Administrasi Umum

Administrasi Umum pengelolaan Disusun Oleh : Luz Maria Brida Putri Susanti FASE F SMK (KELAS XI) Direktorat Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Riset dan Teknologi ADMINIST R A S I UMUM SMK NEGERI 4 SURABAYA 2023 Mana ej men Perkan to ra n dan Layanan Bisnis

i ADMINISTRASI UMUM FASE F DAFTAR ISI DAFTAR ISI...........................................................................................................................................i I. INFORMASI UMUM...............................................................................................................2 A. Identitas Modul .........................................................................................................................2 II. PETA KONSEP ........................................................................................................................2 III. ALUR DAN TUJUAN PEMBELAJARAN ............................................................................2 IV. PERSIAPAN PEMBELAJARAN ...........................................................................................3 A. Kompetensi Awal ......................................................................................................................5 B. Profil Pelajar Pancasila ............................................................................................................5 C. Sarana Prasarana......................................................................................................................5 D. Target Peserta Didik.................................................................................................................6 E. Model Pembelajaran.................................................................................................................6 V. KOMPONEN INTI...................................................................................................................6 A. Tujuan Kegiatan Pembelajaran ..............................................................................................6 B. Pemahaman Bermakna ............................................................................................................6 C. Pertanyaan Pemantik ...............................................................................................................7 D. Kegiatan Pembelajaran............................................................................................................7 VI. PENILAIAN PEMBELAJARAN (ASSESMEN).................................................................14 A. Bentuk Asesmen......................................................................................................................14 B. Jenis Asesmen..........................................................................................................................15 VII. PENGAYAAN DAN REMEDIAL ........................................................................................20 A. Pengayaan................................................................................................................................20 B. Remedial ..................................................................................................................................20 VIII. REFLEKSI..............................................................................................................................21 A. Refleksi Guru ..........................................................................................................................21 B. Refleksi Peserta Didik.............................................................................................................21 IX. LAMPIRAN.............................................................................................................................22 X. LEMBAR PENILAIAN..........................................................................................................41 A. Teknik Penilaian .....................................................................................................................41 B. Lembar Penilaian Pilihan Ganda ..........................................................................................41 C. Lembar Penilaian Kelompok .................................................................................................41 D. Lembar Penilaian Individu ....................................................................................................42 E. Kriteria Penilaian....................................................................................................................42 XI. GLOSARIUM .........................................................................................................................43 XII. DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................................43

2 ADMINISTRASI UMUM FASE F I. INFORMASI UMUM A. Identitas Modul Satuan pendidikan : SMK NEGERI 4 SURABAYA Bidang keahlian : Administrasi Umum Program keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Mata pelajaran : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Kelas : XI Fase : F Guru/ fasilitator : Nurhajati, S.E Luz Maria Brida Putri Susanti Tahun Pelajaran : 2022/2023 Alokasi Waktu : 6JP II. PETA KONSEP III. ALUR DAN TUJUAN PEMBELAJARAN Elemen/ Unit Kompetensi Capaian Pembelajaran Tujuan Pembelajaran Profil Pelajar Pancasila Materi Strategi Pembelajaran Jam Pengelolaan Administrasi Umum Pada akhir fase F, peserta didik mampu memahami pengelolaan Administrasi Umum mulai dari melaksanakan Korespondensi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, Memahami Korespondensi Bahasa Indonesia Menerapkan tata cara pembuatan Surat Bahasa Indonesia Memahami Korespondesi Bahasa Inggris Beriman kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berahklak mulia Berkebhinek aan Global Bergotongroyong Mandiri Koresponden si Bahasa Indonesia Tata cara pembuatan Surat Bahasa Indonesia Koresponden si Bahasa Inggris Tanya jawab Diskusi Observasi Demonstrasi Praktek Korespondensi Bahasa Indonesia Surat Pribadi Surat Dinas Surat Niaga/ Bisnis Korespondensi Bahasa Inggris

3 ADMINISTRASI UMUM FASE F Elemen/ Unit Kompetensi Capaian Pembelajaran Tujuan Pembelajaran Profil Pelajar Pancasila Materi Strategi Pembelajaran Jam menerapkan penanganan surat (mail handling), memproses dokumen perjalanan dinas, akomodasi, dan transportasi perjalanan dinas (Business Traveling Aranggement), serta melakukan pengelolaan jadwal kegiatan pimpinan (daily agenda) Menerapkan tata cara pembuatan surat dalam bahasa inggris Memahami pengertian penanganan surat (mail handling) Menerapkan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar Memahami pengertian perjalanan dinas pimpinan Menerapkan prosedur pengelolaan dokumen perjalanan dinas pimpinan Memahami pengelolaan agenda kegiatan pimpinan (daily agenda) Menerapkan prosedur pengelolaan agenda kegiatan pimpinan (daily agenda) Bernalar Kritis Penanganan surat (mail handling) Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar Pengertian perjalanan dinas pimpinan Prosedur pengelolaan dokumen perjalanan dinas pimpinan Pengelolaan agenda kegiatan pimpinan (daily agenda) IV. PERSIAPAN PEMBELAJARAN N o. Materi Strategi Pembelajaran Tempat Alat bantu Waktu Asesmen Diagnostik Formatif Sumatif 1. Koresponde nsi Bahasa Indonesia Penugasan mencari informasi, contoh tentang Korespondensi Bahasa Indonesia dan membuat surat Ruang kelas Alat: Smartph one LCD Laptop ATK Bahan: Jaringan internet 2 JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik Peserta didik melakukan proses pembelajaran, guru menanyakan secara acak kepada peserta didik terhadapa Di akhir kompetensi/ tengah semester/ akhir semester melakukan tes secara holistic dengan tujuan menentukan peserta didik

4 ADMINISTRASI UMUM FASE F N o. Materi Strategi Pembelajaran Tempat Alat bantu Waktu Asesmen Diagnostik Formatif Sumatif Form pengama tan Daftar pertanya an lisan/ tulis pemahaman materi kompeten/ tidak dan mengetahui ketuntusan 2. Koresponde nsi Bahasa Inggris Penugasan mencari informasi, contoh tentang Korespondensi Bahasa Inggris dan membuat surat Ruang kelas 2 JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik Peserta didik melakukan proses pembelajaran, guru menanyakan secara acak kepada peserta didik terhadapa pemahaman materi Di akhir kompetensi/ tengah semester/ akhir semester melakukan tes secara holistic dengan tujuan menentukan peserta didik kompeten/ tidak dan mengetahui ketuntusan 3. Penanganan Surat (mail handling) Penugasan mencari informasi dan contoh tentang penanganan surat Ruang kelas 2 JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik Peserta didik melakukan proses pembelajaran, guru menanyakan secara acak kepada peserta didik terhadapa pemahaman materi Di akhir kompetensi/ tengah semester/ akhir semester melakukan tes secara holistic dengan tujuan menentukan peserta didik kompeten/ tidak dan mengetahui ketuntusan 4. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Penugasan Praktek mengatur Surat Masuk dan Surat Keluar Ruang kelas 2 JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik Peserta didik melakukan proses pembelajaran, guru menanyakan secara acak kepada peserta didik terhadapa pemahaman materi Di akhir kompetensi/ tengah semester/ akhir semester melakukan tes secara holistic dengan tujuan menentukan peserta didik kompeten/ tidak dan mengetahui ketuntusan 5. Perjalanan Dinas Pimpinan Penugasan mencari informasi, contoh tentang Perjalanan Dinas Pimpinan Ruang kelas 2 JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik Peserta didik melakukan proses pembelajaran, guru menanyakan secara acak kepada peserta didik Di akhir kompetensi/ tengah semester/ akhir semester melakukan tes secara holistic dengan tujuan menentukan

5 ADMINISTRASI UMUM FASE F N o. Materi Strategi Pembelajaran Tempat Alat bantu Waktu Asesmen Diagnostik Formatif Sumatif terhadapa pemahaman materi peserta didik kompeten/ tidak dan mengetahui ketuntusan 6. Dokumen Perjalanan Dinas Pimpinan Penugasan Praktek menangani Dokumen Dinas Pimpinan Ruang kelas 2 JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik Peserta didik melakukan proses pembelajaran, guru menanyakan secara acak kepada peserta didik terhadapa pemahaman materi Di akhir kompetensi/ tengah semester/ akhir semester melakukan tes secara holistic dengan tujuan menentukan peserta didik kompeten/ tidak dan mengetahui ketuntusan 7. Agenda Kegiatan Pimpinan Penugasan Praktek menangani Agenda Kegiatan Pimpinan (daily agenda) Ruang kelas 2 JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik Peserta didik melakukan proses pembelajaran, guru menanyakan secara acak kepada peserta didik terhadapa pemahaman materi Di akhir kompetensi/ tengah semester/ akhir semester melakukan tes secara holistic dengan tujuan menentukan peserta didik kompeten/ tidak dan mengetahui ketuntusan A. Kompetensi Awal Kemampuan awal yang dipersyaratkan untuk mempelajari modul ini peserta didik sudah memiliki kemampuan dasar tentang materi proses bisnis manajemen perkantoran dan layanan bisnis di dunia kerja. B. Profil Pelajar Pancasila Dimensi 1 : Beriman kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berahklak mulia Dimensi 2 : Berkebhinekaan Global Dimensi 3 : Bergotong-royong Dimensi 4 : Mandiri Dimensi 5 : Bernalar Kritis C. Sarana Prasarana 1. Sumber Belajar : Lingkungan belajar terdekat, Multimedia Interaktif, dan Internet 2. Alat/ Bahan : Laptop, Smartphone, Headset, LCD, ATK, Papan tulis, Power Point, Form Pengamatan, Daftar Pertanyaan Lisan/ tulis

6 ADMINISTRASI UMUM FASE F D. Target Peserta Didik Perangkat ajar ini dapat digunakan guru untuk mengajar di kelas XI (Sebelas) pada Program Keahlian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis, pada bidang keahlian SMK Bisnis dan Manajemen. 1. Peserta didik Reguler/ Tipikal : umum, tidak ada kesulitan dalam mencerna dan memahami materi ajar. 2. Peserta didik dengan pencapaian tinggi : mencerna dan memahami dengan cepat, mampu mencapai keterampilan berpikir aras tinggi (HOTS) E. Model Pembelajaran 1. Model Pembelajaran Project Based Learning (PJBL) 2. Metode pembelajaran Tanya jawab Diskusi Observasi Demonstrasi Praktek V. KOMPONEN INTI A. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1. Peserta didik mampu memahami korespondensi Bahasa Indonesia 2. Peserta didik mampu menerapkan tata cara pembuatan surat Bahasa Indonesia 3. Peserta didik mampu memahami korespondensi Bahasa inggris 4. Peserta didik mampu menerapkan tata cara pembuatan surat dalam Bahasa inggris B. Pemahaman Bermakna 1. Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi merupakan hal yang sangat penting. Komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara salah satunya adalah lewat surat. Surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis, maksud yang disampaikan melalui surat dapat berupa permintaan, pernyataan, pertimbangan, lamaran, penolakan, dan lain sebagainya. 2. Surat Dinas adalah surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga. Surat Dinas isinya diitunjukkan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. 3. Surat niaga secara sederhana dapat diartikan sebagai surat yang digunakan dalam kegiatan perniagaan. Surat Niaga ini adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan dalam kegiatan perniagaan. 4. Surat Bisnis berbahasa inggris adalah surat yang bergaya resmi bila dibandingkan dengan surat-surat lainnya.

