KEMAHIRAN PENTADBIRAN DAN PERKERANIAN USM

TIGA “V” DALAM KOMUNIKASI LISAN

15% 35%
VERBAL

VOCAL
50% VISUAL

101

KOMUNIKASI BUKAN LISAN

“Komunikasi
melalui

elemen dan
tingkahlaku

tanpa
penggunaan
perkataan.”

51

102

KOMUNIKASI AGRESIF

Mengekspresi diri
anda dengan cara
yang mengancam,

menghina atau
menjatuhkan air
muka orang lain,

dengan
menggunakan cara
yang mencabuli hak

orang.

103

KOMUNIKASI PASIF

Keengganan atau
ketidakupayaan anda
untuk mengekspresi
secara konsisten apa
yang anda fikir, rasa dan
percaya, dan pada masa
yang sama membiarkan
orang lain mencabuli hak

anda tanpa
mempertahankannya.

52

104

KOMUNIKASI ASERTIF

Anda mengekspresi
dengan yakin apa yang
anda fikir, rasa dan
percaya (nilai) - dan
mempertahankan hak
anda dan waktu yang
sama menghormati hak
orang lain.

105

KEPERLUAN KEPERLUAN

ANDA MEREKA

AGRESIF PASIF

53

106

BAHASA PERSEPSI

“STEREO- FAKTOR YG PRASANGKA
TYPING” MENINGKAT/
MENGHALANG
KOMUNIKASI

“HALO
EFFECT”

107

5 HALANGAN KEPADA KOMUNIKASI

1 PERSEPSI Proses yang digunakan oleh individu untuk mendapatkan
maklumat yang didapati daripada persekitaran untuk
memberi sesuatu makna.

2 PRASANGKA Berlaku apabila penerima mempunyai prasangka terhadap
penyampai yang menyebabkan mesej tidak dapat
diterjemahkan dengan tepat seperti mana yang dimaksudkan

3 “HALO EFFECT” Kecenderungan untuk menilai seseorang individu
berdasarkan kepada sifat-sifat tertentu dan menjadikan
sifat-sifat tersebut sebagai penentu atau penghukum sifat
keseluruhan individu tersebut

Kecenderungan untuk mengkategorikan seseorang individu

4 “STEREOTYPING” dengan sifat tertentu berdasarkan kumpulan di mana
individu tersebut berada.

5 BAHASA Halangan atau blok komunikasi yang berpunca daripada
perkataan yang tidak bertepatan.
108
54

JANGAN

ELAK KRITIK DENGAR
BERI ATAU DENGAN
PANDANGAN
SENDIRI HUKUM

FOKUS MENDENGAR SABAR
KEPADA DENGAN
MESEJ AKTIF CUBA
FAHAMI

PERASAAN

JANGAN SEBUT
GANGGU/ SEMULA
MENDOMI- (paraphrase)

NASI

109

TINGKAP JOHARI

KITA TAHU KITA TAHU
ORANG TAHU ORANG TAK TAHU

KITA TAK TAHU KITA TAK TAHU
ORANG TAHU ORANG TAK TAHU

55

110

PRODUKTIVTI

7 DAN
PENGURUSAN

MASA

111

PRODUKTIVITI TENAGA MANUSIA

JUMLAH JUMLAH
OUTPUT OUTPUT

ATAU

JUMLAH JUMLAH
INPUT JAM

BEKERJA

56

112

PRODUKTIVITI FAKTOR KESELURUHAN

Mengambil kira sumbangan
kepada OUTPUT dari semua
segi selain tenaga manusia
dan modal:
inovasi, idea, kualiti kerja,
kemahiran mengurus,
organisasi dsb.

113

3 INTIPATI UTAMA DALAM UKURAN PRODUKTIVITI

CEKAP Pelaksanaan tugas dengan
penggunaan input yang minimum

BERKESAN Pencapaian hasil yang maksimum

KEPUASAN Semua pihak yang terlibat boleh
mendapat kepuasan dari barangan
114 atau perkhidmatan yang dihasilkan

57

MENGUKUR PRODUKTIVITI

JUMLAH
OUTPUT

JUMLAH JUMLAH JAM
INPUT BEKERJA

115

BAGAIMANA PRODUKTIVITI BOLEH DITINGKATKAN?

