วิชา เทคโนโลยีดิจิทัลเพื่อการจัดการอาชีพ เรื่อง อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ในสำนักงาน จัดทำโดย นางสาววิภาพร พิศดูกิจ เลขที่ 7 ชั้น ปวส. 1/2 แผนกการจัดการสำนักงาน เสนอ คุณครูมลิวัลย์ คงอยู่
เครื่องสแกนนิ้วมือ (Fingerprint Scanner) เครื่องสแกนนิ้วมือ (Fingerprint Scanner) เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการตรวจสอบ และเก็บบันทึก อัตลักษณ์บุคคลชนิดหนึ่งผ่านการพิมพ์ลายนิ้วมือลงบนแผ่นสแกน จากนั้นเครื่องสแกนลายนิ้วมือจะเก็บสำรอง ข้อมูลลายนิ้วมือที่สามารถบ่งบอกได้ว่าเจ้าของลายนิ้วมือเป็นใคร อายุเท่าไหร่ สังกัดอะไร ซึ่งข้อมูลดังกล่าวจะ ได้รับการเก็บบันทึกจากการสแกนลายนิ้วมือครั้งแรกที่บุคคลดังกล่าวเข้าทำงานในองค์กรนั้น ๆ ดังนั้น เมื่อพิมพ์ ลายนิ้วมือลงไป เครื่องสแกนจะทราบตัวตนของเจ้าของลายนิ้วมือทันที เครื่องสแกนลายนิ้วมือสามารถนำไปใช้ได้ในหลายวัตถุประสงค์ ไม่ว่าจะเป็นการใช้เก็บประวัติบุคคลใน งานด้านความมั่นคง หรือที่นิยมเป็นอย่างมากคือการใช้สำหรับบันทึกเวลาเข้า-ออก ในบริษัทหรือส่วนราชการต่าง ๆ ซึ่งพนักงงานจะต้องสแกนลายนิ้วมือระบุเวลาเข้า-ออกงาน เพื่อที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะได้ใช้ข้อมูลดังกล่าวใน การประเมินศักยภาพในการทำงานของพนักงานได้อย่างเป็นกลาง โดยวัดจากผลงานดำเนินการเป็นหลัก ซึ่งเครื่อง สแกนนิ้วมือลักษณะนี้ จะมีหลักการทำงานไม่ต่างจากเครื่องตอกบัตรในอดีต เพียงแต่ว่าสามารถเก็บข้อมูลได้มาก ยิ่งขึ้น รวมทั้งใช้เวลาน้อยลงในการบันทึกข้อมูล เพียงแค่พิมพ์ลายนิ้วมือลงไปบนเครื่องสแกนลายนิ้วมือเท่านั้นก็ สามารถระบุตัวตนของเจ้าของลายนิ้วมือได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนั้น เครื่องสแกนลายนิ้วมือยังขึ้นชื่อในด้านความ แม่นยำ สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ทันทีหากพบความผิดปกติในการเข้า-ออกงานของพนักงาน ช่วยเพิ่ม ประสิทธิภาพในการประกอบการในภาพรวมขององค์กรได้ดีมากขึ้นนั่นเอง
เครื่องถ่ายเอกสาร (copier) เครื่องถ่ายเอกสาร (copier) มีอยู่ ๒ ประเภท คือเครื่องถ่ายเอกสารระบบแห้ง และระบบเปียก แต่ที่ใช้ กันโดยทั่วไปมักเป็นระบบแห้ง 1. เครื่องถ่ายเอกสารระบบแห้ง ใช้ผงหมึก(ผงคาร์บอนและเรซิน) ผสมกับสารที่ทำหน้าที่เป็น ตัวนำผงหมึกให้ไปติดลูกกลิ้ง ได้แก่ ผงเหล็กกล้า ผงแก้ว และเม็ดทรายหรือซิลิกา เมื่อผงหมึกถูกดูดไปเกาะติดที่ ลูกกลิ้งแล้ว สารตัวนำผงหมึกเหล่านี้ก็จะถูกนำกลับมาใช้ใหม่ 2. เครื่องถ่ายเอกสารระบบเปียก ใช้สารละลายไฮโดรคาร์บอน โดยปกติใช้สารไอโซดีเคน (isodecane) เป็นตัวนำหมึกไปติดที่ลูกกลิ้ง ในกระบวนการถ่ายเอกสารระบบเปียกนี้ กระดาษจะถูกทำให้ชื้นด้วย