คำนำ ในยุคปัจจุบันการสื่อสารและการทำงานบนโลกออนไลน์เป็นที่นิยมแพร่หลาย และใช้เป็นช่องทางหลักใน การสื่อสาร โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปด้วยตนเอง ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถสื่อสารได้ด้วยความสะดวก รวดเร็ว สายงานพัฒนาผลิตภัณฑ์และเทคโนโลยี จึงได้ริเริ่มดำเนินโครงการ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (NT e-Document) มาใช้เพื่อการบริหารจัดการเอกสารภายในบริษัทให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น สามารถเข้าถึงด้วยความ สะดวก รวดเร็ว และเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่ผู้ใช้งาน จึงได้จัดทำคู่มือการใช้งาน (เบื้องต้น) ที่สรุปขั้นตอน การรับ-ส่งเอกสารไว้อย่างครบถ้วนและเข้าใจได้ง่าย สายงานพัฒนาผลิตภัณฑ์และเทคโนโลยี หวังเป็นอย่างยิ่งว่า การพัฒนาระบบ NT e-Document ในครั้งนี้ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อการบริหารจัดการเอกสารของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งส่งผลต่อ ภาพลักษณ์ที่ดีของ บริษัท โทรคมนาคมแห่งชาติ จำกัด(มหาชน) ต่อไป สายงานพัฒนาผลิตภัณฑ์และเทคโนโลยี กันยายน 2566
สารบัญ เรื่อง หน้า 1. พนักงาน Login เข้าสู่ระบบ 1 2. หน้าหลักของเว็บไซต์สำหรับพนักงาน 2 3. ขั้นตอนการเลือกผู้บังคับบัญชา เพื่อทำการส่งต่อเอกสาร 3 4. ขั้นตอนการสร้างเอกสารสำหรับพนักงาน 5 5. ขั้นตอนการรับเอกสาร และการลงนามเอกสารสำหรับผู้บังคับบัญชา 10 5.1 ผู้บังคับบัญชา Login เข้าสู่ระบบ 10 5.2 การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (กรอกรหัส CA) 12 5.3 การลงนามเอกสาร 13 5.4 การไม่อนุมัติเอกสาร 14 6. เมนูหนังสือรับเข้า 16 7. เมนูรายการส่งหนังสือ 18 8 หนังสือที่ไม่อนุมัติ 19 9. การตีกลับเอกสาร 21 10. เมนูค้นหาหนังสือ 22 11. เมนู Template เอกสาร 22 12. เมนูสิทธิ์การใช้งาน NT e-Document 23 13. เมนูจัดกลุ่ม E - mail 23
1 บทที่ 1 การใช้งาน ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ NT e-Document (เบื้องต้น) ผ่านเว็บไซต์ เข้าสู่เว็บไซต์ ntedoc.intra.ntplc.co.th/ โดยพนักงานจะต้อง Login เข้าสู่ระบบก่อนเข้าใช้งาน (สามารถเข้าสู่ระบบโดยใช้งาน Username และ Password ของ Intra) 1
2 พนักงานเมื่อ Login เข้าสู่ระบบ จะเห็นหน้าหลักของเว็บไซต์ 2 เมนู ได้แก่ 1.เอกสารส่งถึงพนักงาน 2. เอกสารสำคัญ สามารถดูรายละเอียดของแต่ละเอกสารได้ พนักงานจะต้องเลือกหัวหน้าหรือผู้บังคับบัญชาก่อน ถ้า ได้รับการอนุมัติ และกำหนดสิทธิ์การใช้งานจากหัวหน้าหรือผู้บังคับบัญชา พนักงานจะมีเมนูเพิ่มขึ้นมาเป็น 8 เมนู ได้แก่ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 1. สร้างทะเบียนหนังสือส่งภายใน 6. จัดกลุ่มอีเมล 2. หนังสือรับเข้า 7. หนังสือส่งถึงพนักงาน 3. รายการส่งหนังสือ 4. หนังสือที่ไม่อนุมัติ 5. หนังสือตีกลับ ส่วนจัดเก็บเอกสาร 1. เอกสารสำคัญ 2
3 พนักงานจะสามารถเลือกผู้บังคับบัญชาได้ โดยคลิกที่ไอคอน ที่มุมบนด้านขวาสุด ของเว็บไซต์ และคลิก “เลือกส่วนงานปัจจุบัน” พนักงานสามารถเลือกส่วนงานที่ต้องการส่งเอกสาร ระบบจะแสดงสถานะรายชื่อส่วนงานที่ยื่นคำขอ และ กด ยืนยัน 3