7 ADMINISTRASI UMUM FASE F C. Pertanyaan Pemantik Mengapa Korespondensi penting dalam dunia bisnis? Apa peranan surat-menyurat dalam kehidupan seharihari? Surat apa yang sering kalian temui dalam kehidupan sehari-hari? D. Kegiatan Pembelajaran Pertemuan 1 dan 3 : 4JP x 45 Kegiatan Pendahuluan (40 menit) 1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka, memanjatkan Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berdoa untuk memulai pembelajaran 2. Memeriksa kehadiran peserta didik sebagai sikap disiplin 3. Menyiapkan sikap dan fisik siswa dalam mengawali kegiatan pembelajaran. 4. Mengaitkan materi/tema/kegiatan pembelajaran yang akan dilakukan dengan pengalaman siswa . 5. Mengaitkan/ mengingatkan kembali materi prasyarat dengan bertanya. 6. Mengajukan pertanyaan yang ada keterkaitannya dengan dengan pelajaran yang akan dilakukan. 7. Memberikan gambaran tentang manfaat mempelajari materi Korespondensi Bahasa Indonesia yang akan dipelajari dalam kehidupan sehari-hari. 8. Menyampaikan tujuan pembelajaran pada pertemuan yang berlangsung. 9. Memberitahukan materi pelajaran yang akan dibahas pada pertemuan yang berlangsung. 10. Memberitahukan asessmen yang akan ditugaskan berkaitan dengan materi yang akan dipelajari. 11. Guru melakukan Apersepsi dengan memberikan pertanyaan pemantik secara klasikal yang bersifat menuntun dan menggali kompetensi peserta didik tentang materi Korespondensi Bahasa Indonesia.

8 ADMINISTRASI UMUM FASE F Kegiatan Inti (120 menit) Menentukan pertanyaan mendasar 1. Peserta didik melihat, mengamati, membaca, dan menuliskannya kembali, mengenai pemaparan secara umum tentang korespondensi Bahasa Indonesia melalui media pembelajaran PPT (Mengamati) 2. Guru memberikan kesempatan untuk mengidentifikasi sebanyak mungkin hal yang belum dipahami, dimulai dari pertanyaan factual sampai ke pertanyaan yang bersifat kompleks. Dengan metode tanya jawab guru memberikan pertanyaan mengenai (Mengumpulkan Informasi) a. Apa yang ada dalam pikiran kalian jika mendengar kata kegiatan suratmenyurat b. Apa kalian sering menjumpai surat dalam kehidupan sehari-hari? c. Bagaimana cara membuat surat? Perencanaan Proyek 1. Guru memberikan LKPD Kegiatan I 2. Guru menjelaskan langkah-langkah menyelesaikan LKPD kegiatan I 3. Guru memastikan semua peserta didik memahami apa yang harus dilakukan dan memiliki kelengkapan alat dan bahan yang diperlukan untuk melakukan aktivitas pada LKPD kegiatan I Menyusun Jadwal Pembuatan 1. Peserta didik bersama guru berdiskusi menyusun jadwal start dan finish tentang proyek yang akan dilaksanakan pada kegiatan pembelajaran hari ini. 2. Guru memberikan petunjuk serta mengatur langkah kerja dalam pengerjaan proyek Memonitoring peserta didik dan kemajuan proyek 1. Peserta didik mengisi LKPD kegiatan I yang berisi proyek membuat surat lamaran kerja 2. Guru memantau kegiatan setiap peserta didik dan melakukan proses penilaian. 3. Peserta didik berkonsultasi jika memiliki kesulitan dalam mengerjakan proyek Menguji Hasil 1. Peserta didik diminta untuk melaporkan hasil studinya dan kemudian bersamasama dengan dibimbing oleh guru untuk menyampaikan jawaban dari LKPS yang telah dikerjakan. 2. Guru memberikan tanggapan atau umpan balik terhadap proyek peserta didik. 3. Guru memberikan penilaian dan penguatan pada kegiatan LKPD kegiatan I. 4. Guru memberikan apresiasi kepada peserta didik yang mengerjakan proyek dengan baik dan tepat 5. Guru memberikan kesempatan kepada peserta didik untuk bertanya dan melakukan konfirmasi terkait materi. Penutup (20 Menit) 1. Guru melakukan refleksi dengan mengajukan beberapa pertanyaan 2. Peserta didik diajak untuk membuat kesimpulan tentang pembelajaran yang telah dilaksanakan pada kegiatan pembelajaran-mengajar (KBM) 3. Guru memberikan lembar evaluasi kepada peserta didik

9 ADMINISTRASI UMUM FASE F 4. Peserta didik mengerjakan lembar evaluasi yang telah diberikan oleh guru 5. Peserta didik mengumpulkan lembar evaluasi yang telah dikerjakan 6. Guru memberikan penguatan kepada peserta didik 7. Guru menjabarkan materi yang akan disampaikan pada minggu depan dan berharap peserta didik dapat belajar sebelum KBM selanjutnya 8. Guru menutup KBM hari ini dengan doa dan salam. Pertemuan 4 dan 5 : 4JP x 45 Kegiatan Pendahuluan (40 menit) 1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka, memanjatkan Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berdoa untuk memulai pembelajaran 2. Memeriksa kehadiran peserta didik sebagai sikap disiplin 3. Menyiapkan sikap dan fisik siswa dalam mengawali kegiatan pembelajaran. 4. Mengaitkan materi/tema/kegiatan pembelajaran yang akan dilakukan dengan pengalaman siswa . 5. Mengaitkan/ mengingatkan kembali materi prasyarat dengan bertanya. 6. Mengajukan pertanyaan yang ada keterkaitannya dengan dengan pelajaran yang akan dilakukan. 7. Memberikan gambaran tentang manfaat mempelajari materi Surat Bisnis/ Niaga yang akan dipelajari dalam kehidupan sehari-hari. 8. Menyampaikan tujuan pembelajaran pada pertemuan yang berlangsung. 9. Memberitahukan materi pelajaran yang akan dibahas pada pertemuan yang berlangsung. 10. Memberitahukan asessmen yang akan ditugaskan berkaitan dengan materi yang akan dipelajari. 11. Guru melakukan Apersepsi dengan memberikan pertanyaan pemantik secara klasikal yang bersifat menuntun dan menggali kompetensi peserta didik tentang materi Korespondensi Bahasa Indonesia Surat Dinas. Kegiatan Inti (120 menit) Menentukan pertanyaan mendasar 1. Peserta didik melihat, mengamati, membaca, dan menuliskannya kembali, mengenai pemaparan secara umum tentang korespondensi Bahasa Indonesia melalui media pembelajaran PPT (Mengamati) 2. Guru memberikan kesempatan untuk mengidentifikasi sebanyak mungkin hal yang belum dipahami, dimulai dari pertanyaan factual sampai ke pertanyaan yang bersifat kompleks. Dengan metode tanya jawab guru memberikan pertanyaan mengenai (Mengumpulkan Informasi) a. Apa yang ada dalam pikiran kalian jika mendengar kata kegiatan suratmenyurat b. Apa kalian sering menjumpai surat dalam kehidupan sehari-hari? c. Bagaimana cara membuat surat?

10 ADMINISTRASI UMUM FASE F Perencanaan Proyek 1. Guru memberikan LKPD Kegiatan I 2. Guru menjelaskan langkah-langkah menyelesaikan LKPD kegiatan I 3. Guru memastikan semua peserta didik memahami apa yang harus dilakukan dan memiliki kelengkapan alat dan bahan yang diperlukan untuk melakukan aktivitas pada LKPD kegiatan I Menyusun Jadwal Pembuatan 3. Peserta didik bersama guru berdiskusi menyusun jadwal start dan finish tentang proyek yang akan dilaksanakan pada kegiatan pembelajaran hari ini. 4. Guru memberikan petunjuk serta mengatur langkah kerja dalam pengerjaan proyek Memonitoring peserta didik dan kemajuan proyek 1. Peserta didik mengisi LKPD kegiatan I yang berisi proyek membuat surat lamaran kerja 2. Guru memantau kegiatan setiap peserta didik dan melakukan proses penilaian. 3. Peserta didik berkonsultasi jika memiliki kesulitan dalam mengerjakan proyek Menguji Hasil 1. Peserta didik diminta untuk melaporkan hasil studinya dan kemudian bersamasama dengan dibimbing oleh guru untuk menyampaikan jawaban dari LKPD yang telah dikerjakan. 2. Guru memberikan tanggapan atau umpan balik terhadap proyek peserta didik. 3. Guru memberikan penilaian dan penguatan pada kegiatan LKPD kegiatan I. 4. Guru memberikan apresiasi kepada peserta didik yang mengerjakan proyek dengan baik dan tepat 5. Guru memberikan kesempatan kepada peserta didik untuk bertanya dan melakukan konfirmasi terkait materi. Penutup (20 menit) 1. Guru melakukan refleksi dengan mengajukan beberapa pertanyaan 2. Peserta didik diajak untuk membuat kesimpulan tentang pembelajaran yang telah dilaksanakan pada kegiatan pembelajaran-mengajar (KBM) 3. Guru memberikan lembar evaluasi kepada peserta didik 4. Peserta didik mengerjakan lembar evaluasi yang telah diberikan oleh guru 5. Peserta didik mengumpulkan lembar evaluasi yang telah dikerjakan 6. Guru memberikan penguatan kepada peserta didik 7. Guru menjabarkan materi yang akan disampaikan pada minggu depan dan berharap peserta didik dapat belajar sebelum KBM selanjutnya 8. Guru menutup KBM hari ini dengan doa dan salam.

