คู่มือการใช้งาน Cisco Webex Meetings Zoom Cloud Meeting
ค าน า ก ารประชุมออนไลน์ ด้วย Cisco WebEx Meetings และ Zoom Cloud Meetings เป็นเครื่องมือที่รองรับผู้เข้าประชุมได้จ านวนมาก ถึง 1,000 คน ซึ่งเหม าะกับก ารประชุมออนไลน์ที่มีจ านวนผู้เข้ าประชุมจ านวนม าก งานเทคโนโลยีสารสนเทศจึงจัดท าคู่มือการใช้งาน Cisco WebEx Meetings และ Zoom Cloud Meetings เพื่อเป็นแนวทางในการใช้งานของส านักงานป้องกัน ควบคุมโรคที่ 12 จังหวัดสงขลา
TABLE OF CONTENTS Cisco Webex Meetings ---------------1-------------- page Zoom Could Meeting --------------19------------- page งานเทคโนโลยีสารสนเทศ กลุ่มยุทธศาสตร์ แผนงาน และ เครือข่าย WebEx เป็นโปรแกรมแบบ Web Conference มีขั้นตอนการใช้งานที่ง่ายและ ประหยัดเวลาโดย สามารถเข้าใช้งาน ได้ 3 ช่องทาง ช่องทางที่ 1 ผ่าน web browser เช่น Mozilla Firefox ,IE ,Chrome เป็นต้น ช่องทางที่ 2 เข้าระบบด้วย App (ส าหรับติดตั้ง) Cisco Webex Meetings Desktop App ช่องทางที่ 3 เข้าระบบด้วย App Cisco Webex Meetings Mobile App ได้ทั้ง iphone ipad และ Android ได้(SmartPhone) โดยส านักงานป้องกันควบคุมโรคที่ 12 จังหวัดสงขลา ได้น าโปรแกรมประชุมผ่าน ระบบออนไลน์มาใช้น าโปรแกรมมาประยุกต์ใช้งานในการประชุมทางไกล เพื่อใช้ระบบนี้ใน การชี้แจงการด าเนินงานด้านสาธารณสุข เพื่อลด ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง สามารถที่จะนัด การประชุมได้ล้วงหน้าเป็นการสื่อสารแบบ real-time ที่รองรับได้ทั้ง ภาพวีดีโอ เสียง รวมไปถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูล นอกจากนั้นเรายังสามารถท า presentation และท างาน ร่วมกับ applications ต่างๆ ได้อย่างมากมาย ท าให้การจัดประชุมการด าเนินงานได้อย่าง ประสิทธิผลที่ดีและมีประสิทธิภาพสูงสุด ความต้องการของระบบ Client คอมพิวเตอร์ที่มีกล่อง Microphone หรือ I pad ,I phone, Android ใช้ในการสนทนา และติดต่อสื่อสาร Internet ความเร็วสูงที่ สามารถรองรับสัญญาณภาพและเสียง E-mail ของผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อใช้ล็อกอินเข้า ระบบ - Browser ที่รอง รับ Internet Explorer v.7 ขึ้นไป Mozilla Firefox, Google 1
Chrome ต้องมี User & Password ส าหรับเข้าใช้งานหากไม่มีให้ท าการสมัครและ จะได้รับ Email ตอบกลับ เพื่อให้สามารถเข้าระบบ โปรแกรม Cisco Webex Meetings ขั้นตอนการติดตั้งโปรแกรม Cisco Webex Meetings ส าหรับเครื่องคอมพิวเตอร์ ช่องทางที่ 2 เข้าระบบด้วย App (ส าหรับติดตั้ง) Cisco Webex Meetings Desktop App สามารถโหลดโปรแกรมได้ที่ https://is.gd/JyQ7Ge เมื่อ ดาวน์โหลดมาเรียบร้อยแล้วให้คลายซิปแล้วคลิกติดตั้ง คลิก Next เพื่อติดตั้งโปรแกรม คลิก I accept the terms in the license agreement เพื่อยอมรับ และคลิก Next 2 2 3
จากนั้นให้ คลิก Install เพื่อติดตั้ง รอสักครู่ คลิก Finish เป็นการติดตั้งเรียบร้อย 6 4 5
ช่องทางที่ 3 เข้าระบบด้วย App Cisco Webex Meetings Mobile App ได้ทั้ง iphone ipad และ Android ได้(SmartPhone) 6 7
8 9
