รายงาน เรื่อง วงจรชีวิตเอกสาร เสนอ อาจารย์ ประกายฉัตร ขวัญแก้ว จัดทำ โดย นางสาวปวีณา ยินดี รหัส 66302160004 สาขาวิชาการจัดการสำ นักงาน รายงานเล่มนี้เป็นส่วนหนึ่งของรายวิชา หลักการจัดการเอกสาร ภาคเรียนที่ 2 ปีการศึกษา 2566 วิทยาลัยเทคนิคพะเยา
คำ นำ รายงานเล่มนี้เป็นส่วนหนึ่งของรายวิชาหลักการจัดการ เกี่ยวกับวิธีการที่ ทันสมัยในการบริหารการจัดการ รายงานเล่มนี้ทำ ขึ้นเพื่อสื่อให้เห็นถึง ความทันสมัยของการบริหารการจัดการของธุรกิจ ทฤษฏีที่ทันสมัยของการ จัดการ การจัดการทางวิทยาศาสตร์ รู้จักการบริหารจัดการกิจกรรมการได้ รับความช่วยเหลือของผู้คนและทรัพยากร รู้จักระบบของวิธีการจัดการ องค์ ประกอบของวิธีการจัดการ การบริหารงานบุคคล ข้อดีของทฤษฏี ข้อเสีย ของทฤษฏี วิสัยทัศน์ หากรายงานเล่มนี้ผิดพลาดประการใดขออภัยมาไว้ ณ ที่นี้ด้วย
1.ความหมายของงานธุรการ งานธุรการ คือ งานที่มีหน้าที่ในการรับผิดชอบค่อนข้างกว้างพอสมควร ทำ ให้หลาย ๆ คนอาจ เกิดความสับสน เนื่องจากงานด้านนี้มีความเหมือน หรือคล้ายคลึงกันกับงานของฝ่ายบุคคล แต่ งานด้านธุรการนี้จะมีความแตกต่างกับงานของฝ่ายบุคคลตรงที่จะมีการประสานงานเป็นหลัก โดยงานธุรการนี้เป็นงานประเภทที่เรียกว่าเป็นฝ่ายสนับสนุน คือจะคอยเข้าไปคอยประสาน งานหรือช่วยเหลือในแผนกดหรือฝ่ายอื่น ๆ และโดยรวมแล้วหลัก ๆ งานธุรการจะเป็นงานที่ เกี่ยวข้องกับการดูแลด้านเอกสารต่าง ๆ และการติดต่อประสานงานกับทั้งภายในองค์กร และ ภายนอกองค์กร ตลอดจนการจัดเก็บ และค้นหาเอกสารต่าง ๆ รวมทั้งการจัดเตรียมการประชุม เป็นต้น ตำ เหน่งธุรการที่เปิดรับสมัครจะมีอยู่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น ธุรการฝ่ายบุคคล, ธุรการฝ่ายขาย หรือธุรการฝ่ายการตลาดเป็นต้น ส่วนใหญ่จะจบการเรียนจากคณะบริหารธุรกิจ เอกเลขานุการ สาขาบริหารการจัดการ, คอมพิวเตอร์ธุรกิจ หรือการตลาด เป็นต้น
คุณสมบัติของงานธุรการ - เป็นผู้มีความรับผิดชอบ และอดทนต่องานที่ทำ สูง - มีทัศนคติที่ดีเป็นไปในแง่บวก - มีความคล่องแคล่ว - มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี และมีใจรักในงานด้านการบริการ - มีความละเอียดรอบคอบ - เป็นคนใจกว้าง ยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น - การช่วยเหลือผู้อื่นคือหัวใจหลักแห่งการทำ งาน - มีความใจเย็น เก็บอารมณ์ได้ - มีความภาคภูมิใจในหน้าที่การปฏิบัติงานของตน
