MQS VERSION 1

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 1

Kandungan

1.0 PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN 6

2.0 OBJEKTIF .................................................................................................................... 7

3.0 FUNGSI KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA ........................................................ 7

4.0 STRUKTUR KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA ............................................. 8

1.0 PUNCA KUASA, PELANTIKAN DAN PERANAN PEGAWAI KESELAMATAN
PERLINDUNGAN GIATMARA ................................................................................................ 10

2.0 ARAHAN KESELAMATAN JABATAN .......................................................................... 10
2.1. Sistem Pegawai Bertugas .................................................................................... 11
2.1.1. Pegawai bertugas (PB) .................................................................................... 11
2.1.2. Pengawal Keselamatan .................................................................................. 13
2.1.3. Tugas Pengawal Keselamatan merangkumi; ................................................ 14

3.0 Kursus Keselamatan Perlindungan ......................................................................... 15

4.0 Pelanggaran Keselamatan ..................................................................................... 15

1.0 Keselamatan Fizikal ................................................................................................. 16

2.0 Kawalan Akses ......................................................................................................... 16

3.0 KAWALAN BANGUNAN ............................................................................................ 16
3.1. Kaunter Pelanggan dan Bilik Khas Pelawat ....................................................... 17
3.2. Kaunter khidmat pelanggan............................................................................... 17
3.3. Pas Keselamatan Atau Kad Pengenalan Jabatan........................................... 19
3.3.1. Kad Keselamatan Jabatan (Warga kerja GIATMARA) ................................. 19
3.3.2. Kad Keselamatan Jabatan (Pelawat) ........................................................... 19
3.3.3. Kad Keselamatan Jabatan (Kontraktor) ........................................................ 20
3.3.4. Kad Keselamatan Jabatan (Warga Kerja Pusat GIATMARA)....................... 21

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 2

3.3.5. Lain-lain Kad Keselamatan Jabatan (Pelawat) ............................................ 21
3.4. Permohonan Pas Keselamatan (Warga kerja GIATMARA) .............................. 22
3.5. Prosedur Kehilangan /Gantian Kad Keselamatan Jabatan ............................ 23

4.0 PENGAWAL KESELAMATAN ...................................................................................... 23
4.1. Kawalan Keselamatan Di Pintu Masuk Utama .................................................. 23
4.2. Kawalan Had Pelawat......................................................................................... 25
4.3. Kenderaan Jabatan, Anggota, Pelawat dan Kontraktor ................................ 29
4.4. Bertugas Selepas Waktu Pejabat dan Masa Cuti ............................................. 29

5.0 KAWALAN MESIN PENYALIN DAN FAKSIMILE .......................................................... 30
5.1. Lokasi Mesin .......................................................................................................... 31

6.0 KUNCI KESELAMATAN............................................................................................... 34
6.1. Kawalan Dan Penyimpanan Anak Kunci........................................................... 34
6.2. Pengambilan Dan Penyerahan Kunci................................................................ 37
6.3. Tanggungjawab Pemegang Kunci .................................................................... 37
6.4. Semakan Buku Pergerakan Daftar Kunci ........................................................... 38

7.0 KAWALAN TEMPAT PENYIMPANAN.......................................................................... 38
7.1. Pengendalian Kawalan Kunci Tempat Penyimpanan ..................................... 38

1.0 KESELAMATAN STOK DOKUMEN KEWANGAN ......................................................... 40
1.1. Pesanan Belian (P.O) dan Resit Rasmi................................................................ 40
1.2. Cek ........................................................................................................................ 42

2.0 KESELAMATAN PERANTI KEWANGAN/ INSTRUMEN PEMBAYARAN ........................ 43
2.1. Security Device/Token Bank................................................................................ 43
2.2. Kad kredit korporat .............................................................................................. 45

3.0 KESELAMATAN PUNGUTAN HASIL GIATMARA ......................................................... 46
3.1. Peti Besi ................................................................................................................. 46

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 3

3.2. Urusan Kutipan...................................................................................................... 47

4.0 KESELAMATAN BUKU DAN REKOD KEWANGAN ...................................................... 47
4.1. Penyimpanan buku dan rekod kewangan ....................................................... 47
4.2. Kawalan rekod kewangan.................................................................................. 48

5.0 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN ....................................................................... 50

6.0 PERKARA RASMI ........................................................................................................ 50
6.1. Dokumen Rasmi.................................................................................................... 50
6.2. Dokumen Rahsia Rasmi ....................................................................................... 50
6.3. Dokumen terperingkat di GIATMARA ................................................................. 51

7.0 AKTA RAHSIA RASMI 1972 ........................................................................................ 52
7.1. Jadual ................................................................................................................... 52
7.2. Luar Jadual ........................................................................................................... 52

8.0 PENGURUSAN DOKUMEN RAHSIA RASMI ................................................................ 52
8.1. Penyediaan dokumen ......................................................................................... 53
8.2. Cop Pada Kulit Fail............................................................................................... 56
8.3. Penghantaran/pergerakan/pengedaran dokumen........................................ 59
8.4. Pemusnahan Dokumen Terperingkat................................................................. 63
8.5. Pengelasan Semula Rahsia Rasmi ...................................................................... 64

9.0 LAMPIRAN-LAMPIRAN .............................................................................................. 67

1.0 PENGURUSAN KESELAMATAN PERIBADI................................................................... 72

2.0 AKUAN ANGGOTA KERJA ........................................................................................ 72
2.1. Awal Perkhidmatan ............................................................................................. 72
2.2. Tamat Perkhidmatan ........................................................................................... 74
2.3. Perakuan Vendor/Kontraktor .............................................................................. 74

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 4

3.0 TAPISAN LATAR BELAKANG ...................................................................................... 76

4.0 TATACARA TAPISAN KESELAMATAN LANTIKAN ANGGOTA KERJA ........................ 76
4.1. Lantikan Anggota Kerja baru.............................................................................. 76
4.2. Kenaikan Pangkat Anggota Kerja...................................................................... 77
4.3. Dokumen yang berkaitan ................................................................................... 77

5.0 PRINSIP ‘PERLU MENGETAHUI’................................................................................... 78

6.0 PELANGGARAN KESELAMATAN ............................................................................... 79

1.0 KESELAMATAN PENGURUSAN DOKUMEN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
SIJIL KEMAHIRAN MALAYSIA (SKM)..................................................................................... 81

2.0 PENYEDIAAN DOKUMEN........................................................................................... 81
2.1. Penggubalan Soalan Peperiksaan Akhir SKM.................................................... 82
2.1.1. Bengkel Penggubalan Soalan Peperiksaan Akhir SKM. ................................ 82
2.1.2. Pelantikan Technical Advisory Committee (TAC).......................................... 82
2.1.3. Pengesahan Soalan Peperiksaan Akhir SKM.................................................. 82
2.2. Penyimpanan Dokumen...................................................................................... 83

3.0 PENGHANTARAN/PERGERAKAN/PENGEDARAN DOKUMEN................................... 83

4.0 PEMUSNAHAN DOKUMEN......................................................................................... 84

1.0 KESELAMATAN ICT .................................................................................................... 85

2.0 PENGURUSAN PUSAT DATA....................................................................................... 89
2.1. Latar Belakang ..................................................................................................... 89
2.2. Prinsip Panduan (Guiding Principles) Fizikal Pusat Data.................................... 90
2.3. Komponen-Komponen Utama Pusat Data ....................................................... 90
2.4. Lokasi Pusat Data ................................................................................................. 91
2.5. Keluasan Pusat Data............................................................................................ 92
2.6. Reka Bentuk Dan Susun Atur Fizikal..................................................................... 92

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 5

2.7. Sistem Uninterruptible Power Supply (Ups) ......................................................... 95
2.8. Sistem Pembumian (Earthing) ............................................................................. 95

3.0 SISTEM PENGKABELAN RANGKAIAN........................................................................ 97
3.1. Ciri-Ciri Kabel ........................................................................................................ 97

4.0 SISTEM PENYEJUKAN ................................................................................................. 98

5.0 SISTEM PENGESANAN DAN PEMADAMAN KEBAKARAN....................................... 100
5.1. Sistem Pengesanan Haba dan Asap ............................................................... 100
5.2. Sistem Pemadaman Kebakaran....................................................................... 101

