PERSURATAN PERKHIDMATAN
HASIL PEMBELAJARAN 2 1
1. Malaysian Armed Forces Joint Procedural (MAF JP 0.01). 2. MTU(TPTU).100.1/9/1(36) Bertarikh 22 Jan 19 – Kaedah dan Tatacara Penulisan Minit Mesyuarat. 3. MTU(AKS TAD).100-1/9/43 – Penggantian frasa SYMP Kepada SYMA. 2 RUJUKAN 1. Digunakan untuk 3 perkhidmatan ATM. 2. Mengandungi peraturan yang telah dipersetujui. 3. Penulisan perkhidmatan, merangkumi semua persuratan yang digunakan secara rasmi dalam perkhidmatan 4. Dipersetujui dalam JPP. 5. Sebarang perubahan boleh dirujuk ke KS MATM. PENGENALAN MAF JP 0.01
4 1. Tepat (Accuracy) - Fakta & ayat mesti tepat. 2. Ringkas (Brevity) - Seringkas yang boleh tetapi tidak lari daripada maksud surat. 3. Jelas (Clarity) - Perkataan jelas/senang difahami dan diketahui umum. 4. Berkaitan (Relevance) - Semua perkara yang dimasukkan hendaklah berkaitan antara satu sama lain. 5. Logik (Logic) - Dapat diterima oleh akal. CIRI-CIRI PENULISAN PARA 105 1. Pemilihan Ekspresi (Choice of Expression): a. Jauhi ayat abstrak. b. Ayat aktif bukan ayat pasif. c. Jauhi bahasa asing yang sukar difahami. d. Ayat yang biasa digunakan dan paling ringkas. e. Jauhi ayat berbunga. f. Jauhi ayat menekan. g. Berjaga-jaga dengan ayat cliche. h. Elakkan bahasa Jargon. 2. Pemilihan Perkataan (Choice of Words). Penggunaan perkataan yang sesuai dengan kandungan yang ingin disampaikan. STYLE PARA 106
3. Pembinaan (Contruction). a. Pembahagian perenggan dan ayat yang sesuai. b. Penggunaan idea dipecahkan dalam setiap perenggan berlainan tanpa menjejaskan maksud surat. 4. Tanda Baca (Punctuation). a. Bertujuan bagi menjelaskan maksud ayat. b. Penggunaan tanda koma dan noktah yang bersesuaian. 5. Jenis Font. a. Times New Roman. b. Saiz 12. 5 STYLE PARA 106 - 108
MENJELASKAN TATACARA & SUSUN ATUR SURAT PERKHDIMATAN 6 1
7 1. Terdapat 4 Jenis Penjenisan Keselamatan dan sekiranya maklumat bocor akibatnya adalah seperti berikut: a. Rahsia Besar - Bencana yang dahsyat. b. Rahsia - Kerugian kepada Negara. (Mesyuarat Pos Kabinet) c. Sulit - Memudaratkan Negara. (Laporan Mingguan Risik) d. Terhad - Tidak Baik Kepada Negara. (Surat Harian / Biasa) PENJENISAN KESELAMATAN PARA 205 - 211 1. Ada 2 Jenis Penandaan Sulit: a. Sulit Darihal Anggota - berkaitan dengan butir-butir persendirian. Contoh: Dokumen BAT D 55. b. Sulit Darihal Perubatan - berkaitan hal-hal perubatan. Contoh: BAT F 4. PENANDAAN SULIT PARA 212
1. Peraturan Penulisan Tentera akan membantu: a. Penulis - Dapat menjimatkan masa dengan mengetahui undang- undang dan peraturan penulisan. b. Jurutaip - Menaip mengikut format yang di draf penulis. c. Pembaca - Boleh memahami dengan senang setiap surat yang diterima. 2. Terdapat 3 bahagian dalam susun atur persuratan iaitu: a. Seksyen 1: Superscription - Atas dari tajuk dan ke atas. b. Seksyen 2: Text - Tajuk hingga ke ayat terakhir dalam perenggan. c. Seksyen 3: Subscription - Bawah perenggan akhir dan kebawah. 8 SUSUN ATUR PARA 201 - 203 CONTOH SUPERSCRIPTION Superscription: Atas dari tajuk dan ke atas
