BUKU GARISPANDUAN EKSA JBPM NEGERI MELAKA

GARIS PANDUAN

EKSA

Ekosistem Kondusif Sektor Awam

JABATAN BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA
NEGERI MELAKA

KEMASKINI : JULAI 2020

ISI KANDUNGAN

1. Dasar EKSA
2. Visi & Misi
3. Objektif EKSA
4. Slogan & Logo EKSA
5. Carta Organisasi EKSA

 Carta Organisasi Jawatankuasa Induk EKSA
 Peranan Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Induk
6. Bab 1 : Tujuan EKSA
7. Bab 2 : Pengenalan EKSA
8. Bab 3 : Faedah Pelaksanaan EKSA
9. Bab 4 : Pelaksanaan EKSA
10.Bab 5 : Audit Dalam EKSA
11. Penutup

2

Dasar EKSA

JABATAN BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA
NEGERI MELAKA

Amalan EKSA dilaksanakan melalui
budaya kerja berpasukan dan

berinovatif serta melestarikan teknologi
hijau, sebagai Transformasi Ke Arah
Persekitaran Kondusif, Pemangkin
Produktiviti.

………………………………………….....................................................

PPjB MOHAMAD ZIN BIN SALLEH

PENGARAH
JABATAN BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA

NEGERI MELAKA

Tarikh:
03 APRIL 2019 (RABU)

3

Visi & Misi EKSA

JBPM NEGERI MELAKA

VISI

Penyampaian perkhidmatan yang cemerlang
melalui persekitaran kerja yang kondusif.

MISI

Mewujudkan suasana kerja yang kondusif dan ceria
untuk keselesaan warga dan pelanggan.
Meningkatkan disiplin kerja yang cemerlang dan
berterusan di kalangan warga JBPM Negeri Melaka.

4

Objektif EKSA

JBPM NEGERI MELAKA

 Meningkatkan imej korporat.
 Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi.
 Menggalakkan aktiviti Pembudayaan Amalan

Hijau.
 Mewujudkan persekitaran yang kondusif.
 Meningkatkan motivasi dan disiplin.
 Memupuk semangat berpasukan.
 Memupuk sikap bertanggungjawab.
 Amalan penambahbaikan berterusan.

5

Slogan & Logo EKSA

JBPM NEGERI MELAKA

“PERSEKITARAN KONDUSIF, PEMANGKIN
PRODUKTIVITI”

Justifikasi Logo EKSA JBPM Negeri Melaka:
 Bentuk bulat bermotif alat kerja teknikal dipilih
bagi menggambarkan semangat kerjasama
semua Bahagian/Unit di bawah JBPM Negeri
Melaka dalam menghasilkan output yang
lebih kreatif dan berinovasi yang dalam
melaksanakan EKSA.

 Empat bulat yang membentuk bulatan
mewakili empat peringkat yang perlu
dilengkapkan bagi memastikan pelaksanaan
EKSA di JBPM negeri Melaka berjaya.

 Warna-warna yang dipilih terdiri dari warna
Biru, Merah, Kuning dan Putih yang juga warna
Jalur Gemilang dengan tambahan warna
hijau bagi mewakili konsep ‘go green’ dalam
pelaksanaan EKSA JBPM Negeri Melaka.

6

YS Pengarah ( Penasihat )
Timbalan Pengarah ( Pengerusi )
Ketua Peg. Latihan (Fasilitator) Pen. Pgrh. Bhg. Latihan (Penyelaras) Bhg. Pengurusan (Setiausaha)

7

Pen. Pgrh. Bhg. Operasi (JK Latihan) Pen. Pgrh. Bhg. Keselamatan Kebakaran (JK Promosi) Pen. Pgrh. Bhg. Penyiasatan Kebakaran (JK Audit )

Zon Meranti Zon Gaharu Zon Jati Zon Keruing Zon Tunjuk Langit Zon Belian Zon Cendana Zon Sinai
Bhg. Operasi Bhg. Pengurusan / Bhg. Kejuruteraan Zon Melaka 1 Zon Melaka 2 BBP Bkt Katil
Bhg. Kewangan Bhg. Keselamatan
Latihan