11 ADMINISTRASI UMUM FASE F Kegiatan Pendahuluan (40 menit) 1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka, memanjatkan Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berdoa untuk memulai pembelajaran 2. Memeriksa kehadiran peserta didik sebagai sikap disiplin 3. Menyiapkan sikap dan fisik siswa dalam mengawali kegiatan pembelajaran. 4. Mengaitkan materi/tema/kegiatan pembelajaran yang akan dilakukan dengan pengalaman siswa . 5. Mengaitkan/ mengingatkan kembali materi prasyarat dengan bertanya. 6. Mengajukan pertanyaan yang ada keterkaitannya dengan dengan pelajaran yang akan dilakukan. 7. Memberikan gambaran tentang manfaat mempelajari materi Surat Bisnis/ Niaga yang akan dipelajari dalam kehidupan sehari-hari. 8. Menyampaikan tujuan pembelajaran pada pertemuan yang berlangsung. 9. Memberitahukan materi pelajaran yang akan dibahas pada pertemuan yang berlangsung. 10. Memberitahukan asessmen yang akan ditugaskan berkaitan dengan materi yang akan dipelajari. 11. Guru melakukan Apersepsi dengan memberikan pertanyaan pemantik secara klasikal yang bersifat menuntun dan menggali kompetensi peserta didik tentang materi Korespondensi Bahasa Indonesia Surat Bisnis/ Niaga. Kegiatan Inti (120 menit) Menentukan pertanyaan mendasar 1. Peserta didik melihat, mengamati, membaca, dan menuliskannya kembali, mengenai pemaparan secara umum Surat Bisnis/ Niaga melalui media pembelajaran PPT (Mengamati) 2. Guru memberikan kesempatan untuk mengidentifikasi sebanyak mungkin hal yang belum dipahami, dimulai dari pertanyaan factual sampai ke pertanyaan yang bersifat kompleks. Dengan metode tanya jawab guru memberikan pertanyaan mengenai (Mengumpulkan Informasi) a. Apa yang ada dalam pikiran kalian jika mendengar kata Surat Bisnis/ Niaga? b. Apa kalian sering menjumpai Surat Bisnis dalam kehidupan sehari-hari? c. Mengapa disebut Surat Bisni/ Niaga? d. Apa kalian tau bagaimana Surat Bisnis dibuat? Perencanaan Proyek 1. Guru memberikan LKPD Kegiatan III 2. Guru menjelaskan langkah-langkah menyelesaikan LKPD kegiatan III 3. Guru memastikan semua peserta didik memahami apa yang harus dilakukan dan memiliki kelengkapan alat dan bahan yang diperlukan untuk melakukan aktivitas pada LKPD kegiatan III Pertemuan 6 dan 7 : 4JP x 4

12 ADMINISTRASI UMUM FASE F Menyusun Jadwal Pembuatan 1. Peserta didik bersama guru berdiskusi menyusun jadwal start dan finish tentang proyek yang akan dilaksanakan pada kegiatan pembelajaran hari ini. 2. Guru memberikan petunjuk serta mengatur langkah kerja dalam pengerjaan proyek Memonitoring peserta didik dan kemajuan proyek 1. Peserta didik mengisi LKPD kegiatan III yang berisi proyek membuat Surat Dinas 2. Guru memantau kegiatan setiap peserta didik dan melakukan proses penilaian. 3. Peserta didik berkonsultasi jika memiliki kesulitan dalam mengerjakan proyek Menguji Hasil 1. Peserta didik diminta untuk melaporkan hasil studinya dan kemudian bersamasama dengan dibimbing oleh guru untuk menyampaikan jawaban dari LKPD yang telah dikerjakan. 2. Guru memberikan tanggapan atau umpan balik terhadap proyek peserta didik. 3. Guru memberikan penilaian dan penguatan pada kegiatan LKPD kegiatan III. 4. Guru memberikan apresiasi kepada peserta didik yang mengerjakan proyek dengan baik dan tepat. 5. Guru memberikan kesempatan kepada peserta didik untuk bertanya dan melakukan konfirmasi terkait materi. Penutup (20 menit) 1. Guru melakukan refleksi dengan mengajukan beberapa pertanyaan 2. Peserta didik diajak untuk membuat kesimpulan tentang pembelajaran yang telah dilaksanakan pada kegiatan pembelajaran-mengajar (KBM) 3. Guru memberikan lembar evaluasi kepada peserta didik 4. Peserta didik mengerjakan lembar evaluasi yang telah diberikan oleh guru 5. Peserta didik mengumpulkan lembar evaluasi yang telah dikerjakan 6. Guru memberikan penguatan kepada peserta didik 7. Guru menjabarkan materi yang akan disampaikan pada minggu depan dan berharap peserta didik dapat belajar sebelum KBM selanjutnya 8. Guru menutup KBM hari ini dengan doa dan salam. Pertemuan 8 dan 9 : 4JP x 45 Kegiatan Pendahuluan (40 menit) 1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka, memanjatkan Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berdoa untuk memulai pembelajaran 2. Memeriksa kehadiran peserta didik sebagai sikap disiplin 3. Menyiapkan sikap dan fisik siswa dalam mengawali kegiatan pembelajaran. 4. Mengaitkan materi/tema/kegiatan pembelajaran yang akan dilakukan dengan pengalaman siswa . 5. Mengaitkan/ mengingatkan kembali materi prasyarat dengan bertanya.

13 ADMINISTRASI UMUM FASE F 6. Mengajukan pertanyaan yang ada keterkaitannya dengan dengan pelajaran yang akan dilakukan. 7. Memberikan gambaran tentang manfaat mempelajari materi Korespondensi Bahasa Indonesia yang akan dipelajari dalam kehidupan sehari-hari. 8. Menyampaikan tujuan pembelajaran pada pertemuan yang berlangsung. 9. Memberitahukan materi pelajaran yang akan dibahas pada pertemuan yang berlangsung. 10. Memberitahukan asessmen yang akan ditugaskan berkaitan dengan materi yang akan dipelajari. 11. Guru melakukan Apersepsi dengan memberikan pertanyaan pemantik secara klasikal yang bersifat menuntun dan menggali kompetensi peserta didik tentang materi Korespondensi Bahasa Inggris 12. Guru melakukan Apersepsi dengan memberikan pertanyaan pemantik secara klasikal yang bersifat menuntun dan menggali kompetensi peserta didik tentang materi Korespondensi Bahasa Indonesia Surat Bisnis/ Niaga. Kegiatan Inti (120 menit) Menentukan pertanyaan mendasar 1. Peserta didik melihat, mengamati, membaca, dan menuliskannya kembali, mengenai pemaparan secara umum Surat Dinas melalui media pembelajaran PPT (Mengamati) 2. Guru memberikan kesempatan untuk mengidentifikasi sebanyak mungkin hal yang belum dipahami, dimulai dari pertanyaan factual sampai ke pertanyaan yang bersifat kompleks. Dengan metode tanya jawab guru memberikan pertanyaan mengenai (Mengumpulkan Informasi) a. Apa yang ada dalam pikiran kalian jika mendengar kata Korespondensi Bahasa Inggris? b. Apa kalian sering menjumpai Surat Pribadi, Dinas, Bisnis dalam Bahasa Inggris di kehidupan sehari-hari? c. Apa kalian pernah mendapatkan Surat Inggris? d. Bagaimana cara membuat Surat Inggris? Perencanaan Proyek 1. Guru memberikan LKPD Kegiatan IV 2. Guru menjelaskan langkah-langkah menyelesaikan LKPD kegiatan IV 3. Guru memastikan semua peserta didik memahami apa yang harus dilakukan dan memiliki kelengkapan alat dan bahan yang diperlukan untuk melakukan aktivitas pada LKPD kegiatan IV Menyusun Jadwal Pembuatan 1. Peserta didik bersama guru berdiskusi menyusun jadwal start dan finish tentang proyek yang akan dilaksanakan pada kegiatan pembelajaran hari ini. 2. Guru memberikan petunjuk serta mengatur langkah kerja dalam pengerjaan proyek

14 ADMINISTRASI UMUM FASE F Memonitoring peserta didik dan kemajuan proyek 1. Peserta didik mengisi LKPD kegiatan III yang berisi proyek membuat Surat Inggris 2. Guru memantau kegiatan setiap peserta didik dan melakukan proses penilaian. 3. Peserta didik berkonsultasi jika memiliki kesulitan dalam mengerjakan proyek Menguji Hasil 1. Peserta didik diminta untuk melaporkan hasil studinya dan kemudian bersamasama dengan dibimbing oleh guru untuk menyampaikan jawaban dari LKPD yang telah dikerjakan. 2. Guru memberikan tanggapan atau umpan balik terhadap proyek peserta didik. 3. Guru memberikan penilaian dan penguatan pada kegiatan LKPD kegiatan IV. 4. Guru memberikan apresiasi kepada peserta didik yang mengerjakan proyek dengan baik dan tepat. 5. Guru memberikan kesempatan kepada peserta didik untuk bertanya dan melakukan konfirmasi terkait materi. Penutup (20 menit) 1. Guru melakukan refleksi dengan mengajukan beberapa pertanyaan 2. Peserta didik diajak untuk membuat kesimpulan tentang pembelajaran yang telah dilaksanakan pada kegiatan pembelajaran-mengajar (KBM) 3. Guru memberikan lembar evaluasi kepada peserta didik 4. Peserta didik mengerjakan lembar evaluasi yang telah diberikan oleh guru 5. Peserta didik mengumpulkan lembar evaluasi yang telah dikerjakan 6. Guru memberikan penguatan kepada peserta didik 7. Guru menjabarkan materi yang akan disampaikan pada minggu depan dan berharap peserta didik dapat belajar sebelum KBM selanjutnya 8. Guru menutup KBM hari ini dengan doa dan salam VI. PENILAIAN PEMBELAJARAN (ASSESMEN) A. Bentuk Asesmen 1. Tertulis Menggunakan tes objektif pilihan ganda, Menggunakan tes objektif uraian 2. Performa Melalui teknik observasi guru mengamati kinerja peserta didik dilihat dari hasil pekerjaan dan kelengkapannya dari kegiatan presentasi hasil pekerjaan 3. Sikap Disiplin (dapat dilihat dari timestamp saat mulai mengerjakan) Kerja keras dan tanggung jawab (dapat dilihat dari kelengkapan mengerjakan soal) Jenis Asesmen (asesmen sebelum pembelajaran)

