PEMERINTAH KABUPATEN GROBOGAN KECAMATAN WIROSARI Jalan Diponegoro Nomor 51 Wirosari, Grobogan, Jawa Tengah 58192, Telepon: (0292) 761017 Faksimile: - Laman https://wirosari.kec.grobogan.go.id, Pos-el: [email protected] BUKU SAKU
1
Panduan Penggunaan Aplikasi SIMPEL-GANAndroid 1. Membuka Aplikasi Untuk memulai akses Aplikasi SIMPEL-GAN Android ini dengan menekan icon aplikasi simpelgan pada daftar aplikasi di perangkat android yang anda miliki. Gambar 1.1 Tampilan Icon Aplikasi SIMPEL-GAN Android 2. Akses Aplikasi Setelah berhasil membuka Aplikasi, masukkan Username dan Password yang sudah diberikan, kemudian tekan tombol Masuk pada layar halaman login. Gambar 2.1 Halaman Login SIMPEL-GAN Android
1 2 3 6 7 Jika berhasil melakukan login pengguna akan diarahkan ke halaman dashboard, jika tidak maka akan diminta memasukkan username dan password yang sesuai. 3. Dashboard Halaman Dashboard menampilkan informasi presensi secara realtime pada hari tersebut. Halaman ini berisi menu utama aplikasi. 11 4 5 8 9 10 Gambar 3.1 Halaman Dashboard SIMPEL-GAN Android Keterangan : 1. Menu profil berisi informasi pribadi pengguna 2. Tipe jam kerja 3. Jumlah kehadiran dalam sebulan 4. Informasi waktu melakukan presensi masuk 5. Informasi waktu melakukan presensi pulang 6. Menu utama aplikasi SIMPEL-GAN Android 7. Informasi riwayat presensi pengguna 8. Menu untuk menampilkan data riwayat presensi 9. Tombol presensi untuk melakukan presensi masuk dan pulang 10. Menu data presensi 11. Menu notifikasi
4. Cara Melakukan Presensi Masuk Gambar 4.1 Presensi Masuk 1. Setelah pengguna berhasil masuk ke dashboard aplikasi,silahkan tap tombol Presensi. 2. Kemudian tap tombol Presensi Masuk untuk memulai presensi masuk. 3. Selanjutnya silahkan lakukan foto selfie untuk melengkapi data presensi masuk Anda. 4. Anda telah berhasil melakukan presensi masuk,silakan tap Tutup untuk menutupnya. 5. Cara Melakukan Presensi Pulang Gambar 5.1 Presensi Pulang 1. Setelah pengguna berhasil masuk ke dashboard aplikasi,silahkan tap tombol Presensi. 2. Kemudian tap tombol Presensi Pulang untuk memulai presensi pulang. 3. Selanjutnya silahkan lakukan foto selfie untuk melengkapi data presensi pulang Anda. 4. Anda telah berhasil melakukan presensi pulang, silakan tap Tutup untuk menutupnya.
6. Cara Mengajukan Izin Gambar 6.1 Mengajukan Izin 1. Pilih menu Izin pada halaman utama SIMPEL-GAN 2. Lalu tap tombol + yang berada pada pojok kanan atas 3. Isi formulir pengajuan Izin, lalu tap tombol kirim untuk mengajukan izin. 7. Cara Mengajukan Dinas Luar Gambar 7.1 Mengajukan Dinas Luar 1. Pilih menu DL pada halaman utama SIMPEL-GAN 2. Lalu tap tombol + yang berada pada pojok kanan atas 3. Isi formulir pengajuan Izin, lalu tap tombol kirim untuk mengajukan Dinas Luar.