Zon Tualang Zon Rhu Zon Melaka Zon Merbau Zon Cengal Zon Beringin Zon Kulim Zon Mahogani Zon Saga
BBP Ayer Keroh BBP Merlimau
BBP Melaka Tengah BBP Alor Gajah BBP Masjid Tanah BBP Tangga Batu BBP Jasin Bestari BBP Jasin BBP Padang Temu

Jawatankuasa Zon EKSA

JABATAN BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA
NEGERI MELAKA

FASILITATOR

KETUA ZON

SETIAUSAHA

AHLI JAWATANKUASA AHLI JAWATANKUASA AHLI JAWATANKUASA
LATIHAN PROMOSI AUDIT

ZON EKSA JBPM MELAKA

ZON BAHAGIAN / PEJABAT ZON / BALAI

MERANTI BAHAGIAN OPERASI KEBOMBAAN
GAHARU BAHAGIAN LATIHAN & PENGURUSAN
PEJABAT PENGARAH, TIMBALAN PENGARAH, BAHAGIAN
JATI PENYIASATAN KEBAKARAN & PEJ. KEWANGAN
BAHAGIAN KESELAMATAN KEBAKARAN
KERUING
TUNJUK LANGIT BAHAGIAN KEJURUTERAAN
PEJABAT ZON 1 MELAKA
BELIAN PEJABAT ZON 2 MELAKA
CENDANA
TUALANG BALAI BOMBA DAN PENYELAMAT MELAKA TENGAH
BALAI BOMBA DAN PENYELAMAT BUKIT KATIL
SINAI BALAI BOMBA DAN PENYELAMAT AYER KEROH
MELAKA BALAI BOMBA DAN PENYELAMAT ALOR GAJAH

RHU BALAI BOMBA DAN PENYELAMAT MASJID TANAH
MERBAU BALAI BOMBA DAN PENYELAMAT TANGGA BATU
CENGAL
BALAI BOMBA DAN PENYELAMAT MERLIMAU
KULIM BALAI BOMBA DAN PENYELAMAT JASIN BESTARI
BERINGIN
MAHOGANI BALAI BOMBA DAN PENYELAMAT JASIN
BALAI BOMBA DAN PENYELAMAT PADANG TEMU
SAGA

8

Peranan Dan Tanggungjawab

Jawatankuasa Induk EKSA

Penasihat / Pengerusi Jawatankuasa Induk EKSA

 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;
 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;
 Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan;
 Menetukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan;
 Melantik penyelaras, ketua jawtankuasa kecil dan fasilitator;
 Menetapakan sistem pengiktirafan/penghargaan;
 Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan
 Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.

Penyelaras EKSA

 Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa pelaksanaan EKSA;
 Menyelaras program EKSA;
 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;
 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan
 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.

Setiausaha EKSA

 Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan EKSA;
 Membantu penyelars bagi pengurusan aktiviti promosi, ltihan dan audit.

9

Peranan Dan Tanggungjawab

Jawatankuasa Induk EKSA

Jawatankuasa Promosi

 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA;
 Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran

penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA;
 Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan;

dan
 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA

dikalangan warga jabatan/agensi.

Jawatankuasa Audit

 Menyediakan kriteria audit dalam EKSA;
 Menetukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA;
 Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA; dan
 Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut

keperluan.

Jawatankuasa Latihan

 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya
EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi;

 Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa
bagi mengkukuhkan aktiviti EKSA; dan

 Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA
secukupnya.

10

Peranan Dan Tanggungjawab

Jawatankuasa Induk EKSA

Fasilitator Zon

 Memberikan latihan dan panduan kepada ketu zon dan ahli;
 Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang

disediakan
 Menentukan pembahagian zon;
 Menjadi pengantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara

pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan
 Menyelaras dan memantau aktiviti.

Ketua Zon

 Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan;
 Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA;
 Merancang aktiviti kumpulan;
 Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada

fasilitator; dan
 Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli.