15 ADMINISTRASI UMUM FASE F B. Jenis Asesmen Asesmen diagnostik (asesmen sebelum pembelajaran dibagi menjadi 2, yaitu asesmen diagnostik non kognitif dan asesmen diagnostik) 1. Asesmen Diagnostik non-Kognitif Menyusun daftar pertanyaan terkait gaya belajar, karakter, dan minat siswa. Berilah ceklis pada jawaban anda. Aspek Indikator Ya Tidak 1. Gaya Belajar Visual Cara belajar dengan membaca Suka mencatat Membaca dengan cepat dan tekun Mudah mengingat apa yang dilihat daripada yang didengar Tidak terganggu dengan keributan Sering menjawab pertanyaan dengan ya/tidak Pola berbicara cepat Cara bekerja mengikuti petunjuk gambar dan perencana jangka Panjang yang baik Cara berkomunikasi langsung/melihat ekspresi wajah Kegiatan yang disukai adalah demonstrasi Lebih suka seni daripada music 2. Gaya Belajar Auditorial Cara belajar dengan mendengarkan Kesulitan dalam menulis/mencatat tetapi pandai bercerita Membaca dengan suara keras Mudah mengingat apa yang didiskusikan/dijelaskan daripada yang dilihat Mudah terganggu dengan keributan Sering menjawab pertanyaan dengan panjang lebar Pola berbicara sedang dan berirama Cara bekerja sambil berbicara dan mampu menirukan perubahan suara Cara berkomunikasi senang lewat telepon Kegiatan yang disukai adalah diskusi/berbicara Lebih suka music daripada seni 3. Gaya Belajar Kinestetik Cara belajar senang dengan model praktik Banyak sekali tulisan tanpa dibaca kembali Membaca dengan menggunakan jari sebagai penunjuk Mengingat dengan menulis informasi berkali-kali Tidak dapat duduk diam dalam waktu lama 2. Asesmen Diagnostik Kognitif Sebagai upaya untuk memperjelas pemahaman terhadap pengelolaan Administrasi Umum Surat apa yang sering kalian jumpai di kehidupan sehari-hari? Bagaimana cara orang tersebut membuat surat? Sebutkan jenis-jenis Surat yang kalian ketahui! Sebutkan jenis-jenis Surat dinas yang telah kalian ketahui! 3. Asesmen selama pembelajaran (Formatif) Asesmen ini dilakukan dengan menilai Lembar Kerja Peserta Didik (LKPD) yang telah dikerjakan oleh peserta didik. 4. Asesmen akhir Pembelajaran (Sumatif)

16 ADMINISTRASI UMUM FASE F Pilihan Ganda 1. Bagian dari surat yang memiliki fungsi sebagai identitas dari surat tersebut disebut… a. Inisial b. Tembusan c. Perihal d. Kop surat/ Kepala surat e. Lampiran 2. Dibawah ini penulisan nomor surat perkenalan perusahaan yang benar adalah… a. Nomor : 045/PP/TB/X/2023 b. No : 045/PP/TB/X/2023 c. Nomor : 045/PP/TB/10/2023 d. Nomor : 045/X/TB/PP/2023 e. Nomor : 045/10/TB/PP/2023 3. Dibawah ini kelengkapan yang harus dimiliki oleh sebuah surat, kecuali… a. Tinta b. Sampul tinta c. Bentuk surat d. Lipatan surat e. Penggunaan kertas 4. Surat yang digunakan untuk kepentingan tugas resmi oleh intansi-instansi tertentu, intansi sipil maupun militer, disebut… a. Surat Bisnis b. Surat Sosial c. Surat Pribadi d. Surat Dinas e. Surat Niaga 5. Dibawah ini yang termasuk isi dari Kop/ Kepala Surat adalah… a. Alamat Email b. Kode Surat c. Tanggal Surat d. Perihal e. Tanda tangan 6. Surat dapat digunakan sebagai alat riset atau penelitian untuk mengetahui aktivitas suatu organisasi/ perusahaan di masa lalu. Dari hal disamping fungsi surat sebagai… a. Bukti Sejarah/ Historis b. Pedoman kerja c. Bukti tertulis hitam diatas putih d. Duta atau wakil penulis e. Alat pengingat 7. Dibawah ini penyusunan dari bagian-bagian surat dinas yang benar adalah… a. Pengirim surat – tanda tangan – stempel – tembusan – inisial b. Inisial – tanda tangan – pengirim surat – stempel – tembusan c. Tanda tangan – stempel – pengirim surat – tembusan – inisial d. Stempel – pengirim surat – tembusan – inisial – tanda tangan e. Tembusan – inisial – tanda tangan –stempel – pengirim surat

17 ADMINISTRASI UMUM FASE F 8. Jenis dari lipatan surat diatas adalah lipatan… a. Lipatan Akordian ( Accordian Fold) b. Lipatan setengah akordian (Semi Accordion Fold) c. Lipatan tunggal (Single Fold) d. Lipatan ganda sejajar ( Parallel Double Fold) e. Lipatan setengah baku (Semi Standart Fold) 9. Penyusunan surat ini dimulai dari bagian kiri, untuk semua isi yang ada dalam surat, mulai dari kepala surat, nomor, tanggal, alamat, perihal, isi, sampai inisial adalah bentuk… a. Full Block Style b. Semi Block Style c. Block Style d. Intended Style e. Hanging Paragraph Style 10. Surat dinas berfungsi untuk berhadapan dengan lawan bicaranya, dan sebagai perantara secara tertulis, serta gambaran mentalitas pengirimnya. Dari hal disamping fungsi surat sebagai… a. Bukti Sejarah/ Historis b. Pedoman kerja c. Bukti tertulis hitam diatas putih d. Duta atau wakil penulis e. Alat pengingat 11. Dibawah ini yang merupakan ciri-ciri dari surat pribadi, kecuali… a. Menggunakan kop surat b. Tidak ada nomor surat c. Tidak ada kop surat d. Tidak ada tembusan e. Tidak ada inisial 12. Ditulis dengan cara menyingkat nama depan yang digunakan untuk mengetahui siapa yang mengonsep dan siapa yang mengetik dari sebuah surat disebut… a. Tembusan b. Inisial c. Nomor Surat d. Perihal e. Alamat 13. Bagian surat yang berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat adalah… a. Kepala surat b. Lampiran c. Perihal d. Inisial e. Nomor surat

18 ADMINISTRASI UMUM FASE F 14. Bagi pihak penerima atau pembuat surat, nomor surat berfungsi sebagai berikut, kecuali… a. Mempermudah mencari surat itu kembali sewaktu-waktu dibutuhkan b. Mempermudah penunjukkan dalam membalas surat c. Mempermudah mengagendakan surat d. Mengetahui jumlah surat yang telah dibuat atau dikirim e. Mempermudah penyimpanan bagi petugas kearsipan 15. Mekanisme pengiriman surat tagihan dapat dilakukan maksimal sebanyak… a. 3 kali b. 5 kali c. 2 kali d. 1 kali e. 4 kali 16. Surat Penangguhan pembayaran dikirim oleh pembeli jika pembeli tidak dapat… a. Menjual barang dengan tepat waktu b. Melunasi pembayaran satu bulan c. Membeli barang d. Melunasi pembayaran tepat waktu e. Menghubungi nomor perusahaan 17. Jawaban surat pengaduan dibuat oleh penjual dalam rangka untuk… a. Menjawab pertanyaan b. Menjawab permasalahan c. Memesan barang d. Menjawab suatu kritikan e. Membeli barang 18. Bagian surat yang berguna untuk pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan didalam surat disebut… a. Lampiran b. Inisial c. Kop surat d. Isi surat e. Alamat surat 19. Surat yang dibuat oleh pembeli dan dikirmkan kepada penjual ang isinya tentang keluhan atas buruknya pelayanan disebut… a. Cover letter b. Resignation letter c. Inquiry letter d. Letter of complaint e. Letter of recommendation 20. Surat jenis ini sangat terkenal dalam kalangan para pencari kerja. Berisi keahlian yang dimiliki, serta dilampirkan riwayat hidup. Jenis surat berdasarkan pernyataan tersebut disebut… a. Placing an order b. Thank you letter c. Sales letter d. Inquiry letter e. Cover letter

19 ADMINISTRASI UMUM FASE F 21. Surat yang bertujuan untuk memperkenalkan suatu produk baru kepada para klien dan customer disebut… a. Sales letter b. Inquity letter c. Cover letter d. Claim e. Resignation letter 22. Salah satu bagian surat yang berfungsi untuk: 1) Memudahkan mencari surat itu sewaktu-waktu ketika dibutuhkan 2) Memepermudah penunjukkan dalam membalas surat 3) Mempermudah mengagendakan surat 4) Mempermudah penyimpanan bagi petugas kearsipan Kelima fungsi tersebut merupakan fungsi dari… a. Alamat surat b. Nomor surat c. Lampiran d. Kepala surat e. Perihal surat 23. Surat yang digunakan untuk meminta informasi mengenai barang atau pelayanan yang ditawarkan secara lebih mendetail adalah… a. Apology Letter b. Sales Letter c. Thank You Letter d. Confirmation Letter e. Inquiry Letter 24. Sebuah alat komunikasi yang berupa surat di lingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara internal adalah… a. Handphone b. Memo c. Edaran d. Memorandum e. Undangan 25. Dibawah ini penulisan nomor surat undangan yang benar adalah… a. Nomer : 02.015/SU/BS/IX/2023 b. No : 02.015/SU/BS/IX/2023 c. Nomor : 02.015/SU/BS/IX/2023 d. Nomor : 02.015/ IX SU/BS/ /2023 e. Nomor : 02.015/SU/BS/9/2023