1. Serta-Merta - Memerlukan tindakan segera. Hanya digunakan oleh Komander Pangkalan @ CO dan ke atas. 2. Utama - Memerlukan tindakan sebelum tindakan Serta Merta. Hanya digunakan oleh semua Pegawai Bertauliah. 3. Cara Penulisan: a. Muka Surat depan di bahagian atas kiri sebelum Salinan No @ Alamat Pengirim. b. Huruf Besar (Bold) dan digariskan. 9 PENGUTAMAAN TINDAKAN PARA 213 - 215 1. Untuk dokumen Rahsia Besar & Rahsia dan semua Perintah Pentadbiran dan Perintah Operasi tidak kira Penjenisan Keselamatannya. 2. Ditulis penjuru kiri selepas pengutamaan tindakan. Salinan No ….. dpd 20 3. Sekiranya dokumen yang sama dikeluarkan semula, contoh: surat tidak diterima oleh Penerima, boleh mendapatkan salinan lain daripada originator dengan cara berikut: KELUARAN ULANGAN Salinan No …. dpd 20. 4. Keluaran Ulangan DITULIS TANGAN di atas alamat penghantar. No terakhir dalam senarai agihan Ditulis tangan @ cop SALINAN NOMBOR PARA 215
10 PENJENISAN KESELAMATAN SERTA-MERTA @ UTAMA Salinan No…..dpd 20 KELUARAN ULANGAN Salinan No … dpd 20 Institut Latihan Pengurusan Materiel TUDM Kinrara Batu 7 ½ Jalan Puchong 47100 PUCHONG Tel: 03-80646075 Faks: 03-80768854 CONTOH 1. Salinan Nombor. 2. Pengutamaan Tindakan. 3. Keluaran Ulangan.
11 PARA 217-219 ALAMAT 1. MESTI ada perkara berikut: a. Nama Unit. b. Nama Jalan/Kawasan. c. Poskod diikuti Nama Bandar (Huruf Besar) dan tiada nama negeri KECUALI dihantar kepada agensi awam. 2. Kepada 3 Perkhidmatan: Pangkalan Udara Subang 40000 SHAH ALAM 3. Kepada Agensi Awam: Pangkalan Udara Subang 40000 SHAH ALAM Selangor Darul Ehsan 4. Bagi Surat Separuh Rasmi & Takziah seperti berikut: Jeneral Dato’ Ahmad bin Abu DSDK PAT KMN PPA PPS PhD MBA ndc mpat psc jt TUDM Pangkalan Udara Subang 40000 SHAH ALAM
12 PENJENISAN KESELAMATAN SERTA-MERTA @ UTAMA Salinan No…..dpd 20 KELUARAN ULANGAN Salinan No … dpd 20 Institut Latihan Pengurusan Materiel TUDM Kinrara Batu 7 ½ Jalan Puchong 47100 PUCHONG Tel: 03-80646075 Faks: 03-80768854 E-mail: tdd.insmat@gmail.com Lokasi No Telefon, E-Mail & Faksimili adalah di bawah alamat penghantar. NOMBOR TELEFON, E-MAIL & FAKSIMILI PARA 220
13 TARIKH PARA 221 & 249(a) 1. Ditulis dengan ringkas KECUALI: Surat Separuh Rasmi & Surat Perintah ditulis penuh. 2. Haribulan ditulis tangan. Contoh: 1 hb @ 12hb ditulis 1 Jan 17, 12 Ogos 17. 3. Bulan diambil 3 huruf pertama KECUALI Ogos. 4. Tahun diambil 2 digit terakhir KECUALI tahun 2000, 3000, & seterusnya. 5. Contoh surat biasa: Tel: 03-78444776 Faks: 03-78469831 09 Mei 19 – Salah 9 Ogos 2019 – Salah 9 Ogos 19 – Betul 12 Jun 19 – Betul 6. Contoh surat separuh rasmi: Tel: 03-78444776 Faks: 03-78469831 09 Mei 19 – Salah 9 Ogos 19 – Salah 9 Ogos 2019 – Betul 12 Disember 2019 – Betul
14 PENJENISAN KESELAMATAN Institut Latihan Pengurusan Materiel TUDM Kinrara Batu 7 ½ Jalan Puchong 47100 PUCHONG Tel: 03-80646075 Faks: 03-80768854 Jul 19 INSMAT.KUR.500/1/35 NOMBOR FAIL 1. Rujukan ini ditulis mengikut tajuk surat tersebut. 2. Diperolehi rujukan no fail ini dari Pejabat Tadbir. PARA 222