6.0 PENGLABELAN DAN PAPAN TANDA....................................................................... 102

7.0 LAMPU KECEMASAN ............................................................................................... 103

8.0 JADUAL PEMERIKSAAN (INSPECTION) BOMBA...................................................... 103

9.0 SISTEM PENGURUSAN KESELAMATAN .................................................................... 103
9.1. Keselamatan Fizikal ............................................................................................ 104
9.1. Pintu..................................................................................................................... 104
9.2. Keselamatan Persekitaran Dalam Pusat Data ................................................ 105
9.3. Kabinet Server .................................................................................................... 106
9.4. Personel dan pelawat........................................................................................ 106
9.5. Penyenggaraan Pusat Data ............................................................................. 108
9.6. Keselamatan Logikal.......................................................................................... 109
9.7. Pemantauan Persekitaran Pusat Data ............................................................. 110
9.8. Pemantauan Pengurusan Pusat Data.............................................................. 112

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 6

PENGENALAN

1.0 PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN

Pengurusan Keselamatan Perlindungan merujuk kepada langkah-langkah
keselamatan yang boleh diambil untuk melindungi aset. Langkah keselamatanya
terbina dalam satu sistem yang dinamakan sebagai ‘Sistem Pertahanan Berlapis’
(Defence in Depth System) yang mengaplikasikan segala kuatkuasa undang-undang
serta mewujudkan langkah-langkah keselamatan fizikal, dokumen, peribadi dan ICT
untuk mencegah supaya jenayah tidak berlaku terhadap aset.

Persoalan pasti timbul kenapa kita perlu melindungi aset? Aset didefinisikan sebagai
meliputi perkara-perkara berkaitan dokumen, maklumat, peralatan, barang-barang
berharga, wang tunai, sistem pengoperasian dan sebagainya. Ianya mempunyai nilai
dan impak kepada keselesaan hidup seseorang individu, kelangsungan pengurusan
sesuatu organisasi dan kemakmuran rakyat sesebuah negeri dan Negara. Impak yang
negatif dialami oleh individu, organisasi, negeri dan Negara jika berlaku sesuatu
kerosakan, kemusnahan dan kehilangann berlaku kepada aset mengikut intensiti nilai
kerugian yang ditanggung.

Oleh sebab aset mempunyai nilai, ianya mengundang ancaman keselamatan dari
dalam dan luar persekitaran individu, organisasi, negeri dan Negara. Ancaman
keselamatan yang sering boleh berlaku adalah seperti sabotaj, espionaj, kecurian,
kebocoran maklumat, kelemahan manusia, subversive, alarm dibom atau vandalism
serta lain-lain ancaman keselamatan yang sentiasa berubah. Jenayah terhadap aset
ini boleh membawa impak reputasi, kerugian dalam bentuk kewangan, kelangsungan
perjalanan organisasi dan implikasi keselamatan kepada individu.

Oleh itu, satu sistem keselamatan yang menyeluruh perlu dibangunkan untuk
menghadapi segala bentuk ancaman keselamatan terhadap aset. Dasar, peraturan
dan amalan terbaik hendaklah digubal untuk memastikan kecekapan pelaksanaan,
kos efektif dan pragmatik dapat diperolehi untuk menentang dan mengurangkan risiko
yang berlaku terhadap aset.

Sistem keselamatan perlindungan yang menyeluruh perlu mengandungi elemen
keselamatan fizikal, dokumen, peribadi dan siber (ICT). Tiada mana-mana satu langkah
keselamatan tersebut yang boleh menjamin keselamatan total. Semua elemen perlu
diintegrasikan supaya menyokong di antara satu sama lain untuk membawa kesan
keselamatan 4M iaitu mencegah (deter), mengesan (detect), melengahkan (delay)
dan mengambil tindakan (response) terhadap jenayah.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 7

2.0 OBJEKTIF

Manual ini disediakan sebagai rujukan tambahan selain dari Arahan Keselamatan.
Manual ini mengandungi tujuh (7) bahagian iaitu Bahagian A: Umum, Bahagian B:
Fizikal, Bahagian C: Kewangan, Bahagian D: Dokumen, Bahagian E: Personal, Bahagian
F: Pensijilan dan Bahagian G: ICT. Pengurusan Keselamatan Perlindungan hendaklah
dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan: -

a. Pengurusan Keselamatan Perlindungan hendaklah dilaksanakan secara
teratur, cekap dan berkesan;

b. Keselamatan fizikal, dokumen, peribadi dan siber (ICT) yang dilaksanakan
mengikut Arahan Keselamatan;

c. Warga kerja GIATMARA perlu memahami dan mematuhi segala bentuk
kawalan keselamatan yang bakal dilaksanakan berdasarkan kepada Arahan
Keselamatan.

3.0 FUNGSI KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA

a. Menyelaras pelaksanaan Dasar Keselamatan Perlindungan di GIATMARA;

b. Memastikan dasar ini dilaksanakan mengikut Arahan Keselamatan yang telah
ditetapkan oleh kerajaan;

c. Mengkaji peraturan-peraturan keselamatan yang sedia ada, merancang, dan
mengatur peraturan-peraturan baru jika perlu serta melaksanakan dan
pemantauan;

d. Merancang dan melaksanakan kursus/ceramah/bengkel/taklimat berkaitan
Keselamatan Perlindungan kepada semua warga kerja GIATMARA.

e. Mengkaji keperluan peralatan dan kelengkapan keselamatan dalam
meningkatkan tahap keselamatan di semua pusat Pentadbiran GIATMARA.

f.Bekerjsama dengan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (KPKK)
dan agensi keselamatan lain seperti Majlis Keselamatan Negara (MKN), Polis Di
Raja Malaysia(PDRM), Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia (JBPM) dan
Arkib Negara Malaysia (ANM) dalam menyelaras keselamatan aset fizikal,
dokumen personal dan informasi ICT;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 8

g. Menyelaraskan program-program keselamatan seperti latihan pengungsian
bangunan serta latihan kebakaran dan kecemasan; Menjalankan
pemeriksaan mengejut dan siasatan pelanggaran keselamatan;

4.0 STRUKTUR KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA
Struktur Organisasi Keselamatan Perlindungan GIATMARA terbahagi kepada
tiga (2) peringkat iaitu:

Ibu Pejabat MARA

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 9
ii) IPMa GIATMARA

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 10

BAHAGIAN A: UMUM

1.0 PUNCA KUASA, PELANTIKAN DAN PERANAN PEGAWAI KESELAMATAN
PERLINDUNGAN GIATMARA

Manual ini perlu dibaca bersama-sama Surat Edaran Bahagian Pemantauan Dan
Inspektorat MARA Bil 08/2015 bertarikh 24 Jun 2015 Manual Tatacara Pelantikan Pegawai
Keselamatan Perlindungan.

2.0 ARAHAN KESELAMATAN JABATAN

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 11

Arahan keselamatan dalaman secara bertulis perlu dikeluarkan oleh GIATMARA
sebagai panduan;

Arahan keselamatan yang dikeluarkan oleh jabatan perlu disemak dari
semasa ke semasa;

Pegawai Mengawal Pusat (PMP) perlu memastikan semua warga kerja
GIATMARA mematuhi arahan keselamatan dalaman yang dikeluarkan;

Pegawai Mengawal Pusat (PMP) perlu menyediakan Standard Operational
Procedures (SOP) mengikut keperluan masing-masing dengan merujuk
kepada Arahan Keselamatan Kerajaan dan Arahan Keselamatan Jabatan
bagi tujuan penambaikan proses kerja.

2.1. Sistem Pegawai Bertugas

2.1.1. Pegawai bertugas (PB)

Pegawai Bertugas (PB) adalah warga kerja yang bertugas mengikut giliran
system Pegawai Bertugas Mingguan di pusat masing-masing.