4 พนักงานจะสามารถยื่นคำร้องถึงหัวหน้าส่วนงาน โดยคลิกที่ไอคอน ที่มุมบนด้านขวาสุดของเว็บไซต์ และคลิก “ยื่นคำร้องถึงหัวหน้าส่วนงาน” พนักงานสามารถเลือกหัวหน้าส่วนงานที่ต้องการยื่นคำร้อง และกดยืนยัน
5 เมื่อเลือกหัวหน้าส่วนงานหรือผู้บังคับบัญชาเรียบร้อยแล้ว กลับสู่หน้าหลักเพื่อสร้างเอกสาร โดยเลือกที่เมนู “สร้างทะเบียนหนังสือ” คลิกปุ่ม “สร้างเอกสาร” จะเห็นหน้าจอตามภาพด้านล่าง กรอกข้อมูลให้ถูกต้องและครบถ้วน แล้วกดปุ่มบันทึก พนักงานสามารถกรอก เรื่อง, ประเภทเอกสาร, ชั้นความเร็ว (ปกติ/ด่วน/ด่วนมาก/ด่วนที่สุด), ชั้นความลับ (ปกติ/ลับ/ลับมาก/ลับที่สุด), อีเมล, การแนบไฟล์เอกสารเพิ่มเติม, หนังสือเวียน, วัตถุประสงค์ หนังสือเวียน (รจญ. ทุกท่าน/ฝ่ายทุกท่าน/ส่วนทุกท่าน), คำสั่งการเพิ่มเติม, ผู้รับ, วัตถุประสงค์, คำสั่งการ เพิ่มเติม และการโอนสร้างเอกสาร 4
6 พนักงานสามารถเลือกส่งเอกสารไปยังพนักงานคนอื่นๆ ได้ โดยคลิกที่ไอคอน ไอคอนจะเปลี่ยนเป็นสีชมพู ตามภาพด้านล่าง พนักงานสามารถเลือกกลุ่มอีเมลได้ ในแถบหัวข้อ “อีเมล” สามารถส่งถึงคนอื่นได้มากกว่า 1 คน และถ้าต้องการยกเลิกอีเมลคลิกที่ไอคอน
7 พนักงานสามารถเลือกการส่งหนังสือเวียนได้ทั้ง 3 แบบ ได้แก่ รจญ.ทุกท่าน, ฝ่ายทุกท่าน และส่วนทุกท่าน พนักงานสามารถเลือกการส่งหนังสือเวียนทั้ง 3 แบบพร้อมกันได้ ในแถบหัวข้อ “ผู้รับ” สามารถส่งถึงคนอื่นได้มากกว่า 1 คน ในแถบหัวข้อ “ผู้รับ” สามารถเพิ่มผู้รับ, วัตถุประสงค์และคำสั่งการเพิ่มเติมได้ โดยคลิกที่ไอคอน
8 จะพบกล่องข้อความตามภาพด้านล่าง สามารถยกเลิกกล่องข้อความ โดยคลิกที่ไอคอน เมื่อกรอกข้อมูลถูกต้องครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม “บันทึก” ระบบจะแสดงหน้าจอให้อัปโหลด เอกสารพนักงานสามารถเลือกได้ว่าจะอัปโหลดเอกสาร หรืออัปโหลดเอกสารทีหลังได้
9 ให้คลิกปุ่ม “Browse” และเลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการอัปโหลดเข้าสู่ระบบ หลังจากอัปโหลดเอกสารเรียบร้อยแล้วให้เลือกปุ่ม “เพิ่ม” แล้วคลิกที่เอกสาร 1 ครั้ง และเลือก ตำแหน่งที่ต้องการที่จะให้ผู้บริหารเซ็นเอกสาร
10 ขั้นตอนการรับเอกสาร และ การลงนามเอกสารสำหรับผู้บังคับบัญชา หลังจากที่พนักงานส่งเอกสารไปหาผู้บังคับบัญชา ผู้บังคับบัญชาจะได้รับเอกสาร โดยผู้บังคับบัญชาต้อง Login เข้าสู่ระบบ จะเห็นหน้าหลักของเว็บไซต์ 5.1 5
11 เข้าไปที่เมนูหนังสือรอลงนาม เลือกเรื่องที่ต้องการลงนาม แล้วคลิกปุ่ม แสดงรายละเอียด ตามภาพด้านล่าง เมื่อคลิกปุ่ม แสดงรายละเอียด สามารถคลิกปุ่ม ดังนี้ 1. ลงนามเอกสาร 2. ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (CA) 3. ไม่อนุมัติเอกสาร
12 การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (กรอกรหัส CA) กรอกรหัส CA เพื่อยืนยันตัวตน กรอกรายละเอียดข้อสั่งการ หมายเหตุ : การลงลายมือชื่อแบบ CA ระบบจะทำการดึงลายมือชื่อที่มีอยู่ในระบบอยู่แล้ว ลงใน ตำแหน่งลายมือชื่อ 5.2
13 การลงนามเอกสาร ลงนาม (ลายเซ็น) กรอก PIN เพื่อยืนยันตัวตน กรอกรายละเอียดข้อสั่งการ 5.3