1. พิจารณากลั่นกรอง หนังสือเข้า-ออกของฝ่ายวิชาการ และแผนงาน 2. กำ กับ ดูแล ติดตามงาน และประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง 3. ตรวจสอบกสั่นกรองเรื่องที่มีประเด็นเกี่ยวกับกฎระเบียบ หรือวิธีการปฏิบัติ 4.เตรียมวาระ จัดการประชุม พร้อมทำ รายงานวิเคราะห์ และประเมินผล 5. กำ กับ ดูแล ตรวจทาน ความครบถ้วนถูกต้อง และทันเวลาของเอกสาร 6.ดำ เนินการรวบรวมแบบประเมินประสิทธิภพ และประสิทธิผลการปฏิบัติงาน เพื่อพิจารณา เลื่อนชั้นเงินเดือนของข้าราชการ และลูกจ้างของฝ่ายวิชาการและแผนงาน 7.ดำ เนินการวบรวมแบบประเมินประสิทธิภาพ และประสิทธิผลการปฏิบัติงาน การปฏิบัติงาน ของลูกจ้างชั่วคราวเพื่อจ้างต่อปีละ 1 ครั้ง และบรรจุเป็นลูกจ้างของฝ่ายวิชาการ และแผนงาน 8. พิมพ์บันทึกขออนุมัติหนังสือราชการ บันทึกโต้ตอบ ระหว่างส่วนราชการ ภายใน ภายนอกสังกัด 2. ขอบข่ายของงานธุรการ
งานพัสดุ ปฏิบัติหน้าที่อื่นๆ ที่ได้รับมอบ 1.กำ กับดูแลการเบิก-จ่ายพัสดุในฝ่าย หมาย วิชาการและแผนงาน 2.กำ กับดูแลการเบิกพัสดุผ่านระบบ คอมพิวเตอร์ 3. ส่งซ่อมวัสดุ อุปกรณ์ เมื่อมีการชำ รุด หรือใช้งานไม่ได้ 4. ตรวจสอบจำ นวนพัสดุ/ครุภัณฑ์ใน ฝ่ายฯ 1.จัดเตรียมของว่างต่างๆตามที่มีการประชุม ในแต่ละครั้ง และตามที่ได้รับมอบหมาย จากผู้บังคับบัญชา 2.ประสานงานในการจองห้องประชุมพร้อม บันทึกในบบการจองห้องประชุม
3. ความสำ คัญของงานธุรการ การบริหารงานธุรการนับได้ว่าเป็นบันไดขั้นแรกในการทำ งานของหน่วยงาน ต่าง ๆ ในทุกระดับที่ต้องใช้การสื่อสารเป็นสื่อในการปฏิบัติงาน การติดต่อสื่อสาร ประกอบด้วย สาร ผู้ส่งสาร และผู้รับสาร เจ้าหน้าที่ ธุรการจะต้องเป็นสื่อในการนำ สาร จากผู้ส่งสารไปยังผู้รับสาร เพื่อเข้าสู่กระบวนการปรับเปลี่ยนไปสู่การทำ งานตาม ภารกิจต่อไปเจ้าหน้าที่ธุรการต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานใน หน้าที่ได้อย่างดี และมีคุณภาพ ทั้งนี้ การปฏิบัติงานของหน่วยงานต่าง ๆ ย่อมต้อง อาศัยการทำ งานของเจ้าหน้าที่ธุรการเป็นสำ คัญ ดังจะเห็นได้จากมีการกำ หนดให้มี งานธุรการในทุกหน่วยงานดังนั้นงานธุรการจึงเปรียบเสมือนกลไกที่สำ คัญ ของหน่วยงานที่จะขาดไปหรือไม่มีไม่ได้
บทบาทของเจ้าหน้าที่ธุรการ - คอยติดต่อประสานงาน และเดินเอกสารให้แก่พนักงานภายในองค์กร และ นอกองค์กร - หากต้องการใช้สถานที่หรือจัดกิจกรรมต่าง ๆ เจ้าหน้าที่ธุรการต้องเป็นผู้ดูแล สถานที่ และติดต่อประสานงานกับฝ่ายอาคาร - คอยดูแลงานด้านเอกสาร หรือจดหมายต่าง ๆ ให้แก่พนักงานภายในแผนก หรือฝ่ายต่าง ๆ - คอยตรวจสอบ และสั่งซื้ออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ภายในออฟฟิศไม่ให้ขาด - คอยดูแล และควบคุมการปฏิบัติงานของแม่บ้าน - คอยดูแลพนักงานรับ-ส่งเอกสารทั้งภายในองค์กร และภายนอกองค์กรที่เข้ามา ติดต่อประสานงานกับทางบริษัทหรือองค์กรนั้นๆ