สารไอโซดีเคนก่อนที่จะนำหมึกไปติดที่ลูกกลิ้ง จากนั้นความร้อนหรืออากาศก็จะถูกใช้เป็นตัวช่วยให้กระดาษแห้ง หลังจากถ่ายทอด ภาพจากต้นฉบับได้แล้ว สำหรับเครื่องถ่ายเอกสารระบบสีนั้น ใช้หลักการกระแสไฟฟ้าสถิตเช่นเดียวกัน แต่มีระบบผงหมึก 3 ระบบด้วยกัน คือใช้แม่สี เขียว แดง น้ำเงิน เพื่อให้เกิดเป็นสีต่างๆ โดยให้กระดาษผ่านผงหมึกทีละระบบสี เครื่องพิมพ์ระบบแสงเลเซอร์ (laser printer) ใช้ สัญญาณไฟฟ้าระบบดิจิทัล และแปลสัญญาณเหล่านี้ผ่านทาง ลำแสงเลเซอร์ไปยังพื้นผิวลูกกลิ้งที่ไวต่อแสง สว่าง และกระบวนการพิมพ์เอกสารก็เกิดขึ้นเช่นเดียวกับระบบการ ถ่ายเอกสารทั่วไป
เครื่องโทรสาร (facsimile) เครื่องโทรสาร (facsimile) ทำงานโดยได้รับสัญญานำเข้าซึ่งเป็นระบบดิจิทัล และสัญญาณเหล่านี้ถูก แปลงไปยังกระดาษพิมพ์ขณะที่กระดาษเคลื่อนตัวผ่านพื้น ผิวที่ร้อน กระดาษที่ใช้สำหรับเครื่องโทรสารมักถูก เคลือบไว้ด้วยสารเคมีหรือในบางกรณี อาจใช้แถบริบบอนที่ไวต่อความร้อนพิมพ์ลงบนกระดาษธรรมดาก็ได้ เครื่องพิมพ์เขียว (plan printing machine) ใช้ กระบวนการที่เรียกว่า กระบวนการไดอะโซ(diazo process) ซึ่ง หมายถึงการใช้สารไดอะโซเครื่องโรเนียว มักไม่เป็นที่นิยมใช้กันแล้วในปัจจุบัน เครื่องเลเซอร์พรินเตอร์อาจก่อให้ เกิดมลพิษในสำนักงานได้สีน้ำตาลแดงในกระบวนการผลิต นอกจากนี้กระดาษที่ใช้ก็เป็นกระดาษที่มีความไวต่อ สารเคมีเมื่อสัมผัสกับภาพ และตามด้วยไอระเหยของแอมโมเนีย น้ำยาเคมี หรือความร้อน โทรสารหรือแฟกซ์ (Fax) คือ เทคโนโลยีในการสื่อสารโทรคมนาคมชนิดหนึ่ง ซึ่งใช้สำหรับการโอนถ่าย ข้อมูลของเอกสารต่างๆ ผ่านอุปกรณ์บนเครือข่ายโทรศัพท์ โดยเป็นการทำสำเนาเอกสารจากต้นฉบับตัวจริงยังต้น ทางผู้ส่งสารไปยังปลายทางโดยผ่านเทคโนโลยีทางโทรศัพท์ และเอกสารที่ได้จะมีรูปแบบเหมือนกับเอกสารจริง ซึ่ง ปัจจุบันนี้เริ่มนิยมใช้ลดน้อยลง เนื่องจากมีเทคโนโลยีสมัยใหม่อย่างอีเมล, เฟซบุ๊ก หรือไลน์ เข้ามาทดแทนในการ อำนวยความสะดวกที่ทั้งสะดวกและรวดเร็วกว่าการโทรสารอย่างมาก แต่อย่างไรก็ตาม ก่อนหน้านี้โทรสารก็จัดว่า เป็นเครื่องมือโทรคมนาคมที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายในสำนักงานต่างๆ ด้วยความที่สะดวกและรวดเร็วกว่าการส่ง ข้อมูลทางจดหมาย เครื่องโทรสารโดยทั่วไปมีอยู่ด้วยกัน ๓ ประเภท ได้แก่ 1. เครื่องโทรสารแบบกระดาษม้วน 2. เครื่องโทรสารแบบกระดาษธรรมดา ระบบเลเซอร์ 3. เครื่องโทรสารแบบกระดาษธรรมดา ระบบม้วนฟิล์ม