14 การไม่อนุมัติเอกสาร เมื่อคลิกที่ปุ่มไม่อนุมัติเอกสาร จะพบรายการนี้ในเมนู หนังสือที่ไม่อนุมัติ คลิกปุ่ม ไม่อนุมัติเอกสาร ใส่รายละเอียดที่ไม่อนุมัติ หลังจากที่กดบันทึก หนังสือที่ไม่อนุมัติจะถูกย้ายไปที่เมนู หนังสือที่ไม่อนุมัติ 5.4 ภภ 4
15 ผู้บังคับบัญชาสามารถแก้ไขข้อมูลส่วนตัวได้(เลือกตำแหน่งที่ตัวเองดูแล, เบอร์โทรศัพท์ และลายเซ็น) โดยคลิกที่แถบเมนูตามภาพด้านล่าง ผู้บังคับบัญชาสามารถมอบหมายรักษาการชั่วคราวได้โดยคลิกที่แถบเมนูตามภาพด้านล่าง
16 เมื่อคลิกเมนู “หนังสือรับเข้า” จะแสดงรายละเอียดของหนังสือรับเข้าทั้งหมด หนังสือรับเข้าจะเป็นหนังสือที่ส่งมาจากหน่วยงานอื่น เราสามารถรับเอกสาร หรือตีกลับเอกสารได้ 6.1 คลิกปุ่ม รายละเอียด เพื่อเข้าไปดูรายละเอียดเอกสาร ถ้าหากเอกสารถูกต้อง สามารถคลิกปุ่ม “รับเอกสาร” ถ้าหากเอกสารไม่ถูกต้อง สามารถคลิกปุ่ม “ตีกลับ” รายละเอียดตามภาพด้านล่าง 6
17 6.2 คลิกปุ่ม เอกสารแนบ เพื่อดูรายละเอียดเอกสารที่แนบมา
18 เมื่อคลิกเมนู “รายการส่งหนังสือ” จะแสดงรายละเอียดรายการหนังสือที่ส่งออก ทั้งหมด สามารถดูรายละเอียดเอกสารในรูปแบบ PDF ได้รายละเอียดดังภาพ สามารถดึงกลับเอกสารได้ รายละเอียดดังภาพ สามารถดูรายละเอียดการส่งต่อเอกสารได้ รายละเอียดดังภาพ 7
19 สามารถแก้ไขรายละเอียดของเอกสารได้ รายละเอียดดังภาพ สามารถปิดรายละเอียดของเอกสารได้ รายละเอียดดังภาพ เมื่อคลิกเมนู “หนังสือที่ไม่อนุมัติ” จะแสดงรายละเอียดรายการหนังสือที่ไม่อนุมัติจาก หัวหน้าส่วนงาน อาจจะเกิดจาก สะกดผิด หรือ เนื้อหาในเอกสารไม่ถูกต้อง 8
20 สามารถย้ายเอกสารไปที่เมนูสร้างทะเบียนหนังสือได้ เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด เช่น ลายเซ็นไม่มีในเอกสาร หรืออาจะมีเนื้อหาของเอกสารผิดพลาด เป็นต้น รายละเอียดดดังภาพ สามารถดูรายละเอียดเอกสารในรูปแบบไฟล์ PDF ได้รายละเอียดดดังภาพ
21 เมื่อคลิกเมนู “หนังสือตีกลับ” จะแสดงรายละเอียดรายการหนังสือตีกลับที่ส่งออก ไปให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สามารถดูรายละเอียดของเอกสารที่ตีกลับได้ และกดรับทราบการตีกลับของเอกสาร เพื่อดำเนินการต่อไป รายละเอียดดดังภาพ สามารถดูรายละเอียดเอกสารในรูปแบบ PDF ได้ รายละเอียดดดังภาพ 9
22 เมื่อคลิกเมนู “ค้นหาหนังสือ” จะแสดงหน้าจอให้กรอกรายละเอียดเพื่อค้นหา หนังสือ และสามารถค้นหาแบบระบุวันที่ ได้ด้วย รายละเอียดดดังภาพ เมื่อคลิกเมนู “Template เอกสาร” จะแสดงรายละเอียดของ Template ของ หนังสือต่าง ๆ สามารถเข้าไปดาวน์โหลด Template ของหนังสือต่าง ๆ ได้ 10 11
23 เมื่อคลิกเมนู “สิทธิ์ผู้ใช้งาน E-DOC” จะแสดงรายละเอียดของพนักงานที่เลือกหัวหน้า หัวหน้าสามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งานให้พนักงานได้ ว่าจะให้พนักงานสามารถทำอะไรได้บ้าง เมื่อคลิกเมนู “จัดกลุ่มอีเมล” จะแสดงรายละเอียดของการจัดกลุ่มอีเมลทั้งหมด 12 13 ภ 4
24 ถ้าคลิกไอคอน จะแสดงหน้าจอตามภาพด้านล่าง ถ้าคลิกไอคอน จะแสดงหน้าจอตามภาพด้านล่าง ถ้าคลิกไอคอน จะแสดงหน้าจอตามภาพด้านล่าง
25 สามารถคลิกปุ่ม เพื่อเพิ่มการจัดกลุ่มอีเมล จะแสดงหน้าจอตามภาพด้านล่าง
26