PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGAMBILAN PELAJAR KOLEJ KOMUNITI PAHANG

2. Klik nombor 1,2,3 mengikut turutan.
3. Senarai nama pelajar belum mendaftar akan kelihatan, sila klik pada

penghujung nama ruangan daftar (no. 4)
4. Pelajar yang telah diklik akan kelihatan pada ruangan senarai mendaftar

(no.5).

45

SEMASA LAPOR DIRI
Perkara yang perlu di buat semasa pendaftaran: (Kerja Penasihat Akademik
a.k.a Pensyarah Kelas)
 Semak Fail Peribadi Pelajar - Borang BHHP 1- 6 lengkap
 Semak ePelajar - PASTIKAN SEMUA MAKLUMAT LENGKAP
 Jadi Saksi COP dan TANDATANGAN borang BHHP (Jika tak lengkap)
 Yuran (Wang Pos) kena minta pelajar Hantar Sendiri Ke Unit Pengambilan
 Bayaran Pelbagai (Kaedah bayaran pelbagai adalah mengikut ketetapan

kolej masing-masing)
 Pensyarah kelas perlu mendapatkan senarai nama pelajar yang layak

mendaftar daripada pegawai peperiksaan.
 JK pendaftaran pelajar senior adalah pensyarah kelas masing2
 Tapi boleh juga tubuhkan JK pendaftaran, mengikut perbincangan bersama

pihak pengurusan tertinggi
 Setelah semak kelayakan daftar, mulakan proses daftar pelajar dalam

ePelajar.
 Yuran Pengajian akan diserahkan kepada JK Kutipan Yuran / Unit

Pengambilan
 Slip bayaran pelbagai akan diserahkan kepada JK Bayaran Pelbagai ? Unit

Pembangunan Pelajar.
 Pensyarah kelas menyerahkan jadual kelas kepada para pelajar.
 Kuliah biasanya bermula dalam minggu seterusnya selepas pendaftaran

46

3. SISTEM ePELAJAR
Bagi pelajar semasa, sistem yang akan digunakan adalah epelajar.
Kegunaan epelajar untuk pelajar semasa adalah:
1. Daftar pelajar
2. Semak status pelajar
3. Carian pelajar
4. Semak dan Kemaskini data pelajar
5. Semak dan kemaskini yuran

4. YURAN
4.1. YURAN PENGAJIAN
Yuran pengajian kolej komuniti adalah RM 200.00 per semester. Yuran
pengajian perlu dibayar dalam bentuk wang pos atau kiriman wang sahaja.
Bayaran tunai adalah TIDAK DIBENARKAN.
Yuran pengajian kolej komuniti akan di bayar bagi Semester 1 hingga
Semester 3 sahaja. Pada akhir semester pelajar tidak perlu membayar yuran
pengajian ketika menjalani latihan industri.
Namun demikian, sekiranya pelajar perlu mengulang subjek dan perlu
menambah semester, maka yuran pengajian perlu dijelaskan mengikut
pertambahan semester yang dijalani. 1 semester rm200

4.2. BAYARAN PELBAGAI
Bayaran pelbagai merupakan bayaran yang dikenakan bagi aktiviti dan
kebajikan pelajar. Ia adalah mengikut kepada penetapan daripada Jabatan
Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti . Berikut merupakan contoh
pecahan bayaran pelbagai:

47

Kaedah pembayaran bayaran pelbagai ini mengikut penetapan pihak
pengurusan kolej masing-masing.

48

5. TAMAT KELAS
Pegawai pengambilan perlu menamatkan kelas setelah selesai mesyuarat
peperiksaan.
Apabila mesyuarat peperiksaan telah dijalankan, maka berdasarkan keputusan
akhir yang telah diberikan, kelas aktif perlu ditamatkan.

Langkah Tamat Kelas dalam sistem ePelajar:
i. Klik pada submodul Tamat Kelas

ii. Tetingkap berikut akan dipaparkan

Paparan tamat kelas

iii. Klik pada ikon Pilih

iv. Sistem akan mengeluarkan mesej pop-up. Klik OK

49

Mesej Pop-up menamatkan kelas
v. Senarai nama pelajar kelas yang ditamatkan akan dipapar. Pengguna perlu

menukar statur individu setiap pelajar daripada MENDAFTAR kepada TAMAT.