8. Cara Melihat Jadwal Shift Gambar 8.1 Melihat Jadwal Shift 1. Pada halaman utama SIMPEL-GAN, Silakan pilih menu Shift 2. Untuk melihat jadwal shift anda ada pada halaman Jadwal Saya 3. Untuk melihat jadwal shift teman anda ada pada halaman Jadwal Teman 9. Cara Mengajukan Pindah Jadwal Shift Gambar 9.1 Pindah Jadwal Shift 1. Pada halaman utama SIMPEL-GAN, Silakan pilih menu Shift 2. Untuk melihat jadwal shift anda ada pada halaman Jadwal Saya 3. Lalu tap tombol Pindah Shift 4. Pilih jadwal shift yang ingin diajukan kemudian tap tombol Lanjutkan
Gambar 9.2 Notifikasi Pindah Jadwal Shift 5. Pada perangkat atasan akan muncul notifikasi terkait permintaan pengajuan pindah shift Gambar 9.3 Permintaan Persetujuan Pindah Jadwal Shift 6. Pada perangkat atasan, setelah membuka menu Shift, pada bagian Tukar Shift lalu Permintaan akan muncul permintaan pergantian jadwal shift 7. Untuk menyetujuinya isi kolom keterangan dan tap tombol Terima untuk menyetujui permintaan pindah jadwal shift atau tap tombol Tolak untuk menolak permintaan pindah jadwal shift
Gambar 9.4 Persetujuan Pindah Jadwal Shift 8. Apabila atasan ingin menyetujui permintaan pindah jadwal shift maka tap tombol Ya 9. Kemudian perubahan jadwal shift pegawai telah berhasil dilakukan 10. Cara Mengajukan Tukar Jadwal Shift Gambar 10.1 Tukar Jadwal Shift 1. Pada halaman utama SIMPEL-GAN, Silakan pilih menu Shift 2. Untuk melihat jadwal shift anda ada pada halaman Jadwal Saya 3. Pilih hari yang ingin ditukar jadwal shiftnya, lalu tap tombol Tukar Shift 4. Pilih jadwal shift teman yang ingin diajukan tukar shift kemudian tap tombol Lanjutkan
Gambar 10.2 Notifikasi Tukar Jadwal Shift 5. Pada perangkat teman akan muncul notifikasi terkait permintaan pengajuan tukarshift Gambar 10.3 Permintaan Persetujuan Tukar Jadwal Shift 6. Pada perangkat teman, setelah membuka menu Shift, pada bagian Tukar Shift lalu Permintaan akan muncul permintaan tukar jadwal shift 7. Untuk menyetujuinya isi kolom keterangan dan tap tombol Terima untuk menyetujui permintaan tukar jadwal shift atau tap tombol Tolak untuk menolak permintaan tukar jadwal shift
Gambar 10.4 Persetujuan Tukar Jadwal Shift 8. Apabila atasan ingin menyetujui permintaan tukar jadwal shift maka tap tombol Ya 9. Kemudian perubahan jadwal shift pegawai telah berhasil dilakukan 11. Cara Melaporkan Aktivitas Gambar 11.1 Melaporkan Aktivitas 1. Pada halaman utama SIMPEL-GAN, Silakan pilih menu Aktivitas 2. Kemudian tap tombol + yang berada pada pojok kanan atas
Gambar 11.2 Foto Aktivitas 3. Foto aktivitas Anda 4. Isi keterangan aktivitas Anda lalu tap tombol Submit 5. Tap tombol Tutup untuk menyelesaikan aktivitas 12. Cara Membaca Berita dan Pengumuman Gambar 12.1 Berita dan Pengumuman 1. Pada halaman utama SIMPEL-GAN, Silakan pilih menu Berita 2. Untuk melihat pengumuman tap tombol Pengumuman
13. Cara Melihat Data Presensi Gambar 13.1 Data Presensi 1. Pada halaman utama SIMPEL-GAN, Silakan pilih menu Presensi 2. Untuk melihat data presensi tap tombol Data Presensi 3. Untuk melihat detail data presensi tap pada Data Hari Presensi 14. Cara Mengubah Profil Pengguna Gambar 14.1 Halaman Profil 1. Pada halaman utama SIMPEL-GAN, Silakan tap tombol Profil 2. Untuk mengubah foto profil tap tombol Foto Profil