Pegawai Bertugas (PB) yang dilantik perlu menyediakan jadual bertugasnya
mengikut mingguan;

Jadual PB hendaklah dipamerkan di tempat-tempat strategik sebagai
rujukan dan ingatan kepada PB. Salinan perlu di simpan dalam fail Pegawai
Sistem Bertugas sebagai rujukan;

PB hendaklah memantau keadaan keselamatan pejabat dan
melaporkannya dengan menggunakan borang Laporan Pegawai Bertugas
Mingguan. Borang ini hendaklah diserahkan kepada PPKJ (dimasukkan di
dalam fail khas yang menyimpan semua laporan Mingguan untuk bulan
berkenaan) seperti borang GIATMARA.KP-01;

Jangka masa bertugas ialah dari jam 7.45 pagi hingga 5.45 petang;

PB boleh meninggalkan pejabat selepas jam 5.45 petang;

Sekiranya masih terdapat lagi warga kerja GIATMARA yang bekerja selepas
jam 5.45 petang, PB boleh memaklumkan kepada warga kerja GIATMARA

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 12

berkenaan bahawa adalah tangungjawabnya untuk memastikan
keselamatan pejabat dalam keadaan baik dan pintu utama dikunci
sebelum pulang;

Jadual 1 – Borang Senarai Semak Pegawai Bertugas

Sekiranya PB tidak dapat menjalankan tugas pada tarikh yang telah
ditetapkan. PB tersebut hendaklah mendapatkan pengganti dan
memaklumkan kepada PPKJ sehari sebelum tarikh bertugas;

PKJ hendaklah memastikan semua aspek di dalam borang laporan telah
diambil tindakan dan diisi/ditandakan selengkapnya;

PKJ hendaklah memastikan PB telah menjalankan tugas yang telah
diamanahkan dan membuat semakan ke atas laporan yang disediakan;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 13

PKJ hendaklah memantau PB dengan menggunakan pendekatan
pemeriksaan mengejut untuk memastikan PBH menjalankan tugas dengan
penuh tanggungjawab; dan

Laporan Mingguan PB akan dijadikan sebagai rujukan jika sekiranya terjadi
sebarang pelanggaraan keselamatan fizikal dan perlindungan di ruang
pejabat berkenaan.

2.1.2. Pengawal Keselamatan

Perkhidmatan kawalan keselamatan adalah secara berterusan mengikut
syif yang ditetapkan bagi hari bekerja dan hari cuti (termasuk cuti hujung
minggu, kelepasan Am dan cuti persekolahan).

Jadual 2 - Laporan Harian Pengawal

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 14

2.1.3. Tugas Pengawal Keselamatan merangkumi;

Mengawal keseluruhan kediaman termasuk kawasan sekeliling bangunan
serta mengawasi keselamatan kediaman dengan membuat rondaan di
sekeliling bangunan pada setiap jam.

Semasa membuat rondaan, jika terdapat sesiapa yang
mencurigakan/melakukan sesuatu yang mencurigakan, pengawal
hendaklah menegur / menahan untuk berhentikan perbuatan mereka dan
mengarah mereka meninggalkan kawasan kediaman serta melaporkan
kepada pihak GIATMARA.

Memastikan keseluruhan kawasan kawalan bebas daripada kegiatan/
kumpulan kurang sihat dan menyalahi undang-undang seperti
penyalahgunaan dadah, melepak dan lain-lain perbuatan yang tidak
bermoral.

Membuat pemeriksaan dan mencatatkan di dalam Buku Laporan (Jadual
2) sekiranya terdapat/ berlaku sebarang kerosakan di dalam premis
mahupun kerosakan fizikal pada struktur premis ini.

Dilarang sama sekali bertindak mengikut perasaan dan hendaklah
berlandaskan undang-undang. GIATMARA tidak akan bertanggungjawab
di atas sebarang tindakan pengawal yang bertentangan dengan undang-
undang.

Menyediakan jam berkunci di lokasi yang ditetapkan dan rondaan
hendaklah dibuat setiap dua (2) jam sekali. Lokasi jam ditetapkan oleh
pihak GIATMARA serta menyediakan buku log (Jadual 1) sebagai
pengesahan rondaan telah dibuat disekeliling kediaman. (kos jam berkunci
ditanggung oleh syarikat)

Membuat siasatan dan membuat laporan bertulis kepada Pengawal Pusat
dan mengarahkan pelapor/ mangsa membuat laporan polis. Jika kejadian
berlaku di waktu kerja, Pengawal Pusat hendaklah dimaklumkan dengan
segera.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 15

Hendaklah memaklumkan Pihak GIATMARA/ Pegawai yang
bertanggungjawab dengan segera dan membuat laporan bertulis serta
menghubungi pihak berkuasa (yang berkenaan) dengan segera.

3.0 Kursus Keselamatan Perlindungan

Pegawai Mengawal Pusat (PMP) perlu memastikan semua warga kerja
GIATMARA diberi pendedahan dalam aspek keselamatan perlindungan
secara umum atau khusus;

Program berbentuk kursus, bengkel atau ceramah perlu dilaksanakan
setiap tahun agar kesedaran keselamatan dapat ditingkat di kalangan
warga kerja GIATMARA;

4.0 Pelanggaran Keselamatan

Insiden dan ancaman keselamatan boleh didefinisikan sebagai musibah
(adverse event) yang berlaku ke atas manusia, harta benda atau maklumat
serta ancaman kemungkinan berlaku kejadian tersebut. Ia merupakan
suatu perbuatan yang melanggar dasar keselamatan yang telah
ditetapkan secara tersurat atau tersirat;

Pelanggaran keselamatan adalah dianggap serius dan tidak akan
berkompromi terhadap warga kerja GIATMARA yang didapati menjejaskan
imej GIATMARA dan perkhidmatan awam;

Sebarang bentuk pelanggaran perlu disiasat dan mengambil tindakan
yang tegas termasuk mengambil tindakan tatatertib di bawah Peraturan
(Bab F.66), Peraturan-Peraturan Tatertib Dan Surcaj GIATMARA setelah
terbukti kesalahannya;

Warga kerja GIATMARA juga boleh dikenakan tindakan undang-undang di
bawah mana-mana undang-undang yang berkaitan; dan

Perhatian serius dalam melaksanakan pemantauan, meningkatkan
kawalan dalaman dan mengambil tindakan tegas perlu diambil sekiranya
berlaku sebarang pelanggaran.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 16

BAHAGIAN B: FIZIKAL

1.0 Keselamatan Fizikal

Keselamatan fizikal ialah sebarang tindakan yang memastikan keselamatan
bangunan, premis atau tempat, termasuk yang digunakan bagi mengurus perkara-
perkara terperingkat dari ancaman seperti sabotaj, espionaj dan subversif.

2.0 Kawalan Akses

Kawalan kawasan adalah mana-mana kawasan dimana langkah perlindungan yang
khusus dan peruntukan keselamatan dikehendaki bagi tujuan menghalang orang-
orang yang tidak dibenarkan daripada melakukan pencerobohan. Langkah-langkah
yang perlu diambil:

a. Menyediakan pintu keselamatan;

b. Menghadkan akses keluar/masuk pintu keselamatan melebihi 2 pintu;

c. Pencahayaan persekitaran yang baik untuk tahap penglihatan dan mencukupi;

d. Membangun, membersihkan kawasan usang/terbiar dengan aktiviti yang
sesuai;

e. Mengelakkan ruang tersembunyi dan tersorok;

f. Penyediaan peralatan CCTV dan penyelenggaraan berkala untuk
meningkatkan tahap keselamatan;

g. Memastikan kedudukan elemen dinding pemisah, tempat pembuangan
sampah tidak membantu aktiviti pencerobohan.