1 OUTPUT PRODUKTIVITI

BILANGAN JUMLAH JAM
PEKERJA BEKERJA

2 BILANGAN OUTPUT PRODUKTIVITI
3 PEKERJA PRODUKTIVITI
JUMLAH JAM
116 BILANGAN BEKERJA
PEKERJA
OUTPUT

JUMLAH JAM
BEKERJA

58

117

59

118

APA DIA MASA?

Satu komponen sistem
pengukuran yang
digunakan untuk mengatur
event, untuk
membandingkan berapa
lama sesuatu event
berlaku dan jarak di
antara 2 event, dan
untuk mengukur
pergerakan objek

119

APA DIA MASA? Konsep masa boleh
dibicang dari pelbagai
120 sudut:

Fizikal
Psikologi
Falsafah
Saintifik
6B0 iologi

MASA ITU... Terlalu PERLAHAN bagi
yang menunggu...
121 Terlalu PANTAS bagi yang
dalam ketakutan...
Terlalu PANJANG bagi yang
bersedih...
Terlalu PENDEK bagi yang
sedang bergembira...
Tetapi bagi yang sedang
dilamun CINTA masa itu
adalah UNTUK SELAMA-
LAMANYA....

“MASA ITU....
UMPAMA PEDANG,
JIKA ENGKAU TIDAK
MEMOTONGNYA, DIA
AKAN MEMOTONGMU!”

61

122

APA DIA PENGURUSAN MASA?

Pengurusan Masa adalah
kaedah mengatur,
menyusun, menjadual, dan
mengagihkan masa yang
ada untuk tujuan
menghasilkan lebih banyak
kerja/tugasan yang cekap
dan berkesan (effective &
efficient) dan peningkatan
produktiviti

123

APA DIA PENGURUSAN MASA?

Pengurusan Masa
ialah satu siri
KAEDAH yang
meningkatkan
kualiti, kejayaan
dan kecepatan
sesuatu tugasan
atau projek
62

124

125

PENGURUSAN MASA 63 MATLAMAT

Pada asasnya – Kuncinya ialah untuk
memberi tumpuan
PENGURUSAN sepenuhnya kepada
MASA = adalah tentang
membuat PILIHAN TINDAKAN yang
paling utama
Langkah pertama ialah
untuk mencapai
TETAPKAN
MATLAMAT – dan MATLAMAT.
apa TINDAKAN

yang harus dilakukan
untuk mencapainya.

126

PENGURUSAN MASA

KUNCI UTAMA

“Pilih untuk
FOKUS masa
anda kepada APA
YANG PALING
PENTING. Itu
saja.”

127

PENJIMAT
MASA

PEMBAZIR 64
MASA

128

PEMBAZIR MASA!

• Komputer peribadi dan
Internet
= membantu cara kita
bekerja?
= meningkat produktiviti?

atau...

= PEMBAZIR
MASA?????

129

10 PEMBAZIR MASA PALING TOP!

1. Tidak MERANCANG, MENYUSUN KEUTAMAAN dan
FOKUS

2. Sikap SUKA BERTANGGUH

3. GANGGUAN!

4. Kurang memberi DELEGASI

5. MESYUARAT!

6. Pengurusan Krisis, “fire fighting’

7. Telefon, E-mail dan INTERNET!

8. Tidak pandai berkata ‘TIDAK!’

9. Kurang membuat SUSUNAN dan TIDAK KEMAS (“5S”)

10. Tidak memperuntukkan sec6uk5up masa untuk diri sendiri
(time-off)

130

DISIPLIN DIRI!

Biasakan diri dengan kuasa
”routine”

Bila anda tidak mempunyai
kawalan ke atas diri sendiri,
bagaimana anda hendak
mengawal masa?