เครื่องเข้าเล่มไฟฟ้า (Binding Machine) เครื่องเข้าเล่มไฟฟ้า คือ อุปกรณ์สำนักงานใช้สำหรับเจาะกระดาษ เข้าเล่มเอกสาร เครื่องเจาะไฟฟ้าเป็นอุปกรณ์ที่ ช่วยลดแรงในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถเข้าเล่มได้ครั้งละมากๆ ในการประหยัดเวลา ด้วย ความสามารถรอบด้านทรงพลัง และใช้ง่าย ทำให้เครื่องเจาะกระดาษไฟฟ้า เป็นหนึ่งในอุปกรณ์เครื่องใช้ที่ยอด เยี่ยมสำหรับการใช้งานในองค์กรได้ดี และสะดวก ประกอบไปด้วย 1. เครื่องเข้าเล่มกระดูกงูสำหรับเข้าห่วงพลาสติก หรือ สันห่วงกระดูกงู ใช้งานสะดวก รวดเร็ว 2. เครื่องเข้าเล่มขดลวด สำหรับเข้าห่วงแบบขดลวด 3. เครื่องเข้าเล่มสันกาว เป็นเครื่องเข้าเล่ม โดยใช้กาวพลาสติก ทำความร้อน แล้วทาบนสันเล่ม 4. เครื่องเข้าเล่มไสกาว เป็นเครื่องเข้าเล่ม สันกาวโดยใช้เม็ดกาว เป็นตัวทำละลาย
เครื่องทำลายเอกสาร (Document Shredder) เครื่องทำลายเอกสาร (Document Shredder) คือ เครื่องใช้สำนักงานชนิดหนึ่งที่ใช้ในการทำลาย เอกสาร ได้แก่ เอกสารสำคัญ เอกสารที่ไม่ใช้แล้ว เอกสารที่ไม่มีประโยชน์ เป็นต้น ปัจจุบันได้มีการใช้เครื่องทำลาย เอกสารอย่างกว้างขวาง เนื่องจากสามารถทำลายเอกสารง่าย ปลอดภัย และประหยัดเวลาในการทำลายเอกสาร วิธีการใช้เครื่องทำลายเอกสาร มีขั้นตอนดังนี้ 1. เสียบสายไฟ เครื่องทำลายเอกสาร เข้าไปที่ปลั๊กไฟ สามารถใช้ได้กับไฟฟ้าบ้านทั่วไป เช็คว่า เสียบปลั๊กแน่นไหม แล้วก็เช็คที่ตัวเครื่องทำลายเอกสารว่าไฟฟ้าเข้าไหม 2. เช็คฝาด้านบนว่าเราปิดลงแนบกับตัวถังรองรับกระดาษให้แนบสนิท เพื่อการใช้งานเครื่อง ทำลายเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ 3. เปิดสวิทซ์ที่ตัวเครื่อง และนำกระดาษหรือเอกสารที่ต้องการทำลาย ใส่ลงไปในช่องใส่กระดาษ 4. เมื่อใช้งานเสร็จแล้ว เราก็ปิดสวิทซ์และเปิดฝาถังรองกระดาษเพื่อนำเศษกระดาษมาทิ้ง 5. อย่าลืมสายไฟของเครื่องทำลายเอกสาร เราอาจจะเก็บไว้ในถังรองกระดาษก็ได้ ก็จะทำให้ สะดวกต่อการพกพา และหาสายไฟง่าย
คอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (desktop computer) คอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (desktop computer) หมายถึง คอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อใช้งานบนโต๊ะ ที่ใช้ตามบ้านหรือสำนักงานทั่วไป เช่น คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล เป็นต้น คอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (อังกฤษ: desktop computer) หมายถึง คอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อใช้งาน บนโต๊ะ ที่ใช้ตามบ้านหรือสำนักงานทั่วไป เช่น คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล เป็นต้น โดยคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะนั้นมี ตัวเครื่องที่มีอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ต่างๆ รวมกัน เรียกว่า เคส ส่วนชิ้นส่วนอื่นไปที่แยกจากเคส เช่น หน้าจอ เมาส์ คีย์บอร์ด คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะนั้นถูกออกแบบมาเพื่อใช้ในสถานที่ มิได้ทำมาเพื่อขนย้ายแบบแล็ปท็อป จึงทำให้ ตัวเครื่องมีขนาดใหญ่ และไม่มีแบตเตอรี่ แต่คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะนั้นให้ประสิทธิภาพในการทำงานมากกว่าแล็ปท็อป ในราคาที่ไกล้เคียงกัน และคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะนั้นสามารถซ่อมแซมได้ง่ายกว่า