3.0 KAWALAN BANGUNAN

Langkah-langkah keselamatan diambil untuk menghalang orang-orang yang tidak
dibenarkan daripada memerhati, mendengar dan memperoleh perkara-perkara
terperingkat dari luar atau dalam premis GIATMARA dengan memasuki pejabar secara
haram. Dalam urusan ini pihak GIATMARA telah melaksanakan perkara-perkara berikut:

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 17

3.1. Kaunter Pelanggan dan Bilik Khas Pelawat

Kaunter pelanggan, tempat atau bilik khas pelawat adalah bertujuan untuk
menghalang atau menghadkan orang yang tidak dikenali daripada dapat
memerhati, mendengar dan memperoleh perkara-perkara terperingkat. Dalam
urusan ini pihak GIATMARA telah melaksanakan perkara-perkara berikut:

3.2. Kaunter khidmat pelanggan

Kaunter Utama GIATMARA mesti dalam keadaan kemas, bersih dan teratur
setiap masa;

Membantu memberi tunjuk arah dan penerangan asas kepada pelawat
dan orang awam berkenaan kedudukan pejabat dan kemudahan-
kemudahan yang terdapat di bangunan tersebut;

Buku Laporan, Daftar Pelawat dan buku lain yang berkaitan mesti ditulis
dengan terang, kemas dan teratur serta dikemaskini setiap masa;

Lampu di kaunter utama mesti dipasang sepanjang malam;

Memastikan pintu keluar masuk utama ditutup selepas jam 7.00 malam
[mengikut perubahan dan arahan pihak pusat GIATMARA];

Menyemak dan menyusun semua pas pelawat serta mengenal pasti pas
keselamatan yang tidak dipulangkan;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 18

Menyemak kunci pejabat secara keseluruhan;

Tempat atau bilik khas untuk pelawat-pelawat

Semua pusat GIATMARA perlu menyediakan tempat, bilik khas untuk
pelawat bagi tujuan perbincangan dengan mana-mana pegawai

Mengendalikan pinjaman pas pelawat;

Pengawal wajib secara bergilir-gilir meronda kawasan sekitar lobi utama
tidak dibenarkan hanya duduk di pos berkenaan selama 12 jam tanpa
pergerakan;

Pengawal hendaklah memastikan kaunter utama tidak dijadikan tempat
berkumpul atau lepak sepanjang masa bertugas;

Melakukan kunci jam mengikut giliran yang telah ditetapkan;

Memerhatikan sebarang pergerakan mencurigakan dan membuat laporan
segera kepada PO (Penyelia Operasi Syarikat), KJ, PKJ dan PPKJ Bangunan
GIATMARA sekiranya berlaku.

Semua pusat GIATMARA perlu menyediakan tempat, bilik khas untuk pelawat bagi
tujuan perbincangan dengan mana-mana pegawai.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 19

3.3. Pas Keselamatan Atau Kad Pengenalan Jabatan

Dikeluarkan oleh Pengarah melalui Bahagian Pengurusan Aset dan Perolehan (BAP)
kepada semua warga kerja GIATMARA lantikan tetap, kontrak, sambilan yang bertugas
di pusat GIATMARA. Jenis Kad Keselamatan Jabatan GIATMARA.

Ibu Pejabat

3.3.1. Kad Keselamatan Jabatan (Warga kerja GIATMARA)

Dikeluarkan kepada semua warga kerja GIATMARA di Ibu Pejabat
GIATMARA;

Dokumen Permohonan adalah memo Bahagian GIATMARA, borang
permohonan kad pengenalan Bahagian yang telah disahkan beserta
sekeping gambar berukuran pasport.

3.3.2. Kad Keselamatan Jabatan (Pelawat)

Dikeluarkan sebagai pinjaman kepada warga kerja GIATMARA dan
pelawat yang datang bagi tujuan mesyuarat / lawatan/ lantikan baru (pas
tetap belum siap) / pertukaran (pas tetap belum siap) / penghantaran
barangan dan lain-lain urusan dan sebagainya;

Pengenalan diri seperti lesen memandu dan seumpamanya akan diambil
sebagai deposit sewaktu kad dikeluarkan dan akan dipulangkan selepas
kad diserahkan kembali. Butiran peribadi pelawat berkenaan akan
direkodkan di dalam sistem komputer atau secara manual;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 20

Kad ini perlu di pulangkan pada hari ia diambil.
Pengeluaran bilangan adalah terhad dan terkawal.
3.3.3. Kad Keselamatan Jabatan (Kontraktor)
Dikeluarkan kepada kontraktor penyelenggaraan dan pencuci bangunan
yang bertugas di GIATMARA;
Dibenarkan akses ke aras/lokasi yang tertentu sahaja dan berkaitan
dengan tugas;
Dikeluarkan kepada kontraktor penyelenggaraan dan pencuci bangunan
yang bertugas di GIATMARA;

Dibenarkan akses ke aras/lokasi yang tertentu sahaja dan berkaitan
dengan tugas;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 21

Dokumen Permohonan adalah memo Bahagian GIATMARA yang melantik
syarikat tersebut, surat rasmi syarikat, salinan kad pengenalan, borang
permohonan kad yang telah disahkan beserta sekeping gambar berukuran
passport.

Pusat GIATMARA (Luar Ibu Pejabat)

3.3.4. Kad Keselamatan Jabatan (Warga Kerja Pusat GIATMARA)

Dikeluarkan kepada warga kerja GIATMARA lantikan tetap di semua Pusat
GIATMARA;

Dokumen Permohonan adalah memo Pusat GIATMARA, borang
permohonan kad pengenalan Jabatan yang telah disahkan beserta
sekeping gambar berukuran pasport.

3.3.5. Lain-lain Kad Keselamatan Jabatan (Pelawat)

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 22

Lain-lain kad keselamatan jabatan seperti kad pelawat, kad pekerja
penyelenggaraan adalah dikeluarkan oleh pihak Syarikat Kawalan
Keselamatan yang dilantik dengan persetujuan PMP;

Pengeluaran kad keselamatan tersebut mestilah cukup jumlahnya
sepertimana yang dipersetujui oleh PMP;

PMP perlulah sentiasa memantau penggunaan kad tersebut melalui
pemeriksaan berkala di pos kawalan keselamatan.

3.4. Permohonan Pas Keselamatan (Warga kerja GIATMARA)

Semua permohonan pas keselamatan GIATMARA perlu menggunakan Borang
Permohonan M.Kad

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 23

3.5. Prosedur Kehilangan /Gantian Kad Keselamatan Jabatan

Kehilangan kad pengenalan jabatan perlu dimaklumkan segera kepada
BAP bagi menyekat akses kad berkenaan di dalam sistem agar tidak disalah
guna oleh pihak-pihak tertentu untuk kepentingan peribadi;

Salinan laporan polis perlu dikemukakan oleh individu dan membuat
bayaran sebanyak RM50.00 sebagai denda kecuaian sehingga
menyebabkan kad tersebut kehilangan;

Bagi penggantian kad kerana lusuh atau pudar, individu perlu membuat
bayaran sebanyak RM15.00 bagi penggantian kad baru;

Bagi penggantian kad yang rosak tiada bayaran dikenakan (pas yang
rosak perlu dikembalikan semasa permohonan dibuat);

Dokumen Permohonan adalah memo dari Pusat GIATMARA, borang
permohonan pas, resit pembayaran (untuk kes kehilangan pas) dan pas
yang telah rosak (untuk kes penggantian pas rosak).

4.0 PENGAWAL KESELAMATAN

a. Pengawal Keselamatan hendaklah sentiasa memantau pergerakan orang
awam yang memasuki kawasan ini dan hendaklah membuat pendaftaran
terlebih dahulu kepada orang awam tersebut;

b. Senarai nama dan nombor telefon pegawai dan orang yang difikirkan
berkepentingan dan agensi seperti PDRM, BOMBA, JPAM yang berhampiran
mestilah dipamerkan di pondok pengawal untuk dihubungi sekiranya berlaku
sebarang insiden yang mencurigakan; dan

c. Semua Pengawal Keselamatan yang bertugas mestilah menjalankan tugas
dengan cekap, bijaksana, berbudi bahasa dan sentiasa bersiap sedia dalam
menghadapi sebarang kemungkinan.

d. Semua Pengawal Keselamatan yang dilantik mestilah menjalani tapisan
keselamatan melalui system evetting (https://evetting.cgso.gov.my) didalam
semakan Kementerian dalam Negeri (KDN).

