LAPORAN MAGANG_I CANNU

LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN KEARSIPAN
PENGELOLAAN ARSIP AKTIF DAN INAKTIF

PADA UPT. KPH BILA DINAS KEHUTANAN
PROVINSI SULAWESI SELATAN

Oleh:

I CANNU, S.E
Nip. 19830616 200212 2 004

UPT. KPH BILA DINAS KEHUTANAN Page i
PROVINSI SULAWESI SELATAN
TAHUN 2021

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kami panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa,
karena berkat limpahan Rahmat dan Karunia-nya sehingga kami dapat
menyusun makalah ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Dalam makalah
ini kami membahas mengenai Kearsipan.

Makalah ini dibuat dengan berbagai observasi dan beberapa bantuan
dari berbagai pihak untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan
selama mengerjakan makalah ini. Oleh karena itu, kami mengucapkan terima
kasih yang sebesar-besamya kepada semua pihak yang telah membantu dalam
penyusunan makalah ini.

Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar
pada makalah ini. Oleh karena itu kami mengundang pembaca untuk
memberikan saranserta kritik yang dapat membangun kami. Kritik konstruktif
dari pembaca sangat kami harapkan untuk penyempurnaan makalah
selanjutnya.

Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi kita
sekalian.

Pangkajene Sidenreng, 3 November 2021
Peserta Diklat Arsiparis Tingkat Ahli
Penulis,

I CANNU, S.E
NIP. 19830616 200212 2004

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page ii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ..………………….…………………………... i

KATA PENGANTAR …………………………………………....... ii

DAFTAR ISI ………………………………………………………. iv

DAFTAR GAMBAR ………………………………………………. v

BAB I PENDAHULUAN …………………………………. 1
BAB II 1.1. Latar Belakang ………………………………… 1
BAB III 1.2. Maksud dan Tujuan …………………………… 2
1.3. Ruang Lingkup ………………………………… 3
1.4. Pelaksanaan …………………………………..... 3
3
1.4.1 Dasar Pelaksanaan …………………….... 4
1.4.2 Waktu Pelaksanaan …………………….. 4
1.4.3 Tempat Pelaksanaan …………………....... 5
GAMBARAN UMUM ……………………………..

2.1 Sejarah Unit Kerja (UPT. KPH. Bila) .................. 5
2.2 Visi Misi dan Tujuan Instansi …………………. 6
2.3 Struktur Organisasi Instansi ……………………. 7
2.4 Tugas, Pokok dan Fungsi …………………………. 7

2.4.1 Kepala UPT. KPH Bila Dinas Kehutanan........ 7
2.4.2 Kepala Subbagian Tata Usaha ...……………. 9

2.4.3 Ka. Seksi Perencanaan dan Pemanfaatan Hutan... 11

2.4.4 Ka. Seksi Perlindungan Hutan dan Pemberdayaan

Masyarakat ..................................................... 13
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN ………… 15
3.1 Sistem Pengelolaan Arsip ……………….……. 15
3.2 Organisasi Kearsipan …………………………... 17
3.3 Sarana dan Prasarana Kearsipan ……………….. 19
3.4 Sumber Daya Manusia Kearsipan ……………...... 21

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page iii

BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN …… 25
4.1 Pengurusan Surat Dinas ………………………… 25
BAB V 29
BAB VI 4.2 Penanganan Surat Keluar ...................................... 31
4.3 Pemberkasan Arsip Aktif .…………………........ 32
4.4 Penataan dan Pemindahan Arsip Inaktif………… 37
KESIMPULAN DAN SARAN ……………………… 37
5.1 Kesimpulan ……………………………………… 37
5.2 Saran …………………………………………….. 39
PENUTUP ……………………………………………

DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………….. 40
LAMPIRAN …………………………………………………………. 41

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page iv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 : Struktur Organisasi …………………..…………... Halaman
Gambar 2 : Pengelolaan Arsip Inaktif …...………......…….. 12
Gambar 3 : Pengelolaan Arsip Aktif….………......………. 56
56

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page v

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sebuah instansi pemerintahan atau swasta khususnya pada UPT KPH
Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan dalam melakukan suatu
pekerjaan dan pelayanan terhadap masyarakat memerlukan data dan
informasi salah satunya adalah data kearsipan. Data kearsipan sangat
diperlukan bagi setiap instansi pemerintahan maupun swasta demikian pula
dengan UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan.

salah satu kunci dari kelancaran organisasi perkantoran terletak
pada pengelolaan data kearsipan sistematis, sederhana, dan efisien.
Pengelolaan data kearsipan sangat penting agar sewaktu-waktu apabila
arsip diperlukan dapat diketahui keberadaaannya secara persis dan dapat
dengan mudah serta cepat di temukan karena arsip merupakan pusat
dokumentasi dari suatu kegiatan yang telah berlangsung dan tempat
mencari berbagai keterangan dan tempat mencari berbagai keterangan yang
diperlukan bagi tindakan atau putusan yang akan datang dalam suatu instansi.

Oleh karena itu, pengelolaan data kearsipan yang meliputi
penyimpanan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip merupakan hal yang
mutlak di perlukan, Pada awalnya orang mengenal arsip hanya setumpuk
kertas yang tidak berharga tapi sekarang arsip merupakan hal yang sangat
penting dalam sebuah kantor atau instansi baik instansi pemerintahan
maupun perusahaan swasta. Arsip tidak hanya berupa kertas tetapi juga
dapat berupa film, kaset, video, disket, dan foto copy yang disimpan serta
dipelihara selama diperlukan dalam jangka waktu tertentu.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 1

1.2. Maksud dan Tujuan

1.2.1. Maksud

Maksud dilaksanakannya praktek kerja kerja pengelolaan
arsip aktif dan inaktif Pada UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi
Sulawesi Selatan adalah untuk memberikan nilai tambah dan
membentuk etos kerja Sumber daya manusia kearsipan secara
profesional agar arsip dinamis, arsip aktif dan inaktif khususnya di
lingkungan UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan
dapat tertata dengan baik dan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.

1.2.2. Tujuan

Tujuan dilaksanakannya praktek kerja praktek pengelolaan arsip
dinamisini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan sistem pengelolaan

arsip pada UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi
Selatan.
2. Meningkatkan pengetahuan keterampilan, sikap dan semangat
mengabdi untuk dapat melaksanakan tugas dan kewajiban sebagai
seorang arsiparis.
3. Terciptanya sumber daya manusia yang memadai agar penataan
arsip dinamis dapat berjalan sesuai aturan perundang-undangan
yang berlaku khususnya pada Lingkup UPT KPH Bila Dinas
Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan
4. Sebagai salah satu syarat untuk kelulusan Diklat Fungsional
PengangkatanArsiparis Kategori Keahlian Tahun 2021

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 2

1.3. Ruang Lingkup

Ruang Lingkup praktek kerja lapangan /magang adalah melakukan kegitan
kearsipan mulai dari penciptaan arsip, penerimaan surat masuk, penomoran
surat, stempel surat, penataan arsip dinamis, sistem penyimpanan arsip aktif
dan inaktif, pemindahan arsip inkatif ke Unit Kearsipan pada lingkup UPT
KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan.

1.4. Pelaksanaan

1.4.1. Dasar Pelaksanaan

Praktek Kerja Lapang/magang ini dilaksanakan berdasarkan :

1. Surat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Pusat

Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan Tanggal 06 Juli 2021

Nomor : DL.01.01/2686/2021 Perihal : Surat perintah

mengikuti Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tk. Ahli

Angk. II Tahun 2021

2. Surat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Pusat

Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan Tanggal 27 Agustus

2021 Nomor: B-DL.01.01/2355/22021 Perihal :

Pengembalian Peserta diklat dan Pemberitahuan

Magang/PKL.