เครื่องพิมพ์ (Printer) เครื่องพิมพ์ (Printer) เป็นอุปกรณ์ที่ต่อเข้ากับคอมพิวเตอร์โดยผ่านพอร์ตขนานที่มีขนาด 25 พิน เพื่อทำ หน้าที่แสดงผลที่ได้จากกาประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ให้อยู่ในรูปของอักษรหรือรูปภาพที่จะไปปรากฏอยู่ บนกระดาษ เครื่องพิมพ์แบ่งออกเป็น 4 ประเภท ได้ก่ 1. เครื่องพิมพ์ดอตแมทริกซ์ (Dot Matrix Printer) 2. เครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึก (Ink-Jet Printer) 3. เครื่องพิมพ์เลเซอร์ (Laser Printer) 4. พล็อตเตอร์ (plotter) 1. เครื่องพิมพ์ดอตแมทริกซ์ (Dot Matrix Printer) เครื่องพิมพ์ดอตแมทริกซ์ใช้หลักการสร้างจุด ลงบน กระดาษโดยตรง หัวพิมพ์ของเครื่องพิมพ์ มีลักษณะ เป็นหัวเข็ม (pin) เมื่อต้องการพิมพ์สิ่งใดลงบนกระดาษ หัวเข็มที่อยู่ในตำแหน่งที่ประกอบกันเป็น ข้อมูลดังกล่าวจะ ยื่นลำหน้าหัวเข็มอื่น เพื่อไปกระแทกผ่านผ้าหมึก ลงบนกระดาษ ก็จะทำให้เกิดจุดความคมชัดของข้อมูลบน กระดาษขึ้นอยู่กับจำนวนจุด ถ้าจำนวนจุดยิ่งมากข้อมูลที่พิมพ์ลงบนกระดาษก็ยิ่งคมชัดมากขึ้น เครื่องพิมพ์ดอต แมทริกซ์ เหมาะสำหรับงานที่พิมพ์แบบฟอร์มที่ต้องการซ้อนแผ่นก๊อปปี้ หลาย ๆ ชั้น เครื่องพิมพ์ชนิดนี้ ใช้ กระดาษต่อเนื่องในการพิมพ์ เครื่องพิมพ์ชนิดนี้จะยังคงมีใช้อยู่ตามองค์กรราชการ
2. เครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึก (Ink-Jet Printer) เครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึก (Ink-Jet Printer) สามารถพิมพ์ตัวอักษรที่มีรูปแบบ และขนาดที่แตกต่างกัน มาก ๆ รวมไปถึง พิมพ์งานกราฟิกที่ให้ผลลัพธ์ คมชัดกว่าเครื่องพิมพ์ดอตแมทริกซ์ เทคโนโลยีที่เครื่องพิมพ์พ่นเป็น การพ่นหมึกหยดเล็ก ๆ ไปที่กระดาษ หยดหมึกจะมีขนาดเล็กมาก แต่ละจุดจะอยู่ในตำแหน่งที่เมื่อประกอบกันแล้ว จะเป็นตัวอักษร หรือรูปภาพตามความต้องการ การพิมพ์แบบนี้จะพิมพ์แบบซ้อนแผ่นก๊อปปี้ไม่ได้ แต่มี ความสามารถพิมพ์ได้รวดเร็วและเสียงไม่ดัง มีหน่วยวัดความเร็วเป็นในการพิมพ์เป็นหน้าต่อนาที PPM (Page Per Minute) ความสามารถของเครื่องพิมพ์ประเภทนี้ถูกพัฒนามาให้มีประสิทธ์ขึ้นเลื่อยๆ นั้นขึ้นอยู่กับการใช้งาน แต่ ต้องมีกระดาษที่ใช้พิมพ์เป็นปัจจัยด้วยเช่นกัน ณ ปัจจุบัน(2545)ความสามารถของเครื่องพิมพ์น้นสูงสุดถึง 4800x1200 dpi (Dot per inch) 3. เครื่องพิมพ์เลเซอร์ (Laser Printer)