4.1. Kawalan Keselamatan Di Pintu Masuk Utama

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 24

(Tugas Pengawal Keselamatan)

Pastikan tiada sesiapa pun dibenarkan memasuki kawasan atau berada di
dalam kawasan tanpa pengenalan diri yang sempurna dan tanpa
sebarang kebenaran;

Membenarkan masuk kenderaan dan mengarahkan agar diletakkan di
tempat yang telah disediakan sahaja. Membenarkan kenderaan pelawat
diletakkan di tempat pelawat sahaja;

Memastikan kawalan lalu lintas dikendalikan dengan teratur dan sistematik;

Memastikan agar pintu utama sahaja dibuka sepanjang waktu pejabat.
Walau bagaimanapun sekiranya lalu lintas tidak begitu kerap, pintu pagar
mestilah sentiasa ditutup sebelah pagi memudahkan kawalan
keselamatan. Di waktu-waktu lain, pintu utama mestilah ditutup dan
dikunci;

Mesti selalu berwaspada ke atas setiap pergerakan orang ramai dan
kenderaan yang melalui pintu utama /atau pintu pagar;

Pengawal keselamatan dikehendaki membuat pemerhatian yang
sewajarnya ke atas kawalan lalu lintas di dalam kawasan;

Memastikan pemeriksaan keselamatan di buat ke atas anggota, pelawat
atau individu yang berkelakuan mencurigakan atau meragukan. Barang-
barang yang dibawa keluar mestilah diperiksa.

Tindakan menggeledah mestilah dilaksanakan ke atas setiap individu dan
kenderaan yang disyaki dan diragui.

Memastikan semua kakitangan memakai Kad Pengenalan Jabatan
apabila memasuki kawasan yang dikawal;

Memastikan kuasa yang diperuntukkan bagi memeriksa dan menggeledah
semua pegawai/anggota, kontraktor, pelawat termasuk kenderaan
mereka bagi memastikan tiada penyeludupan harta benda kerajaan;

Meminta semua surat kebenaran bagi memindah sebarang harta benda
kerajaan termasuk perkakas-perkakas yang dipinjam atau dibaiki,

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 25

mencatat dan berurusan dengan pihak-pihak yang memberi kebenaran
sekiranya terdapat sebarang perkara yang diragukan;

Semua kenderaan kontraktor dan pelawat yang membawa barang-
barang masuk yang mencurigakan mestilah diperiksa;

Memastikan semua kenderaan yang masuk dan keluar direkodkan di
dalam buku rekod kenderaan yang disediakan kecuali kenderaan
anggota. Maklumat yang mesti direkodkan ialah nombor pendaftaran
kenderaan, tarikh, masa masuk dan keluar serta maklumat-maklumat lain
yang ada kepentingan keselamatan; dan

Berwaspada kepada sesiapa jua yang menghampiri Pintu Utama/ Pagar
Utama di waktu malam.

4.2. Kawalan Had Pelawat

(Tindakan Pengawal Keselamatan)

Memastikan setiap pelawat disoal dan dipastikan tiada sebarang perkara
yang mencurigakan. Sentiasa mengamalkan sikap berbudi bahasa dan
bersopan santun serta budi bicara yang sewajarnya apabila berurusan
dengan setiap pelawat;

Setiap pelawat mestilah diarahkan melaporkan diri di kaunter /pondok
pengawal;

Pegawai-pegawai yang hendak ditemui oleh pelawat mestilah dihubungi
terlebih dahulu (jika perlu) untuk pengesahan dan kebenaran masuk. Setiap
pelawat mestilah diberikan maklumat-maklumat yang tepat seperti
kedudukan pejabat pegawai berkenaan;

Pas pelawat hanya dibenarkan kepada pelawat seteleh pengawal yang
bertugas berpuas hati dan tidak terdapat sebarang keraguan semasa soal
siasat pelawat berkaitan tujuan lawatan;

Pelawat yang berkelakuan mencurigakan atau tidak memberi kerjasama
mestilah dihalang dari memasuki kawasan pejabat dan sekiranya perlu,
pihak polis dan pegawai atasan mestilah dihubungi;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 26

Setiap pelawat mestilah diarahkan meletakkan kenderaan di tempat letak
kereta pelawat terlebih dahulu sebelum melaporkan diri di pondok
pengawal;

Setiap pelawat mestilah diberikan borang pengesahan lawatan untuk
ditandatangani pegawai/anggota yang hendak ditemui;

Kad pengenalan pelawat mestilah disimpan sehingga pas pelawat
diserahkan kembali oleh pelawat;

Segala maklumat pelawat yang ada kepentingan keselamatan mestilah
direkodkan di dalam buku pelawat yang disediakan;

Setiap pelawat mestilah dipastikan memakai pas pelawat sepanjang masa
berada di dalam kawasan/bangunan;

Pelawat hanya dibenarkan memasuki kawasan/bangunan sepanjang
waktu bekerja sahaja kecuali mendapat kebenaran bertulis dari Pegawai
Keselamatan Jabatan;

Setiap pelawat mestilah dipastikan berada di tempat atau bilik yang
dibenarkan sahaja. Pelawat tidak dibenarkan merayau-rayau di dalam
kawasan/bangunan;

Tindakan mengarahkan pelawat meninggalkan kawasan mestilah diambil
sekiranya pelawat yang masih berada di dalam kawasan dan bangunan
apabila masa lawatan dibenarkan tamat;

Tindakan keselamatan yang sewajarnya mestilah diambil sekiranya ada
pelawat yang gagal memulangkan pas pelawat dan mengambil kad
pengenalan;

Setiap pelawat mestilah diawasi pergerakannya bagi memastikan tiada
tingkah laku dan perbuatan yang melanggar undang-undang dan
peraturan sediada GIATMARA;

Pelawat tidak dibenarkan memasuki kawasan pada luar waktu bekerja;
dan

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 27

Pengawal yang bertugas tidak dibenarkan memberitahu kepada pelawat
sebarang maklumat yang ada kepentingan keselamatan semasa
berurusan dengan setiap pelawat

Rajah 1: Carta Alir Kemasukan Pelawat Individu

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 28

Rajah 2: Carta Alir Kemasukan Pelawat Berkumpulan

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 29

4.3. Kenderaan Jabatan, Anggota, Pelawat dan Kontraktor

Memastikan semua kenderaan yang dibenarkan memasuki kawasan
diletakkan di tempat-tempat letak kereta yang telah disediakan;

Setiap pergerakan kenderaan pelawat, kenderaan pejabat kenderaan
milik anggota dan kontraktor mestilah sentiasa diawasi bagi memastikan
tiada kegiatan yang melanggar peraturan Jabatan dan undang-undang;

Setiap kenderaan pejabat yang keluar kawasan mestilah menyerahkan
borang kelulusan menggunakan kenderaan pejabat kepada pegawal
yang bertugas sebelum dibenarkan keluar;

Pengawal yang bertugas dikehendaki mengawal dan mengatur
perjalanan lalu lintas dan tempat-tempat letak kenderaan;

Pengawal yang bertugas mestilah mengetahui setiap pemilik kenderaan
anggota jabatan yang berada di dalam kawasan yang dikawal;

Semua kenderaan Jabatan yang ditempatkan di tempat kawalan mestilah
dijaga keselamatannya. Setiap pergerakan kenderaan Jabatan mestilah
diketahui oleh pengawal keselamatan;

Mencatat semua pergerakan kenderaan Jabatan yang mengangkut
barang, memungut surat pengiriman barang-barang berkenaan untuk
dikembalikan kepada bahagian yang berkenaan;

Melaporkan kepada Pengawal atasan sekiranya pemandu menggunakan
kenderaan pejabat untuk tujuan yang boleh disyaki atau diragui.

4.4. Bertugas Selepas Waktu Pejabat dan Masa Cuti

Semua pengawal keselamatan yang bertugas dikehendaki memastikan
setiap anggota yang datang diluar waktu pejabat dan Hari Kelepasan
Am/Cuti Mingguan (kecuali pekerja-pekerja giliran) merekodkan
kedatangan kehadiran mereka di dalam buku rekod yang disediakan dan
dipastikan telah mendapat kebenaran;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 30

Semua anggota yang datang bertugas selepas waktu pejabat dan Hari
Kelepasan Am/Cuti Mingguan perlu memakai Pas; dan

Semua pergerakan dan tindak-tanduk anggota yang datang bekerja
selepas waktu pejabat dan hari Kelepasan Am/Cuti Mingguan akan
diawasi oleh pengawal keselamatan yang bertugas. Sebarang perbuatan
yang boleh mendatangkan syak mestilah disiasat.