15 PENJENISAN KESELAMATAN Jul 19 INSMAT.KUR.500/1/35 INSPRA d/a Pangkalan Udara Kuantan 50000 KUANTAN (Untuk Perhatian: Pegawai Memerintah) @ (UP: Pegawai Memerintah) UNTUK PERHATIAN @ UP 1. Boleh ditulis secara penuh atau diringkaskan. 2. Ditulis dibawah pengalamat penerima PARA 226
16 1. Surat Perintah, Surat Arahan dan Surat Rasmi, perkataan “Tuan” atau sebagainya ditaip. 2. Surat Separuh Rasmi, perkataan “Tuan ” atau sebagainya ditulis tangan. Salutation boleh rujuk 3A – 1, Para 3 & 4. KATA PENGHORMATAN (SALUTATION) PARA 228 KATA PENGHORMATAN (SALUTATION) INSTAR.500/1/4 Komander Pangkalan Pangkalan Udara Subang 40000 SHAH ALAM YBhg Tuan MELAPOR DIRI INSTAR.500/1/4 Kolonel Wan Normazlan bin Che Jaafar PAT SAP PKK AMN ASK PJM PPS PPA Dip.Aviation, LL.B (Hons)) UKM IISL Advocates & Solicitors, mpat acsc TUDM Pangkalan Udara Subang 40000 SHAH ALAM YBhg Tuan UCAPAN TAHNIAH Surat Rasmi Tulis tangan Ditaip Surat Separuh Rasmi
17 1. Perjenisan Keselamatan. 2. Penandaan Sulit. 3. Pengutamaan Tindakan. 4. Salinan Nombor. 5. Alamat. 6. Nombor Telefon, Email, & Faks. 7. Tarikh. 8. Nombor Fail. 9. Untuk Perhatian @ UP. 10. Kata Penghormatan (Salutation) RUMUSAN SUPERSCRIPTION TEXT Text R TEXT: Dari tajuk hingga ke ayat terakhir dalam perenggan.
18 1. Subject Heading – Diletak ditengah, huruf BESAR. 2. Main Heading – Diletak ditengah, huruf BESAR. 3. Group Heading – Mula di bhg kiri, huruf BESAR. 4. Paragraph Heading – Mula di bhg kiri, huruf kecil. 5. Sub-Paragraph – Mula di bhg kiri, huruf kecil. 6. Sub-sub-Paragraph – Mula di bhg kiri, huruf kecil. Contoh layout tajuk lihat 2A – 2. JENIS-JENIS TAJUK PARA 229 - 234 2A – 2
19 1. Ditulis sekiranya surat yang dihantar ada kaitan dengan surat terdahulu. 2. Sekiranya ada banyak rujuk, hendaklah disusun mengikut kronologi tarikh surat tersebut diterima. 3. Ditulis di bawah perkara Tajuk Surat seperti contoh berikut: MEMOHON BELON PANAS Rujuk: A. SUB/TAD/110/1 bertarikh 23 Mei 17. B. MPLU/TAD/44/2003 KTW 051000H Sep 17. RUJUK PARA 235 - 238 1. Setiap permulaan ayat hendaklah ditulis no perenggan dahulu 2. Sekiranya ayat satu perenggan sahaja dan Surat Takziah, maka tidak perlu ada nombor (Rujuk: 3H– 1, Chapter 3). NOMBOR PERENGGAN PARA 239 - 241
20 1. Ejaan. Rujuk Oxford Dictionary @ Kamus Dewan Bahasa dan Pustaka. 2. Garis. Hanya Tajuk boleh digaris. 3. Kurungan/Bracket. Gunakan semasa untuk menerangkan maksud yang sama dalam bahasa yang berlainan. Contoh: Rujuk A (Reference A). 4. Abbreviation. Tarikh, Pangkat, Jawatan, MK Formasi dan Unit boleh diringkaskan seperti di Bab 14 sahaja (Para 266). 5. Selain dpd itu, SINGKATAN boleh digunakan sekiranya: a. Ianya diterangkan dahulu. Contoh: Universiti Utara Malaysia (UUM). b. Ianya sering diguna oleh umum. Contoh: USA, MARA, FELDA, BSN. R&D. c. Kepakaran Seseorang. Contoh: jt, PhD, Dr. 6. Tarikh. Mesti mengandungi HARI, BULAN & TAHUN. Contoh: 1 Jul 10. KANDUNGAN SURAT PARA 242 - 253