Gambar 14.2 Edit Foto Profil 3. Lalu tap tombol edit pada pojok kanan atas halaman kemudian pilih foto yang ingin digunakan 4. Untuk mengubah data alamat, nomor telepon dan email dapat dilakukan dengan tap tombol Edit 5. Untuk mengubah kata sandi pengguna tap tombol Ganti Password Gambar 14.3 Ubah Password 6. Masukkan kata sandi lama dan baru kemudian tap tombol Ubah Password untuk mengganti kata sandi baru
Gambar 14.4 Keluar Akun Pengguna 7. Untuk keluar dari akun pengguna tap tombol Logout 8. Kemudian tekan tombol Ya untuk keluar dari akun pengguna 15. Cara Melihat Notifikasi Gambar 15.1 Menu Notifikasi 1. Pada halaman utama SIMPEL-GAN, tap tombol Lonceng yang ada pada pojok kanan atas halaman 2. Pilih jenis notifikasi yang diinginkan dengan cara menekan tombol tipe notifikasi 3. Notifikasi yang berwarna biru menjelaskan bahwa pengguna belum melihat detail notifikasi, sedangkan yang sudah dilihat akan berwarna putih
14
15 Panduan Penggunaan Web Aplikasi SIMPEL-GAN 16. MEMBUKA SITUS APLIKASI Untuk memulai akses Aplikasi SIMPEL-GAN ini : a. Bukalah aplikasi web browser (Chrome, Mozila FireFox atau lainnya) dengan alamat url sebagai berikut: https://simpelgan.grobogan.pro b. Kemudian tekan ENTER pada tombol keyboard c. Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi SIMPEL-GAN Gambar 16.1 Tampilan Halaman Depan Aplikasi SIMPEL-GAN 17. AKSES APLIKASI Setelah berhasil membuka situs Aplikasi, masukkan Username dan Password yang sudah diberikan serta CAPTCHA yang tertera pada, kemudian tekan ENTER pada keyboard. Gambar 17.1 Halaman Login SIMPEL-GAN
Jika berhasil akan ditampilkan halaman dashboard, jika tidak maka akan diminta memasukkan username, password dan CAPTCHA yang sesuai. Gambar 17.2 Halaman Dashboard SIMPEL-GAN 18. DASHBOARD Dashboard Presensi menyediakan informasi mengenai aktivitas kehadiran yang sedang berlangsung pada hari itu. Gambar 18.1 Dashboard Admin OPD SIMPEL-GAN Keterangan : 1. Grafik pegawai yang belum melakukan Presensi masuk 2. Pilihan Bidang/Bagian
3. Pilihan Sub Bidang/Sub Bagian 4. Pilihan jam kerja 5. Jumlah pegawai yang melakukan Presensi masuk 6. Jumlah pegawai yang terlambat melakukan Presensi masuk 7. Jumlah pegawai yang belum melakukan Presensi masuk 19. MASTER DATA a. Shift Cara menambahkan Data Shift, Silahkan masuk ke menu Master Data > Shift, kemudian klik tombol “Tambah Data” yang berada pada sebelah kanan atas tabel. Gambar 19.1 Form Tambah Data Shift 1) Pilih Bidang/Bagian 2) Pilih Sub Bidang/Sub Bagian. Perhatian : Kosongkan apabila ingin membuat Shift hanya berlaku untuk pegawai yang posisinya hanya melekat pada “Bidang/Bagian” dan tidak terikat pada “Sub Bidang/Sub Bagian”. 3) Isi kode shift, missal “S1”, kode ini akan membantu dalam penerapan shift dan rekap laporan presensi 4) Isi nama shift sesuai pola jadwal kerja. Misalkan “shift 1” 5) Libur, jika memilih “Tidak”, maka shift perlu dilengkapi isian jam masuk, jam pulang, dll.