5.0 KAWALAN MESIN PENYALIN DAN FAKSIMILE

Panduan ini bertujuan untuk menerangkan peraturan keselamatan tatacara kawalan
mesin penyalin dan faksimile yang melibatkan kawalan penyalinan dan penghantaran
dokumen sulit dan terhad, lokasi mesin dan warga kerja GIATMARA yang
menggunakannya selaras dengan Arahan Keselamatan Jabatan. Pematuhan
terhadap garis panduan ini penting dalam memastikan sistem kawalan keselamatan
dapat dilaksanakan dengan sempurna.

Pegawai Yang Bertanggungjawab

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 31

5.1. Lokasi Mesin

Mesin penyalin dan mesin faksimile hendaklah ditempatkan di bilik yang
bersesuaian. Untuk tujuan kawalan maksimum, bilik tersebut hendaklah
mempunyai kunci/boleh dikunci. Untuk mesin penyalin, adalah lebih sesuai
diletakkan di dalam bilik cetakan. Manakala mesin faksimile diletakkan di
dalam bilik Setiausaha Pejabat /Pembantu Khas kepada PMP. Ini adalah
untuk memastikan supaya penggunaan mesin berkenaan dapat
diminimumkan atau digunakan tanpa kawalan.

PPKJ hendaklah melantik seorang pegawai/warga kerja GIATMARA yang
bertanggungjawab bagi mengawasi penggunaan mesin penyalin dan
mesin faksimile terbabit. Pegawai/warga kerja GIATMARA yang dilantik
sebaik-baiknya berada berdekatan dengan mesin berkenaan supaya
urusan pengawasan dapat dilakukan dengan berkesan.

Buku daftar penggunaan mesin penyalin dan buku daftar penggunaan
faksimili hendaklah diwujudkan untuk merekodkan butiran
penggunaannya. Butiran penggunaan seperti nama pengguna, tarikh
penggunaan, dokumen yang dibuat salinan, jumlah salinan, klasifikasi
dokumen dan tandatangan pengguna hendaklah diisi dengan lengkap.

Pegawai/warga kerja GIATMARA yang diberikan kuasa PPKJ perlu
bertanggungjawab ke atas mesin berkenaan, semakan penggunaan
kedua-dua mesin tersebut adalah mengikut peraturan dan sebarang
penyelewengan dan penyalahgunaannya dapat dikenalpasti dan
dilaporkan.

Memori salinan dokumen yang terakam secara maya di dalam mesin
berkenaan (secara automatik) hendaklah dipadamkan atau mesin
berkenaan ditetapkan supaya tidak menyimpan salinan dokumen di dalam
memorinya. Ini adalah untuk mengelakkan salinan dokumen tersebut
dimuat turunkan semasa mesin berkenaan diselenggarakan oleh pihak luar.

Untuk mesin penyalin, pegawai/warga kerja GIATMARA yang mempunyai
akses kepada perkara dokumen sulit dan terhad sahaja boleh ditugaskan
untuk membuat salinan dokumen berkenaan. Buku Daftar Penggunaan
Penyalin dan formatnya GIATMARA.MP-01.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 32

Jumlah salinan yang hendak dibuat adalah jumlah salinan yang
diluluskan/diarahkan. Salinan yang rosak atau tidak boleh digunakan
hendaklah dimusnahkan mengikut peraturan yang ditetapkan terutama
melibatkan dokumen sulit dan terhad.

Notis peringatan untuk mencatatkan butiran penggunaan mesin
berkenaan ke dalam Buku Daftar Penggunaan hendaklah diletakkan
berdekatan mesin berkenaan supaya pengguna tidak mengambil
mudah/terlupa dan tidak mencatatkan penggunaannya.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 33

Buku Daftar Penggunaan Faksimili dan formatnya di GIATMARA.MF-02.

Dokumen rasmi dan Rahsia Rasmi tidak boleh dihantar melalui mesin
faksimile.

Walaupun tertakluk di Para a, jika terdapat keperluan dokumen rasmi dan
Rahsia Rasmi bertaraf SULIT dan TERHAD yang perlu dihantar segera melalui
faksimile, ia dibenarkan dengan syarat penerimanya telah dimaklumkan
mengenai penghantaran tersebut dan menunggu menerima dokumen
berkenaan di mesin faksimilenya pada masa tersebut. Dokumen bertaraf
RAHSIA BESAR dan RAHSIA tidak dibenarkan sama sekali dihantar melalui
mesin faksimile atas apa jua keadaan pun.

Dokumen hendaklah dihantar dengan menggunakan helaian iringan
penghantaran faksimile yang mencatat butiran dokumen, tarikh
penghantaran penerima dan pengirimnya untuk memudahkan dokumen
diterima oleh penerimanya.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 34

6.0 KUNCI KESELAMATAN

Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan peraturan keselamatan kunci yang
melibatkan penggunaan kunci dan kunci pendua di Pusat GIATMARA. Kunci
merupakan salah satu daripada benteng utama terhadap keselamatan nyawa dan
harta benda di dalam sesebuah bangunan. Pematuhan terhadap garis panduan ini
penting dalam memastikan sistem kawalan keselamatan dapat dilaksanakan dengan
sempurna. Ini dapat menghindari segala kemungkinan yang berlaku seperti kes-kes
jenayah, pencerobohan, kehilangan dan kerosakan harta benda.

6.1. Kawalan Dan Penyimpanan Anak Kunci

Anak Kunci Keselamatan

Anak kunci keselamatan dikawal dan disimpan di dalam sebuah peti khas
simpanan kunci. Penggunaan kunci ini adalah atas kebenaran PMP masing-
masing. Setiap penggunaan akan direkodkan di dalam Buku Daftar
Pergerakan Kunci yang disediakan.

Anak Kunci Biasa (Bilik Pegawai, Bilik-bilik)

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 35

Semua anak kunci biasa disimpan, dikawal selia dan diselenggarakan oleh
PMP masing-masing manakala kunci pendua disimpan oleh warga kerja
GIATMARA berkaitan;

Pemegangan anak kunci adalah seperti berikut : -

◼ Kunci Induk dan Pendua 1 – KJ/PKJ/PPKJ/PMP

◼ Kunci Pendua 2 – Pegawai/ Warga kerja GIATMARA

Anak kunci bilik pegawai yang disimpan dan diserahkan kepadanya
merupakan tanggungjawab kepada pemegang anak kunci berkenaan.

Sebarang penggunaan anak kunci pendua perlu direkodkan penggunaan
dengan melengkapkan butiran penggunaan pada Buku Daftar Pergerakan
Kunci dan perlu mendapat kebenaran PMP masing-masing.

Sebarang salinan anak kunci HANYA BOLEH DIBUAT setelah mendapat
kebenaran KJ/PKJ/PPKJ/PMP. Penyalinan kunci oleh individu secara
persendirian adalah DI LARANG.

Buku Daftar Kunci

Buku daftar anak kunci keselamatan adalah buku daftar yang menyimpan
rekod anak kunci keselamatan yang disimpan oleh Bahagian/Unit/Pejabat
termasuklah anak kunci bilik. Kandungan buku ini adalah bilangan turutan
kunci, Nombor kod kunci dan keterangan lokasi kunci dan catatan seperti
di GIATMARA.DK-01

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 36

Buku Daftar Pergerakan Kunci

Buku daftar pergerakan anak kunci keselamatan adalah buku daftar yang
menyimpan rekod pergerakan semua anak kunci keselamatan seperti
pemegang anak kunci aras dan kunci bilik atau pinjaman anak kunci
tertentu kepada pegawai berkaitan atas sebab-sebab tertentu dan lain-
lain. Kandungan buku ini adalah no kunci, nama ruang bangunan, unit, bil.
kunci dan nama pemegang/jawatan, bil serahan tarikh serahan dan
tandatangan.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 37

6.2. Pengambilan Dan Penyerahan Kunci

Sebarang pengambilan/penyerahan kunci perlulah berhubung dengan
KJ/PKJ/PPKJ/PMP masing-masing. Rekod pergerakan kunci hendaklah dilengkapkan di
dalam Buku Daftar Pergerakan Kunci seperti di GIATMARA.DPK-01 dan disahkan oleh
KJ/PKJ/PPKJ/PMP berkenaan.