20 ADMINISTRASI UMUM FASE F F VII. PENGAYAAN DAN REMEDIAL A. Pengayaan Toko Bina Sakti (Konsumen/ Pembeli) PT Ujung Tebing (Produsen/ Penjual) Toko Bina Sakti adalah sebuah agen yang menjual bermacam-macam makanan dan minuman seperti Roti, Mentega, Biskuit, Minuman Sari Buah, Makanan Kaleng, Minuman Kaleng, dan lain-lain. Toko Bina Sakti berlokasi di Jalan Greenwood E-9, CitraLand, Kota Surabaya, Jawa Timur. Toko Bina Sakti memperoleh dan membeli barang-barangnya dari produsen yaitu, PT Ujung Tebing yang berlokasi di Watutulis Utara No. 36, Sidoarjo, Jawa Timur. 1. Buatlah Surat Penawaran 2. Bentuk Surat Semi Block Style 3. Font Times New Roman B. Remedial Buatlah Surat Balasan kepada PT Mega Cipta, Jl. Tabing Raya 67, Jakarta 10720 dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Isi surat: Menyanggupi kehadiran pimpinan Anda, Bapak Drs. Jatmiko Yohannes, S.Pd., M.Pd. Untuk menjadi pembicara utama dalam seminar dan workshop yang berjudul “penerapan profil pelajar Pancasila dalam kurikulum Merdeka Belajar” yang akan diadakan dalam hall sekolah pada hari Sabtu, tanggal 25 Agustus 2023. Sampaikan pula dalam surat yang akan anda buat, apabila terdapat hal hal yang kurang jelas mengenai kehadiran beliau dapat langsung menghubungi beliau di nomor 081290353120g 2. Tanggal surat hari ini 3. Bentuk block style 4. Bagian-bagian surat selengkap mungkin dan sistematis 5. Surat dilipat dengan model akordian

21 ADMINISTRASI UMUM FASE F VIII. REFLEKSI A. Refleksi Guru Refleksi adalah kegiatan yang dilakukan dalam proses belajar mengajar dalam bentuk penilaian tertulis dan lisan oleh guru untuk peserta didik dan mengekspresikan kesan konstruktif, pesan, harapan, dan kritik terhadap pembelajaran yang diterima. Guru dapat mengajukan pertanyaan kepada peserta didik dengan meminta pendapat terkait cara mengajar, suasana pembelajaran, pemahaman pembelajaran ataupun meminta kritik dan saran kepada peserta didik terhadap pembelajaran dan dirinya. Hal ini dapat dilakukan menjelang pembelajaran berakhir sehingga tidak menganggu pembelajaran. B. Refleksi Peserta Didik Agar pembelajaran semakin menyenangkan dan bermakna untuk kalian, yuk sejenak berefleksi tentang aktivitas pembelajaran kali ini. Isilah penilaian diri ini dengan sejujur-jujurnya dan sebenar-benarnya sesuai dengan perasaan kalian ketika mengerjakan suplemen bahan materi ini! Bubuhkanlah tanda centang (v) pada salah satu gambar yang dapat mewakili perasaan kamu setelah mempelajari materi ini!

22 ADMINISTRASI UMUM FASE F IX. LAMPIRAN LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK (LKPD) I Nomor Absen : Nama Siswa : Soal Praktik : Membuat surat lamaran kerja Alat dan Bahan : 1. Pc/ Laptop 2. Proyektor 3. Buku tulis Kesehatan dan Keselamatan Kerja : 1. Nyalakan PC/ Laptop dengan baik dan benar 2. Kerjakanlah dengan posisi duduk yang benar dan nyaman 3. Mengerjakan di ruangan yang cukup pencahayaannya 4. Rengangkanlah badan tiap 15 menit sekali 5. Alihkan pandangan mata dari monitor 15 menit sekali 6. Jangan menempatkan makanan dan minuman di dekat Pc/ Laptop Langkah kerja : 1. Tentukan perusahaan yang akan menjadi alamat tujuan surat Lamaran Pekerjaan 2. Tentukan tanggal, bulan, dan tahun surat dibuat 3. Buatlah alamat tujuan perusahaan untuk surat 4. Berikan salam hormat 5. Pada isi paragraph pembuka, cantumkan dari mana kamu mendapatkan informasi mengenai lowongan kerja perusahaan yang kamu tuju, sebutkan juga posisi jabatan pekerjaan yang kamu pilih dalam perusahaan tersebut. 6. Tuliskan biodata pribadi pada bagian isi, pengalaman kerja dan kemampuan yang dimiliki 7. Sertakan penjelasan lampiran 8. Pada bagian akhir penutup surat ucapkan terima kasih atas perhatiannya

23 ADMINISTRASI UMUM FASE F LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK (LKPD) II Nomor Absen : Nomor kelompok : Nama Siswa : Soal Praktik : Membuat 11 jenis Surat Dinas sesuai dengan jenis surat dinas yang ada pada PPT Guru. Alat dan Bahan : 1. Pc/ Laptop 2. Proyektor 3. Buku tulis Kesehatan dan Keselamatan Kerja : 1. Nyalakan PC/ Laptop dengan baik dan benar 2. Kerjakanlah dengan posisi duduk yang benar dan nyaman 3. Mengerjakan di ruangan yang cukup pencahayaannya 4. Rengangkanlah badan tiap 15 menit sekali 5. Alihkan pandangan mata dari monitor 15 menit sekali 6. Jangan menempatkan makanan dan minuman di dekat Pc/ Laptop Langkah kerja : 1. Membentuk 6 kelompok 2. Setiap kelompok menentukan instansi pemerintah 3. Membuat 11 surat dinas sesuai dengan jenis-jenis surat yang ada 4. Semua surat dinas memiliki kop yang sama dan dari 1 instansi pemerintah yang telah dipilih 5. Pengumpulan tugas tidak perwakilan kelompok, semua siswa tetap mengumpulkan secara individu

24 ADMINISTRASI UMUM FASE F LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK (LKPD) III Nomor Absen : Nama Siswa : Soal Praktik : Mengidentifikasi dan melengkapi bagian-bagian surat yang bertanda titik (…..…..) pada Surat Bisnis Alat dan Bahan : 1. Pc/ Laptop 2. Proyektor 3. Buku tulis Kesehatan dan Keselamatan Kerja : 1. Nyalakan PC/ Laptop dengan baik dan benar 2. Kerjakanlah dengan posisi duduk yang benar dan nyaman 3. Mengerjakan di ruangan yang cukup pencahayaannya 4. Rengangkanlah badan tiap 15 menit sekali 5. Alihkan pandangan mata dari monitor 15 menit sekali 6. Jangan menempatkan makanan dan minuman di dekat Pc/ Laptop Langkah kerja : 1. Membaca isi surat yang diberikan oleh guru 2. Identifikasi isi surat dan lengkapilah bagian surat yang bertanda titik (………….) 3. Tulis bagian-bagian surat yang kosong di buku tulis 4. Jika terdapat surat yang perlu adanya katalog, tulis "Surat 1 + Katalog

25 ADMINISTRASI UMUM FASE F LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK (LKPD) IV Nomor Absen : Nama Siswa : Soal Praktik : Membuat Surat Penawaran menggunakan Bahasa Inggris disertai katalog. Perusahaan bergerak di bidang Kosmetik. Alat dan Bahan : 1. Pc/ Laptop 2. Proyektor 3. Buku tulis Kesehatan dan Keselamatan Kerja : 1. Nyalakan PC/ Laptop dengan baik dan benar 2. Kerjakanlah dengan posisi duduk yang benar dan nyaman 3. Mengerjakan di ruangan yang cukup pencahayaannya 4. Rengangkanlah badan tiap 15 menit sekali 5. Alihkan pandangan mata dari monitor 15 menit sekali 6. Jangan menempatkan makanan dan minuman di dekat Pc/ Laptop Langkah kerja : 1. Menentukan Identitas Perusahaan 2. Membuat Surat Penawaran menggunakan Bhs Inggris 3. Surat diketik menggunakan ms. Word 4. Isi Surat Penawaran bermaterikan Discount, syarat pembayaran, cara pengiriman barang 5. Membuat katalog dari produk yang dimiliki perusahaan anda 6. Lampirkan Katalog pada surat 7. File surat dijadikan bentuk file PDF

26 ADMINISTRASI UMUM FASE F LAMPIRAN

27 ADMINISTRASI UMUM FASE F Peranan Komunikasi Tertulis (Surat) Surat-Menyurat sebagai Alat Komunikasi adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Penyampaian maksud surat dari suatu pihak kepada pihak lain dapat atas nama atau perserorangan atas nama jabatan dalam suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim surat oleh perorangan atau organisasi disebut surat-menyurat atau korespondensi. Para pelaku dalam korespondensi disebut koresponden. Selain sebagai sarana komunikasi, surat dapat juga brfungsi (terutama surat resmi) sebagai: 1. Sebagai alat komunikasi Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya. 2. Sebagai wakil penulis Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut 3. Sebagai alat bukti historis Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau. 4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya 5. Sebagai alat pengingat Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan 6. Sebagai alat bukti tertulis Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya. 7. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu. Bentuk-Bentuk Surat Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentukbentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya. Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu : 1. Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri. KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

28 ADMINISTRASI UMUM FASE F 2. Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditulis disebelah kanan surat. 3. Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan. 4. Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam. 5. Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam. Syarat –Syarat Surat Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini: 1. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaittu: Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan. Pengetikan surat benar, jelas, bersih, rapi dengan format yang menarik Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum 2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki. 3. Bahasa yang digunakan haruslah bahasan Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia. Bahasa Surat Surat merupakan sarana komunikasi seseorang secara tertulis. Agar dimengerti maksud dan tujuannya secara jelas, harus disusun dengan menggunakan bahasa yang relatif singkat. Sebelum menulis surat hendaknya dipertimbangkan sebaik mungkin, baik penyusunan kalimat, arti maupun ketepatan penggunaan kata-kata (diksi). Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan bahasa surat adalah sebagai berikut: 1. Hindari kalimat yang panjang dan berbelit-belit 2. Gunakan kata-kata dan istilah yang sudah lazim dipakai. 3. Tempatkan tanda baca yang tepat 4. Gunakan ejaan yang benar 5. Gunakan ejaan yang umum dipakai Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis keberhasilan suatu surat juga di pengaruhi oleh gaya bahasa. Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipengaruhi oleh dua faktor yaitu : 1. Kedudukan penulis terhadap yang dikirim surat. 2. Persoalan yang akan dikemukakan didalam surat, misalnya intruksi, pemberitahuan, permohonan, dan sebagainya.

