเจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิ
โดยส่วนราชการต้องระบุรหัสท่ีเกี่ยวข้องกับการตั้งเบิกและรหัส ตามระบบงานอื่นท่ีเก่ียวข้อง เม่ือบันทึกเสร็จ
แล้วให้ปล่อยข้อมูลทิ้งไว้ เพ่ือให้กรมบัญชีกลางเข้ามาทารายการปลด Block และจ่ายเงิน ซ่ึงการจ่ายเงิน
ในกรณีน้ี สามารถเลือกวิธีการจ่ายเงินได้ว่าจะจ่ายเงินตรงเจ้าหน้ี (Direct payment) หรือจะจ่ายผ่านส่วน
ราชการ (Indirect Payment) กรณีที่เป็นการจ่ายเงินผ่านส่วนราชการ กรมบัญชีกลางจะโอนเงินไปเข้าบัญชี
เงินฝากธนาคารของส่วนราชการ และส่วนราชการจะนาเงินไปจ่ายต่อให้เจ้าหน้ีหรือผู้มีสิทธิ หลังจากน้ัน
สว่ นราชการตอ้ งมาทารายการจ่ายเงนิ ใน GFMIS จงึ เสร็จขน้ั ตอน

สิง่ ทคี่ วรคานงึ เรื่องของการเบกิ จ่าย
1. การเบิกจา่ ยเงินต้องเป็นไปตามระเบียบกฎหมายมติครม. ข้อบังคับทเ่ี กีย่ วขอ้ ง
2. หลักฐานการเบิกจ่ายต้องมีความถกู ต้องครบถ้วนสมบูรณ์
3. การเบิกจา่ ยเงนิ มปี ระสิทธิภาพและมีประสิทธผิ ล
4. การเบกิ จา่ ยเงนิ ต้องบนั ทึกข้อมลู ในระบบถูกต้อง ครบถว้ นสมบรู ณ์

ดงั นนั้ เพือ่ ป้องกันข้อผิดพลาดและการคืนเอกสารในการแก้ไขบ่อยครั้ง ซ่ึงอาจทาให้เสียเวลา
และการเบิกจา่ ยล่าชา้ ดังน้ัน ทางหน่วยงานจึงได้จัดการความรู้เพ่ือหาเทคนิคและวิธีการทาอย่างไรจึงจะทาให้
เอกสารการเบิกจ่ายต่าง ๆ มีประสิทธิภาพและข้อผิดพลาดน้อยท่ีสุด ผู้รับผิดชอบในการขอเบิกจ่ายและ
ผู้เบกิ จา่ ยจะต้องมคี วามเขา้ ใจในทศิ ทางเดยี วกัน ซงึ่ จะมวี ิธกี ารปฏบิ ัติดังนี้

การทบทวนความรู้
1. ผู้ปฏิบัติงานด้านการเงินศึกษาระเบียบต่าง ๆ ที่เก่ียวกับการเงินท่ีมีการประกาศใชลาสุด
ทง้ั ทางหนังสอื เวยี น Internet สอบถามจากกรมบัญชกี ลาง คลังจังหวัด และกลุ่มตรวจสอบภายในของกรมส่งเสริม
สหกรณ์
2. ผู้ปฏิบัติงานด้านการเงิน มีคู่มือระเบียบในการเบิกจ่ายเงินที่เป็นปัจจุบัน เพ่ือให้บุคลากร
ในหน่วยงานสามารถสอบถาม หรอื ขอใช้เปน็ แนวทางในการเบกิ จ่าย

ศนู ย์ถา่ ยทอดเทคโนโลยกี ารสหกรณ์ท่ี 19 จังหวดั สรุ าษฎร์ธานี หน้า 2

การจดั การองค์ความรู้ KM เรอื่ ง การลดขอ้ ผิดพลาดของเอกสารเบกิ จา่ ยเงนิ

3. จัดประชุมพูดคุยบุคลากรภายในหน่วยงาน ทบทวนการทางานที่ผ่านมา ช้ีแจงหลักเกณฑ
การเบกิ จ่ายและปรกึ ษาประเดน็ ปญหาสาคญั ตา่ ง ๆ ใหก้ บั บุคลากรภายในหน่วยงาน ค้นหาสาเหตุ ปัญหาที่มักพบ
บ่อย ๆ และสรุปปัญหาจากการตรวจเอกสารการเบิกจ่าย จุดที่มีข้อผิดพลาดซ้า ๆ และหาแนวทางแก้ปัญหา
รว่ มกนั

การจัดการความร้ใู ห้เป็นระบบ
1. ผู้ปฏิบัติงานด้านการเงิน เก็บรวบรวม ระเบียบ ข้อบังคับ คาสั่ง ท่ีมีการ Update แจ้งผ่าน
ช่องทางต่าง ๆ ให้กับบุคลากรในหน่วยงานได้รับทราบ เช่น กลุ่มไลน์ของหน่วยงาน แจ้งเวียนเป็นหนังสือ หรือ
ติดประกาศ
2. จัดทาสรุปปัญหาจากการตรวจเอกสารการเบิกจ่ายและจัดทาเอกสารตัวอย่าง เช่น เอกสาร
ไปราชการ เอกสารการจัดประชุมอบรม ทม่ี ักมขี ้อผิดพลาดบอ่ ยครัง้
3. จัดทาทะเบียนคุมการเบิกจา่ ย
4. มเี อกสารการเงนิ เอกสารการเบิกจา่ ย ที่เป็นปัจจุบนั
การแลกเปลีย่ นเรยี นรู้/แบ่งปนั ความรู้
1. มีการถ่ายทอดความรู้จากประสบการณ์ตรงของหัวหน้างานการเงิน ที่เข้าใจได้ง่ายและ
ถกู ตอ้ ง ครบถว้ น และสอนแนะการปฏบิ ัตงิ านจากร่นุ พีส่ ู่ร่นุ นอ้ ง
2. สง่ เจา้ หน้าที่ผูป้ ฏิบัติงานด้านการเงิน เข้าร่วมฝึกอบรมและพัฒนาความรู้ในส่วนที่เกี่ยวข้อง
อยา่ งตอ่ เนื่อง
3. มกี ารเรียนรู้ดว้ ยตนเอง โดยศึกษาจากเอกสารตา่ ง ๆ จากฝ่ายการเงินและจากรุ่นพี่
4. จัดให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในหน่วยงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ทราบถึงปัญหาและอุปสรรค
ในการทางาน รวมท้ังหาวิธกี ารแกไ้ ขรว่ มกัน
การประเมนิ ผล
1. บุคลากรในหน่วยงานมีความรู้ ความเข้าใจในระเบียบการเบิกจ่ายในระเบียบต่าง ๆ และ
จัดทาเอกสารการเบกิ จ่ายได้อยา่ งถกู ต้อง
2. อตั ราการคนื เอกสารเพ่อื แก้ไขลดลง
3. มีความรวดเร็วในการเบิกจ่ายมากย่ิงข้ึน

ศูนยถ์ ่ายทอดเทคโนโลยกี ารสหกรณท์ ่ี 19 จังหวัดสรุ าษฎร์ธานี หนา้ 3