Menukar Status Individu Pelajar Kepada Tamat
vi. Klik semula pada submodul Tamat Kelas. Senarai kelas akan dipaparkan

semula.
50

6. NAIK KELAS
Naik kelas bermakna pelajar telah tamat sesi lepas dan bakal menyambung sesi
pengajian seterusnya. Pelajar pada semester Latihan Industri tidak perlu
dinaikkan kelas.
Langkah Naik Kelas dalam sistem ePelajar
Pegawai perlu memastikan kelas sebelum ini telah ditamatkan dan maklumat
kelas yang akan dinaikkan telah disediakan bagi memudahkan dan melancarkan
proses naik kelas.
i. Klik pada submodul Tamat Kelas.

ii. Sistem akan mengeluarkan mesej pop-up. Klik OK.
(Peringatan: Sila pastikan status kelas telah tamat sebelum menaikkan kelas
tersebut)

Mesej pop-up peringatan

51

iii. Klik pada ikon Pilih . Sistem akan mengeluarkan mesej pop-
up. Klik OK.

Mesej pop-up menaikkan kelas
52

iv. Tetingkap berikut akan dipaparkan. Isikan semua maklumat pada borang dan
kemudian klik butang Tambah Kelas.

Mesej pop-up menaikkan kelas

53

v. Senarai nama pelajar bagi kelas tersebut akan dipaparkan.
Senarai pelajar kelas yang dinaikkan
54

vi. Klik pada ikon Daftar untuk mendaftarkan pelajar.

Paparan Daftar Pelajar
vii. Klik submodul Senarai Kelas.
viii. Tetingkap senarai kelas akan dipaparkan. Kelas yang telah dinaikkan akan

berada dalam Senarai Kelas.

55

7. TANGGUH / TANGGUH LATIHAN INDUSTRI
Bagi pelajar yang ingin menangguhkan pengajian bagi sesi semasa, pelajar perlu
mengisi borang tangguh dan mendapatkan kelulusan daripada Pengarah kolej
komuniti.
Langkah tangguh pelajar semasa
1. Log in ePelajar
2. Klik Menu Hal-Hal Pelajar
3. Klik Butir Peribadi, carian menggunakan nombor kad pengenalan pelajar
atau nama penuh pelajar

56

4. Keluar butiran, klik pada menu Pengajian
5. Klik butang Kemaskini

57

6. Lengkapkan maklumat yang diperlukan
- No Fail Pelajar = Letak nombor pendaftaran pelajar
- Sesi Semasa = Sesi yang akan ditangguhkan
- Status Pendaftaran = Tangguh
- Sebab/Alasan = Nyatakan alasan yang dinyatakan dalam borang

7. Klik Kemaskini, setelah semua maklumat dilengkapkan
8. Selesai proses tangguh.

58

Tangguh Pelajar Latihan Industri
Bagi pelajar yang ingin menangguhkan latihan indsutri bagi sesi semasa, pelajar
perlu mengisi borang tangguh latihan industri dan mendapatkan kelulusan daripada
Pengarah kolej komuniti.
Langkah tangguh dalam sistem ePelajar

1. Log in ePelajar
2. Klik Menu Hal-Hal Pelajar
3. Klik Butir Peribadi, carian menggunakan nombor kad pengenalan pelajar

atau nama penuh pelajar

59

4. Keluar butiran, klik pada menu Pengajian
5. Klik butang Kemaskini

60

6. Lengkapkan maklumat yang diperlukan
- No Fail Pelajar = Letak nombor pendaftaran pelajar
- Sesi Semasa = Sesi yang akan ditangguhkan
- Status Pendaftaran = Tangguh
- Sebab/Alasan = Nyatakan alasan yang dinyatakan dalam borang

7. Klik Kemaskini, setelah semua maklumat dilengkapkan
8. Selesai proses tangguh.

61

Daftar Semula Pelajar Tangguh Pengajian

Pegawai Pegambilan perlu memastikan untuk menghubungi pelajar-pelajar yang
telah menangguhkan semester sebelum semester baru bermula. Pegawai boleh
menghubungi pelajar dalam tempoh sebulan atau paling kurang 2 minggu sebelum
pelajar perlu mendaftar untuk semester baru.