กรณีที่1 เข้าใช้งานจากเครื่องคอมพิวเตอร์ 1. เข้าสู่โปรแกรมโดยคลิกที่ไอคอนโปรแกรม Cisco Webex Meetings จากนั้นจะ ปรากฏหน้าต่าง ขึ้นมาให้คลิกที่ Use as guest (หมายเลข 1) จะปรากฏหน้าต่างขึ้นมาให้ กรอกข้อมูลรายละเอียดชื่อ อีเมล และหมายเลขห้องประชุมหรือ URL ห้องประชุม ที่ได้รับ จากผู้เชิญประชุม หรือที่ต้องการเข้าร่วมประชุม โดยมีรายละเอียด ดังรูปที่ 3 ดังนี้ หมายเลข 1 : คลิกที่เมนู Use as guest เพื่อเข้าร่วมการประชุม หมายเลข 2 : กรอกชื่อส าหรับใช้ในการเข้าร่วมการประชุม โดยชื่อที่กรอกนี้จะ แสดงให้ทุกคนที่เข้า ร่วมประชุมในห้องประชุมเห็น หมายเลข 3 : กรอกอีเมลในการเข้าร่วมการประชุม หมายเลข 4 : กรอกข้อมูลหมายเลขห้องประชุมหรือ URL ห้องประชุมที่ได้รับจาก ผู้ที่เชิญประชุม หมายเลข 5 : คลิกที่ปุ่ม Join เพื่อเข้าร่วมการประชุม ขั้นตอนการใช้งาน โปรแกรม Webex 10 11
ให้คลิก Start Meeting ค าอธิบาย UnMute คือ การปิดหรือเปิดเสียง ภายใต้ ปุ่ม Unmute จะแบ่งออกเป็นย่อยที่ส าคัญคือ Speaker คือ เสียงที่จะส่งออก Microphone คือตัวไมค์ที่จะรับเสียง เข้า ต้องเลือกให้ตรงกับอุปกรณ์ที่เราใช้ จะได้ยินหรือไม่ขึ้นอยู่กับปุ่มนี้ ภายใต้ ปุ่ม Start Video Camera กล้องที่เราใช้ Chang virtual background คือ การน าพื้นหลังมาใช้ 12 13
Share ส าหรับ Share Presentation หรือ รูปภาพต่างๆ Screen 1 คือการ แชร์ ทั้งหน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือสามารถเลือก ด้านขวาเพื่อเลือกแชร์ เฉพาะบางอย่าง ปุ่ม Record คือการอัด vdo หน้าจอ ซึ่งเราต้องเลือกว่าจะ อัดแล้วเก็บไว้ที่ไหน Record in cloud เก็บบนคราว(ไม่แนะน า) Record on my computer แนะน า Chang virtual background คือ การน าพื้น หลังมาใช้ Reactions ปุ่มใช้ส าหรับแสดง Emotion หรือ การยกมือถาม ... ปุ่มใช้ส าหรับการแบ่งกลุ่มย่อย Enable breakout session 14 15
Number of breakout คือ จ านวนกลุ่มย่อยที่จะแบ่ง Assign participants automatically >> เลือกอัตโนมัติ Assign participants manually >> ก าหนดเอง Let participants choose any session >> ก าหนดระยะเวลา End meeting ปุ่มใช้ส าหรับออกจากระบบ Meeting info ส าหรับ copy link เพื่อส่งเชิญให้คนเข้าร่วมประชุม 16 17
ส าหรับ User ที่จะเป็นผู้เข้าร่วม กับ Smart Phone ให้คลิกที่ลิ้งที่ได้รับ แล้วระบบจะพา เข้ามาที่ App Cisco Webex เอง ให้กรอกรายละเอียดคือ ชื่อที่ใช้ใช้งาน กับ E-mail ที่มี ตัวตน แล้วคลิก Join เข้าใช้งานได้ ข้อควรรู้:: >> Webex เมื่อเข้าระบบแล้ว ไม่สามารถเปลี่ยนชื่อได้ ต้องออกจาก โปรแกรมเพื่อเปลี่ยนชื่อใหม่ดังนั้น เราควรตั้งชื่อ ให้เรียบร้อยตามที่เจ้าภาพจัดประชุม ก าหนด โปรแกรม Zoom Could Meeting สามารถDonwnload ได้ที่ https://bit.ly/34DIoRC หรือ กดติดตั้งการใช้งานให้เรียบร้อย แล้วคลิกที่ Icon ส าหรับผู้จัดประชุม/ Host /Admin 1. ดับเบิลคลิกที่ Icon บนหน้าจอ 2. ให้เลือก Sign in เพื่อลงทะเบียนเข้าใช้งาน ได้ 3 วิธีคือ a. ลงทะเบียนเข้าใช้งานทาง เว็บไซต์ Zoom.us b. ลงทะเบียนเข้าใช้งานด้วย Gmail หรือ Google c. ลงทะเบียนเข้าใช้งานด้วย Facebook Chat ใช้ส าหรับพูดคุยระหว่างการประชุม 18 19