GIATMARA.DPK-
01

6.3. Tanggungjawab Pemegang Kunci

Kunci-kunci pintu utama (aras lobi dan basement) bagi bangunan
bertingkat adalah di bawah tanggungjawab PK/PB dan
bertanggungjawab sepenuhnya dalam mengendalikan pintu utama
berkenaan.

Pegawai / Warga kerja GIATMARA yang terakhir berada di dalam pejabat
harus memastikan pintu masuk aras dan pintu kecemasan (sebelah dalam
pejabat) hendaklah dikunci sebelum meninggalkan pejabat.

Sebarang kehilangan kunci perlulah segera dilaporkan kepada PB untuk
tindakan selanjutnya.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 38

6.4. Semakan Buku Pergerakan Daftar Kunci

Buku pergerakan daftar kunci perlu di semak sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali
oleh KJ/PKJ/PPKJ/PMP. KJ/PKJ/PPKJ/PMP perlu mengesahkan bahawa kunci-kunci
keselamatan telah di ambil tindakan selenggaraan.

7.0 KAWALAN TEMPAT PENYIMPANAN

Garis panduan ini bertujuan adalah untuk menerangkan Peraturan Keselamatan
Tatacara Kawalan kunci / Kunci Kombinasi / Tatakira yang melibatkan penggunaan
nombor kombinasi, kunci dan kunci pendua bilik sulit, Peti Besi dan Bilik Dokumen di
GIATMARA selaras dengan Arahan Keselamatan Jabatan dan Arahan
Perbendaharaan. Pematuhan terhadap garis panduan ini penting dalam memastikan
sistem kawalan keselamatan dapat dilaksanakan dengan sempurna. Ini dapat
menghindari segala kemungkinan yang berlaku seperti pencerobohan bilik sulit dan
sebagainya.

Rajah: Peti Besi

7.1. Pengendalian Kawalan Kunci Tempat Penyimpanan

Kunci / Kunci Kombinasi / Tatakira hendaklah diuruskan / dipegang oleh dua
orang pegawai/warga kerja GIATMARA yang seorang daripadanya
hendaklah berjawatan tidak rendah daripada Kumpulan Sokongan 1 atau
setaraf dengannya (A.P: 128) iaitu seorang akan memegang nombor
kombinasi dan seorang lagi akan memegang anak kunci (manual).

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 39

Anak Kunci Kombinasi / Tatakira hendaklah didaftar di dalam Buku Daftar
Kunci Keselamatan dan pergerakannya (anak kunci yang diserahkan
kepada pegawai/warga kerja GIATMARA yang diberikan tanggungjawab
menguruskannya) hendaklah direkodkan di dalam Buku Daftar Pergerakan
Kunci Keselamatan. Penyimpanan kunci pendua adalah mengikut
ketetapan yang terdapat di dalam Garis Panduan Penyimpanan Kunci
Keselamatan.

Pegawai/warga kerja GIATMARA yang diberikan tanggungjawab
memegang kunci/nombor kombinasi Kunci Kombinasi / Tatakira ini
hendaklah diberikan arahan secara rasmi supaya sebarang kecuaian atau
salah laku dalam penyimpanannya boleh dikenakan tindakan tatatertib
(A.P.:129).

Nombor kombinasi perlu ditukar setiap enam (6) bulan atau sekurang-
kurangnya setahun (1) sekali atau apabila pegawai/warga kerja GIATMARA
yang mengetahuinya bertukar atau meninggalkan perkhidmatan atau
apabila disyaki nombor kombinasi tersebut telah dikompromi (Arahan
Keselamatan 31(h)).

Nombor kombinasi/nombor perolehan berdaftar dengan jabatan
hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan ke dalam sampul
surat yang dimeterai dan ditandakan dengan “Sulit”. Nama Pusat
GIATMARA serta tarikh kertas tersebut dimasukkan ke dalam sampul surat
tersebut hendaklah ditulis di luar sampul surat tersebut dan dimasukkan ke
dalam satu sampul surat lagi dan dikemukakan seperti berikut

Pejabat GIATMARA Negeri / Pusat GIATMARA

Salinan surat difailkan di pusat masing-masing untuk rujukan.

Pegawai/warga kerja GIATMARA yang bertukar atau meninggalkan
perkhidmatan/ berhenti hendaklah menyerah balik kunci di dalam
simpanannya kepada PMP masing-masing (Arahan Keselamatan 31 (i)).

Semua pintu Kombinasi / Tatakira sentiasa dikunci terutama selepas waktu
pejabat untuk mengelakkan sebarang kecurian dan pencerobohan.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 40

BAHAGIAN C: KEWANGAN

1.0 KESELAMATAN STOK DOKUMEN KEWANGAN

Garis panduan ini bertujuan adalah untuk menerangkan peraturan keselamatan dan
tatacara kawalan stok dokumen kewangan iaitu stok buku Pesanan Belian (P.O), Resit
Rasmi dan Buku Cek. Pematuhan terhadap garis panduan ini penting dalam
memastikan simpanan stok dokumen tersebut selamat dan seterusnya menghindari
segala kemungkinan yang berlaku seperti penyalahgunaan oleh pihak yang tidak
bertanggungjawab.

1.1. Pesanan Belian (P.O) dan Resit Rasmi

Semua stok buku P.O dan Resit Rasmi hendaklah disimpan dengan selamat
di dalam peti besi atau di dalam almari/bilik yang berkunci di bawah
kawalan pegawai yang diberi arahan bertulis.

Satu Daftar Stok hendaklah dibuat bagi semua stok buku P.O dan Resit
Rasmi bagi tujuan kawalan nombor siri.

Stok buku P.O atau Resit Rasmi hendaklah dikeluarkan mengikut susunan
(nombor siri) yang betul.

Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memastikan stok buku P.O
atau Resit Rasmi yang dikeluarkan direkodkan di dalam Daftar Stok tersebut.

Bagi kehilangan buku P.O atau Buku Resit Rasmi, pegawai
bertanggungjawab hendaklah membuat laporan polis dengan seberapa
segera, tidak lewat dari 24 jam dari waktu kehilangan telah diketahui.
Setelah laporan polis dibuat, makluman segera ke Bahagian Kewangan
GIATMARA mengenai nombor siri P.O dan Resit Rasmi yang hilang
hendaklah dibuat.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 41

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 42

1.2. Cek

Semua cek yang diterima daripada Bank hendaklah diperiksa dengan serta-merta
untuk menentukan bahawa tiada cek yang hilang. Pegawai yang
dipertanggungjawabkan hendaklah mengaku saksi dengan menandatangan ringkas
di belakang kounter foil atau dokumen pengesahan atau di dalam daftar stok cek
bahawa pemeriksaan itu telah dibuat.

a. Semua stok cek hendaklah disimpan dengan selamat di dalam peti besi di
bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab.

b. Satu Daftar Stok Cek hendaklah dibuat bagi merekodkan semua penerimaan
cek daripada pihak Bank dan pengeluaran cek bagi mengelakkan kehilangan
dan dikawal selia oleh pegawai yang bertanggungjawab.

c. Bagi kehilangan sesuatu cek sebelum diniaga, penerima bayaran hendaklah
mengemukakan surat makluman berkenaan cek hilang dan pegawai
pengeluar cek hendaklah mengambil tindakan bagi menahan cek tersebut.
Selepas tindakan menahan bayaran disahkan oleh Bank, pegawai hendaklah
membuat penggantian cek baru. Bagaimanapun, tindakan menahan
bayaran tidak perlu diambil jika tempoh sah laku cek itu telah luput tetapi
masih juga perlu dipastikan bahawa ianya belum ditunaikan di dalam bank.

Bagi kehilangan buku cek, laporan hendaklah dibuat kepada pihak Bank
dengan kadar segera bagi tujuan penahanan bayaran.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 43

2.0 KESELAMATAN PERANTI KEWANGAN/ INSTRUMEN PEMBAYARAN

Garis panduan ini bertujuan adalah untuk menerangkan peraturan keselamatan dan
tatacara kawalan peranti kewangan atau instrument pembayaran iaitu Security
Decive/Token Bank dan Kad Kredit Korporat. Pematuhan terhadap garis panduan ini
penting dalam memastikan keselamatan alatan tersebut dan seterusnya menghindari
segala kemungkinan yang berlaku seperti penyalahgunaan oleh pihak yang tidak
bertanggungjawab.