Langkah-langkah adalah seperti berikut:

1. Kenalpasti senarai pelajar tangguh dan tempoh penangguhan sehingga bila
2. Hubungi pelajar yang sepatutnya lapor diri semula
3. Jika pelajar bersetuju untuk melapor diri, keluarkan surat lapor diri
4. Jika pelajar tidak dapat lapor diri, pegawai perlu ambil maklum dan memberitahu

pelajar tempoh masa yang tinggal untuk tangguh

Langkah untuk daftarkan pelajar tangguh dalam sistem ePelajar:

1. Log in epelajar
2. Klik Menu Carian Pelajar
3. Klik Butir Peribadi, carian menggunakan nombor kad pengenalan pelajar

atau nama penuh pelajar
4. Keluar butiran, klik pada menu Pengajian
5. Klik butang pada status terkini pelajar
6. Keluar pop up message, pilih kelas yang akan didaftarkan
7. Tick pada butang, adakah anda bersetuju dengan perkara diatas?
8. Klik Hantar borang
9. Selesai proses daftar semula pelajar yang tangguh
10. Pegawai boleh membuat semakan status pelajar dalam Menu

Pengambilan dengan mencari Senarai Kelas pelajar terdahulu dan
melihat status pelajar tersebut. Pastikan status telah bertukar.

Daftar Semula Pelajar Tangguh Latihan Industri

Bagi pelajar yang menangguhkan latihan industri, pengawai pengambilan dengan
kerjasama pegawai perhubungan industri dan alumni perlu memastikan pelajar yang
menangguhkan Latihan industri di panggil untuk melapor diri semula bagi menjalani
latihan industri.

Langkah-langkah adalah seperti berikut:

1. Kenalpasti senarai pelajar tangguh latihan industri dan tempoh penangguhan
sehingga bila

2. Hubungi pelajar yang sepatutnya lapor diri semula

62

3. Jika pelajar bersetuju untuk melapor diri, pegawai perhubungan industri akan
mengeluarkan surat untuk pelajar mencari tempat LI.

4. Jika pelajar tidak dapat, pegawai pengambilan perlu ambil maklum dan bagitau
pelajar tempoh yg tinggal untuk tangguh

Langkah untuk daftarkan pelajar tangguh latihan industri dalam sistem ePelajar:
Pendaftaran dalam epelajar akan dilaksanakan setelah mendapat senarai nama
pelajar yang tangguh latihan industri telah melaporkan diri di tempat latihan industri.
Langkah pendaftaran dalam sistem adalah seperti berikut:

1. Log in epelajar
2. Klik Menu Carian Pelajar
3. Klik Butir Peribadi, carian menggunakan nombor kad pengenalan pelajar atau

nama penuh pelajar
4. Keluar butiran, klik pada menu Pengajian
5. Klik butang pada status terkini pelajar
6. Keluar pop up message, pilih kelas yang akan didaftarkan
7. Tick pada butang, adakah anda bersetuju dengan perkara diatas?
8. Klik Hantar borang
9. Selesai proses daftar semula pelajar yang tangguh
10. Pegawai boleh membuat semakan status pelajar dalam Menu Pengambilan

dengan mencari Senarai Kelas pelajar terdahulu dan melihat status pelajar
tersebut. Pastikan status telah bertukar.

63

8. TUKAR KOLEJ
Pelajar semester 2 dan 3 yang membuat keputusan untuk bertukar kolej perlu
mendapatkan kelulusan daripada Pengarah Kolej Komuniti.
Pertukaran kolej perlu mendapat kelulusan daripada Pengarah Kolej Komuniti.
Pelajar perlu mengisi dan melengkapkan Borang Pertukaran Kolej. Sebelum itu,
pegawai perlu menghubungi kolej yang berkenaan untuk mendapatkan status
kekosongan tempat.
Sekiranya terdapat kekosongan tempat dan telah mendapat kelulusan daripada
Pengarah Kolej Komuniti, maka proses pertukaran pelajar boleh dilaksanakan.
Rujuk Garis Panduan Pengambilan Pelajar bagi tatacara pertukaran kolej.
Pegawai Pengambilan perlu mengeluarkan surat pertukaran kolej dan
menghantar semua dokumen yang terdapat dalam fail peribadi pelajar.
Langkah Pertukaran Kolej dalam Sistem ePelajar
1. Log in ePelajar
2. Klik Menu “Hal-hal pelajar”
3. Klik Butir Peribadi