ส าหรับการใช้งาน แบบฟรี ท่านสามารถใช้งานได้แค่ 40 นาที แล้วระบบจะตัดออก ส าหรับท่านที่มี ลิขสิทธิ์ สามารถ login ผ่าน E-mail ที่ได้รับการรับรองลิขสิทธิ์แล้ว ใส่ email และ password ที่ได้สมัครใช้งานไว้ แล้วคลิก Luanch Zoom โดยถ้าหาก โหลด App Zoom ไว้ ระบบจะถามว่า จะเปิดจาก App Zoom ใช่หรือไม่ ให้คลิก open zoom หน้าหลัก โปรแกรม zoom หากเรา เป็น Host ให้คลิกที่ NEW Meeting 20 21
ปุ่ม Ummute ส าหรับ เปิด/ ปิดไมค์ Select a Microphone เลือก ไมค์ที่ใช้ Select a speaker เลือกเสียง ออกล าโพง ปุ่ม Start Video ส าหรับ เปิด/ ปิด กล้อง ต้องเลือกให้ตรงกับกล้องที่เรา ใช้งาน ปุ่ม Choose Virtual BackGround... การเลือก พื้นหลังส าหรับโชว์ หรือ ปกปิดบุคคลหรือสิ่งของด้านหลัง 22 23
ส าหรับการแบ่งกลุ่มย่อย จะสามารถแบ่งได้เฉพาะโปรแกรมที่มีลิขสิทธิ์เท่านั้น การจัดกลุ่มใน zoom 1. ในโปรแกรม zoom จะมีเมนู Breakout room คลิกเพื่อจัดการกลุ่ม 2. เมื่อกดเข้าเมนู จะปรากฏดังภาพ ก าหนดกลุ่มว่าต้องการแบ่งกี่กลุ่ม(room) ปุ่ม Share ส าหรับการน าเสนอ Screen คือ แชร์ทั้งหน้าจอ หรือจะเลือก เฉพาะก็ได้ ปุ่ม Reactions ส าหรับการ แสดง Emotion หรือ Raise Hand คือ ยกมือเมื่อมี ค าถาม ปุ่ม More ... เลือก Record on this computer ใช้ส าหรับอัดหน้าจอต่างๆ 24 25
ก าหนดการจัดผู้เข้าร่วมมีให้เลือก 2 แบบคือ Automatically คือ ระบบจะสุ่มแบ่งกลุ่มเอง Manually คือ Host ก าหนดกลุ่มด้วยตนเอง ตัวอย่างการแบ่งกลุ่ม 3. หากต้องการย้ายกลุ่มของสมาชิกให้น าเมาส์ไปวางที่ชื่อ และคลิก moveto ให้คลิก เมนูแล้วย้ายไปยังกลุ่มอื่นได้ 4. วิธีการเปลี่ยนชื่อกลุ่ม สามารถน าเมาส์ไปวางที่ชื่อกลุ่มเดิม จะมีเมนู Rename สามารถเปลี่ยนชื่อ หรือ ลบกลุ่ม Delete ได้ 5. ตอนที่ Host ได้ท าการแบ่งกลุ่มแล้ว แต่ผู้เข้าร่วมประชุมยังไม่สามารถเข้าร่วม กลุ่มย่อยได้ ให้คลิกถัดไปเป็นการตั้งค่ากลุ่มและเริ่มเปิกลุ่มย่อยให้เข้าได้ 26 27
- Move all participants... จะให้สมาชิกที่แบ่งไว้แล้วเข้ากลุ่มอัตโนมัติ - Allow participants to... สามารถให้สมาชิกนกลุ่มออมากลุ่มใหญ่ได้ทุกเมื่อ - Breakout room cloos... ก าหนดเวลาปิดห้อง หลังจากเปิดแล้วกี่นาที - Countdown timer ก าหนดนับเวลาถอยหลัง เมื่อสั่งปิดห้อง ส าหรับ User เมื่อ host สร้างกลุ่มให้เรียบร้อยแล้ว จะมีข้อความให้กด join เพื่อเข้ากลุ่ม 6. ในระหว่างที่ผู้เข้าร่วมประชุม แยกย้ายกันอยู่ในกลุ่มย่อย Host สามารถเข้าไปดู การประชุมในกลุ่มย่อยได้ โดยคลิกที่ Join 7. เมื่อ Host ต้องการออกจากห้องให้กด leave หรือ เลือก join เพื่อไปอยู่กลุ่มอื่นได้ ทันที 8. การปิดกลุ่มย่อย ให้กดปุ่ม Close All Rooms โดยระบบจะแจ้งเตือนสมาชิกใน กลุ่มย่อย และจะนับถอยหลังตามที่ได้ตั้งเวลาไว้ สมาชิกก็จะถูกย้ายมาอยู่ห้องหลัก ทันที 28 29
ส าหรับการส่งลิ้งเพื่อให้สมาชิกต่างๆ เข้าร่วมท าได้โดย น าเมาส์ไปคลิกที่ แล้ว copy link เพื่อส่งเชิญผู้เข้าร่วมประชุมต่อไป เมื่อจบการน าเสนอ ให้คลิกที่ ปุ่ม END โดยที่ End Meeting for All คือ ออกจากการประชุม ทุกคน Leave Meeting คือ ตัว host ออกจากการ ประชุม ผู้จัดท าคู่มือโดย งานเทคโนโลยีสารสนเทศ : กลุ่มยุทธศาสตร์ แผนงาน และ เครือข่าย นางสาวนฤมล รักษายศ | นางสาวแพวพันธ์ แก้บริสุทธิ์ นายศุภชัย วันอ้น | นายจิรวัฒน์ บุญธเนศ 30 31