-การบันทึกแฟ้มข้อมูลโดยใช้คำ สั่ง บันทึก เป็น ในกรณีที่สร้างเอกสารใหม่ขึ้นมา และ ต้องการบันทึกเอกสารที่สร้างขึ้นในครั้งแรก เมื่อใช้คำ สั่งบันทึกเป็นโปรแกรมจะให้เลือก ตำ แหน่งที่จะจัดเก็บไฟล์ข้อมูลดังกล่าว และตั้ง ชื่อไฟล์ข้อมูลนั้นตามต้องการซึ่งจะเหมือนกับ การใช้คำ สั่งบันทึกนั่นเองในกรณีที่เอกสาร ของเราเคยทำ การบันทึกครั้งแรกมาแล้ว หรือ การเปิดแฟ้มข้อมูลเก่าขึ้นมาแล้วการเพิ่มลบ หรือแก้ไขข้อมูล ต่าง ๆ ขึ้นใหม่หากเราใช้คำ สั่งบันทึกเป็นจะเป็นการบันทึกเอกสารที่ได้ รับการแก้ไขขึ้นมาใหม่อีก 5. ความหมายของการบันทึกเอกสาร - การบันทึกแฟ้มข้อมูลโดยใช้คำ สั่ง บันทึก ในกรณีที่สร้างเอกสารใหม่ขึ้นมา และ ต้องการบันทึกเอกสารที่สร้างขึ้นในครั้งแรก เมื่อใช้คำ สั่งบันทึกโปรแกรมจะให้เลือก ตำ แหน่งที่จะจัดเก็บไฟล์ข้อมูลดังกล่าว และ ตั้งชื่อไฟล์ข้อมูลนั้นตามต้องการ ในกรณีที่ เอกสารเคยจัดการบันทึกครั้งแรกมาแล้ว หรือเป็นการเปิดแฟ้มข้อมูลเก่าขึ้นมาแล้ว ทำ การเพิ่มลบ หรือแก้ไขข้อมูลต่าง ๆ ขึ้น ใหม่หากใช้คำ สั่งบันทึก จะเป็นการบันทึก การแก้ไขนั้นทับแฟ้มข้อมูลเดิมซึ่งจะไม่ สามารถกลับไปแก้ไขได้อีกนั่นเอง
หมายถึง กระบวนการในการจำ แนก จัดเก็บเอกสารให้เป็น ระเบียบ เพื่อให้ความสำ คัญของการเก็บเอกสารเมื่อธุรกิจให้ ความสำ คัญกับเอกสาร โดยถือว่าเอกสารเป็นเสมือนความจำ ของ ธุรกิจ และเอกสารใช้เป็นหลักฐานสำ คัญที่ต้องเก็บไว้เพื่อการ ตรวจสอบ หรือดันคว้าในอนาคตแล้ว ดังนี้ ธุรกิจต้องมีการเก็บ เอกสารที่ดีเพื่อรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระเบียบ เอกสารไม่ชำ รุดเสียหาย สะดวกต่อการค้นหาเมื่อต้องการใช้ และมีวิธีการเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับธุรกิจ ซึ่งผู้มีหน้าที่ในการ เก็บเอกสารจำ เป็นต้องมีความรู้ด้านการเก็บเอกสารเป็นอย่างดี ด้วย ดังนั้น ก่อนจะเก็บเอกสารจะต้องมีการวางแผนไว้ล่วงหน้า ให้พร้อมโดยคำ นึงถึงสิ่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่นสถานที่เก็บ เอกสาร อุปกรณ์สำ หรับเก็บเอกสาร ระบบการจัดเก็บเอกสาร ขั้นตอนในการปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสาร เป็นต้นวัตถุประสงค์ของ การเก็บเอกสารแหล่งเก็บเอกสารเปรียบเสมือนศูนย์ความจำ ของ ธุรกิจและเป็นที่รวบรวมหลักฐานต่าง ๆ ของธุรกิจไว้ทั้งหมด 6. ความหมายของการ จัดเก็บเอกสาร (Filing)
7. ความหมายของการบริหารงานเอกสาร หมายถึง การดำ เนินงานเอกสารให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามลำ ดับขั้นตอนคือ การวางแผน การกำ หนดหน้าที่ และ โครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร การกำ หนดระบบการจัดเก็บเอกสารการเก็บรักษา การดวบคุมงานเอกสาร และการ ทำ ลายเอกสารจึงมีความสัมพันธ์กับเอกสารทุกขั้นตอนตามวงจรเอกสาร (Records cycle) โดยเริ่มจากการสร้าง เอกสาร (Cteated) การจำ แนกเอกสาร และการนำ ไปใช้(Classified and utilization) การจัดเก็บเอกสาร (Stored) การนำ กลับมาอ้างอิงเมื่อจำ เป็น (Retrieved when necessary) ตลอดจนการเก็บเอกสารกลับคืนหรือ ทำ ลายเอกสาร (Returned to storage or destroyed) จึงจำ เป็นที่จะต้องหามาตรการที่เหมาะสมมาใช้กับ ตอนทั้ง 5 ขั้นตอน องค์ประกอบของการบริหารงานเอกสารการบริหารงานเอกสารในที่นี้ได้แบ่งงานหรือหน้าที่ ในความรับผิดชอบของผู้บริการงานเอกสารได้ ดังต่อไปนี้ 1. การวางแผน 2. การกำ หนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร 3. การออกแบบระบบการจัดเก็บเอกสาร 4. การเก็บรักษา 5. คุมงานเอกสาร
1. การวางแผน เป็นการเตรียมงานและเตรียมการปฏิบัติงานเอกสาร เตรียมวัสดุ อุปกรณ์ และสถานที่ในการจัดเก็บเอกสาร เตรียมกำ ลังคนที่มีความรู้ในการจัดเก็บ เอกสาร รวมทั้งกำ หนดนโยบายปฏิบัติงานต่าง ๆ 2. การออกแบบระบบจัดเก็บเอกสาร เป็นการกำ หนดว่าจะจำ แนกเอกสารตามระบบใด ระบบหนึ่ง และที่หนดกระบวนการจัดเก็บเอกสารในแต่ละระบบนั้น ซึ่งรายละเอียดได้ กล่าวไว้ในหัวข้อระบบการจัดเก็บเอกสาร และกระบวนการจัดเก็บเอศสาร 3. การเก็บรักษา การเก็บรักษาหนังอแบ่งออกเป็นการเก็บในระหว่างปฏิบัติ และเก็บ เมื่อปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว วิธีเก็บรักษา มีดังนี้ 3.1 การเก็บในระหว่างปฏิบัติ เป็นการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จก็ถือว่า อยู่ในความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติหรือของผู้ที่รับเรื่อง 3.2 เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว ผู้เก็บต้องทำ หลักฐานการเก็บหรืออาจโอน เอกสารไปแยกเก็บไว้ต่างหาก เพื่อประหยัดต้นทุนในการเก็บรักษา
4. การควบคุมงานเอกสาร เป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานเอกสารตั้งแต่เริ่มผลิตเอกสารไม่ ว่าจะเป็น การคิด ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ ทำ สำ เนาผลิตเอกสารขึ้นมาแต่ละชิ้น ผู้ผลิตจะต้องมี การควบคุมอย่างรอบคอบ และเมื่อผลิตแล้วก็ต้องควบคุมวิธีการใช้เอกสารตั้งแต่การรับ การ อ้างอิง แล้วจึงนำ ไปเก็บรักษา เพราะมีปัญหาที่เกิดขึ้นในการใช้เอกสารมาก เนื่องจากมีการใช้ เกินความจำ เป็นหรือมีเอกสารมากมีเวลาอ่าน อีกปัญหาหนึ่งก็คือ การขอยืมอกสารอันจะนำ มา ซึ่งการดอย การทวงถาม และการสูญหายเกิดขึ้น ทำ ให้ผู้เป็นเจ้าของเอกสารไม่ปรารถน จะให้ หน่วยงานอื่น ๆขอยืมอกสารของตน และได้ใช้วิธีการการควบคุมการยืมเอกสารโดยใช้บัตรยืม กำ หนดเวลายืมจดบันทึกการขอยืมและติดตามเอกสารที่ถูกยืมไป เพื่อป้องกันการลืม การ สูญหาย เป็นต้น 5. การทำ ลายเอกสาร เอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้วอาจทำ ลายเสียโดยใช้เครื่องมือหรือโดยวิธี อื่นๆ ก่อนทำ ลายเสนอรายการชื่อหนังสือที่สมควรทำ ลายแก่ผู้บังคับบัญชาพิจารณาให้ทำ ลาย ก่อน 6. อายุการเก็บเอกสาร จะพิจารณาว่าเอกสารใดกฎหมายกำ หนดให้เก็บไว้นานเท่าใด และไม่ สิ้นเปลืองเนื้อที่หรือค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ รวมทั้งความจำ เป็นในการใช้เอกสาร และอายุของ การฟ้องร้องทางกฎหมายเกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น