21 7. Full Stop & Commas. Tidak digunakan selepas huruf ringkas kecuali apabila tamat satu-satu perkataan itu seperti contoh berikut: a. T C Lim KMN PJK. b.….sekian, untuk tindakan tuan. 8. Angka/Nombor. Boleh ditulis seperti berikut: a. 12 x trak 10 tan. b. Dua belas trak 10 tan. c. Nombor 1 dalam text mesti dieja “satu”. 9. Sekiranya BULAN & TAHUN sahaja, ianya hendaklah ditulis penuh. Contoh: Julai 2010. 10. Masa/Jam. Guna 4 digit dalam persuratan tentera. Contoh: jam 0800, 1200, 0021 dan sebagainya. 11. KTW. Guna 6 digit dalam signal, Perintah Operasi & Perintah Pentadbiran. Contoh: 172000H Mac 10. Ref para 236,pg 2-7 KANDUNGAN SURAT PARA 242 - 253
22 SUBSCRIPTION: Bermula dari ayat complimentary ending sehingga ke penjenisan keselamatan bawah. CONTOH SUBSCRIPTION 1. Diguna untuk Surat Perintah, Surat Arahan, Surat Rasmi & Surat Separuh Rasmi (Rujuk: Chapter 3). 2. Perkataannya ditaip kecuali Surat Separuh Rasmi ditulis tangan. 3. Contoh: Saya yang menurut perintah = Saya yang menjalankan amanah/ Yang benar. (Annex A to Chap 3 + MTU(AKS TAD).100-1/9/43 – PENGGANTIAN FRASA SYMP KEPADA SYMA. COMPLIMENTARY ENDING PARA 254
23 1.Ditulis seperti berikut: a.Baris atas - gelaran dan nama penuh. b.Baris tengah - Pangkat (ditaip ringkas antara perkhidmatan atau penuh untuk agensi awam/swasta). c.Baris Bawah - Jawatan (ditaip ringkas antara perkhidmatan atau penuh untuk agensi awam. Contoh Rujuk: 2F - 1, Annex F, Chapter 2 BLOK TANDATANGAN PARA 255 & 257
24 1. KEMBARAN - Digunakan sekiranya ada penjelasan lebih lanjut daripada dokumen utama. Contoh: Senarai nama adalah seperti di Kembaran A. 2. LAMPIRAN - Digunakan sekiranya ada penjelasan lebih lanjut daripada kembaran utama. Contoh: Butirbutir lengkap seperti di Lampiran A. 3. KEPILAN - Dokumen yang diterima dari pihak atasan dan tidak ditulis semula. Edaran Kepilan ini dengan disertakan surat iringan (covering letter). Contoh: Bersama-sama ini dikepilkan BAT F 256 kepunyaan LU I Luiz untuk semakan pihak tuan. KEMBARAN, LAMPIRAN & KEPILAN PARA 258 - 260 CONTOH KEMBARAN & LAMPIRAN
25 1. Digunakan sekiranya lebih dari satu pengalamat yang hendak dihantar. 2. Ditulis di akhir surat selepas blok tandatangan. AGIHAN SURAT PARA 223 - 224
26 1. Digunakan sekiranya lebih daripada satu muka surat. 2. Bagi Kembaran dan Lampiran, diberi muka surat Walaupun satu muka surat sahaja. Contoh: A – 1 (kembaran), A1-1 (lampiran). 3. Rahsia Besar dan Rahsia, muka surat pertama ditulis: 1 dpd 20 dan seterusnya 2, 3 …. 4. Kembaran Rahsia Besar dan Rahsia, ditulis: A - 1 dpd 2 dan seterusnya A - 2….. 5. Lampiran Rahsia Besar dan Rahsia, ditulis: A1 - 1 dpd 2 dan seterusnya A1 - 2….. NOMBOR MUKA SURAT PARA 262