29 ADMINISTRASI UMUM FASE F Jenis-Jenis Surat Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1. Surat Pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. Kalau surat ini ditujukan kepada seseorang seperti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. Akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi. 2. Surat Dinas Pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan. 3. Surat Bisnis/ Niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha. 4. Surat Sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit). Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut : 1. Surat Pemberitahuan 2. Surat Keputusan 3. Surat Perintah 4. Surat Permintaan 5. Surat Panggilan 6. Surat Peringatan 7. Surat Perjanjian 8. Surat Laporan 9. Surat Pengantar 10. Surat Penawaran 11. Surat Pemesanan 12. Surat Undangan 13. Surat Lamaran Pekerjaan Menurut sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut: 1. Surat Biasa, artinya isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju. 2. Surat Konfidensial (terbatas), maksudnya isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja. 3. Surat Rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja. Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surat biasa, dll Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat terbagi atas surat kilat, dll. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkatpos. Bagian-Bagian Surat Pada umumnya surat terdiri atas empat komponen utama yaitu kop surat (kepala surat), leher surat, badan surat, dan kaki surat. Setiap komponen memiliki fungsi sendiri dlam memperkenalkan dan mengomunikasikan pesan si pengirim kepada si penerima surat. Untuk lebih jelasnya bagian – bagian surat dapat diuraikan sebagai berikut :

30 ADMINISTRASI UMUM FASE F 1. Kepala surat Pada umumnya, organisasi, badan hukum, dan perusahaan memiliki kertas kop surat. Berikut ini adalah fungsi dari kepala atau kop surat: Sebagai identitas Pada kop surat tercantum logo atau lambang perusahaan atau instansi. Logo atau lambing ini dipilih dan dirancang dengan cermat agar memberi kesan yang baik, mudah diingat, khas, berwibawa, dan mewakili perusahaan yang dilambangkannya. Sebagai pemberi informasi Kop surat yang lengkap mencantumkan nama perusahaan atau instansi, logo, bidang usaha atau jenis aktivitas yang dijalani, alamat lengkap, nomor telepon, kotak pos, facsimile dan kantor cabang sehingga dapat memberikan informasi yang jelas kepada pembaca mengenai perusahaan atau instansi pengirimnya. 2. Tanggal surat Tanggal surat sebaiknya ditulis dengan lengkap, yaitu dengan mencantumkan tanggal, bulan, dan tahun. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut : Mempermudah penetapan waktu membalasnya. Mempermudah pengingatan kembali dan pengagendaannya bagi si penerima Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan. 3. Nomor surat Nomor surat berfungsi sebagai berikut : Referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan. Petunjuk unit atau departemen asal surat. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu. Memudahkan pengaturan dan pencarian jika surat diperlukan kembali. 4. Perihal surat Perihal atau hal merupakan petunjuk mengenai intisari atau pokok isi surat. Fungsinya sebagai penyimpul pokok isi atau intisari surat, sehingga memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan dan memberikan jawaban. 5. Lampiran Lampiran berfungsi sebagai penunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat. 6. Alamat yang dituju. Alamat yang dituju berfungsi sebagai pemberi informasi pada si pengantar agar tidak mengalami kesulitan dalam pengiriman surat. 7. Kalimat pembuka Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat yang sesungguhnya agar si penerima mengetahui alasan dikirimnya surat tersebut. 8. Isi surat Isi surat merupakan uraian mengenai maksud pembuatan surat dan hal – hal yang ingin disampaikan. Oleh sebab itu, surat harus diutarakan dengan jelas dan tidak bertele – tele dan harus sama dengan yang dinyatakan dalam perihal atau hal. 9. Kalimat penutup Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, penghargaan atau pengarahan. 10. Salam penutup Salam penutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan selesai dan surat siap ditandatangani. 11. Nama Pengirim dan Tanda Tangan Setelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya. 12. Tembusan Surat Tembusan/ carnoncopy dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu.

31 ADMINISTRASI UMUM FASE F 13. Inisial Inisial ditempatkan pada bagian kiri di bawah tembusan surat ( jika memang ada). inisial digunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis dengan cara disingkat antar nama pengonsep surat dan pengetik surat. Contoh: AB/CD AB singkatan dari nama pengonsep CD singkatan nama pengetik surat. Pengertian Surat Dinas Surat Dinas adalah surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga. Surat Dinas isinya diitunjukkan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Jenis-jenis Surat Dinas 1. Surat Permohonan Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Surat permohonan biasanya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk intansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut surat permintaan atau surat penugasan. Misalnya, permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan izin mutasi/ pindah tugas, permohonan izin peminjaman sesuatu. 2. Surat Pemberitahuan Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat pemberitahuan sifatnya hanya menggambarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Misalnya, surat pemberitahuan kenaikan pangkat, surat pemberitahuan lomba/ kegiatan. 3. Surat Keterangan Surat Keterangan berisi suatu pengumuman atau informasi baru yang perlu di ketahui oleh pihak lain, sifatnya hanya menggambarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Misalnya, surat berkelakukan baik, surat keterangan sehat, surat keterangan tidak mampu, surat keterangan pengalaman kerja. 4. Memo/ Nota Dinas Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan kantor atau lembaga itu sendiri, memo biasanya bersifat informal. Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikrimkan kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu. SURAT DINAS

32 ADMINISTRASI UMUM FASE F 5. Surat Undangan Surat yang berisi pemberitahuan yang bersifat mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang agar mereka dapat berpatisipasi dalam acara dan waktu tertentu. Misalnya, surat undangan dies natalis, surat undangan pelatihan. 6. Surat Kuasa Surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seorang pejabat kepada seorang pejabat lain yang dapat bertindak dan mewakili orang yang memberikan kuasa, dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri. 7. Surat Edaran Surat yang isinya ditunjukkan sebagai bentuk pemberitahuan tentang sesuatu dan ditujukan kepada banyak pihak. Misalnya, surat edaran rapat persiapan ujian, surat edaran qurban 8. Surat Pengantar Surat Pengatar digunakan sebagai formalitas dan kesopanan dalam lingkup keadministrasian, menjadi pintu pembuka saat akan memperoleh surat resmi. Jenis surat dinas yang secara khusus dibuat untuk kepentingan pengurusan dokumen tertentu. Misalnya, surat pengantar kerja, surat pengantar SKCK, surat pengantar proposal, surat pengantar keterangan tidak mampu. 9. Surat perintah fJenis surat dinas yang dikeluarkan instansi/ pihak yang jabatannya lebih tinggi daripada si penerima surat. Biasanya berisi perintah yang harus dipenuhi oleh pekerja, dan siapa yang betanggung jawab. Misalnya, surat perintah kerja, surat perintah perjalanan dinas 10. Surat Instruksi Surat yang berisi perintah serta petunjuk-petunjuk atau instruksi dalam melakukan suatu tuga atau pekerjaan yang dibuat berdasarkan pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan. Misalnya, surat instruksi tugas kantor 11. Surat Tugas Surat yang berisi penugasan seorang pejabat atau pegawai untuk melaksanakan pekerjaan tertentu, biasanya diberikan oleh atasan kepada bawahan. Surat tugas biasanya berisi deskripsi tugas yang harus diselesaikan oleh pekerja, tanggal selesai tugas, dan biaya yang diperlukan. Misalnya, surat tugas perjalanan dinas, surat tugas rapat. Penulisan surat yang baik dan benar Surat yang baik dan benar adalah yang surat disusun dan ditulis mengikuti syarat-syarat, yaitu: 1. Tidak mengandung makna ganda 2. Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yagng sama 3. Sederhana 4. Bahasa formal 5. Format surat tersusun dan berurutan Surat merupakan sarana komunikasi seseorang secara tertulis. Agar dimengerti maksud dan tujuannya secara jelas, harus disusun dengan menggunakan bahasa yang relatif singkat. Sebelum menulis surat hendaknya dipertimbangkan sebaik mungkin, baik penyusunan kalimat, arti maupun ketepatan penggunaan kata-kata (diksi). Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan bahasa surat adalah sebagai berikut:

33 ADMINISTRASI UMUM FASE F 1. Hindari kalimat yang panjang dan berbelit-belit 2. Gunakan kata-kata dan istilah yang sudah lazim dipakai 3. Tempatkan tanda baca yang tepat 4. Gunakan ejaan yang benar Susunan dan bentuk harus rapi dan menarik, disertai dengan tutur bahasa yang sepadan. 1. Jelas, artinya: Darimana surat itu berasal Kepada siapa surat itu ditujukan Isi yang dibicarakan Kata-kata dan kalimat serta tulisannya 2. Tegas, artinya: Apa yang dikehendaki Isi tidak akan menimbulkan penafsiran lain 3. Singkat, artinya: Tidak mengandung keterangan yang tidak diperlukan Tidak mengandung kata-kata dan kalimat yang berlebihan 4. Lengkap, artinya: Mengandung semua informasi yang diperlukan Menggunakan kalimat yang lengkap 5. Benar, artinya: Surat itu dibuat memang benar-benar dibutuhkan Mengandung informasi dan uraian yang benar Mengandung alasan yang benar 6. Sopan, artinya: Bijaksana dalam mengemukakan kehendak Tidak meremehkan orang lain Tetap menganggap penting masalah yang dibicarakan 7. Wujud yang wajar dan menarik, artinya: Menggunakan kertas dan sampul yang sesuai dan serasi Menggunakan bentuk surat yang tepat Menggunakan tulisan/ketikan yang rapi, bersih, dan tidak ada masalah Pengertian Surat Bisnis/ Niaga Surat niaga secara sederhana dapat diartikan sebagai surat yang digunakan dalam kegiatan perniagaan. Surat Niaga ini adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan dalam kegiatan perniagaan. Dalam pengertian lain disebutkan bahwa surat niaga adalah surat yang dibuat oleh orangorang atau suatu badan usaha atau perusahaan untuk mencari keuntungan. Surat ini dapat bersifat intern dan ekstern. Intern artinyasurat ini dapat digunakan untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri SURAT BISNIS/ NIAGA

