05_CURS_mngmt_riscuri_comunicare

Managementul riscurilor în
proiecte

1

Concepte cheie

RISC – eveniment sau condiţie incertă, care, dacă apare, are un
efect pozitiv sau negativ asupra unuia sau mai multor obiective ale
proiectului (conţinut, progra de execuţie, cost, calitate)

Managementul riscurilor - o teorie sistematică privind acceptarea
ideii de risc şi soluţionarea problemelor generate de acesta

PROBABILITATEA - o estimare a faptului ca un eveniment se va
produce sau nu, de regulă exprimată procentual

CONSECINŢA - o estimare a impactului pozitiv sau negativ a
producerii unui eveniment (se exprimă de regula în timp sau bani,
sau ambele)

TOLERANŢA LA RISC – capacitatea unei organizatii de a exploata
oportunitatile si de a accepta provocarile (ameninţările);

2

Categorii de riscuri

3

Identificarea riscurilor

- se face la început în procesul de planificare, dar Atentie! este un
proces continuu pe toata durata de viaţă a proiectului
- trebuie documentate şi luate în considerare la realizarea Planului
de proiect
Instrumentele de identificare a riscurilor sunt selectate de către
Manager in funcţie de specificul proiectului

4

Identificarea riscurilor – instrumente şi tehnici

 analiza documentaţiei de proiect
 tehnici de colectare a informaţiilor

 Brainstoriming
 Tehnica Delphi
 Inrevievarea
 Analiza cauzelor primare
 analiza ipotezelor
 tehnici de reprezentare prin diagrame
 analiza SWOT
 expertizarea

5

Identificarea riscurilor – instrumente şi tehnici

Tehnici de reprezentare prin diagrame

Diagrama cauză-efect - Ishikawa

Diagrame de influenţă

6

Management Tools: Diagrama Ishikawa

Rezolvarea problemelor aparute in activitatea unei echipe este deseori o provocare, mai
ales daca opiniile membrilor sunt diferite privind cauza reala a problemei – diferite si
totusi identificate corect. Una din metodele de analiza a problemelor complexe care par
a avea mai multe cauze interdependente este diagrama Ishikawa.
DENUMIRI
• diagrama Ishikawa (a fost dezvoltata in 1943 de Kaoru Ishikawa, consultant japonez);
• diagrama cauza-efect (ilustreaza cauzele principale si secundare ale unui anumit efect);
• os de peste (seamana cu scheletul unui peste).

7

SCOP
• ilustrarea grafica a legaturii dintre un rezultat si factorii ce au dus la aparitia acestuia;
• imagine de ansamblu a cauzelor potentiale ce au dus la o anumta problema sau efect.

ETAPE
- Definire problema – sub forma unei intrebari “DE CE..?”(de ex. “de ce sunt atat de multe
reclamatii la produsul X?”) – noteaza problema in ,,capul” pestelui. Este important ca toti
membrii grupului sa agreeze formularea problemei.
- Construire “schelet” - Identificati cauzele potentiale si grupati-le in categorii principale -
nu mai mult de 6 (exemplu: echipamente, proceduri, personal, management ). Fiecare
dintre aceste categorii majore va fi explorata in detaliu. Subcauzele identificate sunt
pozitionate pe “oasele” principale Pentru fiecare , continuati sa va intrebati “de ce s-a
intamplat acest lucru?”
- Analiza informatiilor - evalueaza fiecare cauza majora si potentialele cauze detaliate
asociate cu aceasta. Marcheaza (eventual cu culoare distincta) elementele cele mai
promitatoare in acest sens, pentru investigarea ulterioara.
- Plan de actiune - creaza un plan de actiuni pentru rezolvarea cauzei incercuite. Retine ca
pot fi mai multe cauze potentiale care interactioneaza in crearea problemei. Planul de
actiune trebuie sa ia in considerare aceste interdependente.

8

9

AVANTAJE
Ajuta la identificarea cauzelor de baza si a relatiilor dintre cauza si efect
Stimuleaza participarea grupului in rezolvarea problemelor
Arata clar ce poate fi schimbat
Participantii inteleg mai bine procesele /activitatile si interdependentele dintre ele

10

Exemplu>

http://www.deklausen.ro/articol.aspx?aid=54&cid=2

11

12

http://www.leanblog.ro/wp/instrumente-lean/instrumente-
lean/instrumente-de-analiza/diagrama-cauza-efect/

13

Identificarea riscurilor – ieşiri

Registrul riscurilor lista riscurilor identificate
+ lista răspunsurilor potenţiale

Nr. Descriere risc Probabilitate Impact Răspunsuri

potenţiale

1

2

Analiza cantitativă a riscurilor
calitativiă

14

Analiza calitativă a riscurilor

Evaluarea probabilităţii şi impactului

 Cu ajutorul acestei metode este evaluat impactul fiecarui risc identificat in
vederea prioritizarii