27 1. HURUF BESAR Digunakan semasa: a. Tajuk Utama dan Tajuk Kumpulan. b. Tajuk Perenggan dalam Perintah Operasi. c. Kata Kod dan Nama Samaran. d. Tanda Keutamaan. e. Darjah Keselamatan. f. Sesetengah Kata Singkatan. g. Penulisan Kawat. h. Nama Bandar dalam alamat. i. Gelaran dan Nama dalam blok tandatangan. j. Perkataan DRAF pada superscription. k. Kembaran dan Lampiran kepada surat. l. Zon waktu. m. Nama Kapal. HURUF BESAR SEK 5. PARA 269 1. Digunakan semasa berikut: a. Huruf pertama pada sesuatu ayat. b. Nama Khas, termasuk Pangkat & Jawatan. c. Huruf pertama pada kotak (table). d. Tajuk-tajuk Perenggan dan sub-sub Tajuk selanjutnya. e. Huruf pertama dalam senarai item. HURUF PERTAMA BESAR PARA 270
28 1. Digunakan semasa berikut: a. Pada Tajuk Perkara. b. Kalau Tajuk Perkara dihitamkan, semua tajuk seterusnya hendaklah dihitamkan juga. HURUF HITAM (BOLD) PARA 271 ➢ Draf adalah sesuatu rangka atau cadangan yang masih belum disahkan betul. ➢ Draf ditulis di muka pertama surat, ditengah-tengah dalam kurungan, dibawah Penjenisan Keselamatan surat seperti contoh berikut: DRAF PARA 272
29 1. Koma (,), Colon(:) atau Semi-Colon(;). Selepas tanda tersebut, satu jarak. a.….. ,_terima kasih. b.….. :_bertempat di Markas Pangkalan. c. ….. ;_bila awak buat. 2. Noktah(.), Tanda-Soalan(?) dan Tanda-Seru(!). Selepas tanda, dua jarak. a.….. ._ _ bila malam menjelang…. b.….. ?_ _ kenapa begitu ….. c. ….. !_ _ kenapa begitu ….. JARAK (SPACING) PARA 8. 2B-2. Annex B to Chapter 2 Kemb B, Para 8. ❑ Dalam penulisan surat-surat tentera ianya dibahagikan kepada 7 jenis: 1. SURAT PERINTAH - Commanded Letter. 2. SURAT ARAHAN - Directed Letter. 3. SURAT BIASA - Routine Letter. 4. SURAT RASMI - Formal Letter. 5. SURAT SEPARUH RASMI - Demi Official Letter. 6. PERUTUSAN - Signal (Rujuk Bab 13). 7. SURAT-SURAT DALAMAN – Internal Correspondence. a. SURAT PERINGATAN. b. MEMO. JENIS-JENIS SURAT PARA 308
1. SURAT PERINTAH - Commanded Letter. a. Adalah surat rasmi yang dikeluarkan oleh Kementerian Pertahanan bagi pihak MAT. b. Ianya dikhaskan untuk memberitahu perkara - perkara dasar, arahan khas. c. Ditandatangani oleh Kolonel setaraf dan keatas. 30 PARA 309 PENGERTIAN SURAT PERINTAH CONTOH FORMAT SURAT PERINTAH
1. SURAT ARAHAN - Directed Letter a. Digunakan antara surat perintah dan surat biasa. b. Ianya digunakan oleh Kementerian Pertahanan dan Markas Formasi. c. Ditandatangani oleh ketua perkhidmatan @ bp. 31 PARA 310 PENGERTIAN SURAT ARAHAN CONTOH FORMAT SURAT ARAHAN
1. SURAT BIASA - Routine Letter a. Surat ini digunakan untuk surat- menyurat di antara satu perkhidmatan ke satu perkhidmatan yang lain atau unit ke unit dalam ATM. b. Untuk menghantar surat ke pihak awam atau pihak umum. Cara surat biasa ditulis mestilah menggunakan rangka ucapan dan berakhir dengan beradab. 32 PARA 311 PENGERTIAN SURAT CIRI-CIRI SURAT BIASA 1. Tidak mempunyai kata penghormatan (salutation). 2. Tidak mempunyai Complementary Ending. 3. Boleh ditandatangani oleh Pegawai Bertauliah. 4. Boleh menandatangani ‘Bagi Pihak’ (bp). 5. Boleh mempunyai banyak pengalamat penerima.