3. Surat Perintah Tugas Kepala UPT KPH Bila Dinas

Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan Nomor 094/208/KPH

BILA Tanggal 09 Juli 2021 Perihal Mengikuti Diklat

fungsional pengangkatan arsiparis tingkat ahli Angkatan II.

4. Surat Perintah Tugas Kepala UPT KPH Bila Dinas

Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan Nomor 094/254/KPH

BILA Tanggal 27 Agustus 2021 Perihal : Melakukan

kegiatan Magang/PKL (Praktek Kerja Lapangan) Pada UPT

KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 3

1.4.2. Waktu Pelaksanaan

Kegiatan praktek kerja lapangan/ magang dilaksanakan selama
360 jam pelajaran yang dimulai pada tanggal 31 Agustus 2021
sampai dengan 02 November 2021.

1.4.3. Tempat Pelaksanaan

Pelaksanaan praktek kerja lapangan/magang bertempat pada
Kantor UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi
Selatan Jl. Ganggawa No.55 Pangkajene Kabupaten Sidenreng
Rappang.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 4

BAB II

GAMBARAN UMUM

2.1. Sejarah Unit Kerja (UPT. KPH Bila Dinas
Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan)

Pembentukan UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi
Selatan dimulai setelah dilakukan konsultasi tertulis dan terbitnya surat
Keputusan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor
SK.665/Menlhk/Setjen/PLA.0/11/2017 tanggal 28 November 2017 dan
Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor : 061/10832/Otda
tanggal 15 Desember 2017 Perihal Rekomendasi pembentukan Unit
Pelaksana Teknis Daerah dan Cabang Dinas di Lingkup Pemerintah Daerah
Provinsi Sulawesi Selatan. Pembentukan ini dilakukan untuk melaksanakan
ketentuan pasal 7 ayat (5) Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan
Nomor 10 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan susunan perangkat daerah,
maka dalam rangka melaksanakan urusan Pemerintahan bidang Kehutanan
pada Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan, maka perlu di bentuk
Unit Pelaksana teknis Daerah dan Cabang Dinas Kehutanan.

Berdasarkan hal tersebut di atas maka ditetapkanlah pembentukan
Unit Pelaksana Teknis Kesatuan Pengelolaan Hutan Bila berkedudukan di
Kabupaten Sidenreng Rappang dengan wilayah kerja meliputi Kabupaten
Sidenreng Rappang dan Kota Parepare melalui Peraturan Gubernur
Sulawesi Selatan Nomor 67 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata kerja
Unit Pelaksana Teknis Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan

Secara Administrasi pemerintahan, wilayah UPT.KPH Bila Dinas
Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan berada di dua wilayah administrasi
kabupaten, yaitu Kabupaten Sidenreng Rappang (Sidrap) seluas 71.620 Ha
dan Kota Parepare seluas 2.165 Ha. Sebagian besar berada pada DAS Bila
Walanae yang merupakan wilayah kerja BPDASHL Jeneberang Saddang.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 5

Kondisi topografi wilayah UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi
Selatan didominasi kelas kemiringan yang sangat curam (55,15 %) dari luas
wilayah, sisanya adalah datar hingga curam

2.2. Visi dan Misi UPT. KPH Bila Dinas Kehutanan
Provinsi Sulawesi Selatan

Visi UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan
adalah Sulawesi Selatan Selatan sebagai Sentra Pengelolaan Hutan berbasis
Kerakyatan. Visi tersebut pada dasarnya merupakan upaya untuk
mendukung perwujudan visi Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan yaitu
Sulawesi Selatan sebagai Pilar Utama Pembangunan Nasional dan Simpul
Jejaring Akselerasi Kesejahteraan.

Untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan, maka dilakukan identifikasi
langkah-langkah utama yang akan diambil, yaitu :

a. Mewujudkan pemantapan kawasan dan pengelolaan hutan yang
berkelanjutan

b. Meningkatkan akses dan peran masyarakat dalam peningkatan pendapatan
c. Mewujudkan perbaikan lingkungan dan konservasi serta rehabilitasi hutan

dan lahan.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 6

2.3. Struktur Organisasi Biro Umum Setda Prov. Sulsel

2.4. Tugas Pokok dan Fungsi

2.4.1. Kepala UPT. KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi
Sulawesi Selatan

Fungsi Kepala UPT KPH Bila meliputi :
a. Perencanaan teknis pelaksanaan pelayanan kesatuan pengelolaan

hutan.
b. Pelaksanaan teknis pelayanan kesatuan pengelolaan hutan.
c. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan pelayanan kesatuan

pengelolaan hutan.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 7

d. Pelaksanaan administrasi UPT

e. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Dinas terkait tugas

dan fungsinya

Tugas Kepala UPT KPH Bila meliputi :

a. Menyusun rencana kegiatan UPT sebagai pedoman dalam

pelaksnaan tugas

b. Mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas

c. Memantau, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas dalam

lingkungan UPT KPH Bila Untuk mengetahui perkembangan

pelaksanaan tugas

d. Menyusun rancangan, mengoreksi, memaraf dan/atau

menandatangani naskah dinas

e. Mengikuti rapat-rapat sesuai dengan bidang tugasnya

f. Merumuskan dan melaksanakan kebijakan program, Keuangan,

umum, perlengkapan, kepegawaian dalam lingkungan UPT

g. Melaksanakan perencanaan teknis pelayanan pengelolaan hutan

berdasarkan wilayah kerjanya.

h. Melaksanakan pelayanan teknis pengelolaan hutan berdasarkan

wilayah kerjanya.

i. Melaksanakan tata hutan di wilayah kerja.

j. Melaksanakan penyusunan rencana pengelolaan hutan di wilayah

kerja.

k. Melaksanakan kegiatan pemamfaatan dan penggunaan kawasan

hutan di wilayah kerja.

l. Melaksanakan rehabilitasi dan reklamasi di wilayah kerja

m. Melaksanakan perlindungan dan konservasi sumber daya alam di

wilayah kerja.

n. Melaksanakan kegiatan pengelolaan hutan mulai dari perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan serta pengendalian

di wilayah kerja.

o. Melaksankan pemantauan dan penilaian atas pelaksanaan kegiatan

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 8

pengelolaan hutan di wilayah kerja.
p. Melaksanakan pengembangan investasi, kerjasama dan kemitraan

dalam pengelolaan hutan di wilayah kerja.
q. Melaksanakan kebijakan kehutanan nasional dan daerah dalam

pengelolaan hutan.
r. Melaksankan penyuluhan dan pemberdayaan masyarakat bidang

kehutanan di wilayah kerjanya.
s. Melaksanakan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi

dan perpetaan dalam pengelolaan hutan.
t. Melaksanakan pengembangan dan pengelolaan hutan rakyat, hutan

kota dan penghijauan dalam pengelolaan hutan.
u. Melaksanakan penatausahaan hasil hutan
v. Melaksankan pembinaan dan pengawasan terhadap pemegang izin.
w. Melaksanakan analis atau kajian teknis terhadap permohonan

pemafaatan dan atau penggunaan kawasan hutan.
x. Melaksanakan konsultasi dengan lembaga pemerintah dan lembaga

non pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi UPT
y. Menilai kinerja pegawai aparatur sipil negara sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.
z. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas kepala UPT dan

memberikan saran pertimbangan kepada atasan sebagai bahan
kebijakan dan
aa. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan
sesuai dengan bidang tugasnya

2.4.2. Kepala Subbagian Tata Usaha

Tugas dan Uraian Tugas Kepala Subbagian Tata Usaha
Tugas Kepala Subbagian Tata Usaha adalah membantu Kepala UPT

dalam mengoordinasikan dan melaksanakan pelayanan teknis dan
administrasi penyusunan program, pelaporan, umum, kepegawaian, dan
keuangan dalam lingkungan UPT.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 9