34 ADMINISTRASI UMUM FASE F baik dari tingkat pusat sampai pada cabang-cabangnya. Sedangkan secara ekstern artinya surat itu dapat digunakan untuk berhubungan dengan perusahaan lain. Jenis-jenis Surat Niaga Surat Perkenalan (Introduction Letter) Surat Perkenalan adalah surat niaga yang berasal dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi dari suatu produk. Tujuan surat ini adalah menyampaikan informasi agar pembaca tertarik dengan produk yang dihasilkan dan berlanjut dengan memesan produk tersebut. Kedudukan surat perkenalan cukup lemah, maka perlu disusun selengkap dan sebaik mungkin. Hal – hal yang perlu diinformasikan dalam surat perkenalan antara lain : 1. Nama perusahaan dan bidang usaha yang dijalankan 2. Gambaran produk yang dihasilkan, ciri-ciri, kelebihan dan sebagainya. Surat Permintaan Penawaran (Letter of Inquiry) Surat permintaan penawaran juga dapat disebut permintaan daftar harga dari calon pembeli. Surat ini merupakan tanggapan atas perkenalan atau pameran yang diselenggarakan. Pada umumnya alasan perlunya pembutan surat permintaan penawaran antara lain: 1. Untuk mengisi berbagai barang dagangan karena akan membuka cabang baru, termasuk membuka usaha baru. 2. Produk yang diminta diminati oleh calon pembeli. 3. Mempunyai keinginan untuk memiliki produk yang ditawarkan. 4. Tertarik akan suatu hasil produk yang dipamerkan, diiklankan atau dilihat di show room. 5. Tertarik dengan perkenalan yangdisampaikan. Surat Penawaran (Offered) Surat penawaran disebut juga surat jual atau offered. Kedudukan surat ini lemah, maka harus menggunakan bentuk yang menarik, bahasa yang baik dan sopan serta menyampaikan informasi secara lengkap. Isi informasi harus sesuai dengan barang yang ditawarkan dan jangan menjerumuskan karena berlebihan. Surat penawaran dibuat atas dasar surat permintaan penawaran atau karena akan memasarkan suatu produk baru. Bila penawaran dilakukan karena ingin memperkenalkan produk, maka bentuknya dapat lebih bebas dibandingkan dengan permintaan penawaran. 1. Isi pokok surat penawaran antar lain: Nama, jenis, kualitas barang Harga satuan Sifat penawaran Cara pembayaran Cara penyerahan barang Besar potongan yang diberikan Besar uang muka yang harus dibayarkan Alat angkut barang Jaminan lainnya 2. Alat angkut yang bisa dimanfaatkan sehubungan dengan pengiriman barang antara lain: EMKL (Ekpedisi Muatan Kapal Laut) AWB (Air Way Bill) ELTEHA

35 ADMINISTRASI UMUM FASE F Titipan Kilat Armada Angkatan Laut Perusahaan Pos, dan lain-lain Surat Pesanan (Ordered atau Purchase Order/PO) Surat pesanan juga disebut surat beli, biasanya surat pesanan terjadi setelah adanya surat penawaran dengan mempertimbangkan ketentuan: 1. Setelah mempelajari dan meneliti barang yang ditawarkan 2. Barang tersebut memang diperlukan atau banyak diminati calon pembeli 3. Ingin melengkapi barang-barang yang dijual 4. Syarat-syarat yang diajukan dalam penawaran disetujui calon pembeli 5. Sesuai dengan kondisi keuangan yang telah diperhitungkan Hal-hal yang dicantumkan dalam pesanan antara lain: 1. Menyebutkan nama barang dan jumlahnya 2. Menyebutkan harga satuan dan jumlah harganya 3. Menyebutkan jumlah terbayar setelah dipotong discount 4. Menyebutkan jumlah uang muka yang telah dikirim dan sarana pengiriman 5. Kesanggupan pelunasan sisanya 6. Kapan barang harus diterima 7. Mungkin minta cara pembungkusan dan alat angkutnya Surat Konfirmasi Pesanan Surat Konfirmasi Pesana berisi aneka data yang diisi oleh penjual yang didasakan pada surat pesanan atau telepon dari pemesan. Isi dari surat konfirmasi pesanan ini disesuaikan dengan pesanan yang terdiri dari nama barang, jumlah barang, harga, dan syarat jual beli serta informasi lain yang khusus diminta oleh calon pembeli. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang (SPPB) Apabila syarat-syarat pesanan sudah disepakati, maka sudah dapat dibuatkan surat perjanjian jual beli. Apabila barang-barang yang dipesan ada dalam persediaan, maka dipersiapkan pengiriman barang. Surat tersebut perlu dilampiri dengan kopi faktur, daftar barang dan surat pengantar barang. Hal-hal yang dicantumkan dalam surat pemberitahuan pengiriman barang antara lain: 1. Nama barang, merk, jumlah dan harga satuan 2. Discount yang disepakati 3. Uang muka yang telah diterima 4. Kode-kode dalam bungkus barang 5. Mengingatkan akan pelunasan sisanya 6. Pemberitahuan alat angkut yang dipakai Surat Pengantar Barang (SPB) Selain surat pemberitahuan pengiriman barang, dikenal juga jenis surat niaga lain yang berkaitan dengan pengiriman barang, yaitu surat pengantar barang (SPB). Surat pengantar barang disebut juga surat jalan. Surat in memiliki fungsi: 1. Sebagai bukti penyerahan dan tanda terima barang 2. Untuk menjamin bila ada pemeriksaan dalam perjalanan

36 ADMINISTRASI UMUM FASE F Jenis angkutan dan surat yang dipergunakan: 1. Untuk angkutan darat disebut surat pengantar barang 2. Untuk angkutan laut disebut konosemen atau Bill of Lading atau surat muatan 3. Untuk angkutan melalui udara dengan dokumen Air Way Bill (AWB) Surat Penolakan Pesanan Surat Penolakan Pesanan dibuat ketika terjadi pemesanan barang/ jasa yang tidak dapat dipenuhi oleh penjual karena adanya suatu masalah. Karenanya, pihak penjual harus sesegera mungkin mengirimkan surat penolakan pesanan, jangan sampai pemesan menunggu terlalu lama. Surat klaim (pengaduan/ komplain) Surat Pengaduan/ Klaim adalah Surat Pemberitahuan untuk penjual yang dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuainan barang yang diterimanya dengan barang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyelesaiannya. Mengadu tidaklah harus diasosiasikan dengan hal yang negative. Dalam berbisnis, kita justru harus rajin mengadu, untuk memperjelas duduk perkara, dan membuat hubungan bisnis lebih terbuka. Tapi mengadu atau menuntut dalam bisnis memiliki aturannya tersendiri. Beberapa hal yang menjadi penyebab terjadinya klaim antara lain: 1. Keterlambatan pengiriman barang 2. Barang pesanan tidak sesuai dengan contoh yang pernah dikirim (kualitas lebih rendah) 3. Barang pesanan rusak atau cacat 4. Jumlah yang dipesan kurang atau tidak lengkap 5. Merk berbeda dengan yang dipesan Surat Penyelesaian Klaim Bila terjadi suatu klaim, tindakan yang seharusnya dilakukan adalah: 1. Menyelidiki kebenaran tuntutan 2. Tidak emosional 3. Kalau benar, diselesaikan secara musyawarah 4. Kalau tidak benar, perlu memberi penjelasan dan alsan yang tepat Surat Tagihan Tagihan terjadi karena pihak pemesan tidak melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakantan. Misalnya menunda pembayaran atau bahkan mundur cukup lama tanpa ada pemberitahuan atau alasan yang pasti. Ada beberapa tahapan pengiriman surat tagihan, mulai dari tagihan pertama hingga ketiga. 1. Surat penagihan pertama, berisi peringatan kepada pelanggan akan suatu kewajuban yang telah jatuh tempo lewat pada waktunya 2. Surat tagihan kedua agak lebih tegas dari yang pertama 3. Surat penagihan ketiga dengan melampirkan surat tagihan 1 dna 2 dan isinya menegaskan dan disertai dengan peringatan yang keras kapan pemebli dapat melunasi tunggakan, kreditur akan menagih melalui inkaso bank. 4. Sura penagihan keempat merupakan peringatan terakhir dengan nada yng lebih keras, yaitu berupa ancaman kepada debitur akan menggunakan jalur hokum dan melaporkan kepada pihak yang berwajib.

37 ADMINISTRASI UMUM FASE F Langkah terakhir yang ditempuh adalah mengajukan surat gugat ke pengadilan negeri setempat. Hal-hal yang perlu dikemukakakn dalam surat penagihan adalah sebagai berikut: 1. Menyebutkan jangka waktu pembayaran yang sudah berlalu 2. Besar tunggakan yang harus dibayar/ dilunasi 3. Cara pengiriman atau pembayaran auang yang diinginkan oleh pembeli 4. Menyebutkan hal lain,, berupa peringatan/ ancaman (bila perlu) Jawaban Surat Tagihan Jawaban Surat Tagihan biasanya seorang pembeli akan segera menanggapi surat tagihan petama. Hal ini dilakukan agar hubungan kerja sama bisa tetap terjalin dan agar memberikan kesan yang baik. Ada beberpa hal yang disampaikan alam menjawab surat tagihan yang pertama: 1. Mengakui kelalaian dengan menyampaikan alasan dan kesanggupan akan segera menyelesaikan kewajiban. 2. Mengakui kelalaian dan menyampaikan alasan, namun meminta diberi waktu untuk menunda pembayaran. 3. Setelah melakuakn pengecekan, menyampaikan bahwa faktur tersebut sesungguhnya telah dilunasi dan mengirim bukti-bukti pelunasan faktur itu. Surat Penangguhan Pembayaran Barang Surat penangguhan adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh pembeli kepada penjual yang isinya ialah meminta atau memohon kepada penjual agar pembayaran di undur atau ditunda untuk sementara waktu. Adapun waktu yang paling tepat untuk mengirimkan surat ini ialah sebelum pihak penjual mengirimkan surat penagihan pembayaran atau sebelum tanggal jatuh tempo Isi surat pengguhan pembayaran Adapun hal-hal yang perlu dituliskan dalam surat penagguhan pembayaran adalah sebagai berikut: 1. Alasan terjadinya permintaan penangguhan pembayaran 2. Kapan dan dengan cara bagaimana hutang tersebut akan dibayar 3. Pernyataan permohonan maaf atas penundaan tersebut 4. Hal-hal lain yang kiranya dapat menyakinkan pihak penjual bahwa hutang tersebut akan terlunasi. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran Surat ini hanya dibuat oleh penjual apabila pembeli mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Isi suratnya dapat diisi sebagai berikut: 1. Sampaikan bahwa surat permohonan penangguhan telah diterima 2. Bila penjual dapat memahami permasalahan yang dihadapi oleh pembeli menyatakan persetujuannya dan selanjutnya buat keputusan tentang cara pembayarannya. 3. Namun bila penjual tidak dapat menyetujuinya, nyatakan dengan jelas alasannya. 4. Yakinkan bahwa permasalahan akan segera berakhir. Surat Pengiriman Pembayaran Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh pembeli kepada penjual yang isinya memberiahukan kepada penjual bahwa barang telah diterima oleh pembeli dan pembayaran ajan segera dipenuhi sesuai dengan kesepakatan. Adapun isi pokok dari surat ini ialah sebagai berikut : 1. Hubungan dengan surat pesanan dan pemberitahuan pengiriman barang. Apabila sebelum pengiriman pembayaran, pembeli mengajukan pengaduan maka hubungan juga surat jawaban pengaduan bila ada. 2. Menyebutkan jumlah uang yang sudah dibayarkan 3. Penjelasan mengenai cara pembayaran