เครื่องพิมพ์เลเซอร์ (Laser Printer) อาศัยเทคโนโลยีไฟฟ้าสถิตย์เบบเดียวกันกับเครื่องถ่ายเอกสาร ทั่วไปโดยลำแสงจากไดโอดเลเซอร์จะฉายไปยังกระจกหมุน เพื่อสะท้อนไปยังลูกกลิ้งไวแสง ซึ่งจะปรับตามสัญญาณ ภาพหรือตัวอักษรที่ได้รับจากคอมพิวเตอร์ และกวาดตามแนวยาวของลูกกลิ้งอย่างรวดเร็ว สารเคลือบที่อยู่บน ลูกกลิ้งจะไปทำปฎิกิริยากับแสงแล้วเปลี่ยนเป็นประจุไฟฟ้าสถิตย์ ซึ่งทำให้ผงหมึกเกาะติดกับพื้นที่ที่มีประจุ เมื่อ กระดาษพิมพ์หมุนผ่านลูกกลิ้ง ความร้อนจะทำให้ผงหมึกหลอมละลายติดกับกระดาษได้ภาพหรือตัวอักษร เนื่องจากลำแสงเลเซอร์ได้รับการควบคุมอย่างถูกต้อง ทำให้ความละเอียดของจุดภาพบนกระดาษสูงมาก งานพิมพ์ จึงมีคุณภาพสูงทำให้ได้ภาพและตัวหนังสือที่คมชัดสวยงาม การพิมพ์ของเครื่องพิมพ์เลเซอร์เสียงจะไม่ดัง 4. พล็อตเตอร์ (plotter) พล็อตเตอร์ (plotter) เป็นเครื่องพิมพ์ชนิดที่ใช้ปากกาในการเขียนข้อมูลต่างๆ ลงบนกระดาษที่ทำมา เฉพาะงานเหมาะสำหรับงานเกี่ยวกับการเขียนแบบทางวิศวกรรม และงานตกแต่งภายใน ใช้สำหรับวิศวกรรมและ สถาปนิก พล็อตเตอร์ทำงานโดยใช้วิธีเลื่อนกระดาษ โดยสามารถใช้ปากกาได้ 6-8 สี ความเร็วในการทำงานของ พล็อตเตอร์มีหน่วยวัดเป็นนิ้วต่อวินาที (Inches Per Second : IPS) ซึ่งหมายถึงจำนวนนิ้วที่พล็อตเตอร์สามารถ เลื่อนปากกาไปบนกระดาษ
เครื่องนับธนบัตร เครื่องแยกธนบัตร เครื่องปั่นแบงค์ (Bank Note Counting Machine) เครื่องนับธนบัตร หรือว่า Note Counter Machine คือ อุปกรณ์ที่สร้างขึ้นมาเพื่ออำนวยความสะดวก ในเรื่องของการนับจำนวนธนบัตร ส่วนใหญ่จะนำมาใช้ในธุรกิจการเงินและการธนาคาร เครื่องนับธนบัตรนี้มี ความสามารถในการนับธนบัตรด้วยความเร็วสูงกว่า 2,000-4,000 ฉบับต่อหนึ่งนาที เครื่องนับธนบัตร เครื่องแยกธนบัตร เครื่องปั่นแบงค์ (Bank Note Counting Machine) เป็น อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถจัดเรียงและนับธนบัตรได้ด้วยเวลาอันรวดเร็วในการนับและจัดเรียงธนบัตรด้วย ตัวเองและมีความสามารถในการนับธนบัตรที่แม่นยำใช้นับได้กับทุกสกุลเงินโดยเครื่องนับธนบัตร เครื่องแยกแบงค์ ยังสามารถนับธนบัตรอย่างรวดเร็ว โดยหลักการของเครื่องนับธนบัตร เครื่องแยกธนบัตรนั้นใช้งานง่ายมาก เพียง แค่เรานำธนบัตรจำนวนหนึ่งใส่ลงไปด้านในของช่องนับธนบัตรบนเครื่องนับธนบัตร เครื่องนับธนบัตรจะเริ่มทำงาน อัตโนมัติและผลการนับจะแสดงที่หน้าจอแสดงผล ซึ่งฟังก์ชั่นอื่น ๆ ก็จะขึ้นอยู่กับประเภทหรือรุ่นต่าง ๆ ของเครื่อง นับธนบัตรซึ่งผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องมีความรู้ทางเทคนิคมาก่อน จะมีคำแนะนำและวิธีการใช้งานเครื่องปั่นเงินใน คู่มือให้คุณได้ทำความเข้าใจก่อนเริ่มใช้งานอยู่แล้ว