Uraian Tugas Kepala Subbagian Tata Usaha meliputi :
a. Menyusun rencana kegiatan Subbagian Tata Usaha sebagai

pedoman dalam pelaksanaan tugas.
b. Mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas.
c. Memantau, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas

dalam lingkungan Subbagian Tata Usaha untuk mengetahui
perkembangan pelaksanaan tugas
d. Menyusun rancangan, mengoreksi, memaraf dan/atau
menandatangani naskah dinas.
e. Mengikuti rapat sesuai dengan bidang tugasnya
f. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan dalam lingkungan
UPT sehingga terwujud koordinasi, sinkronisasi dan integrasi
pelaksanaan kegiatan.
g. Melakukan koordinasi serta menyiapakan bahan penyusunan
program UPT.
h. Mengoordinasikan dan melakukan pengolahan dan penyajian data
dan informasi.
i. Mengoordinasikan dan melakukan pelayanan adaministrasi umum.
j. Mengoordinasikan dan melakukan pelayanan Kepegawaian dan
hukum.
k. Mengoordinasikan dan melakukan pelayanan adaministrasi
keuangan
l. Mengoordinasikan dan melakukan pelayanan ketatausahaan.
m. Mengoordinasikan dan melakukan pelayanan adaministrasi
pelayanan organisasi dan tatalaksana.
n. Mengoordinasikan dan melakukan pelaksanaan urusan
kerumatanggaan.
o. Mengoordinasikan dan melakukan kegiatan kehumasan
p. Melaksanakan konsultasi dengan lembaga pemerintah dan
lembaga non pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas dan
fungsi.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 10

q. Menilai kinerja pegawai aparatur sipil negara sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.

r. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas kepala Subbagian Tata
Usaha dan memberikan saran pertimbangan kepada atasan sebagai
bahan perumusan kebijakan dan

s. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan
sesuai dengan bidang tugasnya

2.4.3. Kepala Seksi Perencanaan dan Pemanfaatan Hutan

Tugas dan Uraian Tugas Kepala Seksi Perencanaan & pemanfaatan hutan
Tugas Kepala Seksi Perencanaan dan pemanfaatan hutan adalah

membantu Kepala UPT dalam melakukan pelayanan teknis operasional
perencanaan dan pemamfaatan hutan berdasarkan wilayah kerja.

Uraian Tugas Kepala Seksi Perencanaan dan pemamfaatan hutan
meliputi :
a. Menyusun rencana kegiatan Seksi Perencanaan dan pemamfaatan

hutan sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas.
b. Mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas.
c. Memantau, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas

dalam lingkungan Seksi Perencanaan dan pemamfaatan hutan untuk
mengetahui perkembangan pelaksanaan tugas.
d. Menyusun rancangan, mengoreksi, memaraf dan/atau
menandatangani naskah dinas.
e. Mengikuti rapat sesuai dengan bidang tugasnya
f. Menyiapkan bahan dan melakukan perencanaan teknis pelayanan
Perencanaan dan pemamfaatan hutan berdasarkan wilayah kerja.
g. Menyiapkan bahan dalam rangka pelaksanaan, pemeliharaan,
monitoring dan evaluasi kegiatan inventarisasi hutan, pembagian
blok dan petak, tata batas wilayah dan pemetaan wilayah kerja.
h. Menyiapkan bahan dalam rangka pelaksanaan penyusunan rencana
pengelolaan hutan jangka panjang dan penetapan rencana

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 11

pengelolaan hutan jangka pendek.
i. Menyiapkan bahan dalam rangka pelaksanaan, pengawasan, dan

pengendalian pemamfaatan dan penggunaan kawasan hutan di
wilayah kerja.
j. Menyiapkan bahan dalam rangka pengawasan dan pengendalian
penilaian dan pelaksanaan penggunaan kawasan hutan dan/atau
tukar menukar kawasan hutan di wilayah kerja.
k. Menyiapkan bahan dalam rangka pengawasan dan pengendalian
penatausahaan hasil hutan, iuran kehutanan dan peredaran hasil
hutan di wilayah kerja.
l. Menyiapkan bahan dalam rangka pengembangan dan pengelolaan
sistem informasi dan perpetaan dalam pengelolaan hutan di
wilayah kerja.
m. Melakukan pengembangan investasi, kerjasama dan kemitraan
dalam pengelolaan hutan, pengolahan dan pemasaran hasil hutan
di wilayah kerja .
n. Melakukan Penatausahaan hasil hutan.
o. Melakukan pemberian kajian teknis pemamfaatan dan penggunaan
kawasan hutan
p. Melakukan konsultasi dengan lembaga pemerintah dan lembaga
non pemerintah dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas dan
fungsi.
q. Menilai kinerja pegawai aparatur sipil negara sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
r. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas kepala Seksi
Perencanaan dan pemamfaatan hutan dan memberikan saran
pertimbangan kepada atasan sebagai bahan perumusan kebijakan
dan
s. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan
sesuai dengan bidang tugasnya

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 12

2.4.4. Kepala Seksi Perlindungan Hutan dan Pemberdayaan
Masyarakat

Tugas dan Uraian Tugas Kepala Seksi Perlindungan Hutan dan
Pemberdayaan masyarakat

Tugas Kepala Seksi Perlindungan Hutan dan Pemberdayaan
masyarakat adalah membantu Kepala UPT dalam melakukan pelayanan
teknis operasional perlindungan hutan dan pemberdayaan masyarakat
berdasarkan wilayah kerja.
Uraian Tugas Kepala Seksi Perlindungan Hutan dan Pemberdayaan
masyarakat meliputi :
a. Menyusun rencana kegiatan Seksi Perlindungan Hutan dan

Pemberdayaan masyarakat sebagai pedoman dalam pelaksanaan
tugas.
b. Mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas.
c. Memantau, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas
dalam lingkungan Seksi Perlindungan Hutan dan Pemberdayaan
masyarakat untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan tugas.
d. Menyusun rancangan, mengoreksi, memaraf dan/atau
menandatangani naskah dinas.
e. Mengikuti rapat sesuai dengan bidang tugasnya
f. Menyiapkan bahan dan melakukan perencanaan teknis pelayanan
perlindungan hutan dan pemberdayaan masyarakat berdasarkan
wilayah kerja.
g. Menyiapkan bahan dalam pelaksanaan perlindungan hutan,
pengamanan hutan, penegakan hukum, pemberian advokasi,
konsultasi dan bantuan hukum bidang kehutanan, pelatihan
perlindungan/pengamanan hutan, pembentukan forum dan
pengembangan sistem informasi perlindungan/pengamanan hutan
di wilayah kerja.
h. Menyiapkan bahan dalam pelaksanaan pengendalian kebakaran
hutan dan lahan, pelatihan, pendidikan, sosialisasi, penyuluhan,

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 13

pembentukan forum kolboratif dan pengembangan sistem
informasi pengendalian kebakaran hutan dan lahan di wilayah
kerja.
i. Menyiapkan bahan dalam rangka pelaksanaan konservasi sumber
daya alam dan ekosistem di wilayah kerja.
j. Menyiapkan bahan dalam rangka pelaksanaan Pengelolaan daerah
aliran sungai, reklamasi hutan dan rehabilitasi lahan dan
perbenihan tanaman hutan di wilayah kerja.
k. Menyiapkan bahan dalam rangka Penyuluhan dan pemberdayaan
masyarakat di wilayah kerja.
l. Menyiapkan bahan dalam rangka fasilitasi dan pendampingan
pengembangan hutan kemasyarakatan, hutan tanaman rakyat,
hutan desa, kemitraan masyarakat hukun adat dan penanganan
konflik sosial/tenurial di wilayah kerja
m. Melakukan pengembangan dan pengelolaan hutan rakyat, hutan
kota dan penghijauan lingkungan
n. Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap pemegang izin
o. Melakukan konsultasi dengan lembaga pemerintah dan lembaga
non pemerintah dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas dan
fungsi.
p. Menilai kinerja pegawai aparatur sipil negara sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
q. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas kepala Seksi
Perlindungan hutan dan pemberdayaan masyarakat dan
memberikan saran pertimbangan kepada atasan sebagai bahan
perumusan kebijakan dan
r. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan
sesuai dengan bidang tugasnya

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 14

BAB III
PENYELENGARAAN KEARSIPAN

3.1. Sistem Pengelolaan Arsip

Dalam Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
dalam Pasal 1 ayat (24) menjelaskan bahwa Penyelenggaraan kearsipan
adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan
pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung
oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya.