Mulakan dengan disiplin diri
berasaskan tugas – dan bina
dari situ

Jadualkan semua aktiviti
kerja/santai anda tiap-tiap hari

Semak kemajuan anda

131

12 HOUR DAYLIGHT 12 NOON 1 PM SECTOR HOUR MIN
11 AM A1 60
665 PM 2 PM B2 60
10 AM 3 PM C3 60
D4 60
9 AM 4 PM E5 60
F6 60
8 AM START G7 60
7 AM H8 60
6 AM 6 PM I9 60
132 J 10 60
K 11 60
L 12 60

12 HOUR DARKNESS 12 MIDNIGHT 1 AM SECTOR HOUR MIN
11 PM 2 AM A1 60
B2 60
10 PM 3 AM C3 60
4 AM D4 60
9 PM 5 AM E5 60
F6 60
8 PM G7 60
H8 60
7 PM START I9 60
J 10 60
6 PM 6 AM K 11 60
L 12 60

133

1 TETAPKAN MATLAMAT

• Pengurusan Masa yang
berkesan dimulakan
dengan PERANCANGAN

• Anda boleh rancang masa
anda dengan bertindak
mencapai MATLAMAT
YANG JELAS DAN
SPESIFIK

• Di mana aku sekarang?

• Ke mana aku nak pergi?

67

134

“JIKA ANDA
GAGAL UNTUK
MERANCANG,
ANDA
MERANCANG
UNTUK GAGAL!”

135

2 BERI KEUTAMAAN

• Tentukan kepentingan
setiap aktiviti – apa
impaknya kepada
matlamat –yang ingin
dicapai

• “Adakah aktiviti ini akan
mendekatkan aku
dengan matlamat aku?”

68

136

SETTING YOUR PRIORITY

12

URGENT NOT URGENT
IMPORTANT IMPORTANT

3 4

URGENT NOT URGENT
NOT IMPORTANT NOT IMPORTANT

137

TIME-MATRIX ACTIVITIES

URGENT NOT URGENT

IMPOR- 1 2
TANT
• Pressing matters • Prevention
• Crises/Panics • Relationship building
• Fire-fighting • Planning/Preparation
• Deadline-driven • Implementing systems
• Professional knowledge
projects

NOT • Interruptions • Trivia
IMPOR- • Some calls/Mails • Busy work
TANT • Some reports/ • Time wasters
• Unproductive
138 Meetings
• Unprepared activities
• Everything else
meetings
4
69• Popular activities

3

TIME-MATRIX ACTIVITIES

URGENT NOT URGENT

1 3

IMPOR- REACTIVE ELECTIVE
TANT

NOT 2 4
IMPOR-
TANT

139

ABC METHOD OF TIME MANAGEMENT

A. B. C.
"Must Do" "Should Do" "Could Do"
Completed
Completed Completed

Terrific All All All

Very Good All All 3/4+

Good All 3/4+ 1/2+

Okay 3/4+ 1/2+ 1/4+

Bad 1/2+ 1/4+ None

Very Bad 1/4+ None None
Terrible None None
70 None

140

3 BUAT SENARAI "TO DO"

• Fokus kepada keutamaan
jangkan pendek anda – dengan
membuat senarai "to do"

• Simpan rekod bertulis semua
tugasan yang anda MESTI
lakukan untuk hari/minggu ini

• Ini akan membantu anda
menyusun pemikiran anda –
dan membolehkan anda
memantau kemajuan anda

141

4 JADUALKAN MASA

• Anda akan dapat melakukan
tugasan di atas SENARAI “TO
DO” anda dengan lebih efisyen
jika anda jadualkan masa
untuk tugas tersebut

• Gunakan beberapa minit setiap
hari untuk merancang masa
anda

• Luangkan beberapa minit di
penghujung hari untuk

merancang untuk hari e7s1ok

142

143

4 JADUALKAN MASA

• Parkinson's Law: "Work will
expand to the time allotted to
it"

• Jadikan satu komitmen untuk
menyelesaikan sesuatu
tugasan mengikut masa yang
telah diperuntukkan

72

144

5 SUSUN = “5S” HOUSEKEEPING

▪ Konsep “5S” bertujuan
menjadikan tempat kerja lebih
bersih dan selamat dan kerja
anda lebih mudah dan
memuaskan

▪ Ia bermaksud bagaimana kita
menjadikan tempat kerja yang
tersusun, tidak bersepah dan
sistematik – supaya kita mudah
mencari sesuatu – dan kemas –
yang akan menjadikan kita
bangga bekerja di situ

145

“A PLACE for
everything,
and
EVERYTHING
in its place.”