โดยเครื่องนับธนบัตรแบ่งเป็น 2 ระบบใหญ่ เครื่องนับธนบัตร เครื่องแยกธนบัตร เครื่องปั่นแบงค์ชนิดลมดูดหรือแบบปั่นสูญญากาศ โดยหลักการ ทำงานชองเครื่องปั่นแบงค์ชนิดนี้จะปั่นธนบัตรจากด้านข้างด้วยความเร็วสูง มีจุดเด่นคือความทนทาน แข็งแรง แต่เครื่องปั่นแบงค์ชนิดนี้ไม่เหมาะกับการตรวจสอบธนบัตรปลอม เนื่องจากตัวเครื่องปั่นแบงค์ชนิดลมดูด จะเข้าไป ปั่นและนับธนบัตรเพียงแค่ตรงปลายธนบัตรเท่านั้น มีทั้งแบบชนิดตั้งพื้นและแบบชนิดตั้งโต๊ะ
เครื่องนับธนบัตร เครื่องแยกธนบัตร เครื่องปั่นเงิน ชนิดแรงเสียดทาน หรือล้อยาง โดยหลักการทำงานของเครื่อง นับธนบัตรชนิดนี้คือ ตัวเครื่องจะดึงธนบัตรทั้งใบเข้าไปทำการนับและสามารถตรวจสอบธนบัตรปลอมได้โดยเครื่อง นับธนบัตรรุ่นใหม่ ๆ สามารถอ่านค่าต่าง ๆ ของธนบัตรได้ เช่น สี มูลค่า เลขของธนบัตร แต่เครื่องนับธนบัตรชนิด นี้จะต้องดูแลความสะอาดมากกว่าเครื่องนับธนบัตรชนิดลมดูด เนื่องจากตัวเครื่องดึงธนบัตรเข้าไปในเครื่องทั้งฉบับ อาจทำใหฝุ่นเข้าไปในตัวเครื่องนับเงินเยอะ จึงต้องดูแลทำความสะอาด ข้อดีคือมีฟังก์ชั่นหลากหลาย ทั้งระบบการ นับ ระบบคัดแยกธนบัตร ตัวเครื่องจะไม่ใหญ่มากสามารถวางบนโต๊ะทำงานได้ หลักการทำงานของเครื่องนับธนบัตร เมื่อเรานำธนบัตร 1 บึกใส่ลงไปในช่องนับธนบัตร เครื่องจักรก็จะปล่อยลมออกมา ลมจะทำการ เป่าธนบัตรแต่ละใบเพื่อให้ธนบัตรแต่ละใบนั้นปลิวผ่านหัวอ่านอิเล็กทรอนิกส์ และหัวอ่านอิเล็กทรอนิกส์ก็จะใช้ ลำแสงตรวจจับธนบัตรที่วิ่งผ่านมันไป จากนั้นมันก็จะส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ไปยังตัวประมวลผลของเครื่อง จากนั้นบนหน้าจอเครื่องนับธนบัตรก็จะแสดงจำนวนธนบัตรที่นับออกมาได้ ถึงแม้ว่าเครื่องนับธนบัตรจะมีข้อดีใน เรื่องของความเร็วในการนับจำนวนธนบัตร แต่หากธนบัตรที่นำเข้าเครื่องนับธนบัตรมีความเก่าหรือว่ามันอาจจะ พับอยู่ก็จะทำให้เครื่องหยุดการทำงาน ดังนั้นก่อนที่จำนวนธนบัตรใส่เข้าไปในเครื่อง ทางเจ้าหน้าที่จะทำการตรวจ นับธนบัตรด้วยมืออย่างละเอียดหลายรอบก่อนเสมอ จากนั้นเจ้าหน้าที่จึงใช้เครื่องจักรเพียงเพื่อยืนยันตัวเลข จำนวนตัวเลขที่นับออกมาได้เท่านั้น เครื่องนับธนบัตรรุ่นใหม่ๆ จะมีระบบตรวจธนบัตรปลอมได้อย่างแม่นยำ ด้วย ระบบแสงอัลตราไวโอเล็ต (Ultra violet) และระบบแถบแม่เหล็ก (Magneti, MG) บางรุ่นก็มีระบบอินฟาเรท (IR) ในการตรวจจับการพับครึ่งติดซ้อนกันของธนบัตร หรือตรวจว่าธนบัตรมีการฉีกขาดขาดหรือไม่ เพื่อให้มีความ แม่นยำ และป้องกันมิจฉาชีพที่มีการปลอมแปลงธนบัตรได้อีกด้วย เราจะเห็นได้ว่าเครื่องนับธนบัตรนั้นก็มีความ แม่นยำ และมีประสิทธิภาพในการทำงานที่สูง ดังนั้นเครื่องนับธนบัตรจึงมีความเชื่อถือได้ในเรื่องของความแม่นยำ ในการตรวจนับจำนวนธนบัตร