Dalam penyelenggaraan kearsipan kita rnengenal Sistem pengelolaan
arsip yaitu cara atau metode menerima, menyimpan, mengaktualisasikan
dan menemukan kembali arsip yang disimpan yang didasarkan pada prinsip
efektifitas, efisiensi dan keamanan, yang didukung oleh sumber daya rnanusia
yang berkualitas, kelembagaan yang mantap dan sarana serta prasarana
yang memadai.

Sebagaimana tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28
Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan pada Bab IV Pengelolaan Arsip dijelaskan bahwa :
(1) Pengelolaan Arsip terdiri atas :

a. Pengelolaan arsip dinarnis; dan
b. Penge lolaan arsip statis
(2) Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif
dan arsip inaktif.
(3) Pengelolaan arsip dinamis rnenjadi tanggungjawab pencipta arsip.
(4) Pengelolaan arsip statis menjadi tanggungjawab lembaga kearsipan.
(5) Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagairnana dimaksud pada ayat (1)
dilakukan oleh arsiparis.

Dalam Pasal 31 ayat (1) Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan
a. penciptaan arsip
b. penggunaan arsip;

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 15

c. pemeliharaan arsip dan
d. penyusutan arsip.

Pasal 32 menjelaskan bahwa penciptaan arsip meliputi kegiatan
pembuatan arsip dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah
dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Dijelaskan dalam pasal 33 bahwa pembuatan arsip harus diregistrasi , arsip
yang sudah diregistrasi didistribusikan kepada pihak yang berhak secara
tepat waktu, lengkap serta aman. dan pendistribusian arsip diikuti dengan
tindakan pengendalian. Pasal 34 menjelaskan bahwa penerimaan arsip
dianggap sah setelah diterima oleh petugas atau pihak yang berhak
menerima, penerimaan arsip harus diregistrasi oleh pihak yang menerima, dan
arsip yang diterima didistribusikan kepada unit pengolah diikuti dengan
tindakan pengendalian.

Pasal 37 menjelaskan penggunaan arsip dinamis diperuntukkan bagi
kepentingan pemerintahan dan masyarakat. Pasal 38 dijelaskan penggunaan
arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan
akses arsip.

Pemeliharaan arsip sebagaimana dijelaskan pasal 40 ayat (1)
pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan,
keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Ayat (2) Pemeliharaan arsip
dinamis meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif dan arsip inaktif baik
yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun arsip umum dan ayat
(3) pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan
arsip aktif, penataan arsip inaktif , penyimpanan arsip dan alih media arsip.

Dalam pasal 52 dijelaskan penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta
arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pasal 56 penyusutan arsip
meliputi pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki
nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan; dan penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan.

Dalam hal pengelolaan arsip pada UPT KPH Bila Dinas Kehutanan

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 16

Provinsi Sulawesi Selatan yaitu arsip yang aktif dipergunakan disebut arsip
aktif masih dikelolah oleh masing-masing Seksi sedangkan arsip yang
sudah jarang dipergunakan atau arsip inaktif dikelola di Sub bagian tata
usaha.

3.2. Organisasi Kearsipan

Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Bagian Ketiga
Organisasi Kearsipan Pasal 16 dijelaskan sebagai berikut :
(1) Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan, pencipta arsip dan

lembaga kearsipan;
(2) Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dibentuk

oleh setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
badan usaha milik negara (BUMN), dan badan usaha milik daerab
(BUMD)
(3) Lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:

a. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
b. arsip daerah provinsi;
c. arsip daerah kabupaten/kota dan
d. arsip perguruan tinggi.
(4) Arsip daerah provinsi wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah
provinsi, arsip daerah kabupaten/kota wajib dibentuk oleh pemerintahan
daerah kabupaten/kota dan arsip perguruan tinggi wajib dibentuk oleh
perguruan tinggi negeri.

Unit kearsipan pada pencipta arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 16 ayat (1) memiliki fungsi :
a. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
c. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga

kearsipan; dan
e. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraankearsipan

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 17

di lingkungannya.
Unit kearsipan pada lembaga negara sebagaimana dimaksud padaayat

(2) memiliki tugas :
a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah dilingkungannya;
b. mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalamkerangka

SKN DAN SIKN;
c. melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
d. mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip

kepada ANRI; dan
e. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan

kearsipan di lingkungannya.
Dijelaskan dalam Pasal 18 bahwa Unit Kearsipan pada pemerintahan

daerah berada di lingkungan satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara
pemerintahan daerah memiliki tugas :
a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah satuan kerja

perangkat daerah dan penyelenggara pernerintahan daerah;
b. rnelaksanakan pemusnahan arsip dari lingkungan satuan kerja perangkat

daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah;
c. mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan satuan kerja

perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kepada lembaga
kearsipan daerah; dan
d. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan
kearsipan di lingkungannya.

Organisasi Kearsipan pada UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi
Sulawesi Selatan diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sulawesi Selatan. Begitu pula dengan koordinasi pelaksanaan
pembinaan dan pengawasan terhadap kegiatan unit yang mempunyai
pengelolaan dan fungsi kearsipan. UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi
Sulawesi Selatan dalam pelaksanaan kearsipan, sepenuhnya dilakukan pada
Sub Bagian TataUsaha sebagai pengelola arsip.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 18

3.3. Sarana dan Prasarana Kearsipan

Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan yang melakukan segala
kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat
yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non pemerintahan dengan
menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan. Dalam melakukan kearsipan tentu rentang terhadap
kerusakan pada berkas-berkas, maka perlu adanya sarana prasarana kearsipan
yang berkualitas. Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakaisebagai alat
dalam mencapai maksud dan tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya arsip suatu proses.

Jenis-jenis sarana prasarana kearsipan adalah peralatan/perlengkapan
yaitu alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan
kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan, dan lebih
cepat, tepat serta lebih baik. Dengan adanya alat-alat kearsipan adalah alat yang
digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan- bahan keterangan
dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik
contohnya komputer, laptop, LCD, SDM dan elektrik, mesin fotocopy dll.
Perabot kearsipan adalah benda-benda, atau alat-alat kantor yang terbuat dari
kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan pengarsipan,
contoh : meja, kursi, rak buku, lemari, papan tulis dll.

Pengelolaan sarana prasarana kantor yaitu dengan banyaknya kebutuhan
sarana dan prasarana, maka pengelolaan baik, efisien dan efektif mutlak
diperlukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan yang
bertujuan agar semua kegiatan yang berhubungan perbekalan kearsipan baik
yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan
baik dan efisien.