33 CONTOH FORMAT SURAT BIASA – MAF JP 33 Ciri-ciri TERHAD Institut Pengajian Pentadbiran dan Pengurusan (INSTAR) d/a Pangkalan Udara Subang 40000 SHAH ALAM Tel: 03-78444772 Faks: 03-78469831 Mac 19 INSTAR. 100-13/8/4 Markas Tentera Udara Bahagian Perkhidmatan Aras 19 Wisma Pertahanan Jalan Padang Tembak 50634 KUALA LUMPUR (Untuk Perhatian: Pengarah Perkhidmatan) JEMPUTAN TAKLIMAT PERLAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KEPADA WARGA INSTAR Rujuk: A. MTU(PKHD).100-6/1/2 bertarikh 4 Mac 19. 1. Berhubung dengan perkara tajuk dan rujuk diatas, dimaklumkan kepada pihak YBhg Tuan bahawa institut ini sangat mendokong perlaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) sepertimana perbincangan semasa mesyuarat bersama Ketua Cawang Tadbir seperti di Rujuk A untuk dilaksanakan di INSTAR. 2. Sehubungan dengan itu, institut ini memohon taklimat berkaitan dengan perlaksanaan EKSA daripada wakil pihak YBhg Tuan supaya maklumat dan tatacara perlaksanaan dapat diperolehi terus dari sumber yang tepat. 3. Justeru, jika kelulusan permohonan ini dipertimbangkan, wakil pihak YBhg Tuan boleh berhubung dengan Ketua Sel Tadbir INSTAR iaitu Kapt Khairul Izwan bin Nawawi TUDM di talian 011-12216723 untuk maklumat lanjut. 4. Segala pertimbangan kelulusan dan bantuan daripada pihak pihak YBhg Tuan didahului dengan ucapan terima kasih. AMINUN ROSNIAZHAR BIN ABDUL GHANI Mej TUDM bp Pegawai Memerintah Ciri-ciri
1. SURAT RASMI - Formal Letter. a. Selalunya ditujukan kepada perkara-perkara ucapan istiadat dan membentangkan perkara yang formal (rayuan bagi pertimbangan). b. Ditujukan kepada pegawai lebih senior ataupun setaraf dan ditandatangani oleh sipenulis itu sendiri. c. Ditulis bagi tujuan: (1)Akuan penerimaan arahan atau perintah. (2)Membalas surat pujian, cacian, ucapan tahniah dan terima kasih. (3)Apabila mengemukakan perkara-perkara yang luar biasa atau laporan biasa kepada pihak atasan. (4)Menguruskan perkara rasmi dengan agensi luar. (5)Mengurus jemputan dan makluman tentang aktiviti ke pihak atasan. 34 PARA 313 - 315 PENGERTIAN SURAT CIRI-CIRI SURAT RASMI 1. Mempunyai kata penghormatan (salutation) dan ditaip. 2. Mempunyai Complementary Ending dan ditaip. 3. Ditandatangani oleh Pegawai Bertauliah. 4. Tidak boleh ditandatangani ‘Bagi Pihak’ (bp). 5. Boleh mempunyai banyak pengalamat penerima.