38 ADMINISTRASI UMUM FASE F 4. Lampiran bukti pembayaran 5. Apabila tidak bisa membayar secara penuh kemukakan alasannya Surat Permintaan Referensi Surat referensi adalah surat yang berisi penilaian pihak ketiga kepada pihak pertama tentang bonafid tidaknya seseorang/badan usaha/ organisasi. Surat ini dibuat atas permintaan pihak kedua, karena pihak kedua akan mengambil keputusan meluluskan atau menolak permintaan pihak pertama (misalnya, pembelian secara kredit). Sifat referensi adalah sangat rahasia. Surat jawaban referensi Bila ada permintaan refernsi, biasanya akan segera dijawab agar tidak menghambat kegiatan perdagangan. Namun apabila tidak cukup informasi yang dapat diberikan sebagai bahan pertimbangan, maka Permintaan tersebut bisa ditanggapi secara terus terang. Yang jelas isi refernsi bersifat informatif dan tidak melebih-lebihkan. Ada beberapa Jawaban referensi: positif, netral, dan negatif. 1. Bila Positif Mengakui bahwa PT…. memang sebagai rekanannya, transaksi selalu beres, membayar sesuai kesepakatan, tidak pernah ada masalah. 2. Bila Netral Tidak berani memberi referensi, karena belum lama menjadi nasabah, atau sebagai nasabah yang bersangkutan sudah tidak aktif lagi, atau setelah dicari di buku, nama PT tersebut tidak tercantum sehingga tidak dapat memberi referensi. 3. Bila Negatif Memang nasabah kami, catatabn keuangan kurang baik, pernah menunggak tanpa pemberitahuan, dan tidak kooperatif saat ditagih. Perusahaan atau organisasi yang menjalin komunikasi bisnis dengan berbagai negara dituntut untuk bisa menulis surat dalam Bahasa Inggris. Membuat konsep surat umumnya dilakukan sekretaris atas instruksi pimpinan. Untuk bisa menguasai dalam penggunaan ataupun penlisan surat-surat dan email Bahasa Inggris ini tentunya harus dimulai dari dasar.kita harus mengerti etika dan berbagai macam style surat bisnis, kalima-kalimat dalam surat, kalimat sapa, cara mengakhiri surat. Berbagai macam jenis surat bisnis, berikut: 1. Apology Letter (Surat Permohonan Maaf) 2. Confirmation Letter (Surat Konfirmasi) 3. Inquiry Letter (Surat Permintaan) 4. Thank You Letter (Surat Terimakasih) 5. Sales Letter (Surat Iklan Penjualan) 6. Balasan Surat Permintaan Informasi 7. Account Terms and Conditions (Surat Syarat dan Kondisi Keuangan) 8. Placing an Order (surat pemesanan) 9. Claim (Surat meminta Ganti Rugi) 10. Surat Membalas klaim 11. Cover Letter (Surat Lamaran Kerja) 12. Letter of Complain (Surat Komplain) 13. Letter of Recommendation (Surat Rekomendasi) 14. Resignation Letter (Surat Berhenti Kerja) 15. Reception of Gift (Surat Menerima Hadiah) KORESPONDENSI BAHASA INGGRIS

39 ADMINISTRASI UMUM FASE F Prinsip menulis surat dalam Bahasa Inggris 1. Gaya Bahasa 2. Kejelasan maksud dan tujuan 3. Penggunaan kata ganti (Pronoun) 4. Format Cara mengakhiri Surat Bahasa Inggris Kalimat terakhir dalam surat Bahasa Inggris sangatlah penting dikarenakan merupakan bagian terakhir yang dibaca penerima surat. Menutup surat dengan kalimat yang baik akan memberikan kesan baik bagi penerima surat. Surat Resmi Ketika menutup surat resmi Bahasa Inggris, pastinya ingin tampak sopan dan penuh perhatian tanpa terlihat terlalu emosional atau sentimental. Akhiri paragraph dengan menyebutkan poin-poin utama dari surat. Jika menulis surat untuk rekan bisnis, akhiri dengan “its been a pleasure working with you on this project” atau “Looking forward to working/ speaking with you”. Pada baris terpisah selanjutnya, lengkapi dengan salam penutup seperti “Regards”, “Sincerely”, atau “Yours Truly”. Surat untuk Karyawan Gunakan paragraph terakhir akan poin-poin utama sebagai pengingat surat. Akhiri surat dnegan menuliskan beberapa hal dalam surat, seperti “once again, thank you for taking the time to meet with me” atau “looking forward to hearing from you soon”. Di bari terpisah, sebelum tanda tangan, sertakan kata-kata sopan seperti “regards,”sincerely” ataupun “Respectfully Yours”. Surat Pribadi Jenis surat pribadi dalam Bahasa Inggris tidaklah membutuhkan formalitas dan struktur surat resmi. Bagaimanapun, surat type ini tetap harus diakhiri dengan baik agara pembaca surat merasa bahwa kita peduli. Tutup surat dengan salam hangat. Cara membalas Surat Bisnis Bahasa Inggris 1. Permulaan Dear Mr, Ms (Mrs, Miss sangatlah penting untuk menggunakan Ms untuk wanita kecuali diminta untuk menggunakan Mrs atau Miss) 2. Ucapan terimakasih untuk minatnya Thank you letter of…..inquiring (meminta informasi) abaout… We would like to thank you for your letter of…inquiring (meminta informasi) about… 3. Memberikan yang diminta We are pleased to enclose… Enclosed you will find… We enclose… 4. Memberikan tambahan informasi We would also like to inform you… Regarding your question about… In answer to your question (inquiry) about… 5. Tutup surat dengan mengharapkan berjumpa dalam urusan berikutnya

40 ADMINISTRASI UMUM FASE F We look forward to…hearing from you/ receiving your order/ welcoming you as our client (costumer) 6. Tanda tangan Yours sincerely (gunakan, “Yours Faithfully) ketika anda tidak tahu nama orang yang anda tuju, maka gunakan “Yours Sincerely” Ketika anda mengetahui nama orang yang anda tuju gunakan (Mr. Ahmad Addison)

41 ADMINISTRASI UMUM FASE F A. Teknik Penilaian Teknik Bentuk instrumen Tujuan Tes tertulis Pilihan Ganda Mengetahui penguasaan pengetahuan siswa untuk perbaikan proses pembelajaran dan/ atau pengambilan nilai Praktek Membuat Surat Mengidentifikasi Surat B. Lembar Penilaian Pilihan Ganda Pedoman Penskoran Nomor Soal Bobot Soal 1 - 25 4 Jumlah skor maksimal 100 Skor perolehan = = x 100 C. Lembar Penilaian Kelompok No. Sikap/ Aspek yang dinilai Nama kelompok Nilai kualitatif Nilai kuantitatif Penilaian Kelompok 1. Menyelesaikan tugas kelompok dengan baik 2. Menyelesaikan tugas kelompok tepat waktu 3. Kerjasama kelompok (komunikasi) 4. Hasil tugas (relevansi dengan bahan) 5. Pembagian Job 6. Sistemasi pelaksanaan Jumlah nilai Kelompok X. LEMBAR PENILAIAN

42 ADMINISTRASI UMUM FASE F D. Lembar Penilaian Individu No. Sikap/ Aspek yang dinilai Nama kelompok Nilai kualitatif Nilai kuantitatif Penilaian Individu 1. Berani mengemukakan pendapat 2. Berani menjawab pertanyaan 3. Inisiatif 4. Ketelitian 5. Ketepatan waktu 6. Hasil tugas (relevansi dengan bahan) Jumlah nilai Kelompok E. Kriteria Penilaian Kriteria indikator Nilai Kualitatif Nilai Kuantitatif 10 – 40 Kurang 1 41 – 60 Cukup 2 61 – 80 Baik 3 81 - 100 Memuaskan 4

43 ADMINISTRASI UMUM FASE F XI. GLOSARIUM Korespondensi adalah komunikasi menggunakan surat sebagai media perantara Surat adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi melalui surat, mempunyai sasaran tunggal dengan tujuan memengaruhi sikap komunikasi terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator. Surat-Menyurat sebagai Alat Komunikasi adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Surat Dinas adalah surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga. Surat Dinas isinya diitunjukkan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Surat Niaga ini adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan dalam kegiatan perniagaan. Dalam pengertian lain disebutkan bahwa surat niaga adalah surat yang dibuat oleh orang-orang atau suatu badan usaha atau perusahaan untuk mencari keuntungan. Kalimat terakhir dalam surat Bahasa Inggris sangatlah penting dikarenakan merupakan bagian terakhir yang dibaca penerima surat. Menutup surat dengan kalimat yang baik akan memberikan kesan baik bagi penerima surat. XII. DAFTAR PUSTAKA Pramono, Joko. 2017. Korespondensi. Yogyakarta: Penerbit ANDI.