64

4. Masukkan no kad pengenalan pelajar. Klik “Cari”

5. Paparan seperti dibawah akan tertera.
6. Klik Menu “Pengajian”

7. Maklumat Status pendaftaran pelajar akan terpapar.
8. Klik pada butang “Kemaskini” pada status pelajar yang terkini

65

9. Paparan maklumat pelajar akan tertera seperti di bawah
10. Lengkapkan maklumat yang diperlukan.
11. Tukar Status Pendaftaran kepada “BERTUKAR KOLEJ”

12. Klik “KEMASKINI” apabila maklumat telah dilengkapkan.
66

Tukar status pelajar telah selesai.
67

9. BERHENTI
Pelajar yang ingin berhenti pengajian dari kolej komuniti perlu mengisi borang
dan berjumpa dengan pegawai kaunseling.
Kelulusan berhenti pengajian akan diluluskan oleh Pengarah Kolej Komuniti.
Carta alir pengurusan berhenti pelajar perlu merujuk kepada Garis Panduan
Pegambilan Pelajar Edisi 9.
Pastikan semua maklumat dalam borang telah lengkap dan ditandatangani oleh
pihak yang berwajib.
Langkah Berhenti Pelajar dalam ePelajar:
1. Log in ePelajar
2. Klik Menu Hal-Hal Pelajar

68

3. Klik Butir Peribadi, carian menggunakan nombor kad pengenalan pelajar
atau nama penuh pelajar

4. Keluar butiran, klik pada menu Pengajian

69

5. Klik butang Kemaskini

6. Lengkapkan maklumat yang diperlukan
- No Fail Pelajar = Letak nombor pendaftaran pelajar
- Sesi Semasa = Sesi yang akan ditangguhkan
- Status Pendaftaran = Berhenti
- Sebab/Alasan = Nyatakan alasan yang dinyatakan dalam borang

70

7. Klik Kemaskini, setelah semua maklumat dilengkapkan. Selesai proses
tangguh

Pegawai boleh membuat semakan status pelajar dalam Menu Pengambilan dengan
mencari Senarai Kelas pelajar terdahulu dan melihat status pelajar tersebut.
Pastikan status telah bertukar.

71

10. ULANG SEMESTER
Ulang semester merupakan kes yang dihadapi oleh pelajar yang telah gagal iaitu
memperolehi himpunan nilai mata yang tidak membolehkan pelajar untuk
mendaftar ke semester berikutnya. Keadaan ini akan terjadi apabila pelajar yang
mendapat keputusan gagal dalam peperiksaan semester semasa dengan PNM & HPNM
< 1.00, adalah tidak layak naik ke semester seterusnya dan pelajar tersebut perlu
mengulang semester.
Langkah Menukarkan Status Ulang Semester dalam sistem CCMS:
1. Log in CCMS
2. Ikuti langkah berikut

72

73

Langkah Menukarkan Status Ulang Semester dalam ePelajar:
1. Log in ePelajar
2. Ikuti langkah berikut:

74

Selesai pertukaran status pelajar.
75

Pendaftaran Pelajar Yang Mengulang Semester.
Pelajar yang mempunyai status “Ulang Semester’ akan didaftarkan pada semester
baru. Pegawai Pengambilan perlu memastikan pelajar tersebut datang untuk
mendaftar sebelum memulakanproses pendaftaran dalam sistem ePelajar.
Langkah pendaftaran pelajar “Ulang Semester” dalam ePelajar:

1. Log in ePelajar
2. Klik Menu Hal-hal Pelajar
3. Pilih Butir Peribadi

4. Masukkan nombor kad pengenalan pelajar dan klik “Cari”

76

5. Paparan seperti dibawah akan tertera. Klik pada pengajian

6. Paparan seperti di bawah akan tertera. Klik pada Kemaskini status pelajar yang
terkini.

77

7. Lengkapkan maklumat yang diperlukan dan tukar status pelajar kepada
“Mendaftar”

8. Klik Kemaskini.
9. Proses pertukaran status pelajar telah selesai. Setelah itu, Pegawai Pengambilan
perlu mendaftarkan pelajar pada kelas yang aktif.
10. Klik semula Menu Hal-hal Pelajar. Pilih Butir Peribadi pelajar