6) Jam masuk, silakan isi jam masuk sesuai jadwal kerja pada shift yang diberlakukan. Misalnya Anda dapat mengisi jam “07:00” Anda dapat mengisi dalam format waktu 24 jam. 7) Jam Pulang, silakan isi jam pulang sesuai jadwal kerja pada shift yang diberlakukan, misalnya Anda dapat mengisi jam “15:00” Anda dapat mengisi dalam format waktu 24 jam. 8) Minimal Jam Masuk,silakan isi jam berapa minimal jam masuk yang diijinkan untuk shift ini. 9) Maksimal Jam Masuk, silahkan isi batas toleransi jam masuk yang diijinkan untuk shift ini. Kosongkan apabila tidak diperlukan. 10) Maksimal jam Pulang, silakan isi jam berapa maksimal jam pulang yang diijinkan untuk shift ini. 11) Silahkan simpan jika sudah terisi semua dengan mengklik tombol “Simpan”. 12) Ulangi sampai dengan semua data shift tersimpan kedalam sistem. b. Data Pegawai Menu Master Data Pegawai digunakan untuk mengelola data Pegawai. Untuk mengaksesnya klik menu Master Data kemudian pilih Pegawai. Gambar 19.2 Data Master Pegawai
Gambar 19.3 Detil Data Pegawai Keterangan : 1. Filter Bidang/Bagian : Digunakan untuk menerapkan penyaringan data berdasarkan Bidang/Bagian yang dipilih; 2. Filter Sub Bidang/Sub Bagian : Digunakan untuk menerapkan penyaringan data berdasarkan Bidang/Bagian dan Sub Bidang/Sub Bagian yang dipilih;
3. Jabatan : Digunakan untuk menerapkan penyaringan data berdasarkan Bidang/Bagian, Sub Bidang/Sub Bagian dan Jabatan yang dipilih; 4. Status : Penyaringan status pegawai (PNS, PPPK, Non-ASN, dll); 5. Pegawai : Penyaringan data pegawai berdasarkan Nama Pegawai; 6. Filter : Tombol untuk menerapkan pencarian data berdasarkan filter yang sudah dipilih; 7. Daftar Data Pegawai : Menampilkan data daftar pegawai berdasarkan filter yang sudah dipilih; 8. Aksi : Digunakan untuk menampilkan detil data pegawai; 9. Edit : Digunakan untuk melakukan perbaikan data pegawai. c. Perbaikan Data Pegawai Perbaikan data pegawai dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Klik tombol “Aksi” disebelah kanan data pegawai yang akan diubah datanya Gambar 19.4 Aksi Data Pegawai
b. Klik tombol “Edit Data” disebelah atas Foto Profil Gambar 19.5 Detil Data Pegawai - Edit c. Sesuaikan data pegawai Gambar 19.6 Form Edit Data Pegawai d. Klik “SIMPAN” Pada Bagian bawah.
20. PENGATURAN JADWAL SHIFT a. Membuat jadwal shift Silahkan klik tombol “Tambah Data” yang ada di halaman Pengaturan > Jadwal Shift Pegawai. Gambar 20.1 Filter Form Jadwal Shift Pegawai 1) Silahkan pilih “Bidang/Bagian” yang ingin dibuat jadwal shiftnya 2) Pilih “Sub Bidang/Sub Bagian”. 3) Pilih shift yang sebelumnya sudah ditambahkan pada Master Data > Shift 4) Pilih periode tanggal berlaku shift yang ingin diterapkan 5) Pilih pegawai yang mendapatkan jadwal shift, Anda dapat menambahkan lebih dari satu pegawai. 6) Klik tombol “Simpan” untuk menambahkan shift.
b. Unduh Data Shift Secara Kolektif Selainmenambahkan data shiftsecara individu, anda juga dapat melakukan import data shift secara kolektif. Gambar 20.2 Import Data Shift Secara Kolektif Silahkan menuju menu Pengaturan > Shift. Kemudian klik menu Import Jadwal Shift. Selanjutnya akan ditampilkan halaman Import Data. Klik tombol Unduh Template pada halaman Import Jadwal Shift. Gambar 20.3 Form Unduh Template Jadwal Shift 1) Pilih periode tanggal shift yang akan dibuat 2) Pilih Bidang/Bagian 3) Pilih Sub Bidang/Sub Bagian. Perhatian : Kosongkan apabila ingin membuat Shift hanya berlaku untuk pegawai yang posisinya hanya melekat pada “Bidang/Bagian” dan tidak terikat pada “Sub Bidang/Sub Bagian”. 4) Klik Unduh untuk memulai mengunduh template.