สแกนเนอร์ (Scanner) สแกนเนอร์ (Scanner) คือ อุปกรณ์จับภาพและเปลี่ยนแปลงภาพจากรูปแบบของแอนาลอกเป็นดิจิตอล ซึ่งคอมพิวเตอร์ สามารถแสดง, เรียบเรียง, เก็บรักษาและผลิตออกมาได้ ภาพนั้นอาจจะเป็นรูปถ่าย, ข้อความ, ภาพวาด หรือแม้แต่วัตถุสามมิติสแกนเนอร์แบ่งป็น 3 ประเภทหลัก ๆ คือ 1. สแกนเนอร์ดึงกระดาษ (Sheet - Fed Scanner) สแกนเนอร์แบบนี้จะรับกระดาษแล้วค่อย ๆ เลื่อนหน้ากระดาษแผ่นนั้นให้ผ่านหัวสแกนซึ่งอยู่กับที่ข้อจำกัดของ สแกนเนอร์ แบบเลื่อนกระดาษ คือสามารถอ่านภาพที่เป็นแผ่นกระดาษได้เท่านั้น ไม่สามารถ อ่านภาพจากสมุด หรือหนังสือได้ 2. สแกนเนอร์แท่นเรียบ (Flatbed Scanner) สแกนเนอร์แบบนี้จะมีกลไกคล้าย ๆ กับเครื่องถ่ายเอกสาร เราแค่วางหนังสือหรือภาพไว้ บนแผ่นกระจกใส และ เมื่อทำการสแกน หัวสแกนก็จะเคลื่อนที่จากปลายด้านหนึ่งไปยังอีกด้านหนึ่ง ข้อจำกัดของสแกนเนอร์ แบบแท่น นอนคือแม้ว่าอ่านภาพจากหนังสือได้ แต่กลไกภายในต้องใช้ การสะท้อนแสงผ่านกระจกหลายแผ่น ทำให้ภาพมี คุณภาพไม่ดีเมื่อเทียบกับแบบแรก 3. สแกนเนอร์มือถือ (Hand - Held Scanner) สแกนเนอร์แบบนี้ผู้ใช้ต้องเลื่อนหัวสแกนเนอร์ไปบนหนังสือหรือรูปภาพเอง สแกนเนอร์ แบบมือถือได้รวม เอาข้อดี ของสแกนเนอร์ ทั้งสองแบบเข้าไว้ด้วยกันและมีราคาถูก เพราะกลไกที่ใช้ไม่ สลับซับซ้อน แต่ก็มีข้อจำกัด ตรงที่ว่า ภาพที่ได้จะมีคุณภาพแค่ไหน ขึ้นอยู่กับความสม่ำเสมอ ในการเลื่อนหัวสแกนเนอร์ของผู้ใช้งาน นอกจากนี้หัว สแกนเนอร์แบบนี้ยังมีหัวสแกนที่มีขนาดสั้น ทำให้ อ่านภาพบนหน้าหนังสือขนาดใหญ่ได้ไม่ครบ 1 หน้า ทำให้ต้อง อ่านหลายครั้งกว่าจะครบหนึ่งหน้า
เครื่องสั่งงาน (dictaphone) เครื่องสั่งงาน (dictaphone) เป็นอุปกรณ์การบันทึกเสียงสั่งงาน และถอดข้อความจาก สื่อที่ได้บันทึกไว้ อุปกรณ์นี้ประกอบด้วย เครื่องบันทึกเสียง เครื่องถอดข้อความ และสื่อที่ใช้ในการบันทึก คำสั่ง อาจเป็นเทปคาสเซท หรือเทปไมโครคาสเซท ซึ่งมีขนาดความยาวเทปต่างกัน เครื่องสั่งงานมีหลาย แบบบางแบบมีเครื่องบันทึกข้อมูลจากโทรศัพท์ได้ด้วย บางแบบมีไมโครโฟนติดอยู่ในเครื่องเพื่อบันทึก คำสั่งโดยพูดผ่านไมโครโฟนเข้าเครื่องและไม่ต้องจ่อไมโครโฟนไว้ที่ปาก ซึ่งปิดเปิดเครื่องและบันทึกซ้ำได้ อาจใช้กระดาษบันทึกคำสั่งในการแก้ไขเพิ่มเติมคำสั่งบันทึก การเริ่มต้นและลงท้ายเพื่อส่งให้ผู้ถอด ข้อความดำเนินการต่อไป เครื่องสั่งงานจำแนกตามขนาดและลักษณะการใช้มี 4 แบบ คือ 6.1 เครื่องสั่งงานขนาดเล็ก สามารถนำติดตัวไปได้สามารถสั่งงานเมื่ออยู่นอกสำนักงาน ได้โดยการบันทึกคำสั่งไว้ในเครื่องบันทึกเสียง เพื่อส่งให้เลขานุการ ถอดคำสั่งไว้ในเครื่อง 6.2 เครื่องสั่งงานแบบตั้งโต๊ะ เหมาะกับผู้บริหารที่มีงานต้องสั่งมาก