Ahli-ahli

 Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA;
 Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;
 Bekerjasama dalam kumpulan; dan
 Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan

pelaksanaan EKSA.

11

BAB 1 – TUJUAN

Buku panduan ini dihasilkan untuk membantu seluruh warga Jabatan Bomba
Dan Penyelamat Malaysia Negeri Melaka dalam menyokong usaha
pelaksanaan EKSA untuk mewujudkan persekitaran kerja kondusif yang berimej
korporat, kreatif dan berinovasi dengan penerapan Amalan Hijau dapat
dilaksanakan sebagaimana hasrat YAS Ketua Pengarah Jabatan Bomba Dan
Penyelamat Malaysia. Panduan ini memperjelaskan konsep EKSA, elemen-
elemen baharu yang diperkenalkan, tindakan yang perlu diambil pada setiap
peringkat pelaksanaan, kaedah pengauditan yang diguna pakai, kelayakan
serta syarat-syarat yang perlu dipatuhi untuk mendapatkan pensijilan.

BAB 2 – PENGENALAN EKSA

Pelbagai usaha telah dilakukan bagi mempertingkatkan kualiti penyampaian
perkhidmatan kerajaan termasuklah Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001, Piagam Pelanggan, Kumpulan Inovatif dan
Kreatif dan sebagainya. Seiring dengan usaha-usaha ke arah transformasi
perkhidmatan awam, pemantapan pengurusan persekitaran tempat kerja
kearah meningkatkan imej dan profesionalisme organisasi perlu dilaksanakan.
EKSA yang telah diperkenalkan mulai Januari 2014 adalah penjenamaan semula
Amalan 5S Sektor Awam merupakan salah satu inisiatif ke arah peningkatan
kualiti penyampaian perkhidmatan kerajaan. Langkah penjenamaan semula ini
sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa yang sentiasa
menekankan peningkatan prestasi dan daya saing organisasi di samping
menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan
jabatan/agensi sektor awam.

12

Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA adalah berteraskan Amalan 5S
(Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal) dan ditambah baik dengan
penambahan beberapa elemen-elemen baharu iaitu:

 Imej Korporat;
 Kreativiti dan Inovasi;
 Amalan Hijau;
 Persekitaran Kondusif; dan
 Kepelbagaian Agensi

BAB 3 – FAEDAH PELAKSANAAN EKSA

Antara faedah pelaksanaan EKSA adalah seperti berikut:

a) Peningkatan Produktiviti
Pelaksanaan EKSA membantu meningkatkan produktiviti di mana
dokumen/bahan dapat dikesan dengan mudah dan cepat. Apabila masa
untuk mengesan dokumen/bahan dapat dikurangkan, bilangan
dokumen/bahan yang diproses dapat dipertingkatkan. Hasilnya lebih
banyak tugasan dan urusan dapat dilakukan dalam masa yang sama.

b) Peningkatan Tahap Pengurusan Penyelenggaraan
Dalam pelaksanaan EKSA, semua peralatan/mesin perlu diselenggara
dengan baik, diletakkan di tempat yang ditetapkan dan sentiasa
memastikan ia bersih daripada habuk dan kekotoran. Justeru itu, kos
penyelenggaraan dan kerosakan dapat dikurangkan. Peralatan/mesin yang
diselenggara dan disusun dengan baik mampu meningkatkan tahap
keselamatan pekerja.

13

c) Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kepada Pelanggan

Pelaksanaan EKSA memastikan urusan di tempat kerja dapat dilaksanakan
dengan lebih terurus, mudah, pantas dan selamat. Pelanggan akan merasa
puas hati apabila diberi layanan yang mesra dan cepat bagi menyelesaikan
urusan dengan lancar. Perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan
luar khasnya melalui kaunter juga akan dapat disampaikan dengan lebih
cekap dan berkesan.