2.1. Security Device/Token Bank

Security Device/Token Bank diberi kepada pegawai yang diberikuasa
untuk melaksanakan proses perbankan internet adalah tertakluk kepada
ciri-ciri keselamatan yang telah disediakan oleh pihak Bank (mempunyai
nombor PIN keselamatan).

Setiap pegawai adalah bertanggungjawab bagi memastikan token
ataupun nombor PIN perbankan internet tersebut selamat dan tidak
diketahui oleh orang lain.

Security Device/Token Bank tersebut tidak boleh ditukar milik tanpa
pengetahuan Pentadbir Sistem di Bahagian Kewangan GIATMARA dan
ianya didaftarkan di bawah Pusat yang berkenaan serta tidak boleh
dibawa ke Pusat lain sekiranya pegawai tersebut bertukar tempat bertugas.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 44

Sekiranya seseorang pegawai bertukar tempat bertugas, makluman
pertukaran dan maklumat pegawai baru hendaklah dimaklumkan kepada
Pentadbir Sistem bagi proses pendaftaran maklumat pegawai baru untuk
menggunakan token tersebut.

Kehilangan Security Device/Token Bank hendaklah dimaklumkan ke
Pentadbir Sistem untuk dimaklumkan segera kepada pihak Bank. Kos
penggantian token baru akan dicaj mengikut kadar yang ditetapkan oleh
pihak Bank kepada pegawai sendiri.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 45

Borang penyerahan Security Device/Token Bank kepada pegawai
bertanggungjawab adalah seperti di lampiran.

2.2. Kad kredit korporat

Kad Kredit Korporat hendaklah didaftarkan atas nama pegawai yang diberi
kuasa bagi tujuan penggunaan sepertimana Surat Pekeliling semasa.

Setiap pegawai adalah bertanggungjawab bagi memastikan Kad kredit
korporat tersebut selamat dan tidak disalahguna oleh orang lain.

. Sekiranya seseorang pegawai bertukar tempat bertugas, makluman
pertukaran dan maklumat pegawai baru hendaklah dimaklumkan kepada
Pentadbir Sistem bagi proses pertukaran kad baru

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 46

Kehilangan Kad kredit korporat hendaklah dimaklumkan segera kepada
Pentadbir Sistem untuk dimaklumkan segera kepada pihak Bank. Kos
penggantian Kad kredit Korporat baru akan dicaj mengikut kadar yang
ditetapkan oleh pihak Bank kepada pegawai sendiri.

3.0 KESELAMATAN PUNGUTAN HASIL GIATMARA

Garis panduan ini bertujuan adalah untuk menerangkan peraturan keselamatan dan
tatacara kawalan pengurusan pungutan hasil Ibu Pejabat GIATMARA, pusat GIATMARA
selaras dengan Arahan Keselamatan dan Arahan Perbendaharaan. Pematuhan
terhadap garis panduan ini penting dalam memastikan pengurusan pungutan hasil
GIATMARA dilaksanakan dengan teratur. Kegagalan dan kecuaian PMP atau Pegawai
Berkuasa memantau pengurusan pungutan hasil GIATMARA boleh menyebabkan
berlakunya penyelewengan dan kehilangan wang pungutan di pusat berkenaan.

3.1. Peti Besi

PMP perlu menyediakan peti besi yang menggunakan kunci berkombinasi
yang boleh digunakan bagi menyimpan wang kutipan hasil GIATMARA. Peti
besi hendaklah mempunyai dua kunci yang berasingan dengan anak kunci
yang berlainan atau nombor kombinasi yang berlainan dipegang oleh dua
orang pegawai yang bertanggungjawab.

Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah dari semasa ke semasa
mengesahkan dan memperakui akan kandungan di dalam peti besi
tersebut.

Wang tunai dan cek bayaran, peti wang tunai Panjar Wang Runcit, sijil
simpanan tetap dan dokumen berharga hendaklah disimpan di dalam peti
besi. Wang tunai dan cek bayaran hendaklah disimpan secara sementara
sahaja sebelum dimasukkan ke dalam bank.

Pegawai anak kunci adalah sentiasa bertanggungjawab untuk menyimpan
dengan selamat dan menggunakan anak kunci itu dengan sepatutnya.
Pegawai yang didapati bersalah kerana cuai mengenai penyimpanan
anak kunci boleh dikenakan tindakan tatatertib.

Pemeriksaan mengejut perlu dilaksanakan tidak kurang dari sekali dan
tempoh enam (6) bulan ke atas pada setiap peti besi atau peti wang tunai.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 47

Hasil pemeriksaan mengejut perlu direkodkan ke dalam Buku Daftar
Pemeriksaan Mengejut [AP 309 (b)].

3.2. Urusan Kutipan

Resit Rasmi GIATMARA hendaklah dikeluarkan bagi semua kutipan atau
terimaan yang diperolehi mengikut Pekeliling yang berkuatkuasa dari
semasa ke semasa.

Setiap resit mestilah direkodkan ke dalam Buku Tunai pada masa urusan
dibuat atau selewat-lewatnya sebelum tamat waktu bekerja.

PMP hendaklah menyemak Buku Tunai tersebut dan menandatangani
ringkas dan mencatat tarikh semakan dilakukan.

Kemasukan Pungutan ke Bank

Semua kutipan hendaklah dimasukkan ke Akaun Bank pada hari yang
sama atau selewat-lewatnya pada hari bekerja yang berikutnya.

Amaun setiap kemasukan ke bank hendaklah direkodkan pada hari yang
sama dan slip deposit tunai hendaklah disemak bagi memastikan jumlah
yang sama di depositkan oleh pihak bank.

Mana-mana terimaan yang tidak dimasukkan ke akaun bank, hendaklah di
simpan di dalam Peti Besi oleh pegawai yang dibenarkan;

4.0 KESELAMATAN BUKU DAN REKOD KEWANGAN

Garis panduan ini bertujuan adalah untuk menerangkan peraturan
keselamatan dan tatacara kawalan dalam pengurusan buku dan rekod
kewangan seperti baucer bayaran, buku tunai, lejer, laporan kewangan dan
sebagainya. Pematuhan terhadap garis panduan ini penting dalam
memastikan pengurusan rekod kewangan dapat dilaksanakan dengan teratur
bagi keperluan perakaunan, pengauditan dan perundangan.

4.1. Penyimpanan buku dan rekod kewangan

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN GIATMARA [Versi 1.0] 48

Semua buku dan rekod kewangan seperti baucer bayaran, buku tunai,
lejer, laporan kewangan dan sebagainya hendaklah disimpan di tempat
yang selamat dan berkunci.

Bagi baucer-baucer bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun
mengikut turutan nombor bayaran dan diminitkan seterusnya disimpan di
dalam fail.

Fail baucer bayaran hendaklah dilabelkan mengikut bulan atau dana atau
mengikut kategori yang bersesuaian.

Satu Daftar Baucer bayaran hendaklah diwujudkan bagi merekodkan
semua baucer bayaran yang terkandung di dalam fail bagi tujuan
pengenalpastian rekod.

Bagi rekod-rekod kewangan yang lain seperti buku tunai, lejer dan
sebagainya hendaklah disimpan dengan selamat dan teratur.

Bagi simpanan rekod-rekod kewangan di stor luar daripada pejabat
bayaran iaitu di syarikat-syarikat yang mengendalikan tempat
penyimpanan dokumen hendaklah mendapat persetujuan pengurusan
GIATMARA, berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan Arkib Negara
Malaysia (ANM).

4.2. Kawalan rekod kewangan

Satu Daftar Pergerakan Fail hendaklah diwujudkan bagi merekodkan
pergerakan fail yang mengandungi dokumen kewangan terutamanya
baucer bayaran bagi tujuan peminjaman dokumen kewangan semasa
proses pengauditan atau rujukan pihak yang berkenaan.

Daftar Pergerakan Fail tersebut hendaklah dikawal selia oleh pegawai yang
bertanggungjawab.

Pelupusan rekod kewangan

Semua rekod kewangan hendaklah disimpan mengikut tempoh
sebagaimana yang diperuntukkan dalam peraturan kerajaan.