35 CONTOH FORMAT SURAT RASMI 35 Ciri-ciri TERHAD Institut Pengajian Pentadbiran dan Pengurusan (INSTAR) d/a Pangkalan Udara Subang 40000 SHAH ALAM Tel: 03-78444772 Faks: 03-78469831 Nov 18 INSTAR. 500-5/4/504 Markas Tentera Udara Pejabat Asisten Ketua Staf Tadbir Aras 18.29, Wisma Pertahanan Jalan Padang Tembak 50634 KUALA LUMPUR (Untuk Perhatian: Asisten Ketua Staf Tadbir) YBhg Dato’ UCAPAN TERIMA KASIH 1. Dengan segala hormat dan takzimnya, terlebih dahulu saya mendoakan semoga YBhg Dato’ serta keluarga berada dalam keadaan sihat sejahtera dan sentiasa diberkati Allah S.W.T. 2. Pada kesempatan ini, saya dan seluruh warga INSTAR ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih atas kesudian YBhg Dato’ serta Datin kerana turut hadir ke Simulasi Majlis Makan Beradat INSTAR anjuran Kursus Tingkatan Pegawai Tadbir Siri 33/18 pada 2 Nov 18 yang lalu. 3. Besarlah penghargaan saya dan seluruh warga INSTAR terhadap kehadiran YBhg Dato’ dan Datin kerana memberi sokongan penuh terhadap Simulasi Majlis Makan Beradat ini dan diharap ianya akan diteruskan pada masa akan datang. 4. Akhir kata, saya sekali lagi mewakili seluruh warga INSTAR berdoa semoga YBhg Dato’ dan keluarga sentiasa dirahmati Allah S.W.T. Sekian, terima kasih. Saya yang menjalankan amanah HARISSON BIN HARUN Lt Kol TUDM Pegawai Memerintah Ciri-ciri
1. SURAT SEPARUH RASMI - Demi Official Letter. a. Surat yang membentangkan perkara biasa dan lebih kepada perkara peribadi dan ditujukan kepada pihak tentera atau awam. b. Ia ditulis perkara tidak rasmi dan lebih kepada kemesraan. c. Maklumat penghantar boleh dilihat di Superscription. 36 PARA 316 PENGERTIAN SURAT
37 CIRI-CIRI SURAT SEPARUH RASMI 1. Alamat Pengirim dan Penerima perlu disertakan nama dan pingat penuh. 2. Semua tarikh ditulis penuh. 3. Mempunyai kata penghormatan (salutation) dan ditulis tangan. 4. Mempunyai Complementary Ending dan ditulis tangan. 5. Ditandatangani oleh Pegawai Bertauliah. 6. Tidak boleh ditandatangani ‘Bagi Pihak’ (bp). 7. Mempunyai satu (1) pengalamat penerima. CONTOH FORMAT SURAT SEPARUH RASMI Ciri-ciri
1. Surat Dalaman. a. Surat-surat dalaman hanya digunakan di dalam markas pangkalan yang sama. untuk memberitahu sesuatu perkara kepada Unit/Skn/Cwg. b. Surat-surat dalaman ini dibahagikan kepada dua(2) jenis: 1) Surat Peringatan. 2) Memo. 38 PARA 317 - 318 PENGERTIAN SURAT Surat Peringatan: 1. Surat ini digunakan sebagai penyampai maklumat yang rasmi antara Sel atau Cawang. 2. Kaedah yang cepat dalam menyampaikan sesuatu perkara. 3. Ianya ditaip dan mengikut format. PARA 317
39 CIRI-CIRI SURAT PERINGATAN 1. Alamat Pengirim dan Penerima ditaip ringkas. 2. Tarikh selepas baris terakhir surat. 3. Tidak mempunyai kata penghormatan (salutation). 4. Tidak mempunyai Complementary Ending. 5. Ditandatangani oleh Pegawai Bertauliah. 6. Boleh ditandatangani ‘Bagi Pihak’ (bp). CONTOH FORMAT SURAT PERINGATAN
1. MEMO. Ianya merupakan satu bentuk cetakan yang digunakan untuk surat menyurat di dalam satu cawang atau kakitangan pejabat. 2. Biasanya tiada perjenisan keselamatan. 3. Jika Memo itu satu(1) perenggan sahaja tidak memerlukan nombor perenggan. 4. Tarikh dibahagian bawah atas dari tandatangan. 40 PENGERTIAN DAN CIRI-CIRI MEMO PARA 318 CONTOH FORMAT MEMOGRAF
41 Siri Surat Perkara Nama Beserta Pingat Tarikh Salutation Complimentary Ending bp (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) 1. Surat Perintah Tiada Atas (Penuh) Ada Ada Ada 2. Surat Arahan Tiada Atas (Ringkas) Ada Ada Ada 3. Surat Rasmi Tiada Atas (Ringkas) Ada Ada Tiada 4. Surat Separuh Rasmi Ada Atas (Penuh) Ada(Tulis Tangan) Ada (Tulis Tangan) Tiada 5. Surat Biasa Tiada Atas (Ringkas) Tiada Tiada Ada 6. Surat Peringatan Tiada Bawah (Ringkas) Tiada Tiada Ada 7. MEMO Tiada Bawah (Ringkas) Tiada Tiada Tiada KESIMPULAN
42 ➢ Peraturan dan panduan yang ditetapkan akan membantu semua anggota tentera dalam penulisan perkhidmatan. KESIMPULAN