d) Suasana Tempat Kerja

Pelaksanaan EKSA akan dapat mewujudkan suasana persekitaran tempat
kerja yang bersih, kemas, ceria dan selamat. EKSA mengharuskan organisasi
menyusun dokumen dan peralatan dengan kemas dan tersusun. Selain itu,
ruang tempat kerja dapat digunakan secara optimum dan memperlihatkan
imej korporat. Ini dapat meningkatkan imej organisasi di mata pelanggan.

e) Suasana Tempat Kerja

Pelaksanaan EKSA akan dapat mewujudkan suasana persekitaran tempat
kerja yang bersih, kemas, ceria dan selamat. EKSA mengharuskan organisasi
menyusun dokumen dan peralatan dengan kemas dan tersusun. Selain itu,
ruang tempat kerja dapat digunakan secara optimum dan memperlihatkan
imej korporat. Ini dapat meningkatkan imej organisasi di mata pelanggan.

f) Penjimatan Kos
Pelaksanaan EKSA menitikberatkan kaedah penyusunan barangan mengikut
kriteria tertentu. Bagi barangan yang mempunyai tarikh luput, ia disusun
mengikut kaedah “Masuk Dahulu, Keluar Dahulu” (First In, First Out- FIFO).
Kaedah ini akan memudahkan pekerja mengenalpasti dan menggunakan
barang yang mempunyai tarikh luput yang lebih awal bagi mengelakkan
pembaziran akibat pelupusan barangan yang tamat tempoh.

14

g) Peningkatan Kreativiti dan Inovasi

Aktiviti menyusun barangan/bahan yang digunakan di pejabat akan
menggalakkan kreativiti dan inovasi dalam kalangan pekerja. Cara
penyusunan yang kemas, teratur dan mudah diambil dengan cepat apabila
diperlukan akan menggalakkan pekerja berfikir secara kreatif bagi
menghasilkan idea menyusun dan menyimpan secara inovatif.

h) Peningkatan Tahap Keselamatan
Pelaksanaan EKSA akan meningkatkan tahap keselamatan persekitaran
pejabat dan keselamatan dokumen/bahan. Penyusunan dokumen/ bahan
ditempatnya dengan teratur dan berlabel dapat mengelakkan berlakunya
kemalangan di tempat kerja.

i) Peningkatan Semangat Kerja Sepasukan
Pelaksanaan EKSA akan mewujudkan semangat kerjasama berpasukan
dalam kalangan pekerja. Pelaksanaan ini hanya akan berjaya dengan
penglibatan semua warga organisasi dalam melaksanakan setiap aktiviti
secara berterusan. Ia akan mewujudkan satu budaya kerja berpasukan
yang mantap dalam organisasi.

15

BAB 4 – PELAKSANAAN EKSA

Pelaksanaan EKSA di JBPM Negeri Melaka melibatkan perancangan yang rapi,
pemantauan, penambahbaikan dan sentiasa amal yang berterusan. Kejayaan
amalan ini adalah bergantung kepada penglibatan Pihak Pengurusan Atasan
sebagai pendorong serta kerjasama dan komitmen semua warga organisasi.
Pelaksanaan EKSA perlu melalui peringkat-peringkat seperti berikut:

1. Peringkat Pertama
Peringkat ini memerlukan JBPM Negeri Melaka melakukan aktiviti-aktiviti seperti
berikut:
a) Menubuh Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA.
b) Menyediakan carta perbatuan EKSA.
c) Menyenarai peranan dan fungsi jawatankuasa.
d) Mendapatkan sepenuhnya komitmen daripada Pihak Pengurusan Atasan
e) terhadap pelaksanaan EKSA.

2. Peringkat Kedua
Peringkat ini memerlukan JBPM Negeri Melaka melakukan aktiviti-aktiviti seperti
berikut:
a) Mempromosikan EKSA melalui poster, bunting dan sebagainya.
b) Menghebahkan carta pelaksanaan EKSA, pelan kawasan dan senarai
tugas
c) serta tanggungjawab.
d) Menerangkan objektif EKSA kepada pegawai dan kakitangan.
e) Mewujudkan kumpulan EKSA mengikut zon masing-masing.

