O Mercado e as Habilidades para ser Assistente Virtual
Nesse primeiro capítulo vamos falar sobre o mercado de assistência virtual e as áreas de atuação. E também já começar a criar seu novo trabalho, olhando de perto as habilidades e recursos necessários para trabalhar como assistente virtual. É importante que você, durante ou após a leitura, coloque a mão na massa para fazer acontecer! Liste suas habilidades e os serviços que gostaria de prestar. Esse é o primeiro passo para criar sua nova profissão! Um abraço, Camile Capítulo 1 Sua nova profissão
Um Assistente Virtual é um profissional que presta serviços administrativos, financeiros, comerciais e de secretariado, dando apoio técnico aos donos de empresas, empresários e outros profissionais ocupados. Os Assistentes Virtuais trabalham em seus próprios escritórios e com seus próprios equipamentos e ferramentas. Ele pode ajudar com qualquer tarefa ou projeto que é feito geralmente por profissionais internos, com a vantagem de que estará totalmente focado na demanda do cliente, sempre atualizado e utilizando as ferramentas mais eficientes para cada tarefa. Além disso, o cliente paga pelo serviço contratado, sem gastos e riscos trabalhistas. A terceirização de tarefas administrativas está se tornando uma ótima alternativa para as pequenas e médias empresas. Além de economizar em encargos trabalhistas, benefícios e no próprio espaço de trabalho, as empresas estão cada vez mais em busca da otimização de recursos. O Brasil está vivendo um boom de empreendedorismo. São muitas pessoas deixando o mercado de trabalho tradicional e abrindo seus negócios. Todas elas precisam de apoio administrativo e de outros tipos. Além das pequenas e médias empresas e empreendedores individuais, os profissionais liberais como arquitetos, médicos, blogueiros e youtubers também precisam de apoio para o seu trabalho e sua vida pessoal. Trabalhando em seus escritórios baseados em casa ou coworkings e fazendo uso da Internet, Assistentes Virtuais são capazes de oferecer às pequenas e médias empresas uma qualidade de suporte administrativo com estrutura de grandes empresas, o que transmite confiança para parceiros, clientes e fornecedores. Mercado e Atuação
Como um Assistente Virtual pode ajudar empresas e empreendedores? Os Assistentes Virtuais podem assumir aquelas tarefas que consomem muito tempo do empreendedor por serem muito operacionais, por não serem o forte dele ou mesmo por ele não gostar de fazê-las, desse modo essas tarefas são transferidas para um profissional com o conhecimento e as habilidades necessárias para entregar resultados com agilidade e eficácia. Assim, o empreendedor ganha mais tempo e tranquilidade para focar na essência do seu negócio e nas tarefas que realmente vão contribuir para atingir suas metas.
Quem contrata AVs? Empreendedores Microempreendedores Pequenos e médios empresários Profissionais liberais Profissionais da saúde Infoprodutores Freelancers Advogados Arquitetos E-commerces Lojas físicas Comércios que atuam com delivery Escritores Influencers Pessoa física para assistência pessoal Entre outros... Ou seja, como AV, você pode prestar serviços para diversas pessoas e profissionais que precisam de um profissional para ajudar em alguma área específica da sua empresa ou na agenda pessoal. / / / / / / / / / / / / / / /
Exemplos reais de clientes meus para ficar mais claro Eram duas sócias, uma delas cuidava da cozinha e a outra do atendimento. Não tinham a menor ideia de quanto gastavam e se estavam mesmo tendo lucros. Me contrataram para fazer o controle financeiro. Eu colocava em um sistema todos os gastos, controlava os recebimentos de cartão e a cada semana enviava um relatório geral sobre o desempenho do negócio. Loja de Empadas Minha cliente tinha um e-commerce de brinquedos e estava cansada de contratar funcionárias, dar todo o treinamento e depois ter problemas de aeu entrava os novos produtos, colocava as ofertas no ar e respondia os comentários de clientes. E-commerce Consultor do SEBRAE Meu cliente fez uma pesquisa para o Sebrae e não queria gastar o tempo dele subindo os dados para o sistema. Me contratou e eu entrei todos os dados da pesquisa pra ele. Marca de Cosméticos Dois sócios criaram uma marca de cosméticos masculinos, nenhum deles tinha talento para vendas. Eu fazia ligações para as lojas que onde eles queriam vender, marcava reuniões e mandava por email uma apresentação dos produtos. Dona de Casa Aos 70 anos minha cliente diz que já não tem paciência e energia para algumas coisas. Então faço pra ela: mudança de plano de telefonia, recuperação de senha de aplicativos, orçamentos para compra de materiais da reforma da casa, configuração de e-mail, facebook e outras redes sociais.