73

146

“Semua
barang ada
TEMPAT -
bukan
semua
tempat ada
BARANG!”

147

ISTILAH ASAL PERSAMAAN PERSAMAAN MAKSUD DALAM KONTEKS ASAL

BAHASA JEPUN BAHASA INGGERIS BAHASA MELAYU

Seiri Sort SISIH Buang semua sampah dan bahan-
bahan yang tidak berkaitan ditempat
kerja.

Seiton Set in Order SUSUN Susun setiap item di tempatnya yang
khusus - untuk memudahkan
penyimpanan dan pencarian semula

Seiso Shine SAPU Sentiasa pastikan tempat kerja bersih –
Seiketsu SETIAP ORANG ADALAH TUKANG
Standardise SERAGAM SAPU!

Seragamkan kaedah penyusunan dan
pembersihan

Shitsuke Sustain SENTIASA Amalkan ‘5S' setiap hari – jadikan ia
satu cara hidup; ia juga bermaksud
148 AMAL 74 ‘komitmen’

APA MAKSUD “5S”

SISIH SUSUN SAPU SERAGAM SENTIASA
AMAL
Jika tidak Semua Bersihkan Buat
pasti, barang ada dan periksa peraturan, Jadikan ia
tempat, dan atau periksa amalan kerja
keluarkan ikut dan
dan sisih – semua melalui kuatkuasa- harian dan
guna teknik barang ada kebersihan. menjadi satu
Tag Merah. kan.
di- tabiat.
tempatnya.

149

6 BEKERJA SECARA “SMART!”

• Jika anda sudah tahu anda
tidak mungkin dapat
melakukan semua tugasan,
maka bekerjalah secara
“bijak” = buat kerja yang
penting dengan betul,
pada kali pertama

• Dapatkan semua
maklumat yang anda perlu

untuk kerja tersebut 75

150

151

76

152

153

77

154

155

78

156

SETTING "S.M.A.R.T“ GOALS
• S ......................
• M ....................
• A ....................
• R .....................
• T .....................

157

79

158

PUT FIRST THINGS PLAN
FIRST EVERY
WEEK

FOCUS ON
HIGHEST PRIORITIES

159

PRIORITY URGENCY IMPORTANCE
URGENT IMPORTANT
1 URGENT NOT IMPORTANT
2 NOT URGENT IMPORTANT
3 NOT URGE8N0T NOT IMPORTANT
4

160

THIS IS HOW THE TIME MATRIX NOT
WE FOCUS NOT URGENT
AND IMPORTANT IMPORTANT
ACCOMPLISH
OUR HIGHEST URGENT
PRIORITIES.
CATEGORISE
AND
DISTINGUISH
THE PRIORITY
LEVELS OF
ITEMS, TASKS
AND
ACTIVITIES

161

THE TIME MATRIX IMPORTANT ACTIVITIES THAT REPRESENT
YOUR PRIORITIES, DEEPEST
VALUES, GOALS AND MISSION.

ACTIVITIES THAT REQUIRE YOURURGENT
IMMEDIATE ATTENTION.

81

162

THE TIME MATRIX URGENT NOT URGENT
NOT
IMPORTANT IMPORTANT Q1 Q2

▪ CRISES ▪ PROACTIVE WORK
▪ DEADLINES ▪ IMPORTANT
▪ SICKNESS
▪ ................................... GOALS
▪ ................................... ▪ EXERCISE /
▪ ...................................
TRAINING
▪ ...................................
▪ ...................................

Q3 Q4

▪ INTERRUPTIONS ▪ EXCESSIVE
▪ SOME E-MAILS SURFING ON THE
▪ MEETINGS WEB
▪ PHONE CALLS
▪ ................................... ▪ MINDLESS
▪ ................................... TELEVISION

▪ GOSSIP
▪ ........................

163

82

164