c. Mengolah Template Import Jadwal Shift Setelah berhasil mendownload template shift, Silahkan buka pada lembar kerja spreadsheet Anda. Sebagai contoh : Gambar 20.4 Pengolahan template Import Jadwal Shift Silakan isi kode shift yang sudah ditambahkan sebelumnya pada kolom periode tanggal shift yang akan dibuat sesuai dengan nama Pegawai. Kosongkan apabila pegawai tidak dikenakan Jadwal shift. Kemudian simpan kembali data template ini. d. Import Template Jadwal Shift Pastikan data jadwal shift sudah sesuai sebelum memulai Import jadwal shift kedalam system. 1) Silahkan klik tombol “Telusuri” pada kolom upload file untuk memilih file template jadwal shift yang sudah diolah sebelumnya. 2) Kemudian untuk memulai proses tombol “Import Shift” , jika berhasil maka data akan tampil pada tabel importshift. Gambar 20.5 Import Template Jadwal Shift
3) Pastikan seluruh data yang diolah tadi sesuai dengan informasi pada tabel import shift, jika Anda merasa ada yang kurang atau perlu diperbaiki kembali, Anda dapat membatalkan proses import dengan mengklik tombol “HAPUS SEMUA DRAFT” lalu mengulangi proses dari awal lagi, yaitu Anda perbaiki data pada format template yang sudah di unduh, kemudian upload kembali. tetapi jika Anda sudah merasa data yang di import sudah benar, silakan klik tombol “PUBLISH SEMUA” Gambar 20.6 Periksa dan Publish Data Jadwal Shift
21. KELOLA PRESENSI a. Laporan Presensi Pada halaman Laporan presensi, Anda dapat melihat laporan presensi yang sedang berlangsung pada hari itu atau hari sebelumnya. Gambar 21.1 Filter Laporan Presensi Setelah filter data Laporan Presensi dimasukkan, klik tombol “Filter”. Kemudian akan ditampilkan data laporan presensi sesuai dengan filter yang sudah dipilih. Contoh sebagai berikut : Gambar 21.2 Data Laporan Presensi
Data laporan presensi juga dapat didownload dengan klik tombol “Download” pada sebelah kanan atas. Gambar 21.3 Download Laporan Presensi b. Rekap Presensi Pada halaman rekap presensi Anda dapat melihat laporan dalam bentuk rekap presensi pegawai berdasarkan filter yang sudah diterapkan. Gambar 21.4 Filter Rekap Presensi
Setelah filter data Rekap Presensi dimasukkan, klik tombol “Filter”. Kemudian akan ditampilkan data Rekap presensi sesuai dengan filter yang sudah dipilih. Contoh sebagai berikut : Gambar 21.5 Data Rekap Presensi
Data rekap presensi juga dapat didownload dengan klik tombol “Download” pada sebelah kanan atas. Gambar 21.6 Download Rekap Presensi c. Laporan Aktivitas Pada halaman Laporan Aktivitas Anda dapat melihatsemua laporan aktivitas yang dilaporkan oleh seluruh pegawai. Misal, menghadiri rapat, mengikuti pelatihan, mengikuti upacara, dan lain sebagainya. Gambar 21.7 Filter Laporan Aktivitas
Setelah filter data Aktivitas dimasukkan, klik tombol “Filter”. Kemudian akan ditampilkan data Rekap presensi sesuai dengan filter yang sudah dipilih. Contoh sebagai berikut : Gambar 21.8 Data Laporan Aktivitas Untuk melihat detail aktivitas yang dilaporkan oleh pegawai, klik ikom detail pada data aktivitas yang ingin ditampilkan. Gambar 21.9 Detil Laporan Aktivitas Pegawai