เครื่องชนิดนี้ สามารถต่อพ่วงเข้ากับโทรศัพท์เพื่อบันทึกคำสั่งทางโทรศัพท์เมื่ออยู่นอกสถานที่ 6.3 เครื่องสั่งงานแบบระบบกลุ่มงานย่อย เหมาะกับผู้บริหารตั้งแต่ 2-8 คนที่ใช้บริการ ของกลุ่มและเลขานุการร่วมกัน 6.4 เครื่องสั่งงานแบบบันทึกคำสั่งระบบศูนย์รวม ระบบนี้ใช้เชื่อมต่อกับระบบโทรศัพท์ เพื่อรับคำสั่งจากโทรศัพท์ด้วยก็ได้ นอกจากนี้หากจำแนกเครื่องสั่งงานตามลักษณะของสื่อกลางที่ใช้ฟังเสียง จะแบ่งได้ 2 แบบ คือ แบบใช้เทปคาสเซทมาตรฐานทั่วไป และแบบที่ใช้ระบบเอนเลสลูป ซึ่งใช้งานได้เรื่อยไปเพราะตัว เทปที่ใช้หมุนเวียน2หน้าคล้ายกับระบบออโตรีเวิร์ลของเทปทั่วไป เมื่อทำการบันทึกคำสั่งงาน
ข้อความจะถ่ายทอดไปยังเลขานุการโดยตรงด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ การเลือกเครื่องสั่งงานควรพิจารณาตาม ลักษณะผู้สั่งงาน ผู้ถอดข้อความ สถานที่สั่งงาน เช่น การจัดหาเครื่องสั่งงานให้ผู้บริหารใช้ในสำนักงาน ควรเลือกเครื่องแบบตั้งโต๊ะ และเลือกเครื่องขนาดเล็ก สามารถนำติดตัวไปนอกสำนักงานได้สะดวกและ กรณีที่จะต้องใช้เครื่องบันทึกเสียงคำสั่งครั้งละไม่เกิน 20 นาที ควรใช้เทปคาสเซทที่มีความยาวหน้าละไม่ น้อยกว่า 20 นาที เป็นต้น นอกจากนี้ยังควรมีเครื่องถอดข้อความด้วย ซึ่งเครื่องถอดข้อความเป็นเครื่อง ถอดเทป โดยการเปิดเทปบันทึกคำสั่งฟังด้วยหูฟังและทำการพิมพ์ด้วย เครื่องถอดข้อความนี้อาจวางไว้บน โต๊ะ หรือวางไว้ในลิ้นชักโต๊ะ และมีเครื่องควบคุมโดยใช้มือหรือเท้ากดปุ่มปิดเปิดเครื่อง การใช้เครื่องสั่งงานและเครื่องถอดข้อความมีประโยชน์คือ ประหยัดแรงงาน ประหยัดเวลาและสะดวก ต่อผู้สั่งงาน ซึ่งอาจบันทึกคำสั่งที่ใด เมื่อใดก็ได้ ถ้ามีเครื่องสั่งงานไม่จำเป็นต้องสั่งงานแบบตัวต่อตัว เมื่อบันทึก คำสั่งนั้นแล้วก็ส่งบันทึกนั้นไปให้เลขานุการถอดข้อความ และดำเนินการต่อไป โดยทั่วไปแล้วเครื่องสั่งงานอาจใช้ ถอดข้อความได้แต่ในทางปฏิบัติผู้สั่งงานและผู้ถอดข้อความมีเครื่องใช้แยกต่างหากจากกัน การเลือกใช้เครื่อง สั่งงานและถอดข้อความควรพิจารณาแบบและคุณสมบัติของเครื่อง เพื่อให้ใช้ได้ประโยชน์มากที่สุด หากไม่มีเครื่อง สั่งงานอาจเกิดความไม่สะดวกในกรณีที่ไม่สามารถอยู่ทำงานด้วยตัวเองอาจทำให้งานล่าช้าลงและเสียหายได้
เครื่องเปิดซองจดหมายอัตโนมัติ (Neopost Letter Opening) เครื่องเปิดซองจดหมายอัตโนมัติ(Neopost Letter Opening) เป็นเครื่องมือในการทำงานที่ช่วยให้ ท่านได้ติดต่อสื่อสารกับลูกค้า การสั่งออเดอร์สินค้า หรือแม้กระทั้งจดหมายประเภทตอบรับ ได้รวดเร็วขึ้น เนื่องจากท่านไม่ต้องเสียเวลาในการมาเปิดซองจดหมายที่เข้ามาหาท่านในปริมาณ วันละมาก ๆ เครื่องจะทำหน้าที่ ช่วยท่านในการเปิดซองจดหมาย ช่วยเเพิ่มประสิทธิภาพ ทำให้ งานเสร็จเร็วขึ้น