Sarana prasarana arsip adalah peralatan/perlengkapan yang
dipergunakan dalam menata/menyimpan arsip. Kriteria pemilihan suatu
peralatan yang di dibeli harus sesuai dengan ruang lingkup organisasi, sesuai
dengan luas ruangan yang tersedia, sesuai dengan bentuk dan ukuran fisik
arsip, dapat menjamin keselamatan fisik arsip.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 19

Sarana dan Prasarana sebagaimana tercantum dalam Peraturan
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 159 menyebutkan :
(1) Pengelolaan arsip dilakukan dengan menggunakan prasarana dan sarana

berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Kepala ANRI;
(2) Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi :

gedung, ruangan dan peralatan;
(3) Pernyaratan prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

mengatur lokasi, konstruksi dan tata ruangan gedung penyimpanan
arsip serta spesifikasi peralatan pengelolaan arsip.
Peralatan pengelolaan arsip yang diperlukan antara lain :
1. Filling Equipment (merupakan perangkat keras) :
a. Filling Kabinet : Alat berlaci 4 (empat) buah untuk untuk

menyimpan arsip aktif dalam folder (map) yang diatur secara
vertical memanjang. Sebagai batas antara Pokok Masalah dan Sub
Masalah terdapat Guide.
b. Rak Arsip : Alat untuk menempatkan kotak (Box) arsip inaktif, Rak
arsip sebaiknya terbuat dari besi, agar terhindar dari rayap.
c. Almari Arsip : Almari yang digunakan untuk menyimpan arsip.
d. Record Center : Ruangan untuk menyimpan arsip inaktif yang
tersimpan dalam box arsip, yang tersusun rapi dalam Rak besi, dan
dilengkapi dengan informasi (Guide). Ruangan arsip harus bebas
debu, tidak lembab, dan bebas dari ancaman bahaya kebakaran atau
banjir.

2. Perlengkapan Arsip/Supplies (Perangkat lunak pendukung arsip) :
a. Kartu Fisches : dipergunakan untuk mendeskripsikan jenis arsip yang
akan disimpan.
b. Kartu Disposisi : Formulir yang dipergunakan untuk menulis disposisi
dari pimpinan kepada unit pengolah atau user yang harus menindak
lanjuti instruksi tersebut.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 20

c. Buku peminjaman arsip : dipergunakan sebagai tanda bukti
peminjaman arsip dari unit kearsipan kepada user/pengguna.

d. Folder (Map) : Dipergunakan sebagai tempat untuk menyimpan
lembaran surat/arsip sesuai dengan subyeknya/masalahnya.

e. Kotak Arsip (Box Arsip) : Untuk menyimpan arsip inaktif dalam folder
(map) yang diatur secara vertical memanjang.

Sarana dan prasarana dalam pengurusan surat di lingkungan UPT KPH
Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan antara lain berupa:
a. Ruangan;
b. Kertas;
c. Tinta;
d. Kop surat dinas;
e. Amplop surat dinas;
f. Stempel/cap dinas
g. Buku Agenda

Sarana dan prasarana dalam penyimpanan arsip aktif:
a. Lemari Aluminium/Kaca;
b. Perangkat komputer;
c. Folder;
d. Sekat/guide;
e. Map Odener.

3.4. Sumber Daya Manusia Kearsipan

Dalam pasal 147 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan
menyatakan bahwa sumber daya manusia kearsipan terdiri atas pejabat
struktural di bidang kearsipan, arsiparis dan fungsional umum di bidang kearsipan.
Pasal 148 menjelaskan bahwa :

(1) Pejabat struktural dibidang kearsipan mempunyai kedudukan sebagai
tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan manajemen kearsipan;

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 21

(2) Pejabat struktural di bidang kearsipan mempunyai tanggung jawab
melakukan perencanaan, penyusunan program, pengaturan,
pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, monitoring dan evaluasi
serta pengelolaan sumber daya kearsipan.

Dalam Pasal 149 menyatakan bahwa :
(1) Arsiparis terdiri atas Arsiparis Pegawai Negeri Sipil dan Arsiparis non-
Pegawai Negeri Sipil.
(2) Arsiparis Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
merupakan Pegawai Negeri Sipil yang merniliki kompetensi kearsipan
yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional
arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3) Arsiparis non-Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dirnaksud pada ayat
(1), merupakan pegawai non-Pegawai Neger i Sipil yang memiliki
kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara
penuh untuk melaksanakan kegiatan kearsipan di lingkungan organisasi
TNI, Kepolisian Negara RI, BUMN, BUMD, Perguruan Tinggi swasta,
perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang- undagan.

Pasal 150 ayat (1) menyatakan bahwa arsiparis pegawai negeri sipii terdiri
atas :

a. Arsiparis tingkat terampil dan
b. Arsiparis tingkat ahli.
Pasal 151 menyatakan bahwa :
(1) Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang
memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan
tugasnya.
(2) Fungsi dan tugas arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, le mbaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan;
b. menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 22

bukti yang sah;
c. menjaga terwujudnya pengelolaan ars1p yang andal dan pemanfaatan

arsip sesuai dengan ketentuan peraturan peundang- undangan;
d. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk

menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya;
e. menjaga keselamatan dan kelestarian ars1p sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidup an bermasya rakat, berbangsa dan
bemegara;
f. menjaga keselamatan aset nasio nal dalam bidang ekonom i, sos ial,
politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati
diri bangsa; dan
g. menyediakan inforrnasi guna meningkatkan kualitas pelayanan
publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
Pengangkatan dan Pembinaan Karir Arsiparis sebagaimana Pasal 157
menyatakan bahwa:
(1) Jabatan fungsional ars1pans merupakan jabatan profesional yang
diduduki oleh Seorang Pegawai Negeri Sipil;
(2) Pengangkatan dan pembinaan karir jabatan fungsional ars1pans
sebagaimana dimaksud pada ayat ( l) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian;
(3) Pengangkatan dalam jabatan fungsional arsiparis dilaksanakan
berdasarkan formasi yang ditetapkan oleh menteri yang
menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pendayagunaan
aparatur negara berdasarkan ana lisis kebutuhan ars1pan s secara nasional
yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.
(4) Dalam rangka pengadaan dan pengangkatan dalam jabatan fungsional
arsiparis, pencipta arsip dapat melakukan koordinasi dengan ANRI.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 23

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi RI Nomor 26 Tahun 2016 tentang Pengangkatan Pegawai
Negeri Sipil dalam Jabatan Fungsional melalui Penyesuaian/Inpassing, dan
Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 6 Tahun 2017 tentang Tata Cara
Pengangkatan PNS dalam Jabatan Fungsional Arsiparis melalui penyesuaian/
Inpassing.

Pada UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan telah
mengusulkan Pengangkatan Pejabat Fungsional Arsiparis sesuai formasi
melalui Penyesuaian/lnpassing, dan pada bulan Maret 2019 telah diangkat
tenaga arsiparis melalui inpassing sejumlah 1 (Satu) orang yaitu arsiparis ahli
Muda.

Setelah diangkat sebagai fungsional arsiparis, penyusun sudah berusaha
melakukan penataan kearsipan dengan pengetahuan yang didapatkan pada
Bimtek dan Sosialisasi yang saya ikuti. Dan dengan adanyaDiklat Fungsional
Pengangkatan Arsiparis Kategori Keahlian ini diharapkan nantinya setelah diklat
dapat menyusun dan mampu menata arsip, sesuai dengan aturan yang berlaku
dan mentransfer ilmu yang diperolehnya kepada pegawai di lingkup UPT KPH
Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan untuk dapat mewujudkan
pengelolaan arsip yang berkualitas.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 24

BAB IV

PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN

4.1. Pengurusan Surat Dinas

Dalam Tata Naskah Dinas diatur tata cara tentang ketentuan penyusunan
surat dinas, ketentuan surat menyurat, media/susunan surat menyurat,
penanganan surat masuk dan surat keluar, distribusi yang meliputi jenis dan
format naskah dinas, penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang, logo, cap
dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar serta tata persuratan.