1. ระบบการจัดการเอกสารที่ใช้ในสำ นักงาน ครอบคลุมกระบวนการต่าง ๆ นับตั้งแต่ การผลิตการเผยแพร่ การใช้ การจัดเก็บการค้นคืน และการกำ จัด 2. ระบบการผลิตเอกสารแบ่งออกเป็น ระบบประมวลคำ ระบบดีทีพีหรือการพิมพ์ตั้ง โต๊ะและระบบการจัดทำ สำ เนาเอกสาร และครอบคลุมไม่ว่าเอกสารจะอยู่ในรูปแบบ หรือสื่อประเภทใด 3. ระบบจัดเก็บ และค้นคืนครอบคลุมระบบที่ช่วยในการจัดเก็บเอกสารที่ใช้ใน สำ นักงาน เพื่อเอื้อประโยชน์ในการค้นคืน โดยวิเคราะห์เนื้อหา และประเภทของ เอกสารเพื่อใช้ในการจำ แนกหมวดหมู่ของเอกสาร และกำ หนดวิธีการในการค้นคืน 4. เอกสารที่ได้จัดเก็บไว้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสาร ได้อย่างรวดเร็ว สะดวก และทันต่อเหตุการณ์ 8. วงจรของเอกสาร (The records cycle)
9 . ก า ร พิ จ า ร ณ า ค ว า ม สำ คั ญ ข อ ง เ อ ก ส า ร เอกสารการประชุมเป็นส่วนสำ คัญที่ทำ ให้การประชุมดำ เนินไปได้ อย่างราบรื่น และบรรลุวัตถุประสงค์ทั้งยังอำ นวยประโยชน์ให้กับ ทั้งผู้จัดการประชุม ผู้เข้าประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และผู้เกี่ยวข้อง เอกสารการประชุม เป็นข้อมูลปฐมภูมิที่มีประโยชน์ต่อการศึกษา ค้นคว้าเป็นแหล่งอ้างอิงที่พันสมัย ไม่ว่าจะเป็นบทความที่มีผู้นำ เสนอบทบรรยายในการประชุมต่าง ๆ หรือรายงานการประชุมทาง วิชาการในวงการธุรกิจเอกสาร
10. การกำ หนดตารางเวลาเก็บ เอกสารที่ปฏิบัติเสร็จแล้ว 1. หนังสือต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ 2. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดีสำ นวนของศาล หรือของพนักงานสอบสวน หรือหนังสืออื่นใดที่ ได้มีกฎหมาย หรือระเบียบแบบแผนกำ หนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไปตามกฎหมาย และ ระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น 3. หนังสือเกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรมเนียม จารีตประเพณี สถิติหลักฐาน หรือเรื่องที่ต้องใช้ สำ หรับศึกษาคั้นคว้าหรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานทางราชการตลอดไป หรือตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากรกำ หนด 4. หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำ เนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่นให้เก็บไว้ไม่ น้อยกว่า 5 ปี 5. หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำ คัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เมื่อดำ เนิน การแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า1 ปี