11. Masukkan nombor kad pengenalan pelajar
78

12. Klik “Kelas”

13. Paparan di bawah akan keluar

14. Pilih kelas yang sepatutnya pelajar tersebut ulang semula.
15. Pendaftaran pelajar “Ulang Semester’ tamat.

79

11. ULANG SUBJEK
Apabila terdapat pelajar yang gagal pada subjek yang diambil dan perlu
mengambil semula subjek, terdapat 2 keadaan yang akan berlaku iaitu:
1. Tiada pertambahan semester
2. Berlaku pertambahan semester (Perlu Kelas Sendiri)
Sekiranya keadaan pertama berlaku iaitu tiada pertambahan semester, maka
pelajar boleh terus dikekalkan dalam kelas yang sama. Pelajar boleh dinaikkan
kelas pada semester berikutnya. Pelajar hanya perlu mengambil semula subjek
yang gagal pada semester seterusnya.
Apabila keadaan kedua berlaku dan pelajar perlu menambahkan semester, maka
Pegawai Pengambilan kena memastikan pelajar didaftarkan dalam kelas yang
sepatutnya. Penambahan semester adalah bermaksud kelas baru perlu
diwujudkan untuk pelajar yang mengulang subjek.
Penambahan kelas dalam sistem epelajar adalah seperti berikut:
1. Log in ePelajar
2. Klik Menu “Tambah Kelas”

80

3. Pilih “Senarai Kategori”, berdasarkan kategori kelas pelajar
4. Klik Carian

81

5. Pilih “Kod & Nama Kursus”, klik butang +

6. Paparan dibawah akan tertera. Lengkapkan maklumat kelas

7. Klik “Kemaskini”. Penambahan kelas telah selesai.
8. Paparan dibawah akan menunjukkan kelas yang telah duwujudkan. Namun
begitu, Semester kelas hanya akan terpapar sebagai Semester 1. Pegawai
Pengambilan perlu menghubungi Pegawai di Bahagian Pengambilan Pelajar,
JPPKK untuk menukarkan semester kelas tersebut.

82

9. Pegawai Pengambilan perlu menyatakan kod kelas untuk ditukarkan kepada
semester yang berkenaan.

83

FAQ PELAJAR SEMASA

1- Lapor Diri
Pelajar senior perlu melapor diri / mendaftar pada tarikh yang dikeluarkan oleh pihak
kolej. Namun begitu, sekiranya terdapat pelajar yang tidak dapat melapor diri dalam
masa yang ditetapkan, Pegawai Pengambilan perlu berbincang dengan pihak
pengurusan untuk memberi tempoh masa untuk pelajar datang semula melapor diri.
Pada kebiasanya, tempoh masa melapor diri pelajar senior adalah dalam tempoh 3 -
4 hari setelah tarikh lapor diri dikeluarkan.
2- Pertukaran Kolej
Pelajar semasa adalah dibenarkan untuk membuat pertukaran kolej setelah
mendapat persetujuan Pengarah Kolej.
3- Berhenti
Pelajar semasa boleh membuat permohonan berhenti pengajian dengan mematuhi
prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak kolej.
4- Tangguh
Pelajar semasa boleh membuat permohonan tangguh pengajian dengan mematuhi
prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak kolej.

5- Tanguh Khas
Prosedur tangguh khas adalah melibatkan kes-kes pelajar bagi kes berikut:
a) Tidak melapor diri dalam tempoh masa yang ditetapkan.
b) Kehadiran pelajar tidak mencukupi 25% daripada jumlah keseluruhan semester

(Rujuk Garis Panduan Pengambilan Terkini)

6- Bayaran Balik Bantuan Kewangan
Pelajar yang tidak menamatkan pengajian adalah dikehendaki untuk membuat
bayaran balik bantuan kewangan yang diperolehi.

84

RUJUKAN
1. Garis Panduan Pengambilan Pelajar Kolej Komuniti Edisi 9
2. Handbook Pegawai Kanan Edisi 1, Ana Pataniah & Syarifah Nozi
3. Garis Panduan Pelaksanaan Latihan Industri Kolej Komuniti (Edisi Pegawai)
4. MyPortfolio Pegawai Pengambilan
5. Manual ePengambilan 2014
6. Manual ePelajar 2014
7. Manual eBorang 2014

85

Diterbitkan oleh:
Kolej Komuniti Temerloh
Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti
Kementerian Pengajian Tinggi

By Pass Batu 2, Kampung Chatin Ulu,
Jalan Temerloh, 28400 Mentakab, Pahang, MALAYSIA

Tel: (+609) 270 1550 / 1553 Fax: (+609) 270 1551
Email : [email protected]