หนังสือราชการภาษาอังกฤษ chapter1-2

บทท่ี 1 ประเภทและการใชห้ นงั สือราชการภาษาองั กฤษ

1. ประเภทของหนังสือราชการภาษาองั กฤษ
ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบียบสานัก

นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2548 ภาคผนวก 4 หนงั สือราชการภาษาองั กฤษ แบ่ง
ออกไดเ้ ป็ น 2 ประเภท คือ หนงั สือที่ลงช่ือและหนงั สือท่ีมิตอ้ งลงชื่อ (สานกั งานปลดั สานกั นายกรัฐมนตรี
2526, 2548)

1.1 หนังสือทล่ี งช่ือ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่
1.1.1 หนงั สือราชการที่เป็นแบบพิธี (First Person Formal Note)
1.1.2 หนงั สือราชการท่ีไม่เป็นแบบพธิ ี (First Person Informal Note)
1.1.3 หนงั สือกลาง (Third Person Note หรือ Note Verbale)

1.2 หนังสือทม่ี ติ ้องลงชื่อ มี 2 ชนิด ไดแ้ ก่
1.2.1 บนั ทึกช่วยจา (Aide-Memoire)
1.2.2 บนั ทึก (Memorandum)

แผนภูมิท่ี 1.1
แผนภูมสิ รุปประเภทของหนังสือราชการภาษาองั กฤษ

หนังสือราชการภาษาอังกฤษ

หนงั สือที่ลงช่ือ หนงั สือท่ีมติ ้องลงชื่อ

หนงั สือราชการ หนงั สือราชการ หนงั สือกลาง
ที่เป็นแบบพธิ ี ท่ีไมเ่ ป็นแบบพิธี

แบบท่ีใช้ในการตดิ ตอ่ ทางการทตู บนั ทกึ ชว่ ยจา บนั ทกึ
ระหวา่ งสว่ นราชการไทยกบั สว่ น
ราชการตา่ งประเทศหรือ
องคก์ ารระหวา่ งประเทศ

แบบท่ีใช้ในการตดิ ตอ่ ระหวา่ ง
สว่ นราชการไทยกบั หนว่ ยงานทว่ั ไป

1

2. การใช้หนังสือราชการภาษาองั กฤษ
ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี วา่

ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2548 ภาคผนวก 4 หนงั สือราชการภาษาองั กฤษ กาหนดการใชห้ นงั สือ
ราชการแต่ละประเภทไวด้ งั ต่อไปน้ี (สานกั งานปลดั สานกั นายกรัฐมนตรี 2526, 2548)

2.1 หนังสือทล่ี งช่ือ
2.1.1 หนังสือราชการทเ่ี ป็ นแบบพธิ ี (First Person Formal Note) มี 2 แบบ คือ แบบที่ใชใ้ นการ

ติดต่อทางการทูตระหวา่ งส่วนราชการไทยกบั ส่วนราชการต่างประเทศหรือองคก์ ารระหว่างประเทศ และ
แบบที่ใช้ในการติดต่อระหว่างส่วนราชการไทยกบั หน่วยงานทวั่ ไป เป็ นหนงั สือที่เขียนโดยใชส้ รรพนาม
บุรุษที่ 1 และตอ้ งลงช่ือ โดยปกติหวั หนา้ ส่วนราชการจะเป็นผลู้ งช่ือเอง ใชใ้ นเรื่องราชการสาคญั เช่น เร่ืองที่
เกี่ยวกบั นโยบายสาคญั ของรัฐบาล เร่ืองท่ีเป็นการแสดงอธั ยาศยั ไมตรี เรื่องท่ีขอความช่วยเหลือหรือขอความ
สะดวกเป็นพเิ ศษ เป็นตน้