16

3. Peringkat Ketiga
Peringkat ini memerlukan JBPM Negeri Melaka melakukan aktiviti-aktiviti seperti
berikut:
a) Menyediakan latihan.
b) Melaksanakan gotong-royong.
c) Mengenalpasti barang/dokumen yang tidak sesuai untuk digunakan lagi.
d) Menyediakan jadual pembuangan dan pembersihan.
e) Memastikan barang/dokumen yang telah disisih, sapu kemudiannya
disusun
f) dengan kemas dan teratur.
g) Melabelkan barang/dokumen mengikut nombor atau warna yang
h) bersesuaian.
i) Menetapkan susunan barang/dokumen yang bersesuaian mengikut
kaedah
j) yang menampakkan kekemasan dan keseragaman.
k) Menubuhkan pasukan audit dalam.
l) Menyediakan pelan tindakan audit dalaman.
m) Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan.

4. Peringkat Keempat
Peringkat ini memerlukan JBPM Negeri melaka melakukan aktiviti-aktiviti seperti
berikut:
a) Membuat pelancaran dan perasmian EKSA sebagai tanda mula dan
b) menyampaikan sokongan dan komitmen Pengurusan.
c) Memberi pengiktirafan EKSA secara berkala kepada zon terbaik, tempat
d) kerja terbaik dan sebagainya.
e) Mendapatkan pensijilan daripada MAMPU.

17

BAB 5 – AUDIT DALAM EKSA

Audit dalam EKSA perlu dilaksanakan secara kendiri oleh semua Bahagian/Unit
di bawah JBPM Negeri melaka. Audit dalam ini perlu dijadualkan secara berkala
bagi memastikan setiap Bahagian/Unit membuat penambahbaikan secara
berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan dengan jayanya.
Audit dalam hendaklah dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh
Jabatan/Agensi. Langkah yang terlibat adalah seperti berikut:

Langkah 1: Membentuk pasukan audit
 Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenalpasti, melatih dan melantik

juruaudit untuk melaksanakan aktiviti Audit Dalam EKSA.
 Jawatankuasa Pelaksana juga perlu menyediakan kriteria Audit Dalam EKSA

dan menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA.

Langkah 2: Latihan Audit EKSA
 Pasukan Audit Dalam hendaklah diberi latihan untuk memastikan

pengauditan EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.

Langkah 3: Mengaudit Prestasi EKSA
 Pasukan Audit Dalam EKSA akan menjalankan audit seperti yang dijadualkan

oleh Jawatankuasa Pelaksana.

Langkah 4: Mengumumkan Penemuan Audit
 Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan

penemuan audit kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA.
 Penemuan hendaklah dimaklumkan kepada Ketua dan semua warga

Jabatan/Agensi.
18

CONTOH AMALAN TERBAIK EKSA
19

20

21

22

23

24

PENUTUP

Buku Panduan EKSA ini diharapkan dapat memberi panduan kepada warga
JBPM Negeri Melaka dalam melaksanakan amalan-amalan baik yang
disarankan oleh EKSA. Warga JBPM Negeri Melaka juga haruslah menjadikan
EKSA sebagai panduan untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang
bersih, kemas dan selamat serta dapat meningkatkan produktiviti kerja serta
dapat memupuk semangat kerja berpasukan dan saling membantu. EKSA
hendaklah diterapkan agar menjadi sebahagian daripada budaya kerja
cemerlang dan terus menyumbang kepada peningkatan kualiti penyampaian
perkhidmatan dan peningkatan imej JBPM Negeri Melaka.

*Telah dikemaskini selepas mendapat sijil EKSA Cemerlang

BUKU INI DISEDIAKAN & DIKELUARKAN OLEH
URUSETIA INDUK EKSA JBPM NEGERI MELAKA

-JULAI 2020-

25

‘CEPAT DAN MESRA’

JABATAN BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA,
NEGERI MELAKA,

JALAN TUN HAMZAH, BUKIT KATIL,
75450 MELAKA

TEL: 06-2513100 FAX : 06-2311023
26