PANDUAN DIGITALISASI ARSIP PENGGUNAAN DROPBOX SUBBAGIAN PERSIDANGAN, RISALAH DAN PUBLIKASI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN BINTAN
Panduan Digitalisasi Penggunaan Dropbox Dengan demikian yang dimaksud arsip digital adalah data (arsip) yang dapat disimpan dan ditransmisikan dalam bentuk terputus-putus, atau dalam bentuk kode-kode biner yang dapat dibuka, dibuat atau dihapus dengan alat komputasi yang dapat membaca atau mengolah data dalam bentuk biner, sehingga arsip dapat pergunakan atau dimanfaatkan. Biner (binary) dalam Bahasa Inggris adalah “kembar atau pasangan atau sepasang”. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, biner artinya “terjadi dari atau ditandai oleh dua benda atau dua bagian.” Data-data yang dapat diolah dalam bentuk digital dapat berupa gambar, suara, video, tulisan atau data lainnya yang dapat dijadikan sebagai sebuah data dalam bentuk biner, sehingga dapat diolah dalam program komputasi dan disimpan dalam penyimpanan data digital. (dalam Sambas dan Hendri, 2016: 412) Berikut adalah tahapan yang dapat dilakukan dalam kegiatan penyimpanan arsip digital, khususnya yang terkait alih media arsip dari media kertas ke media elektronik (komputer) yang dapat terdapat pada gambar 3 adalah: 1. Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialihmedia. 2. Melakukan scanning terhadap naskah/surat. 3. Membuat folder-folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan surat atau naskah dinas yang telah di-scan. 4. Membuat hyperlink yaitu menghubungan antara daftar arsip dengan arsip hasil scan. 5. Membuat kelengkapan administrasi alih media. MEMBUAT AKUN STEP 1 Buka browser yang tersedia pada Komputer/Laptop/Handphone Anda. Dalam hal ini dapat menggunakan browser Chrome, Firefox, dan sebagainya. Kemudian periksa pesan masuk dari Dropbox melalui email (Gmail ataupun yahoo.com). Mozilla Firefox Google Chrome Gmail Yahoo.com
Panduan Digitalisasi Penggunaan Dropbox STEP 2 Ketik dan pilih alamat https://dropbox.com/ pada kotak pencarian atau laman kemudian tekan enter (seperti pada gambar). STEP 3 Klik menu Daftar (bagi yang belum mempunyai akun) pada pilihan dropbox.
Panduan Digitalisasi Penggunaan Dropbox STEP 4 Kemudin isi kolom Email yang ingin dijadikan akun Dropbox dan klik Lanjutkan. STEP 5 Setelah itu tunggu hingga muncul tampilan Buat Akun (seperti pada gambar), isi kolom kosong untuk buat akun (Email, Nama Depan, Nama Belakang, dan Kata Sandi), setelah diisi klik Setuju dan Daftar.
Panduan Digitalisasi Penggunaan Dropbox STEP 6 Akan muncul tampilan (gambar) seperti dibawah ini kita skip atau di close (tanda kotak merah). STEP 7 Setelah isi kolom buat akun, buka Email Anda (gmail atau yahoo) terlebih dahulu untuk membuka pesan dari Dropbox untuk verifikasi.
Panduan Digitalisasi Penggunaan Dropbox STEP 8 Kemudian klik Verifikasi email Anda (seperti pada gambar). STEP 9 Setelah itu akun Dropbox Anda sudah terverifikasi dan bisa digunakan, klik Selesai.
Panduan Digitalisasi Penggunaan Dropbox MENAMBAHKAN FILE STEP 1 Jika ingin menambahkan file pada Dropbox klik Unggah (Upload). STEP 2 Kemudian klik File. Jika anda pilih file, pilih file sebanyak yang anda inginkan dan klik Buka (Open).
Panduan Digitalisasi Penggunaan Dropbox BERBAGI TAUTAN STEP 1 Jika ingin berbagi tautan (Shortlink) file pada Dropbox, klik Salin Tautan di samping Dapat melihat. STEP 2 Kemudian tautan disalin ke papan klip Anda. Anda lalu bisa menempelkannya ke email, pesan (WhatsApp), atau tempat lainnya yang dapat diakses orang lain.
Panduan Digitalisasi Penggunaan Dropbox STEP 3 Setelah dibagikan (Share) file akan muncul tampilan (gambar) seperti dibawah ini. MENAMBAHKAN FOLDER STEP 1 Kemudian jika Anda ingin menambahkan folder pada Dropbox, klik Buat (tanda tambah), pilih Folder dan klik Unggah.
Panduan Digitalisasi Penggunaan Dropbox STEP 2 Pada menu tambahan folder akan muncul gambar seperti berikut ini, isi kolom (nama sesuai file) yang kosong, kemudian klik (centang) kotak kecil, lalu klik Buat. STEP 3 Setelah itu akan tampil gambar folder dan file seperti dibawah ini.
Panduan Digitalisasi Penggunaan Dropbox MEMBAGIKAN FILE ATAU FOLDER DROPBOX STEP 1 Arahkan kursor ke file atau folder yang ingin Anda bagikan dan klik ikon Bagikan. STEP 2 Masukkan Email, nama, atau grup satu orang (atau lebih) penerima pembagian, lalu klik Bagikan File.