โดยปกติหนงั สือที่ส่วนราชการไทยใชต้ ิดต่อกบั หน่วยงานเอกชน จะเป็ นหนงั สือราชการที่ไม่
เป็ นแบบพิธี (First Person Informal Note) แต่ถา้ เป็ นเร่ืองราชการสาคญั เช่น เร่ืองที่เกี่ยวกบั นโยบายต่อ
กิจการน้นั ๆ หรือกรณีท่ีเห็นเหมาะสม จะใชห้ นงั สือราชการท่ีเป็นแบบพธิ ีดว้ ยก็ได้

2.1.2 หนังสือราชการทีไ่ ม่เป็ นแบบพิธี (First Person Informal Note) มีแบบเดียว แต่ใชไ้ ดใ้ น
2 กรณี คือ ส่วนราชการไทยมีไปถึงส่วนราชการต่างประเทศหรือองคก์ ารระหวา่ งประเทศ และส่วนราชการ
ไทยมีไปถึงหน่วยงานเอกชน เป็นหนงั สือที่เขียนโดยใชส้ รรพนามบุรุษที่ 1 และตอ้ งลงช่ือ ใชส้ าหรับเร่ืองที่
มีความสาคญั ลดหลนั่ มาจากหนงั สือราชการท่ีเป็ นแบบพิธี (First Person Formal Note) เช่น การสืบถาม
ขอ้ ความ หรือขอทราบขอ้ เทจ็ จริงบางประการ ซ่ึงยงั ไม่ถึงข้นั ท่ีจะตอ้ งทาเป็ นหนงั สือราชการท่ีเป็ นแบบพิธี
หรือการทาบทามขอความเห็นอยา่ งไม่เป็ นทางการ หรือการร้องขอความช่วยเหลือในเร่ืองราชการ เป็ นตน้
นอกจากน้นั อาจใช้หนงั สือประเภทน้ีติดต่อกบั ส่วนราชการต่างประเทศ หรือองคก์ ารระหวา่ งประเทศ ใน
กรณีท่ีประสงคจ์ ะเนน้ ความสัมพนั ธ์ส่วนบุคคล

2.1.3 หนังสือกลาง (Third Person Note หรือ Note Verbale) คือ หนงั สือราชการที่ใชส้ รรพ
นามบุรุษท่ี 3 และประทบั ตราช่ือส่วนราชการ โดยหัวหน้าส่วนราชการระดบั กองหรือผูท้ ี่หัวหน้าส่วน
ราชการระดบั กรมข้ึนไปมอบหมาย เป็ นผูร้ ับผดิ ชอบลงชื่อย่อกากบั ตรา โดยปกติหนงั สือประเภทน้ี ถา้ เป็ น
เร่ืองสาคญั ควรจะไดร้ ับความเห็นชอบจากหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมข้ึนไปหรือผทู้ ่ีมอบหมาย ก่อนลง
ชื่อย่อกากบั ตรา หนงั สือน้ีจะใช้สาหรับเร่ืองท่ีมีลกั ษณะเป็ นเรื่องประจาวนั (routine) แต่จะมีผลผูกพนั
เช่นเดียวกนั กบั หนงั สือ First Person Formal Note และ First Person Informal Note หนงั สือประเภทน้ีเป็ น
หนงั สือท่ีส่วนราชการไทยใชต้ ิดต่อกบั ส่วนราชการต่างประเทศหรือองคก์ ารระหวา่ งประเทศ โดยทว่ั ไปให้
เขียนจากหน่วยงานถึงหน่วยงาน แตใ่ นบางกรณีอาจเขียนจากตาแหน่งถึงตาแหน่งก็ได้

ในหลกั การใหถ้ ือเป็นแนวปฏิบตั ิวา่ หนงั สือที่มีมาถึงเป็นประเภทใด ก็พึงตอบเป็นประเภทน้นั

2

2.2 หนังสือทม่ี ิต้องลงช่ือ
2.2.1 บันทึกช่วยจา (Aide-Memoire) คือ หนังสือท่ีใช้สาหรับยืนยนั ขอ้ ความในเรื่องที่ได้

สนทนา เช่น ช้ีแจงขอ้ เทจ็ จริง ขอร้องเรื่องต่าง ๆ หรือประทว้ งดว้ ยวาจาหรือแสดงท่าทีใหอ้ ีกฝ่ ายหน่ึงทราบ
โดยปกติใชย้ นื่ ใหแ้ ก่อีกฝ่ ายหน่ึง หรืออาจส่งไปโดยมีหนงั สือนาส่งกไ็ ด้

2.2.2 บันทึก (Memorandum) คือ หนงั สือท่ีใชส้ าหรับแถลงรายละเอียดหรือแสดงขอ้ เทจ็ จริง
ใหค้ วามเห็นหรือโตแ้ ยง้ หรือแสดงทา่ ที โดยปกติใชย้ น่ื ใหแ้ ก่อีกฝ่ ายหน่ึง หรืออาจส่งไปโดยมีหนงั สือนาส่ง
ก็ได้

3

ตารางท่ี 1.1 สรุปการใช้หนังสือราชการภาษาอังกฤษ

2.1 หนังสือทล่ี งช่ือ ผ้รู ับหนังสือ สรรพนาม การลงชื่อ/ หมายเลข
ชนิด การใช้หนังสือ แทนผู้เขียน ผู้ลงชื่อ
หนังสือ ตวั อย่าง

2.1.1 แบบที่ 1 ใชใ้ นการติดต่อ  ส่วนราชการ สรรพนาม ตอ้ งลงช่ือ 1 และ 2
ทเี่ ป็ น ทางการทูตระหวา่ งส่วน ตา่ งประเทศ บุรุษท่ี 1 โดยปกติ
แบบพธิ ี ราชการไทยกบั ส่วน หวั หนา้ ส่วน
ราชการตา่ งประเทศหรือ  องคก์ าร ราชการลงช่ือ
องคก์ ารระหวา่ งประเทศ ระหวา่ ง เอง
อาทิ ประเทศ

 เร่ืองราชการสาคญั
เช่น เรื่องท่ีเก่ียวกบั
นโยบายสาคญั ของ
รัฐบาล

 เร่ืองท่ีเป็นการแสดง
อธั ยาศยั ไมตรี

 เร่ืองที่ขอความ
ช่วยเหลือหรือขอ
ความสะดวกเป็ น
พเิ ศษ เป็นตน้

แบบท่ี 2 ใชใ้ นการติดต่อ หน่วยงาน สรรพนาม ตอ้ งลงชื่อ 1 และ 2
ระหวา่ งส่วนราชการไทย ทวั่ ไป บุรุษที่ 1 (โดยปกติ
กบั หน่วยงานทวั่ ไป หวั หนา้ ส่วน
 ใชใ้ นเรื่องตา่ งๆ สรรพนาม ราชการลงชื่อ
บุรุษท่ี 1 เอง)
เช่นเดียวกบั แบบที่ 1
 อาจใชต้ ิดตอ่ กบั หน่วยงาน ตอ้ งลงช่ือ
(โดยปกติ
หน่วยงานเอกชนใน เอกชน หวั หนา้ ส่วน
เรื่องราชการสาคญั

4

ชนิด การใช้หนังสือ ผ้รู ับหนังสือ สรรพนาม การลงช่ือ/ หมายเลข
หนังสือ แทนผ้เู ขียน ผู้ลงช่ือ
ราชการลงช่ือ ตัวอย่าง
เอง)
เช่น เรื่องท่ีเกี่ยวกบั
นโยบายต่อกิจการ
น้นั ๆ หรือกรณีที่เห็น
เหมาะสม

2.1.2 1) ส่วนราชการไทยมีไป  ส่วนราชการ สรรพนาม ตอ้ งลงช่ือ 3 และ 4
ทไี่ ม่เป็ น ถึงส่วนราชการ ตา่ งประเทศ บุรุษท่ี 1
แบบพธิ ี ตา่ งประเทศหรือองคก์ าร
ระหวา่ งประเทศ  องคก์ าร
2) ส่วนราชการไทยมีไป ระหวา่ ง
ถึงหน่วยงานเอกชน ประเทศ

 ใชส้ าหรับเร่ืองที่มี  หน่วยงาน
ความสาคญั ลดหลนั่ เอกชน
มาจากหนงั สือ
ราชการท่ีเป็ นแบบพธิ ี
เช่น
 การสืบถาม
ขอ้ ความ หรือขอ
ทราบขอ้ เทจ็ จริง
บางประการ
 การทาบทามขอ
ความเห็นอยา่ งไม่
เป็ นทางการ
 การร้องขอความ
ช่วยเหลือในเรื่อง
ราชการ เป็ นตน้
 กรณีท่ีประสงคจ์ ะ
เนน้ ความสัมพนั ธ์
ส่วนบุคคล

5

ชนิด การใช้หนังสือ ผ้รู ับหนังสือ สรรพนาม การลงชื่อ/ หมายเลข
หนังสือ แทนผ้เู ขียน ผ้ลู งชื่อ
ตวั อย่าง

2.1.3 ส่วนราชการไทยใช้  ส่วนราชการ สรรพนาม ประทบั ตราช่ือ 5 และ 6
หนังสือ ติดต่อกบั ส่วนราชการ ต่างประเทศ บุรุษท่ี 3 ส่วนราชการ
กลาง ตา่ งประเทศหรือองคก์ าร โดยหวั หนา้
ระหวา่ งประเทศ  องคก์ าร ส่วนราชการ
ระหวา่ ง ระดบั กองหรือ
 โดยทวั่ ไป เขียนจาก ประเทศ ผทู้ ่ีหวั หนา้ ส่วน
หน่วยงานถึง ราชการระดบั
หน่วยงาน แตใ่ นบาง กรมข้ึนไป
กรณีอาจเขียนจาก มอบหมาย เป็น
ตาแหน่งถึงตาแหน่งก็ ผรู้ ับผดิ ชอบลง
ได้ ชื่อกากบั ตรา

 ใชส้ าหรับเร่ืองท่ีมี
ลกั ษณะเป็นเร่ือง
ประจาวนั (routine)
และมีผลผกู พนั
เช่นเดียวกบั 2.1.1
และ 2.1.2

6

2.2 หนังสือทม่ี ิต้องลงชื่อ ผ้รู ับหนังสือ สรรพนาม การลงช่ือ/ หมายเลข
ชนิด การใช้หนังสือ แทนผู้เขียน ผ้ลู งช่ือ ตัวอย่าง
หนังสือ

2.2.1  ใชย้ นื ยนั ขอ้ ความใน - - ไม่ลงช่ือ 7 และ 8
บนั ทกึ เร่ืองท่ีไดส้ นทนา เช่น
ช่วยจา  ช้ีแจงขอ้ เทจ็ จริง

 ขอร้องเรื่องตา่ งๆ
 ประทว้ งดว้ ยวาจา

หรือแสดงทา่ ทีให้
อีกฝ่ ายทราบ โดย
ปกติใชย้ น่ื ใหแ้ ก่อีก
ฝ่ ายหน่ึง หรืออาจ
ส่งไปโดยมีหนงั สือ
นาส่ง

2.2.2  ใชแ้ ถลงรายละเอียด - - ไม่ลงชื่อ 9 และ 10
บันทกึ หรือแสดงขอ้ เทจ็ จริง

ใหค้ วามเห็นหรือ
โตแ้ ยง้ หรือแสดง
ท่าที โดยปกติใชย้ น่ื
ใหแ้ ก่อีกฝ่ ายหน่ึง
หรืออาจส่งไปโดยมี
หนงั สือนาส่ง

7