Penanganan surat masuk sistem buku agenda Sarana pencatatan surat
antara lain terdiri dari :
1. Buku Agenda dan Buku Ekspedisi : yaitu merupakan buku yang berisi
daftar untuk mencatat keluar-masuknya surat berdasarkannomor urut
surat masuk dan nomor urut surat keluar. Kelemahannya menggunakan
buku agenda : adalah tidak adanyaperbedaan pencatatan antar surat
penting, biasa dan rahasia,tidak dapat digunakan untuk penelusuran
keberadaan arsip,apabila hilang maka seluruh informasi yang terdapat
pada bukuhilang, system ini sesuai untuk organisasi kecil.
2. Kartu Kendali: Pencatatan pengurusan surat dengan kartu kendali
digunakan pada sistem pola baru atau sistem kartu kendali. Kartu
kendali mempunyai rangkap tiga yang setiap rangkapnya mempunyai
fungsi adalah : a). Kartu kendali 1 berfungsi sebagai pengganti buku
agenda pada bagian pencatatan surat, b). Kartu kendali 2 berfungsi
sebagai pengganti buku ekspedisi yang disimpan pada bagian
penyimpanan surat, c). Kartu kendali 3 berfungsi sebagai pengganti
buku agenda pada unit kerja/pengolah.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 25

Sistem kendali ini rnempunyai kelebihan yaitu : Pencatatan cukup satu
kali pada bagian unit Kearsipan, mudah ditata karenaukurannya kecil dapat
digunakan untuk sarana penelusuran keberadaan arsip. Kelemahannya adalah :
Adanya keengganan pelaksana untuk menganalisis isi ringkas surat, kode
Klasifikasi dan penentuan indeks, sehingga semua surat dicatat di Kartu
kendali, kartu kendali berupa lembaran sehjngga mudah hilang.

Sistem pencatatan surat di UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi
Sulawesi Selatan tidak menggunakan kartu kendali. Pencatatan Surat keluar
maupun surat masuk dilakukan secara manual dengan menggunakan buku
agenda.

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut
agendaris. Buku agenda ada 3 macam :
1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan

untuk mencapat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap
halaman.
2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah
kanan atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
3. Buku agenda kembar adalab buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu :
1. Buku vertikal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar

selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut
verbalis.
2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan
sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor.
3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat
yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode klasifikasi surat keluar
dalam penomoran naskah dinas dengan urutannya masing-masing.
4. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 26

penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.
5. Blanko konsep yaitu blanko/forrnulir yang dipergunakan khusus untuk

membuat konsep surat.
6. Blanko surat yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah

tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan.
7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang

bertanggungjawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum
ditandatangani oleh pimpinan.
8. Cap agenda yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah
dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian diperoleh dari buku
agenda tersebut.

Proses penanganan surat masuk dan keluar Pada UPT KPH Bila Dinas
Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan dilakukan secara manual dengan tahapan-
tahapan sebagai berikut:
1. Penerimaan Surat/atau Naskah Dinas.

Tahapan penerimaan surat dilakukan dengan cara memeriksa kelengkapan
naskah dinas, penandatanganan bukti pemerimaan.
2. Penyortiran surat
Setelah surat diterima selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat
yang dituju, jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah
pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju
dan surat yang merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan
orgaisasi, maka surat tersebut diproses lebih lanjut.
3. Pencatatan surat
Pencatatan surat pada UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi
Sulawesi Selatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda, surat
masuk dengan tahap sebagai berikut :
a. Petugas membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah

surat tersebut merupakan surat dinas atau biasa, penting serta
rahasia. Untuk surat rahasia, tidak diperbolehkan dibaca surat,
kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 27

b. Pencatatan naskah dinas dilakukan dengan cara mencatat data
identitas naskah dinas meliputi nomor urut, tanggal masuk surat,
asal surat dinas, nomor dan tanggal surat dinas, isi ringkas surat
dinas, kode dan keterangan ke dalambuku agenda. Setelah Petugas
pencatat surat rnencatat naskah dinas masuk, maka petugas
melampirkan lembar disposisi dan membubuhi nomor urut surat
masuk sesuai yang tertera pada buku agenda surat masuk.
Pencatatan ini sangat penting dilakukan karena dapat diketahui
volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Juga
mernudahkan dalam penyimpanan sehinggasurat akan lebih muda
ditemukan.

c. Naskah dinas masuk diperhadapkan ke pimpinan dalam hal ini
kepala UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan.

4. Pengarahan surat
Pengarahan surat pada lembar disposisi surat dilakukan oleh Kepala

UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan untuk
memberikan wewenang dan tugas kepada caraka atau bawahannya yang
merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan
surat/naskah dinas. Selanjutnya Kepala UPT KPH Bila Dinas Kehutanan
Provinsi Sulawesi Selatanmemberikan kembali naskah dinas ke pencatat
surat untuk pendistrubusian. Dan sebelum didistribusikan pencatat surat
membaca isi instruksi naskah dinas tersebut ke dalam buku agenda surat
masuk dengan mencocokkan nomor urut yang tercantum dalam buku
agenda. Pencatat surat kembali melakukan penyortiran untuk
pendistibusian
5. Pendistribusian surat
Pencatat surat dan mendistribusikan sesuai instruksi pimpinan, maka naskah
dinas tersebut didistribusikan kepada yang ditunjuk oleh Kepala UPT KPH
Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan untuk tindak lanjut
pengelolaan naskah dinas.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 28

4.2. Penanganan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor
kepada pihak lain, baik perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga.

Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut:
a. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yangditerima
b. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor mau mengundang

r apat, maka dibuat surat undangan rapat.
c. Surat keluar memberikan informasi, misalnya suratpemberitahuan, surat

edaran dan lain-lain.
Penanganan surat keluar pada UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi

Sulawesi Selatan dengan tahapan sebagai berikut :
1. Pembuatan Konsep dapat dilakukan oleh:

1) Atasan atau pimpinan
- Konsep dibuat dan diketiksendiri secara lengkap. Biasanya
untuk surat rahasia.
- Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
- Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secaralengkap oleh
sekretaris.
- Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris ataupembantunya.
- Orang yang ditunjuk oleh pimpinan (konseptor) atau Pimpinan
menunjuk langsung orang yang dipercaya untukmembuat konsep
surat.

2. Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh bawahan, maka konsep tersebut harus

mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Bila sudah mendapatkan
persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberikan tanda/paraf
pada konsep tersebut.
3. Pengetikan konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan
selanjutnya diserahkan kepada juru tik untuk diketik menggunakan kertas
kop dinas dengan berpedoman pada Tata Naskah Dinas.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 29

4. Pemeriksaan pengetikan
Konseptor harus memeriksa hasil pengetikan, sehingga benar-benar

sesuai dengan konsepnya. Apabila hasil pengetikan sudah benar dan rapi
sesuai Tata Naskah Dinas, maka konseptor mengajukan Naskah Dinas
tersebut untuk selanjutnya ditanda tangani oleh Kepala UPT KPH Bila
Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan.
5. Penomoran surat

Konsep surat yang sudah ditandatangani selanjutnya dicatat ke
dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasikan atau didaftarkan
untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan
pemberian nomor surat yang berlaku di kantor dengan menggunakan
klasifikasi.
6. Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani dan sudah diregistrasikan pada
penomoran selanjutnya diberikan cap dinas/stempel sebagai tanda
syahnya surat dinas.
7. Melipat surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipatsecara
rapi menggunakan aturan melipat surat. Sementara tembusannya atau
lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan
dalam map/folder.

Hambatan yang kami hadapi dalam penanganan surat keluar pada
UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan yaitu terkadang
pegawai melakukan penomoran surat tanpa menyimpan arsip sehingga arsip
terdaftar di buku agenda dan fisiknya tidak ada sehingga kami tidak daftar
dalam pemberkasan karena fisik surat tidak ada.

Sebagai arsiparis kedepannya kami akan menjelaskan kepada pegawai
di UPT KPH Bila tentang pentingnya arsip dan tidak melakukan penomoran
surat keluar tanpa ada fisik arsip.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 30

4.3. Pemberkasan arsip aktif

Kegiatan pemberkasan arsip adalah penempatan naskah ke dalam
suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan
konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki
hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit
kerja. Pemberkasan dan penataan arsip aktif dilakukan oleh tenaga arsiparis
atau pengelola arsip.

Dalam pengelolaan dan penataan arsip aktif menghasilkan
tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip guna
memudahkan penemuan/pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Langkah
yang perlu dilakukan dalam pengelolaan dan penataan arsip yaitu
pemberkasan arsip aktif.
Tahap-tahap pemberkasan antara lain:

a. Membaca isi surat, untuk menentukan isi ringkas
b. Penentuan indeks subjek, kode klasifikasi arsip dan tahun
c. Masukkan surat ke dalam map ordner
d. Menuliskan kode klasifikasi arsip, Indeks Subjek pada tabforder
e. Pengelompokkan kode yang sama
f. Penataan berkas

Alat pemberkasan yaitu map odner, Kode Klasifikasi Arsip (KKA),
dan sekat.

Daftar Isi Derkas disimpan dalam map odner. Yangterdapat
keterangan terdiri dari :

1. Nomor Berkas
2. Nomor Item Arsip
3. Kode Klasifikasi
4. Uraian Informasi Arsip
5. Tanggal
6. Jumlah Item
7. Keterangan

Daftar Berkas Aktif disimpan dimap odner, yangmemuat keterangan

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 31

terdiri dari :
1. Nomor Berkas
2. Kode Klasifikasi
3. Uraian Informasi Berkas
4. Kurun Waktu
5. Jumlah Folder
6. Keterangan
Pemberkasan Arsip (filling Sistem) pada dasarnya merupakan suatu

teknik atau cara Pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sitematis.
Salah satu sistem yang dapat diterapkan di dalam penataan arsip yaitu sistem
pemberkasan berdasarkan kode klasifikasi dan tahun. Sistem inilah yang
dipergunakan dalam pemberkasan arsip pada UPT KPH Bila Dinas Kehutanan
Provinsi Sulawesi Selatan. Arsip yang berupa surat masuk dan surat keluar,
diberkaskan sesuai dengan kode klasifikasinya berdasar tahun serta disimpan
dalam ordner berlubang. Hambatan kegiatan pemberkasan pada UPT KPH Bila
karena keterbatasan anggaran sehingga sarana dan prasarana yang digunakan
dalam pemberkasan seadanya dan tidak sesuai dengan standar aturan dalam
kearsipan.

Sejak saya menjabat sebagai arsiparis mulai Bulan Maret tahun 2019
pada UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan, saya mulai
melakukan pemberkasan dan penataan arsip dengan menggunakan sarana dan
prasaranan seadanya yang dapat memudahkan dalam penemuan kembali arsip
yang sudah ditatah.

Setiap tahun kami mengusulkan pengadaan saranan dan prasarana kearsipan
kepada pimpinan agar arsip dapat diberkaskan sesuai dengan aturan dan kaidah
dalam kearsipan.

4.4. Penataan dan Pemindahan Arsip Inaktif

Pengelolaan dan penataan arsip inaktif yang dilakukan berdasarkan
asal usul dan aturan asli.
a. Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 32

prosedur:
• pengaturan fisik arsip;
• pengolahan informasi arsip; dan
• penyusunan daftar arsip inaktif.
b. Kegiatan pengaturan fisik arsip inaktif pada unit kearsipan diawali
kegiatan pemeriksaan dan verifikasi arsip yang dipindahkan untuk
memastikan kelengkapan arsip, kesesuaian fisik arsip dengan daftar arsip
serta penyusunan daftar arsip inaktif.
c. Pengaturan fisik arsip dilakukan dengan kegiatan :
• penataan arsip dalam boks;
• penomoran boks dan pelabelan; dan
• Pengaturan penempatan boks pada tempat penyimpanan.
d. Penataan arsip dalam boks terdiri atas :
• Penataan arsip dikelompokkan berdasarkan media simpan dan sarana

penyimpanannya; dan
• menempatkan arsip pada boks dengan tetap mempertabankan penataan

arsip ketika masih aktif (aturan asli) dan asal usul, serta menempatkan
lembar tunjuk silang apabila diperlukan.
e. Tunjuk silang diperlukan apabila terdapat informasi arsip yang sating
berhubungan antara satu unfr kerja dengan unit kerja lainnya dan/atau
arsip direkam pada media yang berbeda.
f. Penomoran boks dan pelabelan
• Membuat label boks dengan mencantumkan lokasi simpan, nomor boks
dan nomor folder secara konsisten.
• Pemberian nomor boks dilakukan sesuai urutan nomor.
g. Pengaturan penempatan boks arsip pada tempat penyimpanan sesua1
dengan prinsip asal usul
h. Pengolahan Informasi Arsip
Pengolahan informasi arsip menghasilkan daftar infonnasi tematik yang
paling sedikit memuat judul, pencipta arsip, uraian basil pengolahan dan
kurun waktu.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 33

i. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan:
• Unit Kearsipan membuat daftar arsip inaktif berdasarkan daftar arsip
yang dipindahkan dari unit pengolah.
• Unit kearsipan mengolah daftar arsip inaktif dengan menambahkan
informasi nomor definitif folder dan boks yang diurutkan sesuai
dengan database daftar arsip inaktif masing-masing provenance
pencipta arsip.
• Pembaharuan Daftar Arsip Inaktif dilakukan setiap terjadi
pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip paling sedikit satu
tahun sekali.
• Penyusunan daftar arsip inaktif memuat informasi tentang :
• pencipta arsip;
• unit pengolah;
• nomor arsip;
• kode klasifikasi;
• uraian informasi arsip/berkas;
• kurun waktu;
• jumlah; dan
• tingkat perkembangan
• keterangan (media arsip, kondisi, dll)
• nomor definitif folder dan boks
• lokasi simpan (ruangan dan nomor rak)
• angka simpan dan hasil akhir
• kategori arsip.
Pengelolaan dan penataan arsip inaktif pada dasarnya adalah melakukan

rekonstruksi arsip. Oleh karena itu dalam melakukan rekonstruksi arsip
adalah melakukan survey, yaitu kegiatan pengumpulan data dan informasi
yang dilakukan dengan cara pengamatan terhadap arsip dengan segala
kelengkapannya yang meliputi sistem, sarana dan prasarana, fungsi dan
kegunaannya.

Tujuan survey adalah untuk mempersiapkan langkah- langkah yang perlu

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 34

diambil dala pembenahan arsip. Dari hasil survey ini diketahui kondisi arsip.
Pengolahan dan penataan arsip dapat diolah berdasarkan prinsip asal usul yaitu
penataan arsip sesuai dengan asal usul arsip ketika arsip masih aktif,
maksudnya arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi
yang utuh dari pencipta arsip apabila ada arsip yang berada di tempat lain,
arsip itu dikernbalikan sesuai dengan asal pencipta arsipnya. Sedangkan prinsip
yang lain yaitu menggunakan prinsip aturan asli yaitu penataan arsip
disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih aktif, artinya ketika
melakukan penataan arsip aturan/struktur arsip tetap bisa dipertahankan
dan dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali.

Tahapan kegiatan dalam pengelolaan dan penataan arsip inaktif
adalah sebagai berikut :
a. Sebelurn melakukan pemberkasan arsip inaktif, harus menyiapkan

tempatnya terlebih dahulu.
b. Pemilahan arsip adalah memisahkan antara arsip dengan non arsip serta

duplikasi arsip yang berlebihan. Non arsip berupa : formulir dan blanko
kosong, ordner, sampul dan lain-lain, bahan-bahan ini dapat
dimusnahkan.
c. Pemberkasan/pengelompokan arsip. Pemberkaan dapat dilakukan
menggunakan prinsip aturan asli namun apabila kesulitan dapat dilakukan
dengan menggunakan prinsip asa l usul sehigga dapat ditentukan
penggolongan pengelompokan berdasarkan series (kesamaan jenis), rubrik
(kesamaan permasalahan), dosier (kesamaanurusan/kegiatan).
d. Pembuatan skema pengelompokan arsip yaitu pembuatan klasifikasi
masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi.
Penyusunan ini bisa berdasarkan pola klasifikasi, struktur organisasi,
tupoksi atau kombinasi.
e. Memberikan nomor yaitu memberikan nomor tetap pada kartu
deskripsi, nomor urut tersebut digunakan sebagai nomor penyimpanan
berkas.
f. Manuver berkas yaitu proses penggabungan berkas arsip yang mempunyai

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 35

kesamaan masalah serta disusun sesuai skema.
g. Memasukkan folder ke dalam lemari dan pelabelan boks

Folder arsip yang telah dibungkus dimasukkan ke dalam boks kemudian
boks arsip tersebut diberi nomor sesuai nomor urut, dan dalam setiap pokok
penomoran dimulai dari nomor 1 (satu). Setiap boks hanya berisi satu jenis
(satu macam kode) dengan tahun yang sama.
b. Membuat daftar arsip/daftar pertelaan arsip
Daftar arsip dibuat sebagai sarana penemuan kembali arsip.

Pada UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan Sebagai
Unit pengolah dalam melakukan Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan
melalui kegiatan :
1. Penyeleksian arsip inaktif yang akan di pindahkan ke Unit Kearsipan pada

Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan
2. Membuat daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan ke Unit Kearsipan
3. Melakukan penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan ke Unit Kearsipan.

Dalam penyeleksian arsip inaktif dilakukan pada berkas yang sudah habis
masa aktifnya berdasarkan Jadwal Retensi arsip. Pada UPT KPH Bila berkas yang
kami dapat hanya berkas Tahun 2016 dan 2018 yang terdiri dari dua map ordner
berlubang dan susunannya tidak teratur.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 36

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil kerja praktek/magang yang telah dilakukan pada
UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan, penyusun
menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Proses pengurusan surat dinas telah dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku yaitu berpedoman pada Tata Naskah Dinas.

2. Pemberkasan arsip aktif hanya dilakukan oleh Sub Bagian Tata Usaha
sebagai unit pengolah dikarenakan kurangnya sumber daya manusia
dan sarana pendukung.

3. Pemberkasan sudah dilakukan berdasarkan sistem subyek/masalah
dan tahun, namun karena folder/map yang tersedia masih
menggunakan ordner berlubang dan belum menggunakan folder yang
sebenarnya, maka dapat merusak arsip.

4. Arsip masih dipandang sebelah mata keberadaannya, dikarenakan
pemahaman yang kurang terhadap pentingnya arsip, padahal arsip
memiliki peran yang sangat penting terhadap keberlangsungan suatu
organisasi ataupun hajat hidup individu masyarakat.

5.2. SARAN

Hasil kesimpulan di atas, penyusun dapat memberikan saran-saran
sebagai berikut :
1. Agar menambah sumber daya manusia untuk tenaga arsiparis disetiap UPT

KPH Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan.
2. Pembinaan sumber daya manusia dibidang kearsipan harus terus

ditingkatkan untuk memberikan pemahaman tentang pentingnya
keberadaan arsip.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 37

3. Menambah sarana dan prasarana untuk menunjang kegiatan kearsipan dan
pengelolaan arsip seperti pengadaan filling kabinet, boks arsip, map folder dan
lain-lain.

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 38

BAB VI
PENUTUP

Penyusun menyadari bahwa laporan ini masih banyak kekurangan dan
jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penyusun mengharapkan kritik dan
saran membangun dari semua pihak. Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas
segala kebaikan yang telah diberikan kepada penyusun hingga selesainya
Laporan Kerja Lapangan ini.

Dernikian laporan magang ini dibuat, Semoga dapat bermanfaat, bagi
penyusun khususnya dan pembaca pada urnumnya.

Pangkajene Sidenreng, 3 November 2021
Peserta Diklat Arsiparis Tingkat Ahli
Penulis,

I CANNU, S.E
NIP. 19830616 200212 2004

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 39

DAFTAR PUSTAKA

Undang-undang Negara Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan;
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-undang Negara Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2019
tentang Kearsipan;
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2016 tentang Pengangkatan
pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Fungsional melalui penyesuaian/Inpassing;
Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2017 tentang Tata Cara Pengangkatan
Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Fungsional Arsiparis melalui
penyesuaian/Inpassing;
Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 64 Tahun 2013 tentang
Pelaksanaan Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan Nomor 3 Tahun 2010
tentang Penyelenggaraan Kearsipan Daerah Provinsi;
Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 76 Tahun 2013 tentang Naskah
Dinas Lingkup Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan;
Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 26 Tahun 2021 tentang
Organisasi dan tata kerja unit pelaksana teknis Kesatuan Pengelolaan Hutan pada
Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan;
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-undang Negara Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2019
tentang Kearsipan;
Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan Nomor 10 Tahun 2016 tentang
Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah;

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 40

LAMPIRAN

1. Surat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Pusat Pendidikan dan
Pelatihan Kearsipan Tanggal 06 Juli 2021 Nomor : DL.01.01/2686/2021
Perihal : Surat perintah mengikuti Diklat Fungsional Pengangkatan
Arsiparis Tingkat Ahli Angkatan II Tahun 2021

2. Surat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Pusat Pendidikan dan
Pelatihan Kearsipan Tanggal 27 Agustus 2021 Nomor: B-
DL.01.01/2355/22021 Perihal : Pengembalian Peserta diklat dan
Pemberitahuan Magang/PKL.

3. Surat Perintah Tugas Kepala UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi
Sulawesi Selatan Nomor 094/208/KPH BILA Tanggal 09 Juli 2021
Perihal Mengikuti Diklat fungsional pengangkatan arsiparis tingkat ahli
Angkatan II.

4. Surat Perintah Tugas Kepala UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi
Sulawesi Selatan Nomor 094/254/KPH BILA Tanggal 27 Agustus 2021
Perihal : Melakukan kegiatan Magang/PKL (Praktek Kerja Lapangan)
Pada UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan.

5. Lembar Pengesahan telah mengikuti praktek kerja lapangan dari
Pimpinan Unit Pengolah/Kearsipan

6. Surat Keterangan telah melakukan Praktek Kerja lapangan/Magang di
UPT KPH Bila Dinas Kehutanan Provinsi Sulawesi Selatan

7. Foto Kegiatan Magang
8. Daftar Arsip Inaktif Tahun 2016 dan 2018
9. Daftar Registrasi Surat Masuk Januari s/d November 2021
10. Daftar Rtegistrasi Surat Keluar Januari s/d November 2021
11. Daftar Isi Berkas Tahun 2021
12. Daftar Berkas 2021

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 41

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 42

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 43

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 44

Laporan Magang Diklat Jafung Arsiparis Tingkat Ahli Angk.II Tahun 2021 Page 45