 Impactul riscului este identificat cu ajutorul probabilitatilor si consecintelor
 Pentru fiecare proiect este necesara crearea unei scale cu punctaje/scoruri pe

baza carora se calculeaza impactul riscurilor asupra proiectului

Matricea probabilităţii şi impactului IMPACT

RISC

Minor Mediu Major
mediu
PROBABILITATE 90-99% mare inacceptabil

70-80% mic mediu inacceptabil
50-60% mic mediu mediu
30-40%
10-20%

15

Analiza cantitativă a riscurilor - – instrumente şi tehnici

Analiza de senzitivitate - ne spune care este riscul cel mai posibil
să se producă şi ce se va intâmpla dacă acesta se va produce

Analiza valorii monetare prognozate (arborele de decizie) -
pleacă de la estimarea fiecărui risc si a beneficiilor/pierderilor ce
se pot înregistra ca urmare a producerii anumitor evenimente

Modelarea şi Simularea riscului - Metoda Monte Carlo – are la
baza crearea a trei scenarii pentru toate datele proiectului:
durata, volum de activităţi, productivitate, calendare de termene,
costuri

16

Analiza cantitativă a riscurilor - scenarii

 Optimist
 Moderat
 Pesimist

Se recomanda ca in SCENARIUL OPTIMIST sa fie incluse riscurile cu
probabilitate mare de aparitie (manifestare) apropiate ca valoare
de 1 sau 100% deoarece cu cât valoarea probabilităţii se apropie
de 1/100% cu atât riscul este cunoscut/identificat şi poate fi
soluţionat.

Pentru SCENARIUL MODERAT probabilitatea trebuie să aibă o
valoare mai mare de 50% sau 0,5.

Pentru SCENARIUL PESIMIST se iau in considerare toate riscurile

selectate indiferent de probabilitate 17

Planificarea răspunsului la riscuri

- Proces de elaborare a opţiunilor şi acţiunilor în vederea extinderii
oportunităţilor şi reducerii ameninţărilor la nivelul obiectivelor proiectului.
- Acest plan trebuie să includă activităţile pentru managementul riscului,
persoanele alocate, datele de incheiere şi datele periodice de monitorizare
a evolutiei.

Strategii pentru riscurile negative sau ameninţări

 evitarea
 transferul
 diminuarea
 Acceptarea.

Strategii pentru riscurile pozitive sau oportunităţi 18

 exploatarea
 intensificarea
 partajarea
 acceptare

Importanţa managemntul riscurilor pentru proiectele IT

19

Comunicarea în proiect

• Cel mai important rol în comunicarea în cadrul
echipei - managerul de proiect

• Primeşte şi realizează/trimite rapoarte, e-mail-
uri, apeluri telefonice, ţinând astfel echipa
proiectului la curent cu privire la stadiul
proiectului

• Organizează şedinţe periodice cu membrii
echipei

20

Manager de proiect

Managerii de proiect:
 Au contacte cu multe persoane, atât din interiorul, cât şi

din exteriorul organizaţiei;
 Oferă indicaţii şi sfaturi membrilor echipei
 Acţionează ca intermediari între membrii echipei din

diferite grupuri funcţionale
 Au rol de legătură în cadrul structurii organizaţionale

Succesul se bazează pe:

 Expertiză şi experienţă
 Competenţe în relaţiile interpersonale

=> COMUNICARE !!

21

Managementul comunicării în cadrul proiectului

• Planificarea managementului comunicării – pe baza
nevoilor şi cerinţelor de informare a părţilor
interesate şi pe baza mijloacelor disponibile a
organizaţiei

• Managementul comunicării – proces de crearea,
colectare, diseminare, stocare, căutarte şi găsire,
punere la dispoziţie a informaţiilor proiectului

• Controlul comunicării

22

Activităţi de comunicare
• Internă şi externă
• Formală şi informală
• Verticală şi orizontală
• Oficială şi neoficială
• Scrisă, orală şi non-verbală

23

Managementul comunicării în cadrul proiectului - şedinţe

Cel mai important instrument utilizat pentru comunicarea în
cadrul echipei: şedinţele

În cadrul acestor şedinţe se realizează:
 analiza stadiului activităţilor faţă de planificarea
existentă;
 evaluarea rezultatelor activităţilor;
 evaluarea jaloanelor;
 adoptarea deciziilor cu privire la eventuale
adaptări/modificări ale planificării iniţiale, pentru
întreg proiectul sau pentru una sau mai multe
activităţi.

24

Şedinţe eficiente
Pentru îmbunătăţirea comunicării în cadrul şedinţelor:

 Stabiliţi clar motivul
 Alegeţi persoanele potrivite pentru a participa
 Realizaţi şi trimiteţi din timp agenda
 Comunicaţi scopul, locul şi ora şedinţei
 Începeţi şi finalizaţi şedinţa conform planificării,

respectând astfel programul celorlalţi
 Respectaţi agenda şedinţei, minimizând

întreruperile
 Faceţi şedinţa cât mai “vizuală”: flip chart, tablă,

videoproiector
 Realizaţi rezumate ale şedintelor şi distribuiţi-le

participanţilor în maxim 24 de ore

25