Áreas de Atuação
São muitos os serviços que você pode oferecer aos seus clientes. Na hora de escolher quais serviços prestar é importante levar em conta suas habilidades, seu conhecimento e seu gosto pessoal. Uma assistente virtual não precisa oferecer todos os tipos de serviço, somente os que se identificar. Capítulo 2 Serviços que você pode prestar como Assistente Virtual
Gestão de agenda Pagamentos pessoais Compra de passagens aéreas Reserva de hotéis/serviços (carros, limpeza, prestadores - encanador, eletricista, chaveiro) Organizar viagens usando pontos de fidelidade Orçamentos diversos Organizar pagamentos dos empregados domésticos (e-Social); Organizar documentos e NFs para Imposto de Renda; Gerenciamento das tarefas da equipe; Gestão de estoque Gestão de WhatsApp Controle de lista de convidados Gestão e confecção de contratos Agendamento de consultas e exames Pedidos de reembolsos médicos e acompanhamento do crédito em conta Pesquisas em geral Pesquisa e Implantação de sistemas de gestão Digitação de planilhas e sistemas Controlar datas e prazos Organizar arquivos e documentos digitais Preparar apresentações Atualizar cadastros em geral Organizar reuniões e as pautas para reunião Ser anfitriã de videoconferência Elaborar atas de reunião Gestão de processo para pequena empresa Organização de álbum de fotos digital Administrativo, Secretariado e Assistência Pessoal
Conciliação bancária Emissão de boletos Cobrança de inadimplentes Contas a pagar Contas a receber Relatório de faturamento Análise de gastos Elaborar fluxo de caixa e DRE e fazer acompanhamento diário de gastos para loja virtual; Mapear e Implementar processos Auditar processos e controles internos Interagir com a contabilidade externa Preparar controles diversos Calcular preço de venda Preparar indicadores de desempenho Emissão de nota fiscal Prospecção, follow-up de clientes e pós-venda Cadastro de Clientes Planejamentos de eventos Agendamento de reuniões, consultas e afins Atendimento ao cliente Jornada do Cliente Sucesso do Cliente Criação de apresentação comercial e outros documentos Suporte de atendimento ecommerce Recuperação de boletos de loja virtual Atendimento de chat de vendas e recuperação de vendas Organização de aniversariantes do mês com envio de mensagens aos clientes Suporte a usuários/alunos/clientes Atualização de preços Financeiro Comercial
Gestão de contratos de trabalho Contratação de funcionários Folha de pagamento Controle de férias Controle de pagamento de benefícios Liberação de benefícios Recrutamento e seleção Transcrição de vídeo Redação de texto: blogs, postagens, artigos, materiais diversos Revisão de texto Publicação/ postagem de imagens Pesquisa de conteúdo bruto Organização de parceiros de conteúdos Resumo de lives Construção de FAQ (perguntas frequentes) como base para criação do conteúdo Adaptação de conteúdo para diferentes plataformas Edição de vídeo Criação de roteiros para vídeos e edição Decupagem de vídeos Legendagem de vídeos Adaptação de conteúdos das redes sociais para blogs Criação e elaboração de formulários para conhecer persona Confecção de e-books Recursos Humanos e Departamento Pessoal Comunicação e Marketing Elaborar e aplicar pesquisa de personas Publicação de posts em rede social Gerenciamento orgânico das redes sociais (comentários, curtidas, mensagens diretas) Responder comentários em Redes Sociais Atualização de informação nas mídias digitais
Para começar a trabalhar como Assistente Virtual você não precisa fazer grandes investimentos. Aliás, o básico você já deve até ter: computador, internet e telefone. Outros recursos necessários (mas não essenciais) são cartão de visitas, email corporativo, impressora, scanner, site, softwares, plataformas e programas de apoio para prestar seus serviços. Por enquanto foque nos recursos que você já tem. Os demais você vai conseguindo de acordo com as necessidades de cada momento. Capítulo 3 Recursos e Habilidades
Olhando para si mesmo: comportamento e habilidades Para trabalhar como Assistente Virtual é preciso ter algumas habilidades comportamentais, independente dos serviços você irá oferecer, mas não se preocupe se você ainda não possui algumas delas, pois o importante é reconhecer os pontos que você precisa trabalhar para desenvolvê-las. Com esforço e dedicação você poderá melhorar seus pontos fracos e alcançar a excelência! Vamos a elas.
OR GA NI ZA ÇÃO É uma habilidade importantíssima para um Assistente Virtual. Você precisa ser capaz de gerir o seu tempo e organizar sua agenda já que para que o seu negócio seja bem sucedido, você normalmente vai trabalhar para mais de um cliente. Assim, você precisa ser capaz de gerenciar suas tarefas de forma adequada porque não tem apenas uma pessoa a quem se reportar, você tem várias e todas elas estão te pagando para você fazer o seu trabalho. Mantenha uma lista de tarefas dos projetos em que está trabalhando e agende um intervalo de tempo para cada uma delas. Também não esqueça de agendar tempo para divulgar o seu negócio, criar relacionamento com possíveis clientes, além de manter os antigos. Você deve tratar o seu negócio como se fosse um de seus clientes!
É muito importante! Você precisa realmente conhecer e ter habilidade para os serviços que está oferecendo. Se tiver experiência e vivência com trabalhos administrativos, financeiros e comerciais, melhor ainda. Se não tiver nem experiência, nem conhecimento, vai ter que correr atrás para se especializar nos serviços que quer prestar. Você pode ser um Assistente Virtual generalista ou oferecer serviços especializados, realmente não importa, porque desde que você trabalhe com tarefas em que você é hábil, todos estarão felizes. O sucesso do seu negócio depende disso. Você precisa entregar o que promete! No caso de querer entrar nesse ramo sem ter conhecimento prévio, recomendo que você se Capacite nas áreas que quer trabalhar e comece prestando serviços para amigos e conhecidos, cobrando pouco ou mesmo nada, pois isso vai te trazer experiência e segurança. Muitas pessoas têm mais habilidades em sua “caixa de ferramentas” do que percebem. Mapeie suas habilidades e conhecimentos. Planeje-se e programe um tempo na sua agenda para o seu desenvolvimento, para estudar processos e conhecer ferramentas que facilitem seu trabalho! CO NHE CIM EN TO
Disciplina e limites: Quanta autodisciplina você tem? Você será seu próprio chefe, literalmente. Você precisará definir seus horários e cumpri-los. Você poderá trabalhar em torno de sua programação familiar, mas precisará ter certeza de que seus compromissos pessoais não vão interferir no seu negócio e na relação com seus clientes. Você também precisará definir limites para si mesmo, sua família e seus clientes. Deverá cuidar para não se distrair enquanto faz networking ou pesquisas pela internet… quando menos perceber você poderá estar curtindo as fotos de parentes no facebook ou lendo matérias que não tem a ver com o seu trabalho, ou seja, perdendo tempo do seu dia. Como já falei, é importante separar um horário para fazer seu negócio crescer, mas é preciso ter muito cuidado com as armadilhas. DIS CIP LIN A& LIM ITES
Essencial tanto para você conseguir novos clientes como para manter os que já possui. Ser um Assistente Virtual proativo é entender que o sucesso dos negócios dos seus clientes é também o sucesso do seu negócio! É agir como parceiro, não como um simples contratado. Aos poucos, através de networking (presencial ou online) você irá criando uma rede de pessoas ao seu redor. Sempre que possível faça conexões entre essas pessoas. Apresente quem você acha que pode ser útil, um potencial cliente ou ainda você pode precisar dos serviços de alguém. Ao tomar uma atitude proativa e olhar para o crescimento dos negócios dos seus clientes e parceiros você estará aumentando sua reputação e fazendo seu próprio negócio prosperar. Se você é reativo em vez de proativo, você está agindo como um empregado. Esta é uma mudança de mentalidade que precisa ocorrer quando iniciar o seu negócio: você está sendo pago, mas não é um empregado. Você é um empresário e um parceiro dos seus clientes. Faça essas perguntas a si mesmo: Quais são os seus pontos fortes? Onde você poderia usá-los? Seja honesto consigo mesmo. ATI TU DE PRO ATI VA
Torne-se uma Assistente Virtual: Trabalhe de qualquer lugar, ganhei muito mais e fique perto da sua família. Não perca tempo! Me